resumo arquivologia

Prévia do material em texto

ARQUIVOLOGIA
1. DOCUMENTO
(a) documento: registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém. Qualquer informação registrada em um suporte material que possibilite consultas, provas, estudos, pesquisa é um documento. Ex.: um livro, um pendrive, um CD, uma planta edificações, etc.
(b) suporte: é o material no qual são registradas as informações. Ex.: acetato, papel, fita magnética, disco óptico.
(c) informação: ideia ou mensagem contida em um documento.
 suporte + informação = documento 
Obs.: um papel em branco (suporte) ou um DVD virgem (suporte) não são documentos, pois eles não contêm informações.
Lei 8.159/91
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Obs.: obrigação de realizar a gestão documental arquivística, é do poder público, e não da administração pública.
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
1. ARQUIVO
conceito: conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
1º - conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas funções.
2º - móvel destinado à guarda desses documentos. Ex.: armário, estante, etc.
3º - edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado a guarda de documentos. Ex.: setor de arquivo, divisão de arquivo, etc.
Obs.: se há produção e recebimento de documentos, logo vai ocorrer a acumulação. Documentos não são colecionados e sim acumulados. Os arquivos advêm da produção e acumulação e não como parte de uma coleção. 
Segundo Marilena Leite Paes: 
• designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação. De acordo com a natureza do suporte, o arquivo terá a qualificação respectiva. Ex.: arquivo audiovisual, fotográfico, iconográfico, de microformas, informático.
• conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.
Segundo Heloísa de Almeida Prado: arquivo é toda coleção de documentos conservados, visando a utilidade que poderão oferecer futuramente. A Professora Heloísa de Almeida Prado foi a única autora a fazer a correlação entre arquivo e coleção. Todos os outros autores dizem que os documentos de arquivo não são colecionados e sim acumulados
1.1 ARQUIVO X BIBLIOTECA X MUSEU E O CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO
(a) arquivo: acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa, preservados para a consecução de seus objetivos.
• apresentam-se em exemplares únicos ou em número limitado de vias.
• acumulação natural: são produzidos em decorrência do desempenho das atividades administrativas da instituição.
• fundos: conjunto de documentos unidos pela origem.
• finalidade funcional, administrativa.
(b) biblioteca: conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.
• apresentam-se em exemplares múltiplos, ou seja, uma mesma obra é criada em vários exemplares e pode estar presente em mais de uma biblioteca.
• os livros ingressam á biblioteca por meio da compra, permuta e doação.
• os livros formam coleções que são reunidas pelo conteúdo.
• finalidade cultural, técnica e científica.
(c) museu: instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objeto de valor cultural.
(d) centro de documentação: instituição ou serviço responsável pela centralização de documentos e disseminação de informações.
1.2 BIBLIOTECONOMIA X ARQUIVOLOGIA
(a) biblioteconomia: trata de documentos individuais. Nas bibliotecas ficam os documentos colecionados em numerosos exemplares.
(b) arquivologia: trata de conjuntos de documentos. Nos arquivos os documentos são produzidos ou recebidos num único exemplar ou em limitado número de cópias.
1.3 PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS
(a) proveniência, procedência ou de respeito aos fundos: consiste em manter os arquivos agrupados, sem misturá-los aos outros provenientes de uma administração, instituição ou de uma pessoa física ou jurídica. É fundamental o respeito à origem dos documentos. 
Fundo é o conjunto de documentos de uma mesma proveniência.
(a) fundo fechado: fundo que não recebe acréscimos de documentos em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade.
(b) fundo aberto: quando ainda podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade.
Obs.: exceção: um fundo fechado pode receber documentos, ainda que as atividades da sua instituição de origem tenham se encerrado. Ex.: Instituto Darwin tenha fechado as portas em 31/12/2015. Mas, algum ex-pesquisador, em 2017 (o fundo já estava fechado) descobriu que havia uma pesquisa de 2013 (fundo aberto) que ele esquecera de levar para o Instituto. Ora, o pássaro foi descoberto quando o Instituto Darwin ainda estava em funcionamento, portanto, faz parte do Fundo daquela Instituição e deve ser incluída, por isso, no fundo fechado.
(b) organicidade: os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora/acumuladora, em suas relações internas e externas. Refletir a estrutura, as funções e as atividades de uma entidade é possuir organicidade. Também podemos pensar na organicidade como característica que define os documentos arquivísticos. Sem ela, um documento não é arquivístico.
(c) indivisibilidade: os fundos de arquivos devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. Esse princípio deriva do Princípio da Proveniência.
(d) ordem original: o arquivo deveria conservar a ordenação (arranjo) original dada pela entidade, pessoa ou família que o produziu. A ordem original deve ser mantida materialmente e intelectualmente.
