Assistente administrativo Senac 2

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AULA 2
Métodos e técnicas 
de arquivamento 
e protocolo
CURSO
Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2
Elaborar, organizar e controlar 
documentos da organização
AULA 2
Métodos e técnicas 
de arquivamento 
e protocolo
CURSO DE QUALIFICAÇÃO PROFISSIONAL - Eixo Gestão e Negócios
Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2
Elaborar, organizar e controlar 
documentos da organização
CRÉDITOS
UNIDADE CURRICULAR 2
Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Senac/SC
Departamento Regional em Santa Catarina
FECOMÉRCIO
Presidente 
Bruno Breithaupt
Diretor Regional
Rudney Raulino
Diretoria de Educação Profissional
Ivan Luiz Ecco
Diretoria do Centro de Educação Profissional – Senac EAD
Anderson Redinha Malgueiro
Conteudista
Rafael Rodrigues de Souza
Coordenação Técnica
Setor de Educação a Distância
Coordenação Editorial e Desenvolvimento
Equipe do Setor de Produção – Senac EAD
SUMÁRIO
UNIDADE CURRICULAR 2
AULA 2 - MÉTODOS E TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO E PROTOCOLO .................... 05
CONTEXTUALIZANDO ....................................................................................... 05
1 ARQUIVO ........................................................................................................... 06
1.1 TIPOS DE ARQUIVO ................................................................................... 08
1.2 TABELA DE TEMPORALIDADE ................................................................. 08
2 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO .................................................................. 10
2.1 MÉTODO ALFABÉTICO .............................................................................. 10
2.2 MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES ............................................................... 16
2.3 MÉTODO IDEOGRÁFICO ........................................................................... 17
2.4 MÉTODO GEOGRÁFICO ............................................................................ 17
3 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS .......................................................... 18
4 ARQUIVOS ELETRÔNICOS X ARQUIVOS FÍSICOS ................................... 21
5 PROTOCOLO .................................................................................................... 23
5.1 PROTOCOLO DE RECEBIMENTO ............................................................ 23
5.2 CLASSIFICAÇÃO E REGISTRO ................................................................. 24
5.3 EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO ..................................................................... 24
CONSIDERAÇÕES ............................................................................................... 25
REFERÊNCIAS .......................................................................................................... 26
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
AULA 2
MÉTODOS E TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO E PROTOCOLO
CONTEXTUALIZANDO
Na aula anterior, estudamos o quanto é importante dominar a escrita para comunicar-se 
de forma eficiente no ambiente profissional. Esse domínio também se mostra 
essencial para uma de suas tarefas como assistente administrativo – elaborar e 
atualizar documentos administrativos e comerciais. Para isso, as normas da língua 
padrão são essenciais, assim como os procedimentos adotados pela organização.
Nesta aula, daremos continuidade aos estudos da Unidade Curricular Elaborar, 
organizar e controlar documentos da organização, agora com foco na organização 
e no controle do fluxo de documentos, sejam eles físicos ou digitais. Primeiramente, 
é importante saber que, com o desenvolvimento e a evolução da escrita – e também 
das relações sociais e profissionais – foi possível compreender, de forma mais 
concreta, quão valiosa é a informação e, consequentemente, o valor que os 
documentos possuem. 
A partir dessa constatação é que se iniciou o trabalho de agrupar documentos, 
sistematizando os mais diversos segmentos cotidianos da economia, política, 
sociedade e também das empresas. Foi nesse contexto que surgiram os arquivos, 
que possuem a responsabilidade de conservar os documentos, fazendo com que 
a legalidade dos patrimônios das instituições possa ser assegurada.
A gestão de documentos é assegurada pela Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, 
que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados: 
Considera-se gestão de documentos o conjunto de proce-
dimentos e operações técnicas referentes à sua produção, 
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente 
e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento 
para guarda permanente. 
Dado o fato de que uma de suas atribuições será organizar documentos físicos e 
digitais de acordo com as técnicas de arquivamento e protocolo, e também controlar 
o fluxo de documentos físicos e digitais, nesta Aula 2 estudaremos os métodos e as 
técnicas de arquivo e protocolo, priorizando também alguns valores e atitudes que 
são indispensáveis nessa aprendizagem, como, por exemplo, a responsabilidade e o 
sigilo no tratamento de informações, sejam elas da organização, dos colaboradores 
ou de fornecedores e clientes.
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UNIDADE CURRICULAR 2: ELABoRAR, oRgANIzAR E CoNtRoLAR DoCUMENtoS DA oRgANIzAção
1 ARQUIVO
Arquivo é um conjunto de documentos recebidos, expedidos e/ou coletados pela 
organização, guardados de forma segura, ordenada, de modo a permitir e facilitar 
as consultas que se fizerem necessárias. Além disso, também pode ser considerado 
arquivo o local físico da guarda desses documentos. A organização e gestão de 
arquivos visam atingir os seguintes objetivos:
• Tornar possível a produção, o gerenciamento, o controle 
e a manutenção dos documentos, de maneira que torne o 
processo eficiente e econômico.
