Características e Funções dos Arquivos

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a fim de que sejam mantidas suas
 características e seus valores de 
INTRODUÇÃO prova. Segundo Luciana Duranti, 
 os documentos de arquivo pos- 
A formação dos arquivos está rela- suem as seguintes características: 
cionada à necessidade de registrar 
e conservar registros das ações e  Imparcialidade 
de fatos da vida humana para fins 
de prova e de informação. As so- Está relacionada ao fato de que a 
ciedades antigas procuravam de produção documental ocorre em 
alguma forma, por símbolos ou determinado contexto e para de- 
pela escrita, registrar traços de terminado fim. Embora sejam re- 
sua cultura de suas atividades em digidos por meio de uma ação hu- 
suportes diversos como a pedra, o mana, os documentos são impar- 
pergaminho, o papel, etc. ciais, pois são criados para aten- 
 der a um objetivo específico, 
Arquivos – Conceitos e Defini- como por exemplo, a compra de 
ções um material; 
 
Os arquivos podem ser definidos  Autenticidade 
como o “conjunto de documentos 
produzidos e recebidos por órgãos Os documentos de arquivo são 
públicos, instituições de caráter criados, mantidos e custodiados 
público e entidades privadas, em de acordo com procedimentos que 
decorrência do exercício de ativi- podem ser comprovados; 
dades específicas, bem como por 
pessoa física, qualquer que seja o  Naturalidade 
suporte da informação ou a natu- 
reza dos documentos” (Art. 2º, Lei Os documentos são acumulados 
nº 8.159/91). Assim sendo, pode-se de acordo com as atividades da 
afirmar que os documentos de ar- instituição, ou seja, sua acumula- 
quivo resultam das atividades rea- ção ocorre dentro das transações 
lizadas pela entidade produtora e por ela executadas; 
devem ser compreendidos dentro 
do contexto orgânico de produção, 
 
 Inter-relacionamento III. entidade: instituição ou servi- 
 ço que tem por finalidade a custo- 
Os documentos estabelecem rela- dia, o processamento técnico, a 
ção entre si e com as atividades conservação e o acesso aos docu- 
que o geraram. O documento de mentos. 
arquivo deve ser entendido como 
peça de todo orgânico e não como Exemplo: Arquivo Público Municipal 
elemento isolado de um contexto; de Indaiatuba, Arquivo Público do 
 Estado de Goiás, Arquivo Público 
 Unicidade do DF e Arquivo Nacional. 
 
Cada documento de arquivo tem Finalidade dos Arquivos 
lugar único na estrutura documen- 
tal à qual pertence. Esse aspecto Os arquivos possuem duas finalida- 
não está diretamente relacionado des: a primeira é servir à adminis- 
ao número de cópias produzidas, tração da entidade que o produziu; 
mas sim à função "única" que os a segunda é servir de base para o 
documentos executam dentro do conhecimento da história dessa 
contexto organizacional. entidade. Eles são utilizados, num 
 primeiro instante, para o cumpri- 
O termo arquivo é polissêmico e: mento das atividades administrati- 
denota não apenas um conjunto vas da instituição que os produziu 
de documentos resultantes de ati- e constituem, com o decorrer do 
vidades, podendo ainda ser utiliza- tempo, meios de se conhecer o 
do com outros significados comu- seu passado e a sua evolução. 
mente cobrados em provas, quais 
sejam: Função dos Arquivos 
 
I. Mobiliário: móvel destinado à A função principal dos arquivos é 
guarda de documentos. Exemplo: possibilitar o acesso às informa- 
estantes e armários. ções que estão sob sua responsa- 
II. Setor: instalação física, na bilidade de guarda, de maneira rá- 
qual funciona o arquivo. pida e precisa. 
 
Exemplo: Setor de arquivo do Mi- 
nistério do Meio Ambiente, da 
Agência Nacional de Águas, etc. 
 
Classificação dos Arquivos intermediários e permanentes, o 
 que corresponde ao ciclo vital das 
 Natureza dos documentos informações, também chamado de 
 Teoria das Três Idades. A Lei nº 
Quanto à natureza dos documen- 8.159/91 define em seu artigo 8º 
tos, classificam-se em especial e esses três estágios da seguinte 
especializado. O arquivo especial é maneira: 
constituído por documentos de di- I. Arquivos correntes: são 
versos formatos, como DVDs, CDs, aqueles em curso ou que, mesmo 
fitas e microfilmes que, devido às sem movimentação, constituam 
características do suporte, mere- objeto de consultas frequentes. 
cem tratamento especial quanto II. Arquivos intermediários: são 
ao seu armazenamento e trata- aqueles que, não sendo de uso 
mento técnico. O arquivo especia- corrente nos órgãos produtores, 
lizado é constituído por documen- por razões de interesse adminis- 
tos resultantes de uma determina- trativo, aguardam a sua eliminação 
da área do conhecimento humano, ou o recolhimento para guarda 
independentemente do suporte em permanente. 
que a informação encontra-se re- III. Arquivos Permanentes: con- 
gistrada. São exemplos de acervos juntos de documentos de valor 
especializados os arquivos médi- histórico, probatório e informativo 
cos, os arquivos de engenharia, que devem ser definitivamente 
entre outros. preservados. 
 