(a) ordem material: ordem material é a ordem física em que os documentos foram acumulados. Ex.: essa folha vem atrás dessa que vem atrás dessa.
(b) ordem intelectual: a ordem em que os documentos foram produzidos dentro de uma sequência lógica, de um contexto. 
(e) unicidade: os arquivos conservam um caráter único em função do contexto em que foram produzidos. A regra é que os documentos são únicos dentro do seu contexto de produção, mas há os originais múltiplos, como as circulares, por exemplo, que são produzidas em várias vias, mas cada via vai para um setor, portanto, continuam sendo únicos dentro do contexto no qual foram produzidos.
(f) cumulatividade: o arquivo deve ser tratado como uma informação progressiva natural e orgânica. Há um enriquecimento do arquivo com essa formação contínua. Esse conceito é o contrário do que acontece nas bibliotecas e museus, onde as obras são colecionadas e não acumuladas naturalmente.
(g) territorialidade: os arquivos públicos devem fazer parte do território no qual foram criados, devendo pertencer a eles. Esse princípio existe em conjunto com o princípio da proveniência e é através deles que os documentos são protegidos de dispersão e de perda de contexto.
(h) reversibilidade: se necessário, o procedimento ou tratamentoaplicado nos arquivos poderá ser revertido, por exemplo: um documento recebe uma temporalidade e acontecem circunstâncias atenuantes que fazem o seu valor documental mudar diante da instituição. Esse princípio permite que a classificação seja alterada por pessoas e métodos específicos.
(i) pertinência temática: os arquivos devem ser organizados por temas ou assuntos.
(j) indivisibilidade ou integridade arquivística: os fundos de arquivo ou documentos devem ser conservados sem que ocorra mutilação, danos, dispersão, redução (subtração) ou qualquer tipo de acréscimo indevido. 
(k) autenticidade: os documentos devem ser criados, guardados e conservados respeitando as normas, técnicas e processos que garantam sua veracidade e confiabilidade. Um documento autêntico é aquele que foi criado por quem deveria e com a estrutura que deveria (nas suas mais diversas nuances). Em nenhum momento falamos que o que está escrito deve ser verdadeiro e sim que o que está escrito deve ter sido feito pela pessoa correta e no formato correto. 
(l) veracidade: diz que o conteúdo do documento corresponde verdadeiramente aos fatos. Aqui levamos em consideração a veracidade do que está sendo dito, ou seja, a correspondência com a realidade.
(m) inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de todo orgânico e não como elemento isolado de um contexto.
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Obs.: todos têm direito à informação governamental, excetuando-se os casos de sigilo - graus ultrassecreto, secreto e reservado.
Art. 5º A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta Lei.
Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.
2. ARQUIVOS PÚBLICOS
CAPÍTULO II
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.
Obs.: fundo fechado: conjunto de documentos que não recebe mais acréscimos porque a instituição encerrou suas atividades.
Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Obs.: ex.: Arquivo Nacional, instituição arquivística responsável pela esfera federal do poder executivo.
Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
são arquivos públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos:
(a) por órgãos e entidades públicas nas esferas federal, estadual, distrital e municipal do poder executivo, legislativo e judiciário.;
(b) por agentes do poder público, no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente; 
(c) pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista;
(d) por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
classificação:
(a) correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
(b) intermediários: aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
(c) permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
3. ARQUIVOS PRIVADOS
CAPÍTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. 
Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados pelo poder público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. 
Art. 13 Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. 
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o poder público exercerá preferência na aquisição.
Art. 14 O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. 
Art. 15 Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. 
Art. 16 Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. 
CAPÍTULO IV
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS
Art. 17 A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
§ 1º São arquivos federais o Arquivo Nacional os do poder executivo, e os arquivos do poder legislativo e do poder judiciário. São considerados, também, do poder executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.
§ 2º São Arquivos Estaduais os arquivos do poder executivo, o arquivo do poder legislativo e o arquivo do poder judiciário.
§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do poder executivo, o arquivo do poder legislativo e o arquivo do poder judiciário.
§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do poder executivo e o arquivo do poder legislativo.
§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.
Art. 18 Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo poder executivo federal (apenas), bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.
Art. 19 Competem aos arquivosdo poder legislativo federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo poder legislativo federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20 Competem aos arquivos do poder judiciário federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo poder judiciário federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 21 Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei.
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 25 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.
Art. 26 Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).
§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.
§ 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.
Art. 27 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 28 Revogam-se as disposições em contrário.
4. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS E DOS DOCUMENTOS
4.1 Entidades mantenedoras: características da entidade acumuladora de documentos:
(a) públicos (federal, estadual, municipal)
(b) institucionais (igrejas, escolas, etc.)
(c) comerciais (empresas, firmas)
(d) familiares ou pessoais
Obs.: entidade produtora (não é entidade mantenedora), os arquivos são classificados em:
(a) públicos: ex.: Arquivo Nacional.
