FUNDAMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO_CAP 1

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FUNDAMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO
Introdução:
Ao analisar os elementos introdutórios à Administração, é necessário compreender seus conceitos fundamentais e como se dá o papel do administrador na organização. Isso porque os administradores possuem diferentes funções que devem desempenhar durante seu trabalho, como é o caso do Planejamento, da Organização, da Direção e do Controle, que acabam demonstrando a complexidade do ambiente em que o administrador se encontra para a tomada de decisão que, muitas vezes, deve ser tomada de maneira rápida e com limitação de informações disponíveis, ocasionando incerteza. Por fim, os administradores devem desempenhar outros papéis na organização, como liderança e comunicação eficiente e eficaz.
Conceitos Fundamentais de Administração
Estudante, a compreensão dos fundamentos da Administração é de suma importância para o entendimento de outros tópicos mais avançados ligados à Teoria Geral da Administração (TGA), isso porque o conhecimento da Administração, de suas funções, do papel do administrador e da função deste, que tem impacto sobre a sociedade, serve para compreender o papel da organização.
Nessa perspectiva, a Administração tem relações com: I) arte; II) técnica; III) ciência. A arte está relacionada à expertise, que requer elegância, estilo, competência, dentre outras características. Por outro lado, a técnica tem relação com a Administração porque é necessário utilizar ferramentas concretas e conceituais. Por fim, a ciência, visto que se fundamenta em teorias, ideias, conceitos e abstrações, necessários a uma Administração eficiente e de boa qualidade nas diversas organizações, inclusive as empresariais (CHIAVENATO, 2014).
A Administração é uma ciência nova, com maior destaque – no sentido de maiores estudos e atenção – a partir do século XX, com a construção de teorias e princípios ligados às boas práticas administrativas. Desse modo, a Administração foi capaz de provocar influências ao redor de todo o planeta, ajudando a impulsionar o crescimento e o desenvolvimento econômico das diferentes nações em decorrência de a Administração representar a inteligência organizacional (CHIAVENATO, 2014).
A Administração permite alcançar resultados com os meios disponíveis. Fazer maravilhas com os recursos e competências de que se dispõe. Esse é o encanto da Administração: transformar recursos e competências em resultados tangíveis e extraordinários. A Administração é a maneira pela qual as coisas acontecem nas organizações. Sem ela, o mundo moderno jamais seria o que é hoje. (CHIAVENATO, 2014, p. 6)
Sobral e Peci (2013) explicam que a Administração foi definida por Mary Parker Follet como a arte de produzir bens ou serviços por intermédio de pessoas. Contudo, os autores avançam na definição para um modo mais abrangente ao apontar a Administração como um processo de coordenação do trabalho dos membros da organização e de alocação dos recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos de forma eficaz e eficiente.
Em suma, a Administração deve analisar os objetivos estabelecidos pelas organizações e, na sequência, executar determinadas ações para que sejam efetivados os objetivos propostos, utilizando diferentes ferramentas, tais como: I) planejamento; II) organização; III) direção; IV) controle. Dessa maneira, esses elementos são usados como recursos para que os objetivos sejam conquistados. Contudo, a visão abordada até agora é um pouco simplista; é necessário avançar no entendimento dos conceitos de Administração.
	Administração
	“[...] é o processo de alcançar objetivos pelo trabalho com e por meio de pessoas e outros recursos organizacionais.”
	Administração
	“[...] é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar o trabalho dos membros da organização e utilizar todos os recursos organizacionais disponíveis para alcançar objetivos organizacionais definidos.”
	Administração
	“[...] é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar o uso de recursos para alcançar objetivos de desempenho.”
	Administração
	“[...] é o alcance de objetivos organizacionais de maneira eficaz e eficiente através de planejamento, organização, liderança e controle dos recursos organizacionais.”
	Administração
	“[...] é o ato de trabalhar com e por intermédio de outras pessoas para realizar os objetivos da organização, bem como de seus membros.”
Quadro 1.1 - Conceitos de Administração
Fonte: Adaptado de Chiavenato (2014, p. 6-7).
Como é possível analisar no Quadro 1.1, existem diferentes conceitos; à medida que o tempo passa e ocorrem modificações na composição da sociedade moderna, os conceitos ligados à Administração também sofrem modificações para acompanhar os anseios da sociedade. Nesse sentido, o conceito de Administração teve que incorporar a globalização, visto que a moderna Administração das organizações não fica restrita aos limites dos territórios nacionais (CHIAVENATO, 2014).
Por essa lógica, a Administração atual deve ser guiada por aspectos que transcendem os países, isto é, as fronteiras do país-sede de uma organização não são um fator limitante para sua expansão e planejamento. Chiavenato (2014, p. 8) apresenta a seguinte ideia:  
A Administração figura como a única instituição que transcende as fronteiras de países e organizações apresentando um significado global e mundial. A moderna Administração não se restringe aos limites ou fronteiras nacionais. Para ela, as fronteiras nacionais perderam a antiga relevância. Além do mais, o centro de nossa sociedade e de nossa economia não é mais a tecnologia, nem a informação e a produtividade. O fulcro central está na organização: a organização administrada que maneja a tecnologia, a informação e a produtividade.
Isso posto, o foco central está na organização, em decorrência de ela ser a maneira pela qual a sociedade consegue que as coisas sejam feitas, tendo a Administração como ferramenta responsável por torná-la capaz de gerar resultados e de produzir o desenvolvimento. O desenvolvimento de um país ou organização passa necessariamente pela Administração para que as atividades na economia sejam executadas de maneira eficiente (CHIAVENATO, 2014).
Figura 1.1 - A rosácea da Administração: a reunião de competências necessárias
Fonte: Chiavenato (2014, p. 8).
