03 Arquivologia Assembleía 2020

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ARQUIVOLOGIA 
 
 
 
 
 
 
 
 
SUMÁRIO 
AULA 01 .......................................................................................................................................................................................................................2 
AULA 02 .......................................................................................................................................................................................................................4 
AULA 03 .......................................................................................................................................................................................................................6 
AULA 04 .......................................................................................................................................................................................................................8 
AULA 05 .................................................................................................................................................................................................................... 11 
AULA 06 .................................................................................................................................................................................................................... 13 
AULA 07 .................................................................................................................................................................................................................... 17 
AULA 08 .................................................................................................................................................................................................................... 20 
AULA 09 .................................................................................................................................................................................................................... 22 
AULA 10 .................................................................................................................................................................................................................... 25 
AULA 11 .................................................................................................................................................................................................................... 28 
AULA 12 .................................................................................................................................................................................................................... 33 
AULA 13 .................................................................................................................................................................................................................... 37 
AULA 14 .................................................................................................................................................................................................................... 40 
AULA 15 .................................................................................................................................................................................................................... 44 
AULA 16 .................................................................................................................................................................................................................... 47 
AULA 17 .................................................................................................................................................................................................................... 54 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
AULA 01 
 
Conceitos básicos 
 
Em primeiro lugar, devemos então definir o que é a própria Arquivologia. E essa definição será feita 
pelo Dicionário de Terminologia Arquivística, que assim afirma: “Disciplina que estuda as fun-
ções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, 
guarda, preservação e utilização dos arquivos.” 
 
Então cabe à Arquivologia, ou Arquivística, estudar os arquivos e seus documentos: suas ativida-
des, seus processos, seus usuários, suas ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depósitos 
de documentos funcionais. 
 
 
A palavra arquivo é um termo polissêmico, com quatro significados. São eles: 
 
1º - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas fun-
ções; 
2º - Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante, etc); 
3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de documentos; 
4º - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a responsabilidade de ge-
renciar e guardar documentos (setor de arquivo, divisão de arquivo, etc). 
 
 
Conceitos sobre ARQUIVO 
 
Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística, publicado pelo Conselho Interna-
cional de Arquivos (CIA), um arquivo é “o conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas 
datas, suas formas ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas 
ou jurídicas, de direito público ou privado, no desempenho de suas atividades” (1984, p. 25). 
 
 
 
 
 
 
 
 
O manual de Arquivologia publicado pela Direção dos Arquivos de França, em conjunto com a As-
sociação dos Arquivistas Franceses define arquivos como sendo “o conjunto de documentos, de 
qualquer natureza, que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, 
tenha automática e organicamente reunido, em razão mesmo de suas funções e atividades” 
(1970, p. 23). 
 
Para a Lei nº 8.159, de 8/1/1991 – que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e 
privados: 
 
 Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e 
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência 
do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da 
informação ou a natureza dos documentos. 
 
Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, ex-arquivista dos Estados Uni-
dos: Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um go-
verno, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por 
si e seus sucessores para efeitos futuros. 
 
O Documento, em seu conceito mais básico, é a informação registrada em um suporte. Então, para 
termos um documento, são necessários dois elementos: 
 
 Informação: é o conhecimento, a mensagem, a ideia que se deseja transmitir. 
 Suporte: é o material físico onde está inserida a informação. 
 
Assim podemos concluir, por uma fórmula bem simples: 
 
INFORMAÇÃO + SUPOTE = DOCUMENTO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Em resumo, para que um documento pertença a um arquivo, são necessários esses dois 
elementos: 
 
 
 
 
 
AULA 02 
 
1. PRINCÍPIOS PROVENIÊNCIA: 
 
Um dos princípios fundamentais da Arquivologia, talvez por isso apareça tanto em provas, de-
termina que os arquivos oriundos de uma mesma fonte (proveniência) não devem ser misturados 
com os arquivos de outra fonte. Ex: os arquivos da Polícia Federal que vão para o Arquivo Nacional 
devem ficar separados dos arquivos da Receita Federal. Em linhas gerais, o arquivo proveniente de 
cada instituição não pode se misturar com os de outras instituições. 
 
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p. 97), fundo é o conjunto de do-
cumentos de uma mesma proveniência. Pode receber duas classificações: 
 
 Fundo aberto: fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em função do fato 
de a entidade produtora continuar em atividade. Fundo fechado: fundo que não recebe acréscimos de documentos em função de a entidade 
produtora não se encontrar mais em atividade. 
 
 
 
 
 
 
 
 
2. PRINCÍPIOS INTEGRIDADE/ INDIVISIBILIDADE: Os fundos devem ser mantidos sem divisão, 
dispersão, separação, ou seja, você não deve guardar metade do arquivo de órgão no prédio A e a 
outra metade no prédio B. 
 
3. PRINCÍPIOS RESPEITO À ORDEM ORIGINAL: De acordo com esse princípio os arquivos de 
uma mesma proveniência devem conservar a ordenação estabelecida pela entidade produtora, a 
fim de se preservar as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela 
entidade. 
 
4. PRINCÍPIOS ORGANICIDADE: Podemos dizer que esse princípio é um desdobramento do prin-
cípio da ordem original. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a es-
trutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e ex-
ternas. 
 
5. PRINCÍPIOS UNICIDADE: De acordo com esse princípio, os documentos que são produzidos 
em diversas vias originais e ou cópias, após sua regular utilização devem ser reduzidos a apenas 1 
(um) original para arquivamento. 
 
6. Princípio da cumulatividade ou naturalidade: O arquivo é uma formação progressiva, natural 
e orgânica. Os registros arquivísticos não são coletados artificialmente, mas acumulados natura l-
mente nas administrações, em função do cumprimento dos seus objetivos práticos. 
 
7. Pertinência: O princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assun-
to sem ter em conta a proveniência e a classificação original, denomina-se de pertinência ou temá-
tico. Baseia-se na análise do conteúdo para definir a organização dos documentos, é oposto ao 
princípio de respeito aos fundos. É um princípio abandonado ou "praticamente não mais utilizado" 
 
8. Inalienabilidade e imprescritibilidade: O princípio da inalienabilidade e o princípio da imprescri-
tibilidade são complementares entre si e relacionam-se ao poder do Estado de manter sob sua cus-
tódia os arquivos acumulados pelas instituições públicas. Quando aplicado aos arquivos, proíbe sua 
venda ou sua cessão a terceiros (inalienabilidade) sem limite de tempo (imprescritibilidade). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
9. Territorialidade ou proveniência territorial: Define o domicílio legal dos documentos, ou seja, 
a jurisdição a que pertence cada documento, de acordo com a área territorial, a esfera de poder e o 
âmbito administrativo onde foi produzido e recebido. Conceito derivado do princípio da proveniência 
e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual 
foram produzidos, excetuando-se os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou 
resultantes de operações militares. 
 
10. Universalidade: Princípio que exige que o arquivista apreenda, compreenda, estruture, classi-
fique, arranje e descreva a informação orgânica e registrada (ou seja, a informação arquivística) de 
uma forma global antes de passar para uma outra etapa mais detalhada. É a abordagem do geral 
ao particular que fundamenta a organização dos documentos arquivístico. 
 
11. Reversibilidade: Defende que o material de arquivo não pode ser submetido a qualquer proce-
dimento ou tratamento que não possa ser revertido, caso necessário. Princípio atrelado à prática da 
função arquivística de restauração de documentos de arquivo. 
 
 
AULA 03 
 
TIPOS DE ARQUIVOS 
A Teoria das Três Idades, ou também Ciclo Vital dos Documentos é o elemento que forma o plano 
de fundo para as intervenções arquivísticas e divide os arquivos de acordo com as fases ativa, se-
miativa e inativa dos documentos denominando-os, respectivamente: corrente, intermediário e per-
manente ou de 1ª idade, 2ª idade e 3ª idade, respectivamente. 
 
Corrente ou 1ª idade: composto pelos documentos em tramitação ou que são frequentemente 
consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal e/ou jurídico. Precisam ficar próximo ao seu 
produtor/ acumulador, possuem valor primário. Sua configuração pode ser central ou geral, 
quando reúne todos os documentos da instituição em um só lugar, ou setorial, quando, pela 
necessidade de rápido acesso à informação, mantém os documentos próximos dos seus produto-
res; e sua localização deve ser a mais próxima possível dos produtores dos documentos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Suas atividades são: de protocolo (recebimento, classificação, registro e movimentação), expedi-
ção, arquivamento (guarda e armazenamento), empréstimo e consulta. Quando necessário tam-
bém pode realizar atividades de conservação e restauração. 
Seu público, ou cliente, é o produtor do documento. Em caso de consulta ou empréstimo para te r-
ceiros, somente é possível com a autorização do produtor, pois este detém a posse e os dire i-
tos sobre seus documentos. 
 
