6 - Apostila Rotinas de Secretaria Escolar I (Unidade II) (2)

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CURSO ASSISTENTE DE 
SECRETARIA ESCOLAR 
 
 
 
ROTINAS DE SECRETARIA ESCOLAR I 
UNIDADE II 
 
 
 
 
PROFA. ROSNELLI MARIA ALVES MOREIRA SILVA 
 
 
 
Campus Machado 
Agosto / 2020 
 
Queridos (as), estudantes. 
Espero que todos estejam bem e animados para mais um capítulo recheado de 
aprendizagens! 
Se vocês chegaram até aqui, estimados alunos (as), e se agora estamos 
aprofundando nas rotinas da secretaria escolar, é porque vocês não desistiram! Conseguir 
determinado objetivo é lutar por ele, buscar ampliar os horizontes, novas oportunidades 
é não desistir, então nossos “parabéns”. 
Vamos iniciar e ampliar nossos conhecimentos sobre as rotinas da secretaria 
escolar. A rotina escolar requer muita atenção, disciplina, organização, atenção visto que 
exige muito do assistente de secretaria escolar. 
A Secretaria Escolar é o coração da instituição de ensino. É nela que toda a 
documentação essencial do aluno é feita, impressa e arquivada. São muitos os 
documentos que fazem parte da rotina de uma secretaria escolar, portanto. Abordaremos 
os principais tipos de documentos, requerimentos, certidões e sistemas informatizados 
que vocês irão utilizar no decorrer de seu trabalho numa secretaria. 
Anteriormente, vimos alguns modelos, funções e modo de fazer alguns 
documentos. Apontamos, na seção anterior, os documentos mais usados na secretaria 
escolar. A partir de agora, discorreremos sobre: 
 
 Arquivo e escrituração escolar; 
 Sistema de registro manual e informatizados; 
 Prontuários de alunos e professores; 
 Rotinas gerais da secretaria escolar. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1. Arquivo e escrituração escolar 
 
A escola é o lugar onde se guarda a memória escolar dos alunos e cabe ao 
assistente de secretaria escolar abraçar a missão de preservação do acervo documental de 
forma organizada, para que o acesso e a recuperação dos dados sejam fáceis de serem 
encontrados. 
O arquivo escolar possui a trajetória da vida escolar dos alunos, professores e 
funcionários, além da própria atividade educativa. Portanto, cabe as escolas conservar 
seus registros documentais, muitos possuem valor histórico, probatório e informativo e 
tem caráter permanente, devendo alguns documentos serem preservados definitivamente. 
Os documentos escolares são produzidos durante a execução dos trabalhos durante 
o ano letivo, a integridade e a organização dos documentos devem ser mantidas, portanto, 
um arquivo apropriado, adequado, é necessária face à utilidade que poderão oferecer 
futuramente. 
O documento de arquivo possui valor probatório, testemunhal, histórico e 
informativo. Nesses arquivos há documentos de diversos tipos e registros de natureza 
administrativa e pedagógica como álbuns de fotografias, prontuários de alunos, folha de 
ponto dos funcionários, atas, relatórios. 
A escrituração escolar é o registro de todos os fatos, dados, declarações relativas 
à vida escolar do aluno e da escola, com a finalidade de garantir em qualquer época a 
confirmação destes dados: identidade do aluno, histórico escolar, funcionamento escolar. 
Compete a unidade escolar organizar a escrituração para atender prontamente às 
solicitações de informações e esclarecimentos que puder ocorrer. A escrituração cabe aos 
seguintes documentos: 
 
✓ Requerimento de matrícula; 
✓ Diário de classe; 
✓ Mapa colecionador de canhotos; 
✓ Atas de resultados finais; 
✓ Histórico Escolar; 
✓ Transferência; 
✓ Portaria; 
✓ Declarações. 
Cabe ao secretário e assistente de secretaria escolar a função de arquivamento e 
escrituração, devendo emitir, conferir, receber, classificar, organizar, destinar toda a 
documentação pertinente a escola de forma adequada, organizada. Para isto, o assistente 
de secretaria precisa ser honesto, organizado, ético, além de possuir boa comunicação 
para realizar suas funções com eficiência e eficácia. (CEARÁ, 2205, p 17). 
Toda documentação expedida pelo assistente de secretaria escolar deve ser 
obrigatoriamente assinada pelo Diretor e pelo secretário (a), corresponsáveis pela verdade 
do registro, bem como do número de registro profissional do ato de designação. 
Dentre as atribuições do assistente de secretaria escolar temos: 
 
Organizar o arquivo escolar; b)Manter em dia a escrituração, o arquivo, a 
correspondência escolar e o registro de resultados de avaliação de alunos; 
c)Manter atualizado o arquivo de legislação e de documentação da 
unidade escolar; d) Conhecer a legislação do ensino vigente, zelando pelo 
seu cumprimento, no âmbito de suas atribuições; e)Manter o arquivo de 
documentação de alunos e funcionários lotados na unidade escolar, 
organizado de forma funcional, com capacidade de proporcionar rapidez 
nas informações (BAEZA, 200, p 60). 
 
 
Os documentos para serem guardados no arquivo deve: 
 
a) Estar guardados em condições em segurança; 
b) Apresentar-se classificados e ordenados de tal modo que sua localização e 
consulta sejam fáceis e rápidas. 
 
