UNIDADE 1 - CONCEITOS DE INFORMAÇÃO

Prévia do material em texto

· Página inicial
· 
O CONCEITO DE DADOS, DE INFORMAÇÃO E DE CONHECIMENTO
Em nossa sociedade, assim como no mundo dos negócios, as transformações são cada vez mais rápidas e impactantes. A agilidade e a dinâmica frenética do mercado, cada vez mais conectado e globalizado, exige que seus gestores tomem decisões em um volume muito maior e muito mais rápido, se comparado há 5 ou há 10 anos, e essa velocidade só tende a aumentar. Por isso, é fundamental, para empresas e para profissionais de qualquer área, o entendimento do processo de tomada de decisão. Conhecendo cada etapa e aplicando seus conhecimentos de forma dinâmica, aumentam-se as chances de obter resultados mais satisfatórios, isto é, fazer melhores escolhas e mensurá-las, por meio do processo sistematizado de tomada de decisão.
Nesse contexto, interessa-nos compreender a relação de causa e de efeito existente no processo decisório pelos elementos: dados, informação e conhecimento.
“A nova fonte de poder não é o dinheiro nas mãos de poucos, mas a informação nas mãos de muitos” (John Naisbitt) 
É muito fácil perceber essa relação ao avaliar questões do dia a dia, por exemplo: imagine uma pequena loja de conserto de sapatos que possui apenas dois funcionários, Seu José, o proprietário, e sua esposa Magali. Seu José anota os dados dos pedidos e as ordens de serviços dos clientes em um pequeno caderno manualmente, conforme a Figura 1:
Figura 1: Caderno de Registro de Pedidos e Ordens de Serviço
Fonte: o autor.
De acordo com Turban, McLean e Wetherbe (2004, p. 63):
[...] dados são itens referentes a uma descrição primária de objetos, eventos, atividades e transações que são gravados, classificados e armazenados, mas não chegam a ser organizados de forma a transmitir algum significado específico.
Portanto, os dados podem ser definidos como a unidade elementar que, em conjunto, podem produzir informações. Nesse caso, os dados registrados por Seu José e Dona Magali são:
1. Data do pedido. 				5. Data do término.
2. Nome do cliente. 				6. Data da entrega.
3. Descrição do serviço. 			7. Data do pagamento.
4. Valor.
É interessante perceber que, de forma isolada, os dados não têm muita utilidade, mas, quando relacionados, agrupados, classificados, calculados, enfim, processados, podem produzir informações valiosas. No caso da sapataria do Seu José, os dados são anotados em um caderno linha a linha. Podemos dizer que esse caderno é o banco de dados da sapataria. É a “tecnologia da informação” que a organização tem disponível no momento, para apoiar o seu sistema de informação.
Para Turban, McLean e Wetherbe (2004, p. 63):
Informação é todo conjunto de dados organizados de forma a terem sentido e valor para seu destinatário. Este interpreta o significado, tira conclusões e faz deduções a partir deles. Os dados processados por um programa aplicativo têm uso mais específico e maior valor agregado do que aqueles simplesmente recuperados de um banco de dados. Esse aplicativo pode ser um sistema de gerenciamento de estoques, um sistema de matrículas online de uma universidade, ou um sistema de Internet para compra e venda de ações.
Com base nos dados: data do pedido; nome do cliente; telefone; descrição do serviço; valor; data do término, data da entrega e data do pagamento, Seu José e Dona Magali conseguem obter algumas informações estratégicas muito úteis para conseguir administrar seu negócio. Ao fim de cada mês, ao realizar o processamento de dados registrados no caderno (por meio da análise das folhas individualmente e de alguns cálculos), conseguem obter o conjunto de informações:
1. Total recebido no mês.
2. Total de valores a receber no mês.
3. Relação de clientes devedores e seus respectivos telefones.
4. Relação dos clientes mais lucrativos do mês.
5. Relação dos serviços realizados e não entregues.
6. Relação dos serviços em andamento.
7. Relação dos serviços com maior procura.
8. Tempo médio gasto para o atendimento de cada um dos serviços prestados.
9. Tempo médio de atraso dos pagamentos em relação à entrega.
10. Período do mês com maior procura dos serviços.
Observe que as informações obtidas foram resultantes de um processamento dos dados existentes. Isso significa dizer que os dados são os elementos básicos da informação, ou seja, são a matéria-prima da informação. Assim como na manufatura de produtos tangíveis, em que a matéria-prima de baixa qualidade causa danos ao processo produtivo, gerando desperdícios, retrabalho etc., na produção de informação, a qualidade dos dados tem papel decisivo.
Um bom estrategista tem em mente que informações de qualidade deverão possuir, necessariamente, dados de qualidade.
