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SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ............................................................................................ 3 2 GESTÃO DE OPERAÇÕES ....................................................................... 4 2.1 Detalhamento histórico da gestão de operações ................................ 8 3 GESTÃO ................................................................................................... 11 3.1 Gestor público e seu papel na administração pública ........................ 12 3.2 Ciclos de gestão na administração pública ........................................ 14 3.3 Controle operacional .......................................................................... 17 4 GESTÃO DE PESSOAS: CONCEITO ...................................................... 18 4.1 Gestão de Pessoal na administração pública ..................................... 23 4.2 Crescimento de pessoas no serviço público ...................................... 25 5 PLANEJAMENTO EMPRESARIAL ........................................................... 28 5.1 Planejamento Estratégico ................................................................... 30 5.2 Planejamento Tático ........................................................................... 32 5.3 Planejamento Operacional ................................................................. 33 6 SISTEMA DE INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA .............. 36 7 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS .......................................................... 39 3 1 INTRODUÇÃO Prezado aluno! O Grupo Educacional FAVENI, esclarece que o material virtual é semelhante ao da sala de aula presencial. Em uma sala de aula, é raro – quase improvável - um aluno se levantar, interromper a exposição, dirigir-se ao professor e fazer uma pergunta, para que seja esclarecida uma dúvida sobre o tema tratado. O comum é que esse aluno faça a pergunta em voz alta para todos ouvirem e todos ouvirão a resposta. No espaço virtual, é a mesma coisa. Não hesite em perguntar, as perguntas poderão ser direcionadas ao protocolo de atendimento que serão respondidas em tempo hábil. Os cursos à distância exigem do aluno tempo e organização. No caso da nossa disciplina é preciso ter um horário destinado à leitura do texto base e à execução das avaliações propostas. A vantagem é que poderá reservar o dia da semana e a hora que lhe convier para isso. A organização é o quesito indispensável, porque há uma sequência a ser seguida e prazos definidos para as atividades. Bons estudos! 4 2 GESTÃO DE OPERAÇÕES Fonte: pixabay.com A gestão de operações é o processo responsável por garantir a melhor execução dos produtos/serviços. Garantir que o desenvolvimento das atividades e dos processos sejam sempre iguais e buscar a melhoria constante é o desafio da gestão operacional. Segundo MALMEGRIN “é o conjunto de todas as ações que foram planejadas e são executadas no processo direto de prestação de serviços públicos” (2010, p. 17). Gestão de operações é a atividade de gerenciamento de recursos escassos e processos que produzem e entregam bens e serviços visando a atender necessidades e ou desejos de qualidade, tempo e custo de seus clientes. Toda organização, vise ela lucro ou não, tem dentro de si uma função de operações, pois gera algum “pacote de valor” para seus clientes que incluem algum composto de produtos e serviços, mesmo que, dentro da organização, a função de operações não tenha este nome (Slack e Lewis, 2.002). Para Corrêa, 2008, Gestão de operações tem a ver com a forma como as organizações geram seus produtos e serviços. Tudo que você veste, come, senta sobre, usa, lê chega até você graças aos gerentes de operações que organizam suas produções. Todo livro que você pega na biblioteca, todo atendimento que você recebe no hospital, todo atendimento que você tem nas lojas e toda aula a que você assiste na universidade — todos foram produzidos (CORRÊA, 2008, p. 24) 5 A origem principal do gerenciamento de operações é difícil de rastrear, estritamente falando, as operações devem sempre ser gerenciadas porque o processo pelo qual uma organização gera e entrega pacotes de valor aos clientes, independentemente de isso ter ocorrido explicitamente ou não. Segundo Wilson (1995), as grandes obras realizadas em tempos anciãos da humanidade têm maior probabilidade de terem sido os primeiros tipos de processo produtivo a requerer técnicas gerenciais para suas operações. Grandes projetos foram desenvolvidos na antiguidade a Grande Muralha da China, as Pirâmides no Egito, Estradas no Império Romano ou a construção das Grandes Catedrais. Há muita pouca informação na literatura sobre os métodos de gestão usados para gerenciar esses negócios, mas claramente não havia uso de sistemas ou métodos especializados. A construção de grandes catedrais, por exemplo: Eles representam um grande esforço, projetos muito exigentes e requisitos de planejamento envolvem centenas ou mesmo milhares de pessoas, várias habilidades para trabalhar em inúmeras atividades. Apesar de sua enorme escala e complexidade, a duração do projeto e seu custo não parecem ser sob a complexidade semelhante, os problemas existentes foram resolvidos. A natureza religiosa e política do projeto, a falta de um sistema formal de contabilidade e a falta de tempo parecem ser fatores importantes na redução da pressão sobre a eficiência ou eficácia da gestão. “A construção da torre de Babel foi de fato um projeto, pois a definição mais recentemente aceita (em cerca de 1693) de um projeto é, como dito antes, um vasto empreendimento, grande demais para ser gerenciado e, portanto, provável de não chegar a nada” (Defoe, 1697). É dá natureza humana mudar as coisas, desde os tempos pré-históricos, a civilização humana transformou matérias-primas em produtos acabados. Essas atividades requerem coordenação e controle mínimos. Mesmo administrar principalmente essas operações faz parte da natureza humana. Quando nossos ancestrais poliam pedras em busca de ferramentas mais eficazes, a gestão da produção sempre existiu. Não havia comércio naquela época, e esses talheres só eram adequados para quem os produzia. Surgiu então a primeira forma de produção organizada pelos artesãos, as exigências desses artesãos foram se tornando cada vez maiores, passaram a contratar ajudantes e a definir os prazos e prioridades de entrega. Com o advento da Revolução Industrial, a produção manual diminuiu, com a descoberta das máquinas, as pessoas começaram a ser substituídas por máquinas 6 em 1764 e surgiram as primeiras fábricas. Segue abaixo figura da evolução histórica da gestão de operações. Fonte: jonatasback.wordpress.com A evolução da humanidade continua, mas quando a humanidade enfrenta grandes crises ou a combinação de fatores favoráveis, a mesma evolui com um salto. Ainda em termos da origem do campo da gestão de operações como a conhecemos hoje, embora existam muitas palavras no século XX, com as contribuições de Frederick Taylor, Ford, Casal Galbraith, auxiliaram na criação de condições para a chamada produção em massa, de modo que era possível estabelecer seu próprio negócio em escala global, e utilizá-lo para gerenciar o campo de operações, esse tremendo progresso pode ser considerado a contribuição mais importante para a indústria no mundo para que esta obtivesse suas funções atuais. Abernathy e Corcoran (1983) nos narram, num excelente artigo sobre as origens da área de gestão de operações, foram desenvolvimentos muito anteriores ao início do Século XX que permitiram que a indústria automobilística americana surgisse como a grande indústria influente que se tornou. Esse grupo de autores afirmou que o modelo de desenvolvimento industrial americano em termos de práticas de produção e estrutura de trabalho formado em meados de 1800 criou um modelode gestão sem precedentes, e sem rivais no gerenciamento industrial de produtos complexos com baseados em tecnologia. Este modelo foi originalmente denominado “Sistema 7 Americano de Manufatura” (American System of Manufacturing - ASM) na literatura e, eventualmente, adotado pela Grã-Bretanha, França, Alemanha e Japão. Em qualquer organização, a gestão de operações desempenha um papel fundamental, os profissionais dessa área são responsáveis por tomar decisões sobre todos os recursos e processos (como energia, mão de obra, matéria-prima, capital e informações) que entram na empresa, e essas decisões vão