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CAPÍTULO 5 AUDITORIA HOSPITALAR: FERRAMENTA DE GESTÃO A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo você terá os seguintes objetivos de aprendizagem: Defi nir a auditoria como instrumento de avaliação da qualidade da assistência prestada ao paciente e como ferramenta de gestão para a instituição de saúde. Apresentar o fl uxo de trabalho na atuação do auditor. Ressaltar a importância do papel educativo da auditoria hospitalar. Conhecer o processo do trabalho do auditor e os impactos dessas atividades na instituição de saúde. Debater a respeito da preparação que a organização de saúde deve dispensar para que a relação entre prestador de serviço e fi nanciador seja harmoniosa. Apresentar os apontamentos realizados pelo auditor que tragam conhecimento para instituição de saúde e aperfeiçoamento para seus processos. 76 Auditoria Hospitalar 77 AUDITORIA HOSPITALAR: FERRAMENTA DE GESTÃO Capítulo 5 CONTEXTUALIZAÇÃO Caro(a) pós-graduando(a), aqui abordaremos as questões de gestão envolvidas no processo de auditoria, com enfoque nas empresas que executam os serviços e nos fi nanciadores do atendimento prestado. Conforme estudado no primeiro capítulo, a auditoria tem como intuito principal averiguar a qualidade do serviço que está sendo prestado e, diante dessa perspectiva, vamos tratar das ferramentas que podem auxiliar nesse processo, bem como o aprendizado que essa rotina pode proporcionar para as instituições de saúde. AUDITORIA COMO INSTRUMENTO DE AVALIAÇÃO DA QUALIDADE A assistência à saúde, é senso comum, teve inúmeras melhorias apresentadas nas últimas décadas, seja pelo próprio avanço dos estudos e tecnologia, seja pela quantidade de profi ssionais mais preparados e com maior acesso à informação, bem como pela própria evolução dos processos de controle sanitário e de gestão, que estão relacionados aos atendimentos realizados. Sabemos que uma instituição de saúde, para manutenção saudável de sua estrutura, seja ela pública ou privada, necessita, fundamentalmente, de um processo de gestão que ampare suas atividades. Na área de assistência à saúde temos uma série de inter-relacionamentos entre profi ssionais e áreas que tornam a execução do serviço particularmente complexo, além, é claro, do produto, que se trata ser a vida humana, e que demanda uma estrutura muito organizada e profi ssionalizada para garantia do atendimento adequado. Essa evolução passou pelo incremento de diversos processos, criação de ferramentas, estabelecimento de normas e legislações para regulação da área, bem como novas pesquisas e tecnologias. Nesse ponto, é importante que os profi ssionais que atuam na prestação do serviço diretamente, sejam eles médicos, enfermeiros, fi sioterapeutas e outros, compreendam a importância do cuidado prestado no atendimento ao paciente e o arcabouço envolvido, como, por exemplo, a necessidade de registros fi dedignos e completos para uma correta análise da auditoria. Relembramos que a auditoria hospitalar não acontece apenas na avaliação de prontuários. Ela tem o foco operacional, que trata do controle e execução da assistência, na qual se encaixa a análise dos prontuários e documentos 78 Auditoria Hospitalar hospitalares. Assim, temos a auditoria analítica, que se apoia nos indicadores do processo de assistência e, também, o processo de auditoria clínica, que tem como foco a melhoria da qualidade dos cuidados aos pacientes. Perceba que essas auditorias não existem separadamente, elas se relacionam a todo momento e uma complementa a outra. Diante disso, tendo em vista que o processo de auditoria tem como intuito principal verifi car a qualidade do serviço dispensado ao paciente, é importante trazer a defi nição do termo qualidade, que, segundo Mezomo (2001), consiste em atender às necessidades dos clientes e satisfazer suas expectativas. Em nossa realidade, ao invés de consumidores, temos pacientes e suas necessidades, o que, em muitos momentos, está relacionado com a manutenção da vida. Para alcançar qualidade na área de prestação de serviços de saúde, é fundamental que os processos de desenvolvimento estejam estabelecidos, treinados e que funcionem corretamente. É nesse ponto que a auditoria em saúde vai agir, buscando averiguar se os processos estão ocorrendo de acordo com os padrões estabelecidos. Cabe ressaltar que a percepção de qualidade, como envolve a satisfação das necessidades, é um conceito relativamente particular para cada paciente, o que torna o processo menos tangível e de difícil mensuração. É um conceito complexo e subjetivo, diante da percepção de cada indivíduo e das peculiaridades dos serviços de saúde. Os processos de acreditação vêm contribuindo para a implantação da cultura da qualidade, que, diante das necessidades de aperfeiçoamento dos processos de gestão, torna-se cada vez mais rotineira nas instituições de saúde brasileiras, principalmente as privadas. Diante disso, tendo-se como foco a garantia da qualidade da assistência ao paciente, os profi ssionais relacionados necessitam envolver-se no processo de defi nição de normas e condutas. Eles devem conhecer a realidade dos serviços oferecidos para auxiliar na proposição de melhorias, visando à qualidade dos atendimentos prestados. Esse deve ser o foco da auditoria, garantir que está sendo executado o que foi planejado para o paciente. Para tanto, existem diversos mecanismos de aferição, como a auditoria concorrente, que acompanha em loco a atenção que está sendo prestada ao enfermo; a auditoria prévia, que visa garantir que o que foi planejado para aquela pessoa realmente está de acordo com o preconizado para o caso; bem como a auditoria retrospectiva, que visa avaliar o passado relativo ao atendimento e analisar sua aderência às condições clínicas do paciente. Perceba que essas auditorias não existem separadamente, elas se relacionam a todo momento e uma complementa a outra. 