Aula 04 - Ferramentas para criação do Planejamento de comunicação em projetos(Gestão de comunicação em projetos)

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AULA 4 
GESTÃO DA COMUNICAÇÃO 
EM PROJETOS
Prof. Sandro Fabiano da Luz 
 
 
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CONVERSA INICIAL 
A ação de planejar o gerenciamento das comunicações é vital para o bom 
andamento de um projeto. Dentre os três processos que compõem o 
gerenciamento de comunicação, segundo o Guia PMBOK (2017), o processo de 
planejar o gerenciamento da comunicação acontece na fase do projeto 
denominada planejamento. Assim sendo, o momento ideal para se realizar esse 
tipo de atividade ocorre no momento em que as ações de um projeto estão sendo 
planejadas e ordenada pela equipe. Esse processo deve ser realizado com muito 
cuidado, pois qualquer erro ou mau direcionamento de ações acarretará em 
retrabalho ou erros nos objetivos do projeto no momento em que a fase de 
execução estiver sendo realizada. 
TEMA 1 – A IMPORTÂNCIA DE PLAJENAR A COMUNICAÇÃO 
Vale salientar que uma gestão de projetos é importante fator para o 
sucesso organizacional e que, segundo Kerzner (2006), existem diversos 
benefícios para a sua utilização, tais como: aumento no controle de alterações no 
escopo, aumento na qualidade apresentada do produto final, e também no 
acúmulo de conhecimento passado para aplicação futura. Contudo, é possível 
verificar a existência de inúmeros planejamentos necessários para um bom 
andamento de um projeto. O que diz respeito à comunicação, identifica-se como 
um dos fatores decisivos de obtenção do resultado esperado. 
1.1 Planejando a Comunicação com o Guia PMBOK 
O papel dos envolvidos nos projetos é determinante tanto na condução dos 
projetos quanto na sua conclusão. Assim, desenvolver técnicas e ferramentas que 
potencializem o gerenciamento e a comunicação desses indivíduos faz com que 
se monitore as suas necessidades, de modo que o projeto atinja seus objetivos 
de forma facilitada. 
Isso eleva a importância da observação do gerenciamento de comunicação 
e da adoção de uma metodologia para o gerenciamento do projeto. Segundo 
Bonfim, Nunes e Hastenreiter (2012), o estudo sobre gerenciamento de projetos 
tem sido tema presente. Isso ocorre tanto na literatura institucional quanto prática 
real das organizações. As empresas necessitam realizar a identificação das 
 
 
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formas de gerenciamento, que são capazes de gerar a maior vantagem 
competitiva possível. 
Sobre os preceitos indicados no Guia PMBOK, pode-se afirmar que podem 
ser de grande valia, se utilizados em combinação com a própria aprendizagem 
organizacional de forma conjunta. Os métodos e técnicas indicados no Guia 
precisam ser aplicados em um contexto que permita a sua utilização na íntegra, 
juntamente com a maturidade do gerente de projetos e do engajamento da equipe 
(Okabayashi; Bruno; Sbraguia, 2008). 
Ainda de posse de um planejamento de comunicação e de uma 
metodologia de gerenciamento de projetos, um Gerente de Projetos deve estar 
atendo aos envolvidos. Assim, habilidades como liderança, a própria comunicação 
clara e completa, negociação, resolução de problemas e a influência na 
organização precisam ser levadas em consideração. Os envolvidos possuem 
diferentes níveis de influências dentro da organização e podem ser alteradas de 
acordo com o andamento do projeto. 
Essas influências possuem diferentes impactos se não consideradas para 
o planejamento do projeto e das comunicações. A identificação de todos os 
possíveis envolvidos pode ser uma tarefa complexa, contudo, é importante a 
realização de uma análise completa e também em todos os níveis da organização, 
independenteente do impacto inicial identificado (PMBOK, 2017). 
Assim, conforme indicado anteriormente, a maior parte do tempo de 
atuação em projetos de um Gerente de Projetos é se comunicando. Por isso, 
técnicas de comunicação são necessárias para utilização em todos os processos 
de gerenciamento de um projeto. A comunicação é fator importante para a criação 
de uma ligação eficaz entre diversas partes interessadas e envolvidas no projeto, 
não somente no processo de planejar o gerenciamento das comunicações, mas 
em todos os processos do gerenciamento das comunicações. 
É importante entender que o processo de planejar o gerenciamento das 
comunicações consiste em desenvolver uma abordagem e um plano consistentes 
para as atividades de comunicação do projeto. Assim, com base nas 
necessidades de informação de cada parte interessada ou até mesmo do grupo, 
as comunicações devem ser planejadas e também estruturadas (PMBOK, 2017). 
O principal benefício desse processo é a realização de uma abordagem 
documentada, para envolver as partes interessadas, com a intenção de criar 
eficácia e eficiência e apresentar importantes informações de forma oportuna. A 
 
