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Gestão Avançada de Comunidade 8 dicas sobre como crescer, escalar e engajar Neste e-book você vai descobrir: 1. Como fizemos a comunidade do Distrito crescer 100% em 5 meses 2. Como atingimos nível de excelência na avaliação dos membros da comunidade 3. Como escalamos a comunidade Distrito Outubro/2020 Lilian Natal Community Manager do Distrito Lilian Natal é Head do Distrito for Startups & Community, a maior comunidade independente de inovação do país, com quase 300 startups e ainda dezenas de corporações, investidores, mentores e outros, reunindo mais de mil pessoas. É professora do curso Community Manager e Gestão de Comunidades - básico e avançado - do Distrito e idealizadora do Community Summit Br, o maior evento de gestão de comunidades do Brasil, atualmente já em sua terceira edição. É membro da ZeroOnze Startups, a comunidade de startups da cidade de São Paulo, e por meio dela já realizou de diversas iniciativas, como a organização de quatro Startup Weekends, a liderança do capítulo São Paulo do programa global Silicon Drinkabout e ainda a participação no projeto que une os principais hubs de São Paulo chamado What The Hub. Foto Lilian Já cofundou e foi CMO de duas startups, uma delas com duas rodadas de investimento, foi professora da pós-graduação EAD em empreendedorismo da HSM e foi head de Comunicação & Pesquisa na SPTuris, empresa de eventos que administra o Anhembi e o Autódromo de Interlagos. Por lá, participou da organização de eventos como Carnaval Oficial de São Paulo, Virada Cultural, Parada LGBT, Copa do Mundo 2014, visita do Papa Bento XVI ao Brasil e Réveillon na Paulista, entre centenas de outros. É formada em Comunicação pela Umesp e Psicanálise pela SPOB. Tem especialidade em marketing pela Ohio University, pós-graduação em Teoria Psicanalítica pela Faculdade Redentor e MBA em Negócios Estratégicos pela FGV. . Lilian Natal Community Manager do Distrito Dedico esse e-book a todo o time de Community do Distrito, que não mede esforços todos os dias para ajudar os membros da nossa comunidade a terem sucesso. DEDICATÓRIA ÍNDICE Disclaimer Introdução A evolução da comunidade Distrito DICA 1: Exercite a empatia DICA 2: Planeje e comunique DICA 3: Sempre se volte para seu propósito e sua comunidade DICA 4: Acompanhe intensamente o engajamento dos membros da comunidade DICA 5: Automatize, escale o que puder e mantenha “all in one” DICA 6: Documente os processos e tenha pessoas com você DICA 7: Engajar é preciso DICA 8: Faça melhorias constantes RESULTADOS NOTAS FINAIS Disclaimer Este e-book traz algumas técnicas avançadas sobre gestão de comunidade. Utilizei como case a própria comunidade do Distrito para exemplificar o método e mostrar os resultados das mudanças implementadas na comunidade já existente. Para você que está começando agora e não conhece muito sobre metodologias para essa construção, sugiro o primeiro e-book do Distrito sobre community management: Como construir uma comunidade para minha empresa. Também aproveito para dar algumas dicas, que costumo compartilhar com os alunos do nosso curso Community Manager e Gestão de Comunidades. Aqui vão: a) Entenda o conceito de comunidade e qual é o tipo da sua Existe um conceito básico de comunidade que é “a reunião de pessoas com o mesmo interesse e um propósito em comum”. No entanto, gosto de adicionar a este conceito que toda comunidade deve ter um canal para interagir e os membros devem desenvolver um relacionamento entre si. A razão disso é delimitar melhor o conceito e diferenciar comunidade de apenas um grupo de pessoas ou de qualquer multidão. Lembro também que existem diversos tipos de comunidade: além de ser uma comunidade aberta ou fechada, pela pode reunir as pessoas por interesse, ação, lugar, prática/profissional ou circunstância. DICAS Como construir uma comunidade para minha empresa. b) Defina o propósito (ou por que essa comunidade deve existir) O propósito é a coisa mais importante de uma