Apostila de Arquivologia

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1 
Sumário 
 
Profissional da Informação ...................................................................................................................... 8 
1. Documento: ......................................................................................................................................... 9 
2. Informação: .......................................................................................................................................... 9 
3. Suporte: ............................................................................................................................................... 9 
Características do Arquivo: ..................................................................................................................... 9 
Evolução dos Sistemas Americanos de Arquivamento ......................................................................... 10 
1. Comissão Taft ................................................................................................................................... 10 
Características ....................................................................................................................................... 10 
2. Os Arquivos Woodruff ....................................................................................................................... 10 
3. O Sistema Ainsworth ......................................................................................................................... 10 
Características ....................................................................................................................................... 10 
4. O Sistema Ainsworth para correspondência ..................................................................................... 10 
Características ....................................................................................................................................... 10 
5. Library Bureau ................................................................................................................................... 10 
6. Sistemas Modernos ........................................................................................................................... 11 
A Classificação Decimal de Dewey ....................................................................................................... 11 
7. Comissão Hoover .............................................................................................................................. 11 
8. Fim da década de 40 ......................................................................................................................... 11 
9. Schellenberg ...................................................................................................................................... 11 
10. Pensamento Arquivístico ................................................................................................................. 11 
11. Congresso de Quebec ..................................................................................................................... 11 
VALOR DO DOCUMENTO ................................................................................................................... 12 
1. Administrativo – Primário ................................................................................................................... 12 
2. Histórico – Secundário ...................................................................................................................... 12 
Valor Probatório ..................................................................................................................................... 12 
Valor Informativo ................................................................................................................................... 12 
Valor Permanente .................................................................................................................................. 12 
Valor Administrativo ............................................................................................................................... 12 
Valor Fiscal ............................................................................................................................................ 12 
Valor Intrínseco ..................................................................................................................................... 12 
Valor Legal ............................................................................................................................................ 12 
Diferença entre Valores Primários e Secundários ................................................................................. 12 
Diferença entre valores probatórios e informativos ............................................................................... 12 
PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS ............................................................................................................. 12 
01. Proveniência ou respeitos aos fundos............................................................................................. 12 
02. Organicidade ................................................................................................................................... 13 
03. Integridade ....................................................................................................................................... 13 
04. Cumulatividade ................................................................................................................................ 13 
05. Ordem original ................................................................................................................................. 13 
06. Territorialidade ................................................................................................................................. 13 
07. Legalidade ....................................................................................................................................... 13 
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08. Imprescritibilidade ............................................................................................................................ 13 
09. Inalienabilidade ................................................................................................................................ 13 
10. Pertinência Territorial ...................................................................................................................... 13 
11. Princípio da Pertinência ................................................................................................................... 13 
12. Princípio da Reversibilidade ............................................................................................................ 13 
FUNÇÃO DO ARQUIVO ....................................................................................................................... 13 
Arquivos devem ter os seguintes requisitos: ......................................................................................... 13 
Arquivo para ser eficiente: ..................................................................................................................... 14 
FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS ................................................................................................................ 14 
1. Produção ........................................................................................................................................... 14 
2. Avaliação ...........................................................................................................................................15 
3. Aquisição ........................................................................................................................................... 15 
4. Conservação ..................................................................................................................................... 15 
5. Classificação ..................................................................................................................................... 15 
6. Descrição ........................................................................................................................................... 15 
7. Difusão .............................................................................................................................................. 15 
ARQUIVO – BIBLIOTECA – MUSEU – CENTRO DE INFORMAÇÃO ................................................. 15 
Arquivo .................................................................................................................................................. 15 
Biblioteca ............................................................................................................................................... 15 
Museu .................................................................................................................................................... 16 
Centros de Informação .......................................................................................................................... 16 
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS .............................................................................................. 16 
Tipologias Documentais e Suportes Físicos ......................................................................................... 16 
Elementos de Classificação .................................................................................................................. 17 
Os documentos podem ser classificados da seguinte forma: ............................................................... 17 
1. Gênero ............................................................................................................................................... 17 
2. Espécie/Tipologia Documental .......................................................................................................... 17 
3. Forma ................................................................................................................................................ 18 
4. Formato ............................................................................................................................................. 18 
5. Natureza do Assunto ......................................................................................................................... 18 
1. Ultrassecreto ..................................................................................................................................... 18 
2. Secreto .............................................................................................................................................. 18 
3. Reservado ......................................................................................................................................... 18 
CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVOS ........................................................................................................ 19 
A. Quanto a Entidade Mantenedora: público ou privado. ...................................................................... 19 
1. Público ............................................................................................................................................... 19 
2. Privado .............................................................................................................................................. 19 
B. Quanto à Natureza dos Documentos: Especial e Especializado. ..................................................... 20 
a. Arquivos Especiais ............................................................................................................................ 20 
b. Arquivos Especializados .................................................................................................................... 20 
C. Quanto ao estágio de Evolução ou Teoria das Três Idades: Corrente, Intermediário e Permanente.20 
1. 1ª Idade ............................................................................................................................................. 20 
2. 2ª Idade ............................................................................................................................................. 20 
3. 3ª Idade ............................................................................................................................................. 20 
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D. Quanto à sua Atuação: Setorial ou Central. ..................................................................................... 20 
1. Setoriais ............................................................................................................................................. 20 
2. Centrais ............................................................................................................................................. 20 
Características dos Arquivos ................................................................................................................. 20 
Processo Mnemônico ............................................................................................................................ 21 
ARQUIVO CORRENTE ......................................................................................................................... 21 
Rotinas de arquivamento na fase corrente: ........................................................................................... 21 
Rotinas do Recebimento e Classificação .............................................................................................. 21 
O que é Correspondência? ................................................................................................................... 22 
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO ................................................................................................................ 22 
Tipos de transferência ........................................................................................................................... 22 
São objetivos do arquivo intermediário: ................................................................................................ 23 
