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Aula 06
Arquivologia p/ Câmara de Teresina -
(Assistente Legislativo) - Com Videoaulas
- Pós-Edital
Autor:
Ricardo Campanario
Aula 06
5 de Julho de 2020
03964771350 - Mariana Lopes Oliveira
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Sumário 
Arquivo Intermediário & Classificação Documental .................................................................................. 2 
1 - Considerações Iniciais ........................................................................................................................... 2 
2 - Arquivo Intermediário ........................................................................................................................... 3 
2.1 - Surgimento e importância ............................................................................................................. 3 
2.2 - Principais características ................................................................................................................ 4 
3 - Classificação, Avaliação e Seleção/Destinação ................................................................................ 5 
4 - Instrumentos de Gestão de Documentos .......................................................................................... 9 
4.1 - Plano de Classificação ................................................................................................................... 9 
4.2 - Tabela de Temporalidade ........................................................................................................... 19 
5 - Considerações Finais .......................................................................................................................... 31 
Questões Comentadas ................................................................................................................................. 32 
Gabarito .......................................................................................................................................................... 44 
Resumo ........................................................................................................................................................... 45 
 
 
Ricardo Campanario
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ARQUIVO INTERMEDIÁRIO & CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL 
1 - Considerações Iniciais 
Olá pessoal! 
Hoje começaremos falando dos arquivos intermediários e, logo em seguida, vamos entender como 
definimos o futuro (ou a destinação final) dos documentos. 
Aprenderemos também a construir e usar instrumentos como Planos de Classificação e Tabelas de 
Temporalidade, que já visitamos em aulas anteriores, mas ainda de maneira superficial. 
Relembro que ao longo da aula usaremos conceitos teóricos de estudiosos do tema, seguidos de 
explicações e exemplos e, ao final das discussões, geralmente teremos questões específicas sobre o assunto 
tratado, ajudando no entendimento e na fixação dos conceitos. 
Tento sempre trazer as questões mais recentes disponíveis, mas, às vezes, por razões pedagógicas, é 
necessário usar questões um pouco mais antigas para ilustrar alguns pontos específicos ou chamar atenção 
de algum conteúdo ou formato de cobrança da banca, especialmente aqueles de maior incidência. 
Abaixo seguem meus contatos para dúvidas e sugestões. Vamos em frente! 
Instagram: https://www.instagram.com/ricardocampanario 
 
 
 
 
 
 
 
 
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2 - Arquivo Intermediário 
2.1 - Surgimento e importância 
Até a primeira metade do século XX tínhamos apenas duas idades de arquivos: a administrativa e a 
histórica. Dessa forma os documentos passavam diretamente de um estágio a outro, sem que houvesse 
qualquer transição entre eles. 
Dependendo da existência de espaço na instituição que mantinha a posse dos documentos, eles eram 
guardados as vezes por longos períodos em locais e condições inadequadas para a correta preservação. 
Quando esse espaço não existia, os documentos eram recolhidos de maneira intempestiva a arquivos 
permanentes, mesmo antes de terem cumprido seu papel administrativo por completo, congestionando 
esses espaços de custódia definitiva com documentos que ainda cumpriam seu papel primário. 
Com o avassalador crescimento da produção documental sobretudo a partir de segunda metade do 
século XX, a situação tornou-se insustentável. Nesse contexto surgiu a teoria da Idade Intermediária e a 
proposta de locais de guarda transitórios (antes da guarda definitiva ou da eliminação), formados por 
documentos que não estão mais em uso corrente. 
Hoje os arquivos intermediários são de reconhecida importância para toda a comunidade arquivística. 
A principal função do arquivo intermediário é propiciar um arquivamento transitório, ou 
seja, assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados e 
utilizados pela administração, mas que devem ser guardados temporariamente, 
enquanto aguardam o cumprimento dos prazos estabelecidos para a eliminação ou 
recolhimento definitivo a arquivo permanente. 
As despesas com as construções de depósitos intermediários são bem menores, se comparadas às 
dos depósitos tradicionais, isso porque não precisam ocupar locais nobres como os arquivos correntes e 
tampouco precisam ter as condições de utilização e preservação dos arquivos permanentes, pois são 
transitórios. 
Dessa forma, o principal ganho desse sistema é a significativa economia de recursos material e 
humano empregados, assim como a redução de espaço necessário, sobretudo em locais de alto custo por 
metro quadrado. 
O arquivo intermediário planejado nesse formato tem a vantagem dupla de centralizar e administrar 
os documentos que perderam sua utilidade corrente para a instituição. Evita ainda a eliminação sem 
controle, permitindo a implantação de uma verdadeira política de conservação de arquivos. 
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2.2 - Principais características 
Tão logo a conferência e transferência da documentação para o arquivo intermediário é realizada, 
deve-se proceder com a sua limpeza e, quando necessário, com a respectiva desinfestação. 
O documento ao ser transferido para o arquivo intermediário preserva a sua classificação, recebida 
ainda no arquivo corrente e tudo o que for a ele imputado, como marcas e notações, servirão exclusivamente 
para localização e consultas enquanto estiver temporariamente custodiado no arquivo intermediário. 
Como o documento permanece sob propriedade da entidade que originalmente a produziu, só a ela 
será permitido o acesso aos documentos, exceto no caso da autorização de terceiros. 
O arquivo intermediário deverá ser técnica e administrativamente submetido ao arquivo 
permanente, evitando a criação indiscriminada de depósitos e mantendo a uniformidade da política 
arquivística adotada. 
Considerando que a economia é a razão principal da criação dos arquivos intermediários, os custos 
de construção e dos equipamentos utilizados não devem superar em investimento o que é demandado por 
arquivos tradicionais. 
Em relação à construção, suas linhas gerais devem prever conformidade com o volume estimado da 
massa de documentos esperada, instrumentos adequados de segurança e acesso rápido e fácil aos usuários, 
sejam eles os administradores, funcionários ou demais demandantes da informação custodiada. 
Por último, vamos as definições que temos para o arquivo intermediário: 
Para o DBTA: 
Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que 
aguarda destinação. 
Finalmente, paraIeda Pimenta Bernardes e Hilda Delatorre, os arquivos intermediários são: 
Documentos originários do arquivo corrente, com pouca frequência de uso e que 
aguardam cumprimento de prazos de prescrição ou precaução no arquivo destinado à 
guarda temporária. 
 
São consultados, com maior frequência, pelo órgão produtor. 
 
Nessa fase, após o cumprimento dos prazos estabelecidos, executa-se a destinação final 
procedendo-se à eliminação, coleta de amostragem dos documentos que serão 
eliminados ou recolhimento ao arquivo permanente. 
 
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3 - Classificação, Avaliação e Seleção/Destinação 
 
Encerrado o período de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados 
imediatamente, desde que assim estabelecido pela Tabela de Temporalidade da entidade a qual pertence. 
No entanto, mesmo entre esses documentos que deverão ser eliminados, uma boa parte deverá ser 
conservada por período mais longo em função de razões legais ou administrativas. 
Nesse caso, como já vimos, não se justifica a guarda junto aos órgãos produtores, a custos e emprego 
geral de recursos muito superiores do que se transferidos a um arquivo intermediário. 
Reforçando parte do que já vimos, os arquivos intermediários são responsáveis por: 
• Atender consultas feitas pelos órgãos depositantes. 
• Coordenar transferência de novos documentos aos seus depósitos. 
• Proceder a aplicação de tabelas de temporalidade por meio da seleção de documentos para 
eliminação ou recolhimento. 
• Coordenar o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de terceira idade (ou 
permanente). 
Para que tudo isso possa ocorrer, é necessário que os documentos sejam aceitos para a custódia 
intermediária somente quando tiverem seus conteúdos, prazos de guarda e data de eliminação e/ou 
recolhimento devidamente conhecidos. Só isso permitirá que o correto trabalho seja executado pelo arquivo 
intermediário. 
Assumindo que tudo isto está ok, caberá ao arquivo intermediário executar algumas de suas 
atividades de gestão de documentos que passam pela Classificação, Avaliação e Seleção/Destinação de 
documentos, especialmente as duas últimas. 
É nesse momento, e utilizando os instrumentos mais importantes que vamos estudar hoje (o Plano 
de Classificação e a Tabela de Temporalidade), que os profissionais do arquivo intermediário definem o 
destino final dos documentos, ou seja, para onde vão e quando. 
Antes de partir para os instrumentos de gestão de documentos, vamos relembrar rapidamente essas 
atividades pois já as estudamos: 
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS 
Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob 
a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos. 
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Existem alguns métodos de classificação, que devem ser conhecidos. São os métodos de classificação 
de Schellenberg. De acordo com o estudioso, há três elementos principais que devem ser considerados nesse 
processo de classificação (resultando nos três métodos de classificação): a ação ou atividade a que os 
documentos se referem (funcional), a estrutura do órgão que os produz (estrutural ou organizacional) e os 
assuntos dos documentos (por assuntos) . 
 