 Extensão  Entidades mantenedoras 
 
Quanto à extensão, os arquivos Conforme as características da 
podem ser setoriais, estabelecidos entidade acumuladora de docu- 
junto aos setores da instituição, ou mentos, estes podem ser divididos 
arquivos centrais ou gerais, que em: 
reúnem sob sua guarda documen- I. Arquivos públicos: são aque- 
tos provenientes de diversos seto- les produzidos por instituições pú- 
res de uma instituição. blicas nas esferas federal, esta- 
 dual e municipal. Também são 
 Estágios de evolução considerados públicos os arquivos 
 acumulados por empresas privadas 
Quanto aos estágios, os arquivos encarregadas da gestão de servi- 
são identificados como correntes, 
ços públicos. entidade coletiva, pessoa jurídica 
II. Arquivos privados: são aque- ou física refletem a estrutura e as 
les produzidos ou recebidos por atividades da sua entidade mante- 
pessoas físicas ou jurídicas, em de nedora no contexto da organiza- 
decorrência de suas atividades (Lei ção dos conjuntos documentais. 
nº 8.159/91, art. 11). Ex.: arquivos 
comerciais, institucionais, pessoais.  Princípio da unicidade 
 
Ressalta-se que os arquivos pes- Os documentos de arquivo con- 
soais/familiares, os comerciais e servam seu caráter único em fun- 
os institucionais também podem ção do contexto em que foram 
ser chamados de arquivos privados. produzidos. Este aspecto não está 
Para facilitar a visualização da diretamente relacionado ao núme- 
classificação dos arquivos, segue ro de cópias produzidas, mas sim 
abaixo o resumo: à função “única” que os documen- 
 tos executam dentro do contexto 
Classificações Definições organizacional. 
Ent. Mantenedora Pública ou Privada 
Estágios de evolução Corrent. Intermed.  Princípio da proveniência 
Exten. ou Abrangên. Set. ou Central/geral (respeito aos fundos) 
Natureza dos Doc. Especial Especializa. 
 Princípio básico da arquivologia, 
Princípios Arquivísticos segundo o qual o arquivo produzi- 
 do por uma entidade coletiva, pes- 
A disciplina arquivística é regida soa ou família não deve ser mistu- 
por vários princípios. No entanto, rado aos de outras entidades pro- 
essa obra vai abordar apenas dutoras. Considerado fundamental 
aqueles relacionados aos tópicos para a organização dos documen- 
exigidos no edital do concurso. tos de arquivo. 
 
 Princípio da organicidade  Princípio do respeito à or- 
 dem original (ordem primitiva/ 
A organicidade diz respeito à rela- princípio da santidade) 
ção natural entre documentos de 
um arquivo em decorrência das Princípio segundo o qual o arquivo 
atividades da entidade que o acu- deveria conservar a ordenação 
mulou. Os arquivos produzidos por (arranjo) original dada pela enti- 
 
dade, pessoa ou família que o pro- bliotecas, visto que as operações 
duziu. É considerado segundo grau destinadas ao tratamento técnico 
de aplicação do princípio da prove- da informação são distintas. Cada 
niência éfundamental para a orga- uma destas áreas, embora traba- 
nização dos documentos de arqui- lhem com a informação, fazem 
vo. uso de técnicas e metodologias 
 distintas, conforme demonstra o 
 Princípio da pertinência quadro abaixo: 
 
Princípio segundo o qual os docu- 
mentos deveriam ser reclassifica- 
dos por assunto, sem ter em con- 
ta a proveniência e a classificação 
original. Também chamado de 
princípio temático. 
 
 Princípio da reversibilidade 
 Classificação dos documentos de 
Princípio segundo o qual todo pro- arquivo 
cedimento ou tratamento empreen 
dido em arquivos pode ser reverti- Os documentos de arquivo podem 
do, se necessário. É aplicado na ser classificados quanto aos se- 
restauração de documentos. guintes aspectos: 
 
