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CURSO: ENGENHARIA DE PRODUÇÃO
ANA FLÁVIA OLIVEIRA CAETANO
ANDRÉ LUIZ SANTOS MARINHO
ANTÔNIO DOS SANTOS RAMOS NETO
ELIANE VALVERDE BARRETTO NETA
FERNANDO
STÉPHANIE CRISTINA MONTEIRO
SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS NO SETOR DE SAÚDE:
melhorias de processos em um hospital de Sergipe através da
implantação do Pipefy
Orientador: Fulano de Tal, DSc/MSc/Esp.
Aracaju – Sergipe
2019.2
LISTA DE FIGURAS/TABELAS/QUADROS/GRÁFICOS
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO .............................................................................................. 4
2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA .................................................................... 14
3. MÉTODO ............................................................................................ 31
4. ANÁLISE DOS RESULTADOS 38
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ........................................................................... 55
REFERÊNCIAS ................................................................................................. 57
ANEXOS
............................................................................................................
60
APÊNDICE ........................................................................................................ 66
1 INTRODUÇÃO
De acordo com Cardoso (2006), os Sistemas de Informações surgiram antes
mesmo da informática; baseados em técnicas de arquivamento e recuperação de
informações de grandes arquivos. A informação é fundamental para as
organizações, constituindo-se, em um ferramental seguro e eficaz, pois sem ela, as
tomadas de decisão não contêm a qualidade necessária, podendo ocasionar
resultados ruins para as organizações, tais como o não atingimento dos objetivos
traçados. Atualmente, os gestores enfrentam grandes desafios no cenário
competitivo mundial, demandando informações que espelham as necessidades
organizacionais na obtenção dos resultados esperados. O desenvolvimento dos
sistemas de informações gerenciais levam às organizações a terem a segurança
necessária no seu processo administrativo. A correta utilização dos seus dados é
essencial para que as organizações continuem produzindo e, quando esses dados
são transformados em informações, irão servir de auxílio ao processo decisório.
Deste modo, os sistemas de informações gerenciais, asseguram respostas de ágeis
e temporais aos gestores, na busca, ao diferencial de competitividade.
Situação problema
Um dos parâmetros para garantir a satisfação dos clientes no setor de
saúde é a rapidez nos processos administrativos. Isso deve-se à urgência no
recebimento de alguns documentos que os pacientes necessitam com maior
rapidez, o prontuário médico é um deles, sendo o tempo de atendimento um fator
influenciador na melhoria desse processo. Esses prontuários médicos contém todos
os atendimento (exames, procedimentos médicos realizados, etc...) e dados
referentes ao paciente, muitas desses pacientes realizam esses atendimentos por
convênio e muitas vezes pagam o procedimento primeiro para após receber o
reembolso, no qual tem prazo para apresentação ao convênio. Partindo dos
pressupostos apresentados, notou-se a necessidade de diminuir o tempo de entrega
dos prontuários, para isso, foi implantado um Sistema de Informação Gerencial (SIG)
chamado Pipefy, o qual organiza e otimiza o número de processos com o objetivo de
aumentar a eficiência dos mesmos.
Pergunta problematizadora.
Objetivo Geral
O presente trabalho possui o objetivo geral de demonstrar a importância
dos sistemas de informações gerenciais na área da saúde através da aplicação do
Pipefy em um hospital de Sergipe.
Objetivos Específicos
Caracterização da empresa
A Rede Primavera nasceu em Sergipe através da unificação das Clínicas
Diagnose, Policlin e do Hospital Primavera. Visando oferecer um novo conceito de
atendimento médico hospitalar unificado, ela foi planejada e estruturada para
oferecer tecnologia de ponta na área de diagnóstico, atendimentos exclusivos e
humanizados, além de um corpo clínico composto por renomados profissionais do
Estado, distribuídos em todos os estabelecimentos da Rede.
Além de proporcionar atendimento em urgência e emergência 24h,
diagnóstico, exames laboratoriais, cirurgias de pequeno, médio e grande porte, entre
outros, a Rede também implantou um avançado conceito de gestão em saúde, com
apoio de profissionais experientes, alguns procedentes de grandes instituições
estabelecidas fora do estado de Sergipe.