Os documentos básicos que devem ser arquivados são: 
a) Ata de Abertura e de Encerramento do ano letivo; 
b) Ata de Exames e Processos Especiais de Avaliação; 
c) Ata de Eliminação de Documentos Escolares; 
d) Registros de Diplomas e/ou Certificados; 
e) Registros de Ocorrências; 
f) Termo de Investidura e Exoneração do Diretor, Vice-Diretor e Secretário Escolar; 
g) Ata de Resultados Finais; 
h) Ata de Conselho de Classe; 
i) Ata de Conselho Escolar; 
j) Diários de Classe; 
k) Termos de Visita de Inspeção Escolar e demais órgãos; 
l) Documentos organizacionais da IE/UE: Regimento Escolar, Proposta 
Pedagógica/Matriz Curricular/PPP e Planos de Curso; 
m) Documentos comprobatórios da Declaração do Censo Escolar; 
n) Documentos relativos ao corpo técnico-administrativo e pedagógico; 
o) Documentos recebidos e expedidos; 
p) Calendário Escolar; 
q) Registros de Matrícula. 
 
 Há três tipos de arquivos: 
 
1) Arquivo corrente: são guardados os documentos escolares de uso frequente, é um 
arquivo dinâmico usado para o ano letivo corrente; 
2) Arquivo permanente: arquivos de uso esporádico, que devem ser conservados e 
preservados devido seu valor probatório e informativo; 
3) Arquivo digital: recurso utilizado para registro e consulta de documentos da vida 
escolar, é um recurso muito útil para armazenamento de informação. É necessário 
ter a data da criação, as alterações, identificação do usuário, cópia de segurança. 
 
No arquivo corrente, ou seja, arquivo que é usado diariamente para ser organizado, 
o assistente de secretaria escolar deverá realizar alguns procedimentos: 
 
a) Todo aluno deverá ter sua pasta individual, esta pasta deverá conter toda a 
movimentação escolar, documentação referente ao aluno; 
b) A pasta individual do aluno deverá conter nome completo, curso, ano, série, etapa, 
número de ordem, etapa de ensino, turno e turma; 
c) As pastas individuais devem ser guardadas em ordem alfabética, podendo ser 
agrupados por curso, turma, turno, modalidade de ensino. Esta organização varia 
de acordo com a instituição escolar; 
d) Quando do término do ano escolar, arquivar os relatórios individuais dos alunos 
dentro de suas respectivas pastas individuais; 
e) No início do ano letivo, redistribuir as pastas individuais dos alunos que 
permanecerão na escola de acordo com a série, módulo, etapa, turma e turno. Caso 
os alunos não permaneçam na escola, as pastas individuais devem ser separadas 
para serem arquivadas. Veremos mais adiante os procedimentos para organização 
do arquivo permanente. 
 
Dentro das pastas individuais dos alunos devem conter: 
 
a) Ficha de matrícula inicial; 
b) Documentos exigidos no ato da matrícula (certidão de nascimento, RG se for 
maior de dezesseis anos, comprovante de residência, entre outros); 
c) Histórico escolar com o qual o aluno matriculou-se; 
d) O termo de transferência, se for o caso; 
e) Ficha de matrícula renovada,se for o caso; 
f) Laudos médicos, prescrição medicamentosa, quando for necessário; 
Há outros documentos que são necessários dentro da pasta individual do 
aluno, mas são diversas situações e cada qual tem sua documentação necessária. 
Por exemplo: quando o aluno tiver a guarda e responsabilidade entregue a 
terceiros; termo de adoção; alteração da certidão de nascimento. 
 ATENÇÃO! 
Os relatórios individuais dos alunos em curso serão arquivados por 
ano/série/turma, em uma mesma pasta e separadas das pastas individuais, para 
facilitar os registros periódicos dos resultados da avaliação do rendimento escolar 
dos alunos, a serem transcritos no Diário de Classe. 
Quando o aluno retorna para a escola, deve o assistente de secretaria escolar, 
retirar da pasta de arquivo permanente, mas deve registrar na folha de rosto da 
caixa de arquivo, qual o curso/ano/série, etapa/semestre, turma e turno que o aluno 
retornou. Tudo que for retirado do arquivo permanente deve ser registrado na 
caixa onde se alocam as pastas individuais. 
 
O arquivo permanente deve ser organizado e preservado, entre os procedimentos 
citamos: 
a) As documentações do arquivo corrente que não forem utilizadas no ano letivo 
posterior, devem ser arquivadas, acrescidas da ficha individual do aluno e cópia 
do histórico escolar dos alunos transferidos para outra instituição, além de anexar 
cópia do diploma ou certificado, quando for o caso; 
b) Preencher a capa da pasta com os dados de identificação do aluno, contendo o 
número da caixa de arquivo e o número de ordem visual; 
c) Para melhor organização e facilidade de acesso à informação, transcreva os dados 
básicos do aluno (nome, filiação, turma, turno, número da caixa de arquivo) para 
o fichário ou para a pasta que contém o controle do arquivo morto; 
 
Figura 1 Modelo da relação de acesso ao arquivo permanente. Disponível em: 
file:///C:/Users/USURIO~2/AppData/Local/Temp/Manual-da-secretaria-escolar-02out18.pdf Acesso: 03/08/2020 
 
d) As caixas de arquivo morto devem ser identificadas com rótulo bem visível, 
contendo o nome da escola e o intervalo da numeração das pastas; 
 
Figura 2 Modelo para identificação de arquivo permanente. Disponível em: 
file:///C:/Users/USURIO~2/AppData/Local/Temp/Manual-da-secretaria-escolar-02out18.pdf Acesso: 03/08/2020 
e) Digitalizar os documentos a serem arquivados para facilitar o acesso às 
informações, contudo isto fica a critério da instituição. 
 