 
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seguir será analisado que tipo de encaminhamentos são necessários para a 
criação de um planejamento de gerenciamento de comunicações. 
TEMA 2 – DOCUMENTOS PARA A CRIAÇÃO DE UM GERENCIAMENTO DE 
COMUNICAÇÕES ADEQUADO 
Para que a criação de um adequado plano de gerenciamento de 
comunicações aconteça, são necessários vários encaminhamentos prévios e a 
existência de alguns documentos que facilitarão o processo. Esse plano não é o 
primeiro documento da criação de um projeto, mas é inicial para o gerenciamento 
da comunicação dentro do projeto. 
Segundo o PMBOK (2017), o plano de gerenciamento das comunicações 
ideal deve reconhecer todas os anseios por informações das partes interessadas. 
Ele deveria ser construído no início do ciclo de vida do projeto, para que as etapas 
posteriores se espelhem nele, para ações que dizem respeito à comunicação. É 
necessário que ele passe por constantes revisões e até mesmo modificações 
quando oportuno. 
2.1 Documentos necessários 
De uma maneira muito direta, o PMBOK (2017) indica a necessidade de 
cinco documentos prévios para se construir um plano de gerenciamento de 
comunicações em um projeto. Os documentos são: termo de abertura do projeto; 
plano de gerenciamento do projeto; documentos do projeto; fatores ambientais da 
empresa; e os ativos de processos organizacionais. Vale salientar que esses 
documentos são próprios de cada instituição. De acordo com o porte da empresa, 
histórico em projetos e também a maturidade com relação ao gerenciamento de 
projetos, cada um desses documentos terá a sua própria identidade, bem como 
seus próprios itens. 
Porém, eles são muito importantes, independentemente do tamanho da 
empresa e do projeto. Segundo Chaves et al. (2010), projetos realmente bem 
executados e com seus objetivos totalmente alcançados são construídos pela 
combinação de decisões, ações e estratégias eficazes. Eles raramente são 
executados por uma única pessoa trabalhando de forma totalmente individual, 
sendo constituídos por equipes de indivíduos com diferentes papéis, 
 
 
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responsabilidades e anseios, que se relacionam com vários outros grupos ou 
pessoas interessadas ou não no resultado final do projeto. 
Essas pessoas em conjunto são as responsáveis pelo produto do projeto, 
capitaneadas pelo gerente de projetos. Assim, de acordo com a instituição em que 
o projeto está sendo desenvolvido e o grupo relacionado, esse arcabouço de 
documento será confeccionado e utilizado para a construção eficiente e eficaz de 
um plano de gerenciamento de toda a comunicação no projeto. 
 
