arquivologia

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Arquivologia
Professor Darlan Eterno
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Edital
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA: Conceitos fundamentais de arquivologia. O gerenciamento 
da informação e a gestão de documentos. diagnósticos. Arquivos correntes e ‘’intermedi-
ário. Protocolos. Avaliação de documentos. Arquivos permanentes. Tipologias documen-
tais e suportes físicos. Microfilmagem. Automação. Preservação, conservação e restaura-
ção de documentos.
BANCA: Cespe
CARGO: Agente Administrativo
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Arquivologia
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
1. Introdução
A formação dos arquivos está relacionada à necessidade de registrar e conservar registros das 
ações e de fatos da vida humana para fins e prova e de informação. As sociedades antigas pro-
curavam de alguma forma, seja por símbolos ou pela escrita, registrar traços de sua cultura e de 
suas atividades em suportes diversos como a pedra, o pergaminho o papel e etc. 
Os suportes se diversificaram através dos tempos, os avanços tecnológicos dos meios de re-
produção e difusão, aliados a burocratização da máquina administrativa colaboraram para o 
gigantesco aumento da informação. Este fenômeno, denominado “explosão informacional”, in-
fluenciou as práticas e técnicas arquivísticas contemporâneas, tornando a disciplina arquivísti-
ca cada vez mais essencial no contexto das organizações públicas e privadas. 
2. Arquivos – Conceitos e Definições
Os arquivos podem ser definidos como o “conjunto de documentos produzidos e recebidos 
por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do 
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte 
da informação ou a natureza dos documentos” (Art. 2ª da lei nº 8.159/91). Assim sendo, pode-
-se afirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidade 
produtora, e devem ser compreendidos dentro do contexto orgânico de produção, a fim de que 
sejam mantidas suas características e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti, os docu-
mentos de arquivo possuem as seguintes características:
a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em deter-
minado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma ação 
humana eles são imparciais, pois são criados para atender um objetivo específico, como 
por exemplo, a compra de um material;
b) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo 
com procedimentos que podem ser comprovados.
c) Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição, 
ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas.
 
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d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades 
que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de todo orgânico e 
não como elemento isolado de um contexto.
e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual 
pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, 
mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.
2.1 Finalidade dos Arquivos
Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração da entidade que o 
produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da história desta entidade. Eles são 
utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da insti-
tuição que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu 
passado e a sua evolução.
2.2 Função dos Arquivos
A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua res-
ponsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa.
2.3 Classificação dos Arquivos
a) Natureza dos documentos 
Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado O arquivo espe-
cial é constituído por documentos de diversos formatos, como DVD’s. CD’s, fitas e microfilmes 
que, devido as características do suporte, merecem tratamento especial quanto ao seu arma-
zenamento e tratamento técnico. O arquivo especializado é constituído por documentos resul-
tantes de uma determinada área do conhecimento humano, independentemente do suporte 
onde a informação encontra-se registrada. São exemplos de acervos especializados os arquivos 
médicos, os arquivos de engenharia, entre outros.
b) Extensão
Quanto à extensão os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da institui-
ção, ou arquivos centrais ou gerais que reúnem sob sua guarda documentos provenientes de 
diversos setores de uma instituição. 
c) Estágios de evolução: 
Quanto e estes estágios os arquivos são identificados como correntes, intermediários e 
permanentes, o que corresponde ao ciclo vital das informações, também chamado de teoria 
das três idades. A lei nº 8.159/91, define em seu artigo 8º, estes três estágios da seguinte ma-
neira:
a) arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam 
objeto de consultas freqüentes.
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b) arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos 
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente. 
c) arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informa-
tivo que devem ser definitivamente preservados. 
d) Entidades mantenedoras: 
Conforme as características da entidade acumuladora de documentos, estes podem ser dividi-
dos em:
a) arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal, es-
tadual e municipal, s. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por em-
presas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
b) arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, 
em decorrência de suas atividades. (lei nº 8.159/91, art. 11). Ex: arquivos comerciais, 
institucionais, pessoais.
Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais também po-
dem ser chamados de arquivos privados. Para facilitar a visualização da classificação dos arqui-
vos, segue abaixo, quadro resumo:
Quadro Resumo – Classificações dos Arquivos
Classificações dos arquivos Definição/Exemplos
Entidade Mantenedora Publico ouPrivados
Estágios de Evolução
Corrente
Intermediário 
Permanente
Extensão ou Abrangência Setorial ouCentral/Geral
Natureza dos Documentos EspecialEspecializado
2.4. Princípios Arquivísticos
A disciplina arquivística é regida por vários princípios. No entanto, essa obra vai abordar apenas 
aqueles relacionados aos tópicos exigidos no edital do concurso. 
a) Princípio da organicidade
A organicidade diz respeito a relação natural entre documentos de um arquivo, em decorrên-
cia das atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos produzidos por entidade coletiva, 
 
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pessoa jurídica ou física refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no 
contexto da organização dos conjuntos documentais.
b) Princípio da unicidade
Os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em que foram 
produzidos. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, 
mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.
c) Princípio da proveniência (respeito aos fundos)
Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coleti-
va, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Considerado 
fundamental para a organização dos documentos de arquivo.
d) Princípio do respeito à ordem original (ordem primitiva)(princípioda santidade)
Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar a ordenação (arranjo) original dada pela 
entidade, pessoa ou família que o produziu. È considerado como segundo grau de aplicação do 
princípio da proveniência e fundamental para a organização dos documentos de arquivo.
e) Princípio da pertinência
Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em 
conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático.
f) Princípio da reversibilidade
Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode 
ser revertido, se necessário. É aplicado na restauração de documentos.
g) Territorialidade (Proveniência Territorial)
Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser con-
servados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos
3. Arquivos x Bibliotecas
Embora tenha como objeto de estudo a informação, os arquivos não devem ser confundidos 
com as bibliotecas, visto que as operações destinadas ao tratamento técnico da informação são 
distintas. Cada uma destas áreas, embora trabalhem com a informação, fazem uso de técnicas 
e metodologias distintas, conforme demonstra o quadro abaixo:
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Quadro Comparativo – Arquivo x Biblioteca
Características Arquivo Biblioteca
 • Tipo de Suporte/
Quantitativo de 
Exemplares
Apresentam-se em exemplares 
únicos ou em número limitado 
de vias. Ou seja, em regra os 
documentos de arquivos pos-
suem exemplares únicos, mas 
no caso de haver obrigações 
recíprocas como, por exemplo, 
em um contrato, podem haver 
quantas vias (cópias) quanto o 
número de pessoas envolvidas 
nesta operação.
Apresentam-se em exemplares 
múltiplos, ou seja, uma mesma 
obra é criada em vários exem-
plares e pode estar presente 
em mais de uma biblioteca.-
Entrada de documentos
Acumulação natural: são pro-
duzidos em decorrência do 
desempenho das atividades 
administrativas da instituição.
Os livros ingressam á biblioteca 
por meio da compra, permuta 
e doação.
Tipo de conjunto Fundos: conjunto de documen-tos unidos pela origem. 
Os livros formam coleções que 
são reunidas pelo conteúdo.-
Finalidade (origem) funcional, administrativa cultural, técnica e científica.
Tipo de Classificação Baseia-se nas atividades da instituição
Utiliza-se de procedimentos 
predeterminados
4. Classificação dos documentos de arquivo
Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto aos seguintes aspectos:
a) Quanto ao gênero:
 • textuais: documentos que contêm informação em formato de texto. Ex: atas e ofícios; 
 • sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros 
fonográficos. Ex: cd’s de música , fitas K7;
 • cartográficos: são os documentos que contêm representações geográficas, arquitetônicas 
ou de engenharia. Ex: mapas, plantas e perfis;
 • filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de 
imagem, conjugadas ou não a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex: fitas 
videomagnéticas;
 
