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Engenharia Organizacional 1 TROL Engenharia Organizacional Jonas Castro de Abreu 1ª e di çã o Engenharia Organizacional 2 DIREÇÃO SUPERIOR Chanceler Joaquim de Oliveira Reitora Marlene Salgado de Oliveira Presidente da Mantenedora Wellington Salgado de Oliveira Pró-Reitor de Planejamento e Finanças Wellington Salgado de Oliveira Pró-Reitor de Organização e Desenvolvimento Jefferson Salgado de Oliveira Pró-Reitor Administrativo Wallace Salgado de Oliveira Pró-Reitora Acadêmica Jaina dos Santos Mello Ferreira Pró-Reitor de Extensão Manuel de Souza Esteves DEPARTAMENTO DE ENSINO A DISTÂNCIA Gerência Nacional do EAD Bruno Mello Ferreira Gestor Acadêmico Diogo Pereira da Silva FICHA TÉCNICA Texto: Jonas Castro de Abreu Revisão Ortográfica: Rafael Dias de Carvalho Moraes e Christina Corrêa da Fonseca Projeto Gráfico e Editoração: Andreza Nacif, Antonia Machado, Eduardo Bordoni, Fabrício Ramos Supervisão de Materiais Instrucionais: Antonia Machado Ilustração: Eduardo Bordoni e Fabrício Ramos Capa: Eduardo Bordoni e Fabrício Ramos COORDENAÇÃO GERAL: Departamento de Ensino a Distância Rua Marechal Deodoro 217, Centro, Niterói, RJ, CEP 24020-420 www.universo.edu.br Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca Universo – Campus Niterói. Bibliotecária: ELIZABETH FRANCO MARTINS – CRB 7/4990 Informamos que é de única e exclusiva responsabilidade do autor a originalidade desta obra, não se r esponsabilizando a ASOEC pelo conteúdo do texto formulado. © Departamento de Ensi no a Dist ância - Universidade Salgado de Oliveira Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida, arquivada ou transmitida de nenhuma forma ou por nenhum meio sem permissão expressa e por escrito da Associação Salgado de Oliveira de Educação e Cultura, mantenedora da Univer sidade Salgado de Oliveira (UNIVERSO). Engenharia Organizacional 3 Palavra da Reitora Acompanhando as necessidades de um mundo cada vez mais complexo, exigente e necessitado de aprendizagem contínua, a Universidade Salgado de Oliveira (UNIVERSO) apresenta a UNIVERSOEAD, que reúne os diferentes segmentos do ensino a distância na universidade. Nosso programa foi desenvolvido segundo as diretrizes do MEC e baseado em experiências do gênero bem-sucedidas mundialmente. São inúmeras as vantagens de se estudar a distância e somente por meio dessa modalidade de ensino são sanadas as dificuldades de tempo e espaço presentes nos dias de hoje. O aluno tem a possibilidade de administrar seu próprio tempo e gerenciar seu estudo de acordo com sua disponibilidade, tornando-se responsável pela própria aprendizagem. O ensino a distância complementa os estudos presenciais à medida que permite que alunos e professores, fisicamente distanciados, possam estar a todo o momento, ligados por ferramentas de interação presentes na Internet através de nossa plataforma. Além disso, nosso material didático foi desenvolvido por professores especializados nessa modalidade de ensino, em que a clareza e objetividade são fundamentais para a perfeita compreensão dos conteúdos. A UNIVERSO tem uma história de sucesso no que diz respeito à educação a distância. Nossa experiência nos remete ao final da década de 80, com o bem- sucedido projeto Novo Saber. Hoje, oferece uma estrutura em constante processo de atualização, ampliando as possibilidades de acesso a cursos de atualização, graduação ou pós-graduação. Reafirmando seu compromisso com a excelência no ensino e compartilhando as novas tendências em educação, a UNIVERSO convida seu alunado a conhecer o programa e usufruir das vantagens que o estudar a distância proporciona. Seja bem-vindo à UNIVERSOEAD! Professora Marlene Salgado de Oliveira Reitora. Engenharia Organizacional 4 Engenharia Organizacional 5 Sumário Apresentação da disciplina ...........................................................................................07 Plano da disciplina .......................................................................................................... 09 Unidade 1 - Processo Administrativo .........................................................................13 Unidade 2 – Organização da Ação Empresarial .......................................................29 Unidade 3 – Planejamento da Ação Empresarial ....................................................65 Unidade 4 – Controle da Ação Empresarial ..............................................................87 Unidade 5 – Comando da Ação Empresarial ............................................................99 Unidade 6 – Os Recursos Humanos na Empresa .....................................................119 Considerações finais ......................................................................................................161 Conhecendo o autor ......................................................................................................163 Referências ........................................................................................................................165 Anexos................................................................................................................................167 Engenharia Organizacional 6 Engenharia Organizacional 7 Apresentação da Disciplina Bem vindos a Engenharia Organizacional! É aqui que iremos dar prosseguimento ao estudo da Administração, que iniciamos na disciplina Administração de Empresas. Em Processo Administrativo (Unidade 1), estudaremos as funções básicas para a existência e funcionamento da empresa. Esses estudos serão ampliados nas cinco unidades a seguir, onde será estuda de forma individual cada uma dessas funções. Na Unidade 2 estudaremos a Organização da ação empresarial, onde iremos conhecer o significado da palavra Organização, bem como entender a importância da função Administrativa Organização para a vida da empresa. Na Unidade 3 estudaremos o Planejamento da ação empresarial, onde conheceremos o que é planejar e sua importância para a empresa, no que diz respeito ao seu crescimento tanto interno como externo. Na Unidade 4, estudaremos o Controle da ação empresarial, onde conheceremos as formas de controle de todas as ações realizadas na empresa, identificado os pontos positivos e aqueles pontos que deverão ser corrigidos. Na Unidade 5, estudaremos o Comando da ação empresarial, onde conheceremos as formas de liderar em sua forma gerencial e, consequente, a forma de motivar seus funcionários no dia a dia. Na Unidade 6, estudaremos os Recursos Humanos na empresa, onde conheceremos a importância dos Recursos Humanos para a empresa, que tem um objetivo determinado desde a sua Organização. Procuramos desenvolver essa disciplina, que vai além do que, nesse exato momento, você domina sobre a Administração. Sabemos que através da leitura das unidades, você tomará conhecimento e domínio do que é realmente Administração. Qualquer dúvida não hesite em nos contatar. Esperamos que tenha sucesso! Engenharia Organizacional 8 Engenharia Organizacional 9 Plano da Disciplina A disciplina Engenharia Organizacional tem por objetivo levar o aluno ao aprofundamento do conhecimento da administração e sua aplicação na empresa, bem como o conhecimento das funções essenciais para a empresa, possibilitando o estudo e o aprofundamento sobre o que chamamos de gestão organizacional e destacando a importância de cada função para o desenvolvimento empresarial. Com a finalidade de facilitar a compreensão, segue uma síntese de cada unidade, ressaltando seus objetivos, para que você possa ter uma visão ampla do conteúdo que irá estudar. Unidade 1 - O PROCESSO ADMINISTRATIVO Nesta unidade, vamos estudar as funções administrativas:planejamento, organização, direção e controle, como forma introdutória para o aprofundamento das demais unidades. Lembrando que a utilização das funções administrativas foi desenvolvida na Teoria Clássica, com Henri Fayol, e foi aperfeiçoada na Teoria Neoclássica. Ambas as teorias, dedicam-se ao estudo do processo Administrativo. Objetivos: Conhecer os conceitos de cada função administrativa. Unidade 2 - ORGANIZAÇÃO DA AÇÃO EMPRESARIAL Nesta unidade, vamos estudar a Organização como uma função da administração e como entidade social. Vamos identificar os tipos de organização, a visão estratégica da administração, as características do desenho organização e a departamentalização. Objetivos: Conhecer o conceito e os tipos de organização segundo as teorias da administração, bem como o significado da departamentalização e a sua tipologia. Engenharia Organizacional 10 Unidade 3 - PLANEJAMENTO DA AÇÃO EMPRESARIAL Nesta unidade, vamos estudar o Planejamento, que é uma função da administração considerada de grande importância estratégica para a empresa. Objetivos: Conhecer o conceito e os tipos de planejamento; Conhecer os referenciais e critérios para fixação de objetivos, a preparação de programas. Unidade 4 - CONTROLE DA AÇÃO EMPRESARIAL Nesta unidade, vamos estudar o controle que também é uma função administrativa, que tem como objetivo fazer controlar de tudo o que acontece na empresa, de forma a confrontar o que pretendíamos alcançar com o que de fato foi alcançado pela mesma. Objetivo: Conhecer o significado da amplitude de