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1. ASPECTOS GERAIS DA ADMINISTRAÇÃO Administrar é empregar os recursos disponíveis (humanos, físicos e financeiros) em um processo deliberado e planejado na intenção de atingir os objetivos de uma organização. Conceitos essenciais da administração Administração: é um processo que envolve diferentes atividades que são executadas por pessoas para que os objetivos de uma organização sejam atingidos de forma eficiente, eficaz e efetiva. Tipicamente se dizem que o processo administrativo é composto pelas etapas de planejamento, organização, direção e controle. Organização: é o conjunto de pessoas e recursos estruturados na busca de um ou mais objetivos comuns. Os dirigentes são responsáveis por estabelecer o seu funcionamento e direcionamento estratégico, buscando o atingimento dos resultados necessários para satisfazer as necessidades dos Stakeholders: termo em inglês que representa os detentores de interesses no sucesso da organização. É uma palavra moderna cunhada para se sobrepor ao conceito de que os acionistas (do inglês: shareholders) deveriam ser as únicas pessoas a ser satisfeitas pela organização. Sob esta visão, a organização deve satisfazer as várias partes interessadas, como: clientes, fornecedores, acionistas, parceiros, funcionários, sociedade, comunidade e governo. Diretores: profissionais que ocupam cargos no nível corporativo/estratégico (mais elevado), sendo responsáveis por decisões estratégicas para a organização. Normalmente são possuidores de elevadas capacidades conceituais. Gerentes: profissionais que ocupam cargo de chefia no nível intermediário da organização, em seus respectivos departamentos. Supervisores: profissionais que ocupam cargo de chefia no nível operacional, coordenando a execução direta das tarefas e procedimentos pelos seus funcionários subordinados. Chão de fábrica: expressão que significa o nível estrutural mais baixo da organização, onde ocorrem as operações. É neste nível que estão os funcionários que realizam as tarefas mais básicas da organização. São os operadores de máquinas do processo produtivo em uma fábrica, por exemplo. Habilidades do Administrador Há pelo menos três tipos de habilidades necessárias para que o administrador possa executar eficazmente o processo administrativo: a habilidade técnica, a humana e a conceitual. Habilidade técnica: Consistem em utilizar conhecimentos, métodos, técnicas e equipamentos necessários para a realização de suas tarefas específicas, através de sua instrução, experiência e educação. Habilidade humana: Consiste na capacidade e no discernimento para trabalhar com pessoas, compreender suas atitudes e motivações e aplicar uma liderança eficaz. Habilidade conceitual: Consiste na habilidade para compreender as complexidades da organização global e o ajustamento do comportamento da pessoa dentro da organização. Esta habilidade permite que a pessoa se comporte de acordo com os objetivos da organização total e não apenas de acordo com os objetivos e as necessidades de seu grupo imediato. A adequada combinação dessas habilidades varia à medida que um indivíduo sobe na escala hierárquica, de posições de supervisão a posições de alta direção. Cinco Variáveis Básicas na Teoria Geral da Administração (TGA) • Tarefas • Estruturas • Pessoas • Tecnologia • Ambiente Essas variáveis constituem os principais componentes do estudo da administração nas organizações das empresas. O comportamento das variáveis é sistêmico e complexo: cada um influi e é influenciado pelos outros. O comportamento de seu conjunto é diferente da soma dos comportamentos de cada componente separado. Na realidade, a adequação e integração dessas cinco variáveis constituem o desafio da administração. 1. Ênfase nas tarefas: é o foco das teorias que consideram a administração uma ciência aplicada na racionalização e no planejamento das atividades operacionais. 2. Ênfase nas estruturas: é o foco das teorias que consideram a administração uma ciência que cuida da configuração e estruturação das organizações. 3. Ênfase nas pessoas: é o foco das teorias que consideram a administração uma ciência aplicada na sobre as pessoas e suas atividades dentro das organizações. 