Se quisermos avançar nessa análise, poderemos expandir a visão do Seu José, para além do mês corrente. Imagine que ele faça análise de todos os meses do ano, de forma a avaliar mês a mês o que ocorre. Algumas informações estratégicas podem surgir, como, por exemplo, a variação do faturamento ou dos índices de inadimplência. Seu José poderia criar gráficos para melhor visualizar essas informações estratégicas.
A Figura 2 ilustra a variação anual no faturamento:
Figura 2: Informação de Faturamento 
Fonte: o autor
Da mesma forma, a Figura 3 ilustra a variação anual no índice de inadimplência:
Figura 3: Informação do Índice de Inadimplência
Fonte: o autor
A produção de informação de qualidade levará Seu José a conhecer melhor a sua organização. Por exemplo, seu José terá conhecimento dos seus tempos de produção, da viabilidade de prestar determinados serviços, da sazonalidade de sua demanda, bem como dos clientes problemáticos e do índice de inadimplência. Seu José transformará as informações em conhecimentos ao mentalizar esses dados processados.
Se quisermos melhor denominação, poderemos chamar o resultado desse processamento de relatórios gerenciais. As informações dos relatórios se juntarão aos conhecimentos mentais pré-existentes do Seu José para produzir novo conhecimento e, assim, conduzir o empresário ao processo decisório de melhor qualidade.
Segundo Nonaka e Takeuchi (1997, p. 67), o “conhecimento humano é criado e expandido através da interação social entre conhecimento tácito e o conhecimento explícito”. O conhecimento tácito é o conhecimento mantido na mente do tomador de decisões, e o conhecimento explícito está nos relatórios dos sistemas de informação, nos livros e nas publicações diversas. A Figura 4 representa essa relação de causa e de efeito:
Figura 4: Relação de Causa e de Efeito entre Dados, Informação e Conhecimento
Fonte: o autor
Portanto, como você pode perceber, podemos dizer que a informação é a matéria-prima do conhecimento, assim como os dados são a matéria-prima da informação. A relação de causa e de efeito desses elementos gerará novo conhecimento.
O CONCEITO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Administrar a variedade e o volume crescente de informações é uma tarefa que exige competências específicas. Precisamos, então, desenvolver habilidades que nos permitam compreender o sistema como um todo e a melhor maneira de gerenciar tal processo se faz por meio da visão sistêmica e integrada.
O conceito de sistemas foi discutido inicialmente por Karl Ludwig Von Bertalanffy. De acordo com Bertalanffy (2008), os primeiros estudos surgiram nos anos 1920 e tratavam das relações de interação e de interdependência entre os seres orgânicos. A partir dos estudos de Bertalanffy, outras ciências passaram a adotar sua teoria, entre elas as ciências empresariais. Adotando a visão sistêmica, podemos entender as organizações empresariais como sistemas abertos, ou seja, um conjunto de partes integradas, interdependentes e interagentes com objetivos comuns. Assim como o corpo humano, que possui diversos sistemas (respiratório, circulatório, digestivo etc.), as organizações empresariais possuem os sistemas de responsabilidades, sistemas de autoridade e poder, sistemas de informação, sistemas de decisão, sistemas operativos de finanças, marketing, produção, logística, recursos humanos etc.
Podemos definir os sistemas de informação comoo conjunto integrado de procedimentos para transformar dados em informação, que resulta em conhecimento.
No exemplo da sapataria do Seu José, podemos dizer que o sistema de informação é composto pelos seguintes procedimentos:
1. Ouvir as necessidades dos clientes.
2. Registrar os dados dos pedidos e das ordens de serviços usando a tecnologia: caderno e caneta.
3. Realizar mensalmente análise dos registros do caderno e processar os dados para a obtenção das informações relevantes.
4. Interpretar as informações e compará-las aos períodos anteriores, de forma a planejar os próximos.
5. Memorizar as informações relevantes a partir das novas informações interpretadas, embasadas nos conhecimentos pré-existentes.
No caso da loja de sapatos do Seu José, as tecnologias da informação que apoiam os procedimentos de registro são: caderno, caneta e, provavelmente, calculadora comum. Você até pode questionar-se se caderno e caneta são considerados tecnologia da informação. De fato, há tecnologias mais modernas e eficientes para realização da mesma tarefa, como computadores, scanners, impressoras etc., mas, para o porte da empresa do Seu José, vale a pena avaliar os custos e os benefícios da aquisição de tecnologias mais avançadas.
Imagine que a pequena loja de sapatos tome outras proporções e, agora, o empresário tem uma fábrica de sapatos. Com certeza, esse novo empreendimento precisará de sistema de informação mais robusto, apoiado por tecnologias de informação mais adequadas, para que tome decisões estratégicas mais acertadas.
Na medida em que as organizações se tornam maiores e os tomadores de decisões se afastam dos níveis operacionais, os sistemas de informação se tornam mais complexos e seu entendimento também precisa ser sistematizado.
