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PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ FUNDAÇÃO EDUCACIONAL DE SÃO JOSÉ CENTRO UNIVERSITÁRIO MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ – USJ CURSO DE ADMINISTRAÇÃO RAQUEL MENEGHETTI MENEGHINI DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL NUMA EMPRESA DO SEGMENTO DE MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS São José 2012 PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ FUNDAÇÃO EDUCACIONAL DE SÃO JOSÉ CENTRO UNIVERSITÁRIO MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ – USJ CURSO DE ADMINISTRAÇÃO RAQUEL MENEGHETTI MENEGHINI DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL NUMA EMPRESA DO SEGMENTO DE MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS Trabalho elaborado para a disciplina de Estágio II do Curso de Administração do Centro Universitário Municipal de São José – USJ. Orientadora: Prof. Dra. Alessandra Tonelli. São José 2012 RAQUEL MENEGHETTI MENEGHINI DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL NUMA EMPRESA DO SEGMENTO DE MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS Trabalho de Conclusão de curso elaborado como requisito parcial para obtenção do grau de bacharel administração do Centro Universitário Municipal de São José – USJ avaliado pela seguinte banca examinadora: Orientadora: _________________________________ Prof.ª Dra. Alessandra Tonelli. _________________________________ Prof.ª MSc Fernanda Sanchez. _________________________________ Prof.ª MSc Luciane Schmidt. São José, 28 de junho de 2012. AGRADECIMENTOS Agradeço primeiramente a Deus que iluminou os meus caminhos e não me abandonou em nenhum momento nesses quatro anos de graduação. Agradeço a minha mãe, pela paciência, pelo carinho, pelo amor incondicional dispensado a mim e pela dedicação na minha criação, sem os seus ensinamentos, valores e correções, com certeza hoje não estaria aqui. Gostaria de agradecer a minha família em geral, aqueles que mesmo longe me apoiaram sejam em pensamentos ou em orações. A minha orientadora e amiga, Dra. Alessandra Tonelli por ter dedicado o seu tempo ao meu relatório e por ter acreditado em mim em todos os momentos, e a todos os professores do USJ que contribuíram para minha formação acadêmica. Aos meus amigos em geral do USJ, mas principalmente aos meus amigos Lucas Barcelos, pela ajuda na elaboração de vários outros trabalhos e pela parceria dentro e fora do USJ com certeza sua amizade agregou muito em minha vida e espero que continue agregando sempre e a minha amiga Bianca pelo apoio pessoal e grande amizade dispensada, seus conselhos e seu ombro amigo me apoiaram muitas vezes. Agradeço também ao meu namorado Glauco pela paciência, apoio, carinho e amor nesse período tão tenso e difícil que é a elaboração de um trabalho deste porte, o seu amor me mudou e me fez crer que tudo é possível. Enfim são muitos os que merecem agradecimentos e que contribuíram direta ou indiretamente neste trabalho, para todos os que citei e os que por ventura me esqueci, o meu muito obrigada! RESUMO Este relatório apresenta como tema principal a pesquisa de diagnóstico organizacional e suas variáveis de acordo com a ferramenta de Rosa Krausz, e tem como objetivo geral obter e analisar o diagnóstico organizacional da empresa Y, através da ferramenta aplicada, investigar a credibilidade e imagem da empresa no âmbito interno e analisar a cultura organizacional. No que se refere à metodologia a sua natureza foi aplicada, com abordagem qualitativa e quantitativa. Caracterizada como pesquisa exploratória a mesma utilizou procedimentos técnicos de pesquisa bibliográfica, documental, de levantamento e estudo de caso. A coleta de dados foi realizada em livros de autores conceituados e reconhecidos cientificamente, documentos internos da empresa, interrogativas diretas a população alvo e através da ferramenta de diagnóstico organizacional. Esta última se caracteriza como um formulário que contém quatros opções diretas para escolha. Outra forma de coleta de dados utilizada foi a observação participante. Quanto à fundamentação teórica os principais temas foram: diagnóstico organizacional; relações entre pessoas; padrões de relacionamento; relações entre grupos; comunicação; canais de comunicação; estilo de liderança; planejamento; solução de problemas; trabalho em equipe; clima organizacional; cultura organizacional e motivação, todos estes fatores pertencentes à pesquisa de diagnóstico. Através dos dados coletados e dos resultados obtidos com a pesquisa, constatou-se que o diagnóstico foi considerado mediano, com alguns pontos a serem analisados e evidenciados. Em posse das informações necessárias e com as principais deficiências e qualidades explicitadas foi possível criar e propor planos de ações (curto, médio e longo prazo) com base nas ferramentas da administração, para que a organização mantenha um ambiente interno saudável e produtivo. Palavras-chave: Diagnóstico organizacional. Cultura. Gestão. Clima organizacional. LISTA DE FIGURAS Figura 1: Estrutura hierárquica estratégica da matriz da empresa Y. ........................ 18 Figura 2: Estrutura administrativa da matriz da empresa Y. ...................................... 19 Figura 3: Organograma DRH matriz empresa Y. ...................................................... 20 Figura 4: Organograma filial Joinville, Lages e São José/SC. ................................... 20 Figura 5: Os seis processos de Gestão de Pessoas. ................................................ 33 Figura 6: O Ciclo de Comunicação. ........................................................................... 42 Figura 7: Fontes Bibliográficas. ................................................................................. 63 LISTA DE QUADROS Quadro 1: Missão da empresa Y. .............................................................................. 15 Quadro 2: Visão da empresa Y. ................................................................................ 15 Quadro 3: Crenças corporativas da empresa Y. ....................................................... 16 Quadro 4: Corpo funcional x cargos x nível de escolaridade. ................................... 24 Quadro 5: Diferença entre liderança e gerência. ....................................................... 46 Quadro 6: Plano de ação 5W2H. ............................................................................... 97 Quadro 7: Plano de 5W2H. ....................................................................................... 98 Quadro 8: Plano de ação 5W2H. ............................................................................... 99 Quadro 9: Plano de ação 5W2H. ............................................................................. 100 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1: Relações entre as pessoas ....................................................................... 68 Gráfico 2: Padrões de relacionamento ...................................................................... 70 Gráfico 3: Relações entre grupos .............................................................................. 71 Gráfico 4: Comunicação ............................................................................................ 72 Gráfico 5: Canais de comunicação ............................................................................ 74 Gráfico 6: Estilos de liderança ................................................................................... 76 Gráfico 7: Tomada de decisão .................................................................................. 77 Gráfico 8: Planejamento ............................................................................................ 79 Gráfico 9: Solução de problemas ..............................................................................80 Gráfico 10: Trabalho em equipe ................................................................................ 82 Gráfico 11: Clima da empresa ................................................................................... 83 Gráfico 12: Motivação ............................................................................................... 85 SUMÁRIO 1INTRODUÇÃO .......................................................................................................... 9 1.1 TEMA .................................................................................................................... 9 1.2 PROBLEMÁTICA ................................................................................................ 10 1.3.1 Objetivo geral ................................................................................................... 11 1.3.2 Objetivos específicos........................................................................................ 11 1.4 JUSTIFICATIVA .................................................................................................. 11 2 AMBIENTE ORGANIZACIONAL ........................................................................... 14 2.1 HISTÓRICO ........................................................................................................ 14 2.2 FORMAS DE GESTÃO, MISSÃO, VISÃO E VALORES ..................................... 14 2.3 ÁREA DE ATUAÇÃO/SEGMENTO DE MERCADO ............................................ 16 2.4 ORGANOGRAMAS ............................................................................................. 17 2.5 SETORES E COLABORADORES ...................................................................... 