produzir o produto final. As empresas que buscam inovação, eficiência e desejam permanecer competitivas devem revisar seus aspectos internos e garantir que sejam tomadas decisões eficazes sobre as operações de negócios. Pesquisas nessa área enfatizam que empresas que utilizam métodos e tecnologias de gestão possuem maior potencial de competitividade, independente do setor em que operam. A gestão operacional busca essencialmente a execução das ações planejadas no processo de prestação serviços públicos para análise e melhoria em atendimento aos usuários. Buscando permanentemente pela melhor combinação de recursos, ações e resultados, com base de padronização pelo governo, tendo em vista que a demanda é elevada e sua padronização irá permitir a qualidade no atendimento, permitindo assim que a administração pública possa buscar a qualidade por meio da melhoria contínua. Apesar deste método, existem problemas ou soluções para a mão-de-obra que, neste caso, se classifica como produto, que em certo sentido é rara. Qualidade, como educação, desenvolvimento e especialização, ainda não chega a todos de maneira uniforme. Nesse sentido, a gestão de operações é uma ferramenta de extrema importância para o gestor, para que ele possa orientar a equipe ao longo do processo relacionado pela de busca de melhorias de continuidade, pois a gestão das operações permite o estabelecimento de procedimentos rotineiros e a utilização de métodos, padrões e ferramentas destinadas a atingir os objetivos estabelecidos. Ações essas realizadas em qualquer organização estatal de prestação de serviços públicos nas esferas federal, estadual e municipal e também em organizações não estatais que tem as mesmas atribuições. Ocorre em gestão pública, um ciclo de gestão, e a este damos o nome de PEAC, através dele é que ocorre a organização e a formação de todos os procedimentos em torno da execução do trabalho. 8 2.1 Detalhamento histórico da gestão de operações Fonte: escola.britannica.com.br A civilização mais antiga conhecida é a Suméria. Tudo começou no sul da Mesopotâmia por volta de 4500 A.C. Os sumérios perceberam que o solo da área era adequado para cultivo. Devido à falta de chuva, os sumérios estabeleceram um sistema de irrigação para levar água do rio para os campos. Após 4000 A.C., a região começou a desenvolver as primeiras cidades do mundo, incluindo Kish, Uruk, Ur e Lagash. Por volta de 3000 A.C., os sumérios criaram o primeiro sistema de escrita do mundo, a escrita cuneiforme, que consiste em sinais em forma de cunha esculpidos em argila. Em se tratando da evolução histórica da gestão operacional, podemos dizer que: Uma revolução tecnológica ocorreu por volta de 4.000 A.C., que causou mudanças culturais fundamentalmente por meio da introdução da agricultura, a domesticação de animais, modelos de cerâmica e a fabricação de vinho e cerveja. As civilizações, Sumérios, assírios, babilônios e acádios (antes de 2000 A.C.) com a criação das criaram as primeiras cidades-estados. Os egípcios, chineses e romanos (por volta de 2.000 A.C) com planejamento de obras, governos estruturados e sistemas de cobrança de impostos. 9 Revolução Industrial, com seu início no século XVIII, na Inglaterra, tendo como ponto inicial a máquina a vapor de James Watt, em 1764, seus principais sucessores foram: Eli Whitney, com a criação do sistema de produção; Frederick Winslow Taylor, pai da administração científica; Henry Ford, com sua produção em massa; Alfred P. Sloan Jr, criação de divisões descentralizadas Modelo Pós-fordista – Modelo Toyota, criado por Taiichi Ohno, surgimento de novas técnicas de produção, que vieram a caracterizar a denominada produção enxuta. Histórico do século XX, ocorreram a padronização de produtos, aumento do ciclo de validade, redução dos custos de produção e competição entre as empresas. Histórico do século XXI, aumento da competitividade, renovação elevada da variedade de produtos, consumo exigente, produtos importados buscando espaços entre os produtos locais. Deste modo, como enfatizado por Gaither e Frazier (2006, p. 7) “esse avanço envolveu dois elementos principais: a difundida substituição da força humana e da água pela forma mecanizada e o estabelecimento do sistema fabril”. Caracterizado como Revolução Industrial, este marco histórico se consolidou como fato gerador da administração da produção, tal como conhecida nos dias atuais, uma vez que exigiu avanços nas técnicas gerenciais de produção, próprio de sistemas fabris (PEINADO; GRAEML, 2007). Portanto, o uso de máquinas a vapor nas fábricas permitiu que elas organizassem as atividades longe dos rios, o que indicou uma a necessidade de gerenciar melhor os trabalhadores do setor de produção. É nesta mesma época, em 1776, que, de acordo com Corrêa e Corrêa (2011, p. 27) “o economista escocês Adam Smith (1723 - 1790) proclamou o final do sistema tradicional mercantilista e o início do moderno capitalismo no seu clássico livro A riqueza das nações, no qual articulou os benefícios da divisão do trabalho”. Em vista dessas mudanças socioeconômicas ocorridas, no século XX, “um núcleo de engenheiros, executivos comerciais, consultores, educadores e pesquisadores desenvolveu os métodos e a filosofia denominados, administração científica” (GAITHER; FRAZIER, 2006, p. 8). Conhecido como o pai da administração 10 científica, “Frederick Taylor, um esforçado engenheiro a serviço da máquina produtiva americana, advogava a aplicação de racionalidade e métodos científicos à administração do trabalho nas fábricas” (MOREIRA, 2009, p. 4). Quelhas et al. (2008, p. 1) acrescenta dizendo que Taylor “tratava a administração como ciência baseada na observação, medição, análise e aprimoramento doa métodos de trabalhos”. Ainda de acordo com estes autores, os trabalhos de Taylor abriram caminho para outros cientistas, como Frank Gilbreth, que desenvolveu os estudos de movimentos e tempos, e Henry Gantt, que introduziu um método de programação de produção com bases em cálculos e gráficos. O desenvolvimento tecnológico ocorrido trouxe às empresas uma nova visão de mundo com maior competitividade, pois, atentas ao desenvolvimento tecnológico, devem enfrentar novas oportunidades e desafios. Davis, Aquilano e Chase (2003) enfatizam que hoje, a Tecnologia de Informação desempenha um papel importante no processo de produção de uma organização. Para Martins e Laugeni (2002), nas organizações atuais, verifica-se a importância da figura do consumidor, uma vez que a procura de satisfação dos mesmos é o que tem demandado às empresas atualizarem suas técnicas de produção, tornando-as mais eficazes e produtivas. “Em resumo, a empresa de classe mundial tem como cultura a melhoria contínua através de técnicas sofisticadas, com modelagem matemática para simulações de cenários futuros” (MARTINS; LAUGENI, 2002, p.4). Desde o estabelecimento do primeiro surgimento das organizações com características de produção, as pessoas dominaram a tecnologia de produção para realizar o trabalho, acredita-se que, desde então, nasceu a função administrativa de produção. Com o passar do tempo, e como o campo da gestão administrativafoi reconhecido como conhecimento científico, algumas mudanças ocorreram na produção, como a reconfiguração de seus conceitos e responsabilidades. Atualmente, a gestão da produção inclui não apenas bens, mas também serviços, portanto, geralmente se acredita que o nome mais unificado é gestão da produção e operação. Deste ângulo, a produção confirma a maior interdisciplinaridade destas áreas com outras funções administrativas e de apoio, pois no atual ambiente competitivo, é necessário que a entidade mantenha todo o seu sistema de produção integrado. 11 3 GESTÃO Fonte: pixabay.com Gestão refere-se a gerir algo (neste caso, uma empresa ou organização), aliada a ferramentas que visam resultados, por exemplo, Qualidade, otimização de tempo e melhor investimento de capital. Devendo ser administrada por pessoas preparadas, que possuam características de um líder, motivadas e alinhadas à visão, missão e plano estratégico do órgão público, e devem ser pautadas por princípios de gestão pública. Estes princípios estão dispostos de acordo com o artigo 37 da Constituição Federal. Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. Cabe mencionar que, para a organização e seus gestores, possuir recursos é necessário, mas não o suficiente. Simplesmente possuir recursos deixou de ser o bastante, pois o que traz bons resultados para uma organização é saber usá-los adequada e produtivamente. Isso significa competência organizacional. (CHIAVENATO, 2004, p.164). Nesse ponto, o princípio da eficiência deve ser enfatizado, pois se limita à responsabilidade dos gestores em fazer uso pleno dos recursos disponíveis, ou seja, a relação custo-benefício, para fazer uso pleno dos recursos disponíveis. Nesse 12 sentido faz se necessário saber os conceitos e a diferença entre eficácia e eficiência, sendo estes definidos por Chiavenato e Daft. Eficácia: é uma medida do alcance de resultados, ou seja, a capacidade de atingir objetivos e alcançar resultados. Em termos globais, significa a capacidade de uma organização satisfazer necessidades do ambiente ou mercado. Relaciona-se com os fins almejados. Eficiência: é uma relação entre custos e benefícios, entre entradas e saídas, ou seja, a relação entre o que é conseguido e o que pode ser conseguido. Significa fazer corretamente as coisas e enfatizar os meios pelos quais elas são executadas. Relaciona-se com os meios, isto é, com os métodos utilizados. (CHIAVENATO, 2000, p.215). Daft, 1999, acrescenta que, a eficácia organizacional é o grau no qual uma empresa alcança um objetivo estipulado. Significa que a organização é bem-sucedida na realização daquilo que tenta realizar. Eficácia organizacional significa prover um produto ou serviço que os clientes valorizam. A eficiência organizacional refere-se à quantidade de recursos usados para atingir um objetivo organizacional. Ela é baseada nas quantidades de matérias-primas, dinheiros e pessoal necessários para produzir um determinado volume de produtos. Assim, a eficiência pode ser calculada como quantidade de recursos usados para produzir um bem ou serviço (DAFT 1999, p.7). O desempenho da gestão pública é muito importante porque geralmente está direta ou indiretamente relacionado ao desenvolvimento nacional, e esta, busca cada vez mais modelo que visa aumentar a satisfação dos cidadãos e usuários, e que valorize a qualidade do serviço e o atendimento prestados, baseado em resultados: mais flexibilidade, menos burocracia e centralização, visando estabelecer novas formas de relações sociais, com foco no controle social, transparência e participação. 3.1 Gestor público e seu papel na administração pública Gestores públicos são profissionais responsáveis pelo planejamento e gestão de organizações públicas (municipal, estadual e federal), organizações não governamentais, e também são responsáveis pelo desenvolvimento de projetos de empresas privadas em cooperação com o governo. Além das características necessárias do gestor, este deve este deve estar atento à escrita ou ao conteúdo pois através desta sua atuação é regida. Sendo os documentos enviados ou escritos, devendo ser formalizado, ou seja, os gestores públicos só podem fazer o que é determinado pelas leis ou regulamentos autorizados. 13 Em vista do acima citado Chiavenato (2000, p. 7) afirma que, A tarefa do administrador é de interpretar os objetivos propostos pela administração e transformá- los em ação organizacional por meio do planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos de maneira mais adequada à situação Portanto, a imagem de um excelente gestor público deve incluir alguns princípios, como pensamento sistêmico, busca do aprendizado organizacional, Cultura inovadora, orientação para processos e informação, perspectivas de futuro, criação de valor, compromisso com as pessoas, atenção aos cidadãos e Sociedade, responsabilidade social e gestão participativa. Chiavenato (2004, p.10), ainda define que, “a Gestão de Pessoas é a função que permite a colaboração eficaz das pessoas – empregados, funcionários, recursos humanos, talentos ou qualquer denominação – para alcançar os objetivos organizacionais e individuais”. Cabe destacar que o gestor público pode ter duas acepções: a) Ocupante de emprego público na administração direta, autarquias e fundações, nos termos da Lei 9.962/2000, contratados sob regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). A rescisão desses contratos, em ato unilateral da administração, deve ser precedida de procedimento administrativo, com garantias ao empregado de participação na produção de provas, ampla defesa e julgamento impessoal. b) Ocupante de emprego público na administração pública indireta, nas empresas públicas, nas sociedades de economia mista e nas fundações públicas de direito privado. Também são contratados sob regime da CLT (BRASIL, 2014, p. 2). Assim, compreende-se que os gestores públicos de mandato são os integrantes da alta administração governamental, inclusive do Poder Executivo, "titulares e ocupantes de poderes de Estado e de responsabilidades próprios e especificamente enumerados na CF (1988)" (BRASIL, 2014, p. 3). O mercado exige cada vez mais a gestão de organizações do setor público em nível de governo, federal, estadual ou municipal em empresas ou organizações não governamentais relacionadas ao terceiro setor. Os gestores públicos são qualificados para realizar o planejamento e gestão de políticas públicas, implementar planos de responsabilidade social, gerenciar organizações sociais e elaborar planos de governo. Nesse sentido o papel do gestor público pode ser definido através de: 14 Planejar ações institucionais que possam reduzir custos administrativos, ampliar o escopo das ações e potencializar os benefícios das políticas públicas. Formular projetos de financiamento de bancos públicos. Implementar planos e projetos, preparar e planejar procedimentos de licitações públicas e promover vínculos entre organizações do terceiro setor e setores públicos. Desenvolver planos de metas, gerenciar orçamentos, planejar e implementar planos sociais. Gerenciar e auxiliar os departamentos de contabilidade e orçamento de instituições públicas. Faça licitações e contratos administrativos. Gerenciar as ligações entre empresas públicas e empresas privadas. Formular, coordenar e avaliar políticas públicas relacionadas aos sistemas de saúde, educação e segurança, como órgãos administrativos, legislativos e da sociedade civil. Participar de atividades que interajam com o governo e compartilheprojetos de gestão. Não há dúvida de que a administração pública precisa acompanhar os avanços e as mudanças que a globalização produziu em todas as organizações, vivemos em uma era de capital humano, que se tornará a base do sucesso organizacional. 3.2 Ciclos de gestão na administração pública Fonte: pixabay.com 15 A gestão operacional faz parte da gestão pública. Os termos gerenciamento e administração podem ser considerados sinônimos, “um conjunto de princípios, de normas e de funções que têm por fim ordenar os fatores de produção e controlar a sua produtividade e a sua eficiência, para obter determinado resultado” conforme MALMEGRIN (2010a, p. 14). O ciclo PEAC é um método gerencial para a promoção da melhoria contínua, da rotina e dos processos organizacionais, e reflete, em suas quatro fases, a base da filosofia do melhoramento contínuo. Este ciclo, também, é conhecido como ciclo de Shewhart, seu idealizador, ou como ciclo de Deming, o responsável por seu desenvolvimento e reconhecimento. (MARSHAL JUNIOR, 2008, p. 94) O modelo do ciclo de gestão prevê o gerenciamento em quatro etapas consecutivas, a saber: planejar (P), executar (E), avaliar (A) e controlar (C). Ao desempenhar uma função ativa, o controlador pode revisar o conteúdo do plano, definindo medidas que reduzam a possibilidade de disfunção semelhante. Podemos ter então na gestão pública: um ciclo de gestão PEAC é utilizado para gerenciar as políticas públicas, outro ciclo do PEAC é utilizado para o planejamento e a gestão do planejamento e outro ciclo do PEAC é utilizado para as operações de gestão. Fonte: docplayer.com.br Veja a seguir o PEAC detalhado: 16 Planejar (P): sua finalidade é orientar, definir objetivos, estabelecer especificações, métodos, técnicas e ferramentas para que a fase de execução prossiga da maneira esperada. Executar (E): esta etapa visa aprimorar as habilidades das pessoas, proporcionar educação e treinamento e capacitá-las a implementar os conteúdos do plano. Isso é importante porque gera produtos ou resultados e coleta dados relevantes de forma sistemática e contínua. Eles também podem ser aleatórios e pontuais de acordo com os padrões do plano. Avaliar (A): compara os principais pontos de planejamento e execução para encontrar os motivos dessa situação e aponta alternativas com base nos resultados. Controlar (C): pode-se decidir o que corrigir e o que deve ser revisado do conteúdo