ISC_Curso_GDocumental_U2_A2

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© Instituto Serzedello Corrêa, 2020.
CURSO A DISTÂNCIA
Gestão Documental no TCU
Módulo 2 – Conhecendo a Gestão Documental no TCU
Aula 2 – Instrumentos de GD no TCU
Esta aula está organizada nos seguintes tópicos:
1. Introdução
2. Objetivos da aula
3. Código de Classificação por Assunto
4. Tabela de Temporalidade
5. Síntese da aula
6. Referências bibliográficas
ISC // EAD // GESTÃO DOCUMENTAL NO TCU
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Tribunal de Contas da União 
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Instituto Serzedello Corrêa
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Ana Claudia de Carvalho Cabral Lopes
Tratamento Pedagógico:
Diretoria de Relações Institucionais e Pós-Graduação
Responsabilidade Editorial:
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Secretaria Geral da Presidência
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Este material tem função didática. A última atualização ocorreu em Agosto de 2020. 
As afirmações e opiniões são de responsabilidade exclusiva dos autores e podem 
não expressar a posição oficial do Tribunal de Contas da União.
Brasil. Tribunal de Contas da União.
 Gestão documental no TCU. – Brasília: Tribunal de 
Contas da União, Instituto Serzedello Corrêa, 2020.
 8 p. : il., color.
 Conteúdo: Módulo 2. Conhecendo a gestão documental 
no TCU. Aula 2. Instrumentos de GD no TCU.
1. Gestão documental. 2. Acervo documental. 3. Documento. 4. Documento 
eletrônico. 5.Processo. 6. Processo eletrônico. 7. Preservação documental. 8. 
Preservação digital. 9. Serviço de Gestão de Biblioteca e Arquivo. I. Título.
Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca Ministro Ruben Rosa
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ANA CLAUDIA DE CARVALHO CABRAL LOPES
1. Introdução
Na aula anterior conhecemos a história da Gestão Documental no TCU, o Arquivo Central do TCU e 
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CAD). Também vimos como identificar um processo 
ou documento histórico de acordo com o normativo da Casa.
Ao conhecer a história vimos que o Tribunal adotou instrumentos para melhorar a gestão dos seus 
documentos.
Veremos nessa segunda aula do módulo 2 como são os instrumentos de GD instituídos por norma no órgão.
2. Objetivos da aula
Ao final desta aula, espera-se que o participante seja capaz de saber quais são os instrumentos que devem 
ser utilizados para a correta gestão dos documentos do TCU. 
3. Código de Classificação por Assunto
Vamos conhecer agora o código de classificação de documentos por assuntos. 
Esse instrumento é utilizado para classificar os documentos e processos desde a sua produção ou recebimen-
to. Essa ação deve ser feita no início do ciclo documental, pois quem produz o documento identifica melhor 
do que ninguém o assunto tratado nele. 
O código deve ser construído de acordo com as funções e atividades do órgão, sem levar em conta a 
estrutura, que pode ser modificada de tempos em tempos.
O código de classificação por assunto e a tabela de temporalidade da área administrativa (atividade-meio) 
do TCU foram adotados a partir daqueles construídos pelo Conarq para os órgãos do Executivo, pois essas 
atividades são semelhantes em todos os órgãos e a confecção de um instrumento próprio demandaria muito 
tempo. À medida que são detectadas necessidades de alterações, criações de novos códigos e adaptações de 
temporalidade, elas são elaboradas e submetidas à CAD para aprovação. 
Já o código e a tabela para a área de controle externo (atividade-fim) foram construídos de forma 
personalizada para o TCU levando-se em conta suas atividades de controle externo. Para a construção 
desses instrumentos, foi instituído o projeto Tradoc, que já conhecemos na aula anterior. 
O código está dividido em 10 classes de assuntos que contém subclasses. Essas contêm grupos, podendo 
ainda conter subgrupos. Vejamos então as classes de assunto existentes no código do Tribunal. 
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Classes
000 – Administração Geral
100 – Contas
200 – Fiscalização
300 – Denúncia. Representação. Consulta. Solicitação
400 – Ato sujeito a registro
500 – Coeficientes de participação contitucional
600 – Vaga
700 – Outros assuntos referentes a controle externo
800 – Seção do plenário e de Câmara 
900 – Assuntos Diversos: Incluem-se documentos de caráter genéricoo referentes à administração geral cujos 
assuntos não possuem classificação específica nas demais classes do código
As classes 000 e 900 foram adotadas do Conarq e dizem respeito a atividades de área-meio.
As classes 100, 200, 300, 400, 700, e 800 foram construídas pelo projeto Tradoc mencionado e abrangem 
as atividades da área-fim. 
Como subclasses da classe 000 Administração Geral temos:
010 – Organização e Funcionamento
020 – Gestão de Pessoas
030 – Gestão de Material
040 – Gestão Patrimonial
050 – Orçamento e Finanças
060 – Documentação e Informação
070 – (Vaga)
080 – Ações correicionais, de controle interno e de ouvidoria
090 – Outros assuntos referentes a administração geral
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ANA CLAUDIA DE CARVALHO CABRAL LOPES
Como subclasse da classe 100, por exemplo, temos:
110 – Contas do Governo
120 – Contas Ordinárias
130 – Contas Extraordinárias
140 – Contas Especiais
190 – Outros assuntos referentes a contas
Cada uma dessas subclasses pode conter ainda grupos e subgrupos. Dessa forma abrange-se grande parte 
dos assuntos tratados, servindo o código de classificação não só para cálculo da temporalidade, mas também 
como uma espécie de indexador que ajuda na recuperação da informação.