comunidade e ele deve ser profundo, abrangente e inspirador. É daí que parte tudo. As pessoas tem seus propósitos individuais e elas vão se engajar à uma comunidade à medida que sentirem essa ligação. Então capriche, pense que grande benefício para a sociedade sua comunidade pode trazer e por que seria ruim se ela acabasse. Lembre-se: inspire as pessoas! DICAS Como construir uma comunidade para minha empresa. c) Planeje Antes de sair fazendo diversas ações sem saber ao certo o porquê delas, faça um planejamento da sua comunidade. Sugiro aqui o Community Canvas, um framework com um passo a passo para você sua estratégia. DICAS Como construir uma comunidade para minha empresa. d) Meça os resultados Se não se mede, não se pode fazer a gestão de nada. Entenda sua definição de sucesso e então estabeleça as metas e métricas que ajudarão a chegar lá. Só não esqueça que comunidade tem muito a ver com engajamento dos membros. Então indicadores que visem esse objetivo são cruciais. DICAS Como construir uma comunidade para minha empresa. e) Busque conhecimento Fazer gestão apenas com a intuição pode ser legal, mas você vai fazer sua comunidade chegar em outro patamar à medida que for estudando e aplicando técnicas para deixá-la maior, mais engajada e mais robusta. DICAS Como construir uma comunidade para minha empresa. f) Não confunda o community manager com o social media Marketing é diferente de comunidade e fazer gerenciamento de redes sociais é diferente de fazer comunidade. Você até pode ter uma comunidade com um grupo numa rede social, mas deve se lembrar do seguinte: a métrica mais importante do social media é engajamento dos clientes com a marca e do community manager é o engajamento dos membros da comunidade entre si. DICAS Como construir uma comunidade para minha empresa. Introdução O Distrito é uma plataforma de inovação para startups, empresas e investidores que se conecta ainda com diversos outros agentes do ecossistema, como universidades, aceleradoras, associações, governo e mais. Nossa comunidade possui hoje mais de mil pessoas e nosso propósito é melhorar a vida das pessoas por meio do empreendedorismo e da inovação. A história da comunidade Distrito teve início em 2014 com a abertura de um coworking na região dos Jardins, em São Paulo. De lá para cá, muita coisa aconteceu e, principalmente, o posicionamento mudou, passando a se tornar um grande hub com foco em conectar startups, corporações e investidores e ajudar em seu processo de crescimento e inovação. A evolução da Comunidade Distrito Até 2019, a comunidade do Distrito era baseada principalmente em seus hubs de inovação físicos — cinco prédios nos quais as mais de cem startups residentes e corporações parcerias dividiam espaço. Cada um deles enfatiza uma vertical de negócio: ● Adtech; ● Retail; ● Fintech; ● Healthtech; ● Indústria 4.0 A grande maioria das atividades da comunidade aconteciam nesses hubs e baseavam-se em rituais e eventos, como por exemplo, comemoração dos Aniversariantes do Mês, Hora da Pipoca semanal e Happy hour mensal. Alguns meetups também aconteciam nos espaços de eventos dos hubs, com foco em palestras voltadas à inovação. A ferramenta oficial de comunicação online da comunidade era no software Slack. Os canais eram divididos principalmente de acordo com o hub e, por lá, os residentes compartilhavam algumas notícias e votavam em coisas como: a escolha do sabor do bolo da festa dos Aniversariantes do Mês, além de outras enquetes. Por lá também os residentes eram avisados de visitas que chegavam e muitas vezes pediam ao time de Comunidade do Distrito para reservar uma sala ou outras demandas afins. O engajamento na ferramentaseguia relativamente bem e praticamente estável já há alguns meses. Para quem não conhece, o NPS é uma metodologia criada por Fred Reichheld nos Estados Unidos e tem como objetivo mensurar a satisfação e o grau de lealdade dos clientes de qualquer tipo de empresa. Esse método também passou a ser bastante adotado por gestores de