• Tornar viável a recuperação de dados e, consequentemente, 
de informações relevantes, através de um sistema tecnológico 
moderno e que ofereça facilidade aos usuários no momento 
de localizar os arquivos com rapidez e precisão.
Ao lidar com arquivos e documentos, é preciso ter como lema a organização do 
ambiente de trabalho, pois é isso que lhe permitirá aplicar métodos de arquivamento 
e saber o material que precisa para a organização. 
Um arquivo pode ser armazenado física ou 
eletronicamente. Para arquivar documentos 
fisicamente, há sistemas específicos com 
gavetas especiais, adaptadas para arquivarem 
as fichas. Essas fichas são colocadas na 
posição vertical, uma atrás da outra, numa 
ordem preestabelecida, constando, em cada 
uma delas, as informações desejadas. Se o 
arquivamento for relativo ao setor de Recursos Humanos, por exemplo, os dados 
podem ser o nome do funcionário, departamento ou setor ao qual pertence, e outros 
dados de interesse da organização. 
Para arquivar documentos, também é possível utilizar, além das fichas, as pastas 
e a microfilmagem. 
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As pastas servem para classificar, guardar, proteger e reunir a documentação no 
arquivo. Nelas, há uma dobra chamada lombo.
Analise os exemplos de pastas e sua descrição nas Figuras 1, 2 e 3.
Figura 1 - Pasta com lombo normal Figura 2 - Pasta com lombo sanfonado Figura 3 - Pasta com projeção
As pastas de lombo normal 
possuem uma única dobra, 
o que limita sua capacidade 
de guardar documentos.
As pastas de lombo sanfonado 
possuem várias dobras paralelas, 
formando uma espécie de sanfona, 
o que possibilita acomodar maior 
volume de documentos.
As pastas de projeção 
possuem uma saliência na 
parte superior, destinada à 
identificação dos documentos 
que serão arquivados.
Outra forma de arquivamento de documentos é por meio da microfilmagem. 
A microfilmagem é a reprodução de qualquer imagem ou documento que requeira 
grandes espaços, mas que, por meio desse processo, poderá ser guardado em 
espaços reduzidos. A técnica de microfilmagem é comumente usada quando os 
documentosdevem ser conservados por um período mínimo de sete anos.
A utilização da microfilmagem requer, fundamentalmente, o uso de máquina de 
microfilmagem e de um leitor de microfichas.
 ` Máquina de microfilmagem: Realiza o processo de fotografar os documentos 
originais gerando uma microficha.
 ` Leitor de microfichas: Equipamento que amplia a imagem e exibe em uma tela.
Além dos tipos de pastas para o arquivamento físico, também há o arquivamento 
eletrônico, cada vez mais utilizado nas organizações por possibilitarem maior 
rapidez na localização dos documentos, ajudarem em problemas como sumiço e 
deterioração dos papéis e reduzirem os custos, já que a microfilmagem, por exemplo, 
não é um processo barato.
A organização na qual você trabalhar ou venha a trabalhar também poderá usar, para 
arquivar seus documentos, as planilhas eletrônicas. As planilhas eletrônicas são 
muito utilizadas, em razão de que o aplicativo que gera essas planilhas possibilita 
a criação de banco de dados para consultas, alterações, inserções e exclusões. 
Estudaremos mais sobre como utilizar planilhas e outros softwares informatizados 
ainda nesta Unidade Curricular.
Além das planilhas eletrônicas, também há programas informatizados, munidos 
de banco de dados, que são ótimas opções para o armazenamento de informações.
Pastas
Microfilmagem
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1.1 tIPoS DE ARQUIVo
Além de saber como organizar um arquivo, também é fundamental que o Assistente 
Administrativo conheça os tipos de arquivo, que são classificados de acordo 
com o tempo de arquivamento e a frequência de consulta. Assim, um documento 
pouco consultado pode pertencer ao arquivo intermediário, enquanto um muito 
utilizado deve figurar no arquivo ativo. O Quadro 1 apresenta os tipos de arquivos 
e suas definições.
Quadro 1 - tipos de arquivos
Arquivo Descrição
Arquivo ativo 
(ou central)
Setor responsável pela ordenação, classificação, guarda e conservação de 
documentos semiativos da organização, por um determinado período de tempo. 
Na empresa, seria aquele arquivo de fácil acesso que objetiva imediata localização.
Arquivo intermediário 
(ou setorial)
Localizado em cada setor, esse tipo de arquivo recebe a documentação 
recém-produzida (emitida ou recebida). Essa documentação é conservada neste 
arquivo para eventuais consultas.
Arquivo permanente 
(ou inativo)
Contém documentos esporadicamente consultados. Nesse caso, são utilizadas 
caixas de papelão nas prateleiras. geralmente localizada em local seguro, 
acomodam arquivos com documentação antiga que devem ser arquivados 
permanentemente, como, por exemplo, uma portaria ou legislação. 
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Você sabia que, antigamente, chamavam o arquivo inativo de “arquivo morto”?