A Figura 1.1 apresenta a evolução do conceito de Administração, que já não fica restrita ao planejamento, à organização, à direção e ao controle. Note que, para cada um dos itens básicos da visão antiga sobre a Administração, novos itens foram colocados, impulsionando a complexidade que envolve a Administração na atualidade. É o caso de itens como visão do futuro, eficiência e eficácia, desempenho, comunicação, liderança, dentre outras características igualmente importantes.
Os Administradores
O conceito inicial trabalhado nesta unidade tratou da Administração ligada às organizações: para existir a possibilidade de atuação da Administração, é necessário que existam administradores, isto é, pessoas que têm como função tomar decisões e coordenar o trabalho de outros de forma a alcançar os objetivos das organizações. Consequentemente, os administradores são os membros responsáveis pela tomada de decisões centrais, com a finalidade de guiar as empresas e as organizações de forma eficiente em seus objetivos planejados (SOBRAL; PECI, 2013).
saiba mais
A Lei nº 4.769 de 9 de setembro de 1965 dispõe sobre o exercício da profissão de técnico em Administração, além de dar outras providências. Para mais informações relativas à lei, consulte o site do Planalto.
Fonte: Brasil (1965).
ACESSAR
Estudante, uma questão importante a ser ressaltada para melhor compreender o papel do administrador nas organizações empresariais modernas é entender que o seu foco é coordenar e dirigir as atividades de outras pessoas para que as metas traçadas sejam atingidas. Nessa lógica, o administrador se difere dos outros agentes que compõem a organização empresarial por seu papel de coordenação de atividades (SOBRAL; PECI, 2013).
Reflita
“As atividades de Administração ou gestãonão estão circunscritas ao presidente ou aos diretores da organização. Muitas pessoas da estrutura hierárquica têm funções de Administração, como os gerentes, os supervisores, os líderes de equipe, por exemplo. O administrador é também responsável pela execução de algumas tarefas, não limitando sua atuação a planejamento, organização, direção e controle do trabalho de outras pessoas.”
Fonte: Sobral e Peci (2013, p. 7).
Existem diferentes níveis decisórios que os administradores podem ocupar na gestão das organizações, com cada um apresentando diferentes funções e nível de responsabilidade. Os diferentes níveis são: I) estratégico; II) tático; III) operacional. Com maior relevância, o nível estratégico é o mais alto dos conceitos apresentados, sendo ocupado por um grupo pequeno de administradores que são responsáveis pelas principais decisões tomadas pela organização ao longo do tempo. Por consequência, são os responsáveis pela interação entre a organização e o ambiente externo (SOBRAL; PECI, 2013).
O nível tático representa a escala intermediária, sendo constituído por executivos responsáveis pela articulação interna, visto coordenarem a atividade de outros níveis mais baixos e, ao mesmo tempo, serem os responsáveis pela implementação das estratégias definidas pelo nível estratégico. Normalmente, são responsáveis por uma unidade de negócio.
Por fim, o nível operacional, mais baixo (sem necessariamente ser composto por administradores), é composto pelos responsáveis pela coordenação do trabalho dos membros da organização que se dedicam à execução e realização das atividades e tarefas cotidianas da organização (SOBRAL; PECI, 2013).
Isso posto, vemos que os administradores têm diferentes papéis para cumprir em uma organização, seja esse papel voltado para dentro da própria empresa (ambiente interno) ou para relações exteriores. Logo, dependendo do nível em que se situa o administrador, ele precisa conviver com a rotina, com a certeza do dia a dia do nível operacional e, também, com o processo decisório no nível institucional voltado para a incerteza e para contingências, oportunidades, ameaças e restrições do ambiente externo que a empresa pretende servir (CHIAVENATO, 2014).
Quanto mais o administrador se preocupa em saber ou aprender a fazer coisas (habilidade de executar), mais ele estará se preparando para atuar no nível operacional da empresa. Quanto mais se preocupa em desenvolver conceitos (habilidade de pensar e diagnosticar), mais ele estará se preparando para atuar no nível institucional da empresa. A Administração requer reflexão e ação. É preciso saber utilizar mais a cabeça do que as mãos. Buscar continuamente a inovação e explorar novas oportunidades, o que requer uma mentalidade empreendedora, capaz de aprender novos conhecimentos e novas competências. (CHIAVENATO, 2014, p. 78)
Assim, o administrador desempenha vários papéis em cada organização; o papel está relacionado a um conjunto de expectativas que cada organização tem a respeito do comportamento de uma pessoa. Por isso, cada papel representa atividades que as pessoas conduzem para cumprir seu trabalho durante sua jornada na empresa de modo a melhorar a eficiência e a eficácia da organização de maneira geral (CHIAVENATO, 2014).
Saiba mais
“A despeito das similaridades nas atividades gerais de um administrador, seus trabalhos individuais são muito diferentes. O trabalho individual, além de diferenciado, é influenciado por fatores como:
· natureza da organização, sua filosofia, objetivos e tamanho;
· tipo de estrutura (organograma);
· atividades e tarefas realizadas;
· tecnologia e métodos de realização do trabalho;
· natureza do pessoal empregado;
· nível do trabalho administrativo na organização”.
Fonte: Silva (2008, p. 21-22).
Vamos Praticar
Leia o trecho a seguir: “A principal ferramenta do administrador é a sua equipe de trabalho. Um presidente trabalha com uma equipe de diretores. Cada diretor trabalha com uma equipe de gerentes. Cada gestor trabalha com uma equipe de supervisores. E cada supervisor trabalha com uma equipe de pessoas não administrativas”.
CHIAVENATO, I. Administração: teoria, processo e prática. 5. ed. Barueri: Manole, 2014. p. 78.