controle. Unidade 5 – COMANDO DA AÇÃO EMPRESARIAL Nesta unidade, vamos estudar o comando, que também é uma função administrativa. Mas para estudar o comando, temos que saber a diferença entre comando e direção, entender um pouco de liderança, motivação e tudo o que é importante para o funcionamento de uma empresa. Objetivo: Construir uma visão sistêmica, que englobe as dimensões pessoal, organizacional e planetária e que estimule uma liderança comprometida com a responsabilidade grupal e social. Desenvolver habilidades de comunicação entre indivíduos e de comunicação grupal, orientada para a construção de uma sociedade harmoniosa e pacífica. Engenharia Organizacional 11 Unidade 6 - OS RECURSOS HUMANOS NA EMPRESA Nesta unidade, vamos estudar os Recursos Humanos e a sua importância, do ponto de vista estratégico, para a empresa e para o seu desenvolvimento, tanto no que diz respeito ao ambiente interno, como também ao externo. Objetivo: Possibilitar ao aluno reconhecer os valores e comportamentos humanos na empresa. Compreensão das teorias e os conceitos que envolvem ferramentas da administração de recursos humanos, que estão sendo utilizadas pelas organizações. Bons estudos! Engenharia Organizacional 12 Engenharia Organizacional 13 Processo Administrativo 1 Engenharia Organizacional 14 Nesta primeira unidade, iremos ver as funções administrativas que fazem parte do que chamamos de Processo Administrativo, de forma introdutória e parcial, onde iremos apresentar a importância de cada função para a empresa. Objetivos da Unidade: Conhecer o conceito e os tipos de planejamento; Identificar os fatores críticos do sucesso de uma empresa; Conhecer os referenciais e critérios para a fixação de objetivos; o processo de decisão; a elaboração do plano de ação; os tipos de gráficos para a preparação de programas; a matriz para a elaboração do Planejamento Estratégico; Planos da Unidade: Conceitos; Funções da administração (Organizar, Planejar, Liderar e Controlar); Níveis organizacionais (estratégico, tático e operacional); Conceito de eficiência e eficácia; Bons estudos! Engenharia Organizacional 15 Conceito: O processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso dos recursos organizacionais para alcançar determinados objetivos de maneira eficiente e eficaz. Funções da administração: Planejamento. As empresas não trabalham na base da improvisação. Quase tudo nelas é planejado antecipadamente. O Planejamento figura como a primeira função administrativa, por ser exatamente aquela que serve de base para as demais funções. O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer para alcançá-los. Começa com a determinação dos objetivos e detalha os planos necessários para atingi-los da melhor maneira possível. Planejar é definir os objetivos e escolher antecipadamente o melhor curso de ação para alcançá-los. O planejamento define onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que sequência. As Premissas do Planejamento a) Estabelecimento de Objetivos Objetivos são resultados futuros que se deseja atingir. Há uma hierarquia de objetivos, pois alguns deles são mais importantes e predominam sobre os demais. O planejamento é um processo que começa com os objetivos e define os planos para alcançá-los. Esta definição faz do estabelecimento dos objetivos a serem alcançados o ponto de partida do planejamento. A fixação dos objetivos é a primeira coisa a ser feita: saber onde se pretende chegar para se saber exatamente como chegar lá. Engenharia Organizacional 16 b) Desdobramento dos objetivos Os objetivos das organizações podem ser visualizados dentro de uma hierarquia que vai desde os objetivos globais da organização (no topo da hierarquia) até os objetivos operativos ou operacionais que envolvem simples instruções para a rotina cotidiana (na base da hierarquia). Desta maneira, o planejamento compõe-se tanto de estratégias e políticas de longo prazo por meio das quais se pretende alcançar os objetivos globais da organização, como também de um conjunto de planos detalhando as atividades cotidianas para o alcance dos objetivos imediatos relacionados com uma divisão ou órgão da organização. A partir dos objetivos organizacionais, a empresa pode fixar suas políticas diretrizes, metas, programas, procedimentos, métodos e normas. Enquanto os objetivos organizacionais são amplos e genéricos, à medida que se desce nos seus desdobramentos, a focalização torna-se cada vez mais restrita e detalhada. c) Abrangência do Planejamento Além da hierarquia de objetivos, existe também uma hierarquia do planejamento. Neste sentido, existem três níveis distintos de planejamento: o planejamento estratégico, o tático e o operacional. Planejamento Estratégico: é o planejamento mais amplo e abrangente da organização. Planejamento Tático: é o planejamento feito em nível departamental. Planejamento Operacional: é o planejamento feito para cada tarefa ou atividade. Engenharia Organizacional 17 Os três níveis de planejamento d) Tipos de Planos O planejamento produz um resultado imediato: o plano. Um plano é o produto do planejamento e constitui o evento intermediário entre o processo de planejamento e o processo de implementação do planejamento. Todos os planos têm um propósito comum: a previsão, programação e a coordenação de uma sequência lógica de eventos, os quais, se aplicados com sucesso, deverão conduzir ao alcance dos objetivos que os comandam. Existem quatro tipos distintos de planos, a saber: Planos relacionados com os métodos, denominados procedimentos. Planos relacionados com dinheiro, denominados orçamentos. Planos relacionados com o tempo, denominados programas ou programações. Planos relacionados com comportamentos, denominados normas ou regulamentos. Organização: Organização será considerada aqui a função administrativa, parte integrante do processo administrativo. Neste sentido, organização significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãosincumbidos de sua administração e estabelecer as relações entre eles e as atribuições de cada um. Trataremos da organização como a segunda função administrativa e que depende do planejamento, da direção e do controle para formar o processo administrativo. Engenharia Organizacional 18 Após o planejamento, segue-se a função de organização, que consiste em: a) Determinar as atividades específicas necessárias ao alcance dos objetivos planejados (especialização); b) Agrupar as atividades em uma estrutura lógica (departamentalização); c) Designar as atividades às específicas posições e pessoas (cargos e tarefas). A organização pode ser feita em três níveis diferentes: 1. Organização ao nível global: é a organização que abrange a empresa como um todo. 2. Organização ao nível departamental: é a organização que abrange cada departamento da empresa. 3. Organização ao nível das tarefas: é a organização que focaliza cada tarefa, atividade ou operação especificamente. Direção A Direção constitui a terceira função administrativa e vem logo depois do planejamento e da organização. Definido o planejamento e a organização, resta fazer as coisas andarem e acontecerem. Este é o papel da direção: acionar e dinamizar a empresa. A direção está relacionada com a ação, com o colocar-se em marcha, e tem muito a ver com as pessoas. Ela está diretamente relacionada com a atuação sobre os recursos humanos da empresa. Assim a direção é a função administrativa que se refere às relações interpessoais dos administradores em todos os níveis da organização e os seus respectivos subordinados. Como não existem empresas sem pessoas, a direção constitui uma das mais complexas funções administrativas pelo fato de envolver orientação, assistência à execução, comunicação, motivação, enfim, todos os processos pelo meio dos quais os administradores procuram influenciar os seus subordinados para que se comportem dentro das expectativas e consigam alcançar os objetivos da organização. Engenharia Organizacional 19 Controle O controle como a quarta função administrativa, que depende do planejamento, da organização, e da direção para formar o processo administrativo. A finalidade do controle é assegurar que os resultados daquilo que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possível aos objetivos previamente estabelecidos. A essência do controle reside na verificação se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos ou resultados desejados. Fases do Controle a) Estabelecimento de Padrões ou Critérios Os padrões representam o desempenho desejado. OS critérios representam as normas que guiam as decisões. Constituem os objetivos que o controle deverá assegurar ou manter. A Administração Científica preocupou-se em desenvolver técnicas capazes de proporcionar bons padrões, como o tempo padrão no estudo dos tempos e movimentos. O custo padrão, os padrões de qualidade, os padrões de volume de produção são exemplos de padrões ou critérios. b) Observação do Desempenho O processo de controle atua no sentido de ajustar as operações a determinados padrões previamente estabelecidos e funciona de acordo com a informação que recebe. c) Comparação do Desempenho com o Padrão Estabelecido É importante determinar os limites dentro dos quais a variação ou erro ocorrido entre o desempenho esperado e o