Técnicas Secretariais Arquivística

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TÉCNICAS SECRETARIAIS: 
ARQUIVÍSTICA 
 
 
 
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Sumário 
Aula 01 - Introdução Arquivologia .......................................................................................... 2 
Aula 02 - Gestão de Documentos .......................................................................................... 3 
Aula 03- Diagnóstico e Avaliação Documental ..................................................................... 10 
Aula 04 - Protocolos ............................................................................................................ 14 
Aula 05 - Tipologia Documental ........................................................................................... 22 
Aula 06 - Microfilmagem ...................................................................................................... 25 
Aula 07 - Automação/GED ................................................................................................... 35 
Aula 08 - Preservação, Conservação e Restauração ........................................................... 38 
Aula 09 - Legislação Arquivística Comentada ...................................................................... 43 
REFERÊNCIA...................................................................................................................... 50 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Aula 01 - Introdução Arquivologia 
 
Arquivologia é a ciência que estuda as funções, os princípios e as técnicas a 
serem observadas na produção, na organização, na guarda, preservação e utilização 
de um arquivo. O termo Arquivística diz respeito às técnicas de manuseio dos 
documentos e procedimentos do arquivo. Dentro do estudo da arquivística encontra-
se o conceito de gestão de Documentos. 
 
 
O que significa a palavra arquivo para você? Pense sobre este assunto, 
analisando estas duas situações. 
DOUTORA, A SENHORA JÁ USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? 
POSSO GUARDÁ-LOS? - PERGUNTOU A SECRETÁRIA. 
ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI À ESQUERDA VOCÊ DEIXA 
SOBRE MINHA MESA, POIS AINDA VOU CONSULTAR. JÁ ESSAS PASTAS, 
PODE GUARDÁ-LAS NO ARQUIVO LÁ DA MINHA SALA. 
MARCOS, PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A 
ESCRAVIDÃO NO BRASIL, PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO! 
VAMOS ENTÃO AO ARQUIVO NACIONAL? LÁ, COM CERTEZA, 
ENCONTRAREMOS MUITO MATERIAL INTERESSANTE! 
 
Você percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situações com 
dois sentidos diferentes, não é mesmo? 
Documentos - o conjunto de
arquivamento em fase corrente
ou intermediária, visando a
eliminação ou recolhimento para
 
 
 
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Na primeira situação, a doutora se referiu a arquivo como um móvel próprio, 
geralmente de aço ou madeira, usado para guardar documentos. Mas no caso 
seguinte, Marcos usou a palavra arquivo para citar o Arquivo Nacional, que é um 
órgão público encarregado de guardar e conservar a documentação produzida ou 
recebida por instituições governamentais de âmbito federal. 
E você, se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum 
deles aparece aqui, pois a palavra arquivo é utilizada em nosso dia-a-dia com 
diferentes sentidos, ainda que bastante relacionados entre si. 
Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para começar, 
podemos analisar a origem da palavra, que ainda não está esclarecida. 
Há estudiosos que defendem a ideia de ela ter se originado do grego arché, 
que significa palácio dos registrados, tendo evoluído mais tarde para o termo 
archeion, que é o local de guarda e depósito de documentos. Outros, no entanto, 
dizem que a palavra é originária do latim archivum que significa, também no conceito 
antigo, o lugar onde os documentos eram guardados. 
Atualmente, adotamos outro conceito para arquivo, como este do americano 
Solon Buck: 
Podemos, então, a partir desse conceito, tirar algumas conclusões sobre a 
finalidade e as funções de um arquivo. 
A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma 
instituição qualquer que seja a sua natureza. Depois que a atividade administrativa 
acaba, os arquivos começam a funcionar para a história e para a cultura. Temos aí a 
outra finalidade, que surge em consequência da anterior: servir à história, como 
fonte de pesquisa. 
No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funções 
básicas são as mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem 
utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais. 
 
 
Aula 02 - Gestão de Documentos 
 
 
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Surgiu a partir da necessidade das organizações em gerenciar a informação 
que se encontrava desestruturada, visando facilitar o acesso ao conhecimento 
explícito da corporação. Segundo Santos (2002), a gestão de documentos pode ser 
considerada um conjunto de soluções utilizadas para assegurar a produção, 
administração, manutenção e destinação dos documentos possibilitando fornecer e 
recuperar as informações contidas nos documentos de uma maneira conveniente. 
No Brasil, a gestão documental é regulamentada na Lei nº 8.159/91 que 
“Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras 
providências”. 
 
Características físicas dos documentos: 
Suporte – diz respeito ao material sobre o qual as informações são registradas. 
é a base física dos documentos. exemplo: fita magnética, filme de nitrato, papel. 
Espécie – configuração que assume um documento de acordo com a 
disposição e a natureza das informações nele contidas. exemplo: boletim, certidão, 
declaração, relatório, ata. 
Tipo – configuração que assume uma espécie documental de acordo com a 
atividade que a gerou. exemplo: boletim de ocorrência, boletim de frequência e 
rendimento escolar, certidão de nascimento, certidão de óbito, relatório de atividades, 
relatório técnico, etc. 
 
Documentos eletrônicos acrescentem-se outros elementos tais como: 
Identificação de documento arquivístico eletrônico original 
 
No ambiente eletrônico, a qualidade de original é dada de acordo com a rota 
do documentodentrodo sistema eletrônicode gestão arquivística. Quando um 
documento é transmitido eletronicamente, o original passa a ser aquele que é 
recebido. Isto porque a transmissão acrescenta metadados que o tornam mais 
completo e capaz de gerar consequências. Neste caso, o documento armazenado 
pelo remetente é considerado uma cópia. 
Para considerar um documento como original, deve-se avaliar o contexto em 
 
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que é gerado. Se o documento é produzido eletronicamente e a tramitação é feita no 
papel (assinatura, circulação e arquivamento), o documento em papel é considerado 
o original. Todavia, se o documento possuir assinatura, fluxo e arquivamento em meio 
eletrônico, este é que será considerado o original. Neste caso, o documento impresso 
será considerado uma cópia. (Fonte: CONARQ) 
 
Tipologia Documental 
 
Classificar é uma das atividades do processo de gestão de documentos 
arquivísticos, que inclui procedimentos e rotinas específicas, as quais possibilitam 
maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações. (CONARQ) 
A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os 
documentos sob um mesmo tema; agilizar a recuperação, e facilitar as tarefas 
arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, 
recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é 
realizado com base no conteúdo do documento. 
Um importante método de classificação de documentos foi desenvolvido por 
Mevil Dewey (apud, Paes, 2005), o qual é utilizado nas bibliotecas e, em grande parte, 
também por Instituições públicas e privadas. O método apresenta configuração 
decimal, sendo: 
 
000 – Obras gerais 
100 – Filosofia 
200 – religião 
300 – Ciências Sociais 
400 – linguística 
500 – Ciências Puras 
600 – Ciências Aplicadas 
700 – Artes divertimentos 
800 – literatura 
900 – História geografia.6 
 
Agora, vamos adaptar esse modelo decimal para a administração pública e 
teremos a seguinte configuração: 
O código de classificação de documentos de arquivo para a administração 
pública, atividades meio, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a 
classe 000 que se refere aos assuntos de Administração geral, e a classe 900 que 
corresponde a Assuntos Diversos. 
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às 
atividades fim do órgão. Estas classes não são comuns, cabendo aos respectivos 
órgãos sua elaboração, seguindo orientações da instituição arquivística na sua esfera 
específica de competência. 
Veja um exemplo aplicado ao setor público com o código 000 – Administração 
Geral: 
 
Classe 000 Administração geral 
 
 
 
 
Subclasses 
010 Organização e Funcionamento 
020 Pessoal 
030 Material 
040 Patrimônio 
050 Orçamento e Finanças 
060 Documentação e Informação 
070 Comunicações 
080 (vaga) 
090 Outros assuntos referentes à administração geral 
Grupo 012 Comunicação Social 
Subgrupos 012.1 Relações com a Imprensa 
012.11 Credenciamento de Jornalistas 
 
Veja um exemplo aplicado ao setor público com o código 900 – Assuntos 
Gerais: 
 
Classe 900 Assuntos gerais 
 
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Subclasses 
910 Solenidades, Comemorações, Homenagens 
 
920 
Congressos, Conferências, Seminários, Simpósios, 
Encontros, Convenções, Ciclos de Palestras, Mesas 
Redondas. 
930 Feira, salões, exposições, mostras, concursos, festas 
940 Visitas e visitantes 
950 a 980 Vagas (para possíveis inclusões) 
990 Assuntos transitórios 
 
 
Métodos de Classificação de Documentos 
 
O que são documentos correntes? 
São aqueles que estão em curso, isto é, tramitando ou que foram arquivados, 
mas que são objetos de consultas frequentes. Pode ser conservado no local onde foi 
produzido sob a responsabilidade das pessoas ou do órgão que o criou. 
 