Os administradores atuam em diferentes áreas e níveis de determinada organização ao longo do tempo. Quais são os diferentes níveis em que um administrador pode atuar? Assinale a alternativa correta:
Parte superior do formulário
a) Imposição, flexibilidade, orientação.
b) Vendedor, comprador, funcionário interno.
c) Vendedor, tático, funcionário externo.
d) Estratégico, tático e operacional.
e) Motivacional, imposição, obrigação.
Parte inferior do formulário
Funções dos Administradores
Na análise do ambiente administrativo, os administradores têm diferentes papéis e funções para colaborar com o bom andamento das atividades das organizações. Estudante, lembre-se de que existem diferentes ferramentas (funções) que o administrador utiliza para desempenhar suas funções de maneira satisfatória ao longo do tempo, como: I) planejar; II) organizar; III) dirigir; IV) controlar.
· O ato de planejar refere-se ao processo administrativo existente nas organizações, servindo como base de orientação para as demais atividades que vem a seguir nesse processo. Logo, serve para diagnosticar e analisar a situação, estabelecer resultados, delinear ações, apresentar leis e normas, dentre outros (OLIVEIRA, 2010).
· O processo de organização relaciona-se com a metodologia administrativa que orienta a capacidade de ordenação, estruturação e apresentação do trabalho, com o objetivo de alcançar os resultados propostos durante o planejamento (OLIVEIRA, 2010).
· A função de direção é vinculada à capacidade e à habilidade administrativa no tocante à supervisão e à orientação dos diversos recursos que compõem a organização. “A função de direção está correlacionada àquele algo a mais da atuação dos administradores nas organizações. É a questão de identificar ‘quem é quem’ na organização” (OLIVEIRA, 2010, p. 42, grifo nosso).
· O controle serve como método para a comparação de padrões escolhidos de forma prévia com a finalidade de medir e avaliar o desempenho e o resultado das ações tomadas. Isso ocorre para que os tomadores de decisão tenham informações disponíveis no momento do planejamento (OLIVEIRA, 2010).
Essas ferramentas são utilizadas pelos administradores em diferentes níveis da Administração, como é o caso do estratégico, do tático e do operacional. Todos os três níveis precisam utilizar as quatro ferramentas para atuar de maneira eficiente na organização. Assim, as diferentes funções são utilizadas pelos três níveis apresentados, mas cada nível utiliza uma função em maior quantidade do que outro nível (SOBRAL; PECI, 2013).
[...] Embora existam diferenças em função do nível hierárquico, o trabalho administrativo apresenta certas características comuns de planejar, organizar, dirigir e controlar. A função do administrador se compõe de obrigações regulares e programadas, além de atividades imprevistas e não programadas. Daí a necessidade de flexibilidade. Planejar, mas sem rigidez para abrigar espaço para contingências e eventualidades. (CHIAVENATO, 2014, p. 84).
À medida que caminha para níveis hierárquicos mais elevados, como é o caso do nível estratégico, a organização e o planejamento aumentam, enquanto a direção direta diminui, em consequência de sua tarefa essencial estar relacionada ao estabelecimento de objetivos e estratégias em detrimento da liderança e da motivação dos subordinados, por exemplo (SOBRAL; PECI, 2013).
Em vista disso, os administradores possuem papéis complexos ligados às organizações empresariais. Uma pesquisa interessante sobre o tema pertence a Mintzberg, que estudou os papéis do administrador, chegando à conclusão de que estes têm pouco tempo entre a reflexão e a tomada de decisão. Assim, os administradores atuam por meio de relações interpessoais internas e externas à empresa, para auxiliar nas decisões estratégicas que devem ser tomadas na organização (SOBRAL; PECI, 2013).Na mesma direção, Chiavenato (2014) explica, com base nos estudos de Mintzberg, que a natureza do trabalho do administrador é parecida nos diferentes níveis hierárquicos. Além disso, por vezes acaba sendo generalista, e em outros especialistas, utilizando as informações que estão disponíveis para sua tomada de decisão. Ele deve desempenhar suas atividades com rapidez, variedade e fragmentação, dentre outras características.
Nesse contexto, o administrador precisa desempenhar diferentes funções ao mesmo tempo, como é o caso de ser concreto (nos resultados) e abstrato (nos conceitos), analisando o curto e o longo prazo. Também deve saber lidar com pessoas, tecnologias e com a estratégia da sua organização, por vezes precisando ser rígido ou suave com os colaboradores, dependendo do grau de colaboração (dedicação). Por fim, o administrador precisa conciliar a dedicação ao ambiente interno da empresa (ligado à eficiência produtiva) e ao ambiente externo, melhorando a eficácia dos negócios (CHIAVENATO, 2014). Consequentemente, o administrador tem diferentes papéis para cumprir perante a organização, como exposto no Quadro 1.2 a seguir.
	Papéis interpessoais
	“Os papéis interpessoais envolvem as relações dos administradores com outras pessoas, sejam membros da organização ou indivíduos e grupos externos a esta. Os papéis interpessoais estão relacionados com a forma como o administrador interage e influencia os outros, e incluem os papéis de símbolo ou de representação, de líder e de elemento de ligação.”
	Papéis informacionais
	“Os papéis informacionais envolvem a coleta, o processamento e a comunicação de informações e representam um dos aspectos mais importantes no trabalho de um administrador. Os administradores realizam três papéis informacionais: a coleta e a análise da informação da organização e de seu ambiente (monitor); a partilha dessa informação com membros da organização (disseminador); e a transmissão para o exterior de informações sobre a organização (porta-voz).”
	Papéis decisórios
	“Os papéis decisórios envolvem todos os eventos que implicam a tomada de decisão, considerada a essência do trabalho de um administrador. Eles estão relacionados com a forma como o administrador utiliza a informação em suas decisões. Os quatro papéis decisórios identificados por Mintzberg são: empreendedor, solucionador de conflitos, administrador de recursos e negociador.”