 
 
 
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS 
Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a 
destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. 
A tabela de temporalidade traz duas informações críticas para a atividade de avaliação, que estamos 
estudando: o prazo de guarda e a destinação final do documento. 
O prazo de guarda, em linhas gerais, é basicamente o período que o documento deverá ficar 
arquivado nos arquivos corrente e intermediário, cumprindo seus prazos prescricionais e precaucionais 
(falaremos disso com mais detalhes um pouco mais adianta). É a informação que diz exatamente quando 
aquele determinado documento deve ser eliminado ou recolhido para guarda permanente. 
 
MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO DE 
SCHELLENBERG
FUNCIONAL 
(ações do 
documento)
ORGANIZACIONAL 
(estrutura do órgão)
ASSUNTO 
(assunto do 
documento) 
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Atenção para não confundir a definição de prazo de guarda com a de prazo de eliminação que, 
segundo o DBTA, é o "prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não 
considerados de valor permanente deverão ser eliminados". Veja que o prazo de guarda não prevê a 
eliminação obrigatória, como o prazo de eliminação. 
Essa diferença costuma ser cobrada em prova. Veremos em algumas questões mais adiante. 
Já a destinação final é outra informação trazida também pela tabela de temporalidade que aponta 
se o documento, após cumprido seu prazo de guarda, deverá ser eliminado (quando não tem valor histórico) 
ou deverá ser permanentemente custodiado (quando, aí sim, possui valor histórico). 
SELEÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS 
SELEÇÃO - Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de 
eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de 
temporalidade. 
DESTINAÇÃO - Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de 
documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. 
- Eliminação: destruição após o cumprimento do prazo de guarda e não existência de valor 
secundário. 
- Transferência: envio dos documentos para arquivo intermediário para cumprimento do prazo de 
guarda e espera de sua destinação final. A Transferência pode ser permanente (realizada em intervalos 
irregulares) ou periódica (seguindo cronograma de intervalos regulares). 
- Recolhimento: envio dos documentos para arquivo permanente considerando que já cumpriu seus 
prazos de guarda e possui valor secundário, seja ele histórico, probatório ou informativo. O Recolhimento, 
por sua vez, pode ser sistemático (de acordo com cronograma), regular (sempre que ultrapassado o limite 
de uso primário) ou selvagem (sem qualquer critério). 
 
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Bem, após recordar cada uma dessas três etapas, vamos estudar mais a fundo os instrumentos de 
gestão de documentos que são utilizados nesse momento: o Plano de Classificação e a Tabela de 
Temporalidade. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
TIPOS DE DESTINAÇÃO
Eliminação Transferência
Permanente
Periódica
Recolhimento
Sistemático
Regular
Selvagem
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4 - Instrumentos de Gestão de Documentos 
 
O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo são instrumentos 
eficazes de gestão documental e os dois mais cobrados em provas. 
Estes dois instrumentos garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão, 
imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações. 
Além disso, permitem uma eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor que justifique 
a sua guarda e a preservação dos documentos de guarda permanente. 
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo resulta da atividade de classificação 
que recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo, agrupando-os de 
acordocom o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua 
produção ou acumulação. 
 
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de 
avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores 
administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou 
determina a sua guarda permanente. 
Por fim, os dois instrumentos permitem a padronização da organização física do acervo e a aplicação 
da Teoria das Três Idades (ciclo vital dos documentos). Muitas vezes as bancas perguntam se a Tabela de 
Temporalidade se baseia no ciclo vital dos documentos ou na Teoria das Três Idades e a resposta é sim! 
 
4.1 - Plano de Classificação 
A ausência de normas, métodos e procedimentos de trabalho provocam o acúmulo desordenado de 
documentos, transformando os arquivos em meros depósitos de papéis, dificultando o acesso aos 
documentos e a recuperação de informações necessárias para a tomada de decisões no âmbito das 
instituições públicas e privadas. 
Isso afeta a principal função dos arquivos que é disponibilizar a informação correta, no momento 
correto para as pessoas corretas, ou seja, perde-se a eficácia do processo. 
Diante dessa realidade, a elaboração do Plano de Classificação assume uma importância relevante 
como ferramenta de gestão documental, exigindo, para sua elaboração, profundo conhecimento da 
estrutura e funcionamento do organismo produtor. 
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O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo apresenta os documentos 
hierarquicamente organizados de acordo com a função, subfunção e atividade 
(classificação funcional), ou de acordo com o grupo, subgrupo e atividade (classificação 
estrutural), responsáveis por sua produção ou acumulação. 
 
Avançando nos conceitos iniciais, veja qual a definição atribuída a plano de classificação pelo DBTA: 
 
 
 
Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de 
arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma 
instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em 
arquivos correntes. 
Segundo Ieda Pimenta Bernardes e Hilda Delatorre os principais objetivos e benefícios da classificação 
de documentos são: 
• Organização lógica e correto arquivamento de documentos. 
• Recuperação da informação ou do documento. 
• Recuperação do contexto original de produção dos documentos. 
• Visibilidade às funções, subfunções e atividades do organismo produtor. 
• Padronização da denominação das funções, atividades e tipos/séries documentais. 
• Controle do trâmite. 
• Atribuição de códigos numéricos. 
• Subsídios para o trabalho de avaliação e aplicação da Tabela de Temporalidade. 
 