Também vale considerar que, dependendo do “tempo de vida” de cada documento, 
ele poderá ser transferido de setor. Essa remoção é referente ao tempo de permanência 
da documentação em arquivo, obedecendo aos prazos legais, fiscais e administrativos. 
Assim, um documento do arquivo ativo ou intermediário poderá passar para o arquivo 
inativo ou, se não possuir mais utilidade e já tiver expirado seu “prazo de validade”, 
poderá ser excluído. É com base nesses prazos que a Tabela de Temporalidade é 
confeccionada. Estudaremos sobre a Tabela de Temporalidade a seguir.
1.2 tABELA DE tEMPoRALIDADE
Para saber o tempo de “vida útil” de cada documento, é necessário conhecer a 
Tabela de Temporalidade, a qual é um instrumento que serve de consulta para 
destinar os documentos adequadamente. Em outras palavras, essa tabela traz 
orientações sobre como registrar, esquematicamente, o ciclo de vida documental 
de uma organização, bem como dos respectivos estágios de arquivamento. 
Elaborada após a análise da documentação, a Tabela de Temporalidade determina 
o prazo de manutenção dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao 
arquivo intermediário, além dos critérios para microfilmagem/digitalização, eliminação 
ou recolhimento ao arquivo permanente. 
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Com base nas orientações do Conselho Nacional 
de Arquivos (CONARQ), documentos como as 
correspondências deverão ser guardadas por 
um prazo de quatro anos, incluindo-se ofícios, 
cartas, requerimentos, moções ou votos e 
abaixo-assinados. 
Circulares, avisos, comunicados, memorandos e comunicações têm o prazo de 
guarda de dois anos.
Muitas organizações definem sua própria Tabela de Temporalidade determinando o 
prazo de permanência de um documento no arquivo e o seu destino após esse prazo. 
Além do que vimos até aqui, também é necessário escolher a forma como os 
documentos devem ser arquivados (por ordem alfabética ou numérica, por exemplo). 
Para isso, você deve adotar um dos métodos de arquivamento, que estudaremos 
a seguir.
Conselho Nacional de Arquivos é um 
órgão colegiado, vinculado ao Arquivo 
Nacional do Ministério da Justiça e 
que funciona como um órgão central 
de um Sistema Nacional de Arquivos, 
exercendo orientação de arquivo.
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2 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Para arquivar documentos, o Assistente Administrativo deve conhecer os métodos 
de arquivamento, adaptando-se a um deles com base nas características dos 
documentos e identificando o aspecto pelo qual o documento é mais frequentemente 
consultado (se a busca é feita pela data de elaboração do documento, por exemplo).
Os métodos mais usados de arquivamento são:
 ` Método alfabético;
 ` Método numérico;
 ` Método ideográfico;
 ` Método geográfico.
Vamos ao estudo de cada método de arquivamento.
2.1 MÉtoDo ALFABÉtICo
Consiste em agrupar os documentos em rigorosa ordem alfabética, por nome ou 
por assunto. Considera-se palavra por palavra, letra por letra, até o final do nome.
Em relação à organização desses dados, pode ser feita considerando-se a primeira 
letra do primeiro nome (sem inversão do nome) ou a primeira letra do último sobrenome 
(nesse caso, haverá inversão do nome).
Os nomes ordenados sem inversão, ou seja, de acordo com a primeira letra, serão 
organizados conforme apresenta o Quadro 2.
Quadro 2 - ordem dos nomes sem inversão
Nomes Iniciais Ordenação
Marcelo M Ana Maria (A)
Lucas L Daniele (D)
Ana Maria A Lucas (L)
Daniele D Marcelo (M)
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Também é possível inverter a ordem dos nomes, considerando, na ordem alfabética, 
o último sobrenome. Assim, o último sobrenome passa a ser o primeiro, seguido de 
vírgula e dos demais componentes do nome na ordem direta, conforme apresenta 
o Quadro 3.
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Quadro 3 - ordem dos nomes com inversão
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3 ª unidade Ordenação
João oliviski oliviski, João Mendes, Pedro Paulo
João oliveira oliveira, João oliveira, João
Pedro Paulo Mendes Mendes, Pedro Paulo oliviski, João
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Considerando que há muitos nomes compostos por vocábulos como “de, da, das, 
do, dos, e” ou nomes cuja composição contém um hífen, por exemplo, existem 
algumas regras especiais para o método de arquivamento alfabético. Vamos ao 
estudo dessas regras.
1ª regra
As partículas com inicial minúscula que aparecem entre os nomes e/ou sobrenomes 
não devem ser levadas em conta na ordenação alfabética. É o caso de “e”, “de”, 
“da”, “das”, “do”, “dos”. O Quadro 4 apresenta a ordem de nomes que contêm 
vocábulos como “de”, “e” ou “dos”.
Quadro 4 - ordem de nomes que contêm vocábulos como “de”, “e” ou “dos”
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Maria de Souza Souza, Maria de Santos, Débora dos
Rafael de Andrade e Silva Silva, Rafael de Andrade e Silva, Rafael de Andrade e
Débora dos Santos Santos, Débora dos Souza, Maria de
Fonte:Elaborado pelo autor (2016).