4. Ênfase na tecnologia: é o foco das teorias que consideram a administração uma ciência que cuida da aplicação bem sucedida da tecnologia na atividade organizacional. 5. Ênfase no ambiente: é o foco das teorias que consideram a administração uma ciência que busca a adequação das organizações às demandas e situações que ocorrem em seu contexto externo. ORGANIZAÇÕES COMO UM SISTEMA ABERTO Abordagem Sistemica Sistemas Sistema é um conjunto de elementos interdependentes, que interagemde forma organizada para alcançar um objetivo. Existem distintas definições, porém, a ideia de Sistema compreende: Um conjunto de entidades chamadas partes, elementos ou componentes. Alguma espécie de relação ou interação das partes. A visão de uma entidade nova e distinta, criada por essa relação, em um nível sistêmico de análise – o todo. Tipos de Sistemas e de Ambientes Há inúmeras definições, porém, os tipos mais comuns de sistemas são: Quanto à constituição: 1. Físicos ou concretos: coisas reais – equipamentos, objetos, hardware, etc. 2. Abstratos: só existem no plano das ideias – conceitos, planos, filosofias, etc. Sistemas vivos e organizações: Quanto à interação com o ambiente: 1. Fechados: são herméticos, não trocam energia com o ambiente que os circunda. A rigor não existem sistemas fechados na acepção exata do termo. Essa denominação é dada aos sistemas cujo comportamento é determinístico e programado, ou rígido, e que operam com pequeno intercâmbio de matéria e energia com o ambiente. 2. Abertos: apresentam relações de intercâmbio com o ambiente, são adaptativos, trocam matéria e energia regularmente, por inúmeras entradas e saídas. Tais ambientes conservam-se no mesmo estado (autocontrole, autorregulação) apesar de a matéria e a energia que o integram se renovarem constantemente (equilíbrio dinâmico ou homeostase). O sistema e o ambiente são inter-relacionados e interdependentes. A viabilidade ou sobrevivência de um sistema depende de sua capacidade de adaptação, mudança e resposta às demandas do ambiente externo. Tipos de ambientes: Estáveis e difusos– pouca competitividade, baixa complexidade e poucas mudanças. Estáveis e concentrados– poucas mudanças, mas há mais organizações disputando espaço. Instáveis e reativos– muitas mudanças e menor grau de diferenciação das organizações. Turbulentos– muitas mudanças e grande complexidade e competição Organizações como Sistema Aberto As organizações são por definição sistemas abertos, pois não podem ser adequadamente compreendidas de forma isolada, mas sim pelo inter-relacionamento entre diversas variáveis internas e externas, que afetam seu comportamento. Tal como os organismos vivos, as organizações têm seis funções primárias ou principais, que mantêm estreita relação entre si, mas que podem ser estudadas individualmente. Funções primárias das organizações: a) Ingestão: as organizações adquirem ou compram materiais para processá-los de alguma maneira. Para assistirem outras funções, como os organismos vivos que ingerem alimentos para suprirem outras funções e manter a energia. b) Processamento: no animal, a comida é transformada em energia e suprimento das células. Na organização, a produção é equivalente a esse ciclo animal. Os materiais são processados havendo certa relação entre entradas e saídas no qual o excesso é o equivalente a energia necessária para a sobrevivência da organização (transformação em produtos). c) Reação ao ambiente: o animal que reage frente a mudanças ambientais para sua sobrevivência deve adaptar-se as mudanças. Também nas organizaçõesreage ao seu ambiente, mudando seus materiais, consumidores, empregados e recursos financeiros. As alterações podem se efetuar nos produtos, no processo ou na estrutura (mudanças face ao mercado). d) Suprimento das partes: os participantes da organização são supridos, não só do significado de suas funções, mas também de dados de compras, produção, vendas ou contabilidade, e são recompensados principalmente sob a forma de salários e benefícios. e) Regeneração das partes: as partes do organismo perdem sua eficiência, adoecem ou morrem e devem ser regenerados ou recolocados no sentido de sobreviver no conjunto. Os membros das organizações também podem adoecer, aposentar-se, desligar-se da firma ou então morrer. As máquinas podem tornar-se obsoletas. Ambos os homens e máquinas devem ser mantidos ou recolocados – manutenção e