Comunicação corporativa Aula 05

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TÉCNICAS DE COMUNICAÇÃO 
AULA 5 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Profª Margarete Terezinha de Andrade Costa 
 
 
 
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CONVERSA INICIAL 
Nesta aula vamos desenvolver a nossa capacidade prática e teórica de 
utilização das técnicas de redação de textos formais. Para isso, vamos conhecer 
o gênero e entender como elaborar corretamente um relatório; compreender a 
estrutura, a confecção e a organização da carta comercial e do ofício; avaliar o 
gênero e elaborar corretamente um memorando; conhecer a estrutura, a função 
e a elaboração de uma procuração; entender a necessidade, a importância e a 
organização de uma ata. Tais gêneros textuais vão nos ajudar na elaboração de 
outros textos formais, melhorando com isso a comunicação via texto escrito. 
Quando pensamos em comunicação oficial, devemos buscar referências 
normativas como modelo, assim é indicado o Manual de redação da Presidência 
da República (Brasil, 2018), que traz indicações importantes para a construção 
de textos protocolares, que usaremos de base nesta aula. 
TEMA 1 – RELATÓRIO 
O relatório é um texto que tem como característica, como o próprio nome 
diz, relatar um fato, acontecimento, procedimento ou evento qualquer. Ele 
apresenta de forma organizada e particularizada os processos analisados dentro 
de um determinado período de tempo. Por ser um texto técnico, é necessário 
escrevê-lo com clareza e precisão; objetividade; concisão; coesão e coerência; 
impessoalidade; formalidade e padronização; e uso da norma padrão. 
Principalmente, o texto deve ser inteligível e transparente para que seja 
entendido por todos que o lerem. 
1.1 Estrutura do relatório 
Como todo bom texto, o relatório exige uma organização formal; deve 
começar com a identificação de título, autor e finalidade. Em seguida, obedece 
a sequência: introdução, desenvolvimento e conclusão (é preferível o uso de 
“considerações finais”, visto que a maioria das pesquisas não se encerra em si 
mesma, e assim não possuem uma conclusão). A introdução deve deixar claro 
para o leitor qual o objetivo do texto, isto é, qual a intenção do relato, e de que 
modo foi realizado (metodologia); é interessante expressar local, período de 
observação e abrangência. No desenvolvimento, é apresentado o percurso do 
 
 
 
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relato de forma pormenorizada; assim, há variedades na sua elaboração – o 
importante é que o escritor organize e ordene a apresentação de ideias de forma 
que o leitor acompanhe com mais facilidade a exposição. É interessante lançar 
mão de uma organização cronológica, ou por grau de dificuldade/interesse, 
quantitativamente e/ou qualitativamente dos resultados ou setor. As 
considerações finais devem retomar os objetivos propostos na introdução e 
analisar se foram ou não foram atingidas, explicitando o porquê disso. Assim, 
fechamos a proposta do relatório. Se para a realização do relatório foram 
pesquisadas diversas fontes, elas deverão aparecer nas referências. Toda fonte 
pesquisada e citada no texto deve aparecer nas referências, lembrando que 
referências, referências bibliográficas e bibliografia são coisas diferentes. A 
primeira são as fontes pesquisadas, a segunda são as fontes em forma de livro, 
e a terceira são as fontes consultadas, mas não citadas no corpo do relato. 
1.2 Tipos de relatórios 
Muitos são os tipos de relatórios existentes, que podem ser organizados 
em dois grupos básicos: acadêmicos e profissionais. Ambos são apresentações 
de pesquisas realizadas ou na área de ensino, ou laboral; independentemente 
da função, devem obedecer às normas de ética, integridade das partes e 
principalmente veracidade das informações. 
O relatório é a organização de pontos relevantes observados durante a 
pesquisa; assim, é importante esclarecer as dúvidas durante a observação, para 
não deixar lacunas. 
TEMA 2 – CARTA COMERCIAL E OFÍCIO 
A carta comercial e o ofício têm praticamente a mesma estrutura; muda 
apenas o remetente. Como o próprio nome diz, ofício é um documento oficial, 
isto é, emitido ou direcionado a um órgão oficial. Já a carta comercial é emitida 
por empresas privadas ou comerciais entre si. Ambas têm como objetivo a 
comunicação entre diferentes órgãos, instituições, empresas e afins, seno 
utilizadas para comunicação, solicitação, requerimento, pedido, patrocínio e fins 
jurídicos. A carta comercial e do ofício são rígidas, formais, claras e objetivas; 
em determinadas administrações, os textos apresentam modelos uniformes, que 
 