METODOLOGIAS PARA A ELABORAÇÃO DE UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 
Considerando o volume da produção documental, recomenda-se que o trabalho seja realizado, 
primeiramente, com os documentos resultantes do exercício das atividades-meio, pois nessas áreas já 
existem trabalhos que podem servir de referência e a legislação que fundamenta prazos prescricionais está 
mais disponível e é mais conhecida, ou seja, é mais simples e seguro começar a construir os planos de 
classificação por aqui. 
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A atividade-meio é a ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para auxiliar e viabilizar o 
desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos 
comuns nos vários órgãos e entidades, documentos estes de caráter instrumental e acessório. 
Exemplos de funções que podem ser consideradas atividades-meio: Organização e administração; 
Comunicação institucional; Gestão de recursos humanos; Gestão de bens materiais e patrimoniais; Gestão 
orçamentária e financeira; Gestão de documentos e informações; Gestão de atividades complementares, 
entre outras. 
Já a atividade-fim é a ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para o efetivo desempenho 
de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos típicos, de caráter 
substantivo e essencial para o seu funcionamento. 
Exemplos de funções que agrupam as atividades-fim: Cultura, Educação, Meio Ambiente, Saúde, 
Segurança Pública, Prestação de Serviços (médico, odontológico, consultoria, consertos...),Exploração de 
atividade econômica (fabricação de móveis, restaurantes, supermercados). 
MÉTODO ESTRUTURAL (OU ORGANIZACIONAL) 
A classificação estrutural representa, de acordo com o organograma, os vários níveis de divisão 
interna do organismo produtor: coordenadorias, departamentos, divisões, centros, setores e cada um 
dentro da estrutura executa determinadas atribuições. 
Se a atribuição de um setor for transferida para um outro ou, então, se um novo setor for criado e 
suas atribuições forem redistribuídas, todos os documentos deverão ser reclassificados para acompanhar a 
reestruturação. 
Atenção pois esse é um enorme retrabalho que pode ser criado ao longo do processo e que traz 
desvantagens ao método estrutural quando comparado ao método funcional. 
As maiores desvantagens da classificação estrutural são: 
• estrutura muitas vezes não reflete na íntegra as funções da organização; 
• a estrutura está sujeita a constantes alterações, gerando retrabalhos; 
• um mesmo documento pode acabar tendo códigos distintos, bastando para isso estar 
relacionado a uma mesma função, porém em departamentos diferentes. 
Para exemplificar a classificação estrutural, vamos tomar como exemplo uma empresa que atua na 
área da construção civil. Ao longo de seu desenvolvimento, a empresa foi organizada em três Diretorias: 
Técnica, Comercial e Administrativa-Financeira. Essa foi a primeira divisão interna da empresa. 
Com o tempo o trabalho cresceu e uma nova estrutura foi introduzida. As Diretorias foram 
subdivididas em Gerências: 
• Diretoria Técnica subdividiu-se em Gerência Técnica e de Obras e em Gerência de 
Suprimentos. 
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• Diretoria Comercial subdividiu-se em Gerência Comercial, Gerência de Orçamentos e Gerência 
de Contratos. 
• Diretoria Administrativa-Financeira subdividiu-se em Arquivo Central, Gerência Financeira e 
Gerência Administrativa e de Recursos Humanos. 
A esta altura as Gerências constituíram a segunda divisão interna da empresa. 
Mas, o volume de trabalho cresceu ainda mais, assim como a complexidade na gestão, e as Gerências 
precisaram se subdividir em setores de trabalho ainda mais específicos, que constituíram a terceira divisão 
interna da empresa. 
Pois bem, quando os documentos de uma Diretoria, Gerência ou Setor chegam ao arquivo, é preciso 
que eles sejam identificados de acordo com a sua origem (unidade produtora) para que não se misturem 
com os documentos de outra Diretoria, Gerência ou Setor. 
Por isso, o primeiro passo para se organizar corretamente um arquivo é o estudo da estrutura e do 
funcionamento da organização responsável pela produção e acumulação de documentos. Esse estudo das 
estruturas, funções e atividades é que permitirá elaborar um Plano de Classificação. 
Observe a seguir o plano de classificação da empresa que descrevemos acima, após todas as suas 
readequações de estrutura: 
 
Os exemplos utilizados neste capítulo foram inspirados ou extraídos de "Gestão Documental Aplicada" - Ieda Pimenta Bernardes e Hilda Delatorre. 
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O Plano de Classificação é a representação lógica da estrutura e do funcionamento da organização. 
Por isso, o arquivo organizado de acordo com a classificação proposta assemelha-se a um espelho que reflete 
a imagem da organização com toda fidelidade. 
Observando o Plano, identificamos as funções de natureza técnica que desencadeiam a realização de 
atividades-fim, ou seja, atividades que justificam a sua criação: edificação de obras públicas e particulares. 
Identificamos também as funções que se relacionam com a administração interna da empresa. Essas 
funções desencadeiam a realização de atividades-meio, pois constituem os instrumentos utilizados pela 
organização para atingir os seus fins. 
São as atividades auxiliares, comuns a todos os órgãos públicos e empresas privadas, geralmente 
identificadas como Orçamento e Finanças, Recursos Humanos, Material e Patrimônio, Comunicação, 
Atividades Complementares como transporte, manutenção, portaria, zeladoria, etc. 
O objetivo da classificação dos documentos, portanto, é facilitar a recuperação da informação ou do 
documento com economia de tempo e dinheiro. 
Para alcançar esse objetivo, apesar do grande volume de documentos que a organização produz e 
recebe, torna-se necessário um Plano de Classificação que indique a família do documento, permitindo o 
seu correto arquivamento. 
A classificação permite a organização física dos documentos, mas também a sua organização lógica 
por meio da atribuição de códigos numéricos de identificação das famílias, ou seja, das funções e atividades 
geradoras dos documentos. Observe que no Plano os três primeiros números corresponderão sempre à 
unidade produtora dos documentos. 
Digamos que nos chegou ao arquivo um documento do Departamento de Pessoal. O código da 
unidade produtora do documento será 3.3.1, não é? Mas o Departamento de Pessoal realiza inúmeras 
atividades e produz vários documentos diferentes. Como organizá-los? 
Além de identificar o setor, é preciso identificar também as atividades realizadas pelo setor e os 
documentos produzidos em decorrência do exercício dessas atividades. 
Bem, de forma geral o que faz um Departamento de Pessoal? Seleciona candidatos, controla a 
frequência dos funcionários, promove cursos de treinamento, controla as férias e licenças, expede atestados 
e certidões. Dessa forma, essas atividades é que serão responsáveis pela produção dos documentos desse 
setor. Tomemos, novamente, o exemplo da Construtora. 
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Note que, para organizar o documento, é preciso saber qual a atividade responsável por sua 
produção. Qual é o documento em questão? Digamos que seja a folha de ponto. 
Devemos responder então por quem e para que são produzidas as folhas de ponto. As folhas de ponto 
são produzidas pelo setor de Departamento de Pessoal para exercer a atividade de controlar a frequência 
dos funcionários. Mas para cumprir essa atividade, apenas as folhas de ponto são produzidas? Evidente que 
não. 
Vejamos, abaixo, os documentos gerados pela atividade de controlar a frequência dos funcionários. 
 
Então, podemos afirmar: para arquivar corretamente as folhas de ponto e encontrá-las no arquivo com 
rapidez, quando o setor de Departamento de Pessoal solicitá-las, devemos classificar. 
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as folhas de ponto com o código 3.3.1.2.6.
 
 
 
 
Esse é o método estrutural. Percorremos desde as razões da sua existência, características de sua 
composição até exemplos práticos da alocação de documentos em sua estrutura proposta. 
O outro método que precisamos conhecer e que contrasta com o que estudamos agora em função das 
premissas utilizadas é o Método Funcional. Vejamos a seguir. 
MÉTODO FUNCIONAL 
A classificação funcional é a representação lógica das funções, subfunções e atividades do organismo 
produtor. 
Por isso, ela independe da estrutura e de suas mudanças no decorrer do tempo, o que de cara já 
confere uma vantagem em comparação ao método estrutural e seus previsíveis retrabalhos após cada 
alteração de estrutura da organização. 
A classificação funcional é a mais apropriada para órgãos públicos do Poder Executivo. Esses órgãos 
sofrem frequentes alterações em sua estrutura, de acordo com as mudanças periódicas e previsíveis do 
cenário político. Apesar de mais complexa, a classificação funcional é mais duradoura. 
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Considerando-se que as estruturas podem mudar com alguma frequência e que as funções e 
atividades, em geral, permanecem estáveis, o Plano de Classificação funcional permite atualizações 
periódicas sem comprometer os códigos numéricos de classificação atribuídos aos tipos/séries documentais. 
Ao contrário da classificação estrutural, a classificação funcional tem grandes vantagens: 
• as funções e atividades permanecem inalteradas; 
• identifica a totalidade das funções e atividades do organismo produtor; 
• as atividades e documentos comuns às várias unidades da estrutura do organismo constarão 
uma única vez no Plano de Classificação. 
Assim como vimos graficamente a confecção da classificação estrutural até chegarmos ao documento 
referente a Folha de Ponto, veja a seguir como o mesmo processo acontece via classificação funcional. 
 