O que são documentos intermediários? 
São aqueles que não estão em uso corrente, mas que por razões de interesse 
administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento à instituição arquivística. 
Esses documentos devem ser recolhidos a um arquivo intermediário, sob a 
responsabilidade conjunta dos funcionários do organismo produtor e da instituição 
arquivística. 
 
O que são documentos permanentes? 
 
São aqueles de valor histórico, probatório e informativo que devem ser 
definitivamente preservados. Eles não são mais necessários ao cumprimento das 
atividades da administração. Devem ser conservados nas instituições arquivísticas, 
 
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sob a responsabilidade dos profissionais de arquivo. 
Pode-se afirmar que a Teoria das Três Idades trouxe - como inovação - a noção 
do documento intermediário, isto é, a constatação da existência de inúmeros 
documentos que, mesmo não sendo mais necessários ao cumprimento daquela 
atividade, precisam ser mantidos, por um determinado período, para fins de prova e 
informação. É o caso, por exemplo, da documentação referente ao departamento de 
pessoal, orçamento, material, entre outras. 
 
Pela extensão de sua atuação: 
a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores 
da organização; 
b) gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados estão reunidos 
em um único arquivo. 
 
Pela natureza de seus documentos: 
 
Arquivo especial - detém sob sua guarda diferentes tipos de suportes de 
documentos, resultantes da experiência humana em algum campo específico do 
conhecimento, tais como fotos, fitas cassete, filmes VHS, discos, CDs, recortes de 
jornais, disquetes, CD-ROM, entre outros. Por se tratar de documentos na sua grande 
maioria frágeis, deve-se ter maior cuidado com a conservação e preservação, não 
somente no aspecto de armazenagem, mas também em seu registro, 
acondicionamento e controle. 
Arquivo especializado – detém, sob sua custódia, documentos resultantes da 
experiência humana num campo específico, independente da forma física que os 
documentos apresentem. 
 
Pelo gênero: 
a) escritos ou textuais; 
b) Cartográfico (perfis/mapas); 
c) Iconográficos (imagem estática/cartazes); 
 
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d) Filmográficos (filmes); 
e) Sonoros; (CDs, fita cassete) 
f) Micrográficos (microfilme); 
g) Informáticos. 
 
Pela Natureza do assunto: 
 
a. Ostensivos – documentos cuja divulgação não prejudica a administração. 
b. Sigilosos – documentos de conhecimento, custódia e divulgação restrita. 
 
Podemos classificar os documentos em quatro graus: 
a) Ultrassecreto – esta classificação é dada aos assuntos que requeiram 
excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do 
conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Os 
assuntos classificados como ultrassecretos são os referentes à política governamental 
de alto nível e segredos de Estado, tais como: negociações para alianças políticas e 
militares, planos de guerra, descobertas e experimentos científicos de valor 
excepcional, informações sobre política estrangeira de alto nível. São documentos 
oriundos da Presidência e Ministérios. (Paes, 2005, p.30). 
b) Secreto – consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de 
segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, 
sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a 
deles tomar conhecimento, funcionalmente. Os documentos considerados secretos 
são os referentes a planos, programas e medidas governamentais, os assuntos 
extraídos de matéria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo 
da matéria original, necessitam de maior difusão, tais como: planos ou detalhes de 
operações militares, planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras, 
aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes, dados de elevado interesse 
sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países 
estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos, materiais criptográficos 
importantes que não tenham recebido classificação inferior (Paes, 2005, p.30). 
 
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c) Confidencial – refere-se aos assuntos que, embora não requeiram alto grau 
de segurança, seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um 
indivíduo ou criar embaraços administrativos. São assuntos, em geral, classificados 
como confidenciais os referentes à pessoal, material, finanças e outros, cujo sigilo 
deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informações sobre a 
atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes: radiofrequência 
de importância especial, ou aquelas que devam ser usualmente trocadas, cartas, 
fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas importantes 
para a segurança nacional (Paes, 2005, p. 30). 
d) reservado – são os assuntos que não devem ser do conhecimento do público 
em geral. Recebem essa classificação, entre outros, partes de planos, programas e 
projetos com suas respectivas ordens de execução; cartas, fotografias aéreas, e os 
negativos que indiquem instalações importantes. (Paes, 2005, p.30). 
 
Aula 03- Diagnóstico e Avaliação Documental 
 
A avaliação é uma função importantíssima no processo de classificação de 
documentos. Consiste basicamente na análise e identificação dos valores dos 
documentos para a definição de seus prazos de guarda e destinação. 
A análise é feita com base nos usos administrativos, legais, fiscais ou históricos, 
e na relação orgânica com os demais documentos do fundo a que pertence. A 
classificação e avaliação representam atividades significativas para o perfeito 
arquivamento dos documentos. Sem elas é impossível pensar na implantação efetiva 
de uma gestão documental integrada, com base na teoria das três idades. 
Outro instrumento de extrema importância na avaliação de documentos, 
consiste em conhecer e aplicar a Tabela de Temporalidade deDocumentos. (Modelo). 
 
 
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Tabela: Temporalidade de Documentos. 
http://www.arquivonacional.gov.br/ conarq/download/res14/resol14.doc> 
 
As atividades de gestão, portanto, não se restringem a evitar a produção de 
documentos desnecessários, e a estabelecer depósitos intermediários para garantir a 
organização e a preservação dos documentos. A gestão abrange todas as operações 
referentes à produção (quais são os suportes com validade em juízo e fora dele, como 
o documento deve ser estruturado, incluindo código de classificação de assunto), à 
tramitação (protocolo), ao uso (consulta e empréstimo), à avaliação (aplicação da 
tabela de temporalidade e destinação) e ao arquivamento (guarda e armazenamento). 
 
Métodos de Arquivamento 
A função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos 
documentos para a tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações. Tal 
http://www.arquivonacional.gov.br/
 
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procedimento só se efetivará se os documentos estiverem – corretamente – 
classificados e, devidamente, guardados. Tão importante quanto arquivar é achar 
rapidamente as informações no momento desejado. (PAeS, 2005) 
Para se alcançar tais objetivos encontram-se descritos, a seguir, os principais 
métodos de arquivamento: 
 
Método Alfabético 
 
 
 
Método geográfico 
 
O método geográfico é o sistema direto. A busca é feita diretamente no 
documento. Este método é preferido quando o principal elemento a ser considerado 
em um documento é a procedência do local. (PAES, 2005) 
 
As melhores ordenações geográficas são: 
 
• Nome do estado, cidade e correspondente 
• Nome da cidade, estado e correspondente. 
 
Nome do estado, cidade e correspondente. Quando se organiza um arquivo por 
É o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o 
NOME. É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente, não sendo 
necessário recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. Nesse 
método, as fichas ou pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética, 
respeitadas as normas gerais para a alfabetação, através de guias divisórias, com 
as respectivas letras. (PAES, 2005) 
Desvantagens: os erros de arquivamento tendem a predominar no 
arquivamento alfabético, quando o volume de documentos é muito grande, devido 
ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes. 
 
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estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, 
independentemente, da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão 
estar dispostas após as capitais. Neste caso, há necessidade de se utilizar guias 
divisórias com notações indicativas dos nomes dos estados. 
 
Exemplo: 
 
 
 
Método Numérico Simples 
 
Constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente, 
pessoa física ou jurídica, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro, sem 
qualquer preocupação com a ordenação alfabética, já que o método exige um índice 
alfabético remissivo. (PAES, 2005) 
Além do registro (em livro ou fichas) das pastas ocupadas, a fim de se evitar 
que sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo número, é indispensável um 
índice alfabético remissivo, sem o qual fica difícil a localização dos documentos. 
No método numérico simples, pode-se aproveitar o número de uma pasta que 
venha a vagar. Por exemplo: em uma organização existe uma pasta de nº X, onde é 
guardada a correspondência de uma determinada firma. Por algum motivo, a 
organização rompe relações comerciais com a referida firma. Para que não se 
conserve uma pasta no arquivo corrente, sem utilidade, faz-se a transferência dos 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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documentos, após análise e seleção, para o arquivo permanente, e aproveita-se o 
mesmo número com um novo cliente. Quanto à ficha do índice alfabético, referente à 
primeira firma, permanecerá no fichário acrescida de nova indicação do lugar onde se 
encontra no arquivo permanente. O novo cliente, que ocupa a pasta de nº X, terá 
também uma ficha no índice alfabético em seu respectivo lugar. 
 
