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1 Prof. Tadeu Melo Caderno de Administração de Operações e Produção I Prof. Tadeu Melo E-mail: tadeu.sousa@bol.com.br mailto:tadeu.sousa@bol.com.br 2 Prof. Tadeu Melo Capítulo 1 - AS ORGANIZAÇÕES As organizações são instituições que compõem a sociedade moderna. Elas podem ser: organizações lucrativas (as empresas) ou organizações não lucrativas (exército, igreja, os serviços públicos, as entidades filantrópicas, etc). A nossa sociedade moderna e industrializada se caracteriza por ser uma sociedade composta de organizações. O homem moderno passa a maior parte do tempo dentro de organizações, das quais depende para nascer, viver, aprender, trabalhar, ganhar o seu salário, curar suas doenças, obter todos os produtos e serviços de que necessita etc. Algumas Organizações são formais, como o Exército e grandes corporações. São estruturadas de modo formal. Outra como um time de futebol da vizinhança tem uma estrutura mais informal (STONER, 1999). Importância das Organizações: As organizações servem a sociedade: permite que vivamos juntos e de modo civilizado. As organizações realizam objetivos: Através das organizações os objetivos são mais fáceis e mais rápidos de serem alcançados, do que por uma única pessoa. As organizações preservam o conhecimento: Por meio do registro das realizações passadas, guardam e protegem a maior parte do conhecimento que nossa civilização registrou. Ex.: universidades, museus, etc. As organizações proporcionam carreiras: Fonte de sobrevivência, de satisfação e realização pessoal. Qualquer organização é composta de: duas ou mais pessoas, que interagem entre si, através de relações recíprocas, para atingir objetivos comuns. As Empresas Uma das invenções mais complexa e maravilhosa. Cada empresa constitui uma criação particular, pois tem as suas próprias características, seus recursos, seus objetivos, etc. As empresas não são autônomas nem auto-suficientes. Elas precisam ser administradas por pessoas qualificadas. São orientadas para o lucro: Lucro (retorno financeiro que excede o custo). As empresas assumem riscos: Os riscos envolvem tempo, dinheiro, recursos e esforços. As empresas não trabalham em condição de certeza. As empresas são dirigidas por uma filosofia de negócios: Os administradores tomam decisões que se relacionam com mercados, custos, preços, concorrência, governos, etc. São avaliadas sob um ponto de vista contábil: Os investimentos e retornos devem ser registrados, processados e analisados de uma forma simplificada. ―É uma organização que utiliza recursos a fim de atingir determinados objetivos. É uma organização social por ser uma associação de pessoas que trabalham em conjunto para a exploração de algum negócio.‖ (CHIAVENATO, 2000). 3 Prof. Tadeu Melo Objetivo Principal das Empresas: A produção de bens ou de serviços a serem oferecidos ao mercado. Classificação das Empresas: Segundo CHIAVENATO (2000), as empresas classificam-se em: Quanto a propriedade, as empresa são: - Pública: São as empresas de propriedade do Estado. Seu objetivo é prestar serviços públicos fundamentais a coletividade (saneamento básico, segurança pública, energia elétrica, etc) e, por esta razão quase sempre tem a finalidade não lucrativa. São criadas por lei e são de responsabilidade do Estado. Quase sempre requerem investimentos elevados e apresentam retorno lento, sendo pouco atrativas para a iniciativa particular. - Privada: São as empresas de propriedade particular. Seu objetivo é produzir produtos ou prestar serviços a fim de obter lucro suficiente para remunerar o capital investido pelos investidores particulares. Quanto ao tamanho: - Empresas Grandes: Requerem uma estrutura organizacional composta de vários níveis hierárquicos de administração e de vários departamentos. Segundo a Caixa Econômica Federal é considerada uma empresa de grande porte, aquela que possui um faturamento anual acima de R$ 35.000.000,00. São organizadas na forma de sociedades anônimas de capital aberto, com ações livremente negociáveis nas bolsas de valores. - Empresas Médias: Deve possuir um faturamento a partir de R$1.200.000,00 até R$ 35.000.000,00. - Empresas Pequenas: Nas pequenas e médias empresas, os proprietários habitualmente dirigem seus negócios. As pequenas empresas, geralmente organizam-se na forma de sociedades por cotas, com responsabilidade limitada, ou sob forma de sociedade anônima. Geralmente para ser considerada uma empresa de pequeno porte seu faturamento anual deverá ser até R$ 1.200.000. - Microempresas: Segundo a Lei 9.841 de 05/10/99, considera-se microempresa a pessoa jurídica que tiver receita bruta anual igual ou inferior a R$ 244.000,00. De acordo com os artigos 170 e 179 da Constituição Federal, fica assegurada às microempresas e às empresas de pequeno porte tratamento jurídico diferenciado e simplificado nos campos administrativo, tributário, previdenciário, trabalhista, creditício e de desenvolvimento empresarial, visando seu o funcionamento e assegurando o fortalecimento de sua participação no processo de desenvolvimento econômico social. Quanto a constituição, as empresas podem ser constituídas por: - Recursos Humanos (pessoas). - Recursos Não Humanos (materiais, financeiros, tecnológicos, mercadológicos, etc.). Quanto ao tipo de produção: 4 Prof. Tadeu Melo - Primárias ou extrativas: São as empresas dedicadas às atividades agropecuárias e extrativas (vegetais e minerais), como as empresas agrícolas, de mineração, de perfuração e extração de petróleo. - Secundárias ou de transformação: São as empresas que produzem bens físicos por meio da transformação de matérias-primas, através do trabalho humano com o auxílio de máquinas, ferramentas e equipamentos. É o caso das indústrias, construção civil e geração de energia. - Terciárias ou prestadoras de serviços: são empresas especializadas em serviços (como o comércio, bancos, financeiras, empresas de comunicações, hospitais, escolas, etc.). Seu objetivo é prestar serviços para a comunidade (empresas estatais) ou para obter lucro (quando são particulares ou privadas). Segundo IRION (1997), o setor terciário está crescendo cada vez mais: a agropecuária e a indústria, tradicionais geradores de emprego reduziram e tendem a reduzir ainda mais as oportunidades de trabalho. A monocultura e a mecanização das lavouras causam desemprego no campo. A informatização, a automação e a robotização das indústrias geram fábricas com reduzido número de trabalhadores. A instalação de novas indústrias não produz novos empregos como anteriormente fazia. Fábricas já instaladas anunciam aumento da produção e redução do quadro de empregos. As oportunidades de trabalho se deslocam para as atividades terciárias. A atividade econômica, insuficiente para absolver a mão-de-obra, estimula a informalidade como meio de se reduzir o problema do desemprego. Formas de Organização Mecanística e Orgânica MECANÍSTICA ORGÂNICA As tarefas são subdivididas em partes especializadas e separadas. Os empregados contribuem para a tarefa comum do departamento. As tarefas são rigidamente definidas As tarefas são ajustadas e redefinidas mediante o trabalho em equipe dos empregados. Existe uma estrita hierarquia de autoridade e controle e também muitas regras. Existe menos hierarquia de autoridade e controle e também poucas regras. O conhecimento e o controle das tarefas são centralizados no topo da organização O conhecimento e o controle das tarefas são localizados em qualquer ponto da organização A comunicação é vertical. A comunicação é horizontal. Fonte: Richard Daft. Teoria e Projeto das Organizações, 1999. 2. ADMINISTRAÇÃO De acordo com CHIAVENATO (2000) a palavra administraçãotem origem no latim e significa: Ad = (direção para, tendência, junto de) Minister = Comparativo de inferioridade, o sufixo ter (subordinação e obediência) aquele que realiza uma função abaixo do comando de outrem. Função que se desenvolve sob o comando de outro, um serviço que se presta a outro. A administração tem como tarefa, interpretar os objetivos propostos pela empresa e transformá-los em ação empresarial através do planejamento, organização, direção e 5 Prof. Tadeu Melo controle de todos os esforços realizados, em todas as áreas e em todos os níveis da empresa, a fim de atingir tais objetivos. A administração é uma condição indispensável para o sucesso de cada empresa. A administração representa a solução da maior parte dos problemas que afligem a humanidade nos dias de hoje. Na realidade não existe países desenvolvidos ou subdesenvolvidos, mas países bem ou mal administrados (Peter Druck). ―A administração é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros da organização e o uso de todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos‖. (STONER, 1999). Segundo FOLLET M. Paker apud STONER, ―a administração é a arte de fazer as coisas através das pessoas‖. 3. ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO: Segundo MOREIRA (1999), Administração da Produção e Operações diz respeito àquelas atividades orientadas para a produção de um bem físico ou a prestação de um serviço. É o campo de estudo dos conceitos e técnicas aplicáveis à tomada de decisões na função de produção ou operações. É a tomada de decisões quanto aos recursos produtivos ou mais diretamente as formas de utilizá-los, do ponto de vista administrativo, com o intuito de conseguir melhores resultados. A Administração da Produção trata da maneira pela qual as organizações produzem bens e serviços. Tudo o que você veste, come, sente em cima, usa, lê ou usa na prática de esportes chega a você graças aos gerentes de produção que organizaram sua produção. (SLACK, 1999, p.25) De acordo com DAVIS et al (2001), a administração da produção (A.P) é uma síntese de conceitos e de técnicas que se relaciona diretamente com a operação de sistemas e enfatiza sua gerência. É um campo de gestão, tem um papel gerencial no negócio. É o gerenciamento dos recursos diretos que são necessários para a obtenção dos produtos e serviços de uma organização (perspectiva corporativa). A partir de uma perspectiva operacional, a administração da produção pode ser vista como um conjunto de componentes, cuja função está concentrada na conversão de um número de insumos em algum resultado desejado. Essa conversão é denominada processo de transformação, que costuma ser tratado como núcleo técnico, especialmente em organizações de manufatura. Um componente pode ser uma máquina, uma pessoa, uma ferramenta, ou um sistema gerencial. Um insumo pode ser uma matéria-prima, uma pessoa ou um produto acabado de outro processo. Insumos Resultados Clientes e/ou materiais Bens e serviços AP é a gestão do processo de conversão que transforma insumos, tais como matéria- prima e mão-de-obra, em resultados na forma de produtos acabados e serviços. Processo de transformação (componentes) 6 Prof. Tadeu Melo Diferenças entre bens e serviços BENS SERVIÇOS Tangíveis Intangíveis Podem ser estocados Não podem ser estocados Nenhuma interação entre cliente e processo. Interação direta entre cliente e processo. Relação Insumo –transformação - resultado Sistema Insumo Componentes Transformação Resultado Hospital Pacientes/produ tos médicos Médicos/enferme iros/equipament os Programas de saúde Pessoas saudáveis Restaurante Clientes com fome/alimentos Cozinheiro/garço ns/ambiente Alimentos bem preparados/be m- servidos/ambie nte agradável Clientes satisfeitos Fábrica de automóveis Chapas de aço/ peças de motor Ferramentas/equ ipamentos/trabal hadores Fabricação e montagem de carros Carros de alta qualidade Faculdade ou Universidad e Formados no segundo grau/livros Professores/sala de aula Passagem do conhecimento e habilidades Pessoas com educação. Produção - (De acordo com MAYER, 1984) Em uma Organização Industrial: É a fabricação de um objeto material, mediante a utilização de homens, materiais e equipamentos. Em uma Organização de Serviços: Produção é o desempenho de uma função que tenha alguma utilidade, esta Função varia, desde o conserto de um automóvel até a prestação de Assessoria jurídica. 4. EVOLUÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO Segundo MOREIRA (1999), a Administração da Produção percorreu um longo caminho até chegar ao que é hoje. Desde a pré-história até as primeiras cidades, há cerca de 6000 anos atrás. Ao final do século 18, a agricultura era a indústria predominante em todos os países. A manufatura, como hoje conhecemos, não existia. As mercadorias eram com freqüência feita sob medida por artesãos que gastavam muitos anos como aprendizes, aprendendo cada aspecto de como fazer uma mercadoria ou fornecer um bom serviço. 7 Prof. Tadeu Melo Os precursores das primeiras máquinas usadas em escala quase industrial seriam encontrados na Idade Média com a sua própria Revolução Industrial que persegue até pelo menos o século XIV. A Revolução Industrial dos séculos 18 e 19, marcou o início da produção industrial moderna acompanhada com a utilização excessiva de máquinas, com a criação de novas fábricas, com os movimentos dos trabalhadores contra as condições desumanas de trabalho, etc. A partir dessas transformações urbanas e rurais surgiu o começo de uma nova etapa na civilização. A Inglaterra tornou-se uma grande potência mundial do século XIX. O seu poderio econômico e político dava-se devido a capacidade de produção de produtos manufaturados. No entanto, as técnicas de administração tornaram-se mais populares durante a maior parte do século XX, desenvolvendo-se nos Estados Unidos da América. Se a Inglaterra foi hegemônica no século XIX, o século XX foi marcado pela predominância industrial, política e econômica dos EUA. A chamada produção em massa, que foi e continua sendo a marca registrada dos Estados Unidos, o símbolo do seu poderio industrial, pode ser encontrada já em 1913, quando começou a linha de montagem dos automóveis Ford. Já em fins do século passado e início do presente, havia sido introduzida a noção de ―administração científica‖ da produção, quando Frederick Taylor, um esforçado engenheiro a serviço da máquina produtiva americana, advogava a aplicação de racionalidade e métodos científicos à administração do trabalho nas fábricas. Com os avanços, após a Segunda grande guerra mundial, onde a nação americana firmou-se definitivamente como potência, fizeram com que muitos observadores e estudiosos acreditassem que as técnicas produtivas e a posição norte-americana eram virtualmente definitivas. A administração da produção assumiu um caráter de gerência industrial dentro de uma situação absolutamente sob controle. Devido às mudanças de mercado, surgiu um ambiente concorrencial interno e externo. As áreas de Marketing e de Finanças assumiram posições de destaque, levando a um relativo esquecimento da importância da área industrial. Originando-se, logo em seguida, na década de 60, um súbito crescimento da área de serviços na economia americana. A partir de então, foi transplantado conceitos e técnicas desenvolvidos na área industrial para outras atividades. O termo Operações foi introduzido para designar essas novas aplicações. No Brasil a Administração da Produçãochegou tardiamente. Muitas universidades relutam em utilizar os termos Administração de Operações ou Administração de Produções e Operações, que indica maior abrangência do campo de estudo. Na década de 70, a Administração da Produção readquiriu uma posição de destaque na moderna empresa industrial, nos EUA e a nível mundial. Os fatos históricos que levaram a esse estado de coisas foram, em particular, o declínio norte-americano em termos de produtividade industrial e no comércio mundial de manufaturas, e o crescimento de algumas potências nesses aspectos, notadamente no Japão. Segundo DAVIS (2001), a AP vem recebendo reconhecimento crescente em anos recentes devido a várias razões, entre as quais: 8 Prof. Tadeu Melo A aplicação da AP a operações de serviços: segundo Theodore Levitt, da Harvard Business School, muitos conceitos que haviam sido previamente desenvolvidos para a manufatura podem, na verdade, ser aplicados a operações de serviços. Tais conceitos podem ser vistos nos estabelecimentos de fast-food McDonald‘s (onde hambúrgueres são preparados em lotes de 12 por vez), ente outras empresas. Uma definição expandida da qualidade: organizações bem sucedidas agora reconhecem que a qualidade não está mais limitada a produção, sendo importante em todas as áreas funcionais, por toda a organização. Expansão dos conceitos de AP para outras funções: muitas das ferramentas e dos conceitos que são amplamente usados na função produção também tem aplicação nas outras áreas funcionais de uma organização, tais como marketing, finanças, recursos humanos, contabilidade, etc. A contratação de pessoal em recursos humanos é um processo, assim como o é o projeto de um novo produto na engenharia e a concepção de um novo produto pelo marketing. A compreensão de que a função da AP pode agregar valor ao produto final: através da qualidade, velocidade da entrega e flexibilidade. O novo paradigma da função produção é ser pró-ativo no processo corporativo de tomada de decisões, e maximizar o valor agregado aos bens e aos serviços que são fornecidos na forma em que melhor atenderem às necessidades específicas de seus clientes. O Mundo da AP em Eterna Mudança ―A AP está continuamente mudando para enfrentar os novos e excitantes desafios do atual mundo dos negócios. Este mundo sempre mutante é caracterizado pela crescente competição global e pelos avanços na tecnologia. A ênfase também está se deslocando dentro da função produção para conectá-la mais com os clientes e fornecedores‖ (DAVIS, 2001, p.29). Competição global ampliada: o mundo está transformando-se em uma aldeia global. Os mercados estão vulneráveis à concorrência de empresas em todos os cantos do mundo. Nos anos 60, nos EUA, apenas 7% das empresas foram exposta a concorrência estrangeira. No final dos anos 70, esse número passava de 70%. À medida que as empresas expandem seus negócios para incluir mercados estrangeiros, também a função da AP deve adotar uma perspectiva mais ampla e global, a fim de que as empresas permaneçam competitivas. Citamos como exemplo o Ford Escort na Europa, que é montado em duas localidades, na Inglaterra e na Alemanha, usando componentes que são produzidos em cerca de 20 países em todo o mundo. Avanços na tecnologia: a tecnologia da informação permite que coletemos dados sobre consumidores individuais, de forma que possamos adaptar individualmente produtos de consumo de massa para atender as necessidades de clientes individuais, exigindo clientes com habilidades em computação e trabalhadores cada vez mais capacitados, recebendo mais educação e treinamento. Relação da AP com os Clientes e Fornecedores Segundo DAVIS (2001) no passado, a maior parte das organizações de manufatura encarava a produção como uma função interna que tinha de ser protegida do ambiente externo por outras funções organizacionais, pois proteger o processo de transformação da influência direta do ambiente tem sido algo tradicionalmente desejável por várias razões: a interação com elementos ambientais poderia constituir uma influência perturbadora no processo de transformação; o