79 AUDITORIA HOSPITALAR: FERRAMENTA DE GESTÃO Capítulo 5 Percebemos que, em muitos momentos, a auditoria, seja ela aplicada em qualquer área, é vista meramente como ato fi scalizatório, o que não pode ser a realidade defendida pelos que são responsáveis pela implementação e gestão desse processo. A auditoria deve evidenciar situações nas quais não está ocorrendo a prestação de serviço de forma adequada, sendo essa avaliação realizada de forma totalmente isenta e fundamentada em pareceres subsidiados em dados científi cos e de medicina baseada em evidencias. Dessa forma, esse instrumento auxilia a gestão, seja da empresa prestadora do serviço, pois indica as situações em que está ocorrendo desvio dos padrões estabelecidos para atendimento dos pacientes, seja nas instituições públicas ou privadas responsáveis pelo fi nanciamento desses atendimentos. Por meio da auditoria, teremos o conhecimento da realidade sobre o que está sendo proposto para execução e o que efetivamente já foi prestado. Além disso, baseado nos cuidados em desacordo com os padrões defi nidos, poderão desenvolver-se ações para educação e ajuste dos processos. Assim, percebe-se que a qualidade em saúde “[...] está relacionada com a auditoria como meio de adequar, controlar, registrar e analisar para atender as necessidades dos clientes” (BAZZANELLA; SLOB, 2013, p. 53). Cabe ressaltar que um fato recorrente, detectado durante as auditorias, é a ausência de informações fundamentais para esclarecimento das ações concretizadas, como, por exemplo, a situação de pagamento de insumos, tais como: materiais, medicamentos e procedimentos que dependem do registro da equipe multidisciplinar. Caso essas informações não estejam consistentes, legíveis ou sejam subjetivas, estão sujeitas ao não pagamento, ou seja, à realização da glosa. Por meio da auditoria, teremos o conhecimento da realidade sobre o que está sendo proposto para execução e o que efetivamentejá foi prestado. TRATATIVAS DE GLOSAS Glosa, de acordo com Bazzanella e Slob (2013), signifi ca cancelamento ou recusa parcial ou total de orçamento ou conta por serem considerados ilegais e/ ou indevidos para pagamento. 80 Auditoria Hospitalar Glosa na saúde suplementar é quando o plano de saúde suspende o pagamento de serviços contratados, tais como: consultas, exames, medicamentos e materiais ou taxas cobradas por hospitais, clínicas, laboratórios ou outros profi ssionais de saúde conveniados. Fonte: Disponível em: <https://goo.gl/kGMDsf>. Acesso em: 09 dez. 2016. Para aprofundar seus conhecimentos sobre as glosas relacionadas às operadoras de assistência à saúde e prestadores de serviços em saúde, acesse a cartilha de contratualização glosa, no seguinte endereço eletrônico: <https://goo.gl/kGMDsf>. No Sistema Único de Saúde (SUS), glosa signifi ca a rejeição total ou parcial de recursos fi nanceiros do SUS utilizados pelos Estados, Distrito Federal e Municípios de forma irregular ou cobrados indevidamente por prestadores de serviços, causando danos aos cofres públicos. Fonte: DENASUS (2004). Acesse o manual de glosas do sistema nacional de auditoria, no seguinte endereço eletrônico: <https://goo.gl/QmPdCW>. 81 AUDITORIA HOSPITALAR: FERRAMENTA DE GESTÃO Capítulo 5 Conforme Buzzanella e Slob (2013), as glosas podem ser técnicas ou administrativas. As primeiras estão relacionadas com a apresentação de valores para insumos ou serviços utilizados nos procedimentos médicos adotados e ocorrem quando há dúvidas em relação às regras e práticas adotadas pela instituição que presta o serviço em saúde. As segundas são decorrentes de falhas operacionais relativas às cobranças, seja por falta de interação entre o plano de saúde e o prestador de serviço, seja por falha no momento de análise da conta do prestador. O desfecho de um atendimento em glosa não deve ser o objetivo do prestador de serviço, que acaba tendo sua expectativa de faturamento frustrada, nem mesmo do fi nanciador, pois mesmo que reduza o valor monetário repassado, percebe naquele processo desconformidade com os padrões estabelecidos. Assim, novamente, trazemos a importância do processo educacional diante dos apontamentos de irregularidades realizados pela equipe de auditores. INDICADORES E FERRAMENTAS PARA ATUAÇÃO DO AUDITOR Nesse ponto, apresentamos a importância da auditoria de enfermagem na avaliação da qualidade da assistência prestada aos clientes, através da análise de prontuários e do próprio acompanhamento dos pacientes. De acordo com Kurcgant (2006), a auditoria de enfermagem consiste em confrontar os procedimentos realizados com conta hospitalar visando alcançar os objetivos e resultados. Além disso, Scarparo e Ferraz (2008) ressaltam que além da fi nalidade do processo de auditoria na verifi cação de contas, existe uma forte tendência de utilização da auditoria para verifi cação da conformidade dos cuidados de enfermagem prestados, tendo como objetivo a melhoria contínua. Nesse processo de verifi cação, é muito comum perceber falhas na técnica de checagem, contudo, diante da importância legal relativa ao prontuário e a consequente validação para pagamento, essa atividade passou a ter cuidado especial pelas instituições de saúde, sendo passível de revisão antes mesmo de encaminhamento da cobrança para os convênios. Na evolução dos processos de auditoria e diante do conhecimento adquirido com as análises, acaba-se por ter informações detalhadas, inclusive do perfi l de atuação de cada profi ssional relacionado ao atendimento assistencial diretamente, pois, assim, é possível priorizar determinadas situações nas quais se deve ter A auditoria de enfermagem consiste em confrontar os procedimentos realizados com conta hospitalar visando alcançar os objetivos e resultados. 82 Auditoria Hospitalar uma atenção maior para a verifi cação, dependendo do perfi l de faturamento do prestador ou, até mesmo, do profi ssional atuante. Cabe ressaltar, também, a importância das informações corretas, inclusive para a análise de dados estatísticos e os estudos realizados serem fi dedignos. Daí surge a possibilidade da utilização de indicadores para corroborar no processo de gestão e educação da entidade. INDICADORES DE SERVIÇOS DE SAÚDE A utilização de indicadores de prestação de serviços como alerta para identifi cação de distorções que necessitem instaurar auditorias, rever o planejamento de ações de saúde ou a organização dos serviços, tem sido crescente, pois permite que essa atividade não tenha caráter policialesco, verifi cando não apenas a ação isolada e sim o impacto de um conjunto de ações nas condições de saúde da população e no fi nanciamento do setor. A metodologia de utilização de indicadores quantitativos para inferir a qualidade das ações e seu impacto nas condições de saúde possibilita diferentes graus de detalhamento e deve ser dinâmica, conforme o resultado das ações de auditoria e/ou de reorganização