A sistemática básica de funcionamento do sistema de informação é ilustrado na Figura 6:
Figura 6: Sistemática de Funcionamento dos Sistemas de Informação
Fonte: o autor.
Todo o sistema de informação é composto pela etapa de entrada de dados brutos, que serão validados, armazenados e transformados em informação na etapa de processamento e oferecidos ao usuário da informação.
A retroalimentação é a etapa de controle dos sistemas de informação, na qual é possível avaliar a qualidade da informação oferecida e a necessidade de adaptação ou melhoria do sistema como um todo. Cada etapa do sistema de informação pode e deve ser suportada por tecnologias da informação adequadas e otimizadas para a eficácia e a eficiência do sistema.
Tecnologias da informação modernas, que usam recursos da informática como: computadores, leitores de rádio frequência, scanners de códigos de barras, impressoras, smartphones, tablets etc. podem garantir a entrada de dados segura e rápida, a validação efetiva dos dados, o armazenamento produtivo, a geração de informações em tempo real e a emissão de relatórios dinâmicos e de alto nível.
OS NÍVEIS DE ABRANGÊNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Na medida em que as estruturas organizacionais crescem em complexidade, mais definidos se tornam os níveis de abrangência dos sistemas de informação. Os três níveis de abrangência são: estratégico, tático e operacional. É claro que os níveis de abrangência têm relação de interdependência e não podem funcionar isoladamente. O nível operacional é responsável pela coleta dos dados em sua forma mais elementar, no dia a dia das organizações, e fornece subsídios para a geração de informações táticas de curto e de médio prazos.
O acúmulo de informação temporal possibilita o estudo de tendências e de comportamentos de longo prazo para o nível de abrangência estratégico. A Figura 7 ilustra os níveis de abrangência dos sistemas de informação e sua interabilidade:
Figura 7: Níveis de Abrangência dos Sistemas de Informação
Fonte: o autor.
Para melhor compreensão dos sistemas de informação, neste estudo, vamos classificálos conforme seu nível de abrangência: sistema de informação operacional (nível operacional); sistema de informação gerencial (nível tático); e sistema de apoio à decisão estratégica (nível estratégico).
O Sistema de Informação Operacional
O sistema de informação operacional tem relação direta com a automatização de tarefas e a coleta de dados, para gerar informações com alto nível de exatidão. As pessoas que trabalham nos níveis operacionais das organizações precisam de mecanismos de registros de dados ágeis para fins de controle minucioso de suas ações diárias.
Um exemplo é o operador de caixa de um supermercado, que precisa registrar a venda de milhares de produtos diariamente, além disso, apurar o total da venda e informar ao cliente, identificar a forma de pagamento e, se for o caso, oferecer o troco em dinheiro. Esse é um típico caso de sistema de informação operacional, que requer alto índice de exatidão de automação das operações. Imagine o cliente ser cobrado por algo que não adquiriu ou pagar um valor a menos, devido a erros de cálculo do sistema e ao fato de o operador de caixa trabalhar pressionado pelas extensas filas de clientes com seus carrinhos lotados de produtos esperando impacientemente pelo atendimento. Nesse caso, as tecnologias da informação modernas oferecem equipamentos de automação de tarefas, como os scanners de códigos de barras, teclados ágeis e monitores de visualização com grande acessibilidade para a racionalização do processo.
Os sistemas de informação operacionais estão presentes em praticamente todas as áreas funcionais das organizações, nas operações produtivas, comerciais, financeiras, contábeis, de recursos humanos etc.
Na área funcional de operações produtivas, podemos observar conforme a série de aplicações do sistema de informação operacional: controle de materiais; programação e controle da produção; registro de não conformidades; controle de manutenções; medição de tempos e de movimentos; controle logístico.
Com relação à área funcional de operações comerciais, existem muitos recursos de controle que os sistemas de informação operacional precisam abranger: controle de clientes; controle de vendas; controle de pós-vendas; pesquisa de satisfação dos clientes; controle de atendimento e de visitas; faturamento.
Muitos controles operacionais são necessários para conduzir a área funcional financeira ao desempenho desejado: fluxo de caixa; controle de contas a pagar; controle de contas a receber; controle de bancos e de conciliação; controle de operações financeiras; controle de cobrança.
A área contábil, assim como a área financeira, precisa de controle apurado de todas as transações que impactam no patrimônio das organizações. Sendo assim, o sistema de informação operacional contábil possui os aspectos: registro dos fatos contábeis; controle tributário; controle do patrimônio; controle de custos; controle acionário; auditoria das operações.
Outra área funcional de extrema importância é a de recursos humanos. Nela, os sistemas de informação operacionais precisam registrar os dados dos colaboradores da organização em termos de: controle de recrutamento e de seleção; controle de cargos e de salários; folha de pagamento; controle de contratação e de demissões; avaliação do desempenho; controle de higiene e de segurança no trabalho.