processo de transformação era mais eficiente do que os processos necessários para a obtenção de insumos e a distribuição dos bens acabados, entre outras. Contudo havia algumas desvantagens: uma delas era 9 Prof. Tadeu Melo que não havia informações entre as funções limítrofes e de processo, conduzindo a inflexibilidade; Outra era a falta de comunicação, especialmente, para produtos de alta tecnologia entre o chão de fábrica impossibilitando a solução de problemas técnicos durante a produção. Cada vez mais as empresas estão reconhecendo a vantagem competitiva obtida quando o processo de transformação não fica isolado, como quando os clientes são os primeiros convidados a visitar as novas instalações da empresa. Da mesma maneira, as empresas também estão trabalhando mais perto dos fornecedores. Companhias como a Toyota, por exemplo, pedem que os fornecedores entreguem o produto diretamente no chão de fábrica, eliminando qualquer necessidade de ter um estoque. Esta tendência de ter o processo de transformação trabalhando mais proximamente de clientes e fornecedores, em igual intensidade, costuma ser denominado de cadeia de valor de um produto (consistindo de todos os passos que agreguem valor ao produto sem a distinção quanto a onde são agregados. Este conceito busca eliminar todos os passos que não agregam valor (tais como inspeção e estoque). Cadeia de Valor e suas Funções de Apoio Ambiente A Empresa Fornecedores Processo de Clientes Transformação Estrutura Organizacional da AP A AP estrutura-se de acordo com o sistema de produção adotado e com a tecnologia empregada, no sentido de aproveitar a proximidade dos recursos naturais e dos mercados consumidores. Geralmente, a AP tem uma estrutura organizacional descentralizada. Seus componentes estão espalhados territorialmente por várias regiões para economizar transporte de matéria-prima ou aproveitar a mão-de-obra. Muitas empresas terciárias possuem várias lojas, filiais, agências bancárias para maior contato com os clientes/usuários. Órgãos Desenvolvimento do Produto Engenharia Industrial Planejamento e Controle da Produção Produção Administração de Materiais Controle de Qualidade 10 Prof. Tadeu Melo Manutenção Cargos Diretor de Produção/ Operações Gerente Regional de Manufatura/Administrador-Chefe; Supervisor de Departamento/Gerente de Departamento Controlador de Produção/Analista de Sistema Gerente de Materiais/Agente de Compras Engenheiro de Processo/Gerente de Atendimento ao Cliente. 5.RESPONSABILIDADES DO ADMINISTRADOR DA PRODUÇÃO Segundo SLACK et al (1999), os gerentes de produção possuem alguma responsabilidade por todas as atividades da organização que contribuem para a produção efetiva de bens e serviços. Responsabilidades Indiretas dos Gerentes de Produção - Informar as outras funções sobre as oportunidades e as restrições fornecidas pela capacidade instalada de produção; - Discutir com outras funções sobre como os planos de produção e os demais planos da empresa podem ser modificados para benefício mútuo; - Encorajar outras funções a dar sugestões para que a função produção possa prestar melhores ―serviços‖ aos demais departamentos da empresa. Responsabilidades Diretas da Administração da Produção - Entender os objetivos estratégicos da produção; - Desenvolver uma estratégia de produção para a organização; - Desenhar produtos, serviços e processos de produção; - Planejar e controlar a produção; - Melhorar o desempenho da produção. Conforme MAYER (1984), as principais responsabilidades do administrador da produção, entre outras são:Fazer o planejamento da produção: através de previsões da demanda dos produtos da empresa e a transferência dessas previsões para a demanda equivalente dos fatores de produção. Os cronogramas de produção podem ser ajustados a fim de se evitar grandes flutuações ou mesmo para permitir a produção e as compras em lotes econômicos, fornecendo em tempo hábil, dados sobre mão-de-obra, espécie e quantidade de material e equipamentos, facilitando ao Departamento de produção acertar prazos de entrega, conforme pedidos recebidos do almoxarifado. Controlar a Produção: para manter as datas estipuladas no recebimento de uma encomenda, ou seja, dar aos departamentos as necessárias instruções no Intuito de verificar a evolução da produção, aplicando medidas corretivas Quando se fizerem necessárias. Buscar a Qualidade da Produção: além de ser responsável pela satisfação das Exigências relacionadas com a quantidade e com a data da entrega, o Administrador é também responsável pela qualidade da produção. Garantindo Tal qualidade através das inspeções, como também empregar medidas que 11 Prof. Tadeu Melo Aumentem as possibilidades de o produto final atender às especificações Programadas, como por exemplo: as técnicas de controle da qualidade. Minimizar os custos de produção: escolher o método de produção mais eficaz, Uma vez que um produto pode ser fabricado de várias maneiras. Alguns são Mais econômicos que outros. Portanto uma análise dos métodos alternativos De produção deve ser feita, visando determinar o melhor método. Minimizar os custos com mão-de-obra: conhecendo qual o rendimento que a empresa pode esperar de cada empregado, através de técnicas de medidas de trabalho. Preocupação com o Layout da fábrica e com a movimentação de materiais, Pois para minimizar os custos de produção, deve garantir que um arranjo Físico mais eficiente seja desenvolvido e que se adote o mais eficiente Sistema de movimentação de materiais. Controlar os Estoques: fazer cronogramas das atividades de produção para Que as partes componentes possam ser fabricadas em lotes econômicos e Estejam à disposição quando necessárias, para atender as exigências dos Clientes. Organizar o abastecimento de matérias-primas e de componentes, De modo que possam ser adquiridos em lotes econômicos e estejam Estocados quando necessários à fabricação. Interesse em Métodos para a motivação dos Operários: com o intuito de maximizar sua eficiência. Relacionando os vencimentos do empregado a sua produção, isto é, proporcionar um incentivo salarial, uma vez que um aumento da produtividade da Mão-de-obra reduz custos unitários do produto. 6. QUESTÕES PRINCIPAIS ENFRENTADAS PELOS EXECUTIVOS DA ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO HOJE: Reduzir o tempo de desenvolvimento e de manufatura de novos bens e serviços; Obter e sustentar a alta qualidade ao mesmo tempo em que se controlam custos; Integrar novas tecnologias e sistemas de controle a processos existentes; Obter, treinar e manter trabalhadores e gerentes qualificados; Trabalhar efetivamente com outras funções do negócio para cumprir com os objetivos da empresa; Integrar atividades de produção e de serviços em múltiplos lugares em organizações descentralizadas; Trabalhar efetivamente com fornecedores e estar aberto para tratar com os clientes; Trabalhar efetivamente com novos parceiros obtidos através de alianças estratégicas . 7. A ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO E AS DIVERSAS ÁREAS DA ADMINISTRAÇÃO Administração Financeira: Relacionada com a administração dos recursos financeiros da empresa, isto é, com a busca, aplicação e retorno do dinheiro investido no negócio, fazendo as análises e controles devidos. Administração de Recursos Humanos: Relacionada com a administração das pessoas que trabalham na empresa, desde o presidente até o mais simples operário. Responsável pela provisão, selecionamento, treinamento e desenvolvimento dos colaboradores. Administração de Marketing: Gera e mantém a demanda. Responsável pela pesquisa de mercado, previsão de vendas, propaganda, promoção, relações com o cliente, etc. 12 Prof. Tadeu Melo Administração de Materiais: Responsável pelo suprimento, compras, e estocagem de materiais, como também, layout, etc. 8. FUNÇÕES GERENCIAIS DA ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO Segundo MOREIRA (1999), as funções gerenciais da Administração de Produção e Operações preocupa-se com o Planejamento, a Organização, a Direção e o Controle das Operações produtivas, de forma a se harmonizarem com os objetivos da empresa. 1. O planejamento dá as bases para todas as atividades gerenciais futuras ao estabelecer linhas de ação que devem ser seguidas para satisfazer objetivos estabelecidos, bem como estipula o momento em que essas ações devem ocorrer. Planejar significa, pensar antecipadamente em seus objetivos e ações e que seus atos sejam baseados em algum método, plano ou lógica e não em palpites. O planejamento e a tomada de decisão que lhes são inerentes podem ser classificados em três grandes níveis, segundo a abrangência que terão dentro da empresa, afetando fatias maiores ou menores da companhia: Nível Estratégico: o planejamento e a tomada de decisões são mais amplos em escopo, envolvendo: políticas corporativas (grandes políticas da organização), escolha de linhas de produtos, localização de novas fábricas, armazéns ou unidades de atendimento, projeto de processos de manufatura, etc. Ex.: Como iremos fazer o produto? Onde vamos localizar a fábrica? De quanta capacidade necessitamos? Nível Tático: Este nível é mais estreito em escopo que o anterior e envolve basicamente a alocação e a utilização de recursos. Em indústrias, o planejamento ocorre a nível de fábrica, envolve médio e moderado grau de risco. Ex.: De quantos trabalhadores precisamos? Quando precisamos deles? Devemos alocar horas-extras? Nível Operacional: Têm lugar nas operações produtivas, envolve curtos horizontes de tempo e riscos relativamente menores. Tarefas rotineiras como a alocação de carga aos departamentos produtivos e a programação da produção são exemplos, assim como o controle de estoques. Ex.: Em quais tarefas iremos trabalhar hoje ou esta semana? A quem atribuiremos tais tarefas? Quais trabalhos têm prioridades? 