21 2.6 ANÁLISE INTERNA ............................................................................................ 25 2.7 ANÁLISE EXTERNA ........................................................................................... 27 3 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ............................................................................. 30 3.1 ADMINISTRAÇÃO .............................................................................................. 30 3.1.1 Organização ..................................................................................................... 31 3.2 BREVE HISTÓRICO DA ÁREA DE RECURSOS HUMANOS. ........................... 31 3.3 GESTÃO DE PESSOAS ..................................................................................... 33 3.4 PSICOLOGIA ORGANIZACIONAL ..................................................................... 34 3.5 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL .................................................................. 35 3.5.1 Relacionamento interpessoal ........................................................................ 37 3.5.2 Padrões de relacionamento ........................................................................... 38 3.5.3 Relações intergrupais .................................................................................... 39 3.5.4 Comunicação .................................................................................................. 40 3.5.5 Canais de comunicação ................................................................................. 43 3.5.6 Estilos de liderança ........................................................................................ 45 3.5.7 Processo de tomada de decisão ................................................................... 47 3.5.8 Planejamento .................................................................................................. 49 3.5.9 Resolução de problemas ............................................................................... 51 3.5.10 Trabalho em equipe...................................................................................... 53 3.5.11 Clima organizacional .................................................................................... 54 3.5.12 Motivação ...................................................................................................... 57 3.5.12.1 Teoria de Maslow ........................................................................................ 58 3.5.12.2 Teoria de Herzberg...................................................................................... 59 3.5.12.3 Teoria de Vroom .......................................................................................... 59 3.5.12.4 Teoria de Adams ......................................................................................... 60 4 METODOLOGIA DA PESQUISA ........................................................................... 61 4.1 COLETA DE DADOS .......................................................................................... 64 4.2 FORMAS DE ANÁLISE ....................................................................................... 65 5 RESULTADOS DA PESQUISA ............................................................................. 67 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................................. 101 ANEXOS ................................................................................................................. 109 9 1INTRODUÇÃO Diante de um mercado competitivo e agressivo, globalizado e tecnológico e constantemente em mudança, os gestores devem sempre traçar e implementar ações que visem a sustentabilidade e saúde das organizações. Sabe-se que uma organização não é feita apenas de vendas e lucratividade, o seu ambiente interno é influenciador da sua aparência externa e por consequência de seu êxito organizacional. Sendo assim medidas que objetivam a manutenção de um ambiente interno saudável e produtivo são consideradas importantes no meio organizacional. Neste sentido, o diagnóstico organizacional é uma das principais ferramentas de auxílio aos profissionais que almejam entender e compreender o que se passa na organização e acima de tudo mantê-la sadia, produtiva e engajada na obtenção de seus objetivos globais. Este tipo de ferramenta evidencia os pontos fortes e fracos da organização, afim de maximizar os pontos fortes e minimizar ou acabar com os pontos fracos. A partir destas informações os gestores são capazes de implementar a gestão adequada a cada situação e permitir assim um comportamento organizacional mais alinhado com o ambiente externo e interno, além de propiciar um maior conhecimento da cultura, estrutura e processos da empresa facilitando também o desenvolvimento de planos de ações e delimitações de prioridades organizacionais. 1.1 TEMA O presente relatório de intervenção tem como principais assuntos a serem abordados a Psicologia Organizacional e a área de Recursos Humanos, direcionado especificamente ao diagnóstico organizacional e seu posicionamento estratégico dentro das organizações. Por se tratar de uma atmosfera psicológica que envolve a satisfação dos funcionários versus cultura organizacional versus percepção (dos funcionários), este tema tem tido muita atenção por parte de algumas organizações, que em busca de melhorias na produtividade e na própria divulgação de sua marca (Qualidade Total) tem dispensado muita atenção a este assunto. Embora o diagnóstico organizacional seja um tema intangível e de difícil 10 mensuração, alguns indícios são de fácil percepção para olhos atentos de gestores focados, não só na satisfação de seus clientes externos, mas principalmente na satisfação de seus clientes internos que são de certa forma, uma parte de sua marca. Apesar de o tema ser extremamente complexo, o diagnóstico organizacional é um importante termômetro dentro das organizações. Através dele a empresa pode observar e mudar alguns aspectos que embora não estejam explícitos, os seus efeitos são de fácilpercepção e causadores de grandes consequências. Hoje em dia as organizações devem zelar e investir no relacionamento com seu público interno que é quem os representa. A criatividade, a cooperação e o vestir a camisa, são fatores imprescindíveis nas organizações, e para que isso ocorra é necessária uma análise que vise identificar pontos causadores de conflitos negativos, para assim traçar uma estratégia que melhore esses pontos e contribua para a evolução da organização. Essa análise resulta em um diagnóstico e sabendo- se da importância de trabalhar com dados e fatos, e que, o que não se mede não se gerencia, o diagnóstico organizacional torna-se de extrema importância para identificar oportunidades de melhorias nos produtos e serviços, na produtividade da organização, no comprometimento de todo o corpo da empresa e por consequência na própria rentabilidade dela. 1.2 PROBLEMÁTICA O diagnóstico organizacional está ligado principalmente ao ambiente interno e suas variáveis, que quando favorável, resulta em alta produtividade para empresa, elevada motivação para os funcionários, satisfação e colaboração de todo o corpo da organização. Entender e compreender o comportamento humano nos dias de hoje é vital para qualquer empresa que almeja ter êxito no mercado, mas para que isto ocorra é preciso enxergar o recurso humano como um investimento no capital intelectual da organização. Entendida a importância deste estudo, a deficiência ou até mesmo a ausência deste, leva a crer que as consequências podem ser devastadoras para a organização: rotatividade, absenteísmo e desmotivação são apenas alguns sinais causados por um clima negativo. É possível perceber que são várias as influências para um diagnóstico 11 considerado favorável ou desfavorável e que são diversas as suas consequências. Sendo assim, a pergunta desta pesquisa é: Qual o diagnóstico organizacional da empresa Y e os reflexos originados a partir dele? 1.3 OBJETIVOS A seguir será apresentado os objetivos gerais e específicos deste relatório. 1.3.1 Objetivo geral Realizar um diagnóstico organizacional na empresa Y e propor possíveis melhorias no seu cotidiano. 1.3.2 Objetivos específicos - Verificar o ambiente interno da empresa; - Estudar a cultura e as áreas que serão apresentadas na ferramenta de diagnóstico organizacional, que será aplicado; - Investigar a imagem da empresa Y na percepção dos seus funcionários. 