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1. TÍTULO Procedimento Operacional – Programa de Recolhimento de Produtos (Recall) 2. OBJETIVO Estabelecer procedimentos a serem adotados para assegurar o recolhimento de produtos não conformes do mercado, seja esta não conformidade detectada na empresa ou após a expedição dos mesmos, incluindo em trânsito. O POP contém a forma de segregação dos produtos afetados e destinação final, determinação dos responsáveis pela execução das atividades e os procedimentos de comunicação do recolhimento dos alimentos à cadeia de produção, autoridades e consumidores. 3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA RDC nº 24 – ANVISA, de 08 de junho de 2015; Portaria nº 1.428/MS de 26 de novembro de 1993; Portaria nº 326/MS, de 30 de julho de 1997; RDC nº. 275 – ANVISA, de 21 de outubro de 2002; 4. CAMPO DE APLICAÇÃO Procedimento destina-se à área administrativa da empresa PariPassu. 5. DEFINIÇÕES Para utilização e entendimento correto deste documento, estão determinadas as seguintes definições: - Agravo à saúde: mal ou prejuízo à saúde de um ou mais indivíduos, de uma coletividade ou população; - Anuência prévia : procedimento pelo qual a ANVISA avalia, previamente à divulgação, o conteúdo informativo da mensagem de alerta aos consumidores, submetido pela empresa interessada; - Autoridade sanitária: órgão ou agente público competente na área da saúde, com poderes legais para regulamentar, licenciar, fiscalizar e realizar demais ações no âmbito da vigilância sanitária; - Cadeia produtiva: refere-se a todas as empresas envolvidas nas etapas de produção, industrialização, armazenamento, fracionamento, transporte, distribuição, importação e ou comercialização de Programa de Recolhimento de Produtos (RECALL) Procedimento Operacional Padrão www.paripassu.com.br Cód. Identificação: Revisão: Elaborado por: Aprovado por: Data da aprovação: alimentos, inclusive in natura, bebidas e águas envasadas, ingredientes alimentares, matérias-primas alimentares, aditivos alimentares, coadjuvantes de tecnologia de fabricação, embalagens e outros materiais em contato com alimentos; - Consumidor: toda pessoa física ou jurídica que adquire ou utiliza produto ou serviço como destinatário final; - Empresa interessada: empresa que solicita o registro do produto objeto do recolhimento ou efetua a notificação dos produtos isentos de registro junto ao órgão competente ou é a responsável direta pelos produtos isentos ou não de registro; - Empresa distribuidora: aquela que atua na distribuição do (s) lote (s) do (s) produto (s) objeto do recolhimento; - Empresa receptora: aquela que atua na comercialização do (s) lote (s) do (s) produto (s) objeto do recolhimento; - Lote de produto: conjunto de produtos de um mesmo tipo, processados pelo mesmo fabricante ou fracionador, em um espaço de tempo determinado, sob condições essencialmente iguais; - Mensagem de alerta aos consumidores: comunicado que deve ser apresentado pela empresa interessada aos consumidores, contendo a identificação do produto, o motivo do recolhimento, os riscos à saúde, as recomendações aos consumidores, dentre outras informações pertinentes; - Produto: refere-se a alimentos, inclusive in natura, bebidas e águas envasadas, ingredientes alimentares, matérias-primas alimentares, aditivos alimentares, coadjuvantes de tecnologia de fabricação, embalagens e outros materiais em contato com alimentos, para consumo humano; - Rastreabilidade: conjunto de procedimentos que permite detectar a origem e acompanhar a movimentação de um produto ao longo das etapas da cadeia produtiva, mediante dados e registros de informações; - Recolhimento: ação a ser adotada pela empresa interessada e demais empresas da cadeia produtiva, que visa à imediata e eficiente retirada de lote (s) de produto s) do mercado de consumo; e - Risco: probabilidade de ocorrência de um efeito adverso à saúde e da gravidade de tal efeito, como consequência de um perigo ou perigos nos alimentos. 6. RESPONSABILIDADES 6.1 O setor Comercial deve receber a reclamação do consumidor, quando a notificação vem da empresa, o recebimento compete ao setor Administrativo. 6.2 Programa de Recolhimento de Produtos (RECALL) Procedimento Operacional Padrão www.paripassu.com.br O setor Administrativo é o responsável por implementar, acompanhar e verificar o cumprimento deste Procedimento Programa de Recolhimento de Produtos (RECALL) Procedimento Operacional Padrão www.paripassu.com.br 6.3 Os setores de Qualidade e Produção são responsáveis pelo atendimento e preenchimento do Relatório de Recolhimento de Produtos Não Conformes.