2 Arquivologia CP II

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APOSTILA 
DE NOÇÕES 
DE ARQUIVOS 
 
 
 
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Concurso Público Colégio Pedro II 2019 
Assistente em Administração 
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Fundamentos da Arquivologia 
Segundo alguns estudiosos, os arquivos, como instituição, tiveram origem na antiga civilização grega, 
com a denominação arché, atribuída ao palácio dos magistrados. Posteriormente, evoluiu para archeion, 
local de guarda e depósito dos documentos.1 
Nos séculos V e IV a.C., os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da mãe dos 
deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prédio público no qual o 
magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo alguém que os mantivesse sob custódia. A 
finalidade era a de impedir a adulteração e propiciar as condições necessárias para que pudessem ser 
encontrados rapidamente. 
Entretanto foi a partir da Revolução Francesa que se reconheceu definitivamente a importância dos 
documentos para a sociedade. 
Nos dias atuais, como podemos conceituar Arquivo, Biblioteca e Museu? 
Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma 
instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando 
à utilidade que poderão oferecer no futuro. 
Já a Biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para 
estudo, pesquisa e consulta. 
Por fim, o Museu é uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar 
e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. 
A finalidade das bibliotecas e dos museus é essencialmente cultural, enquanto a dos arquivos é 
primordialmente funcional, muito embora o valor cultural exista, uma vez que constituem a base 
fundamental para o conhecimento da história. 
Uma biblioteca e um museu geralmente são constituídos de coleções temáticas e seus documentos são 
adquiridos por meio de compra, doação ou permuta, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são 
produzidos ou recebidos pela própria instituição na execução natural de suas ações. 
Arquivos, bibliotecas, museus e centros de documentação trabalham com um elemento comum e 
primordial para essas instituições: o documento. 
Segundo a terminologia arquivística, documento é o registro de uma informação, independente da 
natureza do suporte que a contém. O suporte é o material físico no qual a informação é registrada. 
Não podemos confundir os termos suporte e documento. O primeiro, por si só, não é um documento, 
uma vez que o suporte puro não contém dados e informações. Um papel sem inscrição, uma mídia de DVD 
virgem e etc., são apenas suportes de informação. Não são considerados documentos. Nesse sentido, 
documento é a junção do suporte e de dados significativos e informações. 
 
1PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. 
 
 
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Arquivo 
Conceito antigo segundo o livro de Marilena Leite Paes: “Depósitos de papéis de qualquer espécie, 
tendo sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos estabeleciam ou 
reivindicavam direitos. Quando não mais atendiam a esta exigência, eram transferidos para museus e 
bibliotecas.”2 
Citado por Valentini, o ex-arquivista americano Solon Buck nos traz uma conceituação moderna sobre 
Arquivo: “É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização 
ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos 
futuros.”3 
Para Prado (1999, p. 14), arquivo é: “a reunião de documentos conservados, visando à oportunidade 
que poderão oferecer futuramente. Para ser funcional um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado 
e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores”. 
O termo arquivo pode também ser usado para designar: 
✓ Conjunto de documentos. 
✓ Móvel para guarda de documentos. 
✓ Local onde o acervo documental deverá ser conservado. 
✓ Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação. 
✓ Compartimento ou arranjo, por assunto, de temas armazenados em disquetes ou em grandes sistemas 
automatizados. 
De acordo com Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, 
com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Além disso, deve-se considerar que a 
função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua 
guarda.4 
Terminologia arquivística 
Alguns conceitos são usualmente adotados por especialistas da área, senão, vejamos: 
1. Acervo: É o conjunto dos documentos de um arquivo. 
2. Anexação: É a juntada de antecedentes. 
3. Apensação: É a juntada de precedentes. 
4. Arquivamento: É a operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em 
equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente 
estabelecido. 
5. Arranjo: Na organização de “arquivos permanentes”, significa ordenar os documentos em fundos, 
as séries dentro dos fundos e, se for conveniente, os itens documentais dentro das séries. 
6. Avaliação ou triagem: Processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua 
destinação de acordo com seus valores probatórios, informativos e/ou históricos. 
7. Dossiê: Unidade de arquivamento formada por documentos diversos, inerente a um assunto 
específico ou a uma determinada pessoa. 
8. Instrumento de pesquisa: Meio de disseminação e recuperação da informação utilizado pelos 
arquivos. 
 
2 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. 
3 VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos. 4ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. 
4 Ibidem. 
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9. Item documental: A menor unidade arquivística materialmente indivisível, por exemplo: uma carta, 
um memorando, uma fotografia, um registro sonoro e etc. 
10. Precedente: É o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, porém de pessoas 
diferentes. 
11. Unidade de arquivamento: O menor conjunto de documentos, reunido de acordo com um critério 
de arranjo preestabelecido, como: pastas, maços ou pacotilhas. 
 