Aula 04 - Protocolos 
Você já sabe que arquivo corrente é aquele formado por documentos de uso 
frequente e que funciona na própria empresa ou em locais de fácil acesso, próximos 
a ela. Mas como encaminhamos documentos para o arquivo corrente? Como 
analisamos suas atividades? Para analisarmos suas atividades vamos trabalhar com 
uma situação e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentos em uma 
empresa. 
FERNANDA É ENCARREGADA DE ANALISAR A DOCUMENTAÇÃO QUE A 
EMPRESA RECEBE E DAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. HOJE 
CHEGARAM ÀS SUAS MÃOS: 
UMA CARTA PARA UM EMPREGADO DA DIRETORIA FINANCEIRA, COM A 
ETIQUETA DE PESSOAL; 
VÁRIOS EXEMPLARES DE UM JORNAL DO SINDICATO DA CLASSE, PARA 
OS FUNCIONÁRIOS; 
DOIS ENVELOPES ENDEREÇADOS À ASSESSORIA JURÍDICA E 
ENTREGUES POR UM MENSAGEIRO DE OUTRA EMPRESA. 
 
Agora pense: que tratamento você acha que Fernanda deve dar a cada um 
desses documentos? 
Anote seu pensamento em uma folha de papel e, depois, compare-o com o que 
apresentamos. 
Fernanda não vai abrir e nem registrar a carta porque contém a anotação 
pessoal, indicando tratar-se de uma correspondência particular. A carta será 
encaminhada diretamente a quem se destina, na Diretoria Financeira. Nesse caso, 
portanto, não há qualquer preocupação com o seu arquivamento. 
 
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Quanto aos jornais, Fernanda também não precisa registrá-los, porque não são 
documentos oficiais. Eles devem ser distribuídos aos funcionários e, após serem lidos, 
podem ser jogados fora. 
Já os envelopes entregues pelo mensageiro são correspondências oficiais. 
Eles precisam ser abertos, os documentos registrados e encaminhados, no caso, à 
Assessoria jurídica, de acordo com os procedimentos adotados pela administração. 
Todo o andamento desses documentos dentro da empresa é controlado e, só 
após cumprirem suas finalidades, é que são arquivados. Muitos deles até podem 
aguardar decisões e prazos já nos arquivos. E dependendo das normas da empresa 
e da natureza dos documentos arquivados, eles podem ser emprestados ou 
consultados no próprio local do arquivo. 
Desde a chegada dos documentos à empresa já deve haver uma preocupação 
com o seu possível arquivamento. O técnico de arquivo precisa estar atento a isso e 
determinar a classificação que cada documento recebe no momento do seu registro, 
pois ela se repetirá mais tarde, quando for arquivado. 
Portanto, num sistema de arquivos correntes, os serviços de recebimento, 
registro, controle de tramitação (distribuição e movimentação) e expedição da 
correspondência, não podem ser desvinculados dos serviços de arquivamento e 
empréstimo ou consulta de documentos. 
As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitação 
e expedição de correspondências constituem os serviços de protocolo. E as atividades 
de arquivamento e empréstimo de documentos são os serviços de arquivo. 
Então, não podemos separar os serviços de protocolo dos serviços de arquivo. 
Daí ser comum, na estrutura organizacional das instituições, a existência de setores, 
normalmente denominados Arquivo e Protocolo, ou Arquivo e Comunicação ou outro 
nome parecido, que respondem tanto pelo protocolo como pelo arquivamento. 
Em relação aos serviços de arquivo e protocolo, é importante destacarmos que 
as rotinas e procedimentos para sua execução devem ser criados pela própria 
instituição, obedecendo a um critério adequado às suas características. Não podemos 
predeterminar e nem impor qualquer rotina ou procedimento a uma empresa, mas 
apenas sugerir. 
 
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SERVIÇOS DE PROTOCOLO 
 
Observe este ofício: 
 
Para: Banco do Estado S.A. 
 Diretoria Financeira 
 
Senhor Diretor, 
Encaminhamos em anexo, para seu conhecimento e análise, cópia do Balanço 
Patrimonial de nossa empresa... 
 
Este ofício, aoser recebido pelo banco, foi registrado de acordo com os 
procedimentos adotados na empresa. Depois foi distribuído, sendo encaminhado ao 
Diretor Financeiro. 
Na diretoria, a secretária recebeu o documento, registrou-o na entrada nos 
controles específicos do órgão e encaminhou-o ao diretor. Esse, após conhecer o teor 
do ofício, despachou-o para um dos assessores, solicitando-lhe análise e parecer. 
Concluída a solicitação, o assessor retornou o documento com o parecer à sua 
chefia que, após analisar, pediu algumas providências, dentre as quais a expedição 
de uma resposta à Andes Turismo S.A. Finalmente, ele devolveu a documentação à 
sua secretária - ofício, despachos, parecer -, solicitando-lhe o arquivamento. 
A secretária registrou a saída do documento em seus controles e depois 
encaminhou-o ao Setor de Arquivo da empresa. 
Veja que o ofício passou por vários setores dentro do Banco do Estado S.A., 
envolvendo tarefas que constituem o serviço de protocolo de uma empresa: 
recebimento; registro; distribuição e movimentação; expedição de 
correspondência. 
E como esses serviços de protocolo funcionam? Que procedimentos são 
adotados para que eles cumpram suas finalidades com eficiência? 
 
 
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Rotinas de recebimento e classificação 
 
Cada instituição precisa criar suas próprias rotinas de trabalho, tendo em vista 
suas particularidades. Mas, de um modo geral, as rotinas de recebimento e 
classificação de documentos são: 
 
Rotinas de registro e movimentação 
 
Esse serviço funciona como um centro de distribuição e redistribuição de 
documentos. Ali os documentos chegam e são encaminhados aos setores, são 
devolvidos e reencaminhados aos outros setores ou ao arquivo. Mesmo que algumas 
de suas rotinas possam variar de uma empresa para outra, de modo geral, elas 
compreendem: 
Observe que nos três modelos, há espaço para escrevermos o mesmo código 
ou número de classificação colocado no documento, quando foi registrado no 
protocolo. E também há uma parte denominada distribuição, andamento ou carga, 
onde anotamos cada etapa da tramitação do documento (desde o momento de sua 
saída do setor de protocolo até o seu arquivamento). 
Desse modo, quando desejamos saber algo sobre um documento, basta 
verificarmos seu andamento na ficha de protocolo. Se, por exemplo, a destinação dele 
estiver para o arquivo, é possível sabermos sob que notação ele está arquivado, que 
é a mesma atribuída ao documento. 
Acréscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento já carimbado e 
encaminhamento ao seu destino. Se existirem antecedentes, eles e suas respectivas 
fichas, com registro e anotações, devem ser anexados ao documento. 
Quando o documento chegar ao seu destino, o responsável naquele setor 
precisa retirar a ficha de protocolo, que só é anexada novamente ao documento 
quando ele seguir para outro setor. Essa passagem do documento de um setor a 
outro, a redistribuição, deve ser feita através do setor responsável pelo registro e 
movimentação. 
Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de 
 
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procedência e de assunto, rearquivando-as em seguida. Essas fichas são preenchidas 
não só para controlar a documentação que passa pelos serviços de protocolo como 
também, para facilitar a pesquisa do documento, quando necessário. Eis um exemplo 
de ficha de procedência 
Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo à ordem dos números de 
protocolo. 
Recebimento, dos vários setores da empresa, dos documentos a serem 
redistribuídos e anotação do novo destino nas respectivas fichas. 
Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos. 
 
Rotinas de expedição 
 
Em geral, são adotadas estas rotinas nos serviços de expedição de uma 
empresa: 
Recebimento da correspondência a ser expedida: o original, o envelope e as 
cópias, nas cores e quantidades determinadas pela empresa. 
Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades, 
para consulta imediata, devem prepará-las em papel de cor diferente. Essas cópias 
são devolvidas ao setor de origem, após a expedição. 
Verificação da falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem 
expedidas. 
Numeração e complementação de data, tanto no original como nas cópias. 
Separação do original das cópias. 
Expedição do original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou 
em mãos. 
Encaminhamento das cópias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos 
antecedentes que lhes deram origem. 
 
