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PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS ETAPA 2 Autor Mônica Tatiana Bunese Busarello Reitor da UNIASSELVI Prof. Hermínio Kloch Pró-Reitora do EAD Prof.ª Francieli Stano Torres Edição Gráfica e Revisão UNIASSELVI CURSO LIVRE – ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS 1 INTRODUÇÃO O setor de eventos está inserido em um mercado altamente competiti- vo, globalizado e dinâmico, que passa constantemente por transformações econômicas, culturais, sociais, ambientais, tecnológicas, bem como de suas demandas, ou seja, as tendências do mercado e contexto que o setor está inserido, influenciam na oferta e fazem com que o setor tenha que se adaptar às transformações. Na etapa anterior, você pôde apreciar, conceitos, defini- ções, tipos de eventos e foi possível observar o quanto a pandemia causada pela Covid-19 trouxe mudanças na configuração de alguns tipos de eventos, modificando o cenário e impondo novas tendências. Diante do dinamismo do mercado de eventos, as empresas e profissionais da área devem ter claro qual ou quais são seus objetivos e sua posição no mercado. Além de planejar, é preciso traçar estratégias que permitem chegar aonde se almeja. Nesta etapa, você é convidado a conhecer mais sobre o planejamento e a organização de eventos, incluindo as fases do planejamento, caracterís- ticas de megaeventos e sobre como funciona o planejamento de marketing em eventos. 2 PLANEJAMENTO DE EVENTOS Quem trabalha com eventos costuma dizer que cada evento é único e possui suas particularidades no que se refere a objetivos e características, pois envolve muitos detalhes. Inicialmente, é importante diferenciar o plane- jamento de eventos da organização de eventos. De uma maneira simples e objetiva, o planejamento está relacionado a elaborar planos, e a organização, em iniciar a execução, principalmente no que se refere à parte burocrática do evento e sobre as necessidades identificadas. Dessa forma, o planejamento e a organização de eventos se tornam estratégicos para que o evento atinja PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS ETAPA 2 CURSO LIVRE – ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS seu propósito e seja um sucesso enquanto instrumento de comunicação que promove indivíduos e organizações. Considerando a complexidade, a amplitude e a importância da promo- ção de um evento, o planejamento é essencial e, segundo Zanella (2012, p. 29-30), abrange alguns aspectos básicos: Definir de forma clara e precisa os objetivos, bem como a amplitude do evento. Isso significa ter o domínio absoluto e integral do ambiente, dos limites de atuação e de todas as etapas de sua execução. Estruturar o roteiro de planejamento e o respectivo cronograma de execução com bastante antecedência da data prevista para seu início. Prever recursos materiais, financeiros e de apoio para atender as exigências operacionais. Dispor de pessoas, grupos ou comissões para assumir a responsabilidade pela coorde- nação e execução dos trabalhos. Estabelecer sistema de integração e relacionamento permanente com patrocinadores, promotores, empresas vinculadas, autoridades, especialistas, imprensa, agentes de viagem, fornecedores, participantes e colaboradores, colhendo subsídios e sugestões. Instituir canais de comunicação ágeis e eficientes entre todas as áreas de operação e serviços, a fim de prevenir e corrigir, prontamente, eventuais deficiências ou falhas no decorrer do evento. Assegurar a quantidade e a qualidade de materiais, produtos e equipamentos necessários para a operacionalização dos eventos. Estabelecer normas e procedimentos a serem observados pelos participantes dos eventos. Implantar sistema de controle e acompanhamento das providências e decisões tomadas no curso do evento. Observe no Quadro 1 as ações que, segundo Cesca (2008), não podem faltar em um criterioso planejamento de eventos. QUADRO 1 – AÇÕES DETERMINANTES EM PLANEJAMENTO DE EVENTOS Ações Definições Objetivos É o que se pretende com o evento. Público Para quem é o evento? Estratégias Atração para despertar o interesse do público. Recursos Todos os recursos que serão utilizados (humanos, materiais e físicos). Implantação Descrição dos procedimentos do início ao fim do evento. Fatores condicionantes Fatos ou decisões aos quais o evento depende para sua realização (Alvarás, por exemplo). Acompanhamento e Controle Determinação de quem e de como será feita a coordenação do evento. Avaliação É a prestação de contas. Orçamento Previsto Deve ser detalhado, pois é com origem nele que virão os recursos financeiros. FONTE: Adaptado de Cesca (2008) CURSO LIVRE – ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS Campos (2000) cita alguns benefícios do planejamento de eventos: ganha-se tempo; despendem-se menos esforços; diminui o desperdício; são elaboradas estratégias que minimizam os imprevistas e facilitam a resolução caso ocorram; e, na maior parte dos casos, atingem-se os objetivos propos- tos. O autor afirma que para um bom planejamento é preciso se colocar no lugar do público. O planejamento é uma função administrativa que permite preparar as organizações para as mudanças que possivelmente irão passar. Trata-se de uma ferramenta que dá o norte para a tomada de decisões. Assim como planejar também não é uma atividade estática, pois o planejamento precisa ser visto e revisto constantemente e se necessário ajustado, afinal é preciso acompanhar as mudanças do mercado. Fatores como economia e governo frequentemente fazem com que o planejamento deva ser ajustado (BECKER; GIOVANELA; FURTADO, 2016). Morais (2017, p. 190) define o ato de planejar: Planejar é analisar as forças de mudança que despontam nos contextos macro e microeconômicos, amplificar o sentido de inovação e o incentivo