Classificação dos Arquivos 
Os arquivos possuem diversas classificações, dependendo do aspecto sob o qual são estudados. 
a) Segundo as entidades mantenedoras: 
De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia arquivística divide os arquivos em públicos ou 
privados. 
✓ Arquivos públicos: são aqueles mantidos pelos órgãos públicos em todas as suas esferas (federal, 
estadual e municipal) e em todos os poderes (Executivo, Legislativo e Judiciário). São ainda 
considerados arquivos públicos aqueles mantidos por entidades privadas encarregadas da gestão de 
serviços públicos. 
✓ Arquivos privados: são aqueles mantidos por entidades privadas (pessoas físicas ou jurídicas). 
b) Segundo os estágios de sua evolução: 
Quanto ao estágio de evolução dos documentos (ciclo de vida) os arquivos se classificam em: correntes 
(arquivos de primeira idade), intermediários (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos de 
terceira idade). 
Em geral, os documentos mais novos e mais utilizados serão conservados nos arquivos correntes, os 
documentos menos utilizados, e que ainda não prescreveram, serão armazenados nos arquivos 
intermediários e aqueles que, já tendo cumprido sua função administrativa, mas que devam ser conservados 
para preservar a memória (história) da instituição,serão armazenados no arquivo permanente. 
c) Segundo a extensão de sua atuação: 
Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais. 
Os arquivos setoriais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de 
arquivo corrente. 
Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes 
dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de 
arquivo corrente. 
d) Segundo a natureza dos documentos: 
Considerando as características dos documentos mantidos em um arquivo, podemos classificá-los em 
especiais ou especializados. 
✓ Arquivos especiais: São aqueles que mantém sob sua guarda documentos de formas físicas 
diferenciadas e que, por isso, requerem medidas especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e 
conservação. São os arquivos que guardam documentos que, se não forem conservados de maneira 
especial, terão sua conservação seriamente comprometidas em virtude de suas características físicas. 
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Por exemplo: arquivo de fotografias; arquivo de CD´s; arquivo de disquetes; arquivo de 
microfilmes; e arquivo de fitas de vídeo. 
 
✓ Arquivos especializados: São arquivos que mantém sob sua guarda documentos de áreas 
específicas do conhecimento, ou seja, aqueles que não misturam assuntos diversos em seu acervo. 
Por exemplo: arquivos de engenharia; arquivos médicos; arquivos de imprensa; arquivos de 
arquitetura. 
 
Classificação dos Documentos 
Conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem ser classificados segundo o 
gênero, espécie e a natureza do assunto. 
1) Gênero: O gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de acordo com os seus 
diversos suportes. São eles: 
▪ Textuais: manuscritos, datilografados ou impressos. 
▪ Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, ligados às áreas de geografia, 
engenharia e arquitetura. Exemplos: mapas, plantas, perfis e fotografias aéreas. 
▪ Iconográficos: documentos com imagens estáticas. Exemplos: fotografias (negativos, ampliações 
etc.), desenhos, gravuras, litogravuras (litografias), cartazes. 
▪ Filmográficos: documentos com imagens em movimento. Exemplos: filmes, fitas videomagnéticas. 
▪ Sonoros: documentos com registros fonográficos. Exemplos: discos, fitas audiomagnéticas. 
▪ Micrográficos: documentos ligados à microfilmagem de documentos. Exemplos: rolos, microfichas, 
jaquetas, cartões-janela. 
▪ Informático: documentos ligados ao computador. Exemplos: disquetes, discos rígidos, discos 
ópticos. 
2) Espécie: A espécie dos documentos está ligada ao seu aspecto formal. Existem vários atos que 
dão origem às espécies, além da maneira de se registrar as informações nos documentos (como estão 
dispostas). Exemplo: atos normativos, atos enunciativos, atos comprobatórios. 
 
3) Natureza do assunto: Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser caracterizados 
como: 
▪ Ostensivos ou Ordinários – Qualquer pessoa pode consultar o documento (a sua divulgação não 
prejudica a instituição). 
▪ Sigilosos – Tais documentos são limitados a um número restrito de pessoas. Por essa razão, devem 
ser adotadas medidas especiais de salvaguarda (segurança, proteção) na sua custódia e 
disseminação. 
4) Quanto ao grau de sigilo, os documentos públicos podem ser: 
▪ Ultrassecreto, secreto e reservado. 
 
Prazos máximos de classificação (restrição) de acesso à informação: 
• Grau ULTRASSECRETO – 25 anos; 
• Grau SECRETO – 15 anos; 
• Grau RESERVADO – 5 anos. 
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Princípios de Arquivologia 
Existe na arquivologia alguns princípios que regem a forma como os arquivos são formados e se 
comportam. Esses princípios podem ser assim definidos: 
1. Proveniência – É o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística. De acordo 
com esse princípio, os arquivos devem ser organizados por fundos de documentos de modo a se 
respeitar a origem dos documentos. Também chamado de princípio do respeito aos fundos. Estes 
não podem ser misturados a outros fundos, isto é, devem ser organizados pela origem dos arquivos. 
A partir desse princípio básico, tem-se a ideia de pertinência territorial, segundo a qual os arquivos 
devem ficar custodiados em seu território de produção. 
 
2. Organicidade – Princípio segundo o qual os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades 
da entidade produtora, em suas relações internas e externas. 
 
3. Indivisibilidade – Decorrente do princípio de respeito aos fundos, exige que os fundos arquivísticos 
devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição ou acréscimos indevidos ou 
não autorizados. 
 
4. Unicidade – Segundo tal princípio, os arquivos conservam seu caráter único em função do contexto 
em que foram produzidos. Aquele ofício do governo federal, por exemplo, possui natureza única 
em função do contexto de determinada atividade oficial. 
 
5. Cumulatividade – Refere-se ao fato de que os arquivos constituem uma formação progressiva e 
natural decorrente das funções e atividades de um organismo. 
 
 
Teoria das 3 Idades (Ciclo Vital dos Documentos) 
São três as idades, ou os ciclos: corrente, intermediário e permanente. 
1) Arquivo corrente ou de primeira idade - guarda documentos consultados com frequência, devido 
ao seu uso funcional/administrativo/jurídico (ligado à finalidade dos arquivos). Por isso dizemos 
que eles possuem valor primário. 
 
