04 - Gestão de conteúdo (ECM) e qualidade de dados

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Aula 04
Business Intelligence para Concursos - Curso Regular	
Professor: Thiago Rodrigues Cavalcanti
Conceitos de ECM e DATA QUALITY 
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AULA 04: ECM e DATA QUALITY 
Sumário 
1. Apresentação ..................................................................................................................... 1 
Gestão eletrônica de documentos - GED ................................................................................ 2 
2. Considerações iniciais ..................................................................................................... 2 
3. Razões para o GED .......................................................................................................... 3 
4. Componentes de um sistema GED ............................................................................ 3 
5. Principais tipos de GED .................................................................................................. 4 
6. Funcionalidade de um sistema GED .......................................................................... 6 
Gestão de conteúdos – ECM ........................................................................................................ 7 
7. Conceitos básicos ............................................................................................................. 7 
Workflow .............................................................................................................................................. 8 
8. Processo, subprocesso, atividade, procedimento e tarefa ............................... 8 
9. Conceitos básicos ........................................................................................................... 10 
10. Tipos de Workflows ........................................................................................................ 11 
10.1. Ad hoc ............................................................................................................................. 12 
10.2. Administrativo.............................................................................................................. 13 
10.3. Produção ........................................................................................................................ 13 
10.4. Colaborativo ................................................................................................................. 14 
10.5. Orientado para Objeto .............................................................................................. 14 
10.6. Transacional ................................................................................................................. 15 
10.7. Baseado no conhecimento ...................................................................................... 15 
11. Os Três Rs do Workflow ............................................................................................... 16 
Business Process Management (BPM) .................................................................................... 17 
12. Considerações iniciais ................................................................................................... 17 
12.1. Conceitos ....................................................................................................................... 17 
12.2. Redesenho de processos ......................................................................................... 19 
ERP – Sistemas Integrados de Gestão................................................................................... 23 
13. Considerações iniciais ................................................................................................... 23 
13.1. Processos funcionais x de negócio ....................................................................... 23 
13.2. A Arquitetura de Sistemas ERP ............................................................................. 24 
Qualidade de Dados ...................................................................................................................... 25 
14. Introdução ......................................................................................................................... 25 
14.1. Gerenciando a qualidade de dados ..................................................................... 25 
14.2. Características da qualidade .................................................................................. 26 
Questões Comentadas .............................................................................................................. 29 
Considerações Finais ..................................................................................................................... 50 
 
1. Apresentação 
Esta aula está relacionada diretamente ao conceito de qualidade de dados. 
Ele geralmente é implementado de forma mais intensa por ferramentas de ETL 
ou de Data Quality. Teremos uma rápida introdução relacionada ao assunto. 
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Antes, porém, apresentaremos o conteúdo de gestão de conteúdo ou 
enterprise content management – ECM. Esse conteúdo tem relação direta com 
workflow. Veremos como se dá esse relacionamento ao longo da nossa aula. 
Vamos então ao assunto de fato! 
Gestão eletrônica de documentos - GED 
2. Considerações iniciais 
A gestão eletrônica de documentos pode ser definida de forma ampla como 
um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa o gerenciamento 
dos seus documentos em forma digital. A ideia é reduzir a quantidade de 
papel e agilizar o processo de tramitação de documentos entre os atores que 
fazem parte de um fluxo de trabalho (workflow). 
Outra definição de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é a 
tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar 
informações existentes em documentos e dados eletrônicos, durante todo o 
“ciclo de vida” documental. 
Desta forma, podemos pensar em dois tipos de documentos, os que já são 
gerados inicialmente em formato digital, e os que são digitalizados. Imagine um 
processo judicial, além da grande economia de papel e de energia elétrica, a 
digitalização de processos traz, também, maior transparência e rapidez na 
tramitação. 
De acordo com a Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) do Conselho 
Superior da Justiça do Trabalho (CSJT), aproximadamente 6,3 milhões de 
processos trabalhistas já foram digitalizados, o que representa 84% dos 7,5 
milhões de processos digitalizados em todas as instâncias do Judiciário no país. 
O sistema de Processo Judicial Eletrônico da Justiça do Trabalho (PJE-JT), 
instalado em 2011, é utilizado pelos 24 tribunais regionais do Trabalho, e está 
integrado com praticamente 100% das varas do Trabalho em todo o país. 
Outro exemplo, ainda dentro do âmbito do judiciário, a partir de 2008, os 
profissionais do direito começaram a cadastrar sua assinatura digital na OAB ou 
outra autoridade vinculada à ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas 
Brasileiras), legitimando e-mails, validando ajuizamento de ações, recursos e 
notificações. Hoje os tribunais superiores (STJ, STF, TSF, TSE e CNJ) só aceitam 
processos digitais e a meta é que todos adotem gradativamente o sistema. 
Observamos, então que a utilização de meios digitais para tramitação e 
armazenamento de documentos é um caminho sem volta. A origem das 
informações para inclusão dentro de um sistema de gerenciamento de 
documentos pode ter diversas fontes distintas. Documentos podem ser 
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originados de papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de 
texto, entre outras fontes. 
Esses documentos serão armazenados em arquivos que são em sua grande 
maioria textos e imagens, mas podemos ter ainda, áudios, vídeos, mapas e-
mails, etc. Alguns arquivos podem ter seu formato modificado ao inserir ele 
dentro de uma ferramenta de GED. Imagine um documento Word pode ser 
transformado em um HTML, por exemplo. Essa seria uma das funcionalidades de 
um GED. Antes de apresentar mais funcionalidades, vamos agora explicitar de 
forma organizada as principais razões para o uso do GED. 
3. Razões para o GED 
Do ponto de vista dos usuários e clientes podemos perceber como 
vantagens a redução do tempo de processamento e manuseio de papel, o 
aumento de produtividade, o acesso imediato a qualquer informação, uma 
melhoria na qualidade do trabalho e na velocidade e precisão na localização de 
documentos e ainda um melhor atendimento ao cliente. 
Pensado na gestão documental da sua empresa ou organização temos 
um melhor controle de documentos, uma redução de espaço físico de 
armazenagem, a facilidade de implementar temporalidade documental e, 
principalmente, a minimização de perda e extravio de documentos. 
Analisando a infraestrutura de TI, o uso de GED vai facilitar a integração 
com outros sistemas, garantir a disponibilidade instantânea de documentos sem 
limites físicos, permitir a otimização dos fluxos de trabalho e oferecer uma maior 
agilidade nas transações da empresa. 
Por fim, podemos pensar na redução ou proteção de investimentos que 
é gerada por meio da redução de custos com espaço físico e da proteção contra 
catástrofes que poderiam danificar o acervo documental. 
Vejam que temos motivos suficientes para a implantação de GED dentro 
das nossas organizações. Desta forma, vamos continuar nosso estudo tratando 
dos componentes presentes na GED. 
4. Componentes de um sistema GED 
O principal componente de um sistema GED são os documentos!  
Considerado qualquer elemento que contenha informação relevante ou qualquer 
arquivo digital que possa ser impresso de forma legível. São exemplos de 
documentos: Desenho; Manuscrito; Arquivo de processador de texto, planilha, 
etc.; Formulários; Cheque ou outro documento financeiro; Nota fiscal. 
O restante do sistema pode ser observado na figura a seguir. Num primeiro 
momento temos uma etapa de captura dos documentos para o servidor de 
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armazenamento. Os documentos podem ser nativamente digitais, caso contrário 
eles devem passar por um scanner. Esse equipamento de digitalização é 
responsável por obter uma imagem do documento físico e armazená-la no 
servidor. 
O armazenamento pode ser feito em um servidor de imagens ou em outro 
ambiente computacional. Uma infraestrutura de rede faz a comunicação entre os 
hosts do processo. Dentre os elementos temos ainda a impresso que pode gerar 
uma cópia física do documento e as estações de trabalho dos usuários. Esses 
são computadores para acesso ao servidor que permitem consultar, criar novos 
documentos, cadastrar documentos, etc. 
 
