Redação oficial

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MANUAL DE REDAÇÃO E DE ATOS OFICIAIS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
República Federativa do Brasil 
Luiz Inácio Lula da Silva 
Presidente da República 
 
Ministério do Meio Ambiente 
Marina Silva 
Ministra do Meio Ambiente 
 
Agência Nacional de Águas 
Diretoria Colegiada 
José Machado – Diretor-Presidente 
Benedito Braga 
Oscar de Moraes Cordeiro Netto 
Bruno Pagnoccheschi 
Dalvino Troccoli Franca 
 
Secretaria-Geral 
Mayui Vieira Guimarães Scafuto 
Secretária-Geral 
 
 
 
 
 
 
 
MINISTÉRIO DO MEIO AMBIENTE 
AGÊNCIA NACIONAL DE ÁGUAS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MANUAL DE REDAÇÃO E DE ATOS OFICIAIS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SECRETARIA-GERAL 
Brasília – DF 
2007 
 
 
© Agência Nacional de Águas – ANA 
Setor Policial - Área 5 – Quadra 3 – Blocos B, L e M 
CEP 70610-200 – Brasília – DF 
PABX (61) 2109-5400/ 2109-5252 
Endereço eletrônico: http:\\ www.ana.gov.br 
Correio eletrônico: cedoc@ana.gov.br 
 
 
Equipe Editorial 
Supervisão editorial: Andréia de Castro Costa 
Elaboração dos originais: Andréia de Castro Costa e Darlan Eterno Silvério de Sousa 
Revisão dos originais: Andréia de Castro Costa, Breno Bajo Dutra, Fabiane Fernandes Silva, 
Fernando Hubner e Márcia Rosa Teles Diniz. 
 
Todos os direitos reservados. 
É permitida a reprodução de dados e de informações contidos nesta publicação, desde que citada a 
fonte. 
 
Catalogação na fonte: CEDOC/Biblioteca 
 
M294m Manual de redação e de atos oficiais. / Agência Nacional de Águas, 
Secretaria-Geral, Centro de Documentação. Brasília: ANA, SGE, 
CEDOC, 2007. 
73 p. 
 
1. Comunicação Oficial. 2. Protocolo. 3. Sistema. 4. Arquivo. 5. 
Documentos. 6. Atos Oficiais. 7. Processos. 8. Redação. I. Agência 
Nacional de Águas (Brasil). II. Secretaria-Geral. III. Centro de 
Documentação. 
 
 CDU 651.7 (035) 
SUMÁRIO 
 
CAPÍTULO I – A REDAÇÃO OFICIAL 
1 - ASPECTOS GERAIS __________________________________________________________ 11 
CAPÍTULO II – ESTRUTURA DOS ATOS OFICIAIS 
2 - IDENTIDADE VISUAL ________________________________________________________ 12 
3 - ATOS OFICIAIS ______________________________________________________________ 13 
3.1 - MEDIDAS __________________________________________________________________________________ 13 
3.2 SISTEMÁTICA DOS INSTRUMENTOS NORMATIVOS ___________________________________________ 15 
3.2.1 - ARTIGOS _______________________________________________________________________________ 15 
3.2.2 - PARÁGRAFOS __________________________________________________________________________ 16 
3.2.3 - INCISOS________________________________________________________________________________ 17 
3.2.4 - ALÍNEAS _______________________________________________________________________________ 17 
3.3 - OBSERVAÇÕES GERAIS ____________________________________________________________________ 18 
3.4 - ENCAMINHAMENTO _______________________________________________________________________ 18 
CAPÍTULO III - PADRONIZAÇÃO DE DOCUMENTOS E ATOS OFICIAIS 
4 - ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS ____________________________________________ 19 
4.1 - NORMAS GERAIS DE ELABORAÇÃO ________________________________________________________ 19 
4.2 - SIGLAS E ACRÔNIMOS _____________________________________________________________________ 20 
4.3 - VÍCIOS DE LINGUAGEM ____________________________________________________________________ 21 
4.3.1 - BARBARISMO __________________________________________________________________________ 21 
4.3.2 – AMBIGÜIDADE _________________________________________________________________________ 21 
4.3.3 - CACÓFATO_____________________________________________________________________________ 21 
4.3.4 - CHAVÕES ______________________________________________________________________________ 22 
4.3.5 - PLEONASMO ___________________________________________________________________________ 22 
4.4 – HÍFEN_____________________________________________________________________________________ 23 
4.5 - DESTAQUES _______________________________________________________________________________ 24 
4.5.1 - ITÁLICO________________________________________________________________________________ 24 
4.5.2 - ASPAS _________________________________________________________________________________ 24 
4.5.3 - NEGRITO_______________________________________________________________________________ 24 
4.5.4 - MAIÚSCULAS___________________________________________________________________________ 25 
4.5.5 - MINÚSCULAS___________________________________________________________________________ 26 
4.6 – ENUMERAÇÕES ___________________________________________________________________________ 26 
4.7 – GRAFIA DE NUMERAIS_____________________________________________________________________ 27 
4.8 - FECHOS PARA COMUNICAÇÕES ____________________________________________________________ 28 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
 
4.9 - IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO __________________________________________________________ 28 
4.10 – AUTORIDADES, FORMA DE TRATAMENTO, ABREVIATURA, VOCATIVO, DESTINATÁRIO E 
ENVELOPE_____________________________________________________________________________________ 29 
CAPÍTULO IV – MODELOS DE DOCUMENTOS 
5 - MODELOS DE COMUNICAÇÕES E ATOS OFICIAIS: ESPÉCIES, FINALIDADES, 
ASSINATURAS E ESTRUTURAS __________________________________________________ 31 
APOSTILA _____________________________________________________________________________________ 31 
ATA ___________________________________________________________________________________________ 33 
CARTA ________________________________________________________________________________________ 35 
CARTÃO DE VISITA ____________________________________________________________________________ 37 
CIRCULAR_____________________________________________________________________________________ 39 
COMUNICAÇÃO INTERNA ______________________________________________________________________ 41 
CONTRATO ____________________________________________________________________________________ 43 
CONVÊNIO_____________________________________________________________________________________ 44 
CORREIO ELETRÔNICO ________________________________________________________________________ 45 
CURRÍCULO ___________________________________________________________________________________ 46 
DESPACHO ____________________________________________________________________________________ 47 
FAX ___________________________________________________________________________________________ 49 
INSTRUÇÃO NORMATIVA ______________________________________________________________________ 51 
NOTA INFORMATIVA___________________________________________________________________________ 53 
NOTA TÉCNICA ________________________________________________________________________________ 56 
OFÍCIO ________________________________________________________________________________________ 59 
ORDEM DE SERVIÇO ___________________________________________________________________________ 61 
PARECER ______________________________________________________________________________________ 63 
PORTARIA _____________________________________________________________________________________ 66 
REGIMENTO INTERNO _________________________________________________________________________ 68 
RESOLUÇÃO ___________________________________________________________________________________ 71 
 
6 - BIBLIOGRAFIA_______________________________________________________________73 
 
 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
 
SIGLAS 
 
DC DIRETORIA COLEGIADA 
AA ÁREA DE ADMINISTRAÇÃO 
AG ÁREA DE PLANEJAMENTO, GESTÃO E CAPACITAÇÃO 
AI ÁREA DE INFORMAÇÃOAP ÁREA DE PROJETOS 
AR ÁREA DE REGULAÇÃO 
AUD AUDITORIA INTERNA 
CGA COORDENAÇÃO-GERAL DAS ASSESSORIAS 
• ASPAR ASSESSORIA PARLAMENTAR 
• ASCOM ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL 
• ASINT ASSESSORIA INTERNACIONAL 
• ASPLA ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO 
COR CORREGEDORIA 
GAB CHEFIA DE GABINETE 
NHI NÚCLEO DE ESTUDOS HIDROLÓGICOS 
SAF SUPERINTENDÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO, FINANÇAS E GESTÃO DE 
PESSOAS 
• GEGEP GERÊNCIA DE GESTÃO DE PESSOAS 
 
• GECON GERÊNCIA DE ORÇAMENTO, FINANÇAS, CONTRATOS E CONVÊNIOS 
 
• GEEFI GERÊNCIA DE EXECUÇÃO FINANCEIRA 
SAG SUPERINTENDÊNCIA DE APOIO À GESTÃO DE RECURSOS HÍDRICOS 
• GERHI GERÊNCIA DE GESTÃO DE RECURSOS HÍDRICOS 
• GECAP GERÊNCIA DE CAPACITAÇÃO DO SISTEMA NACIONAL DE 
GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HÍDRICOS 
• GECOB GERÊNCIA DE COBRANÇA PELO USO DE RECURSOS HÍDRICOS 
SAR SUPERINTENDÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO DA REDE 
HIDROMETEOROLÓGICA 
• GEFLUH GERÊNCIA DE REDES FLUVIOMÉTRICA E HIDROMETEOROLÓGICA 
• GESEQ 
 
• GAORH 
GERÊNCIA DE REDES SEDIMENTOMÉTRICA E DE QUALIDADE DA 
ÁGUA 
GERÊNCIA DE ACOMPANHAMENTO DA OPERAÇÃO DA REDE 
HIDROMETEREOLÓGICA 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
 
SGE SECRETARIA-GERAL 
• CEDOC CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO 
SGI SUPERINTENDÊNCIA DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO 
• GETEC GERÊNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO 
• GEGEO 
• GEAPS 
GERÊNCIA DE INFORMAÇÕES GEOGRÁFICAS 
GERÊNCIA DE ACOMPANHAMENTO DE PROJETOS E SISTEMAS 
SIP SUPERINTENDÊNCIA DE IMPLEMENTAÇÃO DE PROGRAMAS E 
PROJETOS 
• GEAPR GERÊNCIA DE ACOMPANHAMENTO DE PROJETOS 
• GEPRO 
• GESUB 
GERÊNCIA TÉCNICA DE PROJETOS 
GERÊNCIA DE ÁGUAS SUBTERRÂNEAS 
SOF SUPERINTENDÊNCIA DE OUTORGA E FISCALIZAÇÃO 
• GEOUT GERÊNCIA DE OUTORGA 
• GEREG GERÊNCIA DE REGULAÇÃO 
• GEFIS 
• GECAD 
GERÊNCIA DE FISCALIZAÇÃO 
GERÊNCIA DE CADASTRO 
 