A microfilmagem ou a digitalização do documento é uma forma de guardar 
documentos que reduz o espaço, volume, garante a segurança e durabilidade de 
documentos e agiliza a recuperação de informações. Contudo, para optar pela 
digitalização é necessário verificar a legislação vigente e as normas que devem ser 
adotadas junto à Secretaria de Educação. 
 
 
 ATENÇÃO! 
Ao final do ano letivo, os relatórios individuais dos alunos devem ser 
assinados pelo (a) Diretor(a) e pelo Secretário (a) Escolar e arquivadas nas pastas 
individuais. 
 
Quando o aluno retorna para a escola, deve o assistente de secretaria escolar, 
retirar da pasta de arquivo permanente, mas deve anotar na caixa de arquivo onde consta 
a pasta individual do aluno, os dados completos, a data de retirada, o turno, a turma e toda 
informação necessária para que possa estar claro e compreensível. 
O acervo escolar é composto de documentos individuais e coletivos. Vejamos, os 
documentos individuais são compostos de: 
a) Ficha de matrícula; 
b) Histórico Escolar com o qual o estudante matriculou-se na IE; 
c) Cópia do Histórico Escolar entregue ao estudante ou o original e cópia do que não lhe 
foi entregue; 
d) Ficha individual no caso de anos/séries/etapas/semestre não concluídos; 
e) Cópia do Diploma/Certificado entregue ao estudante ou o original e cópia do que não 
lhe foi entregue; 
f) Cópia da Certidão de Nascimento ou da Carteira de Identidade (para maiores de 16 
anos) ou Certidão de Casamento; 
g) Cópia do Histórico Escolar do Ensino Médio para estudantes da Educação Profissional; 
h) Documento comprobatório da realização do Estágio Supervisionado para estudantes 
da Educação Profissional. 
 
 Para que os documentos individuais sejam organizados eles devem: 
1.1. devem ser reunidos e organizados em pastas/dossiês individuais ou 
envelopes identificados com o nome completo do estudante, número da 
pasta/envelope e o número da caixa-arquivo; 
1.1.1. as pastas/dossiês devem estar organizadas em ordem alfabética, 
abrangendo todos os estudantes, independente do curso, série ou ano 
(conforme relação nominal) e acondicionadas em caixas-arquivos, 
preferencialmente de plástico, respeitada sua capacidade; 
1.1.2. as caixas devem ter rótulos contendo o nome da IE, o número da caixa e 
o intervalo da numeração das pastas/dossiês individuais nelas arquivadas. 
(DISTRITO FEDERAL, 2018, p 63). 
 
 
 Os documentos coletivos são: 
 
a) Livros de atas de resultados finais, registro de Diploma/Certificados, 
adaptação de estudos, processos especiais de avaliação, avanço de 
estudos/promoção, excepcional, classificação, dependência, concessão de 
bolsas parciais ou integrais eliminação de documentos escolares, investidura 
e exoneração, abertura e encerramento do ano; 
b) Diários de classe; 
c) Relação nominal completa dos alunos em ordem alfabética, com número de 
ordem e caixa; 
d) Registro de matrículas. 
 
Para melhor organização dos documentos coletivos, alguns procedimentos devem 
ser verificados: 
2.1. a relação nominal dos estudantes deve ser elaborada sem abreviações, em 
ordem alfabética, com número de ordem, número da caixa-arquivo e o número 
da pasta/dossiê, digitada, podendo ser armazenada em forma digital;2.2. as atas 
de resultados finais devem ser organizadas por semestre/ano letivo e 
etapa/curso/ano/série/semestre;2.3. os livros devem ser relacionados com os 
respectivos nomes, números e anos letivos, quando for o caso;2.4. os Diários 
de Classe devem ser organizados e separados por semestre/ano letivo e 
etapa/curso/ano/série/semestre/turma, acondicionados em caixas-arquivos 
com rótulo de identificação, contendo o nome da IE e o seu conteúdo;2.4.1 
elaborar relação geral de todos os Diários de Classe por 
etapa/curso/ano/série/semestre, turma, componente curricular e ano letivo. 
(DISTRITO FEDERAL, 2018, p 64) 
 