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 • iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, 
contendo imagens estáticas. Ex: fotografias , negativos, diapositivos (slides), gravuras, de-
senhos;
 • micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de ima-
gens. Ex: microfilme, microficha, cartão-janela;
 • informático: documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex: disquete, 
disco rígido, arquivo do Excel.
b) Quanto à natureza do assunto:
 • ostensivos (ordinários): documentos que não possuem restrição de acesso.
 • sigilosos: documentos que sofrem restrição de acesso, cuja divulgação ponha em risco a 
segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da invio-
labilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
c) Quanto à espécie:
Espécie documental a “configuração que assume um documento de acordo com a disposição 
e a natureza das informações nele contidas” (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996). A 
espécie é modelo documental escolhido para se registrar a informação arquivística. Ex: ofício, 
portaria, ata.
d) Quanto ao tipo (tipologia)
De acordo com a sua utilização as espécies documentais recebem funções específicas dentro 
das instituições, formando tipos documentais. Entende-se por tipo documental a “configuração 
que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”. Ex: Ata de reu-
nião, certidão de casamento, boletim de frequência e etc. A formação dos tipos documentais 
é feita por meio da junção: espécie documental e função (atividade), conforme tabela abaixo:
Espécie Documental 
Documental
Função 
(Atividade) Tipologia 
Boletim Ocorrência Boletim de Ocorrência
Certidão Nascimento Certidão de Nascimento
5. Teoria das Três Idades 
É fundamentada na divisão do ciclo de vida dos documentos em três fases distintas, conforme 
os valores documentais e a freqüência de uso para a instituição produtora.
Valores Documentais
O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliação documen-
tal: o valor primário ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que deve ser 
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temporariamente preservado por razões administrativas, legais ou fiscais; e o valor secundário 
ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos para outros 
fins que não aqueles para os quais foram criados. O valor secundário deve ser preservado de 
maneira definitiva pela instituição ele se divide em probatório (quando comprova a existência, 
o funcionamento e as ações da instituição) ou informativo (quando contém informações essen-
ciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa).
Idades Documentais
a) 1ª Idade (fase corrente): também conhecida como fase ativa, é composta pelos documen-
tos que possuem maior potencial de uso dentro das instituições e devem ser guardados em 
locais próximos aos de sua produção, para facilitar o acesso. Nesta fase, os documentos são 
de acesso restrito ao setor que os produziu, tendo em vista que a sua criação decorre das 
atividades por ele desempenhadas. No entanto, o acesso pode ser facultado a outros seto-
res da instituição, mediante requerimento encaminhado pelo solicitante.
b) 2ª Idade (fase intermediária): conhecida também como fase semiativa, é composta por do-
cumentos de consulta eventual para a instituição produtora. O arquivamento desses docu-
mentos pode ser feito em local distinto daquele em que foram produzidos, com a finalida-
de de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção. Nesta fase os arquivos aguardam 
a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou a guarda permanente.
c) 3º Idade (fase permanente): também chamada de fase inativa, é composta por documen-
tos que perderam o uso administrativo e que são preservados em função do seu valor his-
tórico, probatório e informativo – e por esta razão jamais poderão ser eliminados. Os do-
cumentos desta fase, resguardadas as restrições de sigilo, têm o seu acesso franqueado 
(liberado). Os documentos que provam a origem/criação da instituição (contrato social, ato 
constitutivo); sua evolução (relatório de atividades) e seu funcionamento (ato normativo, 
estatuto, regimento interno) são considerados de guarda permanente.
Esquema Representativo – Teoria das Três Idades
Arquivo 
Intermediário
Arquivo 
Permanente
*Transferência *Recolhimento
*Recolhimento
Valor Primário Valor Secundário
Arquivo Corrente
Operações de destinação:
*transferência: passagem de documentos à fase intermediária
*recolhimento: passagem de documentos à fase permanente
 
www.acasadoconcurseiro.com.br18046. Arquivos Correntes 
Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituição produtora, 
e são utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a tomada de de-
cisões, avaliação de processos, controle das tarefas e etc. As principais atividades desempenha-
das nesta fase são: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta e destinação.
6.1 Protocolo
Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitação dentro das áreas 
e setores da instituição; para que esta documentação não se perca, é necessário exercer o 
controle de sua movimentação por meio de instrumentos próprios que garantam sua localização 
e segurança. 
6.1.1 Rotinas de Protocolo
Para alcançar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades:
 • recebimento: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas 
categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata 
de conteúdo de interesse pessoal. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e 
sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da 
análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento 
recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de 
natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários. 
 • registro: os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em 
sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome 
do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos.
 • autuação: refere-se a criação de processo.
 • classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria 
de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa 
é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse 
instrumento.
 • movimentação (expedição/distribuição): consiste na entrega dos documentos aos 
respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de 
trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos.
 • controle da tramitação: são as operações destinadas a registrar a localização do documento 
dentro da instituição. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo 
ou por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao 
processo de controle de tramitação.
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6.1.2 Procedimentos Administrativos 
Além das atividades citadas no tópico anterior, no protocolo são realizados procedimentos 
administrativos que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espécie 
documental denominada processo e a outra que trata da espécie documental denominada 
correspondência. 
6.1.2.1 Processo
6.1.2.1.1 Definição
Entende-se por processo o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sen-
do organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.
6.1.2.1.2 Abertura (atuação)
Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja 
relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, 
despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição. A autuação 
de documentos avulsos para formação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou 
solicitação requerer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas.
A abertura de processos não digitais deverá ser feita no protocolo ou unidade protocolizadora, 
a partir de uma peça preferencialmente original, ou de uma cópia autenticada. Nos processos 
digitais a autuação poderá ser realizada por usuário autorizado, diretamente no sistema 
informatizado. 
6.1.2.1.3 Operações 
a) Desentranhamento
É a retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente. O 
desentranhamento poderá ocorrer por interesse da administração ou à pedido do interessado, 
sendo necessária inserção de “Termo de, desentranhamento” após último despacho , para re-
gistrar esta operação.
O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas 
ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento. 
Ressalta-se que é vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.
b) Desmembramento
É a separação de parte da documentação de um processo, para formar outro mediante despa-
cho da autoridade, utilizando-se “Termo de Desmembramento”, para registrar este retirada.
 
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c) Juntada
È a união de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade 
correspondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. A juntada será 
realizada por meio da anexação ou apensação.
Juntada por anexação – é a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s) 
a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo 
interessado e que contenham o mesmo assunto. A anexação é realizada quando há a 
dependência entres processos. A dependência será caracterizada quando for possível 
definir um processo como principal e um ou mais como acessórios. 
No quadro abaixo estão alguns exemplos que caracterizam os processos principais e 
acessórios:
Processo Principal Processo Acessório
Aquisição de Material Prestação de Contas
Licença sem vencimentos Cancelamento de Licença
Juntada por apensação – é a união provisória de um ou mais processos a um processo 
mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhan-
tes, com o mesmo interessado ou não, conservando cada processo a sua identidade e in-
dependência. Sempre que ocorre uma juntada por apensação, os processos passam a tra-
mitar juntos e o acréscimo de novas folhas deverá ocorrer somente no processo principal. 
d) Desapensação
Consiste na separação física de processos apensados. A desapensação deverá ocorrer antes do 
arquivamento do(s) processo(s).
6.2 Avaliação de Documentos
Tendo em vista que é impossível preservar tudo que é acumulado pelas instituições, e o fato de 
existirem documentos de guarda temporária e outros de guarda definitiva, deve-se estabelecer 
critérios para realizar a avaliação dos documentos.
Tabela de Temporalidade
Para avaliar os documentos, deverá ser constituída, em cada instituição, uma comissão mul-
tidisciplinar, formado por servidores de suas diversas áreas técnicas denominada Comissão 
Permanente de Avaliação. Tal comissão será responsável pela elaboração da tabela de tem-
poralidade de documentos, Instrumento resultante da avaliação que define prazos de iguarda 
dos documentos nas fases corrente e intermediária, sua destinação final (eliminação ou guarda 
permanente, bem como a alteração de suporte).
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A tabela de temporalidade possui as seguinte características:
 • fornece informações sobre a alteração do suporte da informação, ou seja, define quais do-
cumentos serão digitalizados ou microfilmados pela instituição;
 • é elaborada por uma Comissão Permanente de Avaliação, composta por servidores respon-
sáveis pelos setores da instituição. 
 • para ser aplicada aos documentos da instituição, a tabela deverá ser aprovada por autori-
dade competente.
 • ao prazos se baseiam na legislação em vigor.
Os prazos de guarda definidos pela Tabela de Temporalidade baseiam-se na legislação em vigor. 
Os documentos de arquivo não cumprem um prazo de guarda único, este período de retenção 
varia de acordo com o documento e de acordo com a respectiva tabela. Assim não se pode 
afirmar que todos os documentos de arquivo ficam 5 anos na fase corrente, ou quese tornarão 
de guarda permanente após 40 anos da sua produção. O quadro a seguir foi extraído da Tabela 
utilizada pelo Poder Executivo Federal e demonstra alguns exemplos da temporalidade de do-
cumentos.
Figura 2 – Recorte de Tabela de Temporalidade – Resolução nº 14/2001 do Conarq
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA
DESTINAÇÃO 
FINAL OBSERVAÇÕESFASE 
CORRENTE
FASE INTER-
MEDIÁRIA
001 
MODERNIZAÇÃO 
E REFORMA 
ADMINISTRATIVA 
PROJETOS, 
ESTUDOS E 
NORMAS
Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente
002 PLANOS, 
PROGRAMAS 
E PROJETOS 
DETRABALHO-
5 anos 9 anos Guarda permanente
010 
ORGANIZAÇÃO E 
FUNCIONAMENTO
Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente
 