Intermediário ou 2ª idade: constituído por documentos consultados ocasionalmente e originários 
dos arquivos correntes. Nesta etapa os documentos aguardam o término do seu prazo precaucional 
para eliminação ou encaminhamento ao arquivo permanente, ainda possuem valor primário. 
 
Os documentos do arquivo intermediário não são essenciais para as atividades administrativas, 
mas devem ser mantidos por que servem como prova de direitos e obrigações para a instituição ou 
para terceiros. 
 
Sua localização deve ser afastada dos produtores dos documentos, pois sua finalidade é “desa-
fogar” os arquivos correntes, tirando o “excesso” de documentos para agilizar seu fluxo. 
 
Permanente ou 3ª idade: formado por documentos de valor secundário, que devem ser guardados 
permanentemente, ou seja, não podem ser eliminados/ descartados de forma alguma em decorrên-
cia de seu valor probatório e/ou informativo para o Estado ou sociedade. Esses documentos devem 
ser preservados permanentemente, pois são fonte relevante de pesquisa para a História, Cul-
tura ou Memória de uma entidade, instituição, região ou sociedade. 
 
Uma vez que o documento chega ao arquivo permanente, o seu produtor perde a sua custódia, e o 
documento passa a ser de livre consulta por parte que qualquer cidadão, sem a necessidade de 
permissão ou autorização, ao contrário do que ocorre nos arquivos correntes e intermediários. 
 
É importante saber que todos os documentos, quando são criados ou recebidos por uma 
instituição, podem possuir dois valores distintos: o valor primário, que dizemos ser o valor prin-
cipal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram à criação do documento; e o 
valor secundário, que é mediato, acessório e não está ligado diretamente aos objetivos que leva-
ram à sua criação. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Todos os documentos, quando criados, possuem o valor primário; se não fosse assim, não seriam 
sequer criados. Esse valor é temporário, ou seja, quando o documento cumprir seus objetivos d i-
retos, perderá esse valor; Mas ao contrário, nem todos os documentos possuem o valor secundário. 
Este valor depende de muita coisa para ser atribuído a um documento, e é permanente, ou seja, 
uma vez que o documento possua valor secundário, vai durar para sempre (o valor). 
 
 
AULA 04 
 
Função Básica dos Arquivos 
 A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob 
sua guarda. 
Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna - se indispensável que os docu-
mentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com e precisão e rapidez. A metodologia a 
ser adotada devera atender as necessidades da instituição a que serve, como também a cada es-
tágio de evolução por que passam os arquivos. 
 
Importância do arquivo 
A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de docu-
mentos que a mesma se utiliza noexercício de suas atividades a necessidade de se estabelecerem 
critérios de guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não são mais úteis para a or-
ganização. A adoção de técnicas arquivistas adequadas permite não apenas a localização eficiente 
da informação desejada, mas também a economia de recursos para a instituição. 
 
Finalidade do arquivo 
 
1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam 
um arquivamento ordenado e eficiente; 
2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, 
levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mes-
mos; 
3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos seto-
res da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas; 
 
 
 
 
 
 
 
 
Para alcançar estes objetivos é necessário que o arquivo disponha dos seguintes requisitos: 
 
a. contar com pessoal qualificado e em número suficiente; 
b. estar instalado em local apropriado; 
c. dispor de instalações e materiais adequados; 
d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna; 
e. contar com normas de funcionamento; 
f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em Arquivologia. 
 
Características Básicas que Distinguem os Arquivos 
− Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera 
arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa. 
− Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações reali-
zadas. 
− Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. 
 
Órgãos de documentação 
 
1. Museu 
 
É uma instituição de interesse público, cujo objetivo é a informação e o entretenimento. Os docu-
mentos de museus são peças e objetos de valor cultural, tendo os mais variados tipos e dimensões. 
Por serem objetos, são caracterizados como “tridimensionais”. Os museus têm finalidades cultural e 
didática. 
 
2. Centro de documentação ou informação 
 
Instituição que agrupa qualquer tipo de documento, exigindo especialização para aproveitá-los com 
eficiência. Os documentos de um centro de documentação são, em sua maioria, reproduções (au-
diovisuais) ou referências virtuais (como por exemplo as bases de dados). Segundo a Professora 
Heloísa Liberalli Bellotto “sua finalidade é informar, com o objetivo cultural, científico, funcional ou 
jurídico, conforme a natureza do material reproduzido ou referenciado”. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3. Biblioteca 
 
Instituição onde os documentos são conservados para fins culturais, sendo obtidos por compra, 
doação ou permuta de diversas fontes. Os documentos são unidos pelo seu conteúdo, e caracteri-
zados, em sua maior parte, como impressos. A biblioteca é órgão colecionador, e o seu público é 
formado pelo pesquisador, estudantes e o cidadão comum, possuindo, portanto, um maior número 
de consulentes, com os mais variados perfis. 
Objetivo: instruir, educar. 
Processamento técnico: tombamento, classificação, catalogação. Exemplo: Aplica-se a unidades 
discriminadas. Os documentos (anuários, periódicos etc.) são unidades isoladas para catalogação. 
 
4. Arquivo 
 
Os documentos são produzidos e conservados com fins funcionais, geralmente em um único 
exemplar ou em limitado número de cópias. A documentação referente a um assunto específico ou 
assuntos ligados entre si é preservada como um conjunto e não como atividades isoladas. Logo, 
um documento em conjunto tem muito mais valor do que quando desmembrado do seu conjunto 
(caráter orgânico do documento de arquivo). Os documentos são unidos pela sua proveniênci a ou 
origem. Quanto ao suporte, são documentos principalmente textuais. Objetivo: provar, testemunhar. 
Processamento técnico: registro, arranjo, descrição. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
AULA 05 
 
Classificação dos Arquivos 
 
Quanto à entidade mantenedora: 
Os arquivos públicos, conforme determina a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/91), são “conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas en-
carregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades”. Assim, os arq uivos de 
todas as instituições e pessoas que estejam realizando atividades de gestão de serviços públicos, 
são considerados públicos. 
Os arquivos privados são conjuntos de documentos acumulados por pessoas físicas ou instituições 
de caráter particular, contanto que estas não estejam executando atividades de gestão de serviços 
públicos. 
 
Existem ainda, de acordo com a autora Marilena Leite Paes, outras classificações quanto à 
entidade mantenedora, quais sejam: 
 
Públicos: mantidos por órgãos públicos, em qualquer esfera de atuação (União, DF, estados e 
municípios). 
Comerciais: mantidos por instituições ou grupos com fins lucrativos (empresas, corporações, hol-
dings, etc) 
Institucionais: mantidos por instituições, organizações ou grupos sem fins lucrativos (igrejas, sin-
dicatos, associações, partidos políticos, etc) 
Pessoais ou familiares: mantidos por uma pessoa ou grupo familiar. 
 
Quanto à Natureza dos Documentos: podem ser especiais ou especializados. 
Os arquivos especiais são aqueles que guardam documentos dos mais variados suportes, e por 
isso precisam de cuidados especiais. Nesse tipo de arquivo os documentos são agrupados consi-
derando primeiramente o suporte (papel, CD, disco rígido, etc) e depois se utiliza outros critérios 
para sua organização. Por exemplo: um arquivo pode ter um local específico para guardar CD’s, 
papéis, fitas de vídeo, películas, etc, pois todos esses materiais requerem diferentes tipos de cuida-
dos. 
Os arquivos especializados ou arquivos técnicos são aqueles que guardam documentos dos mais 
variados assuntos. Nesse tipo de arquivo os documentos são agrupados considerando primeira-
 
 
 
 
 
 
 
 
mente o assunto e depois se utiliza outros critérios para sua organização. Esse tipo de arquivo é 
utilizado quando uma instituição trata de muitos assuntos, em diferentes áreas do conhecimento; 
por isso são chamados de técnicos. Por exemplo: uma entidade pode guardar documentos relativos 
à área de engenharia, de medicina, de artes em locais separados. 
 
Quanto a Extensão de sua Atuação: podem ser setoriais ou centrais (ou gerais). 
 
Os arquivos setoriais são aqueles que estão localizados próximos aos seus produtores. Esse arqui-
vo guarda os documentos próximos aos interessados diretos para facilitar e agilizar a sua localiza-
ção e utilização. Se encontram principalmente em empresas, órgãos e entidades de grande porte, 
ou de estrutura administrativa complexa (vários departamentos, várias filiais, etc). Por exemplo: o 
arquivo de uma rede de supermercados pode ser separado por filial, por setor de atuação (Depto. 
Financeiro, de RH, Compras, etc). 
 
Os arquivos centrais ou gerais são aqueles que guardam todos os documentos de uma entidade 
em um só lugar. É utilizado principalmente por empresas e órgãos de médio e pequeno porte, ou 
por instituições de estrutura administrativa simples (poucos departamentos, poucos órgãos, apenas 
um local para instalações físicas, etc). Por exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em 
apenas um edifício, um órgão pequeno, um consultório medico, etc. 
 