 
 
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devem ser seguidos. Lembramos que somente um assunto deve ser tratado por 
documento. 
2.1 Organização da carta comercial e do ofício 
Habitualmente, tais documentos apresentam estrutura padronizada: 
introdução, comunicação ou desenvolvimento e conclusão. Antes da introdução, 
deve aparecer o local e a data do envio; nome, cargo e empresa do destinatário 
e assunto. 
Na introdução, é apresentado o objetivo da comunicação. Esta deve ser 
direta e clara: Informo, Solicito, Requeiro, Comunico, Confirmo. No 
desenvolvimento, o assunto é delineado, reforçando que cada assunto deve ser 
tratado em documento próprio, para que seja respondido ou resolvido 
individualmente; se houver desdobramento do assunto, deve estar em 
parágrafos distintos. Na conclusão, é assegurada a posição sobre o assunto, a 
reafirmação do pedido, e a notificação ou confirmação, deixando claro o objetivo 
do documento. No encerramento, aparece o nome e o cargo do remente e o 
nome da empresa. 
O ofício e a carta comercial devem ser concisos, isto é, devem comunicar 
o máximo de informações com o mínimo de termos, e ao mesmo tempo devem 
ser claros, isto é, devem ser compreendidos pelo leitor, sem levantar dúvidas. 
2.2 Uso dos pronomes nas correspondências oficiais 
Ao utilizar os pronomes de tratamento em correspondências oficiais, 
devemos lembrar que, mesmo eles sendo em segunda pessoa (vosso, vossa), 
o verbo sempre será conjugado em terceira pessoa. Aqui, vale a pena ressaltar 
que o uso de “vossa” é para quando estou falando com a pessoa; “sua” é quando 
estamos falando dela. Por exemplo, você está pedindo autorização à autoridade: 
“Vossa Excelência permite uma colocação...”; quando você está dizendo que a 
autoridade permitiu: “Sua Excelência permitiu uma colocação...”. 
Lembre-se que “excelência” é utilizado para: o/a Presidente da República, 
senadores(as) da república, ministros(as) de Estado, governadores(as), 
deputados(as) federais e estaduais, prefeitos(as), embaixadores(as) e cônsules. 
As demais autoridades são tratadas por “Vossa Senhoria”. 
 
 
 
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Não se usa os adjetivos ilustríssimo, digníssimo (pois, supõe-se que a 
dignidade é uma postura ética necessária) e doutor (somente para quem tem o 
título acadêmico). 
De acordo com o Manual de redação da Presidência da República (Brasil, 
2018, p. 21): 
É imperativa, ainda, certa formalidade de tratamento. Não se trata 
somente do correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento 
para uma autoridade de certo nível, mais do que isso: a formalidade 
diz respeito à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual 
cuida a comunicação. 
 Assim, é necessário cuidar da formalidade em texto oficiais. 
TEMA 3 – MEMORANDO E CORREIO ELETRÔNICO (E-MAIL) 
Os avanços históricos e tecnológicos influenciam o uso da comunicação. 
Vejamos algumas mudanças: a segunda edição do Manual de Redação da 
Presidência da República, publicado em 2002, indicava três tipos de 
expedientes: o aviso que era expedido exclusivamente por Ministros de Estado, 
para autoridades de mesma hierarquia; o ofício que era expedido para e pelas 
demais autoridades;e o memorando expedido entre unidades administrativas de 
um mesmo órgão. Já na terceira edição do Manual (Brasil, 2018), ficou abolida 
aquela distinção entre eles, e passamos a utilizar o termo ofício nas três 
hipóteses. No mesmo manual, aparece o item correio eletrônico, ou e-mail, como 
prática comum nas comunicações, com mesmo valor de ofício e memorando. 
Vamos a eles. 
3.1 Memorando 
Como já visto, o memorando é um gênero textual que tem como objetivo 
informar o funcionário de um mesmo setor de forma rápida e direta. É comum 
nas comunicações internas oficiais de instituições, empresas e órgãos públicos. 
Sua característica é a objetividade, daí a preferência de seu uso em forma de 
comunicação eletrônica. Porém, em virtude de arquivamento e segurança, o uso 
da forma física também é importante e bastante utilizado. 
Vejamos a formatação desses documentos; o papel dever ser A4; a 
margem esquerda deve ter 3 cm, a direita 1,5 cm, a superior e a inferior 2 cm. 
Na primeira página, a distância do texto com a borda superior deve ser de 5 cm. 
 
