Administração de Recursos na Enfermagem

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ADMINISTRAÇÃO DOS SERVIÇOS DE ENFERMAGEM I
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ADMINISTRAÇÃO DE SERVIÇOS DE
ENFERMAGEM
Graduação
ADMINISTRAÇÃO DE SERVIÇOS DE ENFERMAGEM I
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N
ID
A
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E
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 ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS
MATERIAIS
Caro aluno, nessa unidade você vai conhecer um pouco sobre o
conjunto de normas relacionadas com a gerência de artigos essenciais à
produção de um determinado bem ou serviço.
OBJETIVO:
• Discutir aspectos relacionados ao gerenciamento dos recursos mate-
riais e financeiros na área da saúde, inseridos no contexto dos traba-
lhos de reorganização dos fluxos e procedimentos administrativos,
orçamentários e financeiros.
PLANO DA UNIDADE:
• 1. Recursos necessários ao processo produtivo.
• 1.1. A falta de material – Por que falta material?
• 1.1.1. Causas estruturais.
• 1.1.2. Causas organizacionais.
• 1.1.3. Causas individuais.
• 2. Funções da administração de materiais.
• 3. Subsistema de seleção.
• 4. Componentes para uma pesquisa de insumos.
• 5. A administração de recursos materiais na enfermagem.
• 5.1. Departamento de materiais.
• 5.2. Administração de material – Organograma básico.
• 6. Material hospitalar.
• 6.1. Principais funções da Administração Hospitalar.
• 6.2. Serviço de compras.
• 6.3. Sete perguntas básicas antes de comprar.
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UNIDADE 3 - RECURSOS MATERIAIS NA ENFERMAGEM
• 6.4. Serviços de maior consumo no hospital.
• 6.5. A classificação dos materiais.
• 7. Fatores que influenciam no planejamento.
• 7.1. Classificação de materiais.
• 7.2. Atributos para classificação de materiais.
• 8. Tipos de classificação.
• 8.1. Previsão de material.
• 8.2. Classificação por tipo de demanda.
• 8.3. Provisão de material nas unidades de enfermagem.
• 9. Classificação de material.
• 9.1. Classificação “abc ficha” (eletrônica) de equipamento.
• 9.2. Amplitude da compra (fluxo de compras).
• 9.3. O processo de compras – operação.
• 10. Em relação ao estoque.
• 10.1. Em relação à demanda
• 10.2. Em relação à perecibilidade.
• 11. Tipos de materiais críticos - razões para a existência.
• 12. Conclusão
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ADMINISTRAÇÃO DOS SERVIÇOS DE ENFERMAGEM I
1. RECURSOS NECESSÁRIOS AO PROCESSO PRODUTIVO
Colocar os recursos necessários ao processo produtivo com qualidade,
em quantidades adequadas, no tempo correto e com menor custo.
1.1. A Falta de Material – Por que falta material?
1.1.1. Causas Estruturais:
• Ausência de prioridade.
• Clientelismo político.
• Controles burocráticos.
• Centralização excessiva.
1.1.2. Causas Organizacionais:
• Falta de objetivos.
• Deficiência no profissionalismo e capacitação.
• Deficiência de recursos financeiros.
• Falta de controles.
• Falta de planejamento.
1.1.3. Causas Individuais:
• Direção improvisada.
• Desmotivação.
2. FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS:
• Normalização.
• Controle.
• Aquisição.
• Armazenamento
3. SUBSISTEMA DE SELEÇÃO:
Planejar as necessidades de materiais e fazer a correlação com os
procedimentos onde eles são utilizados.
 Lista básica de materiais ou grade de materiais – Relação de todos os
materiais ou insumos de que necessitam os prestadores de serviço para
realizar os procedimentos.
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UNIDADE 3 - RECURSOS MATERIAIS NA ENFERMAGEM
4. COMPONENTES PARA UMA PESQUISA DE INSUMOS:
• Relação de procedimentos e produtos.
• Local.
• Insumos.
• Quantidade de insumo para cada procedimento.
• Especificação do insumo.
• Produção mensal.
 Especificação é a descrição detalhada de um material ou insumo,
descrevendo suas características físicas e sua composição, cujas fontes
são: ABNT, INMETRO, MS.