SPR SUPERINTENDÊNCIA DE PLANEJAMENTO DE RECURSOS HÍDRICOS 
• GELEV GERÊNCIA DE ESTUDOS E LEVANTAMENTOS 
• GEPLA 
• GECRH 
GERÊNCIA DE PLANOS DE RECURSOS HÍDRICOS 
GERÊNCIA DE CONJUNTURA DE RECURSOS HÍDRICOS 
 
SUM SUPERINTENDÊNCIA DE USOS MÚLTIPLOS 
, 
• GEART GERÊNCIA DE ARTICULAÇÃO COM SETORES USUÁRIOS 
• GEVEC 
• GECAS 
GERÊNCIA DE EVENTOS CRÍTICOS 
GERÊNCIA DE CONSERVAÇÃO DE ÁGUA E SOLOS 
 
PGE PROCURADORIA-GERAL 
 
 
 
 
 
 
 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
 
APRESENTAÇÃO 
 
O Manual de Redação deverá guiar os servidores e colaboradores quanto à correta 
elaboração dos atos oficiais. A primeira versão do Manual foi aprovada pela Resolução no 101, de 
16 de março de 2005, e os modelos de documentos criados foram inseridos no Sistema Próton para 
facilitar a utilização pelos setores. As mudanças de rotinas de trabalho, resultantes da modernização 
administrativa da Agência e do surgimento de novas demandas, levaram à reformulação deste 
instrumento. 
A nova edição visa a consolidar as normas de elaboração dos atos oficiais no âmbito 
da ANA, conferindo a padronização necessária à redação da Agência, no intuito de torná-la 
adequada aos princípios constitucionais da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e 
eficiência. Este objetivo será alcançado com o uso das normas por todos aqueles responsáveis pela 
elaboração de documentos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
9
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
 
Capítulo I – A REDAÇÃO OFICIAL 
 
1 - ASPECTOS GERAIS 
 
A elaboração de correspondências e atos oficiais deve caracterizar-se pela 
impessoalidade, uso do padrão culto da linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. 
No caso da redação oficial, quem comunica é sempre a Administração Pública; o que 
se comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão ou entidade; o destinatário 
dessa comunicação é o público, o conjunto de cidadãos, ou outro órgão ou entidade pública. 
A redação oficial deve ser isenta de interferência da individualidade de quem a 
elabora. 
As comunicações oficiais devem obedecer sempre a regras formais. O texto deve ser 
claro, possibilitando imediata compreensão pelo leitor. O uso de papéis uniformes e a correta 
diagramação são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais. O texto deve ser 
conciso, transmitindo o máximo de informações com o mínimo de palavras. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
11 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
 
Capítulo II – ESTRUTURA DOS ATOS OFICIAIS 
 
2 - IDENTIDADE VISUAL 
 
Todos os papéis de expediente, bem como os convites e as publicações oficiais, 
deverão possuir a logomarca da ANA, conforme disposto na Resolução no 225, de 18 de junho de 
2007. 
Logomarca é a marca que reúne graficamente letras do nome de uma instituição e 
elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer representação gráfica 
padronizada e distintiva utilizada como marca. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
12 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
 
3 - ATOS OFICIAIS 
 
3.1 - MEDIDAS 
 
Os documentos do padrão ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação: 
• margem esquerda: 3 cm da borda esquerda do papel; 
• margem direita: 1,5 cm da borda direita do papel; 
• margem superior e inferior: 2 cm; 
• horizontalmente: o término da data deve coincidir com a margem direita; 
• verticalmente: 5 cm da borda superior; 
• avanço de parágrafos: 2,5 cm do início do texto e 1,5 cm do vocativo; 
• identificação do signatário: 2,5 cm do fecho; 
• Espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o 
editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
13
 
 14
Exemplo: 
 EM no 146/1991-MRE 
Brasília, 24 de maio de 1991. 
Excelentíssimo Senhor Presidente da República, 
 
 2,5 cm 
O Presidente George Bush anunciou, no último dia 13, significativa 
mudança da posição norte-americana nas negociações que se realizam – na Conferência 
do Desarmamento, em Genebra –, ao se declarar a favor de uma convenção multilateral 
de proscrição total das armas químicas. Ao renunciar à manutenção de cerca de dois por 
cento de seu arsenal químico até a adesão à convenção de todos os países em condições 
de produzir armas químicas, os Estados Unidos reaproximaram sua postura da maioria 
dos quarenta países participantes do processo negociador, inclusive o Brasil, abrindo 
possibilidades concretas de que o tratado venha a ser concluído e assinado em cerca de 
um ano. (...) 
 
 Respeitosamente, 
 
 
 
 
 
(Nome em maiúsculas) 
(cargo do signatário com iniciais em maiúsculas) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Margem direita
5 cm 
2,5 cm 
1 cm 
5 cm 
1,5 cm 
1,5 cm 
3,0 cm 
Margem esquerda 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
 15
3.2 SISTEMÁTICA DOS INSTRUMENTOS NORMATIVOS 
 
As instruções normativas, as ordens de serviço, as portarias, as resoluções, o 
regimento interno e demais instrumentos normativos devem ser elaborados de maneira 
hierarquizada e sistematizada. 
O ordenamento lógico deve considerar que a “unidade básica de articulação” (Lei 
Complementar no 95, de 26 de fevereiro de 1998, art. 10, I) da norma legal é o artigo, que se 
desdobra, hierarquicamente, em parágrafos, incisos, alíneas e itens. 
 
3.2.1 – ARTIGOS 
 
Cada artigo deve restringir-se a um único assunto ou princípio. O caput do artigo 
deve conter a enunciação básica e a definiçãoda idéia apresentada, sendo função dos parágrafos 
expandir, restringir ou detalhar a idéia nele exposta. 
Na numeração de artigos em leis, decretos, portarias e outros textos legais, proceder-
se-á da forma como se segue: 
Do artigo primeiro até o nono, usa-se o numeral ordinal, ou seja, 1o, 2o, 3o até o 9o, 
precedido da forma abreviada de artigo – “Art.”. 
EXEMPLO: 
 “Art. 1o, Art. 2o, Art. 3o.... Art. 9o ”. 
 
Do artigo dez (inclusive) em diante, usa-se numeral cardinal, ou seja, 10, 11, 12, 13 
etc, precedido da forma abreviada de Artigo – “Art.”, e o numeral cardinal acompanhado de ponto – 
“.” 
EXEMPLO 
“Art. 10.”, “Art. 11.”, “Art. 99.”, “Art. 150.” etc 
. 
A indicação de artigo será separada do texto por dois espaços em branco, sem traços 
ou outros sinais. 
EXEMPLO: 
Art. 1o Ao (nome do órgão) compete... 
 
O texto de um artigo inicia-se sempre por letra maiúscula e termina com ponto, salvo 
nos casos em que contiver incisos, quando deverá terminar por dois-pontos. 
 
 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
 16
Em remissões a outros artigos do texto normativo, deve-se empregar a forma 
abreviada “art.” seguida do número correspondente. 
EXEMPLO: 
“... o art. 8o, no art. 15...”. 
Quando o número for substituído por um adjetivo (anterior, seguinte etc.), a palavra 
artigo deverá ser grafada por extenso. 
EXEMPLO: 
“... no artigo anterior...” 
 
O agrupamento de artigos poderá constituir Subseções; o de Subseções, a Seção; o 
de Seções, o Capítulo; o de Capítulos, o Título; o de Títulos, o Livro; o de Livros, a Parte. 
Podem também ser subdivididos em Disposições Preliminares, Disposições Gerais, 
Disposições Finais e Disposições Transitórias. 
As Subseções e Seções serão identificadas em algarismos romanos, grafadas em 
letras minúsculas e em negrito. 
Os Capítulos, os Títulos, os Livros e as Partes serão gravados em letras maiúsculas e 
identificados por algarismos romanos. 
As Partes são expressas em numeral ordinal ou por extenso, e poderão desdobrar-se 
em Parte Geral e Parte Especial. 
Os artigos podem se desdobrar em parágrafos ou em incisos. 
 
3.2.2 - PARÁGRAFOS 
 
O parágrafo constitui a imediata divisão de um artigo, em que se explica ou modifica 
a disposição principal. 
Quando um artigo contiver mais de um parágrafo, este será designado pelo símbolo 
§, seguido de numeração ordinal até o nono parágrafo, inclusive. 
EXEMPLO: 
“§ 1 o , § 2 o, .....§ 9 o... 
 
A partir do parágrafo de número 10 (inclusive), usa-se o símbolo §, seguido de 
numeração cardinal e de ponto. 
EXEMPLO: 
“§ 10., § 11.” etc. 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
 17
Se houver apenas um parágrafo deve-se grafá-lo como “Parágrafo único” e não “§ 
único”, seguido de ponto e separado do texto normativo por 2 (dois) espaços em branco. 
Nas referências “Parágrafo único”, “Parágrafo anterior”, “Parágrafo seguinte” e 
semelhantes, a grafia é por extenso. O texto dos parágrafos inicia-se com letra maiúscula e encerra-
se com ponto, salvo se for desdobrado em incisos, caso em que deverá findar por dois-pontos. 
Os parágrafos podem se desdobrar em incisos. 
 
3.2.3 – INCISOS 
 
O inciso é utilizado como elemento discriminativo de artigo, se o assunto nele 
tratado não puder ser condensado no próprio artigo ou se mostrar adequado a constituir parágrafo. O 
inciso serve para divisão imediata do artigo ou do parágrafo. 
Os incisos dos artigos devem ser designados por algarismos romanos, seguidos de 
hífen, o qual é separado do algarismo e do texto por um espaço em branco, e iniciados por letra 
minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio. 
Ao final, os incisos são pontuados com ponto-e-vírgula, exceto o último, que se 
encerra com ponto, e aquele que contiver desdobramento em alíneas encerra-se por dois-pontos. 
Os incisos podem desdobrar-se em alíneas. 
Exemplo - Utilização de artigo e incisos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3.2.4 - ALÍNEAS 
 
As alíneas (ou letras) são os desdobramentos dos incisos e deverão ser grafadas com 
letra minúscula, seguindo o alfabeto, e acompanhada de parêntese, separado do texto por um espaço 
em branco. 
CAPÍTULO II 
DA SOLICITAÇÃO 
 
Art. 4 o Os órgãos/unidades credenciarão os servidores por meio de Cartão de 
Autógrafos, enviando-o: 
I – ao Gabinete e à unidade de apoio administrativo do órgão, para o caso de 
utilização de máquinas instaladas nas próprias unidades; 
II - .... 
Art. 5 o 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
 18
EXEMPLO: “a), b)” etc. 
 