(b) privados: ex.: uma empresa privada pode ter um arquivo, pessoas físicas podem possuir arquivos, universidades, etc.
4.2 Extensão de sua atuação (abrangência):
(a) arquivos descentralizados: realizam suas atividades de forma distribuída nos setores de trabalho, ou seja, cada setor é responsável por sua documentação corrente. Esses arquivos podem até descartar documentos sem valor administrativo ou jurídico. Ex.: arquivo setorial.
(b) arquivos centralizados (centrais ou gerais): centralizam as atividades dos arquivos correntes. Eles recebem a produção de várias áreas dentro de uma organização. Ex.: arquivo central ou arquivo intermediário.
4.3 Natureza dos documentos:
(a) arquivo especial: aquele que tem sob sua guarda documentos de formatos físicos diversos. Em um mesmo local você pode ter CD-ROM, disquete, discos, fitas, microformas (microfilme), slides e etc. Formas físicas diversas.
(b) arquivo especializado: possui documentos decorrentes da experiência humana num campo específico independentemente da forma física que apresentem. Documentos de uma área de conhecimento específica. Ex.: arquivos de engenharia, arquivos médicos ou de imprensa.
4.4 Quanto ao gênero:
(a) escritos ou textuais: documentos manuscritos, impressos ou datilografados. Ex.: contratos, certidões, tabelas, correspondência, folhas de pagamento, atas, etc.
(b) cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis. Ex.: representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis).
(c) iconográficos: documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, com imagens fixas. Ex.: fotografias, gravuras, desenhos. 
(d) filmográficos: são documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Ex.: filmes e fitas videomagnéticas. 
(e) sonoros: são documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex.: discos e fitas áudio magnéticas. 
(f) micrográficos: são documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas especificas. Ex.: rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela.
(g) informáticos: documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador. Ex.: disquete, disco rígido, memória flash ou disco ótico (CD, DVD).
Obs.: letra G da palavra Gênero: 
CartoGráfico
IconoGráfico
MicroGráfico
FilmoGráfico
4.5 Quanto à espécie:
(a) atos normativos: documentos relacionados à normatização das atividades. Ex.: leis, decretos, estatutos, portarias.
(b) atos de correspondência: diretamente ligados aos atos normativos, pois os atos de correspondência é que viabilizam a execução deles. Ex.: carta, ofício, memorando, notificação, alvará, telegrama, edital.
(c) atos enunciativos/opinativos: são os que esclarecem os assuntos visando fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto.
(d) atos de assentamento (registro de fatos): registro de fatos e ocorrências, usando-se: atas, termo, auto de infração, apostila. 
(e) atos comprobatórios: são os atos que comprovam os assentamentos. Ex.: certidões, atestados e traslados.
(f) atos de ajuste: representados por acordo de vontade em que a Administração federal, estadual ou municipal é uma das partes. Ex.: tratado, convênio, contrato.
4.6 Quanto à natureza do assunto:
(a) ostensivos: são documentos cuja divulgação não prejudica a administração. Não há restrição de acesso aos documentos.
(b) sigilosos: documentos que sofrem restrição de acesso, cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
• reservado: até 5 anos.
• secreto: até 15 anos.
• ultrassecreto: até 25 anos.
LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO:
Obs.: acesso é a regra, o sigilo, a exceção (divulgação máxima);
Obs.: requerente não precisa dizer por que e para que deseja a informação (não exigência de motivação);
Obs.: hipóteses de sigilo são limitadas e legalmente estabelecidas (limitação de exceções);
Obs.: fornecimento gratuito de informação, salvo custo de reprodução (gratuidade da informação);
Obs.: divulgação proativa de informações de interesse coletivo e geral (transparência ativa);
Obs.: criação de procedimentos e prazos que facilitam o acesso à informação (transparência passiva).
(a) reservado: até 5 anos.
(b) secreto: até 15 anos.
(c) ultrassecreto: até 25 anos (renovável uma única vez).
Obs.: esses prazos podem ser menores do que os estabelecidos.
4.7 Elementos dos documentos:
(a) suporte: material sobre o qual as informações são registradas. Ex.: papel, disco magnético, fita magnética, disco óptico, filme etc. 
Obs.: alguns suportes arquivísticos não são mais usados como argila, pedra, papiro, etc.
(b) formato: configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Ex.: cartaz, livro, planta, folhas avulsas. Obs.: pode-se ter o mesmo suporte papel, mas com formato diferente.
(c) forma: estágio de preparação e de transmissão de documentos. Ex.: rascunho ou minuta, original e cópia. 
Obs.: o fato de ser manuscrito não torna o documento rascunho.
(d) gênero: configuração que assume o documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Ex.: audiovisual, fonográfico, iconográfico, textual, informático, etc.