Quadro 1.2 - Papéis do administrador
Fonte: Adaptado de Sobral e Peci (2013, p. 17).
O Quadro 1.2 apresenta os diferentes papéis do administrador, além da característica de cada um dos papéis apresentados. Em vista disso, os papéis, como um conjunto de expectativas de cada organização a respeito do comportamento de uma pessoa, representam diferentes atividades conduzidas para o cumprimento de um trabalho. Mintzberg identifica 10 papéis específicos em três categorias (CHIAVENATO, 2014).
Na mesma direção, Sobral e Peci (2013) apresentam os 10 papéis que estão relacionados aos conceitos apresentados no Quadro 1.2. Em relação aos papéis interpessoais, são eles: I) símbolo; II) líder; III) elemento de ligação; já em relação aos papéis informacionais, são: IV) monitor; V) disseminador; VI) porta-voz; por fim, os papéis ligados aos processos decisórios são classificados como: VII) empreendedor; VIII) solucionador de conflitos; IX) administrador de recursos; X) negociador (SOBRAL; PECI, 2013).
	Papéis interpessoais
	Papéis informacionais
	Papéis decisórios
	Como o administrador interage:
	Como o administrador intercambia e processa a informação:
	Como o administrador utiliza a informação em suas decisões:
	●     representação
●     liderança
●     ligação          
	●     monitoramento
●     disseminação
●     porta-voz      
	●     empreendedor
●     soluções de conflitos
●     alocação de recursos
●     negociação
Quadro 1.3 - Os papéis do administrador
Fonte: Chiavenato (2014, p. 86).
Conforme exposto ao longo desta seção, administrar não é apenas uma função de supervisão, de alocar recursos ou de tocar atividades cotidianas dentro da organização. Em momentos conservadores, pode até ser interessante manter uma função mais básica da Administração; no entanto, em momentos de modificações no ambiente na organização, é necessário que o administrador tenha uma função mais dinâmica, utilizando inovação e renovação para aprimorar a organização e ajustá-la constantemente às modificações do ambiente (CHIAVENATO, 2014).
O papel do administrador em situação de mudança e instabilidade se concentra muito mais na inovação do que na manutenção do status quo organizacional. Contudo, cabe destacar que existem momentos e/ou oportunidades para métodos mais conservadores ou inovadores. Consequentemente, a função do trabalho do administrador é procurar manter a organização funcionando com eficiência e eficácia, mesmo em períodos mais instáveis (CHIAVENATO, 2014).
Saiba mais
Ao longo da seção, falamos dos papéis dos administradores e das suas funções na organização empresarial. Não existe um único administrador em toda a empresa; inclusive, existem diferentes níveis de Administração na empresa. Para saber mais, leia o artigo “Os cargos e as suas respectivas funções na área administrativa”, de Patrick Monteiro.
Vamos Praticar
Leia o trecho a seguir: “A Administração é um processo dinâmico, porque sempre surgem novos conhecimentos administrativos que devem ser entendidos e incorporados pelas organizações”.
OLIVEIRA, D. P. R. Teoria geral da Administração: uma abordagem prática. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2010. p. 38.
Em decorrência da sua importância, os administradores têm diferentes funções na organização. Analise as afirmativas a seguir:
‍
I. O Planejamento está relacionado à atuação rápida e sem ponderação sobre as possíveis consequências.
II. A Organização orienta a capacidade de ordenação, estruturação e apresentação de um sistema.
III. O Controle é uma metodologia administrativa que tem como objetivo comparar padrões e avaliar desempenhos de ações.
IV. A Direção é definida como o ato de consolidação da interação de comando impositivo sobre a organização externa.
A partir das afirmativas apresentadas, assinale a alternativa correta.
Parte superior do formulário
a) Apenas I e II estão corretas.
b) Apenas III e IV estão corretas.
c) Apenas II e IV estão corretas.
d) Apenas II e III estão corretas.
e) I e IV estão corretas.
Parte inferior do formulário
O Administrador e a Tomada de Decisão
O papel do administrador em sua atuação na organização é amplo e complexo, muitas vezes tendo pouco tempo para tomar decisões cruciais para o desenvolvimento correto e eficiente das atividades planejadas pela empresa com o intuito de aumentar ao máximo sua produtividade. Como ressaltam Bateman e Snell (2011), os administradores muitas vezes são obrigados a agir, inclusive em situações trágicas.
Às vezes, o contexto da tomada de decisão reveste-se de uma complexidade e de uma ambiguidade que dificultam muito o trabalho do administrador. Mas isso não significa que ele deve ter medo de agir. Uma indecisão é, por vezes, muito mais prejudicial para a organização do que uma má decisão. Um administrador deve estar ciente das dificuldades, mas, ainda assim, assumir que tomar decisões é sua principal função na organização. (SOBRAL; PECI, 2013, p. 143)
De acordo com Sobral e Peci (2013), a decisão pode ser definida como uma escolha entre alternativas ou possibilidades, com o objetivo central de resolver algum conflito ou aproveitar determinada oportunidade, sendo essencial no trabalho do administrador dentro da organização. Contudo, cabe destacar que o processo de tomada de decisão não pode ser encarado trivialmente.
O trabalho do administrador na gerência das organizações faz com que seja necessário um trabalho dinâmico de forma contínua para que as diferentes situações possam ser superadas de forma rápida e eficaz. Na organização, ocorrem diferentes situações problemáticas dentro e fora da empresa que precisam ser resolvidas rapidamente, isto é, a tomada de decisão deve serrápida, mas sem esquecer que a eficácia é crucial para o problema ser resolvido de maneira eficiente.
