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A secretaria escolar é a responsável pela gestão e manuseio de muitos documentos. A organização documental depende de uma classificação, e, caso a escola não eleje um método, essa gestão fica comprometida devido à desorganização.
Sendo assim, analise as alternativas e marque a sentença correta sobre o objetivo de classificação de documentos por parte da secretaria e seus agentes:
C. Objetiva ordenar os documentos, classificando-os em classes e subclasses.

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A classificação de documentos é uma prática essencial na gestão documental, especialmente em uma secretaria escolar, pois permite organizar e facilitar o acesso às informações. Analisando a alternativa apresentada: C. Objetiva ordenar os documentos, classificando-os em classes e subclasses. Essa afirmação está correta, pois a classificação realmente visa organizar os documentos de forma sistemática, permitindo que sejam facilmente localizados e gerenciados. Portanto, a sentença correta sobre o objetivo de classificação de documentos por parte da secretaria e seus agentes é a alternativa C.

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A Lei n.º 8.159, de 08/01/1991, dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e dá outras providências. Sobre o conceito de arquivo presente na referida legislação, leia as afirmativas a seguir:
São verdadeiras as afirmativas:
I. Arquivo se refere ao conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas em decorrência do exercício de atividades específicas.
II. A palavra arquivo se refere, também, aos documentos produzidos e recebidos por pessoas físicas.
III. Os arquivos admitem uma forma única de suporte para as informações recebidas.
IV. Todos os documentos pertencentes aos arquivos podem ser descartados após um tempo predeterminado pelos órgãos competentes.
D. I e II.

A Lei n.º 8.159, de 08/01/1991, faz distinção entre arquivos públicos e arquivos privados. Os arquivos públicos são definidos como “[...] conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias”.
São corretas as afirmativas:
I. Todos os arquivos públicos têm caráter permanente, o que significa que não podem ser descartados.
II. O descarte de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público deve ser realizado de acordo com orientações específicas.
III. Agentes responsáveis pela preservação dos documentos públicos, como gestores e secretários escolares, podem ser responsabilizados administrativa ou criminalmente por danos sofridos por eles.
IV. Os documentos públicos podem ser classificados como correntes, intermediários e permanentes.
B. II, III e IV.

De acordo a legislação pertinente aos arquivos públicos, os documentos podem ser de três tipos: correntes, intermediários e permanentes. São considerados permanentes:
C. aqueles que têm valor histórico, probatório e informativo, devendo ser, definitivamente, preservados.

A Lei n.º 8.159/91 faz referência aos arquivos privados como os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas em decorrência de suas atividades.
Sobre esses arquivos, assinale a alternativa correta:
A. Os arquivos privados podem ser identificados como de interesse público e social pelo Poder Público.

De acordo com a Lei n.º 5.189/91 (Brasil, 1991), somente alguns documentos que constam nos arquivos escolares podem ser descartados, dependendo da sua função e do seu objetivo. É com base nas características dos documentos que o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), do Arquivo Nacional da Presidência da República, define o que deve ser preservado e por quanto tempo.
Sobre o descarte de documentos escolares, leia as afirmativas a seguir:
I. A tabela de temporalidade é um instrumento da gestão documental que, uma vez constituído, não pode passar por qualquer tipo de alteração.
II. Os documentos só podem ser encaminhados para o lixo ou para a guarda definitiva após o término do seu prazo de prescrição da validade jurídica.
III. A tabela de temporalidade é um documento que registra o ciclo de vida dos documentos, determinando os prazos de guarda, após os quais eles podem ser eliminados ou guardados definitivamente.
IV. Os assuntos/tipos documentais que constam na tabela de temporalidade se referem a tipos documentais já consagrados pelo uso e alguns identificados na legislação pertinente ao setor de atuação.
D. II, III e IV.

A tecnologia aliada à gestão escolar dinamiza o processo de registro escolar. As escolas enfrentam grandes desafios, mas percebem muitos benefícios ao implementar um sistema informatizado.
Sobre esse assunto, marque a alternativa correta referente à implementação de tecnologia nas escolas:
A. A falta de acesso à Internet em muitas escolas brasileiras inviabiliza a utilização de registros de classe on-line.

Os diversos agentes escolares contribuem para que o sistema escolar de registro on-line seja eficiente. Conforme suas atribuições, é necessário manter um constante monitoramento quanto aos registros escolares.
Diante disso, marque a alternativa correta sobre a função de secretária escolar:
E. A secretária deve conferir o lançamento de notas e frequência após a pedagoga analisar as informações inseridas pelos professores.

