7- Subsistemas de Contabilidade Societária e Fiscal

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O Subsistema Contabilidade Societária e fiscal,
também denominado Sistema de Contabilidade
Geral, é o coração do Sistema de Informação
Contábil.
Subsistemas de Contabilidade
Societária e Fiscal
APRESENTAR AS PRINCIPAIS ESTRUTURAS NECESSÁRIAS E CONHECIDAS DO SUBSISTEMA DE
CONTABILIDADE SOCIETÁRIA E FISCAL, PROCURANDO EVIDENCIAR AS PRINCIPAIS
OPERACIONALIDADES QUE DEVEM SER ATENDIDAS POR CADA UM DOS SUBSISTEMAS, BEM COMO AS
PRINCIPAIS INFORMAÇÕES E RELATÓRIOS QUE DEVEM SER GERADOS POR ESSES SUBSISTEMAS,
SEMPRE TENDO EM MENTE QUE O USUÁRIO FINAL QUE DETERMINA QUE TIPO E FORMA DE
INFORMAÇÃO ELE QUER.
AUTOR(A): PROF. MARIA DO SOCORRO CONCEICAO SANTOS
Este subsistema atende a legislação societária (Leis das Sociedade Anônimas) e a legislação fiscal.
Mesmo dentro de uma concepção gerencial, segundo Padoveze (2009) este subsistema é o que merece a
maior parte das atenções, porque, bem estruturado, facilitará sobremaneira a construção dos demais
subsistemas.
Em resumo, a estruturação de um ótimo sistema contábil gerencial requer uma estruturação ótima da
escrituração, cuja base de dados está no subsistema de contabilidade societária e fiscal.
 
Este sistema quando bem estruturado facilitará a construção dos demais subsistemas, pois, um bom
sistema de contabilidade gerencial depende de uma estruturação e escrituração da contabilidade
societária e fiscal.
 
Quanto mais gerencial for o sistema contábil, mais atenção deve ser dada à parte de registro dos
lançamentos contábeis.
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É necessário ter em mente o enfoque gerencial do sistema, para que o subsistema societário e fiscal permita
tornar mais eficaz a informação contábil e sua utilização integrada pelos demais subsistemas.
Os lançamentos contábeis são realizados de acordo com as formas tradicionais e de acordo com a
legislação. São regras externas que estabelecem os métodos de contabilização, como exemplo a legislação
do Imposto de Renda que define os percentuais de depreciação, os valores das provisões de perdas, a
legislação societária que define o percentual das reservas legais, da distribuição dos dividendos, etc.
O subsistema de contabilidade societária e fiscal na realidade se integra praticamente com todos os
subsistemas empresariais, sejam contábeis ou operacionais.
 
OBJETIVOS DO SUBSISTEMA DE CONTABILIDADE
SOCIETÁRIA E FISCAL
Seu objetivo é estruturar a base de dados e informações para atender ás informações de caráter legal, seja
da legislação comercial (societária) ou seja da legislação fiscal.
Tanto a legislação comercial como a fiscal adotaram, também, como forma de registro e armazenamento de
informações a metodologia contábil (método das partidas dobradas e lançamento contábil).
Isso significa que se torna obrigatório o formato do lançamento e da conta contábil tradicional. Para outros
subsistemas contábeis tal metodologia não é necessariamente obrigatória, ficando facultativo o seu uso.
Mesmo sendo facultativo, é aconselhável utilizá-la, dado seu grande potencial de segurança e de
capacidade de informação.
Como enfoque básico, o subsistema de contabilidade societária e fiscal tem como objetivo as informações
fundamentais de registro contábil, processamento, armazenamento e evidenciação, explicitadas por meio
dos seguintes relatórios e arquivos:
a) lançamentos contábeis;
b) livro Diário;
c) livro Razão e fichas Razão;
d) balancetes;
e) plano de contas com saldos;
f) balanço patrimonial e demonstração de resultados;
g) arquivo contábil.
 