 
 
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O texto pode ser escrito nas duas faces do papel; ainda por uma questão de 
economia, também se aceita papel reciclado. O texto deve ser apresentado em 
cor preta, aceitando-se cores em imagens. 
Aceita-se também, mas sem excessos, o negrito para destacar ideias – 
nunca em itálico, sublinhando maiúsculas ou outros recursos. Os termos 
estrangeiros devem aparecer em itálico 
3.2 Correio eletrônico (e-mail) 
É evidente que você já recebeu e enviou e-mail; ele é muito utilizado para 
comunicação pessoal e laboral. Ele é considerado um documento oficial e tem o 
mesmo valor de um ofício ou memorando. As empresas e as agências 
governamentais costumam disponibilizar um e-mail corporativo para seus 
funcionários; estes têm extensão própria (ex.: gov.br; com.br) e são facilmente 
reconhecidos. Quando da utilização, é necessário tomar alguns cuidados, visto 
que são documentos que representam uma organização; eles devem ter a 
linguagem ajustada ao seu uso. 
Lembre-se que o assunto deve resumir o objetivo do e-mail indicando a 
sua leitura. Ele deve começar com uma saudação, como em documentos oficiais: 
Prezado Senhor ou Senhora, Prezado Coordenador, Diretor, Reitor, por exemplo 
(observe que são com iniciais maiúsculas). O texto deve ser claro, correto. Não 
é recomendado textos muito longos ou com informações desnecessárias. Não é 
recomendado fechamentos com Att., Abraços, Saudações; o texto deve seguir 
as indicações formais: “Respeitosamente”, para cargos superiores, e 
“Atenciosamente” para os demais. 
Os e-mails formais exigem uma assinatura formalizada pela empresa, que 
normalmente contém nome completo, cargo, unidade, telefone, endereço. Se 
houver necessidade de anexar algo ao e-mail, é interessante anunciar minimante 
no corpo do texto o seu conteúdo. 
Você pode utilizar o recurso de confirmação de leitura ou confirmação de 
recebimento, mas faça isso somente se for necessário, para evitar acúmulo de 
informação; também atente a o responder um e-mail que foi direcionado a um 
grupo – não há necessidade de responder a todos. É recomendado o uso da 
letra Calibri ou Carlito, tamanho 12 em preto; obviamente o texto deve ser 
sempre revisto antes do envio, não usamos abreviações ou imagens. 
 
 
 
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TEMA 4 – PROCURAÇÃO 
Em muitas situações diferentes, precisamos que alguém faça algo por 
nós; quando isso exigir formalidade, utilizamos procuração. É um documento 
legal e formal, que autoriza uma pessoa a agir por outra – posicionamento que 
a faz tomar a condição de representante legal, desfrutando de direitos nos 
termos do documento. Assim, por ele dar poderes às pessoas, precisa ser 
redigido corretamente. Ela pode ser um instrumento público, realizado em um 
cartório ou particular; somente o outorgante tem a assinatura reconhecida. Existe 
um movimento de desburocratização, que busca facilitar os trâmites de 
documentos, para que assim fique sempre atualizado em relação à necessidade 
ou não do reconhecimento de firma. 
4.1 Conceito e uso 
Como já adiantamos, a procuração outorga poderes de uma pessoa a 
outra. Para isso, ela utiliza redação técnica por se tratar de um documento oficial, 
mesmo apresentando-se como um instrumento particular, escrito a próprio 
punho, enquanto a pública é lavrada em livro próprio pelo tabelião e arquivada 
no cartório. 
A pessoa que concede a procuração é designada de mandante, 
constituinte ou outorgante; aquele que recebe a função é o mandatário, 
procurador ou outorgado. 
Para que não haja dúvidas, é necessário que a procuração apresente de 
forma precisa a identificação e a qualificação, tanto do outorgante, quanto do 
outorgado, assim como os poderes, a finalidade e o prazo de validade da 
procuração. Também é importante registrar na procuração o local a data e a 
assinatura dos envolvidos. 
A procuração é utilizada para vários fins; o mais comum é a utilização de 
conta bancárias, a realização de contratos de compra e venda, a participação de 
assembleias, representação na busca ou entregas de documentos, entre outros. 
4.2 Estrutura 
A procuração começa com um título, identificando-a; em seguida, 
aparecem a qualificação do outorgante e do outorgado, nome, nacionalidade, 
 
 
 