 
 
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Note que por meio do método funcional chegamos à classificação da mesma Folha de Ponto porém, 
seguindo um outro ordenamento lógico, baseado nas funções ou atividades da organização e não em sua 
estrutura funcional, como já havíamos observado anteriormente. 
Por fim, temos o método por Assunto, não muito utilizado, mas que é necessário conhecer. 
MÉTODO POR ASSUNTO 
Qualquer que seja o método de classificação adotado deve-se evitar a utilização do “assunto” tanto 
na identificação da função e da atividade, quanto na identificação do tipo/série documental. 
A identificação da função e atividade como “assunto” poderá causar dificuldades ao processo de 
avaliação, que deverá incidir sobre conjuntos documentais e não sobre assuntos ou unidades isoladas. 
Ainda, um mesmo tipo/série documental poderá ser associado a “assuntos” distintos, o que 
ocasionará dificuldades no momento da classificação. 
O “assunto” refere-se ao conteúdo informativo do documento e deverá ser identificado no momento 
da descrição, que é uma outra atividade da gestão documental. 
ETAPAS PARA ELABORAÇÃO DE UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 
O organismo produtor é a instituição ou entidade, pública ou privada, juridicamente constituída e 
organizada responsável pela execução de funções e atividades. 
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Para cumprir a finalidade pela qual foi criado, o organismo produtor executa inúmeras atribuições. 
Essas atribuições apresentam-se distribuídas entre suas diversas unidades internas (Coordenadorias, 
Departamentos, Divisões, Centros, Setores). 
Para estudar a estrutura e o funcionamento do organismo produtor é necessário localizaras fontes de 
informação: documentos relacionados à sua criação e instalação, documentos de reformulação ou 
redirecionamento administrativo, organogramas, leis, decretos, regimentos, regulamentos, estatutos, 
relatórios de atividades, estatutos sociais, atas de reunião, planos de metas, projetos institucionais. 
O estudo da estrutura e do funcionamento do organismo produtor permite identificar o conjunto de 
atribuições relacionadas às atividades-fim e atividades-meio, e, a partir das atribuições identificar as funções, 
subfunções e atividades das quais decorrem a produção dos documentos. 
ATRIBUIÇÃO DOS CÓDIGOS DE CLASSIFICAÇÃO 
No Plano de Classificação, o órgão produtor, as funções, subfunções, atividades e documentos 
apresentam-se hierarquicamente organizados e recebem códigos numéricos próprios. 
“O código de classificação é a referência numérica que associa o documento ao seu 
contexto de produção, e é composto das seguintes unidades de informação: órgão 
produtor; função; subfunção; atividade e série documental”. - São Paulo (Estado). Decreto 
estadual nº 48.897/2004, artigo 13. 
 
Veja abaixo um exemplo de estrutura, adotada pelo Estado de São Paulo. 
 
 
Como exemplo, no Estado de São Paulo o código de classificação da série documental é composto das 
seguintes unidades de informação: órgão produtor, função, subfunção, atividade, série documental. 
Órgão produtor: é o órgão público ou empresa privada juridicamente constituída e organizada 
responsável pela execução de funções e atividades. 
Função: corresponde ao conjunto das atividades que um órgão público ou empresa privada exerce 
para a consecução de seus objetivos. As funções podem ser diretas ou essenciais (atividades-fim) e indiretas 
ou auxiliares (atividades-meio). 
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As funções indiretas ou auxiliares são as que possibilitam a infra-estrutura administrativa, financeira, 
de recursos humanos, de material e patrimônio, transporte e de comunicação, infra-estrutura necessária ao 
desempenho concreto e eficaz das funções essenciais. 
Subfunção: refere-se a um agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfunção a uma 
vertente da respectiva função. 
Atividade: ações, encargos ou serviços decorrentes do exercício de uma função. 
Veja abaixo ilustração do Plano de Classificação de Documentos da Administração Pública do Estado 
de São Paulo: Atividades-Meio, oficializado pelo Decreto nº 48.897/2004: 
 
 
4.2 - Tabela de Temporalidade 
O DESAFIO DA GUARDA OU ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS 
É comum termos, mesmo em casa, um acúmulo desordenado e desnecessário de documentos e papéis 
diversos em armários, escrivaninhas e gavetas. A pergunta que vem em seguida é: "Será que eu posso jogar 
fora esses documentos ou vou precisar deles em algum momento? Será que ainda são úteis para alguma 
coisa?" 
Exatamente ao nos fazermos essa pergunta nos colocamos diante do grande desafio da avaliação de 
documentos. 
Existem documentos que não podemos eliminar jamais porque comprovam fatos ou atos 
fundamentais para nossa existência civil e para nossa vida pessoal: certidão de nascimento, de casamento, 
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de óbito, diplomas e certificados, histórico escolar, cédula de identidade, título de eleitor, carteira de 
motorista, carteira de trabalho, escrituras de imóveis, cartas, fotografias de família etc. 
Ao perder ou eliminar tais documentos, uma pessoa não tem como provar sua existência ou 
realizações, e, por isso, não pode exercer os seus direitos. 
No entanto, determinados documentos cumprem uma função importante durante um certo tempo e 
depois perdem o seu valor original e devem ser eliminados, sob pena de dificultarem o acesso a outros 
documentos com valor informativo e probatório relevantes. 
Trata-se de documentos rotineiros que acumulamos em grande volume ao longo de nossa vida: notas 
fiscais, contas de água, luz, telefone, gás, carnês de prestações, recibos de pagamento, notas fiscais, extratos 
bancários, imposto de renda, convites etc. Por isso, de tempos em tempos, nos sentimos obrigados a realizar 
uma “limpeza” nas gavetas e armários. 
O grande desafio nesse momento é saber o que podemos e/ou devemos eliminar e quando, sem 
prejudicar nenhum de nossos direitos e sem destruir nossas melhores lembranças. 
Se você eliminar uma nota fiscal e depois desejar trocar ou consertar uma mercadoria, a loja não 
efetuará a troca e nem o conserto. Por quê? Porque a nota fiscal prova que aquela mercadoria de fato foi 
adquirida naquela determinada loja e sem essa prova, o seu direito de trocar ou consertar a mercadoria não 
poderá ser exercido. 
Em função disso, a nota fiscal somente poderá ser eliminada quando se esgotar o prazo de troca 
(previsto no Código de Defesa do Consumidor) ou o prazo da garantia (definido no certificado de garantia do 
produto). 
Se você não conhecer ou não souber como exercer os seus direitos, precisará da colaboração de um 
outro profissional que possa orientá-lo. Por isso, na Arquivologia, não decidimos sozinhos sobre os valores 
dos documentos. 
Nesse sentido, observamos que não é possível e nem desejável que todos os documentos sejam 
preservados. 
 
No entanto, a preservação e a eliminação dependem de uma análise prévia dos 
documentos que possa nos orientar sobre quais deles e quando devem ser eliminados. 
Esse trabalho de análise denomina-se avaliação de documentos e, nesse processo, 
geralmente precisamos contar com a colaboração de outros profissionais, de outras áreas 
do conhecimento. 
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Nas organizações, públicas e privadas, a situação é bastante parecida. Da mesma forma, nos 
deparamos com documentos que devem ser preservados e outros que precisam ser eliminados quando seus 
valores tiverem se esgotado, para que não prejudiquem o restante do trabalho de gestão documental. 
Em geral devemos preservar tipos documentais relacionados ao funcionamento da instituição e as 
suas atividades-fim, tais como contratos sociais e alterações contratuais, metas e programas, propostas 
técnicas, projetos, etc. Esses documentos certamente precisam ser preservados para sempre, sob pena da 
empresa perder a sua “memória”. 
Por outro lado, outros documentos possuem um valor fiscal que se esgota depois de cinco anos (de 
acordo com o Código Tributário Nacional), tais como notas fiscais, comprovantes de pagamento, 
comprovantes de recebimento, extratos bancários, etc. 
Esses documentos que têm seu prazo de guarda definido no Código Tributário (denomina-se prazo 
prescricional o prazo de guarda definido em lei), poderão ser eliminados, após os cinco anos, sem nenhum 
prejuízo para a empresa. 
O importante é perceber que a guarda do documento decorre do valor que ele possui. 
Analisar os valores dos documentos é uma atividade técnica da gestão documental denominada 
avaliação. 
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo é o instrumento resultante da atividade de 
avaliação documental. 
A AVALIAÇÃO DOCUMENTAL 
A avaliação documental é um processo multidisciplinar de análise que permite a 
identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de 
guarda e de sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). 
Importante salientar ainda que a avaliação contribui decisivamente para a racionalização dos arquivos, 
para a agilidade e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental. 
Vale lembrar,como já estudamos, que os valores primários ou imediatos relacionam-se ao motivo que 
determinou a produção do documento, considerando seu uso para fins administrativo, jurídico-legal e fiscal. 
Já os valores secundários ou mediatos relacionam-se ao potencial do documento como prova ou fonte 
de informação para a pesquisa em qualquer área do conhecimento (urbanismo, meio-ambiente, história, 
clínica médica etc.) 
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Dentro desse contexto, a avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e 
definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu 
suporte material ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer 
outro. 
Assim como a classificação, a avaliação deve ser realizada no momento da produção do documento, 
para evitar a produção e acumulação desordenadas. 
A avaliação deve ser realizada dentro de parâmetros técnicos e jurídicos, a fim de se assegurar ao 
processo de análise a maior objetividade possível. 
Por isso, observa-se, de um lado, a legalidade (a conformidade dos prazos de guarda com a legislação 
vigente) e, por outro, a legitimidade (a elaboração multidisciplinar e coletiva de critérios). 
OBJETIVOS E BENEFÍCIOS DA AVALIAÇÃO DOCUMENTAL 
Os principais objetivos do processo de avaliação documental, estão listados abaixo: 
• Identificar os valores imediatos e mediatos dos documentos. 
• Definir os prazos de guarda e a destinação dos documentos. 
• Elaborar a Tabela de Temporalidade de Documentos. 
• Agilizar a recuperação dos documentos e das informações. 
• Reduzir a massa documental acumulada. 
• Liberar espaço físico. 
• Dar visibilidade e preservar os documentos de guarda permanente. 
• Autorizar a eliminação criteriosa de documentos. 
• Estimular a pesquisa e uso de dados retrospectivos. 
 