 
 
 
 
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Classificação dos arquivos 
 
Provavelmente, vários tipos de arquivo já passaram pela sua cabeça até 
agora, não é? 
O arquivo da escola onde estudou; aquele organizado pela família de um 
amigo; o que foi consultado para fazer uma pesquisa; o que havia no setor de 
pessoal onde você trabalhou por algum tempo; ou, ainda, o arquivo de discos que 
viu em uma gravadora. 
E cada um desses arquivos apresentam características bem variadas. Daí 
serem classificados em quatro grupos, de acordo com: 
➢ a natureza da entidade que os criou; 
➢ os estágios de sua evolução; 
➢ a extensão da sua atenção; 
➢ a natureza dos seus documentos. 
Vamos analisar cada um desses grupos em separado. 
Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica 
em: 
PÚBLICO - arquivo de instituições governamentais de âmbito federal (central 
ou regional) ou estadual ou municipal. 
Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de saúde ou da prefeitura de 
um município. 
INSTITUCIONAL - está relacionado, por exemplo, às instituições 
educacionais, igrejas, corporações não-lucrativas, sociedades e associações. 
Exemplos: o arquivo de um centro de educação experimental ou de um 
sindicato. 
 COMERCIAL- arquivo de firmas, corporações e companhias. 
Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritório de engenharia ou de um 
banco. 
FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao arquivo organizado por grupos 
familiares ou por pessoas, individualmente. 
Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certidões de 
 
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nascimento e casamento; declarações de imposto de renda; documentos relativos a 
transações de compra e venda de imóveis; recibos de pagamentos efetuados a 
terceiros; fotos e cartas. 
De acordo com o estágio de evolução: 
Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo, ele pode 
pertencer a um destes três estágios: 
ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a documentação 
mais atual e frequentemente consultada. Pode ser mantido em local de fácil acesso 
para facilitar a consulta. Somente os funcionários da instituição têm competência 
sobre o seu trato, classificação e utilização. O arquivo corrente é também conhecido 
como arquivo de movimento. 
Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação, 
contendo as requisições de material do ano em curso. 
ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO - inclui documentos 
que vieram do arquivo corrente, porque deixaram de ser usados com frequência. 
Mas eles ainda podem ser consultados pelos órgãos que os produziram e os 
receberam, se surgir uma situação idêntica àquela que os gerou. Não há 
necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das 
repartições ou escritórios, e a sua permanência no arquivo é transitória, uma vez que 
estão apenas aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo 
permanente. 
Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de 
uma empresa. 
ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se encontram os 
documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser frequente, 
é esporádico. Eles são conservados somente por causa de seu valor histórico, 
informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que se 
conheça como os fatos evoluíram. Esse tipo de arquivo é o que denominamos 
arquivopropriamente dito. 
Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo 
do início do século. 
 
21 
 
De acordo com a extensão da atenção Os arquivos se dividem em: 
ARQUIVO SETORIAL-estabelecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo 
as funções de um arquivo corrente. 
Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial. 
ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os documentos 
correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma 
instituição. Nesse caso, portanto, as atividades de arquivo corrente são 
centralizadas. 
Exemplo: o arquivo único das diversas faculdades de uma universidade. 
De acordo com a natureza de seus documentos: 
Dependendo das características dos documentos que compõem o arquivo, 
ele se classifica em: 
ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas físicas como 
discos, fitas, disquetes, fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, 
filmes, entre outros. Eles merecem tratamento adequado não apenas quanto ao 
armazenamento das peças, mas também quanto ao registro, acondicionamento, 
controle e conservação. 
Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituição financeira ou os 
disquetes de uma firma de advocacia. 
ARQUIVO ESPECIALIZADO - tem sob sua guarda os documentos de um 
determinado assunto, de um campo específico, como o hospitalar, o da medicina, 
engenharia, imprensa, entre outros. São chamados, inadequadamente, de arquivos 
técnicos. 
Exemplo: o arquivo de peças como ossos, dentes e fetos de uma escola de 
enfermagem. 
Você percebeu, pelos exemplos apresentados, que um mesmo arquivo pode 
pertencer a mais de um grupo? Veja! 
O arquivo de uma secretaria estadual de saúde foi exemplificado como um 
arquivo público, de âmbito estadual porque estávamos considerando o tipo de 
instituição que o criou: um órgão do governo do estado. Mas ele também pode ser 
classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente, caso seus documentos 
 
22 
 
sejam utilizados com frequência pelos funcionários. Pode ser ainda um arquivo 
central, que serve a todos os setores daquela secretaria. Já falamos bastante sobre 
os diferentes tipos de arquivos e demos alguns exemplos de documentos que 
compõem os arquivos. Mas o que caracteriza, exatamente, o documento de um 
arquivo? 
 
Aula 05 - Tipologia Documental 
 
Tipologia Documental 
 
Tipologia Documental, como o próprio nome indica (tipo), diz respeito à 
multiplicidade da produção documental. São documentos produzidos por uma 
atividade que obedece a uma função específica estando regulados por um 
procedimento ou trâmite e que contenha formatos, conteúdos e suportes semelhantes. 
De acordo com esta definição, de cada atividade e/ou função se deriva uma série de 
documentos. Como exemplo, podemos dizer que da função contábil, gera-se 
documentos como os livros diário, razão, balancete, etc. Da atividade policial, são 
gerados documentos tais como, exames de corpo de delito, ordens de serviços, 
peritagens, boletins de ocorrências, etc. Do poder Judiciário, intimações, citações, etc. 
Portanto, por série documental tipológica entendemos o agrupamento de 
espécies documentais específicas dentro das respectivas funções geradoras. 
A tipologia documental é hoje um dos mais instigantes e importantes temas 
para uma renovação teórica da arquivística. Como indicativo dessa transformação 
tem-se a própria evolução do conceito de tipo documental, anteriormente encontrado 
na literatura com inúmeras variações conceituais entre diversos autores. As definições 
aproximavam-se daquilo que hoje denominamos gênero, espécie, formato etc, ou uma 
mescla desses conceitos. No entanto, os estudiosos que se preocuparam com esse 
tema sempre estiveram buscando uma conceituação que definisse o documento em 
sua essência arquivística, isto é, enquanto parte integrante de um conjunto de outros 
documentos gerados naturalmente no exercício das mesmas atividades. A 
particularidade do documento arquivístico, que é ao mesmo tempo único e múltiplo 
(quando inserido na série documental), representou um desafio a ser superado na 
 
23 
 
tentativa de conceituação do tipo documental. 
O texto da Profa. Heloísa Bellotto, publicado em 1990, pode ser considerado 
um marco da literatura arquivística nacional sobre tipologia documental. Os conceitos 
ali desenvolvidos são a reformulação de um texto seu anterior, de 1982, e acabaram 
por ser incorporados ao Dicionário de terminologia arquivística. A definição proposta 
de tipo documental passa a ser, então, a espécie documental somada à função que a 
produziu, criando séries tipológicas, isto é, cada tipo documental equivale a uma série 
documental. Essa nova conceituação, apesar de aparentemente modesta, é 
fundamental para uma renovação dos procedimentos arquivísticos adotados no Brasil 
e para a solução de muitos problemas, frente aos quais os métodos tradicionais já 
começavam a apresentar sinais de esgotamento. O avanço dessa problemática - e a 
importância dos estudos de tipologia documental -, pode ser notado nos arquivos 
municipais espanhóis que, desde meados da década de 1980, fazem um trabalho 
conjunto buscando padronizar um arranjo documental tipológico. 
A proposta de elaborar arranjos tipológicos requer o estabelecimento prévio de 
tipologias documentais específicas a cada modalidade de acervo, de acordo com sua 
própria natureza; assim, por exemplo, os partidos e associações políticas deverão ter 
um instrumento metodológico próprio, que será diferente daqueles destinados, por 
exemplo, à organização dos acervos das entidades sindicais ou dos arquivos 
pessoais. 
A confecção de tal instrumento é complexa. Supõe uma identificação preliminar 
das funções desempenhadas, principalmente no nível formal/legal, para, a partir daí, 
identificar nos documentos as espécies presentes em cada função principal, bem 
como determinar outras funções além do nível formal/legal; com a conjunção desses 
elementos pode-se elaborar a tipologia documental e, por extensão, séries tipológicas. 
Os arquivos devem ser reveladores das atividades efetivamente desenvolvidas 
pelas instituições (ou pessoas) ao longo da sua existência, revalorizando, para isto, 
os elementos informais, ao lado dos normativos, como único meio de inserir 
corretamente os documentos no seu contexto de produção. 
Deste modo a tipologia também destaca o formato como uma solução para 
explicitar sua diferença em relação às espécies documentais, já que essas 
 