2) Arquivo intermediário ou de segunda idade - constituído de documentos que deixaram de ser 
frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda 
solicitá-los para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. 
Também chamado de pré-arquivo, os documentos ficam alocados geralmente distantes dos 
escritórios de trabalho (local afastado). Apesar de menos consultados, quando houver necessidade 
precisam estar acessíveis para o administrador (órgão produtor). Ainda possuem valor primário. 
 
3) Arquivo de Terceira Idade ou Permanente: constituído de documentos que perderam todo valor 
de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental, e que 
constituem os meios de conhecer o passado e a sua evolução. Estes são os arquivos históricos 
propriamente ditos, pois é nessa fase que os documentos são arquivados de forma definitiva. 
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Transferência e recolhimento 
Quando um documento passa do arquivo corrente para o intermediário, dizemos que houve uma 
transferência de documentos. 
Já quando um documento passa do arquivo intermediário para o permanente, dizemos que houve um 
recolhimento de documentos. Porém, pode ocorrer de um documento do arquivo corrente ir direto para o 
permanente. Nesse caso também dizemos que houve um recolhimento de documentos. 
Os documentos transferidos para os arquivos intermediários ou recolhidos para os arquivos 
permanentes continuam tendo valor. Se deixassem de tê-lo, seriam eliminados. Portanto, tais procedimentos 
são realizados por causa da frequência de uso dos documentos e não em função do seu valor. 
 
Valor primário e valor secundário dos documentos 
✓ valor primário (ou imediato, ou administrativo) – uso dos documentos pelo órgão de origem 
(produtor), baseando-se nos fins de sua criação. 
✓ valor secundário (ou permanente, ou de arquivo, ou mediato) – uso dos documentos pelo órgão 
produtor e por terceiros, baseando-se em fins diversos daqueles para os quais eles foram gerados. O 
documento é utilizado como fonte de pesquisa e informação. 
 
Organização e administração de arquivos 
Consideramos como etapas para a organização e administração dos arquivos: 
1. Levantamento de dados:Se arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela pública ou 
privada, no decorrer de suas atividades, claro está que, sem o conhecimento dessa entidade – sua estrutura 
e alterações, seus objetivos e funcionamento - seria bastante difícil compreender e avaliar o verdadeiro 
significado de sua documentação. 
O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, 
organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e ser 
complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação. 
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Assim sendo, é preciso analisar: (i) o gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, 
cartográficos, iconográficos, informáticos e etc.); (ii) as espécies de documentos mais frequentes (cartas, 
faturas, relatórios, projetos, questionários etc.); (iii) os modelos e formulários em uso; (iv) o volume e estado 
de conservação do acervo; (v) arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados); 
(vi) existência de registros e protocolos (em fichas, em livro); (vii) média de arquivamentos diários; (viii) 
controle de empréstimo de documentos; (ix) processes adotados para conservação e reprodução de 
documentos; e (x) existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação. 
Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal 
encarregado do arquivo (número de pessoas, nível de escolaridade, formação profissional); o equipamento 
(quantidade, modelos, estado de conservação); e a localização física (extensão da Área ocupada, condições 
de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra incêndio). 
2. Análise dos dados coletados: 
Para que os documentos sejam melhor organizados e administrados, faz-se necessário que os 
envolvidos neste processo conheçam a documentação que tenham em mãos, analisando as informações 
coletadas na etapa anterior de forma minuciosa a fim de detectar os problemas existentes nos arquivos 
(podemos chamar isso de diagnóstico da situação documental). 
3. Planejamento 
Nesta etapa devem ser propostas soluções cabíveis para eliminar os problemas encontrados na análise 
dos documentos. Deve ser feito um “plano arquivístico”, traçando-se metas necessárias para que os 
objetivos sejam alcançados. 
4. Execução ou implantação e acompanhamento: 
Na implantação, é chegada a hora de se colocar em prática tudo aquilo que foi planejado. Depois do 
trabalho realizado, é necessário que se faça um acompanhamento para ver se os objetivos foram realmente 
alcançados. 
 