Vejam um exemplo de código de área administrativa da classe 000 – Administração Geral:
Subclasse
030 – Gestão de Material
Grupo 
034 – Movimentação de 
Material
Subgrupo
034.1 – Controle de estoque
Subgrupo
034.2 – Extravio, roubo e 
desaparecimento de material
Grupo
 033 – Aquisição 
Subgrupo
033.1 – Material Permanente
Subgrupo
033.2 – Material de Consumo
Vejamos também um exemplo da área de controle externo:
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Classe
 120 – Contas Ordinárias
Subclasse
122 – Tomada de contas
Subclasse
121 – Prestação de contas
O código por assunto deve ser um dado de preenchimento obrigatório em sistemas informatizados de 
gerenciamento de acervo ou de documentos eletrônicos, de forma a possibilitar, no momento da avaliação, 
o adequado cálculo da temporalidade. Ao autuar um processo no sistema e-TCU, o código deve ser inserido 
no campo adequado, conforme o assunto de que tratar o documento inicial. 
4. Tabela de Temporalidade
Conheceremos agora a tabela de temporalidade documental do TCU. Esse é o instrumento que registra 
o ciclo de vida dos documentos e processos do órgão, onde devem constar os prazos de guarda dos 
documentos no arquivo corrente e o tempo de permanência no arquivo intermediário, bem como sua 
destinação final, eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente. 
A tabela é um instrumento dinâmico de gestão de documentos e precisa ser atualizada periodicamente, 
seja para inclusão de novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos, seja para contemplar 
mudanças na legis-lação. Da mesma maneira que o código, o TCU adotou a tabela de temporalidade de 
área administrativa elaborada pelo Conarq e vem fazendo adaptações quando necessário. Já a tabela de 
controle externo foi de acordo com as atividades específicas do TCU. Código e tabela são instrumentos que 
só funcionam em conjunto.
O código deve ser utilizado na produção do documento e a tabela é utilizada ao longo de todo o ciclo 
documental, ou seja, nas fases corrente, intermediária e na destinação final: guarda permanente ou 
descarte.
A tabela atualizada está sempre disponível no Portal TCU na página de Gestão Documental. 
Temos aqui um fragmento da tabela do TCU como exemplo:
http://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_documentalCódigo Assunto
Data base para 
contagem da 
temporalidade
Prazo de Guarda
Destinação 
Final
Observações
Corrente Intermediário
100-CONTAS
101
Norma, regulamento, diretriz, procedimento, estudo ou decisão de 
caráter geral referente a contes
Encerramento 1 ano
Guarda 
permanente
110 CONTAS DO GOVERNO
111 Contas do Governo da República
Encerramento 1 ano
Guarda 
permanente112 Contas de Governo de Território Federal
120 CONTAS ORDINÁRIAS
121 Prestação de Contas Encerramento 2 anos 20 anos Descarte
O proceso que resulte 
imposição de sanção 
pelo Tribunal é de 
guarda permanente
122 Tomada de Contas Encerramento 2 anos 20 anos Descarte
 130 CONTAS EXTRAORDINÁRIAS
131 Prestação de Contas Extraordinárias
Organizado e apresentado quando da extinção, liquidação, dissolução, 
transformação, fusão ou incorporação de unidades jurisdicionadas
Encerramento 2 anos 20 anos Descarte
O proceso que resulte 
imposição de sanção 
pelo Tribunal é de 
guarda permanente
132 Tomada de Contas Extraordinárias
Organizado e apresentado quando da extinção, liquidação, dissolução, 
transformação, fusão ou incorporação de unidades jurisdicionadas
 140 CONTAS ESPECIAIS
140.1 Tomada de Contas Especial
Encerramento 2 anos 20 anos Descarte
O proceso que resulte 
imposição de sanção 
pelo Tribunal é de 
guarda permanente
140.2 Tomada de Contas Especial Simpificada
 190 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A CONTAS
192 Rol de Responsáveis Encerramento 1 anos 20 anos Descarte
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Vejam sua organização. Temos o código, a descrição do assunto, com instruções e dicas sobre que assuntos 
abrangem aquele código, e os prazos de guarda, corrente e intermediário, bem como a destinação final: 
descarte ou permanente. Ao final são registradas, em alguns casos, observações sobre a temporalidade.
5. Síntese da aula
Conhecemos nessa aula os instrumentos que devem ser utilizados para uma correta gestão dos documentos, 
garantindo a preservação de documentos permanente e respaldando o descarte daqueles que já perderam o 
valor para a Instituição. São eles: código de classificação por assunto e tabela de temporalidade documental.
Após a realização das atividades deste módulo, esperamos que você seja capaz de:
 • Saber quais são os instrumentos de Gestão Documental e como estão estruturados.
6. Referências bibliográficas 
Normas do TCU
Portaria nº 110, de 15 de julho de 2020. Dispõe sobre procedimentos e ações de gestão documental no 
Tribunal de Contas da União. Brasília, DF.