 Crédito: Monkey Business Images/Shutterstock. 
Porém, ainda que os detalhes individuais de cada um dos planos de 
comunicação em projetos possam variar, muito por conta da complexidade, 
tamanho e duração do projeto, todo plano deve conter três aspectos básicos. 
Esses aspectos são importantes para garantir a aderência do que está sendo 
planejado com a realidade encontrada em projetos. Como primeiro aspecto, pode-
se citar o propósito; ou seja, os objetivos da comunicação, seja ela formal ou ainda 
informal dentro do projeto. O segundo aspecto é o método; podem ser entendidos 
como os mecanismos e formatos da comunicação dentro do projeto. Porfim, como 
terceiro e último aspecto, pode-se apresentar a frequência; ou seja, o momento, 
e também a periodicidade das atividades formais de comunicação (Chaves et al., 
2010). 
Assim sendo, o processo de planejar o gerenciamento de como a 
comunicação vai acontecer no projeto deve levar em consideração aspectos 
relacionados a propósito, forma e periodicidade para o compartilhamento de 
informações. A disseminação de informações sobre o projeto com esse cuidado 
mantêm os envolvidos informados e consequentemente alinhados com o 
desenvolvimento do projeto. A importante missão de tornar a informação 
disponível no momento certo para a pessoa certa somente será plenamente 
atingida com a utilização de um conjunto de estratégias de comunicação 
 
 
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planejadas. Essas estratégias também devem levar em conta a criatividade e a 
praticidade na disseminação da informação. 
Porém, para que o planejamento do gerenciamento de comunicações 
aconteça, é fundamental a constituição do projeto de maneira formal. Para tal, 
costuma-se utilizar o termo de abertura do projeto como documento definitivo da 
criação do projeto. Esse documento é importante porque nele deveria constar uma 
lista de partes-chave interessadas, informações sobre os papéis e também 
responsabilidades das partes interessadas. Essas informações são 
imprescindíveis para a criação do planejamento. Evidentemente que informações 
sobre prazo, escopo e orçamento também constam nesse documento, porém, 
para o planejamento das comunicações, nesse momento, são observadas em 
segundo plano. 
O imprescindível é a identificação dos atores envolvidos diretamente no 
projeto de maneira inicial, bem como as suas responsabilidades e atuações no 
projeto. Também é necessário o plano de gerenciamento do projeto, porque, junto 
com o termo de abertura, deve auxiliar na criação de uma organização interna 
sobre as comunicações. O plano de gerenciamento do projeto deve incluir 
informações sobre como será a atuação dos envolvidos no projeto, bem como 
conter informações sobre alocações e categorias de cada um. Os membros da 
equipe podem ter requisitos de comunicação específicos e devem ser 
identificados para facilitar o planejamento (PMBOK, 2017). 
O plano de gerenciamento do projeto também deve conter informações 
sobre o engajamento das partes interessadas. Esse documento, ou compêndio 
de documentos, facilita a criação de estratégias práticas para o gerenciamento 
necessário e o processo de engajamento dos envolvidos. 
Juntamente com o termo de abertura e o plano de gerenciamento do 
projeto, outros documentos relacionados ao projeto também podem auxiliar na 
criação de um plano de gerenciamento das comunicações. Os documentos do 
projeto que podem ser considerados como necessários para esse planejamento 
contemplam documentação dos requisitos e também um registro das partes 
interessadas. 
Incluindo a essa lista de documentação necessária, soma-se o que o 
PMBOK chama de fatores ambientais da empresa e os ativos e processos 
organizacionais. Eles podem ser entendidos como o conjunto de fatores culturais 
 