planejado, e executar a correção de acordo com o processo. Depois de ter uma compreensão preliminar de gestão, entenda a gestão operacional, que segundo Malmegrin,2010: “É o conjunto de todas as ações que foram planejadas e são executadas no processo direto de prestação de serviços públicos” (2010, p. 17). Essas operações serão realizadas em qualquer organização do estado que presta serviços públicos nos níveis federal, estadual e municipal, bem como em uma organização não estatal com as mesmas responsabilidades. Novamente Malmegrin,2010, define que a gestão pública pode ser realizada, “um ciclo de Gestão PEAC para a gestão de políticas públicas, outro ciclo PEAC para a gestão de planos e programas e ainda outro para a gestão das ações operacionais” (2010, p. 26). Nas esferas federal, estadual e municipal, e mesmo em organizações não estaduais, os gestores costumam fazer esforços diferentes para cada uma das quatro fases do ciclo de gestão de políticas públicas. No entanto, a atenção está voltada para as etapas de formulação e implementação de políticas públicas. Em termos de tempo entre a formulação e o controle, este ciclo de gestão é bastante longo e pode envolver múltiplas tarefas governamentais. Portanto, se não for contínuo administrativamente, as etapas de avaliação e controle podem não serem executadas, interrompendo assim o feedback periódico. Existe uma relação de interdependência entre os ciclos da 17 gestão pública, que são igualmente importantes, e não desprezam nem privilegiam nenhum dos ciclos ou fases, conforme MALMEGRIN: “Perceba que o ciclo de gestão das ações operacionais é obrigatório, pois sem ele não se concretiza a prestação de serviços públicos em qualquer esfera do Estado e nas organizações não estatais, mas sua interdependência dos ciclos de gestão de nível superior exige dos gestores operacionais habilidades importantes para acompanhar e atuar junto aos gestores de outras instâncias, com seus modelos de gestão próprios” (2010a, p. 62-63). Obviamente, a avaliação de políticas por meio da própria organização ou por meio de avaliação externa é cara, uma das razões pelas quais não é implementada com frequência. Um Problemas que afetam o ciclo de gestão da operação é ocorrido durante a avaliação das políticas públicas departamentais, indicam que há falhas na implementação, e o foco da revisão costuma mudar para o planejamento e seu conteúdo, sendo ciclo de gestão a ser analisado. Mesmo que a meta seja atingida, o fim ou a cessação do ciclo político deve ser comunicado à sociedade para tornar as ações públicas transparentes e permitir o controle social. 3.3 Controle operacional É uma forma de controle realizado sobre as tarefas e operações realizadas por pessoal não administrativo da empresa. Nesse sentido, o controle operacional se refere ao aspecto mais específico de uma empresa, como tarefas e operações. Sua dimensão de tempo é de curto prazo porque, seu objetivo é imediato: avaliar e controlar o desempenho das tarefas e operações a cada momento. É também o subsistema de controle, que se concentra mais na realidade específica da empresa. De acordo com Malmegrin, 2010a, “o Controle Operacional é uma etapa decisória do ciclo de gestão PEAC, por esse motivo, depende das informações da etapa de avaliação para as tomadas de decisão. Logo, considerar as organizações como sistemas de informação é uma forma de compreender melhor como se processam as trocas de informações entre essas etapas tão importantes na Gestão Operacional” (MALMEGRIN, 2010a, p. 186). Segundo Malmegrin, 2010a: “O controle operacional é muito importante tanto para corrigir as disfunções como para propiciar oportunidades pessoais aos gestores operacionais e aprendizado às organizações que prestam serviços públicos”. 18 O desempenho é o objeto de coleta e avaliação de informações para apoiar o controle operacional, considerando padrões como economia, eficiência, eficácia, e indicadores, como produto da integração de informações. Nesse sentido o controle operacional é composto por quatro fases: Estabelecimento de padrões: esses padrões representam a base básica do controle operacional. Padrões são diretrizes usados como forma de avaliação ou comparação de coisas, dando um ponto de referência para a operação a ser realizada. Avaliação de desempenho: inclui na avaliação de desempenho, o rastreando e monitorando as operações realizadas. Comparação do desempenho com o padrão: incluem a comparação do desempenho com padrões previamente estabelecidos para verificar desvios ou alterações, ou seja, falhas ou erros relacionados ao desempenho esperado. Ação corretiva e disciplinar: a ação corretiva, inclui corrigir o desempenho para adaptá-lo aos padrões estabelecidos, já a disciplinar, são medidas corretivas tomadas contra o comportamento humano. Além de garantir ajustes ao desempenho das ações empresariais, o controle e a avaliação também promovem o aprendizado e a institucionalização das organizações públicas, abrangendo seus insumos, processos e resultados. 4 GESTÃO DE PESSOAS: CONCEITO Fonte: pixabay.com 19 De um modo geral, a gestão de pessoas é entendida como uma combinação de métodos, competências, políticas, tecnologias e práticas definidas para gerir o comportamento interno do capital humano de forma adequada para o benefício da organização e para melhoraro nível de trabalho por eles executado. Gerir pessoas é se responsabilizar por administrar e gerir o capital humano da empresa. E, o fator humano é o recurso mais importante de uma organização, porque através dele é possível atingir os objetivos e as metas propostas (CHIAVENATO, 2009). No Brasil, a administração de pessoal passou a ser organizada em 28 de outubro de 1936, com a Lei do Reajustamento. Naquela época, a organização do serviço de pessoal foi padronizada, contando com as seguintes seções: administrativa, de controle, financeira e de assistência social (SANTOS, 2006, p. 97). Os primeiros departamentos pessoais começaram a aparecer no século XIX. Sua principal responsabilidade era medir o custo da empresa, e pouco se falava em produtividade, os funcionários eram considerados apenas como ativos contábeis da empresa. Com a implantação da CLT, entre as décadas de 30 e 1950, as empresas passaram a se atentar para a questão do cumprimento da legislação trabalhista e da designação de responsáveis para acompanhar os trabalhadores nessas normas. Eles seriam chamados de gerente de recursos humanos no futuro. Os recursos humanos vêm se desenvolvendo há muitos anos, mas o departamento de pessoal só começou a dar atenção às pessoas na década de 1970. No passado, apenas os negócios e as coisas burocráticas eram observados, com o decorrer do tempo o capital humano passou a ter importância. Segundo Teixeira (1998), os anos 90 foram muito ricos em termos de aprendizado sobre novas propostas e experiências na gestão de pessoas. O processo evolutivo da gestão de pessoas é classificado de formas diferentes por diversos fatores. Na abordagem funcionalista, pode-se identificar três fases: Operacional: até a década de 60. Nessa fase, a gestão de pessoas preocupa-se basicamente com a operacionalização de captação, treinamento, remuneração, informações, entre outros; Gerencial: dos anos 60 até início dos anos 80, em que a gestão de pessoas passa a interferir nos diferentes processos da organização; Estratégica: a partir dos anos 80, em que a gestão de pessoas começa a assumir papel estratégico na internalização de novos conceitos de pensar as pessoas na geração de valor para as organizações. 