DEFINIÇÃO E CARACTERIZAÇÃO GERAL DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO_ÂMBITO E MODELOS DE GESTÃO

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LUÍS FILIPE RAPOSO PEREIRA
	
DEFINIÇÃO E CARACTERIZAÇÃO GERAL DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO: ÂMBITO E MODELOS DE GESTÃO
Seminário: Gestión y Evaluación de Sistemas de la Calidad en Servicios de Información. Implementación de Programas de Mejora
	
Universidade Lusófona de Humanidades e Tecnologias y Universidad de Alcalá Henares
Lisboa
2009
LUÍS FILIPE RAPOSO PEREIRA
DEFINIÇÃO E CARACTERIZAÇÃO GERAL DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO: ÂMBITO E MODELOS DE GESTÃO
Universidade Lusófona de Humanidades e Tecnologias y Universidad de Alcalá Henares
Lisboa
2009
ÍNDICE GERAL
Introdução.............................................................................................................4
Definição e caracterização geral dos sistemas de informação: âmbito e modelos de gestão................................................................................................................................5
Informação e Processo Informativo:Noção estabelecida...........................5
O processo informativo-documental............................................................8
Tipologia documental......................................................................13
Realidades Institucionais.............................................................................18
Arquivo.......................................................................................................19
Bibliotecas...................................................................................................20
Centros de Documentação........................................................................21
Museu..........................................................................................................23
Ciências da Informação.....................................................................................25
Sistemas de Informação: âmbito e modelos de gestão..............................31
Conclusão
Bibliografia
ÍNDICE DE IMAGENS
IMAGEM 1 Comeche (1995)
IMAGEM 2 Comeche (1995)
INTRODUÇÃO
Definição e caracterização geral dos sistemas de informação: âmbito e modelos de gestão
1.1 Informação e Processo Informativo: noção estabelecida
Enquadrados pelas necessidades de gestão e optimização da informação produzida nos múltiplos contextos institucionais responsáveis pela recolha, tratamento e difusão da informação, bem como pelos diferentes canais produtores associados, os modelos concebidos e surgidos enquanto sistemas de informação resultam da necessidade progressiva surgida nas últimas décadas do século passado de pensar, de uma forma estruturada, modelos e práticas administrativo-funcionais enquanto vector de racionalização e modernização dos diferentes serviços do domínio público e empresarial. 
Relevando de um espaço próprio concebido enquanto referencial epistemológico para o efeito, Ciências da informação, e decorrendo da explosão informativa operada nas sociedades modernas, os sistemas de informação procuram assumir o desígnio informativo inerente aos diferentes sectores do espaço social como paradigma potenciador de um conjunto vasto de pressupostos, configurando um acréscimo qualitativo na interacção estabelecida entre as pessoas e as instituições, bem como no potencial intelectual e decisório daí resultante.
Residindo a informação e o fenómeno informativo como unidade matricial deste entendimento concreto, a descrição das premissas caracterizantes associadas e dos diferentes modelos estabelecidos pelas Ciências da Informação, remetem-nos, inevitavelmente, para um primeiro momento de reflexão centrado precisamente na definição do conceito de informação e dos processos transformadores operantes, antes de avançarmos no sentido dos modelos aplicacionais que configuram os sistemas de informação.
Tomando como referência Comeche (1995) e Yepes (1996), qualquer objecto ou elementos materializantes de um contexto social possuem um potencial informativo, relacionado com a execução de actividades, funções ou estados perceptivos. Mas se essa informação se assume de um forma omnisciente em tudo o que compõe o meio envolvente, o seu carácter transformador reside, em absoluto, no processo apropriativo e sintetizante realizado pelo receptor e intérprete da mesma.
Configurando um sistema compósito complexo onde intervêm múltiplos pressupostos de âmbito cognitivo e conceptualizante, Comeche (1996) identifica três fases específicas no encadeamento performativo e finalístico do processo informativo:
- Fase de Criação: Momento associado ao surgimento da mensagem. Centrando-se num processo exclusivamente mental, o emissor concretiza de uma forma estruturante um conteúdo concreto, posteriormente transmitido a um receptor num conjunto alargado de possibilidades expressivas. Reproduzindo um estado de consciência, materializa-se através de signos verbais ou de diferentes naturezas expressivas.
- Fase Modal: Operação ou operações posteriores à fase de criação, onde a mensagem assume o seu potencial reprodutivo consubstanciado oralmente, por processos de escrita ou enquadrado no sistema codificante associado ao meio pelo qual se procura veicular. A mensagem adapta-se ao meio difusor assumindo um carácter de conformidade para transmissão.
- Fase de Recepção: Consumado o processo de representação mental e materializado de uma forma concreta, o receptor integra pelo estímulo físico produzido pelo emissor, o conteúdo projectado, elaborando e reconstruindo-o mentalmente. Assume-se como um momento particular na cadeia estabelecida no âmbito do processo informativo, revelando muita da complexidade inerente; apesar de a comunicação não pressupor a existência de diferenças lexicais entre os interlocutores, intervêm directamente nesta fase condicionantes de natureza individual e psíquica resultando, inevitavelmente, uma recriação e reinterpretação por parte do receptor do conteúdo gerado pelo emissor. 
De elemento passivo, em termos figurativos, o receptor torna-se activo reproduzindo um processo informativo semelhante mas de sentido inverso.
Mas se estas fases resultam como elementos definidores da estrutura do processo informativo, uma outra variável completa o encadeamento processual: a difusão. 
Implicando o acto comunicativo a interacção directa entre dois sujeitos, emissor e receptor, Comeche (1996), citando Harold D. Lasswell, sintetiza a fase de difusão da mensagem entre ambos recorrendo a quatro elementos básicos: “Quem diz o Quê, em que Canal, a Quem (Comeche, 1996, pg.35)”. 
Neste contexto, a noção central reside em «canal», enquadrado como elemento de ligação entre emissor e receptor. A mensagem afirma-se através de um meio concreto transportando-se e difundindo-se num espaço e tempo definido. O canal surge como o conjunto de elementos que asseguram e contribuem para o desenvolvimento desse fenómeno de propagação.
Através da difusão, independentemente do veículo e/ou do sistema de codificação verificados, cumpre-se o processo informativo, ilustrado na imagem abaixo.
IMAGEM 1 Comeche (1995)
De acordo com Comeche (1995) o sentido transformador da informação relaciona-se intimamente com o desconhecido e a forma como a dialéctica estabelecida entre conteúdo e receptor resulta na supressão de lacunas no sistema de conhecimentos deste último, num determinado momento espacio-temporal. 
Nesse sentido, e sendo que essa asserção resulta no estabelecimento de pressupostos diferenciadores relativamente aos conteúdos informativos percepcionados pelo receptor, o autor introduz uma diferenciação entre modalidades informativas decorrente dessa condição: informação potencial e informação efectiva. 
Sendo que a propriedade informativa se relaciona, intimamente, com os conhecimentos prévios de cada receptor, entende-se por informação potencial tudo aquilo que rodeia e enquadra o ser humano e que traduz o património intelectual e cognitivo necessário para o desenvolvimento pleno num determinado meio social, cultural, afectivo, comportamental.Em resumo, nas múltiplas dimensões que pressupõe o meio concreto em que se insere.
 A diferenciação estabelece-se quando elementos particulares dessa multiplicidade de factores, objectos e estímulos existentes, são assimilados por um receptor, implicando uma alteração qualitativa do seu nível geral de conhecimento, resultando na supressão de lacunas específicas, ou num acréscimo substantivo de unidades de conhecimento. Este âmbito, pelo aspecto particularizante e transformador, assinala a passagem da informação potencial para informação efectiva.
