matriz_ai_pgo_ger_aquisicoes_proj - Angelina Ianni

Prévia do material em texto

Atividade individual	
	Matriz de atividade individual
	Disciplina: Gerencimeneto de aquisições
	Módulo:
	Aluno: Angelina Theresa Dias Ianni
	Turma: MBA_GAPMBAEAD_24_23082021_8
	Tarefa: Plano de aquisições de um equipamento para impressão rápida de documentos
	Contextualização do caso
	O setor de planejamento e medição da Contrutora SSPR ltda. está sendo notificado pelo cliente por atraso na entrega das documentações solicitadas e as impressões estão vindo com má qualidade. 
Esse setor emite vários documentos que precisa ter qualidade, porem a impressora que a empresa possui não consegue atender a demanda, por ser uma impressora de porte pequeno, possui a impressão mais lenta e para piorar fica desconectando da rede e atolando papel, fazendo com que ocorra esses atrasos e com pouca qualidade.
Visando resolver esse problema o gerente de contratos resolver adquirir um equipamento para otimizar o tempo. Esse equipamento ter uma performance de 100 páginas por minuto de impressão, não importa se a impressão é em preto e branco ou a cores e estando conectado na rede por cabo e wi-fi, garantindo facilitar o processo de impressão. Para realizar a compra deste equipamento será feito um plano de aquisição com o intuito a qualidade do processo e a assertividade no momento da compra.
	Escopo da compra e critérios de aceitação
	Para a aquisição da compra da impressora será feito um processo de concorrência onde será avaliado no mínimo 3 empresas que atendam as seguintes especificações e critérios de aceitação:
· Performance de 100 páginas por minuto;
· Ser bivolt (110/220v);
· Conectar na rede da empresa por cabo e wifi;
· O produto será entregue e instalado pelo fornecedor;
· Embalagem do produto deve esta intacta;
· O equipamento deverá vir acompanhado pelo manual de instruções em português;
· Teste de desempenho do equipamento e conexão à rede;
· Ter uma garantia de 1 ano;
· Ter assistência técnica pelo perído de 6 meses;
· Impressão a laser;
· A entrega deverá ser feita no local e data conforme consta no Termo de referência e seus anexos, acompanhado pela nota fiscal de compra contendo marca, modelo, procedência, prazo de garantia;
· O prazo de entrega do equipamento será de 15 (quinze) dias após o recebimento da nota fiscal no endereço: Rua São Pedro da Aldeia, 1200, Pilar/MG;
· O recebimento será feito pelo almoxarifado da Construtora juntamente com o responsável pela contratação para a conferência do bem;
· A impressora poderá ser rejeitada no prazo de até 7 (sete) dias após o recebimento se estiver em desacordo com a proposta e o Termo de referência, ou caso tenha alguma avaria.
· O fornecedor deverá realizar a substituição do produto sem ônus para o comprado em 72 (setenta de duas) horas, caso contratário a compra poderá ser cancelada e o pagamento restituído;
· A impressora deverá vir com 1 (uma) unidade de tonner reserva;
· A resolução da impressão deverá ser de 1200x1200 dpi e a qualidade de imagem de 2400.
	Tipo de contrato
	Para a aquisição da impressora analisando os tipos de contratos apresentado pelo PMBOK (PMI, 2017:363-364), no que se refere ao método de precificação, são apresentados três modelos, sendo:
· Contrato de preço fixo ou global;
· Contrato de custos reembolsáveis ou por administração e
· Contrato por tempo e material.
O modelo escolhido foi o contrato de preço fixo ou global pois conforme informado por Xavier,2018, p.84:
“Contratos de preço fixo ou global envolvem maior grau de risco financeiro para os fornecedores e menor para os clientes, uma vez que o escopo é definido no contrato, assim como preço, prazo e qualidade. Logo, caso o custo do fornecimento fique acima do previsto pelo fornecedor, o cliente não tem a obrigação de pagar além do estabelecido, uma vez que o preço foi ajustado no contrato. Assim, o preço apresentado pelos fornecedores, normalmente, já considera os riscos associados a esse tipo de contrato.”
Portanto esse tipo de contrato reduz o risco do contrantante, com estimativas precisas durante a assinatura do contrato, onde as cláusulas contratuais já foram discutidas e acertadas previamente.
	Critérios obrigatórios e facultativos 
	Com a seleção da proposta dos fornecedores X, Y e Z, foi realizado uma avaliação dos critérios obrigatórios e facultativos, com o intuito realizar a seleção do fornecedor que apresenta a melhor desemprenho no atendimento dos critérios obrigatórios e maior pontuação no critério facultativo sera o fornecedor escolhido.
Abaixo segue os resultados dos critérios obrigatórios e facultativos, nas tabelas 1 e 2, respectivamente.
	TABELA 1 - CRITÉRIOS OBRIGATÓRIOS
	Critérios Obrigatórios
	Atende?
	
