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Prof. Herbert Espuny UNIDADE I Recursos Materiais e Patrimoniais Planejar para que o dia a dia da empresa não se ressinta com a falta de materiais, por exemplo, para a fabricação de seus produtos. Executar é colocar em prática o que foi estabelecido no planejamento. Controlar é verificar se o planejamento está correto e se a execução também transcorreu sem qualquer problema. Se houve qualquer erro, no planejamento ou na execução, o controle entra em cena no sentido de corrigir o que for pertinente. A Área da Administração de Materiais e Patrimônio Pontos importantes a serem sempre observados Administrar materiais e patrimônio é uma atividade contínua, que exige conhecimentos específicos. O gestor deve utilizar o planejamento como instrumento para minimizar problemas nas áreas que sustentam a organização, como a de suprimentos e fabricação. O planejamento, a execução e o controle devem ser utilizados harmonicamente: um complementando o outro! A Área da Administração de Materiais e Patrimônio A Área da Administração de Materiais e Patrimônio Definições Insumo Matéria-prima Todo tipo de elemento que entra no processo de produção de mercadorias e/ou serviços, matérias- primas, equipamentos, capital, trabalho humano etc.; input. 1. Substância bruta principal, insumo básico a partir do qual se fabrica determinado produto ou bem. 2. Fig. Aquilo a partir do qual se inicia alguma coisa que ainda se encontra em estado bruto; base, fundamento. Figura 3: Fonte: Dicionário Brasileiro da Língua Portuguesa Michaelis “A história da Administração iniciou-se num tempo muito remoto, mais precisamente no ano 5.000 a.C., na Suméria, quando os antigos sumerianos procuravam melhorar a maneira de resolver seus problemas práticos, exercitando assim a arte de administrar. Depois, no Egito, Ptolomeu dimensionou um sistema econômico planejado que não poderia ter-se operacionalizado sem uma administração pública sistemática e organizada. A Área da Administração de Materiais e Patrimônio Em seguida, na China de 500 a.C., a necessidade de adotar um sistema organizado de governo para o império, a Constituição de Chow, com seus oito regulamentos e as Regras de Administração Pública de Confúcio exemplificam a tentativa chinesa de definir regras e princípios de administração. Apontam-se, ainda, outras raízes históricas. As instituições otomanas, pela forma como eram administrados seus grandes feudos. Os prelados católicos, já na Idade Média, destacando-se como administradores natos. A Alemanha e a Áustria, de 1550 a 1700, através do aparecimento de um grupo de professores e administradores públicos chamados os fiscalistas ou cameralistas. A Área da Administração de Materiais e Patrimônio Os mercantilistas ou fisiocratas franceses, que valorizavam a riqueza física e o Estado, pois ao lado das reformas fiscais preconizavam uma administração sistemática, especialmente no setor público (GOMES, 2005 apud PERIARD, 2011). Os sumérios foram os pioneiros na construção de “barragens para impedir o avanço da água dos rios durante o período de cheia e por construírem reservatórios para armazenamento de água e canais de irrigação para utilização na agricultura e para o consumo em suas cidades” (SILVA, 2018). A Área da Administração de Materiais e Patrimônio No antigo Egito, os sacerdotes exerciam a função de administradores das riquezas dos faraós: “Os sacerdotes tinham enorme prestígio e poder, tanto espiritual como material, pois administravam as riquezas e os bens dos grandes e ricos templos. Eram também os sábios do Egito” (SILVA, 2009). “A gigantesca muralha da China foi construída no século III a.C., na dinastia Tsing, para defender o império chinês das invasões dos hunos. Ela mede aproximadamente 2.400 km de comprimento e atualmente se tornou uma grande atração turística” (SILVA, 2009). A Área da Administração de Materiais e Patrimônio A Revolução Industrial, meados dos séc. XVIII e XIX, acirrou a concorrência de mercado e sofisticou as operações de comercialização dos produtos, fazendo com que “compras” e “estoques” ganhassem maior importância. Este período foi marcado por modificações profundas nos métodos do sistema de fabricação e estocagem em maior escala [...] A constante evolução fabril, o consumo, as exigências dos consumidores, o mercado concorrente e novas tecnologias deram novo impulso à Administração de Materiais, fazendo com que a mesma fosse vista como uma arte e uma ciência das mais importantes para o alcance dos objetivos de uma organização, qualquer que fosse ela (FERRÃO, s/d). A Área da Administração de Materiais e Patrimônio A Área da