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6.3 Arquivamento 
6.3.1 Arquivamento de Documentos
O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares próprios, como caixas e pas-
tas, de acordo com um método de ordenação previamente estabelecido, e na guarda destas 
embalagens (caixas e pastas) em mobiliários específicos, como estantes e arquivos de aço. Para 
que os arquivos se tornem acessíveis é necessário que eles sejam corretamente arquivados de 
maneira a agilizar sua recuperação. Antes do arquivamento, os documentos devem ser devida-
mente classificados de acordo com a função ou atividade a que se referem; esta tarefa é execu-
tada com o auxílio do plano de classificação.
Plano de classificação
Instrumento que reflete as funções/atividades da empresa que deram origem aos documentos, 
ele serve para orientar a operação de arquivamento e recuperação da informação. O plano tem 
a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituição 
no exercício de suas atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agru-
par os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as 
tarefas arquivísticas relacionadas ao processamento técnico da informação.
Para ilustrar este instrumento segue abaixo um exemplo de Plano de Classificação utilizado 
pelo Poder Executivo Federal
Modelo de Plano de Classificação
000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA.
010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
012 COMUNICAÇÃO SOCIAL
034 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL
Operações de Arquivamento
Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a 
sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento: 
 • inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o 
ele seguirá para o arquivamento. 
 • estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de 
outros documentos que tratam de matéria semelhante.
 • classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de 
assunto sob a qual sejam recuperados.
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 • codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquiva-
mento adotado: letras, números, cores.
 • ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação 
dadas. Para facilitar a ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escani-
nhos.
 • guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou 
estante.
Métodos de Arquivamento
Para que os documentos de arquivo estejam acessíveis é necessário que eles sejam bem orde-
nados e arquivados. O arquivamento é feito por meio de métodos específicos que chamamos 
de métodos de arquivamento. 
A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos 
a serem arquivados e da estrutura da organização acumuladora. A instituição adotar quantos 
forem necessários para bem organizar seus documentos.
Pode-se dividi-los em duas classes:
a) métodos padronizados: dividem-se em variadex, automático e soundex. Esta obra abor-
dará somente o variadex, visto que os demais métodos padronizados não têm aplicação 
prática nos arquivos brasileiros..
 • variadex: utiliza a combinação de cores e letras para o arquivamento dos documentos. 
Cada seqüência de letras recebe uma cor específica. 
Ex:
sequência a,b,c,d,e.............prata
sequência f,g,h,i,j................ouro
b) métodos básicos: dividem-se em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.
 • alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é 
feita de acordo com as regras de alfabetação.
 • geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de bus-
ca. O método geográfico organiza os documentos conforme dois seguintes critérios: por 
estado, país ou cidade.
 • numérico: utiliza números para a recuperação da informação sã. Divide-se em simples, cro-
nológico e dígito-terminal.
 
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Simples os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada ou registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabétic
Cronológico utiliza número e data como forma de localização da informação.
Dígito-
terminal
os documentos são arquivados conforme uma seqüência numérica composta de 
seis dígitos que são divididos em três pares. A leitura da seqüência se dá da direita 
para a esquerda. 
Ex: o número 170482 será divido em três pares que serão lidos da direita para 
esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro. 
 • ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem.
Divide-se em:
 • alfabético: os assuntos são divididos conforme a ordenação dicionária e a ordenação 
enciclopédica. 
Dicionário Enciclopédico
 • Assuntos isolados são dispostos 
alfabeticamente conforme a 
sequência das letras
Exemplo:
Sistemas de arquivos
Sistemas de biblioteca
Sistemas de processamento de 
dados
Venda de publicações
 • Assuntos correlatos são agrupados 
sob títulos gerais e dispostos 
alfabeticamente.
Exemplo:
Sistemas
de arquivos
de bibliotecas 
de processamento de dados
Venda de publicações
 • numérico: os assuntos recebem números específicos. Divide-se em decimal, duplex e 
unitermo.
Decimal Duplex
 • Expansão limitada de classes (10),
 • As subdivisões são representadas por 
“pontos”. 
Ex: 211 Cursos
211.1 Extensão
211.2 Formação
 • Expansão ilimitada de classes,
 • As subdivisões são representadas por 
“traços”. 
Ex: 2-1-1 Cursos
2-1-1-1 Extensão
2-1-1-2 Formação
 • Unitermo
Criam-se fichas a partir de termos utilizados 
pela instituição. Cadastra, na ficha, os números 
dos documentos que contêm a palavra nela 
registrada. 
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Sistemas de Busca
A busca dos documentos é realizada por meio de dois grandes sistemas: o sistema direto, onde 
a busca é feita diretamente no local onde o documento está arquivado; e por meio do sistema 
indireto, que é aquele em que a busca é feita com a ajuda de índices ou de instrumentos auxi-
liares.
Os métodos alfabético e geográfico são os únicos métodos do sistema direto, ou seja, os únicos 
métodos que não adotam índices. Os métodos numéricos são do sistema indireto, portanto, 
adotam índices para a localização dos documentos. 
Além destes dois grandes sistemas de busca, existe outro chamado semi- indireto O método al-
fanumérico, que combina letras e números, é o único que integra este último sistema de busca. 
7. Empréstimo
No arquivo a atividade de empréstimo dever ser formalizada por meio de um indicador, deno-
minado guia-fora, colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental 
para assinalar a sua remoção temporária. A guia-fora tem como finalidades: a cobrança de pas-
tas ou documentos que não tenham sido devolvidos no prazo estipulado, e facilitar o rearquiva-
mento de documentos.
8. Arquivos Intermediários
Nesta fase, os documentos apresentam baixa freqüência de uso para a instituição acumulado-
ra; no entanto, por razões administrativas,devem ainda ser mantidos no arquivo até que seja 
estabelecida a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Com 
a finalidade de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção e utilização, os documentos 
da fase intermediária podem ser arquivados em locais distantes daquele em que foram produ-
zidos. Os depósitos de guarda intermediária devem possuir grande capacidade de armazena-
mento, eles são construídos com materiais e equipamentos de baixo custo e utilizam sistemas 
de segurança para a prevenção de desastres. 
Atividades
Para cumprir a sua função, os arquivos intermediários executam as seguintes atividades:
 • coordenação do recebimento de documentos da fase corrente: recebe os documentos en-
viados pelos setores a realiza a conferência e o arquivamento das caixas:
 • atendimento a consultas dos setores/órgãos depositantes quando os documentos forem 
solicitados
 • aplicação da tabela de temporalidade ao documentos que ainda não tiverem sua destina-
ção estabelecida.
 