Reflita
“Quando o World Trade Center foi atacado, os escritórios da Merrill Lynch foram destruídos e três funcionários foram mortos [...]. A direção estabeleceu prioridades rapidamente: ter certeza de que as pessoas estavam bem; transferir 9.000 funcionários; colocar a infraestrutura no lugar; fazer com que a empresa voltasse a operar [...]. Surpreendentemente, a Merrill Lynch estava funcionando quando a Bolsa de Valores reabriu no dia 19 de setembro”.
Fonte: Bateman e Snell (2011, p. 69).
Ao longo do tempo, as organizações podem crescer ou desaparecer em consequência das decisões que são tomadas por seus administradores. As decisões podem ser arriscadas e/ou incertas, o que, por sua vez, acarreta a inexistência de garantias sobre o sucesso de cada decisão tomada. Por esse motivo, a tomada de decisão no ambiente interno da organização é um processo de tentativa e erro entre os administradores do nível estratégico (DAFT, 2010).
Os melhores administradores conseguem tomar constantes decisões que surgem ao longo do tempo de maneira eficiente. Desse modo, é crucial que o administrador consiga tomar decisões para que seja um gerente eficiente para a organização, visto que a tomada de decisão no ambiente administrativo está relacionada a diferentes questões, como: I) incerteza; II) risco; III) conflito; IV) falta de estrutura (BATEMAN; SNELL, 2011). Na mesma direção, Daft (2010) argumenta que a tomada de decisão na organização é feita em ambientes de mudanças constantes, informações incompletas e pontos de vistas conflitantes.
A incerteza ocorre durante a tomada de decisão, em momentos nos quais a informação é incompleta em relação às possibilidades de escolhas e suas consequências, uma vez que não é possível realizar estimativas com 100% de precisão em relação aos riscos envolvidos em cada escolha no ambiente de incerteza. Logo, num cenário de muita incerteza, a tomada de decisão do administrador deve levar em consideração a sua própria intuição e julgamento (SOBRAL; PECI, 2013).
No que tange ao risco no ambiente de incerteza, tem-se basicamente que o risco na tomada de decisão é uma situação na qual não é possível prever com certeza quais os resultados de cada alternativa durante a tomada de decisão. Consequentemente, o risco e a incerteza estão intimamente correlacionados (SOBRAL; PECI, 2013).
O conflito ocorre em situações nas quais o administrador deve tomar a decisão em meio a pressões contrárias para determinada causa, sendo uma situação mais difícil do que a de um ambiente de incerteza. Por exemplo, situações de pressão contraditórias são os conflitos psicológicos e entre pessoas que possam ocorrer dentro da organização (BATEMAN; SNELL, 2011).
Primeiramente, os tomadores de decisão individuais experimentam um conflito psicológico quando várias opções são atrativas, ou quando nenhuma das opções é atrativa [...]. Segundo, conflitos surgem entre indivíduos e grupos. O diretor financeiro argumenta em favor de aumentar o endividamento em longo prazo para financiar uma aquisição. Entretanto, o CEO prefere minimizar esse endividamento e obter os fundos necessários de outras fontes (BATEMAN; SNELL, 2011, p. 73).
Por fim, em relação à falta de estrutura, tem-se que esse é o estado usual das questões na tomada de decisões do administrador, visto que as diferentes questões que surgem no ambiente da organização são singulares e desestruturadas, fazendo com que o administrador deva tomar decisões num ambiente de incerteza, procedendo da melhor maneira possível (BATEMAN; SNELL, 2011). Desse modo, mais duas questões surgem durante a tomada de decisão: I) decisões programadas; II) decisões não programadas (DAFT, 2010).
As decisões programadas são aquelas que contam com um horizonte de planejamento, isto é, são repetitivas e bem definidas: a estrutura para resolver essas questões já existe dentro da organização, pois tais problemas já contaram com decisões de programação ao longo do tempo; assim, os critérios de desempenho são claros, com boas informações disponíveis sobre o desempenho atual; como consequência, as possíveis alternativas escolhidas são bem-sucedidas (DAFT, 2010).
Por outro lado, as decisões não programadas estão relacionadas aos problemas resultantes da necessidade de novas e indefinidas decisões, com nenhum procedimento previamente estabelecido. Por essa lógica, as decisões não programadas ocorrem porque o administrador – e, por consequência, a própria organização – não percebeu a existência de um problema, e, assim, não sabe como ele pode ser solucionado (DAFT, 2010).
Decisões não programadas particularmente complexas têm sido referidas como decisões “problemáticas”, porque o simples fato de definir o problema pode-se transformar na tarefa principal. Problemas graves são associados com conflitos gerenciais em torno de objetivos e alternativas, mudanças rápidas das circunstâncias e ligações obscuras entre os elementos da decisão. Os gerentes que lidam com as decisões problemáticas podem chegar a uma solução que simplesmente prova que eles falharam, para começar, em definir corretamente o problema. (DAFT, 2010, p. 433)
Isso posto, é necessário avançar no entendimento da tomada de decisão pelos agentes ligados à Administração da organização, a fim de compreender como se dá a racionalidade no ambiente de uma empresa ao longo do tempo.
A Racionalidade dos Agentes
A racionalidade na tomada de decisão pode ser descrita pela abordagem racional ligada às tentativas dos administradores de tomar decisões. De outra forma, a racionalidade limitada explica que as decisões devem, necessariamente, ser tomadas em tempos difíceis com limitação de recursos (DAFT, 2010).
Basicamente, a abordagem racional tem como foco a necessária análise sistemática de determinado problema, para que seja feita uma escolha e sua implementação por uma sequência lógica e gradual, ajudando os gerentes a utilizar procedimentos sistemáticos para tomar decisões sempre que possível: “Uma profunda compreensão do processo racional de tomada de decisão pode ajudar os gerentes na escolha de decisões melhores mesmo quando há falta de informações claras” (DAFT, 2010, p. 435).
