Relatorio do Estagio Profissional - Dimande_Versao Final

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Maputo, Novembro de 2017 
 
UNIVERSIDADE EDUARDO MONDLANE 
FACULDADE DE ENGENHARIA 
DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA ELECTROTÉCNICA 
CURSO DE ENGENHARIA INFORMÁTICA 
 
 
 
ESTÁGIO PROFISSIONAL 
Desenvolvimento de um Sistema Integrado de Gestão Documental e de Concursos na 
Centavo Software, SA 
 
 
 
 
Autor: Fabião Alberto Dimande 
 
 
 
 
 
Supervisor da Empresa Supervisor da Faculdade 
drª. Gilda Salomão Ngungulo dr. Sérgio Mavie 
 
 
 
 
Maputo, Novembro de 2017 
 
UNIVERSIDADE EDUARDO MONDLANE 
FACULDADE DE ENGENHARIA 
DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA ELECTROTÉCNICA 
CURSO DE ENGENHARIA INFORMÁTICA 
 
 
 
ESTÁGIO PROFISSIONAL 
Desenvolvimento de um Sistema Integrado de Gestão Documental e de Concursos na 
Centavo Software, SA 
 
 
 
 
 
Autor: Fabião Alberto Dimande 
 
 
 
 
Supervisor da Empresa Supervisor da Faculdade 
________________________ ______________________ 
drª. Gilda Salomão Ngungulo dr. Sérgio Mavie 
 
 
 
 
 
Maputo, Novembro de 2017 
 
TERMO DE ENTREGA DO RELATÓRIO 
UNIVERSIDADE EDUARDO MONDLANE 
FACULDADE DE ENGENHARIA 
 
 
DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA ELECTROTÉCNICA 
 
 
TERMO DE ENTREGA DO RELATÓRIO DO ESTAGIO PROFISSIONAL 
Declaro que o estudante número 20116077, entregou no dia 20 de Novembro de 2017 
às 3 cópias do seu relatório de estágio profissional com referência 2017EIEPN, intitulado 
“Desenvolvimento de um Sistema Integrado de Gestão Documental e de Concursos na 
Centavo Software, SA”. 
 
 
 
Maputo, 20 de Novembro de 2017 
O Chefe da Secretaria 
 
_____________________________ 
 
 
 
A.I 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Dedico este trabalho as pessoas 
que me apoiaram durante o período de 
aprendizado na faculdade e principalmente a 
minha família que sempre esteve do meu 
lado e sempre acreditou em mim! 
 
 
II 
Agradecimentos 
Em primeiro lugar os meus agradecimentos são endereçados à Deus por fazer parte da 
minha vida desde o meu nascimento até o dia de hoje e por me guiar nos momentos 
mais difíceis e felizes. 
Em segundo lugar agradecer a existência da companhia Google que de certa forma 
contribuiu e ainda contribui para a aquisição de conhecimento. 
Endereço ainda os meus profundos agradecimentos a minha família por estar sempre 
presente me apoiando em todos momentos. De forma particular agradeço a minha mãe 
pela educação que me proporcionou e a minha esposa por me suportar nos momentos 
difíceis sendo companheira em todos momentos. 
A todos professores que proporcionaram uma boa formação e que me guiaram de modo 
que obtivesse algum conhecimento e de modo que buscasse o conhecimento. Agradeço 
em especial ao supervisor Sérgio Mavie por ter colaborado positivamente na elaboração 
deste relatório, dando as melhores sugestões e apoiando a iniciativa. 
Aos meus colegas e amigos que sempre me apoiaram, me acompanharam nos 
momentos difíceis e felizes na academia, especialmente ao grupo Adécio Chichava, 
António Mabjaia, Hélio Jovo, Miguel Chauque, Afonso Matlhombe, Francisco Joshua, 
Bernardo Massango, Frrancis Gimo, Hidelbrando Jeque, e outros que por questões de 
organização não poderei nomeá-los. 
A Centavo Software e os seus colaboradores que me acolheram e influenciaram para a 
elaboração deste relatório. Agradeço especialmente a minha supervisora Gilda Ngungulo 
por ter aceitado o pedido de supervisão e aos colegas: Ivaldo Júnior, Nelton Viana, Igor 
Sales, Jeremias Muiambo e Danilo Comé. 
 
 
III 
 
 
 
 
 
 
 
Declaração de Honra 
 
Declaro por minha honra que o presente trabalho foi resultado da minha investigação e 
do estágio profissional realizado na Centavo Software, e que o mesmo foi concebido 
para ser submetido apenas para obtenção do grau de Licenciatura em Engenharia 
Informática na Faculdade de Engenharia da Universidade Eduardo Mondlane. 
 
Maputo, 20 de Novembro de 2017 
_______________________________ 
(Fabião Alberto Dimande) 
 
 
IV 
 
Resumo 
O Sistema Integrado de Gestão Documental e de Concursos é um sistema que consiste 
em resolver problemas como: a falta de categorização de documentos, a falta de controlo 
de prazos associados a expedientes, a perda de documentos, a criação de várias cópias 
do mesmo documento de modo a garantir a existência do mesmo (redundância não 
controlada de documentos), a falta de controlo das referências dos documentos tanto de 
entrada, assim como de saída, a complexidade de rastrear um determinado processo, 
entre outros problemas relacionados com a gestão de documentos e de concursos. 
O sistema proposto possui 3 módulos fundamentais, sendo o primeiro o módulo de 
gestão de concursos cujo objectivo é gerir todo o processo de concursos, desde a 
publicação do mesmo até ao fecho do concurso (divulgação de resultados do concurso). 
O segundo, módulo de Gestão de Expedientes que vai-se gerir as entradas e saídas de 
expedientes (Informatizando o livro de correspondência) e por fim o módulo de gestão 
de expedientes internos que visa informatizar o processo de tramitação de 
pedidos/requisições internas feitas pelos colaboradores na empresa. 
A solução proposta deverá incluir mecanismos de gestão dos arquivos físicos através da 
geração de referências para etiquetar as prateleiras do armário que armazena todos os 
arquivos físicos, entre outras funcionalidades. 
 
Palavras-chave: documento, arquivo, gestão documental, concurso, gestão de 
concursos, requisições internas, pedidos internos 
 
 
 
Índice Página 
IV 
Capítulo I - Introdução................................................................................................... 1 
1. Contextualização .................................................................................................... 2 
1.1. Problematização ............................................................................................. 3 
1.2. Motivação ........................................................................................................ 3 
1.3. Objectivos ....................................................................................................... 4 
1.3.1. Geral ............................................................................................................... 4 
1.3.2. Específicos ...................................................................................................... 4 
1.4. Metodologia de Pesquisa ................................................................................ 4 
1.4.1. Metodologia de Desenvolvimento do Sistema ................................................ 4 
1.5. Organização do Trabalho ................................................................................ 6 
Capítulo II – Revisão Bibliográfica ............................................................................... 7 
2. Revisão Bibliográfica ............................................................................................. 8 
2.1. Conceitos Básicos ........................................................................................... 8 
2.2. Gestão Documental ........................................................................................ 9 
2.2.1. Fases da Gestão Documental ......................................................................... 9 
2.2.1.1. Fase de Produção .................................................................................... 9 
2.2.1.2. Fase de Utilização .................................................................................. 10 
2.2.1.2.1. Registo e Controle de Fluxo do Documento ........................................ 10 
2.2.1.3. Fase de Destinação dos Documentos .................................................... 11 
2.3. Gestão de Concursos.................................................................................... 11 
2.3.1. Fases da Gestão de concursos ..................................................................... 122.3.2. Regimes Jurídicos para Contratação ............................................................ 13 
2.3.3. Concurso, Publicação e Notificação .............................................................. 13 
2.3.3.1. Publicação do Anúncio do Concurso ...................................................... 14 
2.3.3.2. Notificação aos participantes .................................................................. 14 
2.3.4. Modalidades de Contratação ........................................................................ 14 
2.3.4.1. Concurso Público ................................................................................... 15 
2.4. Sistemas de Informação................................................................................ 23 
2.4.1. Sistemas de Informação para a Gestão Documental .................................... 24 
2.3.4.2. GED (Gestão Electrónica de Documentos) ............................................ 24 
2.3.4.2.1. Vantagens do Uso de GED ................................................................. 24 
2.3.4.3. Workflow e Sistemas de Workflow ......................................................... 25 
2.3.4.3.1. Vantagens do uso de sistemas de Gerenciamento de workflow ......... 25 
2.3.4.3.2. Alguns Sistemas de Workflow para Gestão Documental .................... 26 
 