obtido poderá ser aceita como normal ou desejável. O desempenho deve ser comparado com o padrão para se verificar eventuais desvios ou variações. Engenharia Organizacional 20 A comparação da atuação com o que foi planejado não busca apenas localizar as variações, erros ou desvios, mas também permitir a predição de outros resultados futuros e localizar as dificuldades para criar condições para que as operações futuras possam alcançar melhores resultados. d) Ação Corretiva O objetivo do controle é manter as operações dentro dos padrões estabelecidos para que os objetivos sejam alcançados da melhor maneira possível. Assim, as variações, erros ou desvios devem ser corrigidos para que as operações sejam normalizadas. A ação corretiva visa fazer com que aquilo que é feito seja feito extremamente de acordo com o que se pretendia fazer. Níveis organizacionais O administrador é uma figura essencial e indispensável para as organizações, qualquer que seja o seu tamanho ou tipo. E dentro das organizações, o administrador pode ser um presidente ou diretor, um gerente ou um supervisor, dependendo do nível que ocupa. Em outras palavras, o administrador pode estar situado em um dos três níveis organizacionais: no nível institucional, intermediário ou operacional de uma organização. Em cada um dos níveis organizacionais, o papel do administrador é diferente. O Nível Institucional ou Estratégico: É o nível mais administrativo mais elevado da organização. É constituído pelo presidente e diretores que compõem a alta administração e toma as principais decisões da organização. Nas grandes organizações, existe o Conselho Administrativo, que determina o que o presidente e a direção devem fazer. O nível institucional é o nível mais periférico da organização, pois está em contato direto com o ambiente externo, com o mundo que rodeia a organização, e recebe o impacto das mudanças e pressões ambientais. Recebe também o nome de nível estratégico, pois é o responsável pela definição do futuro do negócio como um todo. Nesse nível, o administrador deve possuir uma visão estratégica, para definir a missão e os objetivos fundamentais do negócio. Engenharia Organizacional 21 O Nível Intermediário: É o nível administrativo que articula internamente o nível institucional com o nível operacional da organização. É o nível do meio do campo e é composto pelos gerentes. Recebe o nome de nível gerencial ou tático. Funciona como uma camada amortecedora dos impactos ambientais, pois recebe as decisões globais tomadas no nível operacional. Interpreta a missão e os objetivos fundamentais do negócio, traduzindo-o em meios de ação cotidiana para que o nível operacional possa transforma-lo em execução, Nesse nível o administrador deve possuir uma visão tática. O Nível Operacional: É o nível administrativo mais baixo de todos. É o nível mais íntimo da organização e constitui a base inferior do organograma. É o nível que administra a execução e realização das tarefas e atividades cotidiana. Nesse nível, o administrador deve possuir uma visão operacional. Recebe o nome de supervisão de primeira linha, pois tem contato direto com a execução ou operação, que é realizada pelos funcionários não administrativos e operários que se incumbem da realização das tarefas e atividades rotineiras do dia a dia da organização. Assim, em qualquer organização, a administração é exercida por meio desses três níveis em estreita coordenação entre si. Eles formam o chamado aparato administrativo da organização. Cada um deles tem a sua função específica. Conceito de eficiência e eficácia Para alcançar os objetivos propostos pelas empresas o Administrador precisa saber utilizar os recursos organizacionais no sentido de obter eficiência e eficácia, bem como alto grau de satisfação entre as pessoas que fazem o trabalho e o cliente que o recebe. Engenharia Organizacional 22 Quanto ao desempenho, existem dois critérios: eficiência e eficácia. A eficiência significa fazer as coisas bem e corretamente. Relaciona-se com os meios. É uma medida da proporção dos recursos utilizados para alcançar os objetivos, ou seja, uma medida de saídas ou resultados comparados com os recursos consumidos. A administração pode alcançar um objetivo com um mínimo de recursos ou pode ultrapassar o objetivo com os mesmos recursos. As medidas de eficiência podem ser o custo do trabalho, a utilizaçãodo equipamento, a manutenção de máquinas e o retorno do capital investido. Contudo, a eficiência é necessária, mas não suficiente. Deve haver eficácia, principalmente, o que significa atingir objetivos e resultados. A eficácia relaciona-se com os fins e propósitos. É o grau em que a administração consegue atingir seus objetivos. É a medida do resultado da tarefa ou alcance do objetivo estabelecido. Exemplo: Um administrador eficiente é aquele cuja unidade de trabalho opera diariamente com um custo mínimo de materiais e de trabalho. Um administrador eficaz é aquele cuja unidade de trabalho alcança diariamente as metas de produção em termos de quantidade e qualidade de resultados. Porém nem sempre a eficiência e eficácia caminham juntas e de mãos dadas. Muitas vezes, o administrador e eficiente ao extrair o máximo dos recursos disponíveis, mas não é eficaz ao atingir os objetivos esperados. Outras vezes, é eficaz ao atingir os alvos previamente estabelecidos, mas queimando recursos pelo meio, ou seja ganha a guerra, mas deixa mortos e feridos ao longo do caminho, devido à sua ineficiência. O ideal é ser eficiente e eficaz. Isso tem um nome: excelência. Engenharia Organizacional 23 Diferenças ente Eficiência e Eficácia: Eficiência Eficácia Fazer corretamente as coisas. Fazer as coisas necessárias Preocupar-se com os meios. Preocupar-se com os fins. Enfatizar métodos e procedimentos. Efatizar objetivos e resultados. Cumprir regulamentos internos. Atingir os alvos e objetivos. Treinar e aprender. Saber e conhecer. Jogar futebol com arte. Ganhar a partida de futebol. Saber batalhar. Ganhar a Guerra. Ser pontual no trabalho. Agregar valor e riqueza Chegamos ao final desta unidade, onde apresentamos, de forma resumida, as funções administrativas, que fazem parte do chamado Processo Administrativas, bem como a identificação da Eficiência, da Eficácia e da Excelência Administrativa. Nas próximas unidades, iremos aprofundar os estudos de cada uma dessas funções, identificando a sua importância para a ação empresarial. É HORA DE SE AVALIAR: Lembre-se de realizar as atividades desta unidade de estudo. Elas irão ajudá-lo a fixar o conteúdo, além de proporcionar sua autonomia no processo de ensino-aprendizagem. Engenharia Organizacional 24 Exercícios da unidade 1 1) Respeito de planejamento estratégico, é correto afirmar: a) A empresa raramente deve redefinir suas missões, para não se descaracterizar nem confundir os funcionários. b) Na preparação do plano estratégico, não devem ser tomados como apoio de dados pesquisas de opinião nem dados anteriores, pois esses valores podem estar corrompidos ou desatualizados. c) A preparação do plano estratégico deve começar com um estudo do futuro dos objetivos da organização. Uma técnica popular para explicar as alternativas é a matriz dos produtos e mercados. d) Nenhuma das anteriores. e) + (b) + (c). 2) É o produto do planejamento e constitui o evento intermediário entre o processo de planejamento e o processo de implementação do planejamento. Estamos falando: a) Do Estabelecimento de Objetivos; b) Do Planejamento Estratégico; c) De um Plano; d) De um Planejamento; e) De Planos relacionados com o tempo. Engenharia Organizacional 25 3) A fixação dos objetivos é a primeira coisa a ser feita: saber onde se pretende chegar para se saber exatamente como chegar lá. Estamos falando: a) Do Estabelecimento de Objetivos; b) Do Planejamento Estratégico; c) De um Plano; d) De um Planejamento; e) De Planos relacionados com o tempo. 4) Além da hierarquia de objetivos, existe também uma hierarquia do planejamento. Neste sentido, existem três níveis distintos de planejamento: Identifique a seguir o item que identifica a hierarquia do planejamento. a) Do Estabelecimento de Objetivos; b) Do Planejamento Estratégico; c) De um Plano; d) Da Abrangência de um Planejamento; e) De Planos relacionados com o tempo. 5) A finalidade do controle é assegurar que os resultados daquilo que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possível aos objetivos previamente estabelecidos. É uma das Fases do Controle: a) Determinar as atividades específicas necessárias ao alcance dos objetivos planejados; b) Estabelecimento de Padrões ou Critérios; c) Organização ao nível das tarefas; d) Planos relacionados com os métodos; e) Estabelecimento de Objetivos. Engenharia Organizacional 26 “Parte integrante do processo administrativo. Neste sentido, organização significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer as relações entre eles e as atribuições de cada um.” De acordo com o texto destacado, responda a questão a seguir: 6) Após o planejamento, segue-se a função de organização, que consiste em: a) Determinar as atividades específicas necessárias ao alcance dos objetivos planejados; b) Estabelecimento de Padrões ou Critérios; c) Organização ao nível das tarefas; d) Planos relacionados com os métodos; e) Estabelecimento de Objetivos. 