2ª regra
As partículas que contêm inicial maiúscula, quando aparecerem antes do último 
sobrenome, acompanham-no para a frente na inversão, conforme apresenta o 
Quadro 5. 
Quadro 5 - ordem de nomes que contêm partículas com inicial maiúscula
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Carla Van Portal Van Portal, Carla D´Andrade, Cármen
Cármen D´Andrade D’Andrade, Cármen La Fonte, Rui Carlos
Rui Carlos La Fonte La Fonte, Rui Carlos Van Portal, Carla
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Regras para Arquivamento Alfabético de Nomes de Pessoas
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3ª regra
Quando um sobrenome é formado por um substantivo 
e um adjetivo, ambos formam uma única unidade 
de arquivamento e não podem ser separados. 
Na  inversão, os dois vão para frente, conforme 
apresenta o Quadro 6.
Quadro 6 - ordem de nomes cujo sobrenome é composto por substantivo e adjetivo
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Leonel Fontes Claras Fontes Claras, Leonel Casa grande, miguel
miguel Casa grande Casa grande, miguel Fontes Claras, Leonel
Pedro Paulo Fontes Claras Fontes Claras, Pedro Paulo Fontes Claras, Pedro Paulo
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
4ª regra
Sobrenomes ligados por hífen pertencem a uma única unidade de arquivamento 
e não devem ser separados. Trata-se de um único sobrenome. Veja exemplos no 
Quadro 7.
Quadro 7 - ordem de nomes cujo sobrenome é composto por hífen
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Pedro Luis silva-Lima silva-Lima, Pedro Luis moreira-Peixoto, gabriela
gabriela moreira-Peixoto moreira-Peixoto, gabriela silva-Lima, Pedro Luis
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
5ª regra
Quando um nome completo (nome + sobrenome) vier acompanhado de um título 
(sargento ou padre, por exemplo), o processo de inversão e ordenação ocorre 
normalmente, ficando o título por último, entre parênteses, conforme apresenta o 
Quadro 8.
Quadro 8 - ordem de nomes que vêm acompanhados de um título
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Padre Carlos morais morais, Carlos (Padre) Dutra, João Paulo (tenente)
tenente João Paulo Dutra Dutra, João Paulo (tenente) morais, Carlos (Padre)
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Substantivo é palavra que dá nome 
aos seres.
Adjetivo é palavra que dá qualidade 
ou indica o estado dos seres.
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6ª regra
Quando um nome incompleto (sem sobrenome, por exemplo) vier acompanhado de 
um título, cada palavra é uma unidade de arquivamento. Veja exemplos no Quadro 9.
Quadro 9 - ordem de nomes incompletos e acompanhados de um título
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Cardeal Albano Cardeal Albano Cardeal Albano
Padre Mário Padre Mário Padre Mário
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
7ª regra
Palavras que indicam grau de parentesco (Filho, Neto, etc.) pertencem à mesma 
unidade de arquivamento do último sobrenome, devendo acompanhá-lo na inversão, 
conforme apresenta o Quadro 10.
Quadro 10 - ordem de nomes que contêm palavras que indicam grau de parentesco
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Leandro Dias Neto Dias Neto, Leandro Dantas Sobrinho, Roberto
Roberto Dantas Sobrinho Dantas Sobrinho, Roberto Dias Neto, Leandro
Ana Carla Ferreira Filha Ferreira Filha, Ana Carla Ferreira Filha, Ana Carla
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
8ª regra
Quando aparecem as palavras “Santo”, “San”, “Saint” e equivalentes, elas não se 
separam do sobrenome. Conheça exemplos no Quadro 11.
Quadro 11 - ordem de nomes que contêm as palavras “Santo”, “San”, “Saint”
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
gustavo Saint german Saint german, gustavo Saint german, gustavo
Edite São Marcos São Marcos, Edite São Marcos, Edite
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
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9ª regra
Nomes orientais, a exemplo de japoneses, chineses e árabes, pouco conhecidos 
entre nós, são arquivados na forma direta, sem inversão. Conheça exemplos no 
Quadro 12.
Quadro 12 - ordem de nomes orientais, pouco conhecidos entre nós
Nome Ordenação
teng sião Ping Rachid Rached
Rachid Rached teng sião Ping
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Além da forma de organizar os arquivos em ordem alfabética levando em consideração 
o nome das pessoas, também há regras para o método alfabético referente ao nome 
de organizações, empresas, entidades, sociedades, associações e repartições. 
A regra geral, nesse caso, é que esses nomes sejam classificados da forma como 
são escritos, ou seja, não sofrem inversão, conforme apresenta o Quadro 13.
Quadro 13 - ordem de nomes de organizações
Empresa Ordenação
Panificadora Pão e Vinho Casas Albuquerque
Casas Albuquerque Panificadora Pão e Vinho
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Assim como no caso do nome de pessoas, também há regras especiais para 
organizar o nome de empresas. Vamos ao estudo dessas regras.