Mas se falar de informação efectiva pressupõe imputar-lhe um carácter transformador e incorporante, a verdade é que possui, na mesma medida, uma essência transitória. Um elemento informativo assumido como novo por um determinado receptor, depois de processado originando um novo estado de conhecimento, converte-se, nesse mesmo momento, num elemento desprovido de propriedades informativas. O seu sentido surge confinado a um momento específico e condicionado pelos sistemas de memória dos seres humanos.
Este aspecto centraliza a dimensão informativa e a sua assunção, enquanto tal, plenamente, no receptor e nos seus aspectos distintivos, implicando, necessariamente, considerações de âmbito cultural, cognitivo, conjuntural no processo judicativo produzido pelo mesmo.
Resultando desta abordagem teórica os aspectos principais da problemática e complexidade associados ao processo informativo, avançar no sentido de uma categorização taxativa revela-se complicado e, de certa forma, impossível pela multiplicidade de factores que cruzam o fenómeno informativo. 
Neste sentido, partilhando o mesmo entendimento de Comeche (1995) que, citando Desantes Guanter (1987) e Lópes Yepes (1995), considera que “toda a definição é um freio, uma delimitação restritiva, ao passo que o conceito é criativo, potenciador de novas vias de entendimento (Comeche, 1995, pag. 31)”, entende-se Informação como, “datos o conocimientos considerados novedosos o relevantes, en un momento dado y por un receptor específico, a fin de palir su ignorancia o reducir su incertidumbre sobre una matéria, originando un nuevo estado de conocimiento cuya estructura no há de verse necesariamente modificada por aquélla (Comeche, 1995, pag. 31).”
Assumindo a informação um carácter polissémico, atestado pela sua utilização em contextos muito distintos e diversificados, impomos uma delimitação teórica, direccionando-a especificamente para a realidade que se pretende abordar: a informação no contexto Documental.
O processo informativo-documental
As características enunciadoras do processo informativo em sentido amplo, com uma finalidade declarada assente na transmissão de uma mensagem através de um meio a um receptor, procurando assegurar a plenitude dessa cadeia comunicativa, permite-nos abordar um aspecto particular desse fenómeno, o processo informativo-documental. 
Possuindo a sua essência caracterizante estruturada em torno de um elemento concreto, a percepção do documento e dos modelos de gestão e tratamento associados, para que se possa perceber a singularidade do processo em causa, partamos do seguinte entendimento estabelecido pela Federação Internacional de Documentação: concebe-se Documentação como “colecção, armazenamento, classificação, selecção, disseminação e utilização de toda a informação”. 
Decorrente desse sentido definidor, Comeche (1996) entende que: “1) La documentación está muy vinculada a la información; 2) La documentación comporta un tratamiento al que sometemos la información para facilitar su recuperación y difusión; 3) Este tratamento consta de varias operaciones o fases, lo que permite considerar la documentación como un processo. (Comeche, 1996, pag. 37)”
Assumindo um propósito revelador e sintetizante do fenómeno informativo, o processo infomativo-documental, enquadrado por um sentido metodológico próprio, confere um entendimento analítico dos elementos compósitos que povoam o universo informativo, documentos, livros, registos visuais, publicações noticiosas, sistematizando-os e reprocessando-os na sua essência discursiva: assegurando a transmissão de um novo conteúdo conceptual a um sujeito receptor. 
Neste contexto, Comeche (1996) assenta a análise teórica do processo infomativo-documental projectando-a a partir de três eixos directores:
Os processos documentais implicam actos comunicativos pois envolvem sujeitos que estabelecem um intercâmbio de mensagens entre si;
Sendo a obtenção de informação o resultado da actividade documental, o processo que a origina configura, em si mesmo, um processo informativo;
O processo documental, nas várias práticas que comporta relacionadas com o tratamento dos documentos e mecanismos de interacção entre emissor e receptor, configura um somatório de processos informativos que, ainda que particulares, podem ser perspectivados no fenómeno informativo em sentido amplo.
Estabelecendo-se uma análise mais incisiva e particularizante relativamente às variáveis dominantes deste fenómeno concreto, decorrente das premissas de análise referidas, a sua especificidade reside no elemento documental, responsável pelo estabelecimento de uma dialéctica particular entre emissor e receptor. 
Sendo o elemento determinante do processo, a partir do mesmo estabelece-se um sistema comunicativo específico e distintivo entre os diferentes intervenientes implicados, resultando algo mais que a simples transmissão de uma mensagem; a transmissão de uma mensagem informativa.
Retomando o modelo teórico definido por Harold D. Lasswell, Comeche (1996), partindo desse elemento finalístico, permite-nos enquadrar os principais traços caracterizantes do processo infomativo-documental:
A existência da figura do documentalista, emissor no processo, que actua como intermediário do mesmo, recolhendo a mensagem associada a uma fonte concreta e assegurando o seu tratamento e difusão;
Um receptor particular, o usuário, definindo-se pelas suas necessidades informativas, cuja resolução surge como determinação do documentalista. Dessa cadeia comunicativa resultará, em potência, a possibilidade de criação de novas mensagens, invertendo-se a lógica funcional pela passagem de receptor a fonte; 
Uma mensagem, contida e potenciada pelo documento em si;
Um canal, cujas características pressupõem enormes possibilidades diversificantes, responsável pela difusão da documentação;
Da interacção e conjugação destes elementos, resulta uma mensagem particular que amplifica os traços característicos do processo e que revelam a sua faceta criativa no contexto informativo.
O documentalista, partindo de documentos primários�, neste caso das mensagens neles contidas, faz chegar ao receptor um elemento revelador, conferindo-lhe um conjunto de elementos analíticos sobre os documentos de uma forma diferenciadora e categorizante e, não menos importante, a existência do documento em si.
Essa mensagem traduz uma série de referências que descrevem de uma maneira abreviada, livros, artigos e, em geral, documentos, remetendo o receptor para a existência de elementos informativos produzidos num determinado contexto temporal, relacionados com o tema das suas pesquisas.
A documentação exponencia-se assim, convergindo com o entendimento de Desantes Guanter (1987), citado por Comeche, “la documentación es, por consiguinte, información sobre información [...] información elevada al cuadrado”, criando um conjunto de possibilidades conectivas e articulantes entre elementos documentais relacionados, que resulta, inevitavelmente, num conjunto de novas possibilidades informativas para o receptor, enquadradas pelas necessidades informativas por ele concebidas. 
Dessas múltiplas ligações resulta uma rede de informação própria que o mesmo concebe e projecta nas suas motivações requisitantes e que, potencialmente, contribui para a diversificação de fontes documentais identificadas e relacionadas com temáticas ou referenciais epistemológicos concretos, estruturantes e implicáveis no alargamento e enriquecimento do conhecimentogeral. 
Neste contexto retomando o entendimento introduzido por Comeche relativamente a Informação Potencial e Informação Efectiva “el processo documental establece un puente fecundo y permanente entre la que hemos denominado información potencial y la información efectiva, al aportar una información siempre nueva, independientemente del instante del passado en que se créo, justamente por haber sido documentada. (Comeche, 1995, pág. 55)”
Conferida uma definição e algumas das premissas caracterizantes deste âmbito concreto do fenómeno informativo, avancemos, então, em direcção ao modelo sistematizante da sua dinâmica conceptual, verificada nas instituições documentais. Reproduzindo o modelo geral do processo informativo, pelo carácter decorrente e incorporante que possui em relação ao mesmo, estabelecem-se as mesmas fases verificadas anteriormente, mas com particularidades próprias:
- Fase de Criação: Não pressupõe a criação de uma mensagem nova em relação à mensagem inicial. O documentalista manipula a mensagem criada, retirando-lhe os seus principais elementos descritivos, situando esta fase concreta num momento anterior ao tempo do processo informativo.