Quanto aos Estágios de sua Evolução: podem ser correntes, intermediários e permanentes. 
 
Os arquivos correntes são aqueles que guardam documentos que são constantemente utilizados 
por seus produtores, ou que sejam objeto de consultas frequentes. A Lei de Arquivos assim concei-
tua documentos de arquivos correntes: “aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, são 
objeto de consultas frequentes”. 
 
Os arquivos intermediáriossão aqueles que guardam documentos que não são mais objeto de con-
sultas frequentes, mas aguardam cumprimento de prazos legais, ou que ainda sejam prova de direi-
tos e obrigações. A Lei de Arquivos assim define os documentos de arquivos intermediários: “aque-
les que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, 
aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Os arquivos permanentes são aqueles que guardam documentos que não tem mais valor adminis-
trativo, mas pelo seu conteúdo ou pelo assunto de que tratam, tem grande relevância para a Histó-
ria ou para a Cultura, e por isso devem ser guardados por tempo indeterminado. A Lei de Arquivos 
define assim os documentos de arquivo permanente: “conjuntos de documentos de valor histórico, 
probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados”. 
 
 
AULA 06 
 
1. Conceito de Documento 
Documento é toda informação registrada em um meio físico. Este meio físico é chamado de supor-
te. Assim, temos que: 
 
DOCUMENTO = INFORMAÇÃO + SUPORTE 
 
O suporte de um documento pode ser desde uma folha de papel, até fitas magnéticas, meios audi-
ovisuais entre outros. 
 
Características do documento arquivístico 
 
1. Autenticidade 
É o atributo que confere a confiabilidade ao registro. 
Um documento é autêntico quando é o produto das ações regulares e legais (e, portanto, passíveis 
de comprovação) de uma organização. 
 
2. Naturalidade / Cumulatividade 
Não se coletam os documentos de um arquivo de modo artificial (por exemplo, negociando, como 
seria o caso de um museu). Os documentos arquivísticos são acumulados ao longo do tempo, “na-
turalmente”, de acordo com os atos e ações na busca dos objetivos organizacionais. 
 
3. Imparcialidade 
Sem este atributo, um documento arquivísticos perderia por completo a capacidade de servir de 
prova a transações efetuadas. A imparcialidade diz respeito ao pressuposto de que os registros são 
livres de preconceitos, sendo um retrato fiel da realidade. 
 
 
 
 
 
 
 
 
4. Inter-relacionamento 
O inter-relacionamento de um documento arquivísticos refere-se justamente ao seu caráter orgâni-
co, discutido anteriormente. 
O significado de um documento, dessa maneira, passa a depender do restante dos documentos do 
arquivo. É o chamado valor de conjunto: quando destacado do todo, corre o risco de perder sua 
relevância. 
 
ELEMENTOS DOS DOCUMENTOS 
 
TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FÍSICOS 
 
Suporte: Entende-se por suporte o material físico empregado para confeccionar o documento, ou 
seja, o meio no qual o documento foi escrito/impresso. 
 
Hoje, o suporte mais comum utilizado na confecção dos documentos é o papel, mas nem sempre 
foi assim. Antes da invenção do papel, o homem se uti lizou de diversos outros suportes como o 
papiro, o pergaminho e até mesmo a pedra ou a argila. 
 
Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento de informações, é comum a utilização 
de suportes eletrônicos, como disquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, Blue-ray, fita magnética, 
disco ótico etc. 
 
Forma 
O conceito de forma está vinculado ao estágio de preparação e transmissão do documento de ar-
quivo. Basicamente, em sua confecção, o documento de arquivo passa por três formas diferentes: 
rascunho (minuta), original e cópia. 
 
Minuta ou rascunho é a definição dada à primeira versão de um documento, ainda sujeita a altera-
ções. 
Original é a versão definitiva e final de um documento, devidamente assinada e reconhecida pela 
autoridade que a produziu. 
Cópia, por sua vez, é a reprodução do documento original, geralmente criada para efeito de consul-
ta ou divulgação de um documento (fotocópia, digitalização ou fax). 
 
 
 
 
 
 
 
 
Formato 
Entende-se por formato a configuração física do documento, de acordo com a natureza e o modo 
como foi confeccionado. 
Os documentos em papel, por exemplo, podem se apresentar em diversos formatos: como cartão, 
ficha, livro, caderno, folha, folder, mapa, cartaz etc. 
 
Gênero 
O gênero de um documento é determinado considerando aspectos relativos ao suporte ou à forma 
como as informações foram registradas. Os gêneros mais comuns são: 
 
 Textuais: são os documentos cuja informação se apresenta em formato de texto (docume n-
tos escritos) como ofícios, memorandos, relatórios, certidões, atas, atestados etc. 
 Iconográficos: são documentos que apresentam como informação imagens estáticas, como 
fotografias, negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras, por exemplo. 
 Cartográficos: documentos que apresentam, de forma reduzida, imagens representando 
áreas maiores. Os exemplos mais comuns são mapas e plantas. 
 Micrográficos: documentos resultantes do processo de microfilmagem. Podem se apresentar 
em formato de microfilme ou microficha. 
 Sonoros: documentos cuja informação esteja registrada em forma de som. 
 Filmográficos: documentos que contenham filmagens, vídeos. 
 Informáticos ou Digitais: documentos registrados em suporte eletrônico. 
 
OBS: De acordo com o Professor Aurélio Buarque de Holanda, o termo audiovisual “diz-se dos sis-
temas, meios ou veículos de comunicação, ou de mensagens, que atingem o indivíduo através da 
vista e da audição, ou da imagem e do som”. Dá-nos ainda um outro significado: “diz-se do meio 
pedagógico em que se lança mão do som e da imagem por meio de livros, filmes, discos etc.” 
 
Espécie 
A espécie do documento é definida por meio de seu aspecto formal, ou seja, da forma como as in-
formações são distribuídas no documento e da aplicação a que o documento se destina. 
 
São exemplos de espécies documentais: ofícios, memorandos, atas, certidões, atestados, atas, 
atestados, contratos, despachos, declarações, requerimentos etc. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Tipo/Tipologia 
O conceito de tipo ou tipologia de um documento, na terminologia arquivística, refere-se à soma da 
espécie documental com a atividade a que aquele documento se destina, ou seja, para que uma 
tipologia possa existir, devem estar presentes dois aspectos: espécie + finalidade. 
 
 
 
 
Os elementos característicos dos documentos: suporte, forma, formato, gênero, espécie e tipo. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
AULA 07 
 
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 
 
Quanto ao Gênero 
O gênero de um documento é determinado considerando aspectos relativos ao suporte ou à forma 
como as informações foram registradas. Os gêneros mais comuns são: 
 
 Textuais: são os documentos cuja informação se apresenta em formato de texto (documentos es-
critos) como ofícios, memorandos, relatórios, certidões, atas, atestados etc. 
 
Iconográficos: são documentos que apresentam como informação imagens estáticas, como foto-
grafias, negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras, por exemplo. 
 
Cartográficos: documentos que apresentam, de forma reduzida, imagens representando áreas 
maiores. Os exemplos mais comuns são mapas e plantas. 
 
Micrográficos: documentos resultantes do processo de microfilmagem. Podem se apresentar em 
formato de microfilme ou microficha. 
 
Sonoros: documentos cuja informação esteja registrada em forma de som. 
 
Filmográficos: documentos que contenham filmagens, vídeos. 
 
Informáticos ou Digitais: documentos registrados em suporte eletrônico. 
 
OBS: De acordo com o Professor Aurélio Buarque de Holanda, o termo audiovisual “diz-se dos sis-
temas, meios ou veículos de comunicação, ou de mensagens, que atingem o indivíduo através da 
vista e da audição, ou da imagem e do som”. Dá-nos ainda um outro significado: “diz-se do meio 
pedagógico em que se lança mão do som e da imagem por meio de livros, filmes, discos etc.” 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Quanto à Espécie 
 
De acordo com Heloísa Bellotto, são eles: 
 
• Atos normativos – ditam regras e normas expedidas por autoridades administrativas(de cum-
primento obrigatório). Exemplos: leis, decretos, medidas provisórias, regulamentos, portarias. 
• Atos enunciativos – emitem uma opinião, esclarecendo sobre certo assunto. Exemplos: parece-
res, votos, relatórios. 
• Atos de assentamento – formados por registros, firmando fatos ou ocorrências. Exemplos: atas, 
autos de infração, termos. 
 • Atos comprobatórios – comprovam assentamentos, decisões, apontamentos. Exemplos: certi-
dões, atestados, traslados, cópias autenticadas. 
• Atos de ajuste – representam acordos firmados (entre duas ou mais partes). São representados 
pelos documentos pactuais. Exemplos: convênios, contratos, ajustes. 
• Atos de correspondência – são criados com o propósito de os atos normativos serem 
executados. Exemplos: editais, avisos, memorandos, telegramas, notificações, ofícios, cartas. 
 