(e) espécie: configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações contidas. Ex.: boletim, certidão, relatório, ata, contrato, decreto-lei, auto de infração.
(f) tipo: configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. União da espécie + função do documento. Ex.: certidão de nascimento, boletim escolar, boletim médico, contrato de prestação de serviço, contrato de locação. 
Obs.:
• ata de abertura: ata (espécie) de abertura (função) = tipo documental• termo de posse: termo (espécie) de posse (função) = tipo documental
• edital de abertura: edital (espécie) de abertura (função) = tipo documental
4.8 Classificação dos documentos públicos – Schellenberg:
(a) funcional: classificação segundo as atividades desenvolvidas na instituição.
(b) organizacional: classificação segundo a estrutura da instituição.
(c) por assuntos: classificação segundo assuntos que se originam de determinado campo do conhecimento.
5. TEORIA DAS 3 IDADES (CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS)
Obs.: todo documento será criado na fase corrente;
Obs.: a fase corrente será composta pelos arquivos setoriais, localizados nos próprios setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, também chamado de arquivo geral, que estará localizado próximo aos setores;
Obs.: após cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados, transferidos (para a fase intermediária) ou recolhidos (para a fase permanente);
Obs.: após cumprir seu prazo na fase intermediária, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente);
Obs.: os documentos históricos serão recolhidos à fase permanente, onde jamais serão eliminados;
Obs.: a eliminação poderá ocorrer em duas das três fases do ciclo vital (corrente ou intermediária) e nunca na terceira (permanente);
(a) fase corrente (ou arquivo de 1ª idade): 
• documentos consultados frequentemente. 
• são conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam ou os produziram ou em locais próximos e de fácil acesso.
• são necessários ao dia a dia.
• ex.: notas fiscais de vendas e precisa ter alguns livros sempre em dia para mostrar ao Fiscal, caso ele apareça. Veja que são documentos importantíssimos e precisam de fácil acesso.
• arquivos correntes, de primeira idade ou de fase ativa.
• valor primário e administrativo, fiscal ou legal (ainda que ele já nasça com valor secundário ex.: estatuto).
• acesso é restrito ao produtor desses documentos.
• frequência de uso é alta.
• atividades dos arquivos correntes: 
• protocolo, 
• expedição, 
• arquivamento, 
• empréstimo e consulta, 
• destinação.
(b) fase intermediária (ou arquivo de 2ª idade): 
• eventualmente podem ser acessados.
• não precisam estar em locais próximos e de fácil acesso, mas continuam necessários.
• dependendo de seu valor, podem ser eliminados, ou podem ser recolhidos para o arquivo permanente.
• ex.: a empresa guarde os documentos dos últimos 4 anos. Lembre-se que ela é obrigada pelo Fisco a ter tudo bem organizado. Mas como os dados são de 4 anos atrás, a empresa não precisa mostrar na mesma hora ao Fiscal.
• arquivos intermediários, de segunda idade ou de fase semiativa.
• valor primário e administrativo, fiscal ou legal.
• as razões mais relevantes para a criação do arquivo intermediário são o pouco espaço nos setores de trabalho e para evitar a movimentação precoce (recolhimento) para a fase permanente. Mas, de todas as razões, a mais importante tende a ser a economia que decorre desse processo.
• acesso é restrito ao produtor desses documentos, mas outras pessoas interessadas podem conseguir autorização para acesso.
• frequência de uso é alta.
• possuem valor primário decrescente, ou seja, eles nascem com valor primário alto e quando finalmente cumprem os objetivos pelos quais foram criados, vão para o arquivo intermediário e o seu valor primário diminui até que ele adquira valor permanente ou seja eliminado.
• atividades
• coordenação do recebimento de documentos da fase corrente: recebe os documentos enviados pelos setores a realiza a conferência e o arquivamento das caixas:
• atendimento a consultas dos setores/órgãos depositantes quando os documentos forem solicitados
• aplicação da tabela de temporalidade aos documentos que ainda não tiverem sua destinação estabelecida.
• seleção de documentos: separa os documentos sem que serão eliminados daqueles que serão recolhidos á guarda permanente
• recolhimento (envio) de documentos à fase permanente.
(c) fase permanente (ou arquivo de 3ª idade): 
• já perdeu o uso administrativo, mas ainda possui algum potencial, informativo, probatório ou histórico.
• documentos permanentes não podem ser descartados em nenhuma hipótese, pois são imprescritíveis e inalienáveis.
• arquivo morto é o mesmo que arquivo permanente.
• ex.: prazo de 5 anos se passou e o Fiscal não tenha pedido as informações fiscais à empresa. Nesse caso, todos os documentos da empresa perderam o valor legal. Agora ela não precisa mais se preocupar com o fisco ou em acessar os dados com frequência.