As escolas, ao optarem por implementar um sistema informatizado, devem levar em consideração seu porte de alunos e funcionários. Cabe à gestão escolar mediar o processo de implementação do sistema no ambiente escolar.
A partir dessa informação, marque a alternativa correta sobre a implementação de sistemas informatizados na escola:
D. Ao implementar um sistema informatizado, é necessário digitalizar ou passar as informações de documentos anteriores ao novo sistema de utilização, mesmo que esse seja um trabalho árduo.

Existem vários programas que podem ser utilizados na escola. Entre eles, o pacote Office pode auxiliar em várias demandas escolares, pedagógicas e administrativas.
Sobre o pacote Office, marque a alternativa correta:
C. O pacote Office exige licença paga para uso.

Ao implementar um sistema informatizado, a gestão escolar deve garantir que todos os agentes escolares, principalmente os funcionários da secretaria, saibam utilizá-lo.
A partir dessa informação, marque a alternativa correta sobre uma vantagem ao utilizar um sistema informatizado na escola:
D. Melhor gestão de espaços físicos, que antes eram utilizados como depósito de documentos.

O sigilo é a forma de resguardo e proteção dos dados e informações pessoais. No Brasil, a privacidade dos dados e informações pessoais é garantida legalmente.
Nesse sentido, ao associar o sigilo à produção de documentos escolares, pode-se afirmar que:
I – o sigilo dos funcionários da escola está ligado somente à divulgação de informações pessoais dos professores;
II – o sigilo precisa fazer parte do código de ética da instituição e deve ser mantido dentro e fora do ambiente de trabalho;
III – a quebra de sigilo de dados e informações somente será realizada por determinação do poder público ou por meio de solicitação judicial;
IV – configuram quebra de sigilo a verificação e a conferência de documentos do prontuário do estudante concluinte por autoridade da Secretaria de Educação para a validação dos atos escolares;
V – a violação do sigilo compromete a credibilidade da instituição.
D. II, III e V apenas.

Os conceitos de ética, segundo Abbagnano (2007), são pautados em duas concepções centrais. A primeira é voltada para a concepção de homem ideal, que busca incessantemente a plenitude do bem para a sua vida. A segunda traz um caráter mais pragmático, vinculado às demandas de tempo, espaço e contexto.
A partir dessa referência, classifique as assertivas abaixo em falsas (F) ou verdadeiras (V):
( ) Os conceitos apresentados são contrários. O primeiro centra-se no homem ideal enquanto o segundo se baseia em possibilidades reais dentro de um contexto.
( ) Os códigos de ética das empresas e de ambientes profissionais estão mais vinculados ao segundo conceito.
( ) O código de ética de uma instituição reflete sua responsabilidade frente à sociedade.
( ) O código de ética da empresa deve abranger somente elementos para a demissão do trabalhador por justa causa.
( ) Os códigos de ética não são relevantes para o trabalho na secretaria escolar.
B. V, V, V, F, F.

O código de ética de uma empresa ou instituição é o rol de princípios e normas que definem o comportamento esperado dos colaboradores ou dos funcionários da instituição. Esses princípios e normas são propagados e divulgados como meio de fortalecer a credibilidade junto ao público-alvo da organização e ou instituição. Para elaborar um código de ética, alguns princípios precisam estar presentes. Identifique a alternativa em que constam esses princípios:
Você acertou!
B. Condutas desejáveis de comportamentos: de relacionamento interpessoal no ambiente profissional com pares e colaboradores; de relacionamento do profissional com as informações e dados da instituição; inaceitáveis no ambiente profissional, passíveis de repreensão ou punição no contexto social.

Nas assertivas abaixo, identifique situações e as possíveis consequências para a quebra do compromisso ético na gestão de documentos da escola:
Agora, selecione a alternativa que contém somente as assertivas corretas:
I – Em situação de fraude na elaboração de documentos e registros, há penalidades previstas no Código Penal brasileiro.
II – A comprovação da realização de fraude em documentos escolares em ambiente de trabalho implicará a verificação dos documentos dos estudantes. Uma vez comprovada a autenticidade, os documentos serão novamente validados.
III – A credibilidade da instituição escolar fica comprometida quando ocorre a quebra de sigilo de dados e informações de documentos escolares fora do contexto permitido em legislação.
IV – A escola será imediatamente fechada e todos os documentos produzidos serão cassados.
V – Haverá mudança imediata dos quadros funcionais e a situação será corrigida.
B. I, II e III apenas.