 
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da instituição em que o projeto está sendo desenvolvido, juntamente com as 
políticas e procedimentos organizacionais já adotados. 
TEMA 3 – FERRAMENTAS E TÉCNICAS PARA A CRIAÇÃO DE UM PLANO DE 
GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES 
É importante levar em consideração que o desenvolvimento de um plano 
de comunicação eficaz deveria conter como objetivos principais: assegurar que 
todas as informações relevantes sejam observadas pelos interessados e no tempo 
adequado; possibilitar a identificação de possíveis problemas potenciais por meio 
de reportes e feedback do progresso das atividades; conseguir transmitir 
entusiasmo, visando ao engajamento dos envolvidos; facilitar o processo de 
tomada de decisão nos eventos de mudanças que ocorrerão no projeto; 
possibilitar, com facilidade, a resolução de conflitos, quando necessário; e por fim, 
potencializar o trabalho da equipe, como também a sua cooperação e colaboração 
mútua (Chaves et al., 2010). 
Porém, para que tais objetivos sejam atingidos, é importante a utilização de 
ferramentas e técnicas que auxiliarão nesse processo de criação do planejamento 
do gerenciamento das comunicações. Lembrando que a comunicação de um 
projeto não pode ser encarada como um resultado natural dos acontecimentos 
relacionados ao projeto durante a sua realização. Elas devem ser planejadas e 
servir como auxiliadoras para o gerenciamento de todo o projeto. 
3.1 Como utilizar as técnicas e ferramentas para a criação de um plano de 
gerenciamento das comunicações 
Segundo o Guia PMBOK (2017), na maioria das vezes, o planejamento das 
comunicações acontece logo no início dos trabalhos no projeto. É comum ele 
ocorrer durante o processo de identificação das partes interessadas, que também 
acontece paralelamente ao desenvolvimento do plano de gerenciamento do 
próprio projeto em si. Ainda, segundo o PMBOK (2017, p. 367): 
 
Embora todos os projetos compartilhem a necessidade de comunicar as 
informações do projeto, as necessidades de informação e os métodos 
de distribuição podem variar muito. Além disso, os métodos de 
armazenamento, recuperação e disposição final das informações do 
projeto devem ser considerados e documentados durante este processo. 
 
 
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Os resultados do processo Planejar o Gerenciamento das 
Comunicações devem ser analisados periodicamente durante o projeto 
e revisados conforme necessário para garantir a aplicabilidade contínua. 
Ferramentas e técnicas são importantes instrumentos para a realização de 
um planejamento das comunicações e, segundo o Guia PMBOK (2017), existem 
diversas possibilidades que a equipe do projeto pode se valer. Como ferramentas 
e técnicas indicadas, pode-se citar: a opinião especializada; a análise de 
requisitos das comunicações; tecnologias de comunicações; modelos de 
comunicações; métodos de comunicações; habilidades interpessoais e de equipe; 
representação de dados; e por fim, a realização de reuniões. Ou seja, segundo o 
guia, existem oito possibilidades, listadas entre ferramentas e técnicas, que 
potencializam a criação de um plano de gerenciamento de comunicações. 
Segundo Vargas (2005), quando um projeto é planejado de forma 
inteligente, tornam-se muito maiores as chances de se alcançar seus objetivos 
estipulados, fazendo com que se alcance também a satisfação dos envolvidos. 
Isso pode ocorrer porque um bom planejamento possibilita o cálculo prévio de 
diferentes fatores, como custo, tempo e riscos. 
Contudo, para se construir um planejamento completo, é importante a 
utilização de métodos que possibilitem o trabalho dessa ampla gama de 
informações em um projeto. Por isso, o planejamento das comunicações deve se 
valer dessas técnicas que fazem com que o trabalho do pessoal responsável pela 
criação desse plano seja facilitado. 
Uma das técnicas possíveis para a criação de um planejamento de 
comunicação é a utilização de opinião especializada. Ela nada mais é do que a 
utilização da experiência de algumas pessoas pertencentes ao grupo do projeto 
ou não para o desenvolvimento do plano. 
Tal indivíduo ou grupo de pessoas deve estar atento às estruturas 
hierárquicas organizacionais e ao fluxo de poder da instituição. Devem ser 
pessoas com muita experiência na percepção do ambiente e da cultura das 
organizações, bem como atenção a práticas de abordagens sobre gerenciamento 
de mudanças nas organizações. 
Outra técnica importante é a análise de requisitos das comunicações, que 
nada mais é do que a atenção aos envolvidos no projeto sob o âmbito das 
comunicações. Essa técnica observa todas as necessidades de informações das 
partes interessadas com o intuito de atendê-las de forma otimizada. Assim, é 
 