Quanto à Natureza do Assunto: 
 
Os documentos ostensivos ou ordinários são aqueles cuja informação não é prejudicial quando for 
de conhecimento geral. São documentos que não possuem informações estratégicas, nem de teor 
pessoal, e sua divulgação não causa nenhum tipo de problema à administração ou a terceiros. 
 
Os documentos sigilosos são aqueles que possuem conteúdo que só podem ser de conhecimento 
restrito, e por isso requerem medidas de segurança especiais para sua custódia e divulgação. 
 
Portanto, somente no maior grau de sigilo – o “ultrassecreto” –, pode ocorrer a prorrogação (uma 
vez, por igual período). Nos demais graus de sigilo (secreto e reservado) não existe a possibilidade 
de prorrogação do prazo de restrição do documento. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
No âmbito da administração pública federal, tal classificação do sigilo das informações pode ser 
realizada pelas seguintes autoridades: 
 
01. Ultrassecretas 
 
a) Presidente da República; 
b) Vice-Presidente da República; 
c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; 
d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; 
e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior; 
 
02. Secreta 
 
As autoridades referidas para informações ultrassecretas, os titulares de autarquias, fundações ou 
empresas públicas e sociedades de economia mista. 
 
03. Reservada 
 
As autoridades referidas informações ultrassecretas, secretas e as que exerçam funções de dire-
ção, comando ou chefia, nível DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direção e Assessoramento Supe-
riores, ou de hierarquia equivalente, de acordo com Regulamentação específica de cada órgão ou 
entidade. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
AULA 08 
 
ARQUIVOS PERMANENTES 
 
Segundo Marilena Leite Paes, “a função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, 
descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, de uso não corrente”. 
 
Instrumentos de pesquisa 
 
Segundo Paes (2004) os instrumentos de pesquisas são meios que permite a identificação, locali-
zação ou consulta a documentos. As tarefas de descrição levam à elaboração desses instrumentos. 
Eles podem ser básicos ou auxiliares. 
São as ferramentas de auxílio à busca e recuperação dos documentos. As principais atividades de-
senvolvidas nos arquivos permanentes são o arranjo, a descrição e tarefas de conservação e pre-
servação. 
 
 Arranjo: Na organização de “arquivos permanentes”, significa ordenar os documentos em 
fundos, as séries dentro dos fundos, e, se for conveniente, os itens documentais dentro das 
séries. 
 
A partir da análise das estruturas, funções ou atividades da entidade produtora e do estudo do 
acervo, podemos definir o quadro de arranjo nos arquivos de 3a idade, com as seguintes divisões: 
Fundo, Grupo ou Seção, Subgrupo ou Subseção, Série e Subsérie (hierarquicamente o fundo se 
sobrepõe às demais divisões). 
 
As tarefas de arranjo são de 2 tipos: intelectuais e físicas. As primeiras compreendem a análise do-
cumental no que tange a sua forma, conteúdo e origem funcional. As seg undas referem-se à arru-
mação dos papéis nos locais adequados, seu empacotamento, entre outras. 
Quando o arquivista trata de documentos, ele obedece ao princípio básico da Arquivologia chama-
do proveniência dos arquivos (ou respect des fonds ou provenance: o arquivo produzido por uma 
entidade não deve ser misturado aos de outras entidades geradoras. 
 
 
 
 
 
 
 
 
O princípio da proveniência deve ser observado na organização dos arquivos correntes, intermediá-
rios e permanentes (ele é considerado a base da arquivística). 
 
 Descrição de documentos: Processo intelectual de sintetizar elementos formais e conteúdo 
textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem 
em vista produzir (terminologia). 
 
Os instrumentos básicos são a guia, o inventário, o catálogo e o repertório (ou catálogo 
seletivo). 
 
 Guia: Serve para orientar os usuários no conhecimento e utilização dos fundos integrantes 
do acervo de um arquivo permanente. É o mais abrangente dos instrumentos de pesquisa, 
pois utiliza uma linguagem simples, capaz de atingir pessoas com os mais variados interes-
ses. O guia dá ao pesquisador uma visão de conjunto dos serviços arquivísticos. Na hierar-
quia dos instrumentos de pesquisa, o guia se sobrepõe aos demais, devendo ser o 1º ins-
trumento a ser elaborado, por ser o único genérico e globalizante (considerado geral). Os ou-
tros instrumentos são parciais. 
 
 Inventário: As unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são 
identificadas e descritas de forma sucinta (sumário) ou pormenorizada (analítico). O inventá-
rio descreve a composição do fundo ou parte dele. O sumário é de suma importância e deve 
ser o 1º instrumento (dos parciais) a ser criado para os fundos dos arquivos públicos e priva-
dos. O analítico exige pleno conhecimento do tema a ser descrito. 
 
 Catálogo: Criado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, des-
creve unitariamente os documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma resumida 
ou analítica. 
 
 Repertório (ou catálogo seletivo): Descreve, detalhadamente, documentos previamente se-
lecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critério temático, cronológico, 
onomástico ou geográfico. No repertório há um juízo de valor, determinando a inclusão ou 
não de documento específico. Os itens são descritos minuciosamente, cabendo, como apoio, 
a apresentação de parte desse instrumento pelo critério cronológico. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Como instrumentos auxiliares temos o Índice e a Tabela de Equivalência. 
 
 índice é uma lista sistematizada e minuciosa de elementos-chave do documento, para facili-
tar a localização de assuntos em seu corpo, ou seja, colocada em determinada ordem a fim de in-
dicar sua localização no texto (Paes, 2004, p. 139). 
 
 Tabela de equivalência, ou de concordância, estabelece uma correspondência entre diferen-
tes notações por ter havido mudanças no sistema de arranjo. Exemplo: se um documento tinha 
uma determinada classificação quando no arquivo corrente, e passa a ter outra no arquivo per-
manente, essa mudança deve estar correspondente na tabela de equivalência. Ou ainda, se 
houve mudança na própria classificação no arquivo permanente, esta também deverá ser anotada 
na tabela de equivalência. 
 
 
AULA 09 
 
Métodos de arquivamento – Parte I 
 
Os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes: 
1. Básicos 
2. Padronizados 
 
1. Básicos: Podemos dividir os métodos básicos em: 
 
Alfabético (principal elemento a ser considerado num documento: nome) 
Geográfico (principal elemento: local ou procedência) 
Numérico (principal elemento: número) 
Ideográfico (principal elemento: assunto) 
 
2. Padronizados: Os métodos padronizados são: variadex, automático, soundex, mnemônico e 
rôneo. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Métodos padronizados 
 
1. VariadexÉ o método alfabético, acrescentando cores (excelente auxi liar mnemônico) às letras. Trabalha-se 
com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2ª letra do nome de entrada no ar-
quivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas. 
 
 
 
4. Mnemônico 
Usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números. As letras 
são consideradas símbolos, pelo fato de este método pretender auxiliar a memória do arquivista, a 
fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação. 
 
5. Rôneo 
Combina letras, números e cores. Está obsoleto. 
 
Métodos Diretos/Indiretos 
Consideram-se diretos os métodos que permitem que a busca do documento se dê no próprio local 
em que ele está arquivado, sem a necessidade de um índice auxiliar. É uma característica dos mé-
todos que organizam por nome (alfabético, geográfico, dicionário e enciclopédico). 
 
Consideram-se indiretos os métodos em que, para localizar o documento no arquivo, é necessária 
a adoção de um índice por nome, que indicará a localização do documento dentro do arquivo. É 
uma característica dos métodos em que a ordenação é feita por número (numérico simples, crono-
lógico, dígito-terminal, decimal e duplex). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
O método alfanumérico - é a combinação de letras e números – não se inclui nas classes de mé-
todos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto. 
 
Método Horizontal/Vertical- quando o documento é acondicionado em seu local de guarda (pasta, 
gaveta ou caixa), o arquivamento pode ser feito de forma horizontal ou vertical. 
O arquivamento horizontal, no qual os documentos são acondicionados uns sobre os outros, só é 
indicado para documentos de grandes dimensões, como mapas, plantas e papéis de grandes d i-
mensões. 
 
O arquivamento vertical, no qual os documentos são arquivados lado a lado, é o mais comum, 
sendo largamente adotado nos arquivos correntes e intermediários, onde o acondicionamento é 
feito em caixas ou pastas suspensas. 
 
Método Alfabético - Regras de Alfabetação 
 
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. 
 
Araújo, Marcos Pereira 
Carvalho, Lucas Tavares 
Ferreira, Maria Souza 
Vasconcelos, Luís dos Santos 
Obs.: No caso de sobrenomes iguais, a ordenação será feita pelo prenome. 
Ferreira, André 
Ferreira, João 
Ferreira, Paulo 
 
 2. Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não devem ser 
separados. 
 
