AULA 8 - GERENCIAMENTO DE PROJETOS 2021

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Gerenciamento de Projetos
Aula 8: Gerenciamento das comunicações do projeto e das
partes interessadas
Apresentação
Nesta aula, conheceremos os componentes do plano de gerenciamento das comunicações do projeto. Identi�caremos as
regras para reuniões do projeto. Conheceremos as atividades envolvidas no gerenciamento e no controle das
comunicações. Aprenderemos os aspectos envolvidos com o gerenciamento das partes interessadas. Conheceremos os
passos para identi�car e analisar as partes interessadas.
Objetivos
Conhecer os aspectos envolvidos com o gerenciamento das comunicações no projeto;
Aprender o que precisa ser feito para planejar as comunicações do projeto;
Conhecer os componentes do Plano de gerenciamento das comunicações do projeto;
Aprender os modelos de comunicação e Canais de comunicação do projeto;
Saber sobre as regras para reuniões do projeto;
Conhecer as atividades envolvidas no gerenciamento e no controle das comunicações;
Aprender os aspectos envolvidos com o gerenciamento das partes interessadas;
Avaliar a aplicação das dimensões para análise das partes interessadas;
Conhecer as atividades envolvidas no gerenciamento e no controle do engajamento das partes interessadas.
A importância da comunicação para o projeto
Você já parou para analisar como uma comunicação e�ciente e e�caz pode contribuir para o sucesso de um projeto?
A falha de comunicação nos projetos é considerada um dos maiores problemas e representa uma ameaça para seu sucesso.
O gerente de projetos passa a maior parte do seu tempo se comunicando com as diversas partes interessadas do projeto,
notadamente com os membros de sua equipe.
A comunicação adequada permite que diferentes interesses, aspectos culturais e entendimentos do trabalho do projeto sejam
compreendidos de forma clara e os objetivos do projeto sejam atingidos. Para isso, no planejamento, gerenciamento e controle
da comunicação é levando em consideração a imprevisibilidade de suas necessidades.
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Atenção
O gerenciamento das partes interessadas tem como foco a comunicação contínua e permanente, de modo a não perder qualquer
oportunidade de interpretar as necessidades, expectativas e desejos dos envolvidos com o projeto.
Por vezes, depara-se com interesses con�itantes. A meta é obter o engajamento das partes interessadas, de modo que o projeto
atinja os objetivos planejados.
https://estacio.webaula.com.br/cursos/gon007/aula8.html
https://estacio.webaula.com.br/cursos/gon007/aula8.html
� (Fonte: StartupStockPhotos por Pixabay ).
Planejamento das comunicações
Na fase de iniciação do projeto, por ocasião da identi�cação das partes interessadas, diversos dados são levantados, tais
como: nome, cargo, função, grau de interesse no projeto, posicionamento em relação ao projeto, nível de poder na organização
e grau de in�uência. Estes dados devem ser considerados no planejamento das comunicações.
O planejamento das comunicações abrange a determinação das necessidades de comunicação de todas as partes
interessadas e a de�nição da abordagem a ser utilizada. Além disso, o planejamento adequado da comunicação envolve
identi�car:
�Clique nos botões para ver as informações.
Informações como:
Termo de abertura do projeto;
Plano de gerenciamento do projeto;
Relatórios de status do projeto;
Relatórios de desempenho do projeto;
Registro de riscos;
Mudanças solicitadas;
Mudanças aprovadas e rejeitadas;
Lições aprendidas e demais informações relevantes.
O que precisa ser comunicado? 
A comunicação pode ser:
Escrita ou oral;
Formal (relatórios, documentos, apresentações) ou informal (e-mails, memorando);
Interna (equipe do projeto) ou externa (cliente, público, empregados da organização, diretoria);
Vertical (entre nível da gerência e seus subordinados) ou horizontal (entre pares).
Existem diversos meios de transmissão das informações como, por exemplo: reuniões, e-mail, videoconferência,
ferramentas de colaboração e ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projeto.
Como deve ser comunicado? 
Todas as partes interessadas, como:
Patrocinador, cliente, parceiros, gerentes funcionais, equipe do projeto, fornecedores, comunidades e escritório de
projetos.
Quem deve ser comunicado? 
A de�nição da frequência da distribuição da informação depende do tipo de informação, meio, tamanho do projeto e da
disponibilidade do destinatário.
A frequência pode ser semanal, mensal, diária, no início ou no encerramento do projeto.
Com que frequência deve ser comunicado? 
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Saiba mais
Agora que você já conheceu um pouco sobre o planejamento das comunicações, leia sobre o plano de gerenciamento das
comunicações. A seguir, conheceremos o modelo de comunicação.
Modelo de comunicação
O modelo de comunicação é divido em três partes
Emissor
O emissor codi�ca a mensagem
com cuidado, determina o melhor
método de comunicação e
con�rma o recebimento da
mensagem.
Mensagem
Para a codi�cação da
mensagem, o emissor deve saber
que cerca de 50% das
comunicações são não verbais,
mas sim maneirismos físicos.
Também ajudam a transmitir a
mensagem aspectos
paralinguísticos, tais como o
volume e tom de voz.
Receptor
Cabe ao receptor decodi�car a
mensagem com cuidado e
con�rmar que ela foi entendida.
Inclui usar a escuta ativa e
observar o emissor para captar
gestos físicos e expressões
faciais.
Atenção
A análise dos requisitos de comunicação passa pelo dimensionamento dos seus canais. O número total de canais de
comunicação é calculado pela fórmula n.(n-1) /2, em que n é o número de partes interessadas do projeto e mostra a
complexidade das comunicações do projeto.
Assim, um projeto que envolva 10 partes interessadas terá {10 - (10 - 1)} / 2 = 45 canais de comunicação.