 
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importante levar em consideração a documentação sobre os registros das partes 
interessadas. 
A análise dessas informaçõesdará a possiblidade da quantificação dos 
canais de comunicação. Essas informações, conforme visto anteriormente, são 
fatores importantes para se inferir o nível de complexidade observado no projeto. 
Também será possível analisar os organogramas e possíveis requisitos legais que 
podem interferir no projeto. Uma análise criteriosa dessas informações também 
dará a possibilidade de verificar questões sobre logísticas entre os envolvidos e a 
própria organização das atividades em si. 
Segundo o Guia PMBOK (2017), a terceira ferramenta ou técnica que 
facilita a criação de um plano de gerenciamento de comunicações é a utilização 
de tecnologias de comunicações. As ferramentas usadas para se transferir 
informações, entre os envolvidos no projeto, variam para cada instituição e 
projeto. Contudo, é inegável que o uso de tecnologias facilita em todos os âmbitos 
das atividades empresariais. 
Com relação à criação do gerenciamento de comunicações, as tecnologias 
utilizadas devem estar atentas a alguns fatores como: urgência da informação; 
disponibilidade e confiabilidade da tecnologia; facilidade de uso; o ambiente do 
projeto em si; e a confidencialidade da informação (PMBOK, 2017). 
Dois fatores em especial devem possuir grande atenção, que 
correspondem à disponibilidade e confiabilidade da tecnologia; e à facilidade do 
uso. Nos dias de hoje, nos ambientes em que os projetos ocorrem, a confiabilidade 
da tecnologia é extremamente necessária para garantir a distribuição das 
informações dentro do projeto. Assim, ele deve ser compatível e também 
constantemente disponível para utilização dos envolvidos. 
É importante o planejamento contemplar a tecnologia que será utilizada, 
com o intuito de reduzir erros no processo de comunicação por falta de 
planejamento sobre a tecnologia utilizada. Outro fator importante diz respeito à 
facilidade do uso, pois a escolha de todas as tecnologias de comunicações devem 
ser aderentes ao grupo de profissionais envolvidos no projeto. Dessa forma, em 
caso de alguma inconformidade, é necessário o planejamento de treinamentos e 
capacitações para a equipe. 
 
 
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TEMA 4 – OUTRAS FERRAMENTAS E TÉCNICAS PARA A CONSTRUÇÃO DO 
PLANO DE GERENCIAMENTO DE COMUNICAÇÕES 
É sempre oportuno lembrar que o processo de comunicação é uma das 
principais áreas de gerenciamento dentro de um projeto, e para que ela consiga 
ser efetiva, é necessária à sua observação ao longo do ciclo de vida do projeto. 
Muitas vezes, o que se observa na prática é que as atenções às comunicações 
acontecem apenas na fase de planejamento do projeto. Posteriormente, com o 
progresso das atividades, a comunicação é visualizada com menos atenção, 
causando grandes problemas ao andamento do projeto como um todo (Costa; 
Jungles; Oliveira, 2007). 
Assim, um planejamento de comunicações bem executado deve 
contemplar estratégias diversas com atenção ao projeto e a comunicação em si. 
Para que tal atividade seja facilitada, pode-se identificar ferramentas e técnicas 
disponíveis para atingir esse objetivo. 
4.1 Outras ferramentas e técnicas disponíveis 
Como continuação da apresentação de ferramentas e técnicas disponíveis 
para a criação de um plano de gerenciamento de comunicações, pode-se 
identificar a utilização de modelos de comunicação como a quarta técnica 
disponível. Segundo o PMBOK (2017), os modelos de comunicações representam 
de forma linear como o processo de comunicação se realiza. Conforme analisado 
anteriormente, o processo de comunicação necessita de um emissor, um receptor 
e uma mensagem. Esse modelo pode ser útil para a previsão de ruídos e o 
processo de comunicação no projeto. 
Assim, os modelos de comunicação podem possuir estruturas e estudos 
que ampliam o planejamento de comunicações no projeto. Esse planejamento 
deve levar em consideração a equipe, ferramentas de interação utilizadas, 
possibilidade de ruídos e a sua própria codificação. Porém, vale salientar que esse 
modelo de comunicações e seus aprimoramentos auxiliarão no desenvolvimento 
de estratégias de comunicação entre pessoas, ou então entre grupos pequenos, 
somente. Não costuma ser de grande valia para com a utilização em outras 
tecnologias de comunicação, como as comunicações por meio de internet, e-
mails, mensagens de difusão ou até mesmo mídias sociais. 
 