dos modelos assistencial e gerencial. Os indicadores mais utilizados são apresentados sob as seguintes formas: I - taxas percentuais; II - número de atividades em determinados grupos de procedimentos ou de clientes expostos ao procedimento; III - gasto “per capita”: refere-se ao gasto médio por usuário potencial, podendo ser geral ou em grupos específi cos; IV - taxa de cesárea: proporção de partos pelo procedimento cesariano em relação ao total de partos; V - taxa de cobertura: taxa de usuários, em geral ou de grupos de atendimentos específi cos, atendidos em determinada ação ou programa de saúde; VI – mortalidade; VII – fi nanciamento; VIII – atendimento ambulatorial: acompanhamento da agenda e produtividade; IX – cobertura; X - grau de alcance de metas; XI – perfi l da produção: analisar separadamente os exames realizados em decorrência de atendimentos internos da unidade dos solicitados por outras unidades; XII - perfi l do atendimento; XIII - resolubilidade do atendimento médico; IVX – atendimento hospitalar; XV - Perfi l de atendimento hospitalar; XVI – Resolubilidade. Fonte: Disponível em: <https://goo.gl/f0KXDz>. Acesso em: 09 dez. 2016. 83 AUDITORIA HOSPITALAR: FERRAMENTA DE GESTÃO Capítulo 5 Cabe ressaltar que os indicadores devem sempre estar relacionados às atividades previstas no processo de planejamento, independentemente de gerar ou não auditorias operacionais. Dessa forma, o gestor deverá defi nir os indicadores pertinentes em cada situação, tendo em vista que eles servem de controle e alerta para a melhoria contínua. Para a evolução da qualidade dos serviços através dos indicadores, as ferramentas de gestão, como, por exemplo, o ciclo PDCA, também podem ser incorporadas nessa área, sempre rodando as fases em busca da adequação dos processos controlados por meio da auditoria. Conforme Burmester e Moraes (2014, p. 21): [...] um sistema de auditoria bem estruturado é aquele que, além de permitir o exercício das atividades de padronização, controle e normatização da área assistencial, também possa prover, ao corpo diretivo, informações e sabedoria que permi- tam a avaliação do momento presente da empresa e indicar tendências que apontem alternativas para o futuro. Nesse quesito, reforçamos a ação gerencial que as atividades de auditoria trazem para as organizações. Essa atividade, que se iniciou com o trabalho médico, atualmente tem grande parte de sua força de trabalho desenvolvida por enfermeiros e profi ssionais administrativos, além de outros profi ssionais da saúde em menor volume, e apresenta-se como uma ferramenta valiosa de gestão assistencial. Diante disso, a visão do auditor, mal visto, com olhar de policiamento, não tem mais espaço, embora ainda exista nos ambientes profi ssionais. Em função até mesmo dessas divergências de entendimento, houve a necessidade de defi nições legais a respeito do papeldesses profi ssionais, estabelecidas pelos seus respectivos conselhos representativos de classe, que defi niram as regras para atuação do profi ssional auditor, bem como as suas habilitações. Em ambientes onde essa visão retrógada ainda permanece, é fundamental que as fontes pagadoras busquem o aprimoramento das funções e da atuação das auditorias, a fi m de objetivar a qualidade da assistência técnica, a racionalização dos recursos, e a preservação do ambiente de relacionamento. Para tanto, a celebração de contratos é fundamental, tanto que hoje já é item obrigatório para a contratação no setor público e privado (BURMESTER; MORAES, 2014). A visão do auditor, mal visto, com olhar de policiamento, não tem mais espaço, embora ainda exista nos ambientes profi ssionais. 84 Auditoria Hospitalar PAPEL EDUCATIVO DA AUDITORIA Com essa evolução do papel do auditor e apoio da informática, o resultado das observações realizadas por esses profi ssionais possibilita o tratamento estatístico e sintetizado dos dados, culminando na proposta de atuação direta nos casos em que uma atenção diferenciada deve ser dada. Diante do cenário atual de dinamismo e recursos escassos, diante de tantas possibilidades e ofertas de tratamentos em saúde, é fundamental o aproveitamento das informações para auxílio na tomada de decisão. Além disso, a agilidade nas análises deve ser busca contínua de melhoria nos processos, visto que a não aplicação de um recurso, ou mesmo o seu retardamento, pode gerar grande volume de sofrimento ao indivíduo afetado, pois, lembre-se, estamos tratando de atendimento à saúde das pessoas. Para esse auxilio na tomada de decisão, é imprescindível informações de qualidade, obtidas através de um sistema de coleta de dados fi dedignos e atuação de equipe técnica qualifi cada. De acordo com Burmester e Moraes (2014), para ter acesso a essas informações, é fundamental um sistema planejado de forma realista, projetado com auxílio de profi ssionais envolvidos no processo assistencial com características de simplicidade, organização, padronização, facilidade de implantação e utilização, dinamismo, segurança e melhoria contínua. DRG DRG “Diagnosis Related Groups” – É um sistema de classifi cação de pacientes, criado no fi nal da década de 60, primeiramente para doentes internados em hospitais para casos agudos, por uma equipe interdisciplinar da Yale University (EUA). Esse instrumento relaciona os tipos de pacientes atendidos pelo hospital com os recursos consumidos durante a internação, indicando grupos de pacientes coerentes do ponto de vista clínico e similares ou homogêneos quanto à utilização dos recursos hospitalares. No Brasil, segundo Couto, o número de dias necessários para se tratar um paciente de um determinado DRG é cerca 86% maior que o percentual americano. “Ora é possível entregar a assistência consumindo 86% menos diárias, compara”. 