ARQUIVO PERMANENTE .................................................................................................................... 23 
Atividades do Arquivo Permanente ....................................................................................................... 23 
Arranjo Estrutural e Funcional ............................................................................................................... 23 
Atividades de Arranjo ............................................................................................................................ 23 
Prazos de Guarda de Documentos ....................................................................................................... 24 
Tipos de guarda: .................................................................................................................................. 24 
Destinação Final dos Documentos ........................................................................................................ 25 
Eliminação ............................................................................................................................................. 25 
Modelo Inglês ........................................................................................................................................25 
Modelo Alemão ...................................................................................................................................... 25 
Guarda Permanente .............................................................................................................................. 25 
Transferência ......................................................................................................................................... 25 
Recolhimento ......................................................................................................................................... 25 
Ciclo Vital dos Documentos ................................................................................................................... 25 
Em relação ao seu Valor os documentos podem ser: ........................................................................... 25 
Remoção Temporária ............................................................................................................................ 25 
PROTOCOLO ........................................................................................................................................ 26 
Atividades e Operações do Protocolo ................................................................................................... 26 
1. Recebimento ..................................................................................................................................... 26 
2. Registro ............................................................................................................................................. 26 
3. Autuação ........................................................................................................................................... 26 
Procedimentos da Autuação: ................................................................................................................ 26 
Procedimentos Administrativos: ............................................................................................................ 26 
4. Classificação ..................................................................................................................................... 26 
Procedimentos da Classificação ........................................................................................................... 26 
5. Expedição/Distribuição ...................................................................................................................... 26 
6. Controle/Movimentação ..................................................................................................................... 26 
Atribuições do Protocolo ........................................................................................................................ 27 
GESTÃO DA INFORMAÇÃO DE DOCUMENTOS ............................................................................... 27 
Objetivos ................................................................................................................................................ 27 
Planejamento do Sistema de Arquivamento ......................................................................................... 27 
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS ............................................................................................ 27 
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1. Produção ........................................................................................................................................... 27 
Esta fase abrange os seguintes elementos:.......................................................................................... 28 
2. Utilização ........................................................................................................................................... 28 
Esta fase abrange os seguintes elementos:.......................................................................................... 28 
3. Destinação ......................................................................................................................................... 28 
Rotinas e Procedimentos na Destinação: ............................................................................................. 28 
1. Análise ............................................................................................................................................... 28 
2. Seleção .............................................................................................................................................. 29 
3. Avaliação ........................................................................................................................................... 29 
Unesco .................................................................................................................................................. 29 
Manual de Gestão Arquivística de Documentos ................................................................................... 29 
INSTRUMENTOS DE DESTINAÇÃO ................................................................................................... 30 
Tabela de Temporalidade de Documentos ........................................................................................... 30 
Objetivos da Tabela de Temporalidade................................................................................................. 30 
Tabela de Temporalidade e Destinação ................................................................................................ 31 
Sua estrutura básica deve apresentar os seguintes itens: .................................................................... 31 
Lista de Eliminação ............................................................................................................................... 31 
Ações coordenadas pelos instrumentos de destinação: ....................................................................... 31 
Rotinas e Procedimentos na Destinação: ............................................................................................. 32 
DIAGNÓSTICO ..................................................................................................................................... 32 
Tipos de Diagnósticos: .......................................................................................................................... 32 
Maximalista ............................................................................................................................................ 32 
Minimalista ............................................................................................................................................. 32 
GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES ....................................................................................... 32 
GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS ............................................................................... 32 
GESTÃO DE DOCUMENTOS PERMANENTES .................................................................................. 32 
Tipos básicos de Instrumentos de Pesquisa ......................................................................................... 33 
1. Guia ................................................................................................................................................... 33 
2. Inventário ........................................................................................................................................... 33 
3. Catálogo ............................................................................................................................................ 33 
4. Repertório ..........................................................................................................................................33 
Instrumentos de Pesquisa Auxiliares .................................................................................................... 33 
1. Índice ................................................................................................................................................. 33 
2. Tabela de Equivalência ou Concordância ......................................................................................... 33 
Microfilmagem pode ser: ....................................................................................................................... 34 
a. Eletrônica ........................................................................................................................................... 34 
b. Convencional ..................................................................................................................................... 34 
As finalidades da microfilmagem são: ................................................................................................... 34 
a. Substituição ....................................................................................................................................... 34 
b. Preservação ...................................................................................................................................... 34 
AUTOMAÇÃO ....................................................................................................................................... 35 
DOCUMENTOS ELETRÔNICOS E DIGITAIS ...................................................................................... 35 
Documentos Eletrônicos ........................................................................................................................ 35 
DOCUMENTOS DIGITAIS .................................................................................................................... 36 
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GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos ................................................................................. 37 
Tecnologias relacionadas ao GED: ....................................................................................................... 37 
GDE: Gerenciamento de Documentos Eletrônicos ............................................................................... 37 
GPE: Gerenciamento de Produtos Eletrônicos ..................................................................................... 38 
Suporte .................................................................................................................................................. 38 
Forma ou Estrutura ................................................................................................................................ 38 
Sistema de Informação .......................................................................................................................... 38 
Gestão Arquivística de Documentos ..................................................................................................... 38 
Sistema de Gestão Arquivística de Documentos .................................................................................. 38 
Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) ............................................. 38 
DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO ............................................................................................................ 39 
Documento Arquivístico Digital .............................................................................................................. 39 
Credencial de segurança ....................................................................................................................... 39 
Marca d’água digital .............................................................................................................................. 39 
Trilha de auditoria .................................................................................................................................. 39 
Criptografia simétrica ............................................................................................................................. 39 
Criptografia assimétrica ......................................................................................................................... 39 
Governo Eletrônico – e-Gov .................................................................................................................. 40 
CÂMARA TÉCNICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS ................................................................... 40 
Perguntas Frequentes ........................................................................................................................... 40 
Correio Eletrônico .................................................................................................................................. 43 
Correio eletrônico é documento arquivístico: ........................................................................................ 43 
Correio eletrônico não é documento arquivístico: ................................................................................. 43 
Programa AN Digital .............................................................................................................................. 44 
PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO ................................................................................................... 44 
Preservação .......................................................................................................................................... 44 
Conservação ......................................................................................................................................... 44 
Alguns padrões a serem adotados: ....................................................................................................... 44 
Luminosidade ........................................................................................................................................ 44 
Umidade ................................................................................................................................................ 44 
Desinfestação ........................................................................................................................................ 44 
Temperatura .......................................................................................................................................... 44 
Higienização .......................................................................................................................................... 44 
Armazenamento/Acondicionamento ...................................................................................................... 44 
Alguns cuidados especiais: ................................................................................................................... 44 
Mobiliário ............................................................................................................................................... 44 
Estantes ................................................................................................................................................. 45 
Prateleiras ............................................................................................................................................. 45 
Arquivos Especiais ................................................................................................................................ 45 
Suportes diferentes requerem tratamentos específicos: ....................................................................... 45 
Fotografias .............................................................................................................................................45 
Negativos ............................................................................................................................................... 45 
Papel ..................................................................................................................................................... 45 
Microfilmes ............................................................................................................................................ 45 
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Disquetes e CD-ROM ............................................................................................................................ 45 
Diapositivos ........................................................................................................................................... 45 
Restauração .......................................................................................................................................... 45 
Os principais métodos de restauração são: .......................................................................................... 45 
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO ........................................................................................................ 46 
Métodos Básicos e Padronizados ......................................................................................................... 46 
São três sistemas de arquivamento: ..................................................................................................... 46 
1. Direto ................................................................................................................................................. 46 
2. Indireto ............................................................................................................................................... 46 
3. Semi-indireto ..................................................................................................................................... 46 
Métodos Básicos ................................................................................................................................... 46 
A. Alfabético ou onomástico .................................................................................................................. 46 
B. Geográfico – conforme o local de produção ..................................................................................... 46 
C. Numéricos ......................................................................................................................................... 46 
D. Ideográfico ou Temático ................................................................................................................... 46 
A. Método Alfabético (método básico) ................................................................................................... 47 
Regras de Alfabetação .......................................................................................................................... 47 
B. Método Geográfico (método básico) ................................................................................................. 49 
C. Métodos Padronizados ..................................................................................................................... 50 
As etapas do arquivamento são: ........................................................................................................... 50 
A. inspeção ............................................................................................................................................ 50 
B. estudo ............................................................................................................................................... 50 
C. classificação ...................................................................................................................................... 50 
D. codificação ........................................................................................................................................ 50 
E. ordenação ......................................................................................................................................... 50 
F. guarda do documento ....................................................................................................................... 50 
Tipos de Arquivamento .......................................................................................................................... 50 
Acondicionamento ................................................................................................................................. 50 
Armazenamento .................................................................................................................................... 51 
Rotinas de Armazenamento .................................................................................................................. 51 
ARQUIVO NACIONAL ........................................................................................................................... 51 
Tem por finalidade: ................................................................................................................................ 51 
1. O que são documentos de arquivo?.................................................................................................. 51 
2. O que é gestão de documentos? ...................................................................................................... 51 
3. Para que uma política de gestão de documentos? ........................................................................... 51 
4. Quem integra o SIGA? ...................................................................................................................... 51 
5. Qual é a função do Arquivo Nacional como órgão central do SIGA?................................................ 52 
6. Qual é a função dos órgãos setoriais no SIGA? ............................................................................... 52 
7. Devo me registrar no Cadastro Nacional dos Integrantes do SIGA? ................................................ 52 
O QUE É O SIGA? ................................................................................................................................ 53 
Objetivos; ............................................................................................................................................... 53 
CONARQ ............................................................................................................................................... 53 
Competências do CONARQ: ................................................................................................................. 54 
Câmaras Setoriais ................................................................................................................................. 55 
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SINAR .................................................................................................................................................... 55 
A História do SINAR .............................................................................................................................. 55 
Integram o SINAR, que tem como órgão central o CONARQ: .............................................................. 55 
Compete aos integrantes do SINAR: .................................................................................................... 55 
O QUE É e-ARQ BRASIL? ....................................................................................................................56 
O que é SIGAD? .................................................................................................................................... 56 
Sistema de Informação .......................................................................................................................... 56 
Gestão Arquivística de Documentos ..................................................................................................... 56 
Sistema de Gestão Arquivística de Documentos .................................................................................. 56 
Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) ................................................................................ 56 
Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) ............................................. 57 
Requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD: ......................................................................... 57 
HISTÓRICO ........................................................................................................................................... 57 
Década de 1980 .................................................................................................................................... 57 
Década de 1990 .................................................................................................................................... 57 
Anos 2000 e 2001 ................................................................................................................................. 57 
Instituição do SIGA: ............................................................................................................................... 57 
LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA ............................................................................................................. 58 
Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991. ................................................................................................... 58 
Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. ......................................................................................... 59 
Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002. ........................................................................................... 61 
Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968. ...................................................................................................... 63 
Lei nº 6.546, de 4 de julho de 1978 ....................................................................................................... 63 
Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012. .................................................................................................... 64 
Resolução CONARQ n° 25, de 27 de abril de 2007.............................................................................. 66 
DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA ...................................................... 67 
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ARQUIVOLOGIA – ARQUIVÍSTICA – ESTUDO DOS ARQUIVOS 
O estudo da Arquivologia ou Arquivística tem por objetivo o conhecimento dos Arquivos e das Teorias, Métodos e 
Técnicas na Constituição, Organização, utilização, Desenvolvimento e Conservação de documentos e incluem ainda, 
em seus estudos, a Biblioteconomia e Museologia. 
O seu estudo terá por base fornecer subsídios para a Gestão da Informação com a função de auxiliar o gestor nos 
diferentes níveis hierárquicos a tomar decisões e ter acesso rápido e fácil à documentação necessária. 
Segundo o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ – em seu glossário versão 2010 encontramos as seguintes 
definições para arquivo: um Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública 
ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte; uma 
instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a 
documento arquivístico, salientando-se, ainda que, Arquivo Digital é o Conjunto de bits que formam uma unidade 
lógica interpretável por um programa de computador e armazenada em suporte apropriado. 
Por Arquivo, portanto, pode-se entender como sendo um Órgão de Documentação; um Conjunto de Documentos ou 
o Móvel para guardar documentos. 