 Para eliminar documentos escolares é necessário criar uma comissão que irá 
analisar os valores probatórios, informativos e históricos; quais documentos podem ser 
eliminados, qual o tempo de guarda destes documentos. 
 A guarda dos documentos deve ocorrer desde a data de sua expedição, somente 
poderão ser eliminados se a comissão atestar que podem ser eliminados. Observe que 
alguns documentos devem ser guardados permanentemente no arquivo da escola, sendo 
estes: 
 
a) Diários de Classe; 
b) Termos de visitas e ocorrências; 
c) Atas de Conselho de Classe; 
d) Laudos médicos; 
e) Fichas de matrícula; 
f) Registros de exames e de processos especiais de avaliação; 
g) Registros de resultados finais de avaliação; 
h) FIAT ou relatórios individuais, cujos dados não possam ser transcritos para os 
Históricos Escolares; 
i) Cópias de Históricos Escolares; 
j) Cópias de Diplomas e de Certificados; 
k) Livros de registros de Diplomas e de Certificados; 
l) Livros de registros de termos de investidura e de exoneração/dispensa de Diretor, 
Vice-Diretor e Secretário Escolar/Chefe de Secretaria; planta de construção e de 
reformas da edificação onde está instalada a IE; 
m) Registros de eliminação de documentos escolares. 
 
A eliminação de documentos escolares será decidida pela comissão após análise 
criteriosa e nos seguintes casos: 
 
a comissão poderá decidir pela eliminação de documentos escolares, após 
a devida análise, nos seguintes casos:3.1.1. que tenham sido dispensados 
por leie/ou normas específicas; .2. que tenham perdido a validade, em 
virtude do tempo decorrido; 3. que constituam duplicidade, ressalvada a 
existência dos documentos de registro individual do estudante e de 
documentos de registro coletivo;.4. que tenham se tornado dispensáveis, 
vencidos os prazos de guarda estabelecidos; 6. que tenham sido 
reconstituídos.5. a FIAT deve ser eliminada, após a transcrição de dados 
para o Histórico Escolar, exceto aquela cujos dados não podem ser 
transcritos. 6 a comissão de eliminação de documentos escolares deve 
registrar em Ata própria a especificação dos documentos eliminados, a 
indicação de livros nos quais constam registros referentes a tais 
documentos, se for o caso, e, ainda, registrar a data e assinatura de seus 
membros. (DISTRITO FEDERAL, 2018, p 66) 
 
 
Para ser eliminado documentos escolares é necessário redigir uma ata 
especificando os documentos a serem eliminados, quantidades, etapa de ensino, semestre, 
observações: 
 
 
 
Figura 3 Modelo de ata de eliminação de documentos escolares. Disponível em: 
file:///C:/Users/USURIO~2/AppData/Local/Temp/Manual-da-secretaria-escolar-02out18.pdf Acesso: 02/08/2020 
 
 
 ATENÇÃO! 
Para eliminação de qualquer documento do acervo da Unidade Escolar da 
Rede Pública de Ensino é necessário consultar o Arquivo Público do Distrito 
Federal disponível em: https://www2.camara.leg.br/legin/fed/lei/1991/lei-8159-
8-janeiro-1991-322180-normaatualizada-pl.pdf 
Em tempos que necessitamos preservar o meio ambiente, é importante 
ressaltar que a eliminação dos documentos é a fragmentação manual ou mecânica 
dos papeis, visando a reciclagem, e nunca a incineração, conforme normais legais 
que estabelece sanções administrativas e penais no caso de descumprimento, ou 
seja, em casos de danos ao meio ambiente conforme Lei n 9.605/98 disponível 
em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L9605.htm 
 
 
 
 
 
 
 
https://www2.camara.leg.br/legin/fed/lei/1991/lei-8159-8-janeiro-1991-322180-normaatualizada-pl.pdf
https://www2.camara.leg.br/legin/fed/lei/1991/lei-8159-8-janeiro-1991-322180-normaatualizada-pl.pdf
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L9605.htm
 
2. Sistema de registro manual e informatizados 
 
São diversos documentos necessários e expedidos numa secretaria escolar, seja 
para fins educativos, administrativos, financeiros. Zelar pelo histórico escolar de um 
aluno requer muita atenção e diversos tipos de documentos expedidos ao longo do 
percurso escolar. Vimos no capítulo anterior modelos de documentos feitos manualmente 
e outros informatizados. 
Vamos imaginar: uma escola com trezentos alunos – são trezentas fichas de 
matrícula; trezentas declarações, trezentas certidões, trezentos controles diário, trezentos 
diplomas, trezentos históricos escolares, entre outros documentos ao percurso do ano 
letivo eram todos manuscritos ou datilografados. É muito papel, muito trabalho, mas tudo 
era feito com muito zelo e cuidado. Assim como, o arquivo morto de documentos 
manuscritos há quarenta anos atrás ainda deve existir. Sim, existe! É esta a razão que 
devemos ter muito cuidado, zelo e respeito com o trabalho na secretaria escolar. Tudo 
que você fizer estará no arquivo morto por décadas. 
A era da informatização da secretaria escolar chegou para facilitar a manutenção 
de registros e a obtenção de documentos. Contudo, vale ressaltar que muitas escolas 
mesmo tendo todo o processo informatizado, não dispensa o manuscrito. Acredito que a 
maioria das escolas brasileiras trabalham com documentos manuais e informatizados. O 
sistema de registro manual é feito através de livros de controles de alunos, transferências, 
evasões, controle diário dos alunos e professores, ponto de frequência dos funcionários 
da escola, atas, certidões, reuniões. 
O sistema de registro manual gera mais trabalho, requer muita atenção do 
assistente de secretaria pois não pode ocorrer rasuras e se ocorrer, o documento corre o 
risco de não ser considerado válido. Por exemplo, uma ficha de matrícula manuscrita: 
 