Administração de Materiais e Patrimônio Figura 4: Fonte: Adaptado de: Francischini (2002 apud Ferrão, s/d). Administração de Recursos. Para Francischini (2002) a evolução da Administração de Materiais processou-se em várias fases: Atividade exercida diretamente pelo proprietário da empresa, pois comprar era a essência do negócio. Atividades de compras como apoio às atividades produtivas e, portanto, integradas à área de produção. Coordenação dos serviços envolvendo materiais, começando com o planejamento das matérias- primas e a entrega de produtos acabados, em uma organização independente da área produtiva. Agregação à área logística das atividades de suporte à área de marketing. Modelo atual da área de logística da qual faz parte a Administração de Materiais. A gestão de materiais e patrimônio é: I. Atividade que sempre existiu, desde as primeiras civilizações. II. Atividade que se baseia nas funções administrativas de planejar, executar e controlar. III. Atividade genérica, que não necessita de conhecimentos específicos. Estão corretas as afirmativas: a) I, II e III. b) I e III. c) II e III. d) I e II. e) Nenhuma das alternativas anteriores. Interatividade A gestão de materiais e patrimônio é: I. Atividade que sempre existiu, desde as primeiras civilizações. II. Atividade que se baseia nas funções administrativas de planejar, executar e controlar. III. Atividade genérica, que não necessita de conhecimentos específicos. Estão corretas as afirmativas: a) I, II e III. b) I e III. c) II e III. d) I e II. e) Nenhuma das alternativas anteriores. Resposta Visão sistêmica Visão sistêmica tem a ver com a visão geral, a visão do todo. É muito importante que o gestor aprenda a analisar qualquer problema dentro deste conceito. Senão corre o risco de não adotar a solução correta. Por exemplo: houve um determinado fato dentro da empresa em que estavam quatro funcionários. A Área da Administração de Materiais e Patrimônio Visão sistêmica Karl Ludwig von Bertalanffy (1901-1972) foi o primeiro autor na área da Administração a conceituar a visão sistêmica, baseado na Teoria dos Sistemas. Bertalanffy foi biólogo e desenvolveu a Teoria Geral dos Sistemas que: A Área da Administração de Materiais e Patrimônio Visão sistêmica “Constitui-se na busca da melhor compreensão e unificação dos conhecimentos de uma ampla variedade de áreas altamente especializadas. Para ele, não somente os pontos de vistas e os aspectos gerais são iguais em diferentes ciências, mas frequentemente encontramos leis formalmente idênticas em campos diferentes, que se aplicam a qualquer sistema, independentemente de suas propriedades específicas” (COLOSSI, BAADE, 2015). A Área da Administração de Materiais e Patrimônio Visão sistêmica Oderich, Avelino e Queiroz (2015) comentam: Sistema é um “todo”, conjunto de elementos inter-relacionados. Existem sistemas orgânicos, a exemplo do corpo humano, e sistemas inorgânicos, como um avião. Existem sistemas sociais, por exemplo, bairros, cidades, estados, países. Elementos agrupados por quaisquer afinidades formamsubsistemas dentro de sistemas maiores, que por sua vez integram subsistemas de outros sistemas. O organismo vivo é a metáfora para a visão sistêmica, não mecanicista. A Área da Administração de Materiais e Patrimônio Bens A Área da Administração de Materiais e Patrimônio Figura 5: Bens tangíveis e Intangíveis. Fonte: Autoria própria. BENS TANGÍVEIS INTANGÍVEIS Também conhecidos como bens materiais, corpóreos. Características: podem ser tocados. Possuem concretude física. Exemplo: objetos, automóveis, prédios etc. Os bens tangíveis podem ser móveis ou imóveis. Também conhecidos como bens imateriais, incorpóreos. Características: não podem ser tocados. Não possuem concretude física. Exemplo: direitos autorais, softwares etc. Recursos Materiais e Patrimoniais Ainda a respeito de conceitos iniciais, é importante que o aluno saiba que alguns autores podem não diferenciar recursos materiais daqueles considerados patrimoniais. Alguns tendem a utilizar o termo materiais para classificar todos os bens tangíveis de uma organização. Por exemplo, Brandão (2010) classifica os recursos materiais como aqueles que “são os recursos físicos, como edifícios, prédios, máquinas, equipamentos, instalações, ferramentas, matérias-primas etc.” A Área da Administração de Materiais e Patrimônio Recursos Materiais e Patrimoniais Ou seja, é o conjunto do que possui como propriedade e do que possui como instrumentos para a produção (matéria-prima, equipamentos e máquinas). Ou seja, para este autor não há diferença entre o que se pode classificar como material ou patrimonial. Apesar disso, outros