1.4 JUSTIFICATIVA A pesquisa de diagnóstico organizacional é de extrema importância para qualquer empresa, sendo que através dela é possível perceber falhas internas e externas que passam despercebidas no dia a dia estressante das organizações. A gestão dos aspectos diagnosticados é uma ação de cunho estratégico, pois a motivação e satisfação dos funcionários representam o primeiro passo para o sucesso dos negócios da organização. Se a empresa não zela pelos seus clientes internos o que dirá do atendimento aos clientes externos ou até mesmo a qualidade de seus produtos. Sabe-se que para um funcionário realizar um bom trabalho é necessário que ele saiba fazê-lo, que possa fazê-lo e que queira fazê-lo e para querer fazer não basta ter conhecimentos, ou saber utilizar os recursos existentes, para fazer com excelência é necessário ter vontade e satisfação em fazer aquilo. Conseguir isso de um funcionário que não se sente respeitado, ou está insatisfeito com a empresa é uma tarefa árdua, porém não impossível. Dentro deste contexto a 12 pesquisa se mostra extremamente importante em vários aspectos que vão desde a imagem da empresa perante a sociedade até a sua própria lucratividade. Há diversos fatores que influenciam o funcionamento de uma organização, estes vão desde fatores financeiros até psicológicos (internos e externos). Analisar e notar os sinais negativos ou positivos é função de todos que atuam dentro da organização e que almejam o sucesso dela. A cada dia fica mais evidente que as empresas que veem os funcionários como talentos/investimentos e não como recursos, conseguem alavancar os seus resultados e se manter na frente de seus concorrentes. Entre os aspectos que podem ser identificados num diagnóstico está o clima organizacional, definido a seguir a partir da perspectiva de diferentes autores. Para Souza (apud LUZ, 2003, p. 11) “o clima organizacional é um fenômeno resultante da interação dos elementos da cultura. O clima é mais perceptível do que suas fontes causais comparando-se a um “perfume”, pois percebe-se o seu efeito sem conhecer os ingredientes, embora às vezes seja possível identificar alguns deles”. Segundo Luz (2003), administrar o clima passou a ser uma ação estratégica para todas as organizações que se dizem principalmente comprometidas com a gestão pela qualidade total. Afinal, é muito mais dificultoso atingir a qualidade total dos produtos e serviços prestados quando não há qualidade na vida pessoal e profissional dos funcionários que os produzem. O corpo funcional é o principal contribuinte para o clima organizacional, mas existem outros fatores que interagem entre si para a definição de tal clima como, por exemplo, a cultura da empresa. Para Luz (2003, p. 14): A cultura organizacional influencia o comportamento de todos os indivíduos e grupos dentro da organização. [...] A cultura molda a identidade de uma organização, assim como a identidade e o reconhecimento dos próprios funcionários. [...] Não podemos deixar de considerar que a cultura das empresas decorre também de valores culturais da sociedade na qual está inserida. Não podemos dissociar a cultura das empresas da cultura nacional, como se as empresas fossem entidades isoladas, confinadas de um mundo exterior. [...]. Sendo assim, é possível afirmar que a identidade de uma organização é o conjunto das diversas personalidades existentes dentro dela, e que o ambiente 13 externo é também um fator determinante para a definição do clima organizacional. São inúmeros os benefícios que a identificação do clima organizacional pode trazer para a empresa em si e mais ainda para o corpo funcional. O reconhecimento dos conflitos existentes entre a organização e os funcionários é o primeiro passo para vislumbrar soluções adequadas para estes impasses. Nesta era também chamada de a Era da Informação, o talento humano é o principal catalisador para transformar informação em riqueza, em razão disto, só terão sucesso as empresas que eficazmente comprometerem suas equipes e incentivarem um clima organizacional em alto nível (RUSSI, 2008, p. 171). Com o intuito de desvendar os motivos que levam uma empresa a ter um clima considerado satisfatório ou não, e quais são as consequências causadas por esse clima este projeto de pesquisa mostra-se extremamente relevante no campo acadêmico no que se diz respeito à importância desta pesquisa para toda e qualquer empresa, e no conhecimento humano que será agregado no desenvolvimento deste relatório. Entender o ser humano exige atenção, e uma visão pela ótica do ser analisado. Entre milhões de trabalhadores são vários os descontentes, e motivos não faltam para que isso ocorra. Entender o que ocorre dentro da organização e saber discernir o momento e o motivo certo para tal situação é de suma importância para qualquer administrador e é de grande riqueza intelectual para qualquer acadêmico. 14 2 AMBIENTE ORGANIZACIONAL A seguir são apresentados dados referentes à empresa onde o diagnóstico organizacional foi aplicado. 2.1 HISTÓRICO Por motivo de sigilo a identidade da empresa pesquisada será preservada neste relatório, sendo assim a mesma assumirá o nome de empresa Y. A empresa Y está inserida no mercado de máquinas leves e pesadas de terraplenagem, mineração, construção, pavimentação, equipamentosflorestais, grupos geradores, entre outros. Voltada para vendas, locações e serviços a empresa Y tem tido um expressivo crescimento dentro do cenário nacional. Com filiais no estado do Rio Grande do Sul, Santa Catarina e Paraná, a empresa conta com um grupo bem estruturado e dividido estrategicamente dentro de sua matriz localizada em Curitiba assim como em suas filiais. A empresa que será pesquisada e estudada se localiza na cidade de São José/ SC, fundada no dia 07/07/1997, possui uma localização privilegiada e de fácil acesso aos seus clientes. 2.2 FORMAS DE GESTÃO, MISSÃO, VISÃO E VALORES A empresa Y tem uma forma de gestão centralizada, conservadora e tradicionalmente familiar, tendo seu foco e objetivos baseados em suas crenças e valores. Nos quadros a seguir é possível observar o modo institucional de pensar e agir da organização pesquisada. 15 MISSÃO GERAL "Fornecer soluções reconhecidamente superiores aos clientes, desenvolvendo e recompensando os funcionários, garantindo lucratividade e encorajando a responsabilidade social". CLIENTES "Ser líder no fornecimento de produtos e serviços diferenciados que contribuam para o sucesso de nossos clientes". COLABORADORES "Proporcionar um ambiente que estimule: o aprendizado e desenvolvimento contínuo; a inovação; o trabalho em equipe; a recompensa a performance individual". ACIONISTAS "Perseguiremos agressivamente as oportunidades de crescimento e lucratividade em negócios que tenham sinergia com a empresa, melhorando assim, a utilização de nossos ativos e retorno aos acionistas". SOCIEDADE "Encorajar a preservação do meio ambiente e a melhoria contínua da qualidade de vida das comunidades onde estamos presentes". Quadro 1: Missão da empresa Y. Fonte: Intranet empresa Y, 2008. No quadro 02 está descrito a visão da organização. VISÃO "Ser líder nos mercados que atuamos, excedendo todas as expectativas de nossos clientes". Quadro 2: Visão da empresa Y. Fonte: Intranet empresa Y, 2008. No quadro 03, é possível observar as crenças da organização e as suas diretrizes corporativas. 16 CRENÇAS CORPORATIVAS PRUDÊNCIA "Orientação financeira conservadora. Devemos ser prudentes na tomada de decisão visando, sempre a evolução e não revolução, sempre procurando alguém para compartilhar decisões". TRABALHO DE EQUIPE "Desenvolver as funções de forma eficiente, buscando a melhoria contínua, de serviços e processos. Estimular o espírito de equipe através do exemplo, tratando sempre as pessoas com simplicidade e humildade". SEGURANÇA "Propiciar a gestão eficiente das questões relativas à saúde e segurança do trabalho para êxito operacional, financeiro e mercadológico da organização. A saúde e a integridade física dos funcionários são prioridade para a empresa". SENSO DE URGÊNCIA "Devemos priorizar, distinguindo o que é importante do que é urgente, através de atitudes positivas e sempre perseverar na solução dos problemas". CONFIANÇA E HONESTIDADE "Desenvolver relacionamentos internos e externos baseados nos princípios da confiança e honestidade". PROCESSOS "O 6 Sigma deve fazer parte da nossa rotina, melhorando continuamente os processos de maior produtividade". Quadro 3: Crenças corporativas da empresa Y. Fonte: Intranet empresa Y, 2008. 2.3 ÁREA DE ATUAÇÃO/SEGMENTO DE MERCADO O ramo de atividade da empresa Y é o comércio, inclusive importação, exportação e locação de máquinas, equipamentos, veículos automotores de movimentação de cargas (empilhadeiras), motores e implementos para a indústria, construção, mineração, agricultura, florestamento, suas partes, peças e acessórios: a montagem, prestação de serviços tecno-mecânicos de consertos e reparos dos produtos destacados acima, nas linhas de equipamentos Caterpillar, Mitsubishi, Genie e Blount, em toda a região sul do país. A organização atende clientes de vários segmentos e atividades econômicas, sendo que os principais ramos atendidos são: construção pesada, mineração, papel 17 e celulose, indústria de cimento, agricultura, prestação de serviços, construção civil, operadores logísticos, montadoras de veículos e outras modalidades. Totalizando mais de 4.000 clientes cadastrados. A filial pesquisada tem domínio comercial nas regiões que abrangem a cidade de Criciúma e Blumenau até a cidade de Caçador/SC. Entretanto o grupo empresarial Y tem domínio em toda a região Sul do Brasil, não podendo apenas ultrapassar os limites territoriais para que não se enquadre em invasão territorial. 2.4 ORGANOGRAMAS A seguir é possível observar o organograma da empresa Y, e a sua classificação hierárquica. O seguinte organograma delimita a grande estrutura hierárquica da matriz da empresa Y e por consequência influência na estrutura hierárquica e organizacional das filiais. 18 Figura 1: Estrutura hierárquica estratégica da matriz da empresa Y. Fonte: Site empresa Y. 19 Figura 2: Estrutura administrativa da matriz da empresa Y. Fonte: Site empresa Y. Na figura 2 é explicitada a estrutura administrativa que abrange o departamento de RH, ou seja, a área de recursos humanos está subordinada a diretoria administrativa e financeira da empresa Y. 20 Figura 3: Organograma DRH matriz empresa Y. Fonte: Site empresa Y. Figura 4: Organograma filial Joinville, Lages e São José/SC. Fonte: Site empresa Y. 21 Figura 5: Organograma detalhado filial São José. Fonte: elaborado pela acadêmica, 2011. 