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Neste capítulo serão apresentadas as bases teóricas com as definições
fundamentais utilizadas para o cumprimento do objetivo desta pesquisa.
2.1 Sistema de Informações Gerenciais
Os sistemas de informações gerenciais são utilizados em diversas
empresas de ramos distintos, com o objetivo de transformar dados em informações
seguras para facilitar as tomadas de decisões.
“Sistema de Informações Gerenciais - SIG - é o processo de
transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da
empresa, proporcionando, ainda, a sustentação administrativa para otimizar os
resultados esperados.” (OLIVEIRA, 2014, p. 26).
Figura 1: Interação da informação com o processo decisório.
Oliveira (2014, p. 32) destaca que o SIG, sob determinadas condições,
proporciona diversos benefícios para as empresas, por exemplo:
• redução dos custos das operações;
• melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos,
com menor esforço;
• melhoria na tomada de decisões, através do fornecimento de informações mais
rápidas e precisas;
• melhoria nos serviços realizados e oferecidos, quer sejam eles internos à empresa,
mas, principalmente, externos à empresa;
• melhoria na estrutura organizacional, por facilitar o fluxo de informações;
• redução dos níveis hierárquicos.
2.2 Sistema de Informações Gerenciais aplicados no setor de saúde
A implantação dos sistemas de informações na área da saúde visa reduzir
os problemas relacionados à geração da informação. Tais sistemas são definidos
pela Organização Mundial de Saúde (OMS) como instrumentos complexos e
compostos pelas etapas de coleta de dados, processamento, análise e transmissão
da informação necessária, com vistas à gestão dos serviços de saúde, promovendo
a organização, a operacionalização e a produção de informações.
“[...] espera-se que as informações sobre o atendimento aos pacientes,
sua história clínica e evolução estejam inseridas em prontuários eletrônicos, que as
prescrições sejam automatizadas, possibilitando o registro claro e adequado, que os
relatórios com indicadores sejam precisos, que o fluxo dos pacientes nos setores
esteja atualizado e que haja um controle efetivo dos insumos.” (CAVALCANTE;
SILVA; FERREIRA, 2011, p. 291).
“O principal objetivo de um sistema de informação em saúde (SIS) é
apoiar e provocar mudanças na organização para melhorar o funcionamento dos
processos de trabalho e o cuidado da saúde. Então, deve haver algum grau de
mudança que um SIS possa introduzir. Por outro lado, se um sistema de informação
de saúde tende a mudar muito os processos de uma organização, poderá trazer com
isso um risco de fracasso.” (CAVALCANTE; SILVA; FERREIRA, 2011, p. 294).
2.3 Pipefy
A plataforma Pipefy permite que os gerentes padronizem e executem processos e
fluxos de trabalho complexos por meio de uma experiência do usuário no estilo
Kanban , sem a necessidade de TI, habilidades técnicas ou serviços profissionais.
Todo processo em uma empresa é chamado de "Pipe" e é dividido em estágios ou
fases, seguindo o método Kanban. Cada fase é composta de cartões, que são os
itens de trabalho que eles estão gerenciando. Um cartão contém todos os requisitos
que precisam ser especificados, concluídos ou cumpridos por membros do Pipe ou
usuários externos (via Formulário público ). Um exemplo de cartão é um produto que
uma organização está comprando para o escritório ou para uma solicitação de TI.
Para a organização que está comprandoum produto, as fases podem incluir
Solicitação, Aprovação, Compra e Entrega - qualquer fase ou itens necessários
podem ser facilmente personalizados.
A visualização Kanban de Pipefy oferece uma visão clara e intuitiva das demandas
exclusivas de cada estágio do processo, partes responsáveis, proximidade do prazo
e atraso da ação.
O que diferencia o Pipefy de todas as outras alternativas de software kanban
disponíveis no mercado é que ele permite definir um conjunto diferente de regras de
trabalho para cada fase do processo, com acionadores e, se necessário, com um
proprietário designado.
2.4 Kanban
“O sistema kanban foi desenvolvido na década de 60 pelos engenheiros
da Toyota Motors, com objetivo de tornar simples e rápidas as atividades de
programação, controle e acompanhamento de sistemas de produção em
lotes.”(TUBINO, 1999 : 55).