85 AUDITORIA HOSPITALAR: FERRAMENTA DE GESTÃO Capítulo 5 Couto aconselha que para o hospital conseguir isso, ele deve ter governança clínica e alta qualidade assistencial. Já as operadoras devem ter sistemas de saúde que entreguem continuidade de cuidado permitindo uma alta precoce. “O dinheiro oriundo deste programa de aumento de produtividade hospitalar poderá ser compartilhado pela operadora, hospitais e médicos. Felizmente temos uma enorme oportunidade de sanear o sistema”. Ari Ribeiro, superintendente de serviços ambulatoriais do Hcor e membro da Anahp, adianta que a entidade de hospitais privados já estuda o modelo internamente para uma possível adoção nos hospitais integrantes. Mas há difi culdades para implantá-lo. Neste momento dada a precariedade da maioria dos serviços de codifi cação diagnóstica no Brasil, o DRG signifi caria uma drástica redução de receita para os hospitais, visto que o banco de dados que possibilita a implantação do modelo depende da codifi cação secundária e a maioria das entidades brasileiras mal codifi cam o diagnóstico principal, avalia. Outro obstáculo colocado por ele é a questão das patentes. Para utilizar o DRG é preciso usar um sistema que pertenceria ao patrimônio da 3M. Mas Couto esclarece que a multinacional americana é apenas uma das empresas que patentearam alterações na metodologia, e pode ser utilizada por qualquer cidadão. “A maior parte dos países do mundo usam DRG e não pagam patente à 3M”, afi rma. Saiba mais sobre o DRG: DRG nasceu nos Estados Unidos em 1969 e, desde o início dos anos 80, é usado e atualizado pelo governo americano. A versão MS-DRG usada pelo governo americano é livre e acessível a qualquer cidadão ou empresa. O DRG só se aplica a pacientes internados em hospitais. O desempenho da produção assistencial deve ser mensurado em duas dimensões: custos e resultados. Dois indicadores permitem avaliar a qualidade: complicações assistenciais e mortalidade. 86 Auditoria Hospitalar Para usar o DRG é necessário um software que realize milhares de combinações entre idade, CID da doença principal, CID de comorbidades, procedimentos realizados para gerar os 786 produtos da versão atual (MS-DRG). Os principais desafi os para implantar o DRG no Brasil, segundo Couto, são: Desconfi ança entre as partes: por isso ela precisa ocorrer de forma voluntária, transparente e com decisões sustentadas em preceitos técnicos. Diferenças do sistema de codifi cação EUA vs. Brasil: São 72 mil códigos cirúrgicos americanos e 5100 códigos TUSS brasileiros. A solução é construir equivalências de códigos. Os processos gerenciais do sistema de saúde suplementar brasileiro devem ser inclusos: Categorizador de DRG deve integrar a assistência a ser realizada pela operadora e hospital. FONTE: Disponível em: <https://goo.gl/4LUf04>. Acesso em: 09 dez. 2016. Retomando o papel do auditor, Burmester e Moraes (2014) ainda ressaltam que: [...] é missão do auditor em saúde obter e selecionar as mel- hores informações, para, com elas, produzir relatórios e pare- ceres que transformem as diferentes ações em saúde, inclusive as suas, em verdadeiros benefícios aos usuários dos sistemas. Para o seu trabalho, a auditor pode-se valer de inúmeras fer- ramentas, cuja construção adequada dará ao gestor em saúde subsídios para a tomada de decisões corretas e efi cientes. Diante dessa contribuição e com o desenvolvimento de uma visão compartilhada de relacionamento em que todas as partes envolvidas devem buscar a melhoria contínua e relacionamento duradouro, é possível alcançar bons resultados com o fi nanciamento adequado. Para tanto, é fundamental o entendimento que o hospital, seja público seja privado, deve realizar seu serviço tendo seus custos superados pelo retorno fi nanceiro, mediante a prestação de serviço, visando à perenidade e à atualização de seus recursos. Novamente, reforçamos a necessidade do papel do auditor de buscar a adequação dos recursos e resultados pretendidos e obtidos, convergindo com os interesses de quem presta o serviço. O auditor não pode ver o lucro do 87 AUDITORIA HOSPITALAR: FERRAMENTA DE GESTÃO Capítulo 5 prestador de serviço com desconfi ança, pois é dele que sairão os investimentos para atualização e melhoria dos serviços oferecidos. Nessa relação e na dinâmica de funcionamento de uma estrutura hospitalar, temos diversos agentes em atuação, sejam eles processos produtivos, como ambulatórios e centros cirúrgicos; sejam auxiliares, como lavanderia, nutrição; sejam administrativos, como faturamento, contabilidade. Todos eles têm a função da auditoria em saúde relacionada, podendo esta contribuir em todos os processos, visto que o intuito é buscar qualidade e resultado em saúde. Para apoiar o auditor no desenvolvimento de suas atribuições, algumas etapas são necessárias, entre elas, o processo de credenciamento e contratação dos prestadores de serviços. O auditor deve conhecer a habilitação do hospital, bemcomo sua estrutura física e técnica. O contrato no qual está defi nido o que será contratado pelo fi nanciador, bem como tabelas e composição de diárias e taxas, também são fundamentais para o desenvolvimento das tarefas. Além disso, Burmester e Moraes (2014) apresentam como fundamentais para a primeira fase de acordos de trabalho: conhecimento da legislação aplicável ao nosocômio; bases contratuais entre a fonte pagadora e o hospital: serviços que estão contratados; fontes de custeio do hospital; ações planejadas e realizadas voltadas à qualidade. Burmester e Moraes (2014) ainda defi nem que a contratação deve ser realizada de forma clara, observando os seguintes aspectos: legais (portarias) para a contratação do serviço para o setor público; legais para o credenciamento no setor privado, com a defi nição das resoluções normativas da ANS; todos os serviços cobertos e sua descrição detalhada; os valores e a qualidade do atendimento vinculado a indicadores que possam mensurar os resultados; tabela de preço compatível com o mercado; período de reajuste, preferencialmente atrelado à qualidade do atendimento; forma que se darão os processos de auditoria em saúde. Também pode ser incluída a negociação de qualifi cação e remuneração diferenciada, em conjunto com indicadores para avaliação da performance, negociação por pacotes conforme o atendimento prestado, busca de redução dos índices de internação e permanência desnecessárias, estudos técnicos para avaliação da implantação de processos de melhoria da assistência. Nesses acordos prévios, tem-se a fi nalidade de estabelecer responsabilidades e limites entre as partes. 