·. 6.4 O [Cargo de Responsável por Logística e Distribuição] é o responsável pelo recolhimento do produto no cliente e/ou consumidor final.·. 6.5 O setores Comercial e Administrativo são responsáveis pela comunicação da inconformidade dos produtos, bem como da resposta técnica, ao cliente e as autoridades sanitárias. 7. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES 7.1 Equipe 7.1.1 A equipe deve ser formada pelo proprietário e um responsável para os setores Comercial, Administrativo, de Qualidade, além do [Responsável pela Logística e Distribuição] eu um .oãçudorp ad redíl 7.2 Recolhimentos dos Produtos 7.2.1 A recuperação dos produtos deve ser realizada após recebimento das informações, pelo setor Administrativo, do número de lote, tipo de produto, detalhamento dos insumos utilizados, quantidade de insumos utilizada (conforme Relatório de Produto Não Conforme) e, nos casos em que o produto já tiver sido comercializado, informações da venda. 7.2.2 O recolhimento dos produtos do (s) cliente (s) deve ser realizado imediatamente. As ações :res meved sadamot - Reter lotes de produtos não conformes ainda em estoque, identificando-os; - Interromper entregar dos produtos não conformes em trânsito; - Realizar rastreabilidade interna para verificar causas da não conformidade, lotes e quantidades envolvidas; - Comunicar autoridades conforme item 7.3; - Implementar ações corretivas e monitorá-las; - Quando necessário, interromper produção do produto em questão; - Avaliar custos e implicações legais para realização do Recall; - Decidir sobre realização do Recall; - Rastrear a quais clientes o produto foi entregue e informa-los; - Comunicar os consumidores conforme item 7.4; - Fazer o recolhimento dos produtos; - Conferir quantidades de produto expedidas e recolhidas; - Rever estoque e avaliar necessidade de reposição ao consumidor. 7.2.3 O setor de Qualidade e os líderes da produção são responsáveis por rastrear o número de lote, tipo de produto, detalhamento dos insumos utilizados, quantidade de insumos utilizada (conforme Relatório de Produto Não Conforme) e, nos casos em que o produto já tiver sido comercializado, informações da venda. 7.2.4 e as possíveis causas para o ocorrido. 7.2.5 O (s) produto (s) recolhidos e encaminhados à empresa, devem ser armazenados em local seguro e devidamente identificados 7.2.6 Nos casos em que apresente características sensoriais alteradas, o (s) produto (s) devem ser inutilizados imediatamente As Não Conformidades deverão ser classificadas de acordo com os riscos. Classe 1: Onde existe grande possibilidade de que o consumo cause danos à saúde do consumido. Neste caso, os produtos devem ser recolhidos imediatamente do mercado, em todos os estágios, incluindo residências dos consumidores. Classe 2: Onde existe pouca possibilidade de que o consumo do produto possa vir a causar danos à saúde do consumidor. Neste caso, produto é recolhido do mercado, não incluindo a residência do consumidor. Classe 3: Onde não existe a possibilidade de que o consumo do produto possa vir a causar danos à saúde do consumidor. Neste caso, é facultativo o recolhimento do produto, a não ser quando houver solicitação do reclamante. 7.2.7 A não conformidade também será classificada de acordo com sua gravidade e a destinação :seõçacifissalc satsedáredneped Nível de Criticidade 1 (Gravidade alta): Resíduos de defensivos acima dos limites permitidos. Destino ao lote: Recolha e descarte. Nível de Criticidade 2 (Gravidade média): Contaminação por patógenos. Destino ao lote: .etracsed e ahloceR Nível de Criticidade 3 (Gravidade baixa): Presença de materiais estranhos. Destino ao lote: recolha e reprocesso. 7.3 Comunicado às Autoridades 7.3.1 Deve ser realizada comunicação eletrônica à ANVISA através do e-mail recolhimento.alimentos@anvisa.gov.br em até 48 horas. 7.4 Comunicado aos Consumidores 7.4.1 Este comunicado é o elemento de recall que informará aos consumidores e à coletividade sobre o risco e deve contribuir para a prevenção de acidentes. Deve ser um anúncio publicado na mídia, convocando o consumidor a atender o recolhimento. O aviso deverá: a) Ser elaborado com informações concisas, claras e objetivas, evitado o uso de termos técnicos, informações ambíguas ou insuficientes para o entendimento do consumidor. b) Nos casos de mídia impressa, estar dimensionado para garantir a fácil visualização e em seção de destaque. c) Em rádio e TV, ser divulgado de forma suficientemente clara para garantir o entendimento das informações. d) Em página eletrônica, este deverá estar em local de destaque e fácil visualização, na tela inicial, sem prejuízo da disponibilidade dos avisos veiculados em rádio, TV e mídia impressa. Programa de Recolhimento de Produtos (RECALL) Procedimento Operacional Padrão www.paripassu.com.br 7.4.2 O aviso de risco deve ser veiculado em mídias sociais do fornecedor, quando as possuir, sem prejuízo a demais ações que ampliem o alcance da informação ao consumidor. 