NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO

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NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO
CONCEITOS BÁSICOS
➥Instituição- agrupamento de pessoas físicas
e jurídicas formalmente organizadas que se
dedicam à produção de bens, à oferta e
prestação de serviços em amparo à saúde,
cultura, segurança social, educação, etc..
➧As instituições pertencem a três grandes
grupos:
◈Instituições governamentais e empresas
públicas.
◈ Empresas privadas.
◈ Organizações não governamentais (ONGS -
OSCIPS).
➥Empresa- sistema integrado por pessoas,
recursos econômicos, financeiros, materiais e
tecnológicos que interage com a sociedade
visando atender suas necessidades e é
remunerada através de resultados econômicos,
de forma direta ou indireta, por exercer essa
interação.
➧Uma empresa é um sistema que agrupa e
coordena fatores de produção.
➧Empresas têm como finalidade gerar
ganhos adicionais, conhecidos como lucro
ou resultado financeiro.
➧Uma empresa, além de maximizar seus
resultados precisa também:
◈Buscar melhoria contínua no seu
desempenho.
◈Satisfazer os anseios, desejos,
necessidades e as expectativas de seus
clientes
◈Praticar responsabilidade pública.
◈Desenvolver sua equipe de
colaboradores.
➧Uma empresa em contato com o ambiente
onde atua procura atingir objetivos. Para
atingir seus objetivos ela se estrutura em
subsistemas que podem ser categorizados
em: Principais e Complementares.
◈Principais: Produção, distribuição,
marketing e vendas.
◈Complementares: finanças, pessoal,
auditoria, contabilidade, tecnologia da
informação, entre outros.
➥Fatores de produção Recursos materiais –
São os Recursos Físicos, como por exemplo:
Prédios, edifícios, fábricas, instalações,
máquinas, equipamentos, ferramentas,
➥Recursos financeiros: Dinheiro, créditos,
financiamentos
➥Fatores de produção Pessoas- toda forma
de utilização da atividade humana em processos
produtivos:
➥Ações mercadológicas – Conquista e
atendimento ao Cliente a partir de ações de
Marketing e Vendas.
➥Estruturas administrativas – Formas de
organização e funcionamento da empresa.
➥Setores da Economia- quanto à área
econômica as empresas pertencem ao:
➧Setor Primário ou Extrativo:
◈Obtêm o produto por ação direta sobre a
natureza. Ex.: Pesca, Mineração, Extração.
◈A Produção gerada pelo Setor Primário é
quase sempre a matéria-prima do Setor
Secundário.
➧Setor Secundário ou de Transformação:
◈Indústrias em geral. Ex: Indústrias de
eletrodomésticos, automóveis e peças
automotivas, móveis e utensílios
domésticos, máquinas e implementos
industriais e agrícolas.
➧Setor Terciário ou de Prestação de
Serviços.
◈Ex: Empresas públicas de prestação de
serviços, Agências de Propaganda,
Escritórios de Advocacia, Consultorias,
Comércio, Hospitais, Bancos, Escolas,
Clubes, Transportes, Segurança etc.
➥Administração- ação de prestar serviço ou
ajuda.
➧Obter resultados através de um esforço
coletivo orientado.
➧Fixar objetivos e levar uma equipe a
atingi-los
➧Saber interpretar tendências e estar
sempre à frente dos acontecimentos.
➧Administrar compreende planejar,
organizar, dirigir e controlar atividades e
recursos.
➧A Administração compreende o conjunto
de atividades organizadas desenvolvidas
por uma pessoa ou grupo de pessoas para
obter e utilizar uma determinada
quantidade de recursos visando atingir
objetivos econômicos e/ou sociais.
➧O processo de Administração compreende
interpretar os objetivos propostos pela
instituição e as necessidades de seus
clientes ou usuários e estabelecer as
maneiras de alcançá-las através de quatro
“funções administrativas”.
➥Eficiência- se refere aos meios: métodos,
processos, regras e regulamentos.
➧Refere-se a fazer bem feito
➧A eficiência está relacionada à forma
utilizada para atingir resultados, sem
considerar se esses resultados contribuem
para alguma coisa ou não.