 
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A quinta técnica apresentada pelo PMBOK (2017) também diz respeito aos 
estudos sobre como a comunicação acontece, não apenas no âmbito dos 
projetos, mas no âmbito da instituição em si. São os estudos sobre os métodos 
de comunicação. Existem muitos métodos de comunicação diferentes que podem 
ser utilizados para realizar o compartilhamento de informações pelos envolvidos. 
Os métodos podem ser classificados em: comunicação interativa; 
comunicação passiva; comunicação ativa; comunicação interpessoal; 
comunicação em grupos pequenos; comunicação pública; comunicação de 
massa; e também a comunicação realizada por meio de redes e comunicação de 
computação social. Ou seja, existem estudos que catalogam os métodos de 
comunicação que podem ser muito úteis para, aliado aos documentos já 
existentes do projeto, planejar como a comunicação deve acontecer e mitigar os 
riscos eventuais encontrados (PMBOK, 2017). 
Apesar da constatação dos diferentes métodos de comunicação, especial 
atenção existe aos três primeiros, por serem muito considerados no planejamento 
de comunicação. Segundo o PMBOK (2017), a comunicação interativa é realizada 
entre dois ou mais indivíduos que realizam a troca de informações. Esse método 
utiliza-se de reuniões, telefonemas, mensagens instantâneas, e até possivelmente 
as mídias sociais para a sua realização. 
 
 Crédito: Monkey Business Images/Shutterstock. 
Já a comunicação ativa se preocupa com a disseminação de informação 
por meios próprios para os destinatários. Esse tipo de comunicação utiliza-se de 
cartas, e-mails, blogs, relatórios e memorandos, por exemplo, para a realização 
da distribuição das informações. O ponto negativo desse tipo de comunicação é 
que ela não garante o total entendimento da mensagem, mas sim a sua correta 
distribuição. 
Em alguns momentos, dentro do projeto, também se pode utilizar a 
comunicação passiva, que é útil para a disseminação da informação para um 
 
 
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número muito grande de interessados. Ela requer que os destinatários visualizem 
o conteúdo da informação e o interpretem de acordo com os seus critérios e 
entendimentos. Para tal, a utilização desse tipo de comunicação utiliza-se de 
páginas na web, intranet e documentos de lições aprendidas de projetos 
anteriores, por exemplo. 
De posse dessas informações, o gerente do projeto pode planejar como as 
informações serão distribuídas. É importante que a utilização de determinado 
método de comunicação leve em conta o público para qual ela foi desenvolvida. 
Outro fator importante é com relação ao momento em que determinada 
informação será enviada para um envolvido. Todos esses parâmetros devem ser 
estipulados nesse momento de planejamento das comunicações e que vão servir 
para que a execução do projeto seja realizada de forma facilitada. 
Outros métodos de comunicação também são importantes, como a 
comunicação interpessoal, que pode ser entendida como a comunicação 
realizada entre indivíduos, ou a comunicação de massa, que como o próprio nome 
já diz, é a concretização da comunicação para grandes populações. Todas as 
comunicações utilizam-se de meios próprios para serem realizadas e podem ser 
as já mencionadas, juntamente com quadros de avisos; revistas internas; 
relatórios anuais; comunicados à imprensa; grupos de discussões; fóruns de 
funcionários entre outros. 
É muito importante a revisão sistemática dos processos e ferramentas 
utilizadas para a realização da comunicação em projetos. É com a utilização dos 
processos de comunicação que os interessados terão conhecimento de como está 
sendorealizado o progresso das atividades, bem como o seu alinhamento com o 
plano estratégico da empresa. Assim, o sucesso do projeto depende das 
habilidades de comunicação do gerente de projeto com os envolvidos (Kolotelo; 
Carvalho, 2007). 
Porém, o processo de comunicação em projetos não consiste apenas no 
envio de informações positivas e benéficas para o projeto. A partilha de 
informações reais sobre o que está ocorrendo com o projeto é fator determinante 
para o seu sucesso. As comunicações em projetos não podem ser realizadas 
apenas com mensagens convenientes aos interessados, mas sim dando a total 
noção do progresso ao longo do seu desenvolvimento (Russo; Ruiz; Cunha, 
2005). 
 
