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Atividade 3 - Gestão de Eventos

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UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ - UFC
FEAAC – DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO
GESTÃO DE EVENTOS
ATIVIDADE II
ATIVIDADE III GESTÃO DE EVENTOS
1) Realizem a leitura do capítulo 3, sobre os tipos e classificação dos
eventos. 2) Após a leitura, escolham dois tipos de eventos que mais se
identificaram, e de que forma poderiam realizar seu planejamento (etapas,
recursos, temática, etc.).
Palestras
As palestras podem ser segmentadas de acordo com seus temas, podendo ser
culturais, políticas, científicas ou tecnológicas, etc. Mas em todos os casos, o
planejamento é fundamental para o seu êxito. O uso das perguntas: O que?
Porque? Quando? Onde? Para quem? Como? Quanto? Quais? podem nortear a
organização desse tipo de evento.
De início, deve-se definir os objetivos que se quer alcançar com a realização da
palestra, e escolher a melhor forma de repassar ao público. Nesse momento serão
definidos também os temas centrais, o nível de formalidade da comunicação e a
abordagem.
Em seguida, é hora de escolher o público alvo da palestra, aqui será analisado o
gênero, idade, nível de instrução, interesses e preferências do seu público. Dessa
forma, será possível ter uma maior interação com os participantes, já que o
conteúdo e linguagem da palestra será alinhado de acordo com os interesses deles.
Outra etapa primordial para o planejamento desse evento é a escolha de uma data,
local e horário atrativo, pois esses fatores são definitivos para a presença e atração
do público. Dentro da escolha do local, vale ressaltar que detalhes técnicos também
devem ser avaliados como, recursos audiovisuais, comodidade, espaço para coffe
break, entre outros.
O contato com os parceiros e fornecedores também deve estar dentro do
planejamento e deve ser feito com bastante antecedência, já que geralmente os
palestrantes possuem uma agenda agitada. Nesse momento, o orçamento
disponível deve ser consultado e é interessante pesquisar diversas empresas e
possíveis patrocinadores antes de firmar um contrato.
Do mesmo modo, deve ser feito um planejamento do conteúdo em si da palestra,
delimitando quais assuntos serão tratados, e essa estrutura pode seguir o seguinte
modelo:
● Introdução
● Conteúdo (tema, problema, casos para relaxamento da platéia e comparações)
● Conclusão
● Encerramento (perguntas, respostas e agradecimentos).
Com todas as informações sobre o evento disponíveis, chegou o momento da
divulgação, no qual deverá ser escolhido os melhores canais de comunicação e
requer uma força tarefa para chegar ao maior número de pessoas. Questões
logísticas como, forma de inscrição e pagamentos, envio de certificados ou exibição
online já devem estar definidos para facilitar a comunicação.
Por fim, é importante elaborar um plano B para o evento, visto que, imprevistos
sempre podem acontecer e os organizadores devem estar preparados para
encontrar as melhores soluções. Imaginar possíveis cenários que podem ocorrer e
suas alternativas de resolução é a melhor saída.
Concurso/competição
Os concursos ou competições podem ter natureza científica, cultural, estética,
esportiva, etc. E para que sua realização seja um sucesso, é necessário um
planejamento bem elaborado com um regulamento detalhado sobre as regras e
etapas do evento.
Sendo assim, uma das etapas mais importantes de seu planejamento é a criação de
um edital, no qual deve haver todas as informações essenciais para os participantes
da competição. Mas para que ele seja criado, a equipe organizadora precisa definir
com antecedência alguns pontos como, data e duração do evento, número máximo
de participantes permitido, critérios de avaliação e de empate, recursos e
julgamento, premiações para cada categoria, júri, entre outros detalhes que vão de
acordo com cada caso.
Após a definição desses pontos, começa o processo de divulgação do concurso, e
nesse momento a comunicação deverá ser focada no público alvo do evento, que
também já deve ter sido escolhido. É fundamental apostar em vários canais de
comunicação para ter um alcance maior e procurar estratégias convincentes que
atraiam os participantes.
Assim como em outros tipos de eventos, os concursos e competições também
possuem a presença de patrocinadores e parceiros, que podem auxiliar na
divulgação, financeiramente, com premiações, recursos, entre outros modos. Dessa
forma, deve-se apresentar uma proposta comercial para esses possíveis patrocínios,
na qual contenha as vantagens que eles terão ao patrocinar o seu evento e o que
vocês desejam em troca. Aqui, a comunicação e o poder de persuasão é essencial
para convencer os parceiros a comprarem a sua ideia.
Logo mais, o relacionamento com os participantes e os parceiros definidos deve ser
constante, sempre procurando tirar as dúvidas e auxiliá-los até o dia da execução do
evento. A divulgação também precisa permanecer ativa, mas dessa vez focada na
atração de telespectadores para assistirem ao dia da competição.
E para terminar, mais uma etapa do planejamento é a elaboração do cronograma do
evento, que tem que conter todas as partes da competição com seus devidos
horários definidos, responsáveis por cada função e todos os detalhes acertados.
Igualmente, o orçamento e logística para o dia oficial do evento precisa ser projetado
a fim de evitar imprevistos e otimizar os processos.