 
Um sistema GED é um conjunto de programas de computador que 
administram o ambiente GED. Pode ser necessário mais de um software para ter 
uma solução GED completa. Por exemplo: um software para controlar a captura 
(digitalização), outro para gerenciamento de impressão e um terceiro para o 
gerenciamento de backup. A questão-chave aqui é: O que realmente é 
necessário para atender as suas necessidades? 
Para responder a essa pergunta precisamos entender quais são os 
principais tipos de sistemas e funcionalidades da GED. É sobre esse assunto que 
falaremos a seguir. 
5. Principais tipos de GED 
De uma forma geral, o tipo de solução GED é definido pelas características 
particulares dos documentos: tipo físico, apresentação, tipo de uso desejado, 
etc. Os mais comuns são: 
| Document Imaging (DI) 
| Document Management (DM) 
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| EDMS - Sistema Gerenciador de Documentos Técnicos 
| Image Enabled 
| ERM/COLD 
| Forms Processing – Processamento de Formulários 
| Workflow 
Vamos falar um pouco sobre cada um deles. 
Document Imaging - Usado normalmente para documentos prontos, que 
não sofrerão mais alterações. Tendência no trabalho com imagens, ou seja, 
documentos em papel que foram digitalizados. Esse tipo permite a formação de 
índices de consulta em banco de dados. 
Document Management - Permite controlar um documento desde o 
momento de sua criação até o seu descarte. O objetivo é controlar todo o 
documento que esteja em uso. Possui retorno rápido, pois os usuários passam a 
ter benefícios do uso durante todo momento do seu trabalho, e não somente no 
momento em que precisarem de um documento que está no arquivo. É uma 
forma de racionalizar trabalho e aumentar a produtividade. 
EDMS - Engineering Document Management System – Também 
conhecido como Sistema de Gerenciamento de Documentos Técnicos. Aplicável a 
documentos como: plantas, desenhos, especificações, relatórios, listas de 
materiais, normas de qualidade, etc. Suas características principais são a 
manipulação de desenhos de grandes dimensões, a visualização e impressão de 
arquivos CAD e as referências a diferentes documentos. Estes tipos de 
documento são mais restritos ao trabalho devido às peculiaridades das suas 
informações. Antes de implantar este tipo de sistema é aconselhável saber se 
ele for nativamente concebido para ser um EDMS. 
Image Enable - O objetivo deste tipo de GED é disponibilizar a imagem de 
documentos em programas que precisam de documentos para completar a 
informação necessária. A ideia é disponibilizar a imagem de um documento junto 
ao processo do qual ele faça parte a fim de complementar a informação total 
para se tomar uma decisão. Podemos ter como exemplo de uso as notas fiscais 
em sistema de contabilidade e um pedido ou reclamação de cliente em sistemas 
de CRM (Customer Relationship Management). Nesse tipo de sistema assume-se 
que os documentos são parte de processos mais complexos e contém somente 
parte da informação total. 
ERM: Enterprise Report Management – Tem como objetivo gerenciar 
relatórios provenientes dos diversos sistemas da empresa. Esses relatórios 
podem possuir milhares de páginas que podem ser tratadas como um único 
documento. São aplicações ERM: faturas de telefone, energia elétrica, água; 
extratos bancários e relatórios financeiros. 
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Processamento de formulários – Possui tecnologias aplicáveis na 
captura de dados de formulários. A partir desses formulários são colhidos dados 
de maneira automática por meio de padrões de reconhecimento com OCR, ICR, 
código de barras, etc. Um exemplo seria a coleta de grande volume de dados, 
como formulários de pesquisa de grande monta, como o censo. O objetivo seria 
minimizar a aplicação de recursos em indexação e obtenção de dados que 
tradicionalmente seria feita por digitadores. Algumas aplicações práticas são: 
formulários de repartições públicas, pedidos de clientes, documentos 
padronizados de Recursos Humanos, documentos e formulários bancários e 
formulários de pesquisa e levantamento. 
Workflow - Embora associado ao GED, na verdade workflow não é 
considerado uma aplicação GED. Seu objetivo é automatizar processos, 
racionalizando-os e, consequentemente, aumentando a produtividade. Faz a 
informação necessáriapara cada atividade percorrer o processo previamente 
mapeado. O documento não é o principal componente do workflow, o 
processo em andamento é o que realmente importa. 
6. Funcionalidade de um sistema GED 
As principais funcionalidades presentes em diversas ferramentas 
disponíveis no mercado são listadas abaixo. Você precisa entender que para 
cada tido de GED listado acima temos a possibilidade de termos uma ou várias 
das funcionalidades abaixo. 
Digitalização – todo GED precisa ter a capacidade de digitalizar 
documentos. 
Segurança da informação – É importante fazer uso de mecanismos de 
segurança como assinatura digital, criptográfica, login e senha e certificado 
digital. Eles vão garantir a autenticidade, confidencialidade, integridade e 
disponibilidade das informações. 
Suporte a workflow – todos os GED mais modernos apoiam e ajudam a 
automatização do fluxo de trabalho ou roteamento das informações. 
Apoio à publicação – procedimento para aprovar, revisar, alterar e 
publicar documentos. 
Compressão de documentos – técnica usada para reduzir o tamanho de 
um arquivo. 
Controle de versões – controla as várias versões ou releases de um 
documento ao longo do tempo. 
Conversão – mudança de formato de arquivos. 
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Categorização ou taxonomia – uma maneira de organizar melhor os 
documentos e as informações de forma a criar um agrupamento lógico entre 
eles. 
Gestão do conhecimento – Métodos e ferramentas de software que 
permitem identificar as diversas formas de conhecimento de uma empresa 
procurando organizar e divulgar. 
Colaboração (groupware) – vários usuários podem trabalhar no mesmo 
documento. 
Carimbo digital de tempo (timestamp) – Código binário, incorporado 
em um documento, que registra data e hora em que um evento ocorreu, como 
criação, recebimento, leitura e modificação ou eliminação. 
Gestão de conteúdos – ECM 
 
Primeiramente não existe uma diferenciação muito clara entre qual seriam 
as grandes diferenças entre gestão de conteúdo (ECM) e gestão de documentos 
(GED). Nas próximas linhas vamos apresentar as definições de autores de ECM. 
Percebam que os assuntos se sobrepõem. Uma ideia é que essa definição foi 
ocasionada por fornecedores que tentam diferenciar seus produtos no mercado. 
Vejamos então o que seria ECM. 
7. Conceitos básicos 
A definição mais simples para enterprise content management (ECM) seria 
o gerenciamento de informação em todas as formas através da organização. Ele 
se preocupa com a captura, armazenamento e entrega das informações como 
um ativo corporativo de forma consistente, natural e reutilizável. Deste modo a 
organização pode sustentar, melhorar e ajustar os investimentos em 
conhecimento. 
Além do gerenciamento, ECM refere-se as estratégias, métodos e 
ferramentas relacionadas. As ferramentas e estratégias permitem o 
gerenciamento das informações organizacionais não estruturadas existentes. 
ECM é, portanto, uma estratégia e uma metodologia. Seu nome tende a ser auto 
descritivo e trata da sobreposição de três conceitos como apresentado na figura 
abaixo: 
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A perspectiva empresarial descreve todas as funções de distribuição, 
aplicação, publicação, aquisição, captura e acesso de maneira uniforme e 
permanente. Define onde e como o ECM gera seus efeitos. O conteúdo trata de 
todos os componentes, informações, dados (estruturados ou não), registros, 
regras, estruturas, tópicos e templates. Define o que está armazenado no ECM. 
Por fim, o gerenciamento disciplina a comunicação, os processos, os fluxos de 
trabalho, a colaboração, a interação e o intercâmbio entre uma infinidade de 
partes interessadas. Ele descreve quem está envolvido com o ECM, e quando e 
porque eles interagem. 
Workflow 
 
Vamos agora tratar dos conceitos relacionados a fluxo de trabalho. 
8. Processo, subprocesso, atividade, 
procedimento e tarefa 
Antes de falarmos sobre workflow precisamos entender que existe uma 
hierarquia entre os termos presentes no título deste tópico que pode ser 
observada na figura abaixo. 
 