 
Figura 4 Modelo de livro de matrícula da Escola Municipal da Luz 1892. Disponível em: 
https://www.prefeitura.sp.gov.br/cidade/secretarias/cultura/arquivo_historico/noticias/index.php?p=23574 Acesso: 
03/08/2020 
 
 Com o passar dos anos, avanços tecnológicos facilitaram o trabalho do (a) 
assistente escolar. A informatização auxilia na execução das tarefas, reduz os custos, 
aumenta a produtividade, diminui o volume de papel a ser arquivado como também: 
 
✓ Auxilia a monitorar o desempenho de alunos e professores 
A informatização permite acesso rápido ao histórico do aluno, seu desempenho 
em cada disciplina, registro de notas, observações que porventura possa ser 
relatado durante a trajetória escolar. Além de visualizar a vida escolar dos alunos, 
através de sistemas informatizados é possível verificar os registros de ponto dos 
funcionários, documentações, declarações. 
Caso estes controles fossem feitos por meio de busca física a esses documentos, 
horas seriam desperdiçadas em busca do documento. 
 
✓ Elaborar e corrigir as provas 
A secretaria informatizada pode gerar provas e corrigi-las de modo eficaz através 
de aplicativos. Muitas escolas federais e estaduais elaboram provas, corrigem e já 
lançam a nota no sistema virtual do aluno. 
 
✓ Matrículas virtuais 
As matrículas virtuais já ocorrem em muitos estados brasileiros, facilitando o 
cadastro a vaga para o próximo ano letivo. Em Minas Gerais, as escolas estaduais, 
municipais e federais realizam o pré-cadastro a matrícula escolar por meio virtual 
sendo necessário apenas dados completos do aluno, endereço atualizado e 
intenção de quais escolas pretende estudar no próximo ano letivo. 
De acordo com o critério de zoneamento, os alunos vão sendo distribuídos de 
acordo com a vaga disponível na escola e próximo à casa do estudante. A 
matrícula é uma etapa que ocorre presencialmente, os alunos ou pais/responsáveis 
levam a documentação necessária para conclusão da matrícula. 
 
✓ Controle de frequência de alunos 
 
Com o sistema virtual é possível que o (a) assistente escolar e a direção note como 
está a frequência dos alunos, quais estão faltando e motivos. Com o controle de 
alunos faltosos o (a) assistente de secretaria escolar poderá ligar atrás do aluno, 
verificar o que está ocorrendo e tentar fazer com que o aluno retorne à escola. 
 
 Muitas escolas possuem um software desenvolvido para gerenciar a vida escolar 
dos alunos. Estes softwares podem ser pagos ou implantados pelo sistema de ensino 
municipal, estadual ou federal. 
 Informatizar uma secretaria não é colocar uma impressora e computadores, é 
instalar um programa que atenta as necessidades diários de uma secretaria escolar. A 
nível municipal citamos alguns softwares conhecidos: Sonner, SEI, Sophia, Sponte, 
Galileu. 
A nível estadual citamos alguns: 
➢ SIMADE – Sistema desenvolvido pela PRODEMGE lançado pela Secretaria de 
Estado da Educação de Minas Gerais. Este sistema é alimentado pelas escolas 
estaduais com os dados dos alunos, turmas, servidores, programas pedagógicos, 
dados da escola, censo, projetos/AEE, o que possibilita aos secretários e 
assistentes de secretaria escolar, realizarem lançamentos de notas, frequências, e 
outras funções. 
 
 
 Figura 5 Página Inicial do SIMADE. Disponível em: https://www.simadeweb.educacao.mg.gov.br.Acesso: 03/08/2020 
 
Figura 6 SIMADE Cadastro de Aluno. Disponível em: https://www.simadeweb.educacao.mg.gov.br.Acesso: 
03/08/2020 
 
 
Figura 7 SIMADE Menus e Guias. Disponível em: https://www.simadeweb.educacao.mg.gov.br.Acesso: 03/08/2020 
 
 
 
 
Figura 8 SIMADE Menu Utilitários / Guia Relatórios. Disponível em: 
https://www.simadeweb.educacao.mg.gov.br.Acesso: 03/08/2020 
 
Figura 9 SIMADE Menu Utilitários / Guia Relatórios. Disponível em: 
https://www.simadeweb.educacao.mg.gov.br.Acesso:03/08/2020 
 
Figura 10 SIMADE Menu Utilitários / Guia Relatórios. Disponível em: 
https://www.simadeweb.educacao.mg.gov.br.Acesso: 03/08/2020 
 
➢ SED – Secretaria Escolar Digital do Estado de São Paulo 
A Secretaria Escolar Digital é uma plataforma online com vários módulos: 
cadastro de alunos, turmas, turnos, professores. Foi criada para facilitar e agilizar 
o trabalho das secretarias escolares de São Paulo. 
Figura 11 Tela de acesso ao sistema de Secretaria Virtual do Estado de São Paulo. Disponível em: 
https://sed.educacao.sp.gov.br/. Acesso: 03/08/2020 
 