2. A Organização é o processo de juntar (combinar) os recursos produtivos: pessoal (mão-de-obra), matérias-primas, equipamentos e capital. Os recursos são essenciais à realização das atividades planejadas, mas devem ser organizados coerentemente para um melhor aproveitamento. 3. A Direção é o processo de transformar planos que estão no papel em atividades concretas, designando tarefas e responsabilidades específicas aos empregados, motivando-os e coordenando seus esforços. 4. O Controle envolve a avaliação do desempenho dos empregos, de setores específicos da empresa e dela própria como um bloco, e a conseqüente aplicação de medidas corretivas se necessário. 13 Prof. Tadeu Melo 9. O PAPEL DA AP DENTRO DA ORGANIZAÇÃO O mercado consumidor (os clientes dos bens e serviços da empresa) dá forma à estratégia corporativa da companhia. Essa estratégia está baseada na missão corporativa e, basicamente reflete como a empresa planeja usar todos os seus recursos e suas funções (marketing, finanças e produção) para obter uma vantagem competitiva. A estratégia de produção especifica como a empresa irá empregar suas capacidades de produção para apoiar sua estratégia corporativa. A estratégia de marketing aborda a forma como a empresa irá vender e distribuir seus bens e serviços e a estratégia de finanças identifica qual a melhor forma de utilizar os recursos financeiros da empresa (DAVIS et al, 200, p.24). O que é estratégia? É um compromisso com a ação. É o padrãoglobal de decisões e ações que posicionam a organização em seu ambiente e têm o objetivo de fazê-la atingir seus objetivos de longo prazo. Estratégia de Produção Segundo SLACK (1999) é o padrão global de decisões e ações, que define o papel, os objetivos e as atividades da produção de forma que estes apóiem e contribuam para a estratégia de negócios da organização. De acordo com DAVIS (2001), preocupa-se com o desenvolvimento de uma planejamento de longo prazo para determinar como melhor utilizar os principais recursos da empresa, de modo que haja um alto grau de compatibilidade entre esses recursos e a estratégia corporativa de longo prazo da companhia. Prioridades competitivas que são selecionadas para apoiar uma determinada estratégia: a) Custos: uma empresa deve, necessariamente, ser um produtor de baixo custo. Ex.: Custo de funcionários; instalações, tecnologia e equipamentos; e materiais. b) Qualidade: pode ser dividida em qualidade do produto e do processo. O nível adequado de qualidade de um produto consiste em enfocar as exigências do cliente. A meta da qualidade de processo consiste em produzir produtos livres de erros. Ex.: os pacientes são consultados e mantidos informados, funcionários são corteses, amigáveis e solícitos; produtos estão em boas condições; produto confiável. c) Entrega: a velocidade de entrega é um fator determinante na decisão de compra. Mercado Consumidor Estratégia Corporativa Estratégia de Produção Estratégia de Marketing Estratégia de Finanças 14 Prof. Tadeu Melo d) Flexibilidade: ser capaz de mudar a operação de alguma forma. Poder ser alterar o que a operação faz, como faz ou quando faz. Ex.: Introdução de novos bens ou promoções; habilidade de se ajustar ao número de consumidores atendidos; tempos de entrega diferentes. e) Serviços: variedade de serviços para obtenção de vantagem competitiva. 10. OS PRODUTOS/SERVIÇOS A empresa trabalha para produzir um produto ou prestar um determinado serviço. Verificamos dois tipos de classificação: a classificação em bens (produtos) ou serviços e a classificação em produtos/serviços concretos ou abstratos: a) Em bens ou serviços: são os produtos físicos tangíveis e visíveis, como um pão, lâmpada, uma mesa, etc. Quando os bens são destinados diretamente ou indiretamente ao consumidor são chamados de bens de consumo (roupas, produtos de higiene, alimentos. Podem ser desdobrados em duráveis (eletrodomésticos, automóveis, etc.), em perecíveis cuja duração é restrita ao tempo e armazenagem e os semi-duráveis (vestuário/calçados). Quando os bens são destinados à produção de outros bens de produção/capital são chamados de bens de produção (máquinas, computadores, etc.).Os serviços são atividades especializadas que as empresas oferecem ao mercado. b) Classificação de produtos/serviços concretos ou abstratos: Concreto pode ser descrito com grande precisão, medido e avaliado. É palpável e tangível. O produto abstrato não permite a descrição precisa, nem a identificação e especificação adequada. Ex.: ensino, educação. Componentes do Produto Apresentam apenas dimensões tangíveis do produto. a) As partes e subpartes que compõem o produto/serviço: Matéria-prima: trigo em relação a farinha; Fio em relação ao tecido. b) Embalagem: Envolve o produto para guardá-lo ou protegê-lo da melhor maneira possível. Apresenta 3 funções cruciais: Técnica para proteção e guarda do produto; Logística para manuseio e transporte do produto; Comunicação que é a imagem visual do produto. Exemplos de tipos de embalagem: madeira, papelão, tambores metálicos, plásticos vidros, etc. c) Qualidade: É a adequação a determinadas especificações ou padrões tomados como referência. Quanto maior a qualidade de um produto/serviço tanto maior será a sua aproximação dos padrões e especificações adotados. d) Custo: é a soma dos encargos assumidos pela empresa para obter os recursos (fatores de produção) utilizados na produção e na distribuição do produto/serviço. Custo de produção/serviço: custo de produção (diretos e indiretos) + distribuição (administração de vendas, financeira e administração geral). 15 Prof. Tadeu Melo Ciclo de Vida dos Produtos/Serviços De acordo com CHIAVENATO (1991) todo produto/serviço tem uma vida: nasce, cresce, amadurece, envelhece e morre. O ciclo de vida está relacionado ao tempo em que um produto/serviço consegue permanecer no mercado. a) Introdução: é o nascimento do produto/serviço, quando ele é criado, desenvolvido e lançado no mercado. Nesta fase a produção e as vendas são pequenas e crescem lentamente, pois o produto é desconhecido. É a fase em que a AP verifica as falhas de projeto e do processo, os problemas de qualidade e de matéria-prima. b) Crescimento: É a fase em que o mercado se familiariza com o produto/serviço e a AP aprende como melhor produzi-lo. Ocorre uma aceleração positiva nas vendas e na produção. O investimento na criação começa a ser recuperado. É a fase da aceitação do produto/serviço pelo mercado. c) Maturidade: Quando o produto/serviço já penetrou suficientemente no mercado e atinge um patamar elevado de vendas e de produção que se mantém inalterado. O mercado começa a ficar saturado e os concorrentes já estão lançando outras opções similares. Cada empresa concorrente procura aumentar a sua participação no mercado através da redução do preço, diminuindo os seus custo de produção ou abrindo mão de parte de seu lucro. d) Declínio: É a fase em que as vendas e a produção começam a decair progressivamente. À medida que as inovações são lançadas e o consumidor começa a mudar, tende a ocorrer um declínio nas vendas e na produção de todos os concorrentes. Os lucros diminuem com a queda das vendas e da produção. Fase da obsolescência. 11. FATORES DE PRODUÇÃO E RECURSOS EMPRESARIAIS Conforme CHIAVENATO (2001) afirma que todo processo produtivo depende de 3 fatores de produção: natureza, capital e trabalho integrados pela organização. A natureza fornece os insumos necessários (as matérias-primas, a energia). O capital fornece o dinheiro necessário para comprar os insumos e pagar os empregados. O trabalho é realizado pela mão-de-obra que transforma, através de operações manuais ou através de máquinas equipamentos, os insumos em produtos ou serviços prestados. A empresa integra todos estes fatores garantindo que esta integração seja a mais lucrativa possível. 16 Prof. Tadeu Melo Fatores de Produção Recursos Empresariais Natureza Materiais ou Físicos Capital Financeiros Trabalho R.H Empresa Administrativos 12. PROCESSO EM MANUFATURA E SERVIÇOS ―Você não pode gerir o que não pode medir‖. Processo: Qualquer passo ou conjunto de passos que estão envolvidos na conversão ou na transformação de insumos em resultados. Exemplos de processos: desenvolvimento de novos produtos e serviços ao cliente (DAVIS, 2001). Os projetos de novos produtos e desenvolvimento de processos em manufatura: As empresas de sucesso devem ser capazes de: gerar contínuas idéias de novos produtos; converter essas idéias em projetos confiáveis e fáceis para o usuário; assegurar que esses projetos sejam prontamente produzíveis e selecionar os processos adequados que sejam os mais compatíveis com as necessidades do consumidor. Ao projetarmos para a manufaturabilidade devemos projetar para o consumidor. ―Seja óbvio. Projete um produto de modo que um usuário possa olhar para ele, compreendê-lo e saber como usá-lo rapidamente e sem um manual de instruções. Sistema de Produção Conforme MOREIRA (1999) conjunto deatividades e operações inter-relacionadas, envolvidas na produção de bens industriais ou serviços. Elementos do Sistema de Produção: a) Insumos:são os recursos a serem transformados diretamente em produtos. Ex.: matérias-primas, mão-de-obra, capital, as máquinas e equipamentos, as instalações, etc. b) Processo de criação ou conversão:Em manufatura, muda o formato das matérias- primas ou muda a composição e a forma dos recursos. Não há transformação em serviços, o