Qual é o método mais adequado para a análise do cargo? Por que?

1ª Etapa – Levantamento das informações gerais e agendamento da entrevista

Devem-se coletar, junto ao superior imediato da pessoa que será entrevistada, informações gerais sobre o trabalho executado e o contexto do cargo. Muitas vezes é a própria liderança quem será entrevistada com a finalidade da elaboração completa da descrição de cargos.

Nesta etapa deve ser agendada a entrevista, explicando-se sucintamente o motivo da entrevista e solicitando para que o entrevistado se prepare, pensando nas tarefas que desempenha e em suas responsabilidades. Aconselha-se que a entrevista seja realizada no local de trabalho do entrevistado, para deixar o entrevistado à vontade e permitir que ele mostre exemplos dos trabalhos que realiza.

2ª Etapa – Esclarecer o objetivo da entrevista

Para que a entrevista tenha bons resultados, e transcorra em clima agradável, é necessário conquistar a confiança do entrevistado e, para isso, aconselha-se uma apresentação franca e cordial, esclarecendo-se ao entrevistado os objetivos da análise do seu cargo.

É importante esclarecer que para analisar os cargos da organização é necessário obter dados e quem mais conhece aquele cargo na organização é o seu ocupante. Avise ao entrevistado que suas respostas serão anotadas para que seja elaborada a descrição do cargo, a qual, posteriormente, poderá ser criticada por ele.

3ª Etapa – Análise das atividades do cargo

Aqui são obtidos os dados referentes às tarefas que compõem o cargo, sendo que a maneira mais fácil de obter esses dados é solicitar ao entrevistado que liste suas tarefas.

Por exemplo, se a entrevistada fosse uma secretária, esta seria uma possível lista de atividades:

• Arquivar documentos
• Digitar cartas
• Redigir memorandos rotineiros
• Redigir cartas em inglês

Uma vez obtida a lista das tarefas, será pedido que se diga “como” são realizadas as atividades.

Seguindo o mesmo exemplo, teríamos a seguinte lista:

• Arquivar documentos separando-os por assunto e em ordem cronológica.
• Digitar cartas baseando-se em rascunhos e utilizando editor de texto no computador.
• Redigir memorandos rotineiros baseando-se em outros já expedidos.
• Redigir cartas em inglês traduzindo rascunhos em português escritos pelo superior.

Caso o objetivo de cada tarefa não esteja claro, então será pedido à entrevistada que explique os objetivos das mesmas. É claro que neste exemplo o esclarecimento é desnecessário, uma vez que o objetivo de cada tarefa está implícito e não teria sentido perguntar “Por que você arquiva documentos?”. A resposta natural seria “Para manter o arquivo organizado!“. Portanto, nesta fase da entrevista devem ser obtidos os dados referentes às tarefas que compõem o cargo, quanto ao “que é feito”, “como é feito” e “por que é feito” (quando necessário).

Aqui estão alguns exemplos de perguntas gerais para desenvolver a entrevista. Dependendo da quantidade de cargos por área a serem descritos, é comum elaborar previamente as perguntas por área de atuação.

• Qual o objetivo principal que o seu cargo deve alcançar?
• Quais são as principais atividades que você executa, supervisiona ou controla?
• Qual a participação do seu cargo na definição de políticas e procedimentos para sua área?
• Como você planeja, acompanha e controla o trabalho da sua equipe?
• Quais as atividades mais complexas do seu cargo?
• Quais os principais desafios do seu cargo?
• Qual a autonomia do seu cargo?

4ª Etapa – Encerramento da entrevista e elaboração da descrição

O entrevistador lembra ao entrevistado que com os dados levantados será elaborada a descrição de cargos e que, se necessário, ele retornará para esclarecer eventuais dúvidas.

Após a entrevista, quando o entrevistador terá pleno entendimento das atividades do cargo, será elaborada a descrição e apresentada para críticas. Normalmente quem faz a aprovação da descrição é a própria liderança do cargo descrito.