	Fornecedor X
	Fornecedor Y
	Fornecedor Z
	Garatia da impressora de 1 ano
	Sim
	Não
	Sim
	Impressão de 100 páginas por minuto
	Sim
	Sim
	Sim
	Prazo de entrega em 30 dias
	Sim
	Não
	Sim
	Competência técnica do fornecedor
	Sim
	Não
	Sim
	Conexão com rede cabeada e wi-fi
	Sim
	Sim
	Sim
	Avaliação financeira da empresa
	Sim
	Sim
	Sim
	Avaliação Jurídica
	Sim
	Sim
	Sim
	TABELA 2 - CRITÉRIOS FACULTATIVOS
	Critérios Facultativos
	Peso (%)
	
	Fornecedor X
	Fornecedor Z
	Variedade dos produtos e serviços oferecidos
	20
	28
	Experiência do fornecedor
	15
	18
	Custo e prazo 
	20
	22
	Garantia/ Suporte
	11
	14
	Preço
	10
	10
	Performance da impressora
	8
	8
	Total
	84
	100
Portanto, o fornecedor Z foi o que apresentou melhor desempenho nos critérios obrigatórios e facultativos, sendo a empresa escolhida para fechar o contrato.
	Cronograma e desembolso de pagamento
	O pagamento da impressora conforme acordado em contrato será da seguinte forma:
· Entrada de 10% sobre o valor total da impressora, sendo a quantia depositada em conta bancária do fornecedor, 15 (quinzes) dias após a emissão da nota fiscal;
· O restante será parcelado em 6 parcelas fixas, com pagamentos mensais através de emissão de boletos bancários.
Ficou acordado com o fornecedor que a entrega da impressora deverá ocorrer conforme cronograma aprovado abaixo:
	Riscos do processo
	No processo de aquisição podem ocorrer situações que possam impactar tanto o contratante quanto o contratado, sendo positivo (oportunidade) quanto negativo (ameaças), para que possamos mitigar e até mesmo eliminar esses riscos, foi realizado um levantamento dos riscos e suas respostas.
	Riscos
	Resposta ao Risco
	Contratante
	Atraso na entrega
	Ter cláusula contratual que prevê multa caso ocorra atraso.
	Recebimento de um produto diferente do combinado 
	Ter cláusula contratual que prevê a devolução do produto caso não seja conforme o especificado em proposta e nota fiscal sem ônus para a contratante.
	Baixo desempenho de impressão
	Exigir a presença de uma assistência técnica, para verificar quais as possíveis causas e saná-las em até 48 horas, caso contrário realizar a substituição do equipamento por outro.
	Falta da impressora no mercado
	Ter um diálogo transparente e claro com o fornecedor para saber a disponibilidade do produto em estoque para atendimento a compra
	Falência do contratado
	Solicitar e analisar as documentações jurídicas e finaceiras
	Contratado
	Atraso no pagamento
	Exigir multa e mora por dia de atraso no pagamento, combinado e assinado em contrato.
	Mudança de escopo
	Ter cláusula contratual informando que mudanças no escopo de contrato impactará no prazo de entrega e talvez no valor do produto solicitado.
	Itens fora do escopo
	