A definição tem início pelo processo de negócio que é o conjunto de 
atividades (cadeia de eventos) que tem por objetivo transformar entradas, por 
meio de procedimentos, em saídas (bens ou serviços) que serão entregues a 
clientes. Um processo é uma série de atividades inter-relacionadas que 
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convertem entradas em saídas. Processo é uma série de atividades que 
consomem recursos e produzem bens ou serviços. 
Um subprocesso é o conjunto de atividades correlacionadas, que executa 
uma parte específica do processo, do qual recebe insumos e para o qual envia o 
produto do trabalho realizado por todas as atividades que o compõe. Um 
processo deve ser dividido em subprocessos quando ele é muito complexo, 
contem grande número de atividades, inúmeras entradas e saídas de para 
outros processos. 
Atividade é o conjunto de procedimentos que deve ser executado a fim de 
produzir um determinado resultado. É considerada uma unidade de trabalho 
executada por um único responsável, que tem condições determinadas de início 
e fim. Enfim, qualquer ação ou trabalho específico. 
Atividades podem ser divididas em primárias, que têm participação direta 
na criação do bem ou serviço. As atividades primárias podem ser críticas ou não 
críticas. As críticas têm papel crucial para a integridade do processo sem folga 
de tempo ou recursos. Não podem atrasar ou gastar mais do que previsto. As 
atividades não críticas, embora imprescindíveis, podem ser realizadas em 
condições mais flexíveis. 
As atividades secundárias não estão diretamente envolvidas com a 
produção do bem ou serviço que a organização vende, elas permitem que as 
atividades principais possam ser executadas. Temos ainda as atividades 
transversais, que são o conjunto de várias especialidades, executadas em uma 
única operação com a finalidade de resolver problemas, por exemplo, um recall 
da indústria automobilística. 
Os procedimentos são considerados eventos, ou seja, algum 
acontecimento. Toda atividade contém pelo menos um evento e é por meio da 
realização de um evento que cada atividade produz sua parte do produto, dentro 
do processo. O que interessa para um Workflow é controlar os eventos. Quando 
um processo é programado em uma ferramenta de Workflow define-se cada 
evento dentro deles. Para executar um evento temos o procedimento, que por 
sua vez é dividido em tarefas. 
Os procedimentos podem ser formais e informais. Os formais são formados 
por um conjunto de informações que indica para o responsável por uma 
atividade como, quando e com que um evento deve ser executado. Já os 
informais trazem o conjunto de práticas não escritas que o ocupante de um 
posto incorpora à realização do seu trabalho. 
Por fim temos as tarefas, que é uma decomposição de um procedimento. É 
a menor parte realizável de um procedimento. Esse detalhamento, além de 
permitir a execução do evento, serve para racionalizar a atividade. 
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Ao estudarmos os conceitos de workflow abaixo, veremos que uma 
ferramenta de workflow fornece uma série de relatórios que permitem aos 
gerentes analisarem o desempenho de cada atividade e com isso descobrirem 
ondeestão os gargalos e as folgas na execução dos processos. 
9. Conceitos básicos 
É uma tecnologia que possibilita automatizar processos, racionalizando-os e 
potencializando-os por meio de dois componentes implícitos: organização e 
tecnologia. Transforma radicalmente a maneira da empresa executar processos, 
atividades, tarefas, políticas e procedimentos. 
Outra definição para workflow seria: “automatização de processos ou de 
fluxos de trabalho nos quais são passados documentos, informação ou tarefas, 
segundo determinadas regras ou procedimentos, de um participante para outro”. 
Vejam que o termo “passados” quer dizer transferir. Basicamente temos várias 
pessoas, que fazem partes de uma tarefa e o fluxo vai transitar pelas etapas de 
execução de acordo com a responsabilidade de cada participante. 
Ferramentas de workflow possibilitam a automatização de processos de 
negócio transversais à organização. Elas ajudam na normalização das formas de 
trabalho e aumentam a eficiência global das atividades de uma empresa ou 
organização. É possível, por exemplo, formalizar a aprovação ou reprovação de 
uma tarefa. 
Imagine que você fez um relatório e seu chefe tenha que validá-lo. Por 
meio de uma ferramenta de workflow, você pode inserir esse documento e 
enviar para o seu chefe para validação. Ao receber a mensagem, ele pode abrir 
o documento, verificar e aprovar. Neste momento, pode-se gerar um hash do 
documento para que ele não possa mais ser modificado. 
Outras características ou funcionalidades de uma ferramenta de workflow 
são: potencializar o a gestão dos recursos, permitir a obtenção de indicadores 
operacionais, assegurar a segurança da execução dos processos e integrar 
procedimentos manuais ao fluxo. 
Essas funcionalidades geram várias vantagens competitivas para seu 
negócio. Primeiramente, melhora-se o tempo de execução dos processos, reduz 
os custos associados à obtenção e movimentação de informações ao longo do 
processo e tem-se um ganho de produtividade na realização das tarefas. Outro 
fator relevante está relacionado à obtenção de indicadores operacionais e de 
gestão recolhidos ao longo da execução do processo. Imagine que esses dados 
aumentam a precisão e dimensão das análises. 
No que diz respeito à segurança na execução do processo temos uma 
redução do número de erros operacionais e uma melhor rastreabilidade do 
processo. Algumas definições são importantes para entendermos um fluxo 
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descrito em uma ferramenta de workflow. Vejam o conjunto de conceitos 
abaixo: 
 Participante – Entidade (usuário ou sistema) que interage num dos 
passos de um processo. 
 Tarefa/atividade (work) – Ação que um participante realiza no âmbito 
do processo. 
 Função do participante (role) – Conceito que junta participantes que 
podem realizar uma mesma tarefa. Define o nível de acesso dos 
participantes para a execução das tarefas. Estabelece também a 
capacidade dos participantes para realizarem determinadas tarefas. 
 Lista de tarefas (worklist) – Lista das tarefas que um usuário 
específico/role tem que executar no âmbito dos processos em que é 
interveniente. 
 Rendezvous – Espera por informação que permite reativar um processo, 
ou geração de um evento que indique que a informação não chegou. 
Exemplo: a aprovação de uma cirurgia para um seguro de saúde 
necessita de um relatório médico. O sistema deve correlacionar a 
chegada do relatório com o processo (suspenso) de aprovação. 
 Distribuição de trabalho – Distribuição das tarefas entre um conjunto 
de participantes disponíveis. 
 Exceção – Evento que ocorre fora da sequência normal de um processo 
de trabalho. 
 Privacidade e Segurança – Trata de quem faz o quê e quando. Deve 
armazenar o histórico da execução processo e não só dos dados 
presentes nas etapas. Os processos sensíveis são atribuídos a um grupo 
limitado de participantes. 
Depois de termos o conhecimento das definições acima podemos agora 
listar os tipos de workflows. Mais precisamente, listaremos na próxima seção 
uma taxonomia para a classificação dos fluxos de trabalho. 
10. Tipos de Workflows 
Cada um dos tipos de workflow relacionados a seguir tem um tipo de 
abrangência, e consequente domínio, sobre o processo de negócio. Observem a 
figura abaixo: 
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 A definição e os tipos de workflow variam de autor para autor. Alguns 
especialistas dividem Workflow em quatro tipos: ad hoc, orientado à 
produção, orientado à administração e baseado no conhecimento. Já 
outros autores preferem classificar da seguinte forma: ad hoc, baseado em 
transações, orientado a objeto, mas com três modelos de processo: 
orientado a correio eletrônico, orientado a documentos e orientado a processos. 
A combinação entre os vários tipos de Workflow e modelos de processo fazem 
com que a implementação dessa tecnologia seja flexível e praticamente abranja 
todas as necessidades de automatização de fluxos de trabalho. 
Vamos comentar um pouco sobre cada um dos tipos de workflow. 
10.1. Ad hoc 
Para ser usado dinamicamente por grupos de trabalho cujos participantes 
necessitem executar procedimentos individualizados para cada documento 
processado. Os sistemas de workflow do tipo ad hoc são adequados para 
processos simples e flexíveis, com atividades de natureza não estruturada e 
em áreas onde produtividade e segurança não sejam as maiores preocupações. 
Permitem aos usuários criar e adaptar, de modo fácil e rápido, definições 
de processos simples que satisfaçam as circunstâncias que surgem com a 
execução de uma instância de processo. Um exemplo são os processos de 
aquisição descentralizados, sem uma sequência padrão para a recepção dos 
produtos adquiridos, cabendo a cada unidade administrativa compradora definir 
um fluxo ad hoc de acordo com o tipo de aquisição. 
 Outro exemplo são os processos de submissão de artigos em revistas, em 
que tais processos, são, normalmente, demorados e seguem protocolos 
diferentes, que dependem da revista em questão. O número de revisões e 
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autores varia de acordo com cada caso. Vejam o exemplo de um workflow ad 
hoc na figura abaixo: 
 