2.5 SETORES E COLABORADORES Por ser uma filial, a empresa possui um quadro reduzido de mão de obra e departamentos estruturados em uma versão “enxuta”, na qual uma pessoa desenvolve várias funções. A empresa Y se divide nos seguintes departamentos: Departamento Administrativo (DAD): responsável por toda a parte administrativa da filial. Recentemente este departamento foi reconfigurado e reestruturado, sendo que sua organização e tarefas consistem nas seguintes atividades: estoque (monitoramento e controle do estoque de peças e toda a rotina Departamento DVM Departamento Rental Departamento Serviços Departamento Peças Departamento Financeiro Coordenador de Vendas Internas. Administrativo Almoxarifado Aux. Estoque Vendedores Balcão Programador Mecânicos de Campo. Orçamentista Mecânicos de Oficina Comprador Peças Garantia Suporte Técnico. Programador PMP Mecânicos PMP Consultores Externos Consultores Externos Consultores Externos Departamento Administrativo Geral Gerente Corporativo Filial Joinville, Lages e São José/SC. Departamento RH R Telefonista 22 desta atividade (logística)); RH, esta atividade está subordinada ao supervisor do departamento administrativo; Financeiro, esta atividade também está subordinada ao supervisor do DAD, e por fim os auxiliares administrativos que são como BackOffice, para todas as outras atividades da filial. Departamento Rental – locações de máquinas (DRI): responsável pelas atividades de locação de máquinas e equipamentos. Recentemente este departamento foi “extinto” das filiais e as suas atividades foram centralizadas na matriz (processos burocráticos), entretanto alguns processos ainda são executados nas filiais (processos meramente comerciais), tendo em vista que os clientes da região se reportam a filial mais próxima. Departamento de Vendas de Máquinas (DVM): tem como principal atribuição promover vendas de máquinas novas, disseminar a marca Y para os donos das empresas/clientes, pois muitas vezes o primeiro contato com o novo cliente é feito por um consultor do DVM, e de fomentar novos clientes. Departamento de Peças (DPE): tem como principaisfunções promover a venda de peças; confeccionar orçamentos; providenciar as peças solicitadas pelos clientes e mecânicos, e promover a fidelização dos clientes através do pós venda; Departamento de Serviços (DSE): abrangem mecânicos de oficina, mecânicos de campo e PMP (Programa de Manutenção Preventiva), tem como principais atribuições o gerenciamento dos mecânicos de campo e PMP (agenda de atendimento), garantia de peças, negociação de serviços a serem efetuados, assistência técnica e preventiva, ferramentaria e oficina, entre outros serviços de suporte e complemento aos departamentos existentes. Os departamentos de peças e de serviços são interligados e se complementam. Para que a satisfação do cliente seja sempre alcançada eles precisam estar sempre alinhados. O Departamento Financeiro é responsável pela verificação e controle das contas a receber e pagar, verificação de crédito dos clientes e liberação dos mesmos para possíveis vendas, liberação de prazos de pagamento, entre outras funções. Este departamento é muito ligado e dependente da matriz, seus processos são centralizados na mesma. Departamento de Recursos Humanos (DRH): este último não é considerado um departamento dentro da filial, pois o mesmo tem função de suporte. As atividades mais complexas deste setor são centralizadas na matriz. Nas filiais as principais funções exercidas pelo RH são de recrutamento e seleção, desligamentos 23 de funcionários, integração, rotina de RH e outras atividades de apoio. O RH é visto como um intermediário, no relacionamento matriz e filial, é responsável por disseminar informações importantes e fazer com que o RH seja atuante dentro da empresa. No quadro abaixo é possível observar a composição do quadro funcional da empresa Y, por departamento e uma média do nível de escolaridade em cada departamento da empresa: 24 Quadro 4: Corpo funcional x cargos x nível de escolaridade. Fonte: Elaborado pela acadêmica, 2012. A maior parte dos colaboradores da empresa Y é contratada de acordo com o regime jurídico da CLT, com exceção apenas da área de limpeza e segurança que é terceirizada pela empresa Seguridade. DEPARTAMENTO CARGOS EXISTENTES NÍVEL ESCOLARIDADE 09 Colaboradores 08 Colaboradores 05 Colaboradores 22 Colaboradores 05 Colaboradores 2 º Grau Completo. 03 Colaboradores GERÊNCIA 01 Colaborador Gerente Ensino Superior Completo TOTAL COLABORADORES: 53 QUANTIDADE DE COLABORADORES DAD (Departamento Administrativo) Telefonista (02); Assistente Administrativo (02); Ajudante de Almoxarifado (03); Superv. Administrativo (01); Almoxarife (01). 2 º Grau Completo à Ensino Superior Incompleto. DPE (Departamento de Peças) Orçamentista (01); Consultor de Peças (04); Consultor Interno de Peças (02); Encarregado de Vendas Internas (01). 2 º Grau Completo à Ensino Superior Incompleto. DRI (Departamento Rental) Supervisor de Vendas Rental (01); Consultor Externo Rental (03); Consultor Interno Rental (01); 2 º Grau Completo à Ensino Superior Incompleto. DSE (Departamento de Serviços) Mecânico de Oficina (04); Mecânico de Campo (08); Almoxarife (01); Assistente Administrativo (03); Eletricista de Campo (02); Encarregado de Serv. de Campo (01); Supervisor de Serviços (01); Instrutor de Operações (01); Consultor Técnico (01). 2 º Grau Completo à Cursos/ Graduações Técnicas. DVM (Departamento de Vendas de Máquinas) Consultor de Máquinas (04); Especialista em Vendas – Desenvolvimento de mercado (01). PMP (Departamento de Manutenção Preventiva) Aux. Técnico Manut. Preventiva (01); Técnico Manut. Preventiva (01); Assistente Administrativo (01). 2 º Grau Completo à Ensino Superior Completo. 25 2.6 ANÁLISE INTERNA Através da análise interna realizada durante a presente pesquisa foram verificadas algumas forças e fraquezas presentes no cotidiano da organização. As forças identificadas foram as seguintes: - Único distribuidor da marca Caterpillar no sul do Brasil: este fator é considerado um fator de força, visto que a empresa Y é a única a comercializar a marca Caterpillar na região sul do Brasil. Dentro do segmento de máquinas pesadas e leves a marca CAT é muito conceituada e possui grande credibilidade. A Caterpillar é uma empresa multinacional de renome, atuante no mercado há mais de 80 anos. Além disso, a mesma é considerada líder em tecnologia da área; - Tem experiência no ramo, e está nele há mais de 60 anos: atualmente muitas empresas nascem, crescem e morrem, pulando o estágio da maturidade e do fortalecimento da marca. As facilidades de se abrir um negócio são inúmeras e o mercado competitivo e agressivo cresce cada vez mais. Uma empresa que se mantém ativa e competitiva dentro do cenário atual é considerada forte em seu segmento e um exemplo de credibilidade perante a sociedade; - Possui assistência técnica reparadora e preventiva para seus produtos: atualmente produzir com qualidade e atender com presteza, já não são mais diferenciais competitivos, atualmente a palavra de ordem é o PÓS VENDA, fidelizar o cliente é primordial. Sendo assim oferecer assistência técnica para seus produtos, torna-se um ponto forte e positivo para a empresa Y; - Oferece benefícios: considerado um ponto forte para qualquer funcionário, a empresa Y oferece além de uma remuneração fixa, benefícios que vão desde plano odontológico e médico, cartão farmácia, vale alimentação ou refeição, vale transporte, PPR (Programa de Participação dos Resultados), previdência privada, seguro de vida entre outros (dependendo do cargo os benefícios variam); Plano de Cargos e Salários: a empresa Y mantém um sistema de remuneração consistente e competitivo com o mercado, que compreende critérios claros e definidos de movimentação salarial, alinhado à missão da empresa, gerando crescimento e desenvolvimento do indivíduo e da equipe. - Funcionários Indicados: a maior parte dos funcionários da empresa Y é indicada por alguém que já trabalha na empresa. A empresa Y apoia e incentiva este tipo de recrutamento, pois acredita que os seus funcionários entendem a 26 necessidade da empresa, e que desejam o melhor para seu ambiente de trabalho e para obtenção do objetivo organizacional. Sendo assim, a confiança que a empresa Y deposita em cada funcionário, é demonstrada através da “chance” dada ao amigo indicado. As fraquezas detectadas foram: - Cultura Centralizadora: a cultura advinda da gestão familiar é considerada uma fraqueza, pois a mesma acaba prejudicando processos e tirando a autonomia das filiais. Um departamento muito prejudicado com a centralização é o departamento de Recursos Humanos, pois a empresa acredita que centralizando os processos da área eles terão mais controle sobre o todo, tendo uma visão global da organização. Os sentimentos gerados dentro da organização são negativos, a falta de confiança e credibilidade no profissionalismo e competência dos funcionários das filiais são os principais sentimentos detectados; - Comunicação falha entre Matriz X Filial: a comunicação entre a matriz e as filiais é extremamente falha, o processo de mudança seja em qualquer âmbito, não é comunicado em tempo hábil para as filiais, gerando assim ruídos na comunicação. Este tipo de falha decorre muito em função da centralização das decisões na matriz, com a falta de autonomia a filial pesquisada se demonstra presa em todos os sentidos a matriz, que nem sempre está disponível para solucionar as problemáticas existentes; - Plano de Cargos e Salários: o plano de cargos e salários, apesar de possuir diretrizes bem definidas e claras, não possui grande flexibilidade, visto que o mercado está a todo o momento em processo de mudança e a empresa precisase adaptar a elas. A falta de flexibilidade neste processo é considerada um