Segundo o Arquivo Nacional, 2006, p. 27: “conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva 
pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.” 
Profissional da Informação 
O Decreto no 82.590/1978 regulamenta a profissão criada pela Lei 6.546/1978, que, pela evolução em suas 
atribuições passou a ser denominada de “gestão de documentos” que é definida pela Lei 8.159/1991 em seu artigo 
3º como “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento do documento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para 
guarda permanente”. No livro Arquivística, Temas Contemporâneos, Vanderlei Batista dos Santos (org.), Editora 
Senac, 3ª edição, p. 188: “(...) o arquivista, ou o profissional da informação de forma geral, seja atuante no ciclo 
decisório que envolve os objetivos institucionais. (...) Atuar de forma pró-ativa significa antecipar demandas e 
elaborar instrumentos que permitam aos clientes de informação concatenarem fontes e chegarem às suas próprias 
decisões com base em insumos de alto valor agregado.” 
Pela Lei nº 6546 de 04/07/78, que regulamenta a profissão de arquivista, em seu artigo 2°, determina que são 
atribuições do Arquivista: 
1. planejamento, organização e direção de serviços de arquivo; 
2. planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo; 
3. planejamento, orientação e direção das atividades de identificação das espécies documentais e 
participação no planejamento de documentos e controle de multicópias; 
4. planejamento, organização e direção de serviços e centros de documentação e informação constituídos de 
acervos arquivísticos e mistos; 
5. planejamento, organização e direção de serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos e orientação do 
planejamento da automação aplicada aos arquivos; 
6. orientação quanto à classificação, arranjo e descrição de documentos e orientação da avaliação e seleção 
de documentos para fins de preservação; 
7. adoção de medidas necessárias à conservação de documentos; 
8. elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivísticos e assessoramento aos 
trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativa; 
9 desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes. 
 
A mesma Lei em seu Art. 3º estabelece quais são as atribuições dos Técnicos de Arquivo: 
1. recebimento, registro e distribuição dos documentos, bem como controle de sua movimentação; 
2. classificação, arranjo, descrição e execução de demais tarefas necessárias à guarda e conservação dos 
documentos, assim como prestação de informações relativas aos mesmos; 
3. preparação de documentos de arquivos para microfilmagem e conservação e utilização do microfilme; 
4. preparação de documentos de arquivo para processamento eletrônico de dados. 
 
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9 
No Art. 4º da referida lei temos, ainda, “O exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo depende de 
registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho”. E no Art. 5º diz: “Não será permitido o 
exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo aos concluintes de cursos resumidos, simplificados 
ou intensivos, de férias, por correspondênciaou avulsos”. 
Os arquivistas devem obedecer às naturezas dos documentos, pois documentos sigilosos não devem ter seu 
conteúdo divulgado enquanto permanecerem sob sigilo. De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística, acesso significa a “possibilidade de consulta a documentos e informações ou a Função arquivística 
destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização”. 
1. Documento: 
Toda e qualquer informação em um suporte material que seja útil para consulta, estudo, prova ou pesquisa. Pode, 
ainda, comprovar ou atestar os fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do gênero humano em determinada 
época ou lugar. 
Arquivo: 
Não é só armazenamento de documentos, encontra-se muito associado à informação. 
2. Informação: 
É uma ideia ou conhecimento, um elemento de referência ou uma mensagem contida no documento. 
3. Suporte: 
Meio material no qual é registrada a informação. Papel, CD, fotografia... 
DOCUMENTO = SUPORTE + INFORMAÇÃO 
Documento de Arquivo 
São produzidos ou recebidos; 
Recebidos por uma Instituição ou pessoa; 
São acumulados. 
Características do Arquivo: 
a) Autenticidade – documentos devem possuir marcas, sinais ou símbolos que indicam sua origem. Não confundir 
com veracidade. Informação pode ser falsa ou verdadeira. 
b) Naturalidade – documentos são produzidos e/ou recebidos por instituição ou pessoa. Atividade tem relação com 
finalidade. São acumulados em função do fluxo administrativo contínuo e progressivo. 
c) Unicidade – questão de economia (gastos). No arquivo não devem existir documentos com a mesma finalidade. 
Cópia de documentos somente se anexada a um processo ou com outra função. Eliminar cópias desnecessárias. 
d) Imparcialidade – documentos só servem à administração. É isento de parcialidade. 
e) Interrelacionamento – documentos interagem entre si ao longo de seu ciclo vital. 
Documento de arquivo = Produção ou recebimento de documento em virtude de atividade administrativa = 
acumulação contínua e progressiva = característica naturalidade. 
Documento autêntico apresenta valor que comprova sua origem. Não quer dizer que as informações sejam 
verdadeiras, e sim, que a pessoa que está identificada é a autora do documento. Processo de criação. 
FUNDO = conjunto documental de determinada instituição. Formado por um conjunto de documentos. Pode ser 
aberto ou fechado. 
VERACIDADE = verdadeiro ou falso. Qualidade da informação 
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HISTÓRICO DA GESTÃO DOCUMENTAL: 
Evolução dos Sistemas Americanos de Arquivamento 
1. Comissão Taft 
Usado no período colonial americano era o Sistema de Registro. Adotado nas repartições públicas após a 
instauração do Governo Federal. Foi utilizado até que a Comissão Taft sobre Economia e Eficiência fez suas 
recomendações em 1912. 
Características 
1. Eram conservadas duas séries principais de documentos: uma série com os documentos originais recebidos 
e outra com todas as cópias dos documentos expedidos; 
2. Eram usados registradores para as séries recebidas e expedidas com frequência; 
3. Eram usados os livros-índices. 
Sistemas originários da Guerra Civil 
A multiplicação dos documentos públicos foi o fator básico para o desenvolvimento de novos sistemas de 
arquivamento. 
2. Os Arquivos Woodruff 
Foram inventados em 1868 com a finalidade de servirem à contagem de pacotes de documentos dobrados. 