- Fase Modal: Esta fase diferencia a documentação de qualquer outro processo informativo. Submetendo as mensagens a um tratamento específico, confere-lhe as condições necessárias para o processo de difusão. Nela se inserem dois momentos concretos:
Fase de Incorporação. Visa reunir informação considerada relevante, de uma forma particular ou generalizante, sobre uma parcela específica do conhecimento. Pressupondo um propósito conservativo, resulta desta prática a formação de depósitos documentais, intervindo neste processo a preparação da informação numa lógica de transmissão para o futuro, destacando-se em concreto a transferência de suporte.
Fase de Conservação. Momento central da Fase Modal, procura optimizar a informação, potenciando-a em termos de longevidade e possibilidades na Fase de Difusão. Enquadrada por este propósito, a documentação é sujeita a diversos tratamentos que Comeche (1996) engloba em dois grupos: a «análise», que compreende um processo de síntese dos dados formais contidos nos documentos, competindo a identificação física, ordenação temática e descrição de conteúdos; e o «ordenamento e conservação»: pressupõe a organização dos documentos de uma forma sistemática e organizada de modo a permitir-se um acesso rápido e controlado às solicitações dos usuários, conjugados com pressupostos conservativos de natureza física e química dos mesmos, com vista à sua transmissão geracional e consequente preservação.
- Fase de Difusão: Depois de convenientemente tratada, a documentação fica à disposição do público, processando-se, assim, a sua difusão. Mais do que um processo passivo, de âmbito redutor, centrado na transmissão de um conteúdo informativo documental, implica, por parte do documentalista, um conhecimento abrangente do repertório de informação da sua realidade institucional, repercutindo-se na qualidade final do processo transmissivo pela concordância que se pretende plena entre as necessidades de informação do usuário e a satisfação das mesmas por parte do documentalista. 
- Fase de Recepção: Momento em que a necessidade informativa do usuário se cumpre, assegurada pela transmissão da documentação respectiva. 
Concluindo-se que existe um processo documental de sentido geral quando se difunde qualquer tipo de informação, pudemos, desta forma, estabelecer a sua essência no contexto informativo, como transmissão ou difusão de um documento ou das suas referências informativas a um sujeito receptor, implicando essa sistemática um acréscimo referencial numa dada parcela de conhecimento que poderá ser singular, quando assume apenas implicações no sistema estruturante do receptor, ou plural, quando para além do sentido particular se reproduz operando alterações em estruturas de conhecimento mais amplo, sociológicas ou científicas.
Ilustrando de uma forma esquemática o processo informativo-documental, a figura seguinte sintetiza os vários aspectos abordados:
Imagem 2. Comeche (1995)
Tipologia documental
Elemento central do processo que estabelecemos como objecto de estudo deste capítulo concreto, o Documento, apesar de centrar os seus pressupostos caracterizantes na componente informativa, comporta um conjunto de especificidades próprias, conferidoras de uma multiplicidade descritiva diversificante.
Sendo certo que o conteúdo informativo impõe grande parte das determinantes que intervêm na sua categorização, uma leitura plena das valências associadas remetem-nos para considerações de natureza estética e funcional que funcionam, na sua essência, também elas como elementos informativos.
Objecto manufacturado e «mentefacturado», segundo o entendimento de Comeche (1995), a sua assunção plena reside nas potencialidades e nos elementos que cada usuário retira como válidos ou efectivos em termos de conteúdo informativo. 
Procurando estabelecer um entendimento sobre o ordenamento tipológico do universo documental, o autor descreve, unitariamente, documento, como um elemento compósito onde intervêm três dimensões concretas enquanto premissas caracterizantes: uma dimensão física, relacionada com a natureza material dos documentos; uma dimensão conceptual, associada à mensagem fixada pelos mesmos; uma dimensão comunicativa, relacionada com o potencial informativo assegurado pelo processo de difusão e actualizado no processo documental.
Decorrente desse sentido unitário, define um conjunto de categorias que possibilitam uma abordagem categorizante e classificativa dos múltiplos elementos que compõe o universo documental:
∘ Natureza do suporte: centrando-se na dimensão física do documento, de um modo geral pode-se dizer que os documentos, maioritariamente presentes em instituições desse âmbito, e partindo deste elemento definidor, são em papel, nos denominados suportes ópticos e em materiais magnéticos. Contudo, existe um conjunto vasto de outros suportes que reproduzem a história e evolução dos processos de escrita, portadores, também eles, de conteúdos informativos: pergaminho, tecidos, placas de argila, entre outros.
∘ O código utilizado na estruturação da mensagem: de acordo com este elemento, considerado como um dos mais úteis em termos de sistematização, estabeleceu-se uma distinção entre documentos textuais (quando se verifica uma correspondência entre símbolos e língua escrita), gráficos (mapas, planos), iconográficos (quadros, diapositivos, fotografias), sonoros ou fónicos (discos, cd’s), audiovisuais (filmes e vídeos), plásticos ou tridimensionais (objectos conservados em museus), informáticos, multimédia, entre outros.
∘ O rigor científico da mensagem: de acordo com o nível de aprofundamento e precisão da mensagem emitida, estabelece-se uma divisão entre documentos científicos, técnicos e de divulgação.
∘ A área de conhecimento científico da mensagem ou temática;
∘ O tratamento e consequente difusão da mensagem original: no âmbito do processo informativo-documental, o tratamento e sistematização da informação, poderá implicar diferentes realidades documentais em termos de oferta para os usuários: a manutenção e acesso ao documento primário (entenda-se o documento original); a existência de um documento secundário (cujo conteúdo deriva do original, referenciando-o e sujeito a normas e regras de apresentação específicas); a existência de um documento terciário (documento que difunde informação geral sobre um documento primário)
∘ A capacidade de difusão: o documento poderá ser portador de uma mensagem pública, inédita, reservada ou pessoal.
Se daqui se retiram possibilidades sistematizantes que possibilitam a estruturação do universo documental, e algumas das principais premissas caracterizantes, o entendimento intelectual associado ao Documento per si pressupõe uma ampliação do espectro reflexivo, alargando-o para lá de um horizonte centrado apenas em elementos descritivos.
Partindo de um estudo filológico, antropológico, culturale informativo realizado por Comeche (1995), traça-se esse entendimento, centrando a abordagem no sentido semiótico da documentação.
Enquadrados pela necessidade de fixação e perpetuação do conhecimento cultural gerado e resultante de um contexto social concreto, os documentos compõem o universo de elementos comunicacionais das sociedades humanas, responsáveis pela transmissão de saberes acumulados, funcionando como impulsionadores do desenvolvimento e progresso da lógica evolutiva das sociedades. 
Configurando um vasto repositório de signos, reveladores da heterogeneidade e complexidade da dimensão cognitiva humana, assumem-se como elementos de natureza intelectual possuindo como unidade matricial a informação. Essa informação reproduz os múltiplos aspectos da interacção verificada nos espaços comunitários, materializando e reflectindo os elementos estruturantes e de natureza relacional que os sustentam e que, de certa forma, contribuem para o seu funcionamento.
