RECEBIMENTO DE MATERIAIS

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RECEBIMENTO DE MATERIAIS
Instrutora: Sergiane Polito Fazolo
Formação: Administração com Pós Graduação em Gestão Empresarial, Bacharel em Engenharia Civil e Pós Graduanda em Engenharia de Segurança do Trabalho e Docência na Educação Profissional.
ETAPA PRÉ-RECEBIMENTO
Essa etapa acontece antes do material chegar a fabrica, e se diz respeitos a relação de necessidade de produção X material em estoque analisado pelo Planejamento e Controle da Produção.
Assim uma requisição é feita ao setor de compras, e esse por sua vez, faz um pedido de compras para o fornecedor, que analisará e produzirá, fazendo com que seu produto acabado se torne material para seu cliente.
O PROCESSO DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS
As atividades de recebimento compreendem a chegada de materiais, matérias-primas ou produtos a serem estocados, desde a entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. Agregando, dessa forma, as áreas da contabilidade, compras e transportes, são caracterizadas como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil. 
O objetivo do processo de recebimento é garantir que o produto entregue esteja de acordo com as especificações constantes no pedido de compra, além de aferir a qualidade dos mesmos.
O recebimento de material se constitui na forma de recepção dos materiais fornecidos pelos fabricantes/representantes/montadoras. O fornecimento pode ter ocorrido pelo processo de compras, por solicitação para testes ou empréstimos, por retorno de conserto ou até mesmo como remessa de brinde.
O recebimento representa uma atividade intermediária entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo a conferência dos materiais recebidos pela empresa uma das responsabilidade do almoxarife e seus auxiliares. 
Essa atividade consiste em uma série de operações através das quais a empresa compradora constata que o fornecedor cumpriu as condições estabelecidas na documentação de compra. É uma operação de igual importância à compra, pois trata-se de um contato externo da empresa, caracterizando-se por uma transferência de responsabilidades.
A análise do fluxo de recebimento de materiais permite dividir a função em quatro etapas:
Entrada de Materiais;
Conferência Quantitativa;
Conferência Qualitativa;
Regularização.
Essas conferências podem ocorrer de maneira simultânea.
Quando devidamente observado, esse fluxo permite que a mercadoria chegue ao almoxarifado com segurança e qualidade.
1 - Entrada de Materiais
Conferências
4 - Regularização
2 - Quantitativa
3 - Qualitativa
Chegada		- Cadastros
Triagem		- Encaminhamento
Verificações
Manual
Cálculos
Balanças Contadoras Pesadoras
Pesagem
Medição
Dimensões
Especificações
Restrições
Pagamento (Parcial ou integral)
Devolução de Material
Reclamação
As etapas do fluxo de recebimento de materiais são melhores descritas a seguir:
A primeira etapa diz respeito à entrada de materiais, que envolve a recepção dos veículos transportadores, efetuada na portaria da empresa. Representa o início do processo de recebimento e compreende os seguintes itens:
Chegada dos veículos transportadores na empresa;
Triagem da documentação de suporte para o recebimento;
Verificação, averiguando se a compra, objeto da Nota Fiscal em análise, está autorizada pela empresa;
Verificação, averiguando se a compra autorizada está no prazo de entrega contratual;
Verificação, averiguando se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal;
Cadastramento no sistema das informações referentes a compras autorizadas, para as quais se inicia o processo de recebimento;
Encaminhamento do veículo para a descarga.
As mercadorias que passaram por essa primeira etapa devem ser conduzidas ao almoxarifado; onde passarão para a próxima etapa (conferência). Por outro lado, as compras não autorizadas ou em desacordo com a programação de entrega devem ser devolvidas, transcrevendo-se os motivos no verso da nota fiscal. Outro documento que serve para as operações de análise de avarias e conferência de volumes é o “conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga”, que é emitido no ato do recebimento da mercadoria a ser transportada.
2) A segunda etapa é a conferência quantitativa, que consiste em contar todo o material recebido.