➥Eficácia- se refere aos fins: Atingir objetivos
e metas. Alcançar os resultados propostos.
➧A eficácia não está diretamente ligada aos
meios nem à forma, mas sim à capacidade
de se atingir resultados esperados.
➥Efetividade- se refere à medição da utilidade
do produto oferecido ou do serviço gerado,
considerando a sociedade como um todo e não
apenas um usuário ou uma instituição.
➥Filosofia de uma instituição, pública ou
privada, é resultado das crenças e dos valores
individuais de seus acionistas e
administradores.
➥A missão da instituição é a razão da
existência da instituição. Definir a missão é
determinar o que a instituição se propõe fazer
com base na filosofia existente e sem que haja
conflitos internos ou externos a ela.
Ex: Um executivo preocupado com a questão
ecológica pode definir como missão de sua
instituição a produção a partir de
matérias-primas recicláveis.
TIPOS DE ORGANIZAÇÕES
➥Organizações não lucrativas
➧os objetivos são de natureza social
(prestação de serviços, segurança).
➧Tais organizações não visam o lucro, mas
contabilizam seus resultados sob o ponto
de vista social.
➧Elas sobrevivem de doações ou de verbas
governamentais. Ex.: Exército, Força Aérea,
Polícias Igrejas, ONGs), instituições
beneficentes, fundações, etc.
➥Organizações lucrativas
➧Foram criadas para gerar bens e/ou
serviços, vendendo-os para a sociedade,
com uma margem de lucro que viabilize o
investimento de capital
➧ Juridicamente as organizações lucrativas
possuem basicamente duas formas de
constituição:
◈Sociedades Anônimas (SA’s)- possuem o
capital dividido em ações, negociadas em
Bolsa de Valores. Tais organizações
devem ter suas contas e resultados de
sua administração obrigatoriamente
divulgados nos principais veículos de
comunicação, tais como jornais.
◈Sociedades por Cotas Limitadas (Ltda)- não
são obrigadas a divulgar suas contas ou
os resultados de sua gestão, embora
devam elaborar Balanços e
Demonstrações de Resultados
anualmente, conforme previsto em lei
ESTRUTURA ORGANIZACIONAIS
➥Estrutura organizacional formal
➧Estrutura de acordo com o organograma
da
empresa.
➧É como a empresa foi realmente
estruturada em seu planejamento, levando
em conta a hierarquia e as normas de
conduta.
➥Estrutura organizacional informal
➧Estrutura que se estabelece pelo convívio
das pessoas em uma empresa. Ela é muito
mais espontânea e leva em conta os
costumes das pessoas envolvidas.
➥A estrutura formal e informal ocorre
simultaneamente e ambas estão presentes em
todas empresas.
➥Tipos de estruturas formais mais usados
pelas empresas.
➧Para escolher o melhor tipo de estrutura
organizacional -é preciso analisar o
objetivo que quer atingir com sua
organização.
➧Estrutura organizacional linear
◈Cada funcionário deverá ter um
supervisor. Há um foco maior na
centralização do poder e uma ênfase em
hierarquias bem estruturadas.
◈Vantagens
▸Define melhor os níveis de autoridade
e responsabilidade.
▸Mostra o supervisor de cada pessoa
▸Motiva os funcionários ao mostrar
caminhos claros de carreira e chances
de promoção.
▸Proporciona uma especialização para
cada funcionário.
▸Cria companheirismo entre
funcionários dentro da mesma área.
◈Desvantagens
▸Pode desacelerar a inovação ou
mudanças importantes devido ao
aumento da burocracia.
▸Pode fazer com que os funcionários
ajam no interesse do departamento em
vez da empresa como um todo.
▸Pode fazer com que funcionários
na parte inferior do organograma se
sintam desvalorizados.
➧Estrutura organizacional funcional
◈A empresa é departamentalizada
(departamentos de finanças, marketing
contabilidade, administração, vendas etc)
◈É a estrutura mais comum nas empresas.
◈A estrutura organizacional funcional
valoriza a especialização.
◈Cada departamento é composto de
profissionais da mesma área.