 
Índice Página 
V 
2.4.2. Desenvolvimento de Sistemas de Informação .............................................. 28 
2.4.2.1. Tecnologias de Desenvolvimento de Aplicações Desktop ...................... 29 
2.4.2.2. Tecnologias de Desenvolvimento de Aplicações Web ........................... 30 
Capítulo III – Caso de Estudo ..................................................................................... 32 
3. Caso de Estudo, Actividades Realizadas ........................................................... 33 
3.1. Apresentação da Empresa de Estágio .......................................................... 33 
3.1.1. Sobre a Centavo Software ............................................................................ 33 
3.1.2. Objectivo da Centavo Software ..................................................................... 33 
3.1.3. Valores da Centavo Software ........................................................................ 33 
3.1.4. Missão da Centavo Software ........................................................................ 34 
3.1.5. Visão da Centavo Software ........................................................................... 34 
3.1.6. Modelo Operacional ...................................................................................... 34 
3.2. Actividades Realizadas ................................................................................. 35 
3.2.1. Descrição do Sistema Actual ........................................................................ 35 
3.2.1.1. Entrada de Expedientes ......................................................................... 36 
3.2.1.2. Saída de Expedientes............................................................................. 37 
3.2.1.3. Expedientes Internos .............................................................................. 39 
3.2.1.4. Gestão de Concursos ............................................................................. 40 
3.2.1.5. Principais Constrangimentos .................................................................. 42 
3.3. Proposta da Solução ..................................................................................... 43 
3.3.1. Grupos de Interesse ...................................................................................... 43 
3.3.2. Requisitos de Sistema................................................................................... 43 
3.3.2.1. Requisitos Funcionais ............................................................................. 43 
3.3.2.2. Requisitos Não Funcionais ..................................................................... 45 
3.3.3. Casos de Uso ................................................................................................ 46 
3.3.3.1. Actores do Sistema................................................................................. 46 
3.3.3.2. Casos de Uso do Sistema ...................................................................... 46 
3.3.3.3. Diagrama de Casos de Uso .................................................................... 48 
3.3.3.4. Descrição de Casos de Uso ................................................................... 48 
3.3.4. Diagrama de Base de Dados e Modelo Conceptual do Sistema ................... 48 
3.3.4.1. Modelo Conceptual do Sistema .............................................................. 48 
3.3.4.2. Diagrama de Base de Dados .................................................................. 50 
3.3.5. Modelo de Desenvolvimento do Sistema ...................................................... 51 
3.3.6. Desenvolvimento do Protótipo ...................................................................... 52 
 
 
Índice Página 
VI 
3.3.7. Diagrama da Arquitetura do Sistema ............................................................ 55 
3.3.8. Diagrama de Implantação do Sistema .......................................................... 56 
Capitulo IV – Conclusões e Recomendações ........................................................... 57 
4.1. Conclusões ................................................................................................... 58 
4.2. Recomendações ........................................................................................... 59 
5. Bibliografia ............................................................................................................ 60 
5.1. Referências Bibliográficas ............................................................................. 60 
5.2. Outra Bibliografia Consultada ....................................................................... 62 
Anexos.......................................................................................................................... 63 
Lista de Figuras 
Figura 1 – Valores da Centavo Software ....................................................................... 33 
Figura 2 – Modelo Operacional da Centavo Software, SA ............................................ 34 
Figura 3 – Fluxograma de Entrada de Expedientes ...................................................... 36 
Figura 4 – Fluxograma de Saída de Expedientes .......................................................... 38 
Figura 5 – Fluxograma de Gestão de Concurso ............................................................ 41 
Figura 6 – Diagrama de Casos de Uso do Sistema, fonte (Autor) ................................. 48 
Figura 7 – Modelo conceptual para gestão de concursos ............................................. 49 
Figura 8 - Modelo Conceptual para a gestão dos pedidos internos ............................... 49 
Figura 9 - Modelo Conceptual para a gestão de Expedientes (Entrada e Saída) .......... 50 
Figura 10 – Arquitetura do Sistema, fonte (Autor) ......................................................... 51 
Figura 11 – Tela de acesso ao sistema (Login) ............................................................. 52 
Figura 12 – Diagrama da Arquitetura do Sistema .......................................................... 55 
Figura 13 – Diagrama de Implantação do Sistema ........................................................ 56 
Figura 14 – Modelo para a configuração de notificações no sistema .......................... A.1 
Figura 15 – Modelo para gestão de processos internos (pedidos e requisições) ........ A.2 
Figura 16 – Modelo para gestão das publicações de concurso ................................... A.3 
Figura 17 – Modelo de gestão de expedientes e de gestão de Entidades .................. A.4 
Figura 18 – Modelo para gestão de concursos............................................................A.5 
Figura 19 – Tela de Criação de conta por parte do utilizador ...................................... A.6 
Figura 20 – Menu Principal para o Colaborador .......................................................... A.7 
Figura 21 – Menu Principal do Colaborador Associado a Concursos .......................... A.8 
Figura 22 – Menu Principal para o Administrador do Sistema ..................................... A.9 
Figura 23 – Tela de Registo de Entrada de Expediente ............................................ A.10 
Figura 24 – Tela de Visualização dos Expedientes Recebidos ................................. A.11 
 
 
Índice Página 
VII 
Figura 25 – Tela de Alteração dos dados do Expediente Recebido .......................... A.12 
Figura 26 – Tela de Detalhes do Expediente Recebido ............................................ A.13 
Figura 27 – Tela de registo de Saída de Expediente ................................................. A.14 
Figura 28 – Tela de Visualização de Publicações Pendentes ................................... A.15 
Figura 29 – Tela de Registo de Publicação ............................................................... A.16 
Figura 30 – Tela de Visualização das Publicações e Visualização de Opções Vinculadas 
a Publicação .............................................................................................................. A.17 
Figura 31 – Tela do Registo do Caderno de Encargos a partir da Publicação .......... A.18 
Figura 32 - Tela de Registo da Requisição Interna ................................................... A.19 
Figura 33 - Tela de Pedido Interno ............................................................................ A.20 
Figura 34 - Tela de Visualização das Requisições/Pedidos feitos pelo Utilizador ..... A.21 
Figura 35 – Tela de Apresentação de Relatórios no Sistema.................................... A.22 
Figura 36 – Formulário de Pedido de Dispensa, Ferias ou Licença .......................... A.25 
Lista de Tabelas 
Tabela 1 – Principais Diferenças entre as Modalidades de Contratação ...................... 22 
Tabela 2 – Descrição das formas do fluxograma .......................................................... 35 
Tabela 4 – Tabela de definição de prioridades de entrega dos módulos ...................... 53 
Tabela 5 – Tabela da equipa do projecto ...................................................................... 53 
Tabela 6 – Tabela das ferramentas usadas na fase de análise .................................... 54 
Tabela 7 – Tabela das ferramentas usadas na fase de desenho .................................. 54 
Tabela 8 – Tabela das ferramentas usadas na fase de desenho .................................. 54 
Tabela 9 – Descrição do caso de uso UC01 ............................................................. A.26 
Tabela 10 – Descrição do caso de uso UC02 ........................................................... A.26 
Tabela 11 – Descrição do caso de uso UC03 ........................................................... A.27 
Tabela 12 – Descrição do caso de uso UC04 ........................................................... A.27 
Tabela 13 – Descrição do caso de uso UC05 ........................................................... A.28 
Tabela 14 – Descrição do caso de uso UC06 ........................................................... A.28 
Tabela 15 – Descrição do caso de uso UC07 ........................................................... A.29 
Tabela 16 – Descrição do caso de uso UC08 ........................................................... A.29 
Tabela 17 – Descrição do caso de uso UC09 ........................................................... A.30 
Tabela 18 – Descrição do caso de uso UC10 ........................................................... A.30 
Tabela 19 – Descrição do caso de uso UC11 ........................................................... A.31 
Tabela 20 – Descrição do caso de uso UC12 ........................................................... A.31 
Tabela 21 – Descrição do caso de uso UC13 ........................................................... A.32 
 
 
Índice Página 
VIII 
Tabela 22 – Descrição do caso de uso UC14 ........................................................... A.32 
Tabela 23 – Descrição do caso de uso UC15 e UC16 .............................................. A.33 
Tabela 24 – Descrição do caso de uso UC17 ........................................................... A.33 
Tabela 25 – Descrição do caso de uso UC18 ........................................................... A.34 
Tabela 26 – Descrição do caso de uso UC19 ........................................................... A.34 
Tabela 27 – Descrição do caso de uso UC20 ........................................................... A.35 
Tabela 28 – Descrição do caso de uso UC21 ........................................................... A.35 
Tabela 29 – Descrição do caso de uso UC22 ........................................................... A.35 
 
 
 
VI 
Lista de Abreviaturas 
CEDIMO – Centro Nacional de Documentação e Informação de Moçambique 
CM – Conselho de Ministros 
CRUD – Create, Read, Update and Delete 
CSS – Cascading Style Sheets 
DAF – Direcção de Administração e Finanças 
DOM – Document Object Model 
GED – Gerenciamento Electrónico de Documentos 
IIS – Internet Information Service 
IP – Internet Protocol 
HTML – HyperText Markup Language 
MVC – Model, View and Controller 
PDF – Portable Document Format 
RF – Requisitos Funcionais 
RNF – Requisitos não Funcionais 
SA – Sociedade Anónima 
SE – Standard Edition 
SMS – Short Message Service 
SMTP – Simple Mail Transfer Protocol 
SQL – Structured Query Language 
TCP – Transmission Control Protocol 
TIC – Tecnologia de Informação e Comunicação 
UC – Use cases 
UML – Unified Model Language 
XML – eXtensible Markup Language 
 
A.1 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Capítulo I - Introdução 
 
 
 
2 
1. Contextualização 
O presente trabalho visa desenvolver um sistema integrado de gestão documental e de 
concursos com vista a dinamizar os processos de gestão de documentos e de concursos, 
de modo a garantir eficiência e eficácia no exercício das actividades diárias evolvendo 
estes processos. 
Actualmente as Tecnologias de Informação e Comunicação auxiliam na gestão de vários 
processos das organizações/empresas, fornecendo diversos mecanismos como a alta 
capacidade de armazenamento da informação, maior segurança no acesso a diferentes 
níveis de informação, maior facilidade na busca de informação, entre outros mecanismos 
que dinamizam as actividades diárias nas organizações. 
Diariamente as organizações geram vários documentos, o que consequentemente faz 
com que surjam grandes volumes de documentos, onde dependendo da forma como 
esses são tratados podem tornar a sua gestão complexa e a busca muito exaustiva, sem 
contar que pode haver perda de documentos em algum momento. 
Desde os tempos remotos os documentos representam a história de qualquer 
organização, pois neles estão contidas informações que podem ser úteis mesmo depois 
de muitos anos de sua utilização, isto é, os documentos podem ser utilizados como prova 
de um determinado caso, como ferramentas de pesquisa, visto que os documentos 
representam a legitimidade das informações. Isso faz com que as organizações se 
preocupem em administrar, organizar e gerenciar essas informações de modo a facilitar 
a busca das mesmas sempre que necessárias, através de uma boa organização e de 
modo a optimizar o seu desempenho no exercício das actividades diárias. 
 