ao conhecimento, captar tendências, projetar cenários e posicionar a empresa de maneira competitiva, é olhar para o “retrovisor do tempo” e mirar “os faróis dos caminhos futuros”. Dependendo do foco, o planejamento pode ser dividido de acordo com o nível organizacional: estratégico, tático ou operacional. O planejamento estratégico abrange a organização como um todo, os objetivos traçados não ficam restritos a determinado setor. Envolve objetivos e estratégias de longo prazo e geralmente é executado pela alta administração. A atenção é dire- cionada para o ambiente externo à organização, tendo como foco o cenário econômico, político, social, comportamentos, necessidades e desejos do pú- blico-alvo, bem como o posicionamento da concorrência. Inclusive dá base aos outros níveis do planejamento, tático e operacional (NOGUEIRA, 2014). Já o planejamento tático tem seus objetivos direcionados para determi- nada área da organização e são de responsabilidade dos gerentes. O recorte temporal estipulado para o alcance dos objetivos traçados geralmente é de um ano. E o planejamento operacional é específico para ações de execução operacional da organização e é um desdobramento do planejamento tático. São planos orientados a curto prazo, ações adaptáveis ao dia a dia. A gestão é realizada pelos supervisores de primeira linha (NOGUEIRA, 2014). As estratégias são os resultados do planejamento estratégico (SEBRAE, 2019). E, segundo Nogueira (2014, p.15), estratégia é “o processo pelo qual uma organização define aonde pretende chegar e como alcançará essa conquista”. Para o Sebrae (2019), “é a definição da rota, a organização dos recursos organizacionais para a caminhada da empresa no mercado”. No entanto, como avaliam Becker, Giovanela e Furtado (2016), não há um úni- CURSO LIVRE – ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS co conceito para estratégia, a qual pode ser utilizada de várias maneiras. Sua importância é justificada nas constantes transformações e em cenários muitas vezes incertos. Manter-se no mercado está diretamente relacionado a definições de objetivo e à definição antecipada dos possíveis caminhos que a organização deve percorrer para o alcance dos objetivos (BECKER; GIOVANELA; FURTADO, 2016). Mintzber et al. (2007 apudSILVA, 2019), desenvolveram o modelo dos 5Ps para definir estratégia: Estratégia como Plano, Estratégia como Pretex- to, Estratégia como Padrão, Estratégia como Perspectiva e Estratégia como Posição. Para relacionar a estratégia no contexto dos eventos, acredita-se que a definição de estratégia como plano é a mais adequada, pois “para quase todos a quem você perguntar, estratégia é um plano – algum tipo de curso de ação conscientemente pretendido, uma diretriz (ou conjunto de diretrizes) para lidar com uma situação” (MINTZBERG et al. 2007 apud SILVA, 2019, p. 131). O autor ainda destaca duas características que fundamentam a estratégia como plano: 1) as estratégias são criadas antes das ações nas quais serão aplicadas; e 2) são desenvolvidas consciente e propositalmente. Aqui a estratégia é considerada um guia para o futuro, dessa forma é possível afirmar que primeiro surge o plano, em seguida surgem as ações, as quais resultam das definições presentes no plano. Você conseguiu compreender a diferença entre estratégia e planeja- mento? E ao mesmo tempo, como um complementa o outro? De maneira resumida e analisando os conceitos aqui expostos, é possível dizer que pla- nejamento é um processo contínuo onde qualquer alteração no contexto que se está inserido exige que os devidos reajustes sejam feitos. O planejamento em sua essência permite que, por meio do cenário e resultados atuais, possa ser projetado um estado futuro, ou seja, aonde se almeja chegar. As estraté- gias são planos e consequentemente ações, são diretrizes que orientam as ações diante das mais diversas situações. Dessa forma, podemos afirmar que as estratégias complementam o planejamento e juntos maximizam oportu- nidades e minimizam as ameaças. Então, trazendo esse cenário organizacional para o contexto do planeja- mento e organização de eventos, tanto o planejamento como as estratégias têm a mesma função, fazer com que o evento alcance seu objetivo. Dessa forma, todas as estratégias precisam estar alinhadas, direcionadas para o objetivo do evento. 3 FASES DO PLANEJAMENTO Como você já pôde perceber, planejar e organizar um evento não é tarefa fácil. Exige profissionais comprometidos e capacitados para que tudo ocorra conforme o desejado. Como afirma Cesca (2008), organizar eventos é trabalhoso e exige grande responsabilidade. CURSO LIVRE – ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS Devido à importância que os eventos exercem no universo cotidiano das pessoas, torna-se relevante a inserção de estratégias que contemplem o respeito aos prin- cípios propostos pelo promotor do evento e a definição de um planejamento que envolva de forma sinérgica os vários atores envolvidos com a proposta do mesmo, entre eles empresas terceirizadas, autoridades públicas e privadas, staffs, voluntários, patrocinadores e a comunidade local (GUIMARAES; TADINI, 2013, p. 196). Tanto a concepção, como o planejamento de qualquer evento devem acontecer depois do estudo de viabilidade que permite a análise das condi- ções e a capacidade da empresa especializada em eventos realizar o que o cliente espera. Além, é claro, a realização de pesquisas técnicas que permitem o conhecimento da opinião do público-alvo sobre os objetivos, sistemática do evento, locais, datas, horários, participantes e convidados (ZANELLA, 2012). Informações e dados completos permitem a elaboração de um planejamento estratégico em busca de bons resultados para o evento. E por onde se começa a planejar um evento? Primeiramente, é preciso saber que as fases do processo