ponto fraco, pois a partir dele várias consequências são geradas, como por exemplo, a rotatividade, a desmotivação entre os colaboradores, o absenteísmo, entre outros; - Área de Recursos Humanos na filial: a filial tem apenas um suporte na área de Recursos Humanos, sendo assim toda a parte que se refere à gestão de pessoas é concentrado na matriz. O que ocorre atualmente é que essa área na matriz ainda está se estruturando, o que existia antes era uma área administrativa que era responsável pelas rotinas de recursos humanos. O atraso ocorrido por parte da empresa em estruturar uma área de recursos humanos com políticas e subsistemas atuantes se torna um ponto fraco em todos os seis processos de Gestão de pessoas; 27 2.7 ANÁLISE EXTERNA No que se refere aos fatores externos da empresa: ameaças e oportunidades foram detectadas através da análise SWOT. As oportunidades são: - A localização física da filial: a localização da filial na marginal da BR 101 é considerada uma oportunidade, pois, facilita o acesso de caminhões e do caminhão prancha que carrega máquinas entre outros veículos, e por estar relativamente próximo a uma área central e ter pontos de referência conhecidos (shoppings e supermercados) a localização fica fácil para os clientes; - Credibilidade da marca Y e Caterpillar: conforme abordado nas forças internas, a junção de marcas conhecidas e antigas no segmento atuante faz com que se torne uma oportunidade de disseminar ainda mais a marca para aqueles que estão começando um negócio na área, afinal de contas, na maioria das vezes uma marca já conhecida e estabelecida tem mais credibilidade do que uma nova marca estreante no mercado; - Único revendedor Caterpillar na região sul do Brasil: ser o único a revender uma marca é ter a oportunidade de além de vender uma máquina ou equipamento, vender outros serviços agregados à marca que só a empresa comercializa. Ter exclusividade de uma marca é uma ótima oportunidade de fidelizar clientes e disseminar a marca através deles; - Obras realizadas pelo governo: quando um governo ou município investe na infraestrutura e constrói, asfalta ou inicia uma obra, abre-se um processo licitatório e as empresas que concorrem a esta licitação possuem máquinas, que são “vendidas” por empresas como a empresa Y. Essas empresas em momento de obras precisam de assistência técnica e peças para trocar caso uma máquina pare e a empresa Y está à disposição para quando isso ocorrer. Sendo assim, quando o governo ou município investe na infraestrutura, cria-se uma oportunidade de negócio. As ameaças encontradas no ambiente externo da empresa são: - A Taxa Cambial: a taxa cambial é uma ameaça na empresa, pois algumas máquinas tem preço de venda em dólares e quando são vendidas, é feita a conversão cambial de acordo com o valor do dólar comercial vigente. Sendo assim, existe uma variação dos valores das mesmas, outro fator que implica neste mesmo âmbito é a importação de peças do estrangeiro, da fábrica da Caterpillar que se localiza em Miami, o valor da importação das peças, mais os impostos referentes à 28 mesma deixa a peça mais cara e soma-se um tempo maior para entrega da mesma ao cliente; - Aumento da concorrência: o aparecimento de outras marcas concorrentes e o fortalecimento das existentes é outra ameaça que a empresa Y tem dentro do seu segmento. Marcas como Komatsu, New Holand e Case são alguns concorrentes que aos poucos podem tomar uma fatia de mercado da empresa pesquisada; - Preço da concorrência menor: em função da marca e de outros atributos dos concorrentes, os preços sofrem uma variação de empresa para empresa e essa variação pode afetar os negócios da empresa Y, no sentido de perder clientes para os novos concorrentes, que com o intuito de conquistar mercado e disseminar a marca, baixam os preços; - Fatores políticos: esse fator foi citado anteriormente como uma oportunidade para a empresa Y, porém, se ocorrer o contrário do descrito na oportunidade, ou seja, o governo ou município não investir na infraestrutura e desenvolvimento, a empresa pode perder oportunidades de negócio e ter um declínio na sua produtividade, sendo uma ameaça para o seu crescimento e desenvolvimento; - Barreiras Geográficas: as barreiras geográficas são uma ameaça para a empresa, pois existem delimitações de território que a filial pode vender, regras foram estipuladas para este tipo de caso. Um exemplo desta situação é que para a região oeste do estado de Santa Catarina a filial de São José não pode vender. Apenas a filial de Chapecó é autorizada, pois a mesma cobre toda essa região, e é claro em contrapartida a filial de Chapecó não pode vender para a região de São José/Florianópolis. Este fator torna-se uma ameaça no que se diz respeito à fidelização do cliente, pois o cliente que está em uma região que por ventura venha fazer uma visita a Florianópolis não pode ser “atendido” pela filial da cidade. Outro fator que está inserido nas barreiras geográficas é a questão do transporte de frete. Como todo o processo de solicitação de peças é feito na matriz da empresa que se localiza em Curitiba, existe um tempo de demora para a peça chegar ao seu destino final, pois a mesma é transportada da fábrica para a matriz e da matriz para as filiais, este tempo de demora ou ociosidade é outra ameaça existente; - Sazonalidade: a sazonalidade é uma ameaça que quase todas as empresas sofrem dependendo do produto comercializado, com a empresa Y não é diferente existem períodos que a empresa comercializa menos em função dos seus clientes que “param” as máquinas ou compram menos por outros motivos. Este período 29 costuma ocorrer no final do ano, pois, acontecem menos obras e construções na região; - Mercado de Trabalho pouco qualificado e mão de obra é escassa na área: a empresa Y trabalha com vários tipos de pessoas que possuem profissões diversas, porém o seu maior desafio é encontrar pessoas qualificadas principalmente na área de mecânica e elétrica que é onde se concentra a maior parte do corpo funcional da empresa. A mão de obra neste segmento é extremamente escassa e a que existe na maior parte das vezes é pouco qualificada. Um grande desafio para esta empresa é atrair profissionais com competência, e a falta destes é uma significativa ameaça. 30 3 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Nos itens a seguir é apresentada uma revisão da literatura sobre temas relacionados a este relatório. 3.1 ADMINISTRAÇÃO A cada dia uma organização nasce e outra morre e a cada dia um grupo de pessoas se une em prol de um objetivo formando-se assim uma organização. Para que o futuro da mesma seja satisfatório e alcance a maturidade dentro do grande mercado competitivo e feroz que se encontra, a administração é considerada o “curinga” para se encontrar as soluções e as estratégias certas para atingir a efetividade. A palavra administração vem do latim ad (direção, tendência para) e minister (subordinação ou obediência) e significa aquele que realiza uma função sob o comando de outrem, isto é, aquele que presta um serviço a outro. No entanto, a palavra administração sofreu uma radical transformação em seu significado original. A tarefa da Administração passou a ser a de interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos da maneira mais adequada á situação e garantir a competitividade em mundo de negócios concorrencial e complexo (CHIAVENATO, 2003, p.11). A administração vem adaptando seu conceito e seencaixando no mundo moderno para atender a demanda e a necessidade do mesmo. O conjunto de esforços para atingir um objetivo em comum, é a principal característica desta ciência, mas diversas teorias ao longo dos anos foram criadas cada qual abordando e focando um tema especifico. Algumas variáveis foram abordadas e estudadas – tarefas, estrutura, pessoas, ambiente, tecnologia e competitividade, foram fatores que provocaram ao seu tempo uma diferente teoria administrativa que marcou a história da administração no seu sentido mais amplo (CHIAVENATO, 2003). A administração é fundamental para direcionar os recursos existentes, 31 administrar e solucionar complexidades existentes no meio organizacional, e utilizar da forma mais eficiente e eficaz todos os meios, a fim de se manter sempre competitiva no mercado. 3.1.1 Organização A junção de pessoas com conhecimentos diversos, recursos materiais e financeiros, com objetivos em comum resulta em uma organização, que pode ser uma instituição pública, uma indústria, uma prestadora de serviços ou qualquer outro tentame humano. Uma organização é um sistema administrado, projetado e operado para atingir um conjunto específico de objetivos. Esse sistema processa recursos humanos, financeiros físicos e de informação em saídas. Essas saídas são os bens e serviços demandados pelo ambiente externo. Atingir essas demandas permite à organização alcançar seus objetivos (BATTMAN; SNELL, 1998, p.41). Percebe-se que quando se trabalha com pessoas, a definição de organização passa a ser mais complexa e vai além de apenas atingir objetivos em comum. Entende-se que organização além de ser um grupo de pessoas com objetivos em comum, são pessoas com necessidades individuais que interagem entre si, e que cooperam para tal objetivo ser atingido, ou seja, além de um objetivo em comum existem os objetivos individuais que são a razão de uma organização se manter viva e ativa. No fundo, as organizações existem para cumprir objetivos que os indivíduos isoladamente não podem alcançar (CHIAVENATO, 1999, p.20). As pessoas são as molas propulsoras de uma organização. 