É necessário atentar, de forma permanente, para a qualidade de
insumos e fornecedores, os defeitos, a produção e o desabastecimento.
5. A ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS NA ENFERMAGEM
Em um hospital, quer de caráter público ou privado, quer com fins
lucrativos ou filantrópicos, existem:
• Recursos Humanos.
• Recursos Materiais.
• Recursos Financeiros.
Os recursos materiais representam 75% do capital das organizações
(bens de serviços X bens de produção de materiais).
5.1. Departamento de Materiais:
A centralização de atividades relacionadas aos materiais hospitalares está
elencada da seguinte forma:
• Almoxarifado
• Compras
• Negociação
• Pagamento
• Previsão
• Aquisição
• Transporte
• Recebimento
• Armazenamento
• Conservação
• Distribuição
• Controle
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ADMINISTRAÇÃO DOS SERVIÇOS DE ENFERMAGEM I
5.2. Administração de Material
Organograma básico:
6. MATERIAL HOSPITALAR
Os materiais solicitados geram um custo de 30 a 45% das despesas
das instituições de saúde. Há uma grande variedade de material, que
compreende desde um tomógrafo a uma simples sonda de aspiração.
O aumento do custo hospitalar deve-se à complexidade de
equipamentos modernos que se fazem necessários para a melhoria da
qualidade da saúde hospitalar.
O produto final é a prestação de serviços de saúde que não deve
sofrer qualquer interrupção.
A administração dos recursos materiais na saúde é, na verdade, para
garantir o suprimento de todas as áreas, ao menor custo possível, sem
prejudicar a qualidade do serviço.
6.1. Principais Funções da Administração Hospitalar
• Compra.
• Armazenamento.
• Distribuição.
• Controle.
6.2. Atribuição do Setor de Compra
• Fazer a reposição do estoque do almoxarifado, assim como adquirir
novos produtos e equipamentos.
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UNIDADE 3 - RECURSOS MATERIAIS NA ENFERMAGEM
• Negociar com fornecedores no que tange a qualidade, o preço e a
entrega.
• Controlar o material do almoxarifado, ou seja, a entrada e a saída do
material de consumo, bem como o controle do patrimônio material
permanente.
6.3. Sete perguntas básicas antes de comprar
Baseado em modernos autores da área de administração, podemos
fazer as sete perguntas básicas antes da compra de materiais:
1. O que comprar?
2. Quando comprar?
3. Quem vai comprar?
4. Por que vai comprar?
5. Onde comprar?
6. Quanto custa comprar?
7. Como comprar?
Na verdade, é traçado um paralelo entre o custo do material a ser
comprado e a quantidade, considerando o custo total, o custo de
armazenamento e, finalmente, o custo do pedido.
6.4. Serviços de maior consumo no hospital:
1. Nutrição e dietética
2. Lavanderia
3. Farmácia
4. Manutenção
A enfermagem se preocupa com o ambiente físico, a iluminação, a
ventilação, a limpeza, a conservação e os equipamentos, portanto é
responsável por atividades administrativas como: previsão, provisão,
organização e controle desses materiais.
O enfermeiro delega funções de caráter burocrático, tais como o
preenchimento de formulários para conserto, aquisição, controle. É necessário
para tanto, que se tenha um bom dimensionamento de pessoal auxiliar.
Sendo assim, o enfermeiro visa à qualidade, preocupado com a
quantidade e também com a continuidade do tratamento, minimizando riscos
para o paciente.
O enfermeiro deve participar efetivamente do processo de seleção e
compra de material hospitalar.
É comum o setor de enfermagem ser responsável pelo material de
todas as equipes de saúde, bem como definir as áreas e setores
responsáveis.
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ADMINISTRAÇÃO DOS SERVIÇOS DE ENFERMAGEM I
6.5. A Classificação do Material
• Classificar e agrupar em categorias, de acordo com:
 - À finalidade
 - À duração
 - Ao porte
– Ao custo
– À matéria prima
• O que comprar?
