Atividade 4 - classificação de documentos (4)

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ROTINAS DE DOCUMENTOS
Grupo 3
Aux. Adm. no SENAI Anchieta
Ana Cristina de Souza 
Fábia Lopes
Fábia Valentim 
Larissa Andrade 
Luis Henrique Pinheiro 
Magali Sanchez
Rodrigo Monteiro 
Geniele Abreu
CONCEITOS DE DOCUMENTOS
Documento é toda informação registrada e são apresentados 
de formas diferentes.
Documentos Físicos
(manuscritos/revistas/jornais)
Documentos Informáticos 
(Textos/imagens/som ou vídeo)
Conceito de Documentos
Dimensão Etimológica 
Dimensão Antropológica 
Dimensão Normativa 
Dimensão Funcional
CONCEITOS DE DOCUMENTOS
CARACTERÍSTICAS DE DOCUMENTOS
Fontes de Informações 
Informações Primárias: 
Relatórios internos - são somente para consulta interna ou departamental. 
Informações Secundárias:
Reprodução de Dados de Anos Anteriores - São parâmetros consultadas para novas projeções.
Informações Terciárias: 
Conteúdos reduzidos para tomada de decisão - relatório de análise de dados para tomadas de decisão do gerente para administrar a gestão (recursos humanos/ recursos materiais/custos) ou análise de dados para justificar novos investimentos.
CARACTERÍSTICAS DE DOCUMENTOS
Documentos Controlados:
Denominado literatura branca, possui uma numeração internacional que valida sua qualidade.
Documentos Não Controlados:
Denominado Cinzento - relatórios internos/catálogos/notas fiscais/documento administrativo de pouca circulação.
Documentos  Eletrônicos:
Pode ser um arquivo digital/eletrônico/virtual;  pode ser visualizado e/ou compartilhado por computadores/tablets/celulares.
CARACTERÍSTICAS DE DOCUMENTOS
Os documentos são classificados por
Procedência 
Valor 
Natureza do Assunto 
Gênero 
"Segundo o Manual do Arquivista, produzido pelo Arquivo Nacional, os documentos podem ser classificados quanto a sua procedência, seu valor, a natureza de assunto e gênero" (Arquivo Nacional-1973. p14-17)
CARACTERÍSTICAS DE DOCUMENTOS
Documentos classificados por Procedência 
Documentos de Arquivo:
São todos os documentos produzidos ou recebidos por pessoa física ou jurídica no exercício das suas atividades; são elementos de prova ou de informações.
Documentos Públicos:
São todos os documentos de qualquer formato produzidos por um órgão governamental.
CARACTERÍSTICAS DE DOCUMENTOS
Documentos classificados por Valor
Administrativo 
Fiscal 
Informativo 
Legal 
Permanente 
Primário 
Probatório 
Secundário 
Ostensivo
Sigiloso 
Textuais 
Cartográficos 
Iconográficos 
Sonoros 
Micrográficos 
Informáticos 
CARACTERÍSTICAS DE DOCUMENTOS
Documentos classificados por Natureza do Assunto
Forma:
Rascunho/original/cópia 
Formato:
Físico/eletrônico 
Espécie:
Maneira como são alocadas (certidões/atas/contrato/decorações) 
Tipologia:
Finalidade (Atas de reuniões/notas fiscais/leis/decretos/memorandos)
CARACTERÍSTICAS DE DOCUMENTOS
Documentos classificados por Gênero
Textuais Cartográficos 
Iconográficos 
Filmográficos 
Sonoros 
Micrográficos 
Informáticos
CARACTERÍSTICAS DE DOCUMENTOS
Principais documentos utilizados em empresas
Ata de Reunião Circular 
Memorando 
Relatórios (críticos/síntese/de formação)
Requerimento 
Regulamento interno 
Protocolo 
Avisos e notificações 
Procuração 
Contrato
CONCLUSÃO
Documento de Identificação: RG
Apresentando um tipo de documento
Forma de Classificação
CONCLUSÃO
Apresentando um tipo de documento
Recursos para Acondicionamento, Sistemas de Controle e Conservação
Documentos como RG são de porte obrigatório e, portanto, podem ser guardados em locais seguros para uso apenas em situações necessárias. Uma boa dica é tirar uma cópia autenticada para ter na carteira, para fins de identificação. Com o avanço do mundo digital, a maioria dos documentos de identificação já podem ser emitidos em formato PDF para serem apresentados pelo seu celular. Manter longe de umidade, por isso, preferir deixá-los em locais secos e bem arejados. Dessa forma, você não correrá alguns riscos, como mofar o documento. Algumas pessoas ainda não sabem, mas os documentos pessoais de identificação não podem mais ser plastificados. Sendo assim, uma boa alternativa é guardá-los dentro de porta-documentos ou saquinhos de plástico. Isso evitará a exposição do papel ao ambiente.
CONCLUSÃO
Apresentando um tipo de documento
Estrutura Básica de Arquivo
Recursos Humanos: O ambiente onde guarda-se os documentos deve ser limpo e, de preferência, arejado: sem incidência direta da luz solar e/ou artificial, para não se tornar um local quente, úmido ou com risco de infiltrações.
Instalações: Escritório de contabilidade - precisa ser um local melhor organizado. Assim, todos os documentos, tanto do escritório quanto dos clientes, serão colocados em pastas e o ambiente acaba transmitindo essa ideia.
CONCLUSÃO
Apresentando um tipo de documento
Estrutura Básica de Arquivo
Mobiliário: Atendimento adequado aos funcionários e clientes. O que demanda um balcão de atendimento ou escrivaninha, mesa e cadeira para computador com impressora e acesso à internet e um armário para os materiais de escritório. Caso o funcionário seja uma pessoa com deficiência ou mobilidade reduzida, é preciso levar em conta suas necessidades: cadeiras, mesas e estantes; mobiliários acessíveis, como, por exemplo, mesas largas o bastante para acomodar uma cadeira de rodas, devem ser disponibilizados.
Acessórios: Organizadores móveis, caixa organizadora, quadro de avisos.
Cenário: Departamento de Recursos Humanos. Este setor precisa ter, pelo menos, um arquivo com pastas suspensas para organizar os documentos administrativos, relatórios, planos e projetos.
CONCLUSÃO
Apresentando um tipo de documento
fim
Obrigada!