Muitas outras aplicações dos sistemas de informação operacionais podem se destacadas, até porque existe uma infinidade de tipos e de portes de organizações, cada qual com suas especificidades.
O Sistema de Informação Tático
O nível de abrangência tático é, de fato, um nível decisório, pois os sistemas de informação oferecem suporte à tomada de decisão de curto e de médio prazos e têm como matéria-prima os dados gerados pelo sistema de informação operacional.
A coleta, o tratamento e o armazenamento dos dados operacionais no dia a dia das organizações resultarão em um banco de dados muito valioso e útil à tomada de decisão de curto e de médio prazos.
O sistema de informação tático, também é conhecido como sistema de informação gerencial, pois atua diretamente na gestão das áreas funcionais das organizações.
A seguir, algumas informações de nível táticopara dar suporte à gestão da produção: curva ABC de materiais; pontos de reposição de materiais; processos críticos; indicadores de qualidade, de produtividade e de confiabilidade.
A área comercial é muito beneficiada pelas informações produzidas pelos sistemas de informação gerenciais, tais como: indicadores de metas de vendas; indicadores de satisfação dos clientes; indicadores de captação e de fidelização dos clientes; indicadores de captação de clientes; indicadores de produtividade do pessoal de vendas.
O sistema de informação gerencial também tem papel fundamental no nível tático da área financeira. A produção de informações gerenciais a respeito da saúde financeira da organização pode definir a sobrevivência das organizações. Da mesma forma, os indicadores táticos podem ser produzidos a partir do banco de dados armazenado pelo sistema de informação operacional, tais como: indicadores de liquidez e de endividamento; indicadores de cobrança; indicadores de rentabilidade; planejamento financeiro e orçamentário.
A gestão contábil é prática essencial às organizações e obrigatória pela legislação brasileira. Além da contribuição fiscal, a contabilidade pode fornecer informações de grande valia para os tomadores de decisão nos níveis táticos e estratégicos. Por meio dos sistemas de informação operacionais, pode-se produzir algumas informações gerenciais fundamentais para o nível gerencial ou tático, como: demonstrações contábeis; planejamento tributário; análise de pontos de equilíbrio; análise de formação de preço.
A gestão de pessoas tem papel de destaque no nível tático das organizações. Alguns indicadores que podem ser obtidos pelo sistema de informação gerencial são: indicadores de rotatividade de pessoal; indicadores de produtividade do pessoal; indicadores de satisfação das pessoas; indicadores de higiene e de segurança no trabalho.
O Sistema de Informação Estratégico
No nível de abrangência estratégico, o processo decisório é similar ao nível tático, exceto pela abrangência das decisões, que tem amplitude e longevidade maiores. Por exemplo: uma decisão estratégica pode exceder os limites do exercício social, pode impactar na mudança parcial ou completa do negócio da organização e na maneira como esta concorre para chegar antes dos demais competidores.
Os sistemas de informação estratégicos também são conhecidos, na literatura de administração, de sistemas de informação como sistemas de apoio à decisão. Geralmente, trabalham com grandes volumes conhecidos como data warehouses (armazéns de dados).
A produção de informações estratégicas demanda, muitas vezes, a análise de informações táticas armazenadas em bancos de dados conhecidos como armazéns de dados. Tais informações, geralmente, ficam agrupadas por dimensões temporais como meses, trimestres, semestres, anos etc. e também pelas dimensões funcionais, como finanças, comercial, produção e pessoas.
Seu processamento é feito com tecnologias da informação conhecidas como cubos de decisão, mineração de dados ou outros softwares estatísticos. Na maior parte dos casos, os relatórios são criados e gerados em tempo real pelo tomador de decisões, sem a necessidade de profissional da área para decifrar a complexidade do sistema.
UNICESUMAR | UNIVERSO EAD
Página atualizada 
Denunciar abuso
COMO SER UM BOM CIDADÃO DIGITAL?
Direitos e acesso: direitos iguais e acesso digital para todos é o princípio da equidade digital! Respeito e responsabilidade: pensar no outro, respeitar e entender perspectivas diferentes na internet. Segurança e privacidade: privacidade digital e propriedade intelectual devem ser preservados. Comunicação e empatia: checar informações, saber se expressar e ter empatia na internet. Etiqueta e fluência: discernimento, boa conduta e boas decisões ao disseminar informações. Pegada digital: consciência dos riscos e benefícios digitais e administrar sua identidade digital. Saúde e bem-estar: Utilizar meios digitais para colaborar uns com os outros e saber segmentar o uso. 3's da cidadania digital: Segurança: proteger-se e proteger aos outros Sabedoria: educar-se e educar aos outros Social: respeitar-se e respeitar aos outro