3.2 BREVE HISTÓRICO DA ÁREA DE RECURSOS HUMANOS. Segundo Lacombe (2004 apud ARAUJO; GARCIA, 2009), “[...] gestão pode ser entendida pela definição de administração, “conjunto de esforços que tem por objetivo: planejar; organizar; dirigir ou liderar; coordenar e controlar as atividades de um grupo de indivíduos que se associam para atingir um resultado comum””. Gestão de pessoas então seria o direcionamento desses esforços para a atividade humana dentro de uma organização. 32 Conforme Hoder (apud LUZ, 2003 p. 23): Administração de Pessoal é a prática que visa ao pleno aproveitamento dos recursos humanos de uma organização, dispondo-os para que ofereçam um maior rendimento organizacional, expresso em termos de eficiência e produtividade, com o melhor nível de realização individual, expresso em termos de satisfação pessoal e geral. A gestão de pessoas passou a ter um papel mais ativo dentro da organização a partir do século XX. Após 1930 era conhecida como administração de pessoal e tinha como principais funções o recrutamento e seleção, e quem supervisionava estas atividades era o encarregado de pessoal (conhecido como feitor). Esta época ficou marcada pelo início da regulamentação do trabalhador através dos documentos legais da administração de pessoal (ARAUJO; GARCIA, 2009). Com o passar dos anos, decretos foram assinados e a gestão de pessoal foi crescendo e ganhando mais importância dentro do cenário organizacional e trabalhista, a nomenclatura da função mudou e passou a ser chamada de departamento de pessoal, supervisionado pelo chefe de pessoal. Segundo Araújo e Garcia (2009, p. 2): Neste período, tais departamentos cuidavam, basicamente, do que se convencionou chamar de rotinas trabalhistas, que consistiam na obediência à legislação trabalhista, enquanto as tarefas administrativas eram o recrutamento e seleção, treinamentos, admissão, demissão e folha de pagamento. A partir da década de 70 a área de gestão de pessoal cresceu muito, cursos na área começaram a ser disponibilizados e a importância de se reconhecer o ser humano como parte primordial na organização foi destacado. A partir da década de 80 com o progresso da tecnologia novas teorias e técnicas foram difundidas, a busca pela qualidade total, o planejamento estratégico entre outras práticas começaram a ser aplicadas. Segundo Marques (2010, p.19): Vivemos na Era da Informação. Época marcada por mudanças rápidas, imprevisíveis e turbulentas que chegaram junto com a tecnologia de informação e fomentaram o surgimento da globalização da economia. A competitividade tornou-se intensa e a possibilidade de sucesso de uma organização ficou diretamente relacionada com a capacidade de trabalhar com informações reais. 33 Nota-se que a administração de recursos humanos com o passar dos anos foi cedendo lugar a uma concepção mais humanista. As pessoas deixaram de ser apenas recursos para obtenção de um fim e passaram a ser parte da organização verdadeiramente. Não se trata mais de pura e simplesmente administração de pessoas, mas sim administração com pessoas, com colaboradores. 3.3 GESTÃO DE PESSOAS A Gestão de Pessoas envolve e integra seis processos organizacionais, como agregar, aplicar, recompensar, desenvolver, manter e monitorar pessoas (CHIAVENATO, 2004, p. 488): Figura 5: Os seis processos de Gestão de Pessoas. Fonte: Chiavenato, (2004, p. 488). 34 O diagnóstico organizacional está inserido dentro do processo de manter pessoas. Os processos pertencentes a este subsistema são todos voltados para a obtenção e manutenção de um ambiente físico, psicológico e social saudável dentro da organização. A permanência de pessoas talentosas dentro da organização e acima de tudo pessoas motivadas e que vestem a camisa para atingir os objetivos organizacionais são o foco deste subsistema. Do ponto de vista de Gestão de Pessoas, a organização viável é aquela que não somente consegue captar e aplicar adequadamente os seus recursos humanos, como também os mantém satisfeitos em longo prazo na organização (CHIAVENATO, 1999, p. 345). Manter todos os processos da área de gestão de pessoas alinhados, equilibrados de forma eficaz e eficiente e de maneira integrada é uma tarefa árdua para os profissionais de recursos humanos e para todos da organização. A gestão de pessoas em busca de resultados excelentes tem grandes desafios e manter talentos satisfeitos dentro da organização é uma delas. Trabalhar com pessoas envolve uma atmosfera complexa que envolve desejos e vontades de diversas pessoas dentro um ambiente só, a organização. Manter alinhados todos os processos de gestão de pessoas e ainda manter satisfeito o ativo intangível mais importante da organização, que é o corpo funcional, é uma tarefa árdua para qualquer organização que visa a excelência em todos os seus aspectos. 3.4 PSICOLOGIA ORGANIZACIONAL A psicologia é uma ciência que pode ser considerada parceira da gestão de pessoas, pois para entender como funciona o corpo funcional de qualquer organização é necessário entender o que se passa na mente do ser analisado. Compreender a percepção de cada indivíduo é algo complicado, porém necessário para se obter um diagnóstico organizacional satisfatório e reter os talentos dentro da organização. Segundo Robbins (2002, p. 9): 35 A psicologia é a ciência que busca medir, explicar e, algumas vezes, modificar o comportamento dos seres humanos e dos animais. Os psicólogos dedicam-se ao estudo e à tentativa de compreensão do comportamento individual [...] Inicialmente, os psicólogos organizacionais e industriais estudavam os problemas de fadiga, falta de entusiasmo e outrosfatores relevantes para as condições de trabalho que poderiam impedir um eficiente desempenho [...] Recentemente inclui-se estudos sobre a aprendizagem, percepção, personalidade, emoções, treinamento, eficácia de liderança, necessidades e forças motivacionais, satisfação com o trabalho, processos de tomada de decisões, avaliação de desempenho, mensuração de atitudes, técnicas de seleção de pessoas, planejamento do trabalho e estresse profissional. Percebe-se que a psicologia é uma ciência relevante na área de gestão de pessoas, pois para entender as influências e as consequências de um diagnóstico considerado bom ou ruim, é necessário entender as pessoas que fazem parte deste cenário, ou seja, o corpo funcional. Cada pessoa tem uma história, e traz consigo valores, crenças e experiências profissionais diversas, sendo assim as suas reações perante uma dada situação serão diferentes. A psicologia organizacional vem se mostrando uma ferramenta de grande valia no que diz respeito ao entendimento e compreensão do ser humano e suas relações e reações dentro da organização. A psicologia tem como principal função dentro deste tema a análise num nível micro, onde o ser humano e suas percepções são analisados individualmente e também dentro de um nível amplo da organização, através de suas interações com o grupo no qual o funcionário está inserido. Para Rissi (2010): As organizações como um todo buscam um estado de equilíbrio interno para enfrentar os desafios do ambiente externo. A psicologia organizacional cada vez mais cumpre um papel importante e decisivo na formação de pessoas e de um ambiente organizacional favorável para lidar com a adversidade [...] Aplicar os conhecimentos da psicologia organizacional é vital para o desenvolvimento das pessoas e consequentemente da organização. Integrar psicologia organizacional e gestão de pessoas é o caminho para inserir e utilizar de maneira eficiente e eficaz a administração estratégica de recursos humanos na organização. 3.5 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL O diagnóstico organizacional tem como objetivo identificar as forças e 36 fraquezas internas de uma organização, proporcionando menos custos e mais rapidez para a empresa. A metodologia mais utilizada pelas empresas para a obtenção de tal diagnóstico na maioria das vezes possui custo elevado, a sua elaboração é complexa, exige um alto investimento e leva um tempo relativamente demorado para a coleta dos dados, filtragem dos mesmos e obtenção do resultado objetivado. De acordo com KRAUSZ (1994, p. 7): O Diagnóstico Organizacional propõe-se a simplificar este processo, abreviando o tempo dispendido, reduzindo de maneira dramática os seus custos e evitando as distorções que comumente ocorrem quando as pessoas fornecem informações que, embora anônimas, poderão ser identificadas em termos de área ou setor de uma determinada empresa. O diagnóstico organizacional é um instrumento indispensável para qualquer organização. Mesmo que a empresa apresente resultados satisfatórios esse tipo de análise permite que a empresa tome decisões melhor fundamentadas e permite visualizar problemas tácitos no ambiente organizacional. Para Perillo (2009): Um diagnóstico empresarial pode contribuir para uma melhor tomada de decisão, pois é o instrumento que apresenta uma visão global e dinâmica da empresa e define um roteiro geral do processo de decisão, não se trata de uma avaliação técnica, mas de um procedimento que habilita o empresário a obter uma visão clara, simples e precisa do conjunto de seu negócio. Através da análise dos dados coletados é possível detectar fatores limitantes para o sucesso da empresa tanto no âmbito interno como externo, verificar as deficiências e potencialidades da estrutura organizacional existente e a partir destas explorar novas opções e estratégias, é possível analisar também o comportamento e o grau de motivação dos funcionários bem como a produtividade dos mesmos, e por fim traçar alternativas e ações para que as deficiências e limitações encontradas sejam sanadas e as potencialidades sejam exploradas em sua totalidade. A ferramenta que será utilizada neste relatório de intervenção será o Diagnóstico Organizacional criado pela Doutora Rosa R. Krausz, que consiste na avaliação de doze fatores existentes dentro de uma organização. Os fatores avaliados são: relacionamento interpessoal; padrões de relacionamento; relações intergrupais; canais de comunicação ou padrão de comunicação; estilos de 37 liderança; processo de tomada de decisão; planejamento; resolução de problemas; trabalho em equipe; clima organizacional e motivação. De acordo com Krausz (1994, p. 7): O Diagnóstico Organizacional é um instrumento criado para levantar as condições gerais de uma empresa em doze áreas e verificar o seu grau de permeabilidade a intervenções que objetivam introduzir um processo de mudança planejada. Permite ainda diagnosticar, dentre as áreas analisadas, aquelas que apresentam maior resistência. Para compreender melhor a ferramenta utilizada, será necessário entender os fatores avaliados individualmente dentro de suas especificidades. 