7.4.3 Orientando esta comunicação, segue um modelo de Comunicado de Recall 7.5 Atendimento aos Consumidores 7.5.1 A empresa deve monitorar a campanha de recolhimento e manter as autoridades informadas sobre seu andamento. Deverá também apresentar relatórios de acompanhamento da campanha à Defesa do Consumidor com periodicidade mínima de 60 dias; estes relatórios devem conter informações da quantidade de produtos recolhidos, reparados e em estoque, separadamente por estado da federação. O envio do relatório é obrigação prevista na portaria 487 e seu envio não requer provocação da Defesa do Consumidor por meio de notificação. 7.5.2 O [Cargo Administrativo] é responsável pelo registro do recolhimento no Relatório Periódico do Recolhimento de Produtos. 7.5.3 As reclamações dos clientes devidamente respondidas, no menor prazo possível, deverão ser registradas no Relatório de Não Conformidade. 7.5.4 A empresa interessada deve garantir a veiculação da mensagem de alerta aos consumidores a cerca do recolhimento dos produtos. Programa de Recolhimento de Produtos (RECALL) Procedimento Operacional Padrão www.paripassu.com.br 7.5.5 A mensagem de alerta deve conter informações concisas, primando por clareza e objetividade, evitando o uso de termos técnicos, informações ambíguas ou que não alcancem o entendimento do consumidor. a) Denominação de venda, marca, lote, prazo de validade, número de regularização junto ao órgão competente, conteúdo líquido e embalagem, quando aplicável; b) Identificação da empresa interessada; c) Motivo do recolhimento; d) Riscos ou agravo à saúde dos consumidores; e) Recomendações aos consumidores, informando locais disponibilizados para a troca dos produtos; f) Telefone e meios de contato; g) Imagem do produto. 7.5.6 A empresa realizará retirada e substituição imediata do produto. 7.5.7 ANEXO XX – Comunicação de Recolhimento a Anvisa e Mensagem de Alerta aos Consumidores 8. MONITORIZAÇÃO O quê? Como? Quando? Quem? Recolhimento dos produtos Observação visual da quantidade de devoluções preenchidas no RQ XX – Relatório Periódico do Recolhimento de Produtos Semanalmente Diretoria comercial Atendimento ao consumidor Observação visual da quantidade de respostas técnicas a clientes emitidas Semanalmente Diretoria comercial 9. VERIFICAÇÃO O quê? Como? Quando? Quem? Avaliação da Observação do preenchimento do RQ XX – Relatório Periódico do Recolhimento de Produtos. Observação Visual Mensalmente Consultor contratado Avaliação da Observação da quantidade de respostas técnicas a clientes emitidas no Relatório RQ XX – Relatório de Não Conformidade. Observação Visual Mensalmente Consultor contratado Programa de Recolhimento de Produtos (RECALL) Procedimento Operacional Padrão www.paripassu.com.br 10. AÇÃO IMEDIATA / AÇÕES CORRETIVAS 10.1 Para recolhimento de produtos nos casos em que a empresa não realizou o recolhimento 10.1.1 Verificar com o responsável a não elaboração do Plano de Ação para as não conformidades detectadas no Relatório Periódico de Recolhimento de Produtos; 10.1.2 Promover programa de Capacitação Continuada 10.2 Para Atendimento ao consumidor caso a Empresa não respondeu ao cliente 10.2.1 Entrar em contato com o cliente para avaliar sua satisfação o mais rápido possível 11. OBJETIVO Os registros da qualidade gerados pelas atividades deste procedimento são controlados desta forma: 12. ANEXOS Anexo XX – Comunicação de Recolhimento a ANVISA e Mensagem de Alerta RQ XX – Relatório Periódico do Recolhimento de Produtos aos Consumidores RQ XX – Controle de Reclamação Internas e Externas (Não Conformidades) RQ XX – Relatório de Não Conformidade (RNC). 13. REGISTRO DE ALTERAÇÕES Identificação/código Armazenamento Disposição Tempo de Retenção Descarte RQ XX – Relatório Periódico do Recolhimento de Produtos Área comercial / Qualidade Pasta específica 2 anos Arquivo Morto RQ XX –Controle de Reclamação Internas e Externas (Não Conformidades) Área comercial / Qualidade Pasta específica 2 anos Arquivo Morto RQ XX – Relatório de Não Conformidade (RNC) Todas as áreas da empresa Pasta específica 2 anos Arquivo Morto Revisão Data Descrição Aprovado por: Programa de Recolhimento de Produtos (RECALL) Procedimento Operacional Padrão www.paripassu.com.br
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