7) É considerada Abrangência do nível Institucional da Organização: a) Parcial, envolvendo uma unidade da organização; b) Específico, envolvendo determinada operação ou tarefa; c) Global, evolvendo toda a organização; d) Técnico, envolvendo apenas os setores de assessoria. e) Gestão, envolvendo apenas as operações de produção. 8) Todos os planos têm um propósito comum: a previsão, programação e a coordenação de uma sequência lógica de eventos, os quais, se aplicados com sucesso, deverão conduzir ao alcance dos objetivos que os comandam. Existem quatro tipos distintos de planos, a saber: São aqueles denominados programas ou programações. a) Estabelecimento de Objetivos; b) Planejamento Estratégico; c) Um Plano; d) Um Planejamento; e) Planos relacionados com o tempo. Engenharia Organizacional 27 9) Identifique o que é Eficiência e a Eficácia respectivamente. Fazer corretamente as coisas................................... Cumprir regulamentos internos. Saber e conhecer. ................................... Treinar e aprender. Jogar futebol com arte. ................................... Ganhar a partida de futebol. Fazer as coisas necessárias. ................................... Efatizar objetivos e resultados. 10) A palavra Organização pode ser usada com dois significados diferentes: 1 - Organização como uma unidade ou entidade social, na qual as pessoas interagem entre si para alcançar objetivos específicos. Neste sentido, a palavra organização denota qualquer empreendimento humano moldado intencionalmente para atingir determinados objetivos. As empresas constituem um exemplo de organização social. Dentro deste ponto de vista, a organização pode ser visualizada sob dois aspectos: EXPLIQUE COM SUAS PRÓPRIAS PALAVRAS O QUE É: a) ORGANIZAÇÃO FORMAL. ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Engenharia Organizacional 28 b) ORGANIZAÇÃO INFORMAL. ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ c) DE UM EXEMPLO PARA CADA ASPECTO. ___________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________ Engenharia Organizacional 29 Organização da Ação Empresarial 2 Engenharia Organizacional 30 Nesta unidade, iremos estudar a Organização da Ação empresarial, identificando os tipos de organizações, bem como os vários ambientes organizacionais, estudando ainda, as características do Desenho Organizacional e os tipos de Departamentalização, que são utilizadas nos diversos tipos de empresas. Objetivos da unidade: Conhecer o conceito e os tipos de organização, segundo as teorias da administração, bem como, o significado da departamentalização e a sua tipologia. Plano da unidade: Tipos de organização (lucrativa, sem fins lucrativos, formais e informais); Administração da vantagem competitiva (em custos, qualidade, velocidade e inovação); Características do Desenho Organizacional (diferenciação, formalização, centralização e integração) Tipos de desenho organizacional (linear, funcional, linha-staff). Departamentalização Bons estudos! Engenharia Organizacional 31 Organização É consequentemente, a fase anterior à administração, que cuida de gerir o organismo já elaborado, objetivando realizar seus propósitos com a máxima eficiência. Os tipos e conceitos de organização segundo as diversas teorias 1. Teoria da Administração Científica: Organização formal - É um conjunto de tarefas que devem ser analisadas e racionalizadas e estabelecidas pela administração, a fim de evitar a improvisação dos operários. 2. Teoria Clássica: Organização formal - Percebeu a “organização sob dois sentidos”: a) No sentido de ordem As pessoas e as coisas deveriam estar corretamente nos seus devidos lugares (matérias-primas, utensílios, capitais e pessoa); b) Organização Um conjunto com duas divisões: Um material e outra organização social, sendo considerada como esta última, para efeito do estudo da estrutura organizacional, o conjunto de órgãos, cargos e as capacidades (técnica e administrativa) exigidas para os cargos. Engenharia Organizacional 32 3. Teoria das Relações Humanas Organização Informal - Conjunto de grupos informais que criam as suas próprias regras sobre o trabalho e que coagem, socialmente, os seus membros a cumpri-las. 4. Teoria da Burocracia Organização formal - Uma organização perfeita ou ideal, previamente estabelecida de forma escrita (legal), racional, com divisão do trabalho, sob hierarquia rígida, normas e procedimentos escritos, padronização com relações impessoais de seus membros. 5. Teoria Comportamental Organização Formal e Informal – A organização como um sistema social em que as pessoas, racionalmente, cooperam umas com as outras para atingirem seus objetivos, enquanto buscam atingir os objetivos da organização formal, estabelecidos pela administração. 6. Teoria Estruturalista Organização Formal e Informal – A organização como um sistema social. 7. Teoria de Sistemas A organização como um sistema aberto, ou seja, uma organização que tenha que interagir e procurar atender às exigências do ambiente externo (clientes, concorrentes, governo, legislação, fornecedores etc.) para ser bem sucedida. Engenharia Organizacional 33 8. Teoria Neoclássica Organização formal e informal - Sistema social com objetivos a alcançar, com ênfase nos resultados (fins), deixando o como fazer (os meios) por conta de seus membros. 9. Teoria da Contingência A organização como variável dependente do ambiente e da tecnologia; como um sistema aberto e fechado. A partir da situação do ambiente externo, a organização verifica pela ordem: 1.º - as oportunidades e ameaças existentes ao negócio; 2.º - seus pontos fortes e fracos, internamente, para então, estabelecer; 3.º - (a) os resultados (objetivos e metas) que terão que ser obtidos; (b) as estratégias ou ações que terão que ser realizadas em relação ao ambiente externo e (c) a estrutura organizacional, conjunto de órgãos, atividades, cargos e tarefas que deverão ser realizadas. Princípios de organização que sobreviveram através dos tempos Divisão do trabalho - Conduzindo a especialização. (Considerada por Taylor, Fayol e seguidores) Hierarquia - Cadeia escalar e os níveis de autoridade e responsabilidade. (Fayol e Teoria da Burocracia - aceita de certa forma pelos Neoclássicos) Engenharia Organizacional 34 Amplitude de controle (Fayol). Na atualidade sofre a influência do “downsizing”, que consiste na redução drástica dos níveis hierárquicos das estruturas organizacionais, chegando as empresas competitivas a um número próximo de três, em que se discute as influências das “organizações piramidais” cumpridas - as tradicionais versus as baixas - competitivas que sofreram as influências do downsizing. Centralização - Unidade de comando (Fayol). Descentralização - Supervisão funcional (Taylor e os Neoclássicos) inerente à delegação. A palavra Organização pode ser usada com dois significados diferentes: 1 – Organização como uma unidade ou entidade social, na qual as pessoas interagem entre si para alcançar objetivos específicos. Neste sentido, a palavra organização denota qualquer empreendimento humano moldado intencionalmente para atingir determinados objetivos. As empresas constituem um exemplo de organização social. Dentro deste ponto de vista, a organização pode ser visualizada sob dois aspectos: Organização formal: é a organização baseada em uma divisão do trabalho racional, na diferenciação e integração dos participantes de acordo com algum critério estabelecido por aqueles que detêm o processo decisorial. É a organização planejada: a que está no papel. É geralmente aprovada pela Direção e comunicada a todos por meio de manuais de organização, de descrições de cargos, de organogramas, de regras e regulamentos etc. Em outros termos, é a organização formalizada oficialmente. Engenharia Organizacional 35 Organização informal: é a organização que emerge espontânea e naturalmente entre as pessoas que ocupam posições na organização formal e a partir dos relacionamentos como ocupantes de cargos. Forma-se a partir das relações de amizade (ou de antagonismos) e do surgimento de grupos informais que não aparecem no organograma ou em qualquer outro documento formal. Assim, a organização informal é constituída de interações e relacionamentos sociais entre as pessoas, dotadas em certas posições da organização formal. A organização informal surge a partir das relações e interações impostas pela organização formal para o desempenho dos cargos, mas a transcende e ultrapassa em vários aspectos: Na duração: enquanto a organização formal está confinada ao horário de trabalho, a organização informal pode prolongar-se para os períodos de lazer ou tempos livres das pessoas; Na localização: enquanto a organização formal está circunscrita a um local físico determinado, a organização informal pode ocorrer em qualquer outro local; Nos assuntos: a organização formal limita-se aos assuntos exclusivos da empresa enquanto a informal amplia-se a todos os interesses comuns das pessoas envolvidas. 