Quando houver necessidade de desdobramento de alíneas em itens, estes deverão ser 
grafados em algarismos arábicos, seguidos de ponto e separados do texto por um espaço em branco. 
O texto dos itens inicia-se por letra minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio, e termina 
em ponto-e-vírgula ou dois pontos, com exceção do último item de uma série, que terminará com 
ponto, se depois dele não houver nova alínea. As alíneas podem se desdobrar em itens. 
 
Exemplo: 
a) Representação do Ministério do....... tem a seguinte estrutura: 
1. serviço de Planejamento e Desenvolvimento de Programas Educacionais; 
2. serviço de Análise, Registro e Apoio Técnico; 
3. serviço de Administração; 
b) etc. 
 
3.3 - OBSERVAÇÕES GERAIS 
 
Nas seqüências de incisos, alíneas ou itens, o penúltimo elemento será pontuado com 
ponto-e-vírgula, seguido da conjunção “e”, quando de caráter cumulativo, ou da conjunção “ou”, se 
a seqüência for disjuntiva. 
Utiliza-se um espaço simples entre capítulos, seções, artigos, parágrafos, incisos, 
alíneas e itens. 
 
3.4 - ENCAMINHAMENTO 
 
Os atos que forem encaminhados para publicação no Diário Oficial da União – DOU 
deverão obedecer aos critérios estabelecidos pela Imprensa Nacional - IN, nas Portarias no 310, de 
16 de dezembro de 2002, no de 231, de 28 de março de 2002, ou de legislação que as suceder. 
Os projetos de atos normativos de competência dos órgãos do Poder Executivo 
Federal devem obedecer aos critérios estabelecidos pelos Decretos no 4.176, de 28 de março de 
2002, no 4.520 de 16 de dezembro de 2002, ou pela legislação que o suceder. 
 
 
 
 
 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
 19
Capítulo III - PADRONIZAÇÃO DE DOCUMENTOS E ATOS OFICIAIS 
 
4 - ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS 
 
4.1 - NORMAS GERAIS DE ELABORAÇÃO 
 
Ao se elaborar uma correspondência, deverão ser observadas as seguintes regras: 
• utilizar as espécies documentais, de acordo com as finalidades expostas no 
capítulo IV, item 5; 
• utilizar os pronomes de tratamento, os vocativos, os destinatários e os 
endereçamentos corretamente, conforme especificado no capítulo IV, item 4.9; 
• utilizar a fonte do tipo Times New Roman, de corpo 12 no texto em geral, 11 nas 
citações, e 10 nas notas de rodapé; 
• para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as 
fontes Symbol e Wingdings; 
• é obrigatório constar, a partir da segunda, o número da página. 
Não é permitida a utilização dos superlativos “Ilustríssimo” e “Digníssimo”, pois já 
caíram em desuso. Já o tratamento “Doutor” somente deverá ser dispensado à autoridade que 
possuir a titulação acadêmica de Doutorado. 
No caso de Comunicação Interna, o destinatário deverá ser identificado pelo cargo, 
não necessitando do nome de seu ocupante. Exceção para casos em que existir um mesmo cargo 
para vários ocupantes, sendo necessário, então, um vocativo composto pelo cargo e pelo nome do 
destinatário em questão. 
EXEMPLO: 
Ao Senhor Assessor 
 José Amaral 
 
Quando um documento estiver respondendo à solicitação de um outro documento, 
fazer referência à espécie, ao número e à data ao qualeste se refere. 
O assunto que motivou a comunicação deve ser introduzido no primeiro parágrafo, 
seguido do detalhamento e conclusão. Se contiver mais de uma idéia, deve-se tratar dos diferentes 
assuntos em parágrafos distintos. 
A referência ao ano do documento deverá ser feita após a espécie e número do 
expediente, seguido da sigla do órgão que o expede. 
CERTO: ERRADO: 
Ofício no 23/2007-SGE/ANA Ofício no 23/ANA/SGE-2007 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
 20
Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) embora se refiram à 
segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação), levam 
a concordância para a terceira pessoa. 
Exemplos: 
Vossa Senhoria nomeará o substituto. 
Vossa Excelência conhece o assunto. 
 
Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são 
sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não “Vossa...Vosso...”). 
Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve 
coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução. 
Assim, se o interlocutor for homem, o correto é “Vossa Excelência está atarefado”; se for mulher, 
“Vossa Excelência está atarefada”. 
 
4.2 - SIGLAS E ACRÔNIMOS 
 
Sigla é a representação de um nome por meio de suas iniciais – ex.: INSS. Acrônimo 
é “a palavra formada pela primeira letra (ou mais de uma) de cada uma das partes sucessivas de 
uma locução ou pela maioria dessas partes” (Aurélio, 2006). Apesar de obedecer às mesmas regras 
dispostas para as siglas, os acrônimos distinguem-se por serem palavras formadas das primeiras 
letras ou de sílabas de outras palavras – ex. OTAN – Organização do Tratado do Atlântico Norte. 
• em geral não se coloca ponto nas siglas; 
• a utilização de letras maiúsculas ocorrerá: 
a) se a sigla tiver até três letras. Exemplo: PM, PNU, ANP e ECT. 
b) se as letras da sigla forem pronunciadas um a uma. Exemplo: BNDES, INSS 
e CNBB. 
• nos demais casos, só a inicial é maiúscula. Exemplo: Denatran, Varig e Valog. 
 
Siglas e acrônimos devem vir precedidos do respectivo significado e de travessão em 
sua primeira ocorrência no texto (ex.: Diário Oficial da União – DOU). Da segunda citação em 
diante, basta apenas escrever a sigla. 
 
 
 
 
 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
 21
4.3 - VÍCIOS DE LINGUAGEM 
 
Trata-se de alterações no uso lingüístico, que fogem à norma falada ou escrita. São 
exemplos de vícios de linguagem: barbarismo, ambigüidade, cacófato, chavão e pleonasmo. 
 
4.3.1 - BARBARISMO 
 
Consiste na utilização de palavras incorretas quanto à grafia, pronúncia, significação, 
flexão ou formação. 
Exemplos: 
 
Forma Inadequada Forma Adequada 
proesa proeza 
rúbrica rubrica 
filântropo filantropo 
cidadões cidadãos 
filmeteca filmoteca 
 
4.3.2 - AMBIGÜIDADE 
 
Caracteriza-se pela construção de frase ou oração que possa ser interpretada com mais de 
um sentido. A redação oficial tem como requisito básico a clareza, portanto não devem ser 
utilizadas expressões que possam gerar equívocos de compreensão. 
 
Exemplos: 
Forma Inadequada Forma Adequada 
O superintendente comunicou ao servidor 
que ele seria exonerado. (Quem seria 
exonerado? O superintendente ou o 
servidor?). 
 
1. O superintendente comunicou a 
exoneração dele ao servidor. 
(O superintendente foi exonerado.) 
 
2. O superintendente comunicou ao servidor 
a exoneração deste. 
(O servidor foi exonerado.) 
 
 
4.3.3 - CACÓFATO 
 
Formação de palavra obscena ou som desagradável, proveniente da união das sílabas 
finais de uma palavra com as iniciais da seguinte. 
Exemplos: 
Dê-me já. 
Eva e Adão. 
Foi elaborada uma nota técnica por cada um dos especialistas. 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
 22
4.3.4 - CHAVÕES 
 
Expressões de uso corriqueiro consideradas “batidas” pelo uso excessivo. A utilização 
destes termos enfraquece o texto e demonstra a pobreza de vocabulário e a falta de idéias. Segue 
abaixo a relação dos chavões mais comuns: 
• a cada dia que passa 
• a olhos vistos 
• abrir com chave de ouro 
• acertar os ponteiros 
• ao apagar das luzes 
• assolar o país 
• astro-rei (sol) 
• baixar a guarda 
• cair como uma bomba 
• calor escaldante 
• crítica construtiva 
• dizer cobras e lagartos 
• em sã consciência 
• estar no fundo do poço 
 
• inflação galopante 
• inserido no contexto 
• mestre Aurélio (dicionário) 
• óbvio ululante 
• parece que foi ontem 
• passar em brancas nuvens 
• perda irreparável 
• perder o bonde da história 
• pomo da discórdia 
• silêncio sepulcral 
• singela homenagem 
• tábua de salvação 
• vaias estrepitosas 
• voltar à estaca zero
 
4.3.5 - PLEONASMO 
 
Repetição de termos supérfluos, evidentes ou inúteis na frase. Quando a repetição de idéia 
não traz nenhuma energia à expressão, o pleonasmo passa a ser vício, devendo, nesse caso, ser 
evitado. Seguem abaixo exemplos de pleonasmos viciosos: 
 
• acabamento final 
• a seu critério pessoal 
• certeza absoluta 
• comer com a boca 
• conviver junto 
• criação nova 
• descer para baixo 
• destaque excepcional 
• elo de ligação 
• em duas metades iguais 
• empréstimo temporário 
• encarar de frente 
 
 
 
 
 
 
 
• expressamente proibido 
• fato real 
• há anos atrás 
• meu amigo particular 
• multidão de pessoas 
• planejar antecipadamente 
• relações bilaterais entre dois países 
• sintomas indicativos 
• subir para cima 
• surpresa inesperada 
• todos foram unânimes 
• ver com os olhos 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
 23
 
4.4 – HÍFEN 
 
É um sinal usado para unir elementos de palavras compostas: arco-íris, vice-
presidente, desvio-padrão, data-base, água-marinha; para ligar pronomes átonos a verbos: 
arrependeu-se, far-se-ia, possuí-las, retêm-nas; e para, no final de uma linha, indicar a separação de 
sílabas de uma palavra em duas partes: sub-/linhar, con-/sultar, agên-/cia. 
Exemplos da utilização do hífen entre vocábulos: 
a) em composição de palavras cujos elementos constitutivos compõem novo 
sentido, apesar de manterem a acentuação própria: decreto-lei, licença-prêmio, 
mão-de-obra, papel-moeda, salário-família, abaixo-assinado, copo-de-leite, pé-de-
meia, lugar-comum; 
b) em composição de palavras na qual o primeiro elemento representa forma 
reduzida: infanto-juvenil, luso-brasileiro, sócio-histórico; 
c) em adjetivos gentílicos (indicadores de procedência: lugar, país, região, cidade): 
latino-americano, porto-riquenho, rio-grandense-do-norte, teófilo-otonense, belo 
–horizontino; 
d) em palavras compostas nas quais o adjetivo geral vem acoplado ao substantivo 
para indicar função, lugar de trabalho ou órgão: diretor-geral, procurador-geral, 
secretaria-geral; 
e) às vezes, a preposição sem liga-se com hífen a alguns substantivos ou adjetivos 
para indicar unidade de sentido e, assim, adquire valor de prefixo: um sem-
número de pessoas requisitou...; o sem-terra reivindicou...; os convivas eram 
sem-sal e muito sem-vergonha; 
f) o advérbio de negação não liga-se, com hífen, a alguns substantivos para indicar 
unidade semântica e, assim, adquire valor de prefixo: a não-agressão, o não-eu, a 
não-intervenção, o não-metal; a não-participação; o não-pagamento; a não-
violência; o não-participante. 
 