Bom Tempo, Cláudia 
Castelo Branco, Humberto de Alencar 
Monte-Verde, Juvenal Silva 
Santos-Dumont, Alberto 
Vilas Boas, Bernardo Alves 
 
 
 
 
 
 
 
 
Obs.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa seguem a mesma regra. 
Santa Cruz, Pedro Henrique 
Santo Expedito, João Barbosa 
São Tiago, Bernardo Oliveira 
 
 
 
AULA 10 
 
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 
 
3. As iniciais abreviativas de prenomes, quando da ordenação, devem preceder os nomes 
que iniciam com a mesma letra. 
 
Pereira, M. 
Pereira, Marcelo 
Pereira, Maria 
Pereira, Mauro 
 
4. Os artigos e preposições: a, o, de, d’, da, do, e, um, uma – não são considerados parte in-
tegrante do último sobrenome 
 
Anjos, Milton Sousa dos 
Costa, Severino Pereira da 
Santos, Edson Pereira dos 
Silva, Luciana Oliveira da 
Almeida, Teresa d’ 
 
Obs.: No caso de sobrenomes estrangeiros, a partícula que acompanha o nome pode ou não ser 
considerada. O mais comum é considerá-la quando esta iniciar com letra maiúscula. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Da Vinci, Leonardo 
Del Piero, Fabio 
Mc Cain, John 
O´Brian, Paul 
Van Gogh, Vincent 
Von Richtoffen, Michael 
 
5. Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho devem vir para o início 
acompanhados do sobrenome anterior. 
 
Araújo Filho, Marcos Pereira 
Carvalho Júnior, Lucas Tavares 
Ferreira Neto, Maria Souza 
Vasconcelos Sobrinho, Luís dos Santos 
 
6. Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados 
no final, entre parênteses. 
 
Alves, José Silva dos (Presidente) 
Barbosa, Lucas Moreira (Ministro) 
Campos, Juvenal de Sousa (General) 
Rodrigues, Maria Aparecida (Professora) 
 
7. No caso de nomes estrangeiros, a organização será feita pelo último sobrenome, com ex-
ceção dos nomes orientais e de países de língua espanhola, que têm regras especificas. 
 
Camões, Luis Vaz de 
Clinton, Bill 
Newton, Isaac 
Shakespeare, William 
 
 
 
 
 
 
 
 
8. No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua espanhola, a ordenação 
deverá ser feita pelo penúltimo sobrenome e, para tanto, os dois últimos sobrenomes deve-
rão ser transpostos para o início. 
 
Bolaños Fuentes, Pablo 
Gutierrez Salazar, Juan 
Sanchez Ruas, Roman 
 
9. Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou árabes, por exemplo, deverão ser or-
ganizados da mesma forma como se apresentam, sem qualquer alteração. 
Al Jahzir 
 
Kim Il Sung 
Law Kim Chong 
Mao Tsé Tung 
 
10. Na organização de nomes de instituições, os nomes são mantidos da mesma forma como 
se apresentam, levando-se o artigo do início para o final, entre parênteses. Quando não há 
artigo no início, não deve ser feita qualquer alteração. 
 
Fundação Getúlio Vargas 
Globo (O) 
Times (The) 
 
11. Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser colocado no final, entre parênteses. 
A ordenação, neste caso, se dará pelo nome do evento e não pelo numeral. 
 
Congresso de Medicina (Segundo) 
Encontro de Arquivistas (IV) 
Seminário de Jornalistas (18º) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Obs.: O numeral servirá para ordenar eventos com o mesmo nome. 
Encontro de Arquivistas (I) 
Encontro de Arquivistas (II) 
Encontro de Arquivistas (III) 
 
Método Geográfico – Existem 3 formas de ordenação: 
 
a) Estado – Cidade – Correspondente 
Prioriza-se a ordem alfabética dos estados. Ao ordenar por “estado”, a capital desse estado 
deve vir primeiro. Logo depois, as demais cidades são colocadas em rigorosa ordem alfabética. 
 
Ex.: Bahia – Ilhéus – SANGALO, Ivete 
Minas Gerais – Belo Horizonte – VALENTE, Mário 
Minas Gerais – Araxá – ARAÚJO, Ruth 
Minas Gerais – Varginha – COSTA, Mônica 
Minas Gerais – Varginha – RIBEIRO, João de Sá 
São Paulo – Campinas – MESQUITA, Júlia 
 
 
AULA 11 
 
b) Cidade – Estado – Correspondente 
Ao ordenar por “cidade”, observa-se a ordem alfabética das cidades (inclusive as capitais). 
 
Ex.: Areal – Rondônia – VALENTINI, Mário 
Carapebus – Rio de Janeiro – CUNHA, Sideir 
Ilhéus – Bahia – SILVA, Lucinda da 
Quissamã – Rio de Janeiro – PINTO, Sérgio Augusto 
Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – SILVA, Jorge 
 
c) País – Cidade – Correspondente 
Prioriza-se a ordem alfabética dos países. Ao ordenar por “país”, a capital desse país deve vir 
primeiro. Logo depois, as demais cidades são colocadas em rigorosa ordem alfabética. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ex.: França – Lorena – Unesco 
Portugal – Lisboa – FERREIRA, Manoel 
Portugal – Coimbra – ALBUQUERQUE, Joaquim 
 
Método Numérico 
 
O método numérico simples é Prático, não requer qualquer planejamento inicial. A pasta é arqui-
vada em ordem numérica. Elabora-se registro em livro ou fichas, para não acontecer a criação de 
duas ou mais pastas com o mesmo número. 
 
O documento receberá o nº da pasta + um nº sequencial (ordem de entrada), facilitando, dessa 
forma, o seu rearquivamento e evitando o extravio. Pode-se aproveitar o nº de uma pasta que ve-
nha a vagar. Tal método aplica-se com frequência nos arquivos especiais e especializados. 
 
Já o numérico cronológico é o método mais indicado para arquivamento de “processos”. É o mais 
usado em sistemas de protocolo e adotado em repartições públicas, as mais variadas. Numera-se 
os documentos e não as pastas. Serão arquivados em ordem cronológica e, após, por ordem nu-
mérica (data e número). 
 
Nesse método, quando se anula um registro, só se aproveitao nº se houver coincidência de datas. 
Cada documento recebe seu próprio nº de registro, formando-se um processo único e disposto 
em rigorosa ordem numérica. 
 
No entanto, ao se trabalhar com números maiores, com vários dígitos, o método numérico simples 
acaba por se tornar muito lento e trabalhoso, tanto na organização quanto na localização do docu-
mento. Nesse caso, é indicada a utilização do método dígito-terminal, onde a ordenação é feita 
pelos dois últimos dígitos, o que torna o arquivamento mais rápido e eficiente. 
 
O número é o elemento principal de identificação. Usado sobretudo quando há um volume grande 
de documentos, a fim de se reduzir erros no arquivamento, possibilitando, assim, uma recuperação 
mais ágil da informação. Estes são divididos em três grupos, formando pares, e lidos da direi-
ta para a esquerda. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ex.: No do dossiê: 983.021 (método numérico simples) Transformando para o método dígito-
terminal: 98-30-21, sendo: 21 – grupo primário ou inicial (nº da gaveta) 30 – grupo secundário (nº 
da guia) 98 – grupo terciário (nº atribuído ao documento). No momento de se arquivar os documen-
tos ou pastas, considera-se primeiro o grupo primário, depois o secundário e, por fim, o terciário (do 
menor para o maior número). 
 
A seguir, temos um exemplo prático da utilização do método dígito-terminal. 
14-25-01 
78-44-10 
22-26-28 
99-15-44 
36-27-44 
 
Método Ideográfico 
 
 
 
a) Dicionário – Os assuntos são dispostos em rígida ordem alfabética, de forma isolada. 
 
Ex.: Arquivo corrente 
Arquivo intermediário 
Arquivo permanente 
Documento usado com frequência 
Histórico 
Pré-arquivo 
Setorial 
 
 
 
 
 
 
 
 
b) Enciclopédico – Existe uma relação mútua entre os assuntos (geral/ específicos). Os dados são 
arrumados em rígida ordem alfabética. 
 
Ex.: ARQUIVO CORRENTE 
Documento usado com frequência 
Setorial 
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 
Pré-arquivo 
ARQUIVO PERMANENTE 
Histórico 
 
Numérico 
 
a) Duplex – A construção é a mesma do enciclopédico, colocando-se antes dos assuntos uma no-
tação numérica. Os temas são divididos em classes e subclasses. 
 
Ex.: 1 ARQUIVO CORRENTE 
1-1 Documento usado com frequência 
1-2 Setorial 
2 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 
2-1 Pré-arquivo 
3 ARQUIVO PERMANENTE 
3-1 Histórico 
 
b) Decimal – Baseia-se no sistema decimal de “Melvi l Dewey”, que divide o saber humano em 9 
classes principais e uma décima geral. As classes são divididas em subclasses e assim sucessiva-
mente. Separa-se o número em classes de 3 algarismos (por um ponto). Portanto, a parte inteira do 
número é composta por 3 algarismos. E a parte decimal? Pode ou não existir. 
 