comunidade e a única pergunta feita nessa pesquisa é a seguinte: de 0 a 10, o quanto você recomendaria a [marca/empresa X] para um amigo/a ou colega? Toda a operação dos hubs, assim como a gestão da comunidade, o comercial e a cobrança financeira para os residentes, tudo era feito pelo time de Community. As principais métricas de performance eram: ● % de ocupação dos hubs; ● número de startups; ● número de eventos; ● NPS (Net Promoter Score) da comunidade. O índice é calculado somando o número de pessoas que responderam com notas 9 e 10 (promotores) e tirando o número de pessoas que responderam com notas abaixo de 6 (detratores). O número final é dividido pelo número total de respondentes. Pessoas que deram entre 7 e 8 são consideradas neutras e não entram no cálculo. O resultado pode ser classificado da seguinte forma: ● Zona de Excelência – NPS entre 76 e 100 ● Zona de Qualidade – NPS entre 51 e 75 ● Zona de Aperfeiçoamento – NPS entre 1 e 50 ● Zona Crítica – NPS entre -100 e 0 A média geral do NPS do Distrito girava em torno de 54. Assim como as outras métricas, essa parecia estar indo bem. Mas, embora o número estivesse dentro da Zona de Qualidade da metodologia, acreditávamos que poderia ser melhor. Esse foi o primeiro passo para a mudança. E aqui vai minha primeira dica. 1 Em setembro de 2019, quando assumi a área de Community do Distrito, o desafio era continuar fazendo com que tudo rodasse bem nos hubs e implementar, aos poucos, pequenas melhorias que fossem se fazendo necessárias. O NPS era uma delas. Para isso, era preciso investigar melhor as necessidades e desejos dos membros da comunidade. Então a primeira ação foi puxar o histórico de respostas de NPS para verificar o que não estava sendo atendido. Muito embora diversos pedidos fossem relacionados a pequenas e pontuais melhorias no hub — desde ter mais áreas de diversão nos hubs até resolver algum barulho que pudesse incomodar — reparei um padrão que estava nas entrelinhas das respostas: boa parte dos membros pareciam querer mais ações que os ajudasse a fechar mais negócios. Exercite a empatia DICA Ferramentas e metodologias: Análise de NPS Design Thinking Tabela De/Para Então, reunimos o time de Community de todos os hubs e fizemos uma pequena sessão de Design Thinking para exercitar aquela que é a característica mais importante para um community manager: a empatia. Durante essa reunião, em conjunto, descrevemos o dia a dia e a jornada de fundadores de startups e dos gerentes e diretores de inovação de grandes empresas. Então traçamos primeiro todas as principais dores das startups e depois as dores das corporações relacionadas à inovação. No processo tradicional de Design Thinking as etapas são imersão, ideação, prototipagem e desenvolvimento. Nesse caso, criamos uma Tabela De/Para: para cada dor, escrevemos uma ação com o que seria possível fazer nos hubs para ajudar. 2 Para começar a replanejar as ações, o time montou junto primeiramente o Golden Circle da comunidade Distrito. Para quem não conhece, esse método foi criado pelo especialista em liderança Simon Sinek, que escreveu o livro “Start with Why” (Comece com o por quê) e ficou bastante conhecido após um TED Talks que você encontra facilmente na internet. A ideia é sistematizar um meio meio de pensar, agir e comunicar para criar impacto no mundo e definir seu “why”, ou seja, o propósito. A ideia aqui era, de um lado, deixar o time alinhado e engajado sobre o “por quê” fazemos o que fazemos e assim passarmos a realizar cada atividade tendo esse propósito como bússola. Planeje e comunique DICA Ferramentas e metodologias: Golden Circle Canvas Community Excel para cronograma O Golden Circle X Toda organização no planeta sabe o que ela faz. Esses são os produtos que vendem ou os serviços que oferecem. X Algumas organizações sabem como eles fazem isso. Esses são os diferenciais que os tornam especiais e os afastam da concorrência. X Poucas empresas sabe porque eles fazem o que fazem. O porque não tem a ver com