 
3 
1.1. Problematização 
Actualmente o processo de gestão de documentos e de concursos é considerado muito 
complexo devido ao elevado número de concursos publicados no jornal por dia, ao 
elevado volume de documentos gerados por dia e ao elevado volume de propostas por 
seremsubmetidas, o que consequentemente torna o controlo de prazos de resposta e/ou 
submissão de documentos um processo complexo, para além de que o sistema actual 
mostra-se ineficiente no que diz respeito a gestão de referências dos documentos, uma 
vez que a cada entrada ou saída o documento é atribuído uma referência fictícia devido 
a dificuldade de localização do livro de saída de correspondências por parte dos 
colaboradores, visto que este livro circula por departamentos ou salas. 
Por outro lado, por a actividade de gestão de concursos ser desenvolvida por vários 
colaboradores torna-se difícil para a recepcionista saber a quem encaminhar um 
determinado documento relacionado sempre que recebe. 
No sistema actual a busca por documentos tem sido frequente e de extrema urgência, 
sendo que, sempre que se procura por algum documento tem-se levado muito tempo 
para a localização do mesmo, e por vezes torna-se difícil encontra-lo no meio de tantos 
arquivos em pouco tempo. Para dizer que este processo de busca é muito moroso no 
sistema actual, pois isto deve-se a falta de controlo de entrada de documentos e a falta 
de controlo contínuo da entrada e saída de documentos. 
1.2. Motivação 
Os documentos são a base de qualquer organização, pois diariamente são produzidos 
vários documentos que estabelecem a comunicação entre varias 
organizações/empresas, sem contar que os mesmos servem de comprovativo de um 
determinado acordo, e outros benefícios que os documentos trazem para as 
organizações. Os documentos em uma organização por serem vários podem tornar a 
gestão complexa dependendo das formas usadas para controlar os mesmos, visto que 
por vezes leva muito tempo para se localizar um documento “antigo” em um determinado 
arquivo e por vezes torna-se impossível localizar o documento. 
É com base nisso que o trabalho surge para introduzir as Tecnologias de Informação e 
Comunicação para melhor organizar os arquivos das empresas baseadas no escritório 
da Centavo Software, SA de modo a garantir eficácia e eficiência na gestão de 
documentos e de concursos. 
 
 
4 
1.3. Objectivos 
1.3.1. Geral 
O presente trabalho tem como objectivo geral Desenvolver um Sistema Integrado de 
Gestão Documental e de Concursos de modo a tornar a gestão de documentos e de 
concursos eficaz e eficiente. 
1.3.2. Específicos 
Para alcançar o objectivo geral foram definidos os seguintes objectivos específicos: 
 Descrever a situação actual de modo a identificar os constrangimentos; 
 Identificar outros Sistemas de Gestão Documental; 
 Desenvolver a proposta da solução para os constrangimentos encontrados; 
 Implantar o sistema Integrado de gestão documental na empresa centavo 
software, SA; 
1.4. Metodologia de Pesquisa 
Nesta metodologia foram usados os seguintes métodos de investigação: 
Revisão Bibliográfica 
Que consistiu na pesquisa de varias dissertações, vários trabalhos de licenciaturas, 
vários manuais de diversos autores e alguns artigos da Internet, com o objectivo de 
aprofundar mais sobre os processos de gestão de documentos. 
Entrevista Semi-Estruturada 
Esta entrevista informal semi-estruturada foi realizada na Centavo Software, SA com a 
colaboração dos colaboradores da mesma, com o objectivo de colher informações sobre 
como é feita a gestão dos documentos actualmente e para melhor conhecer os 
processos internos da empresa. 
Observação 
A observação consistiu na verificação da forma como é feita a gestão de documentos no 
terreno. 
1.4.1. Metodologia de Desenvolvimento do Sistema 
Para o desenvolvimento do sistema adoptou-se a metodologia Ágil Scrum devido ao 
tempo de desenvolvimento que foi muito curto (um mês de desenvolvimento do Sistema). 
Com essa metodologia foi possível fazer entrega modular do sistema, garantindo que o 
 
5 
mesmo esteja funcional ao mesmo tempo que se desenvolve e garantindo participação 
contínua dos colaboradores no processo de desenvolvimento, esclarecendo os mesmos 
os requisitos funcionais sistema. 
 
 
6 
1.5. Organização do Trabalho 
O presente trabalho foi dividido seguindo a seguinte estrutura: 
 Capítulo I – Introdução 
Neste capítulo é feita a introdução do trabalho, a definição do problema, a 
contextualização, são definidos os objectivos do trabalho e a metodologia usada para a 
concepção do mesmo. 
 Capítulo II – Revisão Bibliográfica 
Neste capítulo é feito o desenvolvimento do trabalho, abordando todos aspectos 
relevantes para o tema em causa de modo a colocar a fundamentação teórica do mesmo. 
 Capítulo III – Caso de Estudo 
Neste capítulo é apresentado o caso de estudo proposto pelo autor, onde o mesmo inicia 
o capítulo apresentando as actividades realizadas durante o estágio, os 
constrangimentos encontrados durante o estágio na Centavo Software, SA. 
 Capítulo IV – Conclusões e Recomendações 
Neste capítulo são apresentadas as últimas considerações do trabalho respondendo a 
cada objectivo específico. São ainda apresentadas as dificuldades enfrentadas durante 
a concepção do mesmo dando assim algumas recomendações. 
 Capítulo V – Referências Bibliográficas 
Neste capítulo são mostradas as fontes usadas para a realização do presente trabalho. 
 
 
7 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Capítulo II – Revisão Bibliográfica 
 
 
8 
2. Revisão Bibliográfica 
2.1. Conceitos Básicos 
Antes de falar de gestão documental e de concursos é imperioso perceber conceitos 
como documento, arquivo, concurso, anuncio, proposta, expediente, documento digital 
e electrónico, entre outros conceitos que se encontram no decorrer dessa revisão 
bibliográfica. 
O CEDIMO (Agosto de 2009) define documento, como sendo toda informação registada 
em suporte matéria, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova, pesquisa, 
pois comprova factos, fenómenos, formas de vida e pensamentos do homem numa 
determinada época e lugar. Por outro lado o Dicionário da Língua Portuguesa Universal 
(2001) define documento, como sendo aquilo que serve de prova, declaração escrita, 
demostração, lição, recomendação, preceito moral. Nota-se que as duas fontes 
destacam o facto de o documento se tratar de um registo que pode ser usado como 
prova de um acontecimento, dai que torna-se importante a conservação do mesmo. 
De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (Janeiro de 2016) documento digital é 
a informação registrada, codificada em dígitos binários (0s e 1s), acessível e interpretável 
por meio de sistema computacional, podendo ser: documento nato-digital que é um 
documento criado originariamente em meio electrónico (qualquer forma de 
armazenamento) ou documento digitalizado que é um documento obtido a partir da 
conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código 
digital. 
De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (Janeiro de 2016) documento 
electrónico é gênero documental integrado por documentos em meio electrónico ou 
somente acessíveis por equipamentos electrónicos, como cartões perfurados, disquetes 
e documentos digitais. 
De acordo com CEDIMO (Agosto de 2009), arquivo é o conjunto de documentos 
produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos, instituições de carácter público, 
entidades privadas e pessoas físicas no decurso e em função do exercício de suas 
actividades, qualquer que seja o suporte de informação. Por outro lado a Machado (2012) 
define arquivo, como sendo o conjunto de documentos que independentemente da 
natureza ou suporte, são reunidos por acumulação ao longo das actividades de pessoa 
física ou jurídica, pública ou privada. Com nestas definições anteriores referentes a 
 
9 
arquivo entende-se que o arquivo agrupa documentos independentemente da sua 
natureza. 
De acordo com o dicionário da Língua portuguesa Universal (2001) Expediente refere-
se a correspondência e todo o serviço de rotina diária de uma repartição ou empresa, e 
também consiste em enviar,remeter, fazer chegar ao seu destino um documento e 
promover a solução de despachar. 
2.2. Gestão Documental 
O termo documental é relativo a documentos dai que será usado com frequência para 
se referir a gestão de documentos. 
De acordo com a Machado (2012) a gestão documental assegura o cumprimento de 
todas as fases dos documentos correntes, intermediários e permanente. Dessa forma a 
gestão documental garante o efectivo controle do documento, desde a sua produção até 
a sua distinção final: eliminação ou guarda permanente e permite a localização dos 
documentos e acesso rápido as informações. Por outro lado a Gestão Documental no 
Poder Judiciário é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à 
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos institucionais 
produzidos e recebidos pelas instituições do Judiciário no exercício das suas atividades, 
independentemente do suporte em que a informação encontra-se registrada de acordo 
com (Conselho Nacional de Arquivos, Janeiro de 2016). 
Percebe-se com os dois conceitos que a gestão documental começa com a produção ou 
recepção do documento que dependendo dos critérios definidos passa por um processo 
de tramitação que será explicado em alguns pontos deste trabalho. 
2.2.1. Fases da Gestão Documental 
De acordo com o Cruz (2013), a gestão de documentos está dividida em três fases, 
nomeadamente: produção, utilização e destinação. 
2.2.1.1. Fase de Produção 
Esta fase da gestão documental inicia-se com a produção do documento de arquivo, e 
logo após a sua produção são definidas normas para sua criação que vão desde as 
características físicas do suporte (material, tamanho, formato, espécie) até as formas de 
registro da informação. 
 