Ex.: Classes 
0 – Geral 
1 – Departamento Pessoal 
2 – Arquivo 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Subdivisão da classe 1 
100 DEPARTAMENTO PESSOAL 
110 Admissão 
111 Exame médico 
112 Documentos 
112.1 Documentos recebidos 
112.2 Documentos pendentes 
200 ARQUIVO... → subdivisão da classe 2 
 
c) Unitermo (ou indexação coordenada) – 
Vem sendo utilizada com grande êxito nos arquivos especiais e especializados. O método consiste 
em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um número em ordem crescente (nú-
mero de registro), de acordo com sua entrada no arquivo. Sua finalidade é identificar e localizar o 
documento quando solicitado. Uma vez numerado, através da análise do documento são identi fica-
das as palavras-chave ou descritores, que servirão posteriormente como chave de pesquisa. Tais 
elementos devem ser transcritos em uma ficha-índice, como mostra o exemplo a seguir: 
 
 
 
A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em dez colunas numeradas de 0 
a 9. O número de registro é transcrito nas fichas correspondentes às palavras-chaves escolhidas 
para sua identificação, na coluna cujo algarismo coincidir com o final do número atribuído ao docu-
mento, como no exemplo a seguir: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
AULA 12 
 
GESTÃO DE DOCUMENTOS (administração de documentos) 
 
Definição 
De acordo com o art. 3º da Lei no 8.159/1991, gestão de documentos é “o conjunto de procedimen-
tos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em 
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. 
 
A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção (nascimento) até a sua destina-
ção final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). Portanto, ela abrange todas as ativi-
dades (rotinas) inerentes às idades “corrente e intermediária”. 
São consideradas atividades de gestão de documentos: inspeção, avaliação, destinação, elimina-
ção, entre outras. 
 
Atenção: A descrição é atividade de um arquivo permanente, e não de uma gestão de docu-
mentos. Importante frisar que a gestão envolve documentos nos mais variados suportes. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Objetivos da gestão de documentos: 
 
 Assegurar, de modo eficiente, a produção, a administração e a destinação de documentos; 
 Garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, isto é, quando e on-
de for solicitada. 
 Assegurar o uso adequado da reprografia, processamento automatizado de dados e outras 
técnicas avançadas, econômicas e eficientes de gestão da informação. 
 Assegurar a eliminação do documentos que não apresentem valor primário – administrativo, 
fiscal, técnico, legal – ou valor secundário, ou seja, importância histórica para a pesquisa ci-
entífica. 
 Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que merecem guarda permanente 
por seus valores históricos e científicos. 
 
Gestão de documentos correntes 
Conjuntos de documentos atuais, em curso, que são objeto de consultas e pesquisas frequentes. 
Estes arquivos estão localizados no local em que foram produzidos os documentos. 
 
Gestão de documentos intermediários 
Conjunto de documentos que não são consultados com tanta frequência por quem os produziu. Os 
arquivos intermediários geralmente são centralizados. Os documentos são mantidos por razões 
legais e de acordo com os prazos prescricionais e precaucionais previstos na Tabela de temporali-
dade e de destinação de documentos. 
 
 Fases da gestão de documentos 
 
Conforme Paes (2005), as fases básicas da gestão de documentos são: 
 
1. Produção de Documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das ativi-
dades de um órgão. Evita-se, portanto, a proliferação de documentos inúteis ou de duplicatas, de 
modo a otimizar e disciplinar também os serviços de reprografia e automação arquivística. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Esta fase abrange os seguintes elementos: 
 Gerenciamento de fichas e formulários (produção ou eliminação); 
 Controlar os atos normativos (produção, atualização e divulgação desses documentos: de-
cretos, estatutos, portarias, entre outros); 
 Aproveitar de forma adequada os recursos reprográficos e informáticos (relacionados à au-
tomação de arquivos); 
 Escolher materiais (de consumo e permanente) para as tarefas arquivísticas; 
 Selecionar e capacitar pessoal para trabalhar com a documentação. 
 
2. Utilização de Documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classifica-
ção, registro, distribuição, tramitação), de organização e arquivamento de documentos em fase cor-
rente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, 
consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento das funções admi-
nistrativas das instituições. 
 
Esta fase abrange os seguintes elementos: 
 
 Gerenciamento dos arquivos de 1a e 2a idades (correntes e intermediários), com o objetivo 
da recuperação da informação o mais rápido possível; 
 Política de acesso aos documentos. 
 
3. Avaliação e destinação de documentos: geralmente considerada a mais complexa das três 
fases da gestão dedocumentos, desenvolve-se mediante a análise e avaliação dos documentos 
acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais 
serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido seu 
valor de prova e de informação para a instituição. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Avaliação e destinação documental 
 
A avaliação de um documento é feita através da análise e seleção do mesmo, com vistas à fixação 
de prazos para sua guarda ou eliminação (cria-se uma tabela de temporalidade), contribuindo, 
assim, para a racionalização dos arquivos. 
 
De acordo com o dicionário brasileiro de terminologia arquivística do Arquivo Nacional, seleção é a 
“separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante cr i-
térios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade”. 
 
A destinação é um conjunto de operações subsequentes à fase de avaliação, visando encaminhá-
los à guarda temporária (transferência) ou permanente (recolhimento), à eliminação ou à microfi l-
magem. 
 
Obs.: Plano de destinação 
Segundo o Dicionário brasileiro de terminologia arquivística (publicação do Arquivo Nacional, 2005), 
plano de destinação é o “esquema no qual se fixa a destinação dos documentos”. 
 
Observações: 
 
1°) De acordo com o prazo de guarda, os documentos têm as seguintes características: 
 
 Guarda eventual – de interesse efêmero, sem valor administrativo para o órgão. 
 Guarda temporária – possuem valor administrativo, retido por um tempo específico. 
 Guarda permanente – considerados de suma importância, possuem valores probatório e i n-
formativo. 
 
2°) Instrumentos de destinação: 
 
Há 2 instrumentos básicos: tabela de temporalidade e lista de eliminação. 
 
 
 
 
 
 
 
 
TABELA DE TEMPORARIEDADE: instrumento de destinação, aprovado por autoridade competen-
te, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento, o 
descarte ou a eliminação de documentos. 
 
Fonte: Dicionário de terminologia Arquivística, 2005 
 
 
 
AULA 13 
 
Protocolo 
O sentido da palavra protocolo deve ser entendido como: Setor responsável pelo recebimento, 
autuação (registro), distribuição e movimentação de documentos. 
 
Protocolo é o conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no 
órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, 
o acesso à informação. 
 
Quando é dada a entrada de um documento em um órgão público, faz-se um registro e a pessoa 
que está acompanhando o processo passa para o cidadão o número de registro do protocolo. 
 
É um setor voltado para o recebimento de correspondência e/ou documentos. Todo órgão publico 
possui uma área que seja a responsável pelo registro e distribuição das correspondências que 
forem geradas internamente e nas que são recebidas. Também é responsável por protocolizar os 
processos e por sua tramitação. Os nomes podem variar um pouco, mas geralmente será conhe-
cido como o setor de Protocolos. 
 
Schellenberg considera que um documento é eficientemente administrado quando, uma vez que 
seja necessário, pode ser: 
 
 Localizado com facilidade e rapidez, sem transtorno ou confusão; 
 Quando conservado a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto o documento for 
indispensável à atividade corrente; 
 Quando nenhum documento é preservado por tempo maior que o necessário. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Fique de olho!!!!!! 
Partindo das afirmações acima, podemos concluir que o setor de protocolo administra os 
documentos em fase corrente, notadamente através do controle e movimentação entre o se-
tor/órgão que o criou e os demais interessados. 
 
Dicas de Prova: 
 
1ª) Protocolo – intimamente relacionado às atividades de controle; 
 
2ª) São consideradas atividades de controle: 
 
 Recebimento; 
 Registro e Autuação; 
 Classificação (ver o assunto mais pertinente ao documento); 
 Distribuição e Expedição; 
 Movimentação (trâmite, fluxo). 
 
3ª) Protocolo – ligado à entrada de documentos em um organismo; Expedição – ligada à saída 
de documentos em um organismo. 
 
4ª) Autuação – colocar na capa do processo o carimbo de protocolo – numerador/datador – de 
preferência, no canto superior direito. 
 
As atividades e suas respectivas características no setor de protocolo: 
 
1. Recebimento 
Nesta etapa, o setor de protocolo recebe documentos provenientes de várias origens. Por exemplo, 
recebe correspondências advindas do correio, de malotes, assim como outros documentos encami-
nhados por terceiros à instituição. É, nesse sentido, a porta de entrada de qualquer documento en-
viado por terceiros à instituição. 
 