O Kanban (termo japonês que significa “cartões” ou “sinalização”), é uma
metodologia ágil que é utilizado nas empresas para melhorar a comunicação entre
setores e aumentar a produtividade, além de estar completamente relacionado ao
conceito de “just in time” (JIT), que traduzido é “momento certo”.
“O sistema kanban foi desenvolvido na década de 60 pelos engenheiros
da Toyota Motors, com objetivo de tornar simples e rápidas as atividades de
programação, controle e acompanhamento de sistemas de produção em
lotes.”(TUBINO, 1999 : 55).
Este sistema tem como objetivo deixar mais claro os processos
permitindo um controle visual, reduzir os estoques e trazer mais agilidade e
qualidade ao sistema, para isso são utilizados cartões, post-its, placas sinalizadoras
ou softwares que auxiliarão a saber o que deve ser feito, quando e quanto. Este
método possibilita a visão do todo na empresa estando ainda mais conectadas as
tarefas que devem ser feitas para a fabricação de tal produto, sua utilização é
simples além de fornecer muitas informações que facilitarão as decisões e farão o
fluxo produtivo ser mais ágil e eficiente.
“O sistema kanban, também conhecido como just-in-time, não trata cada
estágio de processo como independente, mas, em vez disso, reconhece todo um
sistema de processos associados. Naturalmente, a construção de coisas, dessa
maneira, leva a uma visão mais ampla, a uma visão orientada para o futuro, a uma
visão que busca a otimização do todo.” (HINO, 2009, p. 103).
2.5 Gestão de Processos
3 MÉTODO
O método utilizado foi o qualitativo, mais precisamente a analise documental para se
obter as informações de que se necessita. Para Lüdke e André (1986), a análise
documental, entendida como uma série de operações visa estudar e analisar um ou
vários documentos na busca de identificar informações factuais nos mesmos.
No contexto da pesquisa qualitativa, a análise documental constitui um método
importante seja complementando informações obtidas por outras técnicas, seja
desvelando aspectos novos de um tema ou problema (Alves-Mazzotti, 1998; Lüdke
& André, 1986).
3.1 Pesquisa
Foi feito o acompanhamento e a observação em loco para se obter determinadas
informações acerca do proposto que é a devida melhora nos processos internos afim
de se obter registros claros e automatizados através das ferramentas do SIG no
sistema de saúde, mais precisamente no Hospital Primavera.
3.2 Instrumento de coleta de dados
O instrumento para se obter os dados foi a observação: tanto a observação
sistemática quanto a observação participante:
A observação sistemática designada também como estruturada, planejada
controlada, o observador sabe o que procura e o que necessita de importância em
determinada situação. Para Marconi e Lakatos (2003, p. 193) e Thums (2003, p.
155), neste tipo de observação há um planejamento de ações, sendo uma
observação direcionada, ao inverso da assistemática. Quadros, anotações, escalas,
dispositivos mecânicos são alguns dos instrumentos que podem ser utilizados nessa
observação. Já a participante consiste na participação real e ativa do pesquisador
como membro do grupo, trabalha junto com o grupo e participa das atividades
normais deste.
3.3 Tratamento de dados
Os dados obtidos através da pesquisa qualitativa foram tratados/analisados de
acordo com a problemática proposta que é a melhora nos processos internos do
Hospital Primavera. Buscou se entre outras coisas, o levantamento do tempo de
espera de um prontuário, a clareza das informações inseridas no mesmo, bem como
sua total disponibilidade no sistema SIG para um acompanhamento mais preciso.
Segundo Bardin (2004, p. 89), a análise de conteúdo apresenta as seguintes etapas
no seu processamento: 1) Pré-análise: nesta etapa, o pesquisador vai realizar a
"escolha dos documentos a serem submetidos à análise, a formulação das hipóteses
e dos objetivos e a elaboração de indicadores que fundamentem a interpretação
final"; 2) Descrição analítica: o material é submetido a um estudo aprofundado
orientado pelas hipóteses e pelo referencial teórico. Procedimentos como a
codificação, a categorização e a classificação são básicos nesta fase. Buscamse
sínteses coincidentes e divergentes de ideias; 3) Interpretação referencial: a
reflexão, a intuição com embasamento nos materiais empíricos estabelecem
relações, aprofundando as conexões das ideias. Nessa fase, o pesquisador
aprofunda sua análise e chega a resultados mais concretos da pesquisa.