20 Devido à pressão externa e interna, as organizações têm passado por mudanças tremendas. Essas mudanças não se limitam à estrutura organizacional, produtos ou mercados, mas também afetam principalmente seu comportamento ou padrões culturais, padrões políticos ou relações de poder internas e externas. Essas mudanças não são esporádicas por natureza, mas é um processo contínuo na vida da empresa. Na busca pela excelência na qualidade, alguns fatores tornam as pessoas mais investidas nas organizações, e a liderança deve identificar e compreender essas forças de comportamento dos colaboradores. Uma vez que essas forças relacionadas à gestão da qualidade são compreendidas, os líderes devem examina-las e estabelecer medidas de gestão necessárias para orientar os colaboradores em uma direção construtiva. Segundo Chiavenato (2004, p.6 e 7): a Gestão de Pessoas é uma área muito sensível à mentalidade que predomina nas organizações. Ela é contingencial e situacional, pois depende de vários aspectos, como a cultura que existe em cada organização, da estrutura organizacional adotada, das características do contexto ambiental, do negócio da organização [...] e de uma infinidade de outras variáveis importantes. Nesse contexto, podemos observar que a Gestão de Pessoas é formada por dois atores, as organizações e as pessoas que a compõe. Chiavenato (2004, p.4 e 5) define que “...cada uma das partes depende da outra. Uma relação de mútua dependência na qual há benefícios recíprocos [...] sem organizações e sem pessoas não haveria a Gestão de Pessoas. ” Para muitos autores, o principal ativo da empresa é a força de trabalho. De acordo com esse raciocínio, é importante desenvolver uma boa gestão de pessoal dentro da organização, que possa apoiar os colaboradores, torná-los felizes em trabalhar e buscar sempre o melhor desempenho para a empresa para ajudá-los a atingir seus objetivos. Em troca, os funcionários esperam receber salários justos, reconhecimento e benefícios, melhorando assim sua qualidade de vida, incentivando- os a desempenhar melhores tarefas. Nas atividades da área do departamento responsável pela gestão de pessoas no processo organizacional, podemos destacar: O recrutamento de pessoas que trabalhem na organização; A seleção dessas pessoas; O posicionamento do pessoal dentro da organização; 21 A modelagem do trabalho a ser executado; O desempenho do pessoal da organização em avaliação; Resumo do salário de cada cargo; Formular recompensas, benefícios e planos de treinamento; Mediar o relacionamento entre os funcionários da organização; Garantir a saúde e segurança das pessoas no desempenho de suas funções. A gestão de pessoas envolve uma série de ações que visam melhorar o bem- estar dos colaboradores e o ambiente de trabalho. Porém, para criar um método eficaz de gestão de pessoas, cinco pilares principais devem ser considerados. Motivação: a motivação vem da importância que todos atribuem ao seu trabalho, o significado de cada atividade do trabalho, e de todos que buscam a autoestima e a autoidentificação. "Motivação envolve sentimentos de realização e de reconhecimento profissional, manifestado por meio de exercícios das tarefas e atividades que oferecem suficiente desafio e significado para o trabalho". (LOPES, 1980, p.23). Liderança: a qualidade dos negócios está intimamente ligada a uma excelente gestão. Para o sucesso de uma empresa, os principais determinantes são a visão, a dedicação, a integridade do líder, e as habilidades são ferramentas básicas de gestão do líder. Segundo Chiavenato (1999), liderança é a influência interpessoal exercida numa situação e dirigida por meio do processo de comunicação humana para consecução de um ou mais objetivos específicos. Trabalho em equipe: uma equipe é um grupo de pessoas geralmente reunidas para atingir um objetivo comum. Trabalho em equipe é quando a equipe decide trabalhar em conjunto para resolver um problema. Em relação aos pontos importantes no trabalho em equipe, pode-se relacionar segundo Robbins (1999): Consciência do propósito; Comunicação aberta; Feedback contínuo; Compartilhamento de informações; Negociação; Comportamento ético. 22 Conhecimento e Competência: não há funcionários que já nasça pronto para exercer sua atividade na empresa, os conhecimentos técnicos e habilidades devem ser desenvolvidos pela organização. A possibilidade de aprender e crescer na empresa é um dos motivos pelos quais os colaboradores continuam motivados. O relacionamento da organização com seus colaboradores é de fundamental importância a fim de que assegure o comprometimento e a motivação profissional, ocasionando desta maneira uma sinergia de trabalho em equipe. Para tanto, se faz necessário que a instituição incentive à busca por melhores resultados através de capacitação, desenvolvimento e remuneração, objetivando o permanente alcance de metas. (PAIVA, 2008). Treinamento e Desenvolvimento: depois de identificar as lacunas que impedem os funcionários de realizar seu potencial, é hora de iniciar o treinamento e o desenvolvimento. É uma forma de comunicação, e a empresa incentiva a busca pelo conhecimento para que os profissionais possam aplicar todo o seu trabalho com eficácia. De acordo com Branhan (2002) a grande sacada é apostar no potencial humano. E as empresas estão pagando para ver. Através de investimentos em treinamento de pessoal, elas esperam um retorno, que aliado ao gerenciamento administrativo e programa de qualidade, tem tudo para dar bons frutos e resultados.As mudanças políticas, tecnológicas e socioeconômicas ocorridas estão levando muitas empresas a modificar seus modelos de gestão de pessoas. Atualmente existem várias organizações que oferecem estruturas mais descentralizadas, autônomas e flexíveis. Outro ponto importante é que eles também começaram a procurar profissionais multifuncionais em vez dos profissionais especializados como anteriormente. 23 4.1 Gestão de Pessoal na administração pública Fonte: pixabay.com O termo gestão pode ser compreendido como sinônimo de administração. Administrar, por sua vez, constitui um processo complexo com diversas definições possíveis. Uma delas, e talvez a mais simples, é: executar de forma contínua e virtuosa o processo administrativo (BERGUE, 2007, p. 17). Ao se referir à gestão de pessoas no setor público, Bergue (2007, p. 18) a define como “[…] esforço orientado para o suprimento, a manutenção e o desenvolvimento de pessoas nas organizações públicas, em conformidade com os ditames constitucionais e legais, observadas as necessidades e condições do ambiente em que se inserem. ” Meirelles (2003, p. 78-79) define administração pública como todo “[…] o aparelho de Estado preordenado à realização de seus serviços, visando à satisfação das necessidades coletivas. ” Em comparação com as reformas anteriores de gestão de recursos humanos, a administração pública está em um estágio diferente. Essas reformas são baseadas em ajustes de política mais consistentes e integração de objetivos estratégicos. A implantação de políticas de gestão de pessoas que preconizam o desenvolvimento e a valorização das pessoas nas organizações deve trazer corolários como: produção de produtos e serviços inovadores de alta qualidade, bem como atendimento mais flexível e atencioso porque, teoricamente, um colaborador que se 24 sente atendido, satisfeito e valorizado tende a realizar suas funções com maior afinco (DEMO, 2005, p. 4 apud SANTOS, 2009, p. 34). Segundo Pires et al. (2009), a edição do Decreto-Lei 1713 de 28 de outubro de 1939, substituído em 1952 pelo Estatuto dos Funcionários Públicos Civis da União foi a primeira grande tentativa de regulamentação das relações entre Estado e Servidores. Com amplo debate no Congresso Nacional, houve a adoção do Regime Jurídico Único para toda a Administração direta, autárquica e fundacional, ou seja, a criação da Lei nº. 8112/90. Para Chiavenato (2008), a Legislação que regula as relações de trabalho no setor público é inadequada, notadamente pelo caráter protecionista e inibidor do espírito empreendedor. Para ele, a aplicação indiscriminada do instituto da estabilidade para o conjunto de servidores públicos civis submetidos a regime de cargos públicos e de critérios rígidos de seleção e contratação de pessoal, impede o recrutamento direto no mercado, em detrimento do estímulo à competência. O mesmo autor explica que, ao institucionalizar um ordenamento jurídico único, a Constituição Federal de 1988 deu início ao processo de padronização do tratamento de todos os servidores da administração direta e indireta. Para entender sua posição em relação à adoção deste sistema jurídico, observe o seguinte: Limitou-se o ingresso ao concurso público, sendo que poderiam ser também utilizadas outras formas de seleção que, tornariam mais flexível o recrutamento de pessoal sem permitir a volta do clientelismo patrimonialista (por exemplo, o processo seletivo público para funcionários celetistas, que não façam parte das carreiras exclusivas do Estado. (CHIAVENATO, 2008) Ao analisar a dinâmica do processo do gerenciamento de pessoas na gestão pública, é muito importante compreender os conceitos de alguns dos principais fatores que fazem parte desse processo. Esses fatores relativos aos servidores públicos são, cargos e funções, ocupações e formas possíveis de preenchê-los, o mantimento e a vacância. De acordo Meirelles (2008), Servidores Públicos são todos os agentes públicos que se vinculam à Administração Pública, direta e indireta, do Estado sob regime jurídico estatutário regular, geral ou peculiar, ou administrativo especial, ou celetista que tenha natureza profissional e empregatícia. Para superar a dificuldade no momento de gerir pessoas, alguns órgãos públicos implantaram outra etapa do processo seletivo: os cursos de que envolvem a formação dos servidores. Segundo o autor, este curso tem como objetivo preparar os novos colaboradores de acordo com a legislação, porém, eles não avaliarão 25 determinadas competências e atitudes, que só são possíveis, após um período de exposição, potenciais, qualificações que podem ser identificadas e outros aspectos relacionados ao comportamento do candidato. Além de aumentar o comprometimento, a participação dos servidores públicos no investimento e no monitoramento da viabilidade das políticas e práticas, é importante para que os departamentos da administração pública desenvolvam algumas práticas para melhorar a capacidade, podendo estas colaborar ou não, para o crescimento do servidor público. 