2- Organização como função administrativa e parte do processo administrativo. Neste sentido, organização significa: O ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer relações entre eles e atribuições de cada um deles. Engenharia Organizacional 36 Características do Desenho Organizacional A Estrutura Organizacional é profundamente afetada pelos requisitos acima. Tanto assim, que a estrutura organizacional apresenta quatro características principais, a saber: Diferenciação; Formalização; Centralização; Integração. Em cada empresa,cada uma dessas características varia enormemente provocando uma imensa heterogeneidade de estruturas organizacionais, razão pela qual não existem duas empresas com estruturas iguais. São as seguintes características da estrutura organizacional. Diferenciação: Refere-se à divisão do trabalho organizacional mais adequada ao alcance dos objetivos empresariais. O trabalho organizacional pode ser dividido em três maneiras diferentes: a) Diferenciação Horizontal: Em departamentos ou divisões, pela departamentalização b) Diferenciação Vertical: Em níveis hierárquicos, por meio da criação de maior número de escalões de autoridade. c) Diferenciação em tarefas especializadas: Pela criação de órgãos ou cargos especializados de assessoria. Engenharia Organizacional 37 Quanto maior a diferenciação, maior será a heterogeneidade dentro da organização da empresa, pois ela acarreta maior número de departamentos diferentes, maior número de níveis hierárquicos que tornam a organização alta ou achatada, bem como pela existência de maior ou menor número de órgão ou pessoal de assessoria (staff) existente nas empresas. Formalização: É a técnica de prescrever como, quando e por quem as tarefas deverão ser executadas. Refere-se ao grau em que as regras e os regulamentos são explicitamente definidos, governando o comportamento dos participantes da empresa. A formalização representa o uso de normas em uma empresa e corresponde ao grau em que normas, procedimentos, instruções e comunicações estão escritos ou, ainda, codificados em manuais ou em outros documentos da empresa. Na mesma empresa pode haver departamentos cujas tarefas simples e repetitivas exijam o alto grau de formalização. Por outro lado, existem departamentos que desempenham tarefas complexas e que requerem alto nível de habilidades e conhecimentos e baixo grau de formalização. No primeiro caso, a alta formalização assegura que as tarefas sejam executadas de maneira uniforme e padronizadas; no segundo caso, a baixa formalização permite que as tarefas sejam executadas de maneira variada, de acordo com as necessidades da situação. Quanto maior a formalização, mais a empresa se torna burocrática, mecanística, fechada, formalizada, rotinizada, bem - definida e programada. A formalização pode ser feita: a) Por meio do cargo: por meio de especificações relacionadas com o cargo em si, como a descrição do cargo; b) Por meio do fluxo de trabalho: como instruções e procedimentos detalhados sobre como executar as tarefas, como o projeto de construção de um produto; Engenharia Organizacional 38 c) Por meio de regras e regulamentos: a empresa pode instituir regras e regulamentos para todas as situações todos os cargos, todos os fluxos de trabalho, todos os empregados. Essas regras podem especificar quem pode ou não fazer certas coisas, quando, onde para quem e com que permissão. Assim, por meio da formalização, o comportamento dos empregados é regulado, para reduzir a variabilidade humana, no sentido de predizer tal comportamento e, sobretudo, controlá-lo. Centralização: Refere-se à concentração ou dispersão do poder dentro da empresa, ou seja, à distribuição da autoridade e do processo decisorial. É o grau em que a autoridade é distribuída por meio da organização empresarial. Autoridade é o direito organizacional de exigir que a tarefa seja executada. O processo pelo qual a autoridade é distribuída, ou pelo qual o nível de descentralização é estabelecido, chama-se delegação. Quanto maior a centralização, mais a autoridade é concentrada nos níveis mais elevados da hierarquia da empresa. Quanto maior a descentralização, mais a autoridade é delegada e distribuída aos níveis mais baixos da hierarquia. Na centralização, todas as decisões, ou pelo menos as mais importantes, são tomadas por um indivíduo ou por um grupo bastante pequeno de indivíduos, localizado na cúpula da hierarquia organizacional. Ao contrário, a descentralização existe quando a tomada de decisões é delegada aos administradores de nível mais baixo, até mesmo ao nível operacional. Engenharia Organizacional 39 São as seguintes as Vantagens e Desvantagens da Centralização: Vantagens: As decisões são tomadas por administradores que têm uma visão global da empresa; Tomadores de decisão situados no topo e geralmente melhor treinados e preparados do que os que estão nos níveis mais baixos; Eliminação dos esforços duplicados reduz custos operacionais; Certas funções (como compras), quando centralizadas, provocam maior especialização e aumento de habilidades; Decisões são mais consistentes com os objetivos empresariais. Desvantagens: As decisões são tomadas por administradores que estão mais próximos dos fatos; Tomadores de decisão situados no topo raramente têm contato com os trabalhadores e com as situações envolvidas. As linhas de comunicação mais distanciadas provocam demoras prolongadas. Administradores nos níveis mais baixos são frustrados porque estão fora do processo decisorial. Pelo envolvimento de muitas pessoas nas comunicações, há mais possibilidades de erro e de distorções pessoais. Engenharia Organizacional 40 São as seguintes vantagens e Desvantagens da Descentralização. Vantagens: Decisões são tomadas mais rapidamente pelos próprios executores; Tomadores de decisão são os que têm mais informação sobre a situação; Maior envolvimento na tomada de decisões cria maior moral e motivação entre os administradores médios; Proporciona bom treinamento para os administradores médios. Desvantagens: Pode ocorrer falta de informação e coordenação entre departamentos, Maior custo por administrador devido ao melhor treinamento, melhor salário dos administradores nos níveis médios; Administradores tendem a uma visão mais estreita e podem defender mais o sucesso de seus departamentos em detrimento da empresa como um todo; Políticas e procedimentos podem variar enormemente nos diversos departamentos. Integração: Ao lado da divisão do trabalho proporcionada pela diferenciação, existe a necessidade de esforço unificado por parte da empresa. Quanto maior a diferenciação, mais heterogênea a estrutura da empresa e mais separados os departamentos e subsistemas quanto ao seu funcionamento e, portanto, maior a necessidade de integração e de coordenação de suas atividades, para que a empresa atue como um todo consistente para atingir seus objetivos. Engenharia Organizacional 41 Na divisão do trabalho provocada pela diferenciação, o interesse é dividir as grandes tarefas em partes menores. Os cargos ou atividades resultantes devem ser inter-relacionados e interligados, em consequência. A integração é o processo de facilitar estas ações encadeadas e obter coordenação entre elas. De um modo geral, a integração é a responsável pelos meios de coordenação intra organizacional existentes na empresa. Já que toda atividade humana organizada apresenta dois requisitos fundamentais e opostos à divisão do trabalho (diferenciação) em várias tarefas a serem executadas e a coordenação (integração) dessas tarefas para cumprir a atividade a estrutura de uma organização pode ser definida simplesmente como a soma total das maneiras pelas quais ela divide o seu trabalho em tarefas distintas e obtém coordenação entre elas. Virtualmente todos os tipos de estrutura organizacional precisam ser utilizados para resolver certos problemas de integração que variam de uma empresa para outra. Todavia, certos esquemas de integração precisam ser adicionados para garantir a coordenação necessária. Os esquemas de integração mais comumente utilizados são: Hierarquia Administrativa: É a solução mais comum para os problemas de integração entre duas ou mais subunidades de uma empresa que devamreportar-se ao mesmo superior, ou que devam ter suas atividades adequadamente integradas para facilitar as comunicações, resolver conflitos, obter sinergia de esforços, etc. Por meio da "Cadeia de Comando" (um conjunto de posições administrativas que ligam as subunidades principais com as subunidades menores), a empresa apresenta um mecanismo intrínseco de integração para resolver os conflitos e coordenar as atividades ao longo da organização. Engenharia Organizacional 42 Vantagens: Proporciona uma rede capaz de ligar todas as unidades funcionais de uma organização em conjunto. Limitações: Pode tornar-se sobrecarregada e não funcionar. Uma amplitude de controle muito estreita é onerosa e estanque. Departamentalização: Processo de diferenciação organizacional, no qual a divisão do trabalho se faz no sentido horizontal, provocando a especialização em departamentos. É uma outra alternativa estrutural capaz de resolver problemas de integração, pois permite redesenhar as fronteiras das subunidades para incluir as interdependências dentro das novas fronteiras das subunidades que possam ser mais facilmente administradas. Vantagens: Facilita a integração dentro das funções. Limitações: Não facilita a integração entre as diferentes funções. Assessoria (Staff): O problema da sobrecarga