ganhar dinheiro. Isso é um resultado do seu propósito, crença ou causa. É a razão fundamental pela qual sua empresa existe. Community Canvas Então passamos por alguns dos itens do Community Canvas que ainda não estavam estabelecidos, como Valores, Identidade e outros. Abaixo você encontra o framework e aqui o conceito completo https://community-canvas.org/ Depois, descrevemos todas as ações que faríamos, determinadas na Tabela De/Para e montamos um cronograma. X Para esse plano, sugiro o seguinte: X Estabeleça as metas e quais são as ações-chave para chegar aos objetivos X Planeje mês a mês X Orce quanto vai custar cada essas ações X Compartilhe o máximo possível seu planejamento com os membros da sua comunidade Exemplo: Engajamento nos eventos e rituais para medir eficiência Engajamento na ferramenta online NPS não apenas da comunidade, mas também de todos os eventos e rituais Além das novas atividades oferecidas à comunidade, definimos outras ações estratégicas para o time que ajudaram muito na evolução: ● Separação da gestão Operação x Comunidade x Financeiro ● Retorno aos membros sobre as melhorias aplicadas após o NPS ● Mais eventos de negócios e conexão ● Maior colaboração com o ecossistema fora do Distrito ● Comunicação dirigida e diferenciada ● Novas experiências ● Maior dedicação à comunidade online ● Metas individuais para todo o time - além das coletivas Além dos KPIs anteriores, também adicionei outros que são super importantes na gestão da comunidade O ano de 2020 começou e colocamos novo planejamento em prática. Em pouco tempo, já começamos a ver os resultados. O NPS aumentou para mais de 60, os eventos passaram a ficar cada vez mais cheios e o engajamento na ferramenta online cresceu mais de 50%. Mas aí aconteceu o inesperado: 3 Quando fomos obrigados a fechar todos os hubs, o baque foi grande em todo o time. A grande maioria das ações de comunidade e conexões aconteciam nos hubs e de repente não tínhamos mais esse grande apoio. O que fazer? Nossa primeira reação foi tentar passar todas as ações e rituais para o online. Desde a Hora da Pipoca até eventos, tudo passou a ser online, fosse pelos canais em redes sociais como Youtube, pelas ferramentas de vídeoconferência ou pela ferramenta de chat da comunidade, o Slack. Algumas coisas deram certo, outras não. E o engajamento no Slack e nos rituais começou a cair dia após dia. Sempre se volte para seu propósito e sua comunidade DICA Ferramentas e metodologias: Google Forms para pesquisa/validação Contato 1:1 Excel Mas se o propósito é nossa bússola, foi nele que me ancorei para repensar sobre a estratégia. Precisávamos voltar a gerar valor. Mas como? Foi quando caiu a ficha. Os membros da comunidade são a coisa mais importante. Então se o momento havia mudado, era hora de falar com todos eles novamente para entender as novas dores, o momento que estavam passando e como poderíamos ajudar. E foi o que fizemos. Nesta nova validação, entramos em contato com um por um. Nenhuma startup ficou de fora. Falamos com todos eles e, das respostas, tiramos novos padrões de dores mais latentes e de ações que poderíamos aplicar para ajudar os empreendedores naquele momento tão complicado. Eis o que perguntamos: Como está esse momento e que desafios vocês estão enfrentando? Como estão as vendas e quanto tempo de runaway? Como podemos ajudar / o que mais precisam nesse momento? Qual é o melhor meio de comunicação comvocês? Desse mutirão, tiramos o que chamamos de War Plan, com as ações mais solicitadas e o status de cada tarefa para acompanhamento. O mesmo fizemos com as corporações. Com os insights tirados da validação, além de montar um plano de ação mudando o foco das atividades, conseguimos entender como poderíamos pivotar definitivamente a comunidade para o online e gerar ainda mais valor para os membros, ajudando exatamente como eles precisavam. E esse foi o grande divisor de águas para a comunidade Distrito. Foi a partir das sugestões da própria comunidade que transformamos a experiência e desenvolvemos um novo programa: o Distrito for Startups, um plano de desenvolvimento e ajuda contínuo para startups com planos de residência totalmente online. 