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 • seleção de documentos: separa os documentos sem que serão eliminados daqueles que 
serão recolhidos á guarda permanente
 • recolhimento (envio) de documentos à fase permanente. 
9. Arquivos Permanentes
Os arquivos permanentes são formados pelos documentos que constituem o patrimônio arqui-
vístico da instituição, seja pelo seu valor informativo ou pelo valor histórico; estes valores estão 
relacionados ao potencial de pesquisa dos documentos como forma de criar um memorial das 
decisões passadas da instituição. A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, ar-
ranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos
Atividades
Para cumprir a função de disponibilizar as informações sob sua guarda, os arquivos permanen-
tes devem executar um conjunto de atividades destinadas à organização e disponibilização dos 
documentos. Segundo Paes, Marilena (Arquivo: teoria e prática, 2004), as principais atividades 
dos arquivos permanentes são: 
 • Arranjo
 • Descrição
 • Publicação
 • Conservação
 • Referência.
Arranjo: 
Consiste na reunião e ordenação dos conjuntos documentais de acordo com a estrutura admi-
nistrativa que os originou ou conforme as funções/atividades executadas por essa entidade. 
Assim sendo, o arranjo pode ser o estrutural, no qual os documentos são organizados a partir 
da estrutura administrativa da entidade produtora, ou funcional, onde a ordenação tem por 
eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora. As atividades de arranjo são do tipo 
físicas e intelectuais: as físicas são aquelas destinadas ao arquivamento e armazenamento dos 
documentos, enquanto que as intelectuais estão relacionadas a análise dos documentos quan-
to à sua forma, origem funcional e conteúdo
Descrição
Compreende o conjunto de procedimentos que visa disponibilizar aos pesquisadores as infor-
mações contidas no arquivo, por meio da elaboração de instrumentos de pesquisa. Estes ins-
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trumentos identificam, representam e localizam os documentos de arquivo, possibilitando o 
acesso e controle do acervo. 
Os principais tipos de instrumentos de pesquisa são: o guia, o inventário, o catálogo, o catálo-
go seletivo, a edição de textos e o índice.
 • guia: o primeiro e mais importante instrumento de pesquisa a ser desenvolvido pelo arqui-
vista é o guia, que fornece uma visão de conjunto dos fundos que a instituição abriga. Per-
mite o pesquisador identificar os conjuntos documentais de seu interesse e tomar ciência 
das condições de consulta;
 • inventário: instrumento de pesquisa que descreve as unidades de arquivamento de um 
fundo, ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica;
 • catálogo: instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo, 
ou de uma ou mais de suas subdivisões, toma por base a peça documental, respeitada ou 
não a ordem de classificação;
 • catálogo seletivo (repertório): traz relação seletiva de documentos pertencentes a uma ou 
mais fundos e no qual cada peça integrante de uma unidade de arquivamento é descrita 
minuciosamente segundo critério temático, cronológico, onomástico (de nomes) ou geo-
gráfico.
 • edição de textos (edição de fontes): instrumento que descreve na íntegra alguns docu-
mentos do fundo de arquivo.
 • índice: é uma lista sistemática dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de 
documentos, disposta em determinada ordem para indicar a localização no texto. 
As principais normas de descrição arquivística são:
 • NOBRADE: Norma Brasileira de Descrição Arquivística
 • ISAD (G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística
Publicação
Os instrumentos de pesquisa, elaborados dentro de programa de descrição de documentos, 
podem ser publicados, em formato impresso, ou no site da institucional, para poder ser acessa-
dos e consultados pelo público.
Conservação de Documentos
São técnicas aplicadas ao documento e à sua área de guarda, visando manter condições ideais 
para a conservação do suporte da informação. Estas atividades visam diminuir os danos causa-
dos aos documentos de arquivo por meio de técnicas que permitam a preservação do suporte 
da informação. 
 
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Os fatores que causam danos aos documentos estão relacionados com sua própria estrutura 
(fatores intrínsecos), bem como aos agentes externos cuja ação prejudica o tempo de vida útil 
dos documentos (fatores extrínsecos); estes se dividem em:
a) agentes físicos: a luz, temperatura e a umidade são agentes físicos causadores de danos 
aos documentos. A luminosidade natural e a artificial devem ser evitadas, pois causam o 
enfraquecimento das fibras dos documentos. Para evitar o mofo e a proliferação de inse-
tos, os níveis de temperatura e umidade devem ser controlados de acordo com o tipo de 
suporte dos documentos.
Tipos de suportes Condições ambientais
Fotografias em preto e branco T 12ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5%
Fotografias em cor T 5ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5%
Registros magnéticos T 18ºC +/- 1ºC e UR 40% +/- 5%
b) agentes químicos: poluição atmosférica, tintas, gases, oleosidade e objetos metálicos 
(clipes, grampos e hastes de metal).
c) agentes biológicos: insetos, microorganismos, homem, roedores, entre outros.
Para manter o tempo de vida útil dos documentos em meio as ameaças comentadas, torna-se 
necessária a aplicação das técnicas de conservação e restauração.
Técnicas de Conservação
As principais técnicas de conservação são :
a) alisamento: processo de conservação que consiste em colocar os documentos em bandejas 
de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%) 
durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida são passados à ferro, folha 
por folha, em máquinas elétricas.
b) higienização: é a retirada, por meio de técnicas apropriadas, objetos de metal, de poeira, 
e outros resíduos, com vistas à preservação. Pode ser feita por meio de panos, trinchas, pó 
de borracha, pinceis e escovas macios.
c) desinfecção/desinfestação: processo de destruição ou inibição da atividade de 
microorganismos; A fumigação é um exemplo de desinfestação.
d) restauração: são intervenções que visam a recuperação de documentos deteriorados ou a 
interrupção dos danos por eles sofridos. As principais técnicas de restauração são:
 • encapsulação: processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de 
poliéster transparente, cujas bordas são seladas; é considerado um dos mais modernos 
processos de restauração.
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 • laminação: processo em que se envolve o documento em papel de seda e acetato de ce-
lulose. Nesta técnica, a durabilidade e as qualidades do papel são asseguradas sem perda 
da legibilidade e da flexibilidade, tornando o documentoimune à ação de fungos e pragas. 
 • reenfibragem: preenche as falhas dos documentos com polpa de papel;
 • banho de gelatina: consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o 
que aumenta sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a 
passagem dos raios ultravioleta e infravermelhos. Desvantagem: os documentos tornam-se 
suscetíveis ao ataque dos insetos e fungos.
Referência
Esta atividade visa ao estabelecimento de políticas de acesso e de uso dos documentos. Enten-
de-se por política de acesso os procedimentos a serem adotados em relação ao que pode ser 
consultado. Cabe ao arquivo estabelecer a liberação ou restrição de acesso, após analisar os 
aspectos políticos e legais que envolvem as informações, bem como o direito de terceiros. 
A atividade de referência também inclui a promoção de exposições de documentos e a realiza-
ção de atividades culturais como cursos e palestras.
10. Gestão de Documentos
A grande quantidade de documentos acumulados no cotidiano das empresas só se constitui 
em um importante recurso se for gerido desde a criação até a destinação final, e ainda se for 
corretamente disponibilizado à administração que o produziu.
A gestão documental tem a finalidade de controlar os documentos durante o seu ciclo de vida, 
com vista à racionalização e eficiência na criação, manutenção, uso primário e avaliação dos 
mesmos.
A gestão de documentos é definida como o “conjunto de procedimentos referentes às ativida-
des de produção, tramitação, uso e avaliação e arquivamento dos documentos em fase corren-
te e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.” (Lei 
nº.8.159/91). A implantação da gestão de documentos acontece por meio de três etapas:
 • produção: consiste na elaboração de documentos conforme a sua essencialidade para a 
administração; prevê o estabelecimento de critérios para a padronização de formulários, 
correspondências e demais documentos gerados, e orientações para a utilização racional 
dos recursos informáticos e de reprodução. A produção racionalizada reduz custos com a 
produção de documentos e facilita o seu manuseio.
 • utilização: inclui as atividades de protocolo, organização e arquivamento de documentos 
em fase corrente e intermediária; contempla a elaboração de normas de acesso e recupe-
ração da informação. 
 • destinação: etapa que estabelece a destinação final dos documentos, mediante a análise 
dos valores que eles apresentam para a instituição produtora. 
 
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Objetivos da Gestão de Documentos
Segundo o Arquivo Nacional (Gestão de Documentos – Conceitos e Procedimentos Básicos, 
1995) a gestão de documentos tem os seguintes objetivos: 
 • assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de do-
cumentos;
 • melhorar a eficiência da administração acumuladora dos documentos;
 • garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária 
ao governo e aos cidadãos;
 • contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente 
por seus valores histórico e científico;
 • assegurar a eliminação dos documentos desprovidos de valor 
 • assegurar o uso adequado das técnicas de alteração do suporte da informação (digitaliza-
ção/microfilmagem) e de processamento automatizado de dados e outras técnicas avança-
das de gestão da informação
11. Automação 
11.1 Alteração do suporte
a) Microfilmagem
É a técnica de produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente 
reduzido. Este procedimento, que encontra respaldo na legislação brasileira, possibilita a 
redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como a preservação 
dos documentos originais.
O microfilme, as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos 
filmes produzirão os mesmos efeitos jurídicos do documento originalmente microfilmado, 
desde que obedecidos os critérios e padrões estabelecidos na Lei nº 5.433, de 8 de maio de 
1968, que “regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências”. Para 
serem microfilmados, os documentos devem apresentar uma organização que possibilite 
a recuperação das informações neles contidas e devem estar previamente avaliados. Cabe 
ressaltar que é obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original. 
Estes exemplares serão mantidos em local distinto.
Os documentos podem ser eliminados após a microfilmagem, exceto aqueles considerados de 
valor permanente. Estes deverão ser mantidos no arquivo após passarem por esta alteração do 
suporte. 
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b) Digitalização
A digitalização tem como finalidade promover o acesso rápido das informações arquivísticas, 
reduzir os danos causados ao suporte original e agilizar a execução das atividades 
administrativas. O processo constitui na captura de imagens analógicas para a conversão em 
formato digital, por meio de um scanner, e permite a disponibilização dos documentos na 
internet e intranet, bem como o seu acesso simultâneo por diversos usuários. 
Segundo a lei nº 12.682/2012 o processo de digitalização deverá ser realizado de forma a 
manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento 
digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves 
Públicas Brasileira - ICP - Brasil. 
11.2 Preservação de Documentos Digitais
Medidas Quando se fala em medidas de preservação para documentos em suporte tradicional, 
fala-se de vida útil por décadas. Contudo, quando se fala em programas e equipamentos 
utilizados para a recuperação e o processamento das informações armazenadas essa 
durabilidade é reduzida para anos ou meses.
Como medida de preservação de documentos de guarda permanente recomenda-se efetuar:
a) emulação – processo de simulação de parte de um equipamento ou programa, de forma a 
disponibilizar o acesso a um processo lógico em seu formato original. 
b) migração – processo de alteração do suporte ou de atualização ou alteração do programa 
(atualização do formato e caracteres do documento ou dado) ou conjugação desses dois.
c) definição de formatos adequados – para a geração de matrizes e derivadas em formatos 
de arquivo digitais, recomenda-se sempre a adoção dos formatos abertos (open sources) 
por permitirem melhores condições de acesso e preservação em longo prazo, e uma menor 
dependência de software e hardware.
11.3 e-ARQ Brasil
O e-ARQ Brasil é uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/
recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a 
fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. Além disso, o 
e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais. 
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão 
Arquivística de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que 
for desenvolvido e/ou implantado. Entende-se por SIGAD o um conjunto de procedimentos e 
operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado 
por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de 
softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação 
destes.
 