autores preferem a distinção entre materiais e patrimoniais, que permite uma análise mais diferenciada. A Área da Administração de Materiais e Patrimônio Recursos Materiais e Patrimoniais A Área da Administração de Materiais e Patrimônio RECURSOS Definição: Sempre escassos. Precisam ser administrados. Tipos: Materiais, Patrimoniais, Humanos, Tecnológicos e de Capital. Exemplos de Recursos Materiais Exemplos de Recursos Patrimoniais Matérias-primas; Materiais de uso cotidiano; Produtos acabados; Produtos semiacabados; Materiais auxiliares. Prédios; Galpões; Máquinas e equipamentos; Veículos; Terrenos. Outros recursos Humanos Área tradicional nas organizações, Recursos Humanos é a que trata de pessoas. Especialistas na área costumam enfatizar que as pessoas podem ser meramente tratadas como parte da organização, ou de forma mais abrangente, como parceiros. A Área da Administração de Materiais e Patrimônio Outros recursos Capital Sinônimo de dinheiro. O recurso de capital é o dinheiro que a organização dispõe para investimentos e/ou manutenção. Contabilmente, ou seja, pelos princípios utilizados pela Contabilidade, o item que reúne o capital das empresas é o do ativo circulante (RIBEIRO, 2011, p.34). A Área da Administração de Materiais e Patrimônio Outros recursos Tecnológicos Os recursos tecnológicos são aqueles com os quais as organizações conseguem desenvolver tanto as suas atividades-fim como as atividades-meio de forma mais eficaz e eficiente. A Área da Administração de Materiais e Patrimônio Entenda o que é eficiência A eficiência é o processo de executar aquilo que foi planejado, ou seja, é colocar a “mão na massa”. Considere, por exemplo, o processo de construção de uma casa: o tempo que demorou para a obra ser concluída, a quantia gasta e a equação entre recursos planejados e os usados, entre outros pontos. Caso você tenha conseguido fazer tudo a tempo, gastando menos tempo e recursos, então você foi eficiente. A Área da Administração de Materiais e Patrimônio Entenda o que é eficácia Ser eficaz é conseguir atingir seu objetivo. Utilizando o mesmo exemplo da construção, se você conseguiu construir a sua casa e finalizar a obra da maneira como foi planejada, então você foi eficaz. A eficácia está relacionada diretamente ao resultado (MARQUES, 2018). A Área da Administração de Materiais e Patrimônio Observe as afirmativas a seguir. I. Eficácia tem a ver com os resultados. II. Eficiência tem a ver com os meios. III. Máquinas e equipamentos são exemplos de recursos patrimoniais. Estão corretas as afirmativas: a) I, II e III. b) I e III. c) II e III. d) I e II. e) Nenhuma das alternativas anteriores. Interatividade Observe as afirmativas a seguir. I. Eficácia tem a ver com os resultados. II. Eficiência tem a ver com os meios. III. Máquinas e equipamentos são exemplos de recursos patrimoniais. Estão corretas as afirmativas: a) I, II e III. b) I e III. c) II e III. d) I e II. e) Nenhuma das alternativas anteriores. Resposta Importância do estoque Um estoque mal dimensionado e mal administrado pode trazer vários prejuízos: a) Prejuízo por estocar quantidade desnecessária de mercadorias: nesse caso, o excesso de mercadorias no estoque é capital imobilizado que poderia ser aplicado em outras áreas. Além disso, estoque envolve despesas com armazenamento, limpeza e segurança, por exemplo. Administração de Materiais Importância do estoque b) Prejuízo por estocar quantidade que não supra a demanda. Nesse caso, ao invés do excesso, o estoque poderá dar prejuízo pela falta de mercadorias: a organização deixa de vender porque não dispõe do produto. Isto pode gerar perda definitiva de clientes. Além disso, há questões relacionadas às demandas sazonais. São aquelas demandas que ocorrem somente em períodos específicos ao longo do ano. Se o gestor não se preparar para elas, certamente perderá clientes e poderá perder mercado. Administração de Materiais Importância do estoque c) Além do que já foi citado, em relação ao estoque de produtos a serem comercializados, o gestor de materiais precisa se preocupar também com os estoques de insumos, ou seja, os componentes que são utilizados para a confecção de seus produtos. Há organizações com um número grande de insumos. Imagine uma indústria automobilística: quantos insumos, isto é, quantas partes de um veículo são necessárias para que o mesmo tome a forma final? Milhares de itens. Administração de Materiais Importância do estoque d) Outros itens também podem fazer parte da rotina do gestor de materiais: itens necessários à manutenção cotidiana da organização, como materiais de limpeza, produtos utilizados para a manutenção de máquinas