24 
 
características, muitas vezes, tendem a se assemelhar, podendo causar alguma 
confusão na organização arquivística. Assim, por exemplo, panfleto refere-se a uma 
espécie e não a um formato. 
Este último pode variar desde um folheto, um cartaz a, até mesmo, um livro. 
Tome-se como exemplo um manifesto contra a carestia, assinado por algum comitê 
municipal de Partido X, que foi amplamente difundido em uma folha de papel ofício 
mimeografada. Qual a espécie de tal documento? Panfleto?... volante?... folheto?... 
ou será manifesto? Segundo o Dicionário do livro, folheto é apenas o formato 
documental ("documento constituído por uma folha simples ou dobrada" ou 
"publicação impressa, não periódica, (...) constituída por poucas folhas"); volante é 
tão-somente uma peça do maquinário da gráfica; porém nada impede, ainda de 
acordo com o Dicionário, que um manifesto ("escrito de natureza expositiva ou 
doutrinária que pode assumir caráter polêmico" ou "programa político ou religioso") 
possa ser também um panfleto ("pequeno folheto, normalmente de natureza 
controversa, política e escrito em tom satírico ou injurioso"). Esse exemplo serve para 
demonstrar que dado o fato de a tipologia documental para arquivos de organizações 
político-partidárias ser específica, as espécies documentais (do mesmo modo que as 
funções) também serão, o que levou a um trabalho de definiçãoterminológica de 
espécies documentais típicas de tais acervos. No caso específico dos arquivos de 
partidos e associações políticas optamos por considerar o documento do exemplo 
citado acima como um folheto (formato) cuja espécie, manifesto ou panfleto, será 
determinada de acordo com a função documental. Assim poderemos ter, se for o caso, 
um panfleto de agitação política (tipo documental) cujo conteúdo é um manifesto. 
A tipologia documental a que chegamos compõe-se de duas partes: um quadro 
de funções de partidos e associações políticas complexas, hierarquizado por níveis 
de atuação; e uma relação das funções e espécies documentais encontradas. O 
quadro de funções é uma mescla das possibilidades arroladas no nível teórico, 
somadas às verificadas empiricamente durante a coleta, a análise dos dados e o 
arranjo dos documentos de um acervo documental específico. O resultado mais 
significativo do estabelecimento do quadro de funções é a possibilidade de visualizar 
o modo de implantação da tipologia documental nas atividades de arranjo e descrição 
 
25 
 
de um fundo arquivístico. O quadro permite traçar a correspondência entre a entidade 
e o fundo, entre o nível hierárquico e o grupo, entre o organismo e o subgrupo e, por 
fim, entre o tipo documental e a série. 
 
Exemplos de tipologias documentais 
 
Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas: 
Processos administrativos referentes: 
Registro técnico e político denominado: 
Correspondências prestando ou solicitando informações denominadas: 
Processos administrativos referentes: 
Processos administrativos referentes: 
Registros técnicos e políticos denominados: 
Formulários de gestão administrativa interna denominados: 
Processos administrativos referentes: 
Processos administrativos referentes: 
Processos legislativos denominados: 
Registros técnicos e políticos: 
 
 
Aula 06 - Microfilmagem 
 
MICROFILMAGEM 
 
Os filmes utilizados no processo podem ser à base de acetato ou poliéster. O 
suporte do filme de acetato consiste em acetato de celulose, triacetato de celulose, 
propianato acetato de celulose ou butirato acetato de celulose. O filme de poliéster é 
excepcionalmente resistente e apresenta excelente estabilidade dimensional 
(KODAK, s.d.). 
 
Microfilme de prata 
 
26 
 
 
Fonte: Scan system: gerenciamento da informação. 
 
Microfilme de diazio 
 
Fonte: Diazo film: microfilm supplies e services. 
 
O microfilme pode ser produzido por vários tipos de microfilmadoras, de acordo 
com a necessidade e aplicação do documento. Serão mencionadas três delas, as 
planetárias, as rotativas e o Computer Output Microfilm (COM). As microfilmadoras 
planetárias são compostas de uma base com um campo fotográfico pré-determinado, 
 
27 
 
com um sistema de iluminação externo, nela pode-se variar o grau de redução da 
imagem entre 4x e 36x, podendo ser utilizadas para microfilmar volumes 
encadernados. Já as microfilmadoras rotativas possuem um sistema de tambor e 
esteiras, com iluminação interna que é acionado no momento da microfilmagem. 
Nessas máquinas os documentos e o rolo de filme ficam em constante movimento, 
sendo assim utilizada para microfilmar documentos em grande quantidade, as 
rotativas podem microfilmar até 750 documentos por minuto. O Computer Output 
Microfilm trabalha a partir de impulsos eletromagnéticos convertidos em caracteres, e 
pode atingir aproximadamente 120.000 caracteres registrados em microfilme por 
segundo, ou seja, uma velocidade 30x superior à da impressão (RODRIGUES, 1979; 
PINHO SOBRINHO, 2012; ALVES; BARRETO; FERNANDES, 1980). 
 
Microfilmadora planetária 
 
Fonte: Alos solution. 
 
 
28 
 
Microfilmadora eletrônica 
 
Fonte: Scan system: gerenciamento da informação. 
 
Existem também as máquinas processadoras, onde são feitas as revelações 
do filme, pelo sistema de tanque com produtos químicos, e as leitoras, que permitem 
a visualização do documento no fotograma, são os scanners de microfilme 
(RODRIGUES, 1979). 
 
Scanner de microfilme 
 
29 
 
 
 
Fonte: Adaptado de Scan system: gerenciamento da informação. 
 
Microformas 
Os suportes de informação decorrentes do processo de microfilmagem são 
denominados microformas, que podem se apresentar em forma de rolo, cartão-janela, 
jaquetas, microfichas, micropublicação ou cartuchos, cassetes e magazines (PINHO 
SOBRINHO, 2012). 
O rolo foi o primeiro suporte de microfilme produzido, e é ele que dá origem a 
todos os outros formatos do suporte. O rolo pode ser produzido em 16 mm, com 
capacidade de armazenar imagens reduzidas de folhas em tamanho A4 e A3, ou rolos 
de 35 mm que armazenam imagens de documentos originais em formato até A0, ou 
até 105 mm, a partir do qual se produza microficha (PINHO SOBRINHO, 2012). Esses 
rolos podem ser produzidos por método simplex, onde uma imagem aparece ao lado 
da outra, ou método duplex, em que a frente e o verso do documento ficam uma cima 
do outro. Existe também o método duo, onde há a duplicação do número do fotograma 
(RODRIGUES, 1979). 
O cartão-janela, ou tab-jac, é um suporte que permite a inclusão de fotogramas 
após a produção de microfilmes, sendo indicados para documentos ativos e passíveis 
de crescimento. Jaquetas são duas folhas transparentes que, juntas, formam 
pequenos canais nos quais se encaixam os fotogramas, dele podem ser feitas cópias 
 
 
30 
 
em forma de microficha. Já a microficha é formada por fotogramas quadriculados que 
respeitam uma sequência lógica e não podem ser alterados posteriormente. Os 
cartuchos, cassetes e magazines são rolos em embalagens que permitem a inserção 
automática na máquina. E a micropublicação é o suporte que permite o manuseio e 
leitura sem máquina de visualização (RODRIGUES, 1979). 
 
Tratamento do suporte 
 
O microfilme é um suporte sensível que requer cuidados especiais para que 
seja assegurada sua durabilidade. Questões como ambiente de armazenamento, 
temperatura, umidade e até mesmo o manuseio são importantes no tratamento do 
microfilme. Recomendase que recipientes de armazenamento do rolo de filme sejam 
compostos de papel cartão acid free, de alumínio anodizado, ou plástico inerte. Outra 
questão importante é que o espaço físico onde são arquivados os microfilmes não 
sejam localizados próximos a edifícios e vias de trafego intenso. Além disso, é 
indispensável que o ambiente possua sistemas de filtração de ar e sistema contra 
incêndio (KODAK, s.d). 
 
Mídia de arquivamento/Caixas cartéis 
 
Fonte: Scan system: gerenciamento da informação. 
 