• arquivos permanentes, de terceira idade ou de fase inativa.
• acesso é livre.
• atividades dos arquivos permanentes: 
• arranjo
• descrição/publicação
• referência
• conservação
VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS:
(a) valor primário: 
• arquivos correntes e intermediários.
• refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição.
• é um valor temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição.
• valor administrativo, fiscal, legal.
(b) valor secundário: 
• arquivos permanentes.
• valor histórico, cultural, probatório, informativo.
PRAZO DE GUARDA: os prazos vão variar de acordo com a instituição, com as atividades que desenvolvem, com os documentos que produzem e com as diversas peculiaridades que cada instituição possui.
	
	Arquivo Corrente
	Arquivo Intermediário
	Arquivo Permanente 
	Valor
	primário
	primário
	secundário 
	Acesso
	restrito a quem acumula os documentos
	restrito a quem acumula e aos que são autorizados
	aberto
	Localização
	próxima a quem acumula os documentos
	geralmente fora do setor que gerou os documentos
	instituição arquivística
6. ARQUIVOS CORRENTES
6.1 Protocolo
setor de protocolo: setor voltado para o recebimento de correspondência e/ou documentos.
para alcançar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades:
• receber a correspondência (ECT, malotes, balcão)
• separar a correspondência oficial do particular.
• distribuir a correspondência particular.
• separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.
• abrir a correspondência ostensiva
• colocação de carimbo ou etiqueta de protocolo, com data e hora do recebimento, ao menos.
• elaboração de resumo do assunto
• encaminhamento à pessoa ou órgão destinatário.
recebimento: setor de protocolo recebe documentos de várias origens. Ex.: recebe encomendas dos correios, cartas particulares endereçadas aos servidores, cartas direcionadas ao órgão ou instituição, malotes, etc.
registro e autuação: os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos. Obs.: correspondências destinadas a particulares não são registradas, apesar de serem distribuídas a seus destinatários.
classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos.
expedição/distribuição: consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos. Obs.: distribuição é interna. expedição é externa
controle/movimentação: operações destinadas a registrar a localização do documento dentro da instituição. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo ou por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao processo de controle de tramitação.
6.2 Arquivamento: ato de armazenar um documento em um mobiliário quando esse documento já não precisaser mais consultado com tanta frequência.
6.3 Empréstimo e consulta: 
Obs.: empréstimo e consulta nos arquivos correntes.
Obs.: só podem ser emprestados aos setores que os produziram ou receberam.
rotinas de empréstimo:
• atender às requisições oriundas dos vários órgãos.
• preencher em duas vias o formulário Recibo de Dossiê.
• colocar a segunda via no lugar da pasta retirada para empréstimo.
• arquivar a primeira via assinada pelo requisitante no fichário de lembretes à follow up em ordem cronológica para efeito de controle de prazos.
• preencher e encaminhar o formulário Cobrança de Dossiê quando a pasta não tiver sido restituída no prazo estipulado.
• arquivar a pasta e eliminar a segunda via do recibo.
• apor o carimbo Restituído na primeira via assinada pelo requisitante e devolvê-la.
5.4 Destinação: essas três formas de destinação dos arquivos correntes vão depender da frequência de uso dos documentos e serão estabelecidas a partir da avaliação prévia desses documentos pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
(a) o documento pode ter o seu prazo encerrado e ser transferido para o arquivo intermediário para aguardar a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente);
(b) o documento pode ser recolhido diretamente ao arquivo permanente;
(c) o documento pode ser eliminado imediatamente (de acordo com o trâmite permitido em lei);
7. PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
7.1 Operações
a) desentranhamento: retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente. O desentranhamento poderá ocorrer por interesse da administração ou a pedido do interessado, sendo necessária inserção de Termo de desentranhamento após último despacho, para registrar esta operação. O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha correspondente ao desentranhamento. Ressalta-se que é vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.
b) desmembramento: separação de parte da documentação de um processo, para formar outro mediante despacho da autoridade, utilizando-se Termo de Desmembramento, para registrar esta retirada.
c) juntada: união de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade correspondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. A juntada será realizada por meio da anexação ou apensação.
d) desapensação: separação física de processos apensados. A desapensação deverá ocorrer antes do arquivamento do processo.
8. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 
Obs.: consiste na guarda dos documentos em lugares próprios, como caixas e pastas, de acordo com um método de ordenação previamente estabelecido, e na guarda destas embalagens (caixas e pastas) em mobiliários específicos, como estantes e arquivos de aço.
8.1 Operações de arquivamento
inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o ele seguirá para o arquivamento.
estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros documentos que tratam de matéria semelhante.
classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados.
codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquivamento adotado: letras, números, cores.
ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas. Para facilitar a ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escaninhos.
guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.