e equipamentos, uniformes de determinados funcionários, produtos alimentícios para os setores de alimentação da empresa, produtos farmacêuticos ou médicos, para eventuais setores de emergência ou enfermagem, entre outros. Administração de Materiais Administração de Materiais Figura 7: Atividades primárias relacionadas com a gestão de estoques. Fonte: Adaptado de Tadeu Rocha (2017, p. 23). C Compras P Pedidos Especificação correta dos pedidos de compra. Avaliação, seleção e monitoramento dos fornecedores. Definição das condições de compras: momento (quando), quantidade (quanto) e local de entrega (onde). Definição das formas e prazos de pagamento. Acompanhamento do comportamento da demanda juntamente com o estoque. Registro do pedido/ordem de compra ou prestação de serviço. Verificação da disponibilidade dos produtos requeridos no estoque. Conferência do produto separado, com ordem do pedido solicitado antes de seu processo de expedição/distribuição. Rastreamento e acompanhamento do pedido até o momento da entrega ao cliente. M Manutenção estoques D Distribuição Cálculo dos níveis ideais de estoque. Definição dos parâmetros de ressuprimento do estoque. Monitoramento e controle dos níveis de estoques, bem como inventário físico-financeiro. Classificação dos materiais (curva ABC). Monitoramento da saída e da entrada de materiais. Definição de indicadores gerenciais. Definição do modal de transporte em função das disponibilidades ecustos. Estudos de viabilidade de transporte intermodal. Definição das melhores rotas e trajetos a partir de cálculos de minimização de distância, tempo e custos. Cálculo dos custos de frete e tempo de transporte. A área de compras é a que alimenta a organização. Os fornecedores devem ser selecionados por alguns critérios específicos. Por exemplo, pelas certificações de qualidade que possuem. Além disso, o gestor de materiais pode fazer visitas técnicas aos fornecedores habituais, com o objetivo de verificar se produzem de forma condizente. Administração de Materiais Outro aspecto a ser acompanhado pelo gestor de materiais é em relação aos pedidos que a empresa recebe. Todo e qualquer pedido deve ser devidamente registrado. Antes de aceitar o pedido, a empresa deve verificar se há disponibilidade do produto solicitado. Administração de Materiais A manutenção dos estoques é fundamental. Há cálculos específicos para que isso possa ser realizado com segurança, além de outros indicadores que serão abordados mais adiante. E, completando os quatro itens, a distribuição deve e precisa ser acompanhada. A entrega adequada do pedido ao cliente muitas vezes está relacionada à utilização correta de um determinado modal. Administração de Materiais A administração de materiais e patrimônio deve se preocupar: a) Com os projetos e desenvolvimento técnico. b) Com as pesquisas científicas. c) Com o treinamento de funcionários. d) Com as atividades de compra, manutenção de estoques, distribuição, entre outras. e) Com as normas de saúde dos funcionários. Interatividade A administração de materiais e patrimônio deve se preocupar: a) Com os projetos e desenvolvimento técnico. b) Com as pesquisas científicas. c) Com o treinamento de funcionários. d) Com as atividades de compra, manutenção de estoques, distribuição, entre outras. e) Com as normas de saúde dos funcionários. Resposta Lei nº 11.326/2006 – Lei da Agricultura Familiar. Estabelece as diretrizes para a formulação da Política Nacional da Agricultura Familiar e Empreendimentos Familiares Rurais no Brasil, reconhecendo a importância social e econômica desse tipo de agricultura por meio de políticas públicas permanentes, seja de: crédito; assistência técnica; comercialização de seguro agrícola; igualdade para as mulheres; entre outras. Responsabilidades Éticas e Sociais E além das questões éticas, que envolvem negócios corretos, sem negociatas ou corrupção, o gestor deve se comprometer com as questões da responsabilidade pessoal. Bortotto (2015) lembra: A responsabilidade social é um conceito que deve perpassar toda a empresa, desde a criação de produtos que valorizem os quatro “érres” (reduzir, reutilizar, reciclar e respeitar a biodiversidade), passando pela fabricação dos produtos de uma forma alinhada com conceitos verdes, até o ponto de venda e a relação ética e transparente com clientes e consumidores. Todas as áreas e os níveis devem ser envolvidos. Responsabilidades Éticas e Sociais A empresa ambientalmente responsável pode, por exemplo, obter a certificação pela norma ISO-14000. Um dos maiores problemas certamente é o da poluição, que exige ações corretivas e preventivas. Barros (2013, p.90) observa: Do ponto de vista ambiental, as soluções voltadas exclusivamente para o controle da poluição são fundamentais, mas insuficientes. Sem esse controle, a humanidade e a maioria dos outros seres vivos já teriam desaparecido, a quantidade e a toxidade dos poluentes ultrapassariam, em muito, a capacidade de assimilação da Terra. Responsabilidades Éticas e Sociais Um aspecto importante do qual nenhum gestor pode abrir mão é o respeito às responsabilidades éticas e sociais. Uma organização moderna, segundo Marques (2017): No mundo dos negócios cada vez mais está se falando sobre a questão da ética. As empresas que querem ser bem sucedidas e ter uma marca reconhecida como confiável e honesta, estão orientando sua cultura organizacional para um modelo ético que respeite os padrões morais da sociedade. Responsabilidades Éticas e Sociais Responsabilidades Éticas e Sociais Ilha de lixo no meio das Ilhas Maldivas mede o equivalente a 70 campos de futebol. Fonte: https://lapadalapada.com.br/2017/12/ 14/fotos-inacreditaveis-mostram- montanhas-de-lixo-acumuladas-em- ilha-paradisiaca.html Outro aspecto importante com o qual o gestor de materiais e patrimônio deve estar sempre atento é com a qualidade. A qualidade deve ser observada em todos os aspectos da organização. Há programas específicos de qualidade, conforme o tipo de organização. Empresas com qualidade implantada são mais valorizadas no mercado. Indústrias alimentícias: as indústrias no ramo da alimentação podem ter a certificação pela norma ISO-22.000, que trata da gestão da segurança alimentar. Qualidade Indústrias automobilísticas: baseadas na norma ISO-9000 há a norma IATF 16949 que foi criada por fabricantes mundiais de automóveis. Pode haver, ainda, normas específicas para inúmeros setores. Contudo, há uma norma que trata da gestão da qualidade como um todo, a ISO-9000, que pode ser desenvolvida em qualquer organização. Uma das características é a ênfase no processo: Qualidade “Cabem aqui algumas observações. Se perguntarmos a várias pessoas leigas “O que é Qualidade?”, provavelmente receberemos várias respostas diferentes. A Qualidade está ligada a sentimentos subjetivos que refletem as necessidades internas de cada um. Muitas pessoas avaliam a Qualidade pela aparência; Outras se voltam à qualidade do material com que é feito o produto. Outras, ainda, avaliam a Qualidade de alguma coisa pelo preço. Existem várias dimensões da Qualidade. Qualidade O aspecto objetivo, mensurável, da Qualidade, é o processo. É através dele que se pode implantar sistemas como o da ISO-9000, por exemplo. Isto pode ser aplicado desde a fabricação de um automóvel até a confecção de um sanduíche. Utilizemo-nos de dois exemplos de Qualidade nas atividades citadas: o veículo Rolls Royce e os sanduíches McDonald’s. Tanto um quanto o outro têm todas as suas etapas de desenvolvimento bem estabelecidas. É a valorização dos processos. Qualidade A tinta na coloração exata, as máquinas da linha de produção perfeitamente reguladas, os parafusos nos lugares corretos, o tempo de fabricação perfeitamente controlado, um veículo exatamente igual ao outro. Da mesma forma, os componentes do sanduíche sempre do mesmo fornecedor, a chapa de fritura aquecida na mesma temperatura, a forma do manuseio do sanduíche sempre com higiene, resultando num produto final bastante parecido, independentemente da lanchonete que se utilize. É o chamado padrão de Qualidade (ESPUNY, 2008). Qualidade Portanto, a organização da empresa em processos que possam ser rastreados além de fornecer subsídios para treinamento e avaliação de desempenho de pessoal, permite que a organização possa racionalizar as suas atividades através de um planejamento e de um controle mais eficazes, além de permitir uma certificação pela norma de qualidade ISO-9001. De uma forma geral, e claro, sempre de acordo com as características da organização, o gestor pode pensar em implantar normas de qualidade e normas ambientais que, em tese, podem ser adequadas a qualquer tipo de atividade. Já as normas específicas dependem do segmento. Qualidade A Qualidade é um dos fatores aliados da gestão de patrimônio e materiais porque: a) Valoriza a empresa. b) Barateia os insumos. c) Os funcionários ficam mais animados. d) Os salários pagos são menores, logo, a empresa economiza. e) Nenhuma das alternativas anteriores. Interatividade A Qualidade é um dos fatores aliados da gestão de patrimônio e materiais porque: a) Valoriza a empresa. b) Barateia os insumos. c) Os funcionários ficam mais animados.d) Os salários pagos são menores, logo, a empresa economiza. e) Nenhuma das alternativas anteriores. Resposta ATÉ A PRÓXIMA!