O armazenamento deve ser feito em ambiente protegido do fogo. Apesar de a 
combustão do microfilme ser lenta, é importante que eles sejam guardados em caixa-
 
31 
 
forte, sala de guarda ou sala de registro à prova de fogo. Quantidades menores de 
registros podem ser guardadas em armários e cofres que resistem ao fogo por, pelo 
menos, quatro horas. Neles, porém, quando o ambiente fica aquecido, há liberação 
de umidade no interior da peça, o que pode danificar a imagem. Filmes armazenados 
em ambiente com umidade relativa de 50% resistem a 121ºC por um período de 24 
horas, já em temperaturas acima de 149ºC a danificação ocorre em poucas horas. Em 
ambiente com umidade superior a 50% o tempo de perda do filme por aquecimento é 
reduzido. Umidades relativas inferiores a 40% minimizam a possibilidade de 
desenvolvimento de manchas microscópicas, e superiores a 60% potencializam o 
desenvolvimento de fungos. Baixas umidades fragilizam os filmes, portanto as 
mínimas recomendadas são de 15% para filmes de acetato e 30% para filmes de 
poliéster (KODAK, s.d.). 
Para proteger o filme de perdas causadas por água, indica-se que os armários 
estejam a pelo menos 15 cm do piso. Caso algum registro entre em contato com a 
água deve-se relavar e secar o filme imediatamentepara evitar que as camadas 
adiram umas sobre as outras. Em locais sem os recursos necessários instrui-se 
colocar os registros em recipiente com água e enviar a um laboratório para tratamento. 
 Condições de armazenamento de microfilmes Kodak 
 
Fonte: Kodak, s.d. 
 
32 
 
INDEXAÇÃO DE MICROFILMES 
 
A indexação de microfilmes é uma etapa fundamental do processo, que garante 
a recuperação da informação no suporte. Pode-se indexar um filme de acordo com o 
tipo de documento armazenado no suporte utilizando métodos que melhor atendam 
as demandas de rastreabilidade dos mesmos (RODRIGUES, 1979). 
Os rolos de filme podem ser indexados das seguintes formas: 
• Indexação alfabética; 
• Sistema Flash (lote e flash antecedente); 
• Sistema Numérico; 
• Codificação por Odômetro (linhas com escalas numéricas); 
• Blips; 
• Codificação binária fotóptica (tipo blip); 
 
Em jaquetas e cartões-janela pode-se utilizar: 
• Título-Índice; Codificação por cor; 
• Codificação por ranhuras. 
 
USABILIDADE E APLICABILIDADE 
 
A microfilmagem pode ser aplicada em empresas, bibliotecas, arquivos, etc. 
Tanto no setor público quanto no privado sua utilização pode ser indispensável. 
Grandes instituições como a Biblioteca Nacional, a Fundação Casa de Rui Barbosa, 
e a UFMG, utilizam ou utilizaram em momentos específicos o suporte micrográfico. 
A Biblioteca Nacional possui a Coordenadoria de Microrreprodução 
responsável pelo Plano Nacional de Periódicos Brasileiros que tem como objetivo 
resgatar a produção hemográfica do país (MATOS; MELO, 2012). 
Em 1977 a Biblioteca Nacional estabelece a Seção de Microfilmagem, que 
deveria a priori implantar a microfilmagem a títulos editados no século XIX, a coleções 
muito consultadas, coleções incompletas, coleções deterioradas, e coleções 
existentes somente em acervos particulares (MATOS; MELO, 2012, p.5). 
 
33 
 
Os periódicos microfilmados pela BN ficam acessíveis aos usuários no 
microfilme. Posteriormente, para evitar a deterioração do papel, o material é arquivado 
a vácuo, garantindo a ausência de oxigênio em contato com o mesmo (SPINELLI; 
PEDERSOLI JUNIOR, 2011). 
O acervo de periódicos da Biblioteca Nacional compreende aproximadamente 
20.000 títulos, incluindo os jornais brasileiros recebidos pelo depósito legal. A 
importância dos jornais para diferentes estudos, em diferentes áreas, pode ser 
comprovada pela freqüência de circulação — e exatamente o grande número de 
consultas é um dos agentes causadores de problemas de conservação e recuperação. 
A fim de preservar estes jornais — alguns dos quais únicos no Brasil e no mundo — 
a Direção da BN resolveu acelerar as atividades de microfilmagem, estabelecendo um 
critério de prioridades que levou em conta vários aspectos, inclusive o bibliométrico, 
através da freqüência de consultas (BRAGA, 1973, p. 233). 
A Fundação Casa de Rui Barbosa realizou um trabalho árduo na recuperação 
de documentos relacionados a colonização brasileira e a corte portuguesa nos 
arquivos de Portugal a fim de completar coleções de livros trazidos ao Brasil no 
período colonial e completar as informações histórico-culturais do desenvolvimento do 
Brasil a partir deste período. Durante o trabalho da Casa Rui Barbosa, Carlos 
Drummond de Andrade escreveu ao Correio do Povo saudando o Projeto 
(BERTOLETTI, 1994). 
A Universidade Federal de Minas Gerais implementou o uso de microfilmagem 
em um projeto colaborativo entre professores do Departamento de Organização e 
Tratamento da Informação da Escola de Ciência da Informação e do Departamento 
de História da Faculdade de Filosofia e Ciências Humanas, o Projeto “Criação da 
Biblioteca Linhares”. Em 1974 a família Linhares doou a primeira coleção recebida 
pela Biblioteca Universitária, que passou a integrar a Seção de Coleções Especiais 
da Biblioteca, que recebeu o nome da família passando a se chamar Coleção 
Linhares. Posteriormente, com a aquisição de outros materiais, o acesso à coleção 
começou a se tornar inviável. Para solucionar o problema alguns estudiosos da área 
propuseram o processo híbrido (digitalização e microfilmagem) que possibilitou a 
recuperação deste acervo (SANTOS et al, 2011). De acordo com Santos et al. 
 
34 
 
O processo de microfilmagem como o mais eficiente para a preservação de 
documentos em deterioração, tais como os existentes no acervo de Linhares. Assim, 
ao produzir o microfilme, tínhamos como objetivo atender o aspecto de preservação 
e, com a digitalização, seria propiciado o acesso (SANTOS et al., 2011, p.740). 
Empresas privadas como a multinacional Abbott, fabricante de válvula cardíaca 
implantável, com sede em Belo Horizonte, utiliza a microfilmagem para arquivar seus 
documentos. O processo é terceirizado e a empresa possui garantia de qualidade 
documentada, além de realizar inspeção dos filmes produzidos de acordo com um 
plano de amostragem que assegura uma chance máxima de um erro no processo em 
uma amostragem de até 10.000 fotogramas com a verificação de 50 imagens. No caso 
da empresa o processo é o mais viável por assegurar a durabilidade dos documentos 
referentes ao produto que tange diretamente a vida humana. 
 
 
LEI DA MICROFILMAGEM 
 
Mundialmente a microfilmagem é aceita como prova jurídica em um processo. 
No Brasil existe a Lei da Microfilmagem, que assegura judicialmente a confiabilidade 
dos documentos microfilmados. A Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968 menciona em 
seu parágrafo 1º: 
O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e 
órgãos públicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos 
particulares, bem como os requisitos que a microfilmagem realizada por aquêles 
cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem autenticados, afim de 
produzirem efeitos jurídicos, em juízo ou fora dêle, quer os microfilmes, quer os seus 
traslados e certidões originárias (BRASIL, 1968). 
O Decreto de Lei nº 447, de 10 de dezembro de 1988, em seu artigo nº 3 afirma 
que “as cópias obtidas a partir de microcópia autenticada tem força probatória do 
original” (BRASIL, 1988). 
O Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996, determina em seu artigo 18 que 
“Os microfilmes originais e os filmes cópias resultantes de microfilmagem de 
 
35 
 
documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão 
ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos 
originais” (BRASIL, 1996). A resolução nº 10 do Conselho Nacional de Arquivos, 
CONARQ, de 6 de dezembro de 1999, dispõe sobre a adoção de sinaléticas com base 
nas normas ISO (BRASIL, 1999). 
 
Aula 07 - Automação/GED 
 
O que é automação de escritórios? 
 
Segundo Márcio Eustáquio Guimarães (2007, p.73), a automação é uma prática 
relacionada, diretamente, com o volume de informações escritas de uma determinada 
empresa. Até alguns anos passados, caracterizava-se pelo processo lento de sua 
utilização. Isso porque os escritórios brasileiros, de maneira geral, ainda estavam 
congelados no que diz respeito às técnicas usadas no desenvolvimento de suas 
funções. Basta lembrar os recursos empregados até hoje pela grande maioria dos 
nossos escritórios: telefone, copiadoras, armários para arquivos, máquinas de 
escrever e de calcular, malote, lápis, borracha, etc. 
 
Qual o principal objetivo da automação de escritórios? 
 
 
 
 
“Sobretudo apoiar o
empresa, por meio da
agilização do fluxo de
informações, tornando
disponível ao usuário
final (profissionais e
gerentes) não apenas a 
possível, como também as
selecionar e analisar esta
informação”.( gUIMArÃeS,
2007, p.74). 
 
