10_-_Gestão_de_Eventos

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CURSO DE TÉCNICO EM SECRETARIADO 
 
 
MÓDULO 
GESTÃO DE EVENTOS 
 
 
 
 
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SUMÁRIO 
 
 
INTRODUÇÃO 
 
]UNIDADE l 
 
 UM EVENTO DE SUCESSO 
 CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS POR ÁREAS DE INTERESSE 
 PORTE DO EVENTO 
 CARACTERÍSCAS DOS EVENTOS 
 CARACTERÍSCAS DOS EVENTOS 
 ROTEIRO PARA PROJETO DE UM EVENTO 
 SUGESTÃO DE CHECK-LIST PARA EVENTOS 
 PROVIDÊNCIAS OPORTUNAS PARA O EVENTO 
 CAPTAÇÃO DE EVENTOS 
 ORGANIZAÇÃO DO EVENTO 
 O EVENTO E O SOCIAL 
 PÓS EVENTO 
 EXERCÍCIO I 
 
UNIDADE II 
 
 CERIMONIAL EFICIENTE 
 PLANEJAMENTO DO CERIMONIAL 
 PROFISSIONAL DE RELAÇÕES PÚBLICAS 
 COMPOSIÇÃO DE UMA MESA 
 NORMAS DO CERIMONIAL PÚBLICO 
 ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA 
 VOCATIVOS E FORMAS DE TRATAMENTO 
 EXERCÍCIO II 
 
UNIDADE III 
 
 ETIQUETA EMPRESARIAL E SOCIAL 
 COMO E QUANDO RECEBER 
 SELEÇÃO DOS CONVIDADOS 
 A MESA: DECORAÇÃO, POSTURA E SERVIÇOS. 
 BEBIDAS: UM TIPO PARA CADA OCASIÃO 
 CONSTRUA UMA BOA IMAGEM 
 TRAJES X TOQUES DE ELEGÂNCIA 
 ETIQUETA NA COMUNICAÇÃO 
 EXERCÍCIO III 
 
GABARITO 
 
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 
 
 
 
 
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INTRODUÇÃO 
 
“A velocidade e o impacto das mudanças requerem profissionais com amplitude de 
conhecimentos e com percepção para captar as novidades, filtrá-las e repassá-las”. 
 
O conhecimento continuará sendo o principal investimento capaz de assegurar o sucesso dos 
eventos. 
 
As exigências do mercado fazem com que profissionais busquem novos conhecimentos, 
voltando às salas de aula, tornando-se, assim, mais competentes, atualizados 
tecnologicamente, e criativos. 
 
Por outro lado, para sobreviver, condignamente, em um mundo de permanente transformação 
tecnológica, é necessário que o profissional esteja em contínuo processo de aprendizado. 
 
O profissional em secretariado precisa concluir o curso consciente de que se encontra em 
pleno processo de formação. Jamais sair com a idéia de que já está formado. Nesse contexto, 
terá que ser sempre eclético, atualizado e versátil. Ou se recicla ou não sobreviverá no 
mercado de trabalho. 
 
Segundo Waldez Ludwig, a indústria do entretenimento é que puxa as demais economias no 
terceiro milênio. Em outros tempos, indústria e agricultura se revezavam neste papel, agora é a 
vez da economia dos sonhos: trabalho e lazer. Essa mudança conceitual do trabalho nos dias 
de hoje, faz com que eventos locais, regionais e internacionais tenham grande importância do 
ponto de vista econômico. 
 
É dentro dessa realidade que o Módulo de Gestão de Eventos está direcionando seu conteúdo 
programático de modo a atender uma área em franca expansão, carente de profissionais 
qualificados. É nessa visão que se pretende desenvolver o módulo ora proposto. 
 
Organizar um Evento representa um desafio constante à criatividade. Quanto mais planejado e 
organizado, mais eles nos marcam. 
 
Quem não se emociona na abertura dos jogos olímpicos? Na copa do mundo? Quando é 
chamado para compor uma mesa numa cerimônia? Quando, fora do seu país, ouve o hino 
nacional de sua Pátria? Tudo isso é possível acontecer nos eventos. 
 
Muitos são os fatores responsáveis pela procura cada vez maior da organização de eventos, 
por parte do empresariado. 
 
O ser humano tem necessidade de conviver em grupo. O evento seleciona este grupo, público 
alvo, e o coloca junto em um determinado local, com dia e hora, previamente marcado para 
dialogar, comungar interesses, sentimentos, idéias, compartilhar experiências, mexendo 
sempre com as emoções. 
 
Promover evento é uma arte. A energia que ele requer a dedicação, a disciplina e o clima 
criado entre os organizadores, deve ser direcionada para a busca da perfeição. 
 
 
 
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UNIDADE l 
 
UM EVENTO DE SUCESSO 
 
“Só quem aprender o tempo todo conseguirá sobreviver num mundo em permanente 
transformação tecnológica” (John Mayo). 
 
Evento é a execução de um projeto desenvolvido junto a um público interessado e engajado 
numa idéia ou ação, devidamente planejado, tendo por objetivo lançar, manter, promover ou 
criar conceitos estabelecendo a imagem de empresas, produtos, serviços, idéias e pessoas, a 
ocorrer num espaço de tempo determinado. 
 
O evento aproxima as pessoas, quer seja fisicamente ou através de recursos tecnológicos, 
promove o diálogo, mexe com as emoções, cria sentimentos, permite guardar boas 
lembranças, marca presença. É um dos mais ricos recursos da comunicação, pois reúne, ao 
mesmo tempo, a comunicação oral, escrita, auxiliar e aproximativa. Fala, escreve, mostra e 
aproxima. 
 
O sucesso de qualquer evento depende de sua organização. Para tanto devemos fazer o 
”check-list”, ou seja, um rol de providências que deve ser tomadas para que nada seja 
esquecido e comprometa o sucesso que desejamos obter no evento. Cada evento requer 
providências específicas, dependendo do seu tipo. 
 
 
CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS POR ÁREAS DE INTERESSE 
 
ARTÍSTICO: Está relacionado a qualquer espécie de arte, música, dança, pintura, poesia, 
literatura, etc.; 
 
CIENTÍFICO: Trata de assuntos científicos nos campos da medicina, física, química, biologia, 
dentre outros; 
 
CULTURAL: Tem por objetivo ressaltar os aspectos da cultura, para conhecimento geral ou 
promocional; 
 
EDUCATIVO: Objetivo final é a educação; 
 
INFORMATIVO: Visa somente oferecer informações, sem pretensões educativas ou culturais; 
 
COMERCIAL: O objetivo é basicamente: a comercialização de um ou mais produtos. 
 
FOLCLÓRICO: Trata das manifestações culturais regionais de nosso ou de outro país, 
abordando lendas, tradições, hábitos e costumes típicos; 
 
CÍVICO: Relacionado a assuntos ligados à pátria; 
 
POLÍTICO: Trata de assuntos relacionados aos partidos políticos ou manifestações públicas 
ligadas à política; 
 
GOVERNAMENTAL: Quando trata de realizações do governo, em qualquer instância, mesmo 
que se insira em outra categoria; 
 
LAZER: Proporciona entretenimento aos seus participantes; 
 
SOCIAL: Visa o encontro entre pessoas, para confraternização; 
 
 
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DESPORTIVO: Tipo de evento no setor esportivo independente de sua modalidade; 
 
RELIGIOSO: Trata de assuntos religiosos, seja qual for o credo abordado; 
 
TURÍSTICO: Seu objetivo é a exploração dos recursos turísticos de uma região ou país, 
através de viagens de conhecimento. 
 
 
PORTE DO EVENTO 
 
PEQUENO: Evento com até 200 participantes. 
 
MÉDIO: Evento com número de participantes estimado entre 200 e 500. 
 
GRANDE: Evento com 500 participantes ou mais. 
 
 
CARACTERÍSCAS DOS EVENTOS 
 
GERAL: Evento organizado para uma clientela em aberto, limitada apenas em função da 
capacidade do local da realização. Algumas vezes pode haver fator de restrição como: idade, 
crença, sexo, etc. Exemplo: desfile de escola de samba; festa do Senhor do Bonfim; 
encenação da Paixão de Cristo. 
 
DIRIGIDOS: Evento restrito a público que possui afinidades com o tema. De modo geral, 
esse público se subdivide em grupos de interesses diversificados. Exemplos: Salão do 
Automóvel que agrupa produtores, comerciantes, usuários e colecionadores; Exposições 
Agropecuárias; Feira de Calçados; Feira da Moda, etc. 
 
ESPECÍFICOS: Evento realizado para público claramente definido pela identidade de interesse 
no assunto. Exemplo: Congressos da área Médica, Seminários de Educação, Encontros de 
filatelia. 
 
TIPOS DE EVENTOS 
 
CONGRESSO 
É uma programação centrada em determinada área de conhecimento. Um congresso de 
medicina, por exemplo, com o objetivo de atualização, divulgação ou transferência de 
conhecimentos e técnicas. 
 
SEMINÁRIOS 
Por ser muito semelhante ao congresso, porém de menor porte, o seminário costuma ser 
chamado de “congresso de pequeno porte”, tem como objetivo a transmissão, atualização, 
debate, divulgação ou transferência de conhecimentos e técnicas centradas num tema básico, 
que pode ser desdobrado em subtemas. 
 
SIMPÓSIO 
O simpósio caracteriza-se como evento prático e simples, de pequeno porte e curta duração, 
dirigido a público especializado e diretamente interessado no assunto. São promovidos tanto 
porentidades técnico-científicas, como por empresas com fins comerciais. 
 
CONVENÇÃO 
As convenções são reuniões fechadas, promovidas por entidades sociais, empresariais ou 
políticas que têm por objetivo deliberar sobre os assuntos de interesse comum. A periodicidade 
da convenção é, em geral, definida pelas normas que regem as entidades promotoras. 
 
 
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ASSEMBLÉIA 
Reunião dos membros de uma entidade, com caráter deliberativo, visando apresentação, 
apuração e votação de matéria de interesse comum. 
 
REUNIÕES ADMINISTRATIVAS 
Ocorrem com relativa freqüência nos locais de trabalho. Dependendo de seu porte, podem ser 
realizadas em salas próprias para isto, ou no local onde se desenvolvem as atividades normais, 
quando o número de participantes é pequeno e o assunto é restrito àquele setor. 
 
COLÓQUIO 
Reunião fechada de um grupo, onde ocorre a exposição de um determinado tema, visando 
prestar esclarecimentos e tomar decisão sobre o assunto. 
 