RAZÕES PARA A CRIAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS 
Vimos no início desta aula que com o Plano de Classificação garantimos a organização lógica e física 
dos documentos, recuperamos as informações em seu contexto original de produção e visualizamos as 
funções, subfunções e atividades do organismo produtor. 
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Por essas razões, o Plano de Classificação precede e orienta a elaboração da Tabela de Temporalidade 
de Documentos. 
Porém, mesmo com o Plano de Classificação, continuamos com os arquivos abarrotados de 
documentos e sem espaço para acomodá-los, pois diante do volume não é possível guardar a totalidade da 
produção documental. 
Desta forma torna-se necessário fazer a avaliação de documentos e consolidar os resultados dessa 
análise na Tabela de Temporalidade de Documentos, instrumento que autoriza a eliminação de documentos 
rotineiros, sem valor para a administração ou para a coletividade e que, ao mesmo tempo, garante a 
preservação de documentos com relevante valor informativo e probatório. 
O QUE É A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS 
 
A Tabela de Temporalidade é o instrumento de gestão, resultante da avaliação 
documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a 
destinação de cada série documental, determinando sua preservação ou autorizando a 
sua eliminação. 
Para o DBTA a Tabela de Temporalidade é: 
Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos 
e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou 
eliminação de documentos. 
A oficialização e efetiva aplicação da Tabela de Temporalidade permitirá ao órgão ou entidade 
preservar os documentos que possuam valor probatório e informativo relevantes e que sejam considerados 
de guarda permanente, ou ainda, eliminar com segurança, de acordo com os procedimentos técnicos e 
legais, aqueles documentos desprovidos de valor, sem que haja prejuízo à administração ou à sociedade. 
Em se tratando de documentos públicos ou considerados de interesse público, a Tabela de 
Temporalidade deverá ser encaminhada para aprovação da instituição arquivística pública em sua esfera de 
competência, de acordo com o que determina o artigo 9.º da Lei Federal n.º 8.159/1991. 
Veja abaixo: 
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Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter 
público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua 
específica esfera de competência. 
Por ser um instrumento dinâmico de gestão, a Tabela de Temporalidade deve ser atualizada 
periodicamente: primeiro, porque com o passar do tempo, é provável que muitos documentos deixem de 
existir e outros novos sejam produzidos, segundo, porque a legislação ou as razões administrativas ou 
técnicas que justificaram alguns prazos de guarda podem sofrer alterações. 
CAMPOS DE INFORMAÇÃO DISPONÍVEIS 
Na Tabela de Temporalidade de Documentos deverão constar os seguintes campos de informação 
(veja abaixo na ilustração): 
• prazos de guarda (na unidade produtora e na unidade com atribuição de arquivo) 
• destinação (eliminação ou guarda permanente) 
• observações. 
 
 
ETAPAS PARA A ELABORAÇÃO DA TABELA 
As informações necessárias para preencher os campos da Tabela de Temporalidade serão obtidas por 
meio da avaliação de documentos. 
Para compreender melhor o que é avaliação de documentos vamos a seguir analisar cada uma das 
seguintes etapas: 
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1. Identificação dos valores dos documentos: 
 
• Valor primário ou imediato (administrativo, fiscal e legal): O valor primário decorre da razão pela 
qual o documento foi gerado pela instituição, no exercício de suas atividades, destacando-se os 
valores administrativo, fiscal e legal. 
• Valor secundário ou mediato (probatórios, informativos, históricos e culturais): Alguns documentos, 
mesmo depois de esgotado seu valor primário, continuam tendo relevância probatória, informativa, 
cultural ou histórica e, portanto tornam-se importantes fontes de pesquisa, tanto para a 
administração quanto para a comunidade. 
 
2. Análise do ciclo de vida dos documentos 
 
Esta etapa compreende o estudo dos documentos desde a sua criação até a sua destinação final, 
permite identificar os valores e definir o tempo em que o documento deverá permanecer na unidade 
produtora (arquivo corrente) e na unidade com atribuições de arquivo (arquivo intermediário ou central), 
bem como se a sua destinação será a guarda permanente (arquivo permanente) ou a eliminação. 
 
3. Pesquisa da temporalidade dos documentos 
 
• Considerando a legislação específica: O objetivo desta etapa de trabalho é identificar o prazo de 
guarda do documento definido na legislação (prescrição). 
Para tanto, o primeiro passo é o levantamento da legislação que determina eventuais prazos de 
prescrição dos documentos produzidos/acumulados no exercício das atividades-meio e das 
atividades-fim. Por exemplo: Leis, Decretos, Resoluções, Portarias e outros atos normativos. 
• Considerando as necessidades administrativas: Para os documentos cujos prazos de guarda não são 
regulamentados por legislação específica deverão ser consideradas as necessidades administrativas 
do órgão/entidade, a fim de se definir os prazos de guarda (precaução) e a destinação dos 
documentos. 
Esse trabalho deverá contar coma colaboração dos representantes das áreas envolvidas, pois são 
eles que, como produtores ou acumuladores dos documentos, melhor conhecem sua área de 
atuação, suas normas, procedimentos, trâmites, rotinas e antecedentes. 
 