serviço é criado. Em serviços a tecnologia é mais baseada em conhecimento (know-how) do que em equipamentos. c) Sistema de controle: conjunto de atividades que visa assegurar que programações sejam cumpridas e padrões sejam obedecidos. d) Os produtos ou serviços Tipos de Sistema de Produção a) Sistema de produção de projetos: envolve a manufatura de um produto único, exclusivo. Ex.: a produção de um filme, a construção de um arranha-céus. É totalmente flexível para atender as necessidades individuais do cliente. Tem uma seqüência de tarefas ao longo do tempo, geralmente de longa duração, com 17 Prof. Tadeu Melo pouca ou nenhuma repetitividade. Apresenta grande dificuldade gerencial no planejamento e controle. Ex.: a produção de navios, aviões, edifícios. Exige pessoal altamente qualificado, pois trabalham independentemente, com o mínimo de orientação e supervisão. Os trabalhadores devem estar bem treinados em uma variedade grande de tarefas. b) Sistema de Produção Intermitente: Processo que produz produtos em pequenos lotes. Ao término da fabricação do lote de um produto, outros tomam o seu lugar nas máquinas. Ser intermitente significa que o seu curso é interrompido e retoma novamente, intervalado e descontínuo. Pode ser dividido em dois processos: Job Shop (por encomenda) - uma quantidade específica de um produto é produzida apenas uma vez. Ex.: programas para concertos, camisetas comemorativas de eventos. Por lotes (produz o mesmo item várias vezes, geralmente em tamanhos de lotes especificados. Ex.: Hambúrgueres (McDonald‘s) são preparados ao longo do dia em conjunto de 12 unidades; manufatura de sapatos (em um tamanho ou estilo de sapatos). O trabalho é personalizado, depende muito do operador. O sistema é flexível, porém perde em volume de produção para a produção contínua. A sua adoção é justificada quando o volume de produção for relativamente baixo. c) Processos de Fluxo de Linha: Linha de montagem (produção em massa) – manufaturam produtos distintos individuais. Ex.: vídeos-cassetes, CD players. A produção em massa é caracterizada pela fabricação em larga escala, de poucos produtos com grau de diferenciação relativamente pequeno. Contínuos – produzem itens que não são discretos. Ex.: as refinarias de petróleo e as plantas de transformação química;indústria papel, aço, fabricantes de bebidas, usinas nucleares. Podem produzir uma ampla variedade de produtos. São encarados como os mais eficientes entre os tipos de sistema de produção. Todo processo é altamente mecanizado e padronizado. Máquinas automatizadas controlam o processo contínuo. O produto é altamente previsível. Possui alta eficiência e acentuada inflexibilidade. Substituição maciça do trabalho humano por máquinas. Fatores que devem ser pesados antes da adoção de um sistema de fluxo de linha: risco de obsolescências do produto, a monotonia para os empregados e os riscos de mudança tecnológica no processo. Classificação Cruzada de Schroeder Conforme MOREIRA (1999) trabalha com a dimensão para os sistemas industriais e com a dimensão de serviços (por tipo de atendimento ao consumidor). Na dimensão por tipo de atendimento ao consumidor existem os seguintes tipos de sistema: Sistema orientados para estoque e sistemas orientados para encomenda. O sistema orientado para estoque oferece o serviço rápido e a baixo custo, no entanto, a flexibilidade do cliente na escolha do produto é menor que no sistema por encomenda. Já o sistema orientado para encomenda, as operações são ligadas a um cliente em particular, com o qual discute preço e prazo de entrega. 18 Prof. Tadeu Melo Para acompanhamento interno, a empresa pode usar a porcentagem de pedidos entregues dentro dos prazos como uma medida viável de competência. As medidas de desempenho podem incluir ainda a rotação (giro) do estoque, o grau de utilização da capacidade, o uso de horas-extras para atender as necessidades, etc. A vantagem da classificação cruzada é exatamente a de mostrar que, embora um sistema seja mais característico de produção para estoque ou para encomenda, ele pode se adaptar a casos especiais. O Papel da Tecnologia Tecnologia são ferramentas, técnicas e ações utilizadas para transformação das entradas em saídas. A tecnologia é então o processo de produção aplicado por uma organização que inclui a maquinaria e os procedimentos de trabalho. (DAFT, 1999, p.79) A tecnologia de uma organização começa com matérias-primas de algum tipo. Os trabalhadores atuam na matéria-prima, modificando-a, o que a transforma no produto da organização. Automação: operação automática de um processo de produção. O maquinário realiza parte ou toda a função de controle do processo (DAVIS, 2001, P.81). Alguns dos principais desenvolvimentos na automação da manufatura incluem: a) Robôs industriais: são substitutos para a manipulação humana e outras funções altamente repetitivas. Ex.: braço mecanizado. b) CAD: Projeto auxiliado por computador. Execução de todos os processos de projeto mecânico ou estrutural de um produto ou componente em um terminal de computador. c) CAD/CAM: Projeto e manufatura assistidos por computador – quando o projeto é finalizado, a ligação ao CAM é feita através da geração das instruções de manufatura. d) Produção Integrada ao Computador - PIC: Integra todos os aspectos da produção em um sistema automatizado (o projeto, o teste, a fabricação, a montagem, a inspeção e o manuseio de materiais podem todos ter funções automatizadas dentro da área). Desse modo, robôs, máquinas, projetos de produtos e a análise de engenharia são coordenadas por um único computador. O resultado já revolucionou as lojas, possibilitando para as fábricas a entrega de uma ampla faixa de produtos personalizados com os baixos custos da produção em massa. O PIC está modificando o perfil da produção, pois a tendência da produção no futuro é a personalização em massa que as empresas serão capazes de fabricar em massa produtos projetados exatamente de acordo com as especificações dos clientes. Vantagem: Produtos de diferentes tamanhos, tipos e requisitos; Misturam-se livremente na linha de produção; A produção é mais eficiente; A produtividade da mão-de-obra cresce, as sobras diminuem. A variedade e a satisfação dos clientes aumentam. Diferenças entre o PIC e os diversos sistemas de Produção: 19 Prof. Tadeu Melo Um lote pequeno permitia uma grande flexibilidade e pedidos personalizados, mas devido a habilidade profissional envolvida na produção personalizada, o tamanho do lote era pequeno. A produção em massa podia ter lotes grandes, mas oferecia uma flexibilidade de produtos limitada. O processo contínuo podia produzir um único produto padronizado em quantidade ilimitadas. O PIC possibilita que as fábricas se libertem daqueles princípios e aumentem o tamanho dos lotes e a flexibilidade de produtos ao mesmo tempo. Tecnologias em Serviços Nos EUA, os serviços representam cerca de 74% do PIB e respondem por 79% de todos os empregos. De acordo com DAFT (1999), as tecnologias de serviços são definidas com base em cinco elementos: - Produção e consumo simultâneos: o cliente e o empregado interagem para que o serviço seja prestado. - Saídapersonalizada: os clientes tendem a receber produtos personalizados, participando do processo de produção. - Participação do cliente: - Produto Intangível: um serviço é abstrato e muitas vezes consiste em informação ou conhecimento. - Intensivo de mão-de-obra: necessidades de muitos empregados para atender as necessidades dos clientes. Empresas de Serviços: linhas aéreas, hotéis, consultorias, clínicas médicas, escritórios de advocacia. Empresas de Produtos e Serviços: lanchonetes, bancos, cosméticos, corretores, varejistas, etc. Empresas de Produtos: refrigerantes, siderúrgicas, automóveis, mineradoras, etc. De acordo com DAVIS (2001), os avanços na tecnologia, especialmente nas tecnologias de informações, têm tido um impacto significativo em como os serviços são oferecidos. Ex.; check-outs de hotéis dentro dos quartos, caixas automáticos de bancos, o uso de e-mails para prover apoio técnico em vez de um telefone, etc. Razões pelas quais uma empresa poderia querer investir em tecnologia - Manter participação no mercado; - Evitar perdas catastróficas; - Criar maior flexibilidade e adaptabilidade; - Melhorar a resposta a novos produtos; - Melhorar a qualidade de serviços; - Elevar a qualidade de vida; - Elevar a previsibilidade das operações. Estratégias principais que as empresas podem adotar em termos de por que elas devem investir em tecnologia: a) Reforçar as relações com o cliente; 20 Prof. Tadeu Melo b) Promover crescimento rápido e controlado; c) Melhorar o desempenho de suas operações: serviços mais rápidos, maior conhecimento sobre seus clientes e personalização. d) Aumentar a eficiência: redução dos custos operacionais. Ao tomar a decisão de adotar novas tecnologias para suas operações, os gerentes devem reconhecer o fato de que essas tecnologias requerem uma significativa quantidade de treinamento de suporte, para que tanto trabalhadores quanto clientes recebam o máximo de benefícios. É importante que os gerentes revisem em metas de longo prazo para garantir que exista compatibilidade de alinhamento estratégico entre a tecnologia sendo adotada e essas metas. 13. ANÁLISE FINANCEIRA EM ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO 1. Custos Fixos: é um gasto que permanece constante, independente do nível de produção. Ex.: aluguéis, impostos de propriedade, a maioria dos tipos de depreciação, pagamento de seguros e salários da alta gerência. Todos os quais permanecem iguais, quer a firma produza uma ou 10.000 unidades. 