 Territorialidade (Proveniência  Quanto ao gênero: 
Territorial) 
 I. : documentos que 
Conceito derivado do princípio da contêm informação em formato 
proveniência e segundo o qual ar- de texto. Ex.: atas e ofícios; 
quivos deveriam ser conservados II. : são os documentos 
em serviços de arquivo do territó- com dimensões e rotações variá- 
rio no qual foram produzidos. veis, contendo registros fonográfi- 
 cos. Ex.: CDs de música, fitas K7; 
Arquivos X Bibliotecas III. : são os docu- 
 mentos que contêm representa- 
Embora tenha como objeto de es- ções geográficas, arquitetônicas 
tudo a informação, os arquivos não ou de engenharia. Ex.: mapas, 
devem ser confundidos com as bi- 
plantas e perfis; e da imagem das pessoas. 
IV. : são os docu- 
mentos em películas cinematográ-  Quanto à espécie 
ficas e fitas magnéticas de ima- 
gem, conjugadas ou não a trilhas I. Espécie documental é a 
sonoras, contendoimagens em mo- “configuração que assume um do- 
vimento. Ex.: fitas videomagnéticas cumento de acordo com a disposi- 
V. : são os docu- ção e a natureza das informações 
mentos em suportes sintéticos, nele contidas” (Dicionário de Ter- 
em papel emulsionado ou não, minologia Arquivística, 1996). A 
contendo imagens estáticas. Ex.: espécie é modelo documental es- 
fotografias, negativos, diapositivos colhido para se registrar a infor- 
(slides), gravuras, desenhos; mação arquivística. Ex.: ofício, por- 
VI. : documentos taria, ata. 
em suporte fílmico, resultantes da 
microrreprodução de imagens. Ex.:  Quanto ao tipo (tipologia) 
microfilme, microficha, cartão- 
janela; De acordo com a sua utilização, as 
VII. documentos espécies documentais recebem 
criados, armazenados e utilizados funções específicas dentro das 
em computador; Ex.: disquete, dis- instituições, formando tipos docu- 
co rígido, arquivo do Excel. mentais. Entende-se por tipo do- 
 cumental a “configuração que as- 
 Quanto à natureza do assun- sume uma espécie documental, de 
to: acordo com a atividade que a ge- 
 rou”. Ex.: ata de reunião, certidão 
 do- de casamento, boletim de fre- 
cumentos que não possuem restri- quência etc. A formação dos tipos 
ção de acesso. documentais é feita por meio da 
 junção: espécie documental e fun- 
 documentos que so- ção (atividade). 
frem restrição de acesso, cuja di- 
vulgação ponha em risco a segu- Espécie Documental 
rança da sociedade e do Estado, Boletim 
bem como aqueles necessários ao Certidão 
resguardo da inviolabilidade da inti- 
midade, da vida privada, da honra 
 
Função (Atividade) contém informações essenciais 
Ocorrência sobre matérias com que a organi- 
Nascimento zação lida, para fins de estudo ou 
 pesquisa). 
Tipologia 
Boletim de ocorrência  Idades documentais 
Certidão de nascimento 
 também 
Teoria das Três Idades conhecida como fase ativa, é 
 composta pelos documentos que 
É fundamentada na divisão do ciclo possuem maior potencial de uso 
de vida dos documentos em três dentro das instituições e devem 
fases distintas, conforme os valo- ser guardados em locais próximos 
res documentais e a frequência de aos de sua produção, para facilitar 
uso para a instituição produtora. o acesso. Nesta fase, os documen- 
 tos são de acesso restrito ao se- 
 Valores Documentais tor que os produziu, tendo em vis- 
 ta que a sua criação decorre das 
O ciclo vital dos documentos agre- atividades por ele desempenhadas. 
ga dois valores distintos para pro- No entanto, o acesso pode ser fa- 
mover a avaliação documental: o cultado a outros setores da insti- 
valor primário ou administrativo, tuição, mediante requerimento en- 
presente na primeira e na segunda caminhado pelo solicitante. 
idade, que deve ser temporaria- 
mente preservado por razões co- 
administrativas, legais ou fiscais; e nhecida também como fase semi 
o valor secundário ou histórico, ativa, é composta por documentos 
presente na terceira idade, que diz de consulta eventual para a insti- 
respeito ao uso dos documentos tuição produtora. O arquivamento 
para outros fins que não aqueles desses documentos pode ser feito 
para os quais foram criados. O va- em local distinto daquele em que 
lor secundário deve ser preserva- foram produzidos, com a finalidade 
do de maneira definitiva pela insti- de se diminuir os gastos referen- 
tuição. Ele se divide em probatório tes à sua manutenção. Nesta fase, 
(quando comprova a existência, o os arquivos aguardam a sua desti- 
funcionamento e as ações da insti- nação final, que poderá ser a eli- 
tuição) ou informativo (quando minação ou a guarda permanente. 
 
tam- suas atividades administrativas, 
bém chamada de fase inativa, é como a tomada de decisões, a 
composta por documentos que avaliação de processos, o controle 
perderam o uso administrativo e das tarefas, etc. As principais ati- 
que são preservados em função do vidades desempenhadas nesta fase 
seu valor histórico, probatório e in- são: protocolo, expedição, arquiva- 
formativo –e, por essa razão, ja- mento, empréstimo, consulta e 
mais poderão ser eliminados. Os destinação. 
documentos desta fase, resguar- 
dadas as restrições de sigilo, têm  Protocolo 
o seu acesso franqueado (libera- Os documentos da fase corrente 
do). Os documentos que provam a apresentam grande potencial de 
origem/criação da instituição (con- tramitação dentro das áreas e se- 
tratosocial, ato constitutivo); sua tores da instituição; para que essa 
evolução (relatório de atividades) e documentação não se perca, é 
seu funcionamento (ato normativo, necessário exercer o controle de 
estatuto, regimento interno) são sua movimentação por meio de 
considerados de guarda permanen- instrumentos próprios que garan- 
te. tam sua localização e segurança. 
 