da hierarquia pode ser aliviado, de certa maneira, pelo uso da assessoria, que pode ser feita por intermédio de assistentes do dirigente de linha ou de especialistas funcionais e permite aumentar a quantidade de informações que aquela posição na hierarquia pode processar, o número de decisões que ela pode tomar e o volume de conflitos que ela pode resolver. Engenharia Organizacional 43 Vantagens: Pode suplementar a hierarquia administrativa e auxiliar no desempenho de uma função amplamente integradora. Limitações: Custo alto. Pode também criar seus próprios problemas de integração entre a linha e o Staff. Quanto mais complexos os problemas de integração (seja pela diferenciação acentuada da empresa, seja pelas pressões ambientais muito fortes), mais meios de integração serão utilizados. Por outro lado, quanto mais simples os problemas de integração, mais soluções simples (como o sistema formal de coordenação por meio da hierarquia administrativa) serão utilizadas. Tipos de desenho (estrutura) organizacional: Três tipos de estrutura organização são as mais estudadas, são elas: 1. Organização Linear: É a estrutura organizacional mais simples e antiga, sendo baseada na autoridade linear. A autoridade linear é uma decorrência do princípio da unidade de comando: significa que cada superior tem autoridade única e absoluta sobre seus subordinados e que não a reparte com ninguém. A organização linear ou estrutura linear tem suas origens na organização dos antigos exércitos e na organização eclesiástica dos tempos medievais. Entre o superior e os subordinados existem linhas diretas e únicas de autoridade e de responsabilidade. Devido a estas linhas de autoridade e responsabilidade, ocorre a cadeia escalar. Engenharia Organizacional 44 Características da Organização Linear: As principais características da organização linear são: Autoridade linear ou única: decorrente da aplicação do princípio da unidade de comando, pelo qual o superior tem autoridade única e exclusiva sobre seus subordinados. A autoridade linear é uma autoridade de comando. Linhas formais de comunicação: as comunicações entre as pessoas ou unidades são feitas unicamente por meio das linhas existentes no organograma. Toda unidade ou posição descrita no organograma possui dois terminais de comunicação: um orientado para cima e que o liga exclusivamente à unidade ou posição superior representando sua responsabilidade perante o escalão mais elevado da hierarquia; e outro, orientado para baixo e que o liga exclusivamente às unidades ou posições diretamente subordinadas, representando sua autoridade perante o escalão mais baixo. Cada superior centraliza as comunicações em linha ascendente, de modo que as comunicações são lineares e formais, limitada exclusivamente às relações formais descritas no organograma. Centralização das decisões: como o terminal da comunicação liga invariavelmente a unidade ou posição subordinada ao seu superior, e assim por diante, sucede que a autoridade linear que comanda a empresa toda centraliza-se no topo do organograma, enquanto os canais de responsabilidade são conduzidos através dos níveis hierárquicos de forma convergente até a base da organização. Aspecto piramidal: em decorrência da centralização da autoridade no topo da organização, da cadeia escalar e unidade de comando, a organização linear apresenta uma conformação tipicamente piramidal. à medida que se sobe na escala hierárquica, diminui o número de unidades ou posições em cada nível. Vantagens da Organização Linear: A estrutura linear apresenta algumas vantagens importantes. Trata-se de estrutura simples e de fácil compreensão, proporcionando uma nítida e clara delimitação das responsabilidades das unidades ou posições envolvidas. É o tipo de organização indicado para pequenas empresas ou para empresas que operam em ambientes estáveis ou com tecnologias estáveis. Engenharia Organizacional 45 Desvantagens da Organização Linear: As restrições e desvantagens da estrutura linear, contudo, são numerosas e graves. A estabilidade e constância das relações formais podem levar a rigidez e à Inflexibilidade da organização, dificultando a inovação e a adaptabilidade da empresa a novas situações ou condições. A autoridade linear baseada no comando pode tornar-se autocrática, pois ela enfatiza a função de chefia e de comando. O chefe torna-se generalista e não tem condições de especializar-se em coisa alguma. E o pior é que, à medida que a empresa cresce, a estrutura linear conduz inexoravelmente ao congestionamento das linhas formais de comunicação, principalmente no topo da organização, em face da centralização das decisões e da autoridade. Igualmente, as comunicações, por obedecerem à escala de hierarquia, tornam-se indiretas, demoradas, sujeitas a intermediações e a distorções. 2. Organização Funcional: A organização funcional é o tipo de estrutura organizacional que aplica o chamado princípio funcional ou princípio da especialização das funções. O staff decorre desse princípio, que separa, distingue e especializa. Na antiguidade, o staff já era encontrado nos chefes homéricos que aconselharam os antigos reis da Grécia e no conselho dos sábios dos reis anglo-saxões. Mais recentemente, notou-se que à medida que as empresas crescem e o seu ambiente se torna mutável e competitivo, aumenta consideravelmente a necessidade de órgãos altamente especializados capazes de proporcionar inovações rápidas e substanciais. Essa flexibilidade indispensável à organização competitiva e inovadora é um dos principais fracassos da estrutura linear. Esta somente funciona em um ambiente estável e rotineiro. Taylor foi um dos maiores defensores da organização funcional ao defrontar-se com o excessivo e variado volume de atribuições concentradas nos mestres de produção de uma siderúrgica americana que adotava a organização linear. Achava que a especialização do operário deveria ser acompanhada pela especialização dos supervisores e da gerência por meio da estrutura funcional. Engenharia Organizacional 46 Características da Organização Funcional: a) Autoridade funcional ou dividida: a organização funcional baseia-se na autoridade funcional e não na autoridade linear. Nela, cada subordinado se reporta a vários superiores especializados simultaneamente, porém reporta-se a cada um deles no assunto da especialidade de cada um. Na organização funcional nenhum superior tem autoridade totalsobre os subordinados, mas autoridade funcional, que é parcial e relativa, decorrente de sua especialidade. Isto representa total negação do princípio da unidade de comando, tão importante para Fayol. Na organização funcional predomina a subordinação múltipla. b) Linhas diretas de comunicação: as comunicações entre os órgãos ou cargos existentes na organização são efetuadas diretamente, sem necessidade de intermediação, pois elas não seguem a cadeia de comando. A organização funcional busca a maior rapidez possível nas comunicações entre os diversos níveis e áreas da organização. c) Descentralização das decisões: as decisões são delegadas aos órgãos ou cargos especializados que possuam o conhecimento necessário para melhor implementá-las. Daí, a descentralização das decisões típica da organização funcional. d) Ênfase na especialização: a organização funcional baseia-se no primado da especialização de todos os órgãos ou cargos em todos os níveis da organização. Cada órgão ou cargo contribui com sua especialidade para a organização. Engenharia Organizacional 47 Vantagens da Organização Funcional: A organização funcional pode trazer algumas vantagens interessantes: 1 – Proporciona o máximo de especialização nos diversos órgãos ou cargos da organização; 2 – Proporciona melhor supervisão técnica; 3 – Desenvolve comunicações diretas mais rápidas e sem intermediação dos níveis intermediários; 4 – Separa claramente as funções de planejamento e controle das funções de execução. Desvantagens da Organização Funcional: 1 – Substituição da autoridade linear pela autoridade funcional; 2 – Diluição da autoridade de comando, da exigência de obediência e a imposição de disciplina; 3 – A subordinação múltipla traz problemas de distribuição da autoridade; 4 – Nem sempre os órgãos sabem exatamente a quem recorrer para resolver seus problemas; 5 – Existe forte tendência à concorrência entre os especialistas e enorme potencial para conflitos de organização. Observação: a subordinação múltipla pode trazer confusão quanto aos objetivos mais importantes a atingir. Engenharia Organizacional 48 3 – Organização Linha-Staff: Com o crescimento e complexidade das tarefas das empresas, a estrutura linear mostrou-se insuficiente para proporcionar eficiência e eficácia. As unidades e posições de linha passaram a se concentrar no alcance dos objetivos da empresa por meio da delegação de autoridade, serviços especializados, atribuições marginais a outras unidades e posição da empresa. Assim, as unidades e posições de linha se livraram de uma série de atividades e tarefas para se dedicarem exclusivamente aos objetivos da empresa, como produzir, vender etc. As demais unidades e posições da empresa que receberam aqueles encargos passaram a denominar-se assessoria (staff), cabendo-lhes a prestação de serviços especializados e de