 Através dos documentos atesta-se lógicas atributivas, funcionais, científicas, organizacionais, culturais, espirituais, estéticas, que permitem reconstituir e sistematizar a evolução histórica de um dado contexto temporal e espacial, convergindo, quando sujeitos a métodos de análise científicos ou a quaisquer motivações intelectuais, na produção objectiva de conhecimento.
Estabelecendo uma articulação entre passado e presente, pelas suas possibilidades de compreensão e entendimento do meio envolvente, providenciam elementos privilegiados para construir novas abordagens, transformadoras e redefinidoras dos valores dominantes, constituindo-se, nesse contexto, como poderosos instrumentos de inovação. 
Através dos documentos, a natureza essencialmente instantânea de transmissão de ideias, fundada em processos de veiculação oral, foi profundamente alterada, conferindo um carácter duradouro aos sistemas de conhecimento produzidos nos vários horizontes temporais que definem a História da humanidade, objectivando-os e fixando-os. Determinando um carácter comunicativo e informativo. 
As realizações distintivas dos grupos humanos, simbolicamente, asseguram por esse meio a veiculação e vinculação de elementos diversificados que, num exercício somatório, permitem formar e traçar uma perspectiva de modelos sociais, reveladores de percepções culturais associadas. Estritamente relacionadas com sistemas que incluem conhecimento, fé, arte, moral, lei, costume e quaisquer outras aptidões adquiridas e praticadas pelo ser humano enquanto membro de uma determinada sociedade.
Pelos documentos permite-se, mediante o respectivo apropriativo motivante, e pelo potencial de conhecimento, estabelecer um sentido educacional de âmbito geral, que em conjugação com outros elementos, contribuem para o desenvolvimento individual, necessário e requerido para o desempenho de aptidões sociais determinadas pelos múltiplos contextos que povoam o universo sociológico dos seres humanos.
Neste contexto, e de acordo com exposto anteriormente, partindo da definição estabelecida por Comeche (1996), entende-se por Documento ”todo mensage – icónico o simbólico – incorporado a un soporte permanente y empleado com una finalidad informativa. (Comeche, 1996, pág. 61)”
Mais do que um fim, ou um postulado axiomático, encaremos esta definição como um elemento aberto que deverá equacionar questões decorrentes da evolução das áreas responsáveis pelo estudo dos fenómenos informativos. Importará discernir em que medida é legítimo fazer depender, ou remeter necessariamente para esse aspecto, a definição e associação de documento da existência de uma dimensão física. Se se assume a informação efectiva como essência do processo informativo-documental, torna-se necessário enquadrar um conjunto de elementos, também eles portadores de potencial informativo, que não cumprem necessariamente esse requisito.
A Convenção para a Salvaguarda do Património Cultural Imaterial, realizada em 2003 pela Unesco, remete-nos precisamente para esse aspecto. Para a necessidade de descentrarmos o conhecimento, exclusivamente, do património e elementos materiais, alertando para a necessidade de salvaguardar e preservar o conhecimento associado a elementos que se transmitem pela recriação e por veículos que não têm na sua dialéctica qualquer referência ou presença material.
Nesse texto surge explicito que uma parte importante da preservação passa, necessariamente, por um processo de inventariação e documentação das tradições e expressões orais, artes do espectáculo, usos sociais, rituais e actos festivos, conhecimentos e usos relacionados com a natureza do universo, técnicas artesanais tradicionais que enquadram o património cultural imaterial. Mas se essa sistemática surge como uma necessidade de preservação, em nada substitui ou permite retirar o verdadeiro potencial informativo desses elementos, que se reproduzem através de métodos de transmissão não formais, onde prevalece a recriação, a transmissão oral, a expressão corporal, bem como um conjunto de práticas que apenas pela consumação revelam a sua dimensão informativa.
De acordo com estes aspectos particulares, insinua-se um alargamento e revisão da definição de Comeche, procurando-se atingir uma definição mais consentânea com o universo informativo. Por documento entende-se toda a mensagem – icónico o simbólico – incorporado num suporte permanente ou recriada num contexto cultural, de acordo com as diferentes naturezas que compõem o universo expressivo caracterizante, produzida com una finalidade informativa.
Realidades Institucionais
Estabelecidas as principais linhas definidoras e distintivas dos Documentos, a percepção plena da sua natureza e âmbito conceptual cumpre-se com o necessário enquadramento nas realidades operativas de sentido institucional, responsáveis pela aplicação do processo informativo-documental. 
De uma forma sistematizante podemos assinalar dois períodos que traduzem diferentes entendimentos relativos aos documentos, às realidades onde se inseriam, bem como às atribuições exigidas nesses contextos. 
Até ao século XX, herdando muito do espírito tradicionalista decorrente dos processos de sedimentação das realidades nacionais, as Bibliotecas assumiam-se como a principal referência de cariz documental, relegando para uma posição de menor visibilidade e importância os arquivos e museus. 
Na primeira metade do século XX esse contexto altera-se drasticamente, devido a um entendimento redefinidor do conceito de documento e documentação, introduzido em 1934 pelo belga Paul Otlet através do seu Tratado de Documentação, estabelecendo-se um alargamento conceptual do sentido até aí conferido, assumido de uma forma mais globalizadora. A dimensão informativa determina a partir de então o sentido documental, forçando a um alargamento taxinómico que passou a englobar manifestações escritas, iconográficas e monumentais.
A noção de organismo documental acompanhou necessariamente essa evolução integrando os entendimentos decorrentes. A harmonização dos novos pressupostos teóricos reproduz um alargamento das fronteiras institucionais, perspectivadas e enquadradas por métodos comuns e por um objecto de estudo e trabalho partilhado: “Hallamos en todas estas instituciones una semejanza de operaciones en las cuales confluye una unidad de método. Todas poseen en comum que se ocumpan del documento. Todas ellas, para los usuários, el público lector, visitante o cliente, son distribuidores de informaciones”(Comeche, 1995).
A difusão confere a validade e sentido necessários aos processos metodológicos determinados em cada um desses contextos institucionais, cumprindo a tarefa essencial e motivacional a toda a sistemática interpretativa estabelecida em torno dos documentos: a disseminação e acesso ao conhecimento e saberes.
Neste contexto entende-se por instituição documental, “aquele organismo que recopila y trata documentos com el fin de difundir información documental, (Comeche, 1995,p.123), associando-se-lhe as seguintes competências funcionais: 
1.Incorporaçãoda documentação em fundos, resultando daí a formação de depósitos documentais;
2. Tratamento da Documentação que compreende, genericamente, identificação física, ordenamento temático e descrição do conteúdo;
3. Organização e conservação física dos documentos acumulados, compreendendo tanto as normas de acesso e utilização como a sua preservação no tempo.
4. Difusão da documentação. Desfecho do processo referido anteriormente assegurando-se, nesta fase, a transmissão das mensagens incorporados nos distintos suportes.
Arquivo
Possuindo características que permitem estabelecer uma diferenciação em relação às demais instituições documentais, os arquivos resultam da necessidade de estruturação e sistematização da informação produzida nas instituições humanas, materializando parte significativa da memória e conhecimento dos contextos sociais que configuram
De um conjunto de definições recolhidas por Comeche (1995), associadas a autores como Weitemeyer (1956), Lodoloni (1992), Favier 1975), Delmas (1991), arquivo surge definido como um conjunto orgânico de documentos, ou uma parte significativa que reproduza coerência documental, elaborados por uma pessoa física ou moral por um organismo público ou privado, como resultado da sua actividade, reunido numa lógica de estruturação operativa com pressupostos científicos, culturais, informativos ou de gestão administrativa.