3.5.1 Relacionamento interpessoal Atualmente o relacionamento interpessoal é um dos fatores mais importantes e determinantes de sucesso profissional dentro de qualquer empresa. A forma com que as pessoas se relacionam com as outras e a habilidade comportamental dentro do contexto organizacional são essenciais para a sobrevivência e o sucesso profissional de qualquer colaborador. Não é suficiente ter grande experiência técnica em uma área se o relacionamento estabelecido com a equipe for de péssima qualidade. (MOSCOVICI, 1996). A forma de ver, agir e pensar de cada indivíduo dentro de uma organização influencia diretamente nos relacionamentos interpessoais existentes dentro dela. Se o clima criado entre os colaboradores for calmo, tranquilo, com respeito e espírito de equipe o retorno será um ambiente sadio e satisfatório, porém se o ambiente for o inverso, com antipatia e desconfiança e o clima pesado uma constante, resultará em baixo desempenho dos colaboradores e resultados organizacionais insatisfatórios. (MOSCOVICI, 1996) Segundo Krausz (1994, p. 11): As percepções que as pessoas têm a respeito das relações interpessoais no ambiente de trabalho influem na qualidade do seu desempenho. O isolamento e a aproximação, a existência ou não de grupinhos fechados e o grau de confiança interferem sensivelmente na produtividade, no nível de tensão e nos resultados da empresa. Percebe-se que o relacionamento interpessoal interfere diretamente no 38 ambiente de trabalho, a sinergia entre as pessoas, a motivação, a colaboração e a comunicação clara e objetiva para ser satisfatória devem partir de um grupo bem formado e sadio. (MOSCOVICI, 1996). Pessoas são seres sociais, portanto manter um bom relacionamento interpessoal é benefício pessoal, profissional, e acima de tudo empresarial, pois um grupo coeso e bem desenvolvido produz mais e melhor. 3.5.2 Padrões de relacionamento Os padrões de relacionamento numa empresa são um indicativo seguro do grau de competitividade/conflito ou da cooperação/harmonia existentes na empresa. (KRAUSZ, 1994). Conviver com outras pessoas é uma tarefa extremamente difícil, compreender que nem sempre o seu ponto de vista é igual ao do outro e que nem sempre as suas intenções são interpretadas como você imaginava ou gostaria é realmente muito difícil. Cada um possui suas particularidades, seus pontos fortes, fraquezas e emoções, misturar tudo isso de maneiras diferentes com vários tipos de pessoas, pode criar uma situação catastrófica. Em uma organização é exatamente isso que ocorre, várias pessoas com histórias e percepções diferentes convivendo lado a lado todos os dias, e sendo obrigadasa aceitar as diferenças existentes para que o ambiente fique no mínimo aceitável. Segundo Moscovici (1996, p. 32): Pessoas convivem e trabalham com pessoas e portam-se como pessoas, isto é, reagem às outras com as quais entram em contato: comunicam-se, simpatizam e sentem atrações, antipatiza e sentem aversões, aproximam- se, afastam-se, entram em conflito, competem, colaboram desenvolvem afeto [...] O processo de interação humana é complexo e ocorre permanentemente entre as pessoas, sob forma de comportamentos manifestos e não manifestos verbais ou não verbais, pensamentos, sentimentos, reações mentais e ou físico corporais. Um relacionamento se desenvolve ou não a partir do grau de interação das pessoas envolvidas, não existe um relacionamento sozinho, um relacionamento é feito por mais de uma pessoa sempre. Os sentimentos gerados através de um relacionamento ditarão qual o tipo de relacionamento existente, como por exemplo, se os sentimentos existentes são de 39 simpatia, comunicação e interação isso se repercutirá no tipo de relacionamento que será de cooperação, engajamento, coleguismo entre outros, o que afetará diretamente nas tarefas realizada. (MOSCOVICI 1996). Entretanto se ocorrer o inverso, os sentimentos serão de rejeição, antipatia e cheios de negatividade, isso irá refletir no tipo de relacionamento que será cheio de falhas na comunicação, pouca interação, frio e distante, promovendo uma queda na produtividade e na própria motivação dos funcionários. (MOSCOVICI 1996). As pessoas são diferentes em sua totalidade, as formas que essas diferenças são encaradas e tratadas irão determinar qual o tipo de relacionamento existente. (MOSCOVICI, 1996). Dentro de uma organização o tipo de relacionamento pode determinar e influenciar no diagnóstico organizacional e na própria produtividade da empresa. 3.5.3 Relações intergrupais A definição de grupo segundo Knapik (2006 apud ESBRÓLIO, 2008, p. 151) é “uma reunião de duas ou mais pessoas que interagem frente a um objetivo”. As pessoas por serem seres sociais possuem uma necessidade intrínseca de se socializar e fazer parte de um grupo seja ele em uma organização, na escola ou em qualquer outro ambiente. De modo geral, as pessoas fazem parte de grupos por dois motivos para realizar uma tarefa ou meta e para satisfazer suas necessidades sociais (VECCHIO, 2006, p. 211). No ambiente organizacional, os grupos podem ser classificados em formais que são aqueles que atendem a primeira necessidade, realizar tarefas, e os grupos informais que são aqueles que se estabelecem através da interação dos colaboradores e das afinidades compartilhadas no ambiente de trabalho. Este tipo de grupo geralmente está direcionado a interesses em comum, sejam eles benéficos ou não a organização. De acordo com Vecchio (2008, p. 211): 40 Os grupos, em ambientes organizacionais, também podem ser classificados em termos de aberto ou fechados. Um grupo aberto altera seus membros, pois as pessoas entram e saem constantemente do grupo. Em contraste, um grupo fechado mantém membros relativamente estáveis. Além disso, a maioria dos grupos fechados possui relacionamentos de status bem cristalizados entre os membros, ao passo que os abertos tendem a variar em relação ao poder e ao status individual. Os grupos são formados voluntária ou involuntariamente, mas independentemente da forma que são gerados, eles são de grande importância dentro da organização. Formal, informal, aberto ou fechado, é possível perceber que o ser humano necessita da convivência com outras pessoas de seu meio. “Talvez a característica mais fundamental dos grupos seja a presença de outras pessoas” (VECCHIO, 2008, p. 215). A realização de uma tarefa relativamente fácil, muitas vezes se torna mais prazerosa e agradável na presença de outra pessoa, ou então uma tarefa mais difícil se torna muito mais complexa diante da presença de outra pessoa, o êxito ou não de uma tarefa frequentemente está relacionado à presença de outra pessoa ou não na ocasião. O fato é que a interação entre grupos e pessoas, agrega conhecimentos, crescimento profissional/pessoal, comunicação clara e precisa e produtividade com qualidade. A interação entre os grupos ou departamentos existentes na organização, é de suma importância para que os clientes internos e externos sejam bem atendidos. Saber o papel e a importância que cada indivíduo tem dentro do contexto organizacional e dentro do grupo ao qual pertence, faz com que a empresa cresça em sua totalidade. 3.5.4 Comunicação A boa comunicação pode proporcionar oportunidades de conhecimento, a socialização da informação, a integração das pessoas e potencializar a coesão de uma equipe. A presença deste fator se torna imprescindível no ambiente organizacional, e a sua ausência pode causar a decadência de uma empresa. De acordo com Krausz (1994, p. 12): 41 A comunicação é um dos fatores básicos da integração de esforços coletivos e a informação pode ser considerada a matéria-prima do trabalho coletivo adequadamente coordenado. Sem padrões de comunicação adequados, qualquer empresa tenderá à desestruturação em função do isolamento dos setores que a compões, da falta de integração das suas atividades e da perda de informações. Existem diversas formas de comunicação. A forma oral que é a mais utilizada nas organizações, é rápida e geralmente mais precisa, pois durante o diálogo os envolvidos podem explicar a mensagem que está sendo dada. A comunicação escrita também é outra forma de transmitir mensagens, dentro das organizações esse tipo de comunicação é muito utilizada, através de documentos ou até mesmo e-mails os colaboradores se comunicam no dia a dia. Por fim outra forma de comunicação é a comunicação não verbal, utilizada a todo o momento, através de gestos, postura, símbolos transmitidos pelo interlocutor, e interpretados pelo receptor. A comunicação verdadeira ou precisa, muitas vezes, é difícil de realizar, por exigir uma sequência complexa de passos: geração de ideias, codificação, transmissão por diversos canais, decodificação, compreensão e resposta. Vecchio (2008, p. 292). Através da figura 6 é possível perceber que em cada passo da comunicação existem obstáculos potenciais para a comunicação bem-sucedida, estes que podem ser ruídos, barreiras e filtros, que impedem uma comunicação clara e precisa. 