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CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 1 Prezado aluno, Além disso, há três caixas de destaque ao longo do conteúdo. Esta apostila é a versão estática, em formato.pdf, da disciplina online e contém todas as informações necessárias a quem deseja fazer uma leitura mais linear do conteúdo. Os termos e as expressões destacadas de laranja são definidos ao final da apostila em um conjunto organizado de texto denominado NOTAS. Nele, você encontrará explicações detalhadas, exemplos, biografias ou comentários a respeito de cada item. A caixa de atenção é usada para enfatizar questões importantes e implica um momento de pausa para reflexão. Trata-se de pequenos trechos evidenciados devido a seu valor em relação à temática principal em discussão. A galeria de vídeos, por sua vez, aponta as produções audiovisuais que você deve assistir no ambiente online – aquelas que o ajudarão a refletir, de forma mais específica, sobre determinado conceito ou sobre algum tema abordado na disciplina. Se você quiser, poderá usar o QR Code para acessar essas produções audiovisuais, diretamente, a partir de seu dispositivo móvel. Por fim, na caixa de Aprenda mais, você encontrará indicações de materiais complementares – tais como obras renomadas da área de estudo, pesquisas, artigos, links etc. – para enriquecer seu conhecimento. Aliados ao conteúdo da disciplina, todos esses elementos foram planejados e organizados para tornar a aula mais interativa e servem de apoio a seu aprendizado! Bons estudos! CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 2 Contabilidade Gerencial e Gestão de Custos em Saúde – Apostila Apresentação Esta disciplina aborda aspectos relevantes da Contabilidade Gerencial e de Custos em entidades de saúde, pode ser caracterizada, superficialmente, como um enfoque especial conferido a várias técnicas e procedimentos contábeis já conhecidos e tratados na contabilidade financeira, na contabilidade de custos, na análise financeira e de balanço etc., apresentadas numa perspectiva diferente, num grau de detalhe mais analítico ou numa forma de apresentação e classificação diferenciada, de maneira a auxiliar os gerentes das entidades de saúde em seu processo decisório. Serão abordados com destaque, os procedimentos de controles internos que auxiliam na gestão eficiente dos custos envolvidos nas atividades de saúde. A contabilidade gerencial é uma síntese de informações que são dadas à administração geral da empresa, possibilitando a tomada de decisões com mais propriedade auxiliando no processo de identificação, mensuração, acumulação, análise, preparação, interpretação e comunicação de informações financeiras utilizadas para planejamento, avaliação e controle dentro da organização, assegurando o uso apropriado de seus recursos. Esta disciplina vai viabilizar a análise dos elementos que formam a base dos resultados, fruto da relação do custo com o volume. Os métodos de custeio CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 3 praticados nas entidades de saúde também serão estudados e descortinados com a apresentação de casos práticos e exemplos profissionais. A disciplina abordará temas como o Orçamento de Capital, estudando pontos como a sua estrutura ideal, seus custos, forma de análise, considerando que este conceito é praticado por organizações de diversos ramos de atividade, inclusive as da área de saúde. Objetivos: 1. Compreender os conceitos fundamentais da gestão de custos e com o auxílio da contabilidade gerencial; 2. Conhecer os procedimentos mais relevantes para desenvolver as atividades de gestão sobre entidades de saúde; 3. Ter conhecimento e domínio do cálculo, da elaboração e interpretação das decisões de custos, de administração financeira e da elaboração de demonstrações contábeis no segmento de saúde; Resumo: Nesta aula, você: Conheceu a origem, as principais características e diferenças da contabilidade de custos, contabilidade gerencial e contabilidade financeira; Aprendeu quais são os termos técnicos e seus significados de custos; Compreendeu as características dos sistemas de custeio, métodos de acumulação e apuração de estoques. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 4 Aula 1: Contabilidade de Custos e Gerencial Introdução A contabilidade de custos é o ramo da função financeira que acumula, organiza, analisa e interpreta os custos dos produtos dos estoques dos serviços, das operações industriais e de distribuição para se determinar o lucro. Credita-se o seu surgimento na Revolução Industrial no século XVIII, quando os produtos passaram a ser mais complexos, com novos desafios na avaliação dos estoques. A contabilidade de custos engloba a contabilidade geral e outras técnicas extra contábeis para o registro, organização, análise e interpretação dos dados relacionados à produção ou prestação de serviços. Também se insere neste universo de compreensão a contabilidade gerencial, que executa o papel de gerenciamento das atividades de controladoria e contábil, executando a ligação entre as diversas áreas de conhecimento contábil e a gestão. O melhor desempenho na gestão de custos resulta do sistema de informações disponível na estrutura da organização. O sistema de informações que representa a “retaguarda” administrativa, relacionando todos os sistemas integrantes dos sistemas contábeis e outros de ordem operacional, tem, entre outras ferramentas, a contabilidade de custos e gerencial. Do ponto de vista de cada entidade hospitalar da administração pública, que obtém seus recursos financeiros fundamentalmente de atendimentos para o SUS, existe um desafio gerencial permanente: conciliar um fluxo de gastos formado por determinados itens (como medicamentos, equipamentos médicos, gases medicinais, contratos de manutenção, energia elétrica, combustíveis, água, telefone, e outros) com um fluxo de receitas cuja origem é a tabela de preços de procedimentos mantida pelo SUS. Na verdade, existe sempre uma discussão entre os operadores (hospitais) e os gestores do SUS no que diz respeito às CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 5 correções de preços dos procedimentos envolvendo a necessidade de preservação do equilíbrio financeiro dos contratos, o que envolve, também, os hospitais públicos. Nesta aula, serão apresentados os conceitos da contabilidade de custos (gerencial e financeira) destacando as principais diferenças entre eles. Também serão estudadas as terminologias aplicadas ao tratamento contábil e seu gerenciamento. Objetivo 1. Apresentar conceitos fundamentais da contabilidade de custos e da contabilidade gerencial, e os controles gerenciais adotados nas entidades do segmento de saúde; 2. Compreender a aplicação do conceito de cadeia de valores e dos sistemas de custos de controles de estoques nos sistemas de inventário permanente e periódico. Resumo do conteúdo Nesta aula, você: • Conheceu a origem, as principais características e diferenças da contabilidade de custos, contabilidade gerencial e contabilidade financeira; • Aprendeu quais são os termos técnicos e seus significados de custos; • Compreendeu as características dos sistemas de custeio, métodos de acumulação e apuração de estoques. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 6 Conteúdo Conceitos fundamentais da contabilidade de custos A Revolução Industrial é responsável por marcar um período muito importante para a contabilidade. Exatamente neste período que se originou a contabilidade de custos, inicialmente concebida para atender as necessidades de mensuração e controle dos custos das indústrias que proliferavam na época, e a contabilidade gerencial, como um complemento dacontabilidade financeira. Anteriormente a esse período da Revolução Industrial, a contabilidade mantinha apenas um registro simples das relações externas de uma organização em relação a outras organizações comerciais, não se preocupando com o processo de comunicação entre ambas, sem adotar, por exemplo, nenhuma forma de uniformização das informações. Após a Revolução Industrial, com o incremento dos negócios, tornou-se mais premente a necessidade de precificar o valor do processo de conversão da mão de obra e dos materiais em novos produtos, além de verificar se as organizações obtinham resultados positivos ou não em relação aos recursos que consumiam na produção. Com o aumento no volume de operações, surgiu uma necessidade de maior ênfase na contabilidade voltada aos interesses internos das organizações competitivas e ao uso de registros contábeis como meio de controle administrativo da organização. Segundo Jiambalvo (2002, p. 2), todos os gerentes precisam não só planejar e controlar suas operações, mas, também, tomar uma série de decisões. A meta da contabilidade gerencial é fornecer as informações necessárias para o planejamento, controle e tomada de decisões. Caso o objetivo do gestor venha a ser uma gerência eficaz, torna-se imprescindível uma compreensão profunda da contabilidade gerencial. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 7 Planejamento e controle da organização Em qualquer organização, o planejamento constitui-se uma atividade fundamental, e sua principal ferramenta está na elaboração do orçamento, que tornará a ser abordado oportunamente. Em seguida, destacamos o controle das organizações, igualmente importante e fundamental para mensurar os resultados e o acompanhamento evolutivo das atividades do negócio com vistas à busca da maximização da eficiência do planejamento. O melhor desempenho na gestão de custos resulta do sistema de informações disponível na estrutura da organização. O sistema de informações que representa a “retaguarda” administrativa, relacionando todos os sistemas integrantes dos sistemas contábeis e outros de ordem operacional, tem, entre outras ferramentas, a contabilidade de custos. Atualmente, a maior parte das empresas adota sistemas integrados de gestão empresarial (que atendem pelas siglas SIGE ou SIG), do original em inglês Enterprise Resource Planning (ERP). Representam sistemas de informação que integram os dados e processos de uma organização em um único grande sistema, normalmente informatizado em software próprio ou de terceiros. A integração pode ser analisada sob a: Perspectiva Funcional: nos sistemas de finanças, contabilidade, custos, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras, entre outros. Perspectiva Sistêmica: pelo sistema de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio à decisão, dentre os mais conhecidos. Os ERPs, em termos gerais, são representados por plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 8 possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações de negócios. Contabilidade de custos x contabilidade gerencial x contabilidade financeira Diferentemente da contabilidade financeira, a contabilidade gerencial não representa um ramo autônomo da contabilidade, como a contabilidade de custos. Esta última tem como principais aplicações: Determinação do lucro Emprega dados originários dos registros convencionais contábeis ou processa-os de maneira diferente, tornando-os mais úteis à administração. Controle das operações Refere-se aos demais recursos produtivos, como os estoques, com a manutenção de padrões e orçamentos, comparações entre previsto e realizado. Tomada de decisões Envolve produção (o que, quanto, como e quando fabricar), formação de preços e escolha entre fabricação própria ou terceirizada. A contabilidade gerencial integra áreas de conhecimento úteis, sob o aspecto gerencial, para a tomada de decisões pela administração da entidade, vindos de vários ramos da contabilidade e de outras ciências. Representa o gerenciamento da informação contábil em favor da gestão da organização. Algumas áreas de conhecimento utilizadas pela contabilidade gerencial: • Contabilidade financeira; • Direito; • Contabilidade de custos; • Análise de balanços; • Economia; • Administração; CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 9 • Estatística. A contabilidade gerencial integra áreas de conhecimento úteis, sob o aspecto gerencial, para a tomada de decisões pela administração da entidade, vindos de vários ramos da contabilidade e de outras ciências. Representa o gerenciamento da informação contábil em favor da gestão da organização. Usuários internos (basicamente, proprietários e gerentes) • Decisões relacionadas ao aumento ou diminuição de investimentos; • Decisões de aumentos ou diminuições de recursos próprios ou de terceiros; • Aumentos e reduções de operações; • Decisões de compras ou de vendas à vista ou a prazo. Usuários externos • ANS, CVM e demais órgãos e entidades reguladores: confirmar se as demonstrações atendem exigências legais e regulamentares; • Fisco: verificar o cumprimento da legislação tributária e buscar indícios de sonegação de tributos; • Fornecedores e instituições financeiras: avaliar eventuais concessões de crédito por parte de banco ou fornecedores; • Investidores: aplicar ou não recursos nas ações ou na aquisição de participações. A contabilidade financeira segue os princípios contábeis geralmente aceitos (PCGAs), que funcionam como regras universais que definem os parâmetros de registro das informações contábeis. Dentre elas, está o regime de competência, que determina, como momento de registro, a época de ocorrência do fato gerador para as receitas e despesas. Já a contabilidade gerencial, em regra geral, adota o regime de caixa, que determina o momento do recebimento e do pagamento dos recursos como CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 10 determinantes para o registro da operação. A contabilidade financeira adota o sistema de custeio por absorção, enquanto a contabilidade gerencial adota o sistema de custeio direto ou variável. Ambos os temas serão estudados mais adiante. Enquanto a contabilidade financeira estará sempre voltada para a apuração dos custos, a contabilidade gerencial estará sempre voltada para a tomada de decisões. Demonstração do resultado do exercício Contabilidade financeira Na apresentação da demonstração do resultado do exercício (DRE) da contabilidade financeira, o primeiro resultado será o lucro bruto, obtido por meio da subtração da receita de vendas do custo total (fixo e variável) na seguinte forma: Modelo pelo custeio por absorção Demonstração do resultado do exercício – DRE (+) Vendas (-) Custos fixos e variáveis (=) Lucro bruto (-) Despesas (=) Lucro operacional (-) IR e contribuições sociais (=) Lucro líquido do exercício Contabilidade gerencial Na apresentação da demonstração do resultado do exercício (DRE) na contabilidade gerencial, o primeiro resultado será denominado como margem de CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 11 contribuição, obtida pela subtração de custos e despesas variáveis da receita de vendas. Modelo pelo custeio direto ou variável Demonstração do resultado do exercício – DRE (+) Vendas (-) Custos variáveis (-) Despesas variáveis (=) Margem de contribuição (-) Custos fixos (-) Despesas fixas (=) Lucro operacional Termos técnicos adotados na contabilidade de custos e gerencial Na gestão, é importante o entendimento dos elementos que formam o resultado de uma organização. Aoanalisarmos uma demonstração contábil de resultado do exercício (DRE), utilizada como base nas decisões de resultado, podemos observar que, na maior parte das organizações, dentre os gastos consumidos no resultado das empresas, os custos são os principais responsáveis pela redução do lucro quando deduzidos das receitas. Dessa forma, os esforços dispendidos na eficiência de gestão de custos tendem a apresentar maiores impactos na formação do resultado final. Custos - Gastos dispendidos no esforço de se produzir o bem ou serviço, objeto da atividade. Exemplo: em um hospital, os salários do corpo médico. Despesas - Gastos dispendidos no esforço de gestão do negócio. Exemplos: salários do pessoal administrativo, como contabilidade e recursos humanos. Investimentos - Gastos que são transformados em outros ativos (bens ou direitos). Exemplos: máquina de raios x ou estoques de medicamentos. Perdas - Consumo de uma forma anormal ou involuntária, sem gerenciamento. Exemplo: o consumo de medicamentos por perda da validade de utilização. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 12 Custos e despesas Tratando especificamente de custos e despesas, podemos atribuir classificações com foco nos aspectos de volume ou produção. Classificação dos gastos em relação ao volume Considerado um dos aspectos mais importantes na gestão de custos e imprescindível para a formação do preço de venda, orçamentos, etc. A correta separação pelo critério de volume será entre custos fixos e variáveis e servirão de parâmetro para estabelecer controles internos que deverão ser adotados no negócio. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 13 Classificação dos gastos em relação a produto Neste aspecto, o objetivo é a determinação da condição de identificar ou não a quantidade de insumos presente em um produto. Esse tópico atribuirá a classificação de custos diretos ou indiretos ao insumo da seguinte forma: Custos diretos: São aqueles insumos que têm suas respectivas mensurações identificadas de modo preciso e quantificável em uma unidade de medida (metro, horas, quilowatts etc.), podendo ser distinguidas de forma clara e objetiva no produto. Exemplo: energia. Em um serviço de ressonância magnética, seria possível determinar qual seria o gasto com energia apenas identificando a quantidade de quilowatts consumida no exame. Custos indiretos: São aqueles que, embora estejam presentes tanto no serviço entregue quanto no produto, não podem ser identificados de forma clara e objetiva, mas apenas com o auxílio de uma forma de rateio que permita a sua quantificação. Os custos CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 14 indiretos não podem ser apropriados diretamente a cada tipo de objeto/produto ou serviço no momento de sua ocorrência. Exemplo: o leasing de uma máquina só poderá ser repassado ao custo do serviço através da criação de uma base de rateio. Gestão de custos na administração hospitalar A gestão estratégica de custos resulta da combinação de três temas subjacentes: 1. Análise da cadeia de valor; 2. Análise do posicionamento estratégico; 3. Análise de direcionadores de custos. Os hospitais desenvolvem suas atividades por meio de processos internos, que são caracterizados por grande complexidade e interdependência. Como consequência dessa característica, torna-se necessária a existência de profissionais de formação específica na maior parte das atividades. Os resultados alcançados devem ser acompanhados de perto, com a atribuição de controles próprios para o segmento de saúde. Na história da administração hospitalar, existiu um histórico de gestão efetuado por instituições de caridade pouco profissionais, que eram prioritariamente gerenciadas por religiosos, médicos, enfermeiros ou pessoas da comunidade. A administração hospitalar tornou-se mais profissional apenas quando foi necessário apresentar melhores informações quanto aos resultados apresentados à sociedade e aos governos. De fato, essa fase se realizou quando a administração passou a alinhar as ações com a própria medicina que, quanto mais se aprimorava, mais dependia da gestão dos recursos humanos e materiais. Atualmente, como aponta Fontinele Júnior (2002) em Sistema De Controle Interno em Organizações Hospitalares, “as instituições estão começando a reverter a antiga situação em que pessoas sem conhecimentos específicos exerciam cargos de direção em entidades hospitalares”. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 15 Segundo o mesmo autor, essas organizações passaram a perceber que: a administração hospitalar deve ser exercida pelo profissional habilitado; se deve buscar um administrador com perfil realizador, e não sonhador; se deve optar por um profissional com formações e especializações em áreas afins com a instituição, assim como profissionais com perfil aberto a mudanças. Ainda de acordo com Fontinele Junior (2002), a administração hospitalar, como todas as outras, tem como finalidade coordenar e normatizar seu meio laboral e institucional. Natalia Souza ainda afirma que, além desta característica comum, existem atributos próprios dos hospitais, necessários para o administrador hospitalar exercer corretamente seu cargo, que são: 1. Todos os esforços e recursos devem ser dirigidos ao paciente. 2. O poder do principal executivo pode ser sobrepujado pelo poder coletivo dos profissionais. 3. O tipo de gestão mais adequado é mais consensual do que autoritário. 4. Os profissionais devem participar das tomadas de decisões referentes à formulação dos objetivos, orientações gerais e avaliação de resultados. 5. Representar publicamente a organização e negociar com órgãos públicos ou privados são os papéis externos do administrador hospitalar. 6. Adequada composição ao seu estilo, há três habilidades essenciais à sua profissão: habilidades técnicas, de inter-relacionamento com as pessoas, e conceituais. Para obtermos os melhores resultados em modelos de gestão, devemos atentar para que o sincronismo organizacional seja atingido a todo o momento, especialmente na obtenção de resultados. Podemos entender o sincronismo organizacional como um perfeito alinhamento entre três fatores fundamentais em uma organização (estratégia, processos e pessoas), que devem funcionar de forma completamente integrada com determinadas características. Veja: CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 16 Estratégia: • Visão; • Objetivos; • Diretrizes; • Indicadores de desempenho (estratégicos). Processo: • Análise do processo atual; • Nova organização de processos; • Procedimentos; • Indicadores de desempenho (forma de execução/implementação). Pessoas: • Treinamento e desenvolvimento; • Padrões de qualidade; • Competências pessoais; • Indicadores de desempenho (avaliação). A cadeia de valores A cadeia de valor é formada pelo conjunto de atividades criadoras de valor que se iniciam nas fontes de matérias-primas básicas, passando por fornecedores de componentes e finalizando no produto ou serviço final que é entregue nas mãos do consumidor. Com esse conhecimento, as organizações devem explorar as ligações entre essas atividades, de toda a sua cadeia de valor, desde os fornecedores até o cliente. Os conceitos de supply chain management e custeio do ciclo de vida focam a exploração das ligações com fornecedores e clientes respectivamente. As organizações referem-se a agrupamentos de atividades executadas para projetar, produzir, comercializar, entregar e sustentar seu produto. Segundo Porter (2003), essas atividades podem ser representadas através de uma cadeia de valores. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 17 Podemos, assim, compreender que a cadeia de valor é formada por um conjunto de atividades criadoras devalor, desde as fontes de matérias-primas, passando por fornecedores de componentes até o produto final que será entregue ao consumidor. A razão da existência da cadeia de valor de uma organização é atender um determinado mercado. Além disso, ela será formada por diferentes processos de fabricação e de agregação de valor até atingir o mercado final que se deseja. Considerando que seu foco de fornecimento são os clientes, a cadeia de valor de sua história e estratégia, de seu método de implementação e da economia básica das próprias atividades. A cadeia de valor é composta por dois elementos básicos: margem e atividades de valor. Compreendemos a margem pela diferença entre o valor total e o custo total da execução das atividades que agregam valor ao produto final. As atividades de valor são as física e tecnologicamente distintas, através das quais uma organização cria um produto valioso para seus compradores. Essas atividades podem ser divididas em dois tipos: Atividades Primárias: • Logística interna; • Operações (transformação de insumos em produtos); • Logística externa; • Marketing, vendas e serviço (fornecimento de trabalho para intensificar ou manter o valor do produto). Atividades de Apoio: • Aquisição; • Desenvolvimento de tecnologia (esforços para aperfeiçoar o produto e o processo, planejamento e desenvolvimento – P&D); • Gerência de recursos humanos; • Infraestrutura da empresa (gerência geral, planejamento, finanças, contabilidade etc.). CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 18 Atividades de valor, portanto, são itens que são agregados ao produto (atividades relevantes) de forma a criar uma distinção para uma vantagem competitiva, sendo que o modo como cada atividade é executada, combinado com sua economia, determinará se uma empresa tem custo alto ou baixo em relação à concorrência e definirá sua contribuição para as necessidades do comprador e, assim, para a diferenciação. Representam as atividades relevantes de uma empresa: • Atividades que representam custos importantes; • Atividades que podem diferenciar a empresa das outras. Assim, para uma maior perspectiva da empresa, é necessária a efetiva compreensão das relações entre os processos que a compõe, e reconhecer que uma empresa deve ser vista dentro do contexto de uma cadeia global de atividades, onde é gerado o valor. As funções da cadeia de valor são: Pesquisa e desenvolvimento - Geração e experimentação de ideias; Design ou projeto de produtos, serviços ou processos - Projeto e engenharia detalhados dos fatores resultantes da produção de bens ou serviços; Produção - Coordenação e montagem de recursos e produtos; Marketing - Forma de venda a terceiros (inclui veículos e estratégias); Distribuição - Forma de venda a terceiros (inclui veículos e estratégias); Serviços ao Cliente (SAC) - Atividades de apoio, incluindo o “pós-venda”. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 19 Sistema de custeio por absorção Os sistemas de custeio representam um conjunto de características que, quando aplicadas em sintonia, permitem a mensuração de custos dos produtos de modo uniforme. O sistema de custeio por absorção é derivado da metodologia desenvolvida na Alemanha no início do século 20, conhecido por RKW (Reichskuratorium für Wirtschaftlichtkeit). Caracteriza-se pela apropriação de todos os custos (diretos e indiretos, fixos e variáveis), causados pelo uso de recursos da produção aos bens fabricados (apenas os de produção), dentro do ciclo operacional interno. Todos os gastos relativos ao esforço de fabricação são distribuídos para todos os produtos elaborados. Exemplo: Resumindo, as principais características do custeio por absorção são: 1. Considera os custos totais de fabricação: fixos, variáveis, diretos e/ou indiretos; 2. Os custos indiretos de fabricação devem ter critérios de rateio definidos quando existirem dois ou mais produtos ou serviços; 3. É o único sistema de custeio aceito pelo fisco no Brasil; 4. Os resultados apresentados sofrem influência direta do volume de produção. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 20 Sob o ponto de vista da gestão, não é o sistema mais eficiente, especialmente no aspecto da análise de custos, por causar distorções na apuração dos custos distribuídos entre diversos produtos e serviços, eventualmente escondendo desperdícios e outras ineficiências produtivas. Na representação do Regulamento do Imposto de Renda (RIR), o fisco destaca algumas condições com relação a: Componente do Custo – O custo de aquisição de mercadorias destinadas à revenda incluirá os de transporte e seguro (até o estabelecimento do contribuinte) e os tributos não recuperáveis devidos na aquisição ou importação (RIR/1999, Artigo 289 e seus §§), como, por exemplo, imposto de importação para medicamentos, fretes de aquisição etc. Bens de consumo eventual – A aquisição de bens de consumo eventual cujo valor não exceda a 5 % do custo total dos produtos vendidos no período de apuração anterior poderá ser registrada diretamente como custo (RIR/1999, Artigo 290, parágrafo único). De acordo com o PN CST nº 70/1979, considera-se como consumo eventual aquele bem aplicável nas atividades industriais ou no setor de prestação de serviços, ocasionalmente, sem regularidade. Quebras e perdas – Consideram-se como integrantes do custo as perdas e quebras razoáveis, de acordo com a natureza do bem e da atividade, ocorridas na fabricação, no transporte e no manuseio, bem como as quebras e perdas de estoque por deterioração, obsolescência ou pela ocorrência de riscos não cobertos por seguros, desde que comprovadas por laudos ou certificados emitidos por CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 21 autoridade competente (autoridade sanitária, corpo de bombeiros, autoridade fiscal etc.) que identifiquem as quantidades destruídas ou inutilizadas e as razões da providência (RIR/1999, Artigo 291). Definir a base de rateio constitui-se como o grande desafio dos gestores dos custos, de modo que, ao distribuir os custos indiretos de fabricação (CIF) aos produtos, sejam evitadas eventuais distorções. O cálculo do custo total deverá ser obtido da seguinte forma: CUSTO TOTAL (absorção) = custos variáveis + custos fixos Absorção parcial = custos variáveis + (custo fixo/capacidade) São utilizados os custos fixos relacionados com a capacidade total da empresa; eles devem ser rateados entre toda a produção. Princípios contábeis aplicados aos custos Os princípios contábeis determinarão o comportamento de diversas ações de gestão dos custos. As mais relevantes relacionam-se aos seguintes princípios: Realização da Receita: O momento do reconhecimento contábil do resultado (lucro ou prejuízo) ocorrerá apenas quando da realização da receita. Esta se caracteriza quando da transferência do bem ou serviço (objeto da transação) para terceiros em troca do recebimento de um bem ou direito (ativo). Podemos citar o caso de construção, onde a produção de bens e formulação de projetos demandam longo prazo e têm suas receitas reconhecidas antes da entrega para terceiros. Assim, seus custos serão transformados em despesas antes desse momento. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 22 Confrontação despesas x receitas Quando do reconhecimento da receita, deduzem-se dela todos os valores representativos dos esforços para sua consecução (despesas), sempre de acordo com a ocorrência do fato gerador. Esses esforços podem ser subdivididos em dois grupos principais: despesas especificamente incorridas para a consecução daquelas receitas que estão sendo reconhecidas; e despesas incorridas para a obtenção de receitas genéricas, e não necessariamente daquelas que agora estão sendo contabilizadas. Custocomo base de valor Critério em que os ativos devem ser registrados contabilmente por seu valor original de aquisição ou produção, ou seja, histórico. Com os efeitos da inflação, o uso de valores históricos poderá ser questionado. Consistência Determina que, caso existam várias alternativas para o registro contábil de um mesmo evento, todas adequadas ao aspecto dos princípios geralmente aceitos, deve a empresa adotar a mais consistente. Isso implica que a alternativa escolhida deve ser adotada sempre, não podendo a entidade mudar o critério a cada período. Em caso de alteração no critério, esta deve ser justificada. Prudência ou Conservadorismo Define uma postura de precaução por parte do analista de custos. Na dúvida entre tratar um determinado gasto como ativo ou redução de patrimônio líquido (resultados), deve-se optar pela forma de maior precaução, ou seja, por redução Um exemplo clássico é a mudança no critério de apuração de custo no sistema de inventário periódico. Uma empresa pode valorizar os estoques pelo método de custo médio e por uma necessidade de utilizar os produtos mais antigos do estoque para diminuir perdas, ou seja, mudar para o método PEPS (primeiro que entra é o primeiro que sai). Após a adoção de um método de apropriação de custos, deve haver consistência em seu uso, já que a mudança pode provocar alterações nos valores dos estoques e, consequentemente, nos resultados. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 23 de patrimônio líquido ou, no caso de um risco de surgimento de passivos, optar pelo seu reconhecimento, sempre assumindo a posição que traria a maior perda. Relevância ou materialidade Determina que, nos casos em que existam itens cujo valor monetário seja muito pequeno, não há justificativa, dentro dos gastos totais, na relação custo x benefício. Porém, a soma de diversos itens irrelevantes pode ser material, e, nesse caso, um tratamento mais rigoroso precisa ser utilizado. Um exemplo é o registro de despesas de passagens do mensageiro durante o mês, que poderia ser substituído por um único lançamento no período em face de imaterialidade do valor de uma passagem. Principais métodos de acumulação de custos no custeio por absorção Os sistemas de métodos de acumulação de custos podem ser classificados quanto ao: 1. Processo produtivo; 2. Modelo de gestão. Entre as etapas para a elaboração de um sistema de custos, cabe ao administrador conhecer o processo de produção, ou seja, o denominado “chão de fábrica”, para que, com base nesse conhecimento, possa estudar o melhor método de custeio a ser aplicado. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 24 Sistema de acumulação por processo (ou contínuo) É um método para determinação de resultados, tendo como objetivo a acumulação de custos utilizada por empresas com produção em série e contínua de grandes lotes, demanda relativamente constante e produtos padronizados (ex.: automóveis, moinhos, siderúrgicas etc.). Os custos de produção são registrados em centros de custos (processos específicos). O custo unitário é determinado pela divisão dos custos acumulados em um processo, durante certo período, pelas unidades produzidas no mesmo período e processo. Vantagens: • A fabricação passa a dispor de maiores conhecimentos sobre o produto; • O CIF passa a ser melhor controlado pela departamentalização; • Menos trabalhos burocráticos. Desvantagens: • Os custos do processo são médios e históricos; • Estimativa do estágio de fabricação no fim do período contábil; • Falta de um tratamento mais detalhado sobre as perdas. Na apuração de custos por processo de uma produção contínua, os gastos são acumulados por período para apropriação direta a cada unidade fabricada. Equivalente de produção é o número de unidades iniciadas e acabadas, que equivale, em custos, ao quanto se gastou para chegar até certo ponto de outro número de unidades não acabadas. O equivalente pode ser aplicado para todos os elementos de custo (MOD, MP e CIF). Quanto uma unidade em processamento equivale em relação a uma unidade totalmente acabada? CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 25 A solução é fornecida através do percentual do grau de acabamento da unidade em processamento. Com a utilização do percentual de grau de acabamento, é possível fazer uma equivalência entre as unidades que se encontram em processamento e essas mesmas unidades, considerando o momento em que elas estejam totalmente acabadas. Dessa forma, em um determinado período, o montante de unidades equivalentes de produção corresponderá ao montante de unidades em processamento convertidas em unidades prontas por meio da aplicação do grau de acabamento definido. Quando a fábrica produz de modo contínuo, em série ou em massa, a preocupação da contabilidade de custos é determinar e controlar os custos por departamentos, setores e fases de produção (processos) para, em seguida, dividir esses custos pela quantidade de produtos fabricados no processo durante certo período – custear o processo fabril em determinado período. O sistema de custos por processo não se preocupa em contabilizar os custos de itens individuais ou grupos de itens. Em vez disso, todos os custos são acumulados por fase do processo, por operação ou departamento (centros de custos) e, em seguida, alocados aos produtos em bases sistemáticas. Esses sistemas são usualmente utilizados em entidades que produzem grandes volumes de produtos uniformes em bases contínuas. Exemplo: produção de geladeiras, carros, mesas (padronizados – em linha). Sistema de acumulação por ordem de produção ou serviço É o método que utiliza ordens de produção – OP (se mercadorias) ou ordens de serviço – OS (quando se refere a serviços). Também é usado para a acumulação dos custos, quando se tratar de produção de itens diferentes ou exclusivos em que não existam padrões de custos para todos os produtos. Este método de acumulação é o mais empregado no controle de serviços na área de saúde. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 26 Nesse método, cada elemento do custo é acumulado separadamente segundo ordens de produção ou de serviço (OP ou OS) específicas, emitidas pela área de produção ou manufatura. É utilizado para produção intermitente com produtos não padronizados (feitos em lotes específicos ou por encomenda). As OPs/OS são emitidas no início do trabalho com a autorização da área. A OP/OS acumula mão de obra direta (MOD), materiais diretos (matéria- prima/embalagens/outros materiais diretos) e custos indiretos de fabricação (CIF), calculados por taxa de absorção. Pelo término da OP/OS, pode-se saber o custo real de fabricação ou da prestação do serviço. Vantagens Desvantagens Identifica lotes diferentes de produtos durante o processo de fabricação; São necessários muitos controles, e a burocracia é elevada; Uma OP/OS anterior pode ser referência para estimar custos de produtos semelhantes; Só será conhecido o total de custos ao término da encomenda. Fornece controle de custos sem a necessidade de um inventário físico; As ordens servem de base para cobranças parciais dos clientes; O controle de produção é mais eficiente, pois o início da OP deve ser autorizado. Os custos diretos de mão de obra e materiais gastos em uma determinada ordem são alocados com base em registros mantidos para este propósito. Os custos indiretos – aluguel, seguro, eletricidade etc. – são usualmente aplicados às ordens por taxas predeterminadas, tendo como base horas de mão de obra direta em centros de custo. Exemplo: móveis de encomenda, carros customizados. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 27 Cada ordem recebe um número ou código. Quando são incorridos custos de material ou mão de obrarelacionados com a ordem, eles são registrados na conta-produção em andamento do razão e do razão auxiliar que registra os custos de cada ordem. Custos conjuntos O desenvolvimento das atividades empresariais promove a situação peculiar de se utilizar um mesmo complexo industrial para a produção de diversos coprodutos ou subprodutos, muitas vezes com a utilização das mesmas matérias-primas, máquinas e mãos de obra. Esse fenômeno se dá normalmente nos setores químico e petroquímico, em refinarias de petróleo, no ramo farmacêutico, usinas de processamento de produtos agrícolas, setores alimentícios, metalúrgico, mineração, fertilizantes etc. Denominamos ponto de separação, a etapa do processo produtivo na qual cessa o processamento industrial em conjunto. Custos conjunto, portanto, são os custos de produção – matérias-primas, mão de obra, depreciação e outros custos indiretos – ocorridos do início até o ponto de separação dos processos em conjunto. É o custo da alocação de uma matéria- prima em um processo de manufatura que resulta em diversos produtos diferentes. Podemos conceituar a produção em conjunto pela fabricação de diversos produtos a partir de uma mesma matéria-prima, comum a todos os produtos acabados. Por exemplo, uma refinaria de petróleo e derivados inicia seu processo produtivo com a utilização do petróleo bruto, que representa a sua matéria-prima básica. A partir de um momento do processo produtivo denominado de ponto de separação, cessa o processamento em conjunto, iniciando, então, a produção independente de diversos produtos derivados, como gasolina, querosene, óleo diesel, graxas, óleos e resinas lubrificantes etc. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 28 Custos de coprodutos, subprodutos e sucatas Coprodutos - São os próprios produtos da empresa que compartilham da mesma matéria-prima e recebem alocação de custos. Subprodutos - São materiais resultantes da manufatura de um produto principal e que possuem valor de venda deduzido do custo de produção. Sucatas - São materiais originados do processo de produção e que não possuem valor certo de venda. Sistema de custeio direto O custeio direto também é conhecido como custeio variável. Em sua composição, considera a classificação dos custos/despesas quanto ao volume de atividade, ou seja, em relação à quantidade produzida e vendida. Leva em consideração o custo variável como o custo total do produto. Os custos fixos são tidos como despesas do período de competência, e não do produto. O sistema também é conhecido como método de custeio direto devido ao fato de os custos variáveis, como regra, serem diretos. Este sistema é adotado na contabilidade gerencial. Devido à menor frequência de casos envolvendo vendas, costuma-se tratar o volume de atividade apenas como volume de produção (quantidade produzida). Outra prática é simplificar os termos custos/despesas variáveis e os custos/despesas fixos, chamando-os apenas de custos, e, outros autores, apenas de despesas. Isso poderá levar a se pensar que somente existam custos variáveis e custos fixos ou despesas variáveis e despesas fixas. Partindo do princípio de que os custos de fabricação, de modo geral, são apurados mensalmente, sendo os gastos incorporados aos custos incorridos no período e registrados na contabilidade, esse sistema de custeio, então, dependerá de um suporte do sistema contábil, de forma que o plano de contas separe, rigorosamente, já nos registros dos gastos, os custos variáveis e custos fixos de produção. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 29 O termo custos fixos significa que não sofrem oscilações quanto ao volume da produção; porém, quando convertidos em custos por unidade, tornam-se variáveis. Um forte argumento dos defensores da adoção desse método fundamenta-se como vantagem na tomada de decisão, de que os custos fixos existem independentemente da fabricação ou não de um produto ou serviço. Portanto, devem ser tratados como encargos necessários para que a empresa tenha condições de produzir, e não como encargo de um produto específico. No sistema de custeio por absorção, os custos são apropriados aos produtos com base nos critérios de rateios, que contêm, na maior parte das vezes, um maior ou menor grau de arbitrariedade. Para melhor resumir as diferenças entre os sistemas de custeio por absorção e o custeio direto ou variável, podemos visualizar da seguinte forma: Sistema de Custeio Custeio por Absorção Custeio direto ou variável Os custos fixos e variáveis são considerados como custo do produto; Apenas os custos variáveis são considerados; O resultado varia em função da produção e dos estoques; O resultado varia apenas em função das vendas; Considerando essa condição, para a tomada de decisão, o rateio, por melhores que sejam os critérios, pode tornar um produto “rentável” em um “não rentável”, distorcendo, assim, o julgamento do administrador em uma decisão. Com base nessas conclusões, sob o ponto de vista dos gestores, o sistema de custeio variável tende a ser mais utilizado, mesmo tendo contra si o fato de que não é um sistema aceito legalmente (pelo fisco), tornando, assim, a sua utilização limitada à contabilidade para efeitos internos da empresa, denominada na contabilidade gerencial. O cálculo do custo total pelo sistema de custeio direto ou variável será: Custo total (variável ou direto) = custos variáveis. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 30 Exige a adoção de critérios de rateio, muitas vezes arbitrários, para a apropriação dos custos fixos aos produtos; Não necessita de rateio dos custos fixos, uma vez que estes estão tratados como despesas, levados direto ao resultado; Servirá de base para cálculo dos tributos, sendo o único sistema aceito pelo fisco; Não serve de base para cálculo dos tributos por não ser aceito pelo fisco; porém, é preferido para a gestão; Para a mensuração do custo unitário do produto, pode transformar um produto “rentável” em “não rentável”. Por considerar os custos fixos como realizados de forma independente do produto, apresenta maior isenção na avaliação de custo unitário. Sistemas de inventário para controle de estoques O termo “inventário” tem origem na palavra em latim inventarium, que significa “relação de bens deixados, listados e enumerados”. Dessa forma, o inventário de produtos deve listar os bens disponíveis em estoque para venda, locação ou para serem utilizados na fabricação de produtos comercializados pela empresa. O processo de inventário de produtos dentro de uma organização pode ser realizado de maneira permanente ou periodicamente. Com a finalidade de identificar o valor do custo da mercadoria vendida (CMV), o valor de seus estoques e o resultado obtido com suas operações de compra e venda de mercadorias (RCM) ou resultado bruto com mercadorias (RBM) ou lucro bruto com mercadorias (LBM), podem ser adotados os sistemas de inventário periódico e o sistema de inventário permanente. Sistema de inventário periódico CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 31 O sistema de inventário periódico será realizado ao término de um período determinado pela empresa com três principais objetivos: 1. Auditar resultados e o trabalho do exercício, aprimorando os controles; 2. Atualizar as informações no sistema ERP utilizado pela empresa para a gestão do estoque de produtos; 3. Organizar as informações imputadas ao longo do exercício e corrigir eventuais erros humanos. Todo o processo é executado com base em contagem física de produtos, dependentemente da acuidade da contagem unitária dos produtos no momento da realização do inventário periódico. Legalmente admitido, o inventário periódico é mais comumente adotado por organizações de pequeno e médio porte. Facilitaa apuração do custo total da produção do exercício. Ao longo do período de exercício da empresa, esse sistema demanda menos processos gerenciais e menor alocação de funcionários na função; porém, no momento da realização do inventário, é de extrema importância que uma equipe que conheça muito bem o processo de contagem seja alocada, pois a acuidade dos dados virá do método que for utilizado na contagem. Sistema de inventário permanente Neste método de avaliação de estoques, o CMV é apurado permanentemente com o auxílio de uma “ficha de controle de estoques”. Além disso, este sistema de inventário pode utilizar os métodos PEPS (ou FIFO) – “primeiro que entra é o primeiro que sai” (do termo em inglês, first-in, first-out) –, UEPS (ou LIFO) – “último que entra é o último que sai” (do termo em inglês last-in, first-out) – ou custo médio ou média ponderada móvel. Veja abaixo as características desses métodos: Método PEPS Neste método, o CMV é identificado tomando-se por base de custos o preço da mercadoria mais antiga a ingressar nos estoques. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 32 Método UEPS Neste método, o CMV é identificado tomando-se por base de custos o preço da mercadoria que ingressou por último nos estoques, ou seja, a mais recente. Método do custo médio Neste método, o CMV é identificado com base na média aritmética dos custos de aquisição dos itens que ingressaram nos estoques. Todos os gastos necessários à compra de um item de estoques devem ingressar à base de custos, somando-os ao valor das compras (exemplos: fretes, seguros, tarifas alfandegárias). Os abatimentos obtidos sobre compra, bem como as devoluções, devem ser adicionados ou subtraídos das compras, sendo o mesmo raciocínio aplicado às vendas. Os descontos obtidos por conta de pagamento de faturas de compras antes do vencimento são denominados “descontos financeiros” e devem ser tratados como despesas, não sendo componentes do CMV. Podemos verificar a aplicação dos métodos de apuração dos custos com base no seguinte exemplo: No dia 1º de outubro, a farmácia de um hospital apresentava um estoque inicial de 10 produtos, adquiridos a $1.000 cada, num total de $10.000. Durante o mês, ocorreu a seguinte movimentação: • Em 02/out. – compra de 10 peças a $1.200 cada; • Em 05/out. – venda de 15 peças a $3.000 cada. Ficha de controle de estoques: CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 33 Solução pelo método PEPS Solução pelo método custo médio Solução pelo método UEPS Resumo comparativo dos métodos Solução pelo método do custo médio TOTAIS: 16.500 / 05 / 5.500. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 34 O inventário deve abranger, como regra geral, todas as mercadorias de propriedade da empresa, quer estejam em seu poder, quer sob a custódia de terceiros, excluindo-se as mercadorias de propriedade de terceiros que estejam em poder da empresa. Portanto, a inclusão de mercadorias no inventário deve basear-se, como regra geral, no critério da propriedade, e não no da posse. Atenção também deve ser dada, por ocasião dos inventários, à mercadoria que está em trânsito da empresa para o comprador. Nesses casos, as condições contratuais e o momento exato da liberação e despacho determinarão a inclusão ou não da mercadoria no inventário da empresa. Na operação de consignação, o consignante mantém a propriedade da mercadoria até que o consignatário a venda; assim, quando aquele remete a mercadoria para este, não há registro de venda no consignante, nem de compra no consignatário. O estoque, apesar de fisicamente nas mãos de um, está no balanço de outro. Portanto, apenas quando o consignatário vender a mercadoria, ocorrerá, ao mesmo tempo, o registro de venda. Tudo porque o consignatário pode devolver a mercadoria, e nada lhe poderá ser cobrado pelo consignante. Atividade proposta As empresas necessitam de uma ferramenta de apoio à gestão propiciada pelos ERPs. Com as exigências crescentes de mercado, cada segmento de atividade elegeu seu ERP predileto, ou seja, mais utilizado pelo seu setor. Faça uma pesquisa na web em instituições de saúde, como hospitais e clínicas, indique quais sistemas de ERP são adotados por esses institutos e, se possível, comente as indicações. Aprenda Mais Para saber mais sobre contabilidade gerencial e financeira, acesse: • Videoaula - contabilidade financeira e gerencial 1, 2, 3 e 4; • Contabilidade gerencial: custos para tomada de decisão. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 35 Referências HORNGREN, Charles T. et al. Contabilidade gerencial. 12. ed. São Paulo: Editora Pearson/Prentice Hall, 2004. JIAMBALVO, James. Contabilidade gerencial. 1. ed. Rio de Janeiro: Editora LTC, 2002. PORTER, M. E. Vantagem competitiva: criando e sustentando um desempenho superior. 24. ed. Rio de Janeiro: Campus, 2003. SERRA NEGRA, Carlos Alberto; SERRA NEGRA, Elizabete Marinho. Custo hospitalar: uma reflexão sobre implantação e necessidades. Contabilidade Vista & Revista. Belo Horizonte: UFMG, v. 12, n. 1, abr. 2001. SOUZA, Antonio Artur de; LIMA, Livia Carolina de Matos; XAVIER, Alessandra; CRUZ, Niara Gonçalves. Análise do sistema de controle interno de hospitais: estudo de casos múltiplos no setor farmácia. VII Congresso Nacional de Excelência em Gestão – FIRJAN. Rio de Janeiro. Ago. 2011. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 36 Exercícios de Fixação Questão 1 I - Na contabilidade financeira, é utilizado o regime de competência com base no recebimento pelas vendas, assim como na contabilidade gerencial. II - Na determinação da margem de contribuição, os custos variáveis são somados às despesas variáveis, diferentemente do cálculo do lucro bruto na contabilidade financeira. III - Em algumas situações, o imposto de renda pode ser calculado sobre os resultados apurados na contabilidade gerencial. Com base nas afirmativas, marque a opção correspondente. a) Estão corretas as afirmativas I e II b) Estão corretas as afirmativas I e III c) Estão corretas as afirmativas II e III d) Está correta apenas a afirmativa I e) Está correta apenas a afirmativa II Questão 2 Podemos entender o sincronismo organizacional como um perfeito alinhamento entre os fatores fundamentais em uma organização, que são: a) Planejamento, processos e controle b) Planejamento, processos e pessoas c) Estratégia, processos e pessoas d) Estratégia, processos e controle e) Controle, pessoas e planejamento Questão 3 Considerando as atividades de uma clínica médica, identifique os gastos aplicados como (Di) direto, (In) indireto, (D) despesa, (F) fixo, (V) variável, (P) perda e/ou CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 37 (Inv) investimento. Escolha a melhor alternativa de classificação de terminologias aplicáveis à contabilidade de custos para: I - Medicamentos aplicados em tratamento dos pacientes; II - Depreciação de câmeras do sistema de segurança; III - Instrumentos cirúrgicos adquiridos; Leasing de equipamentos de ressonância magnética. a) I: CDiV; II: CInF; e IV: Inv b) I: CDiV; III: DV; IV: Inv c) II: DF; III: Inv; IV: CInF d) II: DV, III: DV; IV: CInF e) I: CInF; III: DF; e IV: CInF Questão 4 Com relação à gestão de custos hospitalar, é correto afirmar que: a) Na história da administração hospitalar, eventualmente existiam um histórico de gestão efetuada por gestores e profissionais altamente treinados. b) A administração hospitalar tornou-se mais profissional apenas quando foi necessário apresentar melhores informações quanto aos resultados apresentados à sociedade e aos governos. c) Os religiosos mostraram-se grandes gestores, dispensando formação administrativa desde que fossem, ao menos, enfermeiros. d) A administração hospitalarpassou a alinhar as ações com a própria religião e que, quanto mais se aprimorava, mais dependia da gestão dos recursos humanos e materiais. e) A base da gestão hospitalar eram os conhecimentos sofisticados em medicina e alquimia, que possuíam papéis importantes na administração. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 38 Questão 5 Observe as afirmativas: I - Quando o gasto do componente ativo de um medicamento varia de modo proporcional ao volume aplicado, atribuímos à classificação de custo variável. II - Quando ocorre um gasto sem qualquer efeito de gerência, determinamos este como perda. III - Os gastos devem sempre ter a mesma classificação quanto ao volume ou ao produto, como, por exemplo, os gastos de depreciação. Com base nas afirmativas, marque a alternativa correspondente. a) Estão corretas as afirmativas I e II b) Estão corretas as afirmativas I e III c) Estão corretas as afirmativas II e III d) Está correta apenas a afirmativa II e) Está correta apenas a afirmativa I Questão 6 Relacione as funções das atividades da cadeia de valor aos direcionadores de custo de um hospital. Atividades a) Produção b) Pesquisa e desenvolvimento c) Marketing d) Distribuição e) Design de produtos e processos f) Atendimento ao cliente CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 39 Direcionadores de custo Minutos de anúncios na televisão Chamadas telefônicas na linha de atendimento aos pacientes em pós-operatório Sistema de controle e entrega de medicamentos aos pacientes Modificação dos procedimentos de internação Departamento de pesquisa de novos antibióticos para combate de bactérias hospitalares Terceirização das análises clínicas de sangue. a) a = 5; b = 6; c = 1; d = 2; e = 4; f = 3 b) a = 4; b = 6; c = 1; d = 3; e = 5; f = 2 c) a = 4; b = 5; c = 1; d = 3; e = 2; f = 6 d) a = 6; b = 5; c = 1; d = 3; e = 4; f = 2 e) a = 6; b = 4; c = 1; d = 3; e = 5; f = 2 Questão 7 Um hospital especializado em atendimentos por convênios de planos de saúde precisa identificar o custo médio de cada atendimento médico para fechar suas contas. Sabendo que o hospital utiliza o sistema de custeio por absorção, identifique o custo médio unitário do atendimento, considerando as seguintes informações: • Foram gastos R$360.200,00 com medicamentos; • O custo médio de mão de obra direta, já acrescido dos encargos sociais e outras obrigações trabalhistas, são de R$1.800,00 por hora a trabalhada, tendo sido aplicadas 528 horas de trabalho no mês; • Os custos indiretos aplicados nos serviços foram de R$158.400,00; • A empresa realizou 26.000 atendimentos no mês. Considerando as informações apresentadas e o sistema de custeio por absorção, podemos concluir que cada atendimento médico custou: CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 40 a) R$66,60 b) R$73,50 c) R$56,50 d) R$81,20 e) R$43,80 Questão 8 Observe as afirmativas: I. O sistema de custeio por absorção exige a adoção de critérios de rateio, muitas vezes arbitrários, para a apropriação dos custos fixos aos produtos. II. De acordo com o regulamento do imposto de renda, as aquisições destinadas a uso e consumos da unidade de saúde, mesmo valores imateriais quando comparados ao custo total, não devem ser tratadas como custo. III. No sistema de custeio por absorção, o resultado variará em função da produção e dos estoques. Com base nas afirmativas, marque a alternativa correspondente. a) Estão corretas as afirmativas I e II b) Estão corretas as afirmativas I e III c) Estão corretas as afirmativas II e III d) Está correta apenas a afirmativa I e) Está correta apenas a afirmativa II Questão 9 A farmácia de um conhecido hospital, que adota o sistema de inventário permanente no método de custo médio, apresentava, em 1º de março, um estoque de 25 unidades, adquiridos a $250,00 cada, acrescidos de impostos de CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 41 importação de R$25,00 (por unidade). Durante o restante do mês, ocorreu a seguinte movimentação: • Em 05/mar. – compra de 10 unidades a $280,00 cada; • Em 15/mar. – venda a pacientes de 15 peças a $420,00 cada; • Em 20/mar. – compra de 30 unidades a R$300,00 cada; • Em 25/mar. – venda de 5 unidades a R$450,00 cada. Considerando as informações apresentadas, determine o custo da mercadoria vendida, o lucro bruto com a operação e o valor do estoque final, respectivamente, em 31 de março.R$1.136,25; R$7,413,75 e R$11.261,25 a) R$11.261,25; R$7,413,75 e R$1.136,25 b) R$7.413,75; R$1.136,25 e R$11.261,25 c) R$7.413,75; R$11.261,25 e R$1.136,25 d) R$1.136,25; R$11.261,25 e R$7.413,75 Questão 10 Observe as afirmativas: I. O sistema de inventário periódico difere do sistema de inventário permanente porque pode ser adotado para os métodos de entrada e saída de produtos mais antigos ou mais novos (PEPS e UEPS). II. De acordo com o regulamento do imposto de renda, nas aquisições de estoques de itens para revenda, devem incluir também os custos de seguro ou de frete. III. Numa economia deflacionária, o método PEPS apresentará o maior lucro com operações de venda de mercadorias. Com base nas afirmativas, marque a alternativa correspondente. a) Estão corretas as afirmativas I e II b) Estão corretas as afirmativas I e III CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 42 c) Estão corretas as afirmativas II e III d) Está correta apenas a afirmativa I e) Está correta apenas a afirmativa II CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 43 Aula 2: Normas Contábeis e Métodos Introdução Dentre as atribuições dos administradores de instituições de saúde está a organização e estruturação do sistema de custos e de gerenciamento que deverá ser adotado pelas instituições regulamentadas. O braço governamental que regulamentará o funcionamento e execução das atividades da saúde é representado pela ANVISA - Agência Nacional de Vigilância Sanitária e pela ANS - Agência Nacional de Saúde. As entidades reguladoras determinam os critérios básicos de ordem legal para orientar essas tarefas enquanto cada uma das organizações definirão os critérios que desejam adotar para obter o melhor resultado gerencial. Sendo assim, nesta aula veremos as formas de rateio dos custos e apresentaremos os principais procedimentos de gerenciamento de custos e a aplicação das normas contábeis voltados para a área de saúde. Objetivo 1. Compreender as formas de rateio dos custos indiretos com a elaboração de taxas e sua aplicação nos principais métodos de acumulação de custos, de acordo com as normas reguladoras; 2. Conhecer os principais procedimentos de gerenciamento de custos e a aplicação das normas contábeis das entidades reguladoras do segmento de saúde. Resumo do conteúdo Nesta aula, você: • Compreendeu como o valor do dinheiro sofre a influência do tempo; • Conheceu os conceitos financeiros básicos; CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 44 • Conheceu algumas das principais transações financeiras praticadas no mercado. Conteúdo Contextualização Para se implantar um sistema de custos em instituições de saúde se faz necessário, em tese, que sejam considerados os diversos setores internos como empresas que prestam serviços umas às outras, de acordo com a atividade de produção exercida. A implantação de custos pode ser caracterizada como a organização sistemática da forma de distribuição dos gastos a partir dos setores, tratados como Centro de Custos, administrativos e intermediários, até os setores finais/produtivos. Em resumo, como o objetivo principal da instituição é o atendimento aos pacientes, é razoável que todos os custos gerados nos centros de custos administrativos e intermediários sejam distribuídos ao final, seguindo determinadoscritérios de alocação (rateio). Neste contexto, faz-se necessário que os gestores tenham, à sua disposição, informações relevantes e pertinentes aos custos, de modo que estas se configurem em subsídios para otimizar seu respectivo desempenho em conformidade com as normas reguladoras. O comportamento das atividades da corporação em relação aos seus custos servirá como base para as decisões de produção e gestão das empresas. Um dos maiores fatores de influência está relacionado à forma de acumulação dos custos dos processos de produção. A opção quanto à forma de acumulação será o fator decisivo para o sistema de custeio a ser adotado, partindo da sempre crescente necessidade de se conhecer os custos dos produtos e serviços, para se CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 45 atingir os objetivos de apurar e avaliar seus respectivos resultados, além da busca pelo aperfeiçoamento da própria gestão de custos. Veja a seguir! A organização dos tipos de centros de custos hospitalares Devido à complexidade das instituições de saúde integradas ao SUS, a ANVISA desenvolveu o PNGC - Programa Nacional de Gestão de Custos, que passou a ser adotado como eficiente ferramenta gerencial (utilização das informações de custos, para auxiliar na tomada de decisão), tornando-se uma vantagem competitiva e fazendo parte das ações estratégicas dessas instituições. Para identificar os serviços, seções e/ou setores que formarão os centros de custos, toma-se por base, além do organograma da instituição, os serviços de maior interesse, seja pelo conhecimento de seus custos, seja pela relevância de despesas efetuadas e/ou pela produção e importância na estrutura da instituição. Os centros de custos que desempenham atividades semelhantes devem ser reunidos em grupos com a finalidade de expressar melhor os custos das atividades similares. A contabilidade por responsabilidade é um instrumento que permite aos gestores de centros de responsabilidade, fazer uso de uma autoridade com responsabilidade para tomar decisões. Com a descentralização, a alta direção poderá visualizar a capacidade de informação dos gestores para uma verificação da evolução de cada centro de responsabilidade. Uma das principais preocupações dos gestores envolvidos com o gerenciamento dos recursos nas organizações é, sem dúvida alguma, a otimização do uso desses recursos de forma que o resultado obtido seja, se não o melhor, ao menos o mais próximo possível dele. Nesse processo de escolha das várias alternativas apresentadas, os tomadores de decisão contam com o sistema de informação contábil como uma das ferramentas mais úteis. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 46 Controle de operações Um dos objetivos desse sistema é o controle das operações visando à otimização do processo de planejamento e execução das atividades. O controle tem como pré-requisito a existência de uma estrutura organizacional que defina a responsabilidade de assegurar o desempenho de tarefas individuais, e isto é a base do sistema de contabilidade por responsabilidade. O controle dos custos tem sido o meio mais tradicional de assegurar o controle das operações, entretanto, deve ser assumido que existem fatores comportamentais que afetam o desempenho. O controle é uma atividade que afeta todos os aspectos da organização, sua origem são os objetivos da companhia, com base nos quais os planos são desenvolvidos. O processo de controle possibilita que as metas alcançadas sejam comparadas com as desejadas pela organização, decidindo assim se novas metas e objetivos devem ser formulados ou não. O modelo de controle deve estabelecer, de forma objetiva, a natureza multidivisional do processo de controle e a coincidência que possibilita que planejamento e controle sejam integrados dentro de um único processo, focalizando os objetivos da organização e as metas derivadas desses objetivos. A análise do problema do controle através de Contabilidade por Responsabilidade deve reconhecer os problemas criados pelo grau de centralização e descentralização de autoridade. De acordo com Horngren et al. (2004, p. 300) o “Sistema de controle gerencial é uma integração lógica das técnicas para reunir e usar as informações a fim de tomar decisões de planejamento e controle, motivar o comportamento de empregados e avaliar o desempenho”. Desta forma, podemos inferir da definição dos autores que os objetivos fundamentais da utilização de um sistema de controle gerencial são: CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 47 Coletar informações relevantes para a tomada de decisões; Assegurar que os objetivos organizacionais sejam atingidos através do controle; Comunicar os resultados das ações a toda a organização, motivando os colaboradores; Avaliar o desempenho da organização. Desenvolvimento e adequação dos Sistemas de Controles Gerenciais Para o perfeito desenvolvimento e adequação dos Sistemas de Controles Gerenciais que devem ser implementados, toda a elaboração deve ser executada com base em metas organizacionais que possibilitem um acompanhamento num nível mínimo de viabilidade. Ao estabelecer as metas, a alta direção da organização estará estabelecendo a direção a ser seguida, estruturando de que forma a organização se posicionará no mercado. Fixadas as metas da organização, o próximo passo será a definição dos processos críticos necessários para alcançá-las, desenvolvimento das medidas de desempenho e o monitoramento, para que os gestores possam mensurar os resultados. Nem sempre as metas e o desenvolvimento das ações são expressos em bases monetárias, tais como orçamentos de operações, alvos de lucro ou retorno exigido sobre o investimento. Um sistema de controle gerencial bem projetado desenvolve e relata as medidas de desempenho financeiras e não financeiras. Aliás, as medidas não financeiras podem ser mais oportunas e mais proximamente afetadas por empregados nos níveis mais baixos da organização, onde