 
 
 
 
 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
 24
4.5 - DESTAQUES 
 
Recurso tipográfico que estabelece contrastes, com o objetivo de propiciar saliências 
no texto. Os recursos de destaque mais utilizados são: 
 
4.5.1 - ITÁLICO 
 
Convencionalmente, grafa-se em itálico os títulos de livros, de periódicos, de peças, 
de óperas, de música, de pinturae de escultura; assim como nomes de eventos e estrangeirismos 
citados no corpo do texto. Lembrar, no entanto, que na grafia de nome de instituição estrangeira não 
se deve usar o itálico. 
Contudo, no caso de o texto já estar todo ele grafado em itálico, o destaque de 
palavras e de locuções de outros idiomas, ainda não adaptadas ao português, pode ser obtido com o 
efeito contrário, ou seja, com a grafia delas sem o itálico; recurso conhecido como “redondo”. 
Usa-se ainda o itálico na grafia de nomes científicos, de animais e vegetais (Ex.: 
Canis familiaris; Apis mellifera). 
Pode-se adotar também, desde que sem exageros, o destaque do itálico na grafia de 
palavras e/ou de expressões às quais se queira dar ênfase. 
 
4.5.2 - ASPAS 
 
Usa-se grafar entre aspas simples a citação dentro de uma citação. Já as aspas duplas 
são adotadas para: 
• delimitar a indicação de citações diretas de até três linhas; 
• destacar neologismos – sentido inusitado de uma palavra ou de uma expressão, ou 
termos formados a partir de palavras de outra língua – Ex: “ajanelar o coração”; 
“deletar”; “zebra”, como expressão de azar; 
• indicar um sentido não habitual – ex.: Havia um “porém” no olhar do diretor; 
• destacar o valor – irônico ou afetivo de um termo – Ex.: Ela era a “queridinha” do 
papai. 
 
4.5.3 - NEGRITO 
 
O destaque do negrito é mais comumente usado na transcrição de entrevistas, para 
separar perguntas de respostas; assim como, conforme antes mencionado, na indicação de títulos e 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
 25
de subtítulos. Contudo, o negrito pode ser utilizado também, comedidamente, na grafia de termos 
e/ou de expressões a que se queira dar ênfase. 
 
4.5.4 - MAIÚSCULAS 
 
Além de sempre usada no início de períodos, nos títulos de obras artísticas ou 
técnico-científicas, a letra maiúscula (caixa alta – CA) é convencionalmente usada na grafia de: 
• nomes próprios e de sobrenomes (José Ferreira); de cognomes (Ivan, o Terrível); 
de alcunhas (Sete Dedos); de pseudônimos (Joãozinho Trinta); de nomes dinásticos 
(os Médici); 
• topônimos (Brasília, Paris); 
• regiões (Nordeste, Sul); 
• nomes de instituições culturais, profissionais e de empresa (Fundação Getúlio 
Vargas, Associação Brasileira de Jornalistas, Lojas Americanas); 
• nome de divisão e de subdivisão das Forças Armadas (Marinha, Polícia Militar); 
• nome de período e de episódio histórico (Idade Média, Estado Novo); 
• nome de festividade ou de comemoração cívica (Natal, Quinze de Novembro); 
• designação de nação políticamente organizada, de conjunto de poderes ou de 
unidades da Federação (golpe de Estado, Estado de São Paulo); 
• nome de pontos cardeais (Sul, Norte, Leste, Oeste); 
• nome de zona geoeconômica e de designações de ordem geográfica ou político-
administrativa (Agreste, Zona da Mata, Triângulo Mineiro); 
• nome de logradouros e de endereço (Av. Rui Barbosa, Rua Cesário Alvim); 
• nome de edifício, de monumento e de estabelecimento público (edifício Life 
Center, Estádio do Maracanã, Aeroporto de Cumbica, Igreja da Sé); 
• nome de imposto e de taxa (Imposto de Renda); 
• nome de corpo celeste, quando designativo astronômico (“A Terra gira em torno 
do Sol”); 
• nome de documento ao qual se integra um nome próprio (Lei Áurea, Lei Afonso 
Arinos). 
 
 
 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
 26
4.5.5 - MINÚSCULAS 
 
Além de sempre usada na grafia dos termos que designam as estações do ano, os dias 
da semana e os meses do ano, a letra minúscula (comumente chamada de caixa baixa – Cb), é 
também usada na grafia de: 
• cargos e títulos nobiliárquicos (rei, dom); dignitários (comendador, cavaleiro); 
axiônimos correntes (você, senhor); culturais (reitor, bacharel); profissionais 
(ministro, médico, general, presidente, diretor); eclesiásticos (papa, pastor, freira); 
• gentílicos e de nomes étnicos (franceses, paulistas, iorubas); 
• nome de doutrina e de religiões (espiritismo, protestantismo); 
• nome de grupo ou de movimento político e religioso (petistas, umbandistas); 
• na palavra governo (governo Fernando Henrique, governo de São Paulo); 
• nos termos designativos de instituições, quando esses não estão integrados no 
nome delas – ex.: A Agência Nacional de Águas tem por missão (...), no entanto, a 
referida agência não exclui de suas metas os compromissos relacionados a...; 
• nome de acidente geográfico que não seja parte integrante do nome próprio: rio 
Amazonas, serra do Mar, cabo Norte (mas, Cabo Frio, Rio de Janeiro, Serra do 
Salitre); 
• prefixo ex.: ex-Ministro do meio Ambiente, ex-Presidente da República; 
• nome de derivado: weberiano, nietzschiano, keynesiano, apolíneo; 
• pontos cardeais, quando indicam direção ou limite: o norte de Minas Gerais, o sul 
do Pará – observe: “É bom morar na Região Norte do Brasil, mas muitos preferem o 
sul de São Paulo”. 
 
4.6 – ENUMERAÇÕES 
 
O trecho que anuncia uma enumeração geralmente vem sucedido por dois-pontos; 
situação em que a relação de itens que se segue deve ser introduzida por letras minúsculas – ex.: a), 
b), c) ou por um outro tipo de marcador (, ■, - , ...etc.), e ser grafada com inicial minúscula e 
concluída com ponto-e-vírgula até o penúltimo item, pois o último deverá vir seguido de ponto 
final. 
Caso o trecho anunciativo da enumeração termine com um ponto final, os itens que o 
sucedem devem vir grafados com inicial maiúscula, assim como ser finalizados, todos eles, com um 
ponto final. 
 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
 27
4.7 – GRAFIA DE NUMERAIS 
 
Os numerais são geralmente grafados com algarismos arábicos. Todavia, em 
algumas situações especiais é regra grafá-los, no texto, por extenso. Seguem abaixo algumas dessas 
situações: 
• de zero a nove: três livros, quatro milhões; 
• dezenas redondas: trinta cadernos, setenta bilhões; 
• centenas redondas: trezentos mil, novecentos trilhões, seiscentas pessoas. 
Em todos os casos, porém, só se usam palavras quando não há nada nas ordens ou 
nas classes inferiores (ex.: 14 mil, mas 14.200 e não 14 mil e duzentos; 247.320 e não 247 mil e 
trezentos e vinte). 
Acima do milhar, no entanto, dois recursos são possíveis: 
• aproximação de número fracionário, como em 23,7 milhões; 
• desdobramento dos dois primeiros termos, como em 47 milhões e 642 mil. 
As classes são separadas por pontos (ex.: 1.750 páginas), exceto no caso de ano (ex.: 
em 1750), de código postal (ex.: CEP 70342-070) e de especificação de caixa postal (ex.: 1011). 
As frações são sempre indicadas por algarismos, exceto no caso de os dois 
elementos dela se situarem entre um e dez (ex.: dois terços, um quarto, mas 2/12, 5/11 etc.). 
As porcentagens são indicadas (exceto no início de frase) por algarismos, os quais 
são, por sua vez, sucedidos do símbolo próprio sem espaço (ex: 86%, 135% etc.). 
Os ordinais são grafados por extenso de primeiro a décimo. Os demais devem ser 
representados de forma numérica: terceiro, quinto, 13º, 47º etc. 
As quantias são grafadas por extenso de um a dez (seis centavos, nove milhões de 
francos) e com algarismos daí em diante (11 centavos, 51 milhões de francos). Porém, quando 
ocorrem frações, registra-se a quantia exclusivamente de forma numérica (US$325,60). 
Os algarismos romanos são usados nos seguintes casos: 
• na designação de séculos: século XXI, século II a.C; 
• na designação de reis, de imperadores, de papas etc.: Felipe IV, Napoleão II, João 
XXIII; 
• na designação de grandes divisões das Forças Armadas: IV Distrito Naval, I 
Exército; 
• no nome de eventos repetidos periodicamente: IX Bienal de São Paulo, XII Copa 
do Mundo; 
• na especificação de dinastias: II dinastia, IV dinastia. 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
 28
Em se tratando de horas (hora legal), recomenda-seo uso de algarismos arábicos, 
seguido de abreviatura, sem espaço (ex.: 12h; das 13 às 18h30). 
As datas devem ser grafadas por extenso, sem o numeral zero à esquerda. Exemplo: 
“4 de março de 1998, 1o de maio de 1998.” 
A data dos normativos deve ser grafada por extenso na ementa, no preâmbulo, na 
primeira remissão e na cláusula de revogação. Exemplo: Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990. 
Nas demais remissões, a citação deve ser feita de forma reduzida. Exemplo: Lei no 8.112, de 1990. 
A identificação do ano não deve conter ponto entre a classe do milhar e a da centena. 
EXEMPLO: 
CERTO ERRADO 
2007 2.007 
 
Convém que as décadas sejam grafadas em algarismos arábicos e com a 
especificação do século, para que não haja ambigüidades: década de 1920; década de 1870. 
 