Contudo, no mundo real, no qual incerteza, complexidade e mudanças bruscas são rotineiras nos diversos mercados, a racionalidade não pode explicar todos os problemas existentes, o que impede a utilização de um procedimento ideal. Por conseguinte, é necessário incorporar a ideia de racionalidade limitada, devido à existência de um grande número de fatores internos e externos à organização que afetam a decisão de uma análise puramente sistemática (DAFT, 2010).
Na mesma direção, Bateman e Snell (2011) argumentam que os administradores responsáveis pela tomada de decisão não são sempre objetivos no tocante à coleta, avaliação e utilização das informações. Isso é resultante dos vieses que os agentes possuem, impactando diretamente a racionalidade objetiva.
Por essa razão, pode-se argumentar que, por vezes, existe uma ilusão de controle na medida em que existe uma crença das pessoas de que podem influenciar eventos, mesmo não tendo nenhum controle sobre a situação. Outra razão da limitação da racionalidade ligada a vieses psicológicos é o efeito de estruturação, referente ao modo como um problema (ou decisão alternativa) é verbalizado ou apresentado (BATEMAN; SNELL, 2011).
Ainda em relação aos vieses psicológicos que limitam a racionalidade, um problema que pode ocorrer na tomada de decisão dos agentes é desconsiderar o futuro ao colocar mais peso sobre o curto prazo em relação ao longo prazo. A pressão do tempo sobre a tomada de decisão faz com que não seja possível uma tomada de decisão racional que demande tempo para ser realizada, sendo necessário utilizar mais da experiência e da intuição (BATEMAN; SNELL, 2011).
Nesse contexto, a racionalidade acaba sendo limitada, porque existe uma grande complexidade de problemas impedindo sua total compreensão. Além disso, existemoutras restrições sobre a racionalidade decorrentes de circunstâncias ambíguas, da cultura corporativa e dos valores éticos que acabam influenciando a tomada de decisão no sentido da racionalidade limitada (DAFT, 2010).
Ainda há as restrições pessoais, como: I) estilo de decisão; II) pressão do trabalho; III) desejo de prestígio; IV) sentimento de insegurança. Todos esses fatores podem impactar a limitação da racionalidade na procura por alternativas ou na aceitação das próprias alternativas pelo administrador. Por essa perspectiva, a racionalidade limitada acaba sendo associada aos processos decisórios intuitivos (DAFT, 2010).
O processo intuitivo parte da perspectiva da racionalidade limitada, isto é, na tomada de decisão intuitiva são considerados o discernimento e a experiência para a tomada de decisão. Consequentemente, esse processo não é 100% racional, nem totalmente irracional, visto que a intuição é baseada em longa experiência (anos de prática) armazenada no subconsciente do administrador (DAFT, 2010).
Quando os gerentes usam sua intuição baseada em longa experiência de assuntos organizacionais, percebem e compreendem os problemas mais rapidamente, e desenvolvem uma reação instintiva ou um palpite sobre qual alternativa resolverá o problema, aumentando a velocidade do processo de tomada de decisão. O valor da intuição para a tomada efetiva de decisão é sustentado por um corpo crescente de pesquisas em psicologia, ciência organizacional e outras disciplinas (DAFT, 2010, p. 439).
Por essa perspectiva, nas decisões com racionalidade limitada que envolvem grande complexidade, a experiência acumulada do administrador é utilizada para incorporar elementos intangíveis nos estágios de identificação e resolução do problema. Isso posto, lembre-se de que a perspectiva trabalhada de racionalidade limitada envolve a tomada de decisão intuitiva em um ambiente característico de decisões não programadas na organização (DAFT, 2010).
Por fim, cabe destacar que os administradores podem optar por tomar sua decisão em grupos com o objetivo de melhorar a tomada de decisão e impulsionar os resultados na organização. Se maior é a quantidade de pessoas pensando determinada questão, maior é a quantidade de informação disponível. Isso ainda permite um maior número de perspectiva das questões ou diferentes abordagens para resolver um problema. Também a discussão em grupo permite que novas oportunidades sejam estimuladas intelectualmente (BATEMAN; SNELL, 2011).
Outras duas questões que surgem desse processo interativo de grupo na tomada de decisão são: I) as pessoas que participam do grupo têm maior chance de entender o porquê da decisão tomada; II) maior nível de comprometimento do grupo com a decisão tomada coletivamente, melhorando a eficácia da execução (BATEMAN; SNELL, 2011).
Visão Sistêmica
No ambiente da organização, é necessário que o administrador tenha uma visão sistêmica para que as decisões tomadas tenham maior chance de sucesso durante a existência da organização. Note que, para a tomada de decisão dos agentes responsáveis pela Administração da empresa, é necessário ter uma visão geral sobre o funcionamento desta e das possíveis consequências de cada decisão tomada.
Nessa perspectiva, a visão sistêmica ocorre por meio da habilidade de compreender o sistema da organização de maneira geral, possuindo conhecimento do todo (conhecimento geral da organização). Chiavenato (2014) argumenta que a visão sistêmica é uma das competências que o administrador deve possuir para desempenhar sua função de maneira eficiente na empresa, atingindo os resultados almejados pela organização.
Em vista disso, o administrador deve ter habilidades para aplicar o conhecimento adquirido na solução de problemas, melhorando a situação ou fazendo algo novo (inovação). Consequentemente, o administrador deve ter uma visão sistêmica para que consiga utilizar suas habilidades a favor da empresa (CHIAVENATO, 2014).
O administrador é tanto especialista quanto generalista, trabalhando nas duas frentes. Isso significa que o administrador deve ter simultaneamente uma visão holística e sistêmica, sem deixar de lado a capacidade de análise das situações envolvidas. Além disso, deve utilizar sua capacidade de olhar a empresa de forma geral (visão sistêmica) para conseguir tomar uma decisão com maior chance de sucesso para a organização (CHIAVENATO, 2014).