10.2. Administrativo 
Orientado para as rotinas administrativas. Ideal para tratamento de 
documentos e formulários. Gerenciamento de prazos com todos os tipos de 
alarmes possíveis. Raramente necessitam processar grandes volumes de 
ocorrências. Os sistemas de workflow administrativo são adequados para 
processos simples e estruturados. Geralmente, são processos burocráticos, 
repetitivos, com regras bem definidas para a coordenação de suas atividades, 
que são do conhecimento de todos os participantes do fluxo. 
A solicitação de adiantamento salarial para realização de viagem a serviço 
de uma empresa é um bom exemplo deste tipo de workflow. O funcionário que 
necessita do adiantamento preenche um formulário e o encaminha ao setor 
responsável por realizar o pagamento. Esse, ao receber a solicitação, confirma 
com a gerência do funcionário a necessidade da viagem. Se houver autorização, 
o setor competente providencia o pagamento de acordo com o nível salarial do 
funcionário. Ou seja, é um processo simples, predefinido e burocrático. 
10.3. Produção 
Peso pesado das aplicações Workflow. Orientado para aplicações que 
envolvem grandes quantidades de dados, muitas regras de negócio e 
recursos financeiros em grande escala. Os sistemasde workflow de produção 
são adequados para processos em que haja pouca intervenção de pessoas e, 
quando ocorrerem, essas intervenções sejam simples e de curta duração. 
Esse tipo de sistema pode ser utilizado para administrar processos 
extremamente complexos e fortemente integrados com os sistemas já 
existentes numa organização. Pode ser aperfeiçoado até atingir altos níveis de 
qualidade e precisão, principalmente na execução de atividades repetitivas, com 
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grande volume de instâncias, normalmente processadas de modo ininterrupto. 
Um exemplo são os sistemas de análise e concessão de empréstimos e seguros 
de bancos e seguradoras: repetitivos, previsíveis e de larga escala. Veja um 
exemplo na figura a seguir relativo a um empréstimo bancário: 
 
10.4. Colaborativo 
Os sistemas de workflow colaborativo são adequados para processos que 
envolvam trabalho cooperativo realizado por equipes com objetivos comuns. 
Podem ser adotados para automatizar processos empresariais críticos que não 
são orientados à transação. Diferentemente de outros tipos de workflow, 
baseados na premissa de que sempre há progresso em avançar para a etapa 
seguinte, um workflow colaborativo pode demandar várias repetições de um 
mesmo passo do processo até que alguma forma de acordo seja alcançada, 
podendo até mesmo retornar a estágios anteriores. 
Além disso, workflows colaborativos tendem a ser muito dinâmicos no 
sentido de que são definidos conforme progridem. Um exemplo são os processos 
para revisão de artigos acadêmicos. As suas atividades consistem basicamente 
na seleção de revisores, distribuição dos artigos e acompanhamento das 
revisões: tudo de forma colaborativa para produzir uma revisão conjunta 
(consolidada) do artigo. 
10.5. Orientado para Objeto 
Um objeto é o conjunto de atributos, ou dados, e instruções sobre como os 
dados e os atributos devem ser processados, estocados, recuperados e 
visualizados pelo usuário. Exemplo: Na mudança de regra, os documentos 
passam a ser tratados e processados com a regra nova sem afetar documentos 
da regra antiga. Veja o exemplo a seguir para entender o exemplo de um 
workflow orientado para objeto. 
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10.6. Transacional 
Os sistemas de workflow transacional são adequados para processos cujas 
atividades podem ser agrupadas em unidades atômicas. A atomicidade exige 
que todas as atividades sejam concluídas corretamente; caso contrário, o 
processo deve retornar para a situação em que estava no início da execução da 
unidade. 
Na prática, a restrição de atomicidade é muitas vezes relaxada para evitar 
bloqueios. Este tipo de workflow pode ser utilizado nos casos em que é 
necessário garantir a exatidão e a confiabilidade de uma aplicação em 
situações de concorrência e falha. Um exemplo atual de aplicação desse tipo de 
workflow são os sistemas de vendas online, conhecidos como aplicações e-
business. 
Esses sistemas são aplicações críticas que necessitam sincronizar e 
confirmar as várias atividades desenvolvidas ao longo do fluxo do processo, 
como: aceitação da compra pela empresa do cartão de crédito; disponibilidade 
do produto em estoque ou atendimento da solicitação pelo fornecedor; e 
remessa do produto para o cliente. 
10.7. Baseado no conhecimento 
Aprende com seus próprios erros e acertos. Vai além da execução pura e 
simples das regras preestabelecida e incorpora exceções a seus procedimentos. 
Tem seu paradigma baseado na gestão de processos podendo utilizar 
tecnologias de Inteligência Artificial. Possui características e ferramentas que o 
permitem aprender com seus próprios erros e acertos. Tem funcionalidades que 
o capacitará ir além da execução pura e simples das regras preestabelecidas e 
incorporar novas regras e exceções aos seus procedimentos. 
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Com isso terminamos a apresentação da principal classificação dos fluxos 
de trabalho. Vamos agora falar das regras, rotas e papeis. 
11. Os Três Rs do Workflow 
Conhecido como três Rs do workflow por suas palavras ou termos no inglês 
começarem por R, quais sejam: Roles, Rules and Routes. Se pensarmos em uma 
peça de teatro podemos fazer a seguinte metáfora: O papel é sempre o mesmo, 
as responsabilidades são sempre as mesmas para cada personagem existente no 
texto, o que pode mudar são os atores, mas eles têm o texto exemplificando 
suas responsabilidades e com o qual podem aprender e assim desempenhar o 
seu papel com segurança. O diretor da peça diz como cada um deve representar 
(as regras) e ensaia a movimentação do elenco em cena (as rotas). 
Definindo de maneira mais formal, um papel (role) é o conjunto de 
características e habilidades necessárias para executar determinada tarefa 
pertencente a um evento existente em uma atividade. Definimos, portanto, 
quem faz o que, não se refere a pessoas ou cargos, mas a papéis. 
As regras (rules) são atributos que definem de que forma os dados que 
trafegam no fluxo de trabalho devem ser processados, roteados e controlados 
pelo sistema de Workflow. Definem quais informações devem transitar pelo 
fluxo, sob quais condições e como cada tarefa deve ser executada. Cada 
documento enviado contém informações que serão usadas por quem as recebe. 
Mas, associado ao documento existem regras que especificam a operação 
do documento, quais as atividades que devem recebê-lo, quais as rotas a serem 
seguidas etc. Um exemplo seria um documento deve ser preenchido e aprovado 
por um grupo de pessoas, dentro de um tempo predeterminado e rígido. As 
aprovações seguem regras específicas. 
Por fim, temos as rotas (routes) que são caminhos lógicos que, definidos 
sobre regras específicas, têm a função de transferir a informação dentro do 
processo, ligando as atividades e seus eventos associados ao fluxo de trabalho. 
É o controle de movimentação exercido sobre os documentos. Controlam como 
os documentos se movem de um ponto a outro dentro do fluxo de trabalho. As 
rotas podem ser sequenciais, paralelas ou condicionais, conforme verificamos na 
figura abaixo: 
 
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Com isso terminamos o assunto relacionado a workflow. Nas próximas 
páginas apresentamos os conceitos básicos de BPM e ERP. 
 Business Process Management (BPM) 
12. Considerações iniciais 
Diante de um mercado competitivo e globalizado, mudanças internas 
e externas devem ser rapidamente assimiladas pelas organizações. Neste 
contexto, a integração de novas soluções tecnológicas não é suficiente 
para garantir o sucesso empresarial, é fundamental que estes sistemas de 
TI estejam alinhados aos processos de negócio das empresas. A Gestão 
de Processos de Negócio (BPM – Business Process Management) tem 
sido considerada uma abordagem estratégica para garantir uma visão 
global do negócio e apoiar organizações na tomada de decisões. 
12.1. Conceitos 
Vamos começar nosso entendimento do assunto pela definição de 
processo. Podemos definir processo como “Uma série de etapas criada 
para produzir um produto ou serviço” ou ainda “Um encadeamento de 
atividades executadas dentro de uma organização que transformam 
entradas em saídas”. Vejam, portanto, que processo é o conjunto de 
atividades que tem por objetivo transformar insumos(entradas), 
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adicionando-lhes valor por meio de procedimentos, em bens ou serviços 
(saídas) que serão entregues e devem atender aos clientes. 
Vejam a figura abaixo, ela apresenta uma visão sistêmica do que 
seria um processo: 
 