36 
 
Guimarães apresenta um quadro comparativo entre o processo tradicional e o 
moderno no processamento da informação. 
 
Processamento da 
informação 
Processo tradicional Processo automatizado 
- Produção e preparação 
de informação escrita- Endereçamento 
- Datilografia 
- Processamento de texto 
- Disseminação - Correio 
- Malote/boy 
- Telefone 
- Telex 
- Correio Eletrônico 
- Fax 
- Teleprocessamento 
- Manipulação e 
representação da 
informação para apoio à 
decisão. 
- Sistema para cálculos 
- Mecanismos para 
produção gráfica 
- Consulta à base de 
dados remota, via telex, 
telefone, etc. 
- Microcomputador 
pessoal 
- Microcomputador 
profissional 
- Teleprocessamento 
- Arquivamento e 
recuperação de 
informações 
- Arquivos físicos Sistema de gerenciamento 
de dados multiusuário. 
 
Para Márcio eustáquio guimarães (2007, p.77), a oferta de tecnologia para 
a automação de escritórios na atualidade compreende os seguintes recursos: 
 
→ Estação de processamento de textos com software poderoso e 
adequado às peculiaridades do nosso idioma. 
→ Redes locais de processamento distribuído para compartilhamento de 
recursos, integração da comunicação e aplicações do tipo correio eletrônico. 
→ Integração com redes remotas. 
→ Integração com redes públicas. 
 
37 
 
→ Impressoras tipo letter quality com média velocidade. 
→ Computadores pessoais (desktop) com recursos gráficos e de alta 
flexibilidade, inclusive em termos de aplicativos. 
→ Sistemas de micrografia e reprografia. 
→ Integração com internet/intranet. 
 
Na visão do mesmo autor, a médio e longo prazo, outros recursos deverão 
ser somados aos já existentes, tais como: 
 
→ Sistemas de gerenciamento de voz e imagem integradas aos processadores 
de texto e ao correio eletrônico. 
 
→ Implementação, em nível de integração com servidores, de arquivos (pesquisa 
por palavra-chave, assuntos, etc.) 
 
→ Processadores de texto poderosos adequados às peculiaridades do nosso 
idioma, planilhas eletrônicas e softwares gráficos 
 
Quais os efeitos da automação de escritórios com a área secretarial? 
A área secretarial passou por profundas modificações em detrimento ao novo 
perfil exigido nos escritórios. Longe de extinção, a profissão secretarial é exigente e 
requer do profissional um espírito atuante dinâmico e empreendedor. Isto significa 
dizer que o secretário, hoje, deverá estar em constante busca de aperfeiçoamento e 
atualização para fazer frente às exigências do mercado. 
 
O gerenciamento eletrônico de Documentos - GED 
 
Este sistema não só torna os documentos disponíveis extremamente eficientes 
para o usuário, como permite a recuperação dos documentos através de estruturas 
eletrônicas, como discos magnéticos e ópticos. (lOPeS, MONTe, 2004) 
No sistema GED usa-se a tecnologia da informática para captar, armazenar, 
 
38 
 
localizar e gerenciar versões digitais das informações. 
O GED tem como finalidade converter informações, normalmente encontradas 
em suportes convencionais (papel, fita), para a forma digital. Os documentos em papel 
são preparados para serem digitalizados em scanners especiais. Após a digitalização, 
os documentos passam por uma conferência e depois são gravados em meios 
magnéticos ou ópticos. 
O GED tem como objetivo gerenciar o ciclo de vida das informações, desde sua 
criação até o seu arquivamento. As informações podem, originalmente, estar 
registradas em mídias analógicas ou digitais, em todas as fases de sua vida. Podem 
ser criadas, revisadas, processadas e arquivadas em papel. Podem, ainda, ser criadas 
em mídias eletrônicas, processadas a partir dessas mídias e arquivadas 
eletronicamente. 
No enfoque da Arquivística, o GED funciona como um gestor das rotinas, 
colaborando, de forma rápida, na localização, na classificação e avaliação 
documental. 
 
Aula 08 - Preservação, Conservação e Restauração 
 
Dicas de Conservação e Organização de Documentos 
 
Classifique e arquive seus documentos ativos por assunto e acondicione-os, de 
preferência, em pastas suspensas, que facilitam a localização e o acesso ao material. 
Identifique o assunto principal da pasta de acordo com que está arquivando, e 
coloque-as em ordem alfabética. Dentro das pastas, separe os documentos por 
subassunto e período, utilizando divisórias de cartolina. 
 
Recomendações para conservação de fotografias e negativos: Não use 
grampos ou clipes em fotografias ou negativos; Não escreva em fotografias com 
caneta ou tinta de qualquer espécie. Use somente lápis macio (6B) e, de preferência, 
anote no verso apenas o número (código) para catalogação; não use fita adesiva, 
etiqueta autoadesiva ou cola diretamente sobre as fotografias e filmes (frente e verso); 
 
39 
 
não toque diretamente nas fotografias e negativos, utilize luvas. 
 
Evite danos ao papel; utilize fixadores de plásticos no arquivamento dos 
documentos, pois os de metal provocam manchas de ferrugem não removíveis no 
papel. 
 
O controle contra insetos em arquivos deve ser realizado mediante limpezas e 
desinsetizações periódicas e uso, preferencialmente, de estantes de aço. 
 
Para maior durabilidade, as fitas de vídeo, disquetes e outros meios eletrônicos 
devem ser mantidos longe de campos eletromagnéticos (computadores, aparelhos de 
som, tevê, etc.) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas. 
 
Veja como preservar os documentos tomando alguns cuidados básicos 
durante a consulta: 
 
• Sempre manuseie documentos com as mãos limpas, livres de sujeira e 
gorduras. 
• Não umedeça o dedo com a saliva para virar as páginas de um 
documento/livro. Isto afeta a saúde, e pode provocar o desenvolvimento de 
microorganismos na documentação. 
• Não dobre o canto da folha para marcar páginas. Esta dobra, no futuro, poderá 
causar o rompimento do papel. Utilize marcadores de livro em papel livre de acidez. 
 
 
Dicas de Organização da Documentação 
 
Controle a temporalidade de guarda dos documentos. Elabore a Tabela de 
Temporalidade Documental definindo o prazo de guarda dos documentos com base 
na legislação vigente e nas particularidades da Instituição, possibilitando a adoção de 
critérios para guarda e descarte dos documentos, maior confiabilidade em ações de 
 
40 
 
expurgo, redução de custos operacionais, racionalização de espaço físico, materiais 
e recursos humanos. 
 
Descarte documentos. Gerencie o descarte dos documentos com a 
implantação de Termo de Eliminação que é instrumento onde deve constar a relação 
dos documentos a serem eliminados e a aprovação dos responsáveis. Mantenha os 
termos no arquivo para possíveis consultas. 
Defina e implante a metodologia de arquivamento dos documentos da 
Instituição para: 
 
→ apresentar no instante em que eles forem solicitados; 
→ conservar junto, em um mesmo lugar, todos os documentos relacionados 
com um determinado assunto, lugar, indivíduo, firma ou instituição; 
→ proporcionar lugar seguro e permanente para os documentos. 
 
 
Avalie os documentos que deverão ser mantidos no arquivo considerando a 
exigência legal e a necessidade administrativa da empresa. A redução de custos na 
manutenção de arquivos provém do não arquivamento de documentos 
desnecessários e pela eliminação dos que já perderam o valor legal ou administrativo. 
Utilize pastas internas para dividir os assuntos correlatos dentro das pastas 
suspensas, assim você localizará as subseções da pasta de forma mais rápida. 
Para uma gestão eficaz do arquivo, implante um controle de empréstimo de 
documentos. Este controle poderá ser feito com o uso de divisórias coloridas de papel, 
registrando-se o nome, ramal e data de retirada. Os documentos retirados deverão 
ser substituídos, temporariamente, por estas divisórias até sua devolução. 
Antes de arquivar um documento, leia-o, defina o assunto, e avalie se a guarda 
deste se faz necessária. Não aumente o volume de seu acervo desnecessariamente. 
O sistema de arquivamento deve ser escolhido de acordo com o tipo de 
documento, o volume e a frequência de uso. Os documentos podem ser classificados 
e organizados por assuntos, nomes de pessoas, instituições, datas,lugares, em 
ordem numérica ou em uma combinação de todos os itens. 
 
41 
 
 
Organização de viagens 
 
 
 
Se o executivo fizer a opção de viajar de carro, deverá ser providenciada toda 
a manutenção do veículo, checagem da parte mecânica, combustível, óleo e os itens 
concernentes à documentação do carro. 
Se o executivo fizer a opção de viajar de avião, procure tratar todos os detalhes 
com um agente de viagens, pois terá as informações necessárias com mais precisão. 
 