4. Definição dos prazos de guarda dos documentos: vigência, prescrição e precaução 
 
Realizada a pesquisa na legislação e o estudo das necessidades administrativas poderá ser 
preenchido o campo PRAZOS DE GUARDA (em anos) na Tabela: 
 
Com fundamento em legislação específica ou nas demandas administrativas para cada série 
documental deverá ser indicado o correspondente prazo de guarda, ou seja, o tempo de permanência de 
cada conjunto documental na unidade produtora e na unidade com atribuições de arquivo. 
Unidade Produtora: deve ser indicado o número de anos em que o documento deverá permanecer 
no arquivo corrente, cumprindo a finalidade para a qual foi produzido. 
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Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que se conservam junto às unidades 
produtoras em razão de sua vigência e da frequência com que são por elas consultados. 
Quando utilizamos o conceito vigência, na unidade produtora, estamos nos referindo ao 
intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais 
plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção. Este intervalo de 
tempo deverá, sempre que possível, ser definido em anos e quando não for possível, 
recomenda-se o uso da palavra VIGÊNCIA. 
O registro da informação que explica o término da VIGÊNCIA deverá ser inserido no campo 
OBSERVAÇÕES, veja abaixo: 
 
 
Unidade com atribuições de Arquivo: deve ser indicado o número de anos em que o documento 
deverá permanecer na unidade com atribuições de arquivo cumprindo prazos prescricionais ou 
precaucionais (documentos intermediários). 
Consideram-se documentos intermediários aqueles com uso pouco frequente que aguardam prazos 
de prescrição e precaução nas unidades que tenham atribuições de arquivo. 
Os prazos considerados para a definição do tempo de guarda na Unidade com atribuições de arquivo 
são os seguintes: 
Prazo de Prescrição – intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do Poder Judiciário 
para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos documentos será dilatado sempre 
que ocorrer a interrupção ou suspensão da prescrição, em conformidade com a legislação vigente. Veja 
exemplo abaixo: 
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Prazo de Precaução – intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por precaução, antes 
de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda permanente. Veja mais um exemplo na sequência: 
 
O prazo de guarda do documento na unidade com atribuições de arquivo, frequentemente, coincide 
com o seu prazo prescricional e precaucional e deve ser contado a partir do cumprimento do prazo de 
vigência na Unidade Produtora. 
É importante considerar que estes prazos podem ser interrompidos quando instaurada uma ação 
judicial ou por qualquer ato inequívoco ainda que extrajudicial, passando a se contar o prazo, novamente, a 
partir da data da decisão ou resolução do ato que a interrompeu. 
Por outro lado, uma simples consulta ao documento não interrompe a contagem do prazo previsto na 
unidade com atribuições de arquivo. 
 
5. Destinação final: eliminação ou guarda permanente 
 
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O último passo da avaliação é definir, em razão de seus valores, se a destinação de cada uma das séries 
documentais é a eliminação ou a guarda permanente. 
Entende-se por destinação a decisão decorrente da avaliação documental, que determina o seu 
encaminhamento. 
Eliminação: Os documentos destinados à eliminação são aqueles que já cumpriram seus prazos de 
guarda na unidade produtora e na unidade com atribuições de arquivo e não apresentam valor secundário 
que justifique a sua guarda. 
Documentos de guarda temporária são aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade 
produtora ou nas unidades que tenham atribuições de arquivo, podem ser eliminados sem prejuízo para a 
coletividade ou memória do órgão público o empresa privada. 
 
Guarda permanente: Os documentos destinados à guarda permanente são aqueles cujas informações 
são consideradas imprescindíveis ao órgão produtor e para a comunidade. 
Esses documentos, além do valor administrativo, legal e fiscal, encerram também valor de prova e 
servem como fonte para a pesquisa e, portanto, devem ser definitivamente preservados. 
São exemplos de documentos de guarda permanente os constitutivos e extintivos de direitos, os que 
encerram orientações normativas, os que refletem a evolução social, econômica e administrativa da 
instituição, os que emanam da direção superior, como planos, projetos, programas e relatórios anuais, os 
que tratam de política de pessoal, dentre outros. 
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6. Preenchimento do campo Observações 
Este campo da Tabela é reservado para o registro dos atos legais e das razões de natureza 
administrativa que fundamentaram a indicação dos prazos propostos ou ainda informações relevantes 
sobre a produção, guarda ou conteúdo do documento. 
 
Veja a seguir um exemplo completo de Tabela de Temporalidade, com todos os campos que estudamos 
ao longo da aula: 
 
 
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5 - Considerações Finais 
Pessoal, chegamos ao final de mais uma etapa. 
Essa é uma aula que abusa de conceitos, explicações e ilustrações de processos, pois hoje fomos a 
fundo na constituição de dois instrumentos importantíssimos para a Arquivologia: o Plano de Classificação 
de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos. 
Estamos avançando na "cadeia" de gestão documental. Deixamos o arquivo corrente (1a fase) e hoje 
entramos no intermediário. É aqui que se define o que vai acontecer com cada um dos documentos e, para 
isso, sua classificação e avaliação são fundamentais. Vimos que é apenas por meio da identificação dos 
valores desses documentos que essa decisão é tomada. 
Bem, ficamos por aqui. Muito bom estarmos juntos mais uma vez. Nos vemos breve, na próxima aula. 
Tchau! 
Instagram: https://www.instagram.com/ricardocampanario 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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QUESTÕES COMENTADAS 
 