 
 
 
 
 
 
Figura 12 Tela de acesso ao sistema de Secretaria Virtual do Estado de São Paulo. Disponível em: 
https://sed.educacao.sp.gov.br/. Acesso: 03/08/2020
 
Figura 13 Tela de acesso ao sistema de Secretaria Virtual do Estado de São Paulo. Disponível em: 
https://sed.educacao.sp.gov.br/. Acesso: 03/08/2020 
 
➢ SEEDUC RJ – Boletim Escolar Rio de Janeiro 
 
O Estado do Rio de Janeiro oferece aos assistentes de secretaria escolar, 
professores e aos pais de alunos uma forma rápida e ágil de oferecer acesso ao 
boletim escolar dos alunos matriculados na rede pública de ensino. 
O sistema virtual é alimentado pelas secretarias escolares juntamente com os 
professores. Toda trajetória escolar dos alunos matriculados na rede pública de 
ensino está acessível neste sistema virtual. 
 
 
 
Figura 14 SEEDUC RJ - Disponível em: 
http://alunoonline.educacao.rj.gov.br/alunoonline/Seguranca/Identificacao.aspx?ReturnUrl=%2fAlunoOnline%2fdef
ault.aspx Acesso: 04/08/2020 
 
 No sistema informatizado federal temos importantes programas essenciais para o 
bom funcionamento e distribuição das verbas para a escola. 
 
➢ Programa Dinheiro Direto na Escola (PDDE) visa prestar assistência financeiras 
às escolas públicas da educação básicas das redes estaduais, municipais e do Distrito 
Federal, em caráter suplementar, a fim de contribuir para melhorias na estrutura física e 
pedagógica como também na manutenção. 
O PDDE engloba várias ações entre elas o PDDE Integral, PDDE Estrutura 
(Escola Acessível, água na escola, escola no campo e sustentável), PDDE 
Qualidade (ensino médio inovador, atleta na escola, mais cultura na escola e mais 
alfabetização). 
 Quer saber mais sobre o PDDE? 
 Acesse o site: http://www.fnde.gov.br/index.php/programas/pdde/sobre-o-
plano-ou-programa/sobre-o-pdde 
 
 
➢ PDDE Interativo é uma ferramenta de apoio a gestão escolar desenvolvida pelo 
Ministério da Educação em parceria com as Secretarias de Educação, está disponível para 
todas as escolas públicas cadastradas no Censo Escolar de 2014. Auxilia a equipe escolar 
http://www.fnde.gov.br/index.php/programas/pdde/sobre-o-plano-ou-programa/sobre-o-pdde
http://www.fnde.gov.br/index.php/programas/pdde/sobre-o-plano-ou-programa/sobre-o-pdde
a identificar seus principais problemas e a definir ações para alcançar seus objetivos e 
melhorar a qualidade de ensino. 
 
➢ Livro Didático – O Programa Nacional do Livro Didático – PNLD envia 
anualmente livros didáticos as escolas públicas. O PNLD passou a ser realizada pelo 
PDDE Interativo. Escolas públicas recebem seus livros didáticos, assim como as escolas 
de educação infantil, médio que recebem livros de histórias para fazer parte do acervo da 
escola. Estes livros devem ser remanejados para outras escolas depois de um tempo de 
uso. É necessário que o gestor escolar solicite a reserva técnica e escolha os livros a serem 
entregues. 
 
Estes programas citados acima são algumas ferramentas oferecidas pelo governo 
brasileiro para auxiliar as escolas. O programa essencial e fundamental que deve ser 
alimentado anualmente é o Educacenso. 
 
➢ Censo Escolar 
 
O Censo Escolar é uma pesquisa estatística declaratória realizada anualmente pelo 
Instituo Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (INEP), vinculada 
ao Ministério da Educação (MEC), conta com auxílio da União, Distrito Federal e 
municípios. “É o mais importante levantamento estatístico educacional sobre as 
diferentes etapas e modalidades de ensino da educação básica e da educação profissional”. 
De acordo com o Decreto 6.425 de 2008, artigo 4, as informações solicitadas pelo 
Censo Escolar da Educação Básica são obrigatórias para todas as escolas públicas e 
privadas. 
Neste ano de 2020, a data de referência para o Censo Escolar foi o dia 11 de março 
de 2020 devido a pandemia de COVID19 e da suspensão das atividades presenciais nas 
escolas públicas e privadas do país. 
A data de referência (11/03/2020) corresponde a todos os alunos que foram 
matriculados na escola até esta data. Alunos admitidos após esta data não são lançados 
nesta primeira fase do Censo Escolar. 
A primeira fase do Censo Escolar é a matrícula inicial dos alunos admitidos até a 
data de referência. 
Inicia-se o cadastro no Censo Escolar confirmando os dados da escola, 
caracterização e infraestrutura equipamentos, recursos humanos, organização escolar: 
 
Figura 15 Tela de identificação da escola. Disponível em 
file:///C:/Users/USURIO~2/AppData/Local/Temp/Caderno_de_Conceitos_e_Orientacoes_do_Censo_Escolar_2020.p
df Acesso em 04/08/2020 
 
Logo após a confirmação dos dados da escola, deve-se cadastrar os profissionais 
da escola. Neste campo é necessários todas as informações do profissional: documentos, 
certificados de conclusão de cursos, ano, instituição que frequentou, entre outros dados 
que englobam a caracterização profissional. 
 