→ Esquema representativo –  Rotinas de Protocolo 
Teoria das Três Idades Para alcançar essas finalidades, o 
 protocolo executa as seguintes 
 atividades: 
 
 a) Recebimento: inclui a ativida- 
 de de receber os documentos e 
 efetuar a separação em duas ca- 
 tegorias: oficial, que trata de ma- 
 téria de interesse institucional, e 
 e particular, que trata de conteú- 
 do de conteúdo de interesse pes- 
Arquivos Correntes soal. Os documentos oficiais são 
Os documentos da fase corrente divididos em ostensivos e sigilosos. 
possuem grande potencial de uso Aqueles de natureza ostensiva de- 
para a instituição produtora e são verão ser abertos e analisados. No 
utilizados para o cumprimento de momento da análise, deverá ser 
 
verificada a existência de outros externa desses documentos. 
registros relacionados ao docu- 
mento recebido, para se fazer a g) Controle da tramitação: são 
devida referência. Os documentos as operações destinadas a regis- 
de natureza sigilosa e aqueles de trar a localização do documento 
natureza particular deverão ser dentro da instituição. Tal controle 
encaminhados diretamente aos pode ser executado por meio de 
respectivos destinatários. cadernos de protocolo ou por 
 meio de sistemas eletrônicos, es- 
h) Registro: os documentos re- tes garantem maior segurança e 
cebidos pelo protocolo são regis- agilidade ao processo de controle 
trados em formulários ou em sis- de tramitação. 
temas eletrônicos,nos quais serão 
descritos os dados referentes ao  Procedimentos Administrati- 
seu número, nome do remetente, vos 
data e assunto, espécie, entre Além das atividades citadas no tó- 
outros elementos. pico anterior, no protocolo, são 
 realizados procedimentos adminis- 
i) Autuação: refere-se à cria- trativos, que podem ser divididos 
ção de processo. em duas grandes categorias: uma 
 que trata da espécie documental 
j) Classificação: análise e iden- denominada processo e a outra 
tificação do conteúdo de documen- que trata da espécie documental 
tos seleção da categoria de assun- denominada correspondência. 
to sob a qual possam ser recupe- 
rados, podendo atribuir a eles có-  Processo 
digos. Essa tarefa é executada 
com o auxílio do plano de classi-  Definição 
ficação, caso a instituição possua 
esse instrumento. Entende-se por processo o con- 
 junto de documentos reunidos em 
k) Movimentação (expedição/ capa especial, que vão sendo or- 
Distribuição): consiste na entrega nicamente acumulados no decurso 
dos documentos aos respectivos de uma ação administrativa ou ju- 
destinatários. A distribuição é a diciária. 
remessa dos documentos aos 
setores de trabalho, enquanto a  Abertura (atuação) 
expedição consiste na remessa 
 
Na formação do processo, deverão retirada conservará a numeração 
ser observados os documentos cu- original de suas folhas ou peças, 
jo conteúdo esteja relacionado a permanecendo vago o número de 
ações e operações contábeis finan- folha(s) correspondente(s) ao 
ceiras, ou requeira análises, infor- desentranhamento. Ressalta-se 
mações, despachos e decisões de que é vedada a retirada da folha 
diversas unidades organizacionais ou peça inicial do processo. 
de uma instituição. A autuação de 
documentos avulsos para forma-  Juntada 
ção de processos é obrigatória 
quando o assunto, tema ou solici- É a união de um processo a outro, 
tação requerer análises, informa- feita pelo protocolo central ou se- 
ções, despachos, pareceres ou torial da unidade correspondente, 
decisões administrativas. mediante determinação, por des- 
A abertura de processos não digi- pacho, de seu dirigente. A juntada 
tais deverá ser feita no protocolo será realizada por meio da anexa- 
ou unidade protocolizadora, a par- ção ou apensação. 
tir de uma peça preferencialmente Juntada por anexação –é a união 
original ou de uma cópia autentica- definitiva e irreversível de 01 ou 
da. Nos processos digitais, a autua- mais processo(s) a 01 outro pro- 
ção poderá ser realizada por usuá- cesso (considerado principal), des- 
rio autorizado, diretamente no sis- de que pertencentes a um mesmo 
tema informatizado. interessado e que contenham o 
 mesmo assunto. A anexação é 
 Operações realizada quando há a dependência 
 entres processos. A dependência 
 Desentranhamento será caracterizada quando for pos- 
 sível definir um processo como 
É a retirada de folhas ou peças, principal e um ou mais como aces- 
mediante despacho da autoridade sórios. 
competente. O desentranhamento Alguns exemplos que caracterizam 
poderá ocorrer por interesse da os processos principais e acesso- 
administração ou a pedido do inte- rios: 
ressado, sendo necessária a inser- 
ção de “Termo de desentranha- Processo Principal 
mento” após o último despacho, Aquisição de Material 
Para registrar essa operação. O Licença sem vencimentos 
processo que tiver folha ou peça 
 
Processo acessório tiva, deve-se estabelecer critérios 
Prestação de contas para realizar a avaliação dos docu- 
Cancelamento de licença mentos. 
 