Diante dessa afirmação, identifique nas assertivas quais são falsas e quais são verdadeiras:
Agora, escolha a alternativa correta:
( ) A identidade coletiva, construída ao longo de sua existência, faz parte do patrimônio imaterial da escola.
( ) As comemorações e festividades anuais que fazem parte do Projeto Pedagógico fazem parte do patrimônio imaterial da escola.
( ) O patrimônio imaterial não é palpável, mas pode ser recuperado por meio de registros documentais, iconográficos, fonográficos.
( ) O patrimônio imaterial da escola reflete as condições do patrimônio material, ou seja, se a escola é limpa e organizada, seu patrimônio imaterial terá melhor qualidade.
( ) O patrimônio imaterial não interfere no clima organizacional ou na cultura escolar.
E. V - V - V - F - F.

O processo de gestão do patrimônio de uma instituição pode ser definido como o conjunto das atividades necessárias para a realização do recebimento, da incorporação, do controle, da manutenção e do desfazimento dos bens permanentes de uma instituição e deve estar pautado nos princípios da administração pública. Considerando o fluxo da gestão do patrimônio, leia as assertivas a seguir:
Agora, selecione a alternativa que contém somente as assertivas corretas:
I - Recebimento é o momento em que o bem é entregue ou legado à instituição. Nesse momento, o material precisa ser cuidadosamente inspecionado e somente será aceito se atendidas as condições prévias da compra ou da doação.
II - Preventiva, preditiva e corretiva são as possibilidades de realização da manutenção do material permanente.
III - O desfazimento é a forma mais comum de alienação do bem da instituição, evitando acúmulo de equipamentos que não são mais utilizados.
IV - A movimentação ocorre logo após sua incorporação ao patrimônio e pode ser realizada durante a vida útil do bem no patrimônio da instituição.
V - A incorporação é o registro da entrada do bem no controle patrimonial da instituição.
D. I - II - III - IV e V.

A licitação pública é o procedimento legal administrativo que visa à aquisição de bens ou serviços por parte da administração pública. É regida pela Lei Federal n.º 8.666, de 21 de junho de 1993. A licitação é uma modalidade muito utilizada por estabelecer as regras explícitas das responsabilidades contratuais das partes envolvidas.
Diante dessa afirmativa, identifique a alternativa que apresenta ordenadamente as principais etapas para aquisição de bens e contratação de serviços até a etapa final, que é o fornecimento do bem ou da prestação dos serviços.
C. Definição do bem a ser adquirido: levantamento de necessidades e descrição das características que as atendam; preparação do edital de licitação; divulgação do edital; julgamento das propostas pela Comissão de Licitação; análise de recursos sobre a licitação, caso haja; homologação e adjudicação; aquisição do bem ou contratação do serviço.

O inventário é o levantamento e o registro de todos os materiais existentes, visando ao seu controle no que tange à utilização e à possível existência de estoques. O inventário de uma instituição precisa ser periodicamente atualizado, tendo seu controle realizado por meio de fichas ou sistemas informatizados.
Sobre o inventário patrimonial, podemos afirmar:
I - O levantamento físico dos inventários deve refletir fielmente os registros contábeis.
II - Os registros de entradas, saídas e saldos de estoque deverão estar atualizados até a data do inventário – durante o período, as entradas e saídas deverão ser suspensas para evitar risco de contagem dupla.
III - A realização do inventário possibilita a verificação de discrepâncias entre os registros e o estoque físico, bem como entre o estoque físico e o contábil.
IV - Proporciona apuração do valor total do estoque quando é realizado próximo ao encerramento do exercício fiscal, possibilitando a distribuição dos materiais excedentes aos servidores, como brindes.
V - Constatadas discrepâncias ou irregularidades no inventário, os responsáveis devem ser imediatamente punidos.
A. I - II - III, apenas.

Os documentos escolares são classificados com base na sua origem, de acordo com as funções desempenhadas pela escola.
A partir desse contexto, analise as afirmativas e marque a alternativa correta sobre a classificação de documentos escolares, especificamente no que tange à documentação de funcionamento:
D. Enquadram-se nesse tipo de documento o calendário escolar e a autorização de funcionamento.