1ª regra
Os artigos (o, a, os, as, um, uns, uma, umas) que aparecem na frente do nome 
das empresas não devem ser levados em conta na ordenação. Eles ficam entre 
parênteses, e a classificação será feita de acordo com a primeira letra da primeira 
palavra principal, conforme apresenta o Quadro 14.
Quadro 14 - ordem de empresas que possuem artigos em seu nome
Nome Ordenação
Um sonho de Perfume (o) Perfumista
o Perfumista (Um) sonho de Perfume
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Regras para Arquivamento Alfabético de Nomes de Empresas
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2ª Regra
Para empresas que possuem filiais, leva-se em conta a localização geográfica. 
Analise exemplos no Quadro 15.
Quadro 15 - ordem de empresas que possuem filiais
Nome Ordenação
Supermercado Mig – Centro Supermercado Mig – Centro
Supermercado Mig – Vila Ivete Supermercado Mig – Rio Negro
Supermercado Mig – Rio Negro Supermercado Mig – Vila Ivete
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
3ª regra
Os pequenos vocábulos ou conectivos que aparecem no meio dos nomes (de, do, 
da, por exemplo) não devem ser levados em conta na ordenação alfabética, conforme 
apresenta o Quadro 16.
Quadro 16 - ordem de empresas que possuem pequenos vocábulos no nome
Nome Ordenação
Banco do Estado do Paraná Banco do Estado do Pará
Banco do Estado de Santa Catarina Banco do Estado do Paraná
Banco do Estado de Sergipe Banco do Estado de Santa Catarina
Banco do Estado do Pará Banco do Estado de Sergipe
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
4ª regra
Quando o primeiro nome de uma organização ou empresa for um numeral arábico 
ou romano, deve ser escrito normalmente, mas a ordenação será conforme a sua 
escrita por extenso, conforme apresenta o Quadro 17.
Quadro 17 - ordem de empresas cujo primeiro nome é um numeral
Nome Ordenação
12 Loterias (doze loterias) 10 lanches amigos
2 irmãos automóveis (dois irmãos automóveis) 2 irmãos automóveis
10 lanches amigos (dez lanches amigos) 12 loterias
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
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5ª regra
As siglas ou abreviaturas que indicam o tipo da organização devem ser levadas em 
consideração, conforme a sua escrita por extenso, na hora de ordenar o arquivo. 
Analise exemplos no Quadro 18.
Quadro 18 - ordem de empresas cujo primeiro nome é uma sigla ou abreviatura
Nome Ordenação
Com. De Pneus são Carlos (Comércio) Com. De Pneus são Carlos
Cia. brasileira de madeiras (Companhia) Cia. brasileira de madeiras
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Agora que você estudou o método alfabético de arquivamento, estudará o método 
numérico simples de organizar o arquivo.
2.2 mÉtoDo NUmÉRICo sImPLEs
No método numérico simples, é atribuído um número para cada registro, seja ele de 
uma pessoa física ou jurídica. Nesse caso, vocêdeve obedecer à ordem de entrada 
ou de registro, sem preocupar-se com a ordem alfabética. Porém, recomenda-se 
que haja um índice alfabético remissivo para facilitar a localização dos documentos. 
Analise exemplos no Quadro 19 e no Quadro 20.
Quadro 19 - Índice alfabético remissivo
Nome Localização no arquivo
Dums, Rafael 019
Lima, Estevão de 002
sorenato, Daniela 041
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Quadro 20 - ordem de registro
Número e nome Ordenação
041 Daniela sorenato 002 Estevão de Lima
019 Rafael Dums 019 Rafael Dums 
002 Estevão de Lima 041 Daniela sorenato
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
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2.3 MÉtoDo IDEogRÁFICo
O método ideográfico é utilizado para arquivar uma informação por assunto. 
Se, por exemplo, for necessário arquivar os documentos separando-os pelo tema 
funcionários admitidos ou funcionários transferidos, esse método deve ser 
utilizado. A ordenação dos assuntos poderá seguir a modalidade alfabética ou 
numérica, apresentadas anteriormente.
2.4 MÉtoDo gEogRÁFICo
O método geográfico leva em conta o local de origem do documento. A ordenação 
dos documentos é feita pelo método alfabético, sendo que o nome do país é o 
primeiro que deve ser levado em conta. Caso o país de origem seja o mesmo, 
considera-se o estado; depois a cidade; o bairro e assim por diante, conforme 
apresenta o Quadro 21.
Quadro 21 - ordenação de documentos pelo método geográfico
Nome Em ordem (estado, cidade, bairro).
Empresa Contabilidade XYz
Rua Anchieta, 234
Centro
Curitiba - PR
Panificadora Feliz
Rua Vicente, 345
Água Verde
Fortaleza - CE
Panificadora Feliz
Rua Vicente, 345
Centro
Fortaleza - CE
Empresa Contabilidade XYz
Rua Anchieta, 234
Centro
Curitiba - PR
Escola de Idiomas WY
Rua Marechal Floriano, 356
Bairro Água Verde
Joinville - SC
Escola de Idiomas Claro
Rua tenente Ary Rauen, 23
Centro
Florianópolis - SC 
Escola de Idiomas Claro
Rua tenente Ary Rauen, 23
Centro
Florianópolis - SC
Escola de Idiomas WY
Rua Marechal Floriano, 356
Centro
Joinville - SC
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Após o estudo sobre a organização de arquivos, procedimento que o Assistente 
Administrativo deve conhecer, estudaremos a classificação de documentos.