Figura 16 Total de profissionais que atuam nas escolas. Disponível em: 
file:///C:/Users/USURIO~2/AppData/Local/Temp/Caderno_de_Conceitos_e_Orientacoes_do_Censo_Escolar_2020-
1.pdf Acesso: 04/08/2020 
 
O terceiro passo é o cadastro das turmas, horários de funcionamento, tipo de 
atividades complementares. Neste momento, irá lançar as turmas existentes na escola, é 
ideal fazer um rascunho com os nomes das turmas. Você utilizará os nomes das turmas 
durante todo o ano letivo. 
 
Figura 17 Formulário de turma. Disponível em: 
file:///C:/Users/USURIO~2/AppData/Local/Temp/Caderno_de_Conceitos_e_Orientacoes_do_Censo_Escolar_2020-
1.pdf Acesso: 04/08/2020 
 
 O próximo passo é lançar os alunos matriculados na escola. O sistema do Censo 
Escolar é de nível nacional, portanto, muitos alunos já possuem cadastro no banco de 
dados, mas é necessário confirmar os dados, o endereço, o vínculo escolar. 
 
 
Figura 18 Cadastro de aluno. Disponível em: 
file:///C:/Users/USURIO~2/AppData/Local/Temp/Caderno_de_Conceitos_e_Orientacoes_do_Censo_Escolar_2020-
1.pdf Acesso: 04/08/2020 
 
 Ao cadastrar o aluno, dados pessoais como filiação, data de nascimento, 
nacionalidade, CPF, cor/raça, município e UF de nascimento. Nos casos de alunos com 
necessidades especiais escolares, há um campo específico para o lançamento do tipo de 
necessidade, quais recursos o aluno necessita. Atenção, somente deve-se lançar alunos 
com algum tipo de deficiência, transtorno do espectro de autista (TEA) ou altas 
habilidades/superdotação com laudos médicos atualizados. 
 
 
Figura 19 Cadastro de alunos. Disponível em: 
file:///C:/Users/USURIO~2/AppData/Local/Temp/Caderno_de_Conceitos_e_Orientacoes_do_Censo_Escolar_2020-
1.pdf Acesso: 04/08/2020 
 
 Após cadastrar o aluno, deverá vinculá-lo a turma que estuda. Nesta etapa, o aluno 
após estar com seus dados atualizados será ligado a turma/turno que estuda na escola. 
 
 
Figura 20 Vínculo do aluno. Disponível em: 
file:///C:/Users/USURIO~2/AppData/Local/Temp/Caderno_de_Conceitos_e_Orientacoes_do_Censo_Escolar_2020-
1.pdf Acesso: 04/08/2020 
 
 
 Após cadastrar todos os alunos, profissionais, atualizar os dados da escola, esta 
primeira etapa de coleta de dados estará disponível para ser fechada. Após o fechamento 
do Censo Escolar será emitido um recibo comprovante que os lançamentos foram 
realizados. 
 Há abas na lateral que oferece oportunidadede imprimir relatórios dos alunos 
cadastrados, profissionais, dados da escola. 
 
 
 
Figura 21 Tela principal – relatórios Disponível em: 
file:///C:/Users/USURIO~2/AppData/Local/Temp/Caderno_de_Conceitos_e_Orientacoes_do_Censo_Escolar_2020-
1.pdf Acesso: 04/08/2020 
 
A segunda fase do Censo Escolar é o período de retificação sendo o momento que 
os assistentes de secretaria escolar têm de corrigir algum dado ou aluno que foi lançado 
erroneamente. 
Depois de alguns meses, a terceira fase do Censo Escolar surge para que sejam 
verificados e conferidos os dados lançados no Educacenso. 
Há também o período de confirmação de matrículas duplicadas, o que ocorre 
muito no banco de dados nacional devido a erros de digitação ou dados incompletos. E 
por último, é publicado os resultados finais dos dados colhidos durante a coleta do Censo 
Escolar. 
Percebe-se que o Censo Escolar fica ativo praticamente todo ano letivo, o que 
demanda muita atenção e tempo para o cadastro. É através do lançamento dos dados no 
Censo Escolar que a escola recebera as verbas do governo tais como PDDE, PDDE 
Acessível. 
 
 Quer saber mais sobre o Censo Escolar? 
Acesse o site: http://portal.inep.gov.br/matricula-inicial 
O Censo Escolar tem muitas janelas para cadastro de alunos, professores e 
complementação dos dados da escola sendo necessário um estudo mais profundo 
sobre cada uma delas. Você como assistente de secretaria escolar deve conhecer 
melhor o Educacenso, facilitará muito suas funções no decorrer da profissão. 
http://portal.inep.gov.br/matricula-inicial
 
3. Prontuários de alunos e professores 
 
O prontuário dos alunos é um resumo da vida escolar, seu progresso. Os dados 
devem ser preenchidos com muita atenção, sem rasuras, seguindo a cópia fiel dos dados 
informativos. O prontuário permite que a escola, os pais e o próprio professor 
acompanhem a evolução do aluno. O professor deve manter atualizado o registro do aluno 
para facilitar o acesso. O prontuário deve ser colocado em uma pasta individual com nome 
completo do aluno, turno, turma, ano, professor. 
 