Planejamento da viagem 
Na visão de ALONSO (2002), toda e qualquer viagem a ser realizada envolve 
muitos compromissos. Assim, é importante fazer um planejamento geral, e discuti-lo 
com o próprio executivo; pois ele poderá - se quiser - fazer modificações, antes que 
você comece a agir. 
Vamos às técnicas para planejamento de viagens: 
→ Planeje o tempo prevendo atrasos de voos, trânsito etc. 
→ Conheça as preferências do executivo com relação a horários, companhias, 
hotéis, restaurantes, etc. 
→ Faça todos os contatos referentes a entrevistas, visitas, compromissos que ele 
terá durante a viagem; confirme todos os horários por telefone, fax ou e-mail. 
→ Faças as reservas das passagens. 
 
 
Segundo AlONSO (2002,
p.147), o planejamento de
que o profissional da área
evidentemente que tal
planejamento só poderá ser
feito em conjunto com o
o planejamento traçado por
ambos. 
 
42 
 
→ Providencie a documentação necessária: 
→ - nacional – carteira de identidade 
→ - exterior – passaporte, visto de saída, atestado de vacinas, conforme as 
exigências de cada país. 
→ Se necessário, alugue um carro para seu executivo durante a permanência dele 
no local de negócios. O carro deverá estar disponível no exato momento do 
desembarque do executivo. 
→ Se no local para onde o executivo se destina houver sucursal da empresa, entre 
em contato, e solicite um motorista para recepcioná-lo no aeroporto. 
→ Faça as reservas de hotéis, conforme as preferências dele. 
→ Prepare toda a documentação necessária para uma possível apresentação do 
executivo: slides, relatórios, etc. 
→ Organize uma pasta com todas as atividades que o executivo irá desenvolver 
durante a viagem. 
→ Organize uma pasta com materiais de escritório: bloco de rascunho, clipes, 
lápis, caneta, borracha, cartões de visita, agenda, etc. 
→ De acordo com a viagem e a natureza dos assuntos a serem tratados, o 
executivo poderá precisar de equipamentos especiais, tais como: gravador, projetor 
de slides, vídeo, laptop, data-show etc. 
→ Elabore um roteiro de viagens detalhado, com todos os horários, endereços, 
telefones, nomes das pessoas que ele irá contatar. Fique com uma cópia para o seu 
próprio controle. 
→ Antes da saída do executivo, verifique se ele está levando tudo de que 
precisará. Para isso, elabore um check list. Isto favorecerá - em muito - a economia 
de seu tempo, e a dele também. 
 
Viagens Internacionais 
 
Segundo MEDEIROS & HERNANDES (2006, p.304), as viagens internacionais 
podem ser programadas diretamente com as empresas aéreas ou com um agente de 
viagens. Contudo, há necessidade de se tratar da documentação – passaporte, vistos 
 
43 
 
de entrada nos diversos países e outras exigências. Por isso, é melhor valer-se dos 
serviços dos agentes. Reservas de hotéis, excursões, passeios turísticos, aluguéis de 
automóveis e outros serviços inerentes ao turismo, também são oferecidos pelos 
agentes de viagens. 
Compete ao(à) secretário(a) cuidar também dos cartões de crédito do 
executivo, verificando a validade e renovando, quando for o caso. 
 
As exigências para se tirar o passaporte são: 
→ Duas fotos 5x7 em papel fino e brilhante, coloridas ou preto e branco, podem 
ser instantâneas; 
→ Comprar guia DARF em papelaria, e pagar a taxa em qualquer banco; 
→ Juntar os seguintes documentos: originais de carteira de identidade (ou 
certidão de nascimento ou casamento), título de eleitor, carteira de reservista. 
→ Passaporte também pode ser requerido por meio de agência do correio. As 
agências do correio vendem um kit com envelope plástico, pequeno manual 
de instruções e formulário da Polícia Federal. 
 
Aula 09 - Legislação Arquivística Comentada 
 
A legislação brasileira de Arquivologia tem por base a Lei No 8.159, de 8 de 
janeiro de 1991, que sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá 
outras providências. 
 
O CONARQ 
 
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado 
ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República, que tem por finalidade 
definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um 
Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à 
gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. 
A Constituição Federal de 1988 e particularmente a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro 
 
44 
 
de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, 
delegaram ao Poder Público estas responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto 
nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou os decretos anteriores - nºs 1.173, 
de 29 de junho de 1994; 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997 
e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. 
De acordo com estes dispositivos legais, as ações visando à consolidação da 
política nacional de arquivos deverão ser emanadas do Conselho Nacional de 
Arquivos - CONARQ. 
LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 
 
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras 
providências. 
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA faço saber que o Congresso Nacional 
decreta e eu sanciono a seguinte lei: 
CAPÍTULO I 
Disposições Gerais 
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial 
a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao 
desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. 
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter 
público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, 
bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza 
dos documentos. 
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em 
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente. 
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu 
interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de 
arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, 
 
45 
 
ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do 
Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da 
imagem das pessoas. 
Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos 
na forma desta lei. 
Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral 
decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. 
CAPÍTULO II 
Dos Arquivos Públicos 
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e 
recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, 
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções 
administrativas, legislativas e judiciárias. 
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos 
por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de 
serviços públicos no exercício de suas atividades. 
§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público 
implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivísticapública ou a 
sua transferência à instituição sucessora. 
Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, 
intermediários e permanentes. 
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo 
sem movimentação, constituam de consultas frequentes. 
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso 
corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a 
sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor 
histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. 
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de 
caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, 
na sua específica esfera de competência. 
 
46 
 
Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. 
 
CAPÍTULO III 
 
Dos Arquivos Privados 
 
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos 
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas 
atividades. 
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como 
de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de 
fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. 
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social 
não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem 
transferidos para o exterior. 
Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá 
preferência na aquisição. 
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de 
interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu 
proprietário ou possuidor. 
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social 
poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas 
públicas. 
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos 
anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público 
e social. 
 
CAPÍTULO IV 
 
Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas 
 
 
47 
 
Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público 
compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e 
municipais. 
§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os 
arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do 
Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações 
Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. 
§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder 
Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. 
§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo 
do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. 
§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do 
Poder Legislativo. 
§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua 
estrutura político-jurídica. 
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos 
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como 
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e 
implementar a política nacional de arquivos. 
Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional 
poderá criar unidades regionais. 
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o 
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal 
no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos 
documentos sob sua guarda. 
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o 
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal 
no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e 
secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. 
Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios 
de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão 
 
48 
 
e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta 
lei. 
 
CAPÍTULO V 
 
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos 
 
Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. 
Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos 
órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. 
§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade 
e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da 
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente 
sigilosos. 
§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade 
e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data 
de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual 
período. 
§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das 
pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data 
de produção. 
Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição 
reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de 
direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. 
Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será 
interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. 
Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma 
da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor 
permanente ou considerado como de interesse público e social. 
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado 
ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central 
 
49 
 
de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 
§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do 
Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e 
acadêmicas, públicas e privadas. 
§ 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão 
estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua 
publicação. 
Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
50 
 
REFERÊNCIA 
 
ALONSO, Maria Ester Cambréa. A arte de assessorar executivos. São Paulo: Pulsar, 
2002 
CUNHA, Maria Alexandra V.C. da. Administração dos Recursos de Informática 
Pública– Estudo de Caso do Modelo Paranaense. EACSP FGV, 1994. 
FRANÇA, Ana Cristina Limonge. Comportamento Organizacional. Conceitos e 
Práticas. São Paulo: Saraiva, 2006. 
FREIBERGER, Zélia. Caderno E-Tec Brasil Comportamento Organizacional. 2009; 
FREIBERGER, Zélia. Caderno E-Tec Brasil Gestão de Documentos e Arquivística. 
2008; 
GALVÃO, Ramis. Vocabulário etimológico, ortográfico e prosódico das palavras 
portuguesas derivadas da língua grega. São Paulo: Editora Garnier, 1994; 
MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Teoria Geral da Administração: da revolução 
urbana à revolução digital. São Paulo: Atlas, 2006. 
MEDEIROS, João Bosco & HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária técnicas de 
trabalho. São Paulo: Atlas, 2006; 
MONTE, Antônio Carlos; LOPES, Luis Felipe. A nova arquivística na modernização 
administrativa. Rio de Janeiro: [s. n.],. 2000. 
MONTE, Antonio Carlos; LOPES, Luís Felipe. A qualidade dos suportes no 
armazenamento de informações.