Gestão de Documentos 
Nos termo do art. 3º da Lei 8.159/91, “Considera-se gestão de documentos o conjunto de 
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento 
em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. 
Desta conceituação podemos destacar as três fases básicas da gestão de documentos: a produção, a 
utilização e a destinação. 
1. Produção de Documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades 
de um órgão. Nesta fase, deve-se intervir nos processos de geração dos documentos organizacionais, 
tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. São projetados 
também modelos de formulários e demais documentos que devem ser utilizados pela instituição, de 
acordo com as necessidades dos órgãos. Evita-se, portanto, a proliferação de documentos inúteis ou 
de duplicatas, de modo a otimizar e disciplinar também os serviços de reprografia e automação 
arquivística. 
2. Utilização de Documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, 
registro, distribuição, tramitação), de organização e arquivamento de documentos em fase corrente 
e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, 
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consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento das funções 
administrativas das instituições. 
3. Avaliação e destinação de documentos: geralmente considerada a mais complexa das três fases 
da gestão de documentos, desenvolve-se mediante a análise e avaliação dos documentos 
acumulados nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão 
objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de 
prova e de informação para a instituição. 
Desta forma, a gestão documental possibilita a rápida localização da informação desejada, evitando o 
acúmulo de documentos que não apresentam valores que justifiquem sua guarda. Dentre os procedimentos 
da gestão documental, a classificação e a avaliação são primordiais para o êxito e racionalização deste 
processo. 
Gestão de Documentos Correntes 
Os arquivos correntes geralmente estão localizados junto a seus produtores imediatos, isto é, nos 
próprios setores organizacionais em que são produzidos. 
Para que seja efetivamente bem gerenciado, recomenda-se que cada departamento constituinte da 
instituição siga normas e procedimentos padronizados quanto ao tratamento desses tipos de arquivos, a 
partir do planejamento e da implementação do programa de gestão documental na organização. 
Nesse sentido, por exemplo, todo o tratamento desses documentos correntes deve ser baseado num 
Plano de Classificação de Documentos e numa Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, no 
sentido de que, num âmbito administrativo-sistêmico, os documentos já comecem a ser organizados a partir 
desses próprios setores administrativos. 
De acordo com Marilena Leite Paes, no cumprimento de suas funções, os arquivos correntes muitas 
vezes respondem ainda pelas atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição 
dos documentos correntes. Por isso, frequentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições 
a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar. 
É por essa razão que as atividades protocolares, isto é, relativas a serviços de protocolo, apesar de bem 
delimitadas, são consideradas típicas de arquivos correntes. 
Assim, julgou-se oportuno distribuir em cinco setores distintos as atividades dos arquivos correntes: 
1) Protocolo, incluindo recebimento e classificação, registro e movimentação. 
2) Expedição. 
3) Arquivamento – o arquivo propriamente dito. 
4) Empréstimo e consulta. 
5) Destinação 
Gestão de Documentos Intermediários 
De acordo com Paes, “a economia é a razão principal da criação de arquivos intermediários”. Isto pode 
ser explicado porque se torna custosa a manutenção desses arquivos nos escritórios ou setores de trabalho 
nos quais foram gerados, pois muitas vezes também o custo do metro quadrado dessas áreas é mais caro. 
Desse modo, não é interessante, do ponto de vista gerencial, a guarda desses documentos nos departamentos 
administrativos, uma vez que os documentos passam a ser desprovidos de interesse imediato para a 
administração que os produziu. 
Os depósitos intermediários geralmente são centralizados. Os documentos advindos dos setores 
organizacionais, via transferência, são retidos principalmente por razões legais, de acordo com prazos 
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prescricionais e precaucionais previstos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da 
instituição. 
É importante destacar que, mesmo arquivados em local distinto daquele em que foram criados, os 
documentos em arquivo intermediário continuam sendo propriedade do departamento que os gerou. Assim, 
os documentos só poderão ser acessados por tais setores, ou só poderão ser consultados por terceiros após 
a autorização daquelas unidadesorganizacionais. 
Atividades dos arquivos correntes 
O Protocolo é a denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição 
e movimentação dos documentos em curso. A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta 
idade em que os documentos tramitam bastante. 
Desse modo, pode-se dizer, por ora, que o protocolo executa, sinteticamente e numa primeira análise, 
as seguintes ações: (i) recebimento da correspondência (malotes, balcão, entre outros); (ii) separação da 
correspondência oficial da particular; (iii) colocação do carimbo ou etiqueta de protocolo, contendo dados 
relativos à data, hora do recebimento, entre outras; (iv) elaboração de resumo do assunto; e (v) 
encaminhamento ao indivíduo ou órgão destinatário. 
O protocolo visa também ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a 
assegurar a sua imediata localização. Além disso, o serviço de protocolo é responsável pelas atividades de 
expedição de correspondências a outras instituições. 
O protocolo pode ser dividido em 2 compartimentos: recebimento e classificação; e registro e 
movimentação. 
➢ Recebimento e Classificação: recebe o documento; separa os documentos (oficial do particular, 
ostensivo do sigiloso); encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular aos determinados 
destinatários; interpreta e classifica os documentos ostensivos; encaminha os documentos ao setor de 
registro e movimentação. 
 
➢ Registro e Movimentação: atua na distribuição e redistribuição de documentos. 
 
A Expedição é uma das atividades de protocolo. A saída da correspondência e demais documentos de 
uma instituição envolve procedimentos inerentes às rotinas da expedição de documentos. 
 
O Arquivamento, na fase corrente, possui as seguintes etapas: 
▪ inspeção – examinar o documento, verificando o último despacho, para se ter certeza de que o mesmo 
destina-se ao arquivamento ou se obedecerá a uma outra rotina (ser anexado a outro, por exemplo). 
▪ análise (estudo, classificação e codificação) – ler com atenção o documento, interpretando-o, a fim 
de classificá-lo de forma adequada, colocando também a codificação mais apropriada, as referências 
cruzadas necessárias (assuntos correlatos) e verificando a existência de documentos antecedentes 
(mesmo assunto e mesma pessoa). 
▪ ordenação – é a maneira como os documentos estão dispostos, levando-se em conta a classificação e 
a codificação adotadas. Torna o arquivamento mais rápido e racionaliza as tarefas. 
▪ arquivamento – é a guarda do documento no local designado. 
 