Os itens fora de contrato que podemos considerar são:
· Visita técnica pelo fornecedor para o entendimento da dinâmica da empresa para configuração e instalação da impressora;
· Fornecimento mensal de tonner;
· Garantia extendida de assistência técnica;
· Garantia de 3 meses devido a má utilização.
	Responsabilidade das partes
	Responsabilidades da Contratante
· Realizar o pagamento conforme acordado em contrato;
· Informar previamente o local, hora e os dados da pessoa que irá receber a máquina;
· Caso haja alguma mudança no escopo, a contratante deve comunicar formalmente a contratada no prazo de 48horas de antecedência para que seja negociado as novas condições;
· Deverá seguir as orientações da contratante, sobre manuseio, local de instalação da impressora, conservação do equipamento e no período de garantia não deve mexer na impressora e acionar a assistência técnica para não perder a garantia;
· Conferir se a máquina recebida está conforme negociada e nota fisca;
· Comunicar à Contratada, por escrito, sobre imperfeições, falhas ou irregularidadesverificadas no objeto fornecido, para que seja substituído, reparado ou corrigido;
· A contratante não assumirá qualquer risco que a contratada assumiu com terceiros.
Responsabilidade da Contratada
· Cumprir todas as condições conversadas e negociadas no contrato;
· Entregar a impressora em perfeito estado de conservação e funcionamento;
· Dar assistência técnica conforme o prazo estipulado em contrato;
· Comunicar a contratante caso ocorra atrasados ou contratempos para a entrega da impressora com o prazo de 48 horas;
· Substituir, reparar ou corrigir, às suas expensas, no prazo fixado no contrato, o objeto com avarias ou defeitos.
· Dar garantia da qualidade e performance do produto;
· Orientar a contratante sobre o manuseio do equipamento;
· Firmar com a contratante um termo de entrega do produto, assegurando que o produto esta em perfeito estado e conforme proposta e nota fiscal.
	Forma de gestão do contrato
	A gestão do contrato será efetudada após a entrega da impressora no local, onde será realizada uma inspeção de recebimento com um relatório fotográfico, onde será conferido juntamente com a contratada esse check list visual e após instalação na rede será realizado um teste em todos os computadores do setor para conferir a performance e se esta realmente conectada a rede.
Após esse aceite de recebimento do equipamento o setor financeiro de ambas as partes será comunicado informados para assim confirmar o cronograma de pagamento das futuras faturas.
Quinzenalmente será realizado um report da contratante a contratada, relatando se houve algum problema ou se a impressora está atendendo, caso seja relatado um problema, a contratada abrirá um chamado para que seja agendado a visita técnica do responsável para sanar o problema.
	Conclusão
	O gerenciamento de aquisições é impressidível para que tenha a garantia e controle de qualidade de tudo que é adquirido dentro de um projeto. Através de um controle bem realizado, uma seleção de propostas e avaliação do fornecedor consegue-se minimizar custos desnecessários, recebimento de produto ou serviço com baixa qualidade, atendimento com maior precisão conforme cronograma, para que não tenham atrasos no projeto.
Com o estudo e aprendizagem de como realizar um bom gerenciamento de aquisições, consigo fazer uma analise interna na empresa da qual trabalho atualmente, onde possuímos um setor de comprar que segue vários procedimentos para a compra de qualquer material solicitado pelo projeto como cotação em 3 fornecedores diferente, analise no banco de dados internos a avaliação de atendimento dos fornecedores, valores muito alto passam por aprovação da diretoria, emissão de ordem de compra, justamente para garantir o prazo de intrega e qualidade do produto que está sendo recebido.
Porém como somos seres humanos, somos passíveis a erros, e existes momentos que precisamos a demanda do projeto é muito urgente que é deixado/ não seguido etapas no processo de aquisição, que impactam muitas vezes em uma auditória, aumentando custos que não foram previstos, negociação de pagamento falha.
	Referências Bibliográficas
	Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, 6ª edição, Pennsylvania: PMI, 2017.
XAVIER, Carlos Magno da Silva et al. Gerenciamento de aquisições em projetos. 4. ed. – Rio de Janeiro: Editora FGV, 2018.
	
	1
	2 
	
	
	
	3
Descrição
Assinatura de contrato2 Dias Úteis
Emissão da Nota Fiscal5 dias Uteis
Entrega da impressora20 Dias Úteis
Instalação da impressora e teste2 Dias Corridos
Cronograma 
Duração em dias úteis