VISITA 
Evento de comunicação direta e dirigida a um público com número reduzido de participantes, 
visando conhecer determinada organização. 
 
WORKSHOP 
Termo estrangeiro usado para definir uma oficina de trabalho. Caracteriza-se pela reunião de 
pessoas de um mesmo setor de uma empresa, de um mesmo segmento de mercado ou que 
tenham os mesmos interesses, para juntas, debaterem e encontrarem soluções para o tema 
proposto. É a parte prática do evento. 
 
OFICINA 
Semelhante ao Workshop, sendo que a Oficina é mais utilizada na área educacional. 
 
ENCONTRO DE CONVIVÊNCIA 
Consiste em reunir pessoas para momento de descontração, integração ou até mesmo 
negócios, no qual um Serviço de Buffet atende de acordo com o tipo do encontro. 
 
FEIRA 
A feira é um evento de grande porte, aberto ao público em geral, de periodicidade comumente 
anual ou bienal. Seu tempo de duração é aproximadamente uma semana. 
A finalidade principal da feira é a conquista de mercado e o aumento da demanda pelos 
produtos em exposição. Na montagem da feira as mercadorias são arrumadas e preparadas de 
forma a permitir que sejam examinadas, tocadas ou degustadas pelos visitantes. 
 
EXPOSIÇÃO 
É um evento que promove, divulga e informa sobre produtos, técnicas e serviços de uma ou 
várias áreas de atividades, colocando-as à disposição do público visitante. 
 
SALÃO 
É um evento destinado a promover, divulgar e informar sobre produtos, visando criar, entre os 
consumidores, uma imagem positiva da instituição promotora. Não possui finalidades 
comerciais imediatas e seu objetivo principal é a promoção institucional. 
 
CONFERÊNCIA 
Evento que tem por objetivo o aprofundamento de um tema específico. Normalmente faz parte 
de Seminários e Congressos, mas pode ser promovido como evento isolado, de curta duração. 
 
FÓRUM 
Evento promovido por grupos representativos da comunidade, destinada à reflexão sobre 
assunto de interesse coletivo, de determinada classe ou categoria profissional. 
 
 
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ENCONTRO 
Evento, geralmente, utilizado no campo das ciências humanas e sociais com o objetivo de 
expor trabalhos, estudos e experiências relevantes ao desenvolvimento dessas áreas do 
conhecimento. 
 
JORNADA 
Programação destinada à reunião de profissionais de determinada área de conhecimento, 
visando ao tratamento prático de determinado assunto, mediante a utilização de técnicas de 
dramatização, expressão corporal, demonstração, simulação de casos, entre outras. 
 
FESTIVAL 
É um evento artístico com apresentações previamente selecionadas e de cunho competitivo, 
visando ainda à divulgação e promoção. 
 
COMPETIÇÕES 
Evento cujo objetivo é estabelecer situações de concorrência, buscando desenvolver a área 
interessada. Nos esportes, as competições permitem o aperfeiçoamento do atleta e o avanço 
da tecnologia utilizada, além da integração entre pessoas e povos. 
Na cultura, as competições visam à descoberta de novos talentos, à conscientização e 
desenvolvimento do artista, à integração da comunidade e dos povos. 
 
FESTAS 
Estas podem ser de natureza: cívicas, religiosas, folclóricas, de homenagem. As festas têm por 
objetivo o congraçamento ou a comemoração de um fato ou data. 
 
SHOW 
Evento caracterizado pela apresentação ao público-alvo de entretenimento, com o fim cultural 
ou não, baseado na música, dança ou teatro. 
 
DESFILE 
Caracteriza-se pela apresentação de produtos geralmente moda (vestuário), acessórios ou 
jóias, com a utilização de modelos ou manequins. A duração ideal é de uma hora e meia. 
 
VERNISSAGEM 
Evento demonstrativo caracteriza-se pelo lançamento de uma exposição (um a cinco dias), 
geralmente de objetos artísticos (pinturas, esculturas). Pode ser individual (um artista expositor) 
ou coletiva (mais de um artista expositor). Tem objetivo de venda, sendo o horário ideal das 
18h30min às 21h30min h. 
 
NOITE DE AUTÓGRAFOS 
Evento caracterizado pelo lançamento de obra literária de determinado autor. 
Tem como objetivo apresentar o autor e sua obra ao público interessado. A lista de convidados 
é feita pela Editora, de comum acordo com o autor. 
 
INAUGURAÇÃO 
Evento caracterizado pela apresentação ao público-alvo da empresa, entidade ou governo, de 
novas instalações ou unidades da organização. Requer um planejamento direcionado, 
específico, com cuidados especiais na escolha da pessoa que fará a inauguração. 
 
PAINEL 
Nome dado ao evento caracterizado por um quadro de apresentações, no qual um orador e até 
quatro painelistas explanam sua visão sobre um tema pré-determinado. 
 
CONFERAMA 
Trata-se de uma conferência ilustrada ou com dramatização 
 
 
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MESA REDONDA 
É o tipo de evento que reúne de 04 a 08 pessoas que, sentadas em semicírculo debaterão 
sobre um assunto polêmico, controvertido e de interesse público. Pode ser aberta ou fechada. 
A primeira modalidade permite a intervenção da platéia com perguntas e a segunda restringe a 
participação entre os apresentadores. 
 
O tempo inicial para que cada apresentador aborde seu tema é entre 7 a 10 minutos. O tempo 
ideal, global de uma mesa redonda é de 1 hora, podendo chegar a 01h30min hora. Quando se 
trata de mesa redonda aberta à platéia ou telespectadores (no caso do evento transmitido pela 
televisão) podem participar com perguntas. 
 
COFFEE-BREAK 
É o tradicional lanche, “parada para o café”, que pode ser pela manhã ou à tarde (10h30min ou 
16h30min), onde deve ser servido: café, leite, chá, sucos, pães, salgados, bolos, manteiga, 
geléias e frios. Não se trata propriamente de um evento, com todas as características do 
planejamento, mas define-se por estar inserido em um evento. 
 
HAPPY-HOUR 
Trata-se de evento caracterizado por coquetel/drink, sempre no final da tarde, com o objetivo 
de promover determinado local ou como política de entrosamento da empresa. É dirigido a um 
número pequeno de participantes (geralmente 25). Por ser de pequeno porte, o “happy-hour”, 
facilita o contato entre as pessoas. 
 
BRAINSTORMING 
Utiliza-se do cérebro para estimular a produção livre de idéias com vistas à solução de 
problemas. Grupos de pessoas devidamente orientadas põem-se a emitir idéias sobre uma 
questão, que vão sendo intercambiadas e aperfeiçoadas sem juízo prévio de valor. 
Compreendem, entretanto, duas etapas, passando logo depois para uma parte avaliativa. É a 
fase de criação e depois a de julgamento 
 
SEMANA 
Tipo de evento geralmente acadêmico, caracterizado pela reunião de estudantes, coordenados 
por profissionais da área, todos pertencentes a uma mesma categoria profissional, com o 
objetivo de discutir temas relacionados com a classe à qual pertencem. 
 
CONCURSO 
Caracteriza-se, pelo espírito de competição e se adapta a várias áreas de interesse; artístico, 
desportivo e outros. O sucesso do concurso depende do regulamento. 
 
EXCURSÃO 
Evento utilizado em certas empresas como política de entrosamento. Caracteriza-se pela 
formação de grupos de pessoas (famílias amigas ou não), com o objetivo de juntos, passarem 
em um ou mais dias viajando, apreciando lugares diferentes,e muitas vezes distantes. 
 
COQUETEL 
É uma reunião de pessoas com o objetivo de confraternização-comemoração de alguma data 
ou acontecimento. O número de participantes é livre, e a utilização de cadeiras é dispensável, 
sendo um vento de curta duração. Segundo Marcelino de Carvalho, o coquetel caracteriza-se 
por 4 S’s: um S para surgir, um para saudar, um para sorrir e o último para sumir. O horário 
ideal: das 19h00min às 21h00min. 
 
CAFÉ DA MANHÃ 
Evento social que, empresarialmente tem maior retorno do que os outros, justificados pelo seu 
horário, pois os participantes têm maior capacidade de assimilação. 
 
 
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ALMOÇO NETWORK 
Consiste em um almoço-reunião, no qual se discute a pauta durante o aperitivo e utiliza-se o 
restante do tempo para fechamento do assunto, saboreando o prato principal e sobremesa. 
 
JANTAR 
Pode ser realizados por ocasião de comemorações, homenagens, programa de visitas, etc. 
São realizados em restaurantes, clubes, hotéis, refeitórios de empresas, com a devida reserva. 
Cabe ao organizador ser o primeiro a chegar para a distribuição dos lugares e o acerto de 
contas. O cardápio pode ser previamente escolhido. 
 
 
CARACTERÍSCAS DOS EVENTOS 
 
Planejar é escolher um percurso para a ação e decidir antecipadamente o que, para quem, em 
que seqüência, quando e como deve ser feito. O planejamento é a peça fundamental ao 
desenvolvimento de qualquer atividade e de modo especial, à organização do evento. 
 
Cada evento tem suas particularidades de organização e características próprias. O sucesso 
de um evento depende de um planejamento detalhado e bem feito. O responsável pelo 
processo de planejamento é o organizador e, para desempenhar bem esse papel, deve estar 
atento às expectativas de todos os participantes do evento que são: 
 
O cliente promotor: Deve alcançar os objetivos propostos, com gastos razoáveis; 
 
O núcleo receptor sediante: Espera que os eventos tenham uma ação positiva sobre seu 
mercado turístico; 
 
O patrocinador: Investe uma verba em marketing, visando à aproximação da sua imagem com 
a do público potencial da empresa ou instituição; 
 
Por que usar um Planejamento? 
 
Utilizando um planejamento você consegue: 
 Ganhar tempo 
 Empregar menores esforços; 
 Evitar desperdícios; 
 Tomar medidas que minimizem imprevistos e facilitem resolvê-los quando surgirem; 
 Atingir os objetivos propostos. 
 
Os aspectos mais importantes a serem definidos durante o planejamento de um evento são: 
 
Objetivos: Por serem os elementos orientadores do planejamento, devem ser propostos de 
forma clara e precisa; 
 
Tipo de evento: O organizador deve conhecer os tipos de evento para escolher o mais 
adequado ao produto a ser oferecido e aos interesses do cliente-consumidor, o promotor; 
 
Local: Na escolha do local, deve haver preocupação no que se refere a: 
 
Região geográfica: Considerar as facilidades de acesso às atrações turísticas; as condições 
de hospedagem, os custos (que devem ser compatíveis com a situação financeira dos 
participantes) e a existência de patrocinadores em potencial na região. 
 