42 Figura 6: O Ciclo de Comunicação. Fonte: Vecchio (2008, p. 293) A figura 6 evidencia de maneira clara como se dá o processo de comunicação. Primeiramente a ideia inicial do interlocutor é codificada e transmitida para o receptor de maneira falada, escrita ou de outro modo, essa mensagem codificada é transmitida por diversos canais (e-mail, memorandos, telefone, pessoalmente, entre outras maneiras), após a transmissão o receptor recebe essa mensagem e a decodifica, ou seja, decifra a mensagem de acordo com a sua compreensão, que nem sempre é perfeita, pois esta etapa está sujeita a interpretação por parte do receptor da mensagem. Após a compreensão da mensagem o receptor responde a indagação inicial. Vecchio (2008, p. 293) afirma que: Em virtude de a comunicação envolver tantos passos, numerosos fatores podem intervir para dificultar o processo. A mensagem codificada pode, por exemplo, não corresponder precisamente à pretendida, por causa da escolha inadequada de palavras pelo emissor, ou a resposta pode não refletir de modo preciso a intenção do receptor, como resultado de forças fora de seu controle. 43 A discussão que envolve a comunicação é uma constante dentro das organizações. Para que esta seja efetiva, clara e precisa não existe fórmula mágica, apenas todas as etapas do processo de comunicação devem ser bem estruturados evitando assim possíveis erros e distorções. Manteros funcionários sempre informados e motivados é uma tarefa difícil, porém não impossível: as politicas de endomarketing ou marketing interno, tem como objetivo tratar os colaboradores como clientes internos, afinal de contas não basta agradar e investir apenas nos clientes externos, os clientes internos são a fonte de talento e criatividade que são investidos e emanam nos produtos e serviços da organização. O endomarketing além de beneficiar os colaboradores, pois fazem os mesmos trabalharem em sinergia, o endomarketing é um esforço planejado, contínuo e sistemático da organização para educar, treinar e desenvolver os seus empregados, visando engajá-los para obtenção do objetivo comum organizacional. (TACHIZAWA; FERREIRA; FORTUNA, 2006, p. 243). O endomarketing é a aplicação de técnicas de marketing aos clientes internos da empresa (colaboradores). Esta área em uma organização está intimamente ligada à comunicação interna e sendo assim, esta técnica visa fidelizar os funcionários e engajá-los mostrando que eles fazem parte do resultado organizacional. Alguns benefícios advindos dessa técnica são a comunicação mais clara e objetiva, fundamentais para se compreender as necessidades e dificuldades dos colaboradores. É preciso mantê-lo sempre informado, motivado e confiante, é imprescindível dizer-lhes que o seu trabalho, seja qual for, é importante para alcançar os resultados globais planejados. Também é preciso que ele saiba que a sinergia entre todos os setores da companhia é fator essencial para sua eficiência. E o que é mais importante: ele deve sentir-se constantemente valorizado, pois sua carreira e seu sucesso andam de mãos dadas com os interesses da organização. (TACHIZAWA; FERREIRA; FORTUNA, 2006, p. 243). 3.5.5 Canais de comunicação São variados e inovadores os canais de comunicação disponíveis e existentes nas organizações, novidades e métodos eficientes e eficazes não faltam para as empresas se manterem alinhadas e com a comunicação em dia. O grande desafio é 44 saber utilizar de maneira correta estes meios objetivando sempre a clareza do que se deseja informar. Para Krausz (1994, p. 12): Uma das causas mais comuns da comunicação deficiente nas empresas é a ausência de canais de comunicação abertos, que impedem a circulação e o acesso às informações relevantes para o correto funcionamento da empresa como um todo integrado. Empresas com estruturas hierárquicas rígidas e impermeáveis, falta de diálogo e insuficiências de informações tendem a desenvolver canais de comunicação informais onde circulam boatos e fofocas, que absorvem boa parte do tempo e da energia produtiva dos funcionários e do corpo gerencial. Existem vários canais de comunicação, sendo que estes podem ser verticais, quando ocorrem de cima para baixo (descendentes), ou seja, a comunicação do superior com os seus subordinados, ou de baixo para cima (ascendentes) quando há comunicação do subordinado com o superior. A comunicação horizontal se dá quando existe a comunicação entre departamentos, ou pessoas no mesmo nível hierárquico, e a comunicação diagonal se dá quando a comunicação é feita em todas as direções. Existe também a comunicação formal e a informal. A formal é aquela passada pela empresa através de documentos, memorandos, folders, jornais, revistas entre outras mídias internas e externas. A comunicação informal é originada através da interação dos colaboradores e da vivência diária, “em virtude de ser flexível e pessoal, a transmissão informal pode ser um dos sistemas de comunicação mais rápidos que existem na maior parte das organizações” (VECCHIO, 2008, p. 305). Caso não haja uma boa comunicação dentro da empresa, diversas consequências podem ser geradas, como por exemplo, o descrédito da empresa perante os funcionários. Podem ocorrer ruídos na comunicação e geração de boatos, fortalecendo a famosa “rádio peão”, gerando desmotivação e distorções de informações, mas por outro lado, se o contrário ocorrer, a empresa tem muito a ganhar como, por exemplo, um clima agradável e satisfatório, o espírito de equipe, equipes coesas e bem estruturadas, flexibilidade entre outros benefícios. “A empresa que se comunica bem com seus profissionais possui mais chances de neutralizar os pontos fracos dos processos adotados e que fazem parte do dia-a-dia das pessoas” (BISPO, 2012). 45 3.5.6 Estilos de liderança Liderar é ser mais que meramente um gestor, liderar é saber discernir o tempo, o momento e a forma correta para alcançar o êxito organizacional. Saber dosar e delimitar o estilo de liderança pertinente para cada momento se torna uma qualidade indispensável para um líder de excelência. Conforme Krausz (1994, p. 13): Os estilos de liderança predominantes numa empresa contribuem enormemente para a integração/desintegração da empresa, além de ser um fator que repercute na qualidade das decisões, da resolução de problemas e no nível de contribuição de cada indivíduo para a obtenção dos resultados globais. A liderança é um fator de grande importância dentro da organização, pois a partir da liderança, uma empresa pode ter funcionários motivados, engajados e comprometidos com o objetivo da organização ou o seu inverso. Ser líder é muito mais do que possuir seguidores, ou ser bem aceito no meio organizacional, ser líder é ter a capacidade de influenciar as pessoas coordenando- as e direcionando-as para o êxito organizacional. Hunter (2006 apud BARCELOS 2008, p. 67) afirma, ainda que “liderar significa conquistar as pessoas, envolvê-las de forma que coloquem coração, mente, espírito, criatividade e excelência a serviços de um objetivo”. É importante que a organização saiba da importância de ter e desenvolver líderes. São eles que motivam direta ou indiretamente os funcionários, apontam o caminho e acompanham a trajetória deles até o objetivo almejado. Gestão e liderança são conceitos que se complementam, porém não são iguais. Frequentemente esses dois conceitos são confundidos, porém como explicitado logo acima, o líder influencia as pessoas para tal objetivo, mexe com emoções e sentimentos do funcionário, já o gestor gerencia situações, planeja, organiza e controla as atividades a serem executadas. Sendo assim é possível perceber que nem sempre um líder é um gestor ou um gestor é um líder. Liderança implica, portanto, algo mais do que mera responsabilidade por supervisão ou autoridade formal. Estende-se além da influência usual que acompanha a legitimidade como supervisor. Consequentemente, pode-se afirmar que liderança é a influência incremental, ou adicional, que uma pessoa detém além de sua autoridade formal. Influência incremental pode 46 existir, em graus variados, em todo participante de um grupo de trabalho. (VECCHIO, 2008, p. 147). A liderança pode partir de um funcionário que não possui poder formal (Líder Informal), porém possui essa influência incremental citada por Vecchio, ou a liderança pode partir de um funcionário que tem poder formal e que possui habilidades adicionais de influência dentro de sua equipe de trabalho. Covey (2005 apud LACERDA, 2008, p. 41), apresenta algumas diferenças entre liderança e gerência, conforme o quadro a seguir. Quadro 5: Diferença entre liderança e gerência. Fonte: Covey (2005, apud LACERDA, 2008, p. 41). Assim como há tipos de líderes dentro de uma organização, também existem tipos de liderança e estas influenciam diretamente no êxito ou não dos objetivos organizacionais. Alguns autores defendem diversos tipos de liderança, mas neste relatório iremos abordar apenas três formas de liderança, que são as mais utilizadas nas organizações e que costumeiramente são defendidas pelos autores em geral. Os estilos são estes: - Autocráticos (ou autoritários): “o líder que se assume desta maneira tem o comportamento regido pela tradição,
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