ATRIBUTOS E FUNÇÕES
 
Dentro deste subsistema estão contidas as seguintes funções principais:
a) Administração do fluxo geral de informações
contábeis
Decorre do atributo deste subsistema ser o coração do sistema de informação contábil. O administrador
deste sistema é o responsável pelo fluxo geral de informações para o subsistema contábil societário e fiscal.
Neste processo, está incluso todo tipo de coleta e armazenamento de informações, tais como:
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lançamentos contábeis feitos diretamente no subsistema de contabilidade geral;
lançamentos contábeis feitos por integrações e interfaces com os demais subsistemas contábeis;
lançamentos contábeis feitos por integrações e interfaces com os demais subsistemas operacionais;
coordenação da coleta e armazenamento de outros dados quantitativos necessários para os subsistemas de
apoio à gestão e aos subsistemas de suporte à decisão.
 
b) Administração dos modelos de informação contábil
Modelos de informação contábil previamente definidos, têm que sofrer um processo cuidadoso de
manutenção de suas estruturas informacionais, sob pena de prejudicar informações futuras.
 
c) Administração e operacionalização da estrutura legal
do sistema
Esta função está ligada ao processo de gerir e atender às necessidades legais. Tarefas como gestão dos
períodos contábeis, como abertura e encerramento mensal, trimestral ou anual dos períodos contábeis.
 
d) Organização do processo de integração com os demais
subsistemas
O processo de integração compreende os subsistemas contábeis e operacionais.
 
e) Conciliação contábil
A grande tarefa complementar ao processo de lançamento contábil é a conciliação contábil.
 
OPERACIONALIDADES DO SISTEMA
Algumas das principais facilidades e operacionalidades que devem ter este subsistema, a maior parte já
reconhecida no mercado fornecedor de softwares de contabilidade geral.
A criatividade das empresas e a tecnologia da informação sempre permitirão novas opções e facilidades
informacionais e sistêmicas.
 
a) Flexibilidade e integridade
São as operacionalidades fundamentais. Dentro de um sistema de informação contábil gerencial há a
necessidade de se trabalhar, ao mesmo tempo, com uma estrutura flexível, e também que permita a total
segurança.
 
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b) Parametrização
Deve permitir a criação, por meio de parâmetros e mnemônicos (linguagem de programação), de novas
estruturas informacionais a partir de banco de dados existentes.
 
c) Multiempresa e multiusuário
É necessário que o sistema atenda a todas as empresas do grupo e a todos os usuários dentro do grupo
empresarial.
 
d) Sistema corporativo e de consolidação de balanços
Decorrente da operacionalidade citada anteriormente, este sistema deve permitir qualquer processo de
aglutinação de informações para a corporação.
 
e) Internação dos dados e atualização das informações
O processo de entrada de dados deve ser imediato em cada conta (on-line) e a atualização deve ser imediata
(real-time).
 
f) Tabelas e relacionamentos
Como boa parte das contas contábeis são repetitivas, é necessário verificar se o sistema tem facilidades para
o processo de construção de tabelas (centros de custos, linhas de produtos etc.), pois elas facilitam
sobremaneira o processo de construção de contas e planos de contas.
 
g) Gerador de relatórios
Operacionalidade já consolidada, que permite aos usuários da informação contábil formatar seus próprios
relatórios com muita facilidade, sem necessidade de conhecimento das tecnologias de informática. É um
conceito próximo ao de sistema de suporte à decisão.
Os geradores de relatórios devem propiciar a possibilidade de um relatório completo, ou seja:
acessar todos as informações do sistema;
fazer a edição da forma desejada pelo usuário;
possibilitar introdução de cálculos com as informações oriundas do sistema (índices, percentuais etc.);
adicionar textos e informações não constantes do sistema;
o relatório deve passar a fazer parte do processo de atualização do sistema-mãe.
 
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h) Lançamentos automáticos
O sistemadeve permitir lançamentos automáticos e por qualquer sistema de entradas.
Também deve permitir a formatação de lançamentos oriundos de outros aplicativos, tais como
processadores de textos e planilhas eletrônicas.
 
i) Abertura e formatação de contas e planos de contas
Processo automático de geração, formatação e relacionamento de contas, a partir de estruturas e contas já
existentes.
 
j) Encerramento ou alteração de contas e recomposição
automática
Processo automático de recomposição de tabelas e relacionamentos, quando da necessidade de fechamento
de contas ou centros de custos, ou mesmo de alteração de título ou codificação.
Como exemplo, podemos citar quando um departamento, que tem um centro de custo contábil, sai de uma
hierarquia para outra (sai da área industrial e vai para a área administrativa, por exemplo).
 