 
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Espaço físico: devem ser consideradas a capacidade e condições de acomodação dos 
participantes e dos expositores; as possibilidades de instalação e operação de serviços 
auxiliares de apoio, bem como a realização de eventos paralelos. 
 
Data: deve ser analisada não somente em relação à região, mas também em função das 
programações nacional e internacional para evitar a coincidência, num mesmo período, de 
eventos da mesma natureza. 
 
Tema do evento: deve-se levar em consideração: 
 Clareza da linguagem: para que todos os participantes tenham o mesmo entendimento; 
 Antecedência devida: para que possa servir inclusive como um fator auxiliar na captação de 
participantes; 
 Atualidades: para garantir resultados produtivos e o interesse dos participantes. 
 
Programa: é a apresentação organizada do horário, data, temário e todas as atividades que 
serão desenvolvidas durante o evento. É essencial que o tempo previsto para todas as 
atividades e participações esteja definido, com exatidão, para que o interessado possa se 
organizar no decorrer do evento. Deve ser claro, para ser bem interpretado por todos os 
participantes, distribuído com antecedência e contemplar aspectos atuais e de efetivo 
interesse. 
 
Identificação dos participantes: É importante identificar os participantes quanto à 
escolaridade, situação socioeconômica, faixa etária, buscando descobrir os principais centros 
de motivação, resistência, etc. Essas informações favorecem a elaboração das estratégias de 
comunicação. 
 
Estratégia de comunicação: Consiste na definição das mensagens e dos meios de 
comunicação que serão usados para atingir a população alvo, ou os participantes em potencial. 
Entre as mais utilizadas podemos destacar as seguintes: 
 Propaganda: divulgação feita através da compra de espaço nos meios de comunicação; 
 Notícia: veiculação de publicação gratuita através de informação ou reportagem; 
 Cartazes: podem ser informativos motivacionais; 
 Mala direta: sistema de informação direta ao participante através de remessa de folder, 
ofício circular, etc.; 
 Entrevista pessoal: contato direto com o participante que deve ser planejado 
antecipadamente; 
 Convites especiais: enviados a um público alvo determinado, freqüentemente, autoridades. 
 
Recursos humanos: Avaliar a necessidade de terceirizar outras pessoas, além da equipe do 
organizador, para prestação temporária de serviços; 
 
Recursos financeiros: Os recursos financeiros devem ser planejados, definindo-se as fontes 
de receita e a despesa, bem como os controles de fluxo de caixa, entradas e saídas de 
dinheiro, para que o disponível seja suficiente ao longo do evento; 
 
Recursos audiovisuais: Os recursos audiovisuais referem-se aos serviços de som 
(microfones e amplificadores), de imagem (projetores, telas, circuito fechado de TV), de 
gravação (gravadores de som/vídeo), de painéis (quadros, pincel, painéis, tripés, etc.). 
 
Recursos materiais, instalações e serviços: Para os materiais, instalações e serviços 
detalhados no planejamento devem ser indicados às quantidades necessárias. 
Indicação de alguns itens que deverão ser detalhados: 
 Materiais – de secretaria e dos participantes 
 Instalações – secretaria, salas de apoio e de espera. 
 
 
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 Serviços – arte, fotografia, audiovisual, buffet, decoração, computação gráfica e 
informação. 
 
Obtenção de Recursos: São ações destinadas a se conseguir recursos financeiros extras aos 
que foram alocados pelo promotor. Estas ações são de responsabilidade do setor encarregado 
das finanças: Um exemplo de fontes de recursos extra é: a taxa de inscrição; venda de espaço 
para os expositores e anunciantes; doações; auxílios governamentais; valores por inscrições 
em eventos paralelos. 
 
Transporte dos participantes: O deslocamento dos participantes de suas cidades para o local 
do evento pode ser feito pela companhia aérea “oficial” do evento. O deslocamento urbano 
poderá ser feito por empresa de transporte especializada contratada pelo promotor do evento, 
ou transporte coletivo existente. 
 
Recepção e serviços aos participantes: A recepção aos participantes deve ser efetuada por 
recepcionistas treinados para esse trabalho. Os demais serviços oferecidos referem-se àqueles 
de telefonia, secretaria e assistência médica, que serão explicitados a seguir, na organização 
de eventos. 
 Hospedagem dos participantes: a hospedagem envolve a seguinte seqüência de 
procedimentos: 
 Escolha do meio de hospedagem – entre os mais comuns meios de hospedagem estão 
os hotéis, pousadas, alojamentos, albergues, etc. Os participantes devem ficar 
hospedados próximos ao local do evento ou com acesso bem facilitado. Devem-se 
oferecer categorias diferentes de hospedagem, para atender às condições financeiras 
dos participantes. Os preços das diárias devem ser fixados com antecipação e 
informados aos participantes quando da divulgação. Reserva antecipada dos meios de hospedagem – a reserva independe da confirmação 
do participante, é apenas uma proposta de ocupação em determinada data. 
 Confirmação das reservas – deve ser feita pelo próprio participante, de acordo com as 
informações e condições explicitadas no programa e inscrição no evento. 
 
Atividade social, cultural e de lazer: Estas atividades podem acontecer com coquetéis, 
jantares, lançamento de livros, teatros, passeios, etc. Constituem uma fonte de renda e, 
geralmente atendem aos acompanhantes dos participantes. 
 
Treinamento dos recursos humanos: é essencial para a qualidade dos serviços 
desenvolvidos nas diversas fases do evento. O treinamento pode ser de caráter técnico 
(operação de equipamentos) ou administrativo, específico para cada categoria profissional. 
 
Cronograma: É uma representação gráfica que indica os prazos em que deverão ser 
executadas as diversas etapas de um trabalho. Para facilitar a execução e o controle é 
interessante que a cada atividade corresponda à indicação de um responsável. Os prazos 
propostos devem ser avaliados, periodicamente, para que se verifique o seu cumprimento. 
 
As falhas constatadas devem ser de imediato corrigido, para evitar prejuízo à realização do 
evento. Além desses dados, o organizador precisa de informações gerais referentes ao caráter 
e aos objetivos do evento. Estas informações podem ser registradas em Planilha Básica de 
Dados Gerais, preenchida pelo próprio promotor. 
 
Para organizar as informações básicas coletadas sobre o evento, você pode utilizar uma Ficha 
de Caracterização Técnica do Evento. 
 
Com todos esses dados você já pode esboçar um PROJETO PARA UM EVENTO, utilizando 
um roteiro composto dos itens indicados a seguir: 
 
 
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ROTEIRO PARA PROJETO DE UM EVENTO 
 
Título: O nome do evento, onde deve constar a identificação numérica, o tipo, a abrangência 
geográfica e o assunto do evento. Exemplo: X Congresso Internacional de Secretária. 
 
Memorial: É uma síntese de todas as atividades (técnicas, sociais, culturais, turísticas, etc.) que 
constam do evento. 
 
Objetivos gerais: O que de mais abrangente o evento pretende atingir com seu acontecimento. 
 
Objetivos específicos: O que de mais dirigido o evento deverá atingir com seu acontecimento. 
 
Identificação/local/data: Discriminação dos nomes do promotor (pessoa física ou empresa) e do 
organizador do evento indica-se também o local e a data com os respectivos horários de 
realização. 
 
Justificativa: Espaço destinado à indicação dos motivos (sociais, culturais, políticos, 
econômicos etc.) que demonstram a importância do evento. 
 
Clientela: Indica o perfil (cliente que poderá participar) e o número de participantes potenciais. 
O perfil dos participantes pode ser analisado com base no tema, custos, programação, etc. A 
estimativa do número de participantes pode ser conseguida pela análise dos eventos anteriores 
ligados ao tema. 
 
Conteúdo do evento: Indicação dos temas e programação preliminar do evento. Temas são os 
assuntos chaves que serão tratados no evento e que funcionarão como o chamariz para a 
clientela interessada. Programação preliminar é a proposta de um cronograma, incluindo todas 
as atividades que serão desenvolvidas durante o evento. 
 
Participações prováveis: Indicação dos setores interessados na realização do evento: 
 
Patrocínio e/ou Apoio: O patrocínio de eventos é um investimento feito pelas empresas, que 
resulta na sua projeção na mídia e no mercado. O apoio de patrocinadores poderá ser feito por 
meio de produtos e material promocional, hospedagem e transporte para convidados e 
participantes do evento As formas tradicionais de patrocínio e/ou apoio são: contribuição 
financeira; doação de brindes para distribuição e outros. 
 
Recursos humanos/materiais: Este item destina-se à apresentação de todos os recursos 
humanos (equipe necessária ao desenvolvimento dos trabalhos) e materiais (de expediente, 
equipamento audiovisual, de sonorização...) com informações sobre quantidades e qualidade, 
tipo, modelo, padrão etc.). Essas informações não devem ser detalhadas e especificadas 
demais porque podem ocorrer modificações no momento da execução do projeto. 
 
Divulgação: Informação sobre os meios de divulgação – rádio, TV, jornais e revistas 
especializadas, circulares, correspondências, fichas de inscrição, material gráfico, etc. 
 
Orçamento preliminar: É o cálculo dos gastos para a realização do evento. Este cálculo 
compreende os seguintes elementos: 
 Despesas - cálculo estimado dos gastos com todos os itens que permitem a realização do 
evento. Esse cálculo deve ser feito com base na média dos preços mais altos encontrados 
a partir de levantamento prévio. 
 Receitas – quantia apurada com as inscrições, permutas, patrocínios, etc. em função das 
necessidades de despesas. São estimadas pelas médias menores encontradas. Ao 
discriminar a receita deve-se analisar a viabilidade real de sua execução. 
 
 
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Cronograma financeiro básico: é uma previsão dos desembolsos e das entradas de recursos 
financeiros para cumprir os compromissos, no período de planejamento e execução, até a 
finalização do evento. Os prazos previstos para a saída de recursos devem ser compatíveis 
com os de entrada. 
 