4.8 - FECHOS PARA COMUNICAÇÕES 
 
O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de marcar o fim 
do texto, a de saudar o destinatário. São eles: 
para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: 
Respeitosamente, 
para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: 
Atenciosamente, 
Ficam excluídas desta fórmula as comunicações dirigidas às autoridades 
estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios. 
 
4.9 - IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO 
 
Exceto as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais 
comunicações oficiais devem apresentar, digitados, o nome em caixa alta e o cargo da autoridade 
que as expede em caixa baixa, logo abaixo do local reservado para sua assinatura. A forma de 
identificação deve ser a seguinte: 
EXEMPLO: 
(assinatura) 
FULANO DE TAL 
Diretor-Presidente 
Observação: para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do 
documento. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho. 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
29 
4.10 – AUTORIDADES, FORMA DE TRATAMENTO, ABREVIATURA, VOCATIVO, 
DESTINATÁRIO E ENVELOPE 
 
AUTORIDADES FORMA DE TRATAMENTO ABREVIATURA VOCATIVO ENVELOPE 
Presidente da República; 
Presidente do Congresso Nacional; e 
Presidente do Supremo Tribunal Federal. 
Vossa ou Sua 
Excelência 
V. Ex.ª 
 
Excelentíssimo 
Senhor, 
seguido do 
cargo 
respectivo 
A Sua Excelência 
o Senhor 
Presidente da(o)...
Nome 
Instituição 
Cep – Cidade. UF
Vice-Presidente; 
Ministros de Estado; 
Chefe do Gabinete de Segurança 
Institucional; 
Advogado-Geral da União; 
Chefe da Secretaria - Geral da Presidência 
da República; 
Chefe da Corregedoria-Geral da União; 
Chefe da Casa Civil da Presidência da 
República; 
Governadores e Vice-Governadores de 
Estado e do Distrito Federal; 
Oficiais-Generais das Forças Armadas; 
Embaixadores; 
Secretários-Executivos de Ministérios e 
demais ocupantes de cargos de natureza 
especial; 
Secretários de Estado dos Governos 
Estaduais; 
Prefeitos Municipais; 
Deputados Federais e Senadores; 
Membros de Tribunais; 
Ministro do Tribunal de Contas da União; 
Deputados Estaduais e Distritais; 
Presidentes das Câmaras Legislativas e 
Municipais; 
Juízes; 
Auditores da Justiça Militar; 
Conselheiros dos Tribunais de Contas 
Estaduais; 
Ministros dos Tribunais Superiores. 
 
 
 
 
 
Vossa ou Sua 
Excelência 
V. Ex.ª Senhor, 
seguido do 
cargo 
respectivo 
A Sua Excelência 
o Senhor 
Nome 
Cargo 
Instituição 
Endereço 
Cep – Cidade. UF
 
Para Ministro: 
A Sua Excelência 
o Senhor 
Fulano de Tal 
Ministro de 
Estado (seguido 
da respectiva 
pasta) 
Cep – Cidade. UF
 
Para Deputado e 
Senador: 
A Sua Excelência 
o Senhor 
Deputado ou 
Senador Fulano 
de Tal 
Câmara ou 
Senado Federal 
Cep – Cidade. UF
 
Para Juiz: 
A Sua Excelência 
o Senhor 
Fulano de Tal 
Juiz de Direito da 
2ª Vara Cível 
Endereço 
CEP – Cidade. UF
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
30 
AUTORIDADES FORMA DE TRATAMENTO ABREVIATURA VOCATIVO ENVELOPE 
Demais autoridades e particulares Vossa ou Sua Senhoria V.S.ª Senhor, seguido do 
cargo respectivo 
 
Para autoridade 
que não possuir 
cargo: 
 
Senhor Fulano de 
Tal, 
Ao Senhor 
Nome 
Cargo, quando 
houver 
Endereço 
Reitores de Universidades Vossa ou Sua 
Magnificência 
V.Mag. Magnífico Reitor, Ao Senhor 
Nome 
Magnífico Reitor 
Universidade de .... 
Endereço 
Papa Vossa ou Sua Santidade V.S. Santíssimo Padre, Santíssimo Padre 
Papa (Nome) 
Palácio do Vaticano
Endereço 
Cardeais Vossa ou Sua 
Eminência 
 ou 
Vossa Eminência 
Reverendíssima 
V.Em.ª 
 
 
V.Em.ª Revm.ª 
Eminentíssimo 
Senhor Cardeal ou 
Eminentíssimo 
Reverendíssimo 
Senhor Cardeal 
A Sua Excelência 
Reverendíssima o 
Senhor 
Nome 
Cargo seguido da 
instituição 
Endereço 
Arcebispos e Bispos Vossa ou Sua Excelência 
Reverendíssima 
V. Ex.ª Revm.ª 
 
Excelentíssimo ou 
Reverendíssimo 
Senhor, (seguido 
do título) 
A Sua Excelência 
Reverendíssima o 
Senhor 
Nome 
Cargo seguido da 
instituição 
Endereço 
Sacerdotes, Clérigos e demais 
religiosos 
Vossa ou Sua Reverência V. Rev. Reverendo (a), Ao Reverendo 
Senhor (nome) 
Endereço 
 Monsenhores, Cônegos e 
demais superiores religiosos 
Vossa ou Sua 
Reverendíssima 
ou 
Vossa Senhoria 
Reverendíssima 
V. Revm.ª 
ou 
V. S.ª Revm.ª 
 
Reverendíssimo 
Senhor, (seguido 
do título) 
Para Monsenhor: 
Ao Reverendíssimo
 Monsenhor (nome)
Endereço 
 
 
Para Cônegos e 
superiores 
religiosos: 
 
Ao Reverendíssimo 
Senhor 
Cônego (nome) 
Endereço 
Imperadores e Reis Vossa ou Sua Majestade V. M. Majestade A Sua Majestade, 
Rei 
Nome 
Endereço 
Arquiduques, Duques e 
Príncipes. 
Vossa ou Sua Alteza V. A. Sereníssimo + 
Título 
A Sua Alteza, o 
Príncipe 
Nome 
Endereço 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
31 
Capítulo IV – MODELOS DE DOCUMENTOS 
5 - MODELOS DE COMUNICAÇÕES E ATOS OFICIAIS: ESPÉCIES, FINALIDADES, 
ASSINATURAS E ESTRUTURAS 
 
APOSTILA 
Apostila é a averbação feita abaixo dos textos ou no verso de decretos e portarias 
pessoais (nomeação, promoção, ascensão, transferência, readaptação, reversão, aproveitamento, 
reintegração, recondução, remoção, exoneração, demissão, dispensa, disponibilidade e 
aposentadoria), para que seja corrigida flagrante inexatidão material do texto original (erro na grafia 
de nomes próprios, lapso na especificação de datas etc.), desde que essa correção não venha a 
alterar a substância do ato já publicado. Deve ser publicada no Boletim de Serviço ou no Boletim 
Interno e, quando se tratar de ato referente a Ministro de Estado, também no Diário Oficial da 
União. 
Tratando-se de erro material em decreto pessoal, a apostila deve ser feita pelo 
Ministro de Estado que a propôs. Se o lapso houver ocorrido em portaria pessoal, a correção por 
apostilamento estará a cargo do Ministro ou Secretário signatário da portaria. Nos dois casos, a 
apostila deve ser sempre publicada no Boletim de Serviço ou no Boletim Interno e, quando se tratar 
de ato referente a Ministro de Estado, também no Diário Oficial da União. 
 
ESTRUTURA 
 
TÍTULO: APOSTILA (em maiúsculas), com alinhamento centralizado. 
 
TEXTO: Deve constar a correção que está sento feita, a ser iniciada com a remissão ao 
decreto que autoriza esse procedimento. 
 
DATA: Por extenso. 
 
ASSINATURA: Diretor-Presidente. 
 
 No original do ato normativo, próximo à apostila, deverá ser mencionada a data da 
publicação da apostila no Boletim de Serviço ou no Boletim Interno. 
 
 
 
 
32 
 
 
 1,5 cm 
 
 
APOSTILA 
 
 1,5 cm 
 
O Diretor-Presidente da Agência Nacional de Águas, no uso dasatribuições que lhe são conferidas pelo Artigo...; 
 
RESOLVE: 
2,5 cm 
Declarar que, a partir de 20 de fevereiro de 2007, fica alterado o 
fundamento legal da Portaria no XX, de 22 de março de 2007, publicada no Diário 
Oficial de 23 subseqüente, referente à.... 
 
 
 
 
Brasília, de de 2007 
 
 
 
 2,5 cm 
 
 
 
 (Nome em maiúsculas) 
(cargo do signatário com iniciais em maiúsculas) 
 
 
 
 
 
 
 
 
Modelo de Apostila 
2 cm 
2 cm 
 1,5 cm 
Margem direita
1,5 cm 
3, 0 cm 
Margem esquerda 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
33 
ATA 
Registro sucinto de fatos, ocorrências, resoluções e decisões de uma assembléia, 
sessão ou reunião. A ata é documento de valor jurídico. 
 
ESTRUTURA 
 
 
TÍTULO: Ata (a letra inicial em maiúscula e o restante em minúsculas), número de ordem da 
reunião por extenso, nome da entidade e local da reunião. 
 
TEXTO: Escreve-se tudo seguidamente, sem rasuras, emendas ou entrelinhas, em 
linguagem simples, clara e concisa. Devem-se evitar as abreviaturas, e os números 
são escritos por extenso. Verificando-se qualquer engano, no momento da 
redação, deverá ser imediatamente retificado empregando-se a palavra “digo”. Na 
hipótese de qualquer omissão ou erro depois de lavrada a Ata, far-se-á uma 
ressalva: “em tempo”. “Na linha..............., onde se lê..................leia-se...............”. 
 