Tipologia  Tabela de Temporalidade 
Boletim de Ocorrência 
Certidão de Nascimento Para avaliar os documentos, deve- 
 rá ser constituída, em cada insti- 
Juntada por apensação é a união tuição, uma comissão multidiscipli- 
provisória de um ou mais proces- nar, formado por servidores de 
sos a um processo mais antigo, suas diversas áreas técnicas deno- 
destinada ao estudo e à uniformi- minada Comissão Permanente de 
dade de tratamento em matérias Avaliação. Tal comissão será res- 
semelhantes, com o mesmo inte- ponsável pela elaboração da tabela 
ressado ou não, conservando cada de temporalidade de documentos, 
processo a sua identidade e inde- instrumento resultante da avalia- 
pendência. Sempre que ocorre ção que define prazos de guarda 
uma juntada por apensação, os dos documentos nas fases corren- 
processos passam a tramitar jun- te e intermediária, sua destinação 
tos e o acréscimo de novas folhas final (eliminação ou guarda perma- 
deverá ocorrer somente no pro- nente), bem como a alteração de 
cesso principal. suporte. 
 A tabela de temporalidade possui 
 Desapensação as seguintes características: 
 
Consiste na separação física de a) fornece informações sobre a 
processos apensados. A desapen- alteração do suporte da informa- 
sação deverá ocorrer antes do ar- ção, ou seja, define quais docu- 
quivamento do(s) processo(s). mentos serão digitalizados ou mi- 
 crofilmados pela instituição; 
 
 Avaliação de documentos b) é elaborada por uma Comis- 
Tendo em vista que é impossível são Permanente de Avaliação, 
preservar tudo que é acumulado composta por servidores respon- 
pelas instituições, e o fato de exis- sáveis pelos setores da instituição; 
tirem documentos de guarda tem- 
porária e outros de guarda defini- 
 
c) para ser aplicada aos docu-  Arquivamento 
mentos da instituição, a tabela de- 
verá ser aprovada por autoridade  Arquivamento de Documen- 
competente. tos 
 
Os prazos de guarda definidos pela O arquivamento consiste na guar- 
Tabela de Temporalidade baseiam- da dos documentos em lugares 
se na legislação em vigor. Os docu- próprios, como caixas e pastas, de 
mentos de arquivo não cumprem acordo com um método de orde- 
um prazo de guarda único, esse nação previamente estabelecido, e 
período de retenção varia de acor- na guarda dessas embalagens 
do com o documento e de acordo (caixas e pastas) em mobiliários 
com a respectiva tabela. Assim, específicos, como estantes e ar- 
não se pode afirmar que todos quivos de aço. Para que os arqui- 
os documentos de arquivo ficam 5 vos se tornem acessíveis, é neces- 
anos na fase corrente ou que se sário que eles sejam corretamen- 
tornarão de guarda permanente te arquivados de maneira a agilizar 
após 40 anos da sua produção. O sua recuperação. Antes do arqui- 
quadro a seguir foi extraído da Ta- vamento, os documentos devem 
bela utilizada pelo Poder Executivo ser devidamente classificados de 
Federal e demonstra alguns exem- acordo com a função ou atividade 
plos da temporalidade de docu- a que se referem; essa tarefa é 
mentos. executada com o auxílio do plano 
 de classificação. 
→ Recorte da tabela de tempo- 
ralidade  Plano de classificação 
 
 Instrumento que reflete as fun- 
 ções/atividades da empresa que 
 deram origem aos documentos, 
 ele serve para orientar a operação 
 de arquivamento e recuperação da 
 informação. O plano tem a finali- 
 dade de classificar todo e qualquer 
 documento produzido ou recebido 
 pela instituição no exercício de 
 suas atividades. A classificação por 
 
assuntos é utilizada com o objetivo b) Estudo: leitura do documen- 
de agrupar os documentos sob um to para verificar a entrada que 
mesmo tema, como forma de agili- será atribuída, a existência de 
zar sua recuperação e facilitar as outros documentos que tratam de 
tarefas arquivísticas relacionadas matéria semelhante. 
ao processamento técnico da in- 
formação. c) Classificação: análise e iden- 
Para ilustrar esse instrumento, tificação do conteúdo de docu- 
segue abaixo um exemplo de Plano mentos, seleção da categoria de 
de Classificação utilizado pelo Po- assunto sob a qual sejam recupe- 
der Executivo Federal. rados. 
 
 Modelo de Plano de Classifi- d) Codificação: inserção de có- 
cação digos nos documentos de acordo 
 com o método de arquivamento 
I. Administração Geral adotado: letras, números, cores. 
II. Modernização da Reforma 
Administrativa e) Ordenação:é a disposição 
III. 010 Organização e Funciona- dos documentos de acordo com a 
mento classificação e a codificação da- 
IV. 012 Comunicação Social dos. Para facilitar a ordenação, os 
V. 034 Movimentação de Mate- documentos podem ser dispostos 
rial em pilhas ou escaninhos. 
 
 Operações de Arquivamento f) Guarda de documentos: é 
 a colocação do documento na res- 
Tendo em vista a importância de pectiva pasta, caixa, arquivo ou es- 
se guardar corretamente os docu- tante. 
mentos de arquivo, visando a sua 
localização, faz-se necessária a  Métodos de Arquivamento 
adoção das seguintes operações 
de arquivamento: Para que os documentos de ar- 
 quivo estejam acessíveis, é neces- 
a) Inspeção: exame do docu- sário que eles sejam bem ordena- 
mento para verificar a existência dos e arquivados. O arquivamento 
de despacho que indique se ele é feito por meio de métodos espe- 
seguirá para o arquivamento. cíficos que chamamos de métodos 
 de arquivamento. 
 