 
SUGESTÃO DE CHECK-LIST PARA EVENTOS 
PLANEJAMENTO 
 Comercialização de Eventos (prospecção de negócios no mercado convencional ou em 
projetos inéditos); 
 Contrato de Prestação de Serviços de Organização (modelo padronizado, detalhes 
importantes, formas de remuneração claras); 
 Estudos Mercadológicos (propostas para a temática, sugestões de data e local, perfil dos 
participantes, potencial de realização e objetivos e metas); 
 Calendário de Eventos da Cidade (aspectos da infra-estrutura, iniciativas similares, 
capacidade hoteleira) 
 Previsão Orçamentária (receitas, despesas, resultado); 
 Cronograma de Desembolsos (planilhas de acompanhamento, investimentos iniciais); 
 Tipos de eventos e terminologia (congresso, seminário, simpósio e outros); 
 Iniciativas integradas (exposição paralela, visitas técnicas, workshops, tutoriais e cursos); 
 Esboço do Programa (científico, acadêmico, técnico, social, turístico) 
 Cronograma de Atividades (tarefas e providências, responsáveis e prazos); 
 Relacionamento "cliente e organizador" - Comissões de Suporte (organizadora, executiva, 
técnica e outras); 
 Apoio Institucional (entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnológico, órgãos 
governamentais, associações, sindicatos, autarquias); 
 Programação Visual (logomarca oficial, impressos em geral); 
 Patrocínios, subvenções e permutas (iniciativa privada, fornecedores da área, publicações 
especializadas, órgãos públicos). 
 
ORGANIZAÇÃO 
 Programas Técnico e Científico (chamadas de trabalhos, comissões específicas, critérios 
de seleção de palestras, normas de publicação de textos, planilhas de dias e horários e 
formatação final); 
 Meios e Formas de Divulgação (folhetos e impressos, assessoria de divulgação, internet, 
telemarketing, plano de mídia - convencionais e alternativos); 
 Automação de Eventos (sistemas informatizados - gerenciamento, administração, 
credenciamento e outros); 
 Cadastros Afins (estruturação e atualização); 
 Aspectos Jurídicos (marcas e patentes, contratos e acordos); 
 Locais de Inscrições (secretaria executiva, secretarias regionais); 
 Gerenciamento e Administração (serviços de terceiros, propostas e orçamentos, contratos 
em geral, previsão orçamentária); 
 Textos e Correspondências (padronização, objetividade, apresentação gráfica, prazos para 
respostas); 
 Patrocínios, Subvenções e Permutas (fase 2 - projetos e propostas especiais, visitas, 
reuniões e acompanhamento, formalização de contratos, contrapartidas); 
 Local do Evento (ordem de serviços, suporte e logística); 
 Pessoal de Apoio (recepcionistas, coordenadoras, operadores, locutor oficial, mestre de 
cerimônia, fotógrafo, seguranças, faxineiras, mensageirose outros, com propostas, 
contratação, treinamento, encargos sociais e trabalhistas); 
 Material dos Participantes (crachá, pasta de trabalho, bloco de anotações, caneta e 
formulário para perguntas, programa oficial, lembranças e brindes, apostila ou anais, 
 
 
14 
certificado, freqüência e manual de orientação); 
 Iniciativas Integradas (estruturação, programa de atividades, conferencistas, infra-estrutura, 
divulgação, inscrições, suporte e logística); 
 Material de Secretaria (Consumo, permanente, máquinas e equipamentos - 
microcomputadores, aparelhos de fax, copiadoras, rádios para intercomunicação); 
 Conferencistas (Manual de orientação, formulários padronizados para currículo, resumo do 
trabalho e material de suporte, mapa de localização, inscrição-cortesia); 
 Serviços de Apoio aos Participantes (hospedagem, passagem, traslados, opcionais 
noturnos - agência de turismo oficial); 
 Sessões Solenes (abertura, encerramento - convites, confirmações, cerimonial); 
 Suporte e Logística (slide-desk, sinalização, decoração, serviço médico, fotografia, 
filmagem, serviços públicos - policiamento, trânsito, linha de ônibus extra); 
 Exposição Paralela; 
 Planta-baixa do local; 
 Montadora oficial dos estandes; 
 Registro no Ministério da Indústria e Comércio; 
 Folheto promocional específico; 
 Regulamento geral e manual do expositor; 
 Coquetel de lançamento; 
 Comercialização De estandes; 
 Equipe de vendas; 
 Projetos de energia elétrica; 
 Taxas da Prefeitura Municipal; 
 Avaliação do Corpo de Bombeiros; 
 Seguro de responsabilidade civil dos visitantes; 
 Oficialização do evento na Secretaria da Receita Federal para importação temporária de 
equipamentos e produtos; 
 Cronograma de montagem, realização e desmontagem; 
 Esquema de visitação (divulgação e convites, telemarketing); 
 Serviços de suporte para expositores, montadoras e fornecedores (credenciamento, 
alimentação, carga e descarga de materiais, segurança, limpeza, salas para reuniões de 
negócios, estacionamento privativo ou cartões de desconto, depósito de mercadorias); 
 Atendimento a visitantes (credenciamento específico, balcão de informações, catálogo 
oficial, pontos multimídia, guarda-volumes); 
 Aspectos genéricos (sinalização, decoração e jardinagem, central de recados, visitas de 
inspeção de fiscais); 
 Supervisão e acompanhamento integral. 
 
REALIZAÇÃO 
 Entrega de Material (crachás, pastas de trabalho, programa oficial, manual de orientação, 
apostilas ou anais); 
 Controle e Supervisão das Atividades e horários, Acompanhamento dos Serviços de 
Terceiros, do Centro de Convenções e do Atendimento Geral (participantes, autoridades, 
imprensa, convidados especiais, conferencistas, salas e auditórios); 
 Assessoria aos Membros das Comissões – Confecção e Distribuição (listagem dos 
inscritos, certificados, formulário de avaliação). 
 
POS-EVENTO 
 Tabulação de Formulários de Avaliação; 
 Elaboração de Relatórios; 
 Prestação de Contas (cliente contratante, patrocinadores, comunidade, órgãos 
financiadores); 
 
 
15 
 Cartas de agradecimento. 
 
 
PROVIDÊNCIAS OPORTUNAS PARA O EVENTO 
 
A preparação de um evento envolve grande número de especialistas e empresas. Estes devem 
trabalhar de modo integrado no sentido de atingir os objetivos pretendidos pela empresa ou 
pessoa que promove o evento 
 
Para conseguir a melhor concretização das idéias há o organizador, especialista que 
desempenha o papel de prever todas as necessidades e ações para realizar o evento, definir a 
participação de grupos e entidades interessadas e coordenar o trabalho de cada um. 
 
Normalmente, quem vai promover o evento, o promotor, faz uma concorrência para escolher o 
profissional que organizará o seu evento. 
 
Alguns itens dos eventos ou reuniões empresariais merecem comentários, visto que, por sua 
importância, podem transformar tais encontros em sucesso ou fracasso. 
 
Local de realização do encontro 
É necessário observar a área onde a reunião ocorrerá tanto no aspecto geográfico 
(localização), quanto no aspecto físico (salão, centro de convenções), no que se refere: 
1. à facilidade de acesso; 
2. à facilidade de estacionamento; 
3. ao tamanho, em relação ao número pretendido de participantes; um lugar muito amplo para 
um grupo pequeno é desaconselhável; por outro lado, um recinto pequeno, porém 
confortável, poderá dar idéia de aconchego; 
4. às condições de higiene e conservação (água, luz, esgoto, pintura, telefones, extintores de 
incêndio, portas internas e externas desimpedidas); 
5. à possibilidade de acesso rápido de socorro (ambulância, polícia, bombeiros); 
6. às condições para operacionalizar recursos audiovisuais (extensões, tomadas); 
7. às salas ou aos locais apropriados para colocar as comissões 
organizadoras/administrativas; 
8. ao acesso fácil a locais como refeições/lanches; 
9. à facilidade de hospedagem próxima. 
 
Data 
Data mal escolhida pode malograr o encontro. Para que isso não ocorra, os organizadores 
devem verificar se no dia ou mês escolhido existe outro evento de mesma natureza ou 
assemelhado, ou ainda, eventos cívicos ou religiosos na localidade escolhida. Os calendários 
nacional e internacional devem ser levados em conta, considerando o tipo e o porte da reunião 
que se pretende organizar. 
 
Calendário/Programa 
Contendo a distribuição, por datas e horários, das atividades a serem desenvolvidas, deve 
mostrar, também, as atividades sociais e turísticas ligadas diretamente ao evento. Ao ser 
elaborado, prevalecerá a lógica e a exatidão. A seqüência prevista será observada e o tempo 
concedido a cada assunto deve ser obedecido. O programa da assistência conterá, 
obviamente, os mesmos dados que o do presidente de mesa ou do mediador, o que facilitará o 
controle das atividades em andamento. 
 
Temário 
É a determinação prévia dos temas que serão abordados. Deve ser claro, redigido em 
linguagem objetiva e direta, transcrevendo o que realmente vai ser debatido ou estudado. É 
importante que, ao lado da clareza, o assunto seja enfocado de tal forma que atraia o 
 
 
16 
participante, apresentando atualidade e despertando interesse. Será apresentado ao público 
com antecedência, a fim de facilitar agendamentos e garantir participações. 
 
Participantes 
É básico identificar as pessoas a quem o evento deseja atingir, a fim de que, pelo seu perfil, 
possam ser oferecidos serviços e informações adequados. Nessa análise, que varia de evento 
para evento, deve ser incluída a avaliação socioeconômica do público-alvo. 
 
Apresentadores, mediadores ou moderadores. 
Estas são as mais importantes figuras do evento. Estando fora do debate, têm por função 
apresentar os membros da mesa, controlar o tempo que dispõem e ordenar as perguntas feitas 
pela assistência, orientando a discussão para que não fuja do tema principal. Deve ser 
escolhido entre as pessoas capazes e discretas, que saibam se impor sem atritos e com 
elegância. 
 
Custos 
Qualquer atividade a ser desenvolvida para a realização de um evento, por mais simples que 
seja, envolverá gastos, os quais deverão ser combinados previamente com as pessoas 
responsáveis. A previsão de custos deve acompanhar o planejamento, quando esse for 
apresentado, o que permitirá verificar a extensão do que será feito em comparação ao que 
existe ou ao que entrará no Caixa. Notas Fiscais e recibos devem ser guardados e 
apresentados, no final do encontro, como comprovantes de despesas. O setor financeiro do 
evento deve ser centralizado, a fim de facilitar a prestação de contas final. 
 
 
CAPTAÇÃO DE EVENTOS 
 
A captação de evento constitui o conjunto de atividades cujo objetivo principal é conquistar, 
atrair ou angariar evento para um determinado destino receptor. 
 
Antes de entrar numa concorrência para captar um evento, o organizador deve conhecer as 
possibilidades do evento e as condições reais do promotor para executá-lo. Para isso, 
desenvolve um sistema de análise com vistas à captaçãode evento. 
 