Um processo é repetido de maneira recorrente dentro da empresa. 
Assim, todo processo deve ter um desempenho que formaliza o seu 
objetivo na empresa (nível de qualidade, prazo de entrega). O processo 
deve possuir ainda uma organização que materializa e estrutura a 
interdependência das atividades do processo durante a sua duração e 
atores responsabilizados pelo planejamento e execução do processo. 
Agora que já entendemos o que seria um processo podemos definir o 
que seria gestão de processo. Podemos caracteriza-la como uma 
abordagem centrada nos clientes para, sistematicamente gerir, mensurar 
e melhorar todos os processos da empresa, através do trabalho de 
equipes multifuncionais e da ampliação do poder aos empregados. 
A gestão de processos envolve a definição de um dono para cada 
processo para assegurar a qualidade e competitividade do processo. O 
processo deve ser definido e documentado, e métricas de desempenho e 
funções de controle de processos são importantes para trazer o foco para 
o processo como um todo. 
Para definirmos os processos e geri-los é necessário modelar a 
estrutura da organização. A Modelagem de Processos de Negócio 
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(Business Process Modeling) é uma abordagem que expressa a maneira 
como as organizações executam seus processos. A especificação gráfica 
utilizada para representar a semântica dos processos de negócios, com 
todos os seus objetos, atributos e relacionamentos. Falamos um pouco 
sobre esses elementos gráficos quando definimos fluxo de trabalho 
anteriormente. Esses conceitos serão utilizados para construir um modelo 
dos processos para toda a organização. 
O modelo apresenta uma representação ou conjunto de 
representações que explicita a forma de como as empresas realizam seus 
negócios com o objetivo de entender, escolher, mudar e gerenciá-los. O 
modelo especifica as ações que ocorrem na cadeia de valor da 
organização e respectivos produtos que viabilizam a realização da 
estratégia. 
Ao utilizar ferramentas gráficas, uma das vantagens é a facilidade de 
visualização, tanto da sequência de atividades, como da forma como as 
atividades se encaixam. Além disso, essa representação permite 
evidenciar as diferenças entre a forma como se supõe que as atividades 
são realizadas e como elas realmente são feitas. 
12.2. Redesenho de processos 
A análise e o redesenho de processos estão relacionados com os 
objetivos e estratégias da organização, considerando as soluções 
tecnológicas disponíveis para auxiliar tais processos. Para que uma 
empresa esteja preparada para a mudança é preciso que ela conheça 
como sua estrutura está organizada e qual o fluxo de atividades que seus 
processos seguem, de forma a atender às necessidades específicas de 
seus clientes. 
Compreender o fluxo das atividades de valor não com base em uma 
hierarquia funcional, mas baseado na sequência necessária para atender 
clientes e gerar resultados. Essa sequência oferece uma visão 
horizontal e ultrapassa as fronteiras funcionais. Vejam a ideia na figura 
abaixo: 
 
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Uma mudança de visão é necessária para descobrir os processos 
ocultados pelo organograma e entender que o trabalho é a soma de 
atividades. Podemos, então, redesenhar o trabalho em função dos 
processos essenciais ao negócio e flexibilizar a estrutura e eliminar o 
excesso de controles. Desta forma construímos uma organização com 
profissionais responsáveis e autônomos que se concentram nos resultados 
finais e no valor para os clientes. 
Existe um relacionamento direto entre o planejamento organizacional 
e a construção de uma organização orientada a processos. Perceba na 
figura abaixo que os processos utilizam informações definidas no 
planejamento para estabelecimento das metas de cada processo. 
 
Para elaboração de um mapa de processos pode ser útil seguir um 
ciclo de atividades. O ciclo de vida do gerenciamento de processos de 
negócio pode ser visto a seguir. Ele é composto basicamente por 5 
etapas: projeto ou planejamento, modelagem, execução, monitoramento 
e otimização. 
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Na etapa de planejamento, define-se as atividades de BPM que 
contribuirão para o alcance das metas organizacionais. Verifica-se ainda 
os pontos de falha nos processos que causam danos à organização. Em 
seguida, define-se planos de ação para implantação e processos que 
necessitam ação imediata. 
Devemos ainda durante está etapa levantar os principais pontos 
fracos dos processos em uso na organização, identificar oportunidades 
(novas abordagens, produtos ou serviços) que possam ser fornecidos aos 
clientes pela organização, analisar que, mesmo processos sem problemas 
aparentes, podem passar por inovação. A junção dessas atividades 
permite identificar, no todo ou em parte, a visão global de processos e 
indicar ao time de projetos de processos as diretrizes a serem seguidas. 
A fases de modelagem e otimização englobam atividades que 
permitem gerar informações sobre o processo atual (As Is) e/ou sobre a 
proposta de processo futuro (To Be). Documenta-se os processos e 
fornece dados de integração entre eles. Para isso podemos usar 
metodologias para otimizar os processos, realizar simulações, inovações e 
redesenhos. Sugere-se sempre a adoção das melhores práticas e modelos 
de referência e a geração de especificações para implementação, 
configuração e customização, execução e controle. 
Durante a execução temos atividades que garantirão a 
implementação e a execução dos processos. A implantação dos planos de 
transferência de tecnologia e o ajuste de equipamentos, métodos e 
softwares (se necessários). Devemos nos preocupar ainda com o 
acompanhamento dos processos implantados e o monitoramento e 
controle da execução de instâncias de processos. 
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Durante o monitoramento ou controle executamos atividades 
relacionadas ao controle geral do processo. Usamos diversos recursos, 
como uso de indicadores, BI, BSC, BAM, métodos estatísticos, diagramas 
de causa e efeito, etc. Por fim, gera-se informações que posteriormente 
realimentarão as atividades de otimização e planejamento. 
Ter uma Visão Global de Processos ajuda a compreensão do 
funcionamento da empresa e alinhamento com as estratégias do negócio. 
Realizar o ciclo BPM completo pode ser complexo e pode levar mais 
tempo que o benefício direto e imediato por ele gerado. Contudo, a 
modelagem pode ser feita em etapas e melhorada, à medida em que é 
usada em projetos pontuais de BPM, alinhando sempre os projetos ao 
diagrama macro. Para muitas das atividades realizadas, há modelos de 
referência que ajudam a construir os modelos próprios para a 
organização. Observem a figura abaixo, nela apresentamos uma 
perspectiva da visão global de processos. 
 
Vejam queno canto inferior direito temos a utilização de ferramentas 
de ERP. Vamos então tratar um pouco sobre elas ... 
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ERP – Sistemas Integrados de Gestão 
13. Considerações iniciais 
Os avançando tecnológicos das últimas décadas levaram a construção de 
sistemas para diversas partes de uma organização, neste momento, surgiu um 
novo desafio: como controlar todos os principais processos de negócio com uma 
arquitetura de software em tempo real. A solução integrada, dos sistemas 
integrados de gestão, ou ERP (Enterprise resource planning), é um processo 
que envolve planejamento e gestão dos recursos da empresa. É uma solução 
que possibilita benefícios que vão desde o aumento da eficiência até o 
incremento da qualidade e da produtividade. 
O nome Sistema Integrado de Gestão pode enganar um pouco, pois o 
software não se concentra apenas no planejamento nem nos recursos. O 
principal objetivo dos ERPs é integrar todos os departamentos e funções de 
uma organização em um sistema unificado de informática, com capacidade de 
atender a todas as necessidades da organização. Por exemplo, uma melhor 
estruturação do recebimento de pedidos permite o acesso imediato ao estoque, 
dados dos produtos e histórico de crédito do cliente. 
Essa disponibilidade de informação aumenta a produtividade e a satisfação 
do cliente. Ferramentas de ERP já ajudaram diversas empresas a incrementar a 
satisfação dos clientes e, consequentemente o aumento das vendas. Os ERPs 
são usados em milhares de empresas ao redor do mundo, alguns deles 
produzindo resultados impressionantes. Estudos prevê que ERP tenha um 
mercado de 41,69 bilhões de dólares em 2020. 
13.1. Processos funcionais x de negócio 
Os Processos Funcionais têm seu início e término no contexto de uma 
mesma função ou especialidades. São exemplos a função Compras, a função 
Contabilidade, a função Finanças e outras. Os objetivos dos Processos Funcionais 
coincidem com os objetivos da própria função que viabilizam. Esses processos 
são estabelecidos para otimizar o desempenho da função na qual se inserem. 
Chamamos de Processos de Negócio aqueles que se servem de diversas 
funções organizacionais para gerar produtos ou resultados, mais diretamente 
relacionados a razão de existir da organização. 
A integração dos processos pode ser vista sob a perspectiva funcional 
(sistemas de: finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, 
vendas, compras, entre outros) e sob a perspectiva sistêmica (sistemas de 
informações gerenciais, sistema de processamento de transações, sistemas de 
apoio a decisão, entre outros). 
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13.2. A Arquitetura de Sistemas ERP 
Os ERP são divididos em quatro blocos: financeiro, recursos humanos, 
operações e logística, e vendas e marketing. Exemplos de módulos do bloco 
financeiro seriam contabilidade, contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa. 
Exemplos do bloco de recursos humanos seriam a folha de pagamento, 
gerenciamento de recursos humanos e controle de despesas de viagem. 
Exemplos de módulos de operações e logística seriam o gerenciamento de 
estoques, o MRP, o faturamento. Exemplos de módulos de vendas e marketing 
seriam processamento de pedidos e gerenciamento e planejamento de vendas. 
No coração de um sistema empresarial está um banco de dados central que 
recebe e fornece dados para uma série de aplicações que suportam as diversas 
funções de uma empresa. A utilização de um banco de dados central agiliza 
dramaticamente o fluxo de informações através do negócio. 
A ideia básica por trás do SAP R/3 era desenvolver um único banco de 
dados para toda a empresa sem qualquer redundância e com definições claras a 
respeito de cada campo. Sobre este banco de dados, um conjunto completo de 
aplicações de software foi desenvolvido, fornecendo toda a lógica necessária ao 
processamento de dados da corporação. O software foi desenhado para dar 
suporte aos processos de negócio, ao invés de funções de negócio. 
Esse banco de dados centralizado deve, preferencialmente, ser um banco 
de dados relacional, pois características de integridade das transações e 
disponibilização de um dicionário de dados são fundamentais, para garantir o 
correto suporte às operações da empresa. Vejam na figura abaixo uma 
arquitetura de uma ERP. 
 