4.2 Crescimento de pessoas no serviço público Fonte: pixabay.com Hely Lopes Meirelles (2012), define servidores públicos em sentido amplo, como todos os agentes públicos que se vinculam à Administração Pública, direta e indireta, do Estado, sob regime jurídico estatutário, administrativo especial, ou celetista. Segundo o Código Penal, em seu artigo 327: “Considera-se funcionário público, para efeitos penais, quem, embora transitoriamente ou sem remuneração, exerce cargo emprego ou função pública [...]” Para Dutra (2009) a atuação da área de gestão de pessoas, numa concepção estratégica, tem como premissa básica a geração de comprometimento, estratégias adequadas e constante avaliação, com a adoção de medidas corretivas. A promulgação da Constituição Federal em 1988 ocasionou algumas mudanças na gestão de pessoal, uma delas foi a abertura de editais, cujo objetivo era recrutar de forma transparente (ou seja, no âmbito da lei). Procurando assim combates 26 as promessas, favorecimentos e o nepotismo na administração pública. Segundo Lemos (2010, p. 2) “[…] se por um lado estes objetivos foram atingidos, por outro lado criou-se um mastodonte, um excesso de servidores em muitas áreas e baixa rotatividade da força de trabalho”. Para qualquer organização (seja ela pública ou privada), ter muitos funcionários ou uma alta rotatividade não é uma vantagem, o que envolve múltiplos aspectos, como custos de mão de obra, perda de tempo de integração e treinamento de funcionários. Portanto, tem havido alguns problemas de gestão de pessoal, um dos quais é a falta de motivação dos funcionários públicos. A área de recursos humanos precisa fazer com que os planos e as estratégias funcionem de forma mais eficaz, por meio de remuneração consistente, formulação de políticas de formação, treinamento contínuo, desenvolvimento de carreira e outras vantagens que tragam motivação aos colaboradores. Desenvolver recursos humanos não significa uma ação periódica de aprimorar o desempenho do exercício de certa função, mas um processo individual, grupal e organizacional permanente de autocrítica, descoberta e atualização do potencial de criatividade e realização humana em seus diversos níveis de manifestação. (MATTOS, 1982, p. 13). A área de recursos humanos deve desenvolver estratégias que possam reverter esses problemas, por exemplo, funcionários públicos carecem de motivação, baseando se em métodos eficazes de alocação de pessoal, observação com eficácia e treinamento dos funcionários, reciclagem e treinamento contínuos dos funcionários. Essas estratégias, funcionando corretamente, fazem com que servidores se tornem aptos a desempenhar suas funções, além da motivação em suas carreiras (PIRES, 2005). Nos últimos anos, os órgãos da administração pública têmprocurado enfatizar a motivação do seu ambiente de trabalho, visando fazer com que os servidores públicos atinjam melhores resultados quando são incentivados e reconhecidos; a fim de melhor compreender o significado da motivação. Segundo Spector (2002): Motivação é um estado interior que conduz uma pessoa a assumir determinados tipos de comportamentos, ao qual envolve direção, intensidade, persistência. Sendo a direção escolha de comportamentos específicos entre uma serie de comportamentos possíveis; já para ele a intensidade relata o esforço que uma pessoa gasta na realização de uma tarefa; E a persistência é o empenho continuo e engajado no desempenho de determinado tipo de comportamento ao longo do tempo. 27 Ainda de acordo com Spector (2007) motivação: A motivação está associada ao desejo de adquirir ou alcançar alguma meta, ou seja, a “motivação é resultado dos desejos, necessidades e vontades”. Exemplifica salientando que uma pessoa altamente motivada para ganhar dinheiro, provavelmente terá seu comportamento voltado para esse objetivo (SPCTOR, 2007, p.198). Motivar e ser motivado são termos essenciais na busca de melhores resultados, pois, nosso comportamento é motivado por um desejo de atingir algum objetivo, ou seja, a motivação se estabelece por um conjunto de fatores psicológicos, conscientes ou não, que interagem entre si, determinando a conduta do indivíduo e possibilitando a conquista de melhores resultados (CAMARGO, 2009). A motivação é uma ferramenta muito importante da gestão pública, pois mostra que todo comportamento humano é gerado por uma determinada motivação. A administração pública é responsável pelos interesses da sociedade e também pela nossa gestão de recursos. De acordo com Meirelles (2004) significa: “A Administração Pública significa a totalidade de serviços e entidades ligados ao estado. De modo concreto, é esse mesmo estado atuando solidamente visando a satisfazer o bem comum de indivíduo em uma coletividade sob seu domínio, nas esferas federal, estadual e municipal de governo”. O servidor público se sente motivado em seu ambiente de trabalho, quanto este é valorizado com plano de carreira, boa remuneração, entre outros, através desses incentivos o funcionário busca se empenhar ao máximo, pois sabe que seu empenho reflete em decisões futuras. Os benefícios quanto aos seus objetivos podem ser: Assistenciais (tem por objetivo oferecer suporte e segurança aos funcionários e à sua família, em casos imprevistos); Recreativos: (que buscam proporcionar ao empregado condições físicas e psicológicas de repouso, lazer, diversão, recreação, áreas de lazer no trabalho, entre outros); também pode ser por benefícios Supletivos: (que são serviços que proporcionam ao funcionário a conveniências para melhorar sua qualidade de vida, como por exemplo, horário flexível de trabalho, estacionamento, restaurante no local de trabalho, ou seja, benefícios que motivam ao servidor público a trabalhar com mais satisfação). BOHLANDER, SNELL E SHERMAN (2003, p.310 apud OLIVEIRA 2011, p.79). De acordo com Garcia e Giacomossi (2014): Motivar o servidor público não é tarefa fácil, mas é de fundamental importância, pois mesmo que represente um grande desafio para as 28 organizações, é por intermédio da motivação que ocorrem melhorias organizacionais nos processos internos, nos produtos, no envolvimento e comprometimento das pessoas. (GARCIA e GIACOMOSSI, 2014). 5 PLANEJAMENTO EMPRESARIAL Fonte: pixabay.com A competição sempre foi uma marca registrada da empresa, para garantir o sucesso, a empresa adotará estratégias para se posicionar confortável no mercado. Segundo Oliveira (2009, p46); O planejamento é uma das funções principais do processo administrativo, possui conceitos mais amplos do que simplesmente organizar os números e adequar as informações, passando a ser um instrumento de administração estratégica, incorporando o controle de turbulências ambientais e possibilitando que a empresa conquiste mais competitividade e mais resultados organizacionais, pois é a função que indica a direção a ser consolidada pela empresa. Chiavenato, 2003, ainda afirma que; O planejamento é a função administrativa que define objetivos e decide sobre os recursos e tarefas necessários para alcança-los adequadamente. A sua principal consequência são os planos. Planejar significa olhar para frente, visualizar o futuro e o que deverá ser feito (CHIAVENATO, 2003, p. 242) Segundo Porter (1999), a estratégia continua a ser uma arma decisiva. O posicionamento estratégico - fazer as coisas de um modo diferente da concorrência - é ainda mais fundamental, dada a cada vez maior dificuldade em manter vantagens operacionais. 