Determinados pela origem dos fundos que comportam, pelos elementos funcionais que os determinam e pelo grau de espontaneidade documental decorrente, ou seja se resultado directo ou indirecto do sistema reproduzido, os autores supracitados enumeram a diferenciação que estabelecem com as demais instituições documentais:
■ O arquivo funda-se, primordialmente, na organização física da documentação acumulada, conformando-a a um sistema de classificação e ordenação imposto por o tipo de actividade que a originou. 
O sentido unitário, fundado na percepção da orgânica constitutiva do acervo, confere-lhe legibilidade informativa, resultando desprovido de sentido, nesse contexto, o documento extraído do corpus a que pertence.
■ Os documentos de arquivo determinam-se e observam no sentido da procedência, a sua matriz definidora. De acordo com Heredita Herrera (1995), citada por Comeche (1995), “cada documento debe estar situado en el fundo documental del que procede, y en este fondo en su lugar de origem” (Comeche, 1995, p.126). 
Perspectivados como traços distintivos, consubstanciam-se institucionalmente verificados os pressupostos do processo informativo-documental; o acto de criação e recolha de elementos de natureza arquivística não resulta, por si só, na criação de um arquivo. Apenas mediante o tratamento da informação e subsequente recuperação do conteúdo informativo relacionado com a coerência orgânica das unidades documentais, se revela o sentido institucional no seu potencial plenamente informativo.
Ros García y Lópes Yepes (1994), citados por Comeche (1995), estabelecem, neste contexto e partindo do pressuposto descrito, os diferentes critérios que intervêm na natureza institucional do arquivo:
Dependendia com las instituciones, pudiendo dividirse entonces en públicos (judiciales, militares, notariales y municipales) y privados (personales, nobiliários, eclesiásticos y de empresa).
Categoría: locales, provinciales, regionales o autonómicos, y generales o nacionales.
Tipo: gestión, intermédio o histórico.
Finalidad: administrativa o histórica.
Fondos: singulares o múltiples.
Bibliotecas
Partindo das definições apresentadas por Ros Garcia y Lopes Yepes (1994), Serrai (1980) e Carrión Gútiez (1988), recolhidas por Comeche (1995), por biblioteca entende-se uma colecção organizada de livros, publicações periódicas impressas e outros documentos, sobretudo audiovisuais, disponibilizados por pessoal especializado a leitores para efeitos informativos, de investigação, ensino ou recriação. Pressupõe uma organização própria, devidamente estruturado de acordo com perfis de usuários e capacitação de uso.
A distinção entre bibliotecas e arquivos reside, essencialmente, na natureza da documentação incluída nos fundos correspondentes. Entre estas realidades interpõem-se diferentes pressupostos constitutivos, observando-se, contrariamente ao verificado nos arquivos, no caso das bibliotecas, a formação de depósitos reunidos artificialmente, de acordo com critérios independentes da proveniência ou âmbito matricial dos documentos.
Neste contexto, de acordo com a função documental e com a natureza dos documentos, as bibliotecas possuem as seguintes características:
No âmbito da função documental, a biblioteca estabelece como objectivo primordial a incorporação de documentos específicos e pertinentes, enquadrando depósitos documentais de acordo com necessidades e iniciativas requisitantes estabelecidas por usuários.
Quanto à natureza dos documentos das bibliotecas, citando Comeche (1995), “éstos se entienden como recopilación voluntaria y deliberada de una documentación concreta, com vista a su utilización provechosa por parte de ciertos grupos de usuários potenciales o reales. (Comeche, 1995, p.129)”
Classificadas de acordo com a instituição a que se encontram associadas, bibliotecas nacionais, universitárias, escolares, populares, de empresa, entre outras, a sua denominação relaciona-se intimamente com o tipo de documentos conservados: Bibliotecas (armazenamento de livros e revistas), filmotecas (películas), diapotecas (diapositivos), hemerotecas (jornais, folhetos, prospectos), fototecas (fotografias), videotecas (vídeos) e fonotecas (discos e cassetes magnetofónicas).
 
Centros de documentação
Os centros de documentação traduzem uma realidade recente no contexto documental, comportando vicissitudes que os diferenciam das bibliotecas e arquivos.
Partindo da definição estabelecida por Javier Lasso de la Veja (1969) presente na obra de Comeche (1995), cumpre aos Documentalistas associados aos Centros de Documentação, seleccionar a produção científica, identificada com o centro que enquadram, classificá-la e resumi-la, transmitindo-a com rapidez aos interessados 
De acordo com o autor responsável pela introdução das ciências documentais em Espanha, “mientras que la misión primaria de una biblioteca es la de reconpilar y ser depositarios de documentos, la de un centro de documentación es conocer en profundidad y estar al dia sobre la produción científica relativa a un cierto tema, produciendo nuevos documentos que permitan extractar su contenido informativo” (Comeche, 1995, p.130)”. 
Mais do que espaços caracterizados por uma abrangência ou riqueza de fundos bibliográficos, a importância dos centros de documentação reside no potencial informativo que comportam; na informação que geram e disponibilizam reflectindo-se directamente no potencial científico que daí poderá advir no âmbito da investigação.
Implicando necessariamente o tratamento decorrente do processo informativo-documental, entenda-se ordenamento, classificação e análise da documentação, os centros documentais definem-se distintivamente de acordo com as seguintes premissas:
Os Centros Documentais são instituições onde predomina a análise da documentação, incidindo na identificação física, ordenação temática e descrição de conteúdos. A consecução deste processo assume-se particularmente implicativa nestes contextos, uma vez que o âmbito funcional dos Centros Documentais se estrutura fortemente na eficácia da recuperação da informação.
Em termos documentais, nos Centros de documentação não influem valores essencialmente tipológicos mas sim de natureza conceptual. Apesar de partilhar elementos comuns a bibliotecas e arquivos, distingue-se pela especificidade com que promove a formação e gestão de fundos documentais, resultando, contrariamente ao verificado nessas realidades, na conservação de documentos secundários (documentos produzidos a partir de originais, que se caracterizam pela referenciação ou descrição daqueles).
De acordo com o ordenamento caracterizante, conclui-se queos Centros Documentais são instituições especializadas na realização de processos informativo-documentais em sentido auxiliar, limitando-se à emissão de mensagens referenciais.
Félix del Valle Gastaminza (1990) estabelece, de acordo com Comeche (1995), as diferentes categorias de centros existentes:
Centros de Documentação Científica Geral
Centros de Documentação Especializada
Centros de Documentação Cultural
Centros de Documentação associados a organismos privados
Centros de Documentação de empresas informativas
Centros de Referência
Museus
Durante bastante tempo os museus estiveram excluídos do conjunto de realidades institucionais associadas a contextos documentais. Até ao inicio do século XX, a conservação e reprodução de peças exóticas ou valiosas, exclusivamente, conferiam um sentido limitado e hermético nos processos de transmissão de conteúdos informativos, relegando os museus para repositórios de objectos valiosos.
No início do século XX esse sentido mudou, com o surgimento de instituições relacionadas com o ordenamento e definição de normativos e procedimentos museológicos: em 1926, no âmbito da sociedade das Nações, surgiu a Organização Internacional de Museus (OIM) e, mais tarde após a segunda guerra mundial, 1946, no seio da Nações Unidas, em especial do comité criado para debater e reflectir questões de Cultura e Educação, a UNESCO, o Internacional Council of Museums (ICOM). 