de planejamento e organização de eventos, de acordo com Matias (2014) são: 1) concepção; 2) Pré-evento; 3) Transe- vento; e 4) Pós-Evento. FIGURA 1 – FASES DO PROCESSO DE PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS FONTE: Adaptado de Matias (2014) A seguir, você irá conhecer detalhes e características de cada fase, de acordo com o que Matias (2014) sugere: Concepção: nesta fase inicial é onde a ideia central do evento é lançada e compreendida. E para que o evento comece a tomar forma, é necessário reunir o maior número de informações: Reconhecimento das necessidades desse evento; elaboração de alternativas para suprir as suas necessidades; identificação dos objetivos específicos; coleta de infor- mações sobre os participantes, patrocinadores, entidades e outras instituições em potencial. Listagem dos resultados desejados; estimativas de viabilidade econômica e técnica; estimativa de tempo; estabelecimento de diretrizes; elaboração dos con- tornos do projeto (MATIAS, 2014, p. 13-14). CURSO LIVRE – ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS Muita informação, não é mesmo? Vamos à próxima fase! Pré-evento: nesta fase acontece o planejamento propriamente dito. Segundo Matias (2014), o planejamento é o onde primeiramente são reuni- das todas as etapas da preparação e do desenvolvimento do evento. Aqui são definidas e realizadas atividades como os serviços iniciais; serviços de secretaria, detalhamento do projeto, entre outras atividades. Existem alguns instrumentos auxiliares e de controle de atividades que merecem ser citados, pois contribuem no processo de planejamento. São eles: Cronograma básico, Briefing e check-list. O cronograma básico possibilita a distribuição das atividades e providências necessárias com prazos estabele- cidos. No cronograma também é possível estabelecer as responsabilidades da execução do evento. Importante destacar que o cronograma deve ser constantemente acompanhado e avaliado. O briefing é “o conjunto de infor- mações e instruções facultadas com antecedência aos organizadores sobre os aspectos mais relevantes do evento que será organizado” (MATIAS, 2014, p. 15). E o check-list, que é um instrumento importantíssimo que permite que nada fique no esquecimento, pois relaciona ou lista todas as providências, tarefas ou necessidades do evento em todas as suas fases (MATIAS, 2014). O pré-evento é uma fase importantíssima em que o profissional deve estar atento a todos os detalhes. É nesta fase que é detalhado, conforme já citado, o projeto. Na concepção elabora-se o pré-projeto com a ideia geral do evento, mas agora é que o projeto deve ser detalhado para concretizar a ideia (MATIAS, 2014). Observe no Quadro 2, os principais itens que devem ser considerados no projeto e que compõem a estrutura organizacional de um evento: QUADRO 2 – PRINCIPAIS ITENS DO PROJETO DE UM EVENTO Definição do produto. Escolha do local. Definição da data. Elaboração de temário e calendário. Identificação e análise dos participantes. Estratégia de Comunicação e Marketing. Infraestrutura de Recursos audiovisuais, materiais e serviços. Serviços de transporte e hospedagem dos participantes e convidados. Programação social, cultural e turística. Agência de viagens e turismo. Recursos financeiros. Cronograma básico. FONTE: Adaptado de Matias (2014) CURSO LIVRE – ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS Vale ressaltar que as características do projeto irão variar de acordo com o tipo de evento e sua abrangência (MATIAS, 2014; ZITTA, 2014). A próxima fase é o transevento, ou seja, quando o projeto se concretiza. “É o transcorrer das atividades, ou seja, a aplicação das determinações pre- vistas no pré-evento, na qual todas as etapas do evento são acompanhadas [...]” (MATIAS, 2014, p. 16). Para atender às necessidades do evento planejado há diversos setores, esses setores podem variar de acordo com a comple- xidade, porte e tipo do evento. Observe quais são os principais setores que são estruturados durante a realização de um evento: Portaria / entrada com serviço de manobrista; bilheterias; recepção de participantes e de convidados; secretaria do evento; palco para apresentação de palestrantes, shows e lançamento de produtos; camarins; sala vip; sala de imprensa; salas de apoio; área de serviço de táxi e / ou transporte coletivo; área para agência de turis- mo; área para informações turísticas; sala ou salão para coquetel; pista de dança; ambiente social com mesas, lounges;cabines de traduções simultâneas; cozinha de apoio ou copa; área de serviço; banheiros de serviço; banheiros para participantes e convidados; área de serviço de segurança (civil e/ou militar); pronto socorro e outros (MATIAS, 2014, p.16-17). Essa fase é bastante intensa e exige uma criteriosa supervisão de deta- lhes, pois tudo deve estar acontecendo conforme o planejado. Todo evento é uma experiência, ou a construção de uma experiência como afirmam Cza- jkowski e Junior Czajkowski (2017) com capacidade de impactar de maneira muito mais eficiente o público pretendido. E, por fim, o pós-evento é a última fase do planejamento e organiza- ção de um evento. É aqui que se inicia o processo de encerramento que é composto pelas avaliações técnicas, administrativas e dos participantes. As principais atividades desenvolvidas no pós-evento são serviços referentes à secretaria, divulgação do pós-evento e alguns serviços complementares (MATIAS, 2014). As avaliações citadas permitem uma análise dos pontos positivos e ne- gativos, o que é extremamente necessário tanto para o cliente, como prin- cipalmente para a empresa organizadora para saber em quais pontos precisa melhorar para o próximo trabalho. 