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estado civil, profissão, CPF e residência. Depois, são apresentados as 
finalidades e os poderes; são declarados os tipos de faculdades que são 
repassados; em seguida, vem a data e a assinatura do outorgante, reconhecida 
em cartório; e as testemunhas, se houver; elas costumam ficar à esquerda e 
abaixo da assinatura do outorgante. 
TEMA 5 – CONVOCAÇÃO E ATA 
Vamos analisar dois gêneros textuais muito utilizados em múltiplos 
setores da sociedade: a convocação e a ata. Eles estão relacionados 
diretamente com reuniões, assembleias e convenções; elas acontecem que 
houver a necessidade, de duas ou mais pessoas, de discutir algum tema ou de 
realizar alguma atividade que gere decisões, encaminhamentos, resoluções, 
entre outros. Assim, o uso desses gêneros é comum e precisa ser conhecido, 
pois há aspectos relevantes e necessários em sua construção. 
5.1 Convocação 
A convocação nada mais é que um convite para participar de algum 
evento; no entanto, ela tem um atributo de participação obrigatória, e assim há 
alguns detalhes imprescindíveis para a garantia do sucesso da comunicação. O 
documento deve apresentar assunto, objetivo, data, horário de início e término, 
pauta, tempo previsto para cada assunto e indicações de quem vai presidir o 
processo. 
É interessante enviar a convocação com antecedência, a fim de que os 
participantes possam se preparar para ela. Também deve ser amplamente 
divulgada, preferencialmente com a confirmação de recebimento dos 
convocados. 
5.2 Ata 
A ata é documento de registro de uma reunião, assembleia ou 
convocação. Ela é um relato pormenorizado dos assuntos relevantes tratados 
nesses encontros. Uma peculiaridade desse documento é que ele é assinado 
por todos os participantes. 
 
 
 
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Por se tratar de um documento que avaliza decisões tomadas por um 
grupo, ela deve ser lavrada de forma a evitar modificações no texto; para isso, é 
indicado um livro/ata ou a numeração e rubrica dos participantes em todas as 
páginas (se forem soltas); da mesma forma, o texto não pode apresentar rasuras 
(se houver erros, usa-se a partícula “digo”, “em tempo”), e nem espaços como 
parágrafos. 
Em relação à escrita, ela deve ser sucinta e direta; começa-se com dia, 
mês, ano e hora da reunião; os números são grafados por extenso; em seguida, 
o local e a relação, e a identificação das pessoaspresentes. Em seguida, a 
declaração de quem está presidindo e secretariando o evento, que normalmente 
lê os objetivos do evento, os encaminhamentos e o tempo previsto para as 
realizações. Depois, vem o fechamento da reunião e a assinatura dos 
participantes, que são feitas linearmente; isto é, uma ao lado da outra, evitando 
assim a inserção de alguma informação diferente. Uma observação interessante 
é que a assinatura da ata é realizada depois que ela aconteça, já que ao assinar, 
o participante está concordando com o que foi deliberado. 
NA PRÁTICA 
 Muitos documentos oficiais apresentam modelos prontos que necessitam 
ser preenchidos minimamente com informações pessoais. Crie um arquivo com 
diferentes modelos de textos formais, e preencha-os com seus dados. Busque 
um modelo de relatório, carta comercial, ofício, memorando, ata e outros, e 
coloque os seus dados, preenchendo com o maior número de informações que 
você tenha. Se for o caso, crie alguns elementos; faça, por exemplo, uma ata de 
um encontro de amigos; determine objetivos das conversas, tempos, e registre 
isso de forma lúdica. Esses exercícios vão aproximar você das formas desses 
diferentes gêneros, e ao mesmo tempo facilitam na hora que você precisar 
confeccioná-los. 
FINALIZANDO 
 Esta aula teve como foco textos formais; vimos alguns gêneros 
específicos, como o relatório, a carta comercial e o ofício, o memorando, a 
procuração, a ata, entre outros. Estudamos suas diferentes funções, estruturas, 
objetivos e necessidade. Tudo isso com a intenção de aperfeiçoar a 
 
 
 
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comunicação escrita em situações protocolares. Com esse caminho em vista, 
esperamos que você exercite a escrita de texto, e com isso apreenda formas de 
comunicação cada vez mais aprimoradas. 
 
 
 
 
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REFERÊNCIAS 
BRASIL. Presidência da República. Casa Civil. Subchefia de Assuntos Jurídicos. 
Manual de redação da Presidência da República. 3. ed. rev. atual. ampl. 
Brasília: Presidência da República, 2018.