ASSINATURA: Presidente, membros e secretário. 
 
 
 
 
 
34 
2 cm 
Modelo de Ata 
 
 
 
 Ata da..............( no por extenso)........... 
(identificação da reunião)..................... 
 do(a)........(nome da entidade)............... 
 
 
 
Aos....................................................dias do mês de...............................................do 
ano...............(extenso)................................................................. no 
(a).............................local ..................................................................................(pessoas 
presentes, devidamente qualificadas)..............................(presidente dos 
trabalhos)........................................(finalidade da reunião)................................................... 
Enumerar os pontos abordados na reunião: 
1............................................................................................................................................. 
2............................................................................................................................................. 
Nada mais havendo a tratar, o................................declarou encerrada reunião, da qual 
eu,......................................................., na qualidade de secretário (a), lavrei a presente 
Ata, que dato e assino, após ser assinada pelo _____________ e pelos demais membros 
presentes. 
 
(NOME) 
 (presidente) 
(NOME) (NOME) 
(membro) (membro) 
 
 
(NOME) (NOME) 
(membro) (membro) 
 
(NOME) 
(Secretário) 
2 cm
 1,5 cm 
Margem direita
2 cm 
2 cm 
2 cm 2 cm 
2 cm 
2 cm 2 cm 
3,0 cm 
Margem esquerda 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
35 
CARTA 
Forma de correspondência com personalidade pública ou particular, utilizada para 
fazer solicitações, convites, externar agradecimentos ou transmitir informações. 
 
ESTRUTURA 
 
TÍTULO: Carta (a letra inicial em maiúscula e o restante em minúsculas), com 
alinhamento à esquerda, seguido de número, ano e sigla da unidade 
organizacional e da instituição. 
 
LOCAL E DATA: Por extenso. 
 
DESTINATÁRIO: De acordo com as regras de forma de tratamento, nome e endereço. 
 
VOCATIVO: Que invoca o destinatário, seguido de vírgula. 
 
TEXTO: Desenvolvimento do assunto, sendo que, com exceção do fecho, todos os 
demais parágrafos devem ser numerados. 
 
FECHO: Atenciosamente ou Respeitosamente, conforme o caso. 
 
ASSINATURA: Titular da unidade organizacional. 
 
 
36 
 
 
Carta no....../......./2007/SAF-ANA 
Brasília, 2 de janeiro de 2007.
A Sua Senhoria o Senhor 
Fulano de Tal 
Diretor Financeiro 
Junco Agronegócios Ltda. 
Rua Oligário Nunes, 125 – São José 
39.470-000 Itacarambi – MG 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Senhor Diretor, 
 
 
 
 2,5 cm 
1. Agradecendo o honroso convite para participar da Festa Sulatina a se 
realizar nessa cidade, informo a V. S.ª que, lamentavelmente, não poderei estar presente 
a tão relevante acontecimento, tendo em vista compromissos assumidos para essa mesma 
ocasião. 
 Atenciosamente, 
 
 
 
 
(Nome em maiúsculas) 
(cargo do signatário com iniciais em maiúsculas) 
 
 
 
Setor Policial - Área 5 - Quadra 3 – Blocos “B”, “L” e “M” – Brasília-DF, CEP 70610-200 – telefone (61) 2109-5400 – Fax (61) 2109-5265 – e-mail: 
sge@ana.gov.br. 
1,5 cm 
1 cm 
Modelo de Carta 
 1,5 cm 
Margem direita
4 cm 
1,5 cm 
1,5 cm 
2 cm 
2 cm 
3,0 cm 
Margem esquerda 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
37 
CARTÃO DE VISITA 
Retângulo de papel utilizado para imprimir ou escrever mensagens ou dizeres. 
 
RECOMENDAÇÃO PARA REPRODUÇÃO 
 
FORMATO: 9,6 x 5,6 cm 
PAPEL: opaline 180g 
IMPRESSÃO: Off Set 
 
COR DO 
TEXTO: Preta 
 
LOGOMARCA: conforme especificações 
 
TIPOLOGIA: Times New Roman 
 
 
Nome: Corpo 9 / Caixa alta e baixa 
Cargo: Corpo 7 / Caixa alta e baixa 
Endereço Corpo 8 / Caixa alta e baixa 
 
 
38 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Modelo de Cartão de Visita 
Setor Policial Área 5, 
Quadra 3, Bloco Tel.: 2109 - 
70.610-200 – Brasília-DF Fax: 2109 - 
E-mail: 
FULANO DA SILVA 
Cargo 
Unidade Organizacional 
 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
39 
CIRCULAR 
Correspondência oficial, de caráter interno, enviada, simultaneamente, a diversos 
destinatários, com texto idêntico, transmitindo informações, instruções, ordens, recomendações, ou 
esclarecendo o conteúdo de leis, normas e regulamentos. 
 
ESTRUTURA 
 
TÍTULO: Circular (a letra inicial em maiúscula e o restante em minúsculas), número, 
ano e sigla da unidade organizacional. 
 
LOCAL E 
DATA: Por extenso. 
 
DESTINATÁRIOS: Nomes dos cargos dos destinatários. 
 
TEXTO: Desenvolvimento do assunto tratado. 
 
ASSINATURA: Titular da unidade organizacional. 
 
40 
 
 
 
 
 Circular no1/2007/AR 
Documento no 2979/2007 
Em, 7 de fevereiro de 2007 
 
 
Aos Senhores Diretores, 
Assunto: Homologação de Processos de Outorga 
 
 
 2,5 cm 
1. Para conhecimento de Vossas Senhorias, encaminho a relação anexa 
dos Processos de Outorga homologados no período de 27/12/2006 até a presente data, 
no âmbito da Resolução ANA no 188, de 25/04/2006, republicada no DOU de 
05/05/2006. 
 
 Atenciosamente, 
 
 
 
 
 
(Nome em maiúsculas) 
(cargo do signatário com iniciais em maiúsculas) 
 
 
 
 
 
 
 
2,5 cm 
Modelo de Circular 
1,5 cm 
1,5 cm 
2,5 cm
2 cm
1 cm 
3,0 cm 
Margem esquerda 
 1,5 cm 
Margem direita
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
41 
COMUNICAÇÃO INTERNA 
Correspondência oficial utilizada na unidade organizacional ou entre unidadesorganizacionais para transmitir informações, solicitar esclarecimentos ou providências de ordem 
geral. 
 
ESTRUTURA 
 
TÍTULO: Comunicação Interna (iniciais em maiúsculas e o restante em minúsculas), 
com alinhamento à esquerda, seguido de número, ano e sigla da unidade 
organizacional. 
 
DATA: Por extenso. 
 
DESTINATÁRIO: Ao Senhor (cargo que ocupa). 
 
ASSUNTO: Resumo do teor da comunicação em negrito. 
 
TEXTO: Desenvolvimento do teor da Comunicação Interna. Deve ser iniciado a 1,5 cm 
verticais, abaixo do item assunto. Todos os parágrafos devem ser numerados 
na margem esquerda do corpo do texto, excetuado o fecho. 
 
FECHO: Atenciosamente ou Respeitosamente, conforme o caso. 
 
ASSINATURA: Titular e servidor da unidade organizacional. 
 
42 
 
 
 
Comunicação Interna no xxx/2007/GEGEP/SAF 
Documento no xxxxxx/2007 
Em, 4 de janeiro de 2007.
 
 
 
Ao Senhor Chefe da Divisão de Informática 
Assunto: Apresentação de Servidor 
Referência: Comunicação Interna no xxx/2007/DINFO/SAF, de 2 de janeiro de 2007 
(doc. no. xxxxxx/2007) 
 
 
1. Apresento a Vossa Senhoria o colaborador Fulano de Tal, contratado 
pela Empresa Cactus Locação de Mão-de-Obra Ltda., para prestar serviços junto à 
Agência Nacional de Águas - ANA, o qual, a partir desta data, passará a ter exercício 
nessa Divisão. 
 
2. Por oportuno, solicito o obséquio de informar a esta Gerência de Gestão 
de Pessoas - GEGEP, alterações que porventura venham a ocorrer com relação ao 
exercício do colaborador nessa Unidade Organizacional. 
 
 
Atenciosamente, 
 
 
 
 
 
(Nome em maiúsculas) 
(cargo do signatário com iniciais em maiúsculas) 
 
 
 
 
C/c: Superintendência de Administração, Finanças e Gestão de Pessoas - SAF. 
1,5 cm 
2,5 cm 
Modelo de Comunicação Interna 2 cm 
2 cm 
1,5 cm 
1 cm 
3,0 cm 
Margem esquerda 
2,5 cm 
 1,5 cm 
Margem direita
2,5 cm 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
43 
CONTRATO 
Todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da Administração Pública e 
particulares, em que haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de 
obrigações recíprocas. 
ESTRUTURA 
 
EMENTA: Indicação do número seqüencial do instrumento, das partes contratantes e do 
objeto específico, em resumo. 
 
TEXTO: Indicação das partes contratantes, do nome e da qualificação dos respectivos 
representantes, da legislação pertinente, da modalidade de licitação, ou se for 
o caso, do fundamento de dispensa ou inexigibilidade, da finalidade do 
contrato, do número do processo, seguindo-se cláusulas, subcláusulas e 
condições que foram estabelecidas. 
 
FECHO: Declaração de acordo. 
 
LOCAL E DATA: Por extenso. 
 
ASSINATURA: Dos contratantes e das testemunhas (na ANA quem assina é o Diretor-
Presidente). 
 
OBSERVAÇÃO: O modelo de contrato é de autoria da Procuradoria-Geral e está disponível na 
Intranet. 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
44 
CONVÊNIO 
Instrumento qualquer que discipline a transferência de recursos públicos e tenha 
como partícipe órgão ou entidade da Administração Pública Federal direta, autárquica ou 
fundacional, empresa pública ou sociedade de economia mista ou, ainda, entidade privada sem fins 
lucrativos, que estejam gerindo recursos dos orçamentos da União, visando à execução de 
programas de trabalho, projeto/atividade ou evento de interesse recíproco, em regime de mútua 
cooperação. 
 
ESTRUTURA 
 
EMENTA: Indicação do no seqüencial do instrumento, das partes convenentes e do objeto 
específico, em resumo. 
 