2. Custos Variáveis: são gastos que flutuam diretamente com as mudanças nos níveis de saída. Ex.: para limpar um quarto de hotel necessita-se de uma quantidade específica de material (sabão, xampu, toalhas limpas, etc) e mão-de-obra. Esses custos são diretamente proporcionais às saídas, ou seja, limpar dois quartos de hotéis custa exatamente duas vezes o valor necessário para limpar um quarto. Análise do Ponto de Equilíbrio Segundo DAVIS (2001) Pela visão geral da empresa: refere-se a determinação do volume de negócios que a empresa deve realizar para se equilibrar, ou seja, não ter lucros nem perdas. O ponto de equilíbrio, neste caso, é onde as receitas e os custos são iguais. Perspectiva puramente operacional foca na escolha entre processos: o equilíbrio implica que os dois processos possuem custos iguais para os níveis específicos de volume, sendo mais uma vez referido como ponto de equilíbrio. Os CV e os CF dentro de uma faixa de volume permanecem constantes e as vendas não são consideradas nesta análise, que visa identificar o ponto de equilíbrio. Objetivo: Determinar qual o volume de negócios que a organização deve realizar para se equilibrar. O volume pode ser definido tanto em unidades monetárias como em unidade de produtos. Os pressupostos básicos nesse modelo linear são: O preço de venda por unidade é constante; Os custos variáveis por unidade permanecem constantes dentro de uma faixa de volume; Os custos fixo permanecem constantes. FÓRMULAS Ponto de Equilíbrio Custos Totais = Vendas Totais 21 Prof. Tadeu Melo Custos Totais = Custos Fixos + (Custos Variáveis x Número de Produtos em determinado Período) Vendas Totais = Preço de Venda x Número de Produtos em determinado Período Lucro = Vendas Totais – Custo Totais Ponto de Equilíbrio Custos Totais1 = Custos Totais2 Ex1.: A SAPATEX é uma empresa de manufatura de sapatos de couro localizada em Aracaju/SE. Toda a sua produção é vendida para EUA. A organização vende esses sapatos para grandes sapatarias por R$10,00 cada par. Os trabalhadores na fábrica recebem, em média, o equivalente a R$ 15,00 por dia, e é estimado que a média diária produzida por trabalhador seja de 50 pares de sapatos. O custo de material é estimado em R$ 5,00 por par de sapato. Os custos variáveis foram estimados em R$ 160.000,00 por ano. a) Qual é o ponto de equilíbrio para esta empresa com relação ao número de pares de sapatos por ano. b) Caso a organização tenha vendido 200.000 pares de sapatos no ano passado, de quanto é o lucro ou prejuízo que se espera para este ano? Resposta: PV = R$ 10,00 o par CV = 5,00 + (15:50) = 5,3 por par de sapatos CF = R$ 160.000 por ano X = número de pares de sapatos por ano CT = VT CF + (CV x X) = PV x X 160.000 + 5,3X = 10X 4,7X = 160.000 X= 34.042 pares de sapatos b) Lucro =VT - CT L =PV.X – (CF + CV.X) L = 10. (200.000) – [(160.000 + 5,3x 200.000)] L = 2.000.000 – [ 160.000 + 1.060.000] L =2.000.000 – 1.220.000 L = 780.000,00 0 100000 200000 300000 400000 500000 600000 0 10.000 20.000 34.042 50.000 PV.X CF + CV.X 22 Prof. Tadeu Melo VT CT X PV.X CF + CV.X 0 0 160.000 10.000 100.000 213.000 20.000 200.000 266.000 34.042 340.420 340.420 50.000 500.000 425.000 Exercícios Fixação 1. O que é Administração da produção e operações? 2. Quais as principais diferenças entre uma organização mecanística e orgânica? 3. Defina sistema de produção e identifique os seus elementos. 4. Explique como surgiu a AP e qual a sua importância hoje? 5. Quais as principais funções do administrador da produção? 6. O que você entende por estratégia da produção? 7. Dê exemplos sobre o que constitui qualidade, rapidez, confiabilidade e flexibilidade nas seguintes operações de serviços. 8. Quais as principais diferenças entre um sistema intermitente, fluxo de linha e projetos. 9. O que são produtos e serviços? 10. Explique a importância do ciclo de vida de um produto? 11. Qual a importância da tecnologia para uma organização? 12. Qual a principal vantagem da produção integrada ao computador em relação aos sistemas de produção? Exercício 3: Estudo de Caso retirado do Provão O Atacado Macro sul S.A. comercializa diversas linhas de produtos, dentre as quais se destacam as de eletrodomésticos e móveis. Com relação a essas duas linhas, o Macrosul possui um cadastro de 8.000 clientes, espalhados por todo o território nacional, os quais são visitados duas vezes por mês por uma equipe de 100 vendedores. Com a estabilização econômica, os clientes do Macrosul reduziram sensivelmente os seus níveis de estoques, passando, com isso, a exigir mais serviços dos fornecedores, especialmente no que se refere à disponibilidade de estoques e agilidade nas entregas dos pedidos. As mercadorias comercializadas pelos vendedores do Macrosul são entregues aos clientes num prazo que varia de 15 a 30 dias, o que tem sido, ultimamente, considerado por eles um prazo muito longo. Em função da variedade de eletrodomésticos e móveis com os quais a empresa trabalha, tem sido difícil, também, atender aos clientes em suas demandas por disponibilidade de estoques e agilidade de entrega. Para resolver o problema, o Macrosul está promovendo uma verdadeira revolução no seu sistema de vendas, cuja arma principal é a tecnologia da informação. A equipe de vendas será extinta e os vinte melhores vendedores, transformadosem consultores de 23 Prof. Tadeu Melo mercado. Estes não terão mais a obrigação de vender, mas sim de assessorar os clientes em todo o processo de compra e estocagem de eletrodomésticos e móveis. Estarão aptos, inclusive, a orientar os clientes quanto às quantidades ideais de compra para cada tipo de produto, nos diferentes períodos do ano. Os consultores de mercado, além de uma visita periódica aos clientes, que agora não necessitará mais ser quinzenal, estarão conectados com eles durante as 24 horas do dia, via Internet. Os clientes estarão, também, conectados eletronicamente com o Macrosul. O novo sistema permitirá aos consultores de mercado e aos próprios clientes acessar diretamente os estoques de cada um dos quatro depósitos do Macrosul existentes no Brasil, a qualquer hora do dia. Podem, ainda, se assim o desejarem, emitir pedidos de compra via eletrônica, decidindo, inclusive, de qual depósito desejam receber a mercadoria. ―Graças à tecnologia, nossos depósitos serão transformados em uma extensão dos depósitos de nossos clientes‖ – afirma o Diretor Geral do Macrosul. O Macrosul já está ligado ―on line‖ com os seus principais fornecedores e, agora, com a ligação direta com os clientes, toda a cadeia de distribuição estará eletronicamente integrada, com implicações óbvias sobre a redução de custos, tanto para o Atacado quanto para seus clientes. Este avanço da Tecnologia da Informação, com sua capacidade de gerar, manipular e avaliar dados, permitirá o processamento das informações em tempo real, encurtando as distâncias e o tempo necessário às transações. Com base no caso apresentado: a) indique e analise dois aspectos que farão com que os custos do Macro sul sejam reduzidos após a implantação do novo sistema. c) Explique como os impactos das novas tecnologias de informação têm-se refletido nos novos modelos de gestão. Exercício 4: Administração é ...Saber lidar com conflitos! Novos Setores No centro financeiro de São Paulo, existe uma empresa de grande porte chamada Cia. DataSoft Informática, que fabrica e vende equipamentos para informática. Ela detém cerca de 50% do mercado, ou seja, é uma das mais importantes empresas deste ramo no estado. Esta empresa é administrada por uma Gerência com certa experiência na área e é dividida em 5 setores, onde um setor depende do outro para funcionar corretamente. Caso ocorram problemas em um setor, o outro também se prejudica e todos saem perdendo, portanto a união e o trabalho em equipe sempre foram quesitos obrigatórios aos funcionários. Os setores e suas funções são: Gerência – Responsável pela organização de toda a empresa. É ela que contrata e demite, paga salários e controla o fluxo de dinheiro distribuído entre os setores. Telemarketing – Responsável pela divulgação dos produtos via telefone. Compras – Responsável pela aquisição da matéria prima. Montagem – Responsável pelos projetos e pelas montagens dos aparelhos. Manutenção – Responsável pela supervisão técnica e reparos dos aparelhos, antes de serem vendidos e pela assistência técnica após a vendagem. 24 Prof. Tadeu Melo Vendas – Responsável por pesquisas de mercados e pelas vendas dos aparelhos a atacadistas e varejistas. O sistema de produção funciona assim: O setor de Compras adquire a matéria prima e a entrega para a Montagem. Este setor faz o projeto e monta o aparelho, que é passado para a Manutenção antes de ser vendido. A Manutenção verifica o funcionamento do aparelho e o conserta se houver defeito. Só então ele é vendido. Problema: A gerência resolveu ampliar sua produção e ordenou que o setor de compras passasse a adquirir maior quantidade de matéria prima. Porém, houve sobrecarga de serviço para a Montagem, que precisou trabalhar mais rapidamente para dar conta de toda matéria prima adquirida. Mas, passando a produzir mais, aumentaram também o número de peças defeituosas e por isso, a Manutenção também se sobrecarregou de serviços. Com isso, as vendas caíram, o número de reclamações por parte dos clientes aumentaram e começaram a surgir discussões entre os próprios funcionários, contrariando aquela regra do trabalho em equipe e da união. Para resolver tais problemas, a Gerência contratou o Sr. Cláudio Siqueira dos Santos que era psicólogo e que atuava no setor de Recursos Humanos de outras empresas. O Sr. Cláudio teria por função amenizar tais discussões e auxiliar todo o Sistema de Produção da empresa, para que pudesse ser normalizada a situação. Porém, com uma pessoa nova auxiliando a Gerência, os funcionários antigos se sentiram "rebaixados", pois se já não bastasse a Gerência, agora existe outra pessoa passando instruções à eles. Com isso, permaneceram as insatisfações por parte dos funcionários. Responda: 1) A Gerência agiu certo em contratar o Sr. Cláudio Siqueira dos Santos ? Porquê ? (lembre-se: Antes do Sr. Cláudio ser contratado, não tinha como saber se ele conseguiria resolver ou não os problemas. A Gerência depositou todas suas fichas nele, pois se tratava de uma pessoa experiente.) Se você achou que a diretoria agiu errado em contratar o Sr. Cláudio, o que você faria para resolver a situação ? 