Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
Gerenciamento Estratégico de Projetos Tema 06 – Sistema de Comunicação em Projetos Bloco 1 Lucineide Bispo dos Reis Luz Objetivos • Apresentar a importância da gestão da comunicação em projetos. • Mostrar como deve ser efetivada a gestão de projetos por meio da disseminação da informação do projeto. • Compreender como se deve gerenciar as expectativas das partes interessadas. • Avaliar as formas de comunicar o desempenho de um projeto. Introdução Nesta unidade, você estudará a importância de se gerenciar a comunicação dentro de um projeto, além de compreender como deve se disseminar a informação a todos os interessados. Verá que a comunicação é um dos pilares do gerenciamento de qualquer projeto e planejar a comunicação é necessário para o cumprimento de todas as fases do projeto. Comunicação em Projetos O desenvolvimento de um projeto pode requerer extensa comunicação, principalmente se as equipes estiverem distribuídas em espaços distintos. Diante disso, é importante avaliar qual forma de comunicação adotar, pois o compartilhamento de informações pode ser comprometido, causando perda de sincronismo entre as frentes de trabalho. Levado ao extremo, pode se tornar um caos. A colaboração entre as frentes de trabalho deve existir, pois envolve esforço mútuo, basta lembrar o sequenciamento das atividades e da EAP: um pacote de trabalho pode ser feito por uma ou mais equipes. Identificar as partes interessadas É o processo de identificar a audiência da comunicação que pode ser afetada pelo projeto e classificar as informações que são relevantes aos seus interesses. É desejável que as partes interessadas no projeto estejam descritas nos documentos da etapa de planejamento do projeto. A avaliação de como cada parte interessada receberá a informação, e seu impacto, devem ser revistos regularmente para ajuste de acordo com as mudanças organizacionais ou de projeto (PMBOK, 2017). Classificação das Partes Interessadas: Poder x Interesse Figura 1 | Poder e interesse Fonte: PMBOK, 2017. Planejar a comunicação As informações, normalmente, utilizadas para determinar requisitos de comunicação são (PMBOK, 2017): • Organogramas. • Organização do projeto. • Departamento e especialidade dos envolvidos. • Logística de quantas pessoas estarão envolvidas no projeto e em que locais. • Necessidade de informações internas e externas. Planejar a comunicação O planejamento de comunicação envolve relacionar a audiência, as informações, quais e com qual periodicidade serão enviadas (PMBOK, 2017). O planejamento inadequado da comunicação pode causar situações indesejadas, como informações confidenciais sendo recebidas pelo público em geral; falta de comunicação; falta de confiabilidade; atraso na comunicação; e outros. Gerenciamento Estratégico de Projetos Tema 06 – Sistema de Comunicação em Projetos Bloco 2 Lucineide Bispo dos Reis Luz Planejar a comunicação O PMBOK (2017) descreve que o plano, normalmente, deve apresentar os seguintes itens: • Requisitos de comunicação. • Informações que serão comunicadas, idioma, formato, conteúdo e nível de detalhes. • Motivo da distribuição das informações. • Frequência para distribuição das informações. • Responsável pela comunicação. Planejar a comunicação • Responsável por informações confidenciais. • Integrantes ou grupos que receberão informações. • Tecnologia utilizada para transmissão e recepção das informações. • Recursos alocados para as atividades de comunicação. • Processo de encaminhamento da informação para níveis executivos, no caso de questões a serem solucionadas pelos níveis mais altos da organização. • Fluxogramas do fluxo de informações no projeto. • Restrições de comunicação. • Glossário. Distribuir as informações Esse processo é executado durante todo o ciclo de vida do projeto, desde uma reunião de kickoff (pontapé inicial) até o encerramento. A distribuição pode ser baseada em diversas técnicas, como reuniões, distribuição de material impresso, e-mail, portal, fax, correio de voz, SMS etc. É importante que as seguintes informações estejam presentes na distribuição: • Questões e mudanças aprovadas. • Relatórios do projeto. • Apresentações do projeto. • Apontamentos. • Críticas e sugestões das partes interessadas. • Documentação de lições aprendidas. Gerenciar as expectativas das partes interessadas Os interessados no projeto têm diferentes necessidades de posicionamento em relação ao projeto, portanto, é necessário garantir que o atendimento de suas necessidades esteja evidenciado nas comunicações, a fim de que continuem apoiando a execução do projeto e auxiliando para que seu desenvolvimento ocorra da melhor forma possível. O objetivo é minimizar qualquer resistência ou desistência do projeto (PMBOK, 2017). Reportar o desempenho Figura 2 | Modelo de acompanhamento de desempenho Fonte: Os autores Considerações Finais Nesta unidade de ensino, você aprendeu: • Os conceitos básicos do tratamento da comunicação em projetos. • A importância da gestão da comunicação em projetos. • Como deve ser efetivada a gestão de projetos, por meio da disseminação da informação do projeto. • Como se deve gerenciar as expectativas das partes interessadas. • As formas de comunicar o desempenho do projeto. Referências bibliográficas CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas. 3. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2008. PMI - Project Management Institute. Um guia de conhecimento em gerenciamento de projetos (guia PMBOK). 6. ed. Newtown Square: PMI, 2017.
Compartilhar