4 ORGANIZAÇÃO DE MEGAEVENTOS Conforme você pôde observar na etapa 1, há vários tipos de eventos e sua classificação se dá de acordo com a sua dimensão, abrangência, área de interesse, perfil, periodicidade e modo de acesso. Você com certeza deve estar pensando que a principal diferença entre um evento e um megaevento está no número de pessoas que participam do evento, porém, o número de pessoas é apenas um detalhe, um megaevento está relacionado a diversos fatores, inclusive a impactos e transformações territoriais. CURSO LIVRE – ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS Inicialmente, se faz necessários definir os megaeventos, porém assim como examina Tavares (2011), concorda-se na ausência de um consenso sobre um conceito que defina um megaevento em sua totalidade. De acordo com Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT, 2016), NBR 160004/2016, um megaevento se caracteriza por seu “alto grau de complexidade de or- ganização, normalmente tem visibilidade e repercussão mundial, e envolve um número expressivo de público e profissionais para sua realização”. Vale destacar que um grande evento nem sempre é um megaevento, pois ele até pode reunir um número significativo de pessoas, mas a periodicidade que ele acontece não o caracteriza como um megaevento, pois sua repercussão não ultrapassa a escala local (PAIVA, 2015). A magnitude que qualifica um megaevento se sustenta na mobilização, além da atividade turística e do evento em si, de uma variedade de ações e dimensões eco- nômicas, políticas e simbólicas, que transcendem a escala local e apontam para um elevado nível de articulação entre os lugares e os agentes envolvidos globalmente, traduzindo-se numa complicada trama de interesses, conexões e conflitos (PAIVA, 2015, p. 489). Matias (2008, p. 177) relaciona os megaeventos com seus impactos e transformações, principalmente na sua relação com o território. Esta con- cepção de megaevento se articula diretamente com a cidade no que tange à criação de infraestrutura e comodidades para o evento, pois desencadeará relações ambientais, culturais, econômicas, políticas e sociais em prol de resultados positivos, como também propiciará o surgimento de possíveis conflitos ao longo do tempo. A literatura, em sua maioria, relaciona os megaeventos ao esporte, ou seja, megaeventos esportivos e, de fato, são bons exemplos: Copa do Mun- do, Jogos Olímpicos e Paraolímpicos. Bonfim (2015) relembra quantas ações e consequentemente transformações foram necessárias para que a Copa do Mundo, edição de 2014, acontecesse no Brasil. Você lembra? Estádios esportivos construídos e reformados, aeroportos e mobilidade nas cidades que seriam sede das competições com infraestrutura melhorada, reservas de locais de treino e acomodação para 32 seleções e hotéis e setor de alimento e bebidas para receber cerca de 4 milhões de turistas. “A organização e todas as esferas públicas e privadas envolvidas no com o megaevento necessitam atender a uma extraordinária demanda por acomodação, entretenimento, restauração e transportes, que exige [...] um trabalho planejado e integrado (GUIMARÃES; TADINI, 2013, p. 107). Como é possível observar, os megaeventos, em sua maioria, para que eles aconteçam precisa haver melhorias na infraestrutura local, bem como a injeção de outros recursos. Envolve um planejamento de longo prazo e o retorno, na maioria dos casos, é positivo para o evento e para a população que o recebe, principalmente quando o legado resulta em melhorias na qua- lidade de vida (GUIMARÃES; TADINI, 2013). CURSO LIVRE – ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS Dessa forma, sua abrangência interfere das dimensões econômicas, sociais, culturais, ambientais, inclusive políticas. Você consegue perceber a importância e a necessidade de um criterioso planejamento para realizar um megaevento? Não só para que o evento seja um sucesso, mas pelo impacto que irá causar na vida das pessoas que vivem nos locais que sediam eventos dessa magnitude, os quais podem ser positivos, como também negativos. Segundo Matias (2008), para uma cidade sediar um megaevento espor- tivo, ela participa de um criterioso processo seletivo, o qual envolve diversas fases. A viabilização desse processo integra diversos segmentos da sociedade civil organizada, como: cidadãos; poder público municipal, estadual e federal; setor privado; federações esportivas; atletas; universidades; organizações não governamentais e movimentos sociais. A autora compartilha alguns dos legados que os Jogos Olímpicos deixam para cidade sede no que se refere à qualidade de vida. Os Jogos Olímpicos deixam de legado para a cidade sede uma série de contribuições para a melhoria da qualidade de vida da população, o que mostra claramente as relações ambientais, culturais, econômicas, políticas e sociais que esse tipo de acontecimento provoca desde o seu processo de captação, realização e pós-realização, conforme apresentado a seguir: • Esportivo: novas e modernas instalações esportivas; incentivo à formação de atletas. • Turístico: ampliação da marca internacional da cidade; captação de mais e maiores eventos. • Urbanístico: mais intervenções urbanas, de melhor qualidade e mais rapi- damente. • Empresarial: capacitação internacional. • Social: melhoria das condições de vida da população. • Lazer: mais praticantes de atividades físicas. Você sabia que os Jogos Olímpicos de Sidney no ano de 2000 ficaram conhecidos como os Jogos Olímpicos Verdes, pois o governo australiano no ano de 1992 lançou um concurso para selecionar o melhor projeto de captação, sendo o Greenpeace um dos 5 finalistas. Segundo Matias (2008), muito do projeto elaborado foi absorvido pelo comitê organizador. Trigueiro (2003) esclarece que a partir de 1994, no Congresso Olímpico, realizado em Paris no centenário do Jogos Olímpicos, onde se estabeleceu que depois do esporte e da cultura, o meio ambiente é a terceira área mais importante do