3. O Sistema Ainsworth 
O sistema Ainsworth de "fichas-índices de registro" foi projetado para facilitar a consulta aos documentos dos 
pensionistas da Guerra Civil Americana no século XIX. Foi introduzido por Fred C. Ainsworth na Divisão de Pensões 
e Registros do Surgeon General's Office, em dezembro de 1886, contribuindo para a melhoria da eficiência no 
andamento dos pedidos de revisão de pensões, tendo sido recomendado pelo Comitê sobre Métodos Administrativos 
no Departamento Executivo e instalado no Adjudant General's Office em 1889. 
Características 
Fazia-se o registro em fichas das informações sobre o serviço militar de cada soldado conforme os documentos 
militares e médicos. As fichas de cada soldado eram colocadas em invólucros de papel, dispostos alfabeticamente 
pelos sobrenomes dos soldados dentro das unidades do exército, e as unidades dentro dos Estados. 
Utilizavam arquivos Woodruff para facilitar o manuseio e a localização dos invólucros. O sistema dividia a 
documentação em unidades organizadas de arquivamento. Os arquivos Woodruff davam o aspecto ordenado ao 
arranjo. 
4. O Sistema Ainsworth para correspondência 
Foi elaborado para organizar a documentação da Secretaria da Guerra em 15 de maio de 1894 e atualizado pela 
Ordem Geral do Departamento de Guerra nº 92 de 5 de maio de 1909 sendo substituído por um sistema decimal em 
1914. 
Foi utilizado pelo Departamento de Estado e pelo chefe do Bureau de Índices e Arquivos de 15 de agosto de 1906 
até agosto de 1910 quando foi substituído por um sistema decimal de classificação. 
Características 
Este sistema propõe três arquivos: 
1. um arquivo de documentos, constando dos documentos recebidos e das cópias dos expedidos, organizados 
em pacotes dobrados, com resumos e numerados; 
2. um arquivo das fichas dos documentos ordenadas numericamente e contendo os resumos dos documentos 
recebidos e os resumos ou as cópias dos documentos expedidos; 
3. um arquivo índice em fichas, compreendendo as fichas com os nomes dos autores dos documentos 
recebidos e fichas remissivas a outros nomes ou assuntos mencionados. 
5. Library Bureau 
Foi organizado por Melvil Dewey em 1876 que desenvolveu um sistema vertical para arquivamento da 
correspondência em 1892. Novos duplicadores foram introduzidos no Governo Federal, como a máquina de escrever 
em 1874, substituindo, depois, a prensa mecânica em 1905. 
 
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6. Sistemas Modernos 
A Classificação Decimal de Dewey 
Em 08 de maio de 1873 apresentou ao Library Commitee um sistema decimal de classificação para o material de 
biblioteca. Em 1876 Dewey publica o seu Decimal Classification and Relative Index, que se tornou amplamente conhecido 
através do Library Bureau organizado por ele. 
Em 1898 O sistema foi aplicado pela primeira vez aos documentos - Baltimore and Ohio Railroad e em 1902 pela Railroad 
Correspondence - publicado por W. H. Williams, quando funcionário da estrada de ferro Delaware and Hudson. 
Em 20 de agosto de 1907 o Bureau of Indian Affairs foi o primeiro órgão do Governo Federal a implantar o Sistema de 
Dewey que também foi adotado em 1909 pela New England and Telegraph Company. 
Em 1910 o Departamento de Estado foi o segundo órgão do Governo Federal a implantar o sistema sendo seguido pelo 
Bureau of Mines em 1911, o terceiro órgão federal a adotar a classificação de Dewey. 
Em 1912 com a Taft Comission on Economy and Efficiency, o sistema passou a ser adotado pela grande maioria dos 
órgãos do governo, passando a ser de uso francamente geral. 
Características: 
Dewey propôs a classificação de todo o conhecimento humano em dez classes principais, cada uma com dez subclasses, 
subdivididas em mais dez divisões cada. Desta forma, o conhecimento ficou assim classificado: 
000 Obras Gerais 
100 Filosofia 
200 Religião 
300 Ciências Sociais 
400 Teologia 
500 Ciências Puras 
600 Ciências Aplicadas 
700 Belas-Artes 
800 Literatura 
900 História 
7. Comissão Hoover 
Desenvolvida nos Estados Unidos durante a década de 40 apresentou-se em duas versões, a primeira em 1947 e a 
segunda em 1955. Ocorreu nessa época uma revolução na arquivologia em função de três aspectos: a herança 
multicultural, o crescimentogeométrico do volume de documentos produzidos desde a Guerra da Independência em 1776 
e a Guerra Civil em 1861 e o progresso tecnológico e econômico associado ao grande interesse em relação à eficácia e à 
eficiência na administração presente nos Estados Unidos. Adotou-se, assim, uma padronização. 
8. Fim da década de 40 
Surgimento do “Record manager”: Gestor de Documentos. 
9. Schellenberg 
Na década de 70 com o estudo e a organização documental de acordo com a atribuição do Valor Primário e Secundário. 
10. Pensamento Arquivístico 
Apresentará duas correntes para a organização documental: 
a) Arquivística Tradicional – Europa; Valores históricos; Sir Hilary Jenkinson. 
b) Arquivística Administrativa – Estados Unidos; Schellenberg; gestão de documentos. 
11. Congresso de Quebec 
É a Arquivística Integrada = Arquivística Tradicional + Arquivística Administrativa. Proposta pelos canadenses Rousseau e 
Couture. 
O marco fundador ou inaugural da arquivística, de acordo com alguns autores, teria ocorrido em 1898, com a publicação do 
Manual dos Holandeses. "Nesse período inicial da arquivologia como campo do conhecimento, a descrição arquivística foi 
citada pelo Manual dos Arquivistas Holandeses – obra clássica publicada no ano de 1898 pela Associação dos 
Arquivistas Holandeses – e considerada por Fonseca (2005) como o marco inicial da arquivologia moderna, apresentando 
regras para as atividades próprias dos arquivistas e iniciando um entendimento normatizado para a prática da atividade em 
arquivos. O Manual acentua a necessidade de que a documentação seja descrita uniformemente, sem privilegiar este ou 
aquele documento e tendo por base um suposto grau de valor histórico que é identificado ou atribuído pelo agente 
descritor. Citava ainda a necessidade de uma descrição que partia do conjunto documental mais geral até a descrição das 
unidades específicas do acervo (Associação dos Arquivistas Holandeses, 1973). A importância da obra resultou na sua 
tradução para diversos idiomas, como o francês (em 1910), o alemão (em 1905), o inglês, o italiano (em 1908), o português 
(em 1960), o chinês e outros (BRUEBACH, 2003; FONSECA, 2005)”. Fonte: http://www.arquivoestado.sp.gov.br. 