a. Item de estoque
b. Item de consumo imediato
• Especificações:
a. O produto
b. O material
c. As dimensões
d. As especificidades
e. As unidades
7. FATORES QUE INFLUENCIAM NO PLANEJAMENTO
7.1. Classificação dos Materiais:
• Externos
a. Demanda do mercado
b. Datas de entrega determinadas
c. Estoque em poder de intermediários
d. Tempo para obtenção de matérias-primas
• Internos
a. Estoque de produtos acabados
b. Equipamentos disponíveis
c. Pessoal disponível
d. Materiais e ferramentas disponíveis
e. Lotes econômicos de produção
• Finalidade
Agrupamento de materiais para o uso a que se destinam:
Material para oxigenioterapia
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UNIDADE 3 - RECURSOS MATERIAIS NA ENFERMAGEM
Cateterismoscardíaco
Puncionamento de veia
• Duração
• Permanente – duração superior a dois anos, sendo inconsumíveis,
tais como: instrumentais, equipamentos, mobiliários, macas e outros.
• Consumo – duração no máximo de dois anos, sendo consumíveis, tais
como: esparadrapo, seringas, inaladores, extensão para oxigênio.
• Porte
• Conforme as dimensões do material
a. Pequeno – pacotes de curativos
b. Médio – respiradores
c. Grande – autoclave, óxido de etileno
• Custo
• Influencia na seleção de compras
• Os de consumo regular geralmente possuem custo unitário menor
que os de consumo ocasional.
• A quantidade e a freqüência de uso aumentam o custeio para a insti-
tuição como esparadrapo, seringas, agulhas.
• Processo de aglutinação de materiais por características semelhantes.
Grande parte do sucesso no gerenciamento de estoques depende,
fundamentalmente, de bem classificar os materiais da empresa. Assim, o
sistema classificatório pode servir também, dependendo da situação, do
processo de seleção para identificar e decidir prioridades.
7.2. Atributos para a classificação de Materiais
• Abrangência
Deve tratar de uma gama de características em vez de reunir apenas
materiais para serem classificados.
• Flexibilidade
Deve permitir interfaces entre os diversos tipos de classificação, de
modo que se obtenha ampla visão do gerenciamento de estoques.
• Praticidade
A classificação deve ser direta e simples.
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ADMINISTRAÇÃO DOS SERVIÇOS DE ENFERMAGEM I
8. TIPOS DE CLASSIFICAÇÃO
Para atender às necessidades de cada empresa, é necessária uma divisão
que norteie as várias formas de classificação.
Como existem vários tipos, a classificação deve ser analisada no todo e em
conjunto, visando a propiciar decisões e resultados que contribuam para
atenuar o risco de falta.
8.1. Previsão de Material
Para se ter uma previsão deve-se fazer o diagnóstico situacional,
considerando:
• Especificidade da unidade – o uso do bisturi elétrico no CC (Centro
Cirúrgico) não tem a mesma prioridade que a Clínica Médica.
• Característica da clientela – com relação à idade, ao sexo, ao nível
sócio-econômico.
• Freqüência do uso de materiais – o uso de bisturi elétrico em cada
sala do CC define o número necessário de reserva.
• Local de guarda do material – depende do espaço físico.
• Durabilidade de material – Vida útil e qualidade.
• Periodicidade de reposição – Mapa de consumo de 15, 30 e 60 dias
em diferentes setores, tal como no setor de pediatria onde se trabalha com
cota de consumo e percentual de margem de segurança.
Exemplo
8.2. Classificação por tipo de demanda – materiais de não-estoque
São materiais de demanda imprevisível para os quais não são
definidos os parâmetros para o reabastecimento automático.
A inexistência de regularidade de consumo faz com que a aquisição
desses materiais somente seja efetuada por solicitação direta do usuário,
na oportunidade em que se constate a necessidade deles.
Os materiais de não-estoque devem ser comprados para utilização
imediata e são debitados no centro de custo de aplicação. Também, em
casos especiais, poderão ser comprados para utilização posterior, em período
determinado pelo usuário; ficando, nesses casos, estocados,
temporariamente, no almoxarifado.
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UNIDADE 3 - RECURSOS MATERIAIS NA ENFERMAGEM
8.3. Provisão de material nas Unidades de Enfermagem
• Solicitação para os serviços de uso
– Almoxarifado
– Farmácia
– Nutrição
– Lavanderia
– Manutenção
Esses setores trabalham com sistema de reposição de material.
• Sistema de reposição por tempo
– Reposição por épocas de cotas integrais, que gera grandes estoques.