A relevância destes organismos concedera um sentido mais amplo e transformador aos Museus, conferindo-lhe valências até então ausentes. De acordo com novos pressupostos os museus foram evoluindo, assumindo-se progressivamente como “instituições permanentes, sem fins lucrativos, ao serviço da sociedade e do seu desenvolvimento, (...) que adquirem, conservam, investigam, comunicam e exibem, para fins científicos, educacionais e de usufruto contemplativo, testemunhos materiais do homem e do seu meio envolvente. (ICOM-Portugal [ICOM], sd)”
Este sentido, ao incluir no seu processo evolutivo a investigação como premissa caracterizante e parte da lógica de conhecimento dos diversos aspectos da sociedade humana, conferiu um carácter documental ao objecto e âmbito museológico, confrontando-os com a necessidade de revisão de processos e propósitos institucionais.
Todas as actividades desenvolvidas nos museus assumiram a necessidade comunicativa, de sentido informativo, como fim primeiro e último, decorrendo, pelas especificidades próprias do Museus, um encadeamento processual distintivo e marcado por uma dialéctica concreta. Riviére ilustra-o numa citação produzida por Comeche (1995):
“ La relación entre museo e investigación es estructural, ya que es la que dicta, en primer término, el programa general y el desarrollo de las diferentes etapas de la instituición. Orientará, pues, de manera muy precisa la política de adquisición del museo, mediante la búsqueda, no solamente de objectos y de colecciones, sino de todo lo que constituye su entorno significativo. Esa relación estrecha des programa de adquisición y de investigación induce a la modificación del estatuto del objecto museal, concebido como fuente de múltiples informaciones. (Comeche, 1995, p.132)
Procedendo o tratamento dos dados informativos directamente dos objectos museológicos e realidades evocativas representadas ou evocadas, os museus definem-se em oposição às demais realidades documentais de acordo com as seguintes premissas:
Em relação à dimensão documental o museu determina como momento prévio ao processo informativo decorrente, a necessidade de conservação física dos objectos. Em oposição a bibliotecas e arquivos os documentos que comportam são, por norma, plásticos ou tridimensionais.
Comunga com Bibliotecas e Centros Documentais o resultado de um processo de reunião de acervo voluntário e deliberado, de acordo com motivações e lógicas constituintes próprias e alheias a factores determinados por orgânica de unidades documentais.
A produção de documentação de carácter informativo primária no contexto museológico, dada a especificidade conceptual dos objectos que se lhe associam, pressupõe a união a bibliotecas e arquivos como factor necessário à produção do sentido informativo-documental. O conhecimento gerado nos museus implica uma articulação entre as percepções interpretativas construídas em torno do objecto por parte dos museólogos e o acervo informativo processado nas demais instituições documentais. 
2. Ciências da Informação
As Ciências da Informação enquanto referencial epistemológico surgem nos meados do século XX, caracterizando-se a formação do seu corpo teórico por marcadas convulsões reflexivas, centradas em torno de pontos estruturantes concretos ditados pelo universo documental.
A primeira abordagem conceptualizante estabelece-se com a La Fonteine e com Otlet ficando-se a dever a este último o «Tratado de Documentação» produzido em 1934. 
Concebida documentação, nesse contexto, como referência associativa à necessidade definidora de dinamização da informação presente nos depósitos documentais e implementação de um sistema estruturante dos acervos bibliográficos, o sentido conferido e terminológico associado ao conceito, emanado dessa obra, marcou o início de um processo de discussão e reflexão teórica produzida pelos profissionais ligados ao contexto documental, válido até ao final do século passado.
Esse sentido transitório e progressivo retira-se de uma forma directa da instituição tutelar, concebida como espaço de reflexão e ordenamento conceptual das problemáticas surgidas em torno das instituições documentais, alvo de mudanças várias nas suas premissas caracterizantes e expressas na forma como se reinventou sucessivamente: em 1895, criada por Paul Otlet e Henri La Fonteine, assinala-se a fundação da International Institute of Bibliography (IIB); em 1931 converte-se em International institute for Documentation (IID); em 1937 International Federation for Documentation (IFD); em 1988 International Federation for Information and Documentation (IFID).
 Desde esse momento fundador, e potenciado, simultaneamente, pelas possibilidades conferidas pela tecnologia no âmbito da transferência de suportes documentais e pela crescente pressão informativa imposta pela sociedade moderna, a conceptualização do universo documental progrediu marcada por uma dicotomia conflitual, resultante de abordagens com pontos de união e demarcação, determinadas por práticas verificadas em contextos institucionais concretos: bibliotecas, arquivos, centros documentais e mais tarde museus.
O conflito Biblioteconomía�/ Documentação e Bibliotecário/ Documentalista produziu linhas de pensamento próprias e correntes bem marcadas, que prolongaram entendimentos e discussões insolúveis e irreconciliáveis mesmo na actualidade. Correntes que produziram fenómenos de justaposição terminológicos, supraposição, infraposição e independência.
Na bibliografia gerada encontramos várias possibilidades interpretativas, citando-se, nesse contexto, autores como Van der Laan (1947), Pietsch (1954), Verhoef (1960), Loosjes (1973), Vicentini (1974), Sagredo (1989), entre outros. As definições discutidas agrupam-se em dois tipos: 1) As que estabelecem uma relação entre documentação e biblioteconomía, independentemente da primazia concedida ou ordem de importância; 2) Definições que as situam sem relação de convergência.
Sem procurar assumir implicações com qualquer uma delas, impõe-se, de uma forma genérica escolhendo autores representativos, perceber o sentido produzido nos contextos indicados, como forma de enquadrar parte das linhas de discussão que consubstanciam o referencial epistemológico determinado pelas Ciências da Informação e a definição decorrente nessa conjuntura.
Ilustrativo da linha que relaciona a documentação� com a Biblioteconomia registe-se a obra de dois autores: Bradford e Jesse H. Shera.
Partindo da obra de Bradford «Documentation» de 1953, que sintetiza e sistematiza trabalhos e estudos realizados até então, estabelece dois aspectos enquanto elementosdefinidores da nova ciência: o carácter universal da informação documental, vital para o desenvolvimento e ordenamento das múltiplas dimensões vivenciais da sociedade humana; e o aspecto técnico, funcional e operativo que pressupõe a junção e classificação de conteúdos, direccionados e exigidos pelas necessidades dos usuários.
Essa projecção caracterizante, na teoria de Bradford, converge na formulação de uma definição que resulta numa primeira abordagem a um entendimento científico centrado no universo documental. De acordo com Bradford (1953), partindo de uma citação realizado por Yepes (1996), “El arte de la documentación es la arte de reunir, clasificar y hacer facilmente accesibles los documentos de todas las formas de actividad intelectual” (Yepes, 1995, p.66); a documentação estrutura-se, segundo o autor, num processo técnico de tratamento preciso, que comporta a recolha, classificação, acesso, acessibilidade e intencionalidade científica.
De acordo com o autor, o processo documental representava-se como um aspecto do enquadramento biblioteconomico, estabelecendo uma relação de subordinação e complementaridade: 
“La Documentación no es outra cosa que un aspecto de este arte mayor que es la Biblioteconomía.., pues mientras que la Biblioteconomía se ocupa de todos los aspectos del tratamento de libros, la tarea del documentalista consiste en hacer disponible la información original registrada en artículos de revistas, folletos, especificaciones de patentes y outros documentos semejantes. (Yepes, 1995, p.66).
Shera (1952) sublinha este aspecto, formulando um entendimento onde Biblioteconomía e Documentação apresentam uma raiz comum, atribuindo a divergência verificada a vicissitudes históricas.
