como assistente técnico pericial explicando como você organizaria o ambiente de trabalho e as documentações da empresa para receber o perito do juízo

1. Planejar a rotina

O primeiro passo é criar e manter uma rotina para gerenciamento e controle dos processos judiciais. É importante ter em mente que a ideia é buscar o aumento da produtividade, da eficiência e da economia de recursos, mas sem reduzir a qualidade do trabalho realizado.

Para fazer esse planejamento, defina quais são as etapas que devem ser percorridas por cada processo, desde a designação de quem vai atuar nele até a finalização do trabalho contratado. Alguns passos recomendados são:

• cadastro do processo e das partes;
• separação dos processos por categoria (pode ser por vara ou tribunal, ramo do direito ou cliente);
• determinação de cada responsável pelas tarefas;
• acompanhamento de prazos;
• recebimento de honorários;
• elaboração de demonstrativos para medir resultados.

2. Utilizar softwares

Existem sistemas de gestão criados especialmente para profissionais jurídicos, como o advogado ou o perito judicial. É importante não confundir esses softwares com planilhas do Excel ou relatórios no Word, pois eles consistem em um complexo de recursos e ferramentas para organizar processos jurídicos.

A adoção desse tipo de solução traz como benefício a automação. Ela consiste na realização de atividades como:

• atualização do status dos processos;
• sincronização com movimentações dos sistemas de varas e tribunais;
• acompanhamento de prazos;
• atividades burocráticas, como cálculos e organização de documentos por categoria.

A automação é uma vantagem importante, já que se desdobra em várias outras:

• otimização: elimina etapas do planejamento da rotina, pois o software faz as atividades automaticamente;
• produtividade: permite maior foco na atividade do profissional;
• facilidade e conforto: reduz tarefas manuais, o que minimiza o estresse produzido por determinadas operações;
• mobilidade: pode ser acessada de qualquer lugar por dispositivos móveis (como smartphones e tablets);
• economia: reduz custos com locomoção e a necessidade de usar materiais físicos, como papéis, pastas e outros.

3. Padronizar as informações

A padronização consiste em fazer todas as tarefas e organizar todas as informações de uma mesma maneira. Com isso, a consulta e o acesso aos dados fica mais fácil, mesmo quando se tratam de processos que já foram finalizados há muito tempo.

Além disso, a análise de processos é facilitada, pois o profissional sabe onde encontrar os dados de que precisa. A falta desse elemento causa desordem, pois podem haver trabalhos duplicados, colaboradores podem não encontrar as informações que buscam ou demorar mais tempo que o necessário para fazê-lo.

Para garantir a padronização, crie um rito para registro de informações e treine a equipe para segui-lo. Outra opção é utilizar um sistema de gestão que padronize automaticamente os procedimentos.

4. Estabelecer prioridades e delegar tarefas

Essa pode parecer uma dica óbvia, mas ela é negligenciada por muitos — que acabam por acumular tarefas que não conseguem executar. Ao receber um processo jurídico ou ser notificado de um andamento, defina a prioridade (conforme relevância e prazo) e aloque imediatamente os responsáveis por cumprir a tarefa.

Sempre que fizer esse procedimento, vai evitar ser surpreendido por vários processos com prazos urgentes. Se não o fizer, porém, pode ficar sobrecarregado, o que reduz a qualidade do trabalho e provoca estresse.

5. Usar agenda compartilhada

A agenda compartilhada permite que todos os colaboradores e sócios saibam quais tarefas estão em execução ou foram finalizadas por cada integrante da equipe. Com esse recurso, dois colaboradores não realizarão o mesmo trabalho.

Recomenda-se optar por um sistema que compartilhe as atividades em tempo real com toda a sociedade. Assim, a comunicação da finalização de trabalhos fica mais fluida, bem como é possível identificar a produtividade de cada colaborador.

Saber organizar os processos jurídicos é essencial para conseguir atender ao aumento de demanda e desenvolver o negócio. Utilizar um software de gestão especializado permite alcançar esse objetivo e outros inúmeros benefícios.