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3 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Agora que você já conhece a importância do arquivamento e quais etapas percorrem 
sua rotina, estudaremos de que forma os documentos podem ser classificados. 
Os documentos podem ser classificados de nove formas:
1) Quanto à entidade produtora
Quanto à entidade produtora, os documentos são classificados em públicos 
e privados.
 ` Públicos: os documentos públicos podem ser emitidos de duas formas, 
seja através de uma autoridade pública ou através de uma procuração de 
autoridade pública. 
 ` Privados: os documentos particulares são, de uma forma geral, emitidos 
por uma pessoa física, ou por uma autoridade pública que não esteja no 
exercício de suas funções públicas ou competências.
2) Quanto ao gênero
O Quadro 22 apresenta como os documentos podem ser organizados quanto 
ao gênero.
Quadro 22 - Classificação dos documentos quanto ao gênero
Tipo Descrição Exemplos
Textuais Documentos datilografados, impressos ou manuscritos. 
Contratos, editais, 
atas, dentre outros.
Filmográficos
Documentos expressos através de imagens em 
movimento (sem som).
Filmes, dentre outros.
Audiovisuais
Documentos que misturam imagens em movimento e 
som, geralmente estão presentes em produções para a 
televisão ou o cinema. 
DVD, Blu-ray, dentre outros.
Cartográficos
Documentos cartográficos são expressos através de 
escala cartográfica, podendo possuir diferentes formatos 
e dimensões. 
Croquis, mapas, fotografias, 
plantas, dentre outros.
Iconográficos Documentos expressos através de imagens estáticas. 
Slides, gravuras, desenhos, 
dentre outros.
Micrográficos
Documentos que antes eram apresentados através de 
papéis e são convertidos em microfilmes.
Slides, dentre outros.
Informáticos
Documentos eletrônicos ou digitais que possuem 
intervenção de computadores através de seus softwares. 
Disco óptico, HD, 
dentre outros.
Sonoros
Documentos que transmitem informações através de 
som, trabalhando como um registro fonográfico.
CD, DVD, MP3, dentre outros.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
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3) Quanto à espécie
O Quadro 23 apresenta como os documentos podem ser organizados quanto 
à espécie.
Quadro 23 - Classificação dos documentos quanto à espécie
Tipo Descrição Exemplos
Atos normativos
São atos que possuem a finalidade de deliberar 
a respeito de matérias específicas, sendo 
expedidos por autoridades administrativas. 
ordens de serviço, 
regulamentos, decretos, 
dentre outros.
Atos enunciativos
São atos que visam fornecer opinião, esclarecer 
assuntos e fundamentar soluções. 
Despachos, laudos, 
relatórios, dentre outros.
Atos de assentamento
São atos realizados por meio de registros sobre 
ocorrências e fatos. 
termos, atas, dentre outros.
Atos comprobatórios São atos que comprovam decisões. 
Certidões, atestados, 
dentre outros.
Atos de ajuste
São os atos representados através de pactos 
ou acordos. 
Convênios, contratos, 
dentre outros.
Atos de correspondência
São atos que possuem o objetivo de executar 
atos normativos. 
Circulares, memorandos, 
dentre outros.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
4) Quanto à tipologia documental
O tipo documental se refere à atividade-fim que fez com que o documento passasse 
a existir. Analise, no Quadro 24, alguns exemplos.
Quadro 24 - Exemplos de tipologia documental
Espécie Tipologia
Edital Edital de licitação / edital de concurso
Contrato Contrato de compra e venda / contrato de locação
Citação Carta precatória / carta rogatória
Alvará Alvará de construção / alvará de soltura
Petição Petição de recurso / petição de embargos
Relatório Relatório de preços / relatório de compras
Processo Processo de execução fiscal / processo de desocupação
Certidão Certidão nascimento / certidão de casamento
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
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5) Quanto ao valor
O Quadro 25 apresenta como os documentos podem ser organizados quanto ao valor.
Quadro 25 - Classificação dos documentos quanto ao valor
Tipo Descrição
Administrativo
Corresponde ao valor do documento para a atividade administrativa do órgão que o criou, 
agindo de forma a provar os seus atos.
Fiscal
Possui o objetivo de comprovar operações fiscais ou financeiras junto aos órgãos de 
fiscalização do governo.
Informativo Defende que todas as informações provenientes de um documento possuem importância.
Legal Apresenta valor requerido para fins de efeitos jurídicos ou comprovação perante juízo. 
Permanente
tipo de documento que não pode ser dispensado, seja por seu valor probatório, histórico 
ou testemunhal.