4 Aplicar um novo plano, desenvolver e implementar um novo produto requer um acompanhamento profundo das métricas e resultados. O engajamento precisa ser medido de forma bastante intensa e as “ovelhas desgarradas”, que no time do Distrito chamamos de “red flags” (bandeiras vermelhas), precisam ser entendidas, assim como aqueles que são super envolvidos. Acompanhe intensamente o engajamento dos membros da comunidade DICA Ferramentas e metodologias: Health Score Excel 1. Atenção (Red Flag) 2. Pode melhorar 3. Esse é o caminho 4. Embaixadora Depois de entender as ações que eram mais importantes, passamos a medir o engajamento dos membros em cada uma delas, dando um “peso” para cada atividade. Ao final do mês, cada membro junta uma pontuação, que chamamos de Health Score. São quatro níveis: 5 Fazer acompanhamento de membros da comunidade não é fácil e é bastante trabalhoso. Quanto maior sua comunidade, mais difícil isso se torna e, quando menos esperar, vai precisar de um exército de pessoas para te ajudar a fazer isso. A solução é desenvolver processos e utilizar ferramentas online que vão te ajudar a automatizar o que for possível e escalar o trabalho, fazendo com que possa focar mais no relacionamento com os membros. Desde uma cadência automática de e-mails até tentar integrar ferramentas, pense no que é possível automatizar para tornar sua gestão de comunidade mais escalável. Automatize, escale o que puder e mantenha “all in one” DICA Ferramentas e metodologias: Todas que te ajudem a escalar Além disso, para o membro da comunidade, é importante manter tudo simples e, se possível, em um único lugar. Para não precisar mandar os membros da nossa comunidade do Distrito para diversas ferramentas online diferentes, desenvolvemos a nossa própria ferramenta de comunidade que, além do chat para que todos possam conversar, por lá também podem acessar diversas atividades, como reuniões online, pedido de mentoria, conexão, acesso ao plano de benefícios, notícias, eventos e muito mais. Isso faz com que o engajamento aumente, já que ele precisa se voltar à ferramenta toda vez que precisa de alguma coisa e descomplica seu dia a dia. 6 Outra ação que nos ajudou bastante a escalar foi formalizar e documentar os processos de Community, fazendo também guias e playbooks que ajudem os membros da comunidade - de forma que você não precise sempre repetir a mesma coisa. Isso também ajuda muito na gestão do time. Se você for o único community manager, com certeza terá outras pessoas em volta realizando atividades que auxiliam ou impactam no seu trabalho e os playbooks certamente serão úteis. Além disso, documentar os processos é algo essencial se você deseja um dia fazer a sucessão na sua comunidade. Do Distrito, usamos bastante o Asana e também o Google Drive para isso. Documente os processos e tenha pessoas com você DICA Ferramentas e metodologias: Asana / Trello Airtable Google Drive 7 Existem vários métodos para engajar os membros da comunidade. Um deles é o chamado Ciclo do Engajamento, metodologia criada pelo CMX. Para o membro chegar a ter um grande senso de comunidade, ele deve passar por esse ciclo várias vezes e assim vai atingindo um nível cada vez maior de engajamento. As fases são: 1. Identidade 2. Confiança 3. Participação 4. Recompensa Engajar é preciso DICA Ferramentas e metodologias: Ciclo do Engajamento e Curva de Comprometimento (CMX) Gamificação Momento WOW CICLO DO ENGAJAMENTO IDENTIDADE CONFIANÇA PARTICIPAÇÃO RECOMPENSA CURVA DE COMPROMETIMENTO Já a Curva de Comprometimento mostra os níveis pelos quais o membro passa até atingir o “Power”. É interessante pensar em ações para todos esses níveis, lembrando que ele vai passando também pelo Ciclo do Engajamento em cada um deles. Além disso, vários conceitos de gamificação - usar técnicas de jogos em outras atividades - também