10 
Essa intervenção visa não só à economia e à racionalização no uso dos recursos 
materiais, humanos e tecnológicos, mas também à preservação da integridade física e 
intelectual do documento e, consequentemente, ao acesso à informação nele registrada. 
Materiais e tecnologias são selecionados como os mais adequados a cada tipo de 
registro, segundo a linguagem utilizada, seu período de e sua destinação final. 
Esta fase consiste em prevenir a criação de documentos desnecessários, reduzindo 
dessa forma o volume dos documentos a serem manipulados, controlados, armazenados 
e destinados. Ela visa ainda assegurar a utilização apropriada da digitalização e 
automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos. 
2.2.1.2. Fase de Utilização 
Envolve o controlo, o uso e armazenamento de documentos necessários no exercício 
das actividades diárias de uma organização. Esta fase abrange medidas para assegurar: 
 A rapidez no acto de disponibilizar documentos e informações necessárias para o 
exercício das actividades diárias de uma organização; 
 O uso efectivo da informação e arquivos correntes; 
 A seleção do material, do equipamento e do local para o armazenamento dos 
documentos. 
Esta fase está ligada, basicamente, às formas de recuperação da informação 
arquivística. Isto sem contar que ainda nesta fase o controle de tramitação interna e 
externa, racionaliza e facilita a localização de documentos, o que nos leva a tentar 
perceber o processo de registo e controle de fluxo do documento. 
2.2.1.2.1. Registo e Controle de Fluxo do Documento 
O registo e o controle do documento consistem no controle da tramitação dos 
documentos nos diversos departamentos da organização, responsáveis pela 
identificação, anexação de documentos ao dossiê, até a finalização da tarefa e 
consequentemente arquivamento. O protocolo interno e o workflow são instrumentos 
utilizados para essas actividades. 
O protocolo é composto por um conjunto de operações, a destacar: recepção, registo, 
distribuição e movimentação, visando ao controle dos documentos em tramitação na 
organização, com vista a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, 
garantindo dessa forma o acesso à informação. 
 
11 
O workflow que em português significa fluxo de trabalho é uma ferramenta que tem por 
finalidade automatizar processos, racionalizando-os e consequentemente, aumentando 
a produtividade por meio de dois componentes implícitos a saber: organização e 
tecnologia. Geralmente esta ferramenta esta associada à Gestão Electrónica de 
Documentos (GED) que será explicado nos pontos posteriores. 
Ainda nesta fase é necessário saber de que é composto o sistema de arquivos e 
perceber como funciona. 
O sistema de arquivo tem como componentes pessoas, procedimentos, orçamento e 
equipamento, necessários ao controle dos documentos de uma organização. Para o 
planeamento de um sistema de arquivo é necessário incluir a definição de: 
 Objectivos a serem alcançados a curto, médio e longo prazos; e 
 Funções e responsabilidades dos colaboradores. 
É importante referir que uma boa gestão documental depende de: apoio em nível 
superior de administração, espaço físico adequado e um bom manual de procedimentos 
sobre a gestão documental na organização. 
2.2.1.3. Fase de Destinação dos Documentos 
Esta é a fase crítica, pois envolve decisões sobre quais documentos devem ser 
preservados permanentemente e ainda define-se por quanto tempo os documentos 
destinados a eliminação devem ser retidos por razoes administrativas ou legais. Os 
programas de destinação de documentos devem reunir as seguintes actividades: 
 Identificação e descrição de documentos por series ou classes; e 
 Avaliação de documentos para determinar quais deles são de guarda 
permanente. 
2.3. Gestão de Concursos 
Antes de falar da gestão de concursos é importante perceber alguns termos que são 
muito usados neste processo que são definidos de acordo com o De acordo com o (CM, 
decreto nº 5/2016). 
Caderno de encargos é o documento que contem as cláusulas jurídicas, gerais e 
especiais, especificações técnicas e/ou termos de referência, que informam as 
obrigações da Entidade Contratante e da Contratada a incluir no Contracto. 
 
12 
Adjudicação de acordo com o Anexo A do (CM, decreto nº 5/2016) é o acto 
administrativo pelo qual a Entidade Contratante determina o concorrente vencedor para 
subsequente contratação. 
Proposta de acordo com o Anexo A do (CM, decreto nº 5/2016) é o documento pelo qual 
o concorrente manifesta a Entidade Contratante a vontade de contratar e indica as 
condições em que se dispõe a fazê-lo. 
2.3.1. Fases da Gestão de concursos 
 Lançamento do concurso por via de anúncio do concurso por parte da Entidade 
Contratante; 
 Aquisição ou levantamento dos documentos do concurso por parte dos 
concorrentes; 
 Preparação das propostas e dos documentos de qualificação por parte dos 
concorrentes; 
 Entrega das propostas e dos documentos de qualificação por parte dos 
concorrentes; 
 Anúncio do posicionamento dos concorrentes por parte da Entidade Contratante; 
 Adjudicação, Cancelamento oi Invalidação do concurso por parte da Entidade 
Contratante; 
 Notificação aos concorrentes por parte da Entidade Contratante; e 
 Celebração do contracto entre o concorrente vencedor e a Entidade Contratante. 
Algumas destas fases estão bem explícitas ao longo deste trabalho, uma vez que para 
fazer uma boa gestão de concursos é necessário saber como funciona o processo básico 
de concursos disponibilizado no decreto nº 5/2016. 
Explicar como funciona o processo de concursos exige perceber que para a contratação 
de empreitada de obras públicas, fornecimento de bens e prestação de serviços ao 
estado são usadas muitas regras, mas para este trabalho somente serão destacadas as 
seguintes regras: 
 Regimes Jurídicos para a Contratação; 
 Concurso, Publicação e Notificação; e 
 Modalidade de Contratação. 
 
13 
2.3.2. Regimes Jurídicos para Contratação 
De acordo com o (CM, artigo nº 5 do decreto nº 5/2016), para a contratação pública 
aplicam-se os seguintes regimes jurídicos: 
i. Geral; 
ii. Especial;e 
iii. Excepcional. 
O regime geral é o concurso público que é explicado o seu funcionamento e o seu 
significado no decorrer deste trabalho. Este regime não contem limites de contratação 
de empreitada de obras públicas, fornecimento de bens e prestação de serviços. 
No regime especial a contratação decorre de tratado ou de outra forma de acordo 
internacional entre Moçambique e outro Estado ou organização internacional, que exija 
a adopção de regime específico. 
O regime excepcional contém requisitos de contratação podendo desta forma se diferir 
do regime geral por conter tais limites para a contratação de empreitada de obras 
públicas, fornecimento de bens e prestação de serviços. 
São modalidades de contratação deste regime as seguintes: concurso com prévia 
qualificação, concurso limitado, concurso em pequenas etapas, concurso por lances, 
concurso de pequena dimensão, concurso por cotações e por fim ajuste directo. 
2.3.3. Concurso, Publicação e Notificação 
Antes de falar de publicação e notificação é importante perceber o conceito anúncio de 
concurso que é a informação pública sobre a abertura de concurso, por meio de edital, 
portal, imprensa ou por outro meio de comunicação adequado e de fácil acesso para o 
público-alvo, isso de acordo com o (CM, artigo nº 32 do decreto nº 5/2016). 
O anúncio de concurso contem os seguintes atributos que devem o acompanhar: 
 O nome da Entidade Contratante que o promove; 
 A modalidade de concurso; 
 O objecto do concurso; 
 O local, dias e horário de entrega das propostas; 
 O local, dias e horário de abertura das propostas; e 
 O local, dias e horário em que será feito o anúncio de posicionamento dos 
concorrentes. 
 
14 
2.3.3.1. Publicação do Anúncio do Concurso 
O anúncio do concurso é publicado mediante edital, portal, imprensa, jornal ou por outro 
meio de comunicação adequado e de fácil acesso para o público-alvo, de acordo com o 
(CM, artigo nº 33 do decreto nº 5/2016). 
A publicação do anúncio do jornal deverá ser publicada pelo menos 2 (duas) vezes pela 
Entidade Contratante, onde será obrigatória a publicação de todos atributos do anúncio 
do concurso incluindo outros atributos como: 
 Convite para a manifestação de interesse; 
 Adjudicação do objecto do concurso, com a indicação da respectiva modalidade 
de contratação, valor de adjudicação e o concorrente vencedor; 
 Cancelamento ou invalidação, com indicação das razoes pra o efeito. 
2.3.3.2. Notificação aos participantes 
A Entidade contratante notifica aos participantes sobre os actos praticados na 
contratação que interessa os mesmos por meio de notificação directa com prova de 
recepção, de acordo com o (CM, artigo nº 35 do decreto nº 5/2016). 
São objectos de notificação os seguintes: 
 Convocatória para celebração de contracto; 
 Decisão sobre adjudicação; 
 Decisão sobre a classificação e desclassificação de propostas; 
 Decisão sobre habilitação de participante, entre outras notificações. 
2.3.4. Modalidades de Contratação 
De acordo com o (CM, capitulo II, Secção I do decreto nº 5/2016), Para a contratação de 
empreitada de obras públicas, fornecimento de bens e prestação de serviços ao estado 
são definidas as seguintes modalidades de contratação: 
i. Concurso Público; 
ii. Concurso com Prévia Qualificação; 
iii. Concurso Limitado; 
iv. Concurso em duas Etapas; 
v. Concurso por Lances; 
vi. Concurso de Pequena Dimensão; e 
vii. Ajuste Directo. 
 