88 Auditoria Hospitalar É obrigatório aos hospitais ter e manter seu registro junto ao Ministério da Saúde no Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde. Ele pode ser consultado publicamente, o que facilita o trabalho da auditoria. Atualmente, é cobrada a atualização dos dados com prazo máximo de 6 em 6 meses. Como no desenvolvimento da auditoria prospectiva pode haver algum desentendimento entre o fi nanciador e os prestadores de serviços, Burmester e Moraes (2014) propõem que esse processo estabeleça padrões técnicos acordados com os serviços, e indicadores de qualidade que possibilitem ajustar o pagamento pelos serviços antes da sua execução. Dessa forma, ao entender que um procedimento está proposto de forma adequada a um paciente, todos os ajustes necessários são previamente realizados para que possua foco na qualidade de sua prestação. Para esses ajustes, temos a defi nição de procedimentos que necessitam autorização prévia da fonte pagadora, acordos de trabalho entre serviço e equipe de auditores, estabelecimento de protocolos de atendimento, bem como de itens que compõem o faturamento, como a composição das diárias, seus componentes e critérios de avaliação, a defi nição das taxas relativas ao serviço de saúde, os ajustes necessários e os casos em que serão aceitos, e critérios da avaliação da qualidade em todas as áreas. Diante dessa evolução e na busca por transparência e melhoria dos processos, é possível aos auditores estabelecer padrões ou níveis de auditoria retrospectiva, conforme a previsibilidade dos eventos e séries históricas, determinando parâmetros de valores e frequência. Isso apenas é possível com o trabalho de avaliação e elaboração de relatórios, por parte dos auditores. Assim, a auditoria focará nas discrepâncias encontradas e terá um resultado mais efetivo, otimizando seus recursos. Como critério de remuneração, existe, também, a metodologia em que há um repasse fi xo ao serviço para realização dos atendimentos. Independentemente da quantidade, nessa metodologia fi ca a critério do serviço toda a gestão de recursos. Cabe ressaltar que, nesse modelo, é fundamental o acompanhamento da qualidade dos serviços prestados através da utilização de indicadores. 89 AUDITORIA HOSPITALAR: FERRAMENTA DE GESTÃO Capítulo 5 Em ambos os exemplos citados, o papel da auditoria deixa de ser a análise das cobranças e parte para a aproximação da análise da qualidade do serviço prestado, ponto que ressaltamos na evolução de nossos estudos. Outro ponto importante para o auditor em saúde é analisar os procedimentos operacionais padrão (POPs) adotados pelo serviço hospitalar, bem como a padronização destes, estendida ao treinamento de seus funcionários. Para isso, o auditor pode se apoiar nos documentos que devem descrever todas as rotinas executadas no hospital. Através dessa análise prospectiva, é possível ao auditor analisar e comprovar as padronizações e sua aplicação. Citamos, como exemplo, o processo de identifi cação do paciente internado, que, independente da área onde esteja sendo atendido, deve ser devidamente realizada, visto que é utilizada por diversos atores no processo assistencial e deve ocorrer sempre da mesma forma, visando à qualidade do serviço e à redução de erros. Dessa forma, Burmester e Moraes (2014) defi nem que é necessário o acompanhamento da auditoria em saúde em todos os processos assistenciais e, também, nos processos de apoio que possam afetar o primeiro, para estabelecer padrões e monitorar a qualidade. Esse movimento acontece através da auditoria prospectiva. Perceba como foi recorrente em nossa narrativa a preocupação com a padronização dos processos, visando à redução de riscos. Para auxiliar nessa busca permanente pela qualidade da assistência ao paciente, algumas ferramentas, que serão abordadas em outras disciplinas, podem corroborar com o processo de auditoria, como, por exemplo, a matriz GUT, que analisará a gravidade, a urgência e a tendência dos problemas para auxiliar a defi nir prioridades para solucioná-los; a análise da causa raiz, para identifi cação real do causador do problema e, até mesmo, a compliance, ferramenta para auxiliar na mitigação dos riscos. Essas ferramentas podem ser instrumentos de gestão muito úteis na busca da melhoria contínua e, consequentemente, agentes que contribuem para a auditoria preventiva. O papel da auditoria deixa de ser a análise das cobranças e parte para a aproximação da análise da qualidade do serviço prestado. OPERACIONALIZAÇÃO DA AUDITORIA Processo de auditoria envolve a análise de processos relatórios ou documentos, a verifi cação do atendimento através do exame direto dos fatos. Para tanto, como ações de controle tem-se: 90 Auditoria Hospitalar • Analisar e auditar in loco as solicitações de internações. • Autorizar a emissão da AIH. • Autorizar, previamente, a realização de cirurgias eletivas. • Autorizar realização de exames de alta complexidade. • Analisar os relatórios de saída do sistema ambulatorial e de internação. • Vistoriar os serviços em conjunto com a Vigilância Sanitária. • Controlar o cumprimento das normas sobre as atividades de prestação de serviços pelas Entidades prestadoras de serviços. • Acolher denúncias de usuários, prestadores, gestores ou profi ssionais de saúde. • Analisar e auditar os atendimentos individuais de ambulatório e SADT (Serviço Auxiliar de Diagnose e Terapia). • Acionar a realização de auditoria analítica a partir da detecção de distorções ou problemas específi cos. Instrumentos para auditoria operacional • Contratos e convênios com a rede prestadora de serviços. • Manuais, resoluções, leis e portarias que regulam a prestação de serviços. • Prontuários dos pacientes. • Sistema de Informação em Saúde. Roteiro da auditoria operacional Objetivo: o roteiro de auditoria operacional tem como objetivo sistematizar as ações de controle dos atendimentos realizados pelas unidades prestadoras. Análise de prontuário: Segundo orientação do Conselho Federal de Medicina, o prontuário não pode ser retirado da unidade. Documentos: 1. Laudo de solicitação da AIH: Confrontar o procedimento solicitado e o procedimento autorizado com o procedimento realizado. Em caso de mudança de procedimento,verifi car se ele foi autorizado. 2. História clínica. 3. Avaliar a compatibilidade entre o procedimento realizado e a anamnese, exame físico e SADT constantes do prontuário. 91 AUDITORIA HOSPITALAR: FERRAMENTA DE GESTÃO Capítulo 5 4. Prescrição médica: Medicamentos prescritos devem ser compatíveis com o diagnóstico. 5. Evolução: Deve ser diária. 6. Evolução de enfermagem: Analisar cuidados de enfermagem e anotações correspondentes no prontuário. 7. Descrição cirúrgica: Analisar compatibilidade da descrição com o procedimento solicitado / autorizado / realizado. 8. Ficha de anestesia: Analisar o tempo de duração do ato. 9. Ficha obstétrica: Analisar informação sobre o tipo de parto e indicações. 