Com isso terminamos nossa rápida introdução a ERP. Continuaremos nossa 
aula falando um pouco sobre qualidade de dados. 
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Qualidade de Dados 
14. Introdução 
Os estudos de banco de dados nos levam a construir SGBDs, formular 
consultas e melhorar o tempo de resposta. Somos levados a acreditar que após 
construirmos a consulta correta, o SGBD vai executar e nosso trabalho estará 
pronto. Infelizmente nem sempre é isso que acontece. No mundo real, os dados 
podem estar sujos. Se utilizarmos esses dados sujos nós não conseguiremos 
obter informações precisas, completas, atualizadas, e até mesmo, a resposta 
correta para nossa consulta. Isso não depende apenas de quão boa são nossas 
consultas e quão rapidamente o SGBD consegue executá-las. 
As questões salientadas pelo paragrafo anterior nos remetem ao estudo da 
qualidade dos dados. Essa parte da aula identifica questões centrais relacionadas 
com a qualidade dos dados, e introduz um quadro lógico e uniforme para lidar 
com estas questões, com base nas regras de qualidade de dados. 
14.1. Gerenciando a qualidade de dados 
Sistemas de banco de dados tradicionais geralmente se concentram sobre a 
quantidade de dados, para apoiar a criação, manutenção e uso de grandes 
volumes de dados. Mas é possível não se encontrar as respostas corretas para 
as nossas consultas se os dados no banco de dados estiverem “sujos”, isto é, 
quando os dados não representam adequadamente as entidades do mundo real 
a que se referem. 
Para ilustrar isso, vamos considerar uma relação empregado armazenada 
em um banco de dados de uma empresa, especificada pelo seguinte esquema: 
employee(FN,LN,CC,AC,phn,street,city,zip,salary,status) . 
Aqui cada tupla especifica o nome de um empregado (First Name – FN e 
Last Name - LN), seu telefone (código do país - CC, código da zona - AC, 
telefone - PHN), endereço (street,city,zip), salário e estado civil. 
Uma instância do esquema empregado (employee) é mostrada na figura 
abaixo: 
 
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Se observarmos com calma a relação acima veremos que Mary aparece três 
vezes, nas tuplas t4, t5 e t6. Vejam que as colunas telefone, e os seus 
respectivos códigos de área e de pais têm valores idênticos. Logo, podemos 
estar tratando da mesma pessoa. As informações que distinguem as tuplas t4 e 
t5 estão nas colunas Last Name e estado civil. Esse fato é claramente um 
problema de qualidade de dados. 
 Este exemplo nos diz que quando os dados são sujos, não podemos 
esperar que um sistema de banco de dados respondesse às nossas perguntas 
corretamente, não importa qual a capacidade que ele oferece para acomodar 
grandes volumes de dados e quanto eficiente processa as nossas consultas. 
Infelizmente, os dados reais são muitas vezes sujos: inconsistentes, 
duplicados, imprecisos, incompletos e desatualizados. Na verdade, as empresas 
normalmente possuem uma taxa de erro de dadosde cerca de 1-5%, porém 
para algumas empresas é superior a 30%. Na maioria dos projetos de data 
warehouse, a limpeza dos dados gasta 30-80% do tempo de desenvolvimento e 
do orçamento para melhorar a qualidade dos dados. Quando se trata de 
informação incompleta, estima-se que "pedaços de informações percebidas 
como sendo necessárias para decisões críticas estavam faltando com um 
percentual de 13,6% a 81%". 
Enfim, por que nos preocupamos com os dados sujos? A qualidade dos 
dados tornou-se um dos desafios mais relevantes para o gerenciamento de 
dados. É relatado que os dados sujos custaram às empresas norte-americanas 
600 bilhões de dólares em 2002, e que os dados de preços errados em bases de 
dados de varejo $2,5 bilhões. Estes dados indicam o custo assustador de dados 
sujos nos EUA, porém não há nenhuma razão para acreditar que a escala do 
problema é diferente em qualquer outra sociedade que seja dependente de 
tecnologia da informação. 
Destaca-se a necessidade de gestão da qualidade de dados, para melhorar 
a qualidade em nossos bancos de dados de tal forma que os dados estejam na 
forma consistente, com precisão, completos, em tempo útil, e representem 
unicamente as entidades do mundo real a que se referem. 
14.2. Características da qualidade 
Falaremos agora dos aspectos principais que regem o estudo da qualidade 
de dados. 
Consistência dos dados – refere-se à validação e integração dos dados 
que representam as entidades do mundo real. Preocupa-se em detectar 
inconsistências e conflitos nos dados. Em modelos relacionais, inconsistências 
podem existir dentro da própria tupla, entre diferentes tuplas de uma mesma 
relação e entre tuplas de relações diferentes. 
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Inconsistências nos dados são geralmente identificadas como violações das 
dependências dos dados ou restrições de integridade. Erros dentro de uma 
mesma relação podem ser identificados pelas restrições intra-relações, por 
exemplo, pelo uso de extensões das dependências funcionais. 
Deduplicação de dados - preocupa-se em encontrar tuplas dentro de 
uma mesma relação que se referem ao mesmo objeto ou entidade do mundo 
real. Também é conhecido como resolução de entidade, detecção de duplicação, 
matching de registro. A necessidade de estudar esse assunto é evidente: para 
executar a limpeza dos dados é preciso eliminar os registros duplicados; na 
integração dos dados é preciso coletar e fundir dados de diferentes fontes de 
dados; e para o gerenciamento de dados mestre nos ajuda a identificar relações 
entre os dados de entrada e dados mestre de referência. Independente que quão 
importante, a deduplicação é uma tarefa não trivial. 
Imagine que tuplas que referenciam o mesmo objeto no mundo real, mas 
aparecem em esquemas diferentes com estrutura diferentes. Inclua ainda a 
possibilidade dos dados terem valores inconsistentes. Vejam que a tarefa acaba 
por se tornar complexa, no momento de agrupar dados de diferentes fontes. 
Precisão dos dados – refere-se a completude de valores presentes no 
banco de dados para as entidades do mundo real que são representadas. Veja a 
relação abaixo para a relação pessoa (person): 
person(FN,LN,age,height,status) 
Uma instancia da relação acima e exibida na tabela a seguir que exibe uma 
informação “verdadeira” para Mike na tupla s0. 
 
Desta forma, podemos perceber que as informações para idade e peso da 
tupla S1 possui uma precisão maior do que o da tupla S2. Vejam que a precisão 
está relacionada à proximidade em relação ao valor correto. A qualidade dos 
dados trabalha neste sentido. Se não for possível descobrir o valor exato para 
um determinado item de dados, você pode trabalhar com uma aproximação. 
Completude da informação – preocupa-se com a capacidade do banco de 
dados de responder as nossas consultas. Dado um banco de dados D em uma 
consulta C, nós queremos saber se essa consulta consegue ser respondida 
usando apenas os dados de D. Se as informações de D forem incompletas, 
podemos esperar que a resposta a C seja imprecisa e, até mesmo, incorreta. 
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E como nós tratamos essa completude. Podemos utilizar os modelos de 
Closed World Assumption (CWA) ou Open World Assumption (OWA). O CWA 
assume que o banco de dados coletou todas as tuplas que representam entidade 
do mundo real, mas valores para alguns dos atributos nessas tuplas podem 
possivelmente estarem faltando. O OWA assume que, além dos valores 
faltantes, algumas tuplas que representam entidades do mundo real também 
podem estar faltando. Desta forma, nosso banco de dados pode ser apenas um 
subconjunto apropriado da representação das entidades do mundo real. 
Nível de atualização dos dados (data currency) – também conhecido 
como tempestividade. Preocupa-se em identificar os valores correntes das 
entidades representadas pelas relações e verificar se eles estão atualizados em 
relação ao tempo com os valores mais recentes. A capacidade de prover essa 
propriedade seria trivial se todas as entidades tivessem timestamps válidos. Na 
prática os timestamps acabam sendo indisponíveis ou imprecisos. 
Para melhorar a qualidade dos dados precisamos trabalhar com essas cinco 
características ou propriedades descritas acima. Essas capacidades que precisam 
estar presentes em modelos com qualidade de dados, geralmente, se relacionam 
uma com as outras. Vejam o fluxo descrito na figura abaixo: 
 
Com isso terminamos o assunto teórico da nossa aula. Apresentamos a 
seguir uma lista de exercícios para fixação do conteúdo. 
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Questões Comentadas 
Apresentamos abaixo um conjunto de questões sobre o assunto que 
aprendemos nesta aula. Esperamos que elas ajudem na fixação da matéria. 
Qualquer dúvida, estamos às ordens! 
 