15 
2.3.4.1. Concurso Público 
Nesta modalidade pode participar todo e qualquer interessado, desde que reúna os 
requisitos estabelecidos nos documentos de concurso. 
Para a realização do concurso público são respeitadas as fases referenciadas no ponto 
2.3.1 que representa as Fases de Gestão de Concursos. Algumas dessas fases são 
descritas abaixo. 
O lançamento do concurso já foi explicado anteriormente, sendo assim resta explicar a 
questão dos documentos de concurso que são constituídos por programa do concurso, 
caderno de encargos, projecto e requisitos de qualificação dos concorrentes. 
No caderno de encargos constam os seguintes atributos: 
 Identificação do concurso; 
 Objecto de contratação e sua especificação; 
 As fases de concurso; 
 O endereço e a data limite para solicitação dos esclarecimentos necessários à 
boa compreensão e interpretação de todas as normas e elementos que integram 
os documentos de concurso; 
 Os requisitos de qualificação dos concorrentes; 
 O modo de apresentação das propostas com indicação dos elementos e 
documentos que devem acompanha-las; 
 O local de visita e o respectivo dia caso seja necessária a visita; 
 A moeda em que deve ser expresso o preço e as condições de pagamento; 
 O local, dia e horário de entrega das propostas e documentos de qualificação 
incluindo a abertura das propostas; 
 O prazo de validade das propostas durante o qual o concorrente fica obrigado a 
manter a proposta; 
 As garantias que sejam exigidas; 
 Os critérios de avaliação de propostas e de decisão; 
 O modelo do contracto; 
 O prazo de execução do contracto; 
 As especificações técnicas e/ou termos de referencias; e por fim 
 As sansões aplicáveis, incluindo os casos de cancelamento ou invalidação do 
concurso. 
 
16 
Foi visto que no caderno de encargos há um atributo denominado prazo de validade das 
propostas, mas faltou referir que este não pode ser inferior a 21 (vinte e um) dias e não 
pode ser superior a 120 (cento e vinte) dias a contar da data final da sua entrega. 
Abertura das propostas 
Geralmente na submissão das propostas por parte dos concorrentes é feita uma abertura 
das mesmas em público pelo júri da Entidade Contratante. Onde no acto da abertura o 
júri anuncia o nome dos concorrentes, os preços cotados e quando exigido nos 
documentos de concurso: a existência ou não da garantia provisória, a presença da 
proposta com variante e a presença de amostras. No fim da secção o júri lê a acta com 
o resumo dos principais acontecimentos da abertura e encaminha a mesma para colher 
as assinaturas dos representantes dos concorrentes e dos membros de júri. 
Foi visto ainda numa das fases apresentadas anteriormente que é feita a notificação de 
posicionamento aos participantes apos a avaliação das propostas, onde essa avaliação 
é feita pelo júri da Entidade Contratante baseando-se em alguns critérios apresentados 
a seguir. 
Critérios de Avaliação e Decisão de Concursos Públicos 
Para a avaliação de concursos existem dois tipos de critério, nomeadamente: critério do 
menor preço avaliado e critério conjugado. 
Critério do Menor Preço Avaliado 
A decisão com base no Menor Preço Avaliado deve propiciar a escolha das propostas 
que garantam os níveis de qualidade e de qualificação do concorrente necessário à 
realização do interesse público, de acordo com os Documentos de Concurso. 
Na avaliação do preço devem ser levados em consideração as especificações técnicas 
e/ou termos de referência e requisitos de qualificação, estabelecidos nos Documentos 
de Concurso. 
Após a avaliação nos termos referidos nos números anteriores, será seleccionada a 
proposta que apresente o Menor Preço Avaliado, dos concorrentes apurados, que 
tenham observado as especificações técnicas e/ou termos de referência e requisitos de 
qualificação estabelecidos nos Documentos de Concurso, de acordo com o (CM, artigo 
nº 37 do decreto nº 5/2016). 
 
17 
Critério Conjugado 
A avaliação baseada na conjugação das propostas técnica e preço é feita de acordo com 
os critérios de ponderação estabelecidos nos Documentos de Concurso. 
Apos a avaliação das propostas há necessidade por parte da Entidade Contratante tomar 
um posicionamento em relação ao concurso, e os tipos de posicionamento são 
apresentas logo a seguir, de acordo com o (CM, artigo nº 38 do decreto nº 5/2016). 
Cancelamento, Invalidade e Adjudicação de Concurso 
No decorrer da avaliação das propostasapresentadas pelos concorrentes a Entidade 
Contratante pode emitir resultados referentes ao cancelamento, invalidade e adjudicação 
do concurso através do anúncio de cada um desses resultados. 
Quando a Entidade Contratante percebe que não tem cabimento orçamental para 
suportar os custos apresentados pelos concorrentes emite um anúncio a informar todos 
os concorrentes sobre o cancelamento do concurso. 
O concurso é considerado invalido quando a Entidade contratante percebe uma 
ilegalidade à luz das normas que regem o concurso. 
Caso a Entidade Contratante não cancele e nem invalide o concurso, este deve tomar a 
decisão de adjudicação de acordo com a recomendação do júri que avaliou as propostas. 
E este acto de adjudicação consiste em determinar o concorrente vencedor para a 
subsequente contratação. 
A.18 
Principais Diferenças entre as Modalidades de Contratação a nível da Entidade Contratante 
As principais diferenças ente as modalidades de contratação a nível da Entidade Contratante são apresentadas na tabela abaixo: 
Modalidade 
Pontos Relevantes 
Restrições Critérios de avaliação Fases 
Concurso Público 
Não apresenta nenhuma 
restrição no que diz respeito a 
contratação de empreitada de 
obras públicas, fornecimento 
de bens e serviços. 
Critério de Menor Preço 
Avaliado e Critério 
Conjugado. 
i. Preparação e lançamento; 
ii. Recepção das propostas e dos documentos de 
qualificação; 
iii. Abertura das propostas e dos documentos de 
qualificação; 
iv. Avaliação, recomendação e recomendação do 
Júri; 
v. Anúncio do posicionamento dos concorrentes; 
vi. Adjudicação, cancelamento ou invalidação; 
vii. Notificação aos concorrentes; e 
viii. Celebração do contracto. 
Concurso com 
Prévia Qualificação 
Só pode participar na fase de 
apresentação de propostas, o 
concorrente que tenha sido 
pré-qualificado a nível 
documental. 
Critério de Menor Preço 
Avaliado 
i. Preparação e lançamento; 
ii. Recepção dos documentos de qualificação; 
iii. Pré-qualificação; 
iv. Reclamação e recurso; 
v. Lançamento restrito; 
 
19 
Modalidade 
Pontos Relevantes 
Restrições Critérios de avaliação Fases 
As restantes fases são semelhantes as fases do 
concurso público apresentadas anteriormente a partir 
do segundo ponto. 
Concurso Limitado 
Os concorrentes não podem 
apresentar uma proposta com 
um valor superior a cinco 
milhões de meticais 
(5.000.000,00) para 
empreitada de obras públicas 
e não podem igualmente 
apresentar uma proposta com 
valor superior a três milhões e 
quinhentos mil meticais 
(3.500.000,00) para o 
fornecimento de bens e 
prestação de serviços. 
Critério de Menor Preço 
Avaliado 
Contem as mesmas fases do concurso público 
Concurso em Duas 
Etapas 
Só podem participar na fase 
de apresentação de 
propostas financeiras, os 
As propostas são 
classificadas de acordo 
i. Preparação e lançamento; 
ii. Recepção das propostas técnicas iniciais; 
iii. Selecção das propostas técnicas iniciais; 
 
20 
Modalidade 
Pontos Relevantes 
Restrições Critérios de avaliação Fases 
concorrentes que tenham sido 
pré-qualificados a nível de 
proposta técnica. 
com os critérios definidos 
no caderno de encargos. 
iv. Discussão das propostas técnicas iniciais; 
v. Definição técnica comum a todos os 
intervenientes; 
vi. Reclamação e recurso; 
vii. Lançamento restrito; 
viii. Apresentação de documentos de qualificação e 
propostas técnicas definitivas e de preços; 
As restantes fases são semelhantes as fases do 
concurso público apresentadas anteriormente a partir 
do terceiro ponto. 
Concurso por 
Lances 
Não aplica-se a contratação 
de empreita de obras 
públicas, contratação de 
serviços de consultoria e 
concessões. 
Critério de Menor Preço 
Avaliado do Lance. 
i. Preparação e lançamento; 
ii. Recepção de proposta e de documento de 
inscrição no Cadastro Único; 
iii. Abertura de propostas; 
iv. Apresentação e encerramento de lances; 
v. Anúncio do posicionamento dos concorrentes; 
vi. Adjudicação, cancelamento ou invalidação; 
vii. Reclamação e recurso; 
viii. Celebração do contracto. 
 