A escolha mais adequada do méto-  Métodos Básicos 
do de arquivamento depende da 
natureza dos documentos a serem Dividem-se em alfabético, geográ- 
arquivados e da estrutura da orga- fico, numérico e ideográfico. 
nização acumuladora. A instituição Alfabético: utiliza o nome como 
pode adotar quantos forem neces- elemento principal de busca. A 
sários para bem organizar seus do- ordenação dos nomes é feita de 
cumentos. acordo com as regras de alfabeta- 
 ção. 
Pode-se dividi-los em duas classes: 
  Alfabético 
 Métodos padronizados 
 Utiliza o nome como elemento 
Dividem-se em variadex, automáti- principal de busca. A ordenação 
co e soundex. Vamos abordar so- dos nomes é feita de acordo com 
mente o variadex, visto que os de- as regras de alfabetação. 
mais métodos padronizados não 
têm aplicação prática nos arquivos  Geográfico 
brasileiros. 
 Utiliza o local ou a procedência do 
 Variadex documento como elemento princi- 
 pal de busca. O método geográfico 
Utiliza a combinação de cores e le- organiza os documentos conforme 
tras para o arquivamento dos do- os seguintes critérios: por estado, 
cumentos. Cada sequência de le- país ou cidade. 
tras recebe uma cor específica. 
  Númerico 
Ex: 
 Utiliza números para a recupera- 
sequência a,b,c,d,e………..prata ção da informação. Divide-se em 
 simples, crono-lógico e dígito- 
sequência f,g,h,i,j……...ouro terminal. 
 
 Simples 
 De acordo com a sua ordem de 
 entrada ou registro no arquivo, 
 sem qualquer preocupação com a 
 ordem alfabética. 
 
Cronológica → Numérico: os assuntos rece- 
Utiliza número e data como forma bem números específicos. Divide- 
de localização da informação. se em decimal, duplex e unitermo. 
 
Dígito-terminal Decimal 
Os documentos são arquivados ●Expansão limitada de classes 10 
conforme uma sequência numérica ●As subdivisões são representadas 
composta de seis dígitos que são por “pontos”. 
divididos em três pares. A leitura Ex.: 211 Cursos 
da sequência se dá da direita para ●Extensão 
a esquerda. ●Formação 
Ex.: o número 170482 será divido 
em três pares que serão lidos da Duplex 
direita para esquerda, sendo 82 o ●Expansão ilimitada de classes. 
primeiro par, 04 o segundo e 17 o ●As subdivisões são representadas 
terceiro. por “traços”. 
 Ex.: 2-1-1 Cursos 
 Ideográfico ●Extensão 
Distribui os documentos conforme ●Formação 
os assuntos a que eles se referem. 
Divide-se em: Unitermo 
 Criam-se fichas a partir de termos 
→ Alfabético: os assuntos são utilizados pela instituição. 
divididos conforme a ordenação Cadastram-se, na ficha, os núme- 
dicionário e a ordenação enciclo- ros dos documentos que contêm a 
pédica. palavra nela registrada. 
 
  Sistema de Busca 
 
 A busca dos documentos é reali- 
 zada por meio de dois grandes sis- 
 temas: o sistema direto, em que a 
 busca é feita diretamente no local 
 onde o documento está arquivado; 
 e o sistema indireto, em que a 
 busca é feita com a ajuda de índi- 
 ces ou de instrumentos auxiliares. 
 
Os métodos alfabético e geográfi- Quando houver sobrenomes iguais, 
co são os únicos métodos do sis- prevalecerá a ordem alfabética 
tema direto, ou seja, os únicos dos prenomes: 
métodos que não adotam índices. 
Os métodos numéricos são do sis- Exemplo: 
tema indireto, portanto adotam Patrícia Pereira = Pereira, Patrícia 
índices para a localização dos Gilmar Pereira = Pereira, Gilmar 
documentos. Ordena-se: Pereira, Gilmar 
Além desses dois grandes sistemas Pereira, Patrícia 
de busca, existe outro chamado 
semi-indireto O método alfanumé- II. Sobrenomes compostos de 
rico, que combina letras e núme- adjetivo e substantivo ou ligados 
ros, é o único que integra este por hífen não se separam. Os so- 
último sistema de busca. brenomes compostos por São, 
 Santa ou Santo seguem a mesma 
 Regras da Alfabetização regra: 
 
Para ordenar os documentos pelo Ex: 
método alfabético, devem ser uti- Heitor Villa-Lobos Fernando Monte 
lizadas as regras de alfabetação Verde Ricardo São Pedro 
descritas abaixo: 
 Ordena-se: 
 Nomes brasileiros Monte Verde, Fernando São 
 Pedro, Ricardo 
I. Nos nomes de pessoas físi- Villa-Lobos, Heitor 
cas, considera-se o último sobre- 
nome e depois o prenome. III. Iniciais abreviadas de pre- 
Ex: nomes têm precedência às demais 
Felipe Ferreira Lima André Silva na ordenação, no caso de sobre- 
Araújo nomes iguais. 
 