são úteis para tornar a experiência na comunidade mais engajadora. Somente a partir daí pode definir que técnicas de gamificação utilizará. Comece pensando nos seguintes itens: Como o membro vai “descobrir” o jogo ou a comunidade x Como será convencido a jogar (chamado épico), ou seja, a entrar na comunidade x Como será seu onboarding x Como trazê-lo de volta quando não estiver participando x Quais as recompensas (intrínsecas e extrínsecas) ele terá INICIAÇÃO PASSIVO ATIVO INATIVOC O M P R O M E T IM E N T O TEMPO No Distrito, nós aplicamos algumas técnicas de gamificação, como Onboarding e Playbook (com a jornada do “jogo”), rituais frequentes e notificações (rotina), Programa de Embaixadores (retenção) e ainda Member get Member com prêmios (recompensa). Por último, ainda temos para o engajamento o Momento WOW, uma experiência única, individual, surpreendente e inesperada para o membro que o time tem liberdade de aplicar quando vê uma boa oportunidade, provocando um momento singular e inesquecível e fazendo cada pessoa se sentir especial. 8 Por melhor que sua comunidade esteja, ela sempre precisa de melhorias. E elas devem ser pensadas constantemente para não deixar que os membros desanimem. Uma das ferramentas que gosto bastante de aplicar é a clássica Análise SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças). Faça melhorias constantes DICA Ferramentas e metodologias: Análise SWOT Matriz BCG Lembrando que Forças e Fraquezas são fatores internos a sua comunidade e Oportunidades e Ameaças são fatores externos. Depois, pense em como pode aproveitar mais as Forças e Oportunidades e amenizar as Fraquezas e Ameaças. A segunda ferramenta é a matriz BCG. Esse framework costuma ser aplicado para entender a performance de produtos. Eu utilizo de forma um pouquinho diferente nesse caso: para entender que ações de comunidade vale mais a pena manter e quais podemos eliminar. As “estrelas” são as atividades que mais geram engajamento e os membros continuam pedindo bastante. Em “vaca leiteira” as ações que, embora não sejam as com maior engajamento, exigem baixo custo e esforço. Os “abacaxis” são as atividades que não geram engajamento e têm um alto custo. Essas são eliminadas. E em “interrogação” é aquilo que ainda não tenho certeza, ou seja, atividades novas que, por enquanto, estão exigindo um grande esforço e ainda não é possível saber o retorno. BÔNUS Quando estiver construindo ou refazendo a sua estratégia de gestão de comunidade, sempre envolva todas as pessoas do time ou ao menos todas aquelas que podem ajudar. Isso é super importante: fazer em conjunto de forma colaborativa. Além disso, sempre que for lançar algo novo, na medida do possível, pergunte antes para a sua comunidade, valide. As pessoas querem e gostam de ser envolvidas e não simplesmente receber coisas impostas. Além disso, seu grau de assertividade será muito maior. RESULTADOS NOTAS FINAIS 100% O ciclo de mudanças e melhorias na gestão da comunidade trouxe resultados incríveis de aumento da comunidade em 5 meses ✖ NPS de 54 para 80 (média de nota 9,4) ✖ Expansão Brasil - agora estamos em 12estados ✖ Parcerias com diversos outros players RESULTADOS NOTAS FINAIS Fazer gestão de comunidade não é fácil. Exige muito do community manager, especialmente se o desejo é crescer, mas é extremamente prazeroso. Nunca pare de buscar conhecimento e conecte-se com outros líderes de comunidade para trocar ideias e experiências. No mais, enjoy the ride! Boa sorte com a gestão da sua comunidade e se ficar com dúvidas, não deixe de nos procurar ; ) Lilian Natal Head do Distrito for Startups & Community Lilian Natal xxx@distrito.me AdTech Rua Estados Unidos, 1570 São Paulo, SP FinTech Av. Rebouças, 1585 São Paulo, SP InovaHC HealthTech R. Dr. Ovídio Pires de Campos, s/n São Paulo, SP Distrito Spark CWB Av. Visconde de Guarapuava, 3263 Curitiba, PR ApoioConteúdo mailto:castro@distrito.me https://www.linkedin.com/in/liliannatal/
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