o produto é fabricado ou o serviço é prestado. As medidas de desempenho de formato mais ideal terão por base: 1. Relatar as metas organizacionais; 2. Equilibrar os interesses de curto e longo prazo; CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 48 3. Serem afetadas por ações dos gestores e dos empregados; 4. Serem facilmente entendidas pelos empregados; 5. Serem utilizadas na avaliação e recompensa de gestores e empregados; e 6. Serem razoavelmente objetivas e fáceis de mensurar. Eventos controláveis e não controláveis A tarefa dos gestores de organizar e procurar obter o melhor desempenho de suas divisões é frequentemente afetada por eventos que produzem custos controláveis e não controláveis. Conheça a seguir as características de cada um deles. Custos Incontroláveis - Representado por qualquer custo que não possa ser afetado pela gestão de um centro de responsabilidade dentro de um período de tempo. Exemplo: Dentro de um hospital, o administrador geral pode controlar os custos de salários e de energia, mas não pode controlar os gastos com implantação de um ERP para auxiliar a gestão. Custos Controláveis - É representado por qualquer tipo de custo que possa ser influenciado por decisões do gestor. Exemplo: Dentro de um hospital, o administrador geral controla os gastos em manutenção. Centros de responsabilidade Centros de responsabilidade são unidades contábeis criadas para acumulação dos dados das transações e elementos patrimoniais da empresa. Tem por base para acumulação das informações contábeis o conceito de custos e receitas controláveis. Eles podem ser utilizados para controlar as atividades e medir elementos não financeiros de desempenho. O uso de resultados financeiros agregados, como CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 49 medida de desempenho,requer cuidados. Em contrapartida os resultados não financeiros podem identificar as causas ou condutores dos resultados financeiros. Os tipos mais comuns de centros de responsabilidade são: • Centro de custo; • Centro de resultado; e • Centro de investimento. Centros de custo Um centro de custo pode ser definido como um centro de responsabilidade no qual o gestor não tem controle sobre as receitas, mas é capaz de controlar gastos. Existe a distinção entre acumulação de custos para custeamento de produtos e para propósitos de controle. No custeamento dos produtos notamos que os custos são primeiramente alocados e apropriados aos departamentos de serviço; a seguir, os custos dos departamentos de serviço são apropriados aos departamentos de produção; finalmente, os níveis de custos indiretos são computados para que estes sejam absorvidos no custo dos produtos. O departamento de produção é o ponto principal para o qual o processo de acumulação de custo converge. Esses departamentos são chamados de centros de custo. O controle de gestão usa o centro de custo a partir de outra perspectiva. Tem por finalidade acumular os custos decorrentes dos meios e disponibilizar ao gestor. O propósito é a responsabilização sobre as decisões de gastos, e não a imputação a produtos, serviços ou funções. Mede os inputs em termos monetários, mas não faz para os outputs. Isso acontece porque os outputs são difíceis de quantificar monetariamente. São exemplos: publicidade e promoção ou investigação e desenvolvimento. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 50 Podemos distinguir entre custos controláveis e custos não controláveis. Os custos controláveis podem ser estimados e decididos com um relativo grau de realismo. Os custos não controláveis resultam de fatores externos alheios ao poder de decisão do gestor. Apesar de indesejado, esse tipo de custo é muitas vezes inevitável. Podem ser exemplos os custos derivados de devoluções, falta de qualidade, acidentes etc. Centros de resultado ou de lucro O centro de resultados ou de lucro é um segmento da empresa, que é responsável não apenas por custos, mas também por receitas e, portanto, por resultados. Existem muitas definições para um centro de lucro, porém nenhuma abrange o sentido de encorajamento nas iniciativas de tomada de decisões. Logo se pode definir centro de lucro como "unidade sobre a qual o gerente tem autoridade para tomar decisões sobre fontes de fornecimento e mercados". Os principais problemas para a aferição do lucro são: • Escolha de um índice de lucro que inclua a alocação de custos e receitas ao centro de lucro. • “Atribuição de preço de transferência de bens entre os centros de lucro”. Centros de investimentos e relatórios de avaliação No procedimento de descentralização do processo de tomada de decisão, o centro de investimentos representa a etapa fina, nele os gestores divisionais são CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 51 responsáveis não somente pelas metas de custo ou pela margem de contribuição dessas metas, mas também pelos elementos do capital investidos no departamento. Nesses centros, os administradores são avaliados pelos resultados alcançados e também pelo nível de resultado relacionado com o investimento fixo em sua unidade. Os centros de investimentos devem apresentar relatórios individualizados sobre os seus respectivos desempenhos, considerando as diversas particularidades e adequações em suas avaliações. A forma utilizada para acompanhamento do desempenho é baseada no Lucro. Dessa forma, as medidas mais comuns de avaliação de desempenho são o retorno sobre o investimento e o lucro residual. Os centros de investimento ampliam os princípios dos centros de lucro, associando os lucros divisionais com o capital investido nas divisões. O critério mais comumente empregado para determinar o desempenho financeiro dos centros de investimento é o do Retorno sobre o Capital Empregado (ROI). É uma medida de desempenho financeiro que possibilita a comparação entre companhias e divisões para objetivos de avaliação da eficiência de como os ativos estão sendo utilizados. O ROI pode ser calculado da seguinte forma: ROI = LAIR (Lucro Antes do Imposto de Renda) x 100 Saldo médio do capital investido Continue a leitura para conhecer os tipos de centro de custos, bem como os grupos de centro de custos adotados, de acordo com o PNGC. Centro de custos administrativos Centro de custos administrativos são centros de custos relacionados a atividades de natureza administrativa distribuídos da seguinte forma: 1. Grupo Administração – Reúne os centros de custos relacionados com as atividades administrativas e de direção (assessoria e planejamento, CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 52 diretoria administrativa e financeira, diretoria de áreas: medicina, enfermagem, gerência de risco, gerência de custo, superintendência, gerência de recursos humanos, contabilidade, faturamento e tesouraria). 2. Grupo Informática – Reúne os centros de custos relacionados às atividades de informática (área de apoio a clientes e redes, desenvolvimento de sistemas, suporte e produção). 3. Grupo Condomínio – Reúne os centros de custos relacionados com a infraestrutura (segurança, telefonia, coleta de resíduos, elevadores e transportes). 4. Grupo Suprimento – Reúne os centros de custos que desenvolvem atividades de controle de estoque e fornecimento de insumos (almoxarifado, compras, farmácia, quimioterapia, nutrição parenteral e gases medicinais). 5. Grupo Engenharia e Manutenção – Reúne todos os centros de custos relacionados com atividades de engenharia e manutenção (caldeira, engenharia clínica, engenharia civil e infraestrutura e manutenção). Centro de custos intermediário Centro de custos intermediário é o centro de custos que executa atividade complementar àquelas desenvolvidas nos centros de custos finais. Ele se apresenta distribuído da seguinte forma: • Grupo Apoio à Assistência – Reúne todos os centros de custos que prestam apoio assistencial (fisioterapia, psicologia, serviço social, fonoaudiologia). • Grupo Centro Cirúrgico – Reúne todos os centros de custos que desenvolvem atividades no centro cirúrgico (anestesia, centro cirúrgico, recuperação pós-anestésica), exceto atividades pertinentes ao Centro Obstétrico quando houver grupo específico. • Grupo Centro Obstétrico – Reúne os centros de custos referentes às atividades cirúrgicas da obstetrícia. CONTABILIDADE GERENCIAL E GESTÃO DE CUSTOS EM SAÚDE 53 • Grupo Imagem – Reúne os centros de custos relacionados à área de imagenologia (densitometria óssea, ecocardiograma, mamografia, medicina nuclear/radioisótopos, radiologia hospitalar e ambulatorial, ressonância magnética, tomografia computadorizada, ultrassonografia). • Grupo Métodos Gráficos – Reúne os centros de custos que desenvolvem atividades gráficas (eletrocardiologia, eletroencefalografia) • Grupo Procedimentos Especiais – Reúne centros de custos com atividades relacionadas a exames e/ou tratamentos com alto grau de complexidade e especialização (hemodiálise, angiografia digital, cistoscopia, ergometria, teste ergométrico, esteira, hemocentro – exames, coleta, banco de sangue, agência transfusional, radioterapia, urodinâmica, cistocoscopia ginecológica, vectorcardiograma). • Grupo UTI – Reúne todos os centros de custos que desenvolvem atividades de internação intensiva e semi-intensiva (adulto, pediátrica, neonatal). • Grupo Apoio Geral – Reúne centros de custos de apoio geral a todos os outros centros de custos (central de material esterilizado – CME, lavanderia, limpeza, rouparia e costura). • Grupo Comissões Técnicas – Reúne todas as comissões técnicas (infecção hospitalar, ética, óbito, outras). • Grupo Ensino – Reúne todos os centros
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