21 
Modalidade 
Pontos Relevantes 
Restrições Critérios de avaliação Fases 
Concurso de 
Pequena Dimensão 
Os concorrentes não podem 
apresentar uma proposta com 
um valor superior setecentos 
e cinquenta mil meticais 
(750.000,00) para empreitada 
de obras públicas e não 
podem igualmente apresentar 
uma proposta com valor 
superior a quinhentos e vinte 
e cinco mil meticais 
(525.000,00) para o 
fornecimento de bens e 
prestação de serviços. 
Critério de Menor Preço 
Avaliado. 
Este observa as fases definidas para o concurso 
público. 
Concurso por 
Cotações 
As cotações são solicitadas 
por carta dirigida e/ou por 
meio de convite público por 
meio de um anúncio. 
Critério de Menor Preço 
Avaliado de um mínimo 
de três (3) cotações 
apresentadas pelos 
concorrentes. 
i. Preparação e lançamento; 
ii. Recepção das cotações e dos documentos de 
qualificação; 
iii. Verificação da razoabilidade do preço de 
qualificação; 
iv. Anúncio do posicionamento dos concorrentes; 
 
22 
Modalidade 
Pontos Relevantes 
Restrições Critérios de avaliação Fases 
v. Adjudicação, cancelamento ou invalidação; 
vi. Notificação aos concorrentes; e 
vii. Celebração do contracto. 
Ajuste Directo 
É feito o auste directo ao 
fornecedor de serviços 
quando dor considerado o 
único que pode executar a 
obra ou fornecer bens e 
serviços. 
São observadas a 
melhores condições de 
contratação, adoptando 
como parâmetros, as 
condições praticadas no 
mercado. 
i. Solicitação das propostas; 
ii. Recepção das propostas; 
iii. Aceitação das propostas; 
iv. Verificação da suficiência de qualificação para 
o cumprimento do objecto de contratação; 
v. Adjudicação, cancelamento e invalidação; 
vi. Celebração do contracto. 
Tabela 1 – Principais Diferenças entre as Modalidades de Contratação 
A.23 
2.4. Sistemas de Informação 
Antes de falar de sistemas de informação é importante dividir essas palavras em duas e 
tentar perceber o que significa cada uma. 
Segundo Denis (2005) Sistema, é o conjunto de partes que interagem entre si, visando 
um objectivo em comum. E Informação de acordo com Denis (2005) é todo o dado 
trabalhado, útil, tratado, com valor significativo atribuído ou agregado a ele e com um 
sentido natural e logico para quem usa a informação. Refere-se a dado a um conjunto 
de letras, números ou dígitos, que tomado isoladamente não transmite nenhum 
conhecimento ou não contem nenhum significado claro. 
Segundo Laudon & Laudon (2007) Sistema de Informação é um conjunto de 
componentes inter-relacionados que coletam, manipulam e disseminam dados e 
informações para proporcionar um mecanismo de realimentação para atingir um objetivo. 
Segundo (Denis, 2005) Um sistema de Informação pode ser manual, informatizado, 
mecanizado, automatizado, para gestão e estratégico. 
 Sistema de Informação Manual – neste sistema todos os processos são 
elaborados e executados manualmente sem utilização dos recursos da 
informática; 
 Sistema de Informação Mecanizado – neste sistema os processos e 
procedimentos sistémicos são transferidos para o computador da mesma maneira 
que funcionavam manualmente, não agregando aos mesmos nenhum valor e 
mesmo assim a racionalização é favorecida quando existe processo repetitivo 
minimizado; 
 Sistema de Informação Automatizado – os processos são agregados recursos 
mecânicos, eléctricos, electrónicos, robóticos visando auxiliar e contribuir com o 
seu funcionamento. São mais usados em indústrias e um dos exemplos que 
melhor se encaixa é o sistema de enchimento de garrafas; 
 Sistema de Informação Informatizado – neste sistema os processos são 
agregados valores de inteligência que facilitam as operações e a geração de 
informações úteis, oportunas e de forma integrada; e 
 Sistema de Informaçãopara Gestão e Estratégico – fornecem informações, 
preferencialmente informatizados, para auxiliar os processos de tomada de 
decisão, principalmente dos níveis táticos e estratégicos da organização. 
 
24 
Para este trabalho interessam apenas os sistemas de informação informatizados e para 
Gestão, visto que considerando o objectivo deste trabalho estes respondem o que se 
pretende. 
2.4.1. Sistemas de Informação para a Gestão Documental 
Neste ponto pretende-se mostrar alguns sistemas usados para a gestão documental a 
destacar os seguintes: GED, workflow, que foram apresentados no ponto 2.2.1.2.1. 
2.3.4.2. GED (Gestão Electrónica de Documentos) 
De acordo com WestSoft (2017), A Gestão Eletrônica de Documentos - GED, é um 
conjunto de tecnologias que suportam e facilitam o controle, o armazenamento, o 
compartilhamento, a busca e a recuperação de documentos e informações a eles 
agregadas em meio digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, 
tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc. 
2.3.4.2.1. Vantagens do Uso de GED 
WestSoft (2017) destaca as seguintes vantagens sobre o uso de GEDs: 
 Redução da necessidade de arquivos em papel ou redução de custos em papel, 
onde as buscas pelos documentos sem o GED são extremamente exaustivas o 
que consequentemente desperdiça muito tempo dos colaboradores; 
 Permite acesso aos documentos digitalizados de forma ágil e segura pelas áreas 
da empresa; 
 Preserva o patrimônio de uma empresa, os documentos. Facilitando a 
organização em forma eletrônica da documentação, entregando a informação na 
hora exata, para a pessoa certa; 
 Pode ser utilizado por empresas de pequeno, médio e grande porte e entre elas: 
escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomínios; 
empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura, design e engenharia; 
assessorias de imprensa e de comunicação; e consultorias; 
 Possui amparo legal e legislação; 
 Não necessita uma infraestrutura robusta para instalação da solução e 
armazenamento podendo ainda ser utilizada a computação em nuvem; 
 
 
25 
EV Doc 
Sistema totalmente via web para controle e gestão de documentos e informações, 
agilizando processos, reduzindo custos e proporcionando segurança nas operações e 
no armazenamento digital. 
A solução EV Doc engloba toda a tecnologia e suporte necessário para implantação de 
um sistema de GED, incluindo o Módulo de captura para digitalização de documentos 
em papel por scanner ou imagens via webcam, Portal de consulta e gestão de 
documentos, Módulo de administração, Relatórios gerenciais e Infraestrutura de Data 
Center para armazenamento digital, por meio de uma assinatura mensal e sem grandes 
investimentos iniciais. 
Principais características: 
 Sistema completo e totalmente web; 
 Implantação simples e rápida; 
 Ferramenta multi-usuário e multi-filial; 
 Plataforma adaptável a qualquer área de negócio; 
 Controle total sobre as operações; 
 Infraestrutura em Data Center profissional; 
 Personalização com logotipo do cliente; 
 Solução verde: colabora na preservação do meio ambiente com a redução do uso 
de papel. 
2.3.4.3. Workflow e Sistemas de Workflow 
De acordo com Pereira & Casanova (2003), o principal foco das pesquisas de sistemas 
de workflow está em buscar soluções sobre como gerar, armazenar, compartilhar e 
rotear documentos em organizações, visando a diminuição da manipulação de 
documentos em pape. 
2.3.4.3.1. Vantagens do uso de sistemas de Gerenciamento de workflow 
Pereira & Casanova (2003), identificam e aplicam ao contexto de workflow uma serie de 
vantagens genéricas entre os processos manuais e os resultantes de suas automações, 
a saber: 
 Diminuição da necessidade circulação de documentos em papel; 
 Possibilidade de acesso remoto por parte dos participantes do grupo; 
 Simplificação das atividades de arquivamento e recuperação de informações; 
 
26 
 Rapidez na pesquisa de informações armazenadas; 
 As informações dos responsáveis por cada atividade do processo são mantidas 
sempre (automaticamente) atualizadas; 
 Conhecimento do estado do processo a cada instante, possibilitando saber-se 
quais os participantes estão atuando, quais são os próximos a atuar, e quando, 
etc.; 
 O Sistema de Gerenciamento de workflow coordena a execução das actividades 
automaticamente com o uso de agendas e trocas de mensagens eletrônicas com 
os participantes. 
 Eficiência melhorada - A automação de muitos processos de negócios resulta na 
eliminação de muitos passos desnecessários; 
 Melhor controle do processo - Um melhor gerenciamento de processos de 
negócios é atingido por meio da padronização dos métodos de trabalho e da 
disponibilidade de registros para auditoria; 
 Flexibilidade - O controle dos processos via software permite o re-projeto em linha 
com as necessidades de mudança no negócio, e 
 Melhoria no processo de negócio - O foco nos processos de negócio levam à 
obtenção de processos mais eficientes e simples. 
2.3.4.3.2. Alguns Sistemas de Workflow para Gestão Documental 
Durante a pesquisa na Internet para identificar sistemas de gestão documental e de 
workflow foi possível identificar os seguintes: 
 Filedoc – Gestao Documental e Workflow; 
 MyDoc; 
 ArtSoft 
 logicalDoc; e 
 PHC Software – Gestão Documental. 
FileDoc 
O Filedoc é uma solução integrada de gestão documental e de processos que engloba 
as funcionalidades de arquivo, gestão do ciclo de vida dos documentos e gestão de 
processos, permitindo a desmaterialização e automatização de processos de negócio e 
de decisão, de acordo com (Filedoc - document and process managment system, n.d.). 
 