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O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os 
convencionais. No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referências 
sobre os documentos e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso 
são feitos por meio do SIGAD.
Segundo resolução nº 27 do Conselho Nacional de Arquivos, um SIGAD deve ser caracterizado 
pelos seguintes requisitos:a) captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de
b) documentos arquivísticos;
c) captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do 
documento arquivístico como uma unidade complexa;
d) gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica 
entre os documentos;
e) implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos 
desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, 
documental e tecnológico);(...)
12. Órgãos /Sistemas de Arquivo
De acordo com a legislação Arquivística, identifica-se a existência dos seguintes órgãos/siste-
mas de arquivo:
a) Arquivo Nacional: órgão que possui entre outras competências, a gestão e o recolhimento 
dos documentos acumulados pelo Poder Executivo Federal.
“Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos 
produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar 
e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e imple-
mentar a política nacional de arquivos. (Art. 18 da Lei 8.159/91)”
b) CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos): define a política nacional de arquivos públicos e 
privados. O Conarq é o órgão central do SINAR. 
“O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão colegiado, vinculado 
ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 
1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e 
privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão docu-
mental e à proteção especial aos documentos de arquivo.(Art. 1º do Decreto 
4073/2002)”
c) SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): tem a finalidade de implementar a política nacional 
de arquivos públicos e privados. O SINAR foi criado pelo decreto 4.073/02.
“O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos pú-
blicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documen-
tos de arquivo. .(Art. 10 do Decreto 4073/2002)”
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13. Diagnóstico
Trata-se de uma ferramenta de conhecimento da situação dos arquivos da instituição. É utiliza-
do como ponto de partida das ações arquivísticas a serem realizadas, tais como a organização 
de arquivos e a elaboração dos instrumentos de gestão arquivística.
O diagnóstico é feito a partir de um levantamento de dados da instituição e do seu acervo, por 
meio de entrevistas, questionários e observação direta dos arquivos da instituição, conforme 
detalhamento abaixo. 
Dados da instituição
Coleta de dados referentes à instituição e suas funções, por meio do exame documentos, como 
por exemplo, regimento, estatuto, regulamento e organograma. 
Dados do acervo
Engloba a coleta de dados quantitativos e qualitativos do acervo
a) Dados Quantitativos
 • Quantidade de documentos expressa de acordo com as regras aceitas universalmente.
Tipo de Suporte Unidade de Medida
Papel metro linear
Especial (fotografias, cd’s, dvd’s) unidade, dimensões
b) Dados Qualitativos
Engloba os levantamento dos seguintes dados:
 • Características diplomáticas – tipologias documentais – que os individualizam
 • Conteúdos informacionais genéricos, expressos de modo sintético e hierárquico
 • Unidades físicas de arquivamento, isto é, a movelaria e as embalagens utilizadas
 • O modo original de arquivamento – classificação, avaliação, descrição – mesmo que empí-
rico e baseado no senso comum
 • A existência e o modo de uso de tecnologias da informação
 • As características das instalações e a situação dos acervos no que refere a preservação
 
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Objetivos do Diagnóstico
Os principais objetivos do diagnóstico são: identificar problemas e as possibilidades de melho-
ria e fornecer informações para a elaboração do plano de classificação e da tabela de tempora-
lidade, que são considerados instrumentos de gestão arquivística.
Tipos de Diagnóstico
Existem dois tipos de diagnóstico, o maximalista e o minimalista, que serão detalhados abaixo.
 • maximalista: consiste no levantamento da situação arquivística do conjunto de organiza-
ções que forma um governo federal, estadual ou municipal. Também pode ser realizado a 
partir do estudo de “famílias” de organizações similares na busca de problemas e soluções 
paradigmáticas; 
 • minimalista: consiste na observação dos problemas arquivísticos da organização, no estu-
do de caso e na procura de soluções para os problemas detectados.
RECORTES DA LEGISLAÇÃO
LEI Nº 8.159, 
DE 08 DE JANEIRO DE 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos 
públicos e privados e dá outras providências
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e 
eu sanciono a seguinte Lei:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão docu-
mental e a proteção especial a documentos de 
arquivos, como instrumento de apoio à admi-
nistração, à cultura, ao desenvolvimento cientí-
fico e como elementos de prova e informação.
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins 
desta Lei, os conjuntos de documentos produ-
zidos e recebidos por órgãos públicos, institui-
ções de caráter público e entidades privadas, 
em decorrência do exercício de atividades es-
pecíficas, bem como por pessoa física, qualquer 
que seja o suporte da informação ou a natureza 
dos documentos.
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o 
conjunto de procedimentos e operações técni-
cas referentes à sua produção, tramitação, uso, 
avaliação e arquivamento em fase corrente e in-
termediária, visando a sua eliminação ou reco-
lhimento para guarda permanente.
CAPÍTULO II
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos, no exercí-
cio de suas atividades, por órgãos públicos de 
âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e 
municipal em decorrência de suas funções ad-
ministrativas, legislativas e judiciárias.
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§ 1º São também públicos os conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos por 
instituições de caráter público, por entida-
des privadas encarregadas da gestão de ser-
viços públicos no exercício de suas ativida-
des.
§ 2º A cessação de atividade de instituições 
públicas e de caráter público implica o reco-
lhimento de sua documentação à instituição 
arquivística pública ou a sua transferência à 
instituição sucessora.
Art. 8º Os documentos públicos são identifica-
dos como correntes, intermediários e perma-
nentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes 
aqueles em curso ou que, mesmo sem mo-
vimentação, constituam objeto de consul-
tas freqüentes.
§ 2º Consideram-se documentos interme-
diários aqueles que, não sendo de uso cor-
rente nos órgãos produtores, por razões de 
interesse administrativo, aguardam a sua 
eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os con-
juntos de documentos de valor histórico, 
probatório e informativo que devem ser de-
finitivamente preservados.
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos 
por instituições públicas e de caráter público 
será realizada mediante autorização da institui-
ção arquivística pública, na sua específica esfera 
de competência.
Art. 10 Os documentos de valor permanente 
são inalienáveis e imprescritíveis
Decreto nº 4073, de 3 de Janeiro de 2002 – Re-
gulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 
1991, que dispõe sobre a política nacional de 
arquivos públicos e privados.
CAPÍTULO III 
DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
 Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de 
documentos:
I – produzidos e recebidos por órgãos e en-
tidades públicas federais, estaduais, do Dis-
trito Federal e municipais, em decorrência 
de suas funções administrativas, legislativas 
e judiciárias; (..)
III – produzidos e recebidos pelas empresas 
públicase pelas sociedades de economia 
mista;
IV – produzidos e recebidos pelas Organiza-
ções Sociais, definidas como tal pela Lei no 
9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servi-
ço Social Autônomo Associação das Pionei-
ras Sociais, instituído pela Lei no 8.246, de 
22 de outubro de 1991.
LEI N° 5.433, 
DE 8 DE MAIO DE 1968
Regula a microfilmagem de 
documentos oficiais e dá outras 
providências.
Art. 1º É autorizada, em todo o território 
nacional, a microfilmagem de documentos 
particulares e oficiais arquivados, estes de 
órgãos federais, estaduais e municipais.
§1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim 
como as certidões, os traslados e as cópias 
fotográficas obtidas diretamente dos filmes 
produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora 
dele.
Art. 2º Os documentos de valor histórico não 
deverão ser eliminados, podendo ser arquivados 
em local diverso da repartição detentora dos 
mesmos.
 