 
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A sexta ferramenta ou técnica prescrita pelo PMBOK (2017) diz respeitos 
às habilidades interpessoais da equipe. Elas podem ser utilizadas nesse processo 
e ampliam os estudos e entendimentos sobre comunicação. Elas são classificadas 
em avaliação de estilos de comunicação; consciência política e consciência 
cultural. 
A avaliação de estilos de comunicação é uma técnica que pode ser utilizada 
na avaliação dos diferentes estilos de comunicação, visando identificar método, 
formato e conteúdo de comunicação preferido pelos envolvidos no projeto. Já a 
consciência política é uma importante análise que pode ser utilizada no 
planejamento. Ela se baseia no ambiente político da organização em que o projeto 
está sendo desenvolvido. Esse tipo de análise é muito útil e reconhece as relações 
de poder formais e informais da instituição aliado aos objetivos do projeto. 
Ainda, a consciência cultural é a realização de uma análise das diferentes 
características de pessoas ou grupos envolvidos no projeto, com o intuito de 
planejar como as comunicações se adaptarão à realidade de cada um. Diferenças 
culturais entre comunidades ou até mesmo linguísticas, quando o projeto é 
realizado com o envolvimento de pessoas de países diferentes, podem ser 
consideradas como situação de risco. Assim, a atenção a essa realidade e o total 
conhecimento dessas características ajudam na criação de um planejamento de 
comunicações que contemplem essas particularidades. 
Por fim, a sétima e oitava ferramenta ou técnica prescrita no PMBOK (2017) 
é a realização de reuniões e a representação de dados. Por reuniões, é necessário 
entender que devem ser planejadas de forma completa. Elas são um importante 
auxiliador no desenvolvimento de projetos, porém, devem ser dinâmicas e prestar 
o correto posicionamento do progresso do projeto, com a presença dos envolvidos 
necessários para cada etapa. A sua periodicidade e forma, presencial ou virtual, 
também devem ser planejadas nessa etapa. 
A representação de dados pode ser utilizada como auxílio na construção 
de uma matriz de avaliação do nível de engajamento dos interessados, por 
exemplo. Ela pode ser criada com informações sobre o nível de engajamento real 
e planejado para os envolvidos no projeto e podem auxiliar na comunicação 
realizada entre as partes. 
 