 
É IMPORTANTE ANALISAR: 
 
 
Assunto ou produto principal do evento: 
 
Tipo do evento: 
 
Nº. de eventos já realizados: 
 
Data provável: Periodicidade: 
 
Cidade sede provável: 
 
 
Perfil do público participante: 
 
Perfil dos convidados: 
 
Nº. potencial de participantes: 
 
Locais prováveis para a realização: 
 
 
 
17 
 
Potencial promocional para patrocínio: 
 
Potencial promocional para colaborações: 
 
Potencial para eventos paralelos: 
 
Potencial para atividades sociais e turísticas paralelas: 
 
Promotor(es): 
Observações sobre o promotor principal e/ou os demais: 
 
 
Representantes do promotor junto ao organizador: 
 
 
Resumo do tema do(s) evento(s) da área, das pessoas e personalidades envolvidas: 
 
 
 
Análise sobre o interesse pela captação para a empresa relacionada com as perspectivas positivas 
e negativas do evento: 
 
Período de estudo: 
Responsável: 
 
Data 
 
 
ORGANIZAÇÃO DO EVENTO 
 
Para se montar um evento, a organização é uma etapa complexa que exige muito cuidado no 
processo de sua instalação. 
 
Como cada evento tem suas particularidades, cabe ao responsável, coordenar e controlar 
todas suas etapas. A organização de uma feira, por exemplo, jamais será igual à de uma 
convenção, todavia os princípios são os mesmos: 
 Definição de objetivos 
 Critérios de seleção de participantes 
 Estratégias que se pretende adotar 
 Definição do orçamento 
 Escolha dos apoios necessários 
 
Os apoios, operacional, logístico, de pessoal e externo definidos de acordo com a necessidade 
e utilizados de forma correta e objetiva resultarão na agilidade de ações e otimização dos 
resultados do evento. 
 
APOIO OPERACIONAL 
 
Representa a infra-estrutura física para a realização do evento 
Espaço físico – se o evento organizado for do tipo que exija auditório, por exemplo, palestras, 
seminário, podem utilizar várias formas diferentes na arrumação. 
1. Estilo auditório: mesa diretora no centro e cadeiras intercaladas em filas horizontais e 
verticais 
 
 
18 
2. Estilo escolar: a diferença para o auditório é que as cadeiras são acompanhadas por mesas 
ou pranchas 
3. Estilo espinha de peixe: cadeiras dispostas de forma diagonal, com um espaço central. 
4. Estilo em “U”: permite que os participantes se vejam e interajam. As cadeiras quase sempre 
são acompanhadas de mesa ou prancha 
5. Estilo circular: facilita a comunicação, imprimi igualdade de participação. 
 
DECORAÇÃO 
 
A decoração é o cartão de visita do evento, deve ser caprichada, para tanto contamos com: 
1- Flores - decorar com flores é uma forma de demonstrarmos nossa gentileza. Segundo 
Bárbara Virgínia em “Poder pode... mas não deve”, as flores são a alma da decoração. 
Algumas regras básicas para o seu uso: 
 Os arranjos de mesa diretora devem ser baixos para não esconder seus 
participantes, caindo em frente a ela em forma de cascata; 
 O arranjo no chão em frente à mesa diretora é o ideal; 
 Jamais decore com flores muito perfumadas, pois podem dar alergias ou provocar 
náuseas; 
 Flores do campo enchem a vista, permitem combinações diversas e não têm cheiro 
forte; 
 Arranjos com verde (folhagem) dão muita vida à entrada, no ambiente de um 
evento; 
 Nas mesas de buffet, os arranjos devem ser altos para não ocupar o espaço e nem 
atrapalhar o serviço; 
 Os arranjos devem ser baixos e sem perfumes, nas mesas de almoço/jantar, 
permitindo a visualização das pessoas à frente. 
 
2- Faixas e/ou painéis – Servem para informar. Devem ser colocadas em lugar de 
destaque, desde que não atrapalhe a visualização para os participantes. Quando 
colocadas dentro do salão do evento, o ideal é à frente ou atrás da mesa diretora. 
Atualmente existem modelos de painéis com controle eletrônico ou computação gráfica, 
recursos visuais que devem ser bem aproveitados. 
 
3- Luzes – A iluminação não tem só sua função específica, é também um item de 
decoração. Pode causar efeitos especiais – luz negra, focos ou fachos de luzes, com ou 
sem raios “laser”, diretas ou indiretas. Cuidado com o excesso de efeitos com luzes, 
pois pode ofuscar os participantes ou poluir o ambiente do evento. 
 
4- Passadeiras – Trata-se de um tecido colocado no chão, que cobrirá o percurso por onde 
os participantes irão passar. Pode ser de qualquer cor, a mais usada é a vermelha. 
 
 
APOIO LOGÍSTICO 
 
 Trata-se de todos os equipamentos importantes para que o evento aconteça sem atropelos, 
fornecendo subsídios aos apoios administrativos de pessoal e externo. 
 
 
EQUIPAMENTO AUDIO-VISUAL, ELÉTRICO E ELETRÔNICO. 
 
Projetor de slides Projetor de filmes 
Retroprojetor Tela para projeção 
Televisão DVD 
Microcomputador Impressora 
Data show Equipamento para efeitos especiais 
 
 
19 
Aparelho de som Disc laser 
Fita com música ambiente Amplificadores 
Microfones (lapela, mesa e volante) Aparelho de fax. 
Computador/ impressora Linhas e aparelhos telefônicos 
Painel para fotos Painel decorativo 
Painel para recortes de jornais Placas identificativas de mesa 
Quadros de aviso Flip chart 
Quadro branco Extensão para eletricidade 
Importante: Testar todos os aparelhos, lembrando-se anteriormente de checar a voltagem. 
 
 
MATERIAIS DIVERSOS 
 
Bandeira mastro e ponteira / Corda divisória de ambiente / Fita de inauguração / Livro de 
presença / Revistas / Cinzeiro / Decoração floral / Jornais diários / Placa comemorativa 
Material de secretária (este item à frente será listado) / Alfinetes /tachinhas / Almofada de 
carimbo / Bloco / Borracha /Barbante / elástico / tesoura / Crachás avulsos /Pastas de papelão 
(dois tamanhos) / Clips / Caixa de costura (básico) / Caixa de 1º socorros / Carbono / Cartolina 
/ Corretivo / Canetas para transparência / Canetas esferográfica (cores diversas) / Canetas 
hidrográficas / Cola / Cartões de visitas / Calendário /Envelopes vários tamanhos / Envelopes 
de credenciamento / Etiquetas adesivas / Durex / fita gomada / Liga elástica / Furador de 
papéis / Fio de nylon / cartucho para impresora / Fita para máquina calculadora / Fósforo / Guia 
da cidade / Grampeador / Grampos para grampeador / Lápis preto (de preferência nº. 1 e dois) 
/ Transparências / Papel branco (tamanho A4) / Programa e regulamento / Material de 
divulgação do evento / Régua / Relação de telefones/ramais do evento / Tesoura / Lista 
telefônica / Material gráfico do evento /Outros. 
 
 
PESSOAL DE APOIO 
 
É todo o pessoal necessário ao evento quer seja terceirizado ou por contrato temporário para 
prestar serviço à empresa especializada. Deverá ser previamente selecionado, ficando essa 
incumbência com a coordenadoria de pessoal. Como se trata de serviço temporário é 
conveniente ter o apoio de empresas especializadas. Para isso necessita-se de: 
 Tomada de preço 
 Análise qualitativa do serviço 
 Contrato de prestação de serviço 
 
Itens que deverão ser observados quando da contratação temporária: referências profissionais, 
documento de identidade, endereço e telefones, comprovados, contrato de prestação de 
serviços e treinamento. Estes profissionais devem ter sido treinados nas áreas específicas de 
trabalho. 
 
RELAÇÃO DE PESSOAL OU SERVIÇOS QUE PODEM SER NECESSÁRIOS: 
 
Recepcionista Secretário Digitador 
Office boy Mestre de cerimônia Jornalista 
Fotógrafo Tradutor/intérprete Motorista 
Manobrista Operador p/ áudio visual Operador de filmagem 
Operador de som/luz Eletricista Encanador 
Maítre/garçom Médico Enfermeiro 
Segurança 
 
 
 
20 
RECEPÇÃO - AEROPORTO 
 
Os profissionais que exercem a atividade de recepção neste setor deverão: 
 Receber cordialmente os visitantes / convidados 
 Encaminhá-los ao meio de transporte que os levará ao hotel 
 Ter condições de fornecer qualquer informação e resolver imprevisto. 
 
Para executar bem sua função, o profissional deverá portar: 
 Crachá de identificação com o nome do profissional e do evento; 
Listagem dos visitantes esperados; 
 Planilha com número e local dos vôos aguardados; 
 Placa de identificação com o nome do visitante ou do evento 
 Telefone celular 
 Cheque/dinheiro 
 Relação dos hotéis (nomes, endereços e telefones), que hospedarão os convidados; 
 Identificação dos idiomas que domina; 
 Folhetos ou informações sobre o evento; 
 Informações úteis de emergência; 
 Telefones de hotéis alternativos; 
 Telefone do local do evento; 
 Mapa da cidade e informações turísticas 
 
 
CHEGADA AO HOTEL 
 
Os profissionais que recepcionarão os participantes do evento no hotel terão como atribuições: 
 
 Receber os visitantes; 
 Alojá-los de acordo com as reservas; 
 Resolver qualquer imprevisto como: mal-estar troca de quarto; etc. 
 Auxiliá-los durante sua permanência no evento, fazendo a ligação com os setores 
aeroporto, parte social e transporte; 
 Informá-los sobre os horários dos eventos, avisando-os minutos antes da partida para o 
local do evento. 
 
Estes profissionais para terem um bom desempenho, deverão ter: 
 Balcão ou mesa de informações identificáveis; 
 Relação dos participantes hospedados no hotel; 
 Relação dos participantes hospedados em outros hotéis 
 Material sobre o evento; 
 Informações sobre os setores: aeroporto, parte social e transporte; 
 Programação noturna da cidade; 
 Informações turísticas 
 Principais telefones e endereços úteis. 
 
 
O EVENTO E O SOCIAL 
 
A coordenadoria encarregada deste setor deve fazer uma programação antecipada, e enviar 
aos participantes, informando que o programa é opcional, seu valor exato e o que está incluído 
ou não. 
 
A programação social de um evento completa o acontecimento, mas não deixa de ser um 
serviço de terceiros, uma prestação de serviços, que o evento pode ou não oferecer. Por isso, 
 
 
21 
deve-se contratar empresa ou pessoal especializado nesse serviço, enviando sempre um 
representante da comissão organizadora. 
 