TEXTO: Inicia-se com nome e qualificação dos convenentes, legislação pertinente, 
podendo ter tantas cláusulas quantas forem necessárias, estabelecendo o objeto 
do convênio e seus elementos característicos; a obrigação de cada uma das 
partes; a vigência do convênio; a obrigação do cedente quanto a prorrogação da 
vigência do convênio, se necessária; a classificação da despesa; a liberação de 
recursos e demais compromissos entre o cedente e o convenente. 
 
FECHO: Indicação do foro para dirimir dúvidas. 
 
ASSINATURA: Partícipes, duas testemunhas e interveniente, se houver (na ANA quem assina é o 
Diretor-Presidente). 
 
OBSERVAÇÃO: O modelo de convênio é de autoria da Procuradoria-Geral e está disponível na 
Intranet. 
 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
45 
CORREIO ELETRÔNICO 
Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor 
documental e possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital, que 
ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. 
O campo assunto do formulário de correio eletrônico deve ser preenchido de modo a 
facilitar a organização documental, tanto do destinatário quanto do remetente. 
Para os arquivos anexados à mensagem, deve ser utilizado, preferencialmente, o formato 
Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu 
conteúdo. 
Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não seja 
disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento. 
Não há estrutura definida para e-mail, entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem 
incompatível com uma comunicação oficial. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
46 
CURRÍCULO 
É o documento informativo de apresentação, elaborado por uma pessoa em seu próprio 
interesse, quando da procura ou solicitação de emprego. 
Tem como finalidade fornecer dados pessoais e informações quanto à educação, 
experiência, interesses especiais, objetivos específicos e planos de trabalho. 
Também utilizado em outras situações como, por exemplo, trabalhos enviados a congressos, 
simpósios, apresentação de conferencistas, atividades públicas para comprovar as qualificações, 
obras de caráter técnico-científico ou literário para se poder avaliar o autor. 
Não há uma ordem rígida a ser observada na elaboração. O objetivo é permitir maior 
uniformidade na apresentação dos dados e facilitar a tarefa dos que devem analisar os elementos 
fornecidos. 
Um Currículo bem elaborado deve conter: 
− Objetividade: no máximo duas páginas, para que não perca sua praticidade. Dispor as 
informações de forma clara e objetiva. 
− Boa Apresentação: Evite efeitos especiais; o ideal é imprimi-lo em uma impressora de 
qualidade e em papel branco. 
− Concisão e Clareza: discorra de maneira objetiva sobre os resultados obtidos ao longo da 
carreira, evitando mencionar seus hobbies ou informações de caráter pessoal. 
− Padrão Culto de Linguagem: observar a regra da gramática formal e empregar um 
vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma. 
 
ESTRUTURA DO CURRICULO 
1. Dados pessoais: nome, local e data de nascimento, nacionalidade, filiação, endereço, e-
mail, telefone, estado civil, documentos. 
2. Objetivo: escreva uma frase, com o verbo no infinitivo, informando o que você deseja 
fazer na empresa, a que cargo se candidata. 
3. Posicionamento profissional: Ex.: “secretária executiva bilíngüe, com 15 anos de 
experiência”. 
4. Experiência profissional: o que sabe fazer. 
5. Relação dos três últimos empregos. 
6. Formação acadêmica e cursos de extensão: evitar informações sobre escolas de 1o e 2o 
graus. (Incluir também conhecimento de informática). 
7. Idiomas: descreva também o grau de fluência. 
8. Local e data. 
9. Assinatura 
10. No caso de mais de uma página, todas deverão ser numeradas. 
 MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
47 
DESPACHO 
Decisão proferida sobre exposição de motivos, parecer, informação, requerimento ou demais 
papéissubmetidos pelas partes para conhecimento e solução. 
Pode ocorrer também despacho de encaminhamento de um órgão para outro. 
 
ESTRUTURA 
 
TÍTULO: Despacho (a letra inicial em maiúscula e o restante em minúsculas), com 
alinhamento centralizado, seguido da data. 
 
ASSUNTO: Resumo do teor do despacho. 
 
TEXTO: Deverá possuir linguagem isenta de qualquer elemento que evidencie 
parcialidade. 
 
LOCAL E DATA: Por extenso. 
 
ASSINATURA: Autoridade administrativa que proferiu o despacho. 
 
 
48 
 
 
 
 Despacho 
Em 2 de fevereiro de 2007 
 
 
 
Ao Senhor Superintendente de Outorga e Fiscalização 
Assunto: Triagem de documentos e enquadramento de pedido de outorga de direito 
de uso de recursos hídricos. 
 
1. Após análise dos documentos acostados ao pedido de renovação de 
Outorga de Direito de Uso de Recursos Hídricos, Captação de Água e Lançamento de 
Efluentes no Rio Piracicaba, para uso industrial, conclui-se: 
Nome do Interessado: RIPASA S/A CELULOSE E PAPEL 
CNPJ/CPF: 51.468.791/0023-25 
Nome da Propriedade: Ripasa S/A Celulose e Papel 
Município: Limeira/SP 
Natureza da Outorga: Renovação de Outorga de Direito de Uso de 
Recursos Hídricos. 
Modalidade: Captação/Lançamento de efluentes no Rio 
Piracicaba 
Finalidade: Indústria 
2. Constatei que a documentação encaminhada deverá ser complementada 
com o envio dos documentos abaixo declinados: 
ƒ Anexo I – Requerimento – enviar um novo anexo devidamente 
preenchido, uma vez que não se trata de renovação de pedido de outorga 
(outorga vencida em 23.09.2006), mas sim de um novo pedido de outorga 
de direito de uso de recursos hídricos, onde deverá constar como 
modalidades captação de água e lançamento de efluentes; 
ƒ A procuração do requerente outorgando poderes ao seu representante 
legal venceu em 30.11.2006. Enviar uma nova procuração, bem como 
cópia do RG e CPF do representante legal. 
 
 
(Nome em maiúsculas) 
(cargo do signatário com iniciais em maiúsculas) 
1,5 cm
1,5 cm 
Modelo de Despacho 
2 cm 
2,5 cm 
2 cm 
2 cm 
1,5 cm
 1,5 cm 
Margem direita
3,0 cm 
Margem esquerda 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
49 
FAX 
Modalidade de comunicação que deverá ser utilizada na transmissão e recebimento 
de assuntos oficiais e para o envio antecipado de documentos, de extrema urgência, quando não há 
condições imediatas de envio do documento por meio eletrônico. 
Quando necessário, o original seguirá posteriormente pela via e na forma de praxe. 
ESTRUTURA 
 
IDENTIFICAÇÃO: 1) Órgão Expedidor: Setor do órgão e endereço. 
 2) Destinatário, no do fax de destino e data. 
 3) Remetente, Telefone para Contato, Fax/Correio Eletrônico, No de páginas, 
Número do documento e Observações. 
 
TEXTO: Desenvolvimento do assunto tratado. 
 
ASSINATURA: Titular da unidade organizacional. 
 
 
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
50 
Modelo de Fax 
 
 
 
 
 
SETOR POLICIAL - ÁREA 5 - QUADRA 3 BLOCOS “B”,“L” e “M”. 
BRASÍLIA - DF - 70610 - 200 
 
 
TRANSMISSÃO DE FAX 
 
Destinatário: ________________________________________________________________
No do fax de destino:______________________________________Data:____/____/______
Remetente:_________________________________________________________________
Tel.p/contato: Fax/correio eletrônico: ____________________________________________
No de páginas: esta +______________No do documento:_____________________________
MENSAGEM 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2 cm 
2 cm 
3,0 cm 
Margem esquerda 
 1,5 
 Margem direita
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
51 
 
INSTRUÇÃO NORMATIVA 
Ato administrativo a respeito do modo e forma de execução de determinado 
serviço público, expedida pelo superior hierárquico, com o escopo de orientar os subalternos no 
desempenho das atribuições que lhes são afetas e assegurar a unidade de ação. 
 
ESTRUTURA 
 
TÍTULO: INSTRUÇÃO NORMATIVA (em maiúsculas), com alinhamento 
centralizado seguido de sigla, número e data. 
 
EMENTA: Síntese do assunto. 
 
FUNDAMENTO 
LEGAL: Citar as considerações legais ou administrativas que orientaram ou 
fundamentaram a matéria. 
 
TEXTO: Desenvolvimento do assunto tratado, podendo constar de tantos parágrafos 
quantos forem necessários, seguidamente numerados por algarismos 
arábicos, os quais, se necessário, poderão desdobrar-se em alíneas (letras). 
 
ASSINATURA: Titular da unidade organizacional, salvo o Diretor-Presidente e os Diretores. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
52 
 
 
 INSTRUÇÃO NORMATIVA No 1/2007/SAF, DE 11 DE SETEMBRO DE 2007. 
 
1,5 cm 
 
Aprova o Manual que disciplina os procedimentos 
para o uso dos serviços de telefonia na Agência 
Nacional de Águas - ANA. 
 
 O SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS 
DA AGÊNCIA NACIONAL DE ÁGUAS - ANA, no uso de suas atribuições que 
lhe conferem o art. 26, inciso IV, do Regimento Interno, aprovado pela Resolução no 
348 , de 20 de agosto de 2007, resolve: 
 
 Art. 1o Aprovar os procedimentos para uso dos serviços de telefonia na 
Agência Nacional de Águas, constantes do anexo Manual. 
 
 Art. 2o Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua 
publicação. 
 
 
 
 
 
(Nome em maiúsculas) 
(cargo do signatário com iniciais em maiúsculas) 
Modelo de Instrução Normativa 
2 cm 
2 cm 
2,5 cm 
 
3,0 cm 
Margem esquerda 
 1,5 cm 
 Margem direita
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
53 
NOTA INFORMATIVA 
Instrumento de comunicação oficial, por meio do qual são fornecidos dados a 
respeito de certo fato ou pedido, a fim de que subam a despacho ou solução da autoridade a quem 
compete resolvê-los. Tem como base o exame de processo ou fato de que se tenha conhecimento. A 
Nota Informativa Conjunta possui a mesma finalidade e deverá ser utilizada quando elaborada por 
mais de uma unidade organizacional. 
 
 
ESTRUTURA 
 
TÍTULO: Nota Informativa (as letras iniciais em maiúsculas e o restante em 
minúsculas), com alinhamento à esquerda, seguido de número, ano e sigla 
da unidade organizacional. 
 