É a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde efetivamente à recebida na entrega. A conferência por acusação – também conhecida como “contagem cega” – é aquela na qual o conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade indicada pelo fornecedor. A confrontação da quantidade recebida versus a faturada é efetuada posteriormente, por meio do Regularizador, que analisa as distorções e providencia a recontagem, se necessário. 
Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, a contagem pode ser efetuada utilizando-se os seguintes métodos:
Manual  esse sistema de contagem é indicado para o caso de pequenas quantidades.
A contagem manual pode ser feita pelo almoxarife ou por auxiliares. Após o registro de contagem manual, deve-se dispor de um relatório de conferência quantitativa, sinalizando número da nota fiscal, fornecedor, código, material, quantidade contada, nome do conferente, assinatura e data de recebimento, entre outras informações. Esse relatório serve para verificar divergências quantitativas do que foi solicitado e o que de fato foi recebido.
Por meio de cálculos  útil para os casos que envolvem embalagens padronizadas, em grandes quantidades.
Esse método similar ao método manual, no que se refere às anotações em fichas apropriadas. Entretanto, difere na forma como é realizada a contagem, que nesse caso é feita individualmente, mas sim multiplicando-se a quantidade de embalagens dispostas horizontalmente pela quantidade de embalagens empilhadas verticalmente.
Por meio de balanças contadoras pesadoras  é indicada para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças, como parafusos, porcas, arruelas, etc.
A balança contadora pesadora é programável via teclado, permitindo ao usuário configurá-la de acordo com a aplicação de pesagem ou contagem a que se destina.
Pesagem  Para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser feita através de balanças rodoviárias ou ferroviárias.
Medição  nestes casos, as medições são feitas por meio de trenas.
Toda conferência quantitativa, independentemente do método utilizado, deve ser anotado em formulário específico. A figura a seguir, exibe um modelo de protocolo para anotação da quantidade de mercadorias recebidas, que será importante para o funcionário que irá armazenar os produtos ou itens. Esse protocolo deve acompanhar a nota fiscal e ser arquivado em pasta diferente, pois esse documento serve exclusivamente para controle interno.
				
	FORNECEDOR	NOTA FISCAL	DATA	DATA
	xxxxxxx	0002556	22/11/2021	22/11/2021
	CÓDIGO
xxxx333636	MATERIAL	QUANTIDADE CONTADA	QUANTIDADE CONTADA
		Refrigerante Fanta Laranja 350g	800	800
	OBSERVAÇÕES			
	NOME DO CONFERENTE	ASSINATURA	DATA	
	xxxxxxxxx		Xx/xx/xxxx	
CONFERÊNCIA DE QUANTIDADE
Além da conferência quantitativa, deve-se realizar uma conferência qualitativa, detalhada a seguir:
3) A terceira etapa é a conferência qualitativa. Conferência qualitativa ou inspeção técnica verifica se as condições contratadas e designadas na Nota Fiscal estão de acordo com o que foi autorizado, visando garantir a adequação do material, conforme características dimensionais, características específicas e restrições de especificação.
Características dimensionais: deve-se observar o tamanho e as dimensões da mercadoria, observando a conformidade com as condições contratadas, como altura, largura, comprimento e espessura.
Altura
Largura
Comprimento
Características Específicas: deve-se verificar se a mercadoria tem características específicas como cor, cheiro, estado.
Dependendo do tipo de material, pode-se realizar testes de qualidade, por exemplo, materiais elétricos e mecânicos, conferindo resistência, desempenho e balanceamento.
Restrições de especificação:deve-se verificar se o produto deve ser armazenado em temperaturas específicas, ou em condições predeterminadas, indicadas na embalagem ou em especificação própria.
4) A quarta etapa é regularização. 
Última etapa do processo de recebimento, se dá a partir da confirmação das conferências qualitativa (por meio do laudo da Inspeção Técnicas) e quantitativa (por meio da confrontação de quantidades conferidas versus faturadas). Nesse momento, toma-se a decisão de aceitar ou recusar o produto, e, finalmente, pelo encerramento do processo. Os limites permissíveis de aceitação de excessos entregues pelo fornecedor devem ser definidos pela empresa, conforme sua conveniência.
