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SA2 – ATIVIDADE - APRESENTAÇÃO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO SENAI
NOME: Lilian Graziele Nardez da Silva 
SA1 –Atividade 1 -Diagnóstico
Iniciaria a organização dos documentos da seguinte maneira
- Classificação, identificação e higienização dos documentos; 
- Criação de um sistema padronizado de documentos com logotipo da empresa pela identificação necessária; 
- Criação de um plano de classificação com pastas separadas em ordem alfabética; 
- Aplicação da tabela de temporalidade;
- Reavaliação dos documentos;
- Eliminação dos documentos que perderam seu valor;
- Elaboração de códigos para implementação dos documentos na base de dados; 
- Utilização de pastas com diferentes cores para melhor visualização dos documentos;
- Listagens impressas dos documentos, identificando sua localização para eventuais 
Problemas com o sistema.
Com isso acredito que seria possível gerenciar os mesmo com eficiência, tendo em vista que os documentos sendo corretamente administrados quando em uma necessidade, podem ser facilmente localizados com agilidade e rapidez. 
AS 1 – Atividade 2- Fluxograma
Pastas Suspensas
 As pastas suspensas, o nome já diz suspensa pois elas ficam suspensas quando armazenadas são muito utilizadas nos arquivos correntes. Nelas, são arquivados documentos soltos, como ofícios, memorandos e contratos, que são ordenados dentro de cada pasta e guardados em armários ou arquivos de gavetas vem com uma guia, na qual é anotado o nome ou assunto a que se referem os documentos.
SA1 – Atividade 3 Pesquisas de materiais
Pastas Suspensas A-Z
São pastas que contam com um gancho central, no qual os documentos são perfurados e inseridos. Esta pasta é armazenada em pé, geralmente em armários ou estantes ao contrário do que o nome diz, não permite apenas a ordem alfabética, mas também a ordem numérica ou qualquer outra que a empresa aplique aos documentos ali depositados. É também bastante utilizada nos arquivos correntes, montados nos setores de trabalho. Geralmente coloridas, elas permitem criar subdivisões dentro de outras pastas. É provável que você as utilize em seu arquivo pessoal.
Caixa Box ou Caixa Arquivo
Geralmente são chamadas caixas box ou caixas de arquivo (indevidamente chamadas de caixas de arquivo morto por pessoas não ligadas à área de arquivo). Podem ser de papelão ou de plástico.
Sugere as de papelão como mais adequadas, pois apresentam maior durabilidade e menor acidez, conservando melhor os documentos ali depositados. São bastante utilizadas nos arquivos intermediários e seu tamanho é próprio para o acondicionamento de folhas A4,ofício,Ata, Contrato,…não havendo a necessidade de dobrá-las quando guardadas.
Pasta Suspensa Sanfonada
 
As pastas sanfonadas são aquelas que apresentam várias divisórias, de modo que os documentos podem ser separados de acordo com o assunto, ordem alfabética ou qualquer outro critério adotado pela instituição. São bastante utilizadas nos arquivos pessoais para guardar documentos pessoais, mas podem ser encontradas também em arquivos institucionais para guardar holerites ou atestados médicos.
Arquivo de Gaveta
O mais tradicional é o arquivo de gavetas, em que os documentos são armazenados, geralmente, em pastas suspensas. É utilizado, quase sempre, nos arquivos correntes e é bastante prático na busca dos documentos.
Arquivo de gavetas é aquele destinado a guardar documentos em formato de ficha, atas, contratos, fichas de pacientes sendo hoje bem menos utilizados, mas ainda é possível encontrá-los em instituições que se utilizam de fichas em seu dia a dia. Você já deve ter visto esse modelo em academias, clínicas ou até mesmo em bibliotecas que ainda não foram informatizadas.
Arquivo Fichário
Os arquivos deslizantes, são formados por fileiras de estantes agrupadas sobre trilhos, de forma que possam deslizar e permitam a abertura na estante em que se deseja colocar ou buscar o documento. É uma alternativa para otimizar o espaço do ambiente, mas é a opção mais cara, tanto que exige um estudo detalhado para verificar sua aplicabilidade. Geralmente é adotada em empresas que não dispõem de outro espaço para guardar seus documentos.
Eu indicaria nas minhas pastas e caixa box da seguinte maneira:
A cor vermelha, pode ser para documentos importantes que você precisa analisar.
A cor amarela pode ser para arquivos que precisa de mais atenção.
A cor verde pode ser para a pastas com trabalhos concluídos.
 As etiquetas mostram o que tem dentro da pasta, são importantes para identificação, mantendo assim mais conservados os documentos e podem ser escolhidas de acordo com o perfil do ambiente ou com a criatividade do organizador.
 Os materiais devem estar guardados em instalações com critério mínimo de segurança documental com uma temperatura de 22°C a estrutura física do setor devem ser um local bem arejado e limpo e bem estruturado pois são guardados documentos importantes, Localização a cessível e com capacidade para expansão, Iluminação ampla, higienização: limpo e bem cuidado disposição Arranjo físico adequado, segurança protegido contra roubo e incêndio
 Materiais necessários para arquivamento e manutenção de arquivos são: 
 Mobiliário, acessórios, levantamentos de dados e análise coletados. 
 O planejamento é muito importante pois ele determina a metodologia de arquivamento bem como gerencia o capital intelectual da instituição visando a geração de tutoriais os futuros profissionais e a padronização da ação. 
AS 2-Atividade 1-Layout 
 O organograma é uma representação gráfica da estrutura de um a organização. Mostra a hierarquia da organização com o os departamentos, Coordenadores, supervisores e diretores.
O objetivo do organograma é mostrar a relação entre subordinados e superiores e facilitar a analise organizacional. 
 Traçar planejamentos e organizações práticas dos departamentos e setores. 
 Espaço físico: O espaço físico deve ser bem limpo e arejado e bem estruturados pois guardam documentos importantes. 
Localização: Acessível e com capacidade para localização.
Equipamentos: Os equipamentos devem ser bem limpos e bem guardados.
Arquivos: Fundamental que análise todos os arquivos pois eles devem estar conservados e organizados para que possa fazer um levantamento de dados. 
Aclimatização: Tudo deve estar bem guardado limpo e organizado pois é muito importante para arquiva-los.
AS 2 – Atividade 2- Organograma