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DECRETO Nº 1.799, 
DE 30 DE JANEIRO DE 1996
Regulamenta a Lei nº 5433, de 8 de maio de 
1968, que regula a microfilmagem de documen-
tos oficiais, e dá outras providências.
Art. 1º A microfilmagem, em todo território 
nacional, autorizada pela Lei nº 5.433, de 8 de 
maio de 1968, abrange a dos documentos ofi-
ciais ou públicos, de qualquer espécie e em 
qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos 
órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legis-
lativo, da Administração Indireta, da União, dos 
Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, 
bem como a dos documentos particulares ou 
privados, de pessoas físicas ou jurídicas.(...)
(...)Art. 3º Entende-se por microfilme, para fins 
deste Decreto, o resultado do processo de re-
produção em filme, de documentos, dados e 
imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, 
em diferentes graus de redução.
Art. 5º A microfilmagem, de qualquer espécie, 
será feita sempre em filme original, com o mí-
nimo de 180 linhas por milímetro de definição, 
garantida a segurança e qualidade de imagem e 
de reprodução.
§ 1º Será obrigatória, para efeito de segu-
rança, a extração de filme cópia, do filme 
original.
§ 2º Fica vedada a utilização de filmes atua-
lizáveis de qualquer tipo, tanto para a con-
fecção do original como para a extração de 
cópias.
§ 3º O armazenamento do filme original de-
verá ser feito em local diferente do seu fil-
me cópia.
Art. 6º Na microfilmagem poderá ser utilizado 
qualquer grau de redução, garantida a legibili-
dade e a qualidade de reprodução.
Parágrafo único. Quando se tratar de ori-
ginal cujo tamanho ultrapasse a dimensão 
máxima do campo fotográfico do equipa-
mento em uso, a microfilmagem poderá 
ser feita por etapas, sendo obrigatória a re-
petição de uma parte da imagem anterior 
na imagem subseqüente, de modo que se 
possa identificar, por superposição, a conti-
nuidade entre as seções adjacentes micro-
filmadas.
Art. 9º Os documentos da mesma série ou se-
quência, eventualmente omitidos quando da 
microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não 
apresentarem legibilidade, por falha de opera-
ção ou por problema técnico, serão reproduzi-
dos posteriormente, não sendo permitido corte 
ou inserção no filme original.
Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em 
estudo, poderão, a critério da autoridade com-
petente, ser microfilmados, não sendo permiti-
da a sua eliminação até a definição de sua des-
tinação final
Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias 
em papel ou em filme de documentos microfil-
mados, para produzirem efeitos legais em juízo 
ou fora dele, terão que ser autenticados pela 
autoridade competente detentora do filme ori-
ginal.
LEI Nº 12.682, de 9 de Julho de 2012 
Dispõe sobre a elaboração 
e o arquivamento em meios 
eletromagnéticos
Art. 1º A digitalização, o armazenamento em 
meio eletrônico, óptico ou equivalente e a 
reprodução de documentos públicos e privados 
serão regulados pelo disposto nesta Lei. 
Parágrafo único. Entende-se por digitaliza-
ção a conversão da fiel imagem de um do-
cumento para código digital. 
Art. 2o (VETADO).
Art. 3º O processo de digitalização deverá ser 
realizado de forma a manter a integridade, 
a autenticidade e, se necessário, a 
confidencialidade do documento digital, com 
o emprego de certificado digital emitido no 
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âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas 
Brasileira – ICP – Brasil. 
Parágrafo único. Os meios de armazena-
mento dos documentos digitais deverão 
protegê-los de acesso, uso, alteração, re-
produção e destruição não autorizados. 
Art. 4º As empresas privadas ou os órgãos da 
Administração Pública direta ou indireta que 
utilizarem procedimentos de armazenamento 
de documentos em meio eletrônico, óptico 
ou equivalente deverão adotar sistema 
de indexação que possibilite a sua precisa 
localização, permitindo a posterior conferência 
da regularidade das etapas do processo adota-
do.
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Questões
1. (Cespe DPF – Agente Administrativo – 
2014) 
Um conjunto de documentos em suporte 
papel produzidos e(ou) recebidos por deter-
minado órgão, durante o desenvolvimento 
de suas atividades específicas ou atividades 
de suporte, consiste em um arquivo
( ) Certo   ( ) Errado
2. (Cespe – MI – 2013)
O material de referência ou informação não 
orgânica utilizado nos setores de trabalho, é 
considerado documento de arquivo. 
( ) Certo   ( ) Errado
3. (Cespe – MPS – 2010)
Pode-se denominar arquivo também a ins-
tituição ou o serviço que tem a custódia de 
documentos, com a finalidade de fazer o 
processamento técnico, garantir a conser-
vação e promover a utilização dos arquivos.
( ) Certo   ( ) Errado
4. (Cespe – ABIN – 2010)
Quando separado do seu conjunto, ou seja, 
do todo ao qual pertence, o documento de 
arquivo perde muito do seu significado.
( ) Certo   ( ) Errado
5. (Cespe – TJ-RR – 2012)
O arquivo caracteriza-se por ser um con-
junto orgânico, resultado das atividades de 
uma pessoa física ou jurídica, e não uma co-
leção de documentos de diversas fontes. 
( ) Certo   ( ) Errado
6. (Cespe – DPF – 2014)
A função de prova do documento de ar-
quivo evidencia-se não só pelo fato de o 
documento poder ser levado a juízo para 
comprovar determinada informação, mas, 
também, pela capacidade desse material de 
testemunhar as atividades que lhe deram 
origem.
( ) Certo   ( ) Errado
7. (Cespe – TCE-RO – 2013)
A presença de peças tridimensionais em um 
conjunto documental indica que o material 
analisado não é um arquivo.
( ) Certo   ( ) Errado
8. (Cespe – IBAMA – 2012)
Os arquivos de uma organização pública 
podem ser constituídos de documentos ori-
ginários das atividades meio e fim e produ-
zidos em variados suportes documentais, 
inclusive o digital.
( ) Certo   ( ) Errado
9. (CNJ – 2013)
O arquivo do CNJ refere-se à acumulação 
ordenada dos documentos que surgem 
como resultado da realização da missão ou 
dos objetivos dessa instituição
( ) Certo   ( ) Errado
10. (Cespe – MDIC – 2014)
Os arquivos gerais são localizados nas uni-
dades político-administrativas de uma or-
ganização e cumprem a função de arquivos 
correntes.
( ) Certo   ( ) Errado
 
