O arquivo é importante para a organização porque permite a localização rápida e eficiente das informações requeridas, proporcionando maior agilidade nos processos e nas tomadas de decisão. Além disso, de acordo com o Artigo 830 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), alguns documentos devem ser arquivados em suas vias originais para que sejam aceitos como prova. As organizações são obrigadas a manter diversos documentos em arquivos para comprovar suas obrigações relacionadas ao emprego, especialmente durante fiscalizações trabalhistas e previdenciárias.
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