 Observação: Ex: 
 César Lima Carlos Lima 
Ordena-se: C. Lima 
Araújo, André Silva Lima, Felipe 
Ferreira Ordena-se: 
 Lima, C. Lima, Carlos 
 Lima, César 
 
IV. Os títulos ou cargos não são Ordena-se: 
considerados na alfabetação. São Camargo Filho, Felipe Ferreira 
colocados após o nome completo, Neto, Daniel 
entre parênteses: 
  Nomes Estrangeiros 
Ex: 
Ministro Thomaz Bastos Doutor I. Em geral, nesses nomes, 
Fernando Rocha General Paulo considera-se o último sobrenome 
Pereira e depois o prenome. 
 
Ordena-se: Ex: 
Bastos, Thomaz (Ministro) Pereira, Paul Müller Michel Duchein 
Paulo (General) Rocha, Fernando 
(Doutor) Ordena-se: 
 Duchein, Michel Müller, Paul 
V. Artigos e preposições não são 
considerados na alfabetação. II. Os nomes hispânicos são 
 alfabetizados pelo penúltimo 
Ex: sobrenome, que corresponde ao 
Natália Rocha d’Andrade Cláudio de sobrenome da família do pai. 
Lima Sousa André Silva dos Anjos 
 Ex: 
Ordena-se: Juan Gutierrez Salazar Pablo 
Andrade, Natália Rocha d’ Anjos, Molinero Puentes 
André Silva dos Sousa, Cláudio de 
Lima Ordena-se: 
 Gutierrez Salazar, Juan Molinero 
VI. Sobrenomes que fazem parte Puentes, Pablo 
do grau de parentesco são consi- 
derados parte do último sobreno- III. Os nomes orientais (japone- 
me e por isso não se separam. ses, chineses, árabes) são regis- 
 trados como se apresentam. 
Ex: 
Daniel Ferreira Neto Felipe Ex: 
Camargo Filho Lao Xing Xiang 
 Akiko Yamamoto Sato 
 
 
 
Ordena-se: Empréstimo 
Akiko Yamamoto Sato Lao Xing 
Xiang No arquivo, a atividade de emprés- 
 timo deverá ser formalizada por 
 Nomes de eventos são man- meio de um indicador, denominado 
ditos como se apresentam. Os nu- guia-fora, colocado no lugar de 
merais são colocados ao final, en- uma unidade de arquivamento ou 
tre parênteses. item documental para assinalar a 
 sua remoção temporária. A guia- 
Ex: fora tem como finalidades: a co- 
Quinta Conferência de Administra- brança de pas-tas ou documentos 
ção III Congresso Nacional de Ar- que não tenham sido devolvidos no 
quivologia 2º Congresso Brasileiro prazo estipulado, e facilitar o 
de Arquivologia rearquivamento de documentos. 
 
Ordena-se: Arquivos Intermediários 
Conferência de Administração 
(Quinta) Congresso Brasileiro de Nesta fase, os documentos apre- 
Arquivologia (2º) Congresso Na- sentam baixa frequência de uso 
cional de Arquivologia (III) para a instituição acumulado-ra; 
 no entanto, por razões administra- 
 Nomes de empresas são tivas, devem ainda ser mantidos 
mantidos como se apresentam. no arquivo até que seja estabe- 
Não se consideram, na ordenação,lecida a sua destinação final, que 
os artigos e preposições que com- pode ser a eliminação ou a guarda 
põem esses nomes. permanente. Com afinalidade de 
 diminuir os gastos referentes à 
Ex: sua manutenção e utilização, os 
O Barateiro Embratel documentos da fase intermediária 
El País podem ser arquivados em locais 
 distantes daquele em que foram 
Ordena-se: produzidos. Os depósitos de guar- 
Barateiro (O) Embratel País (El) da intermediária devem possuir 
 grande capacidade de armazena- 
 mento, eles são construídos com 
 materiais e equipamentos de baixo 
 custo e utilizam sistemas de segu- 
 
rança para a prevenção de 
desastres. 
 Órgão que possui, entre outras 
 Atividades competências, a gestão e o reco- 
Para cumprir a sua função, os ar- lhimento dos documentos acumu- 
quivos intermediários executam as lados pelo Poder Executivo Fede- 
seguintes atividades: ral. 
 “Compete ao Arquivo Nacional a 
I. coordenação do recebimento gestão e o recolhimento dos do- 
de documentos da fase corrente: cumentos produzidos e recebidos 
recebe os documentos enviados pelo Poder Executivo Federal, bem 
pelos setores a realiza a confe- como preservar e facultar o aces- 
rência e o arquivamento das so aos documentos sob sua guar- 
caixas; da, e acompanhar e implementar a 
II. atendimento a consultas política nacional de arquivos.” (Art. 
dos setores/órgãos depositantes, 18 da Leinº8.159/91) 
quando os documentos forem soli- 
citados; 
III. aplicação da tabela de tem- 
poralidade aos documentos que 
ainda não tiverem sua destinação Define a política nacional de arqui- 
estabelecida; vos públicos e privados. O Conarq 
IV. seleção de documentos: se- é o órgão central do SINAR. 
para os documentos que serão eli- “O Conselho Nacional de Arquivos 
minados daqueles que serão reco- –CONARQ, órgão colegiado, vincu- 
lhidos à guarda permanente; lado ao Arquivo Nacional, criado 
V. recolhimento (envio) de do- pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8 
cumentos à fase permanente. de janeiro de 1991, tem por fina- 
 lidade definir a política nacional de 
Órgãos/Sistemas de Arquivo arquivos públicos e privados, bem 
 como exercer orientação norma- 
De acordo com a legislação arqui- tiva visando à gestão documental 
vística, identifica-se a existência e à proteção especial aos docu- 
dos seguintes órgãos/sistemas de mentos de arquivo.” (Art. 1º do 
arquivo: Decreto nº 4.073/2002) 
 