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Empréstimo e consulta 
Ao emprestar determinado documento, deve-se exigir do requisitante a assinatura de um recibo (para 
controle do acervo e garantia de sua integridade). 
Nesta etapa, recomenda-se o uso da guia-fora (substitui a pasta retirada temporariamente do arquivo, 
facilitando, portanto, o seu rearquivamento). Com a “guia-fora”, ficará o recibo do dossiê, que conterá 
informações relevantes acerca do empréstimo realizado (data da retirada do documento, quem o retirou, 
entre outros dados). 
Prazo de empréstimo de um documento arquivístico: até 10 dias, podendo haver renovação. 
A fim de facilitar a cobrança e controlar os prazos estipulados, usa-se os arquivos e prosseguimento ou 
andamento (são fichários de lembretes), também conhecidos pelo nome de “follow-up” ou sistema de 
vigilância contínua. 
Destinação 
Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, 
descarte ou eliminação. 
Tipos de arquivamento 
1. Horizontal – os documentos são dispostos uns sobre os outros e arquivados em caixas ou estantes 
(nos arquivos permanentes ou de custódia), como também em escaninhos (para documentos do 
gênero cartográfico – mapas, plantas). 
2. Vertical – os documentos são colocados uns ao lado dos outros (lateral), ou atrás (frontal), 
possibilitando uma consulta mais ágil, sem precisar retirar outros documentos. 
Os documentos são armazenados, geralmente, em arquivos de aço. Nos arquivos correntes este tipo de 
arquivamento é o mais utilizado nos dias de hoje, por ser fácil de ser executado, conservado e atualizado. 
Além disso, são mais econômicos e ocupam menor espaço. 
 
Avaliação Documental: Código de classificação; Tabela de temporalidade. 
A avaliação dos documentos arquivísticos consiste, fundamentalmente, em identificar seus valores e 
definir seus prazos de guarda. É o processo em que são estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e 
intermediária, bem como a destinação final dos documentos da empresa – eliminação ou recolhimento para 
guarda permanente. Em termos práticos, a avaliação significa a criação da Tabela de Temporalidade e 
Destinação de Documentos. 
O processo de avaliação documental é, por um lado, um ato vinculado à legislação em vigor e, por 
outro, um ato discricionário de cada empresa. O prazo prescricional que a legislação determinar para 
cumprimento deverá ser obrigatoriamente respeitado. Porém, matérias sobre as quais a legislação não 
dispõe serão objeto de análise de cada instituição, de acordo com seus critérios definidos. É o caso, por 
exemplo, da definição sobre um determinado conjunto de documentos que deverá ser preservado 
permanentemente por apresentar interesse para a memória organizacional. 
A Tabela De Temporalidade é um instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, 
que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou 
a eliminação de documentos. A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda 
no arquivo corrente. 
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Para se chegar à etapa de definição desta TTD, foi imprescindível anteriormente avaliar os documentos. 
Por exemplo, o conjunto codificado como 012.3, “campanhas publicitárias”, foi primeiramente agrupado 
numa classe para, num momento posterior, ser objeto de estudo por uma comissão avaliadora. Observe que, 
na TTD, também há um campo para observações eventuais sobre determinados conjuntos, como, no 
exemplo, é o caso da palavra Microfilmar. Isso significa que os respectivos conjuntos deverão ser também 
microfilmados. 
É importante não confundir os conceitos referentes aos dois principais instrumentos de gestão 
arquivística: Tabela de Temporalidade e Plano de Classificação. A TTD deve ser concebida como o produto 
gerado pelo processo da avaliação documental. Por outro lado, o Plano de Classificação objetiva facultar o 
arquivamento correto dos documentos em classes. Porém, ele também é importante no processo de 
avaliação, uma vez que, para que a avaliação aconteça de forma eficiente, é necessário que os documentos 
estejam primeiramente bem classificados, de modo a facilitar a etapa de avaliação. Na figura da TTD 
apresentada, as duas primeiras colunas se referem ao Plano de Classificação. 
O código de classificação, que se relaciona ao plano de classificação da instituição, tem o objetivo de 
agrupar os documentos em divisões hierárquicas denominadas classes e subclasses, segundo as funções e 
atividades desempenhadas pelo órgão. 
Também são identificados espécies e tipos documentais que são chamados de assuntos e recebem 
códigos numéricos. Tal instrumento de gestão arquivística deve ser único numa instituição, devendo ser 
capaz de instruir os funcionários a classificar de forma adequada os documentos, independentemente da 
idade em que estejam. 
A Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001 dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos 
de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos 
correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de 
guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica deTemporalidade e Destinação de 
Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública. 
A complexidade do processo de avaliação exige a constituição de equipes, que geralmente são 
denominadas Comissões de Avaliação de Documentos, para analisar os documentos nos mais diversos 
aspectos. Tal processo participativo de profissionais ligados as mais diversas áreas do conhecimento será 
decisivo para se definir critérios de valor. Segundo a literatura arquivística, devem fazer parte desse grupo 
de avaliadores: 
✓ Arquivista ou responsável pela guarda de documentos. 
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✓ Autoridades administrativas conhecedoras da estrutura e funcionamento do órgão gerador dos 
documentos. 
✓ Profissionais da área jurídica. 
✓ Profissionais da área financeira. 
✓ Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos avaliados 
(historiador, engenheiro, estatístico, médico, sociólogo, entre outros). 
 