movimento olímpico. Para finalizar esse item, deixamos à disposição uma leitura complemen- tar sobre o legado dos megaeventos no Brasil. Boa Leitura! CURSO LIVRE – ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS Postado em 23/12/2016 Legado dos megaeventos esportivos A realização dos jogos Pan-Americanos em 2007, da Copa das Con- federações em 2013, da Copa do Mundo em 2014, dos Jogos Olímpicos e Paraolímpicos em 2016, entre outras competições de grande porte, colocou o Brasil no mapa dos megaeventos esportivos mundiais. Sediar tais provas trouxe também a necessidade de diversas adequações estruturais. Agora, após o fim da temporada de eventos, qual é o impacto deixado no país? Impactos e oportunidades (por Ricardo Ricci Uvinha) Na chamada “década de ouro” para o esporte no Brasil, ao menos sete megaeventos mereceram destaqueno cenário internacional por seu forte apelo midiático e potencialidade de impacto nos mais distintos setores no país e na América do Sul. Foram eles: a) os Jogos Pan-Americanos Rio 2007; b) os Jogos Parapan-Americanos Rio 2007; c) os Jogos Mundiais Militares Rio 2011; d) a Copa das Confederações Fifa 2013; e) a Copa do Mundo Fifa 2014; f) os Jogos Olímpicos Rio 2016 e; g) os Jogos Paraolímpicos Rio 2016. Os mencionados eventos levantam uma discussão relevante, seja no âmbito acadêmico, seja no senso comum, no que concerne aos reais legados para as cidades-sede. Basicamente, se questiona: Quais seriam os possíveis impactos nas cidades-sede nos mais diversos setores, entre eles o de serviços? Qual a ga- rantia de retorno de investimentos massivos (em geral públicos) destinados aos megaeventos esportivos no Brasil? Quais as oportunidades criadas por eventos, como a possível geração de empregos e renda? Talvez ainda seja cedo para avaliarmos os reais legados, em especial os oriundos dos recém-realizados Jogos Olímpicos e Paraolímpicos de 2016. No entanto, quando analisamos o que ocorreu em sedes imediatamente anteriores, como é o caso de Londres 2012, vale destacar o documento ofi- cialmente veiculado por um comitê britânico intitulado Keeping the Flame Alive: the Olympic and Paralympic Legacy. A avaliação geral é de que tal evento foi um grande sucesso, já que não foram encontrados locais de competição subutilizados e se destaca efusiva- mente o papel dos Jogos na revitalização da área chamada East London, re- gião londrina especialmente envolvida na realização do megaevento, onde se observou um real legado para a população local, ao gerar novas oportunidades de trabalho e melhores condições para os equipamentos esportivos e de lazer. Com relação especificamente aos Jogos Paraolímpicos, chega-se à conclusão de que o principal legado foi uma generalizada mudança de per- cepção sobre as pessoas com deficiência e mobilidade reduzida, fato estimu- lado especialmente pela grande exposição de tais jogos na mídia televisiva. CURSO LIVRE – ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS No entanto, no que diz respeito à criação de novos empregos, mos- tra-se certo desapontamento com o pós-Londres 2012, já que se observam baixas cifras numa Europa em crise e bastante aquém do projetado para tal megaevento. Quanto à prática da atividade física, a conclusão do Comitê Britânico é de que não houve significativo incremento do interesse por tais atividades pós-Jogos, como se esperava. Tal fato é preocupante, segundo o documento, num país onde a obesidade cresce em níveis alarmantes. Ou- tro destaque negativo no documento diz respeito ao Estádio Olímpico, que, desde o período pós-Jogos, vem sofrendo intensa disputa para sua utilização sem levar em conta as reais necessidades da comunidade. Aliás, a utilização das arenas esportivas pós-competição tem sido prova- velmente o maior alvo de discussão em termos de legado para as cidades-se- de. No exercício necessário da cidadania, vale um olhar atento à preparação dos megaeventos esportivos, em especial no que tange aos gastos exorbi- tantes despendidos principalmente em sua esfera infraestrutural, como os estádios da Copa do Mundo, em grande parte subsidiados com verba pública. As diversas manifestações ocorridas pelo Brasil em 2013 tinham como alvo claro os gastos excessivos com os megaeventos no Brasil, em especial com a preparação para a Copa Fifa em 2014. O questionamento principal residia no elevado custo dos estádios, que em grande parte consumiram verba pú- blica em contratos bilionários e acenderam uma ampla discussão sobre os reais benefícios de tais investimentos, principalmente no período pós-Copa. Tais eventos trouxeram, assim, um desafio considerável de gestão e lidaram com questões polêmicas diretamente atreladas a sua implementa- ção nas cidades-sede, como os altos investimentos e o necessário direito da população residente a uma moradia adequada ante o desenvolvimento imediatista para atender aos anseios dos comitês organizadores locais. Arenas construídas especialmente para a Copa 2014 no Brasil (como a da Amazônia, em Manaus, e a Pantanal, em Cuiabá) têm sido candidatas claras a se tornar “elefantes brancos” no pós-evento por não apresentarem uma liga de futebol de campo competitiva. Assim, são questionáveis do ponto de vista de gestão, em especial em sua manutenção. Em termos comparativos, na Copa Fifa 2010 da África do Sul, o Cape Town Stadium, da Cidade do Cabo, recebeu investimentos da ordem de R$ 1 bilhão e hoje apresenta uma elevada manutenção de R$ 13 milhões ao ano. A programação de utilização pós-evento inclui amistosos da seleção sul-africana de futebol de campo e shows de bandas estrangeiras. O estádio vem sendo considerado como “elefante branco”, com gastos de manutenção indesejáveis para a população sul-africana, e muito se tem discutido sobre a possibilidade de sua demolição. Uma alternativa também cogitada seria