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11. (Cespe – CNJ – 2013)
Uma característica do documento de arqui-
vo é o seu inter-relacionamento com outros 
documentos e com a atividade da qual ele é 
resultado.
( ) Certo   ( ) Errado
12. (Cespe – MI – 2013)
Nos processos de trabalho, independen-
temente da natureza do negócio, as orga-
nizações públicas ou privadas produzem e 
recebem informações que, registradas, tor-
nam-se documentos de arquivo.
( ) Certo   ( ) Errado
13. (Cespe – EBC – 2011)
Arquivo de engenharia é considerado um 
tipo de arquivo especializado.
( ) Certo   ( ) Errado
14. (Cespe – UNIPAMPA – 2013)
Os arquivos de uma universidade são for-
mados apenas pela coleção de documentos 
relacionados ao ensino superior.
( ) Certo   ( ) Errado
Classificação dosDocumentos 
de Arquivo
15. (Cespe – MPU – 2013)
Relatório de atividades, ata de reunião e bo-
letim informativo são exemplos de tipos do-
cumentais que podem ser encontrados nas 
instituições públicas brasileiras.
( ) Certo   ( ) Errado
16. (Cespe DPF – Escrivão – 2009)
Documentos iconográficos são aqueles em 
formatos e dimensões variáveis, com repre-
sentações geográficas, arquitetônicas ou de 
engenharia. 
( ) Certo   ( ) Errado
17. (Cespe – CADE – 2014)
A categoria textual é um dos principais tipos 
documentais presentes nos órgãos públicos 
brasileiros.
( ) Certo   ( ) Errado
18. (Cespe – ABIN – 2010)
Carta, ofício, memorando, aviso, circular e 
relatório são exemplos de formatos docu-
mentais existentes em órgãos públicos. 
( ) Certo   ( ) Errado
19. (Cespe – TJ-RR – 2012)
Entre os gêneros documentais considerados 
documentos de arquivo se incluem docu-
mentos tridimensionais, textuais, audiovi-
suais e cartográficos.
( ) Certo   ( ) Errado
20. (Cespe – DPU – 2016)
Formulário é exemplo de tipo documental.
( ) Certo   ( ) Errado
21. (Cespe – MPU – 2013)
A junção de uma espécie documental com 
a função que lhe deu origem caracteriza o 
gênero documental. 
( ) Certo   ( ) Errado
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22. (Cespe – MPE-PI – 2012)
O tipo documental consiste na associação 
entre a espécie documental e a função que 
o documento representa. São exemplos de 
tipos documentais: o memorando, o ofício, 
o relatório, a carta e a fotografia.
( ) Certo   ( ) Errado
23. (Cespe – ANATEL – 2012)
Relatório de atividades anuais é um tipo do-
cumental.
( ) Certo   ( ) Errado
24. (Cespe – DPF – Agente Administrativo – 
2014)
O ofício, o memorando e o processo são 
exemplos de tipos documentais.
( ) Certo   ( ) Errado
25. (Cespe – FUB – 2015)
Situação hipotética: Uma instituição de en-
sino, com unidades em várias regiões do 
país, possui um arquivo geral que centraliza 
os documentos de todas as suas unidades 
vinculadas. Assertiva: Nessa situação, a cria-
ção desse arquivo geral deu-se em função 
da classificação dos arquivos pela natureza 
dos documentos
( ) Certo   ( ) Errado
26. (Cespe – STF – 2013)
Fotografias, diapositivos, desenhos e gravu-
ras fazem parte do gênero documental co-
nhecido como iconográfico. 
( ) Certo   ( ) Errado
Arquivo x Biblioteca
27. (Cespe – SERPRO – 2013)
Os documentos de arquivo podem ser ela-
borados em um único exemplar ou , em ca-
sos específicos, serem produzidos em um 
limitado número de cópias
( ) Certo   ( ) Errado
28. (Cespe – DPF – Escrivão – 2009)
O tamanho do acervo documental e a sua 
complexidade definem se o fundo de arqui-
vo de uma instituição pública ou privada é 
um fundo fechado ou aberto.
( ) Certo   ( ) Errado
29. (Cespe – TRE-BA – 2010)
Os documentos de arquivo devem ser orga-
nizados a partir dos mesmos princípios apli-
cados na organização das bibliotecas, prin-
cipalmente no que se refere aos métodos 
de classificação.
( ) Certo   ( ) Errado
30. (Cespe – MDIC – 2014)
Diferentemente da biblioteca, o arquivo 
não é uma coleção de documentos, mas 
uma acumulação natural de documentos. 
( ) Certo   ( ) Errado
31. (Cespe – TJ-RR – 2012)
Em regra, deve-se produzir mais de um 
exemplar de um documento de arquivo
( ) Certo   ( ) Errado
32. (Cespe – DPF – 2014)
Os documentos de arquivo são coleciona-
dos com finalidades culturais e sociais. 
( ) Certo   ( ) Errado
 
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33. (Cespe – MDIC – 2014)
Os documentos de interesse da instituição 
que tenham sido adquiridos por meio de 
compra, doação ou permuta deve ser consi-
derados como arquivos. 
( ) Certo   ( ) Errado
34. (Cespe – DR-PF – 2012)
A finalidade principal da produção e conser-
vação de documentos de um arquivo é fun-
cional.
( ) Certo   ( ) Errado
35. (Cespe – STF – 2013)
A diferença entre os arquivos e as bibliote-
cas pode ser reconhecida na função admi-
nistrativa que os arquivos têm para uma 
organização pública ou privada, diferente-
mente da função cultural das bibliotecas. 
( ) Certo   ( ) Errado
36. (Cespe – SERPRO – 2013)
Além dos documentos produzidos pelo 
SERPRO, são considerados documentos de 
arquivo aqueles colecionados por diversos 
motivos
( ) Certo   ( ) Errado
Princípios Arquivísticos
37. (Cespe – CNJ – 2013)
A manutenção de documentos agrupados 
de acordo com sua origem ou proveniência, 
medida essa que garante o potencial infor-
mativo dos arquivos, é resultado da aplica-
ção do conceito das três idades documen-
tais
( ) Certo   ( ) Errado
38. (Cespe – ANATEL – 2012)
A existência de um fundo de arquivo origi-
na-se do princípio da pertinência.
( ) Certo   ( ) Errado
39. (Cespe – ANCINE – 2012)
O princípio de proveniência, quando apli-
cado aos arquivos da ANCINE, gera um con-
junto de fundos documentais
( ) Certo   ( ) Errado
40. (Cespe – DPU – 2016)
Havendo necessidade de reversão de pro-
cedimento ou de tratamento empreendido 
em determinado arquivo, aplica-se o princí-
pio da pertinência. 
( ) Certo   ( ) Errado
41. (Cespe – Telebrás – 2015)
O princípio da territorialidade defende que 
os arquivos sejam mantidos, guardados e 
conservados nos locais onde foram acumu-
lados.
( ) Certo   ( ) Errado
42. (Cespe – STF – 2013)
O princípio arquivístico fundamental para 
as ações de organização dos arquivos é co-
nhecido como princípio da unicidade. 
( ) Certo   ( ) Errado
43. (Cespe – FUB – 2014)
O princípio da pertinência será aplicado nos 
casos em que houver necessidade de reclas-
sificar os documentos de arquivo por assun-
to, sem que se considerem a proveniência e 
a classificação original de cada documento.
( ) Certo   ( ) Errado
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Polícia Federal - Agente Administrativo – Arquivologia – Prof. Darlan Eterno
44. (Cespe – TCDF – 2014)
O princípio da proveniência permite identi-
ficar o fundo a que pertence determinado 
documento de arquivo.
( ) Certo   ( ) Errado
45. (Cespe – DPRF – 2013)
O princípio arquivístico que define e estabe-
lece o fundo de arquivo de uma instituição 
é o princípio da proveniência ou de respeito 
aos fundos.
( ) Certo   ( ) Errado
Órgãos/Sistemas de Arquivo
46. (Cespe – Ancine – 2012)
A ANCINE, por ser uma agência reguladora, 
não precisa seguir as orientações do Siste-
ma Nacional de Arquivos (SINAR)
( ) Certo   ( ) Errado
47. (Cespe – MPU – 2013)
Não compete ao Sistema Nacional de Arqui-
vos (SINAR) a implementação da politica na-
cional de arquivos privados.
( ) Certo   ( ) Errado
48. (Cespe – FUB – 2015)
Uma das finalidades do Arquivo Nacional é 
implementar a racionalização das ativida-
des arquivísticas, de forma a garantir a inte-
gridade do ciclo documental
( ) Certo   ( ) Errado
49. (Cespe – Anatel – 2012)
De acordo com legislação, os documentos 
permanentes das agências reguladoras de-
vem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.
( ) Certo   ( ) Errado
50. (Cespe – ANAC – 2012) Os documentos da 
ANAC considerados de valor permanente 
devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional. 
( ) Certo   ( ) Errado
51. (Cespe – MPU – 2013)
Compete ao Arquivo Nacional definir as 
normas gerais e estabelecer as diretrizes 
para o Sistema Nacional de Arquivos bem 
como promover o inter-relacionamento de 
arquivos públicos e privados.
( ) Certo   ( ) Errado
52. (Cespe – MPE - PI – 2012)
Competem ao Arquivo Nacional a gestão e o 
recolhimento dos documentos produzidos e 
recebidos pelos Poderes Executivo, Legisla-
tivo e Judiciário em âmbito federal. 
( ) Certo   ( ) Errado
Teoria das Três Idades
53. (Cespe – DPU – 2010)
As atividades típicas dos arquivos correntes 
são: o protocolo, a expedição, o arquiva-
mento, o empréstimo e a consulta de docu-
mentos.
( ) Certo   ( ) Errado
54. (Cespe – MS – 2008)
O arquivo setorial é aquele estabelecido 
juntos aos órgãos operacionais, cumprindo 
funções de arquivo corrente. 
( ) Certo   ( ) Errado
55. (Cespe – ANTT – 2013)
Os documentos de valor permanentesão 
inalienáveis, mas prescritíveis. 
( ) Certo   ( ) Errado
 