Arquivos Permanentes 
Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que são escolhidos de uma grande 
massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatório e 
informativo. São escolhidos tomando-se por base não a apreciação de certos documentos em particular, 
mas devido ao seu significado no conjunto da documentação de um determinado assunto ou atividade, ou, 
em termos mais amplos, na documentação de um órgão, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo 
estágio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um 
duplo objetivo: preservá-los e torná-los disponíveis para serem usados. 
Os documentos públicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pública. O direito a tais 
documentos será exclusivamente do governo que os criou e serão conservados para a perpetuidade. 
Qualquer lei que diga respeito à administração de documentos públicos deve incluir no seu texto normas 
para a sua reobtenção no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartição. 
A legislação sobre os documentos públicos, além disso, deve definir claramente as responsabilidades 
de custódia do arquivista. O conceito de custódia pode ser explicado em relação ao conceito de propriedade 
pública. Os documentos públicos poderão ser conservados sob a custódia de qualquer órgão da 
administração, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos públicos são transferidos da 
custódia de um órgão para a de outro não há transferência de propriedade, pois os documentos eram e 
continuam a ser propriedade do Estado. 
Legalmente, então, o arquivista deve ter a custódia dos documentos que estão sob a sua guarda física, 
no que diz respeito ao seguinte: 
1. deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilégios que tinha a entidade que 
os criou, relativamente à reprodução e à autenticação de cópias. 
2. deve ter, em relação aos documentos, certos direitos e privilégios adicionais que não são comumente 
exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se, estes, ao arranjo, à descrição e à publicação para 
fins que não aqueles para os quais foram originariamente criados - para servir a usos secundários de 
outras repartições e de particulares. Esses direitos e privilégios são necessários ao arquivista para o 
bom cumprimento de seus deveres. 
Deve haver disposições legais regulamentando o problema da destruição de documentos públicos. Essa 
regulamentação há que proibir a destruição de qualquer documento público por qualquer funcionário sem 
a devida aprovação da autoridade responsável pelos arquivos. 
Mesmo os documentos históricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanhã, por 
diversas circunstâncias, devido à sua utilização. 
Os princípios que se aplicam ao arranjo de documentos públicos num arquivo de custódia devem ser 
distintos dos princípios expostos até agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas próprias repartições 
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de origem. A administração de arquivos permanentes é bem mais complexa que a dos arquivos corrente e 
intermediário. 
Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente: 
a) arranjo: reunião e ordenação adequada dos documentos; 
b) descrição e publicação: acesso aos documentos para consulta e divulgação; 
c) conservação: medidas de proteção aos documentos e, consequentemente do local de sua guarda, 
visando a impedir sua destruição; e 
d) referência: política de acesso e uso dos documentos. 
 
Atividades de arranjo 
Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenação dos documentos em fundos, a ordenação das séries 
dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries. O arranjo é uma das funções 
mais importantes em um arquivo e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. As 
atividades desenvolvidas no arranjo são de dois tipos: (i)as intelectuais, que consistem na análise dos 
documentos quanto a sua forma, origem funcional e conteúdo; e as atividades físicas, que se referem à 
colocação dos papéis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fixação de etiquetas etc. 
Há considerável diferença entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. Quanto aos 
arquivos intermediários, não existem métodos ou princípios específicos de arranjo no sentido técnico da 
palavra aqui empregado. 
Nesses arquivos, de guarda transitória, aplicam-se apenas critérios racionais de disposição dos 
documentos em estantes e armários. 
Atividades de descrição e publicação 
O trabalho de um arquivo só se completa com a elaboração de instrumentos de pesquisa, que consistem 
na descrição e na localização dos documentos no acervo e se destinam a orientar os usuários nas diversas 
modalidades de abordagem a um acervo documental. 
Além de tornar o acervo acessível, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o conteúdo e as 
características dos documentos. 
Os documentos, quanto à substância, são descritos fazendo-se referência ao órgão administrativo que 
os criou, às funções, ou às atividades. Os documentos são descritos estruturalmente, dando-se informação 
sobre a natureza física dos mesmos e sobre os sistemas segundo os quais são arquivados ou classificados. 
O primeiro elemento na descrição de documentos é a autoria, que é indicada mencionando-se o nome 
da unidade administrativa, dentro do órgão governamental que os criou; o segundo elemento é o tipo físico 
a que pertencem os documentos – correspondência, relatórios, ordens, tabelas e outros; o terceiro elemento 
é o título da unidade que está sendo descrita; o quarto é a estrutura física da unidade – partes de um grupo 
classificado de documentos, volumes encadernados, maços de documentos ou caixas. 
Tipos básicos de instrumentos de pesquisa 
Guia 
Obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o 
acervo de um arquivos permanente. É o instrumento de pesquisa mais genérico, pois se propõe a informar 
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sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Sua finalidade é informar sobre o histórico, a natureza, 
a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo. 
Inventário sumário 
Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são 
identificadas e descritas sucintamente. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento cuja organização deve 
refletir o arranjo adotado para a disposição do fundo, ou parte dele, como uma série, por exemplo. 
Sua finalidade é descrever a composição do fundo – ou parte dele, pela enumeração de suas unidades 
de arquivamento, sumariamente descritas – e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento 
preliminar de busca para cada fundo.O inventário deve ser precedido de uma introdução contendo informações sobre os seguintes 
elementos: modalidade de incorporação do fundo no acervo do arquivo; breve notícia histórica sobre a 
instituição, a pessoa ou a família da qual o fundo é proveniente; explicação sobre o modo de consulta do 
inventário. 
O inventário sumário é fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado 
tanto para os fundos de arquivos públicos – constituídos de documentos de caráter oficial –, quanto para os 
de arquivos privados. 
Inventário analítico 
Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões 
são identificadas e descritas pormenorizadamente. Sua finalidade é propiciar ao usuário um conhecimento 
individualizado das unidades de arquivamento, através da descrição minuciosa de seu conteúdo. 
Catálogo 
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou 
geográfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumária 
ou pormenorizada. 
Sua finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto ou que tenham sido 
produzidos num dado período de tempo, ou que digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares 
específicos existentes num ou mais fundos. 
 