Atribuições da empresa prestadora de serviço ou pessoa especializada nessa área: 
 
 Conhecimento da programação social 
 Conhecimento dos locais a serem visitados 
 Familiarização com os equipamentos do ônibus. 
 No caso de acompanhamento a local de compras, indicar o melhor, mas ser sempre neutro; 
 No caso de programações noturnas, ser amável, cordial, deixando-os á vontade. 
 
Atribuições da coordenadoria encarregada de conduzir os participantes a locais da 
programação social: 
 Coordenação dos horários de chegada e saída da programação; 
 Lembrar aos participantes que não esqueçam seus objetos pessoais nos ônibus; 
 Entregar aos participantes o número da placa de identificação do ônibus – para evitar que 
alguém se perca; 
 Ser amável, cordial - não se admite envolvimento com nenhum participante. 
 
 
TRANSPORTE DOS PARTICIPANTES 
 
Quando for necessária locomoção externa deve ser contratada empresa especializada nos 
serviços de transporte sob a supervisão da coordenadoria previamente designada, que enviará 
sempre um membro de sua coordenação em qualquer percurso. 
 
Caso existam vários ônibus atuando no evento, os profissionais devem comunicar-se através 
de aparelhagem interna. 
 
Atribuições da empresa de transportes: 
 Credenciamento dos participantes; 
 Programação dos horários dos transportes para os eventos em quadros de avisos; 
 Portar caixa de pronto-socorro; 
 Conhecimento de primeiros-socorros (em caso de acidentes ou mal estar). 
 
 
SEGURANÇA NO EVENTO 
 
Dependendo do porte do evento, será necessário um esquema de policiamento/ segurança. 
Normas para segurança do evento propriamente dito: 
 Contratar empresa especializada 
 Estacionamento: contratar com segurança e manobrista. 
 Trânsito: solicitar a companhia de engenharia de tráfego – município e estado. O pedido 
deve ser enviado com 30 dias de antecedência, e será avaliado pelo órgão da necessidade 
ou não da cessão desse tipo de. 
» Segurança. Sempre que for evento grande, público superior a 500 pessoas – deve ser 
solicitado, para não tumultuar o trânsito. 
» Segurança individual: levada pelas próprias autoridades, não se entra no mérito desse 
item. São pessoas, na maioria das vezes, difíceis de tratar onde o jogo de cintura é 
essencial. 
» Segurança contra fogo: bombeiro – solicitar na central do corpo de bombeiros – sempre 
com 30 dias de antecedência, e será avaliado pelo órgão da necessidade ou não da 
cessão desse tipo de prevenção. Sempre que for evento grande – com mais de 500 
pessoas – com autoridades de destaque e prestígio, comitivas estrangeiras, chefes de 
estado, etc. são cedidos o serviço dos bombeiros. 
 
 
22 
Coloca-se segurança em evento quanto: 
 Autoridades de 1º escalão 
 Personalidades empresariais vip; 
 Quando o evento tiver produtos/ objetos de valor – ex.: desfile de jóias 
 Quando for evento expositivo, e os produtos permanecerem expostos durante a noite – 
neste caso é aconselhável avisar os expositores que a segurança é do evento como um 
todo, mas que cada estande que estiver expondo produtos de valor deve contratar a sua 
própria segurança. 
 
 
MANOBRISTA 
 
Quando o evento for de grande porte é necessário contratar o serviço de manobristas para 
evitar tumulto na chegada e saída dos automóveis. 
 
Em vários centros de convenções ou hotéis este problema está resolvido, com a existência de 
estacionamentos pagos – geralmente explorados por empresas especializadas. 
 
Para a contratação é necessário: 
 Referências da empresa 
 Esquema de credenciamento dos veículos (geralmente a própria empresa já tem o seu 
sistema) 
 
 
TRADUÇÃO SIMULTÂNEA E CONSECUTIVA 
 
Quando o evento é de caráter internacional, com delegações de outros países há necessidade 
de tradução simultânea, que pode ser de dois tipos: 
 Português/ inglês 
 Português/ outros idiomas 
 
O primeiro é simples e exige somente uma cabine de tradução com dois tradutores/intérpretes, 
trabalhando em regime de revezamento. 
 
O segundo exige a montagem de várias cabines, tantas quantas forem o número de 
delegações, com a designação do idioma interpretado pelos profissionais que nela atuarem. Na 
porta, identificar com bandeirinhas do pais. 
 
A transmissão da palestra é feita por meio de um canal transmissor, para diversos canais 
receptores, através de fones de ouvido. A versão é feita no mesmo canal, pelos mesmos 
intérpretes. 
 
Existem empresas especializadas neste tipo de serviço. Cabe à empresa contratada o controle 
e a entrega de um fone para cada participante, de acordo com o idioma por ele solicitado. O 
fone de ouvido deve ser entregue mediante a retenção de um documento do participante, que 
será guardado em mini-fichário em ordem alfabética. A restituição do documento ao 
participante, será mediante a devolução do aparelho. 
 
A tradução consecutiva difere operacionalmente da simultânea. Trata-se do tipo de tradução 
que não exige cabines e fones transmissores e receptores, pois é feita por um tradutor a partir 
das frases pronunciadas pelo palestrante. É mais cansativa para o público e perigoso para o 
apresentador, pois ele necessita interromper periodicamente seu pensamento para a tradução. 
É muito comum o palestrante se perder ou divagar nesse tipo de tradução. 
 
 
 
23 
PÓS EVENTO 
 
O Pós Evento é o período posterior à realização do evento. Este é o momento do balanço final 
dos acontecimentos, resultados e gastos. O organizador é totalmente responsável pela 
conclusão desse trabalho, tão importante quanto às etapas anteriores. 
 
Os aspectos de maior relevância para o promotor, nesta etapa, são os resultados técnicos e 
financeiros, bem como a resposta aos objetivos traçados no início das atividades. 
 
Para passar as informações finais ao promotor, você elaborará um relatório constituído de três 
partes: AVALIAÇÃO, FECHAMENTO e REVISÃO. 
 
AVALIAÇÃO – A avaliação tem por finalidade fazer uma apreciação crítica do trabalho 
realizado. Ao avaliar o evento, você deve destacar a questão do atendimento aos objetivospropostos e informar sobre as dificuldades ou facilidades de execução, sobre os pontos 
positivos e negativos e as possibilidades futuras do evento. 
 
FECHAMENTO – Nesta parte você precisa apresentar para analisar seu próprio trabalho e dar 
maior fundamentação as conclusões, dados bastante objetivos tais como: 
 Contabilidade do evento, com relatório financeiro e conclusão de custos; 
 Relação do material que sobrou e do que foi devolvido; 
 Indicação das providências de encerramento dos serviços de secretaria com a relação dos 
certificados expedidos, das correspondências enviadas e informações sobre o arquivo dos 
documentos do evento. 
 
REVISÃO – No item revisão, você pode, com base na experiência adquirida no curso dos 
trabalhos, sugerir alterações para melhoria da montagem e execução do próximo evento. Na 
hipótese de o promotor atual transferir a responsabilidade da futura realização, a outra pessoa, 
os dados deste item servirão de subsídios para o planejamento. Vale notar que a transferência 
de responsabilidade da promoção ocorre com freqüência em eventos de associações de classe 
que mudam a sede a cada nova realização. 
 
Convém destacar que a qualidade do relatório final contribui fundamentalmente para firmar a 
imagem do profissional dedicado à organização de eventos. É através deste documento que o 
promotor pode fazer uma análise de todo o processo de trabalho e avaliar os resultados 
obtidos. Por isso, além de uma apresentação gráfica de alto nível, o relatório deve fornecer 
uma minuciosa descrição das ações realizadas e conter ilustrações (gráficos, tabelas, 
tabulações etc.) de todos os dados colhidos ao longo do evento. 
 
EXERCÍCIO I 
1 ) Assinale com X a definição mais correta de evento. 
a) ( ) A realização de um projeto desenvolvido a um público interessado e não engajado 
numa idéia ou ação. 
b) ( ) Acontecimento, devidamente planejado e sem objetivos definidos, que promove a 
empresa, seus produtos e serviços. 
c) ( ) Promoção de entretenimento aos seus participantes, mexe com as emoções, porém não 
cria sentimentos. 
d) ( ) É a execução de um projeto desenvolvido junto a um público interessado, devidamente 
planejado, que promove a imagem da empresa 
 
2 ) Marque X na frase mais correta que caracteriza o evento dirigido. 
a) ( ) É organizado para uma clientela em aberto, limitada em função da capacidade do local 
de realização. 
b) ( ) O fator de restrição é a idade, crença e sexo. 
c) ( ) Restrito ao público que possui afinidade com o tema 
d) ( ) É realizado para público claramente definido pela identidade de interesse pelo assunto. 
 
 
24 
3 ) Classifique 7(sete) eventos por área de interesse. 
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 
 
4 ) Com referência a planejamento de um evento podemos afirmar: Assinale (F) para falso e (V) 
para verdadeira. 
a) ( ) O planejamento é a peça fundamental para organização de um evento 
b) ( ) Os aspectos mais importantes a serem definidos durante o planejamento de um evento 
são, dentre outros: objetivos, tipo de evento, local, espaço físico, tema e data. 
c) ( ) Num evento os recursos financeiros não devem ser planejados, não importando que os 
recursos disponíveis sejam suficientes ao longo do evento 
d) ( ) Cronograma é a representação gráfica que indica os prazos em que deverão ser 
executados os trabalhos 
e) ( ) Os prazos propostos não necessitam ser avaliados, para que se verifique o cumprimento 
do trabalho. 
 
5 ) Nos tipos de eventos definimos workshop como: 
a) ( ) Oficina de trabalho caracterizada pela reunião de pessoas de uma mesma empresa ou 
que tenham os mesmos interesses para debaterem e encontrarem soluções para o tema 
proposto. 
b) ( ) Oficina de trabalho utilizada na área educacional. 
c) ( ) Evento de comunicação direta e dirigida a um público reduzido de participantes, visando 
conhecer a empresa. 
d) ( ) É um evento artístico com apresentações selecionadas de cunho competitivo, que visa a 
divulgação e promoção da empresa. 
 