8.2 Métodos básicos de arquivamento 
sistema direto: a busca do documento é feita diretamente no local onde está guardado. Ex.: Alfabético/Geográfico (sistemas básicos).
sistema indireto: para se localizar o documento, é preciso, antes, consultar um índice ou código. Ex.: Numérico (sistema básico), Ideográfico (sistema padronizado).
sistema semi-indireto: o método alfanumérico (combinação de letras e números) não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados.
Método alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é feita de acordo com as regras de alfabetação. 
vantagens: rápido, direto, fácil e barato.
desvantagens: se houver grande volume de documentos, aumenta a chance de erros.
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois, o prenome.
Exemplo: Arquivam-se:
João Barbosa Barbosa, João
Pedro Álvares Cabral
Cabral, Pedro Álvares
Maria Luísa Vasconcelos
Vasconcelos, Maria Luísa
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.
Exemplo:
Arquivam-se:
Aníbal Teixeira
Teixeira, Aníbal
Marilda Teixeira
Teixeira, Marilda
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.
Exemplo:
 Arquivam-se:
Camilo Castelo Branco
 Castelo Branco, Camilo
Paulo Monte Verde
 Monte Verde, Paulo
Heitor Villa-Lobos
 Villa-Lobos, Heitor
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo:
 Arquivam-se:
Waldemar Santa Rita
 Santa Rita, Waldemar
Luciano Santo Cristo
 Santo Cristo, Luciano
Carlos São Paulo
 São Paulo, Carlos
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.
Exemplo:
 Arquivam-se:
J. Vieira
 Vieira, J.
Jonas Vieira
 Vieira, Jonas
José Vieira
 Vieira, José
5. Os artigos e preposições, tais como o, de, da, do, e, um, uma não são considerados.
Exemplo:
 Arquivam-se:
Pedro de Almeida
 Almeida, Pedro de
Lúcia da Câmara
 Câmara, Lúcia da
Arnaldo do Couto
 Couto, Arnaldo do
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.
Exemplo:
 Arquivam-se:
Antônio Almeida Filho
 Almeida Filho, Antônio
Paulo Ribeiro Júnior
 Ribeiro Júnior, Paulo
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
 Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Obs.: Os graus de parentesco só são considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. No exemplo abaixo, você nota que seria necessário criar uma diferenciação, já que todos os prenomes eram iguais a Jorge de Abreu. Note que houve uma ordem de posição no arquivamento!
Exemplo:
 Arquivam-se:
Jorge de Abreu Sobrinho
 Abreu Filho, Jorge de
Jorge de Abreu Neto
 Abreu Neto, Jorge de
7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.
Exemplo:
 Arquivam-se:
Ministro Milton Campos
 Campos, Milton (Ministro)
Professor André Ferreira
 Ferreira, André (Professor)
Dr. Pedro Teixeira
 Teixeira, Pedro (Dr.)
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, exceto nos casos de espanhóis e orientais.
Exemplo:
 Arquivam-se:
Georges Aubert
 Aubert, Georges
Winston Churchill
 Churchill, Winston
Paul Muller
 Muller, Paul
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula.
Exemplo:
 Arquivam-se:
Giulio di Capri
 Capri, Giulio di
Esteban De Penedo
 De Penedo, Esteban
10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai. 
Exemplo:
 Arquivam-se:
José de Oviedo y Baños
 Oviedo y Baños, José de
Francisco de Pina de Mello
 Pina de Mello, Francisco de
Angel del Arco y Molinero
 Arco y Molinero, Angel del
11. Os nomes orientais japoneses, chineses e árabes são registrados como se apresentam, ou seja, da mesma forma. 
Exemplo:
 Arquivam-se:
Chun Li
 Chun Li
Al Ben-Hur
 Al Ben-Hur
Ryu Akuma
 Ryu Akuma
12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigose preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.
Exemplo:
 Arquivam-se:
Estratégia Concursos
Estratégia Concursos
The Library of Congress
 Library of Congress (The)
A Colegial
 Colegial (A)
Barbosa Santos Ltda.
 Barbosa Santos Ltda.
13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados: os números arábicos, romanos, ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Exemplo:
 Arquivam-se:
II Conferência de Pintura Moderna
 Conferência de Pintura Moderna (II)
Quinto Congresso de Geografia
 Congresso de Geografia (Quinto)
3 Congresso de Geologia
 Congresso de Geologia (3)
Método geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de busca. 
1) nome do estado, cidade e correspondente quando o arquivo é organizado por estados, as capitais devem ser alfabetas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais. 
Ex.: Organização de pasta por estado do Rio de Janeiro:
(1) Rio de Janeiro (capital)
(2) Campos
(3) Nova Iguaçu
(4) Petrópolis
(5) Teresópolis
(6) Xerém
Obs.: excetuando a capital (Rio de Janeiro), todas as cidades estão em ordem alfabética
2) nome da cidade, estado e correspondente quando o arquivo é organizado por cidade e não o Estado, usar a ordem alfabética sem privilégio para capitais.