convertê-lo em casas populares para famílias carentes. Os comentados megaeventos esportivos no Brasil, em que pesem todas as considerações críticas quanto aos gastos exorbitantes e às dificuldades de manutenção, oferecem uma rica possibilidade de legado ao se tornarem CURSO LIVRE – ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS agentes indutores de melhorias da infraestrutura das cidades-sede, já que im- pulsionam, modernizam e ampliam a oferta de transporte público; aceleram programas de valorização do meio ambiente; impulsionam a agenda social e educacional – além do potencial de se tornarem poderosa plataforma para divulgação internacional do país. A globalização, em toda a sua complexidade, tem emergido nas últimas duas décadas como a maior força socioeconômica mundial. Em vários sen- tidos, o esporte tem sido seu principal elemento por causa da realização de grandes eventos e dos agentes associados a esse processo. Para além do esporte, estima-se que tais megaeventos tenham trazido ao Brasil um potencial impacto para diversos setores, como as melhorias nos aeroportos, portos e transporte terrestre; na mobilidade urbana; na infraes- trutura da cidade; na criação de leis de sustentabilidade e acessibilidade; na inteligência da segurança do país; na ampliação da rede hoteleira e qualificação de seus recursos humanos; na maximização do Brasil como destino turístico; nos serviços médicos e aquisição de novas ambulâncias; nas áreas de energia, telecomunicação e tecnologia da informação – além dos benefícios para os recursos humanos implicados em tais eventos, com a aprendizagem de línguas estrangeiras, capacitação profissional, entre outros exemplos. Os gastos dos visitantes com hospedagem, gastronomia, transporte lo- cal, entretenimento e compras expressam um importante componente para a economia de muitos destinos, criando diversas oportunidades de emprego, negócios e desenvolvimento. Devemos, assim, estar atentos ao monitoramento dos megaeventos esportivos realizados no Brasil na comentada década, realizando intenso debate com a sociedade sobre os reais legados em termos de oportunidades para as populações nas mais distintas realidades socioculturais do nosso país. Copa e Olimpíadas: o Brasil passou a vez (por Billy Graeff) O leitor mais distraído pode ter tido a impressão de que a Copa do Mundo de Futebol e as Olimpíadas que aconteceram recentemente no país foram eventos concedidos por suas organizações porque era a “vez do Bra- sil”. De certa forma, esse argumento não é mentiroso, mas acreditar nele de maneira isolada seria ingenuidade. O Comitê Olímpico Internacional (COI) e a Fédération Internationale de Football Association (Fifa) vêm desenvolven- do uma política de realizar seus principais eventos em países fora do eixo econômico (América do Norte, Europa, Japão, Coreia do Sul e Austrália/ Nova Zelândia) desde pelo menos o início do século 21, seguindo a tradição inaugurada pelas grandes corporações transnacionais no final do século 20, sob os auspíciosdo incremento acelerado do neoliberalismo. Praticamente todas as grandes empresas, já há algum tempo, enviaram partes de seus processos produtivos para países periféricos da economia, onde leis trabalhistas são mais flexíveis e seu controle menos efetivo, onde CURSO LIVRE – ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS leis ambientais são inexistentes e/ou não há inspeção ambiental, onde elites podem realizar lucros inimagináveis à custa das massas trabalhadoras. Por que COI e Fifa não fariam o mesmo? No entanto, tudo que esses países que recebem megaeventos podem fazer é sonhar aproveitar a oportunidade para resolver problemas históricos e realizar avanços em áreas deficientes. Então, chegou a vez do Brasil. E, embora o esporte tenha sido uma presença tímida no discurso dos promo- tores locais dos eventos (governo federal, governos estaduais e municipais), que mais focaram em aspectos do desenvolvimento socioeconômico, pelo menos alguma esperança se pôde vislumbrar. Falou-se em enfrentar diferenças históricas e em contribuir para o de- senvolvimento do continente latino-americano e que a Copa e as Olimpía- das seriam eventos organizados para o desenvolvimento do povo brasileiro. Longe disso. Infelizmente, praticamente nenhuma das promessas dos Jogos se materializou, e o Brasil parece ter passado a vez. No campo do esporte, alguns inconvincentes movimentos foram desencadeados antes do evento. A maior parte deles estava ligada ao esporte de elite, aquele mesmo que costumeiramente já arrecada grandes quantias de recursos. Estão entre tais iniciativas o Plano Brasil Medalhas (potencialmente alocando R$ 1 bilhão) e outras diversas, como o Bolsa Atleta (que patrocinou 77% da delegação olím- pica brasileira), que somadas podem ter chegado à marca de R$ 2,5 bilhões. O objetivo do governo federal era colocar o país entre as dez principais nações olímpicas e entre as cinco paraolímpicas. Em termos de participação popular, apostou-se no conhecido “efeito demonstração”, uma suposta força motriz que levaria as pessoas a praticar esportes e atividades físicas a partir da exposição do esporte em seu país, em função dos Jogos. Londres 2012 foi um bom exemplo de como não se deve confiar em tal efeito. Inicialmente, os organizadores daqueles Jogos previram acréscimo de 2 milhões de pessoas ativas no país após as Olimpíadas. Em 2011, quando as projeções deveriam ter alcançado 1 milhão de pessoas, uma pesquisa re- alizada evidenciou que este número havia chegado a meras 111 mil pessoas. Posteriores levantamentos revelam que os índices pós-Olimpíadas são ainda piores que aqueles que antecederam os Jogos. No Brasil, casos de corrupção, como o Dossiê Vôlei (2014), e a falta de interesse em esportes menos populares contribuíram para que as metas colocadas