De acordo com o autor, nesse encadeamento, o primeiro momento resultou da própria natureza das bibliotecas que impunham um acesso físico e directo aos acervos documentais, determinando uma limitação local e implicando uma lógica relacional com os usuários estrita; o segundo momento decorreu do primeiro e reivindicou-se com o surgimento e expansão das revistas como elementos de potencial informativo. As especificidades que comportavam revelaram-se de difícil classificação e adaptação topográfica, bem como as questões relacionadas com a unidade bibliográfica que colocavam às instituições bibliotecárias.
A incapacidade de unificação desse novo apelo e labor num sistema bibliotecário, fez com que os documentalistas emergissem, bem como os centros documentais, convertendo técnicas biblioteconómicas a uma nova realidade e provendo-lhe alterações de incidência determinadas pelos desafios colocados.
As definições que se situam sem relações de convergência terminológica encontram em autores como Verhoef, Coblans ou Ditmas, destacados representantes dessa corrente de pensamento.
Edith Ditmas (1949), partindo de uma citação de Yepes (1995), apesar de perspectivar documentação e biblioteconomia como partes orgânicas de um encadeamento processual, confere-lhes uma autonomia própria estabelecendo-lhe elementos diferenciadores: 
“La materia prima de la Documentación y de la Biblioteconomía es la misma. La diferencia reside, principalmente, en el modo de tratar-la: la Biblioteconomía abarca el manejo de los documentos en todas sus formas materiales; la Documentación, el proceso de la extracción de su contenido intelectual para usarlo en la elaboración de otros documentos...La documentación y la Biblioteconomía pueden ser descritas como dos secuencias de un mismo ciclo de actividades. (Yepes,1995, p. 69)”
Verhoef (1960) converge nesse mesmo entendimento considerando o processo documental como um ciclo de actividades composto por várias sequências, com características próprias. No âmbito da questão Documentação/ Biblioteconomia considera, “frente a las bibliotecas, la documentación es provocadora y agressiva y, en consecuencia, difrente su filosofia: 1) El servicio es dinámico, y 2) El campo de especialización es más grande y en todo tipo de documentos. (Yepes, 1995, p.69)”
Em 1966, um grupo de tratadistas do qual se destacava o alemão Pietsch, produziu um trabalhou que confere um sentido harmonizante às tendências acima descritas, impulsionando o enquadramento epistemológico num sentido novo e consentâneo com a contemporaneidade vivida.
Estabelecendo uma profunda revisão de conceitos, refira-se os pontos mais importantes e progressista do trabalho apresentado:
Definição de documentação como “la sistemática recopilación, interpretación y preparación para el uso de los documentos (Yepes, 1995, p.72”, estabelecendo-se como referência da investigação científica, no âmbito da sua produção impressa.
A documentação conferiria visibilidade à produção científica, uma vez que a diversidade verificada em termos quantitativos e as inerências decorrentes da heterogeneidade linguística, impunham a necessidade de estabelecer mecanismos arbitrais e operativos como garantia de acesso de conteúdos aos usuários.
As necessidades motivadas pela explosão de documentação, entenda-se a sua resolução, surge perspectivada no âmbito da criação de Centros de Documentação.
A introdução do termo «Informação», definido como “la forma activa de la labor documental, o sea, la aportación de los conocimientos deducidos del estudio de documentos” (Yepes, 1995, p.72)”
Pietsch acresce um sentido qualificativo ao termo Documentação, associando-lhe directamente informação e estabelece um sentido finalístico para o processo documental, nomeando o seu factor determinante: a Informação. 
Ao estabelecer a Informação como o elemento impulsionador do fenómeno investigatório, promove uma concordância terminológica no universo documental, conferindo um carácter indivisível a elementos como documentação, investigação e informação. 
Esse factor traduzia, não apenas, o enriquecimento do universo descritivo do processo de tratamento documental, como implicou a redefinição do próprio referencial epistemológico, impulsionado pelo contributo de teóricos como Calvin Mooers, B. C. Vickery ou R. J. Taylor, bem como outros autores norte-americanos.
Em 1968 a American Documentation Institute (ADI), na sequência de um conjunto de conferências celebradas em 1961 e 1962 no Georgia Institute of Technology, sobre a problemática documental, estabelece a primeira definição de Science Information, configurando Biblioteconomia e Documentação como aspectos inerentes e aplicacionais: 
“la ciência que investiga las propriedades y el comportamiento de la información, las fuerzas que gobiernan el flujo de información, y los medios de procesar la información para la máxima accesibilidad y utilización. Los procesos conprenden la elaboración, diseminación, recopilación, organización, almacenaje, recuperación, interpretación y uso de la información. El campo se deriva o está relacionado com Matemáticas, Lógica, Linguística, Psicología, Tecnologia de los Computadores, Investigación operativa, Artes Gráficas, Comunicaciones, Biblioteconomía, Management y otros campos. (Yepes, 1995, p.74)”
H. Borko, nesse mesmo ano na obra «Information Science: What is it?», reforça o sentido aplicacional emanado dessa primeira definição, acrescendo, “(...) investiga las propriedades y el comportamiento de la información, las fuerzas que gobiernan el flujo de información, y las técnicas manuales y mecánicas, del processo informativo para el más eficaz almacenamiento, recuperación...» (Yepes, 1995, p.74).
Conferindo um sentido alargado, centrando a discussão não nas problemáticas relacionadas com as vertentes funcionais, mas na essência das suas acções, entenda-se na recolha, tratamento, difusão e produção de informação, a projecção das ciências da informação posicionou os profissionais ligados aos contextos documentais perante as necessidades determinadas pelas exigências das sociedades modernas e pelas exigências no âmbito das competências necessárias ao desempenho das suas funções. 
Para além do documentalista e bibliotecário, o universo documental vê-se invadido pela necessidade de aplicação de saberes,que percorriam de uma forma abrangente o espectro epistemológico.
Com um objecto de estudo bem definido e identificado, o verdadeiro desafio deslocava-se para a optimização e potenciação da informação, bem como paro o estudo do sentido matricial, aplicacional e transformador da mesma.
Desde o final dessa década de 70, passando pela década de 80, 90 e primeiro decénio do século XXI, regista-se um volumoso número de estudos nesse sentido, associados a diferentes sensibilidades culturais e sociais. Biblioteconomia, documentação, ciências documentais, diluem-se nesse caudal teórico, reflexo da contribuição de autores como Gilchrist (1986), Herner (1984), Lilley/ Tricee (1989), Belkin (1978), Schrader (1984), Cole (1994), Fernández-Molina (1994).
Sendo possível chegar a um entendimento com um grau de precisão aceitável, como síntese do percurso reflexivo estabelecido até este ponto – ainda que o mesmo mais do que um elemento finalístico, neste contexto, represente sempre uma noção e nunca uma definição -, encerra-se este ponto considerando Ciências da Informação como: referencial epistemológico que procura estudar a informação documental nos sistemas de comunicação humana, organizacionais e cognitivos, em concreto a relação estabelecida entre a dita informação, o elemento produtor e a forma como chega ao usuário, estabelecendo a efectividade informativa como o desígnio dos sistemas incorporantes.
Neste contexto e partindo das conclusões estabelecidas por Alina e Brian Vickery em 1987, presente na obra de Yepes, as Ciências da Informação enquanto disciplina possuí os seguintes objectivos e âmbito:
El comportamiento de los emisores, receptores, usuários, etc, de la información;
El estúdio cuantitativo de los mensajes en sus diversos tipos;
La organización semântica de los mensajes y de los canales que facilitan su identificación por los emisores y receptores;
Los problemas que afectan a las funciones de almacenamiento, análisis y recuperación de la información;
La organización de los sistemas de información y el contexto social de la transferência de información, especialmente los aspectos económicos y políticos.(Yepes, 1995, p.77).