◈Para representar este modelo em forma
de organograma pode-se representar
cada funcionário dentro de seu
departamento, ou ilustrar apenas os
departamentos sem entrar em detalhes
de nomes de funcionários
◈Vantagens
▸Oferece uma visão geral e simplificada
da empresa
▸Pode ser usado em conjunto com um
organograma mais detalhado
▸Promove a ideia de colaboração dentro
de uma equipe.
◈Desvantagens
▸Pode dificultar a colaboração entre
funcionários de departamentosdiferentes
▸A estrutura mais rígida e dividida não
acomoda bem empresas menores ou
com estruturas dinâmicas.
➧Estrutura organizacional matricial
◈Uma estrutura matricial parece uma
matriz ou uma tabela, e mostra equipes
que se formam para trabalhar em
projetos especiais.
◈Vantagens
▸Permite aos supervisores montar suas
equipes com facilidade, conforme a
necessidade de cada projeto.
▸Oferece uma visão mais dinâmica da
organização.
▸Incentiva funcionários a usar suas
habilidades de diversas formas
◈Desvantagens
▸Possível conflito entre gerentes de
departamento e gerentes de projetos.
▸Pode mudar com mais frequência em
comparação a outros tipos de estruturas.
➧Estrutura organizacional horizontal
◈É mais adequada para empresas com
poucos níveis entre a diretoria e os
funcionários.
◈Algumas organizações maiores mantêm
essa estrutura pois ela incentiva uma
menor supervisão e um maior
envolvimento de todos os funcionários.
◈Vantagens
▸Oferece aos funcionários maior
responsabilidade.
▸Fomenta uma comunicação mais
aberta.
▸Melhora a organização e velocidade de
implementação de novas ideias.
◈Desvantagens
▸Pode criar confusão pois os
funcionários não têm um supervisor
▸Pode desenvolver funcionários com
habilidades e conhecimentos mais
generalizados.
➧Estrutura organizacional circular
◈A estrutura organizacional circular é
idêntica às estruturas linear e funcional,
mas num organograma de forma circular.
◈A posição mais alta da empresa é
representada no centro do círculo e as
posições mais baixas nas bordas do
círculo.
◈Esta é a maneira menos eficaz de se
representar um organograma
empresarial.
◈Vantagens
▸Chama a atenção por ser representado
num diagrama de forma diferente
◈Desvantagens
▸Falta espaço para representar todos os
departamentos ou funcionários.
▸Diferenças em número de funcionários
em cada departamento não se
adequam bem ao formato circular.
▸Dificulta entender a hierarquia e
organização da empresa.
▸Costuma não ter espaço suficiente para
incluir informações adicionais sobre
cada funcionário.
DEPARTAMENTALIZAÇÃO
➥Agrupar as atividades da organização, de
forma lógica e racional
➥Quanto maior for a organização, e quanto
mais diferenciadas forem as suas atividades,
maior deverá ser o nível de especialização,
consequentemente, mais ampla será a
departamentalização.
➥Dentro do departamento há homogeneidade
de tarefas (especialização);
➥Entre os departamentos há heterogeneidade
de funções (diferenciação).
➥Para que sejam escolhidos os corretos tipos
de departamentalização, existem alguns
princípios a serem aplicados
➧Princípio da separação do controle-
uma atividade não pode ser executada e
controlada pelo mesmo departamento.
➧Princípio do maior uso- o departamento
que faz maior uso da função deve ser o
responsável por ela, de forma que terá
mais condições de desenvolvê-la com
eficiência e eficácia, por lidar com a função
de forma frequente.
➧Princípio do maior interesse- o
departamento que tem maior interesse por
uma atividade deve executá-la, o que
facilitará a especialização da atividade.
➧Princípio da supressão da concorrência-
estabelece que se deve suprimir a
concorrência entre departamentos na
execução de uma função.