6 ) Assinale a única afirmativa não verdadeira referente a realização de um evento 
a) ( ) Entrega de material ( crachás, pastas, etc.) 
b) ( ) Controle e supervisão das atividades e horários 
c) ( ) Assessoria aos membros das comissões 
d) ( ) Carta de agradecimento 
 
7 ) Para montagem de um evento, a sua organização é uma etapa muita complexa e exige 
muito cuidado. Marque verdadeiro (V) ou falso (F) com relação aos princípios que devem ser 
considerados na montagem de um evento: 
I – Definição de objetivos 
II – Critérios de seleção de participantes 
III – Estratégias que se pretende adotar 
IV – Compra de cadeiras e mesas 
V – Definição de orçamento 
VI – Escolha dos apoios necessários 
Assinale a seqüência correta: 
a) ( ) VVVFVV 
b) ( ) VVFVVV 
c) ( ) VFVVVV 
d) ( ) VVVVFV 
e) ( ) FVVVVV 
f) ( ) VVVVVF 
 
 
25 
8 ) Das cinco condições a serem observadas referentes ao local de realização de um evento, 
marque as afirmativas verdadeira com (V) e falsas com (F) 
a) Ser de fácil acesso 
b) Ser localizado no centro mais movimentado da cidade 
c) Apresentar facilidades de hospedagem nas proximidades 
d) Ser um lugar o mais amplo possível independente do número de participantes 
e) Ter facilidade de estacionamento em função do número de participantes motorizados 
 
9 ) Sobre captação de eventos observe os itens abaixo e marque as opções corretas com 
vistas a analisar as reais possibilidades de sua execução. Para captação é importante analisar: 
I) Assunto ou produto principal do evento 
II) Tipo do evento 
III) Eventos a serem realizados no ano seguinte sobre outros temas 
IV) Data provável para realização do evento 
V) Cidade provável para realização do evento 
Escolha a opção correta: 
a) ( ) Todos os itens estão corretos 
b) ( ) I, II, III e V estão corretos 
c) ( ) I, II, IV e V estão corretos 
d) ( ) II, III, IV e V estão corretos 
e) ( ) Apenas o item III está correto 
 
10 ) Marque F (falsa) ou V (verdadeira) para as atividades PÓS-EVENTO 
a) ( ) Tabulação de formulários de avaliação 
b) ( ) Elaboração de relatórios 
c) ( ) Prestação de contas 
d) ( ) Atendimento a visitantes 
 
 
 
 
26 
UNIDADE II 
 
CERIMONIAL EFICIENTE 
 
“O maior problema das pessoas não é aprender as coisas novas e sim esquecer as antigas”. 
Tom Peters 
 
Cerimonial - do latim “cerimonialis”, relativo à cerimônia, cerimonioso; conjunto de formalidades que se deve 
observar numa solenidade pública. Cerimonial é, portanto “o conhecimento e o cumprimento de 
normas preestabelecidas.”. 
 
As formalidades e os procedimentos que devem ser respeitados em atos solenes, festas 
públicas e eventos de pequeno porte, e, conhecidas pelo profissional de eventos. 
 
PLANEJAMENTO DO CERIMONIAL 
 
Preparar uma cerimônia deve ser como preparar uma peça de teatro. Planeja-se, ensaia-se, 
organiza-se, confere-se tudo e parte-se para a execução. 
 
É necessário saber como vai funcionar o planejamento do cerimonial oficial. 
Por exemplo: visita oficial ao Estado, por personalidades ilustres (Embaixadores, Presidentes) 
deve ser elaborada com bastante antecedência e vai englobar: 
 Pauta da visita do Governador; 
 Transporte (traslado); 
 Roteiro de audiências e visitas a pontos turísticos; 
 Segurança e Ajudante de Ordem; 
 Contato com partes interessadas; 
 Aeroporto, sala Vip; 
 Hotel; 
 Elaboração da lista de autoridades do Estado (constantementeatualizada) 
 Expedição de mensagens por ocasião de datas importantes; 
 Distribuição de bandeiras do Estado para órgãos oficiais; 
 Compra de presentes que serão oferecidas pelo Governador e Primeira-Dama aos visitantes 
ilustres; 
 Manter contato com o corpo diplomático do Estado; 
 Elaborar agenda social do Governador; 
 Trabalhar em harmonia com a Casa Civil, com a Casa Militar, com órgãos da Ação Social 
(Primeira-Dama) e com o Gabinete do Governador. 
 
Na esfera federal, o cerimonial dos Estados se articula com o Ministério das Relações 
Exteriores (Itamaraty), com o Cerimonial da República e com outros órgãos. 
 
Para se organizar um cerimonial deve-se estipular um tempo, no caso do Presidente da 
República é de um ano de antecedência. 
 
Quanto ao cerimonial de inaugurações, como Fita Simbólica, Placa Inaugural e Benção, deve-
se primeiro visitar o local, para que se possam tomar as providências pertinentes, como 
rompimento ou corte de uma fita e/ou descerramento de uma placa alusiva ao acontecimento. 
 
As fitas podem ser nas cores dos Estados, verde e amarelo (mais oficial); ou de uma única cor 
de conformidade com o pano que cobre a placa. Elas podem ficar presas às extremidades de 
uma porta de entrada ou pode-se usar “colunas” de madeira ou metal com o laço no meio. 
 
 
27 
Convém atentar para os mastros e bandeiras, pessoal que recepcione bem, limpeza geral e 
serviço de som bem instalado e testado. 
 
Os discursos devem ser pronunciados antes do ato do rompimento da fita e devem ser 
iniciados pelo anfitrião e finalizados pela autoridade maior. 
 
PLACAS 
 
A placa pode ser fundida em bronze ou noutro material e deve conter dizeres: 
 Indicativo do que está sendo comemorado ou inaugurado; 
 Os nomes devem seguir Normas de Precedência (do maior para o menor) seguindo a 
hierarquia; 
 Nome completo e cargos das autoridades envolvidas diretamente com a instituição. 
 
A placa deverá ser coberta com tecido nas cores oficiais do Estado, Município ou da Empresa. 
Nunca usar a Bandeira Nacional. O pano deve estar preso de maneira que facilite o 
descerramento (fita dupla ou adesiva presa na parede). Quando do descerramento deixar 
preso em uma das extremidades ou desprendê-lo totalmente. 
 
Tal como nas inaugurações, os discursos devem ser pronunciados antes do ato de 
descerramento da placa - iniciados pelo anfitrião e finalizado pela maior autoridade. 
 
BENÇÃO 
 
A benção poderá ocorrer durante a visita às instalações, ou se optar por uma benção única, 
logo após o rompimento da fita ou descerramento da placa. 
 
No caso de o anfitrião não professar a mesma fé católica, costuma-se na ocasião dar a palavra 
a um pastor. Conforme a crença procede-se o ritual da benção. 
 
POSSE 
 
Consiste em pronunciamento de um compromisso, que varia de instituição para instituição. 
 
A cerimônia pode ser individual ou coletiva, com os participantes posicionados em uma mesa 
de honra se for em número restrito. 
 
A cerimônia obedece o seguinte roteiro: 
 Registro de presença de autoridade, pelo mestre de cerimônia; 
 Leitura do Termo de Posse ou Ato de Designação por um Secretário; 
 Assinatura do empossado; 
 Discursos (antecessor e empossado); 
 Na posse coletiva um orador se pronunciará em nome dos empossados. 
 
PEDRA FUNDAMENTAL 
 
Trata-se de um ato simbólico, geralmente realizado ao ar livre e que dá início a uma edificação. 
A pedra fundamental em si compõe-se de uma caixa de cobre ou flandres e um espaço no solo 
preparado com cimento ou tijolo para recebê-la depois de preparada. 
 
Dentro da caixa colocam-se moedas, notas correntes da época, jornais do dia, revistas e 
publicações atualizadas, fotos e um livro de presença, objetos esses que marcarão referida 
data. 
 
 
28 
A cerimônia da Pedra Fundamental terá início quando o mestre de cerimônia fizer a saudação 
e introdução sobre o evento, passando a palavra ao anfitrião, que pedirá a uma pessoa 
competente (engenheiro) para detalhar sobre a obra cuja pedra está sendo lançada. A palavra 
volta ao anfitrião que solicita ao convidado de honra a usar a palavra. 
 
Após os discursos, o anfitrião inicia a assinatura do livro de presença e a autoridade maior 
coloca massa sobre a moldura de alvenaria. 
 
 
PROFISSIONAL DE RELAÇÕES PÚBLICAS 
 
CHEFE DE CERIMONIAL 
Sua atuação é no sentido do público, com atenção para o todo, funciona como elo entre o 
anfitrião e seus convidados. 
 
O exercício dessa profissão requer ética profissional, organização, eficiência, experiência, 
empatia, criatividade e disponibilidade. 
 
MESTRE DE CERIMÔNIA 
 
“É o elemento de ligação entre o Cerimonial e o Protocolo. É quem ordena e orienta a 
cerimônia, garantindo o ritmo de uma solenidade.” 
 
A participação do mestre de cerimônia é imprescindível em solenidade (principalmente com a 
presença de autoridades), desempenhando a função de condutor e controlador da cerimônia. O 
mestre de cerimônia deverá ter, boa dicção, boa leitura, cuidado com sua aparência, além 
disso, deve ter conhecimento das Normas de Cerimonial Público e muita iniciativa. 
 
Perfil: 
 Redigir e narrar o script; 
 Boa postura vocal e física; 
 Discrição, sobriedade e compromisso ético; 
 Iniciativa própria para contornar situações inesperadas; 
 Boa apresentação. 
 
COMPOSIÇÃO DE UMA MESA 
 
A composição de uma mesa sempre foi motivo de controvérsia e já deu muitas dores de 
cabeça aos chefes de cerimonial, quando não acabou em situações constrangedoras. 
 
O decreto nº. 70.274, de 09/03/1972, alterado pelo decreto nº. 83.186, de 19/02/1979, 
regulamenta a ordem de precedência entre cargos e funções governamentais e civis. Assim 
essa precedência determina os lugares das autoridades participantes, para todos os tipos de 
cerimônia. 
 
Regras gerais para organizar um cerimonial, conforme dispõe a legislação em vigor. 
 
 Na composição de uma mesa diretora o mestre de cerimônia compõe a mesa, chamando, 
em primeiro lugar, o Presidente da República, Governador de Estado ou Prefeito - quando 
estes estiverem presentes, 
 
 Eles presidem a cerimônia, em se tratando de Prefeitos e Governadores, se a cerimônia for 
em sua cidade/estado. Estando presente, o Presidente da República sempre presidirá. 
 
 
29 
 Caso as 03 (três) autoridades maiores acima citadas estejam ausentes, obedecem-se as 
regras de protocolo, chamando em primeiro lugar, o anfitrião que se sentará no centro da 
mesa, em seguida, o convidado especial ou a maior autoridade que se sentará à sua 
direita, a seguinte, à sua esquerda e assim por diante. 
 