 
 
 
 
 
 
 
2. Registro e Autuação 
É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informati-
zado ou manual), atribuindo ao mesmo um número codificado de acompanhamento. A autuação, 
utilizada geralmente para processos, é também conhecida como protocolização. O protocolo tam-
bém é responsável pela autuação de documentos advindos dos próprios setores da organização, 
dando início a processos administrativos internos. 
 
3. Classificação 
Etapa em que o protocolo efetua a análise do documento a fim de identificar o assunto do mesmo, 
classificando-os de acordo com o plano de classificação da instituição. É importante enfatizar que, 
nesta etapa, os envelopes das correspondências devem ser abertos pelo setor de protocolo, para 
que seja efetuada a classificação efetiva dos mesmos, desde que não sejam sigilosos ou particula-
res. Esses documentos de caráter confidencial só devem ser abertos por seus destinatários. 
 
4. Expedição/Distribuição 
É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Chama-se de distribuição 
quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição. 
 
5. Controle da Tramitação/Movimentação 
O protocolo deverá fazer o controle da tramitação dos documentos, mediante sistema manual ou 
informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais passam os documentos. Tal 
controle sobre a movimentação dos documentos é importante para se saber em que local se encon-
tra determinado documento em um dado momento, bem como para se consultar os últimos anda-
mentos realizados na sua tramitação. 
 
Arquivamento (na fase corrente) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Empréstimo e consulta 
Ao emprestar determinado documento, deve-se exigir do requisitante a assinatura de um recibo 
(para controle do acervo e garantia de sua integridade). Nesta etapa recomenda-se o uso da guia-
fora. Com a guia-fora ficará o recibo do dossiê, que conterá informações relevantes acerca do em-
préstimo realizado (data da retirada do documento, quem o retirou, entre outros dados). 
 
Prazo de empréstimo de um documento arquivístico: até 10 dias, podendo haver renovação. A 
fim de facilitar a cobrança e controlar os prazos estipulados, usa -se os arquivos de prosseguimento 
ou andamento (são fichários de lembretes), também conhecidos pelo nome de “follow-up” ou sis-
tema de vigilância contínua. 
 
Destinação 
A destinação é uma das fases da gestão (considerada a mais importante), e esta envolve o conjun-
to de procedimentos e operações técnicas relacionadas à idade corrente. Além disso, devemos ter 
em mente que a avaliação ocorre na idade corrente, e um documento é avaliado para que se possa 
traçar a sua destinação final de maneira adequada. 
 
 
AULA 14 
 
Acondicionamento 
Os acondicionamentos são os itens de proteção mais próximos aos documentos, formando uma 
barreira contra os poluentes, a luz, a temperatura, a umidade relativa, o ataque biológico, e o ma-
nuseio. Os documentos devem ser acondicionados em mobiliários adequados, assim como em in-
vólucros (proteção) que assegurem que sejam preservados.Naturalmente, deve-se respeitar o tipo 
de suporte e características físicas de cada suporte. 
 
O mobiliário tem a função de facilitar o acesso aos documentos, proteger contra danos físicos, quí-
micos e mecânicos. Os documentos devem ser guardados ou armazenados, por exemplo, em: 
 
 1. Arquivos 
 2. Estantes 
 3. Armários 
 4. Prateleiras 
 
 
 
 
 
 
 
Dica de Prova!!!!! 
E sendo apropriados a cada suporte e formato. Nenhum documento pode ser armazenado sobre o 
chão. 
 
As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas lon-
ge de campos magnéticos que possam causar a distorção ou a perda de dados. O armazenamento 
será preferencialmente em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestático. 
 
As embalagens protegem os documentos contra a poeira, danos acidentais e minimizam variações 
externas de temperatura e umidade relativa, reduzindo os riscos de danos por água e fogo em ca-
sos de desastre. 
 
As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos e à pressão, 
caso tenham de ser empilhadas. Precisam ser mantidas em boas condições de conservação e lim-
peza, de forma a proteger os documentos. 
No caso de caixas não confeccionados em cartão alcalino, recomenda-se o uso de invólucros inter-
nos de papel alcalino, para evitar o contato direto de documentos com materiais instáveis. 
 
 Armazenamento 
O armazenamento é o sistema que recebe o documento, acondicionado ou não, para ser guar-
dado. Consiste no mobiliário das salas destinadas à guarda do acervo: estantes, arquivos e armá-
rios. 
 
Observação: Note que por essa definição você não precisa acondicionar para depois armazenar. 
Pode ocorrer o armazenamento diretamente. 
 
Depósitos 
Os depósitos merecem atenção especial quanto às condições ambientais. Deve-se observar a na-
tureza do suporte físico dos documentos armazenados. 
Eles devem respeitar especificações técnicas especiais de resistência estrutural e de carga, de 
compartimentação e pé direito, além de iluminação e de condicionamento do ar. Há ainda reco-
mendações especiais para segurança, proteção contra sinistros, atos de roubo e vandalismo. 
Os depósitos devem estar separados entre si e do restante do prédio por paredes, pisos e portas 
especiais. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Cada depósito deve ter uma área máxima de 200 m2. 
A escolha de materiais de construção, de acabamento e de equipamentos deverá obedecer a rigo-
rosas especificações de segurança contra acidentes, agressão ambiental ou biológica, e assegurar 
boa conservação. 
 
Notou a preocupação em preservar os documentos? 
Mesmo considerando os efeitos benéficos da luz solar como agente microbicida, o acervo deve fi-
car protegido de suas radiações. Por isso, recomenda-se limitar a área de aberturas a 20% das 
áreas de fachada. Veja como é importante saber que a luz não é tão “amiga” do papel. 
 
Depósitos especiais 
É natural que o armazenamento de fotografias, filmes, discos, registros eletrônicos, fitas de áudio e 
vídeo magnéticas exija condições especiais de armazenamento. E o seu depósi to deve ter os equi-
pamentos para climatização decididos caso a caso, com a orientação de especialistas. 
Um exemplo: a fotografia preto e branco precisa de temperatura de 12°C com variação, para mais 
ou para menos, de 1°C. A umidade relativa do ar deve ser de 35% com variação de 1% para mais 
ou para menos. Logo, a temperatura para fotos em preto e branco pode se de 11°C a 13°C e a 
Umidade Relativa do Ar, pode ficar entre 34% e 36%. 
 
 
 
Mapoteca 
Para acondicionar documentos de grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, serão 
necessários móveis especiais para o acondicionamento horizontal. 
As gavetas das mapotecas não devem ter muita altura para evitar o acúmulo de documentos, o que 
acarretaria problemas de conservação e mantendo a preservação dos documentos. 
Além de gavetas rasas, devem ser previstas mesas de dimensões compatíveis com o formato des-
ses documentos e dispostas de forma a facilitar a retirada dos documentos das mapotecas, quando 
necessário. 
 
 
 
 
 
 
 
Temperatura e umidade relativa do ar (UR) 
 
As condições adequadas de temperatura e de umidade relativa do ar são elementos vitais para 
prolongar a vida dos registros. 
 
Quando os níveis de umidade relativa (UR) são muito baixos, pode ocorrer a quebra das fibras e 
esfarelamento dos materiais orgânicos fibrosos. 
Já com UR acima de 65%, crescem micro-organismos e ocorrem reações químicas danosas. 
 
 
 
Proteção contra poluição 
Os poluentes são classificados como externos e internos. 
O ar dos centros urbanos e industriais contém uma grande diversidade de partículas e gases. As 
partículas que compõem a parte sólida dos poluentes são de dimensões microscópicas. Reúnem 
especialmente o pó, a fuligem e os esporos dos micro-organismos. Os gases formam os po-
luentes mais reativos e perigosos para os documentos. O dióxido de enxofre, o sulfeto de hi-
drogênio, os óxidos de nitrogênio e o ozônio possuem comprovada ação destrutiva. 
 
Iluminação 
As radiações luminosas podem causar sérios danos aos materiais. A radiação é cumulativa. Isso 
quer dizer que o dano causado pela radiação se relaciona à intensidade e ao tempo de exposição. 
A radiação ultravioleta é invisível e constitui a forma mais energética e destrutiva da luz, devendo, 
no que se refere à conservação de documentos, ser evitada ao máximo. Entretanto, as radiações 
visíveis também podem causar danos e, portanto, os níveis de luminosidade medidos em lux de-
vem ser sempre controlados. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Os níveis de i luminação adequados para as áreas de trabalho e de leitura são em torno de 800 lux. 
Nas salas de leitura e de trabalho deve ser uti lizada a luz natural e artificial, sempre que possível 
combinadas, atendendo às necessidades de conforto visual. Nos corredores, vestíbulos e depósitos 
a intensidade pode ser reduzida para 500 ou 450 lux. 
 
 A radiação ultravioleta (UV) é medida em microwatts por lúmen (μw/l). O limite padrão para fins de 
preservação é de 75 μw/l. Qualquer fonte de luz com emissões superiores de UV tem de ser filtra-
da. 
 
 
Aula 15 
 
TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTE FÍSICO 
 
Microfilmagem 
 
Microfilmagem é uma técnica que permite criar uma cópia do documento em gênero micrográfico 
(microfilme ou microficha). 
 
Microfilme é o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, 
por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução (Decreto no 1.799/1996 – 
regulamenta a lei da microfilmagem). 
O microfilme reduz os espaços em aproximadamente 98%, em relação ao documento original. Com 
isso, há um domínio maior da massa documental, implicando a busca mais eficiente da informação. 
A microfilmagem não elimina o prévio tratamento da documentação. 
 
Objetivos 
 Reduzir o volume documental; 
 Garantir a sua durabilidade (expectativa de vida: 500 anos). 
 Conservar os documentos por tempo indeterminado ou permanente; 
 Proteger os documentos dos riscos de incêndio, inundação ou furto. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Vantagens 
 
 Validade legal: a microfilmagem é um processo de reprografia autorizado pela Lei Federal nº 
5.433/1968 e pelo Decreto Federal nº 1.799/1996. Isto confere ao microfilme o mesmo valor 
legal do documento original, inclusive em juízo. 
 Redução de espaço: no modal de substituição, a microfilmagem é capaz de anular a neces-
sidade de serem mantidos os arquivos em suportes convencionais, como o papel. 
 
Uma vez microfilmados, os documentos poderão ser eliminados, desde que não sejam arquivos 
históricos. 
 
 Segurança: por determinação legal, para cada microfilme produzido deverá ser extraído um 
filme cópia, que deverá ser armazenado em local distinto do filme original. Isto contribui para 
a segurança da informaçãomicrofilmada. 
 Preservação longa: respeitando-se as normas técnicas da microfilmagem e observando-se 
medidas adequadas de acondicionamento, conservação e manuseio, os microfilmes podem 
perdurar por longos tempos. 
 
Desvantagens 
 Alto custo 
 É difícil a comparação entre imagens, em um mesmo microfilme. 
 
Aspecto legal da microfilmagem 
A legislação brasileira determina a guarda de originais por tempo determinado ou indefinidamente. 
A reprodução de um microfilme no formato do documento exige, para sua validade, que seja auten-
ticado em cartório e à vista do documento original. Portanto, a microfilmagem não deve ser ente n-
dida apenas como substituidora de documentos originais. 
 
IMPORTANTE: antes de qualquer alteração de suporte de arquivo, devem ser considerados fatores 
relacionados a questões legais e também do estudo de viabilidade econômica desta mudança. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Etapas 
 
Etapa I – preparo: retirar grampos e clips; desamassar todos os documentos; definir o arranjo da 
documentação, entre outros procedimentos. 
Etapa II – microfilmagem: depois de preparados, os documentos serão microfilmados (microfi lma-
doras rotativas ou planetárias). Diversos fatores serão levados em conta na hora de se decidir por 
um determinado equipamento (tamanho e conservação do documento etc.) 
Etapa III - processamento: tal procedimento dará visibilidade ao documento microfilmado. 
Etapa IV – duplicação: a microforma original será preservada em um arquivo de segurança. As 
cópias poderão ser acessadas por quem de direito. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
(*) Números de referência da Norma ISO 7000/1984, incluídos na ISO 9878/1990. 
OBS: As letras e números das mensagens, que acompanham os símbolos obrigatórios indicados 
no item 1, deverão ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. 
Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 14 e 30 pontos. Na ausência 
da fonte ARIAL, usar letras e números não serifados, isto é, sem qualquer tipo de adorno, em ta-
manho igual ou superior a 18 milímetros para os símbolos indicados no item 1. Para os símbolos 
indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 3 e 7 milímetros. 
 
 
Aula 16 
 
DOCUMENTOS ELETRÔNICOS E DIGITAIS 
 
Conceitos básicos 
O documento arquivístico é informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida 
ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que 
possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. 
 
O documento arquivístico digital é um documento arquivístico, em formato digital, produzido, pro-
cessado e armazenado por um computador. 
 
O DIBRATE define documento digital como “Documento codificado em dígitos binários, acessível 
por meio de sistema computacional” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 75). 
Já o Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) define documento digital 
como “Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de 
sistema computacional” (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2014, p.19). 
 
Documentos digitais - Vantagens 
• Economia de espaço físico; 
• Ganho de produtividade; 
• Otimização dos fluxos de trabalho; 
• Facilidade de acesso aos estoques de informação; 
• facilidade de geração e distribuição de dados e informações digitais. 
Documentos digitais - Problemas 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
• Fragilidade intrínseca do armazenamento digital – degradação física do suporte. 
• Rápida obsolescência da tecnologia digital: hardware, software e formatos; 
• Dificuldade em garantir a integridade dos documentos – fácil acesso; 
• Complexidade e custos da preservação digital; 
• Dependência social da informação digital: dependência do documento digital como fonte de 
prova das funções e atividades de indivíduos, instituições e governos. 
 
Documento digital 
Documento que já nasce em suporte eletrônico e em código binário. Apresenta-se na forma origi-
nal. 
 
Documento digitalizado 
Documento que nasce em outro suporte (papel, filme etc.) e depois é reproduzido (cópia, imagem) 
e inserido no computador. 
 
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) 
é um conjunto de tecnologias para organizar a informação não estruturada (quando não está ar-
mazenada em banco de dados) de uma instituição/órgão. O GED cuida de gerenciar, de forma ele-
trônica, os documentos não estruturados, como e-mail, planilhas, imagens e etc. Há algumas tecno-
logias utilizadas pelo GED como workflow (automação de fluxos), gestão de documentos, proces-
samento de formulários e outros. 
 
O gerenciamento eletrônico dos documentos funciona com softwares e hardwares específicos e 
usa, geralmente, as mídias ópticas para armazenamento. A sua finalidade é otimizar e racionalizar 
a gestão documental. 
 
Os documentos são preparados, no GED, para serem digitalizados em “escâners especiais”. De-
pois de digitalizados, eles são conferidos e gravados em meios magnéticos ou discos ópticos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
No GED, podemos listar as seguintes tecnologias relacionadas com a Arquivologia: 
 
 Document Management – DM (Gerenciamento de documentos): É a tecnologia que permite 
gerenciar a produção, revisão, aprovação e eliminação de documentos eletrônicos. O setor 
de protocolo se beneficiou bastante com ela. 
 Document Imaging – DI (Gerenciamento da imagem dos documentos): É a tecnologia mais 
divulgada do GED. Converte papel em imagem (meio físico para o digital), através do pro-
cesso de digitalização, com o uso de scanners. 
 Record and Information Management – RIM: É o gerenciamento do ciclo vital de um docu-
mento, não importando a mídia em que ele se insira. 
 Workflow (Gestão do fluxo de trabalho): Controla e gerencia processos dentro de uma orga-
nização, garantindo que as tarefas sejam executadas por pessoas capacitadas, e no espaço 
de tempo previsto. 
 
Já o Gerenciamento de Documentos Eletrônicos (GDE) tem foco nos documentos nascidos 
digitalmente (nato digitais/estruturada) agregando outros elementos, como: 
 
 Metadados 
 Controle de versão 
 Autorias declaradas (não repúdio) 
 Trilhas de auditoria 
 Outras 
 
O GDE ocorre por meio de ferramentas digitais como intranets portais e ferramentas de workflow, 
dentre outros. 
 
Diferenças entre documento digital e o documento digitalizado. 
 
O documento digitalizado é um tipo de documento digital. Os documentos digitais têm duas origens 
distintas: os que já nascem digitais e os que são gerados a partir de digitalização. Ambos são codi-
ficados em dígitos binários, acessíveis e interpretáveis por meio de um sistema computacional. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
a) digitalização 
• Reprodução por varredura eletrônica. 
• Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropria-
do, como um escâner (definição do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arqui vística, do Arquivo 
Nacional). 
 
b) documentos eletrônicos 
são aqueles elaborados por meio de um computador, sendo seu autor identificável por meio de um 
código, chave e outros procedimentos técnicos, e conservados, grande parte deles, em memórias 
eletrônicas de massa. 
 
Vejamos exemplos do Conarq! 
 
1) Documento nato digital: Textos em Microsoft Word, fotografias tiradas em câmeras digitais, 
plantas de arquitetura e urbanismo criadas em AutoCAD, mensagens de correio eletrônico, plani-
lhas eletrônicas. 
 
2) Documento digitalizado: Cópia digitalizada da Lei Áurea; negativos e fotografias escaneados. 
 
Vantagens dos documentos digitais: 
• economia de espaço físico; 
• ganho de produtividade; 
• facilidade de acesso aos estoques. 
 
Desvantagens dos documentos digitais: 
• os documentos processados por computador podem ser manipulados com facilidade, sendo ins-
táveis e extremamente vulneráveis