consultoria técnica, influenciando indiretamente o trabalho dos órgãos de linha por meio de sugestões, recomendações, consultoria, prestação de serviços como planejamento, controle, levantamentos, relatórios etc. Assim os órgãos de staff assessoram os órgãos de linha por meio de sua especialização técnica. Enquanto os especialistas de staff tornam-se aprofundados em um determinado campo de atividades, os gerentes de linha tornam-se os detentores da hierarquia da organização. Características da Organização Linha-Staff: A organização linha-staff é um tipo misto híbrido de organização: os órgãos de linha estão diretamente relacionados com os objetivos vitais da empresa e têm autoridade linear sobre a execução das tarefas voltadas a esses objetivos, enquanto os órgãos de staff estão indiretamente relacionados com os objetivos vitais da empresa e não têm autoridade linear, mas autoridade funcional de assessoria sobre a execução das tarefas voltadas a esses objetivos. Principais funções do staff se relacionam a: Serviços: isto é, atividades especializadas, como contabilidade, compras, pessoal, pesquisas e desenvolvimento, processamento de dados, propaganda etc., realizadas e executadas pelo staff. Consultoria e assessoria: isto é, atividades especializadas, como assistência jurídica, métodos e processos, consultoria trabalhista etc., que são fornecidas pelo staff como orientação e recomendação. Engenharia Organizacional 49 Monitorização: monitorizar significa acompanhar e avaliar uma determinada atividade ou processo sem nela intervir ou influenciar. O staff geralmente se incumbe de levantamento de dados, elaboração de relatórios e pesquisas, acompanhamento de processos etc. Planejamento e controle: quase sempre as atividades de planejamento e controle estão delegadas aos órgãos de staff. Assim, o planejamento e controle financeiro ou orçamentário, o planejamento e controle de produção, o planejamento e controle de manutenção de máquinas e equipamentos, o controle de qualidade etc. são atividades eminentemente desenvolvidas pelo staff. Vantagens da Organização Linha-Staff: 1. Assegura assessoria especializada e inovadora, mantendo o princípio da unidade de comando; 2. Atividade conjunta e coordenada de órgãos de linha e de staff. Desvantagens da Organização Linha-Staff: 1. Possibilidade de conflitos entre os órgãos de linha e de staff; 2. Custos elevados para empresa em forma de despesas operacionais; 3. Realmente é difícil a obtenção de um equilíbrio dinâmico entre linha e staff, de tal modo que ambos tenham um comportamento cooperativo e integrativo. Departamentalização: É o processo de agrupar atividades em frações organizacionais, definidas segundo um dado critério, com vistas à melhor adequação da estrutura organizacional e sua dinâmica de ação. Para se efetuar a departamentalização é necessário definir os critérios, decidir sobre a centralização e a descentralização das áreas de apoio e estabelecer a amplitude de supervisão. O produto final da departamentalização é denominado de organograma. Engenharia Organizacional 50 Cabe ressaltar que não existe a departamentalização ideal. Todos os tipos apresentam vantagens e desvantagens. Portanto, no processo de departamentalização deve-se buscar formas onde a eficiência e a eficácia organizacional sejam otimizadas. A seguir são apresentados e discutidos os diversos critérios de departamentalização. Por Função Neste tipo de departamentalização as tarefas são agrupadas conforme as funções a serem executadas pela organização. É o tipo mais encontrado nas empresas. Sua vantagem principal é permitir uma especialização nas áreas técnicas, além de otimizar os recursos nessas áreas. Sua desvantagem principal é incentivar objetivos próprios da especialização, em detrimento dos objetivos gerais da organização. A figura 1 apresenta um modelo de departamentalização funcional para uma indústria de equipamentos de telecomunicações. Figura 1 Engenharia Organizacional 51 Por Projeto Aqui as atividades são agrupadas por projeto. É muito utilizado em organizações de pesquisa e de consultoria. A grande vantagem é que tendo em vista os objetivos exclusivos do projeto, os especialistas trabalham com maior empenho e os prazos são cumpridos de forma mais eficiente. Um dos problemas é a perda de parte do conhecimento técnico quando o projeto termina e os especialistas são distribuídos em outros trabalhos. A figura 3.2 apresenta um modelo de departamentalização por projeto para uma indústria química Figura 2 Por Cliente Neste modelo de departamentalização, as tarefas são agrupadas conforme os clientes a quem se destinam. É utilizado principalmente quando a organização trabalha com diferentes tipos de clientes, que exigem tratamento especializado. É muito comum em lojas de departamento. Uma vantagem marcante desse modelo é que elapermite conhecer melhor as necessidades e o modo de tratar de cada tipo de cliente. A grande desvantagem é a substituição de recursos, já que muitas vezes o atendimento aos clientes é sazonal. A figura 3 ilustra a departamentalização por cliente para uma loja de departamentos. Engenharia Organizacional 52 Figura 3 Por Processo Neste caso, os agrupamentos de atividades são estabelecidos por linhas de processo. É frequentemente utilizado em operações industriais. Como vantagem principal, podemos apontar a maior especialização e a rapidez com que flui a informação técnica. Como desvantagem, temos a visão limitada dos funcionários em virtude da extrema especialização. A figura 4 apresenta um modelo de departamentalização por processo para uma biblioteca municipal. Figura 4 Engenharia Organizacional 53 Por Produto ou Serviço Neste tipo, as atividades são agrupadas com base nos produtos ou serviços. É utilizado em grandes empresas onde os produtos são muito diferenciados ou representam um volume significativo. A grande vantagem é a facilidade de se analisar os resultados e possibilitar um melhor conhecimento sobre o produto. A desvantagem é devida à duplicação de atividades, cujo custo pode exceder os benefícios. A figura 5 apresenta um modelo de departamentalização por produto. Figura 5 Geográfica Neste tipo de departamentalização, os grupos são estabelecidos por áreas geográficas. Isto ocorre principalmente quando a organização opera em regiões diferentes, tornando-se desejável a manutenção de uma administração local. Como exemplo típico, podemos citar as organizações bancárias. A vantagem principal está no fato da administração local conhecer melhor as peculiaridades de cada região onde atua. A desvantagem é que, como forma de descentralização, esse tipo de departamentalização, pode, em alguns casos, ter seu campo de ação limitado, além das possíveis duplicações de esforços. A figura 6 apresenta um modelo de departamentalização geográfica. Engenharia Organizacional 54 Figura 6 Por Período ou Tempo Raramente utilizada nos níveis superiores da organização, a estrutura em função do tempo é utilizada basicamente na área fabril, onde o processo de fabricação não pode sofrer interrupções. Dessa forma são criados turnos de trabalho que podem ocupar até 24 horas do dia. A figura 7 mostra um modelo de departamentalização por tempo para uma indústria mecânica. Figura 7 Engenharia Organizacional 55 Pela Amplitude de Comando É empregada quando existe a limitação do tamanho dos grupos em função da chefia. É utilizada principalmente nas atividades rurais onde cada supervisor consegue controlar um número limitado de empregados. A figura 8 apresenta um modelo de departamentalização pela amplitude de controle para uma supervisão de cortadores de cana. Figura 8 Mista É muito difícil, organizações grandes e complexas utilizarem uma só técnica de departamentalização. Normalmente, a estrutura organizacional dessas empresas é uma mistura das várias técnicas apresentadas. A figura 3.9 mostra um modelo misto de departamentalização para uma indústria, que envolve os tipos: funcional, por cliente e por produto. Figura 9 Engenharia Organizacional 56 Chegamos ao final desta unidade! Vimos a Organização como função Administrativa e como entidade social, vimos ainda, as características das organizações, bem como, a maneira de representá-la através das estruturas ou desenhos organizacionais. É HORA DE SE AVALIAR: Lembre-se de realizar as atividades desta unidade de estudo. Elas irão ajudá-lo a fixar o conteúdo, além de proporcionar sua autonomia no processo de ensino-aprendizagem. Engenharia Organizacional 57 Exercícios da unidade 2 1. O Nível Institucional: a) Interpreta a missão e os objetivos fundamentais do negócio, traduzindo-o em meios de ação cotidiana para que o nível operacional possa transforma-lo em execução. Nesse nível o Gestor deve possuir uma visão tática. b) Nesse nível o Gestor deve possuir uma visão operacional. c) É o nível mais periférico da organização, pois está em contato direto com o ambiente externo, com o mundo que rodeia a organização. Nesse nível o Gestor de possuir uma visão estratégica. d) Sua amplitude de tempo é à Curto prazo; e) Incorporam os elementos da Administração. 