É fundamental que o profissional de Secretariado tenha conhecimento das classificações dos arquivos (segundo as entidades mantenedoras, os estágios...

Na arquivística, os termos acervo, catálogo e coleção possuem os seguintes significados: - Acervo: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa, família, instituição ou empresa, que são reunidos e organizados em um mesmo local para fins de preservação e consulta. - Catálogo: instrumento de pesquisa que contém informações sobre os documentos de um acervo, como título, autor, data, assunto, entre outros dados relevantes. O catálogo pode ser em formato físico ou digital. - Coleção: conjunto de documentos que possuem características em comum, como a temática, a origem ou o suporte físico. A coleção pode ser formada por documentos de um mesmo autor, de uma mesma época ou de um mesmo assunto.