substituição. f) Organização: administração e decisão sobre as funções; Principais caracteristicas das organizações a) Comportamento probabilístico: as organizações são sempre afetadas pelas variáveis externas. O ambiente é potencialmente sem fronteiras e inclui variáveis desconhecidas e incontroladas. Por outro lado as conseqüências dos sistemas sociais são probabilísticas e não-determinadas. O comportamento humano nunca é totalmente previsível. As pessoas são complexas, respondendo a muitas variáveis. Por esta razão a administração não pode esperar que os consumidores, fornecedores, tenham um comportamento previsível e de acordo com suas expectativas. – sistema social num ambiente sem fronteiras, complexo e nem sempre previsível; b) Parte de uma sociedade maior: as organizações são vistas como sistemas dentro de sistemas. Os sistemas são complexos de elementos colocados em interação. Essas interações entre os elementos produzem um todo que não pode ser compreendido pela simples investigação das várias partes tomadas isoladamente. – ajuste constante entre grupos internos e externos, como estudado mais propriamente na Sociologia, Antropologia ou Economia (econômico e cultural); c) Interdependência entre as partes: uma organização não é um sistema mecânico, no qual uma das partes pode ser mudada sem um efeito concomitante sobre as outras. Em face da diferenciação das partes provocadas pela divisão do trabalho, as partes precisam ser coordenadas por meio de integração e de trabalho. As interações internas e externas do sistema refletem diferentes escalões de controle e da autonomia. Uma variedade de subsistema deve cumprir a função do sistema e as suas atividades devem ser coordenadas. – divisão de trabalho, coordenação, integração e controle; d) Homeostasia versus adaptabilidade: a homeostasia (auto regulação) garante a rotina e a permanência do sistema, enquanto a adaptabilidade leva a ruptura, à mudança e à inovação. Rotina e ruptura. Estabilidade e mudança. Ambos os processos precisam ser levados a cabo pela organização para garantir a sua viabilidade. – tendência a estabilidade e equilíbrio X tendência ao atendimento de novos padrões; e) Fronteiras ou limites: é a linha imaginária que serve para marcar o que está dentro e o que está fora do sistema. Nem sempre a fronteira de um sistema existe fisicamente. – fronteiras permeáveis- sobreposições e intercâmbios com os sistemas do ambiente; f) Morfogênese – capacidade de se modificar, de determinar o crescimento e as formas da organização, de se corrigir e de obter novos e melhores resultados; g) Resiliência - capacidade de o sistema superar o distúrbio imposto por um fenômeno externo. As organizações, como sistemas abertos, apresentam a capacidade de enfrentar e superar perturbações externas provocadas pela sociedade sem que desapareça seu potencial de auto-organização; h) Sinergia - esforço simultâneo de vários órgãos que provoca um resultado ampliado. A soma das partes é maior do que o todo (2 + 2 = 5 ou mais); i) Entropia - conseqüência da falta de relacionamento entre as partes de um sistema, o que provoca perdas e desperdícios. É um processo inverso a sinergia, a soma das partes é menor que o todo (2 + 2 = 3). A entropia leva o sistema à perda de energia, decomposição e desintegração. Organizações são sistemas abertos que afetam e são afetadas pelo ambiente externo Macroambiente: todas as organizações operam em um macroambiente, que é definido pelos elementos mais gerais no ambiente externo que pode potencialmente influenciar decisões estratégicas. Embora uma equipe de altos executivos possa ter forças internas e ideias únicas sobre seus executivos, deve considerar os fatores externos antes de agir. O Macroambiente é composto de forças políticas, econômicas, tecnológicas e sociais, e o ambiente Competitivo de forças mais próximas, como concorrentes atuais, ameaças de novos entrantes e substitutos, fornecedores e consumidores. A maior diferença entre os dois é a quantidade de controle dela sobre cada ambiente. Ambiente Competitivo: o ambiente competitivo compreende organizações com as quais a organização interage. Administrar significa, além de reagir e adaptar-se aos ambientes, modificar ou moldar o ambiente da organização.
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