Ao finalizar o processo de regularização, ocorre uma das seguintes situações:
liberação do pagamento ao fornecedor (material recebido sem ressalvas);
Liberação parcial de pagamento ao fornecedor;
Devolução de material ao fornecedor;
Reclamação de falta ao fornecedor.
Havendo a liberação de pagamento (total ou parcial) ao fornecedor, ocorre a entrada do material no estoque. Em casos excepcionais, a entrada no estoque se dá mesmo após a reclamação de falta ao fornecedor.
As conferências eletrônicas, de documentos físicos e materiais físicos incluem:
 Arquivo XML;
Nota Fiscal;
Conhecimento/Frete;
Pedido de Compras;
Laudo de Qualidade;
Conferência Física.
NOTA FISCAL
A nota fiscal é a versão em papel do arquivo XML, porém essa não tem validade se o XML não existir, e deve estar liberada no site do Ministério da Fazenda.
A nota fiscal existe para acompanhar a carga, e em caso de fiscalização policial ser o documento que vai conferir com a carga.
A nota fiscal impressa agiliza o processo de conferência de materiais, tanto no ato do recebimento como em situações de expedição.
Deve-se, antes de todo o processo, analisar a Nota Fiscal, que é um documento fundamental e de extrema importância para os procedimentos, emitida pelo fornecedor, que desencadeia o processo de Recebimento. 
ARQUIVO XML
O arquivo XML é a nota fiscal eletrônica, que contém todos os dados da nota fiscal, como referência, série, inscrição estadual e conta razão do fornecedor, além da quantidade do material e preço unitário, taxas de impostos e/ou descontos.
ENTENDENDO A NOTA FISCAL
CANHOTO DA NOTA FISCAL
NOME DO FORNECEDOR E ENDEREÇO
NÚMERO DA NF
CÓDIGO DE BARRAS PARA LEITURA DO XML
NÚMERO DE SÉRIE DA NF
DADOS DO DESTINATÁRIO
CNPJ DO FORNECEDOR
DADOS DA FATURA
CÁLCULO DE IMPOSTOS
DADOS DA TRANSPORTADORA
INFORMAÇÕES SOBRE OS ITENS QUE COMPÕE A NOTA FISCAL
RESERVADO PARA O DEPARTAMENTO FISCAL PARA APONTAR OBSERVAÇÕES, COMO DIFERENÇA DE PREÇO OU DE CÓDIGO DE IMPOSTOS.
CAMPO UTILIZADO PARA INFORMAÇÕES EXTRAS, COMO NÚMERO DE PEDIDO, HORÁRIO PREVISTO DE ENTREGA, NOME DO COMPRADOR, ETC.
A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) está presente em notas fiscais eletrônicas sendo obrigatório a apresentação dessa informação em campo específico.
Código de Situação Tributária (CST)
CFOP é a abreviação de Código Fiscal de Operações e Prestações. Esse código identifica uma determinada operação por categorias no momento da emissão da nota fiscal.
5102 – Venda de Mercadoria adquirida ou recebida de terceiros
CONHECIMENTO DE TRANSPORTES
Conhecimento de transporte, frete, manifesto de carga são nomes dados ao documentos que firmam acordo entre empresa solicitante da coleta e transportadora.
PEDIDO DE COMPRAS
O pedido de compras nasce de uma requisição de compras. O pedido é um número gerado pelo sistema que faz a interface entre cliente e fornecedor, nesse número há as quantidades e códigos que o cliente deseja receber.
LAUDO DE QUALIDADE
Ou certificado de análise, é um documento emitido pelo controle de qualidade do fornecedor que atesta que o produto está nas especificações solicitadas pelo comprador.
CONFERÊNCIA FÍSICA
Na conferencia física, o responsável deve certificar-se que o material recebido é o mesmo descrito na nota fiscal e laudo de qualidade, afim de garantir de que o processo de recebimento esteja correto.
O recebimento físico inicia-se quando o veículo encosta na doca de recebimento.
As docas de recebimento são a porta de entrada dos materiais no armazém, fica aproximadamente na altura da carroceria do caminhão, e muitas vezes uma rampa faz a ligação entre o veículo e a área de recebimento.