2) Depois de contratado, o Sr. Cláudio não conseguiu resolver e ainda se viu causador de novos problemas. Se você fosse ele, o que faria ? (lembre-se: você deve tentar tudo para resolver os problemas, por isso, não peça demissão.) 3) E se você fosse o Gerente da empresa, o que faria ? LEITURA COMPLEMENTAR A GE 1 A General Electric (GE) fez um formidável esforço de transformação a partir da década de 1980, sob a batuta de Jack Welch. A fase inicial dessa transformação foi concentrada na reestruturação das unidades, incluindo tanto a compra como a venda de empresas, o que reduziu fortemente a força de trabalho. Uma década mais tarde e a GE estava estrategicamente forte, com 13 unidades principais, todas enxutas, mundialmente posicionadas e ocupando o primeiro ou segundo lugar em participação do mercado. 25 Prof. Tadeu Melo Na segunda fase, a GE concentrou-se em uma mudança mais fundamental de cultura. O lema: agilização. Uma série de iniciativas envolveu os funcionários no desmantelamento de burocracias, aceleração do processo de tomada de decisões, agilização no atendimento aos clientes e eliminação do trabalho desnecessário. Os funcionários passara a trabalhar mais estreitamente com os gerentes para identificar e eliminar trabalho desnecessário e utilizavam assembléias nos locais de suas filiais para trocas de idéias. Com isso, a GE passou a incorporar à sua cultura organizacional os valores de agilidade, simplicidade e autoconfiança. Na medida em que esses valores se firmavam, os processos de trabalho precisavam ser modificados. Um grupo de desenvolvimento comercial identificou seis processos críticos: preenchimento de pedidos, introdução de novos produtos, informações rápidas sobre o mercado, produtividade, globalização e gerenciamento dos fornecedores. Em cada uma das unidades da GE esses processos foram auditados para descobrir áreas a serem melhoradas. As reformas desses processos resultaram em melhoria do fluxo de caixa, atendimento ao cliente e moral dos funcionários. 1Extraído de: Dave Ulrich, Human Resources Champions, Harvard Business School Press, 1997, p. 191-193. Hewlett-Packard: Originalidade no Silicon Valley 1 Afinal, o princípio da inovação foi inventado recentemente? Não. As pirâmides do Egito foram construídas com técnicas inovadoras na época. As legiões romanas conquistaram o mundo usando técnicas inovadoras de ataque e escudos enormes. Os índios usavam arco e flecha, uma inovadora arma poderosa. Mas, foi em 1938 que dois jovens resolveram fundar uma empresa na garagem de sua casa, em Silicon Valley, no meio da aflição da Grande Depressão: a Hewlett-Packard (HP). William Hewlett e David Packard começaram sua empresa baseados no simples conceito de inovação, com cerca de500 dólares e nenhum produto. O plano deles era "usar a tecnologia de maneiras novas". Pouco mais de seis décadas depois, a HP é uma empresa que fatura 20 bilhões de dólares anualmente, operando continuamente conforme seu próprio e simples princípio de inovação. Poucas empresas puderam se reinventar com tanto sucesso e consistência. Até a década de 1970, a HP estava comprometida com a engenharia de instrumentos. Mas, na medida em que foi diversificando para as tecnologias de informática, apostou na proliferação do PC e posicionou-se como líder no setor da sua companheira mais importante: a impressora. O que hoje constitui uma aposta segura, nos anos de 1980 era chamado de risco. E o risco valeu a pena. Usando os motores das impressoras a laser Canon, a HP vendeu mais de dez milhões de impressoras a laser. Depois deu o único passo lógico para uma empresa voltada para a inovação. Enfrentou a concorrência e começou a montar seu próprio negócio de impressoras a laser. Usando a tecnologia de jato de tinta da Canon, que era mais barata, a HP superou a Canon no mercado em um ano, conquistando uma fatia de 60% do novo mercado de 1,6 bilhões de dólares por ano de impressoras de baixo custo. Com isso obteve a base de conhecimento, reputação no mercado de impressoras e uma parcela de 88% no mercado das jato de tinta coloridas. A divisão de impressoras para PC fatura sozinha 7 bilhões de dólares ao ano e constitui a principal fonte de crescimento e faturamento da HP. Lewis Platt, o presidente, diz que a capacidade da HP em considerar sua própria tecnologia obsoleta antes do mercado faze-lo foi o que a salvou do destino de empresas, 26 Prof. Tadeu Melo como a IBM e a DEC. Diz ele: "precisamos estar dispostos a canibalizar o que estamos fazendo hoje para assegurar nossa liderança no futuro. É contra a natureza humana, mas é preciso matar sua criação enquanto ela ainda funciona." É preciso movimentar-se rapidamente para responder com agilidade às exigências do mercado e à concorrência de rivais pequenos que vêem surgindo. E o que a HP fez? Ela não se comporta como um gigante. Pelo contrário, ela se organiza em um grupo de divisões altamente autônomas que, livres do gerenciamento top-down, são capazes de agir e reagir com a força das pequenas empresas. Basta dizer que 70% das vendas da HP são de produtos introduzidos ou desenvolvidos nos últimos dois anos. Essa velocidade de mudança constitui o preço da sobrevivência na indústria da informática. Contudo, a capacidade da HP para produzir inovação não se limita às práticas tradicionais. A HP utiliza sua combinação de prever tendências, canibalizar produtos antecipando-se ao mercado e sintetizar competências-chave em instrumentação de medição, informática e comunicações. A empresa percebeu cedo que a indústria americana de vídeo passaria de tecnologia analógica para digital. Em poucos anos, a HP entrou nesse setor totalmente novo e se tornou um forte concorrente no mercado da TV interativa. Como a filosofia da empresa se baseia na inovação, a regra da canibalização se aplica, não somente aos produtos, mas à própria estrutura organizacional. Platt percebeu que o modelo operacional de pequenas divisões autônomas promove pouca colaboração entre as várias divisões para permitir maximização de sinergias e capitalização em competências centrais. O resultado foi a formação de um comitê, conhecido como HP = MC², constituído conforme suas três competências-chave, instrumentos de Medição, Comunicação e Computação, convergindo representantes de todos os setores da empresa. O que o futuro reserva para a HP? Se o passado oferecer alguma indicação segura, a única previsão que se pode fazer é que, provavelmente, a única coisa que reconheceremos na futura HP será o seu nome. 1 1 Baseado em: Matthew J. Kierman, The Eleven Commandments of 21st Century Management, Englewood Cliffs, N.J., Prentice-Hall, 1996, p. 47-50 Made in Toyota 1 A Toyota não inventou a concorrência baseada no tempo e na velocidade, mas conseguiu transformá-la em uma espécie de arte. Mostrou que, por incrível que pareça, tornar-se a empresa mais rápida do mundo pode levar algum tempo. Desde a década de 1970, a Toyota vem aperfeiçoando suas operações baseadas no tempo, o copiadíssimo Sistema Toyota de Produção (TPS). O TPS é muito simples: quanto menor uma operação, tanto mais rápido ela pode mover- se. Em geral, as pequenas empresas são mais competitivas porque podem responder mais rapidamente aos desafios do mercado. As grandes empresas que devem muito do seu sucesso à agilidade do pequeno porte precisam manter distâncias enormes para manter aquela mesma agilidade inicial na medida em que crescem e se tornam mais complexas. Grandes empresas, como a Hewlett-Packard (HP) dividem suas operações em unidades menores para poderem correr na pista da esquerda. 