Primário
Possui valor assumido pela razão da origem do documento, assim como sua importância e 
utilização para fins legais, fiscais e administrativos.
Probatório Utilizado como prova.
Secundário Difere da finalidade que gerou o documento.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
6) Quanto à natureza do assunto
Quanto à natureza do assunto, os documentos são classificados em ostensivos ou 
ordinários e sigilosos.
 ` Ostensivos ou ordinários: documentos que podem ser consultados por 
qualquer indivíduo, sendo que sua liberação não possui o poder de causar 
danos à entidade.
 ` Sigilosos: documentos de acesso restrito, devendo ser tomadas medidas 
de segurança para sua custódia e manuseio.
7) Quanto ao formato
Quanto ao formato, os documentos são definidos através da configuração física 
em que se encontram, podendo estar disponíveis em mídia eletrônica, mapa, livro, 
folder,peças tridimensionais, dentre outros exemplos.
8) Quanto à forma
A classificação quanto à forma se refere ao processo de preparação e transmissão 
de documentos. Exemplos: rascunho, esboço, croqui, layout, minuta, dentre outros.
9) Quanto à técnica de registro
A classificação quanto à técnica de registro faz referência à técnica empregada para 
registrar informações, como escrita, gravação, impressão, dentre outros exemplos.
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4 ARQUIVOS ELETRÔNICOS X ARQUIVOS FÍSICOS
Se antigamente a definição de arquivo era restrita a um compartimento com pilhas 
de documentos em forma física (como é o caso do papel), é possível verificar como 
esse conceito mudou com o avanço da tecnologia. Hoje já se faz muito presente a 
versão digital dos arquivos, sendo esses armazenados, na maioria das vezes, em 
Hard Discs (HDs). Os HDs possuem formatos internos, quando localizados dentro 
de um computador; ou externos, quando não estão fixos em um computador e, 
nesse caso, auxiliam em razão da mobilidade.
Vejamos agora algumas dicas de organização para documentos digitais.
1ª) Pasta de arquivos: O primeiro passo para uma boa organização de 
arquivos digitais é a criação de uma pasta central, que servirá como base 
da organização geral. É muito comum que as pessoas a nomeiem com o 
próprio nome ou iniciais. Exemplo: Fernanda Souza ou F.S. A vantagem 
da utilização de iniciais é a simplicidade gerada através de nomes curtos 
e fácil identificação.
2ª) Pastas e subpastas: Após a criação da pasta principal, você pode criar 
subpastas para cada tema específico que faça parte do seu trabalho ou 
dia a dia. Exemplo: Finanças, Relatórios, Orçamentos, dentre outros temas.
3ª) Limite de subpastas: Uma importante questão a ser considerada 
é tentar limitar a quantidade de subpastas criadas, pois, em casos de 
número excessivo, a localização de cada uma delas pode ser dificultada. 
As subpastas devem ajudar o usuário a criar categorias que facilitem o 
manuseio, e seu excesso pode acabar confundindo o usuário. Portanto, 
objetividade nesse momento é fundamental.
4ª) Simplicidade e eficiência: É muito importante basear a sua organização 
em funcionalidade, eficiência e praticidade, em todos os três casos, 
de maneira simplificada. É fundamental que você consiga estruturar o 
conteúdo em sua mente, o que pode se tornar inviável em caso de uma 
organização muito complexa.
5ª) Back-up: Um novo back-up é sempre bem-vindo. Assim como os docu-
mentos físicos, os arquivos digitais também podem sofrer ameaças 
externas, desde a perda do dispositivo em si, como um vírus que pode 
contaminar os arquivos, até uma queda de energia que pode danificar 
o aparelho utilizado e fazer com que as informações fundamentais 
sejam perdidas. Pensando nisso, é sempre importante realizar back-ups 
contínuos das mídias salvas em seus equipamentos, e, se possível, 
realizar também em diferentes mídias, aumentando assim sua segurança. 
É recomendada, também, a realização de cópias de segurança semanais. 
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6ª) Organização dos e-mails: E-mails também podem ser considerados um 
formato de arquivo digital. É sempre importante estar atento ao excesso de 
informação que chega à sua caixa de entrada. Uma organização semanal 
para gerenciamento do excesso de recebimentos é recomendada. A maior 
parte das contas de e-mail disponíveis no mercado permite criação de 
pastas para gerenciamento de diferentes assuntos, o que pode facilitar 
bastante a organização do usuário.
Em relação aos arquivos físicos, existem duas importantes dicas a respeito da 
segurança dos documentos armazenados:
 ` Digitalização: a primeira dica é a digitalização dos arquivos, permitindo 
ao usuário possuir duas distintas versões do mesmo documento, a física 
e a digital, aumentando, assim, o nível de segurança das informações que 
devem ser preservadas.
 ` Cuidados de manutenção: a segunda dica é permitir que os arquivos 
físicos sejam abertos e arejados pelo menos uma vez a cada três meses, 
evitando, dessa forma, a sua deterioração.