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VALOR DO DOCUMENTO 
1. Administrativo – Primário 
Suporte/apoio às atividades; valor temporário; valor administrativo, finalidade de servir à administração. Os 
documentos, para serem considerados como correntes e intermediários, devem possuir valor primário. Valor Primário 
é imediato, ou seja, o valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade 
produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. 
2. Histórico – Secundário 
Presente no documento que perdeu o valor administrativo; utilizado em pesquisas do público externo ou para a 
própria instituição; finalidade de servir à história; será recolhido ao arquivo permanente; jamais será eliminado. Valor 
secundário é o valor mediato e está relacionado ao documento que possui outros objetivos além daqueles que 
nortearam sua criação e que, outros usuários, além daqueles iniciais, terão interesse nesse tipo de documentação. 
Os documentos possuem valor histórico, probatório e informativo e devem, portanto, ser definitivamente preservados 
e os documentos considerados Permanentes são aqueles que possuem valor Secundário. 
No Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística encontramos as seguintes definições: 
Valor Probatório 
= é o valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal, ou seja, possui valor 
legal. 
Valor Informativo 
= é o valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independentemente de seu valor 
probatório. O valor informativo é a informação referente a pessoas, problemas, condições, e outros 
relacionados à organização, que não tenham caráter probatório. 
Valor Permanente 
= é o Valor Probatório ou Valor Informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um 
arquivo. Também chamado valor arquivístico ou valor histórico. O mesmo que Valor Secundário. 
Valor Administrativo 
= é o Valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida 
em que informa, fundamenta ou prova seus atos. Ver também valor primário. 
Valor Fiscal 
= é o Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais. 
Valor Intrínseco 
= é o Valor que um documento possui em razão de seu conteúdo, das circunstâncias de sua produção, de 
suas assinaturas ou selos 
Valor Legal 
= é o Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.Ver 
também valor probatório. 
Diferença entre Valores Primários e Secundários 
Os valores inerentes aos documentos públicos: são primários quando úteis para a própria entidade que os originou e 
secundários quando interessam a outras entidades e utilizadores privados. 
Diferença entre valores probatórios e informativos 
Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que possuem das organizações e funções serão 
chamados de valores probatórios ou demonstrativos e os valores inerentes aos documentos devido à informação que 
contêm serão chamados de valores informativos. Os dois valores não se excluem mutuamente. 
PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS 
01. Proveniência ou respeitos aos fundos 
= documentos são arquivados respeitando-se a separação por pessoa, setor, divisão, departamento e instituição de 
origem. Objetivo – facilitar o acesso, a consulta e o manuseio para acelerar o processo. Ao tratar documentação de 
uso não corrente deve-se obedecer ao princípio da proveniência, segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num 
mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. O inventário é um 
instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e 
descritas resumidamente. Delimita externamente o conjunto. 
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02. Organicidade 
= refletem a estrutura, funções e atividades da instituição. Documentos não devem ser misturados com de outras 
entidades produtivas. 
03. Integridade 
= deve ser preservado sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimo indevido. 
04. Cumulatividade 
= formação progressiva, natural e orgânica. Este princípio é fundamentado pelas ideias do italiano Elio Lodolini ao 
afirmar que o arquivo é uma informação espontânea, natural e sedimentar já que o documento de arquivo é aquele 
que foi produzido no transcurso de uma atividade administrativa. 
05. Ordem original 
= relações estruturais e funcionais da origem dos arquivos. Fornece o caminho para a organização interna do fundo. 
06. Territorialidade 
= abrangência territorial do documento. Os poderes de pertença, onde foi produzido e/ou recebido (nacional, 
regional, institucional) 
07. Legalidade 
= provas testemunhais. Revelam as circunstâncias de sua criação, portanto, tem valor probatório. 
08. Imprescritibilidade 
= Princípio pelo qual é assegurado ao Estado o direito sobre os arquivos públicos, sem limitação de tempo, por 
serem estes considerados bens públicos inalienáveis. 
09. Inalienabilidade 
= Princípio pelo qual é impedida a alienação de arquivos públicos a terceiros. 
10. Pertinência Territorial 
= Conceito oposto ao de princípio da proveniência e segundo o qual documentos ou arquivos deveriam ser 
transferidos para a custódia de arquivos com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu 
conteúdo, sem levar em conta o lugar em que foram produzidos.11. Princípio da Pertinência 
= Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência 
e a classificação original. Também chamado princípio temático. 
12. Princípio da Reversibilidade 
= Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se 
necessário. 
FUNÇÃO DO ARQUIVO 
 Suporte à administração, possibilitando acesso rápido; 
 Eficiência dos fluxos administrativos; 
 Necessário um conjunto de técnicas e procedimentos relacionados à produção, utilização e preservação; 
 Padronização de modelos documentais; 
 Criação de normas de gestão documental; 
 Envio e recebimento de documentos. 
Arquivos devem ter os seguintes requisitos: 
1. Guardar e organizar os documentos que circulam na instituição. Informações disponíveis e arquivamento 
ordenado e eficiente. Governos = devem cumprir sua finalidade oficial (Valor Primário). 
2. Para que os documentos sejam arquivados e preservados devem existir outras razões que não apenas aquelas 
para os quais foram produzidos. Podem ser oficiais ou culturais. Preservados para o uso de outros além de seus 
criadores (Valor Secundário). 
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Arquivo para ser eficiente: 
1. Pessoal qualificado; 
2. Local apropriado; 
3. Instalações e materiais adequados; 
4. Sistemas racionais de arquivamento; 
5. Normas de funcionamento; 
6. dirigente qualificado. 
 
Para garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mantê-los conservados na sua totalidade como 
documentos do órgão que os produziu, sem mutilação, modificação ou destruição. 