– Reposição por quantidades que trabalha com um nível mínimo de estoque,
podendo ocasionar perigo em relação ao tempo de entrega do fornecedor
– Reposição por quantidade e tempo
– Reposição imediata por quantidade aplicada a instituições particulares,
que trabalham com pedidos diários.
• Organização dos materiais nas unidades de enfermagem
– Planta física: local central e de livre acesso, isento de umidade, deterioração
e riscos.
– Atividades desenvolvidas nas unidades, que interferem também no como
e no onde serão distribuídos os materiais.
• Controle de materiais na unidade de enfermagem
 O controle de materiais nas unidades de enfermagens envolve:
– Qualidade (durabilidade)
– Quantidade (de consumo)
– Conservação
– Proteção (roubos)
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ADMINISTRAÇÃO DOS SERVIÇOS DE ENFERMAGEM I
Esse controle apresenta uma certa dificuldade na sua execução pela
diversidade e quantidade de material.
• Proposta de divisão por grupos de custos econômicos (classe A, B,
C)
Classe A – maior custo para a instituição (não necessariamente unitário ex.:
termômetro)
Classe B – custo médio para o hospital.
Classe C – baixo custo para o hospital.
Obs.: Não se deve negligenciar a falta de materiais das classes B e C.
 Pode se trabalhar com o sistema de troca (ex.: termômetro quebrado,
casco de esparadrapo, ampola de psicotrópico usado)
9. CLASSIFICAÇÃO DOS MATERIAIS
9.1. Classificação “abc ficha” (eletrônica) de equipamento.
Em relação ao valor de consumo, temos:
• Classificação ABC: trata-se dos materiais classificados a partir da curva
ABC, método pelo qual se determina a importância dos materiais em
função do valor expresso pelo próprio consumo. Esses materiais se
subdividem em:
• Itens Classe A: são os itens mais importantes e que devem receber
toda a atenção no primeiro momento do estudo. Nesses itens são
tomadas as primeiras decisões sobre os dados levantados e
correlacionados em razão de sua importância monetária.
• Itens Classe B: são os itens intermediários e que deverão ser trata-
dos logo após as medidas sobre os itens de classe A, são os segundo
em importância.
• Itens Classe C: são os itens de menor importância, embora significa-
tivos em quantidades, mas com valor monetário reduzido, permitindo
maior espaço de tempo para sua análise e tomada de ação.
• Classificação de Ficha (eletrônica) de equipamento:
a. Tipo de material
b. Acessórios
c. Modelo, marca e código
d. Quantidade na unidade
e. Número de patrimônio
f. Data de aquisição
g. Defeitos apresentados
h. Data de saída para conserto
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UNIDADE 3 - RECURSOS MATERIAIS NA ENFERMAGEM
• Manutenção
A manutenção dos equipamentos pode ser:
a. Manutenção preventiva – evita o aparecimento de defeitos (CC, CTI,
UI).
b. Manutenção reparadora – corrige um mau funcionamento do apare-
lho.
c. Reparos pela enfermagem (pêra de um aparelho de PA), manutenção
(troca de um parafuso simples) ou firmas especializadas (conserto do
manômetro).
• Processo de compra de materiais
Obedece às seguintes etapas:
a. Licitação de empresa fornecedora.
b. Concorrência – atende a requisitos mínimos.
c. Tomada de preço – entre empresas cadastradas.
d. Convite às empresas do ramo.
e. Compra em situação de emergência, como, por exemplo, em caso de
surtos.
Obs: o enfermeiro deve ter o conhecimento do processo de compras.
• Situações especiais de compras:
a. Urgências: ocorre quando a empresa falha na elaboração do
planejamento ou no atendimento das necessidades oriundas de problemas
operacionais.
b. Emergências: ocorre a partir de uma situação não prevista ou
controlada. A não efetuação da compra coloca em risco a integridade e a
segurança das instalações, da mão-de-obra, ou propicia um acidente
ambiental.
• Fatores que influenciam o processo de compras – INTERNOS
a. planejamento e controle de produção.
b. informações internas de produção.
c. departamento jurídico.
d. contabilidade.
e. desenvolvimento de produtos.
f. departamento financeiro.
g. mercadologia.
h. administração gerais.