 
 
Art. 2º Consideram-se arquivos, 
 para os fins desta Lei, os conjun- 
 tos de documentos produzidos e 
Tem a finalidade de implementar a recebidos por órgãos públicos, 
política nacional de arquivos públi- instituições de caráter público e 
cos e privados. O SINAR foi criado entidades privadas, em decorrên- 
pelo Decreto nº 4.073/02. cia do exercício de atividades es- 
“O SINAR tem por finalidade imple- pecíficas, bem como por pessoa 
mentar a política nacional de arqui- física, qualquer que seja o suporte 
vos públicos e privados, visando à da informação ou a natureza dos 
gestão, à preservação e ao acesso documentos. 
aos documentos de arquivo.” (Art. 
10 do Decreto nº 4.073/2002) Art. 3º Considera-se gestão de do- 
 cumentos o conjunto de procedi- 
Recortes da Legislação mentos e operações técnicas refe- 
 rentes à sua produção, tramita- 
LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO ção, uso, avaliação e arquivamen- 
DE 1991 to em fase corrente e intermediá- 
Dispõe sobre a política nacional de ria, visando a sua eliminação ou 
arquivos públicos e privados e dá recolhimento para guarda perma- 
outras providências O PRESIDEN- nente. 
TE DA REPÚBLICA 
Faço saber que o Congresso Na- 
cional decreta e eu sanciono a 
seguinte Lei: 
 Art. 7º Os arquivos públicos são os 
DISPOSIÇÕES GERAIS conjuntos de documentos produzi- 
 dos e recebidos, no exercício de 
Art. 1º É dever do Poder Público a suas atividades, por órgãos públi- 
gestão documental e a proteção cos de âmbito federal, estadual, 
especial a documentos de arqui- do Distrito Federal e municipal em 
vos, como instrumento de apoio à decorrência de suas funções admi- 
administração, à cultura, ao desen- nistrativas, legislativas e judicia- 
volvimento científico e como ele- rias. 
mentos de prova e informação. 
 §1º São também públicos os con- 
 juntos de documentos produzidos 
 
e recebidos por instituições de ca- Art. 9ºA eliminação de documentos 
ráter público, por entidades priva- produzidos por instituições públi- 
das encarregadas da gestão de cas e de caráter público será rea- 
serviços públicos no exercício de lizada mediante autorização da 
suas atividades. instituição arquivística pública, na 
 sua específica esfera de compe- 
§2ºA cessação de atividade de tência. 
instituições públicas e de caráter 
público implica o recolhimento de Art. 10.Os documentos de valor 
sua documentação à instituição permanente são inalienáveis e im- 
arquivística pública ou a sua trans- prescritíveis. 
ferência à instituição sucessora. 
 DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE 
Art. 8º Os documentos públicos JANEIRO DE 2002 – REGULA- 
são identificados como correntes, MENTA A LEI Nº 8.159, DE 8 DE 
intermediários e permanentes. JANEIRO DE 1991, QUE DISPÕE 
 SOBRE A POLÍTICA NACIONAL DE 
§1ºConsideram-se documentos cor- ARQUIVOS PÚBLICOS E PRIVA- 
rentes aqueles em curso ou que, DOS. 
mesmo sem movimentação, cons- 
tituam objeto de consultas fre- 
quentes. 
 Art. 15. São arquivos públicos os 
§2ºConsideram-se documentos conjuntos de documentos: 
intermediários aqueles que, não 
sendo de uso corrente nos órgãos I. produzidos e recebidos por 
produtores, por razões de interes- órgãos e entidades públicas fede- 
se administrativo, aguardam a sua rais, estaduais, do Distrito Federal 
eliminação ou recolhimento para e municipais, em decorrência de 
guarda permanente. suas funções administrativas, le- 
 gislativas e judiciárias; (..) 
§3ºConsideram-se permanentes os II. produzidos e recebidos pelas 
conjuntos de documentos de valor empresas públicas e pelas socieda- 
histórico, probatório e informativo des de economia mista; 
que devem ser definitivamente III. produzidos e recebidos pelas 
preservados. Organizações Sociais, definidas 
 como tal pela Lei no 9.637, de 15 
 
de maio de 1998, e pelo Serviço 
Social Autônomo Associação das 
Pioneiras Sociais, instituído pela Lei 
no 8.246, de 22 de outubro de 91.