Aproveitamos também para complementar seu entendimento sobre o 
assunto, sempre colocando pinceladas extras de conteúdo. Nosso objeto é criar 
em você a capacidade de utilizar seu conhecimento, atrelado a algumas 
heurísticas, para resolver de forma rápida e segura as questões na hora da 
prova. Aproveite as questões para ir se familiarizando com o vocabulário de 
gestão de conteúdo, workflow, BPM e ERP. 
 
01. BANCA: CESPE ANO: 2015 ÓRGÃO: TCE RN PROVA: ASSESSOR 
TÉCNICO DE INFORMÁTICA - CONTROLE EXTERNO 
A respeito dos softwares para gestão eletrônica de documentos (GED), julgue o 
item a seguir. 
[1] As funcionalidades de um software GED incluem o Document Imaging, que 
permite a digitalização de documentos. 
Comentário: De fato temos no Document Imaging (DI) uma tecnologia de GED 
que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital. Desta 
forma o gabarito pode ser considerado correto! 
Os objetivos de um sistema de Document Imaging são: capturar/digitalizar 
documentos; armazená-los em ambiente seguro; recuperar esses documentos 
quando necessário e permitir manipular esses documentos de acordo com os 
processos da empresa. 
Gabarito: C 
 
 
02. BANCA: CESPE ANO: 2015 ÓRGÃO: FUB PROVA: ANALISTA 
ADMINISTRATIVO - ANALISTA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO 
A propósito de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e gestão de conteúdo, 
julgue os itens a seguir. 
[107] Um dos aspectos relevantes no sistema de gestão de conteúdo é a 
possibilidade de definição de um fluxo de trabalho que deverá ser seguido na 
distribuição dos conteúdos, podendo definir-lhes o ciclo de vida. 
[108] Entre as tecnologias relacionadas a GED estáa capture, cuja finalidade é 
propiciar a conversão de documentos físicos em documentos digitais usando 
scanners. 
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[109] Uma das principais limitações do uso de tecnologias GED é a sua ausência 
no controle de autoria e versão dos documentos armazenados. 
[110] Sistemas de gestão de conteúdo são responsáveis pela disponibilização de 
conteúdos cuja formatação e cuja aparência sejam de responsabilidade de seus 
respectivos autores. 
Comentário: Vamos comentar cada uma das questões acima: 
107. Uma ferramenta de Workflow fornece uma série de relatórios que permitem 
aos gerentes analisarem o desempenho de cada atividade e com isso 
descobrirem onde estão os gargalos e as folgas na execução dos processos. 
Quando atrelada a um sistema de gestão de conteúdo, o workflow vai permitir o 
entendimento do passo a passo para a elaboração de um documento. Caso esse 
fluxo defina todas as etapas da criação ao descarte temos a definição do ciclo de 
vida. Sendo assim, a alternativa encontra-se correta. 
108. A definição correta da funcionalidade de capture diz que acelera processos 
de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando em 
informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as 
aplicações de negócios. 
109. A gestão dos documentos por meio de ferramentas de GED é a tecnologia 
que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e 
descarte de documentos eletrônicos. Dentre as suas principais funcionalidades 
estão o controle de informações (autoria, revisão, versão, datas etc.), 
segurança, busca, check-in/check-out e versionamento. 
110. A formatação e aparência nem sempre é de responsabilidade dos seus 
respectivos autores. A depender do conteúdo a forma de exibição pode ser de 
responsabilidade do sistema que consome os dados e não dos autores. Estes 
estão preocupados com a informação armazenada e não com a forma de 
apresentação. Desta forma, temos a alternativa como incorreta. 
Gabarito: C E E E 
 
 
03. BANCA: CESPE ANO: 2015 ÓRGÃO: DEPEN PROVA: AGENTE 
PENITENCIÁRIO FEDERAL - TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO 
Com relação aos sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), 
criados para permitir o efetivo controle do volume de informações veiculadas nas 
organizações, julgue os itens que se seguem. 
[110] Entre as funcionalidades básicas dos sistemas GED estão o Document 
Imaging — que corresponde ao controle do histórico de documentos — e o 
Workflow, responsáveis pelo encaminhamento automático de documentos. 
[111] Os sistemas GED permitem o gerenciamento de informações registradas 
em formato estático, como texto e imagem sem movimento. 
[112] O objetivo de um sistema GED é gerenciar os ciclos de vida de 
documentos, desde a criação ou o recebimento até a distribuição, o 
arquivamento ou o descarte. 
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Comentário: Vamos mais uma vez comentar cada uma das alternativas acima. 
110. Entre as funcionalidades básicas dos sistemas GED estão o Document 
Management (DM) - que corresponde ao controle do histórico de documentos - 
e o Workflow, responsáveis pelo encaminhamento automático de documentos. 
O Document Imaging (DI) - converte documentos do meio físico para o digital, 
ou seja, é o processo de digitalização. Sendo assim a alternativa está incorreta. 
111. Não é gerenciamento de informações, mas sim gerenciamento de arquivos 
ou documentos. Vejam que as informações podem estar contidas dentro dos 
arquivos, mas a existências destes é pré-requisito para o armazenamento dentro 
dos sistemas de gestão de documentos. Sendo assim, temos a alternativa como 
incorreta. 
112. A alternativa apresenta uma das motivações para o uso de gestão de 
documentos, que seria manter o ciclo de vida dos arquivos, observando e 
armazenando de forma correta as suas atualizações. O ciclo de vida deve incluir 
ainda informações sobre o descarte. Alternativa correta! 
Gabarito: E E C 
 
04. BANCA: AOCP ANO: 2015 ÓRGÃO: HU-UFJF PROVA: ANALISTA DE 
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - PROCESSOS 
Uma das tecnologias relacionadas ao GED – Gerenciamento Eletrônico de 
Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos – a qual controla e gerencia 
processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam 
executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido, é: 
A Workflow. 
B Capture. 
C Document Management ( DM ). 
D Records and Information Management (RIM). 
E Document Imaging ( DI ). 
Comentário: O Workflow controla e gerencia processos dentro de uma 
organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas 
no tempo previamente definido. Ele organiza tarefas, prazos, trâmites, 
documentos e sincroniza a ação das pessoas. Desta forma a alternativa A 
apresenta a resposta para a questão. 
Gabarito: A 
 