 
 
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TEMA 5 – FINALIZAÇÃO DO PROCESSO DE PLANEJAMENTO DAS 
COMUNICAÇÕES 
O planejamento de um projeto é o momento em que informações 
complexas sobre o gerenciamento de comunicação serão avaliadas e discutidas, 
com a finalidade de criação de um plano para atingir os objetivos prescritos no 
projeto de forma otimizada. Assim, é importante considerar a existência de 
diversas ferramentas e técnicas que devem ser utilizadas pelos envolvidos no 
projeto. Porém, também é necessário citar que, para a criação de tal 
planejamento, é imprescindível a existência de documentos anteriores que 
suportem esse processo, como o termo de abertura e um plano de gerenciamento 
do projeto, entre outros. 
5.1 Documentos criados no processo de planejamento das comunicações 
no projeto 
Segundo Vargas (2005), é imprescindível a criação e utilização de um plano 
de comunicação nos projetos, pois eles aumentam seu controle institucional; 
facilitam e dão agilidade na tomada de decisão; auxiliam na orientação de 
possíveis revisões; auxiliam na capacidade de adaptação e na antecipação de 
situações desfavoráveis. Porém, o autor cita como principais motivos para o 
fracasso na utilização do planejamento de comunicações: falta ou confiabilidade 
de informação; reduzida sistematização de atividades; pouca importância à 
distribuição de informações; interesse individual em ocultar informações; e 
também a ausência de padrão de comunicação. 
É importante a conscientização de que, após a criação do plano de 
gerenciamento de comunicações, ele seja utilizado pelos envolvidos no projeto. 
Ele é o principal documento criado após o processo de planejamento das 
comunicações, porém deve passar por revisões ao longo do andamento do 
projeto. 
Um plano de gerenciamento de comunicações deve conter: informações 
sobre os diferentes requisitos de comunicações utilizados pelas partes 
interessadas; informações a serem comunicadas, considerando a possibilidade 
de utilização de diferentes idiomas, formatos e nível de detalhamento; razão 
prática para a distribuição de determinadas informações; frequência de 
 
 
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distribuição das informações; indivíduo responsável pela comunicação das 
informações, verificação de seu recebimento e resposta quando necessário; 
tecnologias utilizadas para a transmissão das informações do projeto, como e-
mail, memorando e mídias sociais, por exemplo; e também um diagramas do fluxo 
das informações do projeto, entre outros. 
O plano de comunicação deve conter particularidades e informações 
diferentes de acordo com maturidade da instituição no planejamento de projetos, 
bem como sua cultura e histórico anterior. Assim, os itens citados anteriormente 
compõem um grupo de sugestão de itens que podem estar contidos no processo 
final de criação de um planejamento de comunicações em projeto. 
 
Fonte: Rawpixel.com/Shutterstock. 
Esse plano também pode conter informações e diretrizes sobre a realização 
das reuniões ao longo do andamento do projeto. Esse tipo de informação é 
importante para que as atividades se estruturem de acordo com essas indicações. 
Porém, ao término do processo de planejamento do gerenciamento das 
comunicações, outras atividades podem ser importantes, como as atualizações 
no plano de gerenciamento do projeto e as atualizações nos outros documentos 
do projeto, quando necessário. 
Após a finalização do processo de planejar o gerenciamento das 
comunicações, podem haver situações como reavaliação de uma parte 
interessada importante, ou substituição de um software que pode atingir outros 
âmbitos do gerenciamento de projetos. Assim, custos ou riscos podem ser 
atingidos causando uma reavaliação de outros âmbitos de todo o projeto. 
A ausência de informações pode comprometer algum objetivo importante 
de um projeto, pois o desconhecimento de informações ou a ausência de um 
processo de comunicação realizado de forma efetiva pode levar interessados a 
considerar algumas suposições. De acordo com as características de cada 
envolvido, essas suposições podem acarretar em atitudes e ações danosas para 
o projeto. Assim, é importante ressaltar que as informações não devem apenas 
 
 
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ser repassadas por meio de algum sistema ou e-mail. É importante que ela seja 
compreendida pelos envolvidos na execução da atividade (Pimenta; Lima; 
Dergint, 2005). 
 
 
 
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REFERÊNCIAS 
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Ponta Grossa, v. 3, n. 2, 2007. 
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PIMENTA, R. B.; LIMA, I. A.; DERGINT, D. E. A. Comunicação eficaz: competência 
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