Ex.: Organização de pasta por cidades:
(1) Campos (Rio de Janeiro)
(2) Nova Iguaçu (Rio de Janeiro)
(3) Petrópolis (Rio de Janeiro)
(4) Rio de Janeiro (Rio de Janeiro)
(5) Teresópolis (Rio de Janeiro)
(6) Xerém (Rio de Janeiro)
3) correspondência com outros países nesse caso, primeiro nessa ordem:
(1) País
(2) Capital do País
(3) Correspondente
(4) As demais cidades serão alfabetadas em ordem alfabética
Métodos numéricos: utiliza números para a recuperação da informação sã. 
vantagens: 
• redução de erros de arquivamento
• rapidez na localização e arquivamento
• expansão equilibrada do arquivo distribuído em 3 grandes grupos
• possibilidade de divisão equitativa do trabalho entre os arquivistas.
desvantagens: 
• Leitura não convencional dos números
• Disposição física dos documentos de acordo com o sistema utilizado na leitura
(a) numérico simples: existe a atribuição de um número para cada documento. Não há preocupação com a ordem alfabética e sim com a ordem de entrada ou de registro e um correspondente ou cliente, seja pessoa física ou jurídica.
(b) numérico cronológico: importante a ordem numérica e a data. Numera-se o documento e não a pasta.
(c) numérico dígito-terminal: os documentos são numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta um detalhe bem particular: os números são apresentados em três grupos de dois dígitos (cada um) e são lidos da direita para a esquerda, formando pares. 
Ex.: 
001.349 Ben Dez
993.017 Luke Skywalker
876.017 John Snow
002.643 Michael Jordan
Primeiro, devemos separar em dezenas, para depois, lermos da direita para a esquerda.
00-13-49 Ben Dez
99-30-17 Luke Skywalker
87-60-17 John Snow
00-26-43 Michael Jordan
Agora, vamos ordenar, começando pela última dezena, em ordem crescente.
99-30-17 Luke Skywalker
87-60-17 John Snow
00-26-43 Michael Jordan
00-13-49 Ben Dez
Obs.: 89.090. Se houver apenas 5 números, devemos completar com quantos zeros forem necessários do lado esquerdo. 08-90-90
Método ideográfico ou por assunto: é subdividido em duas categorias: Alfabético ou Numérico. E cada um deles sofre mais uma divisão. O Alfabético se desmembra em Dicionário e Enciclopédico e o Numérico, em Decimal, Duplex e Unitermo. 
método ideográfico alfabético dicionário
Ex.: uma instituição com alguns assuntos que justifiquem a organização dos documentos por esse método.
pagamento de bônus
desligamento de pessoal
investimentos em treinamento
anúncios
pagamento de impostos
manutenção predial
investimento em ações
conserto de elevadores
propaganda
ordem alfabética:
anúncios
conserto de elevadores
desligamento de pessoal
investimento em ações
investimentos em treinamento
manutenção predial
pagamento de bônus
pagamento de impostos
propaganda
ideográfico alfabético enciclopédico
a classificação será feita por grandes grupos, na forma de títulos. E esses títulos serão organizados alfabeticamente.
FINANCEIRO
investimento em ações
pagamento de impostos
MANUTENÇÃO
conserto de elevadores
manutenção predial
MARKETING
anúncios
propaganda
RECURSOS HUMANOS
desligamento de pessoal
investimentos em treinamento
pagamento de bônus
método ideográfico numérico duplex
distribuição dos documentos em grandes classes por assunto, numeradas consecutivamente, que podem ser subdivididas em classes subordinadas mediante o uso de números justapostos com traços de união.
1-FINANCEIRO
1-1 Investimento em Ações
1-2 Pagamento de impostos
2 - MANUTENÇÃO
2-1 Conserto de elevadores
2-2 Manutenção Predial
3- MARKETING
3-1 Anúncios
3-2 Propaganda
4 - RECURSOS HUMANOS
4-1Desligamento de pessoal
4-2 Investimentos em treinamento
4-3 Pagamento de bônus
método ideográfico numérico decimal: separa cada assunto em 10 classes, depois mais 10 subclasses e, a seguir, divisões, grupos, subgrupos, subseções, etc. Apesar de tantas divisões, a expansão das classes é finita, ao contrário do Duplex, que pode ser eternamente aumentado.
método ideográfico numérico unitermo ou indexação coordenada: nada mais é do que a indexação por termos simples extraídos do documento. Também é conhecida como método unitermo.
8.3 Métodos padronizados de arquivamento 
Obs.: são métodos pouco cobrados em provas de nível médio.
(a) variadex: método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes.