4 ANÁLISE DOS RESULTADOS
Ao aplicar a ferramenta de apoio à decisão pipefy no processo de solicitação
de prontuário médico tínhamos a meta (Linha em vermelho) do tempo médio de 26
dias, essa meta foi estabelecida de acordo com o tempo médio do ano anterior,
também tivemos um Benchmarking com a informação da entrega em 30 dias, com a
implantação do sistema em maio podemos ter os seguintes resultados.
Figura 2: Tempo médio de entrega de prontuário/mês.
É possível notar uma diminuição considerável no tempo de entrega dos
prontuários, dessa forma, investigamos mais a fundo o porquê da redução ter sido
tão significativa. A primeira análise foi observando a quantidade de solicitações de
prontuário.
Figura 3: Relação entre o número de solicitações e o tempo de entrega dos prontuários.
Observando os dados é possível notar que em maio o número de solicitações
cresceu em relação a abril e ainda assim o tempo de entrega dos prontuários foi
menor, porém no mês seguinte o número de solicitações foi menor e o tempo de
entrega também foi menor, nos meses subsequentes percebe-se que não há uma
correlação entre o número de solicitações e o tempo de entrega do prontuário. A
segunda análise feita foi com relação o tipo do prontuário, se são atos cirúrgico e
ficha anestésica (contém no máximo 5 folhas) ou demais prontuários (mais que 5
folhas).
Figura 4: % de ato cirúrgico e ficha anestésica / demais prontuários.
Nota-se que o número de ato cirúrgico e ficha anestésica aumentou de agosto
a outubro e isso pode ter interferido no tempo de entrega desses 3 meses, pois é
mais rápida a solicitação quando o número de folhas é menor, então há uma
correlação entre o número de folhas e o tempo de entrega do prontuário, com isso
em vista é possível ainda ter mais uma análise em relação ao percentual de
solicitação do número de folhas por mês.
Figura 5: Percentual da quantidade de folhas solicitadas / mês.
É possível perceber que o número de solicitações de prontuários de 0 a 50
folhas cresceu significativamente, porém nos meses de maio e junho o número de
solicitações acima de 150 folhas teve um aumento e mesmo assim o tempo de
entrega de prontuário foi reduzido, com o aumento das solicitações de prontuário de
0 a 50 folhas a redução foi ainda maior, confirmando a correlação entre tempo de
entrega e quantidade de folhas solicitadas.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O estudo apresentado buscou fundamentalmente demonstrar .......
REFERÊNCIAS
OLIVEIRA, D.P.R. Sistemas de Informações Gerenciais: estratégicas - táticas -
operacionais. 16. ed. São Paulo: Atlas S.A., 2014.
CAVALCANTE, R.B.; SILVA, P.C.; FERREIRA,M.N. Sistemas de Informação em
Saúde: possibilidades e desafios. Revista de Enfermagem da UFSM. Santa Maria,
v. 1, p. 290-299, mai./ago., 2011.
REDE PRIMAVERA DE SAÚDE. Sobre a Rede Primavera. Disponível em:
<https://www.redeprimavera.com.br/sobre>. Acessado em 05 agos. 2019.
KRIPKA, R.M.L; SCHELLER,M; BONOTTO, D.L.; Pesquisa Documental na
pesquisa Qualitativa: conceitos e caracterização. V. 14 Nº 2 UNAD – Bogotá –
Colômbia.
GERHARDT, T.E; SILVEIRA, D.T; Métodos de pesquisa. 1º Edição – UFRGS, 2009.
EXEMPLOS:
AÇO ESPECIAL COMERCIAL LTDA. Informativo Comercial. Disponível em:
<http://www.acoespecial.com.br/produtos_ferramenta_trabalho_frio.html>. Acessado
em 28 mai. 2011.
ALENCAR, L.H. Metodologia Científica. 18 dez. 2010. 31p. Notas de aula.
Digitalizado.
http://www.scopus.com/record/display.url?eid=2-s2.0-0036093651&origin=inward&txGid=-Mno77nvAt8bWFPSnBi7Z4S%3a2
APÊNDICES, ANEXOS, GLOSSÁRIO, ÍNDICES (opcionais)