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� (Fonte: rawpixel por Pixabay ).
Gerenciamento das comunicações
As informações são distribuídas conforme o plano de gerenciamento das comunicações desenvolvido durante o planejamento
do projeto. Porém, podem surgir necessidades de comunicações não planejadas. Estima-se que o gerente de projeto ocupe a
maior parte do seu tempo com comunicação, dentre elas participando de reuniões.
Na prática, distinguimos basicamente os seguintes tipos de reuniões:
� (Fonte: rawpixel por Pixabay).
Reuniões de progresso
Geralmente são realizadas para coletar informações sobre o status do projeto, atividades já realizadas, entregas atrasadas,
riscos ativos, novos riscos identi�cados, bem como identi�car e propor ações preventivas e/ou corretivas. São realizadas
obedecendo aos parâmetros do ciclo de controle do projeto.
� (Fonte: StockSnap por Pixabay ).
Reuniões de apresentação do desempenho atualizado do projeto
Para o patrocinador e demais gerentes executivos da organização.
� (Fonte: rawpixel por Pixabay).
Reuniões de lições aprendidas
Correspondem à coleta de informações ao longo do projeto como resultado de sucesso ou fracasso do trabalho. Estas
informações são documentadas e servem como base de informações históricas para outros projetos.
As seguintes regras devem ser obedecidas para a realização de uma reunião:
De�na e cumpra o prazo da reunião;
Agende reuniões recorrentes sempre o mesmo dias da semana e horário;
Tenha um objetivo claro para a reunião;
Estabeleça uma pauta e a distribua com antecedência.
Observe, também, algumas técnicas para uma comunicação e�caz:
Realimentação de feedback e eliminação de barreiras à comunicação;
Escolha dos meios de comunicação (oral, escrita, formal, informal, pessoalmente, e-mail);
Estilo de redação (voz ativa ou passiva, estrutura das frases, palavras);
Técnicas de gestão de reuniões (preparação agenda, tratamento con�itos);
Técnicas de apresentação (linguagem corporal, recursos visuais).
Saiba mais
Controle das comunicações: Algumas informações são coletadas e distribuídas para relatar o desempenho do projeto, como por
exemplo: atividades concluídas no período avaliado, resultado dasvariações do desempenho (percentual de desvio de prazo e
custo), mudanças aprovadas no período, situação dos riscos, situação das entregas, problemas e plano de ações corretivas e
preventivas, bem como as atividades previstas para serem executadas no próximo período.
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Gerenciamento das partes interessadas
O gerenciamento das partes interessadas visa identi�car as pessoas e organizações impactadas pelo trabalho do projeto ou
com o seu resultado, conhecer suas necessidades e expectativas e estabelecer abordagens de envolvimento que permitam
alinhamento e engajamento destas partes interessadas com os objetivos do projeto.
No idioma inglês, as partes interessadas são denominadas stakeholders.
A análise das partes interessadas é levada a efeito em três etapas:
Etapa 1 - Identi�cação dos stakeholders
Na primeira etapa é realizada a Identi�cação de todas as partes interessadas e suas informações relevantes.
(ex.: responsabilidades, departamento, expectativa e nível de in�uência)
Etapa 2 - Identi�cação e classi�cação dos impactos potenciais
Na primeira etapa é realizada a Identi�cação de todas as partes interessadas e suas informações relevantes.
(ex.: responsabilidades, departamento, expectativa e nível de in�uência)
Na segunda etapa ocorre a Identi�cação e classi�cação do impacto potencial que cada parte interessada pode gerar para o
projeto.
Os modelos de classi�cação podem ser:
Poder x interesse;
Poder x in�uência;
In�uência x impacto.
Etapa 3 - Avaliação das reações
Na terceira e última etapa, acontece a Avaliação de como as partes interessadas reagem ou respondem em diversas situações
visando planejar como in�uenciá-los para garantir seu suporte e mitigar impactos potenciais negativos.
As informações que podem ser coletadas durante a identi�cação e análise das partes interessadas são, por exemplo: nome,
cargo, papel ou função no projeto, informações de contato, principais interesses no projeto, nível de in�uência, nível de
autoridade, impacto no caso de os interesses não serem atendidos e estratégias de�nidas para minimizar os riscos negativos.
Quanto mais cedo você identi�car as partes interessadas, menor o risco impacto negativo no projeto.
Saiba mais
Antes de encerrarmos, conheça as estratégias de abordagem especí�cas, e as ferramentas de controle e gerenciamento do
engajamento das partes interessadas.
Notas
comunicação e�ciente 1
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Signi�ca fornecer somente as informações necessárias.
e�caz 2
Na comunicação e�caz as informações são fornecidas no formato correto, no tempo adequado e com o impacto necessário.
Referências
CLELAND, David.Gerenciamento de Projetos.LTC, 2007.
DAYCHOUM, Merhi. 40 + 4: ferramentas e técnicas de gerenciamento. Brasport, 2010.
PMI. Project Management Institute: um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK®)/ PMI - 5. ed.
Pensilvânia: PMI, 2013.
SANTOS, Carlos Fernando da Rocha.Gerenciamento de Projetos: conceitos e representações. Rio de Janeiro: LTC, 2014.
XAVIER, Carlos Magno.Metodologia de Gerenciamento de Projetos. Methodware. 2. ed. Brasport.
Próxima aula
Fatores de risco;
Benefícios do gerenciamento dos riscos;
Técnicas para identi�cação dos riscos;
Análise qualitativa dos riscos;
Matriz probabilidade x impacto;
Análise quantitativa dos riscos;
Planejamento das respostas aos riscos identi�cados do projeto;
Conhecer as estratégias de respostas aos riscos.
Explore mais
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Gerenciamento de projeto como ferramenta para sucesso do empreendimento..
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