ficassem ainda mais distantes. Sabe-se que 90% dos atletas olím- picos brasileiros receberam algum tipo de incentivo com recursos públicos, enquanto menos de 50% contaram também com recursos da iniciativa pri- vada. Existe muita desconfiança por parte das empresas acerca do destino de seus possíveis investimentos em esporte, uma vez que as federações es- portivas no Brasil são verdadeiras caixas-pretas e os escândalos se empilham nas notícias do dia a dia. CURSO LIVRE – ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS O futebol, por exemplo, esporte que mais arrecada no país, teve recen- tes presidentes presos ou afastados devido à corrupção ativa, evidenciando também que há muita contradição na área. Pesquisa divulgada em 2015 reve- lou que quase 46% dos brasileiros entre 14 e 75 anos não praticam nenhuma atividade física (https://bit.ly/3gxIstF). A debandada de patrocinadores no âmbito das empresas públicas e privadas já é esperada. Correios, Caixa e Banco do Brasil, algumas das mais importantes subsidiadoras do esporte de competição no Brasil, anunciaram ter dificuldades, e esportes como natação e tênis podem ser inviabilizados. Décimo terceiro nas Olimpíadas e oitavo nas Paraolimpíadas, o Brasil esteve aquém de quaisquer expectativas. A “magia” do esporte agregou momentos que farão parte do imaginá- rio popular, possivelmente por décadas. O Mineirão (7 a 1), a tão esperada medalha de ouro no futebol masculino, o desespero das meninas do futebol feminino, a medalha de Rafaela Silva no Judô, as medalhas do vôlei de praia são provavelmente imagens que vão ficar marcadas na memória dos brasilei- ros. Isso sem falar na presença ilustre de atletas que marcaram época, como Phelps e Bolt. Entretanto, lamentavelmente, a Copa e as Olimpíadas pouco puderam contribuir para o desenvolvimento do esporte brasileiro. Em minha opinião, um dos poucos elementos que podem ter con- tribuído para o esporte no país foi a inserção do esporte na pauta de dis- cussões de um sem-número de pessoas e instituições. Por exemplo, vale a pena conhecer o projeto da Escola Nacional Florestan Fernandes e de seu campo de futebol batizado de Dr. Sócrates Brasileiro (https://bit.ly/3vC7SKI). Obviamente, a escolha do nome não poderia ser mais apropriada; Sócrates foi um lutador social e um democrata de maior envergadura. Que, de onde quer que esteja, ele possa nos inspirar a sonhar com o desenvolvimento de um esporte distante das mazelas da corrupção e da violência. FONTE: https://bit.ly/3gELATr. Acesso em: 11 abr. 2021. 5 PLANEJAMENTO DE MARKETING EM EVENTOS Ao iniciar a abordagem do marketing direcionado para os eventos, se faz necessário relembrar o que é marketing. Para Kotler e Keller (2012, p. 32), “marketing é um processo social e gerencial pelo qual indivíduos e gru- pos obtêm o que necessitam e desejam através da criação, oferta e troca de produtos de valor com outro”. Boone (2008, p. 11 apud SILVA; VICENZI, 2017, p. 7), define marketing como: [...] é o processo de planejar, executar a concepção, a fixação de preço, a promo- ção e distribuição de ideias, produtos, serviços, organizações e eventos para criar e manter relacionamentos que satisfarão objetivos individuais e organizacionais. CURSO LIVRE – ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS Czajcowski e Czajkowski Junior (2017), ao analisar os diversos conceitos que buscam definir o que é marketing afirmam que ele pode ser considerado uma ciência, como também um processo social ou gerencial. [...] que procura descobrir o reais anseios/ desejos dos clientes ou consumidores (e dos demais stakeholders) e que, depois de estudos e análises dessas informa- ções, procura desenvolver ações internas e externas para satisfazer (e, se possível encantar) todas as partes interessadas, com vistas a sua fidelização (CZAJKOWKI; CZAJKOWSKI JUNIOR, 2017, p. 127). O marketing comumente é considerado sinônimo de vendas, porém vale frisar que o marketing está relacionado ao processo de pré-venda, venda e também ao pós-venda. Mas o seu o objetivo, além de comunicar o produto ou serviço e vendê-lo, também é fidelizar os clientes (CZAJKOSKI; CZAJKOWSKI JUNIOR, 2017). O plano de marketing é o que fundamenta os esforços direcionados para o marketing. Há o plano de marketing estratégico que define os mer- cados-alvo, e com base na análise de oportunidades do mercado estabelece a proposta de valor a ser oferecida. Há também o plano de marketing tático que especifica as estratégias, como também características dos produtos, promoção, preço e distribuição (KOTLER; KELLER, 2012). O composto de marketing, aqui representado pelos 4Ps, produto, preço, promoção e praça, é importante e necessário para satisfazer necessidades e desejos dos consumidores ou clientes. Observe a Figura, em que Kotler e Keller (2012) identificam cada P do mix de marketing. FIGURA 2 – OS 4PS DO MIX DE MARKETING FONTE: Kotler e Keller (2012, p. 52) CURSO LIVRE – ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS Silva e Vincenzi (2017), apresentam questionamento relacionados a cada “p” do mix de marketing e, dessa forma, simplificam e facilitam a sua com- preensão, são perguntas que se respondidas de forma assertiva contribuem para um plano de marketingque certamente resultará em ações e positivas e de resultados. Lembrando que os 4Ps são a base inicial para a elaboração de estratégias. Observe o Quadro 3 a seguir: QUADRO 3 – QUESTIONAMENTOS RELACIONADOS AO MIX DE MARKETING Mix de Marketing (4Ps) Questionamentos Produto O que o consumidor quer do produto? Quais as particularidades e características que o produto deverá ter? Qual sua real utilização? Que aparência precisará ter? Qual sua cor, tamanho? Preço Qual o preço a ser oferecido? Se possui um produto igual no mercado, qual o preço de referência? Seu produto será comparado