2. O Nível Operacional: a) Interpreta a missão e os objetivos fundamentais do negócio, traduzindo-o em meios de ação cotidiana para que o nível operacional possa transforma-lo em execução. Nesse nível o Gestor deve possuir uma visão tática. b) Nesse nível o Gestor deve possuir uma visão operacional. c) É o nível mais periférico da organização, pois está em contato direto com o ambiente externo, com o mundo que rodeia a organização. Nesse nível o Gestor de possuir uma visão estratégica. d) Sua amplitude de tempo é a Médio Prazo. e) Incorporam os elementos da Administração. Engenharia Organizacional 58 3. O Nível Intermediário: a) Interpreta a missão e os objetivos fundamentais do negócio, traduzindo-o em meios de ação cotidiana para que o nível operacional possa transforma-lo em execução. Nesse nível o Gestor deve possuir uma visão tática. b) Nesse nível o Gestor deve possuir uma visão operacional. c) É o nível mais periférico da organização, pois está em contato direto com o ambiente externo, com o mundo que rodeia a organização. Nesse nível o Gestor de possuir uma visão estratégica. d) Sua amplitude de tempo é à Longo Prazo. e) Incorporam os elementos da Administração. GRÁFICO I GRÁFICO II Engenharia Organizacional 59 GRÁFICO III GRÁFICO IV GRÁFICO V Engenharia Organizacional 60 NOS ORGANOGRAMAS ACIMA IDENTIFIQUE AS DEPARTAMENTALIZAÇÕES: 4. É UMA DEPARTAMENTALIZAÇÃO FUNCIONAL. a) O Gráfico I b) O Gráfico III c) O Gráfico IV d) O Gráfico II e) O Gráfico V 5. É UMA DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTO OU SERVIÇO. a) O Gráfico I b) O Gráfico III c) O Gráfico IV d) O Gráfico II e) O Gráfico V 6. É UMA DEPARTAMENTALIZAÇÃO TERRITORIAL. a) O Gráfico I b) O Gráfico III c) O Gráfico IV d) O Gráfico II e) O Gráfico V Engenharia Organizacional 61 7. É UMA DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR QUANTIDADE. a) O Gráfico I b) O Gráfico III c) O Gráfico IV d) O Gráfico II e) O Gráfico V 8. É UMA DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROJETO. a) O Gráfico I b) O Gráfico III c) O Gráfico IV d) O Gráfico II e) O Gráfico V Engenharia Organizacional 62 9) Explique quais são os conceitos de ORGANIZAÇÃO segundo as seguintes teorias: ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Engenharia Organizacional 63 10) Dentro das organizações, o administrador pode ser um presidente ou diretor, um gerente ou um supervisor, dependendo do nível que ocupa. Em outras palavras, o administrador pode estar situado em um dos três níveis organizacionais: no nível institucional, intermediário ou operacional de uma organização. Em cada um dos níveis organizacionais. Ao montar a tabela que identifica as Características dos Níveis organizacionais foi cometido erros nas colunas (ATUAÇÃO, ABRANGÊNCIA E AMPLITUDE DE TEMPO) TABELA 1 NÍVEL ATUAÇÃO ABRANGÊNCIA AMPLITUDE DE TEMPO Institucional Tático Específico, envolvendo determinada operação ou tarefa Médio Prazo Intermediário Estratégico Parcial, envolvendo uma unidade da organização Longo Prazo Operacional Operacional Global, evolvendo toda a organização Curto Prazo Cabe a Você identificar os erros e corrigir na tabela 2 a seguir: NÍVEL ATUAÇÃO ABRANGÊNCIA AMPLITUDE DE TEMPO Institucional Intermediário Operacional OBSERVAÇÃO: NEM TODOS OS DADOS DA TABELA 1 ESTÃO ERRADOS Engenharia Organizacional 64 Engenharia Organizacional 65 3 Planejamento da Ação Empresarial Engenharia Organizacional 66 Nesta unidade, vamos estudar o Planejamento que é uma função da administração, considerada de grande importância estratégica para a empresa. Objetivos da unidade: Conhecer o conceito e os tipos de planejamento; Conhecer os referenciais e os critérios para fixação de objetivos, a preparação de programas. Plano da unidade: Conceito e finalidade do planejamento; O planejamento para cada nível organizacional (Planejamento: Estratégico, tático e operacional); Etapas para o planejamento. Bons estudos! Engenharia Organizacional 67 Planejamento Planejar é a primeira função do administrador. Planejar é um processo destinado à decisão do que deve ser realizado (resultado) no futuro sob a forma de objetivo. O objetivo do planejamento é um resultado a ser atingido. Vejamos a seguir dois exemplos de objetivos do planejamento: 1. Obter aumento de vendas (resultado a ser atingido = objetivo). 2. Obter para o próximo ano um aumento de vendas de 5% (meta). Há autores que fazem uma distinção entre objetivo e meta: Objetivo é um resultado a ser alcançado. Meta é a quantificação do resultado a ser alcançado (objetivo). A meta pode ser representada em quantidade, %, valores monetários etc. Limitações apresentadas pelo Planejamento O Planejamento requer: Informações rápidas e confiáveis; Nem sempre são fáceis de serem obtidas; Despesas; O objeto a ser planejado deve ser relevante em termos de valor. Coisas irrelevantes dispensam o planejamento com certa elaboração. Flexibilidade do gestor; O gestor precisa integrar o planejamento de sua área com o de outras áreas, pois o planejamento de uma área influi no planejamento e na operação de outras. Engenharia Organizacional 68 Portanto, para que essa integração seja realizada, torna-se necessária a flexibilidade e a cooperação de cada um dos gestores. Reuniões devem ser realizadas em busca da integração de esforços. Tempo para a realização; Apresenta dificuldades para situações que requerem respostas rápidas. Tipos de Planejamento Engenharia Organizacional 69 O planejamento estratégico: O planejamento estratégico é um processo organizacional compreensivos de adaptação, através da aprovação, tomada de decisão e avaliação. Procura responder a questões básicas, como: por que a organização existe, o que ela faz e como faz. O resultado do processo é um plano que serve para guiar a ação organizacional por um prazo de três a cinco anos. O planejamento estratégico apresenta cinco características fundamentais: 1 - O planejamento estratégico está relacionado com a adaptação da organização a um ambiente mutável. Está voltado para as relações entre a organização e seu ambiente de tarefa; portanto, sujeito à incerteza a respeito dos eventos ambientais. Por se defrontar com a incerteza, tem suas decisões baseadas em julgamentos e não em dados concretos. Reflete uma orientação externa que focaliza as respostas adequadas às forças e pressões que estão situadas do lado de fora da organização. 2 – O planejamento estratégico é orientado para o futuro. Seu horizonte de tempo é o longo prazo. Durante o curso do planejamento, a consideração dos problemas atuais é dada apenas em função dos obstáculos e barreiras que eles possam provocar para um desejado lugar no futuro. É mais voltado para os problemas do futuro do que para os problemas de hoje. 3 – O planejamento estratégico é compreensivo. Ele envolve a organização como uma totalidade, abarcando todos os seus recursos para obter efeitos de sinergia de todas as capacidades e potencialidades da organização. A resposta estratégica da organização envolve um comportamento global, compreensivo e sistêmico. 4 – O planejamento estratégico é um processo de construção de consenso. Dada a diversidade dos interesses e necessidades dos parceiros envolvidos, o planejamento oferece um meio de atender a todos eles na direção futura que melhor convenha a todos. 5 – O planejamento estratégico é uma forma de aprendizagem organizacional. Como está orientado para a adaptação da organização ao contexto ambiental, o planejamento constitui uma tentativa constante de aprender a se ajustar a um ambiente complexo, competitivo e mutável. Engenharia Organizacional 70 O planejamento estratégico se assenta sobre três parâmetros: a visão do futuro, os fatores ambientais externos e os fatores organizacionais internos. Começa com a construção do consenso sobre o futuro que se deseja: é a visão que descreve o mundo em um estado ideal. A partir daí, examinam-se as condições externas do ambiente e as condições internas da organização. Viabilidade externa: O que é necessário e possível? Capacidade interna: O que a organização é capaz de fazer? Visão compartilhada: qual é o futuro desejado? Área definida no plano: Onde ocorre o ponto de convergência dos três parâmetros. Planejamento tático: Enquanto o planejamento estratégico envolve toda a organização, o planejamento tático envolve uma determinada unidade organizacional: um departamento ou divisão. Enquanto o primeiro se estende ao longo prazo, o planejamento tático se estende pelo médio prazo, geralmente o exercício de um ano. Enquanto o primeiro é desenvolvido pelo nível institucional, o planejamento tático é desenvolvido pelo nível intermediário. Na verdade, o planejamento estratégico é desdobrado em vários planejamentos táticos, enquanto estes se desdobram em planos operacionais para sua realização. Assim, o planejamento tático é o planejamento em médio prazo que enfatiza as atividades correntes das várias partes ou unidades da organização. O médio prazo é definido como o período de tempo que se estende pelo horizonte de um ano. O administrador utiliza o planejamento tático para delinear o que as várias partes da organização como departamentos ou divisões devem fazer a fim de que a organização obtenha sucesso no decorrer do período de um ano de seu exercício. Os planos táticos geralmente são desenvolvidos para as áreas de produção, marketing, pessoal, finanças e contabilidade.
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