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56. (Cespe – SERPRO – 2013)
Ao se implantar um programa de gestão 
documental, o acesso aos documentos que 
apresentam valor imediato será restrito ao 
setor.
( ) Certo   ( ) Errado
57. (Cespe – ANS – 2013)
Para facilitar o acesso rápido ao material, 
recomenda-se que arquivos correntes se-
jam armazenados em caixas-arquivo.
( ) Certo   ( ) Errado
58. (Cespe – MTE – 2014)
Os arquivos correntes, por serem formados 
pelos documentos com grande possibilida-
de de uso, devem ficar próximos dos usuá-
rios diretos.
( ) Certo   ( ) Errado
59. (Cespe – TRE-MA – 2009)
Os arquivos correntes são alocados perto 
dos seus usuários diretos, devido à grande 
possibilidade de uso que apresentam, e são 
conhecidos também como arquivos ativos.
( ) Certo   ( ) Errado
60. (Cespe – FUB – 2015)
Documentos pertencentes aos arquivos 
permanentes podem retornar à fase corren-
te.
( ) Certo   ( ) Errado
61. (Cespe – TCE-RS – 2013)
O arquivo permanente é constituído essen-
cialmente de documentos que perderam 
todo o valor de natureza administrativa, 
mas que devem ser conservados em razão 
do seu valor histórico.
( ) Certo   ( ) Errado
62. (Cespe – ME – 2008)
Os arquivos correntes são de acesso restrito 
e devem ficar próximos dos usuários dire-
tos.
( ) Certo   ( ) Errado
63. (Cespe – DPF – 2013)
Os documentos de arquivo, após cumpri-
rem o prazo de guarda nos arquivos corren-
tes, devem ser transferidos para o arquivo 
permanente
( ) Certo   ( ) Errado
64. (Cespe – ANP – 2012)
Quando o documento de arquivo tem uma 
grande possibilidade de uso, ele deve ser 
considerado como documento do arquivo 
corrente.
( ) Certo   ( ) Errado
65. (Cespe – SERPRO – 2013)
O arquivamento de documentos no tipo ho-
rizontal é recomendado para arquivos cor-
rentes.
( ) Certo   ( ) Errado
66. (Cespe – EBC 2011)
A transferência de documentos dos arqui-
vos correntes para os intermediários deve 
ser feita mediante registro em uma listagem 
de transferência.
( ) Certo   ( ) Errado
67. (Cespe – MPU – 2010)
O valor primário dos documentos no arqui-
vo intermediário é crescente.
( ) Certo   ( ) Errado
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68. (Cespe – DPU – 2010)
Os arquivos correntes, conhecidos como 
fase pré-arquivo, são constituídos por docu-
mentos de valor administrativo.
( ) Certo   ( ) Errado
69. (Cespe – MPU – 2013)
Os documentos intermediários são aqueles 
que não possuem uso corrente nas entida-
des produtoras e aguardam a eliminação ou 
a transferência para guarda permanente.
( ) Certo   ( ) Errado
70. (Cespe – DPU – 2016)
O acesso aos documentos no arquivo inter-
mediário ainda é restrito aos acumuladores 
ou àqueles que receberam autorização do 
setor que os acumulou.
( ) Certo   ( ) Errado
71. (Cespe – CADE – 2014)
A alta frequência de uso de um documento 
de arquivo indica que ele pertence à fase in-
termediária. 
( ) Certo   ( ) Errado
72. (Cespe – CNJ – 2013)
A organização dos documentos de arquivo 
na fase corrente deve ser realizada de modo 
diferente daquela adotada na fase interme-
diária. Essa diferença é explicada pelo fato 
de os documentos terem usos distintos nes-
sas duas fases.
( ) Certo   ( ) Errado
73. (Cespe – DPF – 2014)
A transferência dos documentos dos arqui-
vos correntes para os arquivos intermediá-
rios justifica-se pela diminuição do valor pri-
mário dos documentos
( ) Certo   ( ) Errado
Instrumentos de Gestão
74. (Cespe – ANCINE – 2012)
A exemplo das demais agências regulado-
ras, a ANCINE é responsável pela elabora-
ção de suas próprias tabelas de temporali-
dade de documentos da atividade meio.
( ) Certo   ( ) Errado
75. (Cespe – MTE – 2014)
Na avaliação de um grande volume de do-
cumentos de arquivo, a decisão sobre elimi-
nação de um documento e a consequente 
operacionalização são finais e irrevogáveis.
( ) Certo   ( ) Errado
76. (Cespe – CNJ – 2013)
A avaliação dos documentos de arquivo é 
feita com base na tabela de temporalidade 
que, além dos prazos de guarda nas idades 
corrente e intermediária, indica a elimina-
ção ou guarda permanente dos documen-
tos.
( ) Certo   ( ) Errado
77. (Cespe – IBRAM – 2009)
Os documentos públicos ,em suporte papel, 
destinados à eliminação, após cumprirem o 
prazo estabelecido no edital de eliminação 
de documentos, devem ser incinerados.
( ) Certo   ( ) Errado
78. (Cespe – BACEN – 2013)
A tabela de temporalidade de documentos 
é instrumento de gestão aprovado por au-
toridade competente que permite gerenciar 
a massa documental acumulada e avaliar o 
prazo de guarda e a destinação final dos do-
cumentos produzidos ou recebidos por uma 
instituição
( ) Certo   ( ) Errado
 
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79. (Cespe – DPU – 2010)
O instrumento auxiliar adotado na gestão 
de documentos que possibilita o arquiva-
mento e, posteriormente, a recuperação 
desses documentos denomina-se plano de
a) descarte.
b) retenção.
c) arquivamento.
d) avaliação.
e) classificação 
80. (Cespe – STM – 2011)
Nos arquivos corrente e intermediário, os 
prazos de guarda dos documentos devem 
ser expressos em anos ou pela indicação da 
vigência dos documentos.
( ) Certo   ( ) Errado
81. (Cespe – MPU – 2010)
Os prazos de guarda dos documentos nos 
arquivos do tipo corrente e intermediário 
devem ser definidos com base na legislação 
pertinente e nas necessidades administrati-
vas.
( ) Certo   ( ) Errado
82. (CESPE – CNPQ – 2011)
O processo de elaboração do código de 
classificação de documentos de arquivo es-
tabelece relação direta com as funções e as 
atividades desenvolvidas no órgão ou na 
empresa. 
( ) Certo   ( ) Errado
83. (CESPE – CNPQ – 2011)
O código de classificação de documentos de 
arquivo é aplicado a partir da transferência 
do documento do arquivo corrente para o 
arquivo intermediário
( ) Certo   ( ) Errado
84. (CESPE – CNPQ – 2011)
A tabela de temporalidade de documentos 
independe da realização de classificação 
para avaliar os documentos de arquivo.
( ) Certo   ( ) Errado
85. (Cespe – MTE – 2014)
Caso seja necessária uma avaliação docu-
mental, deve ser criado o código de classifi-
cação de documentos de arquivo.
( ) Certo   ( ) Errado
86. (Cespe – MCTI – 2012)
A classificação dos documentos produzi-
dos e(ou) recebidos pela atividade-meio do 
MCTI é feita a partir do Código de Classifica-
ção de Documentos de Arquivo, elaborado 
pelo Conselho Nacional de Arquivos.
( ) Certo   ( ) Errado
87. (CESPE – STM – 2011)
O código de classificação é construído a par-
tir da estrutura organizacional do órgão ou 
empresa em que ele vai ser aplicado, sendo 
uma reprodução do organograma desse ór-
gão ou dessa empresa.
( ) Certo   ( ) Errado
88. (Cespe – MI – 2013)
Os documentos de arquivo devem ser clas-
sificados a partir de um código ou plano de 
classificação de documentos baseado nas 
funções e atividades desenvolvidas no ór-
gão.
( ) Certo   ( ) Errado
89. (Cespe – TRE- MS – 2013)
Ao lidar com os documentos, usa-se a ta-
bela de temporalidade como instrumento 
para a
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Polícia Federal - Agente Administrativo – Arquivologia – Prof. Darlan Eterno
a) avaliação.
b) codificação.
c) classificação.
d) descrição.
e) indexação
90. (Cespe – STF – 2013)
De acordo com uma tabela de temporalida-
de, a destinação final dos documentos de 
arquivo pode ser a digitalização.
( ) Certo   ( ) Errado
91. (Cespe – MMA – 2009)
O código de classificação deve ser anotado 
na primeira folha do documento.
( ) Certo   ( ) Errado
92. (Cespe – TRE – MA – 2009)
A avaliação de documentos de arquivo é 
executada com a aplicação do código de 
classificação
( ) Certo   ( ) Errado
93. (Cespe – SERPRO – 2013)
O prazo de guarda indicado para os docu-
mentos do arquivo impresso é de cinquenta 
anos
( ) Certo   ( ) Errado
94. (Cespe – ANATEL – 2012)
O inventário é utilizado para classificar