10. Procedimentos especiais e órteses/próteses: Analisar se o realizado está compatível com o procedimento autorizado. Na ação da auditoria, devem ser seguidos passos, como: - Planejamento dos trabalhos. - Exame preliminar (legislação aplicável, normas e instruções vigentes, resultado das últimas auditorias realizadas, outros registros). - Elaboração do programa de trabalho (determinação dos objetivos do exame, identifi cação do universo a ser verifi cado, identifi cação dos documentos de referência, defi nição e o alcance, estabelecimento de técnicas apropriadas, material a ser utilizado, quantidade de recursos humanos/hora necessária, aspectos críticos das atividades, análise rotineira da documentação). - Verifi car a adequação, legalidade, legitimidade, efi ciência, efi cácia e resolubilidade dos serviços de saúde e a aplicação dos recursos. Verifi cando cumprimento da legislação. - Condução da auditoria e avaliação dos resultados, onde as modifi cações de procedimento podem ser determinadas a partir dos fatos apurados. Condução da auditoria (para os casos de auditoria específi ca) Pode ser dividida em seis fases: 92 Auditoria Hospitalar 1. Reunião de abertura – estabelecer clima de boa comunicação e cooperação entre auditados e auditores. Devem estar presentes toda a equipe de auditores e a direção da área a ser auditada, devendo ser breve e objetiva. As presenças devem ser registradas e a reunião deve ser presidida pelo coordenador da equipe. 2. Execução da auditoria – Considerada a fase operacional, deve-se atentar para os seguintes detalhes: Planejamento da auditoria – exame de relatório; relatório de apoio; auditorias anteriores; normas e instruções vigentes; legislação específi ca; outros documentos. Elaboração do programa de trabalho – aqui é o desenvolvimento da auditoria, onde defi nem-se os passos a serem dados e realiza-se o levantamento. Através de: - Defi nição das ações analíticas e operacionais. - Determinação do alcance. - Identifi cação do universo a ser examinado. - Coleta de dados e materiais a serem examinados. - Material a ser utilizado. - Estabelecimento de técnicas. - Recursos humanos necessários. - Aspectos críticos. - Análise de documentos. - Não permitir que o auditado defi na ritmo da auditoria. - Ficar atento a atividades destrutivas do auditado. 3. Avaliação da auditoria – procede-se a análise de todas as informações, devendo haver uma separação entre: evidências objetivas ou observações que merecem ser consideradas para cada distorção, impropriedade ou irregularidade. 4. Reunião de fechamento – consiste em dar ciência ao auditado da compreensão dos resultados genéricos da auditoria, apontando distorções que devem receber correção imediata. 5. Relatório de auditoria – deve observar uma cronologia adequada para permitir que ações preventivas, corretivas e saneadoras possam ser levadas ao conhecimento do auditado e serem aplicadas o mais breve possível. 93 AUDITORIA HOSPITALAR: FERRAMENTA DE GESTÃO Capítulo 5 6. Ações de acompanhamento – consiste de persistir em acompanhamento sistemático da implementação de medidas que possibilitem a reversão das situações irregulares, devendo-se defi nir o período e forma de acompanhamento, as respostas por escrito do auditado sobre medidas tomadas e a confi rmação e comprovação das medidas tomadas. PONTOS CHAVES DA AUDITORIA No transcurso do trabalho de auditoria temos que ter presente a necessidade de passos fundamentais durante o andamento desta. Vamos apresentar alguns itens que devem ser lembrados durante seu andamento: Coordenação dos trabalhos: Suas atividades serão de: - Promover a participação dos componentes das equipes. - Instruir e dirigir adequadamente. - Defi nir a intensidade da supervisão. - Planejar a auditoria. - Aplicar procedimento e técnicas. - Observar objetivos da auditoria. - Representar a equipe de auditoria perante o auditado. - Elaborar, em conjunto com a equipe, o relatório da auditoria. - Relatar à chefi a imediata os resultados da auditoria. Obtenção de evidências – é fundamental que sejam colhidas evidencias sufi cientes para um grau de convencimento da realidade dos fatos e situações observadas, da veracidade da documentação examinada, da consistência do somatório das observações e dos registros gerenciais que fundamentem solidamente os pareceres. As evidências podem ser físicas (podem ser comprovadas materialmente), documental (têm registros e documentos) e admissível (obtidas por declaração verbal e registrada). A validade do julgamento depende da qualidade da evidência no que diz respeito a ser: sufi ciente, adequado e pertinente. Devemos considerar aspectos circunstanciais que possam estar envolvidos na obtenção de evidências aquelas que apenas fornecem impressão ao auditor não sendo sufi cientemente objetiva para fundamentar observações feitas durante a auditoria. Salientamos que é sempre necessário avaliar a importância das evidências e também as possibilidades de erros que elas possam induzir. 94 Auditoria Hospitalar Impropriedade e irregularidades – situações que denotem indícios de irregularidades, mesmo que não estejam no escopo inicial da auditoria, devem ser detidamente analisadas e nelas buscar evidências que possam trazer esclarecimentos. Devemos estar atentos para: - Fragilidade dos mecanismos de controle interno. - Risco dos desperdícios de recursos. - Características de cada atividade quanto ao seguimento de normas. - Atitude do pessoal. - Comportamentos indevidos. - Observação de indicadores de irregularidades (controles estabelecidos, trabalhos já efetuados durante a auditoria e checagem de todas as fontes de informação). Apuração – os aspectos levantados, as evidências defi nidas, as informações obtidas e o cruzamento destas, foram os encadeamentos das apurações. É fundamental não ignorar a proposta inicial, mesmo com o surgimento de fatos novos e a observação pessoal, a pergunta íntima para se chegar a uma apuração de fatos que venham a tornar o parecer fi nal mais apropriado possível. É necessário que os métodos empregados, que as análises desenvolvidas e que os fatos apurados não sejam contraditórios, devendo ser checados e cruzados entre si. Resultado da auditoria – é fundamental que se tenha a devida preocupação com um relatório objetivo e bem fundamentado e dentro das regras básicas da instituição. Após a fi nalização do relatório, este deve ser encaminhado diretamente à chefi a de controle, para os devidos encaminhamentos. Assim, vamos apresentar as bases que devem ser observadas na confecção do relatório, pois, em cada auditoria realizada, o auditor deverá emitir relatório que refl ita o resultado dos exames efetuados de acordo com a forma ou tipo de auditoria. Devem constar os seguintes conteúdos: - Escopo e objetivo da auditoria. - Identifi cação da equipe da auditoria. - Data e período da auditoria. 