 
Figura 22 Prontuário. Disponível em: https://gestaoescolar.org.br/conteudo/307/documentos-escolares-uma-
questao-de-ordem Acesso: 05/08/2020 
 
4. Rotinas gerais da secretaria escolar 
 
As rotinas do (a) assistente de secretaria escolar são intensas, cada dia 
uma nova atribuição, contudo o básico foi demonstrado nestas últimas duas 
semanas. Os principais papéis, documentações, tarefas inerentes a secretaria 
escolar, foram citados nestes conteúdos semanais. Ressalvando que as funções e 
documentações podem variar um pouco de escola para escola. 
No dia a dia na secretaria escolar alguns passos são importantes e 
essenciais para o bom desempenho de suas funções: 
 
• Deixe a mesa sempre em ordem, sem excesso de papéis; 
• Organize os equipamentos e os coloque nos seus devidos lugares; 
• Ao conferir a documentação da escola e/ou do (a) aluno (a), tenha muita 
atenção, um erro seu acompanhará a vida escolar do (a) aluno (a); 
• Evite levantar-se o tempo todo ou ir e vir, ausentando-se da secretaria; 
• Calma e controle o seu tom de voz diante de situações estressantes; 
• Inicie seu dia com atividades mais difíceis que requerem mais atenção; 
• Mantenha seu ambiente limpo, arejado, iluminado; 
• Tenha uma cadeira apropriada para digitar; 
• Cuide de sua postura; 
• Faça uma coisa de cada vez, não atenda o telefone e digite ao mesmo tempo, sua 
saúde é essencial; 
• Se ficar muito tempo digitando, dê pausas e alongue-se; 
• O apoio de pés é um equipamento muito importante para quem trabalha sentada; 
• Facilite seu trabalho, coloque sempre seus instrumentos de trabalho de modo 
organizado e de fácil acesso; 
• Respeite o próximo e em casos fora da conduta ética e moral, procure o superior; 
• Faça seu trabalho com ética e respeito, “ordem errada não se cumpre”. Tenha 
discernimento nas suas funções, não cumpra ordens que tem certeza que são 
erradas, pondere e leve para seu superior; 
• Faça suas tarefas com responsabilidade e carinho, tudo o que fizer acompanhara 
a vida escolar de um outro ser humano. 
 
As funções de assistente de secretaria escolar, muitas vezes não é reconhecida, mas 
saiba, é essencial. Sem você a escola não progride, é você quem administra a escola. A 
secretaria escolar é o coração da escola! Por trás de toda escola, há um (a) assistente de 
secretaria escolar competente! 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
5. Referências Bibliográficas 
 
BAEZA, Teresa Marcela Meza. Manual de trabalho em arquivos escolares. São Paulo: 
Secretaria da Educação, CRE Mário Covas, IMESP, 2003. 
 
CEARÁ. Secretaria da Educação Básica. Manual do secretário escolar / Secretaria da 
Educação Básica do Ceará. Fortaleza: SEDUC, 2005.104p. Disponível em: 
<http://www.cee.ce.gov.br/phocadownload/Informacoes-
gerais/manual%20do%20secretrio.pdf> Acesso em: 02/07/2020 
 
COELHO, Vanessa Garcia. Arquivo Escolar: A perspectiva da legislação arquivística. 
Niterói, 2016. Disponível em: 
https://app.uff.br/riuff/bitstream/1/2629/1/COELHO%2C%20Vanessa.pdf Acesso: 
03/08/2020 
 
 
FIGUEIREDO, Adegmar V. et all. Orientações: documentação escolar. 2010 Disponível 
em: 
http://www.nre.seed.pr.gov.br/arquivos/File/cianorte/documentacao_escolar/manuais/ori
entacoes_preenchimento_historico.pdf Acesso: 20/07/2020 
 
GOIÁS. Secretaria da Educação. Formação, em serviço, dos gestores da rede estadual de 
ensino: secretário geral – 2010. Escrituração escolar. Disponível em: 
<http://www.seduc.go.gov.br/imprensa/documentos/arquivos/15%20-%20Manual%20d
e%20Gest%C3%A3o%20Pedag%C3%B3gico%20e%20Administrativo/2.15%20Arqui
vo%20Escolar/Escritura%C3%A7%C3%A3o%20Escolar.pdf> Acesso em: 02/07/2020. 
 
PARANÁ. Secretaria de Estado da Educação. Manual do secretário. Disponível em: 
<http://www.nre.seed.pr.gov.br/toledo/arquivos/File/manual_do_secretario.pdf> Acesso 
em: 02/07/2020. 
 
 
 
https://app.uff.br/riuff/bitstream/1/2629/1/COELHO%2C%20Vanessa.pdf
http://www.nre.seed.pr.gov.br/arquivos/File/cianorte/documentacao_escolar/manuais/orientacoes_preenchimento_historico.pdf
http://www.nre.seed.pr.gov.br/arquivos/File/cianorte/documentacao_escolar/manuais/orientacoes_preenchimento_historico.pdf