Situação de Aprendizagem 01 GESTAO ADM SENAI

Prévia do material em texto

Aluna: Maria Eduarda Dutra Pinto
Curso: ASSISTENTE DE GESTÃO ADMINISTRATIVA
A1 E1- SA1 
Situação de Aprendizagem 01
Elaborando o roteiro
Pedro foi contratado pela empresa Mobilcom para estruturar o setor de documentação e arquivo. 
A empresa atua há 12 anos no mercado passou por diversos problemas internos e externos devido à desorganização dos documentos por ela utilizados e decidiu contratar um profissional qualificado para organizar este setor de vital importância tanto no aspecto legal quanto operacional.
Pedro, um profissional com experiência na área atuando há mais de 10 anos na estruturação e reestruturação documental de empresas dos mais variados setores e atividades sabe que deve seguir um roteiro definido para ter sucesso nesta tarefa.
ETAPA 1
Se você, enquanto profissional, estivesse no papel de Pedro, quais etapas realizaria nesse primeiro diagnóstico?
Solução: Iniciaria a organização dos documentos seguindo o roteiro de
- Classificação, identificação e higienização dos documentos; 
- Criação de um sistema padronizado de documentos (caso não haja), o logotipo da empresa seguida pela identificação necessária; 
- Criação de um plano de classificação com pastas separadas em ordem alfabética; 
- Aplicação da tabela de temporalidade;
- Reavaliação dos documentos;
- Eliminação dos documentos que perderam seu valor;
- Elaboração de códigos para implementação dos documentos na base de dados; 
- Utilização de pastas com diferentes cores para melhor visualização dos documentos;
- Listagens impressas dos documentos, identificando sua localização para eventuais problemas com o sistema.
Com isso acredito que seria possível gerenciar os mesmo com eficiência, tendo em vista que os documentos sendo corretamente administrados quando em uma necessidade, podem ser facilmente localizados com agilidade e rapidez. 
 ETAPA 2
A partir do roteiro de diagnóstico, construa um fluxograma das etapas. Organize em um documento em forma de texto, em formato doc, descrevendo o roteiro.
 Classificação, identificação e higienização dos documentos.
Criação de um sistema padronizado de documentos (caso não haja), o logotipo da empresa seguida pela identificação necessária.
Criação de um plano de classificação com pastas separadas em ordem alfabética.
Aplicação da tabela de temporalidade.
Reavaliação dos documentos.
Eliminação dos documentos que perderam seu valor.
Elaboração de códigos para implementação dos documentos na base de dados.
Utilização de pastas com diferentes cores para melhor visualização dos documentos.
Listagens impressas dos documentos, identificando sua localização para eventuais problemas com o sistema.