(b) automático: é utilizado para arquivamento de nomes. Combina letras, cores e números. Um detalhe importante: é usado para arquivar nomes, mas deve-se evitar acumular pastas de sobrenomes iguais. Não é utilizado nos arquivos brasileiros.
(c) soundex: usa-se para arquivar nomes (também), sendo que a forma de classificação não é pela grafia e sim pela semelhança da pronúncia. Ou seja, a grafia pode ser diferente, o que vale é o som. Não é utilizado nos arquivos brasileiros. Fácil de lembrar na prova por causa do nome (soundex).
(d) mnemônico: método obsoleto, mas vamos conhecer. No lugar dos números, usa-se a combinação de letras. As letras assumiriam o papel de símbolos. A ideia do método era facilitar a localização dos arquivos, por, em tese, auxiliar na memorização por parte do arquivista.
9. MODELOS DE ARQUIVOS E TIPOS DE PASTAS 
PROJEÇÃO é a parte superior, em destaque, da guia. Certamente você já viu uma ao usar uma pasta suspensa. Você também pode ver a projeção sendo chamada de visor. Pode ser recortada no próprio cartão ou pode ser aplicada nele, sendo de celulóide ou de metal. A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela.
NOTAÇÃO é o que está escrito na projeção. A Notação pode ser alfabética, numérica ou alfanumérica.
POSIÇÃO é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode ser de metade da guia, um terço, um quarto ou um quinto. E por isso que a posição é denominada pelos nomes de primeira posição, segunda posição, terceira posição, quarta posição ou quinta posição.
FUNÇÃO DA GUIA
• primária indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo.
• secundária indica uma subdivisão da primária.
• subsidiária - indica uma subdivisão da secundária.
• especial indica a localização de um nome ou assunto de grande frequência.
GUIA-FORA significa que não há uma pasta de arquivo. Pode ser um indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária.
10. AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
10.1 Análise, avaliação, seleção e eliminação
avaliação dos documentos: identificar os valores dos documentos e definir prazos de guarda desses documentos.permanentes vitais: devem ser conservados indefinidamente por serem vitais para a instituição.
permanentes: devem ser conservados indefinidamente devido às informações que contêm.
temporários: quando existe uma data limite que dá fim ao valor do documento.
Obs.: a tabela de temporalidade de documentos baseia-se na lei em vigor.
Obs.: na tabela de temporalidade, a permanência dos documentos no arquivo corrente e no arquivo intermediário é conhecida como prazo de retenção.
prazos dos documentos:
(a) prazo de vigência;
(b) prazo de prescrição;
(c) prazo de precaução.
Obs.: o documento digitalizado não tem valor probatório, apenas o valor informativo.
a tabela de temporalidade possui as seguintes características:
• fornece informações sobre a alteração do suporte da informação, ou seja, define quais documentos serão digitalizados ou microfilmados pela instituição;
• é elaborada por uma Comissão Permanente de Avaliação, composta por servidores responsáveis pelos setores da instituição.
• para ser aplicada aos documentos da instituição, a tabela deverá ser aprovada por autoridade competente.
• ao prazos se baseiam na legislação em vigor.
código de classificação: de acordo com o Arquivo Nacional, o código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar quaisquer documentos produzidos ou recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades e funções.
11. GESTÃO DE DOCUMENTOS
(a) produção de documentos (1ª fase): decisão em torno da elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. O arquivista deve priorizar apenas os documentos fundamentais para a atividade e administração da instituição e deve impedir que haja duplicação e emissão de vias desnecessárias.
(b) utilização de documentos (2ª fase): inclui as atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação da informação.
(c) avaliação e destinação de documentos (3ª fase): análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente ou descarte.
• destinação: é a decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.
• avaliação: é o processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
fases de um programa de gestão de documentos: PUD/PUAD/PUTAA
Produção
Utilização
Avaliação
Destinação
12. TERMINOLOGIA
• acesso: consulta aos documentos de arquivos, as quais poderão variar em função de cláusulas restritivas. Nem sempre todos poderão ter acesso aos documentos.
• depósito: local de guarda dos documentos.
• documento de arquivo: aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação.
• item documental: a menor unidade arquivística materialmente indivisível. É tipo um átomo da arquivologia.
• unidade de arquivamento: o menor conjunto de documentos reunido de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, são denominados pastas, maços ou pacotilhas.
• juntada: junção de documentos a um processo. Ou seja, é quando um processo é juntado a outro ou quando documentos são incluídos em um processo. Essa junção pode ocorrer de modo temporário (apensação) ou definitivo (anexação).
• apensação: juntada, em caráter provisório, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência.
• anexação: juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo. Trata ainda do mesmo assunto e da mesma pessoa.
• guia-fora: indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma.
• avaliação: é o processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
• destinação: é a decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.