27 
O Filedoc obedece às normas do modelo internacional que especifica os requisitos para 
um sistema de gestão de documentos electrónicos (MoReq - Model requirements for the 
management of electronic records). O Filedoc apresenta as seguintes funcionalidades” 
 Multi site e multi empresa; 
 Acesso, autenticação e segurança; 
 Entidades etarefas; 
 Registos de todos os conteúdos da empresa; 
o Digitalização de documentos; 
o Criação de documentos e gestão de versões; 
o Gestor de formulários; 
o Gestão de emails; 
o Registo de ficheiros. 
 Classificação de documentos/dossiers; 
 Gestão de processos e workflow; 
 Relatórios e indicadores de gestão; 
 Filedoc portal – acesso web; 
 Filedoc weservices – para integração; 
 Filedoc mobile – solução móvel. 
MyDoc 
O MyDoc é uma solução de gestão documental e de processos, ágil e integrada. O 
MyDoc foi concebido para corresponder aos requisitos que se exigem das modernas 
soluções de gestão documental e de processos. Alia a simplicidade e facilidade de 
utilização a um conjunto de novas capacidades e requisitos de conformidade legal 
(arquivo digital, assinatura digital de documentos, etc.), de acordo com (airic, n.d.). 
LogicalDoc 
LogicalDOC é uma plataforma de gestão de documentos que lhe permite otimizar sua 
pesquisa, fazendo uma busca entre os documentos com o uso de parâmetros, palavras-
chave, ou conteúdo (frases). A vantagem do LogicalDOC é sua simplicidade tanto na 
introdução de dados quanto na recuperação de documentos. De acordo com 
(LogicalDoc, n.d.). 
Principais Funcionalidades 
 Sistema web; 
 Multi língua; 
 
28 
 Assinatura digital; 
 Gestão de workflow; 
 Calendário; 
 Controlo de entradas e saídas; 
 Encriptação de ficheiros; 
 Gestão da configuração (logs, gestão de tarefas, etc.); 
 Gestao de Relatorios; 
 Etc. 
PHC Software – Gestão Documental 
É uma solução de gestão integrada documentos, desenvolvida pela empresa portuguesa 
PHC que visa substituir a típica correspondência em papel, agilizando os processos 
documentais e reduzindo os custos das empresas, quer através de emissão/ recepção 
electrónica de documentos ou troca de ficheiros viaXML. 
Principais Vantagens 
 Gestão documental completa e integrada com o Software PHC; 
 Anexo de documentos a um registo; 
 Arranque de um workflow. 
Principais Funcionalidades 
 Consultar a qualquer momento os documentos relacionados com um registo ou 
com uma tabela; 
 Ligar cada documento a um registo de uma tabela; 
 Definir os acessos a cada documento ou pasta de documentos; 
 Indexar e catalogar os documentos para facilitar a posterior busca dos mesmos; 
 Configurar workflows que permitem o arranque de acções; 
 Segurança dos ficheiros com acessos condicionados por utilizador e por pasta; 
 Adicionar ao sistema documentos em qualquer formato reconhecido, desde 
imagens, documentos Word ou Excel, PDFs, etc. 
2.4.2. Desenvolvimento de Sistemas de Informação 
De acordo com Macoratti (2017) antes de desenvolver um novo sistema ou aplicação há 
necessidade de decidir que tecnologias usar. Há ainda uma necessidade de decidir se 
vai desenvolver a aplicação para web ou desktop. 
 
29 
Para a facilitar a escolha do tipo de aplicação a desenvolver é necessário observar as 
vantagens e desvantagens de cada tipo. 
Vantagens e Desvantagens do Desenvolvimento das Aplicações Desktop 
As aplicações desktop tem as seguintes vantagens: 
 O desempenho para uma interface gráfica é mais rápido em uma aplicação 
desktop que usa o processamento local. 
 Facilidade de integração da interface com o hardware. 
As desvantagens das aplicações desktop são: 
 A distribuição da aplicação é crítica. Uma vez que há necessidade de instalar a 
aplicação em diferentes tipos de máquinas, com diferentes tipos de sistemas, 
drivers e periféricos; 
 Requer instalação; 
 Dificuldades para disponibilização de actualizações; 
 Há poucas comunidades para o desenvolvimento de aplicações desktop; 
 A manutenção e actualização da aplicação requer um esforço extra. 
Vantagens do Desenvolvimento das Aplicações Web 
As aplicações web tem as seguintes vantagens: 
 Multiplataforma e Facilidade de Acesso, visto que é acessível em qualquer lugar 
e em diferentes dispositivos; 
 Mais fácil de desenvolver; 
 Não requer instalação, visto que é acessível por via de um link, que pode ser 
inserido no navegador para o acesso; 
 Facilidade de disponibilização de atualizações; 
 Muitas comunidades de desenvolvimento web, que possibilitam maior partilha de 
conhecimento e maior disponibilização de ferramentas que facilitam o 
desenvolvimento. 
2.4.2.1. Tecnologias de Desenvolvimento de Aplicações Desktop 
Existem diversas tecnologias para o desenvolvimento de aplicações desktop, mas no 
presente trabalho serão apresentadas somente as seguintes tecnologias: C, C++, C#, 
Visual Basic e Java SE. 
 
30 
Java SE – é uma tecnologia mantida pela Oracle e serve para desenvolvimento de 
aplicações desktop, com uma aparência das aplicações nativas do sistema operacional. 
C, C++, C# e Visual Basic, ou VB, são tecnologias produzidas e mantidas pela Microsoft 
para o desenvolvimento de aplicações desktop com aparência das aplicações nativas do 
Windows. 
2.4.2.2. Tecnologias de Desenvolvimento de Aplicações Web 
Neste ponto serão apresentadas somente as tecnologias usadas neste trabalho, 
nomeadamente: HTML, CSS, JAVASCRIPT, ASP.NET. 
HTML – é uma tecnologia que nos permite especificar a estrutura dos elementos visuais 
de uma aplicação web. 
CSS – é a linguagem usada para definir estilos aos documentos HTML, deixando-os com 
uma aparência agradável e apresentável. 
JavaScript - é uma linguagem de programação dinâmica, que foi criada para manipular 
elementos no HTML dando um comportamento as paginas. É comumente utilizada como 
parte dos navegadores. Esta linguagem contem varias bibliotecas que visam dinamizar 
e facilitar o uso da mesma, a destacar o JQuery, PDF.js e o Ajax. 
JQuery – é uma biblioteca JavaScript desenvolvida para selecionar e manipular 
elementos HTML e CSS, adicionando efeitos e animações na aplicação. Esta biblioteca 
navega pelo DOM1 e manipula vários eventos JavaScript. 
Ajax (Asynchronous Javascript and XML) – é uma biblioteca javascript usada para enviar 
e requisitar dados no servidor de forma assíncrona. Esta biblioteca possibilita a 
actualização dinâmica do conteúdo da página sem recarregar a mesma. 
PDF.js – é uma plataforma baseada em padrões web (HTML, CSS e Javascript), de 
propósito geral, para análise e renderização de PDFs. 
 
1 DOM significa Modelo de Documento de Objecto que é criado pelo navegador quando a página é 
carregada. 
 
31 
Para o desenvolvimento de aplicações web com mais estilo e interativos são usados 
frameworks2 frontend3 baseados nas linguagens HTML, CSS e JavaScript, a destacar: 
Bootstrap e Materialize. 
Bootstrap - é um framework frontend livre e de código aberto para a criação de websites 
e aplicações web com pouco esforço. Ele é baseado nas linguagens HTML, CSS e 
Javascript. O Bootstrap disponibiliza em tipografia, formas, botões, navegação e outros 
componentes da interface, etc. de modo a facilitar a construção de aplicações 
apresentáveis e responsivas. 
Materialize – é im framework frontend baseado no Material design da Google que tem o 
mesmo propósito que o bootstrap. 
ASP.NET 
O ASP.NET é um framework de código aberto para o desenvolvimento de aplicações 
web modernos com o.NET. O ASP.NET cria websites baseados em HTML, CSS e 
JavaScript que são simples, rápidos e podem ser dimensionados para milhões de 
usuários. Este framework permite que se use uma linguagem de programação completa, 
como C # ou VB.NET, para criar aplicativos da web com facilidade. A aplicação é 
executada sobre um servidor da Microsoft web IIS. 
 