 
A finalidade de um arquivo é a de servir à Administração e sua função é a de tornar disponível as informações 
contidas no acervo documental sob sua guarda. 
O artigo 2º da Lei 8.159/91 define arquivo: “Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, 
os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de 
caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, 
bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos 
documentos.” 
 
FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS 
Segundo Jean-Yves Rousseau e Carol Couture na obra Os fundamentos da disciplina arquivística, Lisboa: 
Publicações Dom Quixote, 1998, as funções arquivísticas são sete: Produção; Avaliação; Aquisição; Conservação; 
Classificação; Descrição e Difusão. 
1. Produção 
Criação ou recebimento de informações dentro da instituição, evitando a criação de documentos com informações 
desnecessárias e atentando para sua veracidade e autenticidade. É o momento que o documento passa a existir 
para a instituição. 
Quando se trata da criação de documentos arquivísticos digitais é importante estar atento em tudo que possa alterar 
a veracidade ou autenticidade das informações contidas no documento, sendo extremamente importante a 
elaboração de normas e regras para a produção da documentação, assim como utilizar métodos como assinatura 
digital, marca d’água e procedimentos padrão. 
Finalidade do arquivo é a de servir à administração e sua função é a de tornar disponíveis as informações 
contidas no acervo documental sob sua guarda. 
Permite o acesso aos documentos produzidos e/ou recebidos pelas instituições e gestores nos diferentes níveis 
hierárquicos. 
T.R.Schellenberg, “Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido consideradas de 
valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados 
ou selecionados para depósito, num arquivo permanente.” 
Sólon Buck, ex-arquivista dos EUA, “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos 
por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus 
sucessores para efeitos futuros.” 
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2. Avaliação 
Processo que consiste na atribuição de valores, primário ou secundário, para os documentos, assim como prazos de 
guarda e destinação final que pode ser a guarda permanente ou eliminação. 
A avaliação também deve ser feita nos documentos em suporte digital, pois nem toda a documentação produzida 
possui a necessidade de ser preservada permanentemente, garantindo assim economia de recursos materiais e 
financeiros. 
3. Aquisição 
É a entrada dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente. Abrange o arquivamento corrente, 
assim como a transferência e recolhimento da documentação. 
O processo de aquisição deverá ter uma atenção e cuidado especial nos documentos arquivísticos digitais, pois seu 
controle é mais difícil de ser realizado e não possuem métodos que assegurem questões como autenticidade e 
veracidade. 
4. Conservação 
É um conjunto de procedimentos que visa a manutenção da integridade física do documento, desacelerando o 
processo de degradação. 
A principal questão a ser levantada em relação à conservação dos documentos digitais é sobre a constante mudança 
que ocorre nos aparelhos e softwares tecnológicos, tornando os equipamentos obsoletos e causando a perda de 
informações. O profissional responsável deve estar atento às novas tecnologias para evitar que a documentação, ou 
parte dela, seja perdida. 
5. Classificação 
É a forma como os documentos serão reagrupados de acordo com características comuns. A Classificação deverá 
ser feita dentro dos padrões estabelecidos pelos profissionais responsáveis pelo acervo, que conhecem a melhor 
maneira de agrupamento para realização de suas atividades. 
Os documentos digitais devem, também, ser classificados e ordenados para evitar que a documentação fique 
desorganizada em meio digital e para que não perca seu contexto dentro da instituição. 
6. Descrição 
É o conjunto de elementos facilitadores na recuperação e localização dos documentos e abrange a elaboração de 
instrumentos de pesquisa e meios de busca, utilizando termos específicos, palavras-chave, indexadores, dentre 
outros. 
A descrição será mais eficaz e precisa em meio digital, se realizada de forma correta, garantindo a recuperação e 
localização mais rápida da informação solicitada. 
7. Difusão 
Está relacionada à divulgação do acervo, bem como a acessibilidade dos documentos, aproximando o arquivo e o 
usuário da informação. 
A difusão também será realizada de forma mais rápida, pois a maioria das pessoas possui acesso à internet e 
utilizam deste meio para suas pesquisas. Desta forma, o arquivo pode divulgar amplamente suas atividades, serviços 
e documentação, assim como disponibilizar informações com maior praticidade e eficácia. 
ARQUIVO – BIBLIOTECA – MUSEU – CENTRO DE INFORMAÇÃO 
Arquivo 
Lei 8159/1991, Art. 2º: “Consideram-se arquivos, para fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e 
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de 
atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos 
documentos.” 
Documentos de arquivo primeiro servem à administração e depois à História, pois preservam as informações da 
instituição ao longo do tempo. Tem vínculos com a atividades funcionais. São órgãos receptores. Um conjunto de 
documentos. 
Biblioteca 
Prioridade cultural; são colecionadores; materiais são provenientes de compras ou doações; documentos individuais; 
peças avulsas; devem reunir materiais idênticos. 
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Museu 
Caráter eminentemente público, com finalidade cultural e entretenimento; disponibiliza à população peças o objetos 
de valor histórico e cultural. 
T. R. Schellenberg definiu os campos de atuação das bibliotecas e dos arquivos fazendo um paralelo entre eles, 
citado em: Arquivo Teoria e Prática, Marilena Leite Paes, 3ª Edição, Editora Getúlio Vargas, 2013. 
BIBLIOTECA ARQUIVO 
Gênero dos Documentos 
Audiovisual Audiovisual 
Cartográfico Cartográfico 
Documentos impressos Documentos textuais 
Origem 
Os documentos são produzidos e conservados com 
objetivos culturais 
Os documentos são produzidos e conservados com 
objetivos funcionais 
Aquisição ou custódia 
Os documentos são confeccionados de fontes diversas, 
adquiridos por compra ou doação; Os documentos 
existem em numerosos exemplares; A significação do 
acervo documental não depende da relação que os 
documentos tenham entre si. 
Os documentos não são objeto de coleção; Provém 
tão-só das atividades públicas ou privadas, servidas 
pelo arquivo; Os documentos são produzidos num 
único exemplar ou em limitado número de cópias; Há 
uma significação orgânica entre os documentos. 