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ADMINISTRAÇÃO DOS SERVIÇOS DE ENFERMAGEM I
9.2. AMPLITUDE DA COMPRA (FLUXO DE COMPRAS)
9.3. O Processo de Compras - Operação
• Solicitação de compra
1. Identificação da necessidade de compra.
2. Urgência.
3. Emergência.
4. Reposição de estoque.
5. Consumo imediato.
6. Padronização da solicitação de compra.
• Desburocratizando o processoPara se desburocratizar o processo de compras, é possível utilizar um
formulário único para solicitação e cotação de preço.
10. EM RELAÇÃO AO ESTOQUE
a) Itens de estoque: são materiais que devem existir em estoque e para
os quais são determinados critérios de reabastecimento automático, com
base na demanda prevista e na importância da empresa.
b) Itens de consumo imediato: são itens adquiridos esporadicamente,
sem passar pelos controles de reposição de estoque.
10.1. Em relação à demanda
a) Itens de demanda regular ou constante: são caracterizados por
pequenas variações de demanda entre sucessivos intervalos de tempo.
b) Itens de demanda irregular: são caracterizados por consumo aleatório,
por meio de grandes variações entre sucessivos intervalos de tempo.
Solicitação de compras:
documento interno da empresa
em que o solicitante informa ao
setor de compras o que neces-
sita adquirir, diferentemente do
mapa de cotação, que é um do-
cumento onde se registra a es-
colha do fornecedor de acordo
com as condições de entrega
dos materiais (preço, prazo e
condições de pagamento).
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UNIDADE 3 - RECURSOS MATERIAIS NA ENFERMAGEM
c) Itens com demanda sazonal: são caracterizados por padrão repetitivo
de demanda, que apresenta alguns períodos de considerável elevação em
determinadas data.
d) Itens com demanda em declínio: são caracterizados pela redução ou
extinção da demanda, e substituição do produto.
e) Itens com demanda variada: são itens que têm a sua demanda
associada a outro(s) item(ns) ou a demanda do produto acabado.
10.2. Em relação à perecibilidade
Materiais que, por suas características físico-químicas, possuem
incompatibilidade com outros, oferecendo riscos à segurança. Essa
perecibilidade se dá:
• pela ação higroscópica
• pela limitação de tempo:
– instáveis
– voláteis
• por contaminação pela água
• por contaminação por partículas sólidas
• pela ação da gravidade
• por queda, colisão ou vibração
• por mudança de temperatura:
– pela ação da luz
– por ação de atmosfera agressiva
– pela ação de animais
11. TIPOS DE MATERIAIS CRÍTICOS – RAZÕES PARA A EXISTÊNCIA
Razões para a existência de materiais crítico12. Conclusão
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ADMINISTRAÇÃO DOS SERVIÇOS DE ENFERMAGEM I
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UNIDADE 3 - RECURSOS MATERIAIS NA ENFERMAGEM
CONCLUSÃO
Diversas teorias e estratégias poderão ser desenvolvidas pela
enfermagem no sentido de administrar os recursos materiais nas instituições
de saúde, sejam elas públicas ou particulares. Cabe ao administrador
hospitalar capacitar-se através do conhecimento teórico, aplicando essa
teoria na prática profissional, de forma que se adeqüem a filosofia, a infra-
estrutura e a demanda de pacientes.
Curso de Especialização em Programa Saúde da Família – ABO-CE. Módulo
de Gestão - Administração de recursos materiais. Disponível em http://
www.abo-ce.org.br/2005/download/260,5. Acesso em 31 dez de 2007.
KURCGANT, P. Administração em Enfermagem. São Paulo: EPU, 1991.
CHIAVENATO, I. Introdução à teoria geral da administração. 6. ed. Rio de
Janeiro: Campus, 2004.
“É HORA DE SE AVALIAR!”
Não esqueça de realizar as atividades desta unidade de
estudo, presentes no caderno de exercícios! Elas irão ajudá-
lo a fixar o conteúdo, além de proporcionar sua autonomia
no processo de ensino-aprendizagem. Caso prefira, redija
as respostas no caderno e depois as envie através do nosso
ambiente virtual de aprendizagem (AVA). Interaja conosco!
Nesta terceira unidade estudamos os significados da política como
conhecimento científico.
Na próxima unidade, estudaremos a formação da política no contexto
sociopolítico. Espero você na próxima unidade!
Temos muito o que estudar!
LEITURA COMPLEMENTAR