apenas pelo preço? O consumidor é sensível ao preço? Praça Em que lugar será oferecido esse produto ou serviço? Onde o consumidor busca e procura o seu pro- duto? Onde os concorrentes estão? Qual a força de vendas do produto ou serviço? Em que lugar está situado no mercado seu pro- duto ou serviço? Promoção Como será vendido e anunciado? Quais os canais de anúncio do produto ou do serviço? Qual é o melhor momento para apresentar a promoção? Como será a comunicação? FONTE: Adaptado de Silva e Vincenzi (2017, p. 60) O plano de marketing para eventos, sejam eles novos ou já existentes, segue o mesmo fluxo do marketing de um produto qualquer, sendo neces- sário definir o consumidor, delimitar o mercado e respaldar todas as ações em objetivos e metas precisos (BONFIM, 2015). Agora, direcione as perguntas indicadas no Quadro 3 para um evento CURSO LIVRE – ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS que está sendo planejado. Observe alguns exemplos: 1) Sobre o produto: O que o cliente espera do evento? Que tipo de evento será a melhor opção (tamanho, configuração, características)? 2) Sobre o preço: qual é o orça- mento para a realização desse evento? Quanto o cliente irá investir? Qual será o lucro da empresa organizadora do evento? Seu evento tem algum diferencial para não ser somente comparado pelo preço? 3) Sobre a praça: onde o evento poderá ser realizado? Em que local ou canal de distribuição os consumidores desse tipo de evento o buscam? Será presencial ou virtual? e 4) Sobre a promoção: como será comunicado sobre o evento ao público- -alvo? Quais os canais de comunicação? Quando iniciar a promoção desse evento? São respostas que contribuem para descrever informações impor- tantes e decisivas do planejamento, não é mesmo? Sim! O marketing é um elemento fundamental para o planejamento e organização de eventos. No entanto, a principal relação entre marketing e eventos está no item promoção do mix de marketing. Os eventos são uma ferramenta de promoção à disposição das organizações. Os eventos são uma estratégia de marketing (GUIMARÃES; TADINI, 2013; CZAJKOWSKI; CZAJKOWKI JUNIOR, 2017). Em um cenário competitivo como é o atual mercado globalizado, Czajkowski e Czajkowki Junior (2017, p. 146) evidenciam que “[..] um dos grandes trun- fos das empresas de sucesso é o desenvolvimento de estratégias voltadas à consolidação única e marcante na mente das pessoas”. Zanella (2012) também fundamenta a relação entre marketing e eventos por meio das estratégias promocionais, considerando o desenvolvimento de atividades promocionais e o planejamento, elaboração e coordenação de programas de comunicação com o público-alvo, com o objetivo de estimular os níveis de demandas. Os eventos, como produtos de oferta, são serviços, ou seja, não podem ser experimentados antes de sua realização. E quando é realizado está dire- tamente relacionado à experiência. O desafio do marketing direcionado para os serviços é de tornar, de certa forma, tangível o seu conceito de qualidade. Isso pode ser alcançado por meio da promoção do evento. Outra estratégia que tem tido bons resultados são eventos que antecedem o evento principal. É possível citar como exemplo o Abeta Summit, que é um congresso brasilei- ro de ecoturismo e turismos de aventura que acontece todos os anos desde 2003. E já utilizou como estratégia a realização de um pré-evento chamado Abeta Conecta, que é uma forma de conectar as pessoas ao evento principal. Interessante, não é mesmo? Como compartilha Bonfim (2015), há vários eventos que se tornaram uma marca com reconhecimento no mercado, como as Olimpíadas e o Rock in Rio. Um dos motivos de promover tamanha abrangência é o marketing. O autor acrescenta que para divulgar e motivar o público é preciso buscar por algo importante e marcante para dizer sobre o evento. Também é importante CURSO LIVRE – ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS ter a certeza de que a sua mensagem será compreendida pelo mercado e não somente pela equipe organizadora e pelo cliente. De uma maneira geral, o marketing objetiva satisfazer as necessidades e os desejos do consumidor por meio de tudo que pode ser oferecido por uma empresa em troca de algo de valor que pode ser lucro, fortalecimento da imagem, lazer, conhecimento etc. (KOTLER; KELLER, 2012; BONFIM, 2015). E analisando por esse ponto de vista, os eventos podem oferecer essa troca esperada (BONFIM, 2015). O Rock in Rio é um evento que oferece a expe- riência do entretenimento, um congresso acadêmico compartilha conheci- mento; o Abeta Conecta e o Abeta Summit além de divulgarem o destino que sedia a edição do evento, também promove conhecimento, capacitação do setor de ecoturismo e turismo de aventuras e ampliação de networking entre os participantes. Dessa forma, o marketing de eventos engloba uma série de tarefas necessárias ao seu planejamento (ALLEN et al., 2008 apud BONFIM, 2015): • Análise das necessidades do mercado alvo. • Definição do público-alvo. • Previsão da quantidade de pessoas que irão ao evento. • Estimativa do valor dos ingressos, caso o evento não seja gratuito. • Pesquisa de eventos similares e de suas ações de marketing. • Elaboração da comunicação do evento. • Pensar como a escolha do local e os métodos de distribuição de ingressos atendem às necessidades dos frequentadores. • Avaliação do evento, se seus objetivos de marketing foram alcançados. Conseguiu compreender a importância do marketing para os eventos tanto no que se refere ao planejamento do evento em si, como também no que se refere ao público-alvo do evento? Parece complexo, porém com in- formações precisas e muito comprometimento dos envolvidos em todas as fases do evento, o resultado será positivo e irá proporcionar bons resultados. 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