2.1 Sistemas de Informação: âmbito e modelos de gestão
Assumindo-se a Informação como um elemento central no desenvolvimento das sociedades modernas, no âmbito da reflexão produzida nas Ciências da Informação, materializou-se um conceito que exprime as exigências determinadas pela necessidade de optimização da informação nas estruturas organizacionais e a forma como se efectiva a sua recuperação de acordo com os pressupostos solicitantes e finalísticos: Sistemas de Informação.
De acordo com Yepes (1997), a Informação, na cadeia de conhecimento que consubstancia, assume um conjunto de valências diversificadas, determinadas pelo impulso conceptual subjacente à sua motivação conjuntural: como bem económico; como processo, modo e meio informativo; como processo documental; como mensagem documental, entenda-se objecto do processo documental; como elemento activo no processo de formação de conhecimento. 
Configurando essas atribuições, na sua essência, particularidades ou premissas de um processo comunicativo, os Sistemas de Informação estruturam-se posicionando-se perante eixos orientadores decorrentes dessa condição: 
- As necessidades de informação: resultam da confrontação directa da instituição com uma necessidade ou carência informativa do usuário. A resolução configurará o objectivo do sistema de informação em causa;
- Os canais de informação e tipologias: elementos essenciais dos sistemas de informação remetem para os dois tipos de processos comunicacionais verificados nas instituições:
Processo formal [comunicação estabelecida por meio de documentos, caracterizando-se pelo carácter impessoal e não interactivo].
Processo informal [comunicação pessoal e interactiva, sem objectificação em suporte].
- Conceito de transferência de informação: relacionado com a transferência de documentos, transferência de dados e transferência de conhecimentos.
A planificação decorrente da equação desses factores implica a necessidade, do ponto de vista conceptual, de conceber momentos faseados no processo de implementação de qualquer sistema, resultado do estudo das relações que se estabelecem no universo institucional: análise da configuração do sistema, determinada pela orgânica funcional da instituição (missão, usuários, entrada e saída de dados, características gerais do sistema), planificação propriamente dita do sistema, determinando a percepção das possibilidades de implicação estabelecida pela tecnologia, ou não, na concepção do mesmo e avaliação dos objectivos e elementos finalísticos do sistema, na perspectiva do usuário.
A concepção e materialização do sistema de informação determina o estabelecimento de quatro elementos constituintes, de natureza conceptual, que configurarão a orgânica funcional de todo o processo organizativo e de controlo da informação: - Entrada, refere-se à informação que a organização recebe e incorpora do exterior, situando-se no âmbito dos dados concretos com que lida, bem como elementos de ordem prática como dinheiro, pessoal ou elementos tecnológicos; - Processo, relacionado com a execução das funções do sistema e, em última instância dos seus objectivos, de uma forma eficaz; - Saída, Informação processada através do sistema e disponível de forma registada para a pessoa solicitante; Retroalimentação, refere-se às funções de controlo da informação, processadas com o objectivo de modificar e prover as necessárias alterações de melhoria do modelo geral definido.
Dependendo do funcionamento e sentido matricial da instituição, de acordo com Yepes (1997) e partindo do entendimento teórico de Debons, são três os modelos concretos de Sistemas de Informação, em termos tipológicos: 
Sistema de Informação Generalizada; Trata-se de um sistema alargado, entendido como uma unidade, composta por outros subsistemas. Identificam-se dois subsistemas constituintes neste modelo: - um relacionado com o entorno (procura categorizar e classificar os elementos operativos, construindo o seu repertório de símbolos linguísticos); - aquisição de dado e transmissão (processo de armazenamento, recuperação, utilização e transferência de dados, concebendo-se a transferência como parte do processo comunicativo e de disseminação).
Sistema centrado nos subsistemas existentes dentro das organizações, identificando-se dois tipos: 
Management information System [MIS]: sistema concebido para auxiliar e ajudar na tomada de decisões, essencialmente num nível funcional superior, centrado na utilização de modelos informáticos;
Information Management System [IMS]: modelo concebido para promover ferramentas teóricas e técnicas no âmbito da gestão de informação das organizações;
Sistema assente na conjugação de centros e redes de informação enquadradas e radicadas nas políticas territoriais e nacionais de informação. Actua de acordo com o princípio centralizador e a rede de acordo com um princípio de coordenação de centros que, por delegação, assumem responsabilidades específicas na recolha e difusão de fontes. 
Apesar da existência de estes modelos teóricos, definir um sistema de informação de uma organização traduz-se numa tarefa complicada, em parte porque se reveste de processos múltiplos que são, ao mesmo tempo, elementos activos e participantes em outros subsistemas da organização e porque o Sistema de informação participa de toda a actividade que se desenvolve na instituição. A sua caracterização plena e o grau de complexidade envolvido resultam do âmbito institucional associado e dos objectivos estratégicos definidos.
Procurando despir, para já, este exercício teórico de toda essa complexidade constituinte, centremo-nos na consecução de uma definição genérica e relativamente sustentada de Sistemas de Informação. Usando como referência o material de apoio facultado pela docente Esperanza Martínez-Montalvo, entende-se sistema de Informação como um conjunto complexo de elementos oupartes conectadas; ou como corpo organizado de elementos materiais e imateriais, capazes de interagir de modo que uma colecção inteira funcione organicamente para satisfazer uma série de requisitos específicos.
De acordo com Esperanza Martinez-Montalvo, “el propósito de todo sistema de información será el de hacer viable la coordinación entre el procesamiento de datos y las actividades de búsqueda, además de satisfacer todos los requerimentos de información, las necesidades de operaciones rutinarias, la planificación, el control, las necesidades de la toma de decisiones de todos los niveles de management y las necesidades que afectan las partes exteriores de una organización (Martinez-Montalvo, s.d, p.3).” 
→ aplicação do si nas organizações
→ perspectivar a avaliação e gestão de riscos nesse contexto.
Bibliografia
Registos Bibliográficos
Comeche, Juan António. (1995). Teoría de la Información Documental y de las Instituiciones Documentales. Madrid: Editorial Sintesis.
Couture, Carol, Rousseau, Jean-Yves. (1998). Os Fundamentos da Disciplina Arquivística. Lisboa: Publicações Dom Quixote. 
Durkheim, Emile, (s.d). Sociologia, Educação e Moral. Porto: Rés-Editora.
Mitchell, G. Duncan. (s.d). Novo Dicionário de Sociologia. RÉS-Editora.
Yepes, José Lopes (cord). (1995). Manual de Información y documentación. Madrid: Pirámide.
Yepes, José Lopes. (1997). Sistemas, redes y aplicaciones. Madrid: Editorial Sintesis 
Conteúdos online
ICOM-Portugal, [ICOM]. Acedido a 11 de Março, 2009 em http://www.icom-portugal.org/conteudo.aspx?args=55,conceitos,2,museu
United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization [UNESCO]. Acedido a 14 de Fevereiro, 2009 em http://portal.unesco.org/es/ev.php-URL_ID=17716&URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html
Trabalho realizado para o Seminário de Gestión y Evaluación de Sistemas de la Calidad en Servicios de Información. Implementación de Programas de Mejora; inserido no doutoramento leccionado por convénio entre a Universidade Lusófona de Humanidades e Tecnologias y Universidad de Alcalá Henares
 
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� Bibiblioteconomia designa a disciplina responsável pelo estudo, planeamento, implementação, organização e administração da informação em bibliotecas.
� Documentação, neste contexto, traduz o processo descrito no ponto 1.2: processo informativo- documental
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