1. (NC-UFPR/ITAIPÚ/Secretária Executiva/2019) O prazo precaucional dos conjuntos documentais 
deverá ser cumprido nos arquivos: 
a) Correntes. 
b) Intermediários. 
c) Permanentes. 
d) Correntes e Intermediários. 
e) Intermediários e Permanentes. 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. No arquivo corrente ficam os documentos que têm alta frequência de uso, 
aindavigentes e que, portanto, não estão cumprindo prazos precaucionais. 
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. 
Vimos ao longo da aula que o prazo de precaução é o intervalo de tempo durante o qual guarda-se o 
documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda permanente, diferentemente 
do prazo de prescrição que é o intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do Poder Judiciário 
para fazer valer direitos eventualmente violados. 
Note que, no caso da precaução, as próximas etapas são ou o recolhimento para arquivo permanente ou a 
eliminação, ou seja, esse tempo é mesmo cumprido no arquivo intermediário, onde ficam os documentos 
consultados com menor frequência e que ainda não tem destinação final definida, justamente por ainda 
estarem aguardando o cumprimento dos prazos precaucionais ou prescricionais, definidos na Tabela de 
Temporalidade. 
A alternativa C está incorreta. O arquivo permanente é sim a próxima etapa desses documentos e não a 
atual. Isso caso tenham valor secundário, caso contrário sua destinação é a eliminação. 
A alternativa D está incorreta. Isso porque o examinador traz o arquivo corrente para a resposta. Prazos 
precaucionais são cumpridos no arquivo intermediário e não no corrente. 
A alternativa E está incorreta. Isso porque o examinador traz o arquivo permanente para a resposta. Prazos 
precaucionais são cumpridos no arquivo intermediário e não no permanente. 
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2. (VUNESP/UFABC/Assistente em Administração/2019) Aqueles documentos que aguardam para 
que se tome a decisão sobre sua destinação final são os arquivos: 
a) correntes. 
b) de primeira idade. 
c) permanentes. 
d) de terceira idade. 
e) intermediários. 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. No arquivo corrente os documentos ainda tem alta frequência de uso e 
tramitação, além de ainda estarem vigentes. Não é lá que aguardam a decisão sobre sua destinação final, 
mas sim no arquivo intermediário. 
A alternativa B está incorreta. O arquivo de primeira idade é o arquivo corrente, repetindo-se portanto a 
análise da alternativa A. 
A alternativa C está incorreta. No arquivo permanente os documentos já receberam a decisão sobre sua 
destinação final. Por possuírem valor secundário, foram recolhidos à guarda permanente. 
A alternativa D está incorreta. O arquivo de terceira idade é o arquivo permanente, repetindo-se portanto a 
análise da alternativa C. 
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. É justamente no arquivo intermediário que os 
documentos de baixa frequência de uso e consulta (tramitação) aguardam as decisões sobre o destino final. 
São transferidos dos arquivos correntes até por uma questão de redução do custo de armazenagem e, no 
arquivo intermediário, aguardam a decisão sobre a guarda permanente ou eliminação, ou seja, sobre sua 
destinação final. 
3. (CESPE/PGE-PE/Assistente de Procuradoria/2019) A respeito de princípios e conceitos 
arquivísticos, julgue o item a seguir. O arquivo intermediário armazena, por determinado intervalo 
de tempo, documentos que ainda podem ser solicitados pelas unidades organizacionais que os 
acumularem. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está CORRETA. 
É verdade. Documentos do arquivo intermediário, embora tenham frequências de uso e consulta mais baixas 
(tramitação), ainda podem ser solicitados para o tratamento de assuntos idênticos ou para retomar um 
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problema novamente focalizado. A permanência dos documentos nesses arquivos é, portanto, transitória e, 
de lá, migram ou para guarda permanente ou para a eliminação. 
4. (FGV/ALE-RO/Assistente Legislativo/2018) Um arquivista, ao transferir documentos para o arquivo 
intermediário, adotou essa medida com o intuito de: 
a) descartar itens inutilizados. 
b) economizar espaço e recursos. 
c) facilitar o acesso ao arquivo terciário. 
d) preservar documentos de valor permanente. 
e) garantir a confidencialidade de informações. 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. Não há descarte de itens inutilizados no momento da transferência de 
documentos do arquivo corrente para o intermediário. Tal movimento ocorre apenas quando é tomada a 
decisão sobre a destinação final do documento e isso ocorre no próprio arquivo intermediário, após a 
transferência relatada pelo examinador. 
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Vimos ao longo da aula que um dos grandes ganhos 
do arquivo intermediário é sua redução de custos. O arquivo intermediário apresenta despesas menores, 
economia de recursos material e humano empregados e redução de espaço, sempre quando comparado ao 
arquivo corrente. 
A alternativa C está incorreta. Não há qualquer vínculo em relação a eventual "facilitação" do acesso ao 
arquivo terciário, o permanente. 
A alternativa D está incorreta. A preservação de documentos de valor permanente é feita no arquivo 
permanente e não no intermediário. 
A alternativa E está incorreta. Em nenhum dos 3 arquivos: corrente, intermediário e permanente há maior 
ou menor condição de se garantir a confidencialidade das informações. Na verdade ela deve ser preservada 
em qualquer um dos três arquivos. 
5. (IADES/Hemocentro-DF/Arquivologia/2017) A respeito dos arquivos intermediários, assinale a 
alternativa correta. 
a) Todos os documentos acumulados deverão passar pelo arquivo intermediário. 
b) No último ano de guarda dos documentos nos arquivos intermediários, os documentos deverão ser 
digitalizados. 
c) O valor primário dos documentos dos arquivos intermediários vai diminuindo com o tempo até o completo 
esgotamento. 
d) Os documentos transferidos dos arquivos correntes deverão receber uma nova classificação. 
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e) Somente os documentos em suporte papel deverão ser transferidos para os arquivos intermediários. 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. Não necessariamente. Há documentos que são eliminados, por exemplo, logo 
após a sua vigência, no próprio arquivo corrente, assim como podem ser imediatamente recolhidos ao 
arquivo permanente, caso tenham valor secundário. 
A alternativa B está incorreta. Não há esse norma, aliás, ao contrário. Qualquer documento só deve ser 
digitalizado ou migrado para outra mídia após passar pela atividade de avaliação, sob pena da realização de 
atividade desnecessária: digitalização, cópia ou microfilmagem de documentos sem valor secundário, por 
exemplo, prestes a serem eliminados. 
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Com o passar do tempo e, tecnicamente, com o 
cumprimento dos prazos de precaução e de prescrição, os documentos perdem os seus valores primários: 
legais, fiscais e administrativos, até que se esgotam. Nesse momento, caso não tenham valor secundário, 
deverão ser eliminados, caso contrário serão migrados para a guarda definitiva em arquivo permanente. 
A alternativa D está incorreta. Ao contrário. Ao serem transferidos do arquivo corrente para o arquivo 
intermediário os documentos mantém a sua classificação original. 
A alternativa E está incorreta. Não há nenhuma vinculação entre o suporte e a transferência. Documentos 
em qualquer suporte poderão ser transferidos ao arquivo intermediário, desde que haja razão para isso. 
6. (NC-UFPR/UFPR/Assistente Administração/2019) Assinale a alternativa que apresenta uma rotina 
relacionada às operações de classificação de documentos:a) Ordenar os documentos sob um mesmo assunto. 
b) Reunir os antecedentes em ordem cronológica decrescente. 
c) Inspecionar o documento para verificar se possui anexo. 
d) Fixar cuidadosamente os documentos em pastas suspensas identificadas. 
e) Anotar o código na primeira folha do documento. 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. A ordenação de documentos sob um mesmo assunto só ocorre após a devida 
classificação dos documentos. 
A alternativa B está incorreta. A classificação dos documentos independe da ordenação cronológica de seus 
antecedentes. 
A alternativa C está incorreta. A classificação dos documentos também é independente da checagem de seus 
anexos que, embora importante, não tem relação com a atividade de classificação. 
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A alternativa D está incorreta. Essa é uma etapa da organização de documentos, o que ocorre após a 
atividade de classificação. 
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Essa é mesmo uma das etapas do processo de 
classificação, chamada de codificação, ou seja, a aplicação do código correspondente ao assunto de que trata 
o documento, identificado na operação de estudo. 
7. (FCC/CL-DF/Técnico de Arquivo e Biblioteca/2018) Entre os principais instrumentos utilizados 
visando a apoiar operações e procedimentos técnicos da gestão arquivística de documentos 
eletrônicos ou convencionais encontram-se: 
a) plano de classificação e tabela de temporalidade. 
b) manual de gestão e Classificação Decimal Universal. 
c) vocabulário controlado e estrutura da organização. 
d) sistema informatizado de gestão e tesauro. 
e) normas de descrição arquivística e glossário. 
Comentários: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Plano de classificação e tabela de temporalidade são 
exatamente os dois instrumentos que mais estudamos até agora e que, certamente, são os que mais 
aparecem em prova e são aqueles buscados pelos examinadores em suas questões mais genéricas, como 
essa. 
A alternativa B está incorreta. Manual de gestão e Classificação Decimal Universal não são sequer 
instrumentos que possam gerar alguma confusão no candidato. 
A alternativa C está incorreta. Vocabulário controlado e estrutura da organização também são "invenções" 
do examinador, apenas para tentar confundir o candidato. 
A alternativa D está incorreta. Sistema informatizado de gestão e tesauro também não são os principais 
instrumentos utilizados visando a apoiar operações e procedimentos técnicos da gestão arquivística de 
documentos eletrônicos ou convencionais. 
O tesauro é considerado um instrumento por alguns autores. mas certamente está distante da utilidade do 
Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade. 
A alternativa E está incorreta. Normas de descrição arquivística e glossário também não são os instrumentos 
buscados pela banca na questão colocada. 
 