LOCAL E DATA: Por extenso. 
 
DESTINATÁRIO: De acordo com as regras de forma de tratamento, nome e endereço. 
 
ASSUNTO: Resumo do teor da comunicação. 
 
VOCATIVO: Invoca o destinatário, seguido de vírgula. 
 
TEXTO: Desenvolvimento do assunto, sendo que, com exceção do fecho, todos os 
demais parágrafos devem ser numerados. 
 
FECHO: Atenciosamente ou Respeitosamente, conforme o caso. 
 
ASSINATURA: Responsável pela informação, com aprovação do superior imediato, se a 
informação for restrita à unidade organizacional onde produzida, ou do 
titular da unidade organizacional, se a informação for encaminhada a outra 
unidade. 
 
54 
 
 
 
Nota Informativa no 7/2007/SOF 
 Documento no. 003721/2007 
Em 15 de fevereiro de 2007. 
 
 
 
 
Ao Senhor Superintendente de Outorga e Fiscalização 
Assunto: Participação em Reunião preparatória ao Seminário Internacional 
“Fortalecimento da Gestão Transfronteiriça de Bacias Hidrográficas: casos das 
Bacias do Paraná III (Brasil-Paraguai) e dos rios Peperi-Guaçu e Santo Antônio 
(Brasil-Argentina)” 
Referência: Processo no 02501.xxxxxx/xxxx 
 
 
 
 
 
1. Venho, por meio desta, reportar-me a minha participação em Reunião 
preparatória ao Seminário Internacional “Fortalecimento da Gestão Transfronteiriça de 
Bacias Hidrográficas: casos das Bacias do Paraná III (Brasil-Paraguai) e dos rios 
Peperi-Guaçue Santo Antônio (Brasil-Argentina), ocorrida no dia 9 de fevereiro de 
2007, em Foz do Iguaçu/PR. A memória da reunião – elaborada pela secretaria-
executiva da Câmara Técnica – e a lista de participantes seguem anexas. 
2. A Reunião teve por objetivo geral, de acordo com documento que nos 
foi encaminhado pelo Sr. Mauri Cesar Barbosa Pereira/SEMA-PR, identificar 
oportunidade para a promoção de intercâmbio de conhecimento e experiências entre 
organizações que atuam na região transfronteiriça das bacias do Rio Paraná entre o 
Brasil/Paraná com o Paraguai/Alto Paraná, e dos Rios Santo Antônio e Peperi-
Guaçu, divididas com a Argentina/Misiones, com a finalidade de promover o 
seminário regional e reunião da CTGRHT para a articulação das instituições 
brasileiras, paraguaias e argentinas visando a desenvolver mecanismos que 
possibilitem a gestão integrada. Os objetivos específicos foram: (1) verificar o 
compromisso das instituições para a organização do seminário, (2) organizar uma 
agenda de trabalho para a organização do seminário e reunião da CTGRHT, (3) listar 
os atores-chave que deverão ser convidados a participarem do seminário e reunião da 
CTGRHT, (4) identificar resultados esperados e os casos práticos a serem apresentados 
no seminário (projetos locais regionais a serem apresentados/visitados). 
 
2,5 cm 
Modelo de Nota Informativa 2 cm 
1,5 cm 
2,5 cm 
2 cm 
2,5 cm 
 1,5 cm 
Margem direita
3,0 cm 
Margem esquerda 
 
55 
 
 
3. Durante a reunião, informei aos participantes da Resolução ANA no 
467, de 30 de outubro de 2006, que dispõe sobre critérios técnicos a serem observados 
na análise dos pedidos de outorga em lagos, reservatórios e rios fronteiriços e 
transfronteiriços, lembrando que tal evento poderia propiciar, por meio de conclusão 
de acordos bilaterais específicos, a implementação mais efetiva dos critérios propostos 
na Resolução. 
4. Sugeri que, por ocasião do Seminário, sejam previstas apresentações 
por parte da ANA. Neste sentido, consulto, desde já, o Senhor Diretor da Área de 
Regulação e o Senhor membro titular da ANA na CTGRHT sobre a oportunidade de 
propor palestra sobre o monitoramento das águas na região. 
5. Por ocasião da Reunião, foram criadas duas Comissões: uma Comissão 
Organizadora Consultiva e uma Comissão Executiva, esta última com previsão de 1ª 
reunião, em 26 de fevereiro de 2006, e de 2ª reunião aos 9 de março de 2007. Há 
previsão de participação da ANA em ambas as Comissões. 
6. Finalmente, permita-me lembrar a necessidade de participação de 
representante da ANA na 37ª Reunião da CTGRHT, prevista para o dia 1º de março 
próximo, período em que permaneço em gozo de férias, impossibilitado, portanto, de 
participar. 
7. Estes são os assuntos de maior pertinência para esta Agência a que 
julgo necessário reportar-me, lembrando que esta Nota está relacionada ao processo 
02501.000628/2006/93, referente à participação da ANA na CTGRHT do CNRH. 
8. Sugiro o encaminhamento desta NI ao Senhor Superintendente de 
Implementação de Programas e Projetos, membro titular da CTGRHT, Assessor 
Internacional, membro suplente da CTGRHT, e ao Senhor Diretor da Área de 
Regulação. 
 
 
 
Atenciosamente, 
 
 
 
 
 
(Nome em maiúsculas) 
(cargo do signatário com iniciais em maiúsculas) 
2 cm 
1,5 cm 
2,5 cm 
3,5 cm 
 1,5 cm 
Margem direita
3,0 cm 
Margem esquerda 
 MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
56 
NOTA TÉCNICA 
Informação ou consideração de caráter técnico, administrativo ou financeiro sob 
apreciação da ANA. A Nota Técnica Conjunta possui a mesma finalidade e deverá ser utilizada 
quando elaborada por mais de uma unidade organizacional. 
 
ESTRUTURA 
 
TÍTULO: Nota Técnica (as letras iniciais em maiúsculas e o restante em minúsculas), 
com alinhamento à esquerda, seguido de número, ano e sigla da unidade 
organizacional. 
 
DATA: 1 cm abaixo do código de identificação com alinhamento à direita. 
 
DESTINATÁRIO: Ao Senhor, seguido do respectivo cargo. 
 
ASSUNTO: Resumo do teor da nota. 
 
TEXTO: Desenvolvimento do teor da nota. Todos os parágrafos devem ser numerados 
na margem esquerda do corpo do texto. 
 
FECHO: Atenciosamente ou Respeitosamente, conforme o caso. 
 
ASSINATURA: Responsável pela informação, com aprovação do superior imediato, se a 
informação for restrita à unidade organizacional onde produzida, ou do titular 
da unidade organizacional, se a informação for encaminhada a outra unidade. 
 
 
57 
 
 
 
 
Nota Técnica no1/2007/CEDOC/SGE 
Documento no: 00000.008047/2007 
 
 
 
 Em 18 de abril de 2007. 
 
À Senhora Secretária-Geral 
Assunto: Reordenação do Arquivo Intermediário 
 
 
 
1. A reordenação do arquivo intermediário ocorrerá de forma que os 
documentos que hoje se encontram organizados por Uorg passarão a ser organizados 
por Código de Classificação. 
2. Com a reordenação são esperados os seguintes benefícios: 
• a formação de dossiês referentes a atividades realizadas por mais de 
uma uorg, visto que hoje a documentação se encontra arquivada de 
acordo com a uorg que a transferiu, permanecendo espalhada em 
diversas caixas; 
• a junção das cópias do mesmo documento produzidas nas diversas 
Uorgs, propiciando a identificação do original com a eliminação das 
cópias; 
• otimização do espaço, visto que muitas das caixas são transferidas 
das Uorgs com uma pequena quantidade de documentos, provocando o 
mau aproveitamento do espaço; 
• melhoria no procedimento de descarte, proporcionando ganho de 
tempo na execução. Como um mesmo código é encontrado em várias 
Uorgs, para efetuar o descarte de um único código, é necessário abrir 
cerca de 240 caixas. Com organização por código, as caixas para 
descarte já estariam separadas, bastando ser retiradas da estante para 
descarte; 
• ganho de espaço ao fim do descarte.O procedimento atual não 
permite ganho de espaço, visto que é retirada uma pequena quantidade 
de documentos de cada caixa. 
 
1,5 cm 
Modelo de Nota Técnica 
2,5 cm 
2 cm 
2 cm 
2,5 cm 
2,5 cm 
3,0 cm 
Margem esquerda 
 1,5 cm 
Margem direita
 
58 
 
 
3. As atividades devem durar cerca de 10 meses com previsão de término 
para fevereiro de 2008. Atualmente, estão participando das atividades os arquivistas 
Breno Bajo Dutra, Darlan Eterno Silvério de Sousa, Márcia Teles Diniz e a auxiliar 
administrativa Luciene Nogueira de Almeida, com previsão de participação dos 
estagiários em algumas das atividades. 
 
Atenciosamente, 
 
(Nome em maiúsculas) 
(cargo do signatário com iniciais em maiúsculas) 
2 cm 
2,5 cm 
3,5 cm 
1,5 cm 
3,0 cm 
Margem esquerda 
 1,5 cm 
Margem direita
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL 
 
59 
OFÍCIO 
Correspondência oficial externa usada pelas autoridades públicas para tratar de 
assuntos de serviço ou de interesse da Administração Pública. O Ofício Circular deverá ser utilizado 
quando a informação for dirigida, simultaneamente, a diversos destinatários. O Ofício Conjunto 
será utilizado quando elaborado por mais de uma unidade organizacional. 
 
ESTRUTURA 
 
TÍTULO: Ofício, Ofício Circular ou Ofício Conjunto (as letras iniciais em maiúsculas e 
o restante em minúsculas), com alinhamento à esquerda, seguido de número, 
ano, sigla da unidade organizacional e da instituição. 
 
LOCAL E DATA: Por extenso. 
 
DESTINATÁRIO: Tratamento e designativo do nome civil do destinatário, sempre que conhecido 
e confirmado, do cargo ou função ocupado, seguidos da instituição e do 
endereço. 
 
ASSUNTO: Resumo do teor do ofício. 
 
VOCATIVO: Invoca o destinatário, seguido de vírgula. 
 
TEXTO: Desenvolvimento do assunto, sendo que, com exceção do fecho, todos os 
demais parágrafos