A principal diferença entre o documento digital e o documento arquivístico digital é que o segundo é tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos. Isso significa que o documento arquivístico digital é submetido a processos de gestão documental, como classificação, organização, descrição, preservação e acesso controlado, para garantir sua autenticidade, integridade, confiabilidade e acessibilidade a longo prazo. Já o documento digital é apenas a informação registrada, codificada em dígitos binários e acessível por meio de sistema computacional, sem necessariamente passar por esses processos de gestão documental.
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