k) Encerramento automático das contas contábeis de
resultado
Partindo de definições de períodos contábeis, deve haver processos de encerramento automático das contas
de despesas e receitas, sem prejudicar as necessidades gerenciais. É uma operacionalidade que congrega as
características de integridade e flexibilidade.
Exemplo:
Se a empresa adota o regime trimestral ou mensal de fechamento contábil para fins de legislação do
Imposto de Renda, mas tem que atender as necessidades legais e gerenciais com a manutenção do regime
semestral ou anual, o sistema deve permitir dois tipos de fechamento automático de períodos contábeis.
 
l) Disponibilização de períodos e banco de dados
Esta operacionalidade consiste em determinar quantos períodos devem ou podem ser mantidos em aberto,
para consulta imediata, e a partir de quantos períodos as informações estarão disponíveis em outros meios
de consulta.
 
m) Criação e fechamento de períodos
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Operacionalidade que consiste em fechar um período automaticamente, à medida que se abre o novo
período objeto de lançamento.
 
n) Operacionalização de lançamentos e arquivos
contábeis
Funcionalidades importantes para o processo de escrituração. Dentro desta funcionalidade está o conceito
de lançamento e arquivo de lotes contábeis, o processo de numeração e identificação dos lotes, o processo
de importação e exportação de dados, o processo de descentralização da geração de lançamentos, o
processo de coordenação das interfaces etc.
 
 
INFORMAÇÕES E RELATÓRIOS GERADOS
Por ser o banco de dados primário das informações contábeis e, por conseguinte, o grande banco de dados
da contabilidade, este subsistema, após receber todos os interfaces e informações de outros subsistemas,
presta-se mais a fornecer dados para outros sistemas do que gerar dados relevantes para o gerenciamento
da empresa.
Para atender seus objetivos, as informações e relatórios gerados são as seguintes:
a) banco de dados de lançamentos e contas contábeis;
b) arquivo geral de informações e documentos;
c) despesas por departamento e divisões (centros de custos e despesas);
d) despesas por ordem de trabalho, ordem de serviço, etc.;
e) receitas por produtos, divisões, filiais ou regiões etc.;
f ) livro Diário e livro Razão;
g) balancetes periódicos, gerais e específicos e planos de contas com saldos;
h) balanço patrimonial e demonstração de resultados;
i) livro de apuração do lucro real (Lalur) (para fins de Imposto de Renda).
 
 
SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURACÃO DIGITAL (SPED)
A partir do ano-base 2008, com entrega para 2009, as empresas estarão obrigadas a gerar e transmitir
eletronicamente para o governo federal os livros contábeis, o Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur) e a
Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ).
Os livros abrangidos são:
Diário e Razão.
Balancetes Diários e Balanços.
Diário com Escrituração Resumida.
Diário Auxiliar.
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Razão Auxiliar.
O SPED contábil é idêntico ao SPED Fiscal, ou seja, os arquivos gerados serão transmitidos para o SPED,
desobrigando as empresas da guarda em papel. O prazo para guardar serão de 5 anos mais o ano corrente.
Também as empresas serão obrigadas a enviar o e-LALUR para o SPED.
Assim, a DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica) exigirá um número menor
de informações e futuramente poderá deixar de existir. As empresas que entregarem os arquivos “SPED”
devem ser desobrigadas da obrigatoriedade da IN 86, naquelas informações que o SPED venha a suprir.
 
 
ATIVIDADE FINAL
"Administração  e operacionalização da estrutura legal do sistema" é
função do subsistema:
A. Subsistema Contabilidade em Outras Moedas;
B. Subsistema Consolidação de Balanços;
C. Subsistema Contabilidade Societária e Fiscal;
D. Subsistema Controle Patrimonial.
REFERÊNCIA
OLIVEIRA, Antônio de Loureiro; BIANCOLINO, César Augusto; BORGES, Tiago Nascimento. Sistemas de
informações contábeis: uma abordagem gerencial São Paulo: Saraiva, 2010.
OLIVEIRA, Djalma Pinho Rebouças.   Sistemas de informações gerenciais: estratégicas, táticas e
operacionais 15. ed. São Paulo: Atlas, 2012.
PADOVEZE, Clóvis Luís. Sistemas de informações contábeis: fundamentos e análise. 6. Edição. São Paulo:
Atlas, 2009.
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