 A ordem dos pronunciamentos é inversa à ordem da composição da mesa diretora, sendo 
assim, a maior autoridade é a primeira a ter assento à mesa e a última a se pronunciar. 
 Havendo necessidade de compô-la com maior número de participantes pode-se utilizar 
a primeira fila do auditório. 
 Durante um mesmo evento, a mesa pode ser composta mais de uma vez. 
 As mulheres não devem ocupar as pontas da mesa. 
 Quando as cadeiras tiverem diferentes alturas de espaldar, a de espaldar mais alto é a 
da pessoa mais importante e, assim, sucessivamente. 
 Os lugares devem ser demarcados com prismas feitos de acrílico, onde são inseridos 
os cartões com o nome das autoridades. Na falta destes, pode-se confeccioná-los com papel 
cartolina, no formato de prisma na medida aproximadamente de 8 X 20 cm. 
 
MESA ÍMPAR 
 
D 4 2 1 3 5 E 
| | | | | 
 
 
- Em mesas ímpares sempre haverá um centro real que equivalerá, na ordem de 
precedência, a pessoa de maior importância. A segunda pessoa mais importante ficará à 
direita da primeira, a terceira pessoa à esquerda da primeira e, assim, sucessivamente. 
 
MESA PAR 
 
D 3 1 * 2 4 E 
| | | | 
 
(*) Centro Imaginário. 
 
- Em mesas pares não existe um centro real, mas, sim, um centro imaginário. Ou seja, a 
pessoa de maior importância será sempre a 1ª à direita, a segunda na ordem de 
precedênciaà esquerda e, assim, sucessivamente. 
 
Lembre-se que: 
 
 As mesas (pares ou ímpares) são montadas no sentido de quem está sentado nelas 
olhando para um auditório. 
 Quanto à 1ª fila do auditório, o critério é o mesmo. Ou seja, dispomos os lugares no 
sentido de quem está sentado na 1ª fila olhando para mesa. 
 
NORMAS DO CERIMONIAL PÚBLICO 
 
A regulamentação da prática do Cerimonial está contida no decreto de número 70.274 de 09 de 
março de 1972. 
 
Qual a autoridade máxima? 
A precedência será sempre determinada pela função que as autoridades estiverem exercendo; 
em casos específicos cabe ao Chefe do Cerimonial ter habilidades para resolver a questão. 
 
 
30 
As normas de precedência no Brasil referem-se prioritariamente com respeito às autoridades 
federais, a começar pelo Presidente da República. 
 
 
BANDEIRA NACIONAL 
 
Como sabemos, a Proclamação da República deu-se em 15/11/1889 e, já no dia 19, tínhamos 
um decreto, oficializando a nossa bandeira. O projeto vencedor foi o de autoria de Raimundo 
Teixeira Mendes, assessorado tecnicamente pelo astrônomo Manuel Pereira Reis e, 
artisticamente, pelo pintor Décio Vilares. 
A lei n.º5.700, em seus artigos abaixo transcritos, regulamentou detalhadamente a 
apresentação da Bandeira Nacional. 
“Art. 10”. A Bandeira Nacional pode ser usada em todas as manifestações do sentimento 
patriótico dos brasileiros, de caráter oficial ou particular. 
Art. 12. A Bandeira Nacional estará permanentemente no topo de um mastro especial plantado 
na Praça dos Três Poderes de Brasília, no Distrito Federal, como símbolo perene da Pátria e 
sob a guarda do povo brasileiro. 
§ 1º A substituição dessa Bandeira será feita com solenidades especiais no 1º domingo de 
cada mês, devendo o novo exemplar atingir o topo antes que o exemplar substituído comece a 
ser arriado. 
Art. 14. Hasteia-se obrigatoriamente a Bandeira Nacional, nos dias de festa, ou de luto 
nacional, em todas as repartições públicas, nos estabelecimentos de ensino e sindicatos. 
Art. 15. A Bandeira Nacional pode ser hasteada e arriada a qualquer hora do dia ou da noite. 
§ 1º Normalmente, faz-se o hasteamento às 8 horas e o arriamento às 18 horas. 
§ 2º No dia 19 de novembro, Dia da Bandeira, o hasteamento é realizado às 12 horas, com 
solenidades especiais. 
Art. 16. Quando várias bandeiras são hasteadas ou arriadas simultaneamente, a Bandeira 
Nacional é a primeira a atingir o topo e a última a descer. 
Art. 20. A Bandeira Nacional, quando não estiver em uso, deve ser guardada em local digno. 
"Nas Cerimônias de hasteamento ou arriamento, nas ocasiões em que a Bandeira se 
apresentar em marcha ou cortejo, assim como durante a execução do Hino Nacional, todos 
devem tomar atitude de respeito, de pé e em silêncio, os civis do sexo masculino com a cabeça 
descoberta e os militares em continência, segundo os regulamentos das respectivas 
corporações.” 
 
HINOS 
 
Numa solenidade, se por qualquer motivo, o hino de outra nação deva ser tocado, por questão 
de deferência, o hino estrangeiro precederá o hino nacional. Este tem letra e música de 
Joaquim Osório Duque Estrada e Francisco Manoel da Silva, respectivamente. Sua primeira 
execução data de 13/04/1831 e, desde então é a música mais executada em solenidades 
especiais. 
 
Durante sua execução, numa solenidade, o público deve estar de pé, em silêncio, mantendo 
postura formal, em sinal de respeito. 
 
Apesar de o hino nacional ser sempre aplaudido ao final, o correto é se aplaudir somente 
quando tocado por uma orquestra sinfônica, em concerto. 
 
Com o transcorrer dos tempos, as manifestações cívicas passaram a ser cada vez mais 
espontâneas e, através dos jogos de futebol, passamos a observar, em uma atitude bem 
popular, os constantes aplausos que sucediam à execução dos Hinos Pátrios. 
O Ministro da Cultura falou favoravelmente a respeito do aplauso, no 5º Encontro Nacional do 
 
 
31 
Cerimonial Público, realizado em Brasília, informando sobre a intenção de propor uma melhor 
definição sobre algumas questões e, em especial, sobre este assunto. No entanto, não temos 
notícia, até a presente data, de qualquer alteração da Lei 5.700. 
· 
O CERIMONIALISTA TEM SEU DIA 
 
O dia do cerimonialista é 29 de outubro, por ser a data de fundação do Comitê Nacional do 
Cerimonial Público, em São Luiz, no Maranhão, quando alí se realizava o I Encontro Nacional 
do Cerimonial Público, em 1993, tal como consta do Estatuto Social do CNCP. 
 
Tal data foi instituída como "Dia do Cerimonialista" por iniciativa exclusiva da Diretoria do 
Comitê, não estando incluída no calendário oficial brasileiro. Assim, a propósito da passagem 
da data, anualmente, os membros do Colegiado do CNCP costumam trocar correspondências, 
entre si, e apresentar cumprimentos cerimonialísticos aos colegas. 
 
ORDEM DE DISCURSOS 
 
Segue o inverso da Ordem de Precedência. 
 
 Em eventos privados, os discursos deverão ser realizados na “hora da sobremesa”. 
 Vocativo é a lista, por ordem de precedência, das autoridades que compõem a mesa. 
Modernamente está sendo usado o vocativo SENHOR FULANO DE TAL sem 
EXCELENTÍSSIMO. 
Ex: Senhor Prefeito de Porto Alegre, Fulano de Tal. 
 O Pronunciamento deve ser digitado em letras maiúsculas com espaçamento duplo 
entre linhas e sem separação silábica. 
 Nas inaugurações é depois do discurso que acontece o corte da fita e o descerramento 
da placa. 
 
ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA 
 
Decreto n.70274/72 para cerimônias estaduais 
1 - Governador 
 Cardeais 
2 - Vice-Governador 
3 - Presidente da Assembléia Legislativa 
Presidente do Tribunal de Justiça 
4 – Almirante de Esquadra 
Generais de Exército 
Tenentes-Brigadeiros 
Prefeito da capital estadual em que se processa a cerimônia 
5 - Vice-almirantes 
Generais de Divisão 
Majores-Brigadeiros 
Chefes de Igrejas sediadas no Brasil 
Arcebispos católicos ou equivalentes de outras religiões 
Reitores das Universidades Federais 
Personalidades inscritas no Livro de Mérito 
Prefeito da cidade em que se processa a cerimônia 
Presidente da Câmara Municipal da cidade em que se processa a cerimônia 
Prefeitos das cidades de mais de um milhão de habitantes 
 
 
32 
6 - Contra-Almirantes 
Generais-de-Brigada 
Brigadeiros 
Presidente do Tribunal Regional Eleitoral 
Procurador Regional da República do Estado 
Procurador-Geral do Estado 
Presidente do Tribunal Regional de Trabalho 
Presidente do Tribunal Regional de Contas 
Presidente do Tribunal da Alçada 
Chefe da Agência do Serviço Nacional de Informações 
Superintendentes de Órgãos Federais 
Presidentes dos Institutos e Fundações Nacionais 
Presidentes dos Conselhos e Comissões Federais 
Presidentes das Entidades Autárquicas, Sociedades de Economia Mista e Empresas de âmbito 
nacional 
Reitores das Universidades Estaduais e Particulares 
Membros do Conselho Nacional de Pesquisa 
Membros do Conselho Federal de Educação 
Membros do Conselho Federal de Cultura 
Secretários de Estado 
Bispos católicos ou equivalentes de outras religiões. 
7 - Presidentes das Confederações Patronais e de Trabalhadores de âmbito nacional 
Membros da Academia Brasileira de Letras 
Membros da Academia Brasileira de Ciências 
Diretores do Banco Central do Brasil 
Diretores do Banco do Brasil 
Diretores do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico 
Diretores do Banco Nacional de Habitação 
Capitães de Mar e Guerra 
Coronéis do Exército 
Deputados Estaduais 
Chefe da Casa Militar do Governador 
Chefe da Casa Civil do Governador 
Comandante da Polícia Militar do Estado 
Desembargadores do Tribunal de Justiça 
Prefeitos das cidades de mais de quinhentos mil habitantes 
Delegados dos Ministérios 
Cônsules Estrangeiros 
Consultor-Geral do Estado 
Juízes do Tribunal Regional Eleitoral 
Juízes do Tribunal Regional de Trabalho 
Presidentes das Câmaras Municipais da Capital e das cidades de mais de um milhão de 
habitantes 
8 - Juiz Federal 
Juízes do Tribunal de Contas 
Juízes do Tribunal de Alçada 
Presidentes dos Institutos e Fundações Regionais