Repertório 
É o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados, 
pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico. 
Nesse tipo de instrumento está presente um juízo de valor que estabelece ou não a inclusão de determinado 
documento. Sua elaboração só se justifica em casos específicos, quando há intenção de ressaltar 
documentos individuais relevantes. A disposição das entradas e demais informações se assemelha à do 
catálogo, sendo os itens descritos minuciosamente, cabendo mesmo a transcrição de documentos na íntegra. 
 
Índice (instrumento de pesquisa auxiliar) 
 É uma lista sistemática e pormenorizada dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de 
documentos disposta em determinada ordem para indicar sua localização no texto. 
 
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Tabela de equivalência ou concordância 
É um instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência de antigas notações para as novas que 
tenham sido adotadas, em decorrência de alteração no sistema de arranjo. 
Atividades de conservação 
A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de 
sua guarda. Há dois fatores que afetam a preservação do material sob a custódia de um arquivo: agentes 
externos e internos de deterioração. 
Os agentes externos decorrem das condições de armazenagem e de uso; os internos são inerentes à 
própria natureza material dos documentos. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos, 
provendo-se de instalações que anulem ou reduzam os efeitos maléficos dos agentes externos e empregando 
métodos que preservem os materiais perecíveis, seja na forma original, seja em qualquer outra forma. 
A luz, a temperatura, a umidade, a poluição ácida do ar e as impurezas no papel são os principais 
agentes de deterioração. Os agentes externos mais responsáveis pela deterioração são os gases ácidos da 
atmosfera e particularmente o dióxido sulfúrico (H2SO5). A poluição ácida do ar, bem como outros fatores 
externos de deterioração, temperatura e umidade desfavoráveis, somente podem ser tratados pelo uso de 
aparelhos de ar-condicionado. Nas áreas onde se observa elevada poluição atmosférica, os prédios 
destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de ar-condicionado. O controle de temperatura, 
de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera 
favorável à conservação dos documentos denomina-se climatização. 
As atividades relacionadas com o arranjo, descrição e consulta ficam em plano secundário, em face do 
importante problema da preservação dos documentos. 
A luz, o ar seco, a umidade, o mofo, a temperatura inadequada, a poeira, gases e inúmeras pragas, a 
médio e longo prazos, são altamente prejudiciais à conservação do acervo documental. 
A luz do dia deve ser abolida na área de armazenamento, porque não só acelera o desaparecimento das 
tintas, como enfraquece o papel. A própria luz artificial deve ser usada com parcimônia. 
O ar seco é outro fator de enfraquecimento do papel. 
A umidade, além de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia o desenvolvimento de mofo. O índice 
de umidade ideal situa-se entre 45 e 48%. 
A temperatura não deve sofrer oscilações, mantendo-se entre 20 e 22º. O calor constante destrói as 
fibras do papel. O ideal é a utilização ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores, a 
fim de climatizar as áreas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. Não sendo viável tal prática, deve-
se empregar sílica-gel, acondicionada em recipientes plásticos, no fundo das gavetas ou estantes para 
combater a umidade. 
A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis. As emanações deletérias 
dos gases também destroem as fibras do papel. 
Determinados insetos são atraídos pela celulose do papel, cola, goma ou caseína, mas a umidade é a 
principal causadora de seu aparecimento, pois neste ambiente encontram condições ideais para se 
desenvolverem. 
Estas são as principais operações de conservação: a) desinfestação; b) limpeza; c) alisamento; d) 
restauração ou reparo. 
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Desinfestação 
O método mais eficiente de combater os insetos é a fumigação. A substância química a ser empregada 
nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ação. Com a 
fumigação os insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, são completamente destruídos. 
Contudo, a fumigação de documentos não é mais recomendada em virtude dos gases tóxicos e 
compostos oxidantes danosos. 
Limpeza 
É a fase posterior à fumigação. Na falta de instalações especiais para essa operação, utiliza-se um pano 
macio, uma escova ou um aspirador de pó. 
Alisamento 
Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte 
percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida, são 
passados a ferro, folha por folha, em máquinas elétricas. Caso existam documentos em estado de 
fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada. Na falta de equipamento 
adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro. 
Restauração 
Os documentos devem ser tratados em relação à acidez, antes de se tentar a restauração por qualquer 
método. 
A restauração exige um conhecimento profundo dos papéis e tintas empregados. Vários são os métodos 
existentes. O método ideal é aquele que aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às 
agressões externas do meio ambiente, sem que advenha prejuízo quanto à legibilidade e flexibilidade, e 
sem que aumente o volume e o peso. 
Banho de gelatina 
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistência, 
não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e 
infravermelhos. Os documentos, porém, tratados por este processo, que é natural, tornam-se suscetíveis ao 
ataque dos insetos e dos fungos, além de exigir habilidade do executor. 
Silking 
Este método utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande durabilidade, mas, devido ao 
uso de adesivo à base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a 
flexibilidade, a reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. É, 
no entanto, um processo de difícil execução, cuja matéria prima é dealto custo. 
Laminação 
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de 
acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidráulica. O acetato de celulose, por ser termoplástico, adere 
ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades 
permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune à 
ação de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com água e sabão. 
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O volume do documento é reduzido, mas o peso duplica. A aplicação, por ser mecanizada, é rápida e 
a matéria-prima, de fácil obtenção. O material empregado na restauração não impede a passagem dos raios 
ultravioletas e infravermelhos. Assim, as características da laminação são as que mais se aproximam do 
método ideal. 
Encapsulação 
Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. O documento é 
colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre 
o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lâminas. 
A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de restauração de documentos. 
 