Vamos Praticar
Leia a citação a seguir: “Se você tiver todas as informações de que precisa e puder prever com precisão as consequências das suas ações, estará operando numa condição de certeza”.
BATEMAN, T. S.; SNELL, S. A. Administração: novo cenário competitivo. 2. ed. 4. reimpr. São Paulo: Atlas, 2011. p. 71.
Nem sempre é possível que o administrador tenha informação completa sobre todos os aspectos que cercam a sua tomada de decisão.
Considerando a citação acima e o conteúdo abordado no texto-base, analise as afirmativas a seguir.
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I. A racionalidade limitada aponta para imperfeições na tomada de decisão dos administradores na empresa.
II. A visão sistêmica do administrador refere-se a analisar apenas um ponto qualquer na organização para tomada de decisão.
III. Um mundo de incertezas, complexidade e mudanças bruscas acaba limitando a racionalidade dos agentes.
IV. A tomada de decisão ocorre entre os funcionários mais simples, com imposição e obrigação para os administradores.
Assinale a alternativa correta.
Parte superior do formulário
a) Apenas I e II estão corretas.
b) Apenas III e IV estão corretas.
c) II e IV estão corretas.
d) I e III estão corretas.
e) III e IV estão corretas.
Parte inferior do formulário
Ambiente Organizacional
Nesta seção serão trabalhados conceitos de grande importância para a interação entre os diversos agentes que compõem uma organização, visto que os processos organizacionais da empresa envolvem inter-relações entre trabalhadores, equipamentos, procedimentos, dentre outras engrenagens que formam a organização.
Sobral e Peci (2013) ressaltam que em qualquer organização existe a necessidade de gerir esforços individuais em função de objetivos organizacionais, com a Direção sendo uma função da Administração que, por sua vez, é responsável pela orientação das pessoas para um propósito comum no contexto organizacional.
A base conceitual para o desenvolvimento da direção nas organizações é o comportamento organizacional, uma área de conhecimento multidisciplinar cujo principal foco de análise são as ações e os comportamentos das pessoas nas organizações. Entretanto, compreender e lidar com as pessoas nas organizações não é algo trivial, uma vez que se tende a enxergar as organizações como estruturas formais e racionais de manifestação de autoridade e poder, tecnologias, estratégias, objetivos, normas e procedimentos, enquanto se ignoram aspectos humanos que são mais difíceis de decifrar, compreender e, consequentemente, administrar. (SOBRAL; PECI, 2013, p. 306)
Nesse contexto, o comportamento organizacional tem relação com áreas como a Psicologia, a Sociologia, a Economia, dentre outras, na medida em que é uma área ampla de inter-relações, servindo para uma análise do comportamento individual e coletivo no ambiente da organização. Desse modo, entender esse conceito é essencial para que o administrador consiga entender, explicar e prever o comportamento das pessoas na organização (SOBRAL; PECI, 2013).
A partir de agora, portanto, podemos avançar no estudo de alguns conceitos que relacionam o ambiente organizacional da empresa e as possibilidades de melhorias para a organização a partir do administrador: I) liderança; II) comunicação; III) eficiência; IV) eficácia.
Liderança
A liderança é responsável por dirigir e influenciar o comportamento dos membros que compõem a organização com o objetivo de atingir a realização de determinadas questões traçadas como objetivo. Cabe salientar que a liderança está intimamente relacionada com pessoas. Em outras palavras, “[...] a liderança envolve pessoas com a disposição para seguir as orientações de um líder. [...] a liderançaenvolve o reconhecimento e a aceitação de uma relação entre os líderes e seus subordinados” (SOBRAL; PECI, 2013, p. 329).
Em relação aos administradores que têm o mesmo cargo em uma organização, um deles pode ter papel de líder superior ao outro, já que pode ter maior poder de influência sobre os colaboradores. Salienta-se que um líder está em uma posição para além de uma autoridade formal, visto que consegue motivar as pessoas a desempenhar tarefas além das formalmente definidas (SOBRAL; PECI, 2013).
No estudo das lideranças já ocorreram tentativas de entender possíveis traços de lideranças que as pessoas deveriam possuir. Em seguida, foi analisada a liderança por uma perspectiva comportamental por meio do que os líderes eficientes faziam na organização. Outra forma de liderança analisada foi a perspectiva contingencial, que aponta para um conjunto de teorias que explica um líder eficaz como aquele que se ajusta às características de cada situação (SOBRAL; PECI, 2013).
Em relação ao Brasil, Sobral e Peci (2013) apresentam um gráfico, fruto da pesquisa do Hay Group sobre os executivos brasileiros para identificar os principais estilos de lideranças. Observe a Figura 1.2 a seguir:
Figura 1.2 - Estilos de liderança dos executivos brasileiros
Fonte: Sobral e Peci (2013, p. 336).
Comunicação
A comunicação está presente em todas as relações existentes no ambiente organizacional, pois diversas informações são transmitidas diariamente entre os agentes pertencentes à organização: “A comunicação é a transmissão de informação e significado de uma parte para outra através da utilização de símbolos compartilhados” (BATEMAN; SNELL, 2011, p. 479).
Em toda comunicação é necessário ter dois agentes: I) emissor, que inicia o processo (codifica a mensagem); II) receptor, que recebe a mensagem (decodifica a mensagem).
No ambiente organizacional, um bom comunicador é aquele que consegue transmitir informações eficientemente, sendo essencial essa característica para que o administrador lidere sua equipe. No processo de comunicação, pode-se destacar três de suas formas: I) comunicação horizontal; II) comunicação vertical (de cima para baixo e de baixo para cima); III) comunicação informal.
