Quais as possíveis ferramentas para se usar na melhoria da gestão de prazo?

5W2H

O 5W2H surgiu no Japão para facilitar o planejamento de qualquer demanda. O 5W corresponde às iniciais em inglês de What (O quê), Why (Por quê), Where (Onde), When (Quando) e Who (Quem). Já o 2H faz menção às iniciais de How (Como) e de How much (quanto).

Ao responder essas perguntas, os esforços podem ser concentrados naquilo que realmente importa. Quer dizer, os membros da equipe se tornam cientes de sua participação em todo o contexto, sua influência diante das necessidade do projeto e qual o impacto de suas demandas.

Sendo assim, o 5W2H proporciona maior controle sobre as tarefas e sobre os prazos determinados, estruturando melhor o cronograma do projeto e ajudando na compreensão de dados e na aferição dos resultados.

Nos primórdios, o 5W2H era usado em sistemas de gestão da qualidade, visando o aprimoramento de melhorias. Mais tarde, tendo em vista o potencial de aplicação, passou a ser usado em contextos bastante diferentes.

Quer dizer, atualmente, pode ser usada em gerenciamento de projetos, planejamento estratégico, análise e na criação de planos de negócios.

PDCA

O Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão cujo objetivo é promover a melhoria contínua dos processos por meio de 4 ações: Planejar (Plan), Fazer (Do), Checar (Check) e Agir (Act).

Mais do que se ater à solução do problema, a ideia é compreender quais são as causas geradoras do desvio e atacar os fatores geradores da falha. Com a identificação do problema, a intervenção pode ser posta em prática, ser validada quanto a sua eficácia e, caso necessário, ser ajustada.

É uma filosofia de melhoria contínua. Logo que um ciclo é concluído, outro começa e assim sucessivamente até que se alcance um nível mínimo de qualidade que atenda às expectativas do cliente. Isso torna a organização dos processos mais eficiente ao longo dos anos.

PMBOK

Ao contrário do que é dito por algumas pessoas, o PMBOK não é uma metodologia, mas, sim, um guia de melhores práticas de gerenciamento de projetos. Nesse livro, são citadas inúmeras ferramentas, técnicas e habilidades essenciais para a área de gestão.

O uso desse material oferece uma visão bem ampla do universo de projetos, abrange todas as áreas de conhecimento (Integração, Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicações, Riscos, Aquisições e Partes Interessadas) previstas pelo PMI (Project Managment Institute), umas das instituições mais representativas no gerenciamento de projetos em todo o mundo.

O PMBOK estabelece 47 processos de gerenciamento contidos em 5 grupos de processos (Iniciação; Planejamento; Execução; Monitoramento e controle; e Encerramento) correspondentes às 10 áreas de conhecimento citadas acima.

Sendo uma referência, não oferece uma lista exaustiva de passos a serem seguidos, mas apresenta sugestões de boas práticas que devem ser seguidas, quando aplicáveis. Neste artigo damos 4 dicas para você combinar Scrum e PMBOK.

KPI

Os indicadores de performance, ou Key Performance Indicators (KPIs), são métricas que visam aferir o desempenho da empresa em algum critério relevante. Só é possível gerenciar aquilo que se mede e é exatamente isso que justifica a determinação de indicadores de desempenho.

Ao medir o status de suas demandas, a organização pode avaliar se o resultado é ou não satisfatório. Caso não seja, você tem subsídios para intervir e ajustar a performance ao resultado esperado.

Os KPIs estratégicos são aqueles que se referem ao alinhamento dos projetos aos objetivos da empresa, permitindo o contraste entre cenários, isto é, projetando panoramas e comparações entre o planejado e o realizado.

Como exemplos de indicadores estratégicos, destacamos o Tempo de Retorno Sobre o Investimento ou Payback, o Déficit, a Receita por Tipo de Produto ou Por Unidade de Negócio, entre outros.

Já os KPIs de produtividade servem para medir o desempenho dos integrantes dos projetos em andamento, colaborando para verificar a viabilidade de admissões ou desligamentos, atribuição de recursos, aquisição de equipamentos e assim por diante. São métricas que fornecem valores de custo por hora, produção mensal etc.

PM Canvas

A proposta da metodologia PM Canvas é proporcionar planejamento, execução e gestão de projetos a partir de um modelo colaborativo, isto é, um sistema que promove e incentiva a participação das partes envolvidas.

O Project Model Canvas vem conquistando a aceitação de empresas de todos os portes. Elaborada pelo professor José Finnochio, o PM Canvas é baseado na metodologia proposta por Alexander Osterwalder, a Business Model Generation (BMG).

É uma ferramenta visual que possibilita o planejamento do projeto inteiro em um só documento, de uma única página. A simplicidade do modelo parte do princípio que a elaboração de um novo projeto deve estar norteado pelas perguntas: Por quê? O quê? Quem? Como? Quando? E quanto? As respostas dessas questões embasam o ponto de partida para a criação do diagrama de Canvas.

Os benefícios mais evidentes são: manutenção do foco da equipe em objetivos mensuráveis que levam a metas maiores e melhores representações visuais de todo o projeto, otimizando a compreensão de cada uma das etapas.

Esse caráter intuitivo da metodologia beneficia as organizações que têm dificuldade de elaborar um plano de projeto.

Agora que você conheceu algumas ferramentas de gestão, cabe analisar qual delas melhor se aplica ao contexto da sua empresa. Enquanto algumas se destacam pelo apoio aos processos de qualidade, outras fazem mais sentido se aplicadas ao gerenciamento do projeto como um todo. Há ainda aquelas que podem ser aplicas em conjunto.

As estimativas de recurso e tempo são fundamentais para a tomada de decisão no gerenciamento de projeto. Sem uma idéia de quanto durará cada parte do projeto e de quanto recursos ela vai precisar é impossivel definir o que deveria estar acontecendo em qualquer momento durante a execuçã do projeto.

Há algumas formas de melhorar a gestão de prazo

1. Utilizando um projeto exemplo
2. Estimativas probabilisticas