 
2 Framework é uma solução para uma família de problemas semelhantes. Este deve permitir criação de 
várias aplicações com pouco esforço, especificando apenas as particularidades de cada aplicação 
3 Frontend é interface de interação com o usuário 
 
32 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Capítulo III – Caso de Estudo 
 
 
33 
3. Caso de Estudo, Actividades Realizadas 
3.1. Apresentação da Empresa de Estágio 
3.1.1. Sobre a Centavo Software 
A Centavo Software é uma integradora de produtos e serviços de Sistemas e 
Tecnologias de Informação, que oferece soluções e tecnologias modernas aos clientes 
e parceiros, ajudando-os a alcançar a excelência nos serviços prestados aos seus 
clientes externos e internos, com soluções automatizadas e flexíveis de gestão de 
sistemas e serviços em conformidade com as melhores práticas de Tecnologias de 
Informação. As soluções da Centavo Software em tecnologia envolvem produtos e 
serviços que potencializam as infraestruturas de Tecnologias de Informação dos clientes. 
Todas as soluções são desenvolvidas à medida de cada cliente, planeadas para atender 
perfeitamente as necessidades operacionais apresentadas e/ou identificadas. 
O propósito dos serviços da Centavo Software é implementar as melhores práticas e 
procedimentos de sistemas e tecnologias de informação às empresas, com a finalidade 
de optimizar os processos de negócios. 
3.1.2. Objectivo da Centavo Software 
O objectivo da Centavo Software é elevar ao máximo o desempenho das empresas 
através de Sistemas e Tecnologias de Informação, proporcionando uma integração plena 
entre as áreas do core business e as funções de suporte da empresa/organização. 
3.1.3. Valores da Centavo Software 
Actuação da Centavo Software é orientada por valores assentes nas pessoas e numa 
visão global de construir o futuro dos negócios “building business future” ajudando as 
empresas e organizações a alcançarem a excelência 
 
Figura 1 – Valores da Centavo Software 
Inovação e 
Criatividade
Eficiência e 
Eficácia
Trabalho e Espírito 
de Equipa
Profissionalismo e 
Excelência
Integridade e Ética
Independência e 
Objectividade
 
34 
3.1.4. Missãoda Centavo Software 
Desenvolver, comercializar, implementar e oferecer suporte e assistência técnica em 
sistemas e tecnologias de informação, com qualidade e alto desempenho tecnológico 
baseado na inovação e criatividade, agregando valor aos negócios dos clientes. 
3.1.5. Visão da Centavo Software 
Ser referência nacional como empresa de desenvolvimento e integração de sistemas e 
tecnologias de informação, assegurando resultados sustentáveis, criando valor para os 
accionistas, colaboradores, clientes e parceiros. 
3.1.6. Modelo Operacional 
 
Figura 2 – Modelo Operacional da Centavo Software, SA 
Consultoria de Tecnologias de Informação Outsourcing de Tecnologias de Informação Corporate Business Services
Centro de Desenvolvimento de 
Software
CENTAVO SOFTWARE
 Diagnóstico e Análise de SI/TI
 Planeamento Estratégico de SI/TI
 Definião de Estratégia de SI/TI
 Reengenharia de Processos de Negócios
 Definição de Políticas de SI/TI
 Arquitectura de SI/TI
 Gestão de Projectos de SI/TI
 Auditoria de SI/TI
 Formação e Treinamento em SI/TI
 Soluções em Outsourcing e Gestão de Infra-estruturas de
TI:
 Service e Help Desk;
 Data center;
 Segurança;
 Instalação, Reparação, e Manutenção de Infra-
estruturas de TI;
 Aluguer do Equipamento Informático.
 Contact Center;
 Call Center;
 Outsourcing de Aplicações;
 Business Process Outsourcing (BPO);
 Networking e Telecomunicações;
 Licenciamento de Software;
 Venda de Equipamento Informático;
 Suporte e Assistência Técnica.
e-Municipal⎖
SOFTWARE
 
35 
3.2. Actividades Realizadas 
Durante o estágio o estudante foi incumbido as seguintes tarefas: 
 Identificação do problema relacionado com a gestão de documentos e de 
concursos; 
 Análise de requisitos; 
 Modelagem do sistema; 
 Desenvolvimento do sistema;´ 
 Implantação e formação dos utilizadores. 
3.2.1. Descrição do Sistema Actual 
Neste ponto será feita a descrição textual e detalhada do cenário actual recorrendo a 
algumas representações gráficas, através de fluxogramas, de modo a facilitar a 
compreensão do fluxo de cada processo. Na tabela abaixo são apresentadas e descritas 
algumas formas usadas para o desenho do fluxograma. 
Forma Descrição 
 
Indica a recepção de uma organização 
 
Indica o início e o fim de um processo dependendo da 
especificação dada (escrita início e fim dentro da forma) 
 
Indica o processo ou actividade realizada 
 
Representa documento anexado ou recebido 
 
Indica que um processo será realizado dentro de um outro 
processo 
 
Indica que uma decisão deve ser tomada e que o processo 
seguirá uma determinada direcção em função da decisão 
tomada. 
 Indica a direcção do fluxo e faz a interligação de formas 
 
Indica departamento de uma organização 
Tabela 2 – Descrição das formas do fluxograma 
Início/Fim
 
36 
No decorrer do estágio, o estudante verificou dificuldades na forma como é feita a gestão 
documental e de concursos na empresa. 
É importante informar que nos escritórios da Centavo Software opera mais uma empresa 
denominada Firstmetical que também é uma empresa de consultoria, porém esta difere-
se da Centavo Software por tratar de consultoria financeira. A empresa Firstmetical tem 
o mesmo fluxo de gestão de documentos e de concursos em relação a Centavo Software, 
pois as duas empresas pertencem ao mesmo grupo. E é ainda importante referir que 
durante a descrição será referenciada somente a Centavo Software, por ser esta a 
empresa onde foi realizado o estágio. 
Para melhor perceber o cenário actual serão divididos os processos realizados, 
indicando os tipos de documentos que circulam na Centavo Software nomeadamente: 
expedientes de entrada, saída e internos (expedientes que são gerados por um 
departamento ou por um colaborador dirigido a um outro departamento da mesma 
empresa ou dirigido a empresa interna). 
3.2.1.1. Entrada de Expedientes 
São expedientes de entrada, aqueles que vem de uma organização externa ou vem 
através de um individuo dirigidos a empresa. A figura abaixo ilustra o fluxo de entrada de 
expedientes na recepção da empresa. 
 
Figura 3 – Fluxograma de Entrada de Expedientes 
Fluxo de Entrada de Expedientes na Recepção
R
ec
ep
çã
o
Fase de Produção
Início
Recebe o 
expediente
Toma conhecimento e 
protocola a cópia
Email 
enviado?
Envia por email para os 
colaboradores 
responsáveis pelo mesmo
Digitaliza o 
expediente
Fim Sim
Tira c ópias do expediente de acordo 
com o nº colaboradores que devem 
receber
Encaminha o 
expediente
Não
2
1
3 4 5
67
 
37 
O processo de entrada de expedientes começa com o recebimento dos mesmos na 
recepção por meio de fax ou por meio físico (expediente submetido por alguém). Depois 
do recebimento os expedientes recebem o seguinte tratamento por parte da 
recepcionista: 
i. Toma conhecimento (lendo) e protocola a cópia no caso de recebimento por meio 
físico, de modo a devolver a pessoa que o submeteu; 
ii. Digitaliza o expediente e envia por email para os colaboradores responsáveis pelo 
recebimento do mesmo, ou seja envia para os colaboradores que estão 
abalizados com o assunto; 
iii. Verifica se o email foi enviado com sucesso ou não. Esta actividade é feita com 
frequência devido a oscilação da conexão com a Internet e devido a alguns 
problemas com o servidor de email; 
iv. Caso o email não tenha sido enviado com sucesso, ela tira cópias e desloca-se 
de sala em sala para distribuir as cópias aos colaboradores responsáveis pelo 
mesmo. 
Nota-se no fluxo de recebimento que a recepcionista não efectua nenhum registo sobre 
a entrada de expedientes, e sempre que solicitam alguma informação sobre um 
determinado expediente a busca tem sido lenta e por vezes o expediente não é 
localizado. No caso dos expedientes recebidos por correio electrónico, o colaborador que 
recebe o mesmo encaminha aos outros colaboradores envolvidos no assunto e mesmo 
assim não é efectuado nenhum registo sobre a entrada do expediente. 
Alguns dos expedientes que entram na empresa carecem de algum atendimento 
especial, isto é, alguns desses tem prazos obrigatórios que devem ser cumpridos para 
dar uma resposta. 
São expedientes que carecem de um atendimento especial os seguintes: facturas, 
solicitações de esclarecimentos, solicitações de apresentação de propostas, entre outros 
que apresentam um prazo muito reduzido para a sua resposta, podendo causar danos 
financeiros ou não no caso de atraso. 
3.2.1.2. Saída de Expedientes 
Saída de expedientes: são expedientes de saída, todos os expedientes que são gerados 
na empresa para que sejam encaminhados para as organizações externas ou dirigidos 
a indivíduos externos. A figura abaixo ilustra o fluxo de processos para a saída de 
expedientes. 
 
38 
 
Figura 4 – Fluxograma de Saída de Expedientes 
Antes de explicar este fluxo é importante informar que o livro de saída de 
correspondências que contém os seguintes atributos número de ordem, classificação, 
número de processo, data de saída, destinatário, localidade, assunto e observações, fica 
na recepção por defeito. 
O processo de saída de expediente começa com a criação do mesmo em um 
departamento e segue os seguintes procedimentos: 
i. O colaborador de um determinado departamento que cria o expediente é obrigado 
a deslocar-se a recepção com intuito de consultar a última referência de saída de 
correspondência usada e registar a nova tanto no livro assim como no expediente. 
Porém, esse processo nem sempre é satisfeito, devido a deslocação do livro para 
os departamentos, isso feito por parte de alguns colaboradores, a fim de efectuar 
o mesmo processo de consulta e registo de referência. O que faz com que os 
outros colaboradores não localizem o livro no momento em que precisam; 
ii. No caso em que o colaborador não encontra o livro de saída de correspondências, 
este regista uma referência fictícia no expediente; 
iii. Após