95 AUDITORIA HOSPITALAR: FERRAMENTA DE GESTÃO Capítulo 5 - Documentos auditados e/ou relacionados. - Descrição das não conformidades encontradas. - Apreciação/julgamento e sua apreciação (parecer). Os relatórios elaborados deverão ter como aspectos básicosos seguintes tributos de qualidade: concisão, objetividade, convicção, clareza, integridade, coerência, integridade, oportunidade, apresentação e aspectos conclusivos. Sendo que estes relatórios devem obedecer um padrão que segue: A – RELATÓRIO - Primeira página: CAPA Nome da Entidade Número do relatório/ano Unidade auditada Data da realização da auditoria - Segunda página: Equipe de auditores – relacionar o nome e matrícula da equipe. - Terceira página: Identifi cação – identifi car unidade ou serviço auditado. - Quarta página: Índice – relacionar por itens, subitens e tópicos do relatório. - Quinta página: Corresponde à primeira folha do relatório a ser numerada. Devendo ter, deste ponto em diante, a seguinte sequência: I – INTRODUÇÃO II – METODOLOGIA III – AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS 3.1. Avaliação físico-funcional 3.2. Análise da documentação 3.3. Avaliação orçamentária-fi nanceira 3.4. Avaliação qualitativa (auditoria propriamente dita) IV – RECOMENDAÇÕES V – CONCLUSÃO PARECER Deverá ser emitido quando o auditor verifi car a qualidade e efetividade da assistência à saúde, aplicação, utilização ou guarda 96 Auditoria Hospitalar dos bens e valores para todo aquele que der causa a perda, subtração ou estrago de valores, bens e materiais. O parecer deve conter: b.1. Achados da auditoria que estejam relacionados com falhas, omissões, distorções e impropriedades. b.2. Acurado exame das circunstâncias onde devem ser observados os seguintes aspectos: b.2.1. Frequência da incidência ou reincidência do achado. b.2.2. Descumprimento a recomendações de auditoria anteriores. b.2.3. Evidências de intenção ou não. b.2.4. Efetivo prejuízo ao fi nanciador. b.2.5. Fatores consistentes que possam fundamentar a posição técnica do auditor. FORMALIZAÇÃO DO PROCESSO DE AUDITORIA O Processo de auditória deve conter todos os documentos que fazem parte de sua formalização, que são: 1. Documento que originou a auditoria. 2. Cópia do ato que designou a equipe de auditoria. 3. Cópia do ofício de apresentação. 4. Comunicação de auditória. 5. Relatório de auditório. 6. Mapa de análise de AIH devidamente preenchido. 7. Cópia de demonstrativos de AIHs pagas. 8. Os relatórios de saída dos sistemas de informação, que serviram de parâmetro na auditoria analítica, quando for o caso. 9. Cópia de documentos pertinentes ao processo. 10. Cópia do ofício endereçado à direção da unidade auditada, solicitando apresentação de defesa escrita e cópia do Aviso de Recebimento (AR). 11. Defesa encaminhada pela unidade com seus respectivos anexos. 12. Planilha de cálculo das impugnações, quando for o caso. 13. Cópia dos expedientes de encaminhamento do processo e/ ou relatório de auditoria às outras instâncias. 97 AUDITORIA HOSPITALAR: FERRAMENTA DE GESTÃO Capítulo 5 Observação: esse roteiro deve ser adaptado para a realidade da auditoria a ser realizada, atentando para o tipo de fi nanciador que a está promovendo e a forma como a auditoria é estruturada. Fonte: Disponível em: <https://goo.gl/v7OhQ6>. Acesso em: 09 dez. 2016. Durante os processos de auditoria, o auditor concorrente vai controlar e avaliar os planos de cuidado estabelecidos para os pacientes, as intercorrências durante a internação, a padronização dos processos operacionais, avaliar a correta utilização dos recursos, realizar a conciliação das contas através da análise prévia ao faturamento, controlar os recursos de glosas visando à melhoria contínua, avaliar o resultado de processos de alta complexidade, participar de comissões e/ou comitês do hospital. No processo de auditoria retrospectiva, que tem como base a verifi cação das cobranças realizadas pelos prestadores de serviço, temos o processo mais distante de avaliação da qualidade dos serviços prestados. Nesse momento, o auditor faz a avaliação do que está sendo faturamento pelo hospital perante o serviço que foi prestado. Sabe-se que nesse processo existe o consumo de recursos que têm custo, despesa e investimento, podendo existir parcela de perdas também. Ao auditor cabe diferenciar esses pontos e estabelecer ações em função deles. Quadro 6 - Processo de auditoria retrospectiva Custo Despesa Investimento Perda Conceito Gasto relativo a um bem ou serviço consumido direta- mente na produção de outros bens e serviços. Bem ou serviço consumido direta ou indiretamente fora do processo produtivo. Pagamento de bem ou serviço que gera ou incremen- ta a produção e que aumenta o patrimônio. Bem ou serviço consumido de forma anormal ou invo- luntária, sem gerar produção ou agregar valor. Exemplo Consumo adequado de materiais no centro cirúrgico. Consumo de ma- teriais nos proces- sos administrativos do hospital. Aquisição de siste- ma de gestão. Fio cirúrgico aberto e não utilizado. Análise auditoria Verifi car a adequa- ção do consumo. Verifi car a compa- tibilidade com as necessidades da assistência. Buscar analisar o real impacto na melhoria dos processos assis- tenciais. Identifi car, discutir, informar e propor ações de melhoria. Fonte: Burmester e Moraes (2014, p. 129). Nesse movimento, é importante que o auditor conheça a estrutura do serviço para, consequentemente, ter claro o custo operacional por tipo de procedimento, 98 Auditoria Hospitalar inclusive, para colaborar na elaboração de pacotes para facilitar a auditoria retrospectiva. Também é fundamental conhecer a estrutura de custos fi xos do prestador, pois, assim, o auditor saberá se existe superdimensionamento de pessoal, por exemplo, o que acabará acarretando nos preços das diárias e taxas. Outra informação fundamental são os indicadores de tempo médio de permanência, a taxa de ocupação, entre outros. Todas essas informações