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5 PROTOCOLO
Toda organização precisa de procedimentos que indiquem a produção sem 
improvisos, especialmente quanto à administração dos documentos que circulam 
diariamente. A logística da documentação trata-se da correta tramitação dos 
documentos, desde o recebimento até a expedição. Essa logística depende, muitas 
vezes, da organização do Assistente Administrativo. 
Para executar essas tarefas, em grande parte das organizações existe o setor 
de Protocolo, que realiza atividades de recebimento, classificação e registro, 
e movimentação, que envolve a expedição e a distribuição. Vamos ao estudo de 
cada uma dessas atividades.
5.1 PRotoCoLo DE RECEBIMENto
Entende-se por protocolo o conjunto de operações que visam ao controle dos 
documentos que tramitam na organização. 
Além disso, em se tratando da entrada de documentos, há um documento que recebe 
esse nome e que formaliza essa entrada. Esse documento pode referir-se tanto aos 
documentos produzidos internamente quanto aos encaminhados à organização 
por outras empresas. Essa é uma maneira de assegurar a imediata localização e 
recuperação dos documentos, garantindo, assim, o acesso a essas informações. 
A Figura 1 apresenta um modelo de protocolo de recebimento.
Figura 1 - Modelo de protocolo de recebimento
PROTOCOLO DE RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS
Data do Recebimento: _____/_____/_____
Documentos Recebidos: 
Nome do responsável pela entrega: 
Contato (e-mail e telefone): 
Recebido por: 
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5.2 CLASSIFICAção E REgIStRo
Uma vez recebidos os documentos, há necessidade de identificação e classificação, 
de acordo com o método de arquivamento adotado pela empresa e, também, 
levando em consideração os códigos existentes na Tabela de Temporalidade vistos 
anteriormente.
Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, devem ser 
abertos para que essa etapa seja realizada eficazmente. Esporadicamente, a empresa 
pode receber documentação sigilosa. Diante disso, o sigilo das informações deve 
ser rigoroso, e esse tipo de documento terá acesso restrito.
Ao realizar o registro das informações (documentos) recebidos, é possível criar um 
sistema de controle com atribuição de número para acompanhamento. 
5.3 EXPEDIção/DIStRIBUIção
Expedição e distribuição são atividades que consistem em enviar um documento. 
Importante
Chama-se distribuição quando é interna, e expedição quando 
direcionada a outra organização.
Documentos internos geralmente não são envelopados, apenas identifica-se o setor 
ou departamento a que se destinam. Algumas organizações indicam envelopar 
alguns documentos internos para proteção na guarda. Nesse caso, verifique os 
procedimentos adotados no local em que trabalhar.
Os documentos externos são envelopados e normalmente seguem, juntamente com 
recibo, para identificação do setor ou departamento a que se destinam. Caso sejam 
sigilosos, deverão ser classificados com o termo “confidencial” em envelope lacrado, 
juntamente com o nome do destinatário que deverá recebê-lo. Nesse caso, é também 
necessário que o Assistente Administrativo verifique o procedimento adotado pela 
organização em que trabalha.
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CONSIDERAÇÕES
Nesta aula, estudamos os diferentes tipos de documentos existentes e quais são as 
suas funções mediante os métodos de arquivamento. Estudamos, também, como 
organizar documentos e os critérios existentes para essa organização. 
Considerando o volume de informações que as empresas possuem, localizá-lasde maneira ágil e precisa é fundamental. Dessa forma, é importante a utilização 
de critérios preestabelecidos no momento de organizar arquivos que poderão ser 
utilizados no futuro, fazendo com que a rotina do trabalho diário se torne mais ágil.
Na Aula 3, estudaremos mais os documentos organizacionais, trazendo exemplos 
dos documentos mais utilizados, a fim de ambientar você ao cotidiano de um 
Assistente Administrativo.
Agora você está convidado a participar 
da Aula 3 desta Unidade Curricular.
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UNIDADE CURRICULAR 2
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http://noticias.universia.com.br/destaque/noticia/2012/02/17/912402/escrever-relatorio-10-passos.html
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http://educacao.uol.com.br/disciplinas/portugues/pronomes-de-tratamento-voce-senhor-vossa-excelencia-e-outros.htm
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http://pt.wikihow.com/Escrever-um-Recibo
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http://www.wikihow.com/Write-a-Business-Report
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http://www.wikihow.com/Write-a-Memo
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	AULA 2 - MÉTODOS E TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO E PROTOCOLO
	CONTEXTUALIZANDO
	1 ARQUIVO
	1.1 TIPOS DE ARQUIVO
	1.2 TABELA DE TEMPORALIDADE
	2 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
	2.1 MÉTODO ALFABÉTICO
	2.2 MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES
	2.3 MÉTODO IDEOGRÁFICO
	2.4 MÉTODO GEOGRÁFICO
	3 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
	4 ARQUIVOS ELETRÔNICOS X ARQUIVOS FÍSICOS
	5 PROTOCOLO
	5.1 PROTOCOLO DE RECEBIMENTO
	5.2 CLASSIFICAÇÃO E REGISTRO
	5.3 EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO
	CONSIDERAÇÕES
	REFERÊNCIAS