8. (CESPE/PF/Escrivão de PF/2018) Acerca da gestão da informação e de documentos, julgue o item 
que se segue. A classificação de documentos de arquivo é realizada com a aplicação do código de 
classificação, instrumento que é preparado a partir das funções e atividades que gerem os 
documentos. 
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a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está CORRETA. 
Enunciado perfeito. O código de classificação é atribuído de acordo com as funções e atividades exercidas 
pelo documento (nesse caso estamos falando de uma classificação funcional) o que, consequentemente, 
gera a classificação dos documentos com base nas funções e atividades exercidas pela instituição. 
Apenas relembrando, a classificação funcional é a representação lógica das funções, subfunções e atividades 
do organismo produtor, o que a difere de maneira clara da classificação estrutural, que veremos a seguir. 
9. (VUNESP/Pref. Itapevi-SP/Analista Arquivologia/2019) No que concerne ao plano de classificação 
de documentos e à tabela de temporalidade, é correto afirmar que: 
a) o plano de classificação apresenta os documentos hierarquicamente organizados de acordo com a 
atividade (classificação estrutural) ou de acordo com o grupo responsável por sua produção ou acumulação 
(classificação funcional). 
b) a tabela de temporalidade tem por objetivos: organizar de forma lógica e correta o arquivamento de 
documentos, recuperar o contexto original de produção, controlar o trâmite e atribuir códigos numéricos. 
c) o plano de classificação visa caracterizar os documentos por sua unicidade e individualidade focando-se 
na importância em si mesmos e nas informações específicas que possuem. 
d) a tabela de temporalidade, que autoriza a eliminação dos documentos rotineiros, precede e orienta a 
elaboração do plano de classificação, garantindo a organização dos documentos em seu contexto de 
produção. 
e) a tabela de temporalidade é o instrumento de gestão, resultante da avaliação documental, aprovada por 
autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental. 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. As justificativas das classificações estão invertidas. A classificação de acordo 
com a atividade é a funcional e não a estrutural, enquanto a classificação de acordo com o grupo responsável 
por sua produção ou acumulação é a estrutural e não a funcional. 
A alternativa B está incorreta. As principais funções da tabela de temporalidade são indicar o correto prazo 
de guarda do documento e a sua destinação final, isso justamente após o cumprimento deste prazo de 
guarda. 
A alternativa C está incorreta. O plano de classificação, independentemente da importância que os 
documentos possuem em si mesmos e das informações específicas que possuem, os classifica sim de acordo 
com as funções e atividades da organização (funcional) ou de acordo com a estrutura da organização 
(estrutural). 
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A alternativa D está incorreta. É o oposto. A tabela de temporalidade é na verdade orientada pelo plano de 
classificação, que a precede, não o contrário. 
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Perfeito. Essa é uma bela definição de tabela de 
temporalidade: instrumento de gestão, que deriva da atividade de avaliação e que define prazos de guarda 
e destinação final dos documentos. Gabarito! 
10. (ACEP/Pref. Aracati-CE/Técnico de Arquivo/2019) A avaliação é o processo de análise que 
estabelece prazos de guarda e a destinação de documentos de arquivo, de acordo com os valores 
que lhe são atribuídos. O instrumento arquivístico proveniente deste processo avaliativo é 
denominado: 
a) código de destinação. 
b) tabela de temporalidade. 
c) plano de destinação. 
d) índice de temporalidade. 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. O código de destinação não é nem um instrumento arquivístico e nem deriva 
do processo de avaliação. 
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Essa é mais uma boa definição de tabela de 
temporalidade: instrumento arquivístico proveniente do processo de avaliação. 
A alternativa C está incorreta. O plano de destinação é o "esquema no qual se fixa a destinação dos 
documentos", conforme definição do DBTA. Não é disto que o examinador está falando. 
A alternativa D está incorreta. Não existe um "índice" de temporalidade, mas sim a tabela de temporalidade. 
É mais uma armadilha do examinador para atingir o candidato. Cuidado com a nomenclatura correta! 
11. (VUNESP/CM Piracicaba-SP/Arquivista/2019)O prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim 
do qual descartam-se os documentos não considerados de valor permanente é chamado de: 
a) eliminação. 
b) guarda. 
c) precaução. 
d) prescrição. 
e) vigência. 
Comentários: 
Atenção pois esta é uma questão complexa que pode fazer o candidato se confundir. Fique atento 
especialmente com as explicações das alternativas A e B abaixo. 
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A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Segundo o DBTA o prazo de eliminação é o "prazo 
fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de valor permanente 
deverão ser eliminados". Note que na própria definição temos a menção clara à eliminação do documento, 
que é exatamente o que o examinador procura no enunciado. 
A alternativa B está incorreta. Segundo o DBTA o prazo de guarda é "o prazo, definido na tabela de 
temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo 
corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada. Também chamado período 
de retenção ou prazo de retenção". Veja que neste caso, encerrado o prazo de guarda há apenas a indicação 
da destinação final do documento, que pode ou não ser a eliminação, ao contrário do prazo de eliminação, 
que não admite outro desfecho que não seja a própria eliminação. 
A alternativa C está incorreta. O prazo de precaução é o "intervalo de tempo durante o qual guarda-se o 
documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda permanente". 
A alternativa D está incorreta. Já o prazo de prescrição é o "intervalo de tempo durante o qual pode-se 
invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados". Vale lembrar que o 
tempo de guarda dos documentos será dilatado sempre que ocorrer a interrupção ou suspensão da 
prescrição, em conformidade com a legislação vigente. 
A alternativa E está incorreta. Por fim, quando utilizamos o termo vigência, na unidade produtora, estamos 
nos referindo ao intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais 
plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção. Este intervalo de tempo deverá, sempre 
que possível, ser definido em anos e quando não for possível, recomenda-se o uso da palavra "Vigência". 
12. (CESPE/TJ-AM/Analista Judiciário/2019) Julgue o item subsequente, relativo a funções 
arquivísticas. 
A tabela de temporalidade, instrumento de aplicação das decisões tomadas no processo de 
avaliação, é fundamentada na teoria dos valores. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está CORRETA. 
É isso mesmo. Com base na presença de valores primários e secundários a tabela de temporalidade 
estabelece os prazos de guarda de cada um dos documentos e a sua destinação final (eliminação caso não 
possua valor secundário ou guarda permanente, caso possua). 
Vamos relembrar as definições de valores primários e secundários pois isso cai muito em prova: 
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Valor Primário (também chamado de administrativo ou imediato) - valor atribuído a um documento em 
função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins 
administrativos, e seu valor legal e fiscal. Relaciona-se ao período de utilidade do documento para o 
cumprimento de cada um desses seus fins. 
Valor Secundário (conhecido também por histórico ou mediato) - valor atribuído a um documento em função 
do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para 
fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. É um valor permanente que pode ser: 
Probatório: comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição. 
Informativo: contém informações críticas sobre temas com os quais a organização trabalha, seja para fins de 
estudo, pesquisa ou gestão do conhecimento. 
13. (CESPE/CGM João Pessoa-PB/Técnico Municipal de Controle Interno/2018) Acerca do 
gerenciamento da informação e da gestão de documentos, julgue o item a seguir. O instrumento 
que operacionaliza a avaliação de documentos é a tabela de temporalidade. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está CORRETA. 
A tabela de temporalidade, ao lado do plano de classificação, são os dois instrumentos mais importantes no 
processo de gestão de documentos. Perceba, porém, que o enunciado fala em operacionalização da 
avaliação e, nesse quesito, a tabela de temporalidade de documentos é mesmo o instrumento mais 
importante. 
14. (CESPE/STM/Técnico Judiciário/2018) A respeito da gestão de documentos, julgue o item. 
De acordo com a tabela de temporalidade, um documento destinado à eliminação deve ser 
previamente digitalizado. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está ERRADA. 
A eliminação certamente não é um critério para a digitalização do documento. 
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Ao contrário, se o documento será eliminado, ele não possui valor secundário que justifique sua guarda 
permanente, desta forma, muito pouco provável que sua digitalização seja necessária por qualquer outra 
razão. 
De qualquer forma a digitalização documental (ou qualquer outro processo de reprodução de documentos) 
só é recomendada após a atividade de avaliação do documento, para que se verifique sua real necessidade, 
levando em conta os custos e os recursos investidos. 
15. (CESPE/EBSERH/Assistente Administrativo/2018) Julgue o próximo item, referente a tabela de 
temporalidade, acondicionamento, armazenamento, preservação e conservação de documentos 
em arquivo. 
A tabela de temporalidade do arquivo de uma instituição pública deve contemplar informações 
relativas à eliminação ou à guarda permanente dos documentos, além dos prazos de permanência 
em cada fase de arquivamento. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está CORRETA. 
Perfeito. O enunciado já traz as informações que precisamos, todas corretas. A tabela de temporalidade 
contempla informações relativas à eliminação e a guarda permanente de documentos, além de apontar os 
prazos em que permanecerão em cada uma das fases do arquivamento. 
Em suma, a Tabela de Temporalidade e Destinação atinge as 3 idades documentais, determinando o prazo 
que o documento permanecerá em cada idade, e a destinação que receberá. 
16. (CESPE/IFF/Arquivista/2018) Na tabela de temporalidade, a indicação do prazo de guarda no 
arquivo intermediário deve ser feita: 
a) pelo tempo de vigência. 
b) pela relação com a emulação. 
c) pela quantidade de anos. 
d) pela existência do valor informativo. 
e) pela indicação de reformatação. 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. Enquanto o documento estiver vigente ele não estará no arquivo 
intermediário, mas sim no corrente. 
A alternativa B está incorreta. Não tem qualquer relação com o tema. 
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A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Os prazos de guarda na tabela de temporalidade 
(tanto na unidade produtora como na unidade com atribuições de arquivo) deve ser feita em anos. Veja a 
figura abaixo, extraída da imagem da tabela que temos na aula. A indicação deve ser feita (EM ANOS). 
 
A alternativa D está incorreta. Não