são necessárias para situar o auditor diante da realidade que está analisando. Burmester e Moraes (2014, p. 128) também apresentam como importante para o auditor saber formular perguntas corretamente. Veja: • O processo de faturamento está adequado, ou seja, produz informações corretas e confi áveis? • Há outra forma de remuneração diferente da atual que ainda não foi aventada? • A estrutura do hospital está efetivamente adequada para os serviços a que se propõe? • Há inefi ciências? • Há padrões para os procedimentos? • Há internações prolongadas desnecessariamente ou altas abaixo da média de permanência para o procedimento? • O hospital tem negociado bem suas compras, o que leva ao estabelecimento do preço fi nal à fonte pagadora? Os autores ainda citam a diferença entre o processo de auditoria retrospectiva para atendimento onde existe defi nição de valor prefi xado para o evento, como ocorre no SUS; e nas negociações por pacotes e no modelo de fee for service, onde todos os itens são descriminados e cobrados do convênio. Nesta última situação, é possível avaliar todos os componentes do consumo, contudo, exige grande manuseio da conta, tanto para faturamento como para auditoria, aumentando consideravelmente a possibilidade de erros e perdas, e grande necessidade de mão de obra. Para conferencia dessas cobranças, é possível suporte de sistemas que validem se os valores cobrados estão conforme os acordos realizados, entretanto, a análise da adequação dos itens da cobrança e das quantidades apenas pode ser realizada por profi ssional competente. Assim, a auditoria retrospectiva pode auxiliar na melhoria dos processos através de análises para aprimorar e reduzir os desperdícios e as inefi ciências, visando à padronização de processos e à redução da variabilidade. Os autores citam que podem ser desenvolvidas em parceria entre auditores e prestador ações, como a qualifi cação dos serviços para modelo de remuneração diferenciada, negociação de pacotes, busca da diminuição dos índices de internação e permanência, determinação de indicadores de avaliação da performance e estudo técnico para implantação de processos de melhoria. Para complementaçãodesse processo, temos a auditoria clínica, que está inserida no processo de governança em saúde, com a educação continuada, a 99 AUDITORIA HOSPITALAR: FERRAMENTA DE GESTÃO Capítulo 5 Atividade de estudos: 1) Para a condução de um processo de auditoria, que ocorre especifi camente em determinado período ou serviço, ou seja, que não é de rotina, existe um roteiro com seis fases, que auxiliam na condução desse processo. Sendo assim, cite essas fases e explique-as brevemente. ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ALGUMAS CONSIDERAÇÕES Ao longo deste capítulo, aprofundamos nosso conhecimento sobre os processos desenvolvidos pela auditoria hospitalar. Vimos que, fundamentalmente, para se alcançar a qualidade em assistência à saúde, foco da auditoria, o ponto crucial são as pessoas envolvidas e engajadas no processo. São essas pessoas que pensaram os processos e se lastrearam com ferramentas para auxiliar a evidenciação de inconformidades, para consequente ajuste proativo destas. Para tanto, a auditoria, diante dessa perspectiva, deve apoiar todos os processos que visem à avaliação do desempenho dos prestadores de serviço, a fi m de validar os resultados entregues, ou, quando necessário, ajustar para que o serviço seja entregue adequadamente ao paciente. Para desenvolver essas pesquisa e o desenvolvimento, a saúde baseada em evidencias, o gerenciamento de riscos e o resultado em saúde. Essa forma de auditoria parte da análise dos dados e visa construir informações de qualidade e fi dedignas para aperfeiçoar os processos de assistência. Temos em nossa realidade atual, nos serviços que realmente são comprometidos com essa qualidade, uma busca incessante por essas informações, pois são elas que permitirão a análise dos resultados alcançados e, consequentemente, a oportunidade de aperfeiçoamento dos processos. Nessa evolução, as rotinas de auditoria são qualifi cadas, pois esses serviços estão engajados na padronização dos processos e consequente redução de risco para os pacientes. 100 Auditoria Hospitalar ações, percebemos o quanto a informação é fundamental. Esta deve ser fi dedigna, de qualidade e disponibilizada em tempo adequado, visto que de nada contribui uma informação caso não possa ser utilizada em tempo hábil para análises e, se necessário, encaminhamentos de ajustes. Nesse contexto, temos o papel do auditor, que, muitas vezes, é visto como estritamente fi scalizador, contudo, sua atuação deve ser lastreada como profi ssional que deve atentar para a segurança do paciente, de acordo com os padrões defi nidos de atenção à saúde de acordo com o convênio que representa. Mitos conhecidos na área, mas que devem ser desmistifi cados, são de que a auditoria é percebida meramente como avaliação das atividades, que os funcionários se sentem vigiados com a atuação do profi ssional. Reforçamos, aqui, que a auditoria deve ser compreendida com um conjunto de ações de assessoramento e consultoria, visando à verifi cação dos procedimentos e à validação da utilização dos controles internos da instituição, permitindo, assim, que o auditor emita parecer com aconselhamentos, focando a melhoria contínua e o apoio à gestão. Para tanto, temos a elaboração de protocolos e diretrizes, as contribuições da medicina baseada em evidencias, elaboração de informações de apoio à gestão, que servem como ferramentas para estruturação desses processos. REFERÊNCIAS BAZZANELLA, N. A. L.; SLOB, E. A auditoria como ferramenta de análise para a melhoria contínua da qualidade no serviço prestado. Gestão & Saúde, Brasília, v. 7, n. 2, p. 793-810, 2013. BRASIL. Ministério da Saúde. Departamento Nacional de Auditoria do SUS – DENASUS. Manual de Glosas do Sistema Nacional de Auditoria. Brasília, DF, 2004. BURMESTER, H.; MORAES, M. V. de. Auditoria em saúde – Série gestão estratégica de saúde. São Paulo: Saraiva, 2014. KURCGANT, P. Administração em enfermagem. São Paulo: EPU, 2006. MEZOMO, J. C. Gestão da qualidade na saúde: princípios básicos. São Paulo: Loyola, 2001. SCARPARO, A. F.; FERRAZ, C. A. Auditoria em enfermagem: identifi cando sua concepção e métodos. Revista Brasileira de Enfermagem, Brasília, v. 61, n. 3, p. 302-305, 2008.
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