29 No processo de gestão das organizações, a falta de visão de médio e longo prazo é um fator determinante, levando a uma situação em que o desempenho da gestão é caracterizado por ações improvisadas, que se sobrepõem permanentemente às ações planejadas. Esta atitude aumentará muito o risco de erros nas decisões de gestão, pois quando não investem em recursos escassos ou não existem recursos, muitas vezes produzem resultados muito aquém do esperado. De acordo com Las Casas (2001), o planejamento pode ser informal ou formal. O planejamento informal é obtido quando não se usa nenhuma metodologia específica. Por outro lado, o planejamento formal é uma metodologia que requer o domínio de certas técnicas e conceitos específicos, além de possuir a característica de ser escrito. Para Aaker (2001), o planejamento tem seu foco na administração estratégica, a qual é baseada nas análises externa e interna. Pode-se perceber que o planejamento empresarial é baseado na análise dos ambientes externos e internos. A análise externa compreende um exame detalhado dos aspectos que envolvem os seguintes tópicos: i) clientes (segmentos, motivações, necessidades, etc.); ii) concorrência (desempenho, forças, fraquezas, etc.); iii) mercado (tamanho, crescimento, lucratividade, barreiras de entradas, tendências, etc.); e, iv) ambiente (tecnológico, legal, econômico, cultural, demográfico, político e ecológico). A análise interna compreende um exame do desempenho da empresa como, por exemplo, vendas, satisfação do cliente, qualidade do produto, custo, qualificação dos empregados, estratégias, capacidades organizacionais, restrições financeiras (AAKER, 2001). Quando se compreende o ambiente, é possível, direcionar o planejamento de trabalho e segundo Oliveira (1993), o planejamento pode ser classificado em 3 níveis bem definidos: i) estratégico; ii) tático; e, iii) operacional. No nível estratégico o planejamento deve considerar a empresa como um todo. Já o planejamento tático envolve as partes de uma empresa como, por exemplo, o planejamento de marketing e o planejamento de produção. Por fim, o planejamento operacional é a subdivisão do plano tático em quantas partes forem necessárias para adequar o processo administrativo da empresa como, por exemplo, o planejamento operacional de produtos e o planejamento operacional de distribuição, ambos fazem partes do planejamento tático de marketing. 30 Fonte: portal-administracao.com Nessa perspectiva, pode-se inferir que o planejamento é fundamental para as organizações que estão no mercado buscando um ambiente mais favorável com maior rentabilidade e crescimento. Além disso, o planejamento é uma das poucas ferramentas que os administradores podem usar para melhorar o gerenciamento. 5.1 Planejamento Estratégico Fonte: pixabay.com O planejamento estratégico é uma habilidade gerencial que ajuda os gerentes a considerarem o estado de longo prazo da organização. Alguns dos principais itens e etapas do plano estratégico são: tarefas, visão, metas, objetivos, formulação de 31 planos de ação e posterior monitoramento. O planejamento estratégico,de acordo com Oliveira (2002, p. 48): “[...] é o processo administrativo que proporciona sustentação metodológica para se estabelecer a melhor direção a ser seguida pela empresa, visando ao otimizado grau de interação com o ambiente e atuando de forma inovadora e diferenciada. [...]”. Para Bateman e Snell (2009, p.117) o planejamento “[...] é o processo consciente, sistemático de tomar decisões sobre metas e atividades que um indivíduo, grupo, uma unidade de trabalho ou uma organização buscarão o futuro [...]”. Toda organização possui um planejamento estratégico, seja ele formal ou informal. Neste sentido, muitas vezes as estratégias ficam implícitas e na informalidade. (Maximiano, 2009). Outro autor do assunto apresenta sua versão do Planejamento Estratégico como: Planejamento é algo que fazemos antes de agir, isto é, tomada antecipada de decisão. É um processo de decidir o que fazer e como fazê-lo, antes que se requeira uma ação. Planejamento é necessário quando a consecução do estado futuro que desejamos envolve um conjunto de decisões interdependentes, isto é, um sistema de decisão. A principal complexidade do planejamento, porém, advém mais do inter-relacionamento das decisões do que delas em si (ACKOFF, 1982: 2-3 apud SOBREIRA NETO; HOURNEAUX JUNIOR; POLO, 2006, p.152). O planejamento estratégico, funciona como o GPS, pois aponta a melhor forma de chegar ao destino, ou seja, a empresa reconhece a situação atual e faz previsões para o futuro e a sua situação nos próximos anos. Portanto, o planejamento precisa primeiro definir uma visão para o futuro, se você não sabe para onde ir, é difícil estabelecer um caminho, a partir do destino desejado, a empresa define o caminho a seguir. Quando falamos em planejamento estratégico, a missão, visão e valores de uma organização estão intimamente relacionados a forma de planejar, pois representam o escopo da empresa. De acordo com Tavares (2000, p. 181) “[...] a missão, a exemplo do que ocorre com o negócio e a visão, serve de critério geral para orientar a tomada de decisão, definir os objetivos e ajudar na escolha das decisões estratégicas [...]”. Segundo Oliveira (2005, p. 88): “[...] Visão é conceituada como os limites que os proprietários e principais executivos da empresa conseguem enxergar dentro de um período de tempo mais longo e uma abordagem mais ampla. Nesse contexto, a visão 32 proporciona o grande delineamento do planejamento estratégico a ser desenvolvido e implementado pela empresa. A visão representa o que a empresa quer ser [...]”. Por último, segundo Tavares (2000, p.305) “[...] os valores consistem na colocação em prática da ética. Práticas organizacionais éticas têm origens em valores éticos. Os valores possuem sua essência na filosofia organizacional [...]”. Quando a empresa planeja de acordo com a missão, visão e valores, envolvendo a todos os colaboradores, a organização terá mais oportunidades de alcançar bons resultados no futuro. Por outro lado, se a empresa não tomar os cuidados necessários, o planejamento estratégico pode prejudicar o funcionamento geral organizacional. 5.2 Planejamento Tático Fonte: pixabay.com Um planejamento tático é o desenvolvimento de um plano estratégico. No tático, metas e condições são criadas para atingir as ações definidas no plano estratégico. Vale ressaltar que a duração das ações de planejamento tático é média, entre 1 e 3 anos. Em outras palavras, este planejamento é um aliado para evitar crises, podendo até fazer planos de ação quando ocorrerem crises no futuro, ajudando a minimizar o risco e o impacto da crise na organização. Chiavenato conclui que: O administrador utiliza o planejamento tático para delinear o que as várias partes da organização – como departamentos ou divisões – devem fazer a fim de que a organização obtenha sucesso no decorrer do período de um ano 33 de seu exercício. Os planos táticos geralmente são desenvolvidos para as áreas de produção, marketing, pessoal, finanças e contabilidade. Assim descrito por (CHIAVENATO 2003, p.228) De acordo Oliveira (2006, p.48) “[...] o planejamento tático tem por objetivo otimizar determinada área de resultado e não a empresa como um todo. Portanto, trabalha com decomposições dos objetivos, estratégias e políticas estabelecidas no planejamento estratégico [...]”. Segundo Chiavenato (2004), o planejamento tático atua sobre partes especificas da organização, que podem ser um departamento ou área. Trabalha com a perspectiva de médio prazo e é desenvolvido pelo nível gerencial da organização. Por se tratar de um plano tático baseado na atuação de uma área específica, ele difere do estratégico que abrange a organização por completo, podendo eventualmente adotar ações e estratégias que afetem a organização em uma área específica. No plano tático, as ações são planejadas e definidas para atingir os objetivos e estratégias determinados pelo setor estratégico. De acordo com Antonioli e Da Graça (2004), no nível do planejamento tático os riscos são menores do que no planejamento estratégico e há um maior controle sobre os mesmos. No entanto, o plano tático é considerado de valor essencial, pois é um intermediário entre o plano estratégico e o operacional da empresa. 