05. BANCA: FCC ANO: 2014 ÓRGÃO: TCE-RS PROVA: AUDITOR PÚBLICO 
EXTERNO - TÉCNICO EM PROCESSAMENTO DE DADOS 
Para tornar mais ágil o trabalho de julgar as contas dos administradores e 
demais responsáveis por dinheiros, bens e valores públicos da Administração 
direta e indireta do Estado, no TCE, é correto utilizar: 
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A ferramentas ECM para gerenciar o ciclo completo de conteúdos gerados no 
TCE, desde sua criação até sua eventual destruição. Podem ser usadas para 
capturar ou criar, armazenar, gerenciar, preservar e tramitar documentos 
relacionados com os processos do Tribunal. 
B um sistema de GED, que permite preservar o patrimônio documental e 
organizar eletronicamente esta documentação. Utiliza o Caption, uma tecnologia 
de GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital. 
C processos de trabalho automatizados por um sistema de workflow do tipo ad 
hoc, composto por ferramentas que automatizam o processamento de 
informações complexas, envolvendo acesso aos múltiplos sistemas de 
informação do TCE. 
D um sistema CRM que centralize as informações em uma única base de dados e 
gerencie o seu fluxo no TCE, integrando todos os setores e possibilitando aos 
gestores acesso ágil, eficiente e confiável às informações gerenciais, dando 
suporte à tomada de decisões. 
E acompanhamento do atendimento aos cidadãos do estado através de um 
sistema ERP, que permite o armazenamento de dados em históricos de 
atendimento, armazenados em um banco de dados, permitindo análises da 
eficiência do atendimento e até mesmo da qualidade do serviço oferecido pelo 
TCE. 
Comentário: Vamos analisar cada uma das alternativas acima. 
A. A alternativa apresenta as ferramentas de gestão de conteúdo, lembrando 
que para a maioria dos autores não há diferença entre ECM e GED. Observem 
que pela descrição a sugestão quanto ao uso deste tipo de ferramenta e o seu 
propósito apresentam-se de forma correta. Sendo assim podemos marcar a 
alternativa A como nossa resposta. Vejamos os erros das demais alternativas. 
B. A alternativa B utiliza uma palavra “caption” para descrever o que 
conhecemos como Document Imaging (DI) que é a tecnologia de GED que 
propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital. 
C. Quando tratamos dos sistemas de workflow do tipo ad hoc, sabemos que 
eles são adequados para processos simples e flexíveis, com atividades de 
natureza não estruturada e em áreas onde produtividade e segurança não sejam 
as maiores preocupações. Vejam que este não é caso. A solução do TCE precisa 
ser mais robusta e pensarno processamento de informações complexas, sendo 
mais adequado o uso de um workflow de produção. 
D. CRM é um sistema que trata dos dados dos clientes não fazendo sentido para 
a solução do problema apresentado. 
E. Sistemas que armazenam os dados históricos são geralmente relacionados a 
Business Intelligence, mais especificamente ao uso de um Data Warehouse. 
Gabarito: A 
 
06. BANCA: CESPE ANO: 2015 ÓRGÃO: CGE-PI PROVA: AUDITOR 
GOVERNAMENTAL - TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO 
A respeito do gerenciamento eletrônico de documentos, julgue o item seguinte. 
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[1] A tecnologia COLD/ERM (computer output to laser disc/electronic report 
management) possibilita que relatórios sejam gerados e gerenciados em forma 
digital, bem como que sejam feitas anotações a respeito do relatório, sem que o 
documento original seja afetado. 
Comentário: Computer Output to Laser Disc (COLD), atualmente denominada 
ERM (Enterprise Report Management), são sistemas de gestão de conteúdo 
utilizados para capturar, arquivar, armazenar e disponibilizar dados tais como 
inventários, lançamentos, faturas, etc. Estes sistemas são tipicamente 
implementados para eliminar o uso de papéis ou microfilmes. 
É uma das principais tecnologias no Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 
Processa páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento, 
gerenciamento e recuperação de dados. Esta tecnologia permite que relatórios 
sejam armazenados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se 
na sua forma original. 
Gabarito: C 
 
07. BANCA: VUNESP ANO: 2014 ÓRGÃO: TCE-SP PROVA: AGENTE DA 
FISCALIZAÇÃO FINANCEIRA - SISTEMAS, GESTÃO DE PROJETOS E 
GOVERNANÇA DE TI 
No gerenciamento eletrônico de documentos (GED), a etapa de indexação tem 
como objetivo: 
A armazenar um documento por meio de um código criptográfico. 
B arquivar, juntamente com o documento alvo, informações capazes de permitir 
sua rápida recuperação. 
C converter o documento para formatos que ocupem o menor espaço possível de 
armazenamento. 
D gerar um certificado de validação e confirmação do documento alvo. 
E permitir apenas o acesso por parte de usuários com ingresso autorizado no 
sistema. 
Comentário: A indexação permite a recuperação de um determinado 
documento, para isso este precisa ter sido indexado de maneira precisa. A 
indexação é a chave para a localização dos documentos. Um índice pode apontar 
para uma pasta que contém um conjunto de documentos sobre um determinado 
assunto ou sobre um funcionário, por exemplo. Alguns tipos de documentos 
(atas, artigos, palestras) exigem indexação por assunto, tópico e palavras-
chave. Outros documentos exigem indexação mais complexa, utilizando quase 
todas as palavras do texto do documento. Por exemplo: depoimento e 
transcrições legais. 
O ato de indexar é realizado a partir da imagem na tela do computador. Uma 
identificação do documento com um número que permite associar informações 
capazes de permitir a sua recuperação. Sendo assim, observamos nossa 
resposta na alternativa B. 
Gabarito: B 
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08. BANCA: CESPE ANO: 2008 ÓRGÃO: TRT - 5ª REGIÃO (BA) PROVA: 
ANALISTA JUDICIÁRIO - TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO 
Com base nos conceitos de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e 
processos, modelagem e automação de processos, e técnicas de reunião e 
entrevista, julgue os itens subsequentes. 
[1] O workflow ou fluxo de trabalho, também denominado de processamento de 
transações, integra automaticamente, em forma eletrônica, o fluxo de 
documentos dentro das organizações. Em vez de contar, apenas, com a 
comunicação embasada em papel, no contexto de GED e em seu relacionamento 
com fluxo de trabalho automatizado, as organizações fazem uso de imagens 
eletrônicas de dados como método de comunicação. 
Comentário: Uma ferramenta de Workflow fornece uma série de relatórios que 
permitem aos gerentes analisarem o desempenho de cada atividade e com isso 
descobrirem onde estão os gargalos e as folgas na execução dos processos. 
Observamos, portanto, que alternativa está correta. 
Gabarito: C 
 
09. BANCA: IADES ANO: 2014 ÓRGÃO: FUNPRESP-EXE PROVA: ACESSOR 
TÉCNICO - ANALISTA DE SISTEMAS 
No que diz respeito ao Gerenciamento Eletrônico de Documento (GED), é correto 
afirmar que permite 
A a criação de controles de usuários. 
B somente a criação dos gráficos de desempenho do sistema. 
C a disponibilização do documento digital. 
D o compartilhamento do dispositivo Google PAKED. 
E o uso da função de desenvolvimento de imagens vetoriais. 
Comentário: O princípio da gestão de documentos eletrônica é justamente a 
disponibilização dos documentos em forma de arquivos digitais. Sendo assim, 
podemos encontrar nossa resposta na alternativa C. 
Gabarito: C 
 
10. BANCA: IADES ANO: 2014 ÓRGÃO: FUNPRESP-EXE PROVA: ACESSOR 
TÉCNICO - ANALISTA DE SISTEMAS 
Considerando o conceito de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), 
assinale a alternativa correta. 
A Técnica de gerenciamento de serviços de software. 
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B Técnica de gerenciamento de banco de dados. 
C Técnica de gerenciamento de Java Script. 
D Conjunto de tecnologias correlatas para os processos de captura de 
documentos físicos, gerenciamento de fluxos e armazenagem e recuperação. 
E Técnica de gerenciamento dos casos de sistema corporativo com 
características 
Comentário: Essa é mais uma questão que testa nosso conhecimento sobre a 
definição de GED. Podemos definir GED como a tecnologia que provê um meio 
de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em 
documentos e dados eletrônicos, durante todo o “ciclo de vida” documental. 
Dentre as alternativas, a única que converge para a definição acima é a 
alternativa D. 
Gabarito: D 
 
11. BANCA: FEPESE ANO: 2014 ÓRGÃO: MPE-SC PROVA: ANALISTA 
JUDICIÁRIO - ANALISTA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO 
Analise as afirmativas abaixo com relação à GED e ao Worflow. 
1. Um workflow é a automação de um processo de negócio, no seu todo, ou em 
partes, onde documentos, informações ou tarefas são passadas entre os 
diversos participantes, de acordo com um conjunto de regras procedimentais. 
2. Um Sistema GED define, cria e gerencia a execução de um ou vários 
Workflows. 
3. Tecnologias de Gestão de Imagens podem ser utilizadas por sistemas GED. 
Assinale a alternativa que indica todos os critérios corretos. 
A É correto apenas o critério 2. 
B São corretos apenas os critérios 1 e 2. 
C São corretos apenas os critérios 1 e 3. 
D São corretos apenas os critérios 2 e 3. 
E São corretos os critérios 1, 2 e 3. 
Comentário: Um workflow é uma ferramenta que tem por finalidade 
automatizar processos, racionalizando-os e consequentemente aumentando sua 
produtividade, por meio de dois componentes implícitos: organização e 
tecnologia. As regras são atributos que definem de que forma os dados que 
trafegam no fluxo de trabalho devem ser processados, roteados e controlados 
pelo sistema de Workflow. Assim a alternativa 1 está correta. 
Um GED define, cria e gerencia documentos e não fluxos de trabalhos. Desta 
forma a alternativa 2 está incorreta. 
Vimos que o GED pode usar várias tecnologias para gestão de imagens e 
documentos. Assim a alternativa 3 está correta. 
Gabarito: C 
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