 
Legislação Arquivística 
 
O conteúdo programático de Assistente em Administração para o Concurso do Colégio Pedro II 2017 
pediu as legislações provenientes do CONARQ. No site do Conselho Nacional de Arquivos tem disponível 
uma Coletânea da Legislação Arquivística atualizada em dezembro de 2017. Porém ela contém 195 páginas, 
com várias leis e decretos, sendo impossível dispormos nesta apostila. Contudo, enviaremos toda a 
coletânea, separadamente, em formato pdf. 
Por outro lado, reproduziremos aqui a Lei mais importante no estudo de Arquivologia: A lei 8.159/91, 
que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos públicos e privados. Além disso informamos outras leis, 
presentes nessa coletânea do CONARQ, que também consideramos importantes para o estudo da 
Arquivologia: Lei 8.394/1991; Lei 12.682/2012; Decreto 4.073/2002. 
 
LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991. 
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, 
como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de 
prova e informação. 
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos 
por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de 
atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza 
dos documentos. 
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes 
à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua 
eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de 
interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob 
pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e 
do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. 
Art. 5º - A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta Lei. 
Art. 6º - Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do 
sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. 
 
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http://legislacao.planalto.gov.br/legisla/legislacao.nsf/Viw_Identificacao/lei%208.159-1991?OpenDocument
 
 
 
 
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CAPÍTULO II 
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS 
Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas 
atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência 
de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 
§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter 
público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. 
§ 2º - A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua 
documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. 
Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. 
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, 
constituam objeto de consultas frequentes. 
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos 
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente. 
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo 
que devem ser definitivamente preservados. 
Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será 
realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. 
Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. 
 
CAPÍTULO III 
DOS ARQUIVOS PRIVADOS 
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por 
pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. 
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e 
social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento 
científico nacional. 
Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados 
com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. 
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. 
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social 
poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. 
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a 
título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. 
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do 
Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. 
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CAPÍTULO IV 
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS 
Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições 
arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 
§ 1º - São Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo 
e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da 
Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. 
§ 2º - São Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo 
do Poder Judiciário. 
§ 3º - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o 
arquivo do Poder Judiciário. 
§ 4º - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 
§ 5º - Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. 
Art. 18 - Competeao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos 
pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e 
acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. 
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades 
regionais. 
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos 
produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar 
e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. 
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos 
produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e 
oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. 
Art. 21 - Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e 
vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado 
o disposto na Constituição Federal e nesta Lei. 
 
DISPOSIÇÕES FINAIS 
Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, 
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse 
público e social. 
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, 
que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos 
(SINAR). 
§ 1º - O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado 
por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. 
§ 2º - A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento. 
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Questões de Prova 
Colégio Pedro II – Assistente de Administração 2017 
1. O conceito de arquivo, para fins legais, pode ser considerado como sendo: 
(A) local destinado à guarda de acordo com o suporte material, processamento técnico, conservação, 
classificação, ordenação e acesso de documentos permanentes. 
(B) informação que tem por finalidade tornar disponível as informações contidas no acervo documental, 
e que tem por função servir à administração, constituindo-se em base de conhecimento. 
(C) preservação de documentos que possuem informações consideradas importantes para fins de prova, 
informação e pesquisa, como aqueles relacionados a fins culturais, sociais, políticos e científicos. 
(D) conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público 
e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física. 
 
2. Em arquivologia, o expurgo refere-se a: 
(A) comunicação pública em periódicos oficiais de inutilização de documentos danificados. 
(B) destruição de documentação que tenha sido considerada sem valor permanente. 
(C) transferência da informação de um suporte deteriorado para um novo suporte. 
(D) passagem de documentos para o arquivamento permanente. 
 
Assistente em Administração – UFSB 2017 
3. ______________ é o ambiente organizacional responsável por receber e registrar documentos, e 
proceder ao seu encaminhamento aos setores ou autoridades de uma instituição. Assinale a 
alternativa que preenche corretamente a lacuna. 
[A] Setor de patrimônio [B] Setor de protocolo [C] Setor de cerimonial [D] Setor jurídico 
 
4. Sobre objetivos/benefícios da avaliação documental, assinale a afirmativa INCORRETA. 
[A] Ampliar o espaço físico e o volume da massa documental acumulada. 
[B] Definir prazos de guarda e destinação dos documentos. 
[C] Autorizar a eliminação criteriosa de documentos. 
[D] Assegurar visibilidade e preservação dos documentos de guarda permanente. 
 
5. Sobre tabela de temporalidade dos documentos e sua aplicação em órgãos públicos, assinale a 
afirmativa INCORRETA. 
[A] Faz-se necessário observar os princípios da teoria das três idades. 
[B] É relevante considerar a função pela qual foi criado o documento, identificando os valores a ele 
atribuídos. 
[C] Deve ser aprovada pela maior autoridade da organização e amplamente divulgada em jornal local. 
[D] Fundamentar-se nas funções e atividades desempenhadas pela instituição, tomando por base o 
conteúdo da informação contida nos documentos. 
 
 
Gabarito: 
1. D 
2. B 
3. B 
4. A 
5. C 
21