A comunicação horizontal ocorre no mesmo nível hierárquico, entre pessoas pertencentes ao mesmo grupo de trabalho e dos setores externos à empresa. Ela permite o compartilhamento de informações, ajuda a solucionar conflitos e promove interação entre os pares (BATEMAN; SNELL, 2011).
Em relação ao tipo de comunicação vertical de cima para baixo, ele se refere ao conteúdo de informação, que tem início nos níveis mais altos da hierarquia da organização e alcança os níveis mais baixos. É o tipo de informação relevante para aprimorar a identificação dos funcionários com a empresa, as atitudes de apoio e as decisões consistentes com os objetivos da organização, visto que os funcionários devem receber as informações de que precisam para desempenhar suas funções (BATEMAN; SNELL, 2011).
Em contrapartida, a comunicação de baixo para cima começa no nível mais baixo e alcança a parte superior da hierarquia organizacional; é um dos meios pelos quais os administradores entendem o que de fato acontece na empresa, permitindo um quadro mais claro do trabalho, das realizações, dos problemas, dos planos, dentre outros. Esse tipo de comunicação também aumenta o senso de participação dos funcionários de níveis mais baixos e ajuda a facilitar a comunicação de cima para baixo, dada a maior interação entre as partes (BATEMAN; SNELL, 2011).
Por fim, a comunicação informal é do tipo informal, mas ainda é oficial; ela acontece entre os agentes que fazem parte da organização, podendo ser do tipo horizontal ou vertical (de cima para baixo ou de baixo para cima), sendo inclusive necessária para o bom desempenho das tarefas da organização (BATEMAN; SNELL, 2011).
Eficiência e Eficácia
Ao longo desta unidade, trabalhamos muitas vezes a ideia da Administração relacionada à eficiência e à eficácia, pois são fatores que têm influência direta sobre a boa Administração nas organizações. A eficiência está relacionada à otimização dos recursos humanos, financeiros, tecnológicos, dentre outros, com o principal objetivo de obter resultados positivos esperados pela organização (OLIVEIRA, 2010).
Nessa perspectiva, pode-se dizer que a eficiência se consolida nas organizações devido aos seguintes aspectos: I) fazer as coisas de maneira adequada; II) resolver os problemas que aparecem; III) salvaguardar os recursos aplicados pela organização; IV) cumprir os deveres e as responsabilidades estabelecidas; V) reduzir custos (OLIVEIRA, 2010).
Já a eficácia é referente à contribuição dos resultados obtidos para o alcance dos objetivos estabelecidos pelas organizações durante seu processo de planejamento para determinado período de tempo. Por essa lógica, a eficácia tem como características os seguintes aspectos dentro da organização: I) fazer as coisas certas da maneira que é preciso fazê-las; II) produzir alternativas criativas para as várias situações que ocorrem na organização ao longo do tempo; III) maximizar a utilização de todos os recursos disponíveis; IV) obter os resultados esperados e estabelecidos no processo de planejamento das organizações; V) aumentar o lucro da organização (OLIVEIRA, 2010).
Reflita
“Administradores eficazes não são necessariamente líderes verdadeiros. Muitos administradores, supervisores e até mesmo altos executivos desempenham suas responsabilidades sem ser grandes líderes. Mas essas posições proporcionam uma oportunidade para a liderança. A capacidade de liderar com eficácia, portanto, distingue os administradores excelentes dos medianos. Os administradores devem lidar com as complexidades correntes diariamente nas organizações. Os verdadeiros líderes dedicam-se com eficácia à orquestração de importantes mudanças.” Fonte: Bateman e Snell (2011, p. 393).
Vamos Praticar
No ambiente organizacional, os administradores tomam diferentes decisões com o objetivo de aprimorar o bom andamento da organização. Assim, analise as afirmativas a seguir.
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I. A eficiência ocorre para dificultar o trabalho dos recursos humanos, tecnológicos e financeiros da organização.
II. A eficácia relaciona-se à atuação, no sentido de prejudicar a atuação dos agentes no ambiente organizacional.
III. A liderança é responsável por dirigir e influenciar o comportamento dos membros que compõem a organização.
IV. A comunicação vertical é de cima para baixo, mas também ocorre de baixo para cima dentro da organização.
Com base nas afirmativas apresentadas, assinale a alternativa correta acerca do ambiente organizacional:
Parte superior do formulário
a) I e II estão corretas.
b) II e IV estão corretas.
c) I e III estão corretas.
d) III e IV estão corretas.
e) II e III estão corretas.
Parte inferior do formulário
indicaçõesr
LIVRO
Macroeconomia para gestão empresarial
VASCONCELLOS, M. A. S.; GAMBOA, U. M. R.; TUROLLA, F. A.
Editora: Saraiva
ISBN: 978-85-472-1109-7
Comentário: o entendimento de fatores externos à empresa é de suma importância para aumentar as informações disponíveis para o momento de tomada de decisão; unir os conceitos de “economia” e “administração” ajuda a aprimorar o desempenho do administrador dentro da empresa.
FILME
Coach Carter
Ano: 2005
‍Comentário: Coach Carter é um belíssimo filme sobre o processo de liderança em um time de basquete desacreditado nos Estados Unidos; após a entrada do novo treinador, esse time consegue alcançar um resultado impressionante no campeonato escolar de basquete devido à dedicação e à inovação do treinador em sua relação com os diversos agentes que compõem o time. Para conhecer mais sobre o filme, assista ao trailer.
Conclusão
Diante dos argumentos apresentados ao longo desta unidade, percebe-se que os conceitos fundamentais sobre a Administração são de grande importância para a utilização de boas práticas administrativas por parte do administrador da organização, o qual, como vimos, tem diferentes funções nos diferentes níveis organizacionais.O administrador deve, inclusive, atuar para melhorar a eficiência e a eficácia da organização, o que ele faz principalmente quando consegue emergir como um líder da empresa.