Método de Avaliação 
Aplica-se a unidades isoladas; O julgamento não tem 
caráter irrevogável; O julgamento envolve questões de 
conveniência, e não de preservação ou perda total. 
Preserva-se a documentação referente a uma 
atividade, como um conjunto e não como unidades 
isoladas; Os julgamentos são finais e irrevogáveis; A 
documentação, não raro, existe em via única. 
Método de Classificação 
Utiliza métodos predeterminados; Exige conhecimento 
do sistema, do conteúdo e da significação dos 
documentos a classificar. 
Estabelece classificação específica para cada 
instituição, ditada pelas suas particularidades; Exige 
conhecimento da relação entre as unidades, a 
organização e o funcionamento dos órgãos. 
Método Descritivo 
Aplica-se a unidades discriminadas; As séries (anuários, 
periódicos, etc) são unidades isoladas para 
catalogação. 
Aplica-se a conjuntos de documentos; As séries 
(órgãos e suas subdivisões, atividades funcionais ou 
grupos documentais da mesma espécie) são 
consideradas unidades para fins de descrição. 
A biblioteconomia trata de documentos individuais A arquivística trata de conjuntos de documentos. 
 
Centros de Informação 
Tem por finalidade agrupar (compilar, reunir, juntar, coligir), armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a 
informação. A essência da documentação não é o documento, e sim, a informação em si mesma. Sua finalidade 
principal é a de poupar tempo para o pesquisador na busca por informações ou evitar o retrabalho tais como, buscar 
soluções para problemas já solucionados ou repetir experiências já elaboradas. Os Centros de Informação abrangem 
algumas atividades próprias da biblioteconomia, da arquivística e da informática, sendo o seu campo bem maior, 
exigindo especialização no aproveitamento de documentos de toda espécie. 
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 
Gênero; Espécie/Tipologia Documental; Forma; Formato; Natureza do Assunto. 
Tipologias Documentais e Suportes Físicos 
Arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero e confeccionados por diversos tipos de material. 
Mudança de suporte = dentro do ciclo de vida de um documento o suporte pode ser alterado devido a questões 
funcionais. 
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Elementos de Classificação 
Há três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos: 
a. a ação a que os documentos se referem (funções, atividades e atos); 
b. a estrutura do órgão que os produz; 
c. o assunto dos documentos. 
Em vista disso, os métodos de organização podem ser: 
a. funcional; 
b. organizacional; 
c. por assuntos. 
Arranjo e Classificação tem o mesmo significado, pois, segundo Schellenberg, classificação, em se tratando de 
documentos públicos, significa o arranjo dos mesmos segundo um plano destinado a facilitar o seu uso corrente. 
Os documentos podem ser classificados da seguinte forma: 
1. Gênero 
= Relacionado ao suporte pelo qual a informação é registrada; auxilia na conservação e preservação. Tipos: 
a. Escritos ou Textuais – manuscritos ou impressos. 
b. Iconográficos – imagem estática. 
c. Filmográficos – imagem em movimento, não é necessário som. 
d. Sonoros – forma de som/áudio. 
e. Informáticos ou Digitais – gravados por meios digitais. Necessitam de equipamentos especializados. 
f. Cartográficos – representam de forma reduzida um área maior. 
g. Micrográficos – microformas. 
 
2. Espécie/Tipologia Documental 
= aspecto formal de um documento. Especificidade que qualifica a espécie. Exemplo: ofício, memorando, certidão, 
declaração de imposto de renda. 
Tomando por base os atos administrativos mais comuns em nossas estruturas de governo, temos a seguinte divisão: 
a. Atos Normativos: são as regras e normas expedidas por autoridades administrativas. Exemplo: medida 
provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de 
serviço, decisão, acórdão, despacho decisório; 
b. Atos Enunciativos: são os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma 
solução. Exemplos: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório; 
c. Atos de Ajuste: são representados por acordos em que a administração pública (federal, estadual, 
do Distrito Federal ou municipal) é parte. Exemplos: tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste 
etc); 
d. Atos de Correspondência: objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo. 
Exemplos: aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, 
telegrama, telex, telefax, alvará, circular. 
e. Atos de Assentamento: são os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre 
fatos ou ocorrências. Exemplo: apostila, ata, termo, auto de infração; 
f. Atos Comprobatórios: são os que comprovam assentamentos, decisões etc. Exemplos: traslado, 
certidão, atestado, cópia autêntica ou idêntica; 
 
Não há relação direta entre gênero e suporte, pois existe gênero iconográfico em suporte de pedra (pinturas 
rupestres), 
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3. Forma 
= estágio de preparação do documento. 
Rascunho (rasuras, anotações suplementares) ou Minuta (pré original, sem assinatura); Original (tem assinatura, 
dá autenticidade jurídica e arquivística) e Cópia (reproduzido na íntegra). 
4. Formato 
= aspecto físico do documento independentemente da informação registrada. Exemplo: ficha. livro, pergaminho. 
5. Natureza do Assunto 
= grau ou nível de acessibilidade às informações do documento. Podem ser ostensivos (divulgação não prejudica a 
segurança ou as atividades desenvolvidas) ou sigilosos (divulgação é sensível à segurança da sociedade ou do 
Estado. Conhecimento restrito. Medidas especiais para guarda e conservação. 
Sigilosos = Lei 8159/1991 nos Art. 23 e 24 que foram revogados pela Lei 12.527 de 18 de novembro de 2011, que 
estabelece que, se existe a classificação restritiva de acesso à informação nos níveis ultrassecreto e secreto, a 
divulgação do conteúdo, mesmo que parcialmente, não é permitido. Porém, a lei 12.527 de 18 de novembro de 2011 
em seu art. 7º, § 2º diz: “quando não for autorizado acesso integral à informação por ser ela parcialmente sigilosa, é 
assegurado o acesso à parte não sigilosa por meio de certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sob sigilo”. 
O processo descrito é de responsabilidade da Comissão Mista de Reavaliação de Informações conforme o 
determinado pela lei 12.527 de 18 de novembro de 2011 em seu art. 35, inciso I. 
A