5.3 Planejamento Operacional Fonte: pixabay.com 34 Também conhecido como planejamento de trabalho, faz parte do plano estratégico e é responsável por mostrar o fluxo de trabalho diário, ou seja, transforma as metas e objetivos do plano estratégico em tarefas executáveis de menor porte. Chiavenato (2003) cita que o planejamento operacional está voltado para o curto prazo, voltado para “o que fazer” e “como fazer” as atividades cotidianas da organização. Os planos operacionais podem ser classificados em quatro tipos: procedimentos: são os planos operacionais relacionados com métodos; orçamentos: são planos operacionais relacionados com o dinheiro; programas: são planos operacionais relacionados com comportamentos das pessoas; regulamentos: são os planos operacionais relacionados com comportamentos das pessoas (CHIAVENATO, 2003, p. 231). A execução das estratégias e táticas da organização depende estritamente de sua operacionalização por meio de processos e atividades. Os referidos processos e atividades são representados no nível do planejamento operacional, que é evidenciado por meio do conhecimento explícito representado por documentos escritos, normas, manuais ou políticas estabelecidas. (OLIVEIRA, 2006). O planejamento operacional atua no curto prazo, fundamentando-se nas operações organizacionais rotineiras e na otimização dos resultados e processos, conforme as normas e procedimentos postulados pela organização (Chiavenato, 2004). É no nível do planejamento operacional que se formula o plano de ação da organização, que contém a previsão das atividades e a base para seu monitoramento. (OLIVEIRA, 2006). O planejamento operacional é auxiliado por ferramentas administrativas como cronogramas, orçamentos e organogramas. (Maximiano, 2009). De acordo com Maximiano (2009, p.160) é composto, principalmente, pelas seguintes etapas: Análise dos objetivos: por meio da identificação das metas definidas pelos planejamentos estratégicos e táticos, os esforços operacionais podem ser direcionados aos processos e atividades que visam o alcance de resultados e metas que atendam às macrodiretrizes da organização. As metas são a especificação dos objetivos, quantificados e organizados em um espaço temporal, Kotler (1998). Planejamento das atividades e do tempo: as atividades a serem desenvolvidas serão elaboradas com base na experiência (refletida no conhecimento acumulado) das pessoas envolvidas na tradução e 35 organização dos objetivos da etapa anterior. Em linhas gerais, a programação das atividades e o seu sequenciamento possuem extrema importânciaem função de estabelecer as prioridades e definir pontos de início e termino das ações. (Maximiano, 2009). Planejamento dos recursos: o principal objetivo do planejamento de recursos é ser capaz de atender com eficácia às necessidades futuras e se esforçar para reduzir a possibilidade de riscos e acidentes. Normalmente, é impossível reduzir o risco em grande escala, então mapear as fragilidades eventualmente se torna um elemento essencial. Avaliação dos riscos: partindo dos riscos de eventos possíveis, entender esses riscos e como acompanhar as possíveis situações está intimamente relacionado. De acordo com Maximiano (2009, p.169) “[...] Riscos são eventos ou condições que afetam a realização ou resultado das atividades, podendo ameaça-las. [...]”. Previsão dos meios de controle: o plano operacional deve se concentrar em medidas de controle. Esses meios são essenciais, de acordo com Maximiano (2009), para a produção e utilização de dados e informações que objetivam as tomadas de decisão relativas a atividades e objetivos operacionais. Maximiano (2004, p.146) também define as etapas do planejamento operacional da seguinte forma: identificação e analise de objetivos; elaboração de cronograma; elaboração de orçamento e identificação e avaliação de riscos. 36 Essas ferramentas confirmam a padronização de comportamentos operacionais visando o cumprimento das metas estabelecidas. Para que a empresa obtenha os resultados que deseja, todas essas etapas devem ser executadas. O plano tático tem a função de incorporar a definição da estratégia em todas as áreas da empresa, enquanto o plano operacional define o plano de ação para o alcance da meta. Porém, se a empresa ou a administração não sabem o que querem e para onde pretendem ir, não há razão para tomar ações táticas e operacionais - nesse sentido, não há dúvida de que o planejamento estratégico é o mais importante, formular uma estratégia clara é a etapa mais importante para o sucesso do negócio. 6 SISTEMA DE INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Fonte: pixabay.com Laudon e Laudon (2001) definem SI como um conjunto de componentes inter- relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação a fim de auxiliar os processos decisórios de indivíduos, de grupos e de organizações. É importante destacar que esses componentes não são apenas as informações, mas também os indivíduos, que as usam e as tratam, todas as infraestruturas, as organizações, os processos e os recursos envolvidos, isto é, todos esses elementos são componentes dos SIs. Além de apoiar a tomada de decisão, coordenação e controle, esses sistemas também auxiliam gestores e trabalhadores na análise de problemas, visualização de problemas complexos e criação de novos produtos. 37 No conceito de CHIAVENATO (2003, p. 476), “Sistema é um conjunto de elementos interdependentes, cujo resultado final é maior do que a soma dos resultados que esses elementos teriam caso operassem de maneira isolada”. Os Sistema de informação contêm informações sobre pessoas, lugares e objetos importantes para a organização ou o ambiente circundante. Neste caso, as informações representam os dados exibidos em forma de tabela, significativo e útil para os profissionais. Por outro lado, os dados são uma sequência de fatos originais, representando eventos que ocorreram em uma organização ou ambiente físico antes que esses eventos sejam organizados de forma arranjada para que as pessoas possam entender e usar. De acordo com Guarino (2015, p.17), “Um sistema integrado, como propõe sua denominação genérica, é um conjunto de ferramentas administrativas, desenvolvidas sob um mesmo conceito, que objetiva o máximo aproveitamento do trabalho das pessoas”. Partindo desta definição, lembramos novamente que adotamos a visão sistêmica da organização. Não só podemos interpretar a organização como SI, mas também todos os elementos que constituem uma organização podem ser considerados como Subsistema de informação. Mendes (2015, p. 01) afirma que: “Pensamento sistêmico é a capacidade que uma pessoa – líder, pai e mãe de família, governante, empreendedor, professor etc. – adquire para avaliar os acontecimentos ao redor e suas possíveis implicações a fim de criar uma solução única que possa contemplar as expectativas de todas as partes envolvidas. Isso diz respeito aos aspectos pessoais, profissionais e econômicos do ser humano”. Von Bertalanffy trouxe os estudos de Biologia para as organizações apresentando-a por composta de vários sistemas e subsistemas, como um organismo vivo, desmistificando a ideia de um mundo dividido em diferentes áreas, gerando o surgimento da Teoria Geral dos Sistemas que afirma que os sistemas devem ser estudados globalmente, envolvendo toda a interdependência de suas partes, uma vez que estes sistemas são abertos com funções que dependem de sua estrutura. (CHIAVENATO, 2003). Nesse caso, podemos observar as seguintes categorias de subsistemas de informação na organização: Os serviços públicos que prestam; Processos e projetos usado para satisfazer as necessidades de vários usuários públicos; 38 Atividades macro que compõem os processos sob demanda, planejados e mistos, e seus respectivos projetos de implantação e reforma. Sem visão sistemática do fluxo de informações para as organizações, corremos o risco de implementar aplicativos (softwares) para apoiar o trabalho de forma pontual e departamental, isso torna difícil e às vezes, impossível integrá-los, ou seja, obter SI integrado, o que é fundamental para a qualidade da tomada de decisão dos gerentes de operações. 39 7 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS AAKER, D. A. Administração estratégica de mercado. 5 ed. Porto Alegre: Bookman, 2001. ACKOFF, R. L. Planejamento Empresarial. Rio de Janeiro: LTC – Livros técnicos e Científicos Editora S.A., 1982. ABERNATHY, W.J. e Corcoran, J.E. Relearning From the Old Masters: Lessons of the American System of Manufacturing. Journal of Operations Management. Vol 3 No. 4. August. P 155 – 167. 1983. ANTONIOLI, Paulo Eduardo; da GRAÇA, Edardo Alves. Subsídios conceituais para o planejamento de sistemas de gerenciamento de facilidades em edificações produtivas. 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