➥Principais tipos de departamentalização
➧Departamentalização funcional ou por
funções
◈É a mais utilizada das formas de
departamentalização
◈Agrupamento feito sob uma lógica de
identidade de funções e semelhança de
tarefas, sempre pensando na
especialização, agrupando conforme as
diferentes funções organizacionais, tais
como financeira, marketing, pessoal
◈Vantagens- a especialização das pessoas
na função, facilitando a cooperação
técnica
economia de escala e produtividade,
sendo indicada para ambientes estáveis.
◈Desvantagens- falta de sinergia entre os
diferentes departamentos e uma visão
limitada do ambiente organizacional
com cada departamento focado apenas
nos seus próprios objetivos e problemas.
➧Departamentalização por cliente ou
clientela
◈Feito em função dos diferentes tipos de
clientes que a organização possui.
◈Ex: em uma loja de roupas: departamento
masculino, departamento feminino.
Em bancos: clientes comuns e especiais.
◈Vantagem- facilitar a flexibilidade no
atendimento às demandas específicas de
cada nicho de clientes.
◈Desvantagens- dificuldade de
coordenação com os objetivos da
organização e multiplicação de funções
semelhantes nos diferentes
departamentos, prejudicando a eficiência,
além de poder gerar uma disputa entre as
chefias de cada departamento diferente
➧Departamentalização por processos
◈Agregar as atividades da organização nos
processos mais importantes para a
empresa.
◈Busca ganhar eficiência e agilidade na
produção de produtos/serviços, evitando
o desperdício de recursos
◈Bastante utilizada em linhas de produção.
◈Facilita o emprego de tecnologia, das
máquinas e equipamentos, do
conhecimento e da mão-de-obra.
◈Possibilita um melhor arranjo físico e
disposição racional dos recursos,
aumentando a eficiência e ganhos em
produtividade.
➧Departamentalização por produtos
◈A organização se estrutura em torno de
seus diferentes tipos de produtos ou
serviços.
◈Quando a organização tem uma variada
gama de produtos que utilizem
tecnologias bastante diversas entre si, ou
que tenham especificidades na forma de
escoamento da produção ou na prestação
de cada serviço.
◈Vantagem- facilitar a coordenação entre
os departamentos envolvidos em um
determinado nicho de produto ou serviço,
possibilitando maior inovação na
produção.
◈Desvantagem- a pulverização de
especialistas ao longo da organização,
dificultando a coordenação entre eles.
➧Departamentalização geográfica
◈Critério de departamentalização em que a
empresa se estabelece em diferentes
pontos do país ou do mundo, alocando
recursos, esforços e produtos conforme a
demanda da região.
◈Como cada filial estará em uma
determinada região geográfica e as filiais
estarão focadas em atender ao público
dessa região, provavelmente terá
dificuldade em conciliar os interesses de
cada filial geográfica com os objetivos
gerais da empresa.
➧Departamentalização por projetos
◈Os departamentos são criados e os
recursos alocados em cada projeto da
organização.
◈Neste tipo de departamentalização, cada
projeto tende a ter grande autonomia, o
que viabiliza a melhor consecução dos
objetivos de cada projeto.
◈É de grande flexibilidade, facilita a
execução do projeto e proporciona
melhores resultados.
◈Desvantagem- as equipes perdem a
visão da empresa como um todo, focando
apenas no seu projeto, e insegurança nos
empregados sobre sua continuidade ou
não na empresa quando o projeto acabar
ORGANOGRAMAS E
FLUXOGRAMAS
➥Organogramas
➧Usado para representar as relações
hierárquicas dentro de uma empresa, ou a
distribuição dos setores, unidades
funcionais
➧Uma representação da organização em
determinado momento e pode mudar
➧Deve ser flexível e de fácil interpretação
➧Facilita as decisões relacionadas com a
gestão e comunicação entre os
departamentos ou membros
➧Organograma Vertical
Organograma circular ou radial
Organograma funcional
Organograma matricial
➥Fluxogramas
➧Gráfico feito com símbolos padronizados
para uma seqüência lógica das etapas de
realização de um processo de trabalho
➧Visão integrada do processo de trabalho
➧Visualização de detalhes críticos do
processo de trabalho
➧Identificação do fluxo do processo de
trabalho
➧ Identificação das oportunidades de
melhoria
➧Facilitar a leitura e o entendimento