27 Prof. Tadeu Melo Na década de 1970, as três maiores montadoras americanas de automóveis - The Big Three: General Motors, Ford e Chrysler - reinavam supremas e prevalecia a teoria de que o grande era sinônimo de sucesso. O tamanho dava músculo para derrotar a concorrência, embora tornasse a empresa mais lenta. As fábricas operavam com programações inflexíveis de manufatura. Os lotes eram de enorme tamanho e, como na União Soviética, as vendas baseavam-se mais no que era produzido do que naquilo que o cliente queria. O espírito da famosa linha de produção do modelo T de Henry Ford que proclamava: "você pode escolher a cor que quiser, contando que seja preto", ainda prevalecia. Mas, foi a Toyota - e não a Ford - que teve uma idéia melhor. A estratégia revolucionária da Toyota baseada na velocidade tinha um triplo segredo: 1. estender a flexibilidade para toda a programação de manufatura; 2. criar equipes pequenas e autônomas para gerenciar todos os aspectos de desenvolvimento do produto; 3. usar processos paralelos em vez de lineares/seqüenciais para projeto e manufatura. Os fornecedores eram envolvidos na etapa mais inicial possível, de modo que todos os participantes da cadeia de desenvolvimento do produto sabiam o que seria necessário com antecedência, para evitar atrasos desnecessários. Os tamanhos de lote da manufatura foram reduzidos em até 95%, para que os estoques fossem mantidos em níveis mais baixos, conforme o necessário. Quando o estoque chegava, era usado imediatamente e não ficava parado ocupando espaço e tempo. As fábricas foram totalmente reorganizadas e reequipadas para criar células de produção flexíveis que pudessem responder rapidamente aos padrões de vendas emergentes. O resultado geral dessa estratégia foi uma drástica redução no tempo de manufatura: o intervalo de tempo entre a chegada da matéria-prima na fábrica e o veículo como produto acabado foi reduzido de 15 para apenas 1 dia. No final da década de 1970, a Toyota havia alcançado uma vantagem em produtividade cinco vezes superior à dos principais concorrentes, os Big Three. Isso permitiu que a Toyota resistisse melhor aos efeitos da recessão global do que suas rivais. A abordagem revolucionária da Toyota ficou conhecida como sistema de manufatura just-in-time (JIT). Os elementos básicos do JIT - manufatura paralela, simultânea, células de produção autônomas, participação do fornecedor no início do processo e no projeto de produto, minimização do estoque - continuam sendo conceitos poderosos e modernos. Na prática, a ética do JIT expandiu-se para além da manufatura, abraçando o setor de serviços. Com o JIT surgiu o conceito de fábrica enxuta, sem estoques iniciais, intermediários ou finais. Após reinventar o lado da manufatura em suas operações, a Toyota passou a reinventar seus sistemas de vendas e distribuição para manter o ritmo com ganhos incríveis. Em primeiro lugar, a Toyota Motors Sales foi incorporada à Toyota Motor Manufacturing para remover quaisquer barreiras organizacionais, visando espalhar a cultura JITda área de manufatura para vendas. Em segundo lugar, tudo obedeceu a uma seqüência: o pessoal de vendas passou a vincular-se diretamente às fábricas para que as programações de manufatura correspondessem imediatamente aos pedidos dos clientes. Os fornecedores também foram ligados por computador para receber informações sobre a programação da fábrica em tempo real: somente o estoque especificado era entregue no local exato do processo que precisava dele. Isso produziu uma veloz rede de comunicação, cujo 28 Prof. Tadeu Melo subproduto mais valioso foi a maior capacidade de resposta corporativa. Em outros termos, agilidade. A Toyota passou a responder mais rapidamente às solicitações dos clientes, pacotes de opções e disponibilidades de modelo. Henry Ford teria ficado impressionado: você podia escolher a cor e as opções que quisesse e teria o carro mais prontamente do que qualquer concorrente poderia oferecer. Na verdade, dois terços mais rapidamente. Essa notável reestruturação da Toyota levou-a ao patamar da "pós-manufatura enxuta" na década de 1990. Reduziu seus custos de forma indolor e eliminou impiedosamente o desperdício em seus processos de projeto, produção e manufatura. Hoje, a base de custo da Toyota está tão enxuta que o seu presidente Tatsuro Toyoda afirma que seus concorrentes começam a imaginar e copiar suas inovações com 10 ou 15 anos de atraso, enquanto a Toyota está ativa e produzindo mais inovações pela frente. 1 Baseado em: Matthew J. Kierman, The Eleven Commandments of 21st Century Management, Englewood Cliffs, N.J., Prentice-Hall, 1996, p. 71-74 Walt Disney Company 1 A Disney é uma megagigante do setor de entretenimento. É criadora e controladora de alguns dos personagens mais venerados do mundo. Seu valor de mercado é maior do que muitas grandes indústrias. As empresas vinculadas à Disney ajudam a vender os produtos umas das outras, incluem quatro parques temáticos (Disneyland, Disneyworld, Disney na França e no Japão), vários estúdios de cinema, uma cadeia de hotéis, um time de hóquei, quase trezentas lojas de varejo (que vendem produtos da marca Disney) e a rede de televisão de maior audiência dos Estados Unidos (ABC). Trata-se de uma máquina mágica de fazer dinheiro. Qual é o principal produto da Disney? A magia, que transborda nos parques temáticos, na tela de cinema e nos seus demonstrativos financeiros. O que poderia explicar a habilidade quase alquímica da empresa de transformar US$ 50 milhões em quase US$ 2 bilhões? A Disney gastou US$ 50 milhões para produzir um desenho animado. Esse investimento gerou mais de US$ 700 milhões em receita de bilheterias no mundo inteiro e mais de US$ 1 bilhão em receitas adicionais geradas com a venda de produtos de varejo baseados nos personagens desse filme. Quando o número de expectadores estava chegando ao máximo, o filme saiu de cartaz nos cinemas e, após um curto período de tempo de expectativa, a empresa lançou o filme em vídeo. No primeiro dia em que chegou às lojas, vinte milhões de cópias do vídeo foram vendidas. O filme? O Rei Leão. Tudo na Disney é feito com extremo carinho e cuidado. Tudo é quase perfeito. Poucas ruas de pequenas cidades norte-americanas na virada do século eram tão bem traçadas e tão limpas quanto a Main Street. Nenhum rato parece tão caloroso, amigável e amistoso quanto Mickey. O objetivo da Disney é entreter e não iludir. Mas, a habilidade essencial da Disney é o controle. Ela faz com seus funcionários o que fez com a imagem do 29 Prof. Tadeu Melo Mickey: as extremidades bruscas são suavizadas, a impulsividade é transformada em complacência e a raiva convertida em amizade. Para trabalhar na Disney, as pessoas precisam abrir mão de parte de sua identidade pessoal. Para progredir na Disney deve haver uma firme disposição de fundir uma parte significativa da personalidade com a personalidade da empresa. A missão da empresa torna-se assim, a sua missão pessoal; as metas da empresa suas metas e os caminhos da empresa seus caminhos. Quando ingressam na Disney, as pessoas passam por um longo processo de integração para aprender o comportamento desejado. A Disney não tem clientes. Tem convidados. Os funcionários são membros do elenco, cada um desempenhando um papel e não um cargo. Um uniforme pode ser desmerecedor, mas uma fantasia pode ser divertida. Ao invés de um turno de oito horas, há o espetáculo. Não há descrição de cargos, mas roteiro. Os funcionários utilizam um vocabulário de teatro e de cinema no dia-a-dia para os contatos com os convidados. A empresa exerce um alto grau de controle sobre cada funcionário, cujos contatos com os convidados pode reforçar ou destruir a magia da Disney. Essa linguagem e a visão especial do mundo são ensinados em programas de treinamento rigidamente elaborados na Universidade Disney. A empresa só permite a entradas daqueles que são aprovados em uma bateria de testes e entrevistas exploratórias. Após o treinamento de orientação, os novos contratados são associados a colegas mentores - também cuidadosamente selecionados - como modelos de comportamento. 1 Baseado em: Robert T. Tomasko, Crescer - Não Destruir: Cinco Maneiras de Implementar na sua Empresa uma Nova Dinâmica de Crescimento, Rio de Janeiro, Editora Campus, 1997, p.131-135 30 Prof. Tadeu Melo Capítulo 2 - Just in Time Just-in-time (JIT) Filosofia de produção de origem japonesa, que se diferencia das demais pelo seu princípio de ―puxar‖ o fluxo de produção de acordo com a demanda corrente e pela sua simplicidade e dinâmica visual. 3.1. HISTÓRIA DO JIT Para que se entenda o surgimento do JIT na Toyota Motor Company é necessário que se faça uma breve retomada da situação que se encontrava o Japão naquela época. Após a Segunda Guerra Mundial os EUA assumiram a responsabilidade de desmilitarizar e democratizar o Japão, incunbindo como responsável para essa missão o General Douglas MacArthur, chefe das forças de ocupação aliadas. Nesse período aparece a oportunidade para a Toyota ressurgir, o exército americano autoriza a empresa a produzir caminhões. A empresa enfrentava grandes dificuldade já que as instalações e máquinas existentes eram as que foram utilizadas com fins militares durante a guerra, e consequentemente a produtividade era muito baixa. Foi estabelecida inicialmente uma meta de produção de 800 caminhões com capacidade de carga de 4 toneladas, do mesmo modelo, por mês, meta que não foi atingida nos primeiros meses em função das dificuldades internas da empresa. No momento em que atingiram sua meta produzindo entre 800 e 1000 caminhões por mês não conseguiram vendê-los devido a problemas externos, a situação econômica do momento não suportava essa produção (não havia demanda suficiente). Então a empresa teria que produzir 1000 veículos por mês, só que de diversos modelos, caminhões de 4T e 1T, carros pequenos de passeio, furgões de passageiros e furgões de carga. A Toyota Motor Company, buscava, então, um sistema de administração que pudesse coordenar a produção com a demanda específica de diferentes modelos e cores de veículos com o mínimo atraso. Nos Estados Unidos já existia um sistema de produção eficiente para a produção de um modelo de veículo em grande escala (sistema Ford), porém não existia um sistema que se adapta-se a realidade japonesa. Isso foi descoberto por um grupo de executivos da Toyota que viajaram aos EUA, no início dos anos 50, para encontrar um sistema de produção que ajudasse a empresa. Porém um pouco antes de retornar ao Japão esses executivos visitaram um supermercado e ao observarem o sistema de reposição das mercadorias